Beleidsplan

Beleidsplan 2014 - 2018

Inhoudsopgave 1. Inleiding

2

2. Opbouw van het beleidsplan

3

3. Gegevensverzameling

4

3.1. Interne gegevens 3.1.1. Organogram AV – RVB 3.1.2. Organogram personeel 2013 3.1.3. Werking 3.1.4. Financiën

4 4 6 8 13

3.2.

17

Evaluatie vorig beleidsplan/addendum

3.3. Klantenbevraging 3.3.1. Kwantitatief onderzoek 3.3.2. Kwalitatief onderzoek

21 21 22

3.4.

23

Gegevens vanuit de audit door Thetis

4. SWOT-analyse + beleidsopties

24

5. Missie

27

6. Doelstellingen en plan van aanpak

28

6.1.

Strategische doelstellingen

29

6.2.

Operationele doelstellingen

30

7. Evaluatie

42

8. Financiering

42

9. Samenvatting van het beleidsplan 2014-2018

43

10. Bijlagen

44

1. Inleiding Iedere organisatie die zichzelf au-serieux neemt, evalueert regelmatig haar vooropgestelde doelstellingen en bezint zich omtrent haar huidige en toekomstige werking. De vzw Vlabus stelde in haar 27-jarig bestaan meermaals ambitieuze meerjarenplannen op, evalueerde ze telkens en stuurde regelmatig bij. We kunnen stellen dat Vlabus een belangrijke partner is geworden in de Vlaamse sportwereld. Na de viering van 25 jaar Vlabus in 2011 - met als kers op de taart de “Vlaamse Prijs voor Sportverdienste” - lag er een brede toekomst voor Vlabus open. Tal van beslissingen in o.a. het “Witboek Interne Staatshervorming” en het “Decreet lokaal sportbeleid” zorgden er voor dat Vlabus vanaf 1 januari 2014 dé erkende Vlaamse organisatie wordt rond het gegeven “sport en tewerkstelling” en hiervoor vanuit Vlaanderen belangrijke aansturing en ondersteuning krijgt. Vanuit het nieuwe decreet rond het stimuleren, het coördineren en het subsidiëren van de tewerkstelling in de sportsector , krijgt Vlabus een 7-tal opdrachten te vervullen. Het was een belangrijke uitdaging voor Vlabus om dit “Beleidsplan 2014 – 2018” op te stellen, rekening houdend met de resultaten van het vorige beleidsplan én de doelstellingen binnen het nieuwe decreet. Dit nieuwe decreet bepaalt deels ook de samenstelling van de organisatie die erkend én gesubsidieerd zal worden. De Provinciebesturen hebben vanaf 2014 de sportbegeleiding niet meer als taakstelling en er moet decretaal een gelijk aantal vertegenwoordigers zetelen vanuit de provincies, de gemeenten en de Vlaamse Gemeenschapscommissie enerzijds en vanuit de erkende Vlaamse sportfederaties en bij die sportfederaties aangesloten sportclubs anderzijds. Hiervoor was een ingrijpende statutenwijziging noodzakelijk.

Tenslotte willen we ook de “Werkgroep beleid” , de directeur en de stafmedewerkers danken voor hun inzet en betrokkenheid bij de opmaak van dit ambitieus beleidsplan voor de komende jaren. namens de raad van Bestuur Leon Vanderstraeten, voorzitter december 2013

Vlabus vzw Beleidsplan 2014-2018

Dit betekent dat de Provinciebesturen, die aan de wieg van Vlabus stonden en Vlabus hebben gebracht waar zij nu staat, in de toekomst minder slagkracht zullen hebben in het beleid van de organisatie. De Raad van Bestuur wenst dan ook de Provinciebesturen en haar afgevaardigden van harte te danken voor de belangrijke ondersteuning die Vlabus de voorbije jaren heeft mogen ontvangen en dit niet alleen op bestuurlijk vlak, maar ook op gebied van huisvesting en logistiek, personeel en financiële ondersteuning.

2

2. Opbouw van het beleidsplan Via een grondige gegevensanalyse werd het huidige beleidsplan en het bijhorende addendum geëvalueerd. De interne gegevens bevatten naast de structuur van de vzw ook cijfermateriaal over de producten, de bereikte doelgroepen en de financiën. Belangrijk zijn ook relevante gegevens over de omgeving waarin deze werking plaatsvindt. De noden en ervaringen van gebruikers zijn onmisbare gegevens om een optimale werking te kunnen uitbouwen. Zoals het past binnen een goed beleid, is het nodig om een SWOT-analyse op te maken. Wat zijn de sterktes en zwaktes van onze structuur en onze werking? Welke kansen en bedreigingen komen er van buitenaf op ons af? Via deze SWOT-analyse kunnen de beleidsprioriteiten van 2009-2013 voor de komende beleidsperiode bijgestuurd worden. De strategische doelstellingen voor 2014-2018 wijzigen enigszins. De relevante operationele doelstellingen die in de beleidsperiode 2009-2013 niet werden gerealiseerd, worden terug opgenomen en bijgestuurd. Daarnaast worden ook nieuwe operationele doelstellingen gedefinieerd. In deze doelstellingen worden gewenste situaties, gepreciseerd met gewenste resultaten en/of effecten geformuleerd volgens het SMARTprincipe. In de loop van 2013 werden niet alleen de strategische en operationele doelstellingen maar ook de maatregelen geëvalueerd. Deze evaluatie vormt de basis voor de komende beleidsperiode 2014-2018. Dit wordt voor Vlabus dé uitdaging bij uitstek om zich verder te bewijzen als hét kanaal voor sport en tewerkstelling.


In het plan van aanpak of jaaractieplan 2014 wordt weergegeven hoe het beleidsplan uitvoerbaar zal gemaakt worden. Hier worden maatregelen uitgeschreven om de operationele doelstellingen te bereiken. Ook de timing en de financiële prognose worden in kaart gebracht om de vooropgestelde resultaten te behalen.

3

3. Gegevensverzameling In dit gedeelte wordt er een beschrijving gegeven van de interne gegevens van Vlabus nl. de structuur, de werking en de financiën. Deze zullen een beeld geven over de sterktes en de zwaktes van de organisatie. Op basis van een eindevaluatie van het beleidplan 2009-2012 + het addendum 2013 komt tot uiting welke doelstellingen wel en niet bereikt werden en welke relevante doelstellingen kunnen worden overgedragen naar het nieuwe beleidsplan. Tenslotte worden de resultaten van een bevraging bij de klanten en personeel weergegeven. Bij het bepalen van de beleidslijnen is het niet onbelangrijk ook rekening te houden met hun bevindingen, hun wensen en hun verwachtingen.

3.1.

Interne gegevens

Vlabus is momenteel een interprovinciale vzw met een centraal secretariaat en 5 provinciale afdelingen. Deze zijn ondergebracht in lokalen van de verschillende provinciebesturen. Oost-Vlaanderen heeft de centrale koepel onder haar vleugels. De 5 provinciebesturen steunen Vlabus van bij de start in 1986 logistiek (kantooruimte, telefoon, kopies, verzendingen,...). Vanaf 2002 vergrootte deze steun ook via subsidies en personeel. 3.1.1. Organogram AV – RVB De vzw Vlabus is conform de vzw-wetgeving samengesteld uit een Algemene Vergadering en een Raad van Bestuur. In de Algemene Vergadering zetelen maximum 25 vertegenwoordigers van de Vlaamse provincies, waaronder per provincie, de gedeputeerde voor de sport en een afgevaardigde van de provinciale sportdienst. Het Bloso kan 6 vertegenwoordigers voorstellen en de Raad van Bestuur kan zelf ook 6 experten voordragen. De experten worden gekozen met het doel op een ruime participatie uit de sportsector in de Algemene Vergadering.


In de Raad van Bestuur zetelen minimum 5 en maximum 15 vertegenwoordigers van de Vlaamse provincies, maximum 1 vertegenwoordiger van Bloso en maximum 3 experten. De Raad van Bestuur kiest onder haar bestuurders een voorzitter, een ondervoorzitter en een secretaris.

4

Algemene Vergadering voorzitter – ondervoorzitter - secretaris

1 lid

Antwerpen

Vlaams-Brabant

Limburg

Oost-Vlaanderen

West-Vlaanderen

5 leden

5 leden

5 leden

5 leden

5 leden

via deputaties

1 lid

1 lid

1 lid

1 lid

1 lid

via bloso via RvB

6 leden

Raad van Bestuur voorzitter – ondervoorzitter - secretaris Antwerpen

Vlaams-Brabant

Limburg

Oost-Vlaanderen

West-Vlaanderen

3 bestuurders

3 bestuurders

3 bestuurders

3 bestuurders

3 bestuurders

1 bestuurder

3 experten

5


via deputaties

via bloso

via RvB

3.1.2. Organogram personeel 2013 Het centrale secretariaat omvat, naast de directeur die de algemene leiding en coördinatie (1VTE) doet , 2 stafmedewerkers (2 voltijdse equivalenten) die beleidsvoorbereidend werk doen, een administratieve medewerker (1VTE) die de algemene administratie en de personeelszaken uitvoert en een administratieve medewerker (1VTE) die zich vooral bezighoudt met boekhoudmaterie en informatica. De provinciale afdelingen worden geleid door een coördinator (5 VTE) en 1 adjunctcoördinator (totaal 5 VTE). Afhankelijk van de omvang van de werking zijn deze bemand met, per afdeling, 1 of 2 administratieve medewerkers (totaal 7,8 VTE). De “vaste” sportbegeleiders zijn de “veldwerkers” en het aantal is per afdeling verschillend. Afhankelijk van de grootte en de aard van de werking en de financiën worden zij minstens halftijds op basis van een maandloon onder contract geplaatst. Volledig op basis van de aanvragen van de klanten worden “losse medewerkers” ingeschakeld met een overeenkomst van bepaalde duur en met een uurloon.


