Beleidsplan wetenschappelijke informatie & bibliotheekvoorzieningen Universiteit Leiden

¶922521'(5:,-6 21'(5=2(.· Beleidsplan wetenschappelijke informatie & bibliotheekvoorzieningen Universiteit Leiden 2006-2010

,QKRXG

0. 1. 2.

Managementsamenvatting.........................................................................................................3 Inleiding.......................................................................................................................................5 Context en positie van de UB Leiden .....................................................................................7 2.1. Het veranderende karakter van bibliotheekcollecties .........................................8 2.2. De veranderende rol van de bibliotheek................................................................9 2.3. Technologische infrastructuur.............................................................................. 10 2.4. Wetenschappelijke communicatie........................................................................ 11 2.5. Positie van de UB Leiden...................................................................................... 12 3. Missie en doelstellingen.......................................................................................................... 14 4. Diensten: van intern naar extern gericht.............................................................................. 16 4.1. Digitale bibliotheek & informatiediensten ......................................................... 16 4.2. Collecties & collectiediensten............................................................................... 24 4.3. Bijzondere Collecties: Special Collections Research Centre ............................ 29 4.4. Innovatie en nieuwe horizonten .......................................................................... 34 5. Moderniseren, professionaliseren en verzakelijken ............................................................ 39 5.1. Werkprocessen analyseren, verbeteren en vastleggen....................................... 39 5.2. Voorzieningen en infrastructuur moderniseren................................................. 45 5.3. Fondsenwerving..................................................................................................... 53 5.4. Organisatiecultuur.................................................................................................. 53 5.5. Personeelsbeleid, scholing en training................................................................. 55 6. Organisatieontwikkeling......................................................................................................... 58 6.1. Reorganisatie UB.................................................................................................... 58 6.2. Leidse bibliotheken: van samenwerking naar organisatorische integratie...... 61 6.3. Samenwerking en zichtbaarheid: lokaal, nationaal, internationaal .................. 62 6.4. Planning en controlcyclus ..................................................................................... 64 6.5. Ondersteunende Diensten .................................................................................... 65 Bijlage 1: Prioritering van activiteiten................................................................................... 67 Bijlage 2: Grafieken................................................................................................................. 74 Bijlage 3: Lijst van gebruikte afkortingen............................................................................. 77 Bijlage 4: Consultatietraject.................................................................................................... 79 Bijlage 5: Reorganisatieplan - vastgesteld op 4 mei 2006……………………………. 81 Bijlage 6: Toevoegingen........................................................................................................ 107 Bijlage 7: Financiën……………………………………………………………… 113 Addendum:

Personeelsplan - vastgesteld op 26 juni 2006 (aparte paginering: -1- t/ m -61-)

Beleidsplan – definitieve versie 02-03-2006

2

0DQDJHPHQWVDPHQYDWWLQJ

De wetenschappelijke informatievoorziening kenmerkt zich de laatste tien jaar door continue ontwikkelingen op het gebied van de digitale beschikbaarheid van informatie, de digitalisering van het gehele informatieproces en de groeiende behoefte aan relevante en effectieve informatiediensten. Verwacht mag worden dat deze tendensen zich in de komende decennia zullen voortzetten, zo mogelijk in een nog sneller tempo, gedeeltelijk gedreven door de steeds snellere en revolutionaire ontwikkelingen op het vlak van de informatietechnologie. Daarnaast hebben ingrijpende omgevingsveranderingen in het hoger onderwijs ertoe geleid dat andere eisen worden gesteld door studenten, medewerkers, financiers en bestuurders, waarbij verzakelijking, professionalisering, klantgerichtheid, kwaliteitszorg, het afleggen van verantwoording en concurrentie meer centraal zijn komen te staan. Deze veranderingen leiden tot nieuwe uitdagingen, tot andere eisen die gesteld worden aan de bibliotheekorganisatie en haar medewerkers en uiteindelijk tot een andere, de gehele informatieketen betreffende bibliotheekvoorziening. >+RRIGVWXN&RQWH[WHQSRVLWLHYDQGH 8%/HLGHQ +RRIGVWXN0LVVLHHQGRHOVWHOOLQJHQ@ Voor de komende beleidsperiode staat het vormgeven van een extern gerichte Universiteitsbibliotheek (UB), die relevante diensten levert van een goede kwaliteit ter ondersteuning van onderwijs en onderzoek, centraal. Dit binnen een brede context waarin verandering het enige stabiele gegeven is, en binnen een onmiddellijke omgeving die hoge en uitdagende eisen stelt wat betreft wetenschappelijke informatievoorziening. Op verschillende niveaus houdt de UB voeling met context en omgeving om zo toekomstige ontwikkelingen en behoeften voldoende snel te signaleren waardoor proactief verbeteringen en innovatieve diensten kunnen worden aangeboden. Dit betekent ook dat de UB – waar nodig en mogelijk – zich toelegt op nieuwe taken en rollen. >+RRIGVWXN'LHQVWHQYDQLQWHUQQDDUH[WHUQ

JHULFKW@

Om de centrale strategische doelstelling, het positioneren van de UB als onmisbare facilitator van onderwijs en onderzoek aan de Universiteit Leiden, te kunnen verwezenlijken is een veelomvattend veranderingsproces nodig. De veranderingen hebben niet alleen betrekking op welke diensten en collecties worden aangeboden, maar betreffen ook de interne werkprocessen, de manier waarop met klanten wordt omgegaan, de organisatiecultuur en de voorzieningen in de bibliotheek ter plaatse. De veelheid aan noodzakelijke veranderingen zou de indruk kunnen wekken dat de UB niet zou beschikken over deskundige, capabele medewerkers, die zich met grote inzet aan hun taken wijden. Dat is echter beslist niet het geval, integendeel. Wel heeft het op belangrijke punten teveel ontbroken aan richtinggeving en eenduidige aansturing waardoor van een degelijke organisatorische inbedding van op zichzelf goede initiatieven en vernieuwende activiteiten te weinig sprake is geweest. Het is van belang dat niet alleen een houding en cultuur worden ontwikkeld waarbij het continu verbeteren van diensten, processen etc. als ‘normaal’ wordt ervaren, maar ook dat voldoende aandacht wordt besteed aan het leggen van degelijke organisatorische èn procesmatige fundamenten voor duurzame verbetering en vernieuwing. Het is in dat kader van cruciaal Beleidsplan – definitieve versie 02-03-2006

3

belang om op een doeltreffende en planmatige wijze medewerkers te begeleiden, op te leiden en te coachen om deze uitdaging ten volle aan te gaan en aan te kunnen. >+RRIGVWXN 0RGHUQLVHUHQSURIHVVLRQDOLVHUHQHQYHU]DNHOLMNHQ@

De organisatie van de UB dient optimaal geschikt gemaakt te worden om haar faciliterende rol voor onderwijs en onderzoek adequaat te kunnen vervullen. Dat betekent dat op alle niveaus van de organisatie, variërend van het niveau van de individuele medewerker tot en met samenwerking van de UB in internationaal verband, nieuwe wensen leven en nieuwe eisen worden gesteld. Binnen de centrale UB zal daartoe in 2006 een reorganisatie plaatsvinden. Het is van cruciaal belang de aansturing van de organisatie te versterken om efficiënt en effectief om te kunnen gaan met de vele veranderingen; een slanke top en het aanbrengen van een stevig middenkader zijn daarvoor noodzakelijk. Tevens wordt ernaar gestreefd, onder meer door te werken met brede functies, om een voldoende flexibele organisatie te realiseren, die toekomstige aanpassingen gemakkelijk kan integreren. Kennis moet waar nodig voor de organisatie behouden blijven, maar tegelijk is mobiliteit wenselijk en zijn permanent ook impulsen van buitenaf nodig. Verschillende ontwikkelingen op het vlak van de wetenschappelijke informatievoorziening doen de noodzaak aan een organisatorische integratie van de Leidse bibliotheken toenemen. In dit beleidsplan wordt de intentie uitgesproken om stapsgewijs toe te werken naar één bibliotheekorganisatie. Samenwerking is een sleutelwoord, los van de vraag of organisatorische integratie nog niet gewenst en/ of gerealiseerd is; zowel samenwerking binnen de centrale UB, als samenwerking van de UB met facultaire bibliotheken en faculteiten en samenwerking van de UB met verwante Leidse instellingen, op nationaal niveau, o.a. binnen UKB-verband, en ook internationaal. >+RRIGVWXN2UJDQLVDWLHRQWZLNNHOLQJ@


4

,QOHLGLQJ

Met dit beleidsplan voor de periode 2006-2010, 9RRURQGHUZLMV RQGHU]RHN, kiest de Universiteitsbibliotheek Leiden (UB) ervoor haar rol als ondersteuner van de primaire taken van de Universiteit Leiden, onderwijs en onderzoek, nadrukkelijk op de voorgrond te plaatsen. Daarbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de strategische uitgangspunten van de Universiteit Leiden zoals geformuleerd in het instellingsplan .LH]HQYRRUWDOHQW. De UB wil op het brede terrein van de wetenschappelijke informatievoorziening voorwaardenscheppend zijn voor de ontplooiing van talent en een faciliterende rol spelen voor excellent en authentiek wetenschappelijk onderzoek. De UB wil zichzelf onmisbaar betonen voor de Leidse universitaire strategie. Op zichzelf is een dergelijke rol voor een universiteitsbibliotheek niets nieuws. In haar standaardwerk 0DJQD&RPPRGLWDV*HVFKLHGHQLVYDQGH/HLGVHXQLYHUVLWHLWVELEOLRWKHHN, schrijft Christiane Berkvens-Stevelinck: 6LQGVGLWDOOHUSULOVWHEHJLQ>LHLQ@NUHHJGHELEOLRWKHHNHHQGXEEHOHIXQFWLHVWXGLHPRJHOLMN PDNHQHQGHEHNHQGKHLGYDQGHXQLYHUVLWHLWYHUJURWHQ Er zijn echter door de eeuwen heen belangrijke accentverschuivingen geweest in de mate waarin de faciliterende rol van de UB op de voorgrond heeft gestaan. De aandacht is daarnaast, en bij tijd en wijlen zelfs overwegend, ook steeds uitgegaan naar de collecties zelf en het verder uitbouwen daarvan. De vruchten van die inspanningen plukken wij nu, en dienen voor toekomstige generaties tenminste behouden te blijven. Voor de komende jaren is de strategische keuze gemaakt om de functie van de UB ter ondersteuning van onderwijs en onderzoek te versterken. Die ondersteuning is in de eerste plaats gericht op wetenschappelijke staf en studenten van de Universiteit Leiden. Die ambitie loopt als een rode draad door dit Beleidsplan. Uiteraard neemt dat niet weg dat tevens het ‘als goed huisvader’ beheren van het rijke culturele erfgoed dat in meer dan vier eeuwen is opgebouwd en het verder uitbouwen daarvan een belangrijke taak voor de UB is en blijft. Ook aan het door Berkvens genoemde ‘vergroten van de bekendheid van de universiteit’ wil de UB de komende jaren vorm blijven geven, zowel op ‘traditionele’ manieren, zoals door het organiseren van tentoonstellingen, als op nieuwe wijzen, bijvoorbeeld door het mede mogelijk maken van wereldwijde digitale toegang tot de wetenschappelijke productie van wetenschappers en studenten van onze universiteit. Met dit laatste, één van de nieuwe taken die de UB de komende jaren op zich wil nemen, is de cirkel rond: het vergroten van de bekendheid van de universiteit door het ondersteunen van het publiceren van onderzoek. Christiane Berkvens-Stevelinck, 0DJQD&RPPRGLWDV*HVFKLHGHQLVYDQGH/HLGVHXQLYHUVLWHLWVELEOLRWKHHN, Leiden 2001, p. 19. 1


5

Dit Beleidsplan is niet beperkt tot een theoretische beschouwing over strategische uitgangspunten. Uitgebreid wordt ingegaan niet alleen op het ZDW (Hoofdstuk 4. Diensten: van intern naar extern gericht) maar ook op het KRH (Hoofdstuk 5. Moderniseren, professionaliseren en verzakelijken en 6. Organisatieontwikkeling). Voor de komende beleidsperiode staat het vormgeven van een extern gerichte UB die relevante diensten levert van een goede kwaliteit ter ondersteuning van onderwijs en onderzoek centraal. Dit binnen een brede context waarin verandering het enige stabiele gegeven is en binnen een directe omgeving die hoge en uitdagende eisen stelt wat betreft wetenschappelijke informatievoorziening. Op verschillende niveaus houdt de UB voeling met context en omgeving om zo toekomstige ontwikkelingen en behoeften voldoende snel te signaleren waardoor proactief verbeteringen en innovatieve diensten kunnen worden aangeboden. Dit betekent ook dat de UB – waar nodig en mogelijk – zich toelegt op nieuwe taken en rollen. Een zeer groot belang wordt gehecht aan samenwerking; zowel samenwerking binnen de centrale UB, als samenwerking van de UB met de facultaire en decentrale bibliotheken – evoluerend in verdere integratie, en samenwerking met externe partijen lokaal, nationaal en internationaal. Alvorens echter concrete stappen gezet kunnen worden in de richting van organisatorische integratie met andere onderdelen van de Leidse bibliotheekorganisatie, dient eerst de UB zelf goed op orde te zijn. Daarvoor is een veelomvattend veranderingstraject nodig wat betreft de interne werkprocessen, de wijze van aanpak, de eisen en verwachtingen die worden gesteld en de voorzieningen in de bibliotheek ter plaatse. Ook dient de organisatie van de UB optimaal geschikt gemaakt te worden om de gestelde doelstellingen te realiseren. Dit betekent onder meer een aantal noodzakelijke organisatieaanpassingen met duidelijke uitgangspunten op hoofdlijnen. Tevens wordt ernaar gestreefd, onder meer door te werken met brede functies, om een voldoende flexibele organisatie te realiseren die toekomstige aanpassingen gemakkelijk kan integreren.


6

&RQWH[WHQSRVLWLHYDQGH8%/HLGHQ

De positie van prominente universiteiten wordt gedeeltelijk bereikt door het belang en de positie van hun bibliotheken. Bibliotheken verzamelen en bewaren de wetenschappelijke kennis van de wereld, de culturele verslaglegging van verschillende samenlevingen en zij stellen deze informatie beschikbaar voor onderwijs, onderzoek, en maatschappelijke en educatieve doeleinden. Zoals de recente majeure ontwikkelingen in de biomedische wetenschappen gebaseerd zijn op een alomvattende verzameling van informatie over het menselijk genoom, zo heeft de exploratie van de grenzen van onze kennis behoefte aan uitgebreide collecties die alleen prominente bibliotheken kunnen leveren. Het handhaven van de reikwijdte en diepte van deze collecties is één van de belangrijke uitdagingen waarmee universiteitsbibliotheken vandaag worden geconfronteerd. Bibliotheken en hun medewerkers hebben in het algemeen een uitstekende reputatie voor innovatie en dienstverlening. Universiteitsbibliotheken verlenen kwalitatief hoogwaardige, gepersonaliseerde diensten aan medewerkers en studenten en aan geïnteresseerde derden. Het scala aan diensten omvat toegang tot gedrukte en digitale informatiebronnen, gespecialiseerde informatiediensten, instructie voor studenten op het gebied van informatievaardigheden, het ondersteunen van cursussen door het beschikbaar stellen van onderwijsmateriaal, het ontwikkelen van digitale bibliotheken die toegang geven tot de resultaten van wetenschappelijk onderzoek en het organiseren van culturele manifestaties die het leven aan de universiteit verrijken. De uitdaging voor de meeste bibliotheken is om deze diensten en activiteiten op niveau te continueren terwijl zij worden geconfronteerd met budgettaire beperkingen, stijgende kosten van informatie, veranderende informatietechnologieën en nieuwe verwachtingen en eisen die bibliotheekgebruikers hebben en stellen. Bibliotheken zijn deze uitdaging aangegaan door samenwerking na te streven. Bibliotheken onderhandelen en sluiten gezamenlijk licenties af voor digitale wetenschappelijke informatie, zij maken afspraken op het gebied van collectievorming en het behoud van collecties, zij werken samen in de ontwikkeling en toepassing van nieuwe technologie, en delen elkaars collecties dankzij nieuwe mogelijkheden op het vlak van elektronische documentlevering. Het resultaat hiervan is dat medewerkers en studenten aan universiteiten steeds sneller en makkelijker toegang hebben tot een breed informatieuniversum met een grote variëteit aan formaten, ondanks de stijgende kosten en beperkte budgetten. Verder bekijken bibliotheken hun interne werkprocessen steeds kritischer en maken op basis van metingen, managementinformatie, EHQFKPDUNLQJ en EHVWSUDFWLFHV aanpassingen in hun werkwijze en organisatie om zo de efficiëntie en effectiviteit ervan te verbeteren. Ook hier is het gebruik van informatietechnologie vaak van belang. Sommige lezers van dit beleidsplan zullen misschien verrast zijn door het gebruikte jargon en de managementtaal dat niet


7

strookt met hun beeld van de geleerde bibliothecaris maar inderdaad de verzakelijking is ook tot bibliotheken doorgedrongen. Daarnaast worden bibliotheken ook voor nieuwe uitdagingen gesteld die opgepakt moeten worden.

