Beleidsplan

Beleidsplan 2012-2016

Vlaamse Amateurmuziekorganisatie vzw Bijlokekaai 8 | 9000 Gent www.vlamo.be

Beleidsplan 2012-2016 – blz. 2 van 64


INHOUD INLEIDING

5

METHODOLOGIE

6

OMGEVINGSANALYSE

7

Maatschappelijke evoluties

7

Technologische evoluties

7

Trends in communicatie

7

Beleidsmatige context

8

Participatievoorwaarden en drempels

8

Een evoluerend netwerk

9

Instrumentale amateurmuziek binnen de sector amateurkunsten

10

SWOT-ANALYSE

11

VISIE EN MISSIE

12

Kerngedachte in de visie

12

Missie

12

Onze basiswaarden

13

Doelgroep

14

Decretale opdrachten

17

BESCHRIJVING VAN DE ORGANISATIE

18

Beleidsorganen

18

Regionale structuren

18

Adviesorganen

18

Organisatieorganogram

20

Belangrijke stakeholders

21

MEDEWERKERSBELEID

22

Professionele medewerkers Directie Beleidsmedewerkers Medewerkers Administratieve medewerkers Trefpuntmedewerkers

22 22 22 22 22 22


Vrijwillige medewerkers Begrippenkader Bestuursvrijwilligers Doe-vrijwilligers

23 23 23 23

CONTACT

24

STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN

25

TRANSVERSALE AANDACHTSPUNTEN

26

Belang van digitalisering

26

Doelgroepenbeleid | diversiteit

26

Vernieuwing | verdieping | verbreding

26

Samenwerking met andere sectoren

26

OPERATIONELE DOELSTELLINGEN

27

SD 1: Ondersteunen & faciliteren

27

SD 2: Werken aan artistieke kwaliteit

30

SD 3: Een duidelijk profiel creëren

32

SD 4: Een sterke en duidelijke organisatie

34

OPVOLGING EN EVALUATIE

36

BIJLAGE 1: STATUTEN

37

BIJLAGE 2: INTERN REGLEMENT

41

BIJLAGE 3: PERSONEELSPLAN

48

BIJLAGE 4: COMMUNICATIEPLAN

52

BIJLAGE 5: VORMINGSPLAN

58

BIJLAGE 6: FINANCIEEL PLAN

63


INLEIDING Aan het begin van deze nieuwe beleidsperiode bestaat Vlamo tien jaar. Een dergelijk jubileum is een mooi moment om terug te kijken op de voorbije periode. In die tien jaar werd enorm hard gewerkt om te staan waar we vandaag staan. Niet alleen moesten de neuzen van vele personen in dezelfde richting worden gezet, ook moest de werking worden aangepast om te kunnen inspelen op de uitdagingen waarmee de sector instrumentale amateurmuziek te maken krijgt. En dit laatste blijft natuurlijk nog steeds een enorme opdracht. In het financieel behoefteplan 2012-2016, dat door Vlamo werd ingediend in maart 2011, werd een overzicht gegeven van de belangrijkste uitdagingen die ons de komende vijf jaar te wachten staan. Promotie & beeldvorming, digitalisering, verdere vernieuwing en doorgedreven jongerenwerking zijn maar enkele voorbeelden hiervan. Helaas zorgt de financiële en economische toestand ervoor dat er weinig extra middelen zijn om deze uitdagingen aan te gaan. Desondanks menen we toch dat we een ambitieus en daadkrachtig plan kunnen voorleggen, waarmee Vlamo en de sector instrumentale amateurmuziek een stap in de toekomst kunnen zetten. Dit beleidsplan is zeker geen administratief vehikel, dat er is gekomen omdat het er nu eenmaal moet zijn. Er werd bewust voor gekozen om een stevige basis te leggen voor de werking van Vlamo, die wordt gedragen door alle deelstructuren binnen de organisatie. Ik wil van deze gelegenheid nog gebruik maken om een woord van dank uit te spreken aan iedereen die zich op een of andere manier inzet voor het belang van Vlamo, en vooral van de sector instrumentale amateurmuziek. Het enthousiasme dat hierbij steeds weer aan de dag wordt gelegd, levert een wezenlijke bijdrage aan een creatieve samenleving.

Pieter Meuwissen Algemeen directeur


METHODOLOGIE Dit beleidsplan is er natuurlijk niet vanzelf gekomen. Een heel proces, waarbij de gehele organisatie werd betrokken ging hieraan vooraf. Het doel van dit proces was de creatie van een beleidsplan met een breed draagvlak in alle structuren binnen de organisatie Het proces werd in eerste instantie voorbereid door een interne beleidsgroep, die reeds sinds het najaar van 2010 samen kwam. Deze was samengesteld door de directie en de beleidsmedewerkers. In een aantal samenkomsten werden hier al een aantal belangrijke aandachtspunten vastgelegd. Een van de uitgangspunten hierbij was de evaluatie van de werking van Vlamo, die in september 2010 werd uitgevoerd door het agentschap sociaal-cultureel werk. Vervolgens werden alle niveaus binnen de organisatie bevraagd over hun visie op de toekomst. Dit werd gedaan aan de hand van de methode van SWOT-analyse. Zowel de provinciale afdelingen, de Artistieke Stuurgroepen als de personeelsleden mochten hun visie geven op de huidige situatie. Men mag in dit proces natuurlijk niet enkel naar het verleden kijken, dus werden ook de prioriteiten voor de toekomst bevraagd. Vervolgens werd een werkgroep samengesteld uit de directie en enkele bestuurders, die een high level analyse maakte van de resultaten van deze bevraging. Na intens overleg werd een consensus gevormd over een algemene SWOT-analyse, en over de prioritaire doelstellingen voor de toekomst. Het resultaat van deze analyse werd vervolgens teruggevoerd naar de interne beleidsgroep, die op basis hiervan de nieuwe strategische en operationele doelstellingen formuleerde. Dit ontwerp werd dan terug bezorgd aan alle organen binnen Vlamo, die zo nogmaals een mogelijkheid tot feedback kregen. Op basis hiervan werd tenslotte het gehele beleidsplan opgesteld, waarvan u het eindresultaat in handen heeft. Het spreekt voor zich dat dit beleidsplan niet enkel het resultaat is van dit formele proces, maar ook, en vooral van de dagelijkse ervaring in de sector, en de permanente contacten met de sector.


OMGEVINGSANALYSE Instrumentale amateurmuziek is geen eiland, maar bevindt zich middenin de bestaande maatschappij. Het is dan ook logisch dat deze maatschappij een belangrijke impact heeft op de sector instrumentale amateurmuziek, zowel op het vlak van algemene maatschappelijke trends, als van lokale situaties. Daarom dient Vlamo met deze maatschappelijke realiteit rekening te houden bij het uitwerken van haar doelstellingen. Hieronder worden kort enkele belangrijke evoluties beschreven die een impact kunnen hebben op de werking van Vlamo.

Maatschappelijke evoluties Een eerste belangrijke maatschappelijke evolutie is de vergrijzing. De ouderen worden steeds ouder, en vormen een steeds grotere groep in de maatschappij. Er wordt steeds meer gevreesd voor een toenemende spanning tussen de generaties. Amateurkunsten, en bij uitstek instrumentale amateurmuziek is een sector waar alle disciplines elkaar voortdurend ontmoeten. Deze wisselwerking wil Vlamo blijven stimuleren, door aandacht te besteden aan alle leeftijdsgroepen binnen de doelgroep. Speciale aandacht voor jongeren en senioren, zoals deze in het verleden ook al bestond, zal voortgezet worden. Een tweede belangrijke evolutie is het feit dat steeds meer mensen, vooral jongeren, zich minder lijken te willen binden aan een bepaalde vereniging, maar steeds meer willen shoppen in de verschillende mogelijkheden die de vrijetijdsbesteding biedt. Er is globaal gezien wel meer vrije tijd dan vroeger, wat positief is voor de amateurkunsten, maar zeker in de instrumentale amateurmuziek is het grootste deel van de huidige verenigingen gericht op vast lidmaatschap en vast engagementen. De lossere vormen, zoals projectorkesten en –ensembles, beginnen stilaan meer op te komen, maar vormen nog steeds een minderheid in de volledige sector. Op termijn zal het voor verenigingen mogelijk nodig zijn om, willen ze overleven, zich aan te passen aan de veranderende mentaliteit. Het is mede de taak van Vlamo om de verenigingen hierin te ondersteunen. We moeten natuurlijk de verdere evoluties enigszins afwachten. In bepaalde landen komt er steeds meer reactie tegen de groeiende individualisering van de maatschappij, en wordt gemeenschapsvorming terug een belangrijke component in de maatschappij. Hierin kunnen de amateurkunsten ook weer een grote rol spelen.

Technologische evoluties De afgelopen vijf jaar is internet een ingeburgerd instrument geworden. Wil Vlamo mee zijn met haar tijd en verder inspelen op de leefwereld van jongeren, dan moeten we blijven investeren in informatisering en digitalisering. We dienen ons wel bewust te zijn van de gevaren die digitalisering met zich meebrengt. We moeten blijven diversifiëren in de communicatiemiddelen om ook groepen te bereiken die minder vertrouwd zijn met het internet.

Trends in communicatie De ICT-ontwikkelingen hebben impact op onze communicatiestrategieën. Ze zijn er niet meer alleen om te informeren, content te verspreiden of aan publiekswerving te doen, maar evolueren naar een doorgedreven vorm van cultuur beleven en zelf kunst creëren. Media hebben daarbij vaak een stimulerende rol, maar dit neemt niet weg dat inhoudelijke ondersteuning en artistieke begeleiding belangrijk blijven. Bovendien kunnen nieuwe praktijken ertoe leiden dat bestaande patronen in vraag worden gesteld en de beoordeling en het geven van tips een invloedrijke rol gaan spelen.


Beleidsmatige context Vlamo en haar doelgroep krijgen te maken met verschillende bestuursniveaus. De meest rechtstreekse link is er met de Vlaamse overheid, waaronder de amateurkunsten rechtstreeks vallen. De minister van cultuur, Joke Schauvliege, heeft in haar Beleidsnota verschillende strategische doelstellingen opgenomen, die ook voor de amateurkunstensector van belang zijn. Vooral de doelstellingen rond e-cultuur/digitalisering, participatie, competentieverwerving en internationaal cultuurbeleid zullen een rol spelen in de werking van Vlamo voor de komende jaren. Op federaal niveau slepen de regeringsonderhandelingen nog steeds aan. Het is maar de vraag of er op het moment dat dit beleidsplan wordt ingediend een nieuwe regering werd gevormd. Het uitblijven van een nieuwe regering met volwaardige bevoegdheden heeft een invloed op thema’s die de amateurkunstensector aangaat, zoals auteursrechten en de vrijwilligerswetgeving. Een derde niveau waarmee de sector instrumentale amateurmuziek veel te maken krijgt is het provinciale niveau. Hier zijn grote veranderingen in gang gezet, en het blijft nog even afwachten wat het definitieve resultaat zal zijn. Het lijkt vast te staan dat er toch een zekere impact zal zijn op onze sector. De huidige rol van de provincies betreffende de amateurkunstensector mag zeker niet worden onderschat. Vlamo blijft, samen met de gehele sector amateurkunsten, ervoor ijveren dat de verenigingen en individuele kunstenaars geen nadeel ondervinden van de hervormingen. Tenslotte speelt ook het lokale niveau een belangrijke rol in onze sector. Vele verenigingen ontvangen een broodnodige ondersteuning van het plaatselijke gemeentebestuur. De interne staatshervorming grijpt ook hier in. Het verdwijnen van de aparte beleidsplannen, en integratie in een integraal gemeentelijk beleidsplan, doet de vrees rijzen dat op een aantal plaatsen minder op cultuur zal worden ingezet. De hele sector moet blijven inzetten op een degelijke samenwerking met het lokale bestuur.

Participatievoorwaarden en drempels Het belang van culturele participatie, en de vele voordelen van het verenigingsleven, elementen die heel duidelijk worden verenigd in de amateurmuzieksector, zijn ondertussen voldoende bewezen. Een amateurmuziekvereniging is een plaats waar jong en oud samenkomen, waar mensen zichzelf kunnen ontplooien, en waar men niet alleen werkt aan artistieke kwaliteit en vooruitgang, maar waar men ook samenwerkt met anderen, zodat sociale en expressieve vaardigheden volop kunnen worden ontwikkeld. Ook de uitbreiding van het sociaal netwerk is een absolute troef van het verenigingsleven. Vlamo wil dan ook zoveel mogelijk mensen betrekken bij de activiteiten van zijn doelgroep, zowel actief als passief. Voor de passieve kant is het in de eerste plaats belangrijk dat iedereen de sector kent, en dat men deze daarnaast ook op een positieve manier percipieert. Een positieve externe communicatie is hiervoor onmisbaar. Om de amateurmuzieksector op volle kracht te laten voortbestaan, is voldoende actieve participatie ook van heel groot belang. ‘De jeugd is de toekomst’ wordt vaak geroepen, en natuurlijk terecht. Om te overleven en te evolueren, dient de sector voldoende nieuw bloed te krijgen. Vlamo wil er dan ook actiever aan werken om de instroom van jongeren te verzekeren. Hierbij moet op een proactieve manier te werk worden gegaan, zodat bepaalde negatieve tendensen kunnen worden gekeerd, zoals de achteruitgang van het aantal fanfares. Ouders, familie, vrienden en kennissen spelen een grote rol bij de introductie in amateurmuziek. Het onderwijs in iets mindere mate. Het onderwijs zou wel een grotere rol moeten spelen, als aanvullende factor, voor diegenen die niet nauw in contact komen met mensen die al amateurmuziek beoefenen. Vlamo wil eraan werken om deze effecten te versterken en te ondersteunen, zodat aan iedereen maximaal de kans wordt gegeven om te participeren in de amateurmuzieksector.


De wereld van de instrumentale amateurmuziek heeft traditioneel een breed doelpubliek, van jong tot oud, en over alle maatschappelijke klassen heen. Wanneer we deze doelgroep vandaag de dag bekijken, merken we op dat hier toch een zekere verenging optreedt. Bepaalde bevolkingsgroepen zien we in onze sector zeer weinig voorkomen. Onder andere mensen van allochtone afkomst en kansarmen zijn zeer weinig aanwezig in onze sector. Dit heeft natuurlijk een aantal redenen. Ten eerste zijn er materiële eisen aan een deelname in deze sector. Een instrument is een behoorlijke investering, die niet voor iedereen haalbaar is. Vele verenigingen spelen hier nog steeds op in door instrumenten te voorzien die gratis, of tegen een beperkte huurprijs kan worden uitgeleend aan aangesloten muzikanten. Dit vergt natuurlijk een grote financiële investering voor deze verenigingen, die niet altijd evident blijft. Buiten het verenigingsleven zijn deze mogelijkheden een stuk kleiner. Een tweede belangrijke drempel is de opleiding. Een minimale basisopleiding is steeds nodig om met een instrument aan de slag te kunnen. Waar vele verenigingen vroeger zelf een aanbod van instrumentlessen ontwikkelden, verwijzen zij ook meer en meer naar het Deeltijds Kunstonderwijs voor dit onderdeel. Ook Vlamo maakt een bewuste keuze om hier niet de concurrentie aan te gaan met de muziekacademies, maar juist samen te werken, en te trachten een complementair aanbod te voorzien. Daardoor is de sector grotendeels afhankelijk van de in- en uitstroom in het DKO. Onder andere het rapport Bamford heeft aangetoond dat het DKO moeite heeft om de kansarmere doelgroepen aan te trekken. Het zal dus een uitdaging zijn voor Vlamo om, in samenwerking met het DKO, op zoek te gaan naar mogelijkheden om deze doelgroepen aan te trekken. Natuurlijk mogen hierbij, zeker in het geval van de allochtone bevolkingsgroepen, de culturele drempels niet uit het oog verloren worden. De kunstvormen die Vlamo aanbiedt, en het instrumentale aanbod van het DKO, dat daar op aansluit, komen veelal uit de traditioneel Westerse muziektraditie. Voor vele allochtone bevolkingsgroepen is het geen evidentie om hierbij aansluiting te zoeken. De muziekvormen die dichter bij hen staan, leunen meer aan bij de volksmuziek, een discipline die onder de bevoegdheid van Muziekmozaïek valt. Het is een bijkomende uitdaging om te bekijken waar eventuele overlappingen kunnen worden gevonden, zonder de tradities uit het oog te verliezen (zeker in de blaasmuziek speelt Vlaanderen traditioneel een belangrijke rol, denk maar aan de fanfare, die een traditioneel Vlaams-Nederlandse orkestvorm is.). De invloed van mobiliteit blijft deels onzeker. Enerzijds is de mentaliteit om onder de kerktoren te blijven moeilijk te doorbreken. Anderzijds zien we dat het kwaliteitsniveau van een groep en de lokroep van perfect aangepaste ruimtes, het meer en meer winnen van lokale inbedding.

