BELSŐ ELLENŐRZÉSI ÉS AUDIT TEVÉKENYSÉG 2007. ÉVI ÖSSZESÍTŐ JELENTÉSE
MEZŐGAZDASÁGI SZAKIGAZGATÁSI HIVATAL KÖZPONT AUDIT ÖNÁLLÓ OSZTÁLY BUDAPEST, 2008. JANUÁR
BEVEZETÉS A 2006. év folyamán kormányzati kezdeményezésre elkezdődött a magyar közigazgatási rendszer átalakítása, amelynek eredményeképpen a Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztériumhoz (továbbiakban: Minisztérium) tartozó széttagolt intézményrendszert 2007. január 1-jével, egy új intézményben a Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatalban egyesítették. Az országos hivatalt a Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatal Központ (továbbiakban: MgSzHK), illetve a 19 területi (megyei) szerve (továbbiakban: megyei igazgatóságok) alkotja. Az így kialakult szervezeti struktúrához igazodva az egyes szakterületeken központi feladatok felosztásra kerültek a Minisztérium és az MgSzHK között. Ennek alapelve az volt, hogy a Minisztérium felelős a nemzetközi kapcsolattartásért, a jogszabályalkotásért és a stratégia készítésért, a MgSzHK, pedig a feladatok végrehajtásának operatív irányításáért. Ez utóbbi magába foglalja az állategészségügy, állatvédelem, növényvédelem, növény-egészségügy, talajvédelem, zöldség-gyümölcs minőségellenőrzés, élelmiszer- és takarmánybiztonság, élelmiszer- és takarmányminőség ellenőrzés, borminőség ellenőrzés, valamint az állatgyógyászati termékekkel kapcsolatos szakterületek operatív irányítását, amelyet a MgSzHK-ban az élelmiszerlánc-biztonsági elnökhelyettes fog össze. Az alábbi szervezeti ábra mutatja az MgSzHK élelmiszerlánc-biztonsági elnökhelyettes irányítása alá tartozó igazgatóságokat (továbbiakban: központi igazgatóságok).
2
ÚJ FELÜLVIZSGÁLATI RENDSZER A központi feladatok megosztásakor a közösségi jogszabályok 1 által előírt auditálási feladatok is a MgSzHK-hoz 2 kerültek. A fent említett közösségi jogszabály szerinti auditálási tevékenységért az élelmiszerlánc-biztonsági elnökhelyettes közvetlen irányítása alá tartozó külön szervezeti egység az Audit Önálló Osztály a felelős. Az Audit Önálló Osztály 2007. július 1-jén alakult meg, így a felülvizsgálati rendszer kialakítására, illetve egységes alkalmazásának bevezetésére fél év állt rendelkezésre, a szervezeti átalakítás elhúzódása miatt. Első lépésként az Audit Önálló Osztály a központi igazgatóságokkal együttműködve elkészítette a belső ellenőrzések és auditok végrehajtásának eljárásrendjét. Az „Eljárási Utasítás a Belső Ellenőrzésről és Auditról” című anyag az élelmiszerlánc-biztonsági elnökhelyettes által történt jóváhagyást követően 2007. október 15-én lépett hatályba. (lásd 1. számú melléklet) A hatálybalépéssel egy időben intézkedés történt a korábbi szabályozás 3 hatályon kívül helyezésére. Az eljárási utasítás a rendelkezésre álló erőforrások, és a központi igazgatóságok igényeire tekintettel kéttípusú felülvizsgálatot határoz meg. Az egyik fajta felülvizsgálatot a központi igazgatóságok hajtják végre az általuk irányított szakterület (pl. állatvédelem, növényvédelem, stb) vonatkozásában, ezek az ún. belső ellenőrzések. A másik fajta felülvizsgálati csoportot az auditok jelentik amelyeket, az Audit Önálló Osztály végez az összes szakterület, azaz a teljes élelmiszerlánc vonatkozásában. A belső ellenőrzések kizárólag a megyei szervek tevékenységének ellenőrzésére irányulnak, míg az auditok mind a megyei, mind a központi tevékenységet vizsgálják. A végrehajtandó felülvizsgálatokat az éves Felülvizsgálati Program határozza meg, amelyet minden évre vonatkozóan december 15-ig a központi igazgatóságokkal közösen az Audit Önálló Osztály állít össze. Ennek megfelelően az érintett központi igazgatóságok által végrehajtott belső ellenőrzések, valamint az Audit Önálló Osztály által lefolytatott auditok egyaránt részét képezték a programnak. A következő oldalon látható folyamatábra a belső ellenőrzések és auditok végrehajtásának, eljárásrend szerinti lépéseit mutatja be, az 1. számú melléklet fejezetei szerint.
