Beleidsplan
2011 – 2015
Samenvatting Bij At Risk gaan veel dingen goed, sommige dingen kunnen beter. Dit beleidsplan biedt inzicht in de verschillende onderwerpen waarvan in beeld is gebracht hoe we zaken kunnen verbeteren. In dit beleidsplan wordt de volgende gewenste situatie beschreven: At Risk is een tennisvereniging waar zowel recreatief als prestatief tennis wordt gespeeld, door zowel jeugd, senioren als veteranen op een sportieve en sociale manier. Om het prestatieve deel te bevorderen wordt er extra aandacht besteed aan de selectie. Voor de jeugd is At Risk een plek waar ze de mogelijkheden hebben om hun talenten op een leuke en professionele manier te ontwikkelen. De verschillende doelgroepen vormen niet naast, maar met elkaar de vereniging. Er is een goede samenwerking tussen de commissies, het bestuur, de trainers en de uitbater van het paviljoen. Deze samenwerking kenmerkt zich door een open, eerlijke en respectvolle manier van communiceren en informeren. Het is belangrijk dat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van functionarissen en commissies duidelijk zijn. Er wordt onderzocht wat de verschillende behoeften en ambities zijn van de verschillende doelgroepen/leden. De activiteiten worden in goede onderlinge samenwerking voor de verschillende groepen georganiseerd. De diverse activiteiten worden door het jaar heen georganiseerd en ze versterken de gezelligheid en de onderlinge band van de leden. Leden raken hierdoor betrokken bij de vereniging en dit vertaalt zich in een groter aantal leden die als vrijwilliger een bijdrage willen leveren. Periodiek wordt er een enquête gehouden; het leden-tevredenheids onderzoek. Het gemiddelde cijfer is 7 of hoger. De enquête speelt een aantoonbare rol in de evaluatie van het beleid van de vereniging. Verder staan we een helder trainingsbeleid voor met een bewust gekozen methodiek en een beschreven doorstromingsbeleid voor jeugd en senioren. De trainers leveren een bijdrage aan dit doorstromingsbeleid. Verder enthousiasmeren en ondersteunen ze de leden in de trainingen bij hun persoonlijke ambities De beroepskrachten worden zo goed mogelijk ondersteund en gefaciliteerd door de verenging waardoor ze goed kunnen functioneren. Wat betreft de Accommodatie ( park, banen, paviljoen en terras) staan we een optimalisatie voor met betrekking tot gezelligheid/sfeer, functionaliteit (afhangbord, oefenkooien, fietsenstalling, kleedruimten) veiligheid, comfort en bespeelbaarheid van de banen. Wij zijn een financieel gezonde vereniging, zonder schulden met een eenvoudige en transparante administratie met een heldere budgettering vooraf- en verslaglegging na afloop zodat de leden weten waar ze financieel aan toe zijn en de commissies over duidelijke financiële kaders beschikken. Daarnaast zijn grote uitgaven tijdig gepland en begroot. Beleidsplan At Risk
Pagina 2
Inhoudsopgave Samenvatting ..........................................................................................................................................2 Inhoudsopgave ........................................................................................................................................3 1 Inleiding ................................................................................................................................................4 2 Ambitie .................................................................................................................................................5 3 Gevolgde werkwijze en leeswijzer........................................................................................................6 4 Organisatiestructuur.............................................................................................................................7 5 Trainingen en doorstroming .............................................................................................................. 11 6 Beleid ten aanzien van de beroepskrachten ..................................................................................... 13 7 Vrijwilligers ....................................................................................................................................... 14 8 Doelgroepenbeleid ............................................................................................................................ 16 9 Werving en behoud van leden .......................................................................................................... 18 10 Accommodatie - Park en banen ...................................................................................................... 20 11 Accommodatie paviljoen en terras ................................................................................................. 22 12 Communicatie.................................................................................................................................. 24 13 PR en sponsoring ............................................................................................................................. 26 14 Financiën.......................................................................................................................................... 27 15 Planning, uitvoering, bewaking en evaluatie.................................................................................. 29 16 Stappenplan implementatie ............................................................................................................ 30 Bijlage 1 Actielijst.................................................................................................................................. 32 Bijlage 2. Ledenstanden in aantal......................................................................................................... 37 Bijlage 3 Ledenstanden in percentage ................................................................................................. 38 Bijlage 4 Vergelijking ledenaantal At Risk met andere Utrechtse verenigingen .................................. 39 Bijlage 5 At Risk en haar omgeving...................................................................................................... 40 Bijlage 6 Jaarplanning ........................................................................................................................... 42
Beleidsplan At Risk
Pagina 3
1 Inleiding 16 april 1992 is Tennisvereniging At Risk ontstaan uit een fusie tussen ULTC Brisk en TV Lunetten. Beide verenigingen waren al vanaf 1981 gevestigd op het Tennispark Lunetten. At Risk heeft het tennispark en paviljoen in 1994 van de gemeente Utrecht gekocht. Nadat de banen in 1995 gerenoveerd zijn naar Matecobanen, heeft in 2010 een nieuwe renovatie plaatsgevonden van Mateco naar Advantage Red Court. Ook is in 2010 het paviljoen ingrijpend verbouwd. Los van deze ingrijpende wijzigingen, die uiteraard veel tijd en aandacht van bestuurders en vrijwilligers hebben gevraagd, zijn er natuurlijk nog veel meer zaken die de dagelijkse aandacht opeisten en nog steeds opeisen. Om daar een structuur en kadering aan te geven, heeft een aantal leden het plan opgevat een beleidsplan voor de club te schrijven. Hierover is met het bestuur gesproken en in overleg is vastgesteld een beleidsplan op te stellen voor de periode 2011-2015 met daarin omschreven visie, doelen, acties, taakverdeling en tijdspad. Tot op heden is er binnen At Risk geen door de ALV goedgekeurd beleidsplan. In 2005 is door een aantal leden wel een als beleidsplan beoogd stuk geschreven; dat stuk is door het bestuur gehanteerd als uitgangspunt maar niet als beleidsplan zodanig aan de ALV ter goedkeuring voorgelegd. De commissie heeft zich, in het belang van de vereniging en haar leden, ten doel gesteld een beleidsplan te maken, gebaseerd op een visie en met duidelijke, haalbare doelstellingen. Dit document is daarvan het (voorlopig) eindresultaat. De samenstelling van de commissie was: Janneke Hartemink (commissie wedstrijdtennis), Jet Menger (commissie clubkampioenschappen), Hans Noyens (lid, voorzitter), Benno Oosterom (lid), Lois Vriezen (selectie) en Rob van der Werff (jeugdcommissie). Het bestuur is gedurende het schrijven van het beleidsplan voortdurend geïnformeerd en daarnaast hebben Aad van Londen en Martin Lemmen ook actief aan een aantal bijeenkomsten deelgenomen. Er is voor gekozen om met gerichte raadplegingen van derden (commissies, bestuur, uitbater, trainers, klankbordgroep etc.) gegevens en meningen te verzamelen die nodig zijn. Daarnaast maakte de commissie gebruik van de datagegevens van o.a. de ledenadministratie en van de gemeente Utrecht en van de bronnen en expertise van de KNLTB.
Beleidsplan At Risk
Pagina 4
2 Ambitie Algemene doelstellingen Op onze tennisvereniging At Risk gaan veel dingen goed en kunnen dingen beter. Dit beleidsplan brengt ten aanzien van verschillende onderwerpen in beeld hoe de situatie nu is, hoe die door de commissie wenselijk wordt geacht en hoe die gewenste situatie bereikt kan worden. Visie Het beleidsplan is gebaseerd op de volgende visie: At Risk is een tennisvereniging waar zowel recreatief als prestatief tennis wordt gespeeld, door zowel jeugd, senioren als veteranen. Alle doelgroepen worden zo goed mogelijk bediend. Om het prestatieve deel te bevorderen wordt er extra aandacht besteed aan de selectie. Voor de jeugd is At Risk een plek waar ze de mogelijkheden hebben om hun talenten op leuke en professionele manier te ontwikkelen. De verschillende doelgroepen vormen niet naast, maar met elkaar de vereniging. Er is een goede samenwerking tussen de commissies, het bestuur, de trainers en de uitbater van het paviljoen. Deze samenwerking kenmerkt zich door een open, eerlijke en respectvolle manier van communiceren. Potentiële en bestaande leden worden goed geïnformeerd over alles wat er speelt, zodat duidelijk is waar de vereniging voor gaat en hoe de vereniging ervoor staat. Door het jaar heen worden er diverse activiteiten ontplooid om de goede band tussen de leden te behouden en te versterken en de gezelligheid binnen de vereniging te bevorderen. En nu verder Dit beleidsplan vormt geen eindstation maar is een begin. Als aan de inhoud hiervan geen uitvoering wordt gegeven, dan is het opstellen ervan nutteloos geweest. Het beleidsplan moet dus omgezet worden naar een concreet actieplan met daaraan gekoppelde actoren, prioriteiten, planning en financiële verantwoording. Vervolgens is het zaak jaarlijks de resultaten te evalueren. Op die manier zullen concrete stappen voorwaarts gemaakt worden.