Een evoluerend netwerk Hoger is al gesproken over de grote samenhang tussen de sector instrumentale amateurmuziek en het Deeltijds Kunstonderwijs, en de gemeenschappelijke uitdagingen. Momenteel wordt het DKO onderworpen aan een grootschalige hervorming, die onder andere moet bewerkstelligen dat het DKO het hoofd kan bieden aan de gestelde uitdagingen. Positief is dat binnen deze hervormingen nadrukkelijk aandacht wordt besteed aan de link tussen DKO en amateurkunsten. Dit kan alleen maar positief worden genoemd. Vlamo blijft dan ook deze hervormingen op de voet volgen, en zal, indien nodig, in dialoog treden met alle partners die hieraan meewerken. Een andere belangrijke partner is de professionele muziekwereld. Vlamo werkt voor alle artistieke activiteiten samen met professionele muzikanten, en vele professionele muzikanten maken ook deel uit van verschillende organen binnen Vlamo, zowel op uitvoerend niveau (artistieke stuurgroepen), als op beleidsmatig niveau (raden van bestuur). Deze samenwerking bevindt zich echter vooral op individueel niveau. Er is nog te weinig aansluiting met de professionele ensembles en orkesten in Vlaanderen en België. Deze sector heeft ook te lijden onder de crisis. Meermaals is er de dreiging geweest van fusies, en in andere gevallen van het verdwijnen van gerenommeerde orkesten (denk bijvoorbeeld aan het beroemde La Petite Bande van Sigiswald Kuijken). Ook de militaire muziekkapellen, de enige vaste professionele harmonieorkesten, krijgen te maken met besparingen. Vlamo is ervan overtuigd dat een nauwere samenwerking tussen de


amateurmuziekwereld en de professionele wereld kan zorgen voor een versterkend effect aan beide zijden. Wanneer we ook even over de landsgrenzen heen kijken, zien we dat de situatie van de amateurmuziek in de ons omringende landen vergelijkbaar is met die in Vlaanderen. Zeker in Nederland, dat qua organisatie van de sector toch het meest te vergelijken is met onze situatie, kent de amateurmuzieksector sterk vergelijkbare uitdagingen. Onder andere rond de uitbouw van repertoire voor alle niveaus, en de introductie van muziek in het basisonderwijs vormen grote uitdagingen. In eerste instantie zal Vlamo samen met Nederlandse partners zoeken naar oplossingen voor gemeenschappelijke uitdagingen. Van daaruit kan worden gekeken naar interessante partners in andere landen.

Instrumentale amateurmuziek binnen de sector amateurkunsten Een belangrijke onderdeel van dit netwerk is de overige amateurkunstensector. Via maandelijks overleg in het directeurenoverleg, en deelname aan de beleidsorganen van het Forum voor Amateurkunsten, is er een intensieve samenwerking tussen de negen amateurkunstenorganisaties, gecoördineerd door het Forum voor Amateurkunsten. Dit resulteert ook in een heel aantal samenwerkingsprojecten, waarvan het hoogtepunt tot nu toe het Festival van de Amateurkunsten in mei 2009 was. Naast deze publiekgerichte peiler, vormen de amateurkunstenorganisaties op deze manier een hechte sector, die in staat is met duidelijke en krachtige gemeenschappelijke standpunten naar buiten te komen, zonder afbreuk te doen aan de eigenheid die de uiteenlopende amateurkunstendisciplines hebben. Vlamo engageert zich om zich blijvend in te zetten voor de gemeenschappelijke belangen van de amateurkunstensector.


SWOT-ANALYSE Om de eigen werking te evalueren, werd binnen de gehele organisatie een SWOT-analyse uitgevoerd. Met een blik op de toekomst, werd een focus gelegd op de vele kansen die er nog zijn.

Sterktes

Zwaktes

•

Grote en verscheiden doelgroep

•

Te weinig dynamiek, vernieuwing

•

Provinciale werking: dicht bij de doelgroep

•

•

Groot aantal vrijwilligers

Gebrek aan transparantie – onduidelijke structuur

•

Sterke link DKO (en steeds groeiend)

•

•

Stevige connectie met de professionele muziekwereld (onder andere via de stuurgroeps en werking deskundigen)

Onduidelijke profilering, bemoeilijkt door zeer breed spectrum aan disciplines

•

Beeldvorming

•

Zwak imago bij het grote publiek

•

Moeilijk bereik individuele muzikanten binnen de groepen – belangrijke rol voor correspondent

• •

Steeds groeiende band met groepen uit de “kleinere” disciplines Kwaliteitsvol magazine

Kansen

Bedreigingen Macht van het getal gebruiken

•

Repetitieve planning

•

Activiteiten: kwaliteit > kwantiteit

•

•

Verschuiving van evenementen naar bredere ondersteuning

Grootste groep leden heeft een lage activiteitsgraad binnen Vlamo

•

Veel keuzes voor invulling vrije tijd

•

Modernisering van de structuur

•

Losser wordende sociale verbanden

•

Transparantie genereren

•

Vrijwillig dreigt soms gelijk gesteld te worden met vrijblijvend

•

Daling leerlingenaantal DKO voor bepaalde instrumentengroepen

•

•

Centrale sturing versterken

•

Aanreiken van tools

•

Best practices verzamelen en ter beschikking stellen tools

•

Inkadering van evenementen in de locatie (analogie met Brassband outdoor)

•

Sterkere link met professionele wereld (vooral organisaties)

•

Rechtstreekse link met de dirigenten

•

Amateurmuziekwereld benaderen langs verschillende invalshoeken (interne stakeholders)

•

Beroep durven doen op inhoudelijke specialisten/externe consultants

•

Reactivering van muzikanten

•

Sterkere link met dagonderwijs

•

Mogelijkheden van digitalisering


VISIE EN MISSIE Visie “Amateur”, het is en blijft bij velen een begrip dat gevoelig ligt. Lange tijd was de pejoratieve betekenis groter dan de meer positieve invulling ervan (enthousiasme, creativiteit en toewijding). De amateurmuzikant voelde zich duidelijk een mindere ten opzichte van de professionele muzikant. Die kloof wordt gelukkig alsmaar kleiner. Dit is te danken aan de betere muzikale vorming van de gemiddelde amateurmuzikant en aan de inzet van tal van professioneel geschoolde muzikanten binnen de amateurmuziekverenigingen. Vlamo beseft dat er nog een hele weg te gaan is op het vlak van vernieuwing en kwaliteitsverhoging in de sector van de instrumentale amateurmuziek en dat wellicht niet iedereen uit de doelgroep bereid is om die bochtige en lange weg te gaan. Toch zijn er voldoende signalen uit het werkveld dat er her en der “road runners” klaar staan om de grenzen te verkennen van de wegen die amateurs en professionelen dichter bij elkaar moeten brengen. In die zin willen we hier de “instrumentale amateurmuzikant” zien als iedereen die op een nietberoepsmatige manier, individueel of in groepsverband, creatief bezig wil zijn met muziek. Of hij of zij dit nu doet voor het eigen plezier of om anderen te plezieren, heeft eigenlijk geen belang.

Kerngedachte in de visie

Vlamo wil de instrumentale amateurmuziekbeoefening binnen de Vlaamse Gemeenschap valoriseren, als een volwaardige discipline binnen de amateurkunstensector en binnen het brede veld van kunst en cultuur.

Missie

Vlamo organiseert, structureert, begeleidt en ondersteunt alle actoren, actief in het werkveld van de instrumentale amateurmuziekbeoefening, teneinde hen een zo groot mogelijke muzikale, culturele en sociale zelfontplooiing en voldoening te bezorgen, zowel individueel als in groep. De vereniging bundelt alle krachten voor de promotie van de instrumentale amateurmuziekbeoefening in het algemeen.


Onze basiswaarden Vlamo zal deze visie en missie realiseren als een open en ruimdenkende organisatie die de volgende waarden als uitgangspunt neemt en die van zijn leden verwacht dat ze deze waarden concreet willen invullen:

Waarde

Aanverwante

Omschrijving

Transparantie

Open Democratisch

We werken aan een open, doorzichtige en communicatieve opstelling, zowel in de onderlinge omgang als naar buiten uit.

Professionaliteit

Deskundigheid, Prijs-tijd-kwaliteit, Kostenefficiënt

Doorheen deskundigheid, zoals bij de beroepskrachten als bij de vrijwilligers, streven we kwaliteit na op alle niveaus en in alle details.

Innovatie

Proactief, Innoverend

Vanuit een alerte en proactieve houding streven we permanent naar verbetering door verandering en vernieuwing, zowel voor de eigen organisatie, als voor de aangesloten leden (verenigingen en individuen).

Pluralistisch

Respect voor iedereen

Ideologische of filosofische overtuiging zijn strikt individuele rechten, die nooit de werking van de organisatie kunnen sturen of bepalen.

Klantvriendelijkheid

Dienstbaarheid Flexibiliteit Beschikbaarheid

We willen onze klanten, verenigingen en individuele muzikanten, een parate en zinvolle tussenkomst garanderen bij elke vraag om informatie, advies of ondersteuning.

Medeverantwoordelijkheid

Collectief

Onze dienstverlening steunt op een collectieve betrokkenheid van medewerkers en bestuurders. Elk heeft zijn eigen specifieke, doch evenwaardige, inbreng in het nastreven van de geformuleerde waarden en doelstellingen.

Empowerment1

Creativiteit

Onze leden zijn in staat om muzikaal en artistiek zelfstandig actief te zijn.

Waarde Aanverwante Omschrijving

1

Met ‘empowerment’ wordt bedoeld dat het individu over de nodige competenties (kennis, vaardigheden en houdingen) dient te beschikken om zijn of haar eigen levensverhaal te kunnen uitbouwen als lid van de samenleving


Doelgroep De doelgroep van Vlamo is de instrumentale amateurmuzieksector. In het decreet wordt instrumentale amateurmuziek als volgt omschreven “alle activiteiten op het vlak van de muzikale kunsten waarbij hoofdzakelijk gebruik gemaakt wordt van instrumenten;” (artikel 2 §2d) Deze sector verdelen we zelf verder in volgende subdisciplines. • • • • • •

Orkesten: (o.m.) Harmonies, fanfares, brassband, bigbands STT: strijkorkesten, symfonische orkesten, gitaarensembles, mandolineorkesten Drupershopi: drum- en percussiegroepen, marching bands, showkorpsen, pipebands Blaaskapellen Accordeonorkesten Majo- en twirlgroepen

Naast de hierboven vernoemde groepen, behoren ook de individuele muzikanten tot de doelgroep van Vlamo. Voor hen worden specifieke activiteiten georganiseerd. Niet in het minst wordt hier ook gekeken naar het deeltijds kunstonderwijs, waar zeer vele amateurmuzikanten hun opleiding krijgen. Door de steeds groeiende band met de muziekacademies, zijn er goede mogelijkheden om verder in te spelen op deze doelgroep. Hier moet zeker ook aandacht zijn voor doorstroming naar de georganiseerde instrumentale amateurmuziekbeoefening. Daarnaast tracht Vlamo ook het grote publiek te bereiken, om zo de beeldvorming over de amateurmuzieksector te verbeteren. Cijfers Binnen de amateurkunstensector blijft Vlamo de grootste organisatie. Het totale aantal aangesloten groepen blijft jaar na jaar lichtjes stijgen. Niet alleen de verenigingen blijven op ons beroep doen, maar ook de muziekacademies van het deeltijds kunstonderwijs sluiten zich sinds enkele jaren graag bij ons aan (19 in 2007, 59 in 2010). Het aantal aangesloten muziekverenigingen is lichtjes gedaald (1161 in 2007, 1151 in 2010), doch nog steeds een enorm hoog aantal. Het gaat hier bovendien enkel over de aangesloten hoofdgroepen. Vele hoofdgroepen bevatten ook nog een of meerdere subgroepen (een jeugdorkest, drumkorps, majorettekorps,…). Het totale aantal groepen ligt dus nog hoger, maar kan door de huidige database slechts bij benadering bepaald worden. Momenteel zijn zo om en bij de 1690 groepen actief binnen Vlamo. De impact van al deze groepen op het sociaal-culturele veld is zonder twijfel zeer groot en we zijn dan ook fier steunpunt te kunnen zijn van dit immer geëngageerde veld.

1400 1200

19

34

51

59

1000 800 600

Academies 1161

1155

1153

1151

2007

2008

2009

2010

400 200 0

muziekverenigingen


Het aantal muzikanten dat binnen de verenigingen actief is, schommelde enigszins gedurende de voorbije jaren, met een duidelijke groei in 2009, en een even duidelijke afname in 2010. Deze afname kan deels te wijten zijn aan het uitzuiveren van de ledenbestanden in vele verenigingen.

Aangesloten leden 80000 70000

68465

68453

68815

67983

2007

2008

2009

2010

60000 50000 40000 30000 20000 10000 0

Het is natuurlijk moeilijk om op basis van deze cijfers een duidelijke conclusie te trekken, maar het mag duidelijk zijn dat het voor Vlamo een belangrijke doelstelling is om dit ledenaantal niet te ver te laten terugzakken.

Werkingsmodel afgestemd op doelgroep(en) De werking van Vlamo blijft gebaseerd op twee duidelijke pijlers. Enerzijds is er de provinciale indeling. De 5 afdelingen in de Vlaamse provincies, en de afdeling in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest blijven een belangrijke rol spelen in de werking van Vlamo. Het grote ledenaantal maakt dat dit de enige manier is om kort genoeg bij de groepen te staan, en op die manier tijdig te kunnen inspelen op de noden en verzuchtingen van de doelgroep. Zodoende kan er voldoende aandacht worden geboden aan de brede basis van Vlamo. Anderzijds blijft Vlamo grote aandacht hebben voor de eigenheid van de vele disciplines die ze vertegenwoordigt. 7 artistieke stuurgroepen houden de vinger aan de pols wat betreft het artistieke beleid van Vlamo. Op deze manier wordt ook de professionele sector nauw betrokken bij de artistieke werking van Vlamo. Naast deze twee pijlers wil Vlamo ook een vooruitstrevende koers varen binnen de amateurkunstensector. Er dient niet alleen rekening te worden gehouden met de belangen van de aangesloten verenigingen en muzikanten, maar ook van de sector in zijn geheel. Doelstellingen als promotie en communicatie, vernieuwing, verbreding,… vallen hier onder. En het is vooral op deze terreinen dat Vlamo in de toekomst een sterke impuls wil geven. De prioriteiten van Vlamo worden natuurlijk niet zomaar uit het ijle geplukt, maar worden gebaseerd op concrete noden van de doelgroep. Deze noden worden ons op verschillende wijzen duidelijk gemaakt. Een eerste bron is het onderzoek dat Mieke Joostens (Vrijetijdsagogiek VUB) voerde in 2005. In een ruime bevraging aan de bij Vlamo aangesloten groepen had zij onder andere aandacht voor het aanbod van Vlamo voor de groepen. Zij bevroeg de groepen ook naar hun belangrijkste prioriteiten voor de toekomst. Daaruit kwamen volgende topprioriteiten naar boven.


•

Campagnes opzetten om de amateurmuziek meer onder de aandacht te brengen

•

Samenwerking met het deeltijds kunstonderwijs opzetten

•

Bijdragen tot een positievere uitstraling van de amateurmuzikant

We mogen gerust stellen dat de samenwerking met de DKO steeds intensiever wordt (getuige ook het stijgend aantal aangesloten academies). Vlamo zal hier blijvend aandacht aan schenken, ook in het kader van de op handen zijnde hervormingen. Daarnaast valt toch op dat de twee andere prioriteiten zeer kort bij elkaar liggen. Vele amateurmuzikanten blijven erg bezorgd om het imago van de sector. Dat weerspiegelt immers hoegenaamd niet de kwaliteit, het enthousiasme, de jeugdigheid, en nog vele andere positieve eigenschappen van de sector. Vele contacten met de verenigingen leren dat dit nog steeds wordt gezien als een van de belangrijkste doelstellingen voor Vlamo. Vlamo wil hierop dan ook nog veel intensiever gaan inzetten, op allerlei verschillende manieren. Belangrijk hierbij is dat Vlamo eigen, zeer gerichte acties kan gaan voeren. Alle acties die worden gevoerd rond het imago van de amateurkunstenaar blijven natuurlijk zeer waardevol, maar wij zijn van mening dat de amateurmuzieksector dringend nood heeft aan een eigen communicatie- en promotiebeleid, met de middelen om hierbij krachtdadig te kunnen optreden. Dit wordt nog versterkt door de conclusies uit het onderzoek naar amateurkunsten uit 2009, Amateurkunsten in Beeld. Ook daar werd bij de aangesloten verenigingen gepeild naar hun belangrijkste verwachting ten opzichte van Vlamo. Deze vraag leverde volgende resultaten op: 1. belangen van de sector verdedigen naar de overheid toe 2. promoten van de discipline 3. informatie en documentatie aanreiken 4. zorgen voor verzekeringen 5. organiseren van wedstrijden 6. organiseren van artistieke cursussen en vorming Ook hier komen belangenverdediging en promotie als belangrijkste elementen naar boven. Op vlak van verzekeringen is er al een grote inspanning gedaan. De bestaande polissen werden eind 2010 volledig geüpdatet, en het aanbod werd uitgebreid met een heel aantal nieuwe optionele polissen. Organiseren van vorming en wedstrijden blijft ook een speerpunt in de werking. Op het vlak van vorming is gebleken uit ‘Amateurkunsten in Beeld’, dat 80% van de doelgroep van Vlamo les volgt, of heeft gevolgd in het deeltijds kunstonderwijs. Dit bewijst dat de nauwe band tussen Vlamo en het DKO zeer belangrijk is. Anderzijds maakt dit ook duidelijk dat het voor Vlamo vooral belangrijk blijft om een vormingsprogramma te creëren dat aanvullend is op de basisvorming in het DKO.