Az Európai Parlament és a Tanács 882/2004/EK rendelete (2004. április 29.) a takarmány- és élelmiszerjog, valamint az állat-egészségügyi és az állatok kíméletére vonatkozó szabályok követelményeinek történő megfelelés ellenőrzésének biztosítása céljából végrehajtott hatósági ellenőrzésekről, 2006/677/EK: A Bizottság határozata ( 2006. szeptember 29. ) a takarmány- és élelmiszerjognak, illetve az állategészségügyi és az állatok kíméletére vonatkozó szabályoknak való megfelelést igazoló hatósági ellenőrzésekről szóló 882/2004/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet alapján végzett auditok kritériumait megállapító iránymutatásról 2 A Mezőgazdasági Szakigazgatási Hivatal Központja Szervezeti és Működési Szabályzatának kiadásáról szóló 11/2006. (FVÉ 2007/1.) FVM utasítás. 3 1/2006., 2/2006. (FVÉ 1.) FVM utasítás 1
3
A FELÜLVIZSGÁLATOK FOLYAMATÁBRÁJA
A felülvizsgálat folyamatának főbb szintjei
A folyamat főbb szintjeinek felelősei
1. Éves felülvizsgálati program (7. fejezet) 1.1.
Az Audit Önálló Osztály egyeztet az FVM ÉBÁNF, illetve az Élelmiszerlánc-biztonsági elnökhelyettes irányítása alá tartozó központi Igazgatóságokkal
A központi igazgatóságokkal közösen az Audit Önálló Osztály állítja össze + Élelmiszerlánc-biztonsági elnökhelyettes hagyja jóvá
2. Audit/ belső ellenőrzés tervezése (8.1. fejezet) 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.
Audit/ellenőrző csoport felállítása Előzetes adatkérő kérdőív, illetve az értékelő lap összeállítása Audit/belső ellenőrzési terv jóváhagyása Audit/belső ellenőrzési terv megküldése
Auditor/belső ellenőr állítja össze + Audit Önálló Osztály vezetője hagyja jóvá a tervet
3. Audit/ belső ellenőrzésre végrehajtása (8.2. fejezet) 3.1. Helyszíni ellenőrzés 3.1.1. Nyitó megbeszélés 3.1.2. Ellenőrzés végrehajtása 3.1.3. Záró megbeszélés
4.
Audit/belső ellenőrzési csoportvezető, auditor/belső ellenőr, ellenőrzött tevékenység vezetője
Audit/belső ellenőrzési jelentés (8.2. fejezet)
4.1. 4.2. 4.3. 4.4.
Jelentés tervezet készítése Jelentés tervezet megküldése a felülvizsgálat alatti szervnek véleményezésre Jelentés jóváhagyása Jelentés megküldése a felülvizsgálat alatti szerv részére (belső ellenőrzés esetén az Audit Önálló Osztály részére is)
Audit/belső ellenőrzési csoportvezető az elkészítésért/tartalomért auditorok/belső ellenőrök + Jelentés jóváhagyásáért audit esetén az Audit Önálló Osztály vezetője/ belső ellenőrzésnél az illetékes központi Igazgatóság vezetője
5. Intézkedési terv (8.3. fejezet) 5.1. 5.2. 5.3.
Intézkedési terv elkészítéséért, megküldéséért a felülvizsgálat alatti szervezet + Jóváhagyása, nyomonkövetése audit esetén Audit Önálló Osztály vezetője/ Belső ellenőrzés során az illetékes központi Igazgatóság vezetője
Intézkedési terv elkészítése, megküldése a jelentést készítő szervezeti egységnek Intézkedési terv jóváhagyása Intézkedési terv végrehajtásának nyomonkövetése
4
2007. ÉVI FELÜLVIZSGÁLATI PROGRAM Az eljárásrend által meghatározottak szerint a minisztériummal és a központi igazgatóságokkal történt egyeztetést követően az Audit Önálló Osztály összeállította a 2007. évi felülvizsgálati programot (lásd 2. számú melléklet), amely az élelmiszerlánc-biztonsági elnökhelyettes jóváhagyásával 2007. október 12-én kiadásra került. Az idő előrehaladtsága következtében a programot már csak az utolsó negyedévre lehetett elkészíteni. Ebből adódóan a program egyik fő célja annak vizsgálata volt, hogy az eljárásrend a gyakorlatban megvalósítható-e, illetve a kialakított rendszer az elvárt eredményeket képes-e produkálni. A 2007. év utolsó negyedévére vonatkozó program 27 db felülvizsgálatot irányzott elő. Ezek felülvizsgálat típusa, illetve felülvizsgálat tárgya szerinti megoszlását az alábbi táblázatok mutatják be. Felülvizsgálat típusa Audit
Felülvizsgálatok száma 6 6
Belső ellenőrzés
21
13 2