In de periode 1999-2001 werden vanuit de provinciebesturen extra inspanningen geleverd om Vlabus verder uit te bouwen. Er kwam niet alleen financiële steun om het centrale secretariaat uit te bouwen maar er werden ook ofwel personeelsleden op de personeelslijst van de provincies geplaatst die werkzaamheden verrichten voor Vlabus of men verkoos om de loonkosten voor extra personeel te subsidiëren. Momenteel zijn de coördinatoren van de afdelingen Antwerpen, Vlaams-Brabant en West-Vlaanderen en enkele administratieve medewerkers van de afdelingen Vlaams-Brabant, Oost- en WestVlaanderen in dienst van de provinciebesturen en gedetacheerd naar Vlabus.

6

7


3.1.3. Werking −

Overzicht lesuren

Reeds vanaf de start in 1986 is te merken dat de evolutie van de werking steeds in stijgende lijn gaat. Onderstaande grafiek van het aantal gepresteerde lesuren toont aan dat de werking in de jaren negentig naar de kaap van 100.000 lesuren steeg en deze de laatste jaren gehandhaafd blijft. Het jaar 2012 was een piekjaar met 169.452 lesuren.


De afdeling Antwerpen (44.357 lesuren) bereikte het hoogst aantal lesuren in de geschiedenis van Vlabus. De afdelingen Oost-Vlaanderen (41.002 lesuren) en WestVlaanderen (36.646 lesuren) blijven hoog presteren. De afdelingen Limburg (24.446 lesuren) en Vlaams-Brabant (23.001 lesuren) presteren tevens goed en kennen een stijgende evolutie.

8

−

Verdeling prestaties per aanvrager

Als we de lesuren opsplitsen per soort aanvrager zien we dat de publieke sector de grootste klant is en blijft. Dankzij het project sportclubs zien we nu ook een grote stijging in de private sector.

−

Analyse klant-product

De klantengroep is erg gevarieerd, gaande van gemeentebesturen tot socio-culturele verenigingen. Aantal gepresteerde lesuren per opdrachtgever in 2012:

Publieke Sector

Ant. 34.699

Lim. 18.333

Vlaamse overheid

1.018

245

1.370

10.137

2.455

2.275

Provinciale overheid Onderwijs overheid Gemeentelijke overheid Federale overheid Private Sector

O.-Vl. Vl.-Brab. 32.010 14.891

W.-Vl. 28.655

Tot. 12 128.587

% 75,9%

682

1.932

5.247

3,1%

14.029

2.498

2.269

31.387

18,5%

348

1.724

325

453

5.124

3,0%

21.050

14.980

14.098

11.386

23.936

85.449

50,4%

220

306

791

0

65

1.381

0,8%

9.658

6.114

8.992

8.110

7.991

40.864

24,1%

699

547

843

341

120

2.549

1,5%

2.397

1.900

1.444

2.331

220

8.292

4,9%

6.556

3.667

6.664

5.438

7.651

29.975

17,7%

0

48

0,0%

23.001

36.646

169.452

Federaties Socio-culturele verenigingen Sportclubs Commercieel Totaal

6

0

42

44.357

24.446

41.002


non-profit

9

In alle afdelingen samen zijn de gemeentebesturen (50,4%) en provinciale besturen (18,5%) de grootste aanvragers. Maar ook de sportclubs (17,7%) kennen steeds meer hun weg naar Vlabus. De stijging in aantal uren bij de sportclubs is de laatste jaren sterk gestegen (van 3% tot 17,7%).

−

Doelgroepen

Vlabus richt zich demografisch naar alle leeftijdsgroepen: peuters, kleuters, jongeren tot 18 jaar, volwassenen en 50-plussers. Vlabus tracht ook de aanvragen van specifieke doelgroepen zoals personen met een handicap en migranten te beantwoorden. Concrete cijfers kunnen momenteel nog niet worden weergegeven.


In 2007 kon Vlabus in samenwerking met de Vlaamse overheid en de 5 provinciebesturen een uniek project, “pilootproject sportclubs” lanceren. Binnen dit pilootproject kunnen sportclubs, onder bepaalde voorwaarden, aan een tarief van €13 per uur een sportbegeleider bij Vlabus aanvragen. De bedoeling was vooral de gediplomeerde trainers die actief waren in de clubs op een legale manier aan het werk te zetten. Dit pilootproject werd tot eind juni 2012 verder gezet dankzij de financiële ondersteuning vanuit de Vlaamse en provinciale overheden (tot eind juni 2011 vanuit de Vlaamse Overheid). Vanaf september 2011 loopt een nieuw pilootproject waarbij minimum halftijdse tewerkstelling in 10 sportclubs wordt ondersteund. De sportclubs leveren een bijdrage van €15 per uur. In de tweede fase waarbij de inbreng van de sportclubs niet wijzigde, noteerden we 27 trainers binnen het project Er was nog steeds heel wat variatie binnen het project zowel qua sportdisciplines als wat betreft het diploma van de tewerkgestelde trainers en de uitgevoerde taken. Qua geografische spreiding situeren de sportclubs zich in heel Vlaanderen: Antwerpen = 8, Vlaams-Brabant = 3, Limburg = 5, Oost-Vlaanderen = 3 en West-Vlaanderen = 8. Momenteel loopt een derde en laatste fase van het project. Om de sportclubs te sensibiliseren om zelf extra middelen voor deze tewerkstelling te vinden, werd de bijdrage verhoogd naar €17 per uur.

10

−

Personeelssamenstelling

Vlabus heeft zowel gesubsidieerd als niet-gesubsidieerd personeel in dienst. Naast de loonsubsidies van de geregulariseerde DAC’ers ontvangt de vzw extra middelen via het Sociaal Fonds Sociale Maribel. In de beginfase kon Vlabus rekenen op extra personeelsleden met een tijdelijk statuut (Bijzonder Tijdelijk Kader – Tewerkgestelde Werklozen – Gesubsidieerde Contractuelen). Met eigen middelen worden personen op basis van een maandloon voor een langere periode onder contract geplaatst en op basis van een uurloon voor kortlopende opdrachten. In de beginfase stuurde Vlabus enkel gesubsidieerd personeel op pad. In 2012 nemen de niet-gesubsidieerden 82% van het totaal aantal gepresteerde lesuren voor hun rekening.


De stijging van het aandeel van de personen op basis van een maandloon is spectaculair gestegen en dit dankzij samenwerkingsovereenkomsten en dankzij het pilootproject sportclubs op basis van halftijdse tewerkstelling.

11

−

Arbeidskwaliteit

Zowel in 2009 als in 2012 vulde het vaste personeel een vragenlijst voor het vaststellen en verbeteren van de arbeidskwaliteit in. Uit de enquête in 2009 werd een algemene tevredenheid bij het Vlabuspersoneel vastgesteld van 70,6%. In 2012 steeg dit percentage tot 73,3%. Op basis van de antwoorden in 2009 bleek de gemiddelde Vlabus- medewerker: over het algemeen het minst tevreden over: • •

de communicatie binnen Vlabus het salaris

gemiddelde beoordeling 37/100 gemiddelde beoordeling 58/100

over het algemeen het meest tevreden over: • • • •

het plezier in het werk respect van de collega’s goed gevoel binnen de organisatie de faciliteiten van de gebouwen

gemiddelde gemiddelde gemiddelde gemiddelde

beoordeling beoordeling beoordeling beoordeling

88/100 85/100 84/100 81/100

Op basis van de antwoorden in 2012 bleek de gemiddelde Vlabus- medewerker: over het algemeen het minst tevreden over: • •

organisatie van het werk transparantie van de organisatie

gemiddelde beoordeling 42/100 gemiddelde beoordeling 68/100

over het algemeen het meest tevreden over: • • • •

bereikbaarheid van leidinggevende respect van de collega’s het plezier in het werk afwisseling in de job

gemiddelde gemiddelde gemiddelde gemiddelde

beoordeling beoordeling beoordeling beoordeling

90/100 86/100 86/100 86/100

Vertaald in een % betekent dit concreet dat Vlabus zich met een score van 73,8% een goed resultaat behaalt. De punten die als zwakst worden bestempeld binnen Vlabus door de leidinggevende medewerkers zijn communicatie, creativiteit, persoonlijke ontwikkeling en beloning.


In het voorjaar van 2012 werd een HRM audit uitgevoerd bij de leidinggevende medewerkers van Vlabus, door een studente HRM. Vlabus scoorde er een totaalscore van 110 (waarbij 0 = zeer goed en 420 = zeer slecht).

12

3.1.4. Financiën In dit gedeelte zien we een evolutie van zowel de uitgaven als de inkomsten van Vlabus. Het stijgende aantal gepresteerde lesuren zorgt niet alleen voor meer inkomsten maar ook voor meer uitgaven. − Evolutie van de uitgaven boekjaar

uren

uitgaven

% personeelskosten

sportbegeleiding

in euro

1987

26.393

196.500

70%

1992

38.964

427.000

80%

1997

77.758

1.461.500

83%

2002

111.642

2.565.000

92%

2004

121.332

4.345.800

86%

2007

124.563

4.743.475

89%

2011

155.274

5.791.148

94%

2012

169.452

6.998.466

93%

De totale uitgaven in 2012 zijn bijna zesendertigmaal deze van 1987. Vanaf januari 2003 regulariseerde men de DAC’ers. Dit betekent dat deze personeelsleden sindsdien op de loonlijst van Vlabus staan en dat de Vlaamse Gemeenschap subsidies stort voor de lonen, patronale bijdragen, vakantiegeld en eindejaarspremies. Hierdoor steeg de omzet van de vzw spectaculair. De personeelskosten stijgen en dit niet enkel omwille van meer sportbegeleidingsuren maar ook omwille van het nieuwe personeelsplan, in voege vanaf 2006, dat een functionele loopbaan inhoudt.


De kosten van de logistieke ondersteuning vanuit de provinciale overheden (huisvesting, telefoonkosten,…) en de loonkosten van de zeven personeelsleden in dienst van de provincies, zijn niet zichtbaar in de resultatenrekening.