+HWYHUDQGHUHQGHNDUDNWHUYDQELEOLRWKHHNFROOHFWLHV De informatiebronnen die nodig zijn voor en gebruikt worden door de universitaire gemeenschap voor onderzoek en onderwijs bestaan uit: 7UDGLWLRQHHOJHGUXNWHEURQQHQ die meestal geen digitale equivalent hebben en essentieel zijn voor het ondersteunen van de onderwijsen onderzoeksprogramma’s van de universiteit. 'LJLWDOHFROOHFWLHVRQGHUOLFHQWLH die meestal bestaan uit traditionele wetenschappelijke publicaties zoals tijdschriften en boeken, geproduceerd in nieuwe digitale formats door commerciële en niet-commerciële uitgevers, en aangeschaft ten behoeve van de academische gemeenschap. 'LJLWDDOÉXLOWFRQWHQWµ, materiaal intern ontwikkeld door de universiteit of geconverteerd van bestaande collecties, zoals manuscripten, kaarten, visueel materiaal en geluid. +HW:RUOG:LGH:HE, het conglomeraat van informatiebronnen in alle formats (en van hoogst variabele kwaliteit en persistentie) beschikbaar voor alle webgebruikers. $QGHUHGLJLWDOHDVVHWVYDQGHXQLYHUVLWHLW, waaronder datasets, ander primair onderzoeksmateriaal, en onderwijsmateriaal ontwikkeld in digitale vorm door de academische gemeenschap. Nog maar tien jaar geleden was alleen de eerste hiervan belangrijk voor de dienstverlening van een universitaire bibliotheek. De snelle ontwikkeling van digitale collecties stelt ons voor fundamentele uitdagingen wat betreft de traditionele concepten van het verzamelen, beschikbaar stellen en bewaren van bibliotheekcollecties. Terwijl de adoptie van gelicentieerde digitale tijdschriftencollecties door bibliotheken en hun gebruikers relatief eenvoudig was (juist omdat zij een gedrukt equivalent hebben kunnen zij op een vergelijkbare wijze worden behandeld), blijft het van kritisch belang om een beter begrip te krijgen onder welke condities een digitale publicatie als een adequate vervanging voor gedrukt materiaal kan worden beschouwd en voor de wijze waarop digitale publicaties bewaard kunnen worden zodat hun duurzaamheid en bruikbaarheid gegarandeerd zijn. De creatie van nieuwe digitale inhoud (EXLOWFRQWHQW) verloopt snel. Maar ook hier moeten we ons afvragen welke methoden succesvol, betaalbaar en duurzaam zijn voor het beheren en het beschikbaar maken van de inhoud van deze collecties. Een grotere uitdaging voor de traditionele concepten van collectieontwikkeling ligt op het gebied van informatie beschikbaar op het World Wide Web. De ervaring van bibliotheken en onderzoek toont aan dat zowel studenten als onderzoekers uitgebreid gebruik maken van deze informatiebronnen, soms ten faveure van de hogere kwaliteitsbronnen die de bibliotheek aanbiedt. Informatie op het Internet is echter moeilijk te vinden, is van heterogene kwaliteit en heeft een efemeer karakter. Om een ‘collectie’ van relevant Internetmateriaal te ontwikkelen moet vrijwel elk aspect van de bestaande Beleidsplan – definitieve versie 02-03-2006

8

bibliotheekpraktijk opnieuw bekeken worden. Hoe moeten relevante en gezaghebbende bronnen worden geïdentificeerd en geselecteerd, hoe moeten deze worden aangeschaft en bewaard, en hoe kan doelmatige toegang tot de inhoud worden geboden? Deze vragen worden op hun beurt verder bemoeilijkt door onzekerheden over technologie, copyright, privacy en andere punten die vrijwel dagelijks aan de orde zijn over het Internet. Deze uitdaging van het World Wide Web dient te worden beantwoord omdat informatiebronnen die gebruikt worden in onderwijs en onderzoek in steeds grotere mate alleen op het Internet beschikbaar zijn. Voorbeelden hiervan zijn publicaties en rapporten van overheidswege, internationale instellingen en onderzoeksinstellingen die voor sociopolitiek-economisch onderzoek worden gebruikt. Het vastleggen en beheren van digitaal materiaal geproduceerd door docenten, onderzoekers en studenten tijdens hun onderwijs-, onderzoeken leeractiviteiten stelt de bibliotheken voor andere, maar niet minder veeleisende, uitdagingen. Traditioneel viel dit materiaal niet binnen het werkterrein van de bibliotheek. Het ondernemen van activiteiten om onderzoeksmateriaal en (pre-)publicaties te verzamelen, organiseren en bewaren brengt de voordelen van de informatiemanagement expertise van de bibliotheek naar nieuwe gebieden in de NQRZOHGJHOLIHF\FOH. Hierdoor worden niet alleen medewerkers en faculteiten ontlast van de aanzienlijke taak om dit materiaal te beheren en te bewaren maar wordt de universiteit ook gepositioneerd om het wetenschappelijke communicatiesysteem te veranderen en te verbeteren.

'HYHUDQGHUHQGHUROYDQGHELEOLRWKHHN De behoeften en verwachtingen van de academische gemeenschap ten aanzien van bibliotheekdiensten veranderen constant als een gevolg van de evolutie in focus en methoden van academische disciplines en programma’s, de veranderende demografie van medewerkers en studenten, de grotere participatie in hoger onderwijs, de effecten van informatietechnologie, en de veranderde verwachtingen van de samenleving ten opzichte van de universiteit en de resultaten van haar onderwijs-, onderzoeken maatschappelijke activiteiten. Als de bibliotheek een vitaal en essentieel onderdeel van deze gemeenschap wenst te blijven dan moet zij anticiperen op en zich aanpassen aan de eisen die door deze continue veranderingen worden gesteld. Terwijl de digitale revolutie de bibliotheek enorme mogelijkheden heeft gegeven in het aanbieden van informatiediensten en toegang tot wetenschappelijke informatie aan gebruikers, hebben dezelfde technologieën op paradoxale wijze ook het profiel van de bibliotheek als gezaghebbende bron van informatie verminderd, zelfs terwijl het gebruik van haar faciliteiten en diensten is gestegen. Studies wijzen uit dat meer en meer studenten en onderzoekers gebruik maken van bibliotheken en dat het gebruik van de digitale collecties spectaculair stijgt. Terwijl de uitleencijfers bij bijvoorbeeld de UB Leiden jaarlijks met een hartig percentage groeien zijn er voldoende indicaties dat medewerkers en studenten de bibliotheek steeds meer bezoeken om andere redenen dan het lenen van boeken. Toch heeft de digitale revolutie ook een schaduwzijde.


9

Veel studenten zijn in groeiende mate niet in staat om onderscheid te maken tussen de gezaghebbende informatie die in digitale vorm beschikbaar wordt gemaakt door de bibliotheek en de stortvloed van niet-geverifieerde (en vaak foutieve) informatie beschikbaar op het Internet. De bibliotheken hebben in nauwe samenwerking met de opleidingen een belangrijke rol te spelen in het verbeteren van informatievaardigheden zodat studenten met kennis van zaken en op kritische wijze gebruik kunnen maken van dit veranderende informatie-universum. De bijdrage die de bibliotheek levert door het beschikbaar stellen van wetenschappelijke informatie in digitale vorm, die voor significante bedragen is aangeschaft, georganiseerd, gecatalogiseerd en geïntegreerd, wordt steeds meer ‘onzichtbaar’ voor gebruikers die geloven dat “het allemaal gratis beschikbaar is op het Web”. Toch laten bibliotheken hun diensten zoveel mogelijk aansluiten op de processen van onderwijs en onderzoek. Dit betekent dat deze diensten idealiter steeds verder in deze processen worden geïntegreerd en dat de digitale bibliotheek steeds meer naadloos aansluit op de elektronische werkomgevingen van docenten, onderzoekers en studenten. De digitale bibliotheek wordt paradoxaal genoeg meer onzichtbaar en tegelijk juist alomtegenwoordig. Hierdoor is de klant van de bibliotheek niet alleen de gebruiker binnen het bibliotheekgebouw maar ook – en vooral – de gebruiker op afstand die zijn werkzaamheden uitvoert. De bibliotheek ontwikkelt verder actieve en persoonlijke interacties met de klanten, ontplooit activiteiten en ontwikkelt diensten op het gebied van de gehele informatieketen. Hierdoor ontwikkelen bibliotheken zich steeds meer als ondersteunende partners in onderwijs en onderzoek. Dit is een belangrijke meerwaarde die bibliotheken kunnen aanbieden ten opzichte van externe informatieleveranciers en – bemiddelaars.

7HFKQRORJLVFKHLQIUDVWUXFWXXU Bibliotheken staan voor de uitdaging om geregeld nieuwe informatietechnologieën aan te schaffen, de werkprocessen en diensten aan te passen aan nieuwe systemen, en nieuwe technologieën te adopteren om zo de academische behoeften te kunnen vervullen. De conventionele wijsheid zegt dat de toepassing van technologie de productiviteit verhoogt, vooral in ondernemingen die proportioneel veel besteden aan arbeidskosten zoals het hoger onderwijs en bibliotheekdiensten. Het staat buiten kijf dat technologietoepassingen de organisatorische productiviteit van bibliotheken heeft verbeterd en daardoor de hogere operationele kosten hebben gematigd. Maar technologie heeft tot nu toe de stijgende kosten van informatie die bibliotheken dienen aan te schaffen om hun missie te realiseren niet verminderd. De ontwikkeling en implementatie van technologie wordt zelden gecompenseerd door bezuinigingen en vormt daardoor een additionele kostenpost voor bibliotheken en universiteiten. Het belang van een robuuste IT infrastructuur is essentieel voor een kwalitatief hoogstaande bibliotheekdienst. Ook de interactie van digitale bibliotheekdiensten met andere infrastructuur en applicaties is van belang. Bibliotheken zijn niet alleen afhankelijk van de universitaire of landelijke infrastructuur om toegang te bieden tot wetenschappelijke informatie, maar hun informatiesystemen dienen ook gekoppeld te worden met Beleidsplan – definitieve versie 02-03-2006

10

administratieve systemen (bijvoorbeeld de personeels- en studentenadministratie om zo de lenersadministratie en authenticatiediensten te beheren) en in belangrijke mate met onderwijssystemen (zoals bijvoorbeeld de elektronische leeromgeving om digitale bibliotheekbronnen te kunnen integreren met de cursuswebsite). Een ander voorbeeld is de behoefte aan een gedifferentieerde autorisatie voor toegang tot gelicentieerde digitale bestanden om zo de steeds meer diverse en heterogene doelgroepen (waaronder bijvoorbeeld andere organisaties waarmee samenwerkingsverbanden bestaan en R&D partners) van de universiteit te kunnen bedienen. De bibliotheek als wetenschappelijke informatiemanager is een belangrijke partner in de ontwikkeling van de IT strategie van de universiteit om zo interoperabiliteit van systemen te kunnen waarborgen.

:HWHQVFKDSSHOLMNHFRPPXQLFDWLH Wetenschappelijke communicatie, gedefinieerd als reeks van systemen en diensten die de onderzoeksproducten en resultaten dissemineert en managet, is op een kruispunt gekomen. De traditionele modellen van wetenschappelijke communicatie zijn duur, beperkend en in steeds grotere mate gelimiteerd in hun mogelijkheid om informatie beschikbaar te maken. In een rapport van de University of California Office of the President wordt deze situatie als volgt beschreven: The free flow of information required for scholarly and scientific communication is now threatened by rising costs in a monopoly-like marketplace that is increasingly dominated by large commercial publishers and information vendors. Universities subsidize the costs of faculty research. Faculty then give the results of that research to publishers, who sell it back at ever increasing costs and, in the case of digital information, with unprecedented new restrictions on distribution and use. Libraries have been among the first partners in the scholarly and scientific communication system to feel the ill effects of this model, but in the long-term, it will restrict the entire flow of scholarly discourse. Libraries have been first because the effect of changes in the information marketplace has been coupled with the growth in demand for digital documents and with minimal relief in the demand for print and other formats. This has resulted in a non-sustainable "business model" for campus libraries individually and for the University as a whole.2

Om de resultaten van kennis en onderzoek van universiteiten effectief te verspreiden zijn nieuwe vormen van wetenschappelijke communicatie noodzakelijk. Universiteiten en bibliotheken exploreren, ontwikkelen, ondersteunen en implementeren praktische mogelijkheden voor wetenschappelijke medewerkers om hun materiaal in digitale vorm te publiceren en archiveren.

University of California Office of the President, Systemwide Library Planning: /LEUDU\3ODQQLQJDQG$FWLRQ ,QLWLDWLYH)LQDO5HSRUW, 1998. Zie: www.slp.ucop.edu/ initiatives/ lpai.html 2


11

Als universiteitsbibliotheken hoogstaande collecties en diensten willen blijven aanbieden zoals hun gebruikers eisen en verdienen dan is het van vitaal belang dat het economisch model van wetenschappelijk publiceren meer houdbaar en duurzaam wordt en dat de wetenschappelijke communicatiesystemen zich ontwikkelen om de productie van kennis te kunnen blijven ondersteunen.

3RVLWLHYDQGH8%/HLGHQ De UB Leiden staat aan de vooravond van een transformatie waarbij zij haar diensten opnieuw wil inrichten zodat deze op een actieve en nauwe wijze aansluiten bij de onderwijsen onderzoeksactiviteiten van de Universiteit Leiden. Hiertoe zijn veranderings- en vernieuwingstrajecten noodzakelijk wat betreft organisatie, organisatiecultuur, werkprocessen en de structuur van de bibliothecaire voorzieningen aan de Universiteit Leiden. Hierop wordt in de volgende hoofdstukken nader ingegaan. De UB Leiden kan deze transformatie aan. De UB Leiden heeft de potentie om zich een plaats te verwerven in een groep van prominente bibliotheken die met hoogwaardige diensten en collecties actief de missie en doelstellingen van hun instelling realiseren en om op termijn de hierboven beschreven uitdagingen ten volle aan te gaan. De kracht van de UB Leiden ligt in een sterke naamsbekendheid en reputatie die over meer dan 400 jaar is opgebouwd. Daarnaast kan de universiteit terecht trots zijn op het materiaal dat de bibliotheek in deze periode heeft verworven waardoor uitmuntend onderzoek en uitdagend onderwijs dat aan de Universiteit Leiden wordt nagestreefd, op basis van unieke collecties van internationale allure mogelijk is. Verder heeft de bibliotheek het voorrecht te beschikken over medewerkers met kennis van zaken, met uitgebreide expertise op verschillende gebieden en met een groot hart voor deze instelling . De rol van de UB ten aanzien van de verschillende faculteiten is op dit moment verschillend. De UB heeft een universiteitsbrede rol als centraal EDFNRIILFH voor de wetenschappelijke informatievoorziening, maar is ook dé Leidse humaniorabibliotheek. Dat laatste impliceert dat op humaniora-gebied het gehele scala aan relevante informatiediensten als één geïntegreerd geheel dient te worden aangeboden. Dat scala varieert van een VWDWHRIWKHDUW aanbod van digitale collecties en digitale diensten, tot een moderne fysieke bibliotheek, met brede papieren collecties en adequate leeszaalfaciliteiten, en tot een reeks speciale voorzieningen voor het beheer en het gebruik van de zeldzame en kostbare collecties. De in dit beleidsplan voorgestelde veranderingen aan de organisatorische structuur van de bibliothecaire voorzieningen zal de rol van de UB verder doen uitbreiden. De UB Leiden streeft een nauwe samenwerking na met de faculteiten, faculteitsbibliotheken, het bestuursbureau en expertisecentra zoals I-groep, ICS, Vastgoed en UFB. Het succes van de hierin gepresenteerde plannen is mede afhankelijk van deze samenwerking. De bibliotheek maakt reeds deel uit van een aantal goed functionerende landelijke en internationale netwerken op verschillende terreinen.


12

De UB Leiden is lid van het UKB 3, het samenwerkingsverband van de dertien Nederlandse universiteitsbibliotheken, de Koninklijke Bibliotheek en de bibliotheek van de KNAW. Dit samenwerkingsverband is essentieel voor het uitbouwen van contacten en verdergaande samenwerking tussen deze instellingen. De laatste jaren heeft deze samenwerking vooral vorm kregen door het oprichten van een gezamenlijk licentiebureau ondergebracht bij SURF dat landelijk licenties voor wetenschappelijke informatie afsluit met uitgevers. De UB Leiden is ook een actieve partner in de landelijke informatie-infrastructuur die onder meer bestaat uit de Nederlandse Centrale Catalogus (NCC) en het landelijke interbibliothecaire leenverkeer (IBL). De UB Leiden participeert in landelijke innovatieprogramma’s vaak door SURF gecoördineerd zoals het DARE programma.4 Naast het lidmaatschap van IFLA (International Federation of Library Associations) onderhoudt de UB Leiden nauwe contacten met instellingen zoals de Bodleian Library (Oxford University) waarbij samenwerking wordt betracht op het vlak van de Bijzondere Collecties. Gelet op de diversiteit van de Leidse collecties onderhouden individuele vakreferenten en conservatoren vaak ook een uitgebreid netwerk aan internationale contacten om onder meer de collectievorming van moeilijker te verkrijgen materiaal te waarborgen. De UB zal deze netwerken zoals in het beleidsplan is beschreven verder uitbreiden en verdiepen. De UB Leiden verheugt zich in de ambities van het College van Bestuur en de Universiteit zoals neergelegd in het instellingsplan .LH]HQYRRU7DOHQW. De bibliotheek verwacht dat de strategie en activiteiten zoals neergelegd in dit beleidsplan 9RRURQGHUZLMV RQGHU]RHNeen substantiële bijdrage leveren aan de uitvoering van het instellingsplan.