Decretale opdrachten Artikel 6 van het decreet betreffende de amateurkunsten omschrijft de volgende opdrachten. Tussen de haakjes wordt aangegeven in welke onderdelen van dit beleidsplan deze opdrachten concreet naar voor komen. a) Het realiseren van een open documentatie- en/of informatiecentrum realiseren; (OD 1.1 & 1.2) b) Het realiseren van een communicatieplan ten behoeve van de beoefenaars van de kunstdiscipline of deeldiscipline ervan met het oog op de uitstraling en de kwaliteitsverbetering van de kunstdiscipline; (OD 3.1 t.e.m. 3.3) c) Het bieden van ondersteuning door het ontwikkelen en/of aanbieden van documentatie- en werkmaterialen, het organiseren van opleidingscursussen en van publieksgerichte evenementen; (OD 1.2, 1.4, 2.1, 2.2, 3.3) d) Samenwerken met de andere organisaties, overleg plegen en afspraken maken met belendende sectoren; (OD 1.6, transversaal aandachtspunt 4) e) Artistieke, organisatorische en technische begeleidingen geven; (OD 1.1, O.D. 1.3, OD 2.2) f)

Het uitbouwen van een kwaliteitsbeleid dat erop gericht is op een systematische wijze de kwaliteit van de aangeboden dienstverlening en ook van haar werking te bepalen, te plannen, te verbeteren en op te volgen; (OD 4.1 t.e.m. 4.4)

g) Het realiseren van een product- of procesgerichte vernieuwing en/of verbreding (Transversaal aandachtspunt 3) h) De ontwikkeling van een doelgroepenbeleid; (Transversaal aandachtspunt 2) i)

Een internationale werking ontplooien. (OD 3.5)

Naast deze decretale opdrachten, heeft Vlaams minister van Cultuur, Joke Schauvliege, ook enkele doelstellingen weergegeven in haar beleidsnota. In essentie gaat het over: • • • • • • •

Duurzaam beleid Participatie en diversiteit E-cultuur en digitalisering Competentieverwerving en –waardering Aandacht voor cultuurmanagement en culturele economie Internationaal cultuurbeleid Eco-cultuur.

Zoals reeds gesteld in de omgevingsanalyse, zal Vlamo in de komende beleidsperiode vooral inzetten op E-cultuur en digitalisering, internationaal cultuurbeleid, participatie en competentieverwerving.


BESCHRIJVING VAN DE ORGANISATIE Beleidsorganen Algemene Vergadering De Algemene vergadering is het hoogste orgaan binnen de organisatie. De AV wordt samengesteld als volgt: • • •

Telkens acht vertegenwoordigers van de vijf Vlaamse provincies Vier vertegenwoordigers vanuit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Maximaal twintig leden, aangeduid vanuit de verschillende disciplinaire stuurgroeps

Het mandaat van de huidige Algemene Vergadering startte op 1 januari 2011, en loopt 5 jaar. Raad van Bestuur De samenstelling van de Raad van Bestuur gebeurt als volgt: • • •

Telkens vier leden namens de vijf Vlaamse provincies Twee leden namens het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Minimaal vier en maximaal tien gecoöpteerde leden, die omwille van hun deskundigheid een bestuurlijke en/of artistieke meerwaarde voor de vereniging kunnen betekenen.

Het mandaat van de huidige Raad van Bestuur startte op 1 januari 2011, en loopt 5 jaar. Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de nauwe opvolging van de bestuurlijke zaken. De voorzitter wordt verkozen door de Raad van Bestuur onder zijn leden. Deze voorzitter neemt een neutrale en onafhankelijke positie in t.o.v. de provinciale besturen. Vervolgens kiest de Raad van Bestuur een Dagelijks Bestuur van zes leden die elk een andere provincie vertegenwoordigen. De aldus gevormde groep coöpteert daarna één bestuurder uit de groep van de gecoöpteerde deskundigen. Tenslotte kan het Dagelijks Bestuur nog maximaal twee bijkomende leden coöpteren met het oog op het vervullen van specifieke verantwoordelijkheden.

Regionale structuren Naast de centrale organisatie, heeft Vlamo ook nog regionale afdelingen in de vijf Vlaamse provincies en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Deze afdeling zijn georganiseerd als afzonderlijke vzw’s. Deze vzw’s hebben zich er statutair toe verbonden om hun activiteiten te ontplooien binnen het raam van het beleidsplan van Vlamo. Deze regionale structuren vormen een wezenlijk intermediair niveau tussen Vlamo en de lokale groepen. De leden van deze regionale structuren vervullen een belangrijke taak als contactpersonen tussen de basis en de organisatie Vlamo.

Adviesorganen De Raad van Bestuur kan zich voor zekere specialisaties laten bijstaan door specialisten. Binnen Vlamo worden hier twee soorten adviesorganen onderscheiden: de artistieke stuurgroepen en de ad-hoc werkgroepen. Artistieke stuurgroepen Deze adviesorganen moeten de Raad van Bestuur bijstaan in het artistieke beleid van de organisatie. Zij worden ingedeeld per discipline. Momenteel is er voor 7 afzonderlijke disciplines een artistieke stuurgroep actief:


• • • • • • •

Orkesten: voornamelijk harmonies en fanfares Brassbands Strijkers, toets- en tokkelinstrumenten (STT) Drum, percussie, show, pipers (Drupershopi) Blaaskapellen Accordeon Majo-Twirl

Tot het takenpakket van deze stuurgroepen behoort onder andere het opstellen van wedstrijdreglementen, de organisatie van activiteiten die zich specifiek richten tot hun discipline, het beoordelen van composities, enz. De stuurgroeps worden samengesteld uit directe betrokkenen en specialisten uit de verschillende disciplines. De stuurgroeps worden allen ondersteund door een daartoe aangesteld personeelslid. Artistieke stuurgroepen kunnen ook worden opgericht op provinciaal niveau. Deze provinciale organen dienen nauw samen te werken met hun centrale tegenhangers. In principe heeft elke provinciale afdeling een stuurgroep orkesten. Wanneer de andere disciplines in de provincie te klein zijn om een eigen provinciale stuurgroep te verantwoorden, worden zij ondersteund door de centrale stuurgroep. Werkgroepen Voor andere aspecten dan het artistieke kan de Raad van Bestuur opdracht rond een specifiek thema geven aan een werkgroep. Deze kan permanent in werking zijn, zoals de redactieraad Klankbord, of ad hoc, zoals een werkgroep communicatie, of de werkgroep website.


Organisatieorganogram

Beleidsorganen Directie

Centraal secretariaat

Provinciale

Provinciale trefpunten

Artistieke stuurgroepen

besturen

Werkgroepen

(optioneel) arrondissementele besturen

Plaatselijke groep

Indiviuele muzikant

Orkest

Brassbands

Redactieraad Klankbord

Strijkers, toets- en tokkelinstrumenten

Drum, percussie, show en pipers

Werkgroep communicatie

Blaaskapellen

Accordeon

Majo-twirl

Ad hoc werkgroepen


Belangrijke stakeholders

Intern Extern Muzikanten

AKorganisaties

Bestuurders

VLAMO Onderwijs (dagonderwijs + DKO)

Dirigenten

Professionele muziekwereld

De interne stakeholders zijn degenen op wie de werking van Vlamo wordt gericht. De externe stakeholders zijn de voornaamste partners voor Vlamo om haar werking uit te bouwen. Deze verschillende stakeholders vormen belangrijke peilers in de werking van Vlamo.


MEDEWERKERSBELEID Vlamo opteert duidelijk voor een ruime en fundamentele inbreng van vrijwilligers in de beleidsbepaling en beleidsuitvoering. Zonder vrijwilligers, zowel aan de basis als op provinciaal en nationaal niveau, kan een organisatie van de omvang van Vlamo onmogelijk werken. Niettemin is een voldoende grote professionele omkadering door beleidsvoorbereidende en uitvoerende mensen onontbeerlijk. De reden hiervoor ligt in de veranderende samenleving, waar het spanningsveld tussen vrijwillige inzet en toenemende eisen op het gebied van deskundigheid alsmaar groter wordt. Vlamo bouwde daarom een personeelskader uit, op verschillende niveaus

Professionele medewerkers De professionele medewerkers worden verdeeld in verschillende categorieën. Hieronder wordt de essentie van het organogram weergegeven. Voor het volledige organogram wordt verwezen naar de bijlagen bij dit beleidsplan. Directie De directie bestaat uit een algemeen directeur en een directie-adviseur. De algemeen directeur is leidinggevend t.o.v. de andere personeelsleden, en treedt adviserend en beleidsvoorbereidend op t.o.v. de beleidsorganen. Verder is hij ook verantwoordelijk voor het financieel beleid en de interne communicatie. Hij wordt hierin bijgestaan door de directie-adviseur. Deze heeft daarnaast nog een aantal specifieke bevoegdheden, waaronder personeelsadministratie, beheer verzekeringen en hoofdredactie Klankbord. Beleidsmedewerkers De beleidsmedewerkers hebben elk verantwoordelijkheid in specifieke domeinen: evenementen & projecten, communicatie, advies & vorming. Vanuit hun eigen domeinen denken zij ook mee na over het algemene strategische beleid van de organisatie. Medewerkers De medewerkers verzorgen elk de uitvoering van specifieke domeinen zoals ICT & administratie, boekhouding, documentatiecentrum. Administratieve medewerkers De administratieve medewerkers ondersteunen de andere medewerkers in de uitvoering van hun taken. Trefpuntmedewerkers Deze medewerkers worden ingezet in de provinciale trefpunten, en fungeren daar als eerste aanspreekpunt voor de verenigingen en muzikanten. Daarnaast ondersteunen zij de regionale afdelingen van Vlamo op organisatorisch en administratief vlak.


Vrijwillige medewerkers Begrippenkader In de wet op het vrijwilligerswerk wordt vrijwilligerswerk omschreven als elke activiteit: • • • •

die onbezoldigd en onverplicht wordt verricht; die verricht wordt ten behoeve van één of meer personen, andere dan degene die de activiteit verricht, van een groep of organisatie of van de samenleving als geheel; die georganiseerd wordt door een organisatie anders dan het familie- of privéverband van degene die de activiteit verricht; en die niet door dezelfde persoon en voor dezelfde organisatie wordt verricht in het kader van een arbeidsovereenkomst, een dienstencontract of een statutaire aanstelling;

Vlamo is, volgens de typologie van het verenigingsleven, een organisatie die bestuurd wordt door vrijwilligers. Dit betekent dat de bestuursvrijwilligers de doelstellingen van de organisatie bepalen en het bestuur vormen. De voorbereiding en de uitvoering van de beslissingen ligt in handen van de beroepskrachten, die in hun opdrachten ondersteund worden door vrijwilligers (de “doevrijwilligers”). Omdat bestuurs- en doevrijwilligers worden aangestuurd vanuit de organisatie, spreekt men in dit geval van “ingebouwd vrijwilligerswerk”. Daarnaast heeft het “autonoom vrijwilligerswerk” binnen Vlamo een wezenlijk belang. Dit begrip slaat op de talloze vrijwilligers die actief zijn binnen de lokale groepen. Bestuursvrijwilligers Vanuit een optimistische benadering t.o.v. de bereidwilligheid om zich in te zetten voor Vlamo, verwachten we weinig problemen in de groep bestuursvrijwilligers, zeker niet in de lokale groepen. Het instappen als bestuursvrijwilliger in de provinciale Vlamostructuren gebeurt overwegend door coöptatie door de bestaande bestuursploeg (het “gevraagd worden”). De centrale Vlamostructuur wordt gevoed door afgevaardigden van de provinciale besturen en van de Artistieke Stuurgroepen. Het getrapte systeem heeft voordelen, zoals het instappen van gemotiveerde mensen die bvb. al binnen lokale groepen hun kwaliteit hebben bewezen. Anderzijds heeft het ook nadelen, in het bijzonder op het vlak van verjonging en vervrouwelijking. Doe-vrijwilligers Tot deze categorie behoren bv., zowel provinciaal als centraal, de leden van de artistieke stuurgroepen en de werkgroepen die geen deel uitmaken van de bestuursorganen. Ook hier is behoefte aan geschreven afspraken, evaluatieprocedures en een methode om appreciatie te uiten. Op dit ogenblik worden enkel de bestuurders en stuurgroepleden ingeschakeld als vrijwillige medewerkers. Om deze mensen niet te overbelasten en om de verschillende activiteiten verder kwalitatief te blijven uitvoeren zal onderzocht worden of een poule van jonge vrijwilligers kan uitgebouwd worden. Deze jongeren kunnen ingeschakeld worden op de Vlamo-activiteiten en kunnen op die manier ervaring opdoen en zich eventueel inwerken in de Vlamostructuur. Dit geeft, naast een vrijwilligersploeg, ook het voordeel dat onze organisatie op termijn mee kan verjongen.


CONTACT Vlamo vzw Bijlokekaai 8 9000 Gent T 09 265 80 00 F 09 265 80 01 E [email protected]

Trefpunt provincie Antwerpen

Trefpunt Brussels Hoofdstedelijk Gewest

Boerenkrijglaan 61 2260 Westerlo

Pieter Hauwaertssquaere 10 1140 Brussel

T 014 54 55 90 F 014 54 55 90 E [email protected]


Trefpunt provincie Limburg

Trefpunt provincie Oost-Vlaanderen

Grote Baan 106 bus 3 3530 Houthalen

Bijlokekaai 8 9000 Gent



Trefpunt provincie Vlaams-Brabant

Trefpunt provincie West-Vlaanderen

Leuvensesteenweg 283 3370 Boutersem

J.B. De Jonghestraat 1 bus 1 8500 Kortrijk




STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN Strategische doelstelling 1: Ondersteunen & faciliteren

Vlamo geeft, door het aanbieden van advies, informatie, documentatie en werkbare tools, een brede ondersteuning aan de verenigingen en muzikanten binnen de instrumentale amateurmuziekwereld. Daarnaast biedt Vlamo ook een platform waarop deze sector zich kan bewegen, en verenigingen elkaar kunnen ontmoeten.

Strategische doelstelling 2: Werken aan artistieke kwaliteit

Vlamo blijft werken aan de bevordering van de artistieke kwaliteit binnen alle disciplines die de Vlaamse instrumentale amateurmuzieksector rijk is.

Strategische doelstelling 3: Een duidelijk profiel creëren

Vlamo bezorgt, door middel van een doortastend communicatiebeleid, en de professionele organisatie van evenementen en projecten, een duidelijker profiel aan de instrumentale amateurmuzieksector.

Strategische doelstelling 4: Een sterke en duidelijke organisatie

Vlamo is een sterke, duidelijke en doeltreffende organisatie, die ten volle de belangen van de instrumentale amateurmuzieksector kan behartigen.


TRANSVERSALE AANDACHTSPUNTEN Naast de doelstellingen, die in hun uitwerking concrete acties zullen vereisen, worden ook enkele transversale aandachtspunten geformuleerd. Deze aandachtspunten brengen niet noodzakelijk concrete acties teweeg, maar moeten juist als basishouding gelden over de gehele werking van Vlamo. Het is natuurlijk niet uitgesloten dat, indien de noodzaak hiertoe wordt aangevoeld, een of meerdere van deze aandachtspunten een concretere uitwerking krijgen in de jaaractieplannen.

Belang van digitalisering Internet is een belangrijk aspect geworden van het dagelijks leven van zeer velen. Om ervoor te zorgen dat Vlamo mee is met deze ontwikkeling, dient veel aandacht te worden besteed aan de digitalisering van de werking. Niet enkel op vlak van communicatie is dit van groot belang, maar op alle vlakken van dienstverlening. Natuurlijk dient hierbij steeds rekening gehouden te worden met het deel van de doelgroep dat weinig of niet vertrouwd is met de moderne media.

Doelgroepenbeleid | diversiteit Door de samenstelling van haar doelgroep, is het voor Vlamo steeds nodig haar aanpak te diversifiëren, zodat de werking kan worden georganiseerd met voldoende respect voor de eigenheden van de verschillende disciplines. Het is steeds het doel om ten dienste te staan van alle disciplines die aanwezig zijn binnen de sector instrumentale amateurmuziek. Daarnaast wil Vlamo permanent een open instelling behouden naar alle bevolkingsgroepen in de maatschappij, zowel qua leeftijd, sociale achtergronden als opleidingsniveau.