13

−

Evolutie van de inkomsten

boekjaar

uren

inkomsten uit sportbegeleiding

% geldelijke toelagen (overheid)

sportbegeleiding Provinciaal

Vlaams

1987

26.393

97%

0%

2%

1992

38.964

93%

0%

1%

1997

77.758

93%

0%

0%

2002

111.642

88%

6%

0%

2004

121.332

61%

3%

29%

2007

124.563

58%

5%

31%

2011

155.274

60%

5%

27%

2012

169.452

62%

5%

30%

Vlabus genereert haar inkomsten, naast de geldelijke toelagen vanuit de provinciale en Vlaamse overheden, uit de forfaitaire bijdrage die de klanten betalen voor de sportbegeleiding. Om aan de vele aanvragen te beantwoorden, is extra personeel bovenop het gesubsidieerd personeel nodig. In de startjaren werd Vlabus door Bloso als vormingsbond erkend en kreeg hiervoor subsidies. Vanaf 2002 steunden de provinciebesturen Vlabus ook financieel. De centrale koepel kon verder worden uitgebouwd en de afdeling Limburg kon de provinciale coördinator uit het DAC-circuit halen en op de eigen personeelslijst plaatsen om zo een extra sportbegeleider aan te stellen. Vanaf 2003 werden de loonsubsidies voor het ex- DACpersoneel geboekt.

Vlabus kon vanuit de Vlaamse Overheid van september 2007 tot en met juni 2010 rekenen op projectsubsidies voor het pilootproject sportclubs voor het presteren van losse uren. Van september 2011 tot eind juni 2014 loopt een nieuw pilootproject sportclubs waarbij een minimum halftijdse tewerkstelling financieel wordt ondersteund. Het aandeel van de personeelssubsidies is niet onbelangrijk én is noodzakelijk voor een bestendiging van de werking van de organisatie.


In uitvoering van het Sport voor Allendecreet van 9 maart 2007 (artikel 33), de uitvoeringsbesluiten hiervan van 19 juli 2007 (artikel 54) en de beheersovereenkomst (2008-2012 / 2013) tussen de Vlaamse Gemeenschap en Vlabus ontving Vlabus vanaf 2008 een jaarlijkse subsidie voor het organiseren van een pool van sportgekwalificeerde lesgevers.

14

−

Tarievenbeleid

De middelen om extra personeel op eigen kosten in dienst te nemen, genereren we door een aangepast tarievenbeleid. Een geregelde tariefverhoging is dan ook noodzakelijk om het uurloon van de losse medewerkers te indexeren, marktconform en aantrekkelijk te houden.

Vanaf 1998 wordt een onderscheid gemaakt tussen publieke en niet-publieke sector. Voor de niet-publieke sector o.m. voor de sportclubs is tewerkstelling te duur en houdt de betrokkene er te weinig netto aan over.


In de loop van 2010 werd een tarievenbeleid voor 2011, 2012 en 2013 uitgewerkt. Het onderscheid publieke - , niet publieke sector bleef behouden. Er werd voor de publieke sector een clustertarief toegevoegd voor aanvragen vanaf 3 aaneensluitende uren. Potentiële lesgevers aanvaarden immers sneller een blok lesuren dan een losstaand uurtje.

15

−

Verloning

De vele “losse medewerkers” worden per uur betaald en volgens diploma. De loonkost bevat het brutoloon, het vakantiegeld, de patronale bijdragen, de noodzakelijke arbeidsverzekeringen en de loonsverwerkingkost. Uurloon : situatie op 31 december 2012 Bruto uurloon (categorie 1)

€ 15,25

Loonkost per uur

€ 30,50

Gemiddelde opbrengst per uur (cijfers 2012)

€ 25,70

Bij deze kost werd geen rekening gehouden met de verplaatsingskosten, de kosten voor administratief personeel,… Maandloon : situatie op 31 december 2012 Bruto maandloon (0 jaar anciënniteit)

€ 2.319

Loonkost per maand1

€ 3.674

2

Gemiddelde opbrengst per maand/ per personeelslid (cijfers 2012)

€ 1.658

Personeelsleden die een maandloon ontvangen, hebben tijdens hun loopbaan recht op anciënniteitsverhogingen. In het nieuwe personeelsplan vanaf 2006 voorzag de Raad van Bestuur ook een functionele loopbaan (cfr. gemeente- en provinciebesturen). Na 9 en 18 jaar dienst komt men mits een goede evaluatie en voldoende uren vorming in een hogere loonschaal terecht. Om de job degelijk uit te voeren, is er tijd nodig om de lessen voor te bereiden en moet er regelmatig bijgeschoold worden. Zij rijden meestal van de ene sporthal naar de andere en brengen dus ook “werk”tijd door in de wagen. Aan de klanten wordt enkel het effectief gepresteerd lesuur in rekening gebracht.

1

Loonkost omvat: brutoloon, vakantiegeld, eindejaarspremie, patronale bijdragen, premie arbeidsongevallenverzekering en kost maaltijdheques

2

Deze loonkosten zijn exclusief verplaatsingskosten, opleidingskosten, kledij, administratiekosten…. De kosten voor het “administratief kader” zijn hierbij ook niet in rekening gebracht.


De huidige tarieven zijn duidelijk nog niet van die aard dat ze volledig kostendekkend zijn. De “gesubsidieerde” personeelsleden blijven noodzakelijk om alle kosten zelf te kunnen dragen en de tarieven toch betaalbaar te houden voor de klanten.

16

3.2.

Evaluatie vorig beleidsplan/addendum

Vlabus stelt een beleidsnota op voor de periode 2014-2018. Het beleidsplan 2009-2012 was opgebouwd rond 3 strategische doelstellingen, 12 operationele doelstellingen en 49 actiepunten. Ook in het addendum 2013 bleven de 3 strategische doelstellingen behouden. Heeft Vlabus de vooropgestelde strategische doelstellingen bereikt? Werden de verschillende operationele doelstellingen gehaald?

Strategische doelstelling 1: Afstemmen vraag en aanbod sportbegeleiding Actiepunten beleidsplan 2009 – 2012 + addendum 2013

Indicator + streefwaarde

realisatie

opmerkingen

150.000 uren sportbegeleiding

Ja

2012 = 169.451 lesuren

Operationele doelstellingen: O.D. 01.01

Het verhogen van het aantal uren sportbegeleiding van 124.563 in 2007 naar 150.000 uren tegen 31 december 2012

O.D. 01.02

Behalen van een naambekendheid bij de sportclubs % naambekendheid – nulwaarde van 20% door het voeren van een actieve, bepalen continue promotiecampagne

Nee

Niet realiseerbaar door Vlabus alleen

O.D. 01.03

Uitbreiden actieve sportbegeleiders van 2.000 in 2007 naar 2.400 in 2012 door een ruime recrutering bij alle potentiële sportbegeleiders

2.400 sportbegeleiders

Nee

O.D. 01.04

Tegemoetkomen tegen eind 2012 aan minstens 95% van de aanvragen door een maximale inzet van vaste en losse sportbegeleiders

95 % effectief ingevulde aanvragen van de klant

?

2012 = 1.900 sportbegleiders Minder lesgevers ingeschakeld maar gemiddeld wel meer lesuren per sportbegeleider Nog geen software in gebruik die correcte gegevens kan leveren

17


Strategische doelstelling 2: het verbeteren van de kwaliteit van de sportbegeleiding Actiepunten beleidsplan 2009 – 2012 + addendum 2013


realisatie

opmerkingen


Verhogen van de continuïteit van de lesgeefopdrachten door het verminderen van het % vervangingen met 10% tegen 31 december 2012

10% minder vervangingen

?

Nog geen software in gebruik – verloning uurloners verhoogd en clustertarief ingevoerd om aanbod aantrekkelijker te maken

O.D. 02.02

Verhogen van de klantentevredenheid van 94% in 2007 naar 95% op 31 december 2012 door het invoeren van een integrale kwaliteitszorg bij sportbegeleidingsopdrachten door o.m. een vormings- en coachingsplan per sportbegeleider, lesplannen, tevredenheidsmetingen, communicatieplan, klachtenmanagement.

95% klantentevredenheid

Ja

2012 = 95,62%

O.D. 02.03

Nemen van efficiënte verhogende maatregelen als het gevolg van het in gebruik nemen van een nieuw administratief softwarepakket

Nieuw uitgewerkt softwarepakket

Nee

Na een valse start in 2009 - 2010 is Vlabus in het najaar 2011, na grondige analyse ism met een consultancybureau gestart met een nieuw project

O.D. 02.04

Verhogen van de personeelstevredenheid met 2% tegen eind 2012 door het opzetten van een structureel coachingsysteem per personeelslid en door een competitieve verloning

72,6% personeelstevredenheid (nulwaarde 2009 = 70,6%)

Ja

2012 = 73,30%

18


Strategische doelstelling 3: Optimaliseren van de randvoorwaarden om professionalisering en legale tewerkstelling in de sport te verbeteren Actiepunten beleidsplan 2009 – 2012 + addendum 2013


realisatie

opmerkingen


O.D. 03.02

Uitbreiden van het aantal gesubsidieerde arbeidsplaatsen van 39,5 (36 vte van Vlaamse Overheid + 3,5 vte sociale maribel) naar 50 in 2012 door actieve opvolging van subsidiemogelijkheden Optimaliseren van het financieel beleid door het verhogen van de eigen inkomsten en het bewaken van de uitgaven tegen eind 2012

O.D. 03.03

Vergroten van het draagvlak van de officiële tewerkstelling door het verhogen van het aantal samenwerkingsovereenkomsten van 3 in 2008 tot 8 eind 2012 en het opstellen van een dossier semi-agorale arbeid sport

O.D. 03.04

Optimaliseren van de logistieke ondersteuning vanuit de provinciebesturen rekening houdend met de decretale bepalingen

19


50 vte gesubsidieerde arbeidsplaatsen

Nee

30.000 euro sponsoring Optimaal rendement van het aantal uren met/zonder of vermindering RSZ 8 overeenkomsten Realisatie dossier “semi-agorale arbeid sport”

Ja

Overheveling personeel

Nee

Nee

Aantal vte sociale maribel verhoogd naar 4,5 – aantal vte vanuit de Vlaamse overheid zal pas vanaf 2014 verhogen, na invoering van een decretale herverdeling van de DAC-middelen 2012= 30.500 euro Er wordt extra aandacht besteed aan het inzetten van lesgevers met/ zonder of verminderde RSZ (jobstudenten) 2012 = 5 overeenkomsten Meerdere informele contacten, samenwerking en afspraken met o.a. VSF, Dynamo, VGC, ISB, VGC Dossier semi-agorale arbeid is in proces Nieuw tewerkstellingsdecreet gaat in voege op 1 januari 2014 – de concrete uitwerking zal in de loop van 2014 plaatsvinden

Besluit: De voorbije jaren werden heel wat inspanningen geleverd om alle strategische doelstellingen te realiseren. Een mathematische beoordeling van alle actiepunten heeft geen zin, daar niet elk actiepunt dezelfde waarde heeft. De belangrijkste stappen in de ontwikkeling van Vlabus in de voorbije jaren: −

Vlabus heeft deze eerste strategische doelstelling deels bereikt. Er werden meer uren sportbegeleiding verzorgd. Verschillende acties werden ondernomen om de naambekendheid te vergroten en om potentiële lesgevers aan te trekken.