3 4

Zie de UKB website op www.ukb.nl. Zie de DARE website op www.surf.nl/ dare.


13

0LVVLHHQGRHOVWHOOLQJHQ

'H8%RQGHUVWHXQWGHPLVVLH SULPDLUHWDNHQYDQGH8QLYHUVLWHLW/HLGHQ

De kerntaak van de UB is het beschikbaar stellen en toegankelijk maken van informatie ter ondersteuning van het onderwijs en onderzoek van de Universiteit Leiden. Haar primaire gebruikers zijn de medewerkers en studenten van de Universiteit Leiden en het Leids Universitair Medisch Centrum. Daarnaast stelt zij haar diensten ook beschikbaar aan anderen die daar voor studie en beroep gebruik van willen maken. Dit geldt in het bijzonder voor studenten en medewerkers van instituten en instellingen waarmee de Universiteit Leiden een samenwerkingsverband heeft.

+HWZHUNWHUUHLQYDQGH8%RPYDWGHJHKHOHLQIRUPDWLHNHWHQ

In toenemende mate faciliteert de UB niet alleen de toegang tot (gepubliceerde) informatie, maar ondersteunt ook de evaluatie, het gebruik, de productie en de beschikbaarstelling daarvan door medewerkers en studenten van de Universiteit Leiden. Zij doet dit onder meer door het aanbieden van onderwijs in informatievaardigheden en door als expertisecentrum te fungeren voor digitaal publiceren en de daarvoor relevante standaarden. De UB wil toegroeien naar de positie van wetenschappelijke informatiemanager van de Universiteit Leiden.

'H8%LV NODQWJHULFKW

De UB stelt zich ten doel haar gebruikers optimaal van dienst te zijn en uitstekende faciliteiten en diensten aan te reiken bij het gebruik van door de bibliotheek toegankelijk gemaakte informatie. Zij oriënteert zich voortdurend op de behoeften van haar klanten en de veranderingen daarin.

LQQRYHUHQG

De UB is een innoverende organisatie, die een bijdrage levert aan de ontwikkeling van nieuwe, in het bijzonder digitale diensten en producten op haar gebied. De UB maakt op alle terreinen gebruik van het potentieel van technologie om haar missie te realiseren.

HHQSDUWQHUELMKHWDDQOHUHQYDQLQIRUPDWLHYDDUGLJKHGHQ

De UB levert een bijdrage in het opleiden van gebruikers in en buiten de bibliotheek via een programma van informatievaardigheden zodat zij informatie kunnen lokaliseren, kritisch evalueren en managen.

HHQYHUDQWZRRUGHOLMNEHKHHUGHUYDQFXOWXXUKLVWRULVFKHUIJRHG

De UB is de beheerder van internationaal belangrijk cultuur-historisch erfgoed. Zij voelt zich verantwoordelijk voor het bewaren van dit erfgoed voor het nageslacht en


14

voor het beschikbaar stellen daarvan voor onderwijs, onderzoek, en maatschappelijke en educatieve doeleinden.

HHQSURIHVVLRQHOHHQH[FHOOHQWHELEOLRWKHHNRUJDQLVDWLH

De UB ontwikkelt zich als een professionele bibliotheekorganisatie waarbij zij investeert in haar medewerkers door training en ontwikkeling. Medewerkers op alle niveaus worden aangemoedigd de gewenste competenties en expertise te ontwikkelen en uitstekende prestaties te leveren. De UB streeft vooral excellentie en kwaliteit na in haar klantgerichtheid en dienstverlening.

HHQDVVHWYRRUGHXQLYHUVLWHLW

De UB is door de hoogwaardige toegang die zij biedt, zowel ter plaatse als digitaal, tot haar rijke collecties en diensten een DVVHWvoor de universiteit, een positieve factor die medebepalend is bij de keuze voor werken en studeren aan de Leidse universiteit.

'H8%VWUHHIWQDDURUJDQLVDWRULVFKHLQWHJUDWLHHQVDPHQZHUNLQJ

De UB wil toewerken naar organisatorische integratie met facultaire en decentrale bibliotheken van de Leidse universiteit. Dit proces zal geleidelijk en stapsgewijs dienen te verlopen, in zorgvuldige afstemming met alle betrokkenen. Waar mogelijk zal de samenwerking bij het uitvoeren van taken verder worden geïntensiveerd. Daarnaast ontwikkelt de UB effectieve samenwerkingsverbanden met onder meer bibliotheken en erfgoedinstellingen op lokaal, nationaal en internationaal niveau.


15

'LHQVWHQYDQLQWHUQQDDUH[WHUQJHULFKW

De wetenschappelijke informatievoorziening kenmerkt zich de laatste tien jaar door continue ontwikkelingen op het gebied van de digitale beschikbaarheid van informatie, de digitalisering van het gehele informatieproces en de groeiende behoefte aan relevante en effectieve informatiediensten. Verwacht mag worden dat deze tendensen zich in de komende decennia zullen voortzetten, zo mogelijk in een nog sneller tempo, gedeeltelijk gedreven door de steeds snellere en revolutionaire ontwikkelingen op het vlak van de informatietechnologie. Daarnaast hebben ingrijpende omgevingsveranderingen in het hoger onderwijs ertoe geleid dat andere eisen worden gesteld door studenten, medewerkers, financiers en bestuurders, waarbij verzakelijking, professionalisering, klantgerichtheid, kwaliteitszorg, het afleggen van verantwoording en concurrentie meer centraal zijn komen te staan. Deze veranderingen leiden tot nieuwe uitdagingen, tot andere eisen die gesteld worden aan de bibliotheekorganisatie en haar medewerkers en uiteindelijk tot een andere bibliotheekvoorziening.

'LJLWDOHELEOLRWKHHN LQIRUPDWLHGLHQVWHQ .ODQWJHULFKWKHLG NODQWYULHQGHOLMNKHLG

De UB levert diensten aan medewerkers en studenten van de Universiteit Leiden en aan derden. Om deze klanten optimaal te kunnen bedienen moet de UB haar diensten meer vanuit het perspectief van de klant ontwikkelen en neerzetten. Bepaalde werkwijzen en methoden die misschien vanuit de bibliotheekorganisatie zelf als normaal worden beschouwd zijn dat niet noodzakelijk voor onze klanten en kunnen zelfs in sommige gevallen als hinderlijk worden ervaren. Daarnaast is het ook van belang dat de UB via haar medewerkers op alle niveaus de klant met de noodzakelijke professionele vriendelijkheid en hulpvaardigheid tegemoet treedt. Dit betekent overigens niet dat de klant koning is. De UB is een professionele organisatie die verschillende belangen moet afwegen en proactief soms ook stappen dient te zetten die sommige gebruikers niet onmiddellijk bevallen, maar die wel noodzakelijk zijn om in nieuwe ontwikkelingen te kunnen participeren en die door gebruikers in een aantal jaren als ‘normaal’ zullen worden ervaren.

í 'RHOJURHSHQEHOHLG

De UB zal via een te ontwikkelen doelgroepenbeleid haar belangrijkste klantengroepen identificeren en hun behoeften op het vlak van informatievoorziening, diensten en faciliteiten vaststellen. Op deze wijze kan de UB doelgericht haar voorzieningen toespitsen op de specifieke klantengroepen die zij bedient en die voor de Universiteit Leiden met haar onderzoeksprofiel en internationale ambities van belang zijn. Hierbij


16

kan men denken aan BA studenten, MA studenten, internationale studenten, part-time studenten, promovendi, docenten, onderzoekers, YLVWLQJIDFXOW\, wetenschappelijke auteurs, etc. De UB kan op deze wijze haar producten- en dienstencatalogus inrichten en ook de kwaliteit van de specifieke dienst bewaken en evalueren.

,PSXOVHQYDQXLWGHNODQWHQNULQJ

De UB dient in versterkte mate op verschillende niveaus contact te hebben met de gebruikers van de bibliotheek. De UB heeft in belangrijke mate behoefte aan deze contacten en aan feedback van gebruikers omdat zij anders te veel in het luchtledige werkt. Zonder deze intensievere contacten verneemt de UB niet of te laat informatie over welke diensten verbetering behoeven, welke (nieuwe) diensten nodig zijn en hoe informatiebehoeften evolueren bij de gebruikers.

De volgende initiatieven worden daartoe genomen:

)DFXOW\OLDLVRQ Met name voor de Faculteiten der Letteren, Godgeleerdheid en Wijsbegeerte wenst de UB haar dienstenpakket richting onderwijs en onderzoek optimaal te kunnen ontwikkelen en verbeteren. Nauwe contacten tussen de opleidingen of departementen en wetenschappelijke medewerkers enerzijds en vakreferent en/ of conservator anderzijds zijn daarom van groot belang. Vakreferenten en conservatoren zullen initiatieven nemen om informatie over (nieuwe) cursussen en onderzoeksgebieden, veranderend curriculum, verplichte literatuur, personeelsveranderingen, ontwikkelingen op het vlak van onderwijs en onderzoek, informatiebehoeften en ervaringen met de bibliotheekdiensten te verzamelen. Deze informatie zal door de UB mede gebruikt worden om haar dienstverlening beter en verder in te richten. Daarnaast wenst de UB via de IDFXOW\OLDLVRQ de wetenschappelijke medewerkers actief te informeren over relevante diensten, collecties en (nieuwe) mogelijkheden die de UB biedt aan staf en studenten. Deze activiteiten zijn onderdeel van een te ontwikkelen IDFXOW\OLDLVRQ-programma dat voor de UB van essentieel belang is.

2YHUOHJGLUHFWLH8%HQIDFXOWDLUHEHVWXUHQ Het huidige overleg tussen de UB directie en de verschillende facultaire besturen dat tweemaal per jaar wordt georganiseerd biedt goede mogelijkheden om op bestuurlijk niveau van gedachten te wisselen over de ontwikkeling, strategie en kwaliteit van de UB. Dit overleg zal gecontinueerd worden en waar mogelijk inhoudelijk verdiept.

8QLYHUVLWDLUHELEOLRWKHHNFRPPLVVLHV Geregelde contacten tussen de directie en de gebruikers van de UB dienen te worden uitgebreid. Hoewel een gebruikersgroep digitale bibliotheek reeds functioneert, is het noodzakelijk om ook andere onderwerpen met gebruikersgroepen te kunnen bespreken. Het is de bedoeling om twee universitaire bibliotheekcommissies op te zetten: één bestaande uit wetenschappelijke medewerkers vanuit niet-bestuurlijke hoek en een tweede met studenten, i.c. de facultaire studentassessoren. De reden om


17

twee afzonderlijke commissies te installeren is ingegeven door de verschillende behoeften die leven bij wetenschappelijke medewerkers en studenten.

6XJJHVWLHVNODFKWHQ De mogelijkheid om suggesties te geven of klachten in te dienen zal beter bekend gemaakt worden en o.m. ook via het web worden uitgebreid. Een procedure voor de verwerking en de beantwoording van suggesties en/ of klachten wordt opgesteld.

*HEUXLNHUVRQGHU]RHN Om de twee jaar zal er een gebruikersonderzoek worden georganiseerd over de collecties en diensten van de UB (en de faculteitsbibliotheken) waar een brede, representatieve groep van gebruikers bij betrokken wordt. Dit regelmatig terugkerende onderzoek geeft feedback over hoe gebruikers de prestatie en de kwaliteit van de bibliotheken op het brede terrein van diensten en collecties evalueren. Het onderzoek, uitgevoerd door een onafhankelijke en gespecialiseerde partij, kan bestaan uit een (online) enquête maar ook uit intensieve gesprekken met focusgroepen. Daarnaast zal de UB beperkt en doelgericht gebruikersonderzoek verrichten vaak gericht op een specifiek onderwerp. Ook wil de UB graag deelnemen in het onder regie van het ICS uitgevoerde studenttevredenheidsonderzoek.

8VDELOLW\RQGHU]RHN De UB maakt steeds meer digitale informatie en diensten beschikbaar via allerlei systemen. Het is het streven van de UB dat deze systemen zo gebruikersvriendelijk mogelijk zijn en voldoen aan de behoeften en werkpraktijk van gebruikers. Daarom zal de UB voorafgaand aan de introductie van nieuwe of grondig vernieuwde systemen een XVDELOLW\ test laten uitvoeren door een XVDELOLW\ bedrijf. Hierdoor kan de kwaliteit van de interface en de gebruikslogica van het systeem vaak worden verbeterd.

*HEUXLNVJHJHYHQV De UB heeft behoefte om inzicht te krijgen in de wijze waarop en de mate waarin gebruik wordt gemaakt van haar diensten en de digitale informatie die zij aanbiedt. Daarom zullen activiteiten rond het inventariseren, beschikbaar maken en analyseren van gebruiksgegevens worden opgestart en belegd. Deze gegevens dienen ook bruikbaar te zijn voor de landelijke benchmarking van bibliotheken.

'LJLWDOH%LEOLRWKHHN

Een essentiële component van een moderne wetenschappelijke informatie-infrastructuur is de digitale bibliotheek. In steeds grotere mate is wetenschappelijke informatie exclusief beschikbaar in digitale vorm. Onze huidige en toekomstige studenten en medewerkers verwachten dat zij naast een uitstekend geoutilleerde fysieke bibliotheek ook hoogwaardige informatie in digitale vorm kunnen lokaliseren, verkrijgen, gebruiken en


18

verwerken. De mogelijkheid om wetenschappelijke informatie 24/ 7 5 waar dan ook in elektronische vorm te verkrijgen betekent een belangrijke efficiency winst voor medewerkers en studenten waardoor zij meer tijd kunnen vrijmaken voor onderzoek en onderwijs. De digitale bibliotheek bestaat uiteraard uit LQIRUPDWLH in digitale vorm (zie § 4.2. – 'LJLWDOH FROOHFWLHV). Daarnaast levert de digitale bibliotheek ook PRJHOLMNKHGHQRIJHUHHGVFKDS om deze informatie te doorzoeken, te integreren en te verwerken door middel van geïntegreerd zoeken, linkingdiensten, gebruik van citatiemanagement software en meer persoonlijke diensten zoals zoekprofielen, attenderingsdiensten en 0\/LEUDU\. Verder biedt de digitale bibliotheek ook LQIRUPDWLHGLHQVWHQ aan waarbij studenten en medewerkers op afstand kunnen worden ondersteund o.m. via LQVWDQWPHVVDJLQJ (chat), e-mail, hulppagina’s en webcursussen. Deze mogelijkheden dienen met grote prioriteit op meer intensieve wijze verder uitgebouwd en ondersteund te worden. De verdere ontwikkeling van de digitale bibliotheek is één van de kerntaken van de UB in samenwerking met de faculteitsbibliotheken. Hierbij dient overigens te worden aangestipt dat de papieren collecties en de fysieke diensten in belangrijke mate verweven worden met de digitale bibliotheek, waardoor in zekere mate een hybride vorm ontstaat. Voor de Leidse papieren collecties is het essentieel om optimaal vindbaar te zijn binnen het digitale aanbod en ook om bijvoorbeeld andere vormen van leverantie aan de gebruiker te realiseren. Voor de fysieke informatiediensten gaat steeds meer gelden dat zij een component zijn van een goed georganiseerd informatieproces dat niet alleen in grote mate digitaal verloopt maar vooral een virtuele verschijningsvorm heeft waarbij ook de gebruiker op afstand ten volle wordt ondersteund. De digitale wetenschappelijke informatie-infrastructuur dient in deze beleidsperiode in grotere mate geïntegreerd te worden met de elektronische leeromgeving en met relevante onderzoeksomgevingen. Het informatieaanbod, gereedschap en diensten van de digitale bibliotheek dienen beschikbaar te zijn binnen de digitale werkomgevingen van studenten, docenten en onderzoekers. Hierdoor kunnen ook interessante kruisbestuivingen ontstaan. Daarnaast zijn verschillende relaties en verbanden met de universitaire technologische infrastructuur van groot belang onder meer wat betreft toegang, authenticatie, autorisatie en VLQJOHVLJQRQ. De UB zal hieromtrent in samenwerking met relevante universitaire organisatieonderdelen, zoals ICS, I-groep en informatiemanagement, ook initiatieven nemen.

24/ 7 is een afkorting die staat voor “24 uur per dag, 7 dagen per week” waarbij in deze context bedoeld wordt dat de wetenschappelijke informatie continu toegankelijk is voor gebruikers. 5


19

,QIRUPDWLHGLHQVWHQ

De UB dient, in samenwerking met de faculteitsbibliotheken, een informatiedienst op te zetten die zich naar de gebruikers presenteert als één loket voor alle vragen die de wetenschappelijke informatievoorziening betreffen. Deze informatiedienst heeft vooral een virtuele ‘verschijningsvorm’ en dient op een gedistribueerde maar gecoördineerde wijze alle vragen te kunnen afhandelen of doorverwijzen naar de tweedelijnsondersteuning.