Vernieuwing | verdieping | verbreding Stilstaan is achteruitgaan. Daarom moet Vlamo er steeds op letten de horizon van haar werking te verbreden. Als steunpunt moet Vlamo hier een voorbeelden voortrekkersfunctie voor de hele sector van de instrumentale amateurmuziek vervullen. Product- en procesgerichte vernieuwing is dus een permanent aandachtspunt.

Samenwerking met andere sectoren Amateurmuziek heeft zeer veel raakpunten met andere sectoren. Hiervan dient zoveel mogelijk gebruik gemaakt te worden. Onder andere de andere AK-sectoren, de professionele muziekwereld en het (muziek)onderwijs in al haar vormen zijn belangrijke partners, maar daar mag het zeker niet ophouden.


OPERATIONELE DOELSTELLINGEN Strategische doelstelling 1: Ondersteunen & faciliteren Vlamo geeft, door het aanbieden van advies, informatie, documentatie en werkbare tools, een brede ondersteuning aan de verenigingen en muzikanten binnen de instrumentale amateurmuziekwereld. Daarnaast biedt Vlamo ook een platform waarop deze sector zich kan bewegen, en verenigingen elkaar kunnen ontmoeten. Operationele doelstelling 1.1 Aangesloten groepen en leden kunnen bij Vlamo terecht voor correct advies en informatie. Wanneer Vlamo de juiste knowhow niet bezit wordt accuraat doorverwezen naar relevante instanties. Naar de buitenwereld toe is Vlamo het aanspreekpunt bij uitstek voor de instrumentale amateurmuzieksector. Norm

Alle vragen die worden gesteld door aangesloten muzikanten of groepen krijgen een correct antwoord of een passende doorverwijzing. Daarnaast wordt er ook proactief opgetreden door het verzamelen van relevante kennis, en een overzichtelijke weergave hiervan in het online kenniscentrum. Anderzijds biedt Vlamo ook een antwoord op alle vragen die van buitenaf over de sector worden gesteld.

Indicatoren

Het aantal correct beantwoorde vragen en doorverwijzingen Het aantal artikels in het online kenniscentrum

Tijdstip evaluatie

Jaarlijks, in het werkingsverslag

Partners

Houders van inhoudelijke expertise (o.a. Kunstenloket, VSDC,…)

Proceshouder

Beleidsverantwoordelijke advies & vorming

Operationele doelstelling 1.2 Vlamo biedt haar leden relevante documentatie aan. Deze documentatie is zeer toegankelijk, en komt tegemoet aan de noden van de aangesloten leden. Norm

Vlamo biedt een ruime hoeveelheid documentatie aan, in eerste instantie gericht op muzikale ondersteuning. Het gaat hier vooral over partituren, opnames, concertcommentaren, maar ook boeken en tijdschriften. Het aanbod is vlot toegankelijk via het internet. Hierbij is ook nadrukkelijk aandacht voor het muzikale erfgoed. In de mate van het mogelijke wordt het aanbod gedigitaliseerd. Gekoppeld aan dit aanbod is er de mogelijkheid tot inhoudelijk deskundig advies.

Indicatoren

De aangeboden documentatie, en de relevantie ervan

Tijdstip evaluatie


Partners

Muziekuitgeverijen, vaktijdschriften, informaticabedrijf voor digitale otsluiting

Proceshouder

Medewerker documentatiecentrum


Operationele doelstelling 1.3 Vlamo biedt aan haar leden een verzekeringspakket aan dat minstens tegemoet komt aan de gebruikelijke noden van haar doelgroep. Dit aanbod wordt steeds aangepast aan de veranderende situatie en noden binnen de sector. Norm

Iedere bij Vlamo aangesloten vereniging ontvangt, begrepen in het lidmaatschap, een basisverzekering die minimaal beantwoordt aan de wettelijke bepalingen inzake het vrijwilligerswerk. Bijkomende relevante verzekeringen worden optioneel aangeboden. De schadegevallen worden binnen een redelijk tijdsbestek behandeld.

Indicatoren

Aantal aangeboden opties, aantal afgesloten polissen Aantal opgevolgde schadedossiers.

Tijdstip evaluatie


Partners

Verzekeringsmaatschappijen

Proceshouder

Directie-adviseur.

Operationele doelstelling 1.4 In bepaalde materies, zoals bijvoorbeeld ledenwerving of lokale promotie, is lokale actie door de verenigingen vereist. Vele verenigingen weten echter niet hoe ze hiermee aan de slag moeten. Vlamo verzamelt de knowhow, en biedt deze aan in de vorm van concrete werkingstools, waarmee de verenigingen binnen de sector zelf aan de slag kunnen. In eerste instantie worden bestaande tools verzameld en geselecteerd. Eventuele hiaten worden opgevuld met zelf te ontwikkelen tools.. Norm

Vlamo biedt minstens voor de thema’s ledenwerving, cultuureducatie in het dagonderwijs en lokale promotie een werkbare tool aan, die de verenigingen gemakkelijk kunnen inzetten in hun eigen omgeving.

Indicatoren

Aantal verzamelde en ontwikkelde tools Gebruik van deze tools: aantal aanvragen voor de aangeboden pakketten

Tijdstip evaluatie

2013 – 2016

Partners

Mogelijk externe deskundigen

Proceshouder

Beleidsmedewerker advies & vorming


Operationele doelstelling 1.5 Vlamo biedt een platform, waar ruimte is voor interactie tussen de aangesloten leden. Zo wordt effectief gebruik gemaakt van het grote netwerk dat bestaat, en waar zeer veel knowhow aanwezig is. De provinciale afdelingen hebben hierin een belangrijke opdracht. Ook het internet heeft hierbij een voorname functie. Norm

De provinciale afdelingen organiseren minstens tweejaarlijks een moment waarop verenigingen mekaar kunnen ontmoeten rond een bepaald thema. Tegen eind 2012 is er duidelijkheid op welke manier een online platform kan worden ingeschakeld

Indicatoren

Het aantal georganiseerde overlegmomenten De realisatie van een online platform

Tijdstip evaluatie

Tweejaarlijks 2012 (online platform)

Partners

Aangesloten verenigingen, externe deskundigen

Proceshouder

Beleidsmedewerker advies & vorming (coördinatie) Provinciale afdelingen Werkgroep website (online platform)

Operationele doelstelling 1.6 Vlamo fungeert als schakel tussen de instrumentale amateurmuzieksector en de overheid, zowel op federaal, Vlaams, provinciaal als locaal niveau, of andere relevante partners. Norm

Vlamo treedt in contact met de verschillende overheidsniveaus in België, naargelang het thema en de bevoegdheden. Wanneer de nood ontstaat contact te zoeken met andere partners, speelt Vlamo hier op in. Vaste partners in dit verhaal zijn zeker de overige amateurkunstensector, het deeltijds kunstonderwijs en het dagonderwijs.

Indicatoren

Contacten met de verschillende overheden Contacten met andere partners

Tijdstip evaluatie


Partners

Federale, Vlaamse, provinciale en lokale overheden Externe partners

Proceshouder

Algemeen directeur (voornamelijk federale en Vlaamse overheid) Provinciale afdelingen (provinciale en lokale overheden)


Strategische doelstelling 2: Werken aan artistieke kwaliteit Vlamo blijft werken aan de bevordering van de artistieke kwaliteit binnen alle disciplines die de Vlaamse instrumentale amateurmuzieksector rijk is. Operationele doelstelling 2.1 Vlamo onderschrijft het belang van het kwaliteitsmetende en kwaliteitsverbeterende element in wedstrijden en evaluatieconcerten, en blijft zoeken naar relevante modellen. Hierbij wordt rekening gehouden met de eigenheid van de verschillende disciplines. Norm

Voor elke discipline wordt minstens om de twee jaar een evenement georganiseerd waarbij kwaliteitsmeting en kwaliteitsverbetering centraal staan. Telkens wordt de formule aangepast aan de eigenheden van de verschillende disciplines.

Indicatoren

Aantal deelnemers aan de evenementen

Tijdstip evaluatie

Jaarlijks in het werkingsverslag

Partners

-

Proceshouder

Beleidsmedewerker projecten & evenementen Artistieke stuurgroepen Provinciale afdelingen

Operationele doelstelling 2.2 Het vormingspakket van Vlamo biedt steeds een meerwaarde ten opzichte van het bestaande aanbod in DKO, kunsteducatieve organisaties en verenigingsleven, en komt tegemoet aan concrete noden binnen de sector. Norm

Basisvorming muziek en instrument worden voldoende aangeboden in het DKO en het alternatieve circuit. Vlamo mag hiertegen niet concurreren, maar moet complementair werken. Er is jaarlijks een vormingspakket verspreid over de verschillende provincies. Hierbij is zowel aandacht voor artistieke als organisatorische onderwerpen

Indicatoren0

Aantal georganiseerde vormingen Aantal deelnemers

Tijdstip evaluatie


Partners

Externe deskundigen

Proceshouder

Beleidsmedewerker advies & vorming Artistieke stuurgroepen


Operationele doelstelling 2.3 Vlamo moet niet alleen zelf voor vernieuwing zorgen, maar ook vernieuwing binnen de sector stimuleren. Daarom ondersteunt Vlamo waardevolle projecten van verenigingen die een meerwaarde bieden aan de reguliere werking binnen de sector. Norm

Waardevolle projecten van aangesloten verenigingen ontvangen advies en financiële en promotionele ondersteuning. De beoordeling van deze projecten gebeurt op basis van een duidelijk reglement en beoordelingsproces.

Indicatoren

Aantal ondersteunde projecten Meerwaarde van de ondersteunde projecten

Tijdstip evaluatie


Partners

Lokale groepen

Proceshouder

Beoordelingsstuurgroep projecten

Operationele doelstelling 2.4 Vlamo stimuleert de aanhoudende vernieuwing van het repertoire, met aandacht voor alle disciplines en alle niveaus. Norm

Vlamo zorgt voor de realisatie van nieuwe composities door middel van compositiewedstrijden en/of opdrachten.

Indicatoren

Aantal nieuwe composities

Tijdstip evaluatie


Partners

Uitgeverijen, buitenlandse muziekorganisaties: o.a. Muziekuitleencentrum Gelderland, ONFK, NBK, WMC (allen NL)

Proceshouder

Artistieke stuurgroepen


Strategische doelstelling 3: Een duidelijk profiel creëren Vlamo bezorgt, door middel van een doortastend communicatiebeleid, en de professionele organisatie van evenementen en projecten, een duidelijker profiel aan de instrumentale amateurmuzieksector. Operationele doelstelling 3.1 Vlamo heeft een onderbouwd en gestructureerd communicatiebeleid, dat gebaseerd is op een duidelijke langetermijnvisie, en verankerd is in een helder communicatieplan. Norm

Tegen eind 2013 is er een communicatieplan, dat de communicatieaanpak van Vlamo aanstuurt

Indicatoren

Aanwezigheid van het plan

Tijdstip evaluatie

2013

Partners

-

Proceshouder

Beleidsmedewerker communicatie

Operationele doelstelling 3.2 De communicatie van Vlamo is aangepast aan de moderne technieken: er wordt intensief gebruik gemaakt van het internet en de nieuwe media. Ook multimedia en audiovisueel materiaal worden ingezet om de zichtbaarheid te vergroten. Norm

In mei 2012 gaat de nieuwe website online, die het centrum is van de online communicatie van Vlamo. Daarnaast is de facebookpagina een communicatie-instrument dat actief wordt ingezet. Mogelijkheden voor het gebruik van andere sociale media, multimedia en audiovisueel materiaal dienen te worden onderzocht.

Indicatoren

Aantal bezoekers website, aantal leden facebookgroep Tevredenheidsonderzoek binnen de verschillende lagen van de Vlamo-organisatie.

Tijdstip evaluatie

Eind 2012: evaluatie website Permanent

Partners

anaXis (ontwikkelaar website)

Proceshouder



Operationele doelstelling 3.3 Vlamo organiseert projecten en evenementen die spontaan aandacht opeisen, zowel van pers en media als van het brede publiek. Norm

Vlamo organiseert in de komende beleidsperiode minstens drie grote projecten, die het potentieel hebben om aandacht van pers en het grote publiek te trekken.

Indicatoren

Publiekbereik, aandacht in de pers

Tijdstip evaluatie


Partners

-

Proceshouder

Beleidsmedewerker projecten & evenementen

Operationele doelstelling 3.4 Om de toekomst van de instrumentale amateurmuzieksector te verzekeren, krijgen acties ter bevordering van de instroom en herinstroom van muzikanten een voorname plaats in de werking van Vlamo. Norm

Vlamo onderzoekt welke mogelijkheden er zijn om instroom en herinstroom van muzikanten te bevorderen, en zet de resultaten om in concrete acties.

Indicatoren

Aantal opgezette acties

Tijdstip evaluatie


Partners

Externe deskundigen

Proceshouder


Operationele doelstelling 3.5 Vlamo onderhoudt een internationaal netwerk, waarbij informatie-uitwisseling voorop staat. Ook wordt, waar mogelijk, ondersteuning gegeven aan grensoverschrijdende initiatieven. Norm

Vlamo neemt deel aan relevante internationale netwerken (o.a. EBBA, EGMA, WFAO, EMC,…) Daarnaast zoekt Vlamo naar interessante partners, waarmee gezamenlijk overleg, en mogelijke initiatieven kunnen worden opgezet.

Indicatoren

Deelname aan internationaal overleg Aantal internationale initiatieven.

Tijdstip evaluatie


Partners

Internationale organisaties

Proceshouder

Algemeen directeur Artistieke stuurgroepen (voor specifieke initiatieven)


Strategische doelstelling 4: Een sterke en duidelijke organisatie Vlamo is een sterke, duidelijke en doeltreffende organisatie, die ten volle de belangen van de instrumentale amateurmuzieksector kan behartigen. Operationele doelstelling 4.1 Vlamo heeft een transparante structuur, waarin verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk en evenwichtig verdeeld zijn. Het belang van de integrale amateurmuzieksector staat hierbij centraal. Norm

Er is een duidelijk organisatieplan, waarbinnen de taken en verantwoordelijkheden duidelijk worden toegewezen.

Indicatoren

Alle actoren binnen de organisatie kennen hun taken en bevoegdheden, en voeren deze zo stipt mogelijk uit.

Tijdstip evaluatie

Permanent

Partners

-

Proceshouder

Algemeen directeur Voorzitters van de verschillende deelstructuren

Operationele doelstelling 4.2 Vlamo voert een eenduidig intern communicatiebeleid, waarbij doelgericht overleg plaatsvindt tussen de verschillende deelstructuren.

gestructureerd

en

Norm

Er is duidelijkheid over de communicatiestromen binnen de organisatie. Deze loopt vlot, en volgens de juiste kanalen. Er is overleg tussen de verschillende deelstructuren, zodat er voldoende afstemming is tussen de verschillende niveaus binnen Vlamo.

Indicatoren

Alle actoren binnen de organisatie weten hoe ze welbepaalde informatie moeten bestemmen. Het programma van Vlamo vertoont samenhang, zonder conflicten tussen verschillende deelstructuren.

Tijdstip evaluatie

Permanent

Partners

-

Proceshouder

Algemeen directeur


Operationele doelstelling 4.3 Alle vrijwilligers en personeelsleden zijn mede verantwoordelijk voor de kwalitatieve uitstraling van de organisatie. Dit engagement is niet vrijblijvend. Hiertoe worden alle rechten en plichten vastgelegd in een vrijwilligersplan en een personeelsplan. Norm

Tegen eind 2012 bestaat er een integraal personeelsplan. Ten laatste in 2013 is er een vrijwilligersplan.

Indicatoren

De plannen zijn op tijd gefinaliseerd

Tijdstip evaluatie

2012 – 2013 Permanente opvolging

Partners

-

Proceshouder

Algemeen directeur

Operationele doelstelling 4.4 Vlamo rationaliseert haar werking, gebaseerd op een doorgedreven, projectmatige aanpak. Hierdoor wordt ruimte vrijgemaakt voor nieuwe uitdagingen. Norm

In 2012 wordt een processtructuur opgesteld, aan de hand waarvan alle activiteiten van Vlamo worden getoetst. Dit leidt tot een stroomlijning van de gehele werking. Deze werking zal praktisch geïmplementeerd worden in de datastructuur en procesflow als ruggengraat waarop ook de website gestoeld is.

Indicatoren

De projectmatige aanpak wordt geïntroduceerd met formele rapportering binnen de Raad van Bestuur.