−

De tweede strategische doelstelling werd deels gerealiseerd. Er werden heel wat inspanningen geleverd om de problematiek rond vervangingen te verbeteren en o.a. daardoor de klantentevredenheid te verbeteren. Ook i.f.v. de personeelstevredenheid werden heel wat maatregelen uitgevoerd. Enkele actiepunten m.b.t. het verbeteren van de efficiëntie van de administratie werden niet gerealiseerd door het (nog) niet operationeel zijn van een nieuw softwareprogramma.

−

De derde strategische doelstelling werd slechts beperkt gerealiseerd. De herverdeling van ex-DAC’ers is een proces dat nog niet is afgerond maar reeds een hele weg heeft afgelegd. Door de uitbreiding van het aantal gesubsidieerde arbeidsplaatsen en het voeren van een optimaal financieel beleid i.c.m. de vergroting van ons draagvlak in de sportsector heeft Vlabus een sterkere positie ingenomen in haar taak om de professionele begeleiding en de legale tewerkstelling in de sport te verbeteren.


De belangrijkste niet verwezenlijkte maatregelen worden meegenomen naar de volgende beleidsperiode 2014-2018.

20

3.3.

Klantenbevraging

3.3.1. Kwantitatief onderzoek Zowel in april 2010 als in het najaar van 2012 werden alle actieve klanten bevraagd via een online vragenlijst. Er werd gepolst naar: De tevredenheid over verschillende aspecten van de sportbegeleider De tevredenheid over de werking van de Vlabuskantoren

Aantal verstuurde enquêtes Aantal teruggestuurde enquêtes % algemene tevredenheid

2010 763 237 (=31%)

2012 1.015 319 (=31,4%)

94,79%

95,62%

(2008 = 93,98%)

Resultaten: In welke mate bent u tevreden over de lesgever die Vlabus u heeft toegewezen? 2010

2012

Vriendelijkheid en beleefdheid

96,15%

97,48%

Inzet en enthousiasme

96,21%

96,53%

(sportief) voorkomen

94,66%

97,17%

Stiptheid

96,22%

96,21%

Omgang met klant

93,13%

97,48%

Omgang met de deelnemers

96,18%

96,21%

Oefenstof

91,60%

95,91%

Flexibiliteit

88,55%

97,16%

Zin voor initiatief

93,70%

95,59%

Aanpassingsvermogen

88,64%

94,95%

In welke mate bent u tevreden met de algemene contacten met het kantoor van Vlabus? 2010 2012 Aandacht voor uw specifieke wensen 97,80% 96,85% Procedure voor aanvraag 98,69% 98,10% Tijdsverschil tussen aanvraag en bevestiging 95,19% 94,01% Communicatie (e-mail, telefoon,..) 97,83% 95,59% Regeling bij vervanging 90,86% 89,27% De tevredenheid omtrent de kantoren is licht gedaald ten opzichte van 2010. Het nieuwe softwarepakket is dringend nodig voor een klantvriendelijke verwerking van het stijgend aantal lesuren op de kantoren van Vlabus.


De tevredenheid omtrent de lesgevers is gestegen. Vooral qua aanpassingsvermogen en flexibiliteit zijn de lesgevers verbeterd in de ogen van de klant.

21

3.3.2. Kwalitatief onderzoek In maart 2011 werden 10 actieve klanten via een diepte-interview bevraagd door een student als testcase. Het was de bedoeling om naast kwantitatieve gegevens uit de klantenenquête ook te beschikken over kwalitatieve gegevens. Er werd gevraagd naar: Het imago van Vlabus Positieve en negatieve punten in de dienstverlening Knelpunten binnen de organisatie Extra vragen of specifieke problemen In het actieplan 2012 werden 50 bezoeken aan klanten als doelstelling vooropgesteld om kwalitatieve gegevens te verzamelen omtrent klanttevredenheid. in praktijk werden er 27 uitgevoerd. Resultaten: De drie meest gekozen woorden om Vlabus te beschrijven (imago): 1. betrouwbaar 2. bekwaam 3. sportief Positieve punten in de dienstverlening: − − − − −

contact met de kantoren (snel, flexibel, klantvriendelijk) snelle en correcte verwerking aanvraag (bevestigingsformulieren, facturen,…) = correcte administratie kwaliteit van de lesgever continuiteit stiptheid (zowel kantoor als lesgevers)

Negatieve punten/knelpunten in de dienstverlening: misverstanden/communicatiefouten vervangingen geen lesgever gevonden stijgende prijs papierwerk (aanvraag, aanpassingen,..) geen materiaal via Vlabus

Algemeen gezien zijn de klanten tevreden over Vlabus. Ze hebben begrip voor bepaalde knelpunten (vb. niet vinden van lesgever, probematiek vervangingen,…) en stellen soms zélf alternatieven voor. Ze merken op dat heel wat zaken met betrekking tot de dienstverlening sterk verbeterd zijn ten opzichte van vroeger. Het tarief is echter een drempel voor sommige organisaties en dient bewaakt te worden.


− − − − − −

22

3.4.

Gegevens vanuit de audit door Thetis

In het voorjaar 2013 werd door de externe firma Thetis een audit doorgevoerd. De veranderingen ten gevolge van het nieuwe tewerkstellingsdecreet, de ontwikkeling van een nieuw softwareprogramma en opportuniteiten naar efficientie en effectiviteit werden vertaald in een advies naar structuur en processen toe.

−

In elke afdeling bestaat een gelijkaardige structuur.

−

De afdelingen zijn ingebed in de provinciale werkingen.

−

De lokale bestuurders spelen een belangrijke rol.

−

De afdelingen fungeren als eilanden en er bestaan duidelijke verschillen in prestaties, werking,…

−

De verhouding tussen directe activiteiten en overhead (indirecte, belastende taken) is niet in verhouding (15 VTE’s versus 10 VTE’s). Er bestaan opportuniteiten om de overhead binnen Vlabus te minimaliseren.

−

De tijdsbesteding aan diverse processen is binnen de verschillende afdelingen duidelijk verschillend.

−

Heel veel activiteiten en taken binnen Vlabus zijn versnipperd (m.a.w. worden uitgevoerd door meer dan 10 koppen).

−

In de praktijk vervullen coördinatoren en adjunct-coördinatoren dezelfde taken uit. De taakverdeling gebeurt lokaal en collegiaal. Het verschil in positie in de hierarchie speelt een ondergeschikte rol.

−

De nieuwe ERP zou een tijdswinst van 5,28 VTE’s in theorie kunnen opleveren, hetgeen in praktijk overeen zal komen met ca 2,5 VTE.

−

De nieuwe opdrachten binnen het nieuwe tewerkstellingsdecreet vragen 5 à 6 bijkomende VTE’s in een opstartscenario.


Vanuit een tijdsbestedingsonderzoek werden volgende gegevens verzameld:

23

4. SWOT-analyse + beleidsopties De 3 strategische doelstellingen uit het beleidsplan 2009-2012 en uit het addendum 2013 werden grondig geëvalueerd. In de onderstaande SWOT-analyse brengen we de interne zwakke en sterke punten in kaart, gebaseerd op op volgende gegevens (in bijlage): −

Visienota Vlabus 7 juni 2011

−

Decreet houdende het stimuleren, het coördineren en het subsidiëren van de tewerkstelling in de sportsector

−

Decreet houdende het stimuleren en subsidiëren van een lokaal sportbeleid van 6 juli 2012

−

Beheersovereenkomst 2013 Vlabus

−

Actieplan Sport voor Allen 2012 - 2014

−

Klanten- en personeelsenquête 2012

−

Werkingsverslagen Vlabus van 2009 tot en met 2012

We identificeren de kansen die interessante externe factoren kunnen bieden en we benoemen die externe factoren die bedreigend kunnen zijn voor het voortbestaan van de organisatie. STERKTES S01 S02 S03 S04 S05 S06 S07

S08 S09

ZWAKTES

Decretale erkenning Laureaat van de Vlaamse Prijs voor Sportverdienste 2011 27 jaar know how op vlak van tewerkstelling in de sport Stijgend aantal uren sportbegeleiding Goede naambekendheid bij overheden Algemeen aanvaard als partner en expert inzake sport en tewerkstelling Ruim netwerk: klanten (sportdiensten, federaties, clubs,…), L.O.-instituten, overkoepelende organisaties (ISB, VSF,…)

S1-4 S1S2-S4 S1 S1 S1S2 S3

Z01 Z02

Interne communicatie Uniformiteit tussen de verschillende afdelingen

S4 S4

Z03 Z04 Z05 Z06

Algemene bekendheid (de man in de straat) Nieuwe software nog niet operationeel Problematiek van vervangingen Onvoldoende betrokkenheid losse lesgevers

S2

S1

Z07

Belangrijke logistieke steun van de provinciale overheden Decentralisatie mbt praktische werking

S3

Z08

Onvoldoende transparantie over bevoegdheden personeelsleden: gebrek aan een huishoudelijk reglement enerzijds en anderzijds dienen de functieprofielen geactualiseerd te worden Onvoldoende controle op kwaliteit (bvb. van lessen door losse lesgevers) Implementatie van het beleid mbt administratie en uitvoerende taken

24


S1Z09 S2-S4

S4 S4 S4

S3 S4

S10

Communicatief sterker door nieuwsbrieven, alles kan beter-knop op website, intranet,… OndernemingsCAO op vlak van 3u en 13u regel waardoor opdrachten met beperktaantal uren mogelijk zijn Beperkte administratie voor de aanvragers