Összesen
Felülvizsgálatot végrehajtó szervezeti egység Audit Önálló Osztály Élelmiszer- és Takarmánybiztonsági Igazgatóság Állategészségügyi és Állatvédelmi Igazgatóság Növény-, Talaj- és Agrárkörnyezet-védelmi Igazgatóság
27
Felülvizsgálat tárgya
Felülvizsgálatok száma
Felülvizsgálat típusa
Felülvizsgálatot végrehajtó szervezeti egység
A nyári kiemelt ellenőrzéssel kapcsolatban kiadott útmutató végrehajtásának ellenőrzése
3
Belső ellenőrzés
Élelmiszer- és Takarmánybiztonsági Igazgatóság
3
Belső ellenőrzés
Élelmiszer- és Takarmánybiztonsági Igazgatóság
3
Audit
Audit Önálló Osztály
Az állatvédelmi előírások általános ellenőrzése
2
Belső ellenőrzés
Állategészségügyi és Állatvédelmi Igazgatóság
Az állategészségügyi határállomások működésének éves felülvizsgálata
7
Belső ellenőrzés
Állategészségügyi és Állatvédelmi Igazgatóság
TSE készenléti terv 13. fejezetében előírt ellenőrzés
4
Belső ellenőrzés
Állategészségügyi és Állatvédelmi Igazgatóság
Termelői regisztráció és a növényútlevél alkalmazási rendszerének ellenőrzése
2
Belső ellenőrzés
Növény-, Talaj- és Agrárkörnyezetvédelmi Igazgatóság
Újraengedélyezési eljárás, valamint az állati eredetű élelmiszer-előállításhoz kötődő hatósági munka ellenőrzése Oroszországba irányuló exporttal kapcsolatos hatósági tevékenység felülvizsgálata
5
Burgonya előállítással kapcsolatos növényegészségügyi követelmények alkalmazásának felülvizsgálata
3
Audit
Audit Önálló Osztály
2007. ÉVI EREDMÉNYEK Az előirányzott felülvizsgálatok közül 14 db-ot az Eljárási Utasításban foglaltaknak megfelelően sikerült végrehajtani, azonban különböző technikai okok miatt a tervezett felülvizsgálatok közül 13 db belső ellenőrzés végrehajtása nem vagy nem az új Eljárási Utasításnak megfelelően valósult meg. A 2007. évi felülvizsgálatok végrehajtásának jellemzőit az alábbi táblázat foglalja össze. Felülvizsgálat tárgya
Felülvizsgálat típusa
Felülvizsgálatok száma
Felülvizsgálat végrehajtása
A nyári kiemelt ellenőrzéssel kapcsolatban kiadott útmutató végrehajtásának ellenőrzése Újraengedélyezési eljárás, valamint az állati eredetű élelmiszer-előállításhoz kötődő hatósági munka ellenőrzése Oroszországba irányuló exporttal kapcsolatos hatósági tevékenység felülvizsgálata
Belső ellenőrzés
3
Valamennyi az Eljárási Utasításnak megfelelően történt
Belső ellenőrzés
3
Valamennyi az Eljárási Utasításnak megfelelően történt
Audit
3
Valamennyi az Eljárási Utasításnak megfelelően történt
Az állatvédelmi előírások általános ellenőrzése
Belső ellenőrzés
2
Belső ellenőrzés
7
Belső ellenőrzés
4
Belső ellenőrzés
2
Audit
3
Az állategészségügyi határállomások működésének éves felülvizsgálata TSE készenléti terv 13. fejezetében előírt ellenőrzés Termelői regisztráció és a növényútlevél alkalmazási rendszerének ellenőrzése Burgonya előállítással kapcsolatos növényegészségügyi követelmények alkalmazásának felülvizsgálata
1 az Eljárási Utasításnak megfelelően valósult meg 1 technikai okok miatt elmaradt 3 a korábbi eljárásrend alapján valósult meg 4 technikai okok miatt elmaradt A korábbi eljárásrend alapján valósult meg 1 az Eljárási Utasításnak megfelelően valósult meg 1 technikai okok miatt elmaradt Valamennyi az Eljárási Utasításnak megfelelően történt
A 2007. év utolsó negyedévében végrehajtott felülvizsgálatok tapasztalatai alapján megállapítható volt, hogy a jelenlegi személyi és tárgyi feltételekhez mérten a kialakított eljárásrend a gyakorlatban is működőképes ellenőrzési rendszerként funkcionálhat. Az eljárás néhány eleme (pl. belső határidők, jóváhagyási rend, stb) esetében felmerült a módosítás szükségessége, azonban a felülvizsgálat alapvető céljainak teljesülését akadályozó tényezők nem voltak tapasztalhatók. Az előzőekre, valamint a viszonylag kevés számú felülvizsgálatra tekintettel az eljárásrend módosítását az egy teljes naptári évet felölelő 2008. évi felülvizsgálati program