Beleidsplan At Risk
Pagina 5
3 Gevolgde werkwijze en leeswijzer Gevolgde werkwijze De commissie heeft als eerste de huidige situatie bij At Risk in beeld gebracht en daarvan een SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats)-analyse gemaakt. In deze analyse is van elf onderwerpen gekeken naar de sterke en zwakke punten (intern) en de kansen en bedreigingen (die van extern op ons af komen). Tevens is een analyse gemaakt van de opbouw van het ledenbestand met feiten en cijfers. In de bijlage 2 en 3 is deze analyse opgenomen. Daarnaast is een zogenaamde omgevingsanalyse gemaakt, met andere woorden: wat gebeurt er om ons heen, in de stad, wijk, tenniswereld e.d. Deze analyse is opgenomen in bijlage 4 en 5. Aan de hand van al de hierboven beschreven gegevens is per onderwerp een beschrijving gemaakt van de huidige situatie. Vervolgens hebben we de gewenste situatie beschreven. Dit is gedaan met hulp van de KNLTB die veel ervaring heeft in het begeleiden van beleidstrajecten bij verenigingen. Tussentijds hebben wij ook een klankbordgroepvergadering gehouden, waarvoor een afspiegeling van de verschillende doelgroepen binnen At Risk is uitgenodigd. Door huidige en gewenste situatie met elkaar te vergelijken, wordt inzichtelijk wat zal veranderen. Hierop aansluitend hebben we telkens omschreven wat we willen bereiken. Met andere woorden: de einddoelen zijn per onderwerp vertaald naar een wenselijke eindsituatie. Daarbij realiseren we ons dat dit een eindsituatie is voor de periode van dit beleidsplan (2011-2015). Daarna stopt het natuurlijk niet! Hoe we dit willen bereiken is vervolgens vertaald in acties die in een schema zijn samengebracht per hoofdstuk. In bijlage 1 zijn alle acties bij elkaar gebracht. Leeswijzer Hierna treft je de verschillende hoofdstukken aan die zijn opgezet volgens de hierboven beschreven werkwijze. Het laatste hoofdstuk, “Stappenplan en Implementatie”, geeft een beeld van hoe het nu verder gaat, want zoals al eerder gezegd: dit beleidsplan is geen eindpunt maar een startpunt. Wil je achtergrondinformatie? Kijk dan in de bijlagen zoals die achterin dit plan zijn opgenomen.
Beleidsplan At Risk
Pagina 6
4 Organisatiestructuur Huidige situatie De vereniging wordt geleid door het bestuur, bestaande uit een Dagelijks bestuur (DB) en een Algemeen bestuur (AB). Het bestuur vervult uitvoerende en beleidsmatige werkzaamheden. Het DB is gemachtigd vanuit het totale bestuur om beslissingen te nemen die geen of weinig uitstel verdragen. Het DB informeert het AB over deze beslissingen. Het totale bestuur bestaat uit vijf personen: het DB bestaat uit drie personen, het AB uit vijf personen. Het bestuur is verantwoordelijk voor het aansturen van de vrijwilligers, beroepskrachten en pachter. De vereniging kent een groot aantal commissies. Deze commissies functioneren in grote mate autonoom: er is weinig tot geen (gestructureerd) overleg tussen het bestuur en de commissies en tussen commissies onderling. Dit zorgt voor onduidelijkheid over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het bestuur en de commissies zijn niet erg zichtbaar voor de rest van de vereniging. Naast het bestuur en commissies bestaat de vereniging uit een aantal beroepskrachten en de uitbater van het paviljoen. Ook tussen het bestuur en deze betrokkenen verloopt de afstemming niet altijd optimaal, wat voor onduidelijkheid over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zorgt. In de organisatiestructuur is geen commissie aanwezig die verantwoordelijk is voor het organiseren van álle trainingen die de club aanbiedt. Deze taak is verspreid over meerdere partijen. Gewenste situatie Het bestuur bestaat uit zeven leden: drie DB-leden en zeven AB-leden (zie de organisatiestructuur hieronder). Alle bestuursleden hebben een specifieke functie en bijbehorende functieomschrijving. Het is helder wie de bestuursleden zijn en wat ze doen. Door het bestuur uit te breiden wordt de belasting voor individuele bestuursleden minder groot en kunnen bestuursleden specifieke taken worden toebedeeld. Vanuit haar besturende rol neemt het bestuur beslissingen. Deze beslissingen zijn met name beleidsmatig van aard. De commissies en overige vrijwilligers zijn (met name) gericht op uitvoering van deze beslissingen. Commissies hebben wel de ruimte om eigen werkplannen c.q. beleidsplannen op te stellen: deze plannen sluiten aan op en zijn een verdere uitwerking van het verenigingsbrede beleidsplan. Het bestuur is verantwoordelijk voor de realisatie van het verenigingsbrede beleidsplan. De commissies, beroepskrachten en uitbater zijn betrokken bij de uitvoering ervan.
Beleidsplan At Risk
Pagina 7
Elke commissie heeft minimaal één keer per jaar een vergadering met het bestuur. Het bestuur ontvangt van alle commissies de notulen van de commissievergaderingen. De notulen van bestuursvergaderingen zijn beschikbaar voor wie dat interessant vindt. De taken en verantwoordelijkheden van de commissies staan beschreven en zijn inzichtelijk voor alle leden. Dit betekent dat helder is wie deel van de commissies uitmaken en hoe binnen de commissies taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden verdeeld zijn. Er is sprake van een overzichtelijke organisatiestructuur waarin functies en werkzaamheden die een relatie met elkaar hebben op een logische wijze zijn ondergebracht. Alle werkzaamheden die betrekking hebben op het park en de banen zijn ondergebracht in de onderhoudscommissie. De groundsman maakt onderdeel uit van deze commissie. Het bestuur is verantwoordelijk voor het functioneren van de groundsman. Alle werkzaamheden rondom de KNLTB-competities worden door de Commissie Wedstrijd Tennis (CWT) uitgevoerd. De Commissie Vrijdagavondcompetitie verdwijnt hierdoor, omdat de organisatie van de vrijdagavondcompetitie binnen de CWT wordt uitgevoerd. Het is de moeite waard om uit te zoeken in hoeverre het wenselijk is om de organisatie van alle trainingen bij één commissie te beleggen in plaats van bij verschillende commissies. Deze commissie kan dan ook verantwoordelijk worden gesteld voor de trainingsmethode (zie hoofdstuk Training en doorstroming). Door de organisatie op deze wijze in te richten ontstaat meer duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden en is minder afstemming nodig. Om de vrijwilligers binnen de vereniging te ontlasten wordt gebruik gemaakt van zogenaamde maatschappelijke stages. Leerlingen uit het middelbaar onderwijs zijn verplicht zich een aantal uren onbetaald stage te lopen. Projectmatig of tijdelijk werk kan zich hier uitstekend voor lenen. Iedereen die een actieve rol vervult binnen de vereniging is bekend met de visie van de vereniging en handelt daarnaar.