S2-S4 Z10

Organisatiestructuur dient bijgestuurd te worden

S4

S1

Z11

Te weinig productbekendheid

S2

S1

Z12

S3

S1

Z13

S1

Z14

S15

Groot en polyvalent (op initiatieniveau) lesgeversbestand van gekwalificeerde lesgevers Lesgevers spelen in op demografische trends, zij geven sportinitiatie zowel aan baby's als aan senioren Pilootproject sportclubs : betaalbaar tarief

S1

Z15

S16

Goedkoper dan de reële kostprijs voor losse opdrachten S1

Z16

S17

Vlabus-instrument als opstap naar volwaardige tewerkstelling in gemeenten en sportclubs via samenwerkingsovereenkomsten Grote klantentevredenheid Grote tevredenheid personeel Snel en flexibele inzet van personeel Vertegenwoordiging binnen Vlabus (AV en RvB) vanuit het brede sportveld Vertegenwoordiging vanuit Vlabus in organen zoals o.m. Overlegplatform Sport voor Allen, Sociare, VSF, … Gezonde financiële situatie van de organisatie

Z17

Onvoldoende maatwerk qua tarieven/verloning voor specifieke sporten/prestaties Vraag naar gespecialiseerde lesgevers kan niet altijd beantwoord worden (doelgroep-discipline-niveau) Impact van het goedkoper tarief voor clusteruren op de inkomsten Geen billijke verloning voor losse lesuurtjes door losse lesgevers Binnen de sector verschillende verloning (bvb. Bloso versus Vlabus) Binnen de sector verschillende administratie voor de werknemer (bvb. Bloso versus Vlabus)

S11

S12 S13 S14

S18 S19 S20 S21 S22 S23

S1

K04 K05 K06

Apart decreet voor sport en tewerkstelling Herverdeling DAC-contingent Nieuwe uitdagingen: nieuwe functies, uitbreiding dienstverlening, loketfunctie, informatiecentrum Meer sponsormogelijkheden Gebruik van nieuwe, specifieke software over de provinciegrenzen heen Inspelen op nieuwe technologieën (sociale media, …)

25


S4 S3 S3 S1

S2 S4 S4 S2 S3 S4

KANSEN K01 K02 K03

S3

BEDREIGINGEN S1-4 B01 S1-4 B02 S2-S3 B03 S4

B04 B05

S2

B06

Economische crisis en mogelijke besparingen Onzekerheid overheidssubsidies (decreten, projecten,…) Mislopen van opdrachten door verkeerd gebruik of misbruik van "het statuut van de vrijwilliger" Verhogen vrijwilligersvergoeding Zwartwerk en de bijna onbestaande controle op zwartwerk Concurrentie van privé-aanbieders van kant en klare pakketten (lesgevers én materiaal) zoals o.m. Freetime, V-formatie, Idee-kids en derden zoals o.m. Amithaba en interimkantoren

S3 S3 S3 S3

K07 K08 K09 K10 K11

K12 K13 K14 K15

Oprichten van een 6de Vlabus-afdeling in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest ism VGC Inspelen op nieuwe sportspecifieke trends Transversale samenwerking met andere beleidsdomeinen Mogelijks inspelen op EU-programma’s

S1

B07

Te snel veranderende technologie

S1 S1

B08 B09

Hoge werkgeversbijdrage Verminderd engagement van sommige sportbegeleiders

S3

B10

Verbreken van engagement van sommige losse sportbegeleiders Jobhopping

S4

Concurrentie van andere werkgevers (o.a. het onderwijs) Moeilijk opboksen tegen de "niet-officiële" tewerkstelling bij de clubs Verlies werkloosheidsuitkeringen voor het verzorgen van losstaande uurtjes Administratief kluwen voor lesgevers die te maken hebben met werkloosheid Verlies van expertise en ondersteuning vanuit provinciebesturen Toenemende fileproblematiek en steeds stijgende brandstofkosten Verminderen van opdrachten door mogelijk toekomstig statuut semi agorale arbeid –sport

S3 S3

Inspelen op de decretale mogelijkheden rond gemeentelijke subsidies voor o.m. de kwaliteitsverhoging van de sportclubs Groeipotentie bij sportclubs- en federaties Gesprekspartner voor Vlaamse Overheid voor sportgerelateerde dossiers Samenwerking met Bloso/VTS voor AOP-opdrachten

S1-S2 B11

S3

B14

Inspelen op mogelijk toekomstig statuut semi agorale arbeid –sport

S3

B15

S1-S2 B12 S3 B13

B16 B17 B18

26


S4

S3

S3 S3

S4 S3

5. Missie Als gevolg van de ontwikkelingen binnen het nieuw sportdecreet en de SWOT-analyse dient de missie die in het vorige beleidsplan werd geopperd: “Vlabus wil de ideale partner zijn voor kwalitatieve begeleiding van de sportsector in Vlaanderen”, gewijzigd te worden naar: Vlabus wil de professionele tewerkstelling van de sportsector in Vlaanderen en Brussel ondersteunen en bevorderen. professionele: het legaal tewerkstellen van gekwalificeerde en/of competente werknemers in de sportsector, met de focus op kwaliteit. tewerkstelling: dit is DE “core business” en heeft niet alleen betrekking op het sporttechnische vlak maar ook op het organisatorisch aspect, adviesverlening en alle sportgerelateerde functies. sportsector in Vlaanderen en Brussel: Onder Brussel verstaan we het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. ondersteunen: Vlabus wil de sportsector adviseren en faciliteren om de weg naar (effectieve) tewerkstelling vlotter te laten verlopen


bevorderen: bijdragen tot meer officiële tewerkstelling door zelf personeel ten dienste te stellen van de sportsector en het stimuleren en faciliteren van de sportsector om tot meer volwaardige tewerkstelling te komen.

27

6. Doelstellingen en plan van aanpak

−

Een kenniscentrum zijn met betrekking tot professionalisering en tewerkstelling in de sport;

−

Het aanspreekpunt zijn voor de tewerkstelling van sportbegeleiders en sportondersteuners;

−

Initiatieven nemen om de kwalitatieve tewerkstelling in de sportsector te verhogen;

−

Een pool van sportbegeleiders en sportondersteuners beschikbaar stellen in alle Vlaamse provincies en, vanaf 2016, in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad. De organisatie richt zich daarbij op de non-profitsector;

−

De kwaliteit van de pool van sportbegeleiders en sportondersteuners verhogen door hen voortdurend bij te scholen en te begleiden bij de uitvoering van hun opdrachten. De organisatie besteedt daarbij aandacht aan de bijzondere doelgroepen en aan maatschappelijke behoeften;

−

Initiatieven nemen in het kader van de Vlaamse beleidsprioriteit, vermeld in artikel 5,2° en artikel 6, tweede lid, van het decreet van 6 juli 2012 houdende het stimuleren en subsidiëren van een lokaal sportbeleid en, vanaf 1 januari 2016, in het kader van de Vlaamse beleidsprioriteit, vermeld in artikel 11,2°, van voormeld decreet, om:

−

De kwaliteit van de jeugdsportbegeleiders binnen de sportverenigingen te verhogen;

−

De professionele omkadering via coördinerende functie in de sportverenigingen te verhogen;

−

De organisatie uitbouwen, structureren en beheren om de opdrachten, vermeld in punt 1° tot en met 6°, kwaliteitsvol uit te voeren.


Het decreet houdende het stimuleren, het coördineren en het subsidiëren van de tewerkstelling in de sportsector heeft een zeer bepalende invloed op het huidige beleidsplan. Voortaan wordt Vlabus immers vanuit Vlaanderen gestuurd. Vlabus wil haar strategische doelstellingen afstemmen op de 7 geformuleerde basisopdrachten van dit decreet om zo een decretale erkenning na te streven:

28

6.1.

Strategische doelstellingen

Op basis van de SWOT-analyse en de bijgestuurde missie worden 4 strategische doelstellingen voorgesteld. Ze kunnen als volgt kort omschreven worden: −

Strategische doelstelling 1: afstemmen van vraag en aanbod betreffende tewerkstelling in de sport Inspelen op de blijvende nood aan sporttechnische en organistorische begeleiding, alsook de uitbouw van het aanbod van ondersteunende sportgerelateerde functies.

−

Strategische doelstelling 2: blijvend bevorderen van de kwaliteit van de tewerkstelling in de sport Extra zorg voor kwaliteit zowel op het sportterrein als op administratief vlak: een betere matching via de nieuwe software een betere opvolging klanten en personeel permanente bijscholing van het personeel

−

Strategische doelstelling 3: uitbouwen van een kenniscentrum en een infoloket rond tewerkstelling in de sport Actieve kennisverzameling en –ontwikkeling over o.m. wetgeving en administratieve regelgeving, in functie van noden en behoeften bij professionalisering in de sport. Via een uitgebouwde loketfunctie instaan voor de nodige kennisverspreiding.

−

Strategische doelstelling 4: optimaliseren van de interne werking van Vlabus vzw De structuur en de interne werking aanpassen aan de opdrachten omschreven in het nieuwe decreet houdende het stimuleren, het coördineren en het subsidiëren van de tewerkstelling in de sportsector en in functie van de invulling van de drie bovenstaande strategische doelstellingen.


• • •

29

6.2.

Operationele doelstellingen

Per strategische doelstelling worden meerdere operationele doelstellingen uitgewerkt. Deze worden op hun beurt onderverdeeld in verschillende “doe”-maatregelen. Voor elke maatregel wordt een timing, een indicator, een streefwaarde en een financiële prognose voorgesteld. Bij de financiële prognose wordt genoteerd of er al dan niet een meerkost is met een raming van de eventuele meerkost. Mogelijks is er geen relevante begrotingsinvloed of is de maatregel kostendekkend.