6
lezárását követően, az annak során szerzett újabb tapasztalatok figyelembe vételével, együttesen kívánjuk végrehajtani. A 2007. évi felülvizsgálatok során az egyes felülvizsgálat alatti szervezetek által szerzett minősítéseket az alábbi táblázat tartalmazza:
Felülvizsgálat tárgya
A nyári kiemelt ellenőrzéssel kapcsolatban kiadott útmutató végrehajtásának ellenőrzése Újraengedélyezési eljárás,valamint az állati eredetű élelmiszerelőállításhoz kötődő hatósági munka ellenőrzése
Oroszországba irányuló exporttal kapcsolatos hatósági tevékenység felülvizsgálata
Az állatvédelmi előírások általános ellenőrzése
Az állategészségügyi határállomások működésének éves felülvizsgálata
TSE készenléti terv 13. fejezetében előírt ellenőrzés
Felülvizsgálat típusa
belső ellenőrzés
belső ellenőrzés
audit
belső ellenőrzés
Felülvizsgálatot végrehajtó szervezeti egység
Élelmiszer- és Takarmánybiztonsági Igazgatóság
Élelmiszer- és Takarmánybiztonsági Igazgatóság
Audit Önálló Osztály
Állategészségügyi és Állatvédelmi Igazgatóság
Felülvizsgálat alá vont megyék
Tolna KomáromEsztergom
elégséges
Békés
jó
Somogy
elégséges
Heves
elégséges
Csongrád
jó
Vas
jó
SzabolcsSzatmárBereg
jó Technikai okok miatt elmaradt.
Csongrád
Zala / Rédics
belső ellenőrzés
Állategészségügyi és Állatvédelmi Igazgatóság
belső ellenőrzés
Állategészségügyi és Állatvédelmi Igazgatóság
Veszprém, Borsod-AbaújZemplén, Fejér, BácsKiskun
Megjegyzés
elégséges
Győr-MosonSopron
Záhony, Eperjeske, Röszke, Kelebia, Letenye, Gyékényes, Bp. Ferihegy
7
A tervvel együtt jóváhagyott értékelő lap használatával végzett általános minősítés elégséges
kiváló Technikai okok miatt részben elmaradt, részben a korábbi eljárásrend szerint valósult meg. Technikai okok miatt a korábbi eljárásrend szerint
valósult meg. Termelői regisztráció és a növényútlevél alkalmazási rendszerének ellenőrzése Burgonya előállítással kapcsolatos növényegészségügyi követelmények alkalmazásának felülvizsgálata
belső ellenőrzés
audit
Növény-, Talaj- és Agrárkörnyezetvédelmi Igazgatóság
Audit Önálló Osztály
Zala
kiváló Technikai okok miatt elmaradt.
Bács-Kiskun SzabolcsSzatmárBereg
kiváló
Hajdú-Bihar
kiváló
Somogy
kiváló
A végrehajtott kis számú felülvizsgálat alapján megállapítható, hogy az eljárásrend keretén belül kialakított egységes értékelési rendszer segítségével olyan megállapítások tehetők, amely lehetővé teszi az adott felülvizsgálat alatti szervezet objektív minősítését, illetve az azonos tárgyú felülvizsgálatok esetén az érintett felülvizsgálat alatti szervezetek összehasonlítását. A 2007. évi program során szerzett tapasztalatok alapján valószínűsíthető, hogy az új Eljárási Utasítás szerinti értékelési rendszer alkalmazásával végrehajtott nagyobb számú felülvizsgálat eredményeként olyan megállapítások, következtetések tehetők, amelyek segítségével az egyes szakterületek, illetve megyei Igazgatóságok általános és széles körű értékelése lehetővé válik. A 2007. évi belső ellenőrzési és audit tevékenység a programban szereplő felülvizsgálatokhoz kapcsolódó dokumentumok (tervek, értékelő lapok, jelentések) összegyűjtésével és összesítésével zárult. 2008. ÉVI FELÜLVIZSGÁLATI PROGRAM Az Eljárási Utasításban meghatározott szervezeti egységekkel történő egyeztetés elhúzódása miatt 2008. januárban került sor 2008. évi felülvizsgálati program (lásd 3. számú melléklet) elfogadására és jóváhagyására. A 2008. évi program 198 db felülvizsgálatot irányzott elő. Ezek megoszlását az alábbi táblázat mutatja be. Felülvizsgálat típusa Audit
Felülvizsgálatok száma 29 60
Belső ellenőrzés
30
169
75 4 Összesen
198
8
Felülvizsgálatot végrehajtó szervezeti egység Audit Önálló Osztály Élelmiszer- és Takarmánybiztonsági Igazgatóság Állategészségügyi és Állatvédelmi Igazgatóság Növény-, Talaj- és Agrárkörnyezet-védelmi Igazgatóság Borminősítési Igazgatóság