Beleidsplan At Risk
Pagina 8
De gewenste situatie in schema:
Wat willen we bereiken? Inzicht in alle taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van functies of commissies binnen de vereniging Gestructureerd overleg, afstemming en aansturing Een logische organisatiestructuur Acties Ref 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10
acties Bewaken realisatie beleidsplan Verantwoording afleggen op de ALV over de voortgang van de realisatie van het beleidsplan Template maken voor een functieomschrijving Opstellen functieomschrijving (incl. taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) voor alle bestuursfuncties Template maken voor een taakomschrijving Opstellen taakomschrijving voor alle commissies (taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) Onderzoeken of organisatie van trainingen in een commissie belegd moet worden Template maken voor een draaiboek Draaiboek opstellen voor alle werkzaamheden Vastleggen alle leden van alle commissies en opstellen procedure bijhouden
Beleidsplan At Risk
Pagina 9
4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16
namenlijst Vaststellen aanspreekpunten vanuit elke commissie voor het bestuur Jaarlijks overleg tussen bestuur en iedere commissie Uitbreiding bestuur naar 7 personen Integreren Commissie Wedstrijdtennis en Vrijdagavondcompetitie Commissie Groundsman integreren in onderhoudscommissie Uitwerken mogelijkheden maatschappelijke stages
Beleidsplan At Risk
Pagina 10
5 Trainingen en doorstroming Huidige situatie De trainingen worden verzorgd door interne en externe trainers. Sinds eind 2009 wordt er voor de doelgroep selectie (jeugd en senioren) gebruik gemaakt van de diensten van een tennisschool. De overige trainingen worden verzorgd door beroepskrachten die in dienst van de vereniging zijn. Er is geen beschreven trainingsmethode, de trainers vullen de trainingen naar eigen inzicht in. Er vindt geen evaluatie plaats tussen bestuur en trainers. Ook is er geen inzicht in de mate waarin de trainingen worden gewaardeerd door degenen die trainingen volgen, er vinden geen evaluaties plaats. Jeugdleden hebben recht op het volgen van trainingen zonder dat zij daar apart voor hoeven te betalen. Het lidmaatschap geeft dus recht op het volgen van deze trainingen. Ook selectieleden hebben privileges op het gebied van trainen en andere voorzieningen: bepaalde kosten worden door de vereniging betaald. Gewenste situatie Er is een trainingsmethode op papier vastgelegd per doelgroep. Deze methode wordt periodiek geëvalueerd door de trainers en het bestuur. De training (aanpak, didactiek en uitvoering) ondersteunt de doelstelling van de vereniging: het doen beoefenen en bevorderen van de tennissport. De trainingen zijn gebaseerd op de laatste ontwikkelingen op trainingsgebied en sluiten goed aan bij de wensen van alle doelgroepen. De trainingsaanpak voor de jeugd is gebaseerd op KNLTB Tenniskids. Bij de selectie zijn trainingen gericht op het optimaal gebruiken en ontwikkelen van het talent van de spelers. Bij de senioren zijn de trainingen gericht op het verbeteren van het niveau. De trainers worden door het bestuur gestimuleerd tot goede begeleiding en training van alle leden. Als blijkt dat er veranderingen nodig zijn ten gunste van de vereniging dan signaleren de trainers dit bij het bestuur en andere betrokkenen. Er is een helder doorstromingsbeleid voor zowel de jeugd als voor senioren. Het beleid is er onder andere op gericht om talentvolle spelers zich zo goed mogelijk te laten ontwikkelen en te behouden voor de club. Ook is er een opleidingsplan voor de jeugd waarin onder andere staat beschreven waaraan de trainingen voor de jeugd moeten voldoen. Dit opleidingsplan maakt onderdeel uit van het jeugdbeleid. Leden die trainingen volgen wordt de gelegenheid geboden om de trainingen te evalueren, zodat de vereniging kan meten in hoeverre aan verwachtingen wordt voldaan.
Beleidsplan At Risk
Pagina 11
Wat willen we bereiken? Er wordt gewerkt volgens een bewust gekozen trainingsmethodiek Er is een beschreven doorstromingsbeleid voor zowel jeugd als senioren Acties Ref 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7
Acties Formuleren en implementeren trainingsmethode jeugd, senioren en selectie Jaarlijks evalueren trainingsmethode Opstellen doorstromingsbeleid jeugd naar senioren Opstellen doorstromingsbeleid jeugd en senioren naar selectie Jaarlijkse evaluatie doorstromingsbeleid Evaluatieformulier trainingen ontwerpen Opstellen opleidingsplan
Beleidsplan At Risk
Pagina 12
6 Beleid ten aanzien van de beroepskrachten Huidige situatie At Risk is een vereniging die vooral draait op vrijwilligers. Daarnaast zijn er beroepskrachten werkzaam. Beroepskrachten zijn alle personen die via een arbeidsovereenkomst werkzaamheden verrichten ten behoeve van de leden van de club. De aansturing van/ het leiding geven aan de beroepskrachten wordt door (een vertegenwoordiging van) het bestuur gedaan. Het bestuur verricht de rol van werkgever. Gewenste situatie At Risk is een goede werkgever. Beroepskrachten hebben een contract dat marktconform is. De beroepskrachten worden aangestuurd door het bestuur. Er is goed personeelsbeleid dat er op gericht is de beroepskrachten optimaal te laten functioneren. Zij leveren een bijdrage aan de doelstellingen van de vereniging. Ter ondersteuning van de inzet wordt een professioneel personeelsbeleid ontwikkeld. ‘Professioneel’ zoals dit past bij At Risk en lijkend op het personeelsbeleid bij andere tennis (of sport-) verenigingen. Wat willen we bereiken? Wederzijdse tevredenheid tussen beroepskrachten en bestuur At Risk in de rol van werkgever. Goed functionerende beroepskrachten. Acties Ref 6.1 6.2 6.3
Acties
Onderzoek naar alternatieve overeenkomsten (contracten) voor beroepskrachten Uitwerking van missie, visie en doelen uit dit beleidsplan naar Personeels – beleid Uitwerken van de verschillende Personeels - instrumenten
Beleidsplan At Risk
Pagina 13
7 Vrijwilligers Huidige situatie At Risk is een vereniging die ‘draait’ op de inzet van zijn vrijwilligers en beroepskrachten. De trainers en de groundsman zijn betaalde krachten. Door het jaar heen worden er veel tennisgerichte activiteiten georganiseerd. Ook de ondersteunende klussen zoals de ledenadministratie, pr-activiteiten, onderhoud en verbouwing en het bestuurswerk worden voornamelijk door vrijwilligers verricht. Er is een min of meer vaste kern vrijwilligers die zich individueel of in (tijdelijke-) commissies inzet voor een groot aantal direct tennisgerelateerde of ondersteunende activiteiten. Gewenste situatie De vrijwilliger Om de motivatie en het enthousiasme van de vrijwilligers te behouden en te versterken wordt er enerzijds duidelijke structuur en een goede informatievoorziening geboden. Anderzijds zijn er steeds voldoende vrijwilligers om de klus mee te klaren. Dit betekent het volgende: Er is een enthousiaste groep vrijwilligers actief in commissies, werkgroepen of op incidentele basis. Zij werken samen in en met commissies of leden. De activiteiten passen binnen de visie en richtlijnen van de vereniging met betrekking tot de jaarkalender, financiën en beoogde doelgroep. Er vindt afstemming plaats met het bestuur binnen een duidelijke structuur (vaste contactpersoon, een bijeenkomst of planning en verslaglegging van de activiteit). Nieuwe initiatieven worden door het bestuur ondersteund. Vrijwilligers respecteren elkaar en werken transparant met het motto ‘afspraak is afspraak’. Het aantal actieve vrijwilligers bedraagt 10% van het aantal seniorleden (ter indicatie voor 2010 zou dit ( 993 leden x 10% =) 93 leden bedragen. De commissie De commissies zijn open , dynamische groepen vrijwilligers die zich voor een bepaalde tijd en doelstelling committeren aan een bepaalde klus of activiteit voor de vereniging. Deze vrijwilligers doen hun taken onder leiding van en in afstemming met het bestuur. Een van de bestuursleden is contactpersoon. De commissie doet jaarlijks verslag van de verrichte taken en doet proactief aanbevelingen voor verbeteringen. Wat willen we bereiken? Voldoende vrijwilligers om alle taken te kunnen uitvoeren. Grote betrokkenheid van de leden bij de vereniging.
Beleidsplan At Risk
Pagina 14
Acties Ref 7.1 7.2 7.3 7.4
acties Coördinator zoeken Opzetten van een vacaturebank via de site voor functies, taken en klussen Maak een meldpunt voor de vrijwilliger met een initiatief en biedt ondersteuning bij het uitvoeren Leden vragen voor een vrijwilligers zoekactie
Beleidsplan At Risk
Pagina 15
8 Doelgroepenbeleid Huidige situatie Zowel recreatief als prestatief tennis zijn mogelijk binnen de vereniging. Er kan competitie worden gespeeld, training worden gevolgd en vrij worden gespeeld. De volgende doelgroepen zijn aanwijsbaar binnen de club: jeugd, senioren, veteranen, recreanten, competitiespelers, selectieleden. Een lid kan deel uitmaken van meerdere doelgroepen. De groep leden in de leeftijd van 18-27 is thans klein en doorstroming van jeugd naar senioren is moeizaam. Zowel valide als niet valide tennissers zijn welkom om lid te zijn van de verenging. Voor mindervalide spelers geldt dat daar geen specifieke activiteiten voor worden georganiseerd: zij vormen geen aparte doelgroep. Voor alle doelgroepen worden activiteiten georganiseerd. De commissies bepalen in overleg met het bestuur het aantal activiteiten en de planning ervan. Er zijn in beginsel 7 banen beschikbaar per activiteit. Alle activiteiten die worden georganiseerd worden vastgelegd op een verenigingsbrede jaarkalender. Binnen het lidmaatschap heeft de jeugd recht op het volgen van één trainingscyclus per jaar. Daarnaast zijn er voor de jeugd voorzieningen zoals extra trainingen tegen gereduceerd of nultarief en gratis deelname aan bepaalde competities. De selectie bestaat uit een aantal talentvolle spelers die samen trainen en competitie spelen. De selectie wordt voor een deel gesubsidieerd door de vereniging: bepaalde kosten (bijv. binnentrainingen in de winter) worden door de vereniging betaald. Daar staat tegenover dat de vereniging iets terug verwacht van de selectieleden. Er zijn binnen At Risk verschillende soorten lidmaatschap mogelijk: daglidmaatschap, volledig lidmaatschap, jeugdlidmaatschap. Voor al deze vormen van lidmaatschap bestaat de mogelijkheid van U-pas korting. Gewenste situatie Er is een goede balans tussen de voor vrij spelen beschikbare banen en de aantallen en omvang van (competitie)activiteiten. Dat vereist voortdurend een goed beeld van de omvang, behoeften, ambities en speelsterkten van de verschillende doelgroepen. Het bestuur bepaalt aan de hand van dit beeld in overleg met de commissies aantal, aard en planning van de activiteiten. Per activiteit wordt bepaald hoeveel banen er gebruikt worden; alle afspraken worden vastgelegd op een jaarkalender.