Tijdstip evaluatie

Permanent

Partners

-

Proceshouder

Algemeen directeur


OPVOLGING EN EVALUATIE Dit beleidsplan moet, meer dan in het verleden, de leidraad zijn voor alle Raden van Bestuur, stuurgroepen en werkgroepen van Vlamo, op welk niveau ze ook actief zijn. Het biedt een kader voor het sturen en beheersen van de organisatie. Toch zal Vlamo zich slechts in de goede richting ontwikkelen als het beleidsplan wordt opgevolgd en er tijdig wordt gecheckt of de beoogde doelstellingen tegen het einde van de beleidsperiode worden gehaald. Tussentijdse metingen en evaluaties zijn dus nodig. • • • • •

• •

De medewerkers bepalen in overleg met het beleid zelf hun resultaatsindicatoren voor het beleidsplan en de jaarplannen Deze resultaatsindicatoren vormen het basismateriaal voor de functioneringsgesprekken Er worden halfjaarlijks formele vergaderingen belegd voor de opvolging, evaluatie en bijsturing van de actiepunten uit de jaarplannen De resultaten en metingen worden gebundeld, als basis voor het jaarverslag De medewerkers die de verantwoordelijkheid dragen voor de operationele doelstellingen of actiepunten centraliseren de tussenmetingen en bepalen de frequentie van de opvolging ervan De trefpuntmedewerkers maken de metingen op tegen de vastgestelde data Het beleidsplan wordt jaarlijks opgevolgd en tussentijds geëvalueerd door het personeel en de Raad van Bestuur


BIJLAGE 1: STATUTEN De algemene vergadering van de vzw Vlamo, bijeengekomen in Oostende op 22 oktober 2005, heeft beslist haar statuten, gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad van 3 december 2003, met ingang van 1 januari 2006 te wijzigen als volgt: BENAMING Art. 1. De vereniging draagt als naam vzw. “Vlaamse amateurmuziekorganisatie”, afgekort “Vlamo”. Deze naam moet voorkomen in alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders en andere stukken uitgaande van de vereniging, onmiddellijk voorafgegaan of gevolgd door de woorden “vereniging zonder winstoogmerk” of door de afkorting “vzw”, met nauwkeurige aanwijzing van de zetel. In internationale contacten wordt de benaming “Flemish Association of Music Bands and Musicians” gebruikt. ZETEL Art. 2. De zetel wordt gevestigd in de Bijlokekaai 8, 9000 Gent, gelegen in het gerechtelijk arrondissement Gent. DOEL Art. 3. De vereniging heeft tot doel, met uitsluiting van enig winstoogmerk, de amateurmuziekbeoefening binnen de Vlaamse Gemeenschap te organiseren en te bevorderen en dit onafhankelijk van elke ideologische en filosofische strekking. De vereniging organiseert, structureert, begeleidt en ondersteunt alle factoren, actief in het werkveld van de amateurmuziekbeoefening, teneinde hen een zo groot mogelijke muzikale, culturele en sociale zelfontplooiing en voldoening te bezorgen, zowel individueel als in groep. De vereniging bundelt alle krachten voor de promotie van de amateurmuziekbeoefening in het algemeen. Art. 4. In die zin mag zij ook, op bijkomstige wijze, zekere economische activiteiten uitoefenen op voorwaarde dat de opbrengst daarvan uitsluitend wordt besteed aan het doel. DUUR Art. 5. De vereniging wordt opgericht voor onbepaalde duur en kan te allen tijde worden ontbonden. LEDEN Art. 6. § 1. De vereniging bestaat uit werkende leden en toetredende leden. De werkende leden vormen de algemene vergadering. Alleen de werkende leden genieten van alle rechten en plichten, zoals hieronder vermeld. § 2. Het aantal werkende leden is onbeperkt, maar moet ten minste drie bedragen. Als werkend lid kan toetreden, iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die als dusdanig door de Raad van Bestuur wordt aanvaard op basis van volgende verdeelsleutel: acht leden aangeduid door elk van de vijf Vlaamse provinciale Vlamo-vzw’s, vier leden aangeduid door Vlamo Brussels Gewest vzw en maximaal twintig leden aangeduid vanuit de verschillende disciplinaire stuurgroeps. Hun mandaat begint op 1 januari 2006 en duurt vijf jaar. Uitsluiting van leden geschiedt op de wijze bepaald in art. 12 van de wet van 2 mei 2002. § 3. De Raad van Bestuur mag ook toetredende, beschermende en ereleden aannemen. Deze zijn geen lid in de zin van de wet; hun rechten en verplichtingen worden geregeld door het intern


reglement, opgesteld door de Raad van Bestuur en goedgekeurd door de algemene vergadering. § 4. De lidmaatschapsbijdrage wordt door de algemene vergadering vastgesteld, maar mag niet meer dan 125 EUR per jaar bedragen. § 5. In geen geval zijn de werkende leden persoonlijk aansprakelijk voor de verbintenissen van de vereniging. Een werkend lid dat ontslag neemt of dat wordt uitgesloten en zijn rechtsopvolgers, kunnen geen aanspraak maken op het vermogen van de vereniging. ALGEMENE VERGADERING Art. 7. De algemene vergadering bestaat uit alle leden. Elk lid beschikt over één stem. Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid. Bij gelijkheid van stemmen, is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Art. 8. De algemene vergadering is bevoegd voor: de wijziging van de statuten de benoeming en afzetting van de bestuurders de benoeming en afzetting van de commissarissen en het bepalen van hun bezoldiging ingeval een bezoldiging wordt toegekend 4. de kwijting aan de bestuurders en de commissarissen 5. de goedkeuring van de begroting en van de rekening 6. de ontbinding van de vereniging 7. de uitsluiting van een lid 8. de omzetting van de vereniging in een vennootschap met sociaal oogmerk 9. het bekrachtigen van de interne reglementen 10. alle gevallen waarin de statuten dat vereisen

1. 2. 3.

Art. 9. De algemene vergadering vergadert ten minste éénmaal per jaar. Zij wordt bijeengeroepen en functioneert overeenkomstig de artikelen 5 tot 8, 12, 20 en volgende van de wet. Art. 10. Elk werkend lid kan zich bij volmacht op de vergadering laten vertegenwoordigen door een ander werkend lid, volgens de procedure bepaald in het interne reglement. Art. 11. Leden met een wettig belang kunnen te allen tijde de notulen van de algemene vergadering raadplegen op de zetel van de vereniging of een kopie ervan op de provinciale steunpunten. RAAD VAN BESTUUR Art. 12 § 1. De vereniging wordt bestuurd door een Raad van Bestuur van ten minste tien werkende leden, benoemd door de algemene vergadering en te allen tijde door deze afzetbaar. § 2. De Raad van Bestuur wordt aangesteld uit telkens vier leden namens de vijf Vlaamse provinciale Vlamo-vzw’s en twee leden namens Vlamo Brussels Gewest vzw, voor te dragen door de algemene vergadering van de met Vlamo gelieerde rechtspersonen. § 3. De aldus samengestelde Raad van Bestuur kan vervolgens bijkomend minimaal vier en maximaal tien leden coöpteren die door hun deskundigheid een bestuurlijke en/of artistieke meerwaarde voor de vereniging kunnen betekenen. § 4. Alle mandaten beginnen op 1 januari 2006 en duren vijf jaar. § 5. Tussentijds openvallende bestuursmandaten worden voor de resterende periode ingevuld, rekening gehouden met de hierboven vermelde principes. § 6. Aanvullende bepalingen inzake de voorwaarden tot aanstelling van bestuurders worden geregeld door het intern reglement. Art. 13. § 1. De Raad van Bestuur vertegenwoordigt en verbindt de vereniging, zonder bijzondere machtiging van de algemene vergadering, in alle gerechtelijke en buitengerechtelijk handelingen,


met inbegrip van daden van beschikking en voor alles wat niet tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoort. § 2. De Raad van Bestuur is aldus bevoegd voor alle roerende en onroerende rechtshandelingen: verkopen en kopen, lenen en uitlenen, alle handels- en bankverrichtingen, hypotheek verlengen, hypotheek opheffen, kwijting geven, kortom de vereniging op de meest uitgebreide wijze en in alle omstandigheden geldig verbinden. § 3. Tegenover derden volstaat, opdat de vereniging geldig zou zijn vertegenwoordigd, de gezamenlijke handtekening van twee bestuurders, door de Raad van Bestuur daartoe aangeduid. § 4. De Raad van Bestuur kan één of meer van zijn bevoegdheden overdragen aan één of meerdere bestuurders, alsook aan derden. § 5. Alle bevoegdheden die niet door de wet, door de statuten of door het interne reglement zijn toegewezen aan de algemene vergadering, worden uitgeoefend door de Raad van Bestuur. § 6. Bij staking van stemmen, is de stem van de voorzitter doorslaggevend. § 7. Alle mandaten van bestuurder zijn onbezoldigd. DAGELIJKS BESTUUR Art 14. § 1. De Raad van Bestuur kiest uit zijn leden een voorzitter, op basis van de kandidaturen die worden ingediend bij het uittredende dagelijks bestuur. De verkozen voorzitter neemt een neutrale en onafhankelijke positie in t.o.v. de provinciale structuren. § 2. Vervolgens kiest de Raad van Bestuur een dagelijks bestuur van zes leden die elk een andere provincie vertegenwoordigen. § 3. De aldus gevormde groep coöpteert daarna één bestuurder uit de groep van de gecoöpteerde deskundigen. § 4. Tenslotte kan het dagelijks bestuur nog maximaal twee bijkomende leden coöpteren met het oog op het vervullen van specifieke verantwoordelijkheden. § 5. Hun mandaat begint op 1 januari 2006 en duurt vijf jaar. § 6. De leden van het dagelijks bestuur nemen de functie van voorzitter, ondervoorzitter(s), secretaris en penningmeester op zich. § 7. Tussentijds openvallende mandaten als lid van het dagelijks bestuur worden ingevuld volgens de hierboven vermelde principes. § 8. De personen die met het dagelijks bestuur zijn belast, gaan geen persoonlijke verplichting aan inzake de verbintenissen die de vereniging aangaat. REKENINGEN, ONTBINDING EN VEREFFENING Art. 15. Het boekjaar loopt van 1 januari tot 31 december. Het eerste boekjaar loopt van de datum van oprichting tot 31 december van het volgende kalenderjaar. Art. 16 § 1. Ieder jaar en ten laatste binnen zes maanden na afsluiting van het boekjaar, legt de Raad van Bestuur de jaarrekening van het voorbije boekjaar, opgemaakt overeenkomstig de wet, alsook de begroting van het volgende boekjaar, ter goedkeuring aan de algemene vergadering voor. § 2. De vereniging voert een boekhouding volgens de bepalingen van de wet. § 3. De vereniging belast één of meer commissarissen, onder wie een erkend bedrijfsrevisor, met de controle van de financiële toestand volgens de bepalingen van de wet. Art. 17. In geval van ontbinding van de vereniging zal de algemene vergadering het vermogen bestemmen tot een doel dat aansluit bij de doelstelling van de vereniging, stelt ze één of meerdere vereffenaars aan en bepaalt ze hun bevoegdheden.


INTERNE REGLEMENTEN Art. 18. Interne reglementen worden opgemaakt en/of aangepast door de Raad van Bestuur. Deze reglementen dienen met een eenvoudige meerderheid bekrachtigd te worden door de algemene vergadering. TAAL Art. 19. In al zijn contacten binnen de Vlaamse Gemeenschap en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest gebruikt de vereniging uitsluitend de Nederlandse taal. SLOTBEPALING Art; 20. Op al wat niet door deze statuten wordt geregeld, is de wet van 27 juni 1921 en latere wijzigingen van toepassing. Opgemaakt en goedgekeurd te Oostende op 22 oktober 2005.


BIJLAGE 2: INTERN REGLEMENT (Goedgekeurd op de stichtingsvergadering d.d. 15 december 2001, en gewijzigd op de algemene vergadering van 18 december 2011) Dit intern reglement is een toepassing van artikel 18 van de statuten.

Structuur Algemene vergadering Samenstelling De algemene vergadering wordt samengesteld uit telkens acht leden namens de vijf Vlaamse provinciale Vlamo-vzw’s, vier leden namens Vlamo Brussels Gewest vzw, voor te dragen door de algemene vergadering van de met Vlamo gelieerde rechtspersonen, en telkens ten minste twee leden namens de artistieke stuurgroepen, voor te dragen door deze stuurgroepen, met een maximum van 20 leden namens de artistieke stuurgroepen. Een lid van de algemene vergadering, dat werd benoemd op basis van de voordracht door een van de 6 provinciale Vlamo vzw's, moet aan de algemene vergadering worden voorgelegd voor ontslag, indien het lid ontslag heeft genomen als lid van de betrokken Vlamo vzw. Voortijdige vervanging Bij voortijdige ontslagname van een werkend lid wordt, ter voleindiging van het begonnen mandaat, een vervanger voorgedragen door de deelstructuur die het ontslagnemende lid heeft aangeduid. Voorwaarden voor het aanvaarden en ontslaan van werkende leden Kandidaat-werkende leden worden voorgedragen door een brief, gericht aan de voorzitter, en ondertekend door ten minste twee werkende leden. Rechten en plichten van de werkende leden Naast de rechten en plichten zoals bepaald in de wet van 1921 en in de statuten, engageren de leden zich om de beleidsopties van de organisatie te helpen realiseren en te verspreiden binnen de doelgroep. Bevoegdheden De algemene vergadering is bevoegd voor: •

de wijziging van de statuten

•

de benoeming en afzetting van de bestuurders

•

de benoeming en afzetting van de commissarissen en het bepalen van hun bezoldiging ingeval een bezoldiging wordt toegekend

•

de kwijting aan de bestuurders en de commissarissen

•

de goedkeuring van de begroting en van de rekening

•

de ontbinding van de vereniging

•

de uitsluiting van een lid

•

de omzetting van de vereniging in een vennootschap met sociaal oogmerk

•

het bekrachtigen van de interne reglementen

•

alle gevallen waarin de statuten dat vereisen


Raad van Bestuur Samenstelling De Raad van Bestuur wordt aangesteld uit telkens vier leden namens de vijf Vlaamse provinciale Vlamo-vzw’s en twee leden namens Vlamo Brussels Gewest vzw, voor te dragen door de algemene vergadering van de met Vlamo gelieerde rechtspersonen. De aldus samengestelde Raad van Bestuur kan vervolgens bijkomend minimaal vier en maximaal tien leden coöpteren die door hun deskundigheid een bestuurlijke en/of artistieke meerwaarde voor de vereniging kunnen betekenen. Een lid van de Raad van Bestuur, dat werd benoemd op basis van de voordracht door een van de 6 provinciale Vlamo vzw's, moet aan de algemene vergadering worden voorgelegd voor ontslag, indien het lid ontslag heeft genomen als lid en/of bestuurder van de betrokken Vlamo vzw. Voortijdige vervanging Bij voortijdige ontslagname van een lid van de Raad van Bestuur wordt, ter voleindiging van het begonnen mandaat, een vervanger voorgedragen door de deelstructuur die het ontslagnemende lid heeft aangeduid. Bij coöptatie kan de Raad van Bestuur zelf op zoek gaan naar een vervanger. Procedure Kandidaat-bestuurders worden voorgedragen door een brief, gericht aan de voorzitter, en ondertekend door ten minste één bestuurder. Voorwaarden voor het aanvaarden en ontslaan van leden van de Raad van Bestuur Een lid van de Raad van Bestuur dat minder dan een derde van de vergaderingen van het burgerlijk jaar heeft bijgewoond, kan aan de algemene vergadering voor ontslag worden voorgedragen. Bevoegdheden De Raad van Bestuur is het ultieme beslissingsorgaan, met uitzondering van de wettelijke bevoegdheden voorbehouden aan de algemene vergadering. De belangrijkste bevoegdheden van de Raad van Bestuur zijn: • •

het bepalen van de strategie van de organisatie en de waarden, procedures en beleidslijnen die noodzakelijk zijn om de doelstellingen van Vlamo te realiseren het verkiezen van de voorzitter en de zes provinciale vertegenwoordigers in het dagelijks bestuur

•

het aanstellen en ontslaan van de directie van de organisatie en van de personeelsleden met een contract van onbepaalde duur

•

toezicht houden op de werking van het dagelijks bestuur

•

er voor zorgen dat Vlamo aangepaste systemen en procedures toepast en de van toepassing zijnde waarden, procedures, beleidslijnen en wetten naleeft

•

de rekeningen die op de algemene vergadering worden voorgesteld controleren en voorbereiden

•

beslissing over investeringen, desinvesteringen of transacties die de bevoegdheden van het dagelijks bestuur overschrijden

•

beslissen over voorstellen die aan de algemene vergadering worden voorgelegd

•

de eigen prestaties en de doeltreffendheid van de werking van de organisatie op regelmatige tijdstippen controleren en beoordelen

•

het delegeren van bevoegdheden aan het dagelijks bestuur


Deontologie Bij de uitoefening van hun verplichtingen dienen de bestuurders elke belangenvermenging te vermijden. Als een dergelijke belangenvermenging zou optreden, dienen ze de voorzitter van de Raad van Bestuur onmiddellijk op de hoogte te brengen en mogen ze niet deelnemen aan de beslissing waarvoor de belangenvermenging is opgetreden. Vergaderingen De Raad van Bestuur vergadert minimaal vijf maal per jaar. De agenda wordt opgesplitst in 1.

akteneming notulen dagelijks bestuur (doel: informeren over beslissingen DB)

2.

formeel te beslissen punten (cfr. bevoegdheden)

3.

informele punten, zoals •

bespreking en aftoetsen van de mogelijke strategische opties

•

bespreking en aftoetsen van operationele doelstellingen en actiepunten

•

rapportering vanuit stuurgroeps en werkgroepen

Indien de behandeling van een informeel punt aanleiding geeft tot formeel te nemen beslissingen, dan worden die geagendeerd op een volgende bijeenkomst van de RvB. Dagelijks bestuur Samenstelling •

De Raad van Bestuur kiest uit zijn leden een voorzitter, op basis van de kandidaturen die worden ingediend bij het uittredende dagelijks bestuur. De verkozen voorzitter neemt een neutrale en onafhankelijke positie in t.o.v. de provinciale structuren.