Strategische doelstelling 1: afstemmen vraag en aanbod betreffende tewerkstelling in de sport nr doel

operationele doelstelling 01.01: Zoeken en tewerkstellen van sportbegeleiders voor sportactiviteiten

nummer

maatregelen

01.01.01

Reguliere sportbegeleiding aanbieden Sportbegeleiding in de zin van initiëren van verschillende sportdisciplines aan diverse leeftijdscategorieën en doelgroepen blijft voor Vlabus een belangrijk werkdomein om kwaliteitsvolle begeleiding te garanderen voor tal van sportinitiatieven. Aantal lesuren uitsplitsen: nulwaarde bepalen

01.01.02

01.01.03

01.01.04

Samenwerkingsovereenkomsten afsluiten als hefboomfunctie/opstap naar volwaardige tewerkstelling binnen het eigen kader van de organisatie. Voor (bepaalde) tijdelijke projecten kunnen sportdiensten en federaties beroep doen op Vlabus om snel en flexibel sportbegeleiders in te zetten. Opvolging van de evolutie in de tijd. Databank van gediplomeerde sportbegeleiders updaten en uitbreiden. Huidig databestand in nieuwe software op punt zetten. Actief potentiële sportbegeleiders benaderen via onder meer bezoeken in hogescholen en universiteiten. Vanuit VOTAS de Vlabus-databank aanvullen en bijwerken. Promotiecampagne voeren met bijzondere aandacht voor lokale sportclubs Actief naam- en productbekendheid verhogen algemeen en in het bijzonder bij de lokale sportverenigingen via publicaties, sociale media, Dynamo, …

30


timing

2014-2018

Nulwaarde 2013 Prospectie 2014

indicator

Ja/nee Aantal lesuren

streefwaarde

fin prognose

Binnen 10% van aantal lesuren 2012 blijven (01.01.01 + 01.02.01 samen) Geen financiële Ja begrotingsinvloed 2015: nog vast te leggen na bepalen nulwaarde

Ja/nee

Ja

Ja/nee

2018: +5% Ja 90% van de gegevens in databank zijn up to date elk jaar +5% qua aantal

2014-2018

Jaarlijkse update actie realiseren

2014-2018

Campagne 20% budget promo : ja/nee besteed aan lokale % budget sportverenigingen

Geen financiële begrotingsinvloed


2014: 2015: 2016: 2017: 2018:

-

€ 15.000 € 15.000 € 25.000 € 25.000 € 25.000

nummer 01.01.05

maatregelen

timing

Wervingscampagne voeren Via diverse wervingskanalen potentiele sportlesgevers en sportondersteuners aantrekken om zo de databank uit te breiden en meer opdrachten te kunnen vervullen Bepalen KPI’s in functie van nieuwe software KPI’s in kaart brengen, opvolgen en bijsturen

indicator

streefwaarde

Ja/nee

Ja

ja/nee

Tegen eind 2018: +5%

ja/nee

nr doel

operationele doelstelling 01.02: Administratief tewerkstellen van, door sportactoren voorgestelde, sportbegeleiders/docenten

nummer

maatregelen

01.02.01

Reguliere sportbegeleiding aanbieden

timing

Sportbegeleiding in de zin van initiëren van verschillende sportdisciplines aan diverse leeftijdscategorieën en doelgroepen blijft voor Vlabus een belangrijk werkdomein om kwaliteitsvolle begeleiding te garanderen voor tal van sportinitiatieven. Aantal lesuren uitsplitsen (SD 01.01 en SD 01.02) – nulwaarde bepalen 01.02.02

Samenwerkingsovereenkomsten afsluiten als hefboomfunctie/opstap naar volwaardige tewerkstelling binnen het eigen kader van de organisatie. Voor (bepaalde) tijdelijke projecten kunnen sportdiensten en sportclubs beroep doen op Vlabus om snel en flexibel hun voorgestelde sportbegeleiders, docenten en sportgerelateerde functies in te zetten.

01.02.03

2014

2014-2018

€ 28.000/jaar in begroting

streefwaarde

fin prognose

Binnen 10% van aantal lesuren 2012 blijven (01.01.01 + 01.02.01 samen)


Ja/nee

2015: nulwaarde +5%

2013: nulwaarde aantal SO

2018: +5%

Ja/nee

Ja

Ja/nee

Ja


Uitbreiden van de tewerkstelling van docenten en gastsprekers. Oplijsten van potentiële organisatoren die sportgerelateerde opleidingen en bijscholingen aanreiken voor de verloning van hun docenten en gastsprekers

2014 - 2018

Oplijsten van potentiele sport organisaties die dergelijke opleidingen aanreiken 01.02.04

indicator

fin prognose

Mogelijkheid tot samenwerking in verband met de loonadministratie van AOP’ers onderzoeken.

Tegen eind 2018: samenwerking realiseren

Sportbegeleiders van Vlabus en van Bloso verzorgen terzelfdertijd prestaties aan verschillende loon- en arbeidsvoorwaarden. Gelijkstelling onderzoeken en implementeren. Overleg met Bloso + uitwerken stappenplan Implementeren in reguliere werking en rapportage

31


2014

Ja/nee

Ja

2015

Ja/nee

Ja



nr doel

operationele doelstelling 01.03: Uitbreiden van de dienstverlening ifv tewerkstelling in de sportsector

nummer

maatregelen

01.03.01

Sportclubs blijven ondersteunen via project halftijdse tewerkstelling aan een betaalbaar tarief. Uitwerken van een ondersteunings- en opvolgingsplan voor sportclubs op lange termijn met duidelijke criteria en doelstellingen binnen een afgebakend budget. Initiatieven uitwerken om de professionele omkadering via coördinerende functies in de sportclubs te verhogen. Oprichten van een werkgroep sportclubs waarbinnen initiatieven (functies, functieomschrijvingen, loonvoorwaarden, …) worden uitgewerkt. Opstellen en uitwerken initiatieven + bepalen doelstelling per initiatief evaluatie + bijsturen Samenwerken met verschillende organisaties ifv dienstverlening naar specifieke kansengroepen. In kaart brengen van kansengroepen en de bijhorende behoeften en noden detecteren. Opstellen stappenplan voor samenwerking op langere termijn. Uitrollen stappenplan Samenwerken met andere beleidsdomeinen ifv begeleiding van sport en bewegen. Overleggen met andere kabinetten welke functies (ifv nood en maatschappelijke meerwaarde) er kunnen gedetecteerd worden om via opstarttrajecten volwaardige tewerkstelling te creëren. In kaart brengen van samenwerkingsmogelijkheden met andere kabinetten. Opstellen stappenplan voor samenwerking op langere termijn. Uitrollen stappenplan

01.03.02

01.03.03

01.03.04

32


timing

indicator

streefwaarde

fin prognose

2014-2018

Ja/nee

Ja

- € 360.000

2014

Ja/nee

Ja


2015

Ja/nee

Ja

2015

Ja/nee

Ja

2016

Ja/nee

Ja

2017

Ja/nee

Ja

2015

Ja/nee

Ja

2016 2017

Ja/nee Ja/nee

Ja Ja



nr doel

operationele doelstelling 01.04: Aanbieden van sportondersteunende functies

nummer

maatregelen

01.04.01

01.04.02

Voorbereidend onderzoek voeren naar ondersteunende taken binnen de sportsector. In kaart brengen van de behoeften en opstellen van een stappenplan ter implementatie van de tewerkstelling van sportondersteuners. Onderzoek Uitwerken stappenplan + implementatie (uitvoeren van een proefproject in een bepaalde regio) Evalueren en implementeren in de gewone werking Uitbouwen van een tewerkstellingspool voor sportondersteunende functies. Tijdens een testperiode alle spontane aanvragen voor sportondersteuners invullen binnen de wettelijke mogelijkheden. Vervolgens deze ervaringen en de opgedane kennis verzamelen en gebruiken om het aanbod voor sportondersteunende functies te verankeren in de werking (cfr 01.01.01 en 01.02.01 sportbegeleiders)

33


timing

indicator

streefwaarde

fin prognose


2014

Ja/nee

Ja

2015 2016 2015

Ja/nee Ja/nee 2015: aanleggen databank Ja/nee

Ja Ja Ja Geen financiële begrotingsinvloed

Strategische doelstelling 2: blijvend bevorderen van de kwaliteit van de tewerkstelling in de sport nr doel

operationele doelstelling 02.01: Continuïteit en efficiëntie optimaliseren

nummer

maatregelen Vastleggen nulwaarde van verschillende KPI’s mbt continuïteit en efficiëntie (RSZ, vervangingen, trouwe uurloners,…)

02.01.01

02.01.02

Via de nieuwe software zal het mogelijk zijn om specifiek cijfermateriaal te verzamelen die nuttig is zowel wat de huidige werking betreft als wat kan/moet bijgestuurd worden. Verbeteren continuïteit en efficiëntie Binnen de nieuwe software nuttige KPI’s opstellen ifv continuiteit en efficiëntie. De nulwaarde van elke KPI bepalen en doelstellingen voor de KPI’s op jaarbasis bepalen en continu opvolgen (op maandbasis)

timing

indicator

streefwaarde

fin prognose

2014: nulwaarde

KPI’s

2018: +5%


KPI’s

2018: +5%


2015-2018: opvolging

nr doel

operationele doelstelling 02.02: Kwaliteit van de dienstverlening opvolgen en optimaliseren

nummer

maatregelen timing Vormen, coachen en persoonlijk contact met de sportbegeleiders (vaste en losse).

02.02.01

02.02.02

02.02.03

Jaarlijks worden vormingen georganiseerd ifv (kansen) groepen voor alle Vlabus sportbegeleiders. Op het terrein worden de lesgevers bezocht en waar nodig bijgestuurd in functie van een klantgerichte werking. Daarnaast worden vormingsplannen opgesteld voor en uitgevoerd door de vaste medewerkers. Vormen, coachen en persoonlijk contact met de sportondersteuners. Jaarlijks scholen laaggeschoolde personeelsleden zich bij. Op het terrein worden de sportondersteuners bezocht en waar nodig bijgestuurd in functie van een klantgerichte werking.

2014-2018

2015-2018

Databank oefenstof en know how uitbreiden, kwalitatief opvolgen en integreren in de werking Jaarlijks dienen de vaste lesgevers oefenstof aan te leveren die, na screening, beschikbaar gesteld wordt op het intranet. 2014-2018 Een kwalitatieve opvolging van de inhoud en de vorm van deze oefenstof wordt opgenomen in het takenpakket van één of meerdere Vlabusmedewerkers.