Beleidsplan At Risk
Pagina 16
De doelgroepen vormen niet naast elkaar maar met elkaar de vereniging. De doelgroepen weten elkaar te vinden en worden betrokken bij elkaars activiteiten (bijvoorbeeld senioren die scheidsrechter zijn bij een jeugdtoernooi, of jeugdleden die ballenjongen of meisje zijn bij een senioren toernooi). Er is veel aandacht voor de jeugd. De jeugd heeft de toekomst en het streven is de jeugd te behouden voor de club. Er worden speciale activiteiten georganiseerd om jeugdleden aan te trekken, enthousiast te maken en te behouden voor de vereniging. Ook wordt de jeugd betrokken bij de rest van de vereniging, bijvoorbeeld doordat een jeugdlid wordt gekoppeld aan een seniorlid dat een mentorrol vervult. Ook is er aandacht voor de selectie. Op papier is vastgelegd wat de vereniging te bieden heeft aan de selectiespelers en welke tegenprestaties daar tegenover staan. Er wordt op toegezien dat die afspraken nagekomen worden. Tenslotte is er speciale aandacht voor de leeftijdscategorieën 10-14 en 18-27; onderzocht moet worden hoe deze beide doelgroepen meer aan At Risk gebonden zou kunnen worden. De financiële lasten die de aandacht voor deze specifieke doelgroepen vergt zullen verantwoord moeten zijn en gepland worden. Wat willen we bereiken Scherp beeld van behoeften en ambities creëren Faciliteiten hierop afstemmen Contact en samenwerking tussen de verschillende doelgroepen realiseren. Overzicht creëren van de verschillende activiteiten. Acties Ref 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9
acties Jaarlijkse enquête behoeften en ambities (tevredenheidonderzoek) Vertaling maken van behoeftes naar faciliteiten Per commissie een jaarkalender opstellen waarin de activiteiten voor de doelgroepen terugkomen In kaart brengen mogelijkheden integreren activiteiten verschillende doelgroepen Jaarkalender van commissies integreren in verenigingsbrede kalender Jeugdbeleid bijstellen: rechten en plichten Selectiebeleid bijstellen: rechten en plichten Onderzoeken haalbaarheid studentenlidmaatschap Opzetten en implementeren mentorschap jeugdlid en selectielid
Beleidsplan At Risk
Pagina 17
9 Werving en behoud van leden Huidige situatie Er wordt niet actief geworven; ook niet als het gaat om jeugd- of selectieleden. Leden melden zich uit zichzelf aan. Het aantal nieuwe leden is jaarlijks ongeveer gelijk aan het aantal vertrekkende leden: hierdoor is het totale ledenaantal redelijk constant. Het is niet duidelijk waarom leden vertrekken, hier wordt geen onderzoek naar gedaan. Ook is niet helder waarom nieuwe leden juist voor At Risk kiezen en niet voor een andere vereniging. Voor nieuwe leden wordt er soms een introductiebijeenkomst gehouden. Daarnaast ontvangen nieuwe leden een informatiebulletin over de vereniging. Er vinden geen metingen plaats in hoeverre de leden tevreden zijn over het reilen en zeilen van de vereniging. Gewenste situatie Er is een wervingsbeleid. Dit beleid wordt ingezet naar behoefte van de vereniging, voor de doelgroep die nieuwe leden nodig heeft. Nieuwe leden worden goed opgevangen en wegwijs gemaakt binnen de vereniging. Bij aanmelding ontvangen zij een informatiebulletin en een uitnodiging voor de introductiebijeenkomst die twee keer per jaar plaatsvindt. Bij aanvang van het kalenderjaar liggen de data van deze bijeenkomsten vast. Voorafgaand aan de jaarlijkse ALV wordt de tevredenheid van de leden in de tevredenheids enquête gemeten. De zaken waarover leden niet tevreden zijn vormen agendapunten voor de ALV waarna de ALV het bestuur kan vragen actie te ondernemen. Buiten de enquête om kunnen leden altijd met tips, opmerkingen en klachten bij het bestuur en de commissies terecht. Bij leden die hun lidmaatschap opzeggen wordt een exitenquête afgenomen om inzicht te krijgen in de reden van vertrek. Eventuele verbeterpunten en/of klachten die hierin naar voren komen worden naar bevinding van noodzaak opgepakt. Er zijn tennisactiviteiten (een jaarlijks evenement) waarbij At Risk de faciliteiten biedt (banen, begeleiding) voor externe partijen zoals scholen, bedrijven, sponsoren, om de naamsbekendheid te vergroten en nieuwe leden te werven (PR). Tevens is er jaarlijks tenminste één activiteit waarbij de leden introducees kunnen uitnodigen. Wat willen we bereiken Het ideale ledenaantal wordt bereikt en bewaakt en de opbouw van het ledenbestand is op een “goede” manier verdeeld. De huidige leden zijn tevreden over de club; dit blijkt uit de jaarlijkse enquête, het tevredenheidcijfer >7; De jaarlijkse enquête speelt een aantoonbare rol in de evaluatie van het beleid van de vereniging.