Deze informatiedienst maakt gebruik van e-mail, LQVWDQWPHVVDJLQJ (chat) en mogelijk ook cam/ video om vragen onmiddellijk te kunnen beantwoorden en ondersteuning aan te bieden. Daarnaast creëert deze dienst ook FAQ’s, korte virtuele presentaties en SRGFDVWV 6 waardoor gebruikers – op het moment dat het hén goed uitkomt – informatie tot zich kunnen nemen. Tegelijkertijd dienen de verschillende digitale systemen zo gebruiksvriendelijk mogelijk opgezet te worden zodat meer functionele vragen in grotere mate vermeden kunnen worden. Verder zal het ‘zelfbedieningsaspect’ van diensten worden gestimuleerd. Deze digitale informatiedienst is niet alleen nuttig voor gebruikers die echt op afstand zitten (buiten de bibliotheek) maar ook voor gebruikers die binnen de bibliotheek met werkzaamheden bezig zijn maar zich op grotere afstand van de balies bevinden en hun persoonlijke spullen niet kunnen achterlaten om een vraag te stellen. Ook zij kunnen onmiddellijk ondersteuning ontvangen via een met het Internet verbonden desktop, laptop of mobiel apparaat. Mede met het oog op het verwachte groeiende aantal internationale studenten moeten de informatiemedewerkers in staat zijn vragen tenminste ook in het Engels mondeling en schriftelijk op een aanvaardbaar niveau te kunnen afhandelen. Niet alle vragen kunnen optimaal worden afgehandeld via deze informatiedienst maar het biedt wel de mogelijkheid om complexere vragen – zonder extra handelingen door de gebruiker – door te sturen naar tweedelijnsmedewerkers voor beantwoording via email, of de gebruiker te attenderen op andere mogelijkheden zoals het volgen van een cursus of een module van een webcursus (UB-Live), het gebruik maken van FAQ’s, korte presentaties of SRGFDVWV of een afspraak maken met een vakreferent. De informatiedienst functioneert als doorgeefluik naar de andere diensten en onderdelen van de bibliotheek. Van belang bij het succesvol functioneren van een elektronische informatiedienst zijn onder meer een degelijke opleiding van de eerstelijns informatiemedewerkers (bijvoorbeeld in het gebruik van chatmogelijkheden), samenwerking met de faculteitsbibliotheken en eventueel andere universiteitsbibliotheken, een optimale integratie van eerstelijns- en tweedelijnsondersteuning, het positioneren van de digitale informatiedienst als algemeen intredepunt voor alle vragen van gebruikers, het vastleggen van procedures en het verkrijgen van managementinformatie.

3RGFDVWLQJ is de methode om audio via het internet te publiceren en het mogelijk te maken voor gebruikers om deze bestanden (vaak MP3) te downloaden en te beluisteren via een digitale audiospeler. 6


20

Ook hier zal bekeken worden of samenwerking met andere universiteitsbibliotheken (ook in andere tijdzones) tot de mogelijkheden behoort.

&RPPXQLFDWLHHQ35

De UB dient meer inspanningen te leveren op het gebied van interne en externe communicatie en PR. Zowel studenten en medewerkers als de buitenwereld moeten actief en optimaal geïnformeerd worden over de diensten van en ontwikkelingen bij de bibliotheek. Deze activiteiten dienen aan te sluiten op de informatiedienstverlening. De UB dient samen met de faculteitsbibliotheken een elektronische nieuwsbrief uit te geven waarop studenten en medewerkers worden geattendeerd via email en/ of RSS 7. Deze nieuwsbrief bevat informatie over diensten, producten, (bijzondere) collecties, projecten, lezingen en tentoonstellingen van de bibliotheken en achtergrondartikelen over ontwikkelingen in de wetenschappelijke informatievoorziening. Daarnaast dient de UB een aantal diensten op te zetten waarbij gebruikers worden geïnformeerd over nieuwe aanwinsten, databases en elektronische tijdschriften, toegesneden op hun vakgebied. Persberichten waarin de buitenwereld wordt geïnformeerd over ontwikkelingen bij de UB zijn van belang om de bibliotheek verder te profileren ook vis-à-vis (mogelijke) fondsengevers. Een jaarverslag op niveau hoort uiteraard in dit rijtje. Daarnaast zal de UB nieuwe communicatie-activiteiten dienen te ontwikkelen op het gebied van het promoten en zichtbaar maken van de wetenschappelijke productie van Leidse onderzoekers en auteurs (zie § 4.4. – ,QVWHOOLQJVUHSRVLWRU\²2QGHUVWHXQHQYDQGHFUHDWLH YDQGLJLWDOHSXEOLFDWLHV). Deze activiteiten dienen in nauw overleg met faculteiten en relevante partners zoals ICS te worden opgezet.

%LEOLRWKHHNZHEVLWH

De UB en de faculteitsbibliotheken hebben de ambitie om een nieuwe gezamenlijke bibliotheekwebsite op te zetten. Deze site wordt het visitekaartje van de bibliotheek en zal vooral gericht zijn op het verlenen van diensten aan de bibliotheekgebruiker. Er wordt naar gestreefd om de informatiesystemen van de bibliotheek zoveel mogelijk te koppelen aan de website. De website zal onder meer ingericht worden op basis van het doelgroepenbeleid van de bibliotheek. Zowel een Nederlandstalige als een Engelstalige bibliotheekwebsite wordt opgezet. Daarnaast zal via het PAUW project ook een nieuwe organisatorische structuur worden ontwikkeld om informatie aan te leveren en te publiceren op de bibliotheekwebsite.

RSS is een toepassing van de internetmetataal XML. RSS-bestanden worden veelal gebruikt om webkopij in syndicatie te brengen. Gegevens van de website worden omgezet in een formaat zodat andere sites deze informatie automatisch in hun eigen omgeving kunnen tonen. Het is niet helemaal duidelijk waar de afkorting voor staat. Volgens de ene lezing staat de afkorting voor ‘RDF Site Summary’ of ‘Rich Site Summary’, volgens de andere staat de afkorting voor ‘Really Simple Syndication’. 7


21

2QWZLNNHOLQJFXUVXVSURJUDPPDLQIRUPDWLHYDDUGLJKHGHQ

Het kunnen verzamelen, verkrijgen, evalueren en verwerken van wetenschappelijke informatie is essentieel voor studenten aan een universiteit die uitdagend onderwijs met diepgang wenst te bieden. Ook dient begrip voor de noodzaak van verantwoorde bronvermelding en inzicht in wat als plagiaat aangemerkt moet worden bij studenten bevorderd te worden. De UB kan als partner in het onderwijs hieraan een bijdrage leveren.

De UB acht het massaal verstrekken van cursussen informatievaardigheden aan alle inkomende studenten niet de meest optimale vorm. Cursussen waarin specifieke vaardigheden worden geleerd dienen aangeboden te worden wanneer de student in zijn onderwijstraject behoefte heeft aan deze vaardigheden. Dit zijn de momenten waarop een cursus het meeste impact en resultaat heeft. De UB wenst daarom een flexibel cursusprogramma aan te bieden. De bijdrage van de UB kan bestaan uit de volgende componenten:

8%/LYH De webcursus UB-Live (of componenten daaruit) kan gevolgd worden op eigen initiatief door individuele gebruikers maar kan ook een onderdeel vormen van een door de faculteit georganiseerde cursus informatievaardigheden. UB-Live dient in samenwerking met de faculteitsbibliotheken up-to-date gehouden en verder geoptimaliseerd te worden zodat het voor deze doeleinden geschikt is en blijft.

5RQGOHLGLQJHQ Veel vakreferenten en conservatoren geven nu al rondleidingen in de UB voor nieuwe studenten op aanvraag van docenten. Dit is een onderdeel dat de UB wenst te continueren als structureel onderdeel van de aangeboden diensten. Rondleidingen kunnen echter ook een andere vorm krijgen waardoor studenten bijvoorbeeld via een audiotour zelf een traject door de bibliotheek volgen.

:DONLQFXUVXVVHQHQFXUVXVVHQRSDDQYUDDJ De UB zal een serie van ZDONLQ cursussen en cursussen op aanvraag ontwikkelen. Gedacht wordt aan cursussen over het gebruik van de digitale bibliotheek, citatiemanagement software en over het evalueren van informatie.

3DUWLFLSDWLH8%LQIDFXOWDLUHFXUVXVVHQLQIRUPDWLHYDDUGLJKHGHQ Vakreferenten zullen op geregelde basis bepaalde onderdelen van facultaire cursussen informatievaardigheden zoals het gebruik van catalogus en digitale bibliotheek op zich nemen, rekening houdend met het desbetreffende vakgebied.

%URQQHQNHQQLVRSPDDW Binnen de mogelijkheden kunnen vakreferenten en conservatoren – indien hiertoe uitgenodigd door een docent – een onderdeel verzorgen in de context van een cursus waarbij wordt ingegaan op het gebruik van specifieke informatiebronnen gerelateerd aan het onderwerp van de cursus.


22

3DSHUFOLQLFV De mogelijkheden en behoeften zullen worden onderzocht om gedurende bepaalde periodes van het academisch jaar SDSHUFOLQLFV te organiseren voor gevorderde BA en voor MA studenten. Deze SDSHUFOLQLFV zijn in het kader van uitdagend onderwijs bedoeld als extra kwaliteitsimpuls. Zij stimuleren en ondersteunen op praktische wijze een onderzoekshouding bij studenten. Een gevorderde student kan op afspraak een individueel gesprek met een vakreferent organiseren waarbij het nadrukkelijk QLHW gaat om LQKRXGHOLMN advies, maar waarbij de student leert aan de hand van onderzoek dat hij pleegt met het oog op het schrijven van een werkstuk of scriptie hoe hij relevant bronmateriaal kan identificeren en wetenschappelijke informatie kan verzamelen. Deze individuele sessies zijn duidelijk bedoeld als ondersteuning voor studenten om deze academische onderzoekshouding praktisch ook waar te maken.

De UB zal deze componenten in overleg en in samenwerking met de Faculteiten der Letteren, Godgeleerdheid en Wijsbegeerte en met de faculteitsbibliotheken uitwerken en vorm geven. Voor bepaalde onderdelen van het cursusprogramma bieden nieuwe media en technologieën extra mogelijkheden. Bijkomend voordeel is dat de UB aansluit op werkwijzen die de student al volop gebruikt. Gedacht kan worden aan bijvoorbeeld SRGFDVWLQJ waarbij audio (en beeld) bestanden gedownload worden op de iPod of mediaspeler van de student zodat hij op eigen initiatief een rondleiding kan volgen of een bepaalde vaardigheid kan aanleren.

2SHQLQJVWLMGHQ

Vanuit verschillende gebruikersgroepen zijn signalen ontvangen dat de openstelling van de UB tijdens de avonduren, de weekends, de examen- en de vakantieperiodes te beperkt zou zijn. Een verruiming van de openingstijden heeft uiteraard financiële consequenties en dient zorgvuldig bekeken te worden. Het ideaal, een 24/ 7 openstelling: het gehele etmaal gedurende alle dagen van de week, lijkt – hoewel in de Verenigde Staten en ook elders niet ongebruikelijk – lijkt voor Leiden niet direct realistisch. Een eventuele verruiming zou ook een meer gedifferentieerd karakter kunnen hebben, o.a. afgestemd op tentamenperiodes en voor studie minder of meer ‘populaire’ dagen van de week. Het is hierbij van belang om de mogelijkheden wat betreft de verschillende studeerfaciliteiten aan de Universiteit Leiden in samenhang te bekijken, waaronder naast de UB het studentencentrum Plexus en de faculteitsbibliotheken. Men dient te bedenken dat een grotere mate van internationale werving ook betekent dat studenten naar Leiden komen met verwachtingen die gebaseerd zijn op ervaringen in bepaalde landen waar ruimere openingstijden (of zelfs 24/ 7 toegang) van universiteitsbibliotheken meer de gewoonte zijn. Ruimere openingstijden betekent overigens niet dat alle diensten (zoals uitleen en magazijn) beschikbaar hoeven te zijn. Het gaat dan vooral om toegang tot studiezalen, studeer- en computerfaciliteiten. Het substantieel verruimen van de openingstijden van de UB stelt daarom wellicht ook nieuwe eisen aan de compartimentering van het gebouw (zie § 5.2. 9RRU]LHQLQJHQHQLQIUDVWUXFWXXUPRGHUQLVHUHQ). In bijlage 6h worden de financiële


23

consequenties besproken van enkele voordehandliggende varianten waarbij de openingstijden, eventueel bij wijze van proef, kunnen worden verruimd.

í $DQERGVWDJHSODDWVHQ

De UB kan als innoverende wetenschappelijke informatiemanager en als beheerder van belangrijk cultuur-historisch erfgoed een interessante en aansprekende organisatie zijn waar studenten in bepaalde opleidingen graag een stageplaats willen verwerven. De UB zal tijdens deze beleidsperiode mogelijkheden verkennen en de nodige voorbereidingen treffen om een aanbod van stageplaatsen in samenwerking met relevante opleidingen te realiseren.

&ROOHFWLHV FROOHFWLHGLHQVWHQ De UB heeft verschillende profielen wat betreft haar rol op het vlak van collecties en collectiediensten:

De UB is een wetenschappelijke humaniorabibliotheek die met haar collecties kwalitatief hoogstaand onderwijs en onderzoek op verschillende terreinen in de geesteswetenschappen mogelijk dient te maken. Deze collecties zijn grotendeels gebaseerd op papier, maar bevatten steeds meer digitaal materiaal: een uitgebreid secundair apparaat, waaronder bibliografieën en indexen in databasevorm, en een groeiend aantal elektronische tijdschriften.

De UB is het algemeen wetenschappelijk informatiecentrum en verzamelt daarom bibliografische werken, naslagwerken, referentiemateriaal, tijdschriften en kranten op een breed, algemeen terrein en stelt deze beschikbaar. Dit materiaal overstijgt de grenzen van één of meerdere wetenschapsgebieden en wordt daarom vaak niet aangeschaft door een faculteitsbibliotheek terwijl het toch van belang is dat de universitaire gemeenschap dit materiaal tot haar beschikking heeft.

De UB is ook de universitaire digitale bibliotheek. Wat betreft de digitale collecties coördineert de UB onder meer het aanschafbeleid, licenties en beschikbaarstelling. Daarnaast ontwikkelt de UB ook digitale collecties gebaseerd op haar eigen collectiebezit.

De UB bewaart boeken, tijdschriften en ander materiaal in de centrale magazijnen ook afkomstig uit faculteitsbibliotheken. De UB verzorgt dan verschillende taken wat betreft uitleen, documentleverantie en bewaring.

De UB bezit rijke en diepe bijzondere collecties die vooral geesteswetenschappelijk, wetenschapshistorisch en institutioneel onderzoek ondersteunen. De Bijzondere Collecties worden in een aparte paragraaf behandeld (zie § 4.3.)


24

&ROOHFWLHYRUPLQJ

Het verzamelen en opbouwen van collecties is geen doel op zich. Collectievorming dient het onderzoek en onderwijs te ondersteunen op die gebieden waarop de universiteit actief is. Hierbij is het huidige en verwachte toekomstige gebruik van dit materiaal leidend. Op zeer beperkte schaal is het mogelijk dat materiaal wordt aangeschaft op andere gebieden maar dit is dan vaak verbonden met historisch opgebouwde collecties waarvan het nuttig kan zijn om de collectievorming op dat gebied beperkt te continueren. Voor de bijzondere collecties geldt in principe hetzelfde, al zal hier vaker de uniciteit van de collecties en het daaruit voortvloeiende belang van het gebruik op langere termijn reden zijn een bepaald item aan te schaffen.