34


indicator Aantal vormings- en contacturen + bijhorende verslaggeving Aantal vormings- en contacturen + bijhorende verslaggeving

streefwaarde fin prognose 2 vormingen/jaar 10% sportbegeleiders Geen financiële bezocht begrotingsinvloed Vast vormingsplan/per soneelslid 2vormingen/jaar 10% sportondersteun ers bezocht


Aantal Databank met x% Geen financiële lesvoorbereiding uitbreiden begrotingsinvloed en op intranet

nummer

02.02.04

maatregelen Initiatieven uitwerken ter verhoging van de kwaliteit van (jeugd)sportbegeleiders// sportondersteuners in sportclubs. Oplijsten van initiatieven om de kwaliteit van (jeugd)sportbegeleiders // sportondersteuners te verbeteren Opstellen stappenplan Uitrollen stappenplan jeugdsportbegeleiders//sportondersteuners

timing

indicator

streefwaarde

2014//2016

Ja/nee

Ja

2014//2016 2014//2016

Ja/nee Ja/nee

Ja Ja

fin prognose

Initiatieven uitwerken ter verbetering van de inhoud van de lessen.

02.02.05

Via klantenbezoeken en – bevragingen inventariseren wat de specifieke noden zijn bij (potentiele/huidige) klanten wat betreft de inhoud van de opdrachten. Indien er behoefte is aan (bepaalde) pakketten voor sportdagen en sportkampen de nodige oefenstof en eventueel bijhorend materiaal of materiaallijst voorzien en aanbieden aan de klant. Het gebruik van bestaande pakketten evalueren en indien nodig bijsturen qua inhoud (en eventueel materiaal).

nr doel

operationele doelstelling 02.03: Klantentevredenheid opvolgen

nummer

maatregelen

2014: inventarisatie Inventarisatiever 2015-2018 Ja slag: Ja/nee inspelen op behoeften

timing


indicator

streefwaarde

fin prognose

% klantentevrede nheid

2016: +2%


Klantenenquête en tevredenheidsmetingen optimaliseren Vernieuwen van de huidige klantenenquête en herbepalen van de nulwaarde. 02.03.01

De doelstellingen qua tevredenheidspercentage bepalen en opvolgen aan de hand van jaarlijkse tevredenheidsmetingen.

2014: vernieuwing en nulwaarde

2018: +4%

De bezoeken van klanten vanuit de afdelingen ondersteunen door een kwalitatief onderzoek, dat aanvullende informatie op beleidsniveau kan aanreiken. Klachtenmanagementsysteem optimaliseren 02.03.02

Updaten van de bestaande klachtenprocedure. Op een “alles kan beter document” kunnen klanten via hun eigen login hun “verzuchtingen” invullen en opvolgen.

2014: procedure optimaliseren

KMS toepassen: ja/ nee

Persoonlijk contact met klanten, potentiële klanten en ex-klanten verhogen en intensifiëren 02.03.03

Via plaatselijke bezoeken zowel de actieve als non-actieve als potentiële klanten bevragen over de (huidige) samenwerking, de kwaliteit van de dienstverlening en het (nieuwe) aanbod van Vlabus.

35


ja


Klanten: 10% 2014-2018

% bezoeken

Potentiële klanten: 10/jaar Ex-klanten: 10/jaar


nr doel

operationele doelstelling 02.04: Optimaliseren van de externe communicatie

nummer

maatregelen Opstellen van een langetermijnstrategie mbt externe communicatie

timing

indicator

02.04.01

Samenwerking met een ervaringsdeskundige bij het opstellen van een langetermijnstrategie

2014-2015

LT plan: ja/nee ja

streefwaarde

fin prognose

- € 15.000

Bijsturen en uitrollen communicatieplan/strategie

02.04.02

Bijstellen van het bestaande communicatieplan ifv externe relaties binnen de langetermijnstrategie met o.a. de ontwikkeling van communicatie tools voor 2014-2015 bezoeken aan klanten en lesgevers. Hierbij wordt rekening gehouden met de nieuwe software, nieuwe technologieën, … Vernieuwen/uitbreiden website + portaalsite

02.04.03

Bijsturen of vernieuwen van de bestaande website Ontwikkeling van een overzichtelijke en nuttige portaalsite met gevarieerde en gedetailleerde informatie rond tewerkstelling in de sportsector Integratie sociale media

02.04.04

Opstellen van een weldoordacht kader ter toepassing van sociale media als extra 2014-2015 tool binnen de werking van Vlabus. Een ervaringsdeskundige wordt ingeschakeld.

36


2014-2015

- € 7.500

Vernieuwde website ja/nee

ja

2014: - € 20.000 2015: - € 20.000

- € 15.000

Strategische doelstelling 3: uitbouwen van een kenniscentrum en een infoloket rond tewerkstelling in de sport nr doel

operationele doelstelling 03.01: Uitbouwen van een kenniscentrum

nummer

maatregelen

timing

03.01.01

Inventariseren en onderzoeken van bestaande gegevensbanken (ISB, Bloso, Dynamo,..) door een jurist aan te stellen om Vlabus intern te versterken. Nagaan welke kennis reeds ondergebracht wordt bij andere sportactoren en vervolgens duidelijk afbakenen welke subdomeinen Vlabus wil onderbrengen in haar kenniscentrum met als subject ‘sport en tewerkstelling’.

2014-2015

Trachten afspraken te maken met de betrokken partners omtrent de verzameling (en uitwisseling) van gegevens. De eigen gegevensbank positioneren en profileren binnen de sportsector.

2014-2015

Operationeel maken van een kenniscentrum door Op basis van de verkregen onderzoeksgegevens het kenniscentrum van Vlabus duidelijk positioneren binnen het totaalbeeld van alle bestaande kenniscentra in de sport.

2015

03.01.02

03.01.03

03.01.04

Onderzoeken van de verloning en maatwerk voor sport(gerelateerde) opdrachten. De verloning van verschillende sportdisciplines en sportgerelateerde functies op de markt inventariseren. De behoeften en wettelijke mogelijkheden rond maatwerk in kaart brengen.

03.01.05

Inventaris Ja/nee

Ja/nee Operationeel Ja/nee Resultaten onderzoek

streefwaarde

fin prognose

Ja

Loonkost jurist

Ja


Ja

Te bepalen

Ja


Ja/nee

Update en verzamelen van relevante gegevens ifv sport & tewerkstelling o.m. arbeidswetgeving. Opvolgen van arbeidswetgeving, sociale wetgeving, fiscale wetgeving en tewerkstellingsmaatregelen relevant voor de sportsector. Deze gegevens ter beschikking stellen via de portaalsite (zie 02.04.03) “sport en tewerkstelling” en verwerken in brochures en cursussen.

03.01.06

2017

indicator

2014-2018

Ja/nee

Ja


2014-2018

Ja/nee

Ja

Deels vanuit EU project

Kennisuitwisselen mbt sporttewerkstelling in andere Europese landen Via een EU-project de bestaande mogelijkheden in enkele andere EU-landen in kaart brengen in samenwerking met andere partners.

37


nr doel

operationele doelstelling 03.02: Uitbouwen van een loketfunctie

nummer

maatregelen Inventariseren en onderzoeken van bestaande loketcentra (Dynamo, Sociare,..) door een jurist aan te stellen om juridische ondersteuning te verlenen aan de sportsector. Nagaan welke kennis reeds ondergebracht wordt bij andere sportactoren en vervolgens duidelijk afbakenen welke subdomeinen Vlabus wil onderbrengen in haar loketcentrum met als subject ‘sport en tewerkstelling’. Trachten afspraken te maken met de betrokken partners omtrent de verspreiding van gegevens. De eigen gegevensbank positioneren en profileren binnen de sportsector. Uitbouw van een loketfunctie Op basis van de verkregen gegevens het loketcentrum van Vlabus duidelijk positioneren binnen het totaalbeeld van alle bestaande loketcentra in de sport. De juridische ondersteuning binnen de vzw uitbouwen om zo alle vragen rond tewerkstelling in de sport te kunnen beantwoorden. Informatie slagkrachtig en efficiënt verspreiden op een grootschalig niveau Naast algemene bewustmaking, vragen telefonisch en digitaal beantwoorden binnen een bepaalde termijn (SLA’s opstellen en implementeren), en dit via brochures en cursussen, een portaalsite S&T en opgeleid personeel. Doceren van de cursus Sport & Tewerkstelling De bestaande cursus blijven promoten via Sportac en Dynamo, en in verkorte versie aanbieden aan sportdiensten, sportraden, sportfederaties, …

03.02.01

03.02.02

03.02.03

03.02.04

03.02.05

timing

indicator

streefwaarde

fin.prognose

2014-2015

Ja/nee

Ja

Gekoppeld aan 03.01.01

2014-2015

Ja/nee

Ja


2015

Ja/nee

Ja

Gekoppeld aan 03.01.02

Nog te bepalen

Binnen budget promotie

+5% in 2018


Aantal 2015: verspreidde voorbereiding communicatie 2016-2018 tools Aantal doceermoment 2014-2018 en 0-waarde 2012

nr doel

operationele doelstelling 03.03: Optimaliseren van de randvoorwaarden om de professionele begeleiding en de legale tewerkstelling in de sport te verbeteren

nummer

maatregelen

03.03.01

03.03.02

Oprichten en coördineren van een overlegplatform rond sport en tewerkstelling Een structuur oprichten onder de vorm van een overlegplatform met vertegenwoordigers vanuit de arbeidssector enerzijds en de sportsector anderzijds en deze samenbrengen onder coördinatie van Vlabus. Potentiële samenwerking met (semi)overheden en relevante partners (Dynamo, Sociare,…) oplijsten in functie van decretale initiatieven en trachten te realiseren. Versterken van de contacten met verschillende (sport)actoren met als doel de werking van Vlabus te optimaliseren. De verschillende (sport)partners kunnen elkaar hierbij aanvullen.