Beleidsplan At Risk
Pagina 18
Acties Ref 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10
Acties Omschrijving gewenste / ideale ledenbestand (leeftijdsopbouw – speelsterkte – financiën etc..) Het uitvoeren van gerichte ledenwerfacties Procedure voor het aanmelden van leden checken op transparantie, samen en voor iedereen Verenigingsinformatie voor nieuwe leden aanpassen jaarlijks Plannen/organiseren bijeenkomsten nieuwe leden Uitvoeren nulmeting tevredenheidonderzoek Jaarlijks tevredenheidonderzoek opstellen en uitzetten (ook gericht op nieuwe leden) Uitslagen tevredenheidonderzoek en exit-enquête verwerken in jaarplan Inrichten van Platform voor tips en vragen Exit-enquête opstellen en uitvoeren
Beleidsplan At Risk
Pagina 19
10 Accommodatie - Park en banen Huidige situatie In 2010 zijn de banen gerenoveerd. Er liggen nu 10 Advantage Red Court banen rondom het paviljoen. De banen hebben hiermee een nieuwe, moderne uitstraling gekregen. De banen zijn het hele jaar door bespeelbaar. Het park beschikt ook over 2 oefenkooien. Het park voldoet, maar niet alles functioneert optimaal: de verlichting, groenvoorziening, fietsenstalling en zitplaatsen zijn voor verbetering vatbaar. Ook is er sprake van inbraakgevoeligheid. Zowel binnen het park (paviljoen en andere ruimtes) als buiten het park (parkeerplaats) vinden er incidenten plaats. De ligging van het park is gunstig: het is gelegen bij de ingang van de wijk Lunetten: iedereen die (per auto) de wijk binnen komt, passeert het park. Er wordt gebruik gemaakt van een conventioneel afhangbord. Dit bord hangt buiten, aan het paviljoen. Gewenste situatie Om de banen kwalitatief op peil te houden, zal het wekelijkse en jaarlijkse onderhoud aan de banen op de lange termijn gewaarborgd zijn. Ter verhoging van de sfeer op het park zal het niveau van de groenvoorziening door tussenkomst van een deskundige, die daarvoor een ontwerp maakt, aangepast worden. Sfeer, beschutting, onderhoudsarm en netheid zijn uitgangspunt. Voor een evenwichtige lichtspreiding zal de baanverlichting verbeterd worden en uit maatschappelijk verantwoord oogpunt, wanneer mogelijk, vervangen worden door LEDlampen. Overleg met het wijkteam van de politie leidt ertoe dat de veiligheid op en rond het park verbetert. Om de oefenkooien meer bij het park te betrekken, zal de begrenzing (afscheiding) daarvan opener gemaakt worden. De oefenkooien worden vanwege het aanzicht niet meer als opslagruimte functioneren. Ten behoeve van het eerlijk en efficiënt afhangen wordt een elektronisch afhangbord geïnstalleerd. Wat willen we bereiken? De banen zijn (afgezien van weersomstandigheden) altijd goed en veilig bespeelbaar. Het park straalt gezelligheid en sfeer uit, waardoor het fijn is er naartoe te gaan en te verblijven. Ook tijdens avonduren zijn de banen goed bespeelbaar. Het park en de omgeving daarvan zijn veilig, zodat iedereen zich er veilig voelt. Banen, fietsenstallingen, oefenkooien e.d. zijn functioneel, zodat daar ook optimaal gebruik van wordt gemaakt. Beleidsplan At Risk
Pagina 20
Faciliteiten voor baanplanning zijn zodanig dat iedereen op een efficiënte en eerlijke wijze kan afhangen. Acties Ref 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6
acties Vrijwilligers voor onderhoud werven Tijdelijke commissie in het leven roepen die de groenvoorziening op het park gaat upgraden Onderzoek naar LED-verlichting voor de banen upgraden Overleg met politie en/of buurt opstarten omtrent veiligheid om en op het park Oefenkooi meer zichtbaar en functioneel maken en in relatie tot 2 de fietsenstallingen upgraden Elektronisch afhangbord implementeren
Beleidsplan At Risk
Pagina 21
11 Accommodatie paviljoen en terras Huidige situatie At Risk beschikt over een paviljoen met een groot terras. In 2010 is het paviljoen opgeknapt. Het paviljoen heeft hierdoor een betere uitstraling gekregen. Op een aantal punten zijn er nog verbeteringen mogelijk, zoals sfeer, meubilair, verlichting, overkapping van het terras. Het paviljoen is klein. Dit is duidelijk merkbaar tijdens competitiedagen en andere activiteiten: bij slecht weer kunnen niet alle spelers in het paviljoen verblijven. Het is niet vanzelfsprekend dat leden na het tennissen het paviljoen bezoeken. Veel leden kiezen ervoor om na het tennissen direct naar huis te gaan. Bij het paviljoen is een bestuurskamer. In deze kamer staat een computer die met name door de ledenadministratie wordt gebruikt. De bestuurskamer wordt ook gebruikt door commissies voor vergaderingen. Het paviljoen heeft een dames- en een herenkleedkamer, beide voorzien van douches. De ruimtes en douches zijn functioneel. De dameskleedkamer is altijd geopend, de herenkleedkamer alleen wanneer het paviljoen geopend is. Ook is het paviljoen soms gesloten terwijl er tennissers zijn. Omdat At Risk jarenlang gefunctioneerd heeft als ‘thuishaven’ voor een grote groep rolstoeltennissers, is het park en paviljoen rolstoelvriendelijk. Gewenste situatie Er heerst meer sfeer in het paviljoen en op het terras. Om meer clubgevoel te bewerkstelligen is meer reuring op het park en in het paviljoen nodig. Verbreding van het aanbod van eten zal hierin een rol kunnen vervullen. Tevens kan dit tegemoet komen aan de behoefte van leden om ‘even snel iets te eten, alvorens de baan op te gaan’. De hygiëne en staat van onderhoud van het paviljoen en terras worden vergroot. Om een grotere zitcapaciteit te krijgen (bij slecht weer) zal op termijn een terrasoverkapping gemaakt worden. Als het paviljoen niet open is, moet men zowel van de dames- als de herenkleedkamer gebruik kunnen maken. De openingstijden van het paviljoen zullen afgestemd worden op de wensen en behoeften van de leden. Wat willen we bereiken? door de goede sfeer verbetert het clubgevoel de uitbater bevordert mede sfeer en het clubgevoel bij koud of nat weer kunnen alle aanwezigen een droge en warme plek vinden om te zitten Beleidsplan At Risk
Pagina 22
dames en heren moeten zich te allen tijde op de club kunnen omkleden en douchen de hygiëne in en om het paviljoen leidt tot een algemeen comfortgevoel dat de sfeer en het wij-gevoel verbetert de diensten die vanuit het paviljoen verzorgd worden, staan ten dienste van de leden Acties Ref 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5
acties Met de uitbater worden afspraken gemaakt die de sfeer, uitstraling en hygiëne verbeteren. Er wordt vastgesteld op welke termijn hoeveel geld vrijgemaakt kan worden om een mobiele terrasoverkapping+verwarming te realiseren. Er wordt een actieplan+kostenoverzicht opgesteld ter verbetering en onderhoud van de voorzieningen in en om het paviljoen. De herenkleedkamer dient, net als de dameskleedkamer, ook buiten openingstijden van het paviljoen, beschikbaar gemaakt te worden. De openingstijden van het paviljoen zullen heroverwogen worden.
Beleidsplan At Risk
Pagina 23
12 Communicatie Huidige situatie Communicatie is een aandachtsgebied van de vereniging en van het bestuur in het bijzonder. Sinds 2010 is er een verbeterde website en er wordt digitaal gecommuniceerd via een nieuwsbrief. Niet alle leden hebben toegang tot internet en email, waardoor zij informatie missen. Zowel de nieuwsbrief als de website functioneren niet optimaal: er is meer aandacht gewenst voor tijdigheid, actualiteitswaarde, inhoud, lengte en stijl van boodschappen. Gewenste situatie De communicatiemiddelen die beschikbaar zijn worden op de juiste momenten en wijze ingezet om te communiceren met de leden. De inhoud van de communicatie is afgestemd op de doelgroep. Er wordt zo veel mogelijk digitaal gecommuniceerd. Voor mensen die niet over een computer en e-mail beschikken is er in veel gevallen papieren informatie beschikbaar. Alle leden, individueel of verenigd in een commissie of ander orgaan, leveren een bijdrage aan de informatievoorziening binnen de vereniging. Hetzij op verzoek, hetzij pro-actief. De communicatie is open, eerlijk en positief gericht. Dit betekent dat er aandacht is voor de relatie met betrokkenen en voor het goed houden van deze relatie. Er wordt respectvol gecommuniceerd. Acties, prestaties en tijdsinvesteringen van leden, vrijwilligers en beroepskrachten worden zichtbaar gewaardeerd. De vereniging hanteert een huisstijl die door het bestuur wordt bewaakt. Er wordt gewerkt met vaste formats, logo, vaste kleur- en stijlafspraken etc. Op deze wijze wordt een eenduidig beeld uitgedragen. De huisstijl is van toepassing op alle communicatiemiddelen. In het paviljoen is een mededelingenbord aanwezig waarop informatie over de vereniging, activiteiten, ontwikkelingen etc. wordt gepubliceerd. Ook beschikt het paviljoen over een computer met internet waar leden gebruik van kunnen maken. Potentiële leden kunnen At Risk goed vinden, zowel via internet als via meer traditionele middelen (telefoonboek, gemeentegids, etc). Op de site is alle informatie beschikbaar die potentiële leden nodig hebben om te bepalen wat At Risk hen te bieden heeft. Het is de vraag in hoeverre dat nu het geval is, hoe goed At Risk gevonden wordt. De informatie op internet is volledig, correct en actueel. Ook organisaties die voor At Risk interessant zijn of waarvoor At Risk interessant is weten de club en de site te vinden. Sponsors, maar ook andere verenigingen en ondersteunende organisaties (Sportservice Midden Nederland, Vereniging Sport Utrecht bijv) kennen At Risk en weten wat wij te bieden hebben. Beleidsplan At Risk
Pagina 24
Wat willen we bereiken? Het hebben van een herkenbare, eenduidige huisstijl Zo veel mogelijk mensen volledig, tijdig en correct informeren Commissies en andere betrokkenen leveren (pro-actief) informatie aan die relevant is Acties Ref 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 12.8 12.9
Acties Computer met internetaansluiting in paviljoen plaatsen voor de leden Communicatieplan opstellen en implementeren Mededelingenbord plaatsen in paviljoen Introductie van 'het lid van de maand' (bijv. via 'geef de digitale pen door') Integreren jeugd- en seniorenwebsite Ontwikkelen huisstijl Opschonen email-adressenbestand leden Verenigingsinfo per jaar aanpassen Vindbaarheid At Risk onderzoeken
Beleidsplan At Risk
Pagina 25
13 PR en sponsoring Huidige situatie Er zijn meerdere sponsoren betrokken bij At Risk. Sponsorinkomsten worden gebruikt voor extra uitgaven of specifieke activiteiten, niet voor het dagelijkse financiële beheer. Sommige sponsoren zijn verenigingsbreed betrokken, andere sponsoren alleen bij een specifieke commissie of activiteit. Er is geen sponsorbeleid. Er is een sponsorcommissie, maar deze is weinig actief. Er is geen evenwichtige relatie tussen sponsorinbreng en tegenprestatie. Commissies regelen zelf sponsoring voor de activiteiten die zij organiseren. Elke commissie maakt daarmee ook eigen afspraken over de inhoud van de sponsoring. Gewenste situatie Verenigingsbreed is er een sponsorcommissie actief. Deze commissie hanteert een sponsorbeleid. Commissies die activiteiten organiseren en daarbij gebruik willen maken van sponsoring, kunnen terecht bij de sponsorcommissie. Samen met de sponsorcommissie worden de mogelijkheden van sponsoring voor de activiteit besproken en vervolgens opgepakt. De sponsorcommissie is altijd op de hoogte van de sponsoren van de vereniging en van de inhoud van alle sponsorovereenkomsten. De sponsoren voelen zich betrokken bij de vereniging en zijn tevreden over de tegenprestaties die door At Risk worden geleverd. Bestaande sponsoren worden indien gewenst verenigingsbreed betrokken. Doelen Er is een duidelijk sponsorbeleid om te zorgen voor voldoende en tevreden sponsors. Er is een sponsorbeleid om geld binnen te halen waarin een overzicht is te vinden van ons aanbod en wat wij verwachten. Er is een sponsorbeleid wat overzichtelijk en duidelijk is naar de leden toe. Acties Ref 13.1 13.2
acties Er wordt een sponsorbeleid opgesteld. ( via wie de contacten verlopen, de afspraken vast leggen, werving van sponsoren, relatie onderhouden met sponsoren. Na elk kalenderjaar wordt het sponsorbeleid geëvalueerd en in een draaiboek verwerkt.