De Universiteit Leiden heeft in de voorbije 10 jaar de aanschaf van boekmateriaal op een redelijk stabiel niveau kunnen handhaven (zie figuur 1, bijlage 2). Deze stabiliteit heeft Leiden echter in zekere mate gerealiseerd dankzij de extra gelden die onder meer via NWO vanaf 1999 voor de Bibliotheekvoorziening Geesteswetenschappen (BGW) zijn toegekend. Dankzij onder meer deze impuls is de prijsstijging van boeken gedeeltelijk geneutraliseerd. Toch is deze ogenschijnlijke stabiliteit niet de gehele werkelijkheid. Namelijk de huidige aanschaf richt zich in zekere mate op het acquireren van belangwekkend materiaal dat een aantal jaren geleden is verschenen maar toen niet is aangeschaft kunnen worden. Uit figuur 2 (zie bijlage 2) blijkt dat materiaal met een jaar van uitgave tussen 1999 en 2004 nu op onvoldoende wijze aanwezig is bij de Universiteit Leiden. Volgens dit mechanisme zou dit materiaal aangeschaft worden in de komende jaren, ten koste van materiaal dat op dat moment wordt uitgegeven. Zonder verdere interventie zal deze situatie verder verslechteren gelet op de vrij spectaculaire stijging van het aantal relevante boektitels die op dit moment wereldwijd worden gepubliceerd. Volgens Bowker, de ISBN organisatie die gezaghebbende cijfers over de boekindustrie in de Verenigde Staten beschikbaar stelt, is in de voorbije tien jaar de boekproductie (aantal gepubliceerde titels) in de VS met 74% gestegen (zie figuur 3, bijlage 2). Het aantal gepubliceerde titels gericht op de geesteswetenschappen steeg zelfs in deze periode met 117%. 8 Voor titels die bij uitstek relevant kunnen zijn voor wetenschappelijke bibliotheken – namelijk publicaties van XQLYHUVLW\SUHVVHV (UP) en WUDGH uitgevers – kon de volgende ontwikkeling worden geconstateerd: het aantal titels op alle gebieden uitgegeven door XQLYHUVLW\SUHVVHV steeg in die periode met 21% en humanioratitels met 18%; het aantal titels op alle gebieden uitgeven door WUDGH uitgevers steeg met 34% en humanioratitels met 30%. 9 %RHNSURGXFWLH96

7RWDDO 104.124 181.199 74%

7RWDDO +XPDQLRUD 42.050 91.079 117%

83 11.941 14.484 21%

83 +XPDQLRUD 5.992 7.090 18%

7UDGH 18.070 24.159 34%

7UDGH +XPDQLRUD 7.744 10.034 30%

Gebaseerd op de cijfers van Bowker: zie http:/ / www.bookwire.com/ bookwire/ decadebookproduction.html. Gebaseerd op de cijfers van Bowker: zie http:/ / www.bookwire.com/ bookwire/ university.html en http:/ / www.bookwire.com/ bookwire/ trade.html. 8

9


25

De UB heeft de ambitie om de collectiebudgetten waarover zij zelf beschikt structureel te laten stijgen. De UB wil de faculteiten ervan trachten te overtuigen dat een dergelijke insteek ook als uitgangspositie dient te worden gekozen voor de facultaire collectiebudgetten. Het verminderen van collectiebudgetten is te vaak de enige makkelijke route om begrotingen sluitend te maken. Daarenboven dienen de collectiebudgetten van de UB en van de Faculteit der Letteren opnieuw te worden bekeken en volgens een helder stramien, op een tamelijk hoog aggregatieniveau, worden ingedeeld. Een verder aandachtspunt is de Bibliotheekvoorziening Geesteswetenschappen (BGW). Sinds 1999 heeft NWO een landelijk programma opgezet om de bibliotheekcollectie Geesteswetenschappen in Nederland op een voldoende onderzoekspeil te brengen. NWO heeft hiervoor een aantal jaren extra budgetten beschikbaar gesteld aan onder meer de Universiteit Leiden. Voor 2007 en 2008 is de universiteit de verplichting aangegaan om het extra bestedingsniveau dat gedeeltelijk door NWO werd gefourneerd te handhaven. Wij moeten er rekening mee houden dat de Universiteit Leiden moreel en wellicht juridisch verplicht is om deze gelden aldus beschikbaar te stellen. Het realiseren van een centraal universitair budget voor elektronische tijdschriften zal een belangrijke stap zijn om de financiering transparanter te maken, de licentieonderhandelingen voortvarender te kunnen aanpakken en de administratie te kunnen vereenvoudigen. Een licentiekamer waarin alle faculteiten op bestuurlijk niveau zijn vertegenwoordigd onder voorzitterschap van de bibliothecaris van de universiteit zou dit budget dienen te beheren. De wijze waarop collectievorming praktisch zal worden aangepakt wordt in een volgend hoofdstuk (§ 5.1.²6HOHFWLH DDQVFKDIYDQERHNPDWHULDDO²%HKHUHQGLJLWDDOPDWHULDDO) beschreven.

&ROOHFWLHSURILHOHQ

De UB zal voor de actuele collecties collectieprofielen opstellen die per onderwerpgebied aangeven met welke intensiteit wordt gecollectioneerd en welk type materiaal wordt verzameld. Deze collectieprofielen dienen onderbouwd te worden met informatie over huidige gerelateerde onderwijsen onderzoeksactiviteiten, de omvang van de opleiding / departement en de publicatieomvang. De profielen geven ook informatie over de relatie met gelijkaardige collecties bij andere instellingen. Deze profielen kunnen ook dienen om collectiebudgetten te verantwoorden en te vergelijken en de omvang van de collectievormingsactiviteiten door de UB te onderbouwen en rationaliseren. Deze collectieprofielen worden uiteraard opgesteld in nauwe samenwerking met de faculteiten. De UB streeft verdere samenwerking na op het gebied van collectievorming binnen UKB verband of met individuele universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek. Ook voor de bijzondere collecties wordt vastgelegd op welke terreinen verdere


26

collectievorming wordt nagestreefd. Dit gebeurt in een afzonderlijk Collectieplan Bijzondere Collecties (zie § 4.3. –2QWZLNNHOLQJFROOHFWLHSODQELM]RQGHUHFROOHFWLH).

'LJLWDOHFROOHFWLHV

Papieren collecties, vooral boekmateriaal, blijven voor bepaalde wetenschapsgebieden voor de voorzienbare tijd nog van essentieel belang. Het is duidelijk dat elektronische tijdschriften en elektronisch referentiemateriaal – catalogi, bibliografieën, indexen, woordenboeken, etc. – hun papieren tegenhangers grotendeels (hebben) vervangen. Het is het beleid van de Leidse bibliotheken om exclusief te kiezen voor tijdschriften en referentiemateriaal in digitale vorm – indien beschikbaar. Met redenen omklede uitzonderingen op dit beleid zijn mogelijk – denk bijvoorbeeld aan een additionele papieren versie van een algemeen wetenschappelijk tijdschrift zoals 1DWXUH – maar betekenen dan ook additionele kosten.

Het gebruik van elektronische boeken is bij de Universiteit Leiden nog vrij beperkt. In tegenstelling tot het e-tijdschrift kan het e-boek de functie van de papieren monografie (nog) niet vervangen. De wetenschappelijke monografie blijft voor de voorzienbare tijd beschikbaar op papier. Een elektronische versie kan uiteraard wel een aantal additionele mogelijkheden bieden, zoals automatisch zoeken, maar brengt substantiële meerkosten met zich mee. Gelet op het andersoortige gebruik van naslagwerken, woordenboeken en tekstboeken is het misschien daar wel zinvol om over te schakelen van een papier exemplaar naar een elektronische versie. De UB zal in samenwerking met de facultaire bibliotheken het gebruik van e-boeken onderzoeken en het noodzakelijke beleid hieromtrent ontwikkelen. De UB verwerft vooral tekstueel materiaal ter ondersteuning van onderwijs en onderzoek (zowel op papier als digitaal). De noodzaak om niet-tekstueel materiaal (waaronder beeld, geluid, bewegend beeld en data) te kunnen betrekken bij onderwijs en onderzoek groeit in belangrijke mate. De ontwikkeling van de Elektronische Leeromgeving geeft hieraan een extra impuls en vereist dat dit materiaal dan digitaal aanwezig is. De UB zal tijdens deze beleidsperiode in samenwerking met faculteiten en andere relevante partijen verkennen welke behoeften en wensen er bestaan met betrekking tot de beschikbaarheid van niet-tekstueel materiaal. Afhankelijk van de resultaten van deze verkenning en in afstemming met elders ontwikkelde activiteiten op dit terrein zal de bibliotheek voorstellen ontwikkelen en/ of meewerken aan initiatieven gericht op de optimale beschikbaarstelling. De UB stelt digitaliseringsbeleid vast om selecties uit haar (bijzondere) collecties (zie ook § 4.3. –9HUEHWHULQJHQXLWEUHLGLQJGLJLWDOHWRHJDQJ) te (laten) digitaliseren. Dit digitaliseringsbeleid omvat naast selectiecriteria, kandidaat collecties en items ter digitalisering, vooral ook technische normen en standaarden wat betreft formaten, metadata, resolutie, kleurmanagement, etc. De UB zal onderzoeken in hoeverre er behoefte bestaat op bepaalde vakgebieden aan het aanbieden van selecties van vrij toegankelijke digitale bronnen, zoals bijvoorbeeld Beleidsplan – definitieve versie 02-03-2006

27

ZRUNLQJSDSHUV die via repositories beschikbaar worden gesteld (zie ook § 4.4. – ,QVWHOOLQJVUHSRVLWRU\).

2SHQJHVORWHQRSVWHOOLQJ²QLHWZHOXLWOHHQEDDUPDWHULDDO

Het gedrukte materiaal in de UB staat deels in open deels in gesloten opstelling. Het materiaal in de studiezalen (open opstelling) is nu niet uitleenbaar terwijl het materiaal in de gesloten magazijnen merendeels wel uitleenbaar is. De indruk bestaat dat de huidige studiezaalcollecties niet optimaal voldoen aan de behoeften bij gebruikers. Onderzocht dient te worden of de doelstelling van de huidige zeer omvangrijke niet-uitleenbare collecties in de studiezalen niet beter gerealiseerd kan worden door een collectie van nietuitleenbaar essentieel wetenschappelijk materiaal (zoals standaard werken, belangrijke edities, etc.) in combinatie met een meer compacte UHVHUYHULQJVdienst waar docenten materiaal voor de duur van een semester of academisch jaar apart kunnen laten zetten zodat dit materiaal alleen ter plekke kan worden geraadpleegd. Daarnaast moet onderzocht worden of onze klanten er niet de voorkeur aan geven dat materiaal in de huidige open opstelling ook kan worden uitgeleend.

%HZDDUELEOLRWKHHN

De UB is – uiteraard naast haar functie als gebruiksbibliotheek – in principe een bewaarbibliotheek. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld de meeste openbare bibliotheken die zich doorgaans beperken tot het beschikbaarstellen van materiaal dat hier en nu wordt gebruikt. Materiaal waarnaar geen vraag meer is wordt in deze bibliotheken niet bewaard. Een wetenschappelijke bibliotheek daarentegen – zoals de UB – bouwt collecties op die niet alleen nu maar ook in de toekomst relevant zijn voor onderwijs en onderzoek. Dit sluit uiteraard samenwerking met andere wetenschappelijke bibliotheken niet uit. Integendeel, afspraken worden gemaakt over de meest relevante locaties voor specifieke onderwerpsgebieden. Het sluit overigens ook niet uit dat een wetenschappelijke bibliotheek bepaald materiaal deselecteert en overdraagt aan een andere bibliotheek, of verkoopt of mogelijk vernietigt. Er wordt dan heel bewust gekeken of materiaal uniek is in Nederland en of plaatsing in een andere bibliotheek meer zinvol is. Uniek materiaal wordt uiteraard niet vernietigd. De UB zal in deze beleidsperiode deselectiebeleid ontwikkelen en uitvoeren. Binnen het UKB zijn afspraken gemaakt over de gebieden waarvoor de verschillende bibliotheken verantwoordelijk zijn. De Universiteit Leiden heeft – gelet op de zwaarte zowel van haar historische en huidige collecties als van haar onderwijsen onderzoeksprogramma’s – de coördinatie op zich genomen voor het gebied ‘Taal en Cultuur’. Wanneer andere wetenschappelijke bibliotheken uniek boekmateriaal of de enige papieren versie van een tijdschrift in Nederland op het gebied van Taal en Cultuur wensen te verwijderen dienen zij de UB Leiden te contacteren. In veel gevallen zullen wij dit materiaal dan in onze collecties opnemen. Hiertegenover staat dat Leidse bibliotheken uniek maar niet langer gewenst materiaal op het vlak van de exacte wetenschappen, medicijnen, rechten en sociale wetenschappen mogelijk kunnen plaatsen bij die bibliotheken die hiervoor verantwoordelijk zijn in Nederland. Op deze wijze dragen alle UKB bibliotheken bij aan het instandhouden van de ‘Collectie Nederland’ en is deze inspanning gerelateerd aan het profiel van de universiteit.


28

Deze landelijke afspraak heeft tevens gevolgen voor de omvang van de magazijnruimte, waarover de UB dient te beschikken (zie § 5.2.²%HKRHIWHDDQPHHUJHVORWHQPDJD]LMQUXLPWH NOXL]HQ). Voor de bewaarfunctie inzake GLJLWDDO materiaal dient de UB een beleid te ontwikkelen. In dit opzicht vervult het Elektronische Depot (e-Depot) van de Koninklijke Bibliotheek een speciale rol, waarin in elk geval alle digitale publicaties van een reeks grote en kleinere uitgevers worden opgenomen en tevens de volledige inhoud van de UHSRVLWRULHV van de deelnemende instellingen in het kader van DARE (zie voor dit laatste § 4.4. ,QQRYDWLHHQQLHXZHKRUL]RQWHQ). Vastgesteld moet worden in hoeverre de UB een eigen voorziening voor duurzame toegankelijkheid van digitaal materiaal nodig heeft en hoe deze vervolgens gerealiseerd moet worden.

6FKHQNLQJHQ

Regelmatig worden aan de UB schenkingen aangeboden. Hierover dient een selectief beleid ontwikkeld en vastgelegd te worden, gericht op het uitsluitend verwerven van materiaal dat niet reeds aanwezig is en past binnen het gewenste collectieprofiel. Vermeden dient te worden dat materiaal wordt aanvaard dat vervolgens langdurig moet worden opgeslagen zonder dat het voor het publiek toegankelijk is.

%LM]RQGHUH&ROOHFWLHV6SHFLDO&ROOHFWLRQV5HVHDUFK&HQWUH De bijzondere collecties van de UB omvatten omvangrijke verzamelingen Westerse en Oosterse handschriften en bijzondere gedrukte werken, de Bodel Nijenhuiscollectie (kaarten, atlassen en globes) en de collectie van het Prentenkabinet (prenten, tekeningen en foto’s). De Leidse bijzondere collecties zijn, onder meer vanwege de omvangrijke Oosterse verzamelingen en de Vossiuscollectie, van internationale allure. De fotocollectie van het Prentenkabinet is de belangrijkste in Nederland. Deze collecties, opgebouwd door wetenschappers, bibliothecarissen en conservatoren in de voorbije 400 jaar, zijn het resultaat van een bewust verzamelbeleid, van schenkingen en langdurige bruiklenen. Wij noemen deze collecties bijzonder omdat zij vaak zeldzaam, kwetsbaar en/ of kostbaar materiaal bevatten. Het gaat daarbij ook om objecten die vanwege hun specifieke materialiteit (manuscripten, incunabelen, zeldzame drukken, kaarten, brieven, archiefstukken, prenten, tekeningen, foto’s, maar ook handschriften op palmblad, boombast en bamboe) bijzondere eisen stellen aan bewaring, conservering, ontsluiting en beschikbaarstelling. Ook waar het gaat om de wijze van aanvulling en uitbreiding zijn de bijzondere collecties afwijkend; belangrijke aankopen worden doorgaans gedaan via antiquariaten en veilingen en/ of in niet-westerse landen. $SSURYDOSODQV (waarover later meer, zie § 5.1. ²,PSOHPHQWHUHQYDQDSSURYDOSODQV) zijn hier, althans voor het bijzondere materiaal zelf, niet aan de orde. De bijzondere collecties van de UB zijn vanwege hun verwevenheid met de ontwikkeling en de geschiedenis van Nederland inmiddels een niet onbelangrijk onderdeel van het nationaal Beleidsplan – definitieve versie 02-03-2006

29

cultureel erfgoed geworden. Hun primaire rol echter, de reden ook van hun ontstaan, gebruik en verdere uitbouw, is direct gerelateerd aan het onderzoek en onderwijs aan de Leidse universiteit. De reikwijdte, de diepte en de rijkdom van dit bronmateriaal maakt bepaald onderzoek en onderwijs mogelijk op het vlak van de geesteswetenschappen aan onze universiteit en brengt daarnaast ook onderzoekers, vaak vanuit het buitenland, naar Leiden.

$DQVOXLWHQELMRQGHUZLMVHQRQGHU]RHNVDFWLYLWHLWHQYDQGHXQLYHUVLWHLW

Aansluitend bij het strategische hoofddoel van de UB in de komende jaren, is het streven erop gericht de bijzondere collecties een serieuze rol te laten spelen in het onderwijs en onderzoek van de Universiteit Leiden. Wetenschappelijk bronnenonderzoek, gebaseerd op de bestudering van unieke originele bronnen en bronnenverzamelingen, past bij uitstek bij onderzoek dat excellentie nastreeft en bij onderwijs dat zich richt op de meest getalenteerde studenten. De afgelopen jaren is op dit terrein al het nodige voorwerk verricht.10 Op 25 april 2005 is met de uitvoering van het project 6SHFLDO&ROOHFWLRQV5HVHDUFK &HQWUH gestart. De medewerkers, i.c. de conservatoren, zullen meer nog dan voorheen de mogelijkheden van de collecties voor onderwijs en onderzoek gericht onder de aandacht van de wetenschappelijke staf dienen te brengen, en ook zelf in staat moeten zijn als ‘gastdocent’ in bepaalde cursussen op te treden en daarbij de mogelijkheden van de bijzondere bronnen illustreren. Mede daarom zullen conservatoren terdege op de hoogte moeten blijven van de onderwerpen die bij de verschillende opleidingen in de belangstelling en op het programma staan.

%LM]RQGHUH&ROOHFWLHVDOVppQ8%RUJDQLVDWLHRQGHUGHHO

Om één gemeenschappelijk, klantgericht en efficiënt beleid te kunnen voeren bij de beschikbaarstelling van de bijzondere collecties, zowel ter plaatse in één leeszaal als via een vernieuwde digitale toegang, en om effectief naar buiten te kunnen optreden worden de huidige vijf kleine bijzondere afdelingen samengevoegd tot één afdeling Bijzondere Collecties. Deze afdeling zal uit twee onderdelen bestaan. Eén onderdeel bestaat uit de conservatoren, specialisten op die terreinen waarop de bijzondere collecties een belangrijke gebruikswaarde hebben, dan wel anderszins geacht worden verder uitgebreid en ontsloten te moeten worden. Het tweede onderdeel is primair gericht op GH GLHQVWYHUOHQLQJ rond de bijzondere collecties, zowel ter plaatse in de leeszaal als door middel van digitale toegang. Ook de behouds- en restauratiemedewerkers en zomogelijk ook de logistieke ondersteuning van het Scaliger Instituut (zie hierna) behoren tot dit onderdeel.