•

Vervolgens kiest de Raad van Bestuur een dagelijks bestuur van zes leden die elk een andere provincie vertegenwoordigen.

•

De aldus gevormde groep coöpteert daarna één bestuurder uit de groep van de gecoöpteerde deskundigen.

•

Tenslotte kan het dagelijks bestuur nog maximaal twee bijkomende leden coöpteren met het oog op het vervullen van specifieke verantwoordelijkheden.

Voorwaarden voor het aanvaarden en ontslaan van leden van het dagelijks bestuur •

Binnen het dagelijks bestuur kunnen geen personen zetelen die familie zijn (in de eerste graad) van personeelsleden.

•

Een lid van het dagelijks bestuur dat minder dan een derde van de vergaderingen van het burgerlijk jaar heeft bijgewoond, kan door de Raad van Bestuur worden ontslagen.

Bevoegdheden De Raad van Bestuur delegeert volgende bevoegdheden aan het dagelijks bestuur: •

De uitvoering van alle beslissingen, goedgekeurd door de Raad van Bestuur

•

Het voeren van de aanwervingprocedures en het afsluiten van arbeidsovereenkomsten, conform de aanwervingbeslissingen.

•

Het beslissen over aanwervingen van bepaalde duur (tot maximum twee jaar), voor een bepaald werk en voor een vervanging. Deze beslissingen worden ter kennisgeving aan de Raad van Bestuur voorgelegd.


•

Inzake personeelsbeleid: o o o

o

•

Het bepalen van de functierelevante criteria op basis waarvan de evaluatie zal gebeuren; Het aanduiden van wie zal optreden als coach bij het voeren van het functioneringsgesprek; In het geval er twee opeenvolgende ongunstige evaluaties zijn, het beslissen of: De medewerker binnen zijn functie blijft functioneren; Na overleg met de medewerker een andere functie zal worden uitgeoefend die beter beantwoordt aan zijn capaciteiten; Aan de Raad van Bestuur zal voorgesteld worden om de medewerker te ontslaan; Het nemen van alle vereiste beslissingen i.v.m. vorming: Het ontwikkelen van een visie op vorming en het uitstippelen van een vormingsbeleid Het bepalen van de vormingsplicht Het bekrachtigen van een vormingsplan Het beslissen van de aanvragen tot vorming Het wijzigingen van de normen inzake dienstvrijstelling Het bepalen van een individuele regeling inzake vormingskosten voor medewerkers die geen arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur hebben Het bepalen van de dagen waarop collectief vakantie wordt genomen

Investeringen, zoals de aankoop van uitrusting, technologieën, diensten en gelijkaardige investeringen voor een bedrag van minder dan 10.000 euro

Vergaderingen Het dagelijks bestuur vergadert in principe elke maand (uitgezonderd de vakantiemaanden). Specifieke mandaten De voorzitter De voorzitter bepaalt de agenda van het dagelijks bestuur en de Raad van Bestuur, in overleg met de directie. De voorzitter is verantwoordelijk voor de efficiënte werking van de bestuursorganen en dient ervoor te zorgen dat de Raad van Bestuur zijn bestuur- en toezichtopdrachten vervult. De voorzitter treedt op als belangrijkste contactpunt tussen de bestuurders en de directie, vooral met betrekking tot belangrijke lopende projecten. Binnen het kader van zijn functie oefent de voorzitter volgende bevoegdheden uit: •

Controle op de uitvoering van de beslissingen van de Raad van Bestuur en het dagelijks bestuur

•

Controle op de operationele leiding van de organisatie

•

Beslissingsrecht, binnen het budgettaire kader, in alle dringende zaken waarvoor niet kan worden gewacht op de eerstvolgende zitting van de Raad van Bestuur/dagelijks bestuur. Deze beslissingen moeten medegedeeld worden op de eerstvolgende vergadering.

•

Geldig ondertekenen van alle briefwisseling die geen onvoorziene uitgaven meebrengt en die niet inherent is aan het dagelijkse bestuur van de organisatie

De secretaris De secretaris staat de voorzitter en de Raad van Bestuur bij in hun verplichtingen.


De secretaris dient er voor te zorgen dat de procedures voor de Raad van Bestuur worden nageleefd en dat de Raad van Bestuur handelt in overeenstemming met zijn verplichtingen volgens de wet, de statuten en het intern reglement. De opmaak van de notulen van de vergaderingen van de bestuursorganen valt onder de verantwoordelijkheid van de secretaris. De penningmeester De penningmeester staat in voor het toezicht op de financiële rapportering en het naleven van de administratieve procedures op financieel en fiscaal vlak. De beoordeling van de integriteit van de financiële rekeningen en de jaarlijkse controle op de interne controlesystemen behoren eveneens tot zijn taken. Personeel De organisatie wordt op een professionele wijze gerund. Daartoe wordt een personeelsorganogram opgesteld op verschillende niveaus: directie, beleidsmedewerkers, medewerkers, administratieve medewerkers en trefpuntmedewerkers. De directie De directie is belast met de operationele leiding van de organisatie. De directie is (nietstemgerechtigd) lid van de bestuursorganen. De directie stelt de belangrijkste strategische opties voor aan de bestuursorganen en zorgt er voor dat de beslissingen van de bestuursorganen worden uitgevoerd. De directie rapporteert geregeld aan de Raad van Bestuur over de acties die door de professionele medewerkers werden ondernemen en is verantwoordelijk voor de prestaties ervan. De directie stelt de bestuursorganen in staat hun verantwoordelijkheden op te nemen, verstrekt alle relevante informatie en blijft permanent in contact met de voorzitter van de Raad van Bestuur. De directie heeft beslissingsbevoegdheid inzake het operationeel management, binnen het kader dat hiertoe door de Raad van Bestuur wordt vastgelegd. Binnen het kader van haar contractuele opdrachten is de directie belast met wat volgt: •

Het voorafgaand onderzoek van de aan het dagelijks bestuur of de Raad van Bestuur voor te leggen zaken van interne aard

•

De uitvoering van de door de voorzitter, dagelijks bestuur of Raad van Bestuur genomen beslissingen

•

Het ondertekenen van de briefwisseling in aangelegenheden van de operationele leiding

•

Het onderhandelen inzake overeenkomsten binnen de perken van de begroting. De resultaten van deze onderhandelingen worden medegedeeld aan het dagelijks bestuur, dat beslist. De overeenkomst zelf wordt ondertekend door de voorzitter, namens de Raad van Bestuur.

•

Het waken over de naleving van de wettelijke, reglementaire plichten en deontologie binnen de organisatie en over de uitvoering van de beleids- en jaarplannen

•

De personeelsleden van het directieniveau wonen de bijeenkomsten van de bestuursorganen bij met raadgevende stem.


BEVOEGDHEDEN Raad van Bestuur, dagelijks bestuur, directie

Eén handtekening Directie

Twee handtekeningen Directie

Directie

DB

RvB

Ondertekeningsbevoegdheid

Twee handtekeningen DB

Beslissingsniveau

Item

Bestuursaangelegenheden Beslissingen i.v.m. strategische beleidsopties/doelstellingen - algemene strategie - voorbereiding beleidsplan - voorbereiding jaaractieplan

X

X

Beslissingen i.v.m. uitvoering actiepunten uit jaaractieplan

X

Beslissingen i.v.m. de dagelijkse operationele werking Personeelsaangelegenheden Aanwerving bepaalde duur Aanwerving onbepaalde duur

X X

Arbeidsovereenkomsten

X

Ontslag bepaalde duur

X

Ontslag onbepaalde duur

X

X

Contracten & financiële transacties Overeenkomsten < = € 500

X

Overeenkomsten <= € 1250

X

Overeenkomsten > € 1250 en < € 10.000 Overeenkomsten > € 10.000 Contracten m.b.t. onroerend patrimonium (aankoop, huur)

X

X

Financiële transactie (< € 1250)

Financiële transacties (> € 10.000)

X X

X

*mits elektronische goedkeuring door twee bestuurders

X X

X

Financiële transacties (> € 1250 en < € 10.000)

X

X X*

X*


Artistieke stuurgroepen De Raad van Bestuur kan besluiten tot de oprichting en ontbinden van stuurgroepen en werkgroepen die zich toeleggen op een bepaald aspect van de werking van de vereniging. Om lid te kunnen worden van een stuurgroep dient men toetredend lid te zijn. Het voorzitterschap van een dergelijke stuurgroep of werkgroep kan worden waargenomen door een werkend lid. Indien de voorzitter geen werkend lid is, dient er ten minste één werkend lid deel uit te maken van de stuurgroep of werkgroep. Elke stuurgroep kan zoveel leden tellen als nuttig wordt geacht en wordt ondersteund door een daartoe aangesteld personeelslid. Het lidmaatschap van een stuurgroep of werkgroep wordt beëindigd indien het lid schriftelijk zijn ontslag meedeelt aan de Raad van Bestuur. Een lid dat minder dan een derde van de vergaderingen heeft bijgewoond, kan door de Raad van Bestuur worden ontslagen.

Beleid Het beleid van de organisatie wordt bepaald door de algemene vergadering, op basis van de voorstellen van de Raad van Bestuur en vertrekkend vanuit het door de minister van cultuur aanvaarde beleidsplan, personeels- en financieel plan. De organisatie hecht belang aan de provinciale verankering en voorziet gelegenheden om provinciale initiatieven, passend binnen het beleidsplan, mogelijk te maken en te ondersteunen. Daartoe wordt in elke provincie een provinciale raad samengesteld, op basis van de voorstellen, geformuleerd door de provincies en aangenomen door de algemene vergadering. De juridische vertaling van de provinciale structuren gebeurt aan de hand van modelstatuten, opgemaakt door de organisatie. De provinciale werking zal financieel worden ondersteund indien hetgeen wordt bepaald in voorgaande paragraaf werd gerealiseerd.

Huisvesting Het centraal secretariaat wordt gevestigd in het Gentse en biedt voldoende ruimte voor directie, beleidsmedewerkers, medewerkers en administratieve medewerkers, het documentatiecentrum, vergaderfaciliteiten en dergelijke meer. Per provincie is er een provinciaal trefpunt waar één trefpuntmedewerker over de nodige ruimte en faciliteiten beschikt om de eerstelijnsdienstverlening aan de doelgroep te verzekeren.

Slotbepalingen Dit intern reglement kan worden aangepast door de Raad van Bestuur, en dient met een eenvoudige meerderheid bekrachtigd te worden door de algemene vergadering.


BIJLAGE 3: PERSONEELSPLAN Functiebeschrijvingen DIRECTIE Algemeen directeur Algemene coördinatie, met het oog op het realiseren van het beleidsplan. Opdrachten zijn o.a.: • • • • • • • • •

Beleidsvoorbereidend onderzoek en overleg Bewaken en opvolgen van de strategische en operationele doelstellingen De ondersteuning van vrijwilligers, actief in de beleidsorganen De organisatie en leiding/begeleiding van het centraal secretariaat en de provinciale trefpunten Externe vertegenwoordiging van de organisatie Internationale contacten Projectwerking Financieel management Interne communicatie

De algemeen directeur is belast met de bewaking van de kwaliteit van de werking van de organisatie. Hij participeert in het personeelsbeheer, staat in voor de beoordeling van het personeel en voert beoordelings- en functioneringsgesprekken. Directie-adviseur De directie-adviseur is belast met de opvolging op administratief vlak van de werking van het centrale secretariaat en de provinciale trefpunten. Opdrachten zijn o.a.: • • • • •

Coördinatie en ondersteunende begeleiding van de centrale medewerkers en de medewerkers in de trefpunten. Personeelsadministratie Hoofdredacteur tijdschrift Klankbord Externe vertegenwoordiging in samenspraak met de algemeen directeur Sponsor- en advertentiewerving

Daarnaast werkt de directie-adviseur samen met de algemeen directeur in het kader van o.m. beleidsvoorbereidende werkzaamheden. Het directiecomité zal, in onderling overleg, actief participeren aan de vergaderingen van de beleids- en beheersorganen (algemene vergadering, Raad van Bestuur, dagelijks bestuur, artistieke stuurgroepen, werkgroepen,…) en instaan voor de vlotte communicatie met het personeel. Het directiecomité is gezamenlijk verantwoordelijk voor de kwaliteitszorg, de communicatie en de dienstverlening.


BELEIDSMEDEWERKERS Beleidsmedewerker projecten en evenementen Opdrachten zijn o.m.: • • • •

Opzetten van vernieuwende projecten op landelijk niveau Coördinatie van terugkerende evenementen Begeleiden van lokale groepen bij het concipiëren van projecten Opvolging en verslaggeving werkgroepen en Artistieke Stuurgroepen

Beleidsmedewerker communicatie Opdrachten zijn o.m.: • • • • • •

Uitwerking en opvolging van het communicatieplan Actieve participatie aan de ontwikkeling van het tijdschrift, en verdere opvolging (eindredactie) Organisatorische voorbereiding van initiatieven en projecten Begeleiding promotionele activiteiten Sponsorwerving Ondersteuning bij uitwerken evenementen

Beleidsmedewerker Advies & Vorming Opdrachten zijn o.m.: • • • • • •

Behandelen en opvolgen adviesvragen van aangesloten verenigingen Verzamelen informatie en documentatie met het oog op de uitbouw van het online kenniscentrum Verzamelen en/of ontwikkelen van werkingsmaterialen voor de verenigingen Detecteren van de nood aan vorming binnen de organisatie en de discipline Volgen van de externe vormingsmarkt met het oog op het overnemen van goede, bestaande programma’s Ontwerpen van een vormingsaanbod ten behoeve van de vrijwilligers in de lokale groepen en de Vlamo-medewerkers (bestuurs- en doe vrijwilligers en professionelen)

MEDEWERKERS Medewerker ICT & administratie Opdrachten zijn o.m.: • • • • •

Informaticabeleid Stroomlijning administratieve processen Opvolgen informatisering en uniformisering van het ledenbestand Ondersteuning bieden bij organisatie van evenementen Opvolging en verslaggeving werkgroepen en artistieke stuurgroepen

Administratieve ondersteuning in samenspraak met de directie Medewerker documentatie Opdrachten zijn o.m.: • • • • •

Operationeel houden van alle muziektechnische documentatie die beschikbaar gesteld wordt in het kader van de dienstverlening Verder systematisch uitbouwen van het documentatiecentrum Participeren aan de ontsluiting van de muziekbibliotheken Promotionele initiatieven ter ondersteuning van de dienstverlening Muziektechnische medewerking aan het tijdschrift


• • •

Onderzoek en inventarisatie op muziektechnisch vlak Ondersteuning bieden bij organisatie van evenementen Opvolging en verslaggeving werkgroepen en artistieke stuurgroepen

Medewerker boekhouding Opdrachten zijn o.m.: • • • • •

Dagelijkse opvolging van de boekhouding Beheer van de kas Voorbereiding financiële verslaggeving n.a.v. bestuursbijeenkomsten Opvolging fiscale verplichtingen Opvolging en verslaggeving werkgroepen en artistieke stuurgroepen

Deze en andere opdrachten worden in eerste instantie gerealiseerd i.s.m. de algemeen directeur en in overleg met de penningmeester. Trefpuntmedewerkers Opdrachten zijn o.m.: • • • • • • • •

Administratieve ondersteuning provinciale trefpunten Rechtstreekse dienstverlening naar de basis Provinciale communicatie (o.a. opmaak provinciale editie tijdschrift, promotie activiteiten, perscontacten...) Verslaggeving en opvolging provinciale raden van bestuur Voorbereiding en opvolging initiatieven op nationaal en provinciaal vlak Dagelijkse opvolging financieel beheer provinciaal trefpunt i.s.m. medewerker boekhouding Opvolging ongevalaangiftes verenigingen Afhandeling bestellingen eretekens

Administratieve medewerkers Opdrachten zijn o.m.: • • •

Administratieve en logistieke ondersteuning centraal secretariaat en trefpunten Rechtstreekse dienstverlening naar de basis Voorbereiding en opvolging initiatieven op nationaal en provinciaal vlak


Personeelsbestand op 1 oktober 2011

Niveau

Functie

Naam

Directie

Algemeen directeur

Pieter Meuwissen

Directie-adviseur

Jozef Alpaert

Beleidsmedewerker projecten & evenementen

Jan Matthys


Elke Vermeire


NN

Medewerker ICT & administratie

Wim Van der Cruys

Medewerker documentatiecentrum

Martin Gobyn

Medewerker boekhouding

Paul De Decker

Administratief medewerker


Koen Wijnant


Hilde Sandra

Trefpuntmedewerker

Trefpunt Antwerpen

Cathy Van Haerenborgh

Trefpunt Limburg

Monique Reuvers

Trefpunt Oost-Vlaanderen

Tim Van Moorhem

Trefpunt Vlaams-Brabant

Suzy Tailleur

Trefpunt West-Vlaanderen

Isabelle Vermeersch

Centraal secretariaat (deeltijds)

Satí Perisan

Beleidsmedewerker

Medewerker

Logistiek medewerker


BIJLAGE 4: COMMUNICATIEPLAN Analyse Van bij de oprichting van Vlamo werd er gekozen voor het uitwerken van een eigen huisstijl (logo, brief- en notahoofding en afgeleide producten), die ook in de verschillende provincies wordt gehanteerd. De grootste aandacht ging tot dusver naar inhoud en opmaak van de tijdschriften (Klankbord en Klankbord provinciaal), die ondertussen hun waarde meer dan bewezen hebben. In beperkte mate werden enkele promotionele gadgets aangemaakt: potloden, stickers, T-shirts. Tot dusver richtte de communicatie vanuit Vlamo zich vrijwel uitsluitend op de eigen leden/achterban. Publieksgerichte en externe communicatie gebeurt op een weinig gesystematiseerde manier. Er werd vooralsnog in beperkte mate een doelgroepbeleid ontwikkeld op het vlak van communicatie. Voornamelijk voor vormingsactiviteiten wordt er, op basis van de gegevens uit de databank, gericht gemaild naar bvb. bepaalde instrumentengroepen, jongeren en/of senioren. Er wordt zeer beperkt ingespeeld op instrumenten / evenementen van derden. Er is geen strategische benadering van pers en media binnen en buiten de organisatie, noch op redactioneel vlak, noch op het vlak van mediapartnerships. Vlamo wordt wel meer en meer gecontacteerd door de pers als ‘deskundige’ op het gebied van amateurkunsten (artikels Het Laatste Nieuws, De Morgen, De Standaard, …). Het systematisch blijven toesturen van tijdschriften en persberichten werpt toch op dat vlak zijn vruchten af.