Beleidsplan At Risk
Pagina 26
14 Financiën Huidige situatie De financiële huishouding functioneert al jaren volgens het beleid van: eerst uitgeven (m.b.v. leningen) en dan terugbetalen. Er is wel een buffer om onverwachte uitgaven te kunnen doen. De (hypotheek)schuld kost jaarlijks ca. € 15.000,00 aan rente, hetgeen neerkomt op ca. 6% van de totale begroting. Er zijn voldoende zekerheden ingebouwd om een veilig financieel huis te waarborgen; niemand kan er ‘even’ met het geld vandoor gaan. Onze administratieve software is verouderd. Bestuursleden hebben goed in hun hoofd wat er op termijn aan grotere posten uitgegeven moet worden maar er staat onvoldoende van op papier. Er is onvoldoende kader om het uitvoeringsbeleid van de verschillende commissies op te baseren. At Risk kan tot op heden rekenen op een geringe subsidiestroom en maakt onvoldoende gebruik van sponsoren. 14.2 Gewenste situatie Nu wordt geld geleend om grote uitgaven te kunnen doen en daarvoor moet rente en aflossing betaald worden. Bij voldoende draagvlak binnen de vereniging wordt dit omgebogen naar een situatie van: eerst sparen en dan uitgeven. Implementatie van een nieuw softwarepakket zal de administratieve zaken eenvoudiger en overzichtelijker maken. Om te kunnen weten wat de financiële situatie is en wat er moet en kan gebeuren, wordt financieel beleid (waaronder ook een meerjaren inkomsten/uitgavenoverzicht) op papier gezet. Er wordt een format opgesteld en aan de verschillende commissies verstrekt, op basis waarvan zij budgetten kunnen aanvragen. Om qua inkomsten niet alleen van lidmaatschapsgelden afhankelijk te zijn, zullen subsidie-inkomsten en sponsorbeleid meer aandacht krijgen. Er zullen financiële middelen beschikbaar gesteld worden om uitvoering te geven aan het doelgroepenbeleid. Doelen At Risk is een financieel gezonde vereniging, zonder schulden. Niemand van de vrijwilligers die met geld te maken heeft, is in staat ‘de kas leeg te roven’. Administratie is eenvoudig te voeren en op ieder moment is inzichtelijk hoe de vereniging er financieel voor staat. Vanuit vastgesteld beleid is bepaald waar wel en geen geld aan uitgegeven kan worden; daarover hoeft dus geen discussie gevoerd te worden. Voor commissies is het helder waarom, hoeveel en hoe men geld voor activiteiten beschikbaar kan krijgen. Ook is duidelijk wanneer en op welke wijze men daarover verantwoording aflegt. Beleidsplan At Risk
Pagina 27
Wanneer At Risk specifieke doelgroepen wil aantrekken, moeten daar ook financiën beschikbaar voor worden gesteld. Acties Ref 14.1 14.2 14.3 14.4 14.5 14.6
Acties
Scenarioberekeningen maken m.b.t. aflossing van leningen in relatie tot stijging van contributiegelden in 5, 10 en 12 jaar. Het beleidsplan vertalen naar geld en op basis daarvan prioriteiten stellen. Een meerjarenschema opstellen waarin (grote) uitgaven en daarvoor te reserveren inkomsten zichtbaar en met elkaar in evenwicht zijn. Administratief softwarepakket selecteren en daarmee proefdraaien. Daarna aanschaffen en implementeren. Uitzoeken op welke manieren At Risk gelden kan werven door subsidies e.d. Beleid vaststellen i.v.m. financiële middelen voor doelgroepenbeleid
Beleidsplan At Risk
Pagina 28
15 Planning, uitvoering, bewaking en evaluatie. Om dit plan uit te voeren en het daarmee van een (dode) letter tot een bijdrage te laten worden aan een levendig At Risk, is het belangrijk een aantal zaken te onderscheiden: 1. Planning Een goede realistische planning is cruciaal voor de uitvoering. Dat betekent dat niet alles in één keer aangepakt en tot een succes hoeft te worden. Beter een beperkte jaarplanning die is uitgevoerd dan ambitieuze plannen die verzand zijn en een stille dood sterven. De volgorde waarin acties moeten worden uitgevoerd wordt grotendeels bepaald door de prioriteit. Daarnaast zijn sommige acties voor uitvoering afhankelijk van eerdere acties. Wanneer er een standaardisatie moet plaatsvinden in de aanlevering van de begroting van de verschillende commissies dan zal er bijvoorbeeld een format bedacht moeten worden. Naast deze degelijke planning is het belangrijk ook te kijken naar ‘quick wins’: relatief makkelijk te behalen succes op de korte termijn die een grote impact hebben en niet al te veel inspanning vergen. 2. Uitvoering. Succes in de uitvoering zal afhankelijk zijn van toegewijde en soms gespecialiseerde vrijwilligers Een sponsorplan opzetten gaat makkelijker wanneer iemand zich hiermee beroepsmatig bezig houdt of zich anderszins hier al een keer mee bezig heeft gehouden. Zo zijn er ook de specialisten voor de kascommissie en de schrijvers voor de website of nieuwsbrief. 3. Bewaking en evaluatie Het bestuur is uiteindelijk verantwoordelijk voor bewaking en evaluatie. Het bestuur ondersteunt en coördineert. Het is belangrijk dat het bestuur goed bemenst is om dit te kunnen doen. De KNLTB ondersteunt verenigingen met advies bij de invoering van beleidsplannen. We willen daarom de bond vragen hierin het bestuur van At Risk ondersteunen. 4. Borging Jaarlijks legt het bestuur rekenschap af aan de ALV met betrekking tot de planning, uitvoering, bewaking en evaluatie van het beleidsplan. Dit wordt geconcretiseerd in een jaarplan en de bijbehorende rapportage.
Beleidsplan At Risk
Pagina 29
16 Stappenplan implementatie Het stappenplan Nadat het beleidsplan is goedgekeurd zal er jaarlijks moeten worden vastgesteld welke acties worden opgepakt, door wie en wanneer ze moeten zijn afgerond. Om dit gestructureerd te laten verlopen wordt het onderstaande stappenplan gevolgd. Nr 0
Wat Goedkeuren beleidsplan
Wie ALV
1
Werven vrijwilligers voor uitvoeren van acties actielijsten Op een bijeenkomst verdelen van de acties voor het komend jaar + eventueel aanpassen actielijst Opstellen en communiceren jaarplan Uitvoeren acties jaarplan
Bestuur
5
Evalueren en delen resultaten jaarplan
6
Bestuur, beroepskrachten, commissies en overige vrijwilligers Bestuur
Verantwoording uitvoering 4e kwartaal jaarplan Stappen 1 t/m 6 worden tussen 1 januari 2011 en 31 december 2015 jaarlijks uitgevoerd.