Zie vooral de volgende rapporten: Augustus 2004: $6SHFLDO&ROOHFWLRQV5HVHDUFK&HQWUHDW8%/HLGHQ/HLGHQ8QLYHUVLW\/LEUDU\6SHFLDO&ROOHFWLRQV 'HYHORSPHQW3URMHFW²ILQDOUHSRUWWRWKH8QLYHUVLW\/LEUDULDQZLWK5HFRPPHQGDWLRQV í Februari 2005: 8%/HLGHQ6SHFLDO&ROOHFWLRQV5HVHDUFK&HQWUH²,QLWLDO3KDVH²'UDIW%XVLQHVV3ODQZLWK 3ULRULWLHVIRU í Maart 2005: 3URMHFWYRRUVWHO6SHFLDO&ROOHFWLRQV5HVHDUFK&HQWUH 10

í


30

9HUEHWHULQJWRHJDQJWHUSODDWVHVWURRPOLMQLQJSURFHVVHQHQYHUERXZLQJ I\VLHNH/HHV]DDO

Naast de steeds grotere rol die GLJLWDOH toegang tot de collecties speelt (zie hierna) blijft het belang van een fysieke leeszaal, waar de originele bronnen geraadpleegd kunnen worden, onverminderd groot. Nog afgezien van algemenere overwegingen waarom een fysieke leeszaal als universitaire studie- en ontmoetingsplek noodzakelijk blijft (zie § 5.2.² %LEOLRWKHHNDOVORFDWLH), geldt dit bij uitstek voor de bijzondere collecties. Zelfs wanneer digitale kopieën beschikbaar zijn, is het in handen hebben van de originele stukken een aparte sensatie en voor sommige typen onderzoek onmisbaar. Ook valt vooralsnog niet te verwachten dat álle bijzondere stukken in digitale vorm beschikbaar komen. De beschikbaarstelling ter plaatse van items behorend tot de bijzondere collecties blijft daarom van groot belang. Ook nog niet ontsloten delen van de bijzondere collecties dienen voor onderzoekers beschikbaar te zijn. Daarbij worden specifieke eisen gesteld aan veiligheid, toezicht en zorgvuldigheid in de omgang met het materiaal. Ondanks de verscheidenheid van materialen zijn de overeenkomsten als gevolg van zeldzaamheid, kostbaarheid en/ of kwetsbaarheid in dat opzicht groter dan de verschillen. De werkprocessen, die nu voor de verschillende materiaaltypen soms nog uiteen lopen, moeten op elkaar afgestemd, gestroomlijnd, schriftelijk vastgelegd en waar mogelijk geautomatiseerd worden. Dit betreft onder meer de regels voor welke materialen wel en niet ter inzage worden gegeven, waarbij binnen de kaders van deze regels de fysieke staat in individuele gevallen uiteindelijk doorslaggevend is. Procedures voor het afhandelen van bruikleenverzoeken en van aanvragen voor analoge en/ of digitale kopieën van bijzondere items moeten worden gestroomlijnd en vastgelegd. Voor de noodzakelijke verbouwing van de leeszaal Bijzondere Collecties, zie § 5.2.² /HHV]DDO%LM]RQGHUH&ROOHFWLHV.

9HUEHWHULQJHQXLWEUHLGLQJGLJLWDOHWRHJDQJ

De digitale toegang tot de bijzondere collecties moet de komende jaren sterk verbeterd en substantieel uitgebreid worden. Daartoe dient een infrastructuur ontwikkeld te worden die het voor gebruikers mogelijk maakt volledig transparant het ontsloten materiaal te doorzoeken, zowel op collectieniveau als op itemniveau, en daarbij – indien voorhanden – door te klikken naar bijbehorende afbeeldingen en/ of digitale IXOOWH[W. Naast de reeds beschikbare ontsluiting van bijzondere items in de catalogus, zal gewerkt worden aan toegang op collectieniveau met behulp van (QFRGHG$UFKLYDO'HVFULSWLRQ (EAD). De resultaten van eerdere innovatieve projecten (Ontsluiting Bijzondere Collecties & Digitale Beeldbanken - OBCDB), waarbij gebruik gemaakt is van DigiTool, zullen in deze digitale infrastructuur geïntegreerd worden. Ook dient vastgesteld te worden in hoeverre er in het wetenschappelijke veld voldoende draagvlak voor voortzetting van de %LEOLRWKHFD1HHUODQGLFD0DQXVFULSWD (BNM) aanwezig is, om de noodzakelijke inspanningen om de BNM duurzaam in te passen in de digitale infrastructuur voor de bijzondere collecties te financieren.

Het ontsluiten op collectieniveau van in het geheel nog niet ontsloten onderdelen van de bijzondere collecties zal de hoogste prioriteit krijgen.


31

2QWZLNNHOLQJ&ROOHFWLHSODQ%LM]RQGHUH&ROOHFWLHV

Voor de bijzondere collecties zal een Collectieplan ontwikkeld worden, waarin zowel in kaart gebracht wordt wat de zwaartepunten zijn in de bestaande bijzondere collecties, als gekeken wordt naar het gebruik daarvan, zowel het actuele gebruik, met name in onderwijs en onderzoek aan de Universiteit Leiden, als verwacht gebruik op langere termijn, ook vanuit internationaal gezichtspunt. In dit plan zal ook worden aangegeven op welke onderdelen de collecties, naast het voor alle onderdelen geldende behoudsbeleid, verder uitgebouwd en ontsloten dienen te worden. Op die terreinen zal de UB dan moeten kunnen beschikken over terzakekundige conservatoren. Het Collectieplan zal tenslotte ook het duurzame behoud (inclusief noodzakelijke restauraties) en de veiligheid van de bijzondere collecties behandelen, zowel de preventieve maatregelen die genomen moeten worden ter voorkoming van calamiteiten, als een handelingsplan om schade te beperken wanneer zich desondanks incidenten hebben voorgedaan. Het Collectieplan Bijzondere Collecties zal nauw aansluiten bij vergelijkbare activiteiten op het terrein van de algemene wetenschappelijke collecties.

$UFKLHYHQYDQGHXQLYHUVLWHLW

Tot de Bijzondere Collecties bij de UB behoren, anders dan bij andere universiteiten, ook de (statische) bestuursarchieven van de Universiteit Leiden. De Universiteitsbibliotheek is door de Algemeen Rijksarchivaris aangewezen als centrale archiefbewaarplaats van de universiteit. Dat brengt met zich mee dat de UB verantwoordelijk is voor het beheer en het beschikbaarstellen van de gedeponeerde archieven, binnen de daarvoor geldende regels van openbaarheid. Het ordenen en beschrijven van archiefmateriaal is echter géén taak van de UB, maar van de universitaire organen wiens archieven het betreft zelf. De UB kan uitsluitend archieven in bewaring nemen die reeds in geordende en ontsloten staat verkeren. Naast de archieven die reeds bij de UB berusten, bevinden zich binnen de universiteit, zowel in de UB als verspreid over alle faculteiten, nog een groot aantal belangwekkende wetenschappelijke archieven, die een interessant beeld kunnen geven van het wetenschappelijk onderzoek en onderwijs in het verleden. In sommige gevallen zijn bestuursarchieven en wetenschappelijke archieven vermengd, zoals bijvoorbeeld in de archieven van F. Kaiser en van H.J. Oort, beiden zowel hoogleraar sterrekunde (onderzoeksfunctie) als directeur Sterrewacht (bestuursfunctie). De UB rekent het zich tot taak om samen met de afdeling Documentaire Informatie en Archiefbeheer (DIA) te bevorderen dat een overzicht ontstaat van waar belangwekkende archieven zich nu bevinden, het behoud en de ontsluiting ervan te stimuleren, om vervolgens de geordende en ontsloten archieven in beheer te nemen 11. Nadere menings- en besluitvorming moet plaatsvinden over het door de UB eventueel in de toekomst te beheren en beschikbaar te stellen digitale archiefmateriaal, zoals databases en virtuele modellen, computersimulaties en dergelijke.

Opslag van dit archiefmateriaal zal een serieus beslag leggen op magazijnruimte; zie hiervoor ook 5.2. – %HKRHIWHDDQPHHUJHVORWHQPDJD]LMQUXLPWH NOXL]HQ 11


32

%LM]RQGHUHFROOHFWLHVYDQGHWRHNRPVW"

In het verlengde van het bovenstaande dient de komende jaren de vraag beantwoord te worden of en in hoeverre in de toekomst ook ‘bijzondere GLJLWDOH collecties’ deel van de Bijzondere Collecties zullen uitmaken. Vanuit het oogpunt van EHVFKLNEDDUVWHOOLQJ lijkt er niet direct sprake van bijzondere kostbaarheid, kwetsbaarheid of zeldzaamheid. Vanuit het oogpunt van GXXU]DDPEHKRXG vormt alle digitaal materiaal nog steeds een probleem, dat wel op de agenda staat, maar nog niet definitief is opgelost. ‘Bijzonder’ digitaal materiaal is in dit opzicht niet wezenlijk verschillend van ander digitaal materiaal. Vanuit het oogpunt van YHUZHUYLQJ kan echter wèl verwacht worden dat een bepaalde vorm van zeldzaamheid kan voorkomen: het tijdig signaleren en op een veilige plaats opslaan van digitale bestanden zal niet altijd op een reguliere, systematische manier kunnen gebeuren.

%LM]RQGHUHFROOHFWLHVEXLWHQGHFHQWUDOH8%

Nog afgezien van de hierboven al genoemde belangwekkende archiefcollecties, worden ook elders binnen de universiteit bijzondere collecties bewaard. De meeste vindt men bij bibliotheken behorend tot de Faculteit der Letteren, onder meer de collecties van het Instituut Kern, Japanologie en Koreanistiek, en Sinologie. Ook elders in Leiden, al of niet binnen bibliotheken, treft men bijzondere verzamelingen aan, zoals het Nationaal Herbarium Nederland, het Academisch Historisch Museum en het Anatomisch Museum. Juist waar het gaat om bijzondere collecties binnen letterenbibliotheken dient de komende jaren nader onderzocht te worden of samenwerking met de UB inzake de beschikbaarstelling nagestreefd moet worden. Samenwerking bij het organiseren van tentoonstellingen lijkt met alle Leidse universitaire bijzondere collecties interessante mogelijkheden te bieden.

6FDOLJHU,QVWLWXXW

Het Scaliger Instituut, opgericht in 2000 door de UB en de faculteiten der Letteren, Godgeleerdheid en Wijsbegeerte, richt zich op het stimuleren van het gebruik van de bijzondere collecties in onderzoek en onderwijs aan de Universiteit Leiden. Het instituut organiseert met deze doelstelling onder meer symposia, lezingen, tentoonstellingen, een lente- en een winterschool. Daarnaast heeft het Instituut een IHOORZVKLS-programma ontwikkeld waarin Nederlandse en buitenlandse IHOORZV gedurende een bepaalde periode in Leiden onderzoek verrichten en hierbij intensief gebruik maken van de bijzondere collecties. De Faculteit der Letteren heeft de afgelopen jaren 0,2 fte hoogleraarsfunctie beschikbaar gesteld voor een directeur van het Scaliger Instituut; de UB heeft 0,6 fte bijgedragen in de persoon van een coördinator voor Scaliger-activiteiten. Tevens kon het instituut beschikken over een eigen Scaliger hoogleraar. Daarnaast is subsidie ontvangen vanuit het LUF en vanuit centrale middelen.

In de voorbije vijf jaar heeft Scaliger Instituut een redelijke naamsbekendheid ontwikkeld en heeft het ook een bepaalde mate van succes gehad met het verwerven van externe fondsen waaronder NWO gelden en financiering voor IHOORZV vanwege uitgeverij Brill.


33

Over de precieze invulling van de plannen rond het Scaliger Instituut en de bijdrage daaraan zowel vanuit de UB als vanuit de faculteiten moet nader overleg plaatsvinden (zie ook Bijlage 6f). Naast personele inzet vanuit de UB en de faculteiten is het wenselijk dat het Scaliger Instituut structurele eigen inkomsten weet te verwerven. Concrete plannen daarvoor, in samenspraak met het Development Office (ICS), zijn in ontwikkeling.

,QQRYDWLHHQQLHXZHKRUL]RQWHQ Innovatie is een ruim en rekbaar begrip. Dit beleidsplan bevat op vrijwel alle onderdelen voorstellen tot ingrijpende veranderingen en vernieuwingen wat betreft diensten, oriëntatie en werkprocessen. Met dit beleidsplan wordt een veranderings- en moderniseringstraject ingezet dat in belangrijke mate tijd en inspanning zal vergen van de organisatie en haar medewerkers. Er dient vooral een solide basis ,QQRYDWLHIDFWRUHQRSRUJDQLVDWLHQLYHDX gelegd te worden waardoor de ontwikkeling en structurele inbedding van relevante en nieuwe diensten mogelijk wordt gemaakt. Innovatie dus Introductie van nieuwe producten of diensten. in de betekenis van nieuw voor deze organisatie. Verbeteren van interne bedrijfsprocessen. Het gewenste innoverende karakter van de UB zal op termijn echter gekenmerkt worden door de volgende elementen. De UB wenst zich te positioneren in de kopgroep van innoverende instellingen die nieuwe mogelijkheden en ontwikkelingen volgt en toepast, met het oog op het realiseren van relevante diensten die op een duurzame wijze in productie kunnen worden gebracht.

Introductie van nieuwe manieren van distributie. Aanwezigheid van op schrift vastgelegde vernieuwingsinspanningen. Deelname aan een extern netwerk om kennis uit te wisselen. Samenwerken met andere bedrijven of instellingen aan vernieuwingsprojecten. Medewerkers in dienst hebben die in hun dagelijkse werk met vernieuwing bezig zijn. Investeren in training en opleiding. Dit jaar meer uitgeven aan innovatie dan vorig jaar.

De UB wenst daarnaast ook ten behoeve van de =LH OECD, 2VOR0DQXDOLQQRYDWLRQ , 1996. www.oecd.org/dataoecd/35/61/2367580.pdf universiteit relevante nieuwe rollen en functies in het domein van de wetenschappelijke informatievoorziening te vervullen. Hierdoor vervult de UB haar ambitie om de gehele informatieketen als haar werkdomein te beschouwen. De UB heeft gekozen om haar informatieinfrastructuur zoveel mogelijk volgens open, internationale standaarden in te richten. Daarnaast onderhoudt de UB nauwe contacten met haar leveranciers (als belangrijkste Ex Libris) om de verdere vernieuwing en ontwikkeling van haar informatiesystemen mee te kunnen beïnvloeden. Voor de komende beleidsperiode ambieert de UB innovatieve ontwikkelingen op de volgende gebieden: Beleidsplan – definitieve versie 02-03-2006

34

$DQVOXLWHQELMRQWZLNNHOLQJHQ]RHNPDFKLQHV

Google en andere zoekmachines zijn enorm populair bij studenten en medewerkers vanwege hun groot gebruiksgemak. De UB dient hiervan het nodige te leren wat betreft het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid van haar systemen. Verder nemen deze zoekmachines ook initiatieven op het vlak van de ontsluiting van wetenschappelijke informatie. Deze ontwikkelingen zijn vooral additioneel en de UB dient ervoor te zorgen dat haar dienstverlening en infrastructuur kan aansluiten op de nieuwe mogelijkheden die o.m. Google aanbiedt. Dit betekent bijvoorbeeld dat de linkserver van de UB gekoppeld dient te worden aan Google waardoor studenten en medewerkers naadloos van Google naar de digitale bibliotheekomgeving kunnen manoeuvreren.

,QVWHOOLQJVUHSRVLWRU\

Het digitaal repository (Open Access Leiden) biedt Leidse auteurs mogelijkheden om hun digitale publicaties niet alleen veilig te bewaren maar ook om hen zichtbaar en beschikbaar te maken binnen een landelijk en internationaal netwerk van wetenschappelijke informatiediensten. Zoekmachines zoals Google en Yahoo indexeren deze publicaties ook. Publicatieoverzichten per auteur, onderzoeksinstituut en faculteiten worden gegenereerd en via verschillende websites beschikbaar gesteld.

Vanaf 1 januari 2006 is de aanlevering bij de UB van een digitale versie van het proefschrift in het promotiereglement verplicht gesteld. De UB zal alle elektronische proefschriften van Leidse promovendi in het instellingsrepository plaatsen. De mogelijkheid om SULQWLQJRQGHPDQG (POD) voor proefschriften aan te bieden wordt ook aangeboden. Daarnaast is het de ambitie van de UB om een repository dienst aan te bieden voor Leidse auteurs waardoor ook wetenschappelijke publicaties, oraties, ZRUNLQJSDSHUV en UHVHDUFKSDSHUV op dezelfde wijze zichtbaar en beschikbaar worden gemaakt. De UB neemt hierdoor een belangrijke nieuwe rol op. Tot nu toe vervulde de bibliotheek haar functie vooral door informatie extern te verzamelen, te acquireren of te licentiëren en deze informatie daarna intern binnen de universiteit beschikbaar te stellen. Nu gaat de bibliotheek daarnaast wetenschappelijke informatie intern verzamelen om deze ook extern beschikbaar te stellen. Deze nieuwe rol heeft belangrijke gevolgen wat betreft taken (incl. PR taken, zie § 4.1. – &RPPXQLFDWLHHQ35), infrastructuur, expertise en organisatie. In dit kader zal onder meer bekeken worden hoe de (organisatorische) relatie tussen UB en METIS kan worden geïntensiveerd. De mogelijkheden om ook leerobjecten en onderzoeksdata via een UHSRVLWRU\ op te slaan en beschikbaar te maken moeten verder worden verkend. Daarnaast zal de UB ook het initiatief nemen om diensten mogelijk te maken en te realiseren gebaseerd op data die zowel in de Leidse repository als in de repositories van andere universiteiten en instellingen opgeslagen is. Te denken valt aan het KDUYHVWHQ of Beleidsplan – definitieve versie 02-03-2006

35

samenbrengen van de metadata van bijvoorbeeld ZRUNLQJSDSHUV op een bepaald onderzoeksgebied (zie ook § 4.2. – 'LJLWDOH&ROOHFWLHV).