Sterktes

Zwaktes

Klankbord wordt algemeen aanvaard als kwalitatief goed

Imago van de amateurmuziek

De website wordt vlot bezocht Activiteiten gespreid over het hele jaar Uitgebreid netwerk van vrijwilligers in alle provincies

Vlamo komt te weinig aan bod in de “grote” media. Vele activiteiten zijn onvoldoende “spectaculair”. Dat binnen Vlamo heel wat diverse disciplines aanwezig zijn, maakt het moeilijk om een eenduidige communicatie te voeren (bvb. afstemmen van wedstrijden en gelijkvormige terminologie) Weinig doorgedreven systematiek in de manier van werken Activiteiten over het hele jaar

Kansen

Bedreigingen

Vlamo kan naar de pers toe voor de amateurmuziek de rol spelen die bvb. Bloso vervult voor de vrijetijdssporter

Professionalisering van de “betere” orkesten. Hebben zij Vlamo nodig?

Nog meer samenwerken met externe partners (bvb. DKO) Ook “kleinere” aangesloten groepen maken meer en meer gebruik van het internet

Vlamo organiseert veel jaarlijkse terugkerende activiteiten. Risico om bij de externe communicatie in herhaling te vallen.


Succesvolle communicatie Communicatie wordt als succesvol beschouwd indien: • • • • •

Er voldoende deelnemers zijn aan de activiteiten Er voldoende publiek aanwezig is Het ledenaantal groeit De naambekendheid stijgt De beoogde imago-opbouw lukt

Dit is niet alleen een zaak van communicatie, maar ook van een goede marketingaanpak (de P’s: product, prijs, plaats, promotie, publiek,…) Het succes van communicatie is afhankelijk van zowel externe factoren als van de eigen communicatie-inzet en de behoefte van het publiek. Naast de kwaliteit van de organisatie en het aanbod zijn andere bepalende externe factoren: de behoeften en interessen van het publiek, bekendheid en imago, vertrouwen, mentale drempels (vooroordelen), intellectuele en materiële drempels, de “concullega’s”, de verzadigingsgraad (te veel van hetzelfde), maatschappelijke trends en… onvoorziene omstandigheden. De eigen communicatie-inzet wordt bepaald door de professionaliteit van het communicatiemateriaal, de timing van de communicatiemomenten, de mediamix, het agenda van de massamedia en het budget. Tenslotte speelt ook de behoefte van het publiek een belangrijke rol. Hoe kleiner de behoefte, hoe kleiner de kans dat de promotie slaagt (hoe goed het promotiewerk ook mag zijn).

Versterking van de communicatie Drie vormen van communicatie De communicatie binnen Vlamo verloopt op drie sporen. Allereerst is er de communicatie naar de aangesloten groepen en individuele leden. Het inbrengen van een meer systematische aanpak is nodig. Ten tweede willen we de publieksgerichte communicatie (communicatie naar het publiek in de brede betekenis van het woord) versterken. Daarvoor moeten het bestaande aanbod en een aantal instrumenten worden geoptimaliseerd om het publieksbereik te maximaliseren. Tenslotte moet er ook worden gewerkt aan de externe communicatie (gericht op de brede omgeving), voornamelijk met het oog op het verbeteren van het imago van de instrumentale amateurmuziek. Overkoepelende communicatiestrategie Een overkoepelende communicatiestrategie met duidelijk omlijnde doelstellingen voor de publieksgerichte, externe en interne communicatie is noodzakelijk. Hierbij zijn vormelijke elementen van belang. De naam moet worden aangevuld met een verduidelijkende en wervende baseline (“Gebeten door muziek”) en een vormgeving die geschikt zijn voor een breed publiek. Wervende, aantrekkelijke campagnes moeten het publiek zin doen krijgen om meer of voor het eerst in contact te komen met de instrumentale amateurmuziek en zijn organisatie. Verbetering van het imago Om de instrumentale amateurmuziek en Vlamo meer zichtbaar te maken en het imago van de sector te verbeteren, dient de communicatiestrategie uit verschillende lagen te bestaan. Bij de keuze van de acties en de instrumenten mogen deze lagen niet uit het oog worden verloren.


1. De basis van de communicatie moet gevormd worden door een aantal sterke generieke / overkoepelende informatie-instrumenten, zoals een goede website en goede tijdschriften. 2. Een tweede laag rond de basisinstrumenten kan gevormd worden door een doorgedreven aanwezigheid in pers en media en initiatieven van derden. Dit kan enerzijds via strategische partnerships met de (regionale) media (radio, televisie, dagen weekbladen). Daarnaast is het ook belangrijk om de aanwezigheid van Vlamo te versterken in de communicatie van de cultuursector in het algemeen en vice versa. In al deze externe kanalen is een eenvormige visuele aanpak van zeer groot belang. 3. Een derde laag kan gevormd worden door wervende acties en evenementen die leiden naar een grotere participatie en waarbij zowel de sector als de organisatie een grote visibiliteit krijgen. Hierbij worden ook nationale evenementen gerekend met een regionale verankering. 4. Om de sector en Vlamo op de kaart te plaatsen, dient de sector sterker aanwezig te zijn in de nationale pers, zowel op basis van free publicity, als eventueel met advertenties.

Publieksgerichte communicatie Doelstellingen De belangrijkste doelstelling van de publieksgerichte communicatie is om de participatie te stimuleren: zelf actief aan amateurmuziek doen (bvb. in een orkest spelen) of passief deelnemen aan activiteiten (bvb. concertbezoek). Pas in tweede orde is ook het stimuleren van individuele muziekbeoefening van belang (bvb. thuis musiceren). Verhoging van publieksparticipatie (= vanuit het standpunt van het publiek) of publieksvergroting (= vanuit het standpunt van de organisatie) kan op diverse manieren gerealiseerd worden. A. Bij het bestaande publiek wordt gespeeld op publieksbehoud. Hierbij wil je de deelname intensiveren waarbij het publiek wordt aangespoord om vaker te participeren aan hetzelfde (soort) aanbod. Dit is in eerste instantie de taak van de organisaties (lokaal, provinciaal, Vlamo). B. Bij het potentiële publiek spelen twee doelstellingen: (a) Publieksverbreding duidt op het overtuigen van het publiek om te participeren aan andere vormen van cultuur dan wat ze gewoonlijk al doen. (b) Publieksverruiming betekent dat je publiek probeert te werven dat nog zelden participeert (1 of meer keren per jaar), maar wel een positieve attitude of een latente interesse heeft. Zij hebben vaak een duwtje in de rug nodig. Publieksverbreding en –verruiming zijn de belangrijkste prioriteiten van de externe communicatie. Een belangstellend, maar nog niet deelnemend, publiek aanzetten tot deelname is niet altijd gemakkelijk, maar biedt de beste kansen om aan publieksuitbreiding te doen. In tijden van vergrijzing is publieksverruiming en –verbreding zelfs essentieel om de bestaande participatiegraad op peil te houden. C. Tot slot is er ook nog het zogenaamde non-publiek, dat aan geen enkele andere vorm van cultuur participeert en er ook weinig of geen belangstelling voor heeft. Acties om dit publiek te werven hebben publieksvernieuwing tot doel. Deze vorm van publiekswerving is de moeilijkste en kan zelden worden bereikt door communicatie op zich. Er is meestal toeleiding nodig en/of een aangepast aanbod. Een voorbeeld is de samenwerking met scholen of met kansengroepen via OCMW’s.


Methodes en instrumenten Eerste prioriteit: publieksverruiming en –verbreding (potentieel publiek aanzetten tot deelname) Eerste communicatielaag Verduidelijken dat de instrumentale amateurmuziek heel breed is, met een aanbod voor iedereen, via een wervende, verenigingsoverschrijdende en sectoroverschrijdende communicatie die goesting geeft om deel te nemen. Voorbeelden: aanwezigheid allerhande cultuurmarkten, promotiestand met flyers, presentatiefolders, vlaggen, potloden, stickers en andere gadgets Een uitgekiende distributie: Distributie via culturele organisaties: Aeolus, muziekacademies, bibliotheken, culturele centra,… (publieksverbreding) Niet-culturele distributie, bvb. via horeca, huis-aan-huis bedeling (publieksverruiming) Tweede communicatielaag Kruisverwijzing van en naar de communicatie van de verenigingen Voorbeelden: linken op Vlamo-site naar verenigingen en omgekeerd Mediapartnerships, ook met media die een “minder cultureel” profiel hebben. Media met een cultureel imago: vb. De Morgen, De Standaard, De Tijd, Klara, Radio 1, culturele programma’s op de regionale tv, cultuurwebsites (publieksverbreding) Media met een minder cultureel imago: vb. Het Nieuwsblad, Het Laatste Nieuws, Radio 2, regionale kranten, regionale tv,… (publieksverruiming) Derde communicatielaag Acties en evenementen die aanzetten tot “proeven” van het aanbod: (promoten van) “gemengde evenementen” waarin verschillende types van cultuurbeleving aan bod komen en/of die plaatsvinden bij verschillende organisaties (publieksverbreding). Voorbeelden: ondersteuning van projecten opgezet door een vereniging (mits voldoende controle vanuit Vlamo dat Vlamo als partner voldoende aanwezig is in de plaatselijke communicatie) (promoten van) laagdrempelige evenementen (publieksverruiming). Voorbeelden: idem Kennismakingsacties Voorbeelden: korte voorstellingen op verschillende plaatsen die laten proeven van het aanbod, acties bij start/vertrek van sportwedstrijden, “proef”-bonnen type “ga eens vreemd”, “eerste bezoek gratis”-acties,… Gemengde abonnementen/toegangstickets met activiteiten van verschillende aard. Voorbeelden: toegangsticket/deelname combineren met museumbezoek (Zie CISM ism MIM), stadsbezoek, ticket professioneel concert,… Wedstrijden en gratis tickets Voorbeelden: een wedstrijdvraag in de tijdschriften, waarvoor je naar de website moet surfen om het antwoord te vinden, een foto die je moet herkennen,…


Ambassadeurssysteem: liefhebbers aansporen om vrienden, familie, collega’s en kennissen mee te brengen, bvb. als je vijf kaarten bestelt, mag je zelf gratis binnen (of krijg je korting of een presentje). Tweede prioriteit: publieksbehoud (deelname intensiveren) Eerste laag Verbetering van de informatiedoorstroming met het oog op zoekmogelijkheden op basis van interesse Voorbeelden: online concertkalender met zoekfunctie op plaats en orkestvorm, gebruik maken van culturele distributiekanalen voor de verspreiding: Aeolus, abonnementen op culturele informatie: tijdschriften. Communicatie naar specifieke “culturele” doelgroepen Voorbeelden: brochure met regionaal aanbod voor socioculturele verenigingen. Tweede laag Kruisverwijzing van en naar de communicatie van de verenigingen. Partnership met “culturele” media. Derde laag Disciplineoverschrijdende abonnementen en acties Voorbeelden: “ga eens vreemd”-bon, concertpas, spaarkaarten (bvb. stempels verzamelen op concerten), incentives bij regelmatige terugkeer,… Systematische vooraankondiging / aanwezigheidspolitiek tijdens andere evenementen. Voorbeelden: Uitblazen, cultuurmarkten, andere festivals (Promoten van) evenementen, zowel de eigen evenementen als die van derden. Voorbeelden: Uitblazen, Remuze (Zele), internationale wedstrijden/taptoes Derde prioriteit: publieksvernieuwing (“moeilijke” doelgroepen aantrekken) Eerste laag Informatiedoorstroming verbeteren Voorbeelden: brochure met regionaal aanbod voor leerlingen DKO, scholen,… Tweede laag Partnerships met “minder-culturele” media Derde laag Werking naar specifieke doelgroepen via intermediairs (leerkrachten, sociaal assistenten, jeugdhuizen,…) Voorbeelden: samenwerking met doelgroepgerichte initiatieven zoals jeugdhuizen, leerlingenkaart.be, lerarenkaart.be, OCMW’s,… Laagdrempelige evenementen met aangepaste programmatie Voorbeelden: stadsfestivals, openluchtevenementen


Externe communicatie Doelstellingen In een eerste fase dient de externe communicatie vooral op imago en PR in te spelen: Vlamo en de instrumentale amateurmuziek op de kaart zetten als een bloeiende organisatie en dito sector. Hierbij zijn twee elementen van belang: 1. Een grotere bekendheid in Vlaanderen en internationaal 2. Een sterker sociaal-cultureel imago De externe communicatie kan worden onderscheiden in algemene informatieverstrekking en PRwerking, persuasieve en educatieve voorlichting en wervende communicatie. Methodes en instrumenten Vlamo kan beter bekend worden in Vlaanderen en internationaal door een actieve aanwezigheidspolitiek binnen / via (inter)nationale communicatie-initiatieven. Dit komt zowel de publieksgerichte als de externe communicatie ten goede. Voorbeelden: • • • •

Aanwezig zijn op websites met een cultureel aanbod, bvb. cultuurweb.be, lerarenkaart.be, leerlingenkaart.be, … Mee doen met kortingssystemen met eigen communicatiekanalen, zoals de Cultuurcheques van Sabam en Sodexo. Meedoen met acties en campagnes gericht op kinderen en gezinnen, thematische acties en evenementen Aanwezig te zijn op internationale fora, zoals CISM, EBBA, maar ook Schladming, e.a.

Er dient een continue perswerking ontwikkeld te worden. Vlamo kan hiertoe opiniërende initiatieven nemen waarbij de sector op een interessante manier in beeld komt. Daarbij moet aandacht worden besteed aan: • •

De aanwezigheid van de sector in de nationale pers. Het aantrekken van journalisten naar de sector.

Advertenties zijn duur, zeker voor de culturele sector. Onder de vlag van de amateurkunstensector kan er wellicht een gezamenlijke promotie worden opgezet met de verschillende organisaties. Een dergelijke samenwerking is kostenefficiënt en genereert meer zichtbaarheid.


BIJLAGE 5: VORMINGSPLAN Vooraf Het opzet van dit vormingsplan is het kader te ontwikkelen dat als kapstok kan gebruikt worden om het hele vormingswerk aan te hangen. Vertrekkende vanuit het beleidsplan 2007 - 2011 en een analyse van de huidige situatie, komen we tot de volgende vaststellingen: Uit fragmentair onderzoek is gebleken dat dirigenten en muzikanten niet zo veel belang hechten aan vorming en slechts schoorvoetend deelnemen. Jongeren participeren blijkbaar gemakkelijker dan ouderen. Niettemin ontwikkelt Vlamo een concreet en aantrekkelijk vormingsaanbod, waarbij er - als stimulans tot deelname – ook aandacht is voor het zgn. "overloopeffect": wat de cursisten leren in hun vrije tijd heeft ook invloed op hun werk en vice versa. De impact van deze "elders verworven competenties" (EVC) op de beroepscompetenties mag niet worden onderschat en creëert meteen een ruimere maatschappelijke meerwaarde. Elke provincie biedt jaarlijks een zeker vormingspakket aan rond verschillende aspecten van de instrumentale muziek. Dit pakket richt zich op iedere geïnteresseerde muziekbeoefenaar of bestuurslid, ongeacht de leeftijdscategorie. Het vormingsaanbod houdt rekening met de vaststelling dat de interesse het grootst is voor de onderwerpen jeugdwerking, samenwerking met het DKO, verzekeringen en muziektechnische begeleidingen. Het AIDA-principe (Aantrekkelijk, Interessant, verDiepend, Assimilatie) is een leidraad bij de uitwerking van vormingsactiviteiten.