2 3 4a 4b
Bestuur, beroepskrachten, commissies en overige vrijwilligers Bestuur
Commissies, vrijwilligers en beroepskrachten Bewaken uitvoering acties jaarplan Bestuur
Wanneer 2e kwartaal 2011 1e en 2e kwartaal 1e en 2e kwartaal 2e kwartaal 2e, 3e en 4e kwartaal 2e, 3e en 4e kwartaal 4e kwartaal
Toelichting Stap 1. Op basis van de actielijst zal er bepaald moeten worden of er naast de beroepskrachten en commissies voldoende mensen zijn om de acties te kunnen uitvoeren. Als dat niet zo is werft het bestuur vrijwilligers. Stap 2. Het bestuur organiseert een bijeenkomst waar beroepskrachten, vertegenwoordigers van alle commissies en overige vrijwilligers bij elkaar komen om vast te stellen welke acties het komende jaar worden opgepakt, door wie ze worden uitgevoerd en wanneer ze worden afgerond. Stap 3. Op basis van de informatie uit stap 2 stelt het bestuur een jaarplan op en stuurt deze ter informatie naar de betrokkenen. Stap 4 a en b. Tijdens deze stappen worden de acties uitgevoerd door de actiehouders. Het bestuur bewaakt de uitvoering en levert waar nodig ondersteuning. Stap 5. Het bestuur organiseert een bijeenkomst waarin met alle actiehouders de uitvoering van het jaarplan wordt geëvalueerd. Stap 6. Het bestuur informeert de leden over de resultaten van de uitvoering van het jaarplan tijdens de ALV. Beleidsplan At Risk Pagina 30
Bijlage 1 Actielijst Toelichting bij Prioriteit: H = Hoog G = Gemiddeld L = Laag Ref 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14
acties Bewaken realisatie beleidsplan Verantwoording afleggen op de ALV over de voortgang van de realisatie van het beleidsplan Template maken voor een functieomschrijving Opstellen functieomschrijving (incl. taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) voor alle bestuursfuncties Template maken voor een taakomschrijving Opstellen taakomschrijving voor alle commissies (taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) Onderzoeken of organisatie van trainingen in een commissie belegd moet worden Template maken voor een draaiboek Draaiboek opstellen voor alle werkzaamheden Vastleggen alle leden van alle commissies en opstellen procedure bijhouden namenlijst Vaststellen aanspreekpunten vanuit elke commissie voor het bestuur Jaarlijks overleg tussen bestuur en iedere commissie Uitbreiding bestuur naar 7 personen Integreren Commissie Wedstrijdtennis en
Beleidsplan At Risk
actor Bestuur Bestuur
Geld Nee Nee
Prio H H
Vacature Bestuur
Nee Nee
H H
Vacature Alle commissies uit de organisatiestructuur Vacature
Nee Nee
H G
Nee
L
Vacature Bestuur Alle commissies uit de organisatiestructuur Coördinator Vrijwilligers
Nee Nee
H G
Nee
L
Alle commissies
Nee
H
Bestuur Bestuur Commissie WedstrijdTennis
Nee Nee Nee
G H L
Oplever moment
Pagina 31
4.15 4.16 5.1
Vrijdagavondcompetitie Commissie Groundsman integreren in onderhoudscommissie Uitwerken mogelijkheden maatschappelijke stages Formuleren en implementeren trainingmethode jeugd, senioren en selectie
5.2
Jaarlijks evalueren trainingsmethode
5.3 5.4
Opstellen doorstromingsbeleid jeugd naar senioren Opstellen doorstromingsbeleid jeugd en senioren naar selectie Jaarlijkse evaluatie doorstromingsbeleid
5.5 5.6 5.7 6.1 6.2 6.3 7.1 7.2 7.3 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5
Evaluatieformulier trainingen ontwerpen Opstellen opleidingsplan Onderzoek naar alternatieve overeenkomsten (contracten) voor beroepskrachten Uitwerking van missie, visie en doelen uit dit beleidsplan naar P- beleid Uitwerken van de verschillende P -instrumenten Coördinator zoeken Opzetten van een vacaturebank via de site voor klussen Maak een meldpunt voor de vrijwilliger met een initiatief en biedt ondersteuning bij het uitvoeren Jaarlijkse enquête behoeften en ambities (tevredenheidonderzoek) Vertaling maken van behoeftes naar faciliteiten Per commissie een jaarkalender opstellen waarin de activiteiten voor de doelgroepen terugkomen In kaart brengen mogelijkheden integreren activiteiten verschillende doelgroepen Jaarkalender van commissies integreren in
Beleidsplan At Risk
Onderhoudscommissie Vacature Jeugdcommissie Trainers Commissie WedstrijdTennis Jeugdcommissie, Trainers Commissie WedstrijdTennis Jeugdcommissie Commissie WedstrijdTennis Jeugdcommissie Jeugdcommissie, Commissie WedstrijdTennis, Trainers Vacature Jeugdcommissie bestuur
Nee Nee Nee
L G H
Nee
G
Nee Nee
G G
Nee
G
Nee Nee Nee
L H H
bestuur
Nee
G
bestuur Bestuur Coördinator Vrijwilligers Coördinator Vrijwilligers
Nee Nee Nee Nee
G H L L
Ledenadministratie / vrijwilliger
Nee
H
Commissies / bestuur commissies
nee Nee
M G
commissies
Nee
L
Bestuur
Nee
G
Pagina 32
8.6 8.7 8.8 8.9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 11.1
verenigingsbrede kalender Jeugdbeleid opstellen: rechten en plichten Selectiebeleid opstellen: rechten en plichten Onderzoeken haalbaarheid studentenlidmaatschap Opzetten en implementeren mentorschap jeugdlid en selectielid Omschrijving gewenste / ideale ledenbestand (leeftijdsopbouw – speelsterkte – financiën etc..) Het uitvoeren van gerichte ledenwerfacties Procedure voor het aanmelden van leden checken op transparant, samen en voor iedereen Verenigingsinformatie voor nieuwe leden aanpassen jaarlijks Plannen/organiseren bijeenkomsten nieuwe leden Jaarlijks tevredenheidonderzoek opstellen en uitzetten (ook gericht op nieuwe leden) Uitvoeren nulmeting tevredenheidonderzoek Uitslagen tevredenheidsonderzoek en exit-enquête verwerken in jaarplan Inrichten van Platform voor tips en vragen Exit-enquête opstellen en uitvoeren Vrijwilligers voor onderhoud werven Tijdelijke commissie in het leven roepen die de groenvoorziening op het park gaat upgraden Onderzoek naar LED-verlichting voor de banen opstarten Overleg met politie en/of buurt opstarten omtrent veiligheid om en op het park Oefenkooi meer zichtbaar en functioneel maken en in relatie tot 2 de fietsenstallingen upgraden Elektronisch afhangbord implementeren Met de uitbater worden afspraken gemaakt die de sfeer, uitstraling en hygiëne verbeteren.
Beleidsplan At Risk
Jeugdcommissie Selectietrainer, CWT, bestuur vrijwilliger Jeugdcommissie
Nee Nee Nee Nee
H G G G
Vrijwilliger/ bestuur
Nee
H
Tijdelijke commissie Ledenadministratie
Ja Nee
G H
Ledenadministratie
Nee
H
Ledenadministratie Ledenadministratie
Nee Nee
H H
Bestuur Bestuur
nee Nee
G G
Vrijwilliger ledenadministratie Coördinator Vrijwilligers. bestuur
Nee Nee nee Nee
G H H L
Tijdelijke commissie Bestuur/ gedelegeerde
Nee Nee
L G
Commissie onderhoud
Ja
G
ja Nee
H H
bestuur Bestuur
Pagina 33
11.2 11.3 11.4 11.5 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 12.8 12.8 13.1 13.2 14.1 14.2 14.3
Er wordt vastgesteld op welke termijn hoeveel geld vrijgemaakt kan worden om een mobiele terrasoverkapping+verwarming te realiseren. Er wordt een actieplan+kostenoverzicht opgesteld ter verbetering en onderhoud van de voorzieningen in en om het paviljoen. De herenkleedkamer dient, net als de dameskleedkamer, ook buiten openingstijden van het paviljoen, beschikbaar gemaakt te worden. De openingstijden van het paviljoen zullen heroverwogen worden. Computer met internetaansluiting in paviljoen plaatsen voor de leden Communicatieplan opstellen en implementeren Mededelingenbord plaatsen in paviljoen Introductie van 'het lid van de maand' (bijv. via 'geef de digitale pen door') Integreren jeugd- en seniorenwebsite Ontwikkelen huisstijl Opschonen email bestand leden Verenigingsinfo per jaar aanpassen Vindbaarheid At Risk onderzoeken Er wordt een sponsorbeleid opgesteld. ( via wie de contacten verlopen, de afspraken vast leggen, werving van sponsoren, relatie onderhouden met sponsoren. Na elk kalenderjaar wordt het sponsorbeleid geëvalueerd en in een draaiboek verwerkt. Scenarioberekeningen maken m.b.t. aflossing van leningen i.r.t. stijging van contributiegelden in 5, 10 en 12 jaar. Het beleidsplan vertalen naar geld en op basis daarvan prioriteiten stellen. Een meerjarenschema opstellen waarin (grote) uitgaven en
Beleidsplan At Risk
Bestuur
Nee (later wel) Nee
G
Uitbater
Nee
H
Bestuur/ uitbater
Nee
H
ja
L
Coördinator Communicatie Pachter Webmaster
Nee Ja Nee
H L L
Webmaster Coördinator Communicatie Ledenadministratie Coördinator Communicatie Bestuur
Ja Ja Nee Nee Nee Nee.