í 5ROELEOLRWKHHNLQ¶HOHDUQLQJ·

Tijdens deze beleidsperiode zal de UB, in samenwerking met de faculteiten en andere relevante partijen, verkennen welke bijdrage zij kan leveren in de ondersteuning van H OHDUQLQJ. Het is de ambitie van de UB om de digitale bibliotheek (collecties, informatiediensten en tools) naadloos beschikbaar te maken binnen de universitaire elektronische leeromgeving. Verder dienen informatiediensten en processen, zoals bijvoorbeeld het digitaliseren RQ GHPDQG van bijzondere items, zo ingericht te worden dat deze ook goed aansluiten bij de ontwikkelingen en behoeften op het vlak van HOHDUQLQJ. De UB zal daarnaast ook bekijken hoe zij haar expertise en rol inzake informatieaanschaf en licentiemanagement, ontsluiting en depotfunctie kan toepassen en uitbreiden naar elektronische leerobjecten.

2QGHUVWHXQHQYDQGHFUHDWLHYDQGLJLWDOHSXEOLFDWLHV

De UB wenst op termijn wetenschappers en kennisorganisaties te ondersteunen bij het creëren, beschikbaar stellen en archiveren van elektronische publicaties zoals etijdschriften, beeldbanken, full tekst corpora en multi-mediale publicaties. Samenwerking met bijvoorbeeld het Digitaal Productiecentrum van de UB Amsterdam zal worden verkend en opgezet. Dit voornemen vindt bij de faculteiten duidelijk weerklank en dient daarom de nodige prioriteit te krijgen.

6WHXQSXQWDXWHXUVUHFKWHQGLJLWDOULJKWVPDQDJHPHQW

De auteur van een publicatie staat vaak een aantal rechten af aan een tijdschrift of uitgever zonder dat dit noodzakelijk is. Hierdoor wordt de auteur regelmatig belemmerd om zijn publicatie op alternatieve wijzen beschikbaar te maken aan studenten en collega’s. &RS\OHIW,FUHDWLYHFRPPRQV, GLJLWDOULJKWVPDQDJHPHQW en RSHQDFFHVV zijn ontwikkelingen die hierop inspelen om de auteur meer genuanceerde mogelijkheden te geven om met zijn rechten om te gaan. De Universiteit Leiden12 ondersteunt deze aanpak. De UB wenst de universitaire beleidsontwikkeling mede vorm te geven en de Leidse auteurs te ondersteunen met praktische informatie over hoe zij met hun rechten kunnen omgaan. Ook dit voornemen wordt vanuit verschillende faculteiten toegejuicht.

,GHQWLW\PDQDJHPHQWHQDXWRULVDWLH

De Universiteit Leiden heeft in de komende tijd behoefte om haar gelicentieerde digitale collecties en diensten op een gedifferentieerde wijze beschikbaar te stellen aan haar eigen medewerkers en studenten, aan gelieerde organisaties, samenwerkingsverbanden en zelfs

Dit blijkt onder meer uit de ondertekening door het CvB van de Berlin Declaration on Open Access to Knowledge in the Sciences and Humanities op 10 mei 2005. 12


36

bedrijven waarmee UHVHDUFK GHYHORSPHQW activiteiten worden opgezet. Het is daarom van belang om geauthenticeerde individuen toegang te kunnen bieden tot die digitale informatie waartoe zij of de organisatie waartoe zij behoren geautoriseerd zijn. De UB acht het daarom noodzakelijk dat in de komende beleidsperiode, in samenwerking met de I-groep, Informatiemanagement en andere relevante partners, de noodzakelijke infrastructuur (zoals Shibboleth) en organisatorische inbedding hiervan tot stand gebracht wordt.

0HWDGDWDVWDQGDDUGHQH[SHUWLVHFHQWUXP

Metadatastandaarden op een aantal gebieden – zoals UHVRXUFHGLVFRYHU\PHWDGDWD, WHFKQLFDO PHWDGDWD, VWUXFWXUDOGDWDGHVFULSWLRQ, SUHVHUYDWLRQPHWDGDWD, GLJLWDOULJKWVPDQDJHPHQWPHWDGDWD – beginnen in toenemende mate internationaal aanvaard te worden. Deze standaarden zijn vaak complex maar van essentieel belang voor de robuustheid en toekomstvastheid van de digitale wetenschappelijke informatievoorziening. Het is noodzakelijk dat de UB met kennis van zaken deze metadatastandaarden kan implementeren en gebruiken. Ook elders binnen de universiteit worden door verschillende eenheden en organisaties allerhande digitale data gecreëerd en opgeslagen waarop deze standaarden van toepassing zijn. Het ligt voor de hand dat de UB in dit opzicht de rol van universitair metadataexpertisecentrum op zich neemt en andere organisatie-onderdelen kan bijstaan in het maken van de juiste keuzes en in het gebruik van de standaarden.

Het ‘metadata standaarden expertisecentrum’ zal zich om te beginnen richten op de volgende standaarden: MARC21, 'XEOLQ&RUH (DC), (QFRGHG$UFKLYDO'HVFULSWLRQ (EAD), 7H[W(QFRGLQJ,QLWLDWLYH (TEI), /HDUQLQJ2EMHFW0HWDGDWD (LOM), MPEG-21 DIDL, 0HWDGDWD (QFRGLQJDQG7UDQVPLVVLRQ6WDQGDUG (METS).

*HEUXLNYDQ8QLFRGH

Het gebruik van Unicode in de informatiesystemen van de UB zal worden voorbereid en geïmplementeerd. Unicode laat toe informatie te doorzoeken en te tonen in de karaktersets van talen die van belang zijn voor onderzoek en onderwijs aan de Universiteit Leiden, zoals Chinees, Japans, Arabisch, Hebreeuws, Russisch, etc.

2SVODJHQODQJHWHUPLMQEHZDULQJGLJLWDDOPDWHULDDO

Naarmate de UB in grotere mate GLJLWDOO\ERUQ wetenschappelijk- en onderzoeksmateriaal zal opslaan en bijzonder materiaal zal digitaliseren neemt de behoefte aan grootschalige opslag toe. De nodige flexibele en schaalbare oplossingen dienen hiervoor universiteitsbreed te worden gerealiseerd. Daarnaast zal de behoefte voor duurzame lange termijn bewaring van geselecteerde collecties en objecten toenemen. Het gaat hierbij expliciet om meer dan alleen opslag maar ook om het duurzaam bewaren en toegankelijk houden op lange termijn van digitaal materiaal. Onderzocht dient te worden welke organisatie deze diensten kan leveren en aan welke voorwaarden en prijs. De Koninklijke Bibliotheek zal in de nabije toekomst op dit terrein diensten aanbieden gebaseerd op haar e-Depot.


37

%HVFKLNEDDUVWHOOHQYDQEHHOGJHOXLGEHZHJHQGEHHOGHQGDWD

Het beschikbaar stellen van niet-tekstueel digitaal materiaal voor onderwijs en onderzoek (zie§ 4.2.²'LJLWDOHFROOHFWLHV) is niet louter een collectiebeslissing. De opslag, de technologie, het licentiebeheer, de organisatie en ontsluiting van dit materiaal zijn zeer belangrijke en complexe activiteiten waarbij meerdere relevante partners dienen samen te werken. De UB zal in samenwerking met I-groep en andere relevante partijen bekijken welke stappen genomen dienen te worden. Verder zal een optimale ruimte (mediacentrum) voor het beluisteren, bekijken en gebruiken van dit materiaal binnen de UB gerealiseerd worden (zie§ 5.2. 9RRU]LHQLQJHQHQ LQIUDVWUXFWXXUPRGHUQLVHUHQ).

%LEOLRWKHHNLQIRUPDWLHV\VWHPHQRSHQVWHOOHQYRRURQGHU]RHNJHJHYHQV

De UB zal verkennen of onderzoeksprojecten die de bijzondere collecties als onderzoeksobject gebruiken hun onderzoeksresultaten kunnen koppelen, plaatsen of creëren in de digitale infrastructuur van de UB waardoor de informatie over de bijzondere objecten verder verrijkt kan worden.

'LJLWDOHELEOLRWKHHNLQIUDVWUXFWXXU

De digitale bibliotheekinfrastructuur van de UB – op dit moment bestaande uit de catalogus [Aleph], een OLEUDU\LQIRUPDWLRQSRUWDO[MetaLib], een linkserver [SFX], een GLJLWDO DVVHWV management systeem [DigiTool] en een digitaal repository [DSpace] – is een essentieel onderdeel van de technologische infrastructuur van de Universiteit Leiden. De digitale bibliotheekinfrastructuur wordt elke dag door vele duizenden studenten en medewerkers gebruikt voor onderwijs en onderzoek. Het is nu reeds voor belangrijke onderwerpsgebieden de enige plek om bepaalde wetenschappelijke informatie te verkrijgen. Het belang van deze informatiesystemen voor de primaire taken van de universiteit betekent ook dat wat betreft technisch en systeembeheer hoge eisen gesteld dienen te worden. Hiertoe dienen deze informatiesystemen als concernsysteem te worden aangemerkt. Om de ambities van dit beleidsplan, i.c. dit hoofdstuk te kunnen realiseren is het van belang dat het functioneel beheer van deze applicaties door de UB wordt uitgevoerd. De digitale bibliotheekinfrastructuur zal tijdens deze beleidsperiode verder worden uitgebreid met tenminste een (OHFWURQLF5HVRXUFH0DQDJHPHQW systeem. Naar het einde toe van deze beleidsperiode zal de digitale bibliotheekinfrastructuur grondig vernieuwd moeten worden. Gesprekken hierover worden nu reeds gehouden met Ex Libris en met andere leveranciers om de ontwikkelingen op dit vlak goed te kunnen volgen.

-

9HUZDFKWLQJHQYDQGH/HLGVHWHFKQRORJLVFKHLQIUDVWUXFWXXU

De genoemde innovatieve ambities kunnen alleen verwezenlijkt worden wanneer de technologische infrastructuur van de Universiteit Leiden de randvoorwaarden daarvoor schept. Deze randvoorwaarden omvatten in elk geval een optimale werkplekomgeving, zowel voor studenten als voor medewerkers, een hoogwaardige authenticatievoorziening, LGHQWLW\PDQDJHPHQW en voldoende ruimte voor langdurige opslag. Beleidsplan – definitieve versie 02-03-2006

38

0RGHUQLVHUHQSURIHVVLRQDOLVHUHQHQYHU]DNHOLMNHQ Om de centrale strategische doelstelling, het positioneren van de UB als onmisbare facilitator van onderwijs en onderzoek aan de Universiteit Leiden, te kunnen verwezenlijken is een veelomvattend veranderingsproces nodig. De veranderingen hebben niet alleen betrekking op welke diensten en collecties worden aangeboden, maar betreffen ook de interne werkprocessen, de manier waarop met klanten wordt omgegaan, de organisatiecultuur en de voorzieningen in de bibliotheek ter plaatse. De veelheid aan noodzakelijke veranderingen zou de indruk kunnen wekken dat de UB niet zou beschikken over deskundige, capabele medewerkers, die zich met grote inzet aan hun taken wijden. Dat is echter beslist niet het geval, integendeel. Wel heeft het op belangrijke punten teveel ontbroken aan richtinggeving en eenduidige aansturing waardoor van een degelijke organisatorische inbedding van op zichzelf goede initiatieven en vernieuwende activiteiten te weinig sprake is geweest. Het is van belang dat niet alleen een houding en cultuur worden ontwikkeld waarbij het continu verbeteren van diensten, processen etc. als ‘normaal’ wordt ervaren, maar ook dat voldoende aandacht wordt besteedt aan het leggen van degelijke organisatorische èn procesmatige fundamenten voor duurzame verbetering en vernieuwing. Het is in dat kader van cruciaal belang om op een doeltreffende en planmatige wijze medewerkers te begeleiden, op te leiden en te coachen om deze uitdaging ten volle aan te gaan en aan te kunnen.

:HUNSURFHVVHQDQDO\VHUHQYHUEHWHUHQHQYDVWOHJJHQ De klantgerichtheid en doeltreffendheid van de UB-organisatie verdient continu aandacht en verbetering. Via het opzetten van een producten- en dienstencatalogus kan de relatie tussen producten en diensten enerzijds en doelgroepen anderzijds expliciet worden gelegd. Hierbij kunnen ook bepaalde kwaliteitsnormen worden vastgelegd. De UB zal in deze beleidsperiode de kwaliteit van de bedrijfsvoering verhogen door gebruik te maken van een managementmodel zoals bijvoorbeeld het INK (Instituut Nederlandse Kwaliteit) model.13 Belangrijke UB werkprocessen dienen geanalyseerd, verbeterd en vastgelegd te worden. Hierbij zal o.m. bekeken worden of deze werkprocessen efficiënter kunnen worden georganiseerd, of er – en zo ja welke – normen kunnen worden gesteld, of de resulterende producten voldoen of verbeterd dienen te worden, etc. De volgende werkprocessen komen zeker met prioriteit aan bod: gang van het boek, gang van het digitale object en de gang van de gebruikersvraag.

6HOHFWLH DDQVFKDIYDQERHNPDWHULDDO

De activiteiten verbonden met de selectie & aanschaf van boeken voor de reguliere collecties dienen te worden gemoderniseerd en geprofessionaliseerd. De gebruikers van de UB-collecties ervaren regelmatig dat boeken te traag beschikbaar komen. Voor de

13

Zie de INK website: www.ink.nl.


39

bijzondere collecties gelden op dit punt andere overwegingen, omdat het hier merendeels niet om aanschaf via de gebruikelijke kanalen gaat. Een aantal stappen kan worden genomen om dit proces te verbeteren:

,PSOHPHQWHUHQYDQDSSURYDOSODQV Voor een belangrijk aantal vakgebieden kunnen DSSURYDOSODQV (in combinatie met VOLS SODQV) worden geactiveerd. Op basis van een door de vakreferent (in overleg met de opleiding / het departement) geschreven en vastgesteld profiel worden boeken al voor publicatie geselecteerd door een aantal gespecialiseerde bedrijven (ERRNYHQGRUV) die deze diensten leveren aan grote wetenschappelijke bibliotheken wereldwijd. Hierdoor wordt het boekmateriaal sneller geleverd aan de bibliotheek. Gebaseerd op de omzet die een bibliotheek kan realiseren kunnen ook belangrijke kortingen op de officiële prijs van het boek worden afgesproken. Tegelijkertijd blijft gewaarborgd dat de echte wisselkoersen worden gebruikt voor materiaal dat buiten de Eurozone wordt aanschaft. Dit betekent dat met eenzelfde budget meer materiaal kan worden aangeschaft. De vakreferent behoudt controle zowel over het profiel – dat overigens aangepast kan en zal worden wanneer er veranderingen optreden wat betreft de onderzoeksen onderwijsoriëntatie van de opleiding / het departement – als over het materiaal dat daadwerkelijk wordt opgenomen in de collectie. De ERRNYHQGRU zal ook geregeld informeel en formeel overleggen met de vakreferent om de kwaliteit van de geleverde dienst te bespreken, te bekijken hoe precies en up-to-date het profiel nog is en ontwikkelingen in de uitgeefbranche uit te wisselen.

(OHNWURQLVFKEHVWHOOHQ Niet al het materiaal in een vakgebied zal via een DSSURYDOSODQ de bibliotheek binnenkomen. Er dient ook ruimte te zijn om materiaal op titelniveau te selecteren. Ook hier kan aanzienlijke tijdwinst worden gerealiseerd. %RRNYHQGRUV bieden in samenhang met DSSURYDOSODQV ook VOLSSODQV aan waarbij de vakreferent wordt geattendeerd op nieuwe publicaties die niet via het DSSURYDOSODQ worden geleverd. Een aantal van deze ERRNYHQGRUV beschikken over uitgebreide elektronische bestelmogelijkheden waardoor de activiteiten verbonden met het selecteren van een boek, het invoeren van een acquisitierecord, het selecteren van een leverancier, het produceren en opsturen van een bestelbon in belangrijke mate worden versneld, vereenvoudigd en gerationaliseerd. Het gebruik van 6OLSSODQV wordt verder uitgebreid en elektronisch bestellen wordt in samenhang met de implementatie van DSSURYDO SODQV opgepakt.

$DQVFKDIUHL]HQ Het actuele collectioneren bij de UB beslaat een groot aantal landen waar het niet erg eenvoudig is om materiaal op reguliere wijze aan te schaffen. Hiervoor dient een netwerk van contacten ter plaatse te worden opgebouwd en/ of onderhouden waardoor materiaal voor de UB kan worden aangeschaft. Vanwege de budgettaire problematiek bij de UB zijn aanschafreizen en reizen om dit netwerk in stand te houden in het voorbije jaar tot een uiterst minimum beperkt. In de komende beleidsperiode moet voor specifieke gebieden en voor een bepaalde


40

bestedingsomvang de mogelijkheid opnieuw geschapen worden om aanschafreizen gericht mogelijk te maken.