38


timing

indicator

Oprichten 2014

Ja/nee

Coördineren 2014-2018

2014-2018

streefwaarde Ja

Ja/nee Ja Lijst Ja/nee Rapportering realisaties Ja/nee

Ja Ja

fin. prognose



nummer

03.03.03

maatregelen Nastreven van eenheid van beleid binnen de sport door netwerking en belangenbehartiging op verschillende fronten, participatie aan werkgroepen ivm S&T. Connecties met de voor Vlabus relevante organisaties opbouwen, verzorgen en versterken. Een minimale vertegenwoordiging op verschillende niveau’s nastreven op de verschillende fronten.

timing

2014-2018

03.03.04

streefwaarde

Lijst

Ja

Ja/nee Verslaggeving

Ja

fin. prognose


Ja/nee

Stimuleren van het “statuut semi-agorale arbeid, sport”. In het Actieplan Sport voor Allen 2012-2014 werd als actiepunt “Opstarten en uitwerken van een specifiek statuut semi-agorale arbeid voor de sportbegeleider” opgenomen. Vlabus blijft zich verder engageren om als actor actief op te treden binnen dit domein.

indicator

2014-2018

Cte vertegenwoordi ging Ja overlegplatfor m Ja/nee


Strategische doelstelling 4: verder optimaliseren van de interne werking van Vlabus nr doel

operationele doelstelling 04.01: Efficiëntie in de interne organisatie nastreven

Nummer

maatregelen

04.01.01

De structuur van Vlabus aanpassen en uitrollen volgens de behoeften, zodat de huidige werking efficiënter kan gebeuren en optimaal kan groeien. Binnen de decretale opdrachten de vereiste personeelsbezetting (organogram) in kaart brengen en volgens prioriteit en budget de nodige aanwervingen uitvoeren. De vzw Vlabus verder structureel uitbouwen en beheren om o.a. de decretale opdrachten kwaliteitsvol uit te voeren.

Uitbouwen van de Vlabus-werking in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. 04.01.02

04.01.03

timing

indicator

streefwaarde

fin prognose

2014-2018

Nieuwe structuur Ja/nee

Ja

Inbegrepen in kostprijs audit Thetis

2014 2014

2015

Integreren van de huidige sportbegeleiding in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, momenteel verzorgd door de VGC, binnen Vlabus.

2016

Uitwerken van de gevalideerde resultaten van de audit 2013. Intern op verschillende niveaus de gevalideerde resultaten van de audit 2013 implementeren.

2014

39


Nieuw organigram Ja/nee

Ja

Aanwerven Ja kwaliteitscoördi nator Ja/nee Aantal lesuren in Brussel Implementatie Ja/nee

Idem als VGC op jaarbasis

Ja

Loonkost kwaliteitscoördina tor Geen financiële begrotingsinvloed € 80.000 decretaal bepaald

nr doel

operationele doelstelling 04.02: uitbouwen en implementeren van een aangepast personeelsbeleid

Nummer

maatregelen

timing

Op basis van de gevalideerde resultaten van de audit 2013 een aangepast personeelsbeleid uitbouwen en implementeren.

Uitbouw 2014

04.02.01

De gevalideerde resultaten uit de audit 2013 implementeren in het personeelsbeleid ter verbetering van de werking van de vzw.

Ja/nee Implementatie Ja/nee 2015-2018

Vormen en opleiden personeelsleden o.a. ifv specifieke (kansen)groepen en laaggeschoolden. 04.02.02

De werkgroep vorming organiseert de nodige opleidingen voor personeelsleden in het kader van de vooropgestelde beleidsaccenten (o.a. kansengroepen). Binnen het beoordelingsproces worden de vormingsuren per personeelslid opgevolgd en geëvalueerd.

indicator

2014-2018

Min 2 opl/jaar georganiseerd door Vlabus

Voor nieuwe en kwaliteit bevorderende functies alsook in het kader van projecten worden extra personeelsleden aangeworven door de overdracht van DAC-middelen. Personeelstevredenheid opvolgen

04.02.04

Bijsturen van de bestaande tevredenheidsenquête. Om de 2 jaar monitoring van de resultaten en opvolgen van de verbeterpunten in functie van de tevredenheidsgraad van de vaste personeelsleden. Via persoonlijke bezoeken aan en via een online enquête de tevredenheid en de verwachtingen van losse sportbegeleiders/sportondersteuners aftoetsen.

40


Ja Ja

Ja: 2

fin prognose

Nog te bepalen


Ja/nee

Extra tewerkstelling (o.a. voor laaggeschoolden) creëren door het verhogen van het aantal VTE’s. 04.02.03

streefwaarde

2014-2018

2014: 0waarde 2016: tussentijdse evaluatie

Aantal VTE’s

% personeels tevredenheid

Stijging in functie van extra DAC middelen

2018: +2%


nr doel

operationele doelstelling 04.03: optimaliseren van het financieel beleid

nummer

maatregelen

timing

indicator

2014-2018

Enge liquiditeit >2 Enge solvabiliteit >70% Rendabiliteit zonder >0% subsidies

Bewaken van de financiële gezondheid van de vzw. 04.03.01

Via de balans (financieel verslag) bepalen parameters of de organisatie op korte en middellange termijn over voldoende liquiditeiten beschikt, solvabel en rendabel is.

Tarievenbeleid opvolgen en bijsturen.

04.03.02

2014: tarievenbeleid In functie van de stijging van de loon- en werkingskosten, de subsidiëring en de eigen inkomsten een tarievenbeleid voeren dat haalbaar en betaalbaar blijft, 2016: tussentijdse rekening houdend met de doelstellingen en prioriteiten van Vlabus. evaluatie

streefwaarde

Ja/nee

Ja

Ja/nee

Ja

2018: evaluatie

Ja/nee

Ja

2014-2018

Euro sponsoring

Min € 20.000

fin prognose

Zoeken van nieuwe en onderhouden van bestaande sponsorcontracten. 04.03.03

Het algemeen sponsordossier continu bijsturen en in functie van de nieuwe structuur en doelstellingen, maar vooral met de nieuwe mogelijkheden van Vlabus als gevolg van de nieuwe software, op zoek gaan naar nieuwe sponsorovereenkomsten.

+ € 20.000

nr doel

operationele doelstelling 04.04: optimaliseren van de interne communicatie

nummer

maatregelen

timing

indicator

streefwaarde

fin prognose

Bijstellen van het bestaande communicatieplan.

Bijstellen 2014-2015

Ja/nee

Ja


Uitrollen 2015-2018

Ja/nee

Ja

Nog te bepalen

Evaluatie 2016-2018

Ja/nee

Ja


04.04.01

04.04.02

04.04.03

Ifv de nieuwe software, de nieuwe structuur, het aangepaste personeelsplan, de steeds vernieuwende technologieën (sociale media, …) en de gevalideerde resultaten van de audit een apart onderdeel in het communicatieplan voor interne communicatie uitrollen. Het communicatieplan evalueren en geregeld bijsturen waar nodig.

41


7. Evaluatie Op het einde van elk kalenderjaar binnen de periode van het beleidsplan zal een jaaractieplan worden voorgelegd aan de Raad van Bestuur. Dit zal per operationele doelstelling de maatregelen en de streefwaarde van de indicatoren per maatregel worden opgenomen. Ook de financiële implicaties worden becijferd en opgenomen in de begroting van het komende jaar.

8. Financiering Dit beleidsplan is niet alleen ambitieus maar zal ook een financiële weerslag hebben op de organisatie. Vlabus de financiële meerkost dragen: Via Via Via Via

decretale subsidies vanuit de Vlaamse regering sponsoring eigen inkomsten uit de dienstverlening de eigen reserves voor de verdere investering in hard- en software


− − − −

42

9. Samenvatting van het beleidsplan 2014-2018 In dit beleidsplan worden onder de 4 strategische doelstellingen tal van operationele doelstellingen en maatregelen opgesomd die Vlabus zullen voorbereiden op een nieuwe situatie. In de eerste strategische doelstelling ‘afstemmen vraag en aanbod sportbegeleiding’ wil Vlabus het accent blijven leggen op het tewerkstellen van sportbegeleiders voor sportactiviteiten al dan niet door klanten voorgesteld. Vlabus wil ook haar dienstverlening verder uitbreiden binnen de sportclubs en naar specifieke kansengroepen. Ook het aanbieden van sportondersteunende functies zal in kaart worden gebracht en mogelijks geïmplementeerd worden in de gewone werking. Als tweede strategische doelstelling wil Vlabus de kwaliteit van de tewerkstelling in de sport blijven bevorderen. Daarbij zal Vlabus de continuïteit en efficiëntie opvolgen via KPI’s en optimaliseren. Ook de kwaliteit van de dienstverlening zal via o.m. coachen van en persoonlijk contact met de sportbegeleiders en de –ondersteuners opgevolgd en geoptimaliseerd worden. De tevredenheid van de klanten zal op regelmatige tijdstippen via enquêtes en/of persoonlijk contact getest worden. Een adequate toepassing van de sociale media binnen de werking van Vlabus moet leiden tot een betere communicatie . Met de derde strategische doelstelling wil Vlabus, zoals decretaal voorzien, een kenniscentrum en een infoloket rond tewerkstelling uitbouwen. Met de vierde en laatste strategische doelstelling wil Vlabus de interne werking optimaliseren. Via het nieuwe softwarepakket zal er administratief veel efficiënter kunnen gewerkt worden. Binnen het opvolgtraject van de in 2013 gehouden audit wordt een nieuwe personeelsstructuur uitgewerkt waarbij de nodige verschuivingen en aanstellingen kunnen gebeuren ifv de opdrachten binnen het nieuwe decreet. Ook de tevredenheid van het personeel zal op regelmatige tijdstippen onderzocht worden en waar mogelijk en haalbaar bijgestuurd worden. Vlabus wil verder ook financieel gezond blijven door een voor iedereen (personeel en klanten) aanvaardbaar tarieven beleid te voeren. Het verder verbeteren van de interne communicatie blijft een enorme uitdagings ondanks de uitbreiding van de technologie.


Kortom… 2014 en de volgende jaren zullen ongetwijfeld goedgevuld jaren worden, vol uitdagingen en veranderingen voor Vlabus!

43

Bijlagen Gecoördineerde statuten – 25 oktober 2013

Samenstelling Algemene Vergadering en Raad van Bestuur van 7 juni tot 31 december 2013

Samenstelling Algemene Vergadering en Raad van Bestuur vanaf 1 januari 2014

Personeelssamenstelling op 30 november 2013

Voorontwerp van decreet houdende het stimuleren, het coördineren en het subsidiëren van de tewerkstelling in de sportsector 3 mei 2013

Lijst met afkortingen

Schematisch voorstelling strategisch plan


10.

44

Beleidsplan

Recommend Documents