G G G G L H
Sponsorcommissie
Nee
G
Bestuur / tijdelijke commissie
Nee
H
Bestuur / tijdelijke commissie
Nee
H
Bestuur / tijdelijke commissie
Nee
G
Bestuur/ tijdelijke commissie
Pachter
G
Pagina 34
14.4 14.5 14.6
daarvoor te reserveren inkomsten zichtbaar en met elkaar in evenwicht zijn. Administratief softwarepakket selecteren en mee proefdraaien. Daarna aanschaffen en implementeren. Uitzoeken op welke manieren At Risk gelden kan werven door subsidies e.d. Beleid vaststellen i.v.m. financiële middelen voor doelgroepenbeleid
Beleidsplan At Risk
Bestuur
ja
H
Sponsorcommissie
Nee
G
Bestuur
Nee
G
Pagina 35
Bijlage 2. Ledenstanden in aantal Ledenaantal per jaar per leeftijdscategorie in aantal
0 t/m 9 10 t/m 14 15 t/m 18 19 t/m 25 26 t/m 40 41 t/m 50 50 t/m 60 61 en ouder totaal
2005 45 89 52 48 447 258 121 64 1124
Beleidsplan At Risk
2006 55 85 49 39 438 250 129 69 1114
2007 41 92 38 54 405 243 137 73 1083
2008 44 93 50 44 429 237 133 76 1106
2009 38 93 56 37 394 218 140 81 1057
2010 33 76 51 32 376 201 141 83 993
Pagina 36
Bijlage 3 Ledenstanden in percentage Ledenaantal per jaar per leeftijdscategorie in percentages
0 t/m 9 10 t/m 14 15 t/m 18 19 t/m 25 26 t/m 40 41 t/m 50 50 t/m 60 61 en ouder totaal
2005 4 8 5 4 40 23 11
2006 5 8 4 4 39 22 12
2007 4 8 4 5 37 22 13
2008 4 8 5 4 39 21 12
2009 4 9 5 4 37 21 13
2010 3 8 5 3 38 20 14
6 100
6 100
7 100
7 100
8 100
8 100
Beleidsplan At Risk
Pagina 37
Bijlage 4 Vergelijking ledenaantal At Risk met andere Utrechtse verenigingen At Risk U.L.T.V. Rhijnauwen Domstad Vechtlust Kampong
Beleidsplan At Risk
2005 1124 961 1468 829 535
2006 1114 992 1422 799 552
2007 1083 1006 1545 805 472
2008 1106 1185 1528 773 484
2009 1057 1233 1530 909 525
2010 993 1225 1585 907 533
Pagina 38
Bijlage 5 At Risk en haar omgeving Om in te kunnen spelen op behoeften die er in de directe omgeving spelen, is het voor At Risk van belang te weten hoe de samenstelling van de wijk waarin zij gevestigd is eruit ziet. Uit cijfers van het CBS uit 2008 blijkt dat de wijk Lunetten - 2412 inwoners in de leeftijd van 0 tot 25 heeft - 2631 inwoners in de leeftijd 25 tot 45 heeft - 1827 inwoners in de leeftijd van 45 tot 65 heeft; -
30% van de huishoudens heeft kinderen 74% van de bevolking van 15-64 jaar was in 2005 werkzaam
In 2008 had het CBS de volgende gegevens over de wijk Lunetten beschikbaar, de wijk waarin At Risk is gevestigd. Bevolking (2008) Aantal inwoners: 7.310 Aantal mannen: 3.680 Aantal vrouwen: 3.630 Geboorte (2007): 95 Sterfte (2007): 20 Niet-westerse allochtonen: 14% Bevolkingsdichtheid: 3.566 personen per km2 Leeftijd (2008) 0 tot 15: 18% 15 tot 25: 15% 25 tot 45: 36% 45 tot 65: 25% 65 en ouder: 6% Samenstelling huishoudens (2008) Eenpersoonshuishoudens: 49% Huishoudens zonder kinderen: 21% Huishoudens met kinderen: 30% Arbeid Werkzame personen (2005): 74% (van bevolking 15-64 jaar) Inkomen (2007) Gemiddeld: 18.200 euro per inkomensontvanger Lage inkomens: 36% Hoge inkomens: 20%
Beleidsplan At Risk
Pagina 39
Daarnaast is het goed te weten welke plannen de gemeente heeft met de wijk. De zogenaamde “wijkvisie Utrecht Zuid” stamt uit 2003 en geldt tot 2013. Daarin staan o.a. de volgende aandachtspunten vermeldt: De gemeente heeft aangegeven in haar wijkprogramma prioriteit te willen geven aan de thema’s “buitenruimte”, “sociale samenhang” en “veiligheid”. Ter bevordering van de “sociale samenhang” wordt de vrijetijdsbesteding genoemd en wordt gesteld dat bewoners met name over het aanbod voor kinderen (sport en recreatie) en voor jongeren en volwassenen (sociale ontplooiing) ontevreden zijn. De gemeente streeft dan ook een groter bereik van voorzieningen voor vrijetijdsbesteding na. De drie in Lunetten gevestigde basisscholen bieden een goede mogelijkheid voor de programma’s van Tenniskids die door de KNLTB zijn opgesteld en bedoeld om een relatie tussen tennisclubs en het primair onderwijs tot stand te brengen.
Beleidsplan At Risk
Pagina 40
Bijlage 6 Jaarplanning Organisatie Structuur
Vrijwilligers
Communicatie
Financiën
Bestuursleden zoeken, naar een totaal van 7 leden
Coördinator zoeken die de klussen coördineert
Computer met internet aansluiting in paviljoen plaatsen
Administratief softwarepakket selecteren en mee proefdraaien. Daarna aanschaffen en implementeren.
Opstellen functieomschrijving (incl. taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) bestuursfuncties, groundsman, pachter, commissies
Aan alle leden wordt gevraagd wat ze kunnen en willen bijdragen aan de club in tijd/deskundigheid
TV, Mededelingenbordcommunicatieportal in paviljoen…voor leden, gasten Leesplek, computerontmoetingsplek
Een meerjaren schema opstellen waarin (grote) uitgaven en daarvoor te reserveren inkomsten zichtbaar en met elkaar in evenwicht zijn.
Vaststellen aanspreekpunten vanuit bestuur voor commissies
Er komt voor iedere commissie een draaiboek
Opschonen leden (e-mail)bestand
Vacaturebank via de site voor allerlei klussen
Aanvang Integreren jeugd- en seniorenwebsite
Aan alle leden wordt gevraagd wat ze kunnen en willen bijdragen aan de club in tijd/deskundigheid Bij interne toernooien een wervingsactie voor vrijwilligers
Integreren jeugd- en seniorenwebsite
2011
2012 Opstellen functieomschrijving (incl. taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) bestuursfuncties, groundsman, pachter, commissies Elke commissie komt minimaal 1x per jaar inspreken op een bestuursvergadering. Aan het begin van het jaar wordt een schema gemaakt
Beleidsplan At Risk
Beleid vertalen naar geld en op basis daarvan prioriteiten stellen.
Aanvang communicatieplan opstellen en implementeren
Pagina 41
1x per jaar een bijeenkomst voor commissies
Introductie van 'het lid van de maand' (bijv. via 'geef de digitale pen door')
Maak een meldpunt voor de vrijwilliger met een initiatief en biedt ondersteuning bij het uitvoeren
2013 Aan alle leden wordt gevraagd wat ze kunnen en willen bijdragen aan de club in tijd/deskundigheid
Communicatieplan opstellen en implementeren
Scenarioberekeningen maken m.b.t. aflossing van leningen i.r.t. stijging van contributiegelden in 5, 10 en 12 jaar. Uitzoeken op welke manieren At Risk gelden kan werven door subsidies e.d.
2014 Aan alle leden wordt gevraagd wat ze kunnen en willen bijdragen aan de club in tijd/deskundigheid
Beleidsplan At Risk
Pagina 42