1. Situatieschets en analyse 1.1. Situatieschets In de huidige situatie worden vormingsactiviteiten vooral georganiseerd door de provinciale afdelingen. Deze activiteiten richten zich voornamelijk op de artistieke vorming. Zo worden workshops, play-ins en clinics georganiseerd door de provinciale afdelingen en in mindere mate door de lokale afdelingen zelf. De lokale verenigingen hebben wel dikwijls “interne muziekschooltjes” opgericht om jeugdige muzikanten op te leiden. Vaak worden zij ook via jeugdorkesten voorbereid op het echte werk in het “moederorkest”. Ook de Artistieke Stuurgroeps van Vlamo organiseren vaak vormingsactiviteiten (play-ins, masterclasses,…) Wat de vorming van het bestuurskader betreft, werd er in 2006 een succesvol experiment opgezet onder de vorm van een vierdaagse cursus. Daarnaast wordt door middel van infosessies ingespeeld op actuele thema’s, zoals vzw-wetgeving, boekhouding, auteurs- en reproductierechten enz. Op het gebied van personeelsvorming werd in 2006 een eerste aanzet gegeven met een opleiding “werken met Word”. 1.2. SWOT-analyse Sterktes

Zwaktes

Artistiek vormingsprogramma, gespreid over het hele jaar en over de provincies en verengingen

Vormingsprogramma bestuurskader

Uitgebreid netwerk van vrijwilligers Samenwerking met de professionele sector

Vormingsprogramma personeel Weinig systematiek, supervisie en kwaliteitscontrole over het vormingsaanbod van de provincies, artistieke stuurgroepen en verenigingen


Deelname aan de vormingsactiviteiten

Afwezigheid van goede werkinstrumenten (draaiboek, checklist) Communicatie rond vormingsactiviteiten

Kansen

Bedreigingen

Vorming krijgt belangrijkere plaats binnen het personeelskader

Terughoudendheid (oudere) bestuursmedewerkers

Nieuwe website

Overaanbod (vormings-)activiteiten in Vlaanderen

Doelgerichte communicatie potentieel geïnteresseerden rechtstreeks bereiken

Onvoldoende besef van de mogelijke impact op of belang voor de vereniging

Samenwerkingsverbanden (vb. Kunstenloket, steunpunt)

2. Doelstellingen 2.1 Algemene doelstellingen De vormingstaak van Vlamo kan tot drie pijlers gereduceerd worden. Ten eerste moeten we onze leden motiveren om deel te nemen aan vormingsactiviteiten. De leden moeten beter en meer rechtstreeks geïnformeerd worden. Om dit te bereiken is het belangrijk om de communicatie met de trefpunten en de correspondenten van de verenigingen te optimaliseren. Zij moeten steeds rechtstreeks ingelicht worden en voldoende bevoorraad worden met promotiemateriaal. Dit promomateriaal kan grotendeels op het secretariaat van Vlamo zelf worden aangemaakt. Verder kunnen ook de specifiek beoogde doelgroepen rechtstreeks worden aangeschreven via elektronische mailings. Om onze leden te motiveren is het belangrijk dat zij overtuigd worden van het nut van de vormingsactiviteiten. Zij moeten inzien dat het op alle niveaus (artistiek, organisatorisch en technisch) zinvol is om zich bij te scholen zodat het speelplezier en de kwaliteit van de uitvoeringen of de werking van het bestuur/vereniging er enkel kunnen op verhogen. Verder zullen de leden door deel te nemen aan vormingsactiviteiten de confrontatie aangaan met andere subdisciplines, waardoor horizonten verbreed en grenzen opengebroken kunnen worden. Tenslotte behoort het tot onze taak om voortdurend te blijven werken aan de uitbouw van een gericht en kwalitatief vormingsaanbod. 2.2. Doelpubliek Het doelpubliek van het vormingsaanbod situeert zich op verschillende terreinen. De grootste groep bestaat uit de muzikanten zelf. Zij krijgen artistieke ondersteuning aangeboden in de vorm van workshops, masterclasses, stages, play-ins e.d. Ook voor de dirigenten wordt artistieke ondersteuning voorzien (navorming). Een tweede groep leden die beoogd wordt is het bestuurskader. Zowel de bestuursvrijwilligers (personen die een verantwoordelijkheid dragen binnen de Vlamo-beheersen beleidsstructuren) als het bestuurskader van de verenigingen zullen aangemoedigd worden om zich te laten bijscholen door deskundigen. Deze doelgroep zal prioriteit krijgen bij de ontwikkeling van vormingspakketten, aangezien zij de basis, de dragers en vormgevers van onze amateurmuziekverenigingen zijn. Het is ook voor deze doelgroep dat het aanbod momenteel het magerst en de nood het hoogst is.


Ten slotte zal ook het personeel (directie, beleids- en andere medewerkers, administratieve en provinciale medewerkers) bijgeschoold worden door middel van enerzijds gezamenlijke cursussen en anderzijds individuele opleidingen binnen ieders vakgebied. 2.3. Partnerships Zoals ook decretaal bepaald, behoort het tot de taak van Vlamo om samenwerkingsverbanden aan te gaan. Deze partnerships kunnen van velerlei aard zijn en zijn voor de uitwerking van het vormingsaanbod ook wel erg interessant. Wanneer in het muziekonderricht onder impuls van en in samenwerking met Vlamo meer aandacht wordt besteed aan de instrumentale amateurmuziek dan komt een brede waaier aan kinderen en jongeren in contact met deze muziek. Door een samenwerking met het OVSG en het DKO wordt sinds kort een opleiding hafadirectie aangeboden voor amateurmuzikanten. Op die manier wordt de kwaliteit van de niet-professionele dirigent en bijgevolg ook van het orkest verhoogd. Deze opleiding wordt algemeen zeer goed onthaald en er zal nu uitgekeken worden naar een gelijkaardige samenwerking met de conservatoria om ook daar amateurmuzikanten en -dirigenten bij te scholen op bepaalde vakgebieden. Ook zal er werk gemaakt worden van samenwerking met de hogescholen/universiteiten op het gebied van managementgerichte cursussen. Deze samenwerking zou er bijvoorbeeld uit kunnen bestaan dat docenten aangetrokken worden voor bepaalde modules van het vormingspakket dat aangeboden wordt aan de bestuursvrijwilligers. Verder kunnen ook organisaties zoals het Kunstenloket of Jeugd en Muziek aangesproken worden om hun medewerking te verlenen aan de vormingsactiviteiten van Vlamo. Een tweede niet onbelangrijke groep potentiële partners zijn de organisaties van belendende sectoren zoals Poppunt, Danspunt, Centrum voor Beeldexpressief, Creatief Schrijven... Zo volgde de stafmedewerker communicatie het tweede deel van de cursus creatief schrijven bij de organisatie Creatief Schrijven. Vlamo bood ook, i.s.m. het Centrum voor Beeldexpressie, een cursus digitale fotografie aan de medewerkers van Klankbord aan. Verder kunnen de muziekverenigingen ook interessante partners vinden in andere sectoren. We denken hierbij bijvoorbeeld aan de jeugdwerking (rekrutering van nieuwe leden en promotie van concerten voor de jeugdorkesten, gezamenlijke evenementen ...). Een andere potentiële partner is de professionele muzieksector. Voor de vormingsactiviteiten zal Vlamo professionele muzikanten, docenten en ervaringsdeskundigen aantrekken om de kwaliteit van de vormingsmomenten te garanderen. Ook de culturele centra zijn dikwijls interessante partners aangezien deze centra meestal een goede infrastructuur hebben, vaak interessante prijzen hebben voor plaatselijke culturele organisaties en soms ook willen samenwerken voor bepaalde vormingsactiviteiten. Ten slotte is de (lokale) overheid een belangrijke partner voor Vlamo en zijn verenigingen. De verenigingen kunnen voor bepaalde vormingsactiviteiten projectsubsidies aanvragen bij de overheid. Ze kunnen ook instappen in projecten georganiseerd door de overheid. 2.4. Praktisch Vlamo zal zorgen voor een vormingskalender die via de website van Vlamo te raadplegen is. In deze kalender worden alle vormingsmomenten - zowel provinciaal als nationaal – opgenomen met handige zoekfuncties (zoeken op plaats, provincie, datum, soort vormingsactiviteit, ...). Vlamo zal de docenten vragen om educatieve pakketten te voorzien bij de cursussen. Op langere termijn zal Vlamo eventueel zelf pakketten samenstellen. Vlamo ontwikkelt een draaiboek (met checklist) en een bijhorende tijdslijn, indien mogelijk gekoppeld aan de Outlook-agenda die op het kantoor gebruikt wordt. Dit model is een kapstok voor


elke vormingsactiviteit en zorgt voor een eenvoudige opvolging van elke activiteit. Het document wordt ter beschikking gesteld van de provinciale afdelingen. Vlamo beschikt over een evaluatieformulier dat na elke vormingsactiviteit door de Vlamomedewerkers, docenten en cursisten wordt ingevuld. Deze evaluatieformulieren moeten een beter inzicht geven in de kwaliteit van de cursussen.

3. Concrete acties 3.1. Artistiek Sinds 1 september 2001 bieden het OVSG en het DKO, met steun van Vlamo, een lange termijn opleiding hafadirectie aan in de muziekacademies van Gentbrugge, Halle en Genk. Deze cursus is inmiddels opgenomen in het vaste programma van het deeltijds kunstonderwijs, en uitgebreid naar de academies van Oostende en Willebroek. Er wordt uitgekeken of in de toekomst ook met de conservatoria kan worden samengewerkt m.b.t. specifieke bijscholing of navorming. Zo zou Vlamo i.s.m. de conservatoria masterclasses of een posthogeschoolopleiding hafabra-directie kunnen organiseren. Indicatoren: evaluatiedossier, gesprekken met hogescholen Verschillende culturele organisaties (Jeugd en Muziek, Musica, Muzikamp, ...) organiseren reeds muziekworkshops en muziekeducatieve projecten. Het kan nuttig zijn hierbij aansluiting te zoeken en in samenwerking met deze organisaties vormingsactiviteiten aan te bieden aan onze leden. Indicator: aantal samenwerkingsverbanden Workshops, stages, play-ins en zogenaamde studietornooien moeten steeds onder deskundige begeleiding staan. Hierdoor willen we de kwaliteit van de opleidingen garanderen. Indicator: aantal vormingsactiviteiten met deskundige begeleiding Bij de organisatie van de vormingsactiviteiten zullen opsplitsingen gemaakt worden naargelang het niveau van de muzikanten. Deze methode leidt tot een specifieke aanpak van de begeleiders en tot meer succesvolle resultaten. Indicator: 50% van de artistieke vormingsactiviteiten moet gericht zijn op een doelgroep met een specifiek niveau. De muziektechnische ondersteuning van de muzikanten wordt grotendeels aangeboden door de provinciale afdelingen en de lokale verenigingen zelf. Dit aanbod wordt in een volgende fase door Vlamo doorgelicht, waar nodig bijgestuurd en ten slotte gepromoot. Indicator: doorlichting (toekomst) 3.2. Organisatorisch 3.2.1. Doelgroep bestuursvrijwilligers Voor de bestuursvrijwilligers van Vlamo worden specifieke, op cultuurmanagement gerichte bijscholingsactiviteiten aangeboden. Hierbij wordt gedacht aan het uitnodigen van een deskundige uit het cultuurveld, of het volgen van congressen over specifieke probleemgerichte onderwerpen eigen aan de sector. Deze vormingsactiviteiten zijn op maat gemaakt voor bestuursleden met specifieke verantwoordelijkheden. Indicatoren: aantal uitgenodigde sprekers en aantal deelnemers aan de vormingsactiviteiten 3.2.2. Doelgroep: bestuurskader van de verenigingen De rode draad doorheen de vormingsactiviteiten voor bestuursleden van lokale groepen, een herhaling van de sessie van 2006 aangeboden in een aantal provincies, is “Integrale Kwaliteitszorg”. Op het einde van de lessenreeks wordt een certificaat uitgereikt. Voor deze vormingsdagen wordt telkens een deskundige uit het culturele veld aangetrokken. Het is belangrijk


dat de vormingsmomenten gedoceerd worden door mensen die de amateurmuzieksector grondig kennen. Samenwerking met gespecialiseerde organisaties zoals het Kunstenloket en andere behoren tot de mogelijkheden. Indicator: aantal deelnemers aan de cursussen 3.3 Technisch 3.1.1. Doelgroep: personeel Naar het personeel toe is een degelijke (na-)vorming gewenst op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Vooral de programma’s van het MS-Officepakket (Word, Excel, Access, Publisher) hebben nog bepaalde geheimen voor een aantal personeelsleden. Een betere kennis van deze basisprogramma’s zal een efficiëntere en meer rendabele werkmethode en een betere communicatie opleveren. Indicator: aantal deelnemers en rendement


BIJLAGE 6: FINANCIEEL PLAN Financiële context De subsidie-enveloppe die aan het begin van de beleidsperiode 2007-2011 door de Vlaamse overheid werd toegekend aan Vlamo bedroeg 1.212.000 euro. Als gevolg van de financiële crisis, werden in de cultuursector forse besparingen doorgevoerd. Ook de sector amateurkunsten ontsnapte hieraan niet. Zowel in 2010 als in 2011 diende te worden ingeleverd op de toegekende enveloppe. Ontvangen structurele subsidies beleidsperiode 2007-20112 2007

2008

1.238.839,41

2009

2010

2011

1.251.717,27

1.257.606,47

1.229.010,69

1.213.779,92

+1,04%

+0,47%

-2,27%

-1,24%

Begin 2011 viel een personeelslid weg. Bij wijze van besparingsmaatregel werd dit niet onmiddellijk opnieuw ingevuld. Om de uitdagingen voor de nieuwe beleidsperiode te realiseren, is het echter van groot belang dat deze plaats opnieuw wordt ingevuld. Hiervoor is het nodig de subsidies minstens te herstellen op het niveau van 2009. Daarnaast vroeg Vlamo in haar recente financieel behoefteplan nog bijkomende middelen, om extra uitdagingen te kunnen aangaan. Het ging om de volgende topics: Vernieuwende projecten:

€ 40.000

Promotiemiddelen:

€ 40.000

Professionalisering/uitstraling:

€ 20.000

Audio-/beeldmateriaal:

€ 15.000

Onderhoud website:

€ 15.000

Stijging personeelskost:

€ 51.590

Digitalisering:

€ 10.000

Jongerenwerking:

€

Medewerker digitalisering:

€ 50.000

Medewerker evenementen:

€ 45.000

Medewerker vormgeving (1/2):

€ 30.000

Ontwikkelen databases/jaar

€

TOTAAL

Extra genereerbare inkomsten door Vlamo

7.500

2.000

€ 321.090

€

34.000

=> gevraagde meermiddelen voor periode 2012-2016: € 287.090

2

De middelen VIA3, die ook worden toegekend door de Vlaamse overheid, worden hier even buiten beschouwing gelaten.


De enveloppes voor de beleidsperiode werden intussen vastgelegd. Aan Vlamo werd een bedrag van 1.274.882,04 euro toegekend. Dit is een stijging van 5% ten opzichte van het bedrag in 2010. Als we dit bedrag vergelijken met het ontvangen bedrag in 2009, gaat het hier over een stijging van 1,37%. Het herstel van de middelen werd dus gerealiseerd. Vlamo zal dit dan ook aanwenden om haar personeelsbestand terug aan te vullen, mits natuurlijk een hervorming, naar het plan dat hierboven werd aangegeven. Bijkomende beleidsruimte werd echter niet gecreëerd. Het zal dan ook de taak zijn van Vlamo om zelf te zoeken naar bijkomende ruimte om nieuw beleid te voeren. Hiervoor worden twee sporen gevolgd. Een eerste spoor is het zoeken van extra eigen inkomsten. De lidmaatschapsgelden, die al een hele tijd ongewijzigd zijn gebleven, kunnen worden verhoogd. Een verhoging van 0,5 euro per lid levert al gauw ongeveer 34.000 euro op. Daarnaast wil Vlamo in de toekomst extra inspanningen leveren in het zoeken naar sponsoring en publiciteit. Gezien het feit dat dit in het verleden al een zeer moeilijke zaak is gebleken, is het moeilijk om een realistische schatting van mogelijke opbrengsten te geven. Het tweede spoor is de herschikking van de eigen middelen. Zoals eerder in dit beleidsplan ook al werd aangegeven, wil Vlamo meer focussen op brede ondersteuning, en rationaliseren in de activiteitenkalender. Dit moet ook de nodige middelen vrijmaken om nieuwe beleidsopties te introduceren. Vanzelfsprekend is dit een proces dat enige tijd in beslag neemt. Er dient zo snel mogelijk een concreet actieplan te worden opgesteld om dit proces op een doordachte manier op te starten. Als bijlage bij dit beleidsplan wordt een financieel plan voor de komende 5 jaar toegevoegd.

Beleidsplan

Recommend Documents