(OHNWURQLVFKYDVWOHJJHQHQYHUZHUNHQYDQIDFWXUHQ²(',(OHFWURQLF'DWD ,QWHUFKDQJH %RRNYHQGRUV hebben geïnvesteerd in technologie waardoor het voor de UB (dankzij het Aleph bibliotheeksysteem) mogelijk wordt om facturen automatisch in de acquisitiemodule te verwerken. Hierdoor kan de hoeveelheid handmatig werk wat betreft het intikken van facturen worden teruggebracht. Om de gewenste efficiencywinst te kunnen behalen zal aan het begin van deze beleidsperiode een project worden uitgevoerd dat deze mogelijkheden realiseert.

2YHULJHGLHQVWHQ %RRNYHQGRUV kunnen additionele diensten leveren aan bibliotheken zoals een basiscatalogusrecord in bijv. MARC21, plankklare boeken, etc. De UB zal onderzoeken welke diensten uit dit pakket bruikbaar en nuttig zijn.

0DQDJHPHQWLQIRUPDWLH Een ERRNYHQGRU levert uitgebreide management- en benchmarking informatie, zowel over de lokale collectie als die van vergelijkbare bibliotheken en collecties. Dit biedt allerhande mogelijkheden om beter geïnformeerde besluiten te nemen over de collectie, het retrospectief aanschaffen van materiaal, etc. Het biedt de vakreferent ook mogelijkheden om een bredere kijk op de collectie te ontwikkelen. Deze managementinformatie zal op een actieve wijze aangewend worden.

9HUZHUNLQJYDQERHNPDWHULDDO

Bij de verwerking (het catalogiseren en het plankklaar maken) van het materiaal dienen vertragende factoren zoveel mogelijk te worden weggenomen. De grote verscheidenheid wat betreft de collectie en het aantal talen waarin wordt verzameld heeft ook een eigen problematiek. Een aantal maatregelen kan worden genomen om dit proces te verbeteren en te versnellen:

5DWLRQDOLVHUHQGRFXPHQWHUHQYDVWOHJJHQHQPHWHQYDQKHWZHUNSURFHV De UB zal het gehele verwerkingsproces van boekmateriaal startend bij de creatie van een acquisitierecord, het inchecken van inkomend materiaal, het formeel catalogiseren, de onderwerpsontsluiting, het thesaureren, tot en met de stempel- en signatuuractiviteiten rationaliseren, documenteren en vastleggen. Uitgangspunten hierbij zijn dat het materiaal sneller beschikbaar komt en dat nog niet volledig verwerkt materiaal toch eenvoudig op te vragen of te verkrijgen is door onze gebruikers. Het rationaliseren van het werkproces betekent dat overbodige of dubbele activiteiten worden stopgezet, dat de verschillende onderdelen van het proces beter op elkaar worden afgestemd, dat er afspraken worden gemaakt over de tijdsinvestering die wordt gepleegd om een boek te verwerken en over de


41

doorlooptijd tussen binnenkomst en beschikbaarstelling. Dat zal overigens ook betekenen dat activiteiten anders ingericht moeten worden. Werkzaamheden die nu verspreid zijn over meerdere afdelingen kunnen de doorlooptijd van het proces sterk verhogen. Soms kunnen deze werkzaamheden beter in één hand worden gehouden. Te denken valt aan het verplaatsen van activiteiten verbonden met onderwerpsontsluiting en thesaurering naar de huidige afdeling Boekencircuit. Relatief eenvoudige handelingen zoals stempel- en signatuurtoekenning en bepaalde werkzaamheden aan de bindadministratie kunnen worden toegewezen aan magazijnmedewerkers waardoor een grotere mate van variëteit in hun werkzaamheden wordt geïntroduceerd. Kortom, de UB dient een beter en vollediger beeld te krijgen van de aard en de efficiëntie van het totale proces om zo continu verbeteringen aan te kunnen brengen. Het vastleggen van productiecijfers en het meten van doorlooptijden wat betreft het gehele proces en de verschillende onderdelen zijn noodzakelijk.

&DWDORJLVHUHQLQKHWHLJHQELEOLRWKHHNV\VWHHP Aanzienlijke efficiëncywinst kan bereikt worden door over te schakelen van de huidige werkwijze waarbij het materiaal in het GGC wordt gecatalogiseerd naar catalogiseren rechtstreeks in het eigen bibliotheeksysteem. Overigens dient daarbij de opname van titels in bezit van de UB in de landelijke informatie-infrastructuur (d.w.z. in het GGC/ NCC) gegarandeerd te blijven. Aan het begin van deze beleidsperiode zal een project worden gestart waarin dit wordt gerealiseerd.

*HEUXLNYDQEDVLV FDWDORJXVUHFRUGVJHOHYHUGGRRUGHUGHSDUWLMHQ De UB dient op grotere schaal catalogusrecords van derde partijen te gebruiken zodat een minder grote inspanning geleverd moet worden wat betreft het origineel catalogiseren. Naast het huidige hergebruik van records die door andere Nederlandse bibliotheken worden aangemaakt en beschikbaar gesteld in de landelijke infrastructuur zal de UB ook nieuwe mogelijkheden verkennen. Hierbij wordt dan gedacht aan: o een lidmaatschap van bijvoorbeeld de 5HVHDUFK/LEUDULHV*URXS (RLG) of OCLC, waardoor records uit respectievelijke RLIN of WorldCat gebruikt kunnen worden voor uniek materiaal (uniek binnen de Nederlandse context); o het opzetten van samenwerkingsverbanden met internationale bibliotheken die ook Oosterse collecties opbouwen zodat catalogusrecords uitgewisseld en hergebruikt kunnen worden; o het gebruiken en upgraden van basis-catalogusrecords geproduceerd door ERRN YHQGRUV. Dit punt zal deel uitmaken van het project dat het catalogiseren in het eigen bibliotheeksysteem (zie hierboven) mogelijk maakt. $FKWHUVWDQGHQZHJZHUNHQ Boeken en ander papieren materiaal dat voor de bibliotheek verworven is, is onvindbaar zolang het niet tenminste in de catalogus is ontsloten. Er dient een plan gemaakt te worden voor het wegwerken van de bestaande achterstanden bij het


42

catalogiseren. Met name waar het hier materiaal in niet-gangbare talen betreft moet overwogen worden werkstudenten of stagiaires in te schakelen, die onder supervisie van ervaren catalografen en/ of andere specialisten dit werk kunnen doen. Nagegaan zal worden in hoeverre hiervoor additionele middelen geworven kunnen worden, bestemd voor de ‘unica-opleidingen’.

*URWHUHIOH[LELOLWHLWZDWEHWUHIWLQ]HWSHUVRQHHO De UB catalogiseert regulier in 99 talen. Het is niet mogelijk om voor alle talen bekwame catalografen in dienst te hebben. Overigens, het aantal te verwerken boeken voor een aantal talen is redelijk beperkt. Bekeken dient te worden of voor de catalogisering van boeken in bepaalde minder frequent binnenkomende talen tijdelijk personeel (bijvoorbeeld werkstudenten) voor beperkte periodes kan worden ingehuurd om het materiaal in een bepaalde taal te verwerken. Zowel met het oog hierop als vanwege de hiervoor besproken wens achterstanden weg te werken, lijkt het aanbevelenswaardig structureel enige formatieruimte te reserveren voor tijdelijk en flexibel in te zetten catalogiseer-krachten.

%HKHUHQGLJLWDDOPDWHULDDO

Digitaal materiaal zoals elektronische tijdschriften, databases en e-books hebben hun eigen problematiek wat betreft administratie, licentiebeheer, ontsluiting en toegang. Inmiddels zijn de werkprocessen betreffende dit materiaal voldoende uitgekristalliseerd, zodat één geïntegreerd en centraal aangestuurd proces kan worden ingericht, waardoor versnippering wordt voorkomen en de kwaliteit aanzienlijk kan worden verbeterd.

&HQWUDOHDGPLQLVWUDWLHRSRUGHEUHQJHQ Als eerste stap zal het beheren van digitaal materiaal gecentraliseerd worden aangepakt door de UB en zal de administratie in het lokale bibliotheeksysteem en in SFX op orde worden gebracht. Het werkproces rond de administratie, ontsluiting en toegang van digitaal materiaal dient opnieuw te worden georganiseerd. Op te leveren producten, zoals financiële overzichten, titeloverzichten, nieuwe titels etc. worden beschreven. Doorlooptijden en kwaliteitsnormen worden vastgelegd. (OHNWURQLVFK%HVWDQGHQ2YHUOHJ De UB zal een (OHNWURQLVFK%HVWDQGHQ2YHUOHJ (EBO) opzetten dat verantwoordelijk is voor een goede coördinatie van de verschillende aspecten die te maken hebben met het beschikbaar maken van digitaal materiaal. In het EBO worden selectievoorstellen voor digitaal materiaal van vakreferenten besproken en besluiten genomen i.v.m. trials, het testen en aanschaffen van digitaal materiaal. Het EBO is verantwoordelijk voor de (nog te ontwikkelen) gang van het digitale document. Het zal ook criteria ontwikkelen voor o.m. de technische normen waaraan het digitale materiaal dient te voldoen. Het EBO ondersteunt de vergaderingen van de (nog op te richten) universitaire licentiekamer en zorgt voor de nodige documenten, rapportages, budgetoverzichten ten behoeve van deze licentiekamer. Gezien het feit dat het EBO de plek is waar ook licenties worden besproken, geëvalueerd en voorbereid, kan het huidige licentieoverleg daar ondergebracht worden.


43

/LFHQWLHV Landelijke overeenkomsten voor licenties van grote pakketten elektronische tijdschriften en bepaalde databases worden begeleid door het SURF/ UKB licentiebureau. Dit betekent echter niet dat de UB hieromtrent geen verdere activiteiten dient te ontplooien. Integendeel, de intensieve en gedetailleerde activiteiten op lokaal niveau wat betreft het afsluiten van een licentie dienen zeer degelijk te worden geregeld. Een belangrijke rol is hierin weggelegd voor het nog op te richten Elektronisch Bestanden Overleg (zie hierboven) en vooral voor de licentiecoördinator. Gezien de hechte relatie van de taken van de licentiecoördinator met aanschaf en administratie van elektronische bestanden ligt het voor de hand deze functie te plaatsen bij het hoofd van de acquisitieafdeling. De expertise die inmiddels is opgebouwd bij de UB kan ook ingezet worden voor het afsluiten van licenties voor andere typen digitale informatie. (OHFWURQLF5HVRXUFH0DQDJHPHQW De omvang en de complexiteit van het beheren van digitaal materiaal doet de noodzaak toenemen om deze processen softwarematig te ondersteunen. Mogelijkheden op dit punt komen in zicht met de marktintroductie van (OHFWURQLF5HVRXUFH0DQDJHPHQW (ERM) systemen waardoor de gehele administratie van digitaal materiaal op een meer professionele wijze kan worden gerealiseerd. Het is de verwachting dat een ERMsysteem in de loop van 2007 geselecteerd en geïmplementeerd kan worden. Indien mogelijk zal dit systeem gezamenlijk worden aangeschaft en beheerd met meerdere UKB-bibliotheken.

/HQHUDGPLQLVWUDWLHHQOHQHUVSDV

De UB wil aansluiten bij ontwikkelingen in de richting van een mulitfunctionele /HLGHQ 8QLYHUVLW\&DUG, die zowel voor medewerkers als voor studenten (en gasten) zal gaan gelden. Deze kaart moet, naast andere functies waaronder die van toegangspas, tevens als lenerspas gebruikt kunnen worden. Studenten en medewerkers van de Universiteit Leiden dienen bij intrede onmiddellijk en automatisch leenmogelijkheden te hebben in het uitleensysteem van de UB. Voor studenten is dit al in grote mate gerealiseerd dankzij een koppeling tussen het uitleensysteem (leneradministratie) en het ISIS systeem (studentenadministratie). Voor medewerkers dienen gelijkaardige mogelijkheden gerealiseerd te worden. Het dient overigens overbodig te worden voor studenten – zolang zij ingeschreven zijn – en voor medewerkers – zolang zij aan de universiteit werken – om hun lenerspas te hernieuwen. De UB zou graag zien dat de nieuwe kaart ook extra functionaliteit biedt, zoals betaalmogelijheid voor kopieermachines. De UB wenst ook het aparte bibliotheekaccount (lenerspasnummer en wachtwoord) waarmee gebruikers in bepaalde lokale en landelijke bibliotheeksystemen inloggen te vervangen door het ULCN account. Uiteraard moeten voor externe gebruikers van de bibliotheek adequate voorzieningen worden getroffen.


44

'RFXPHQWOHYHUDQWLH

Alle processen gerelateerd aan documentleverantie dienen in de komende beleidsperiode te worden geëvalueerd en eventueel opnieuw ingericht vanuit een efficiëntie oogpunt. Hierbij dient expliciet gekeken te worden naar bestaande gebruikspatronen en mogelijk veranderende verwachtingen. Het is hierbij ook van belang om zowel bestaande mogelijkheden (door gebruiker geïnitieerde leen- en IBL-aanvraag, IBL accounts, digitaal bezorgen van documenten) effectiever in te zetten als nieuwe mogelijkheden (gebruik van RFID, lendomaten, bezorging bij facultaire bibliotheken) te verkennen en eventueel aan te wenden.

5XLOYHUNHHU

Ruilverkeer – het uitwisselen van papieren publicaties met andere bibliotheken en instellingen – staat erg onder druk vanwege de digitale beschikbaarstelling van informatie. Daarnaast is het organiseren en administreren van ruilverkeer een arbeidsintensieve bezigheid. Vanaf 1 januari 2006 zal de UB het ruilverkeer wat betreft Leidse proefschriften stopzetten. De mogelijkheden wat betreft het beschikbaar stellen van elektronische proefschriften laten dit ook toe. De doeltreffendheid en de kosten van het overige ruilverkeer zullen in deze beleidsperiode worden geëvalueerd.

=DNHOLMNHPDLODGUHVVHQ

Waar in bepaalde gevallen naast het centrale ‘loket’ toch voor het publiek bestemde mailadressen gebruikt blijven worden, zullen deze in plaats van de naam van een betrokken medewerker een niet-persoonsgebonden, informatief karakter krijgen.

9RRU]LHQLQJHQHQLQIUDVWUXFWXXUPRGHUQLVHUHQ Het gebouw van de UB op de Witte Singel is op het eind van de jaren 70 in de vorige eeuw geconcipieerd en in het begin van de jaren 80 gerealiseerd. De bibliotheek zelf verhuisde naar haar nieuwe locatie in 1983. Meer dan twintig jaar later staan we voor een aantal uitdagingen wat betreft de inrichting, modernisering, capaciteit en onderhoud van het gebouw. Waar nieuwbouw niet realistisch is, is nu het moment gekomen om in samenspraak met Vastgoed te overwegen of een ingrijpende aanpassing van het huidige gebouw haalbaar is, waardoor structurele en duurzame verbeteringen bereikt kunnen worden. Het nuttige vloeroppervlak van het UB-gebouw zou substantieel vergroot dienen te worden, waardoor voldoende ruimte ontstaat voor een hoogwaardige bibliotheeklocatie, waarin meer decentrale letteren- en andere humanioracollecties kunnen worden ondergebracht dan nu het geval is, waarin – mogelijk medegefinancierd door externe partijen – een adequaat onderkomen gerealiseerd kan worden voor een hoogwaardig 6SHFLDO&ROOHFWLRQV5HVHDUFK&HQWUH . Dit alles als onderdeel van een masterplan voor het hele WSD gebied.


45

%LEOLRWKHNHQDOVORFDWLH

De bibliotheek als fysieke locatie blijft voor de komende decennia een belangrijke plek aan een universiteit – zoals Leiden – met een sterk geestes-, sociaalwetenschappelijk en juridisch profiel. Het gebruik van de papieren en de bijzondere collecties blijft in grote mate plaatsgebonden. De UB is het studiecentrum en laboratorium voor studenten en wetenschappelijke medewerkers in de geesteswetenschappen. Verder is de UB de sociale ontmoetingsplek en socialiserende academische omgeving bij uitstek voor studenten en medewerkers waarvan het belang niet onderschat kan worden. Als ontmoetingsplek moet de UB een prettige uitstraling hebben en een aantal faciliteiten aanbieden waar het goed toeven is voor studenten.

6WXGLH]DOHQ

De studiezalen van de UB zijn eind jaren 70 met een duidelijk doel geconcipieerd. In de vakspecifieke studiezaal zou een student te midden van de aanwezige handbibliotheek alleen en in serene stilte studeren. Dit type van werkplek is nog steeds noodzakelijk. Maar het onderwijs en de eisen die aan de student worden gesteld zijn in de voorbije 25 jaar wel in zekere mate veranderd. De student dient naast en met het gedrukte materiaal ook digitale informatiebronnen te gebruiken. Daarenboven wordt aan de huidige student meer en meer gevraagd om in kleine of iets grotere groepen samen te werken, gezamenlijke opdrachten te vervullen, groepspresentaties te geven, etc. De werkruimtes die de UB de student nu aanbiedt zijn hierop niet ingericht. Het is de ambitie van de UB om een gevarieerd aanbod aan werkruimtes te hebben. Essentieel hierbij is dat het gedrukte materiaal in combinatie met digitale mogelijkheden gebruikt wordt.

Concreet betekent dit: het realiseren van de mogelijkheid tot (stopcontacten en) internetverbinding voor laptops – al of niet wireless – in grote delen van de studiezalen; het vernieuwen van het meubilair door heen de studiezalen; het expliciet aanbrengen van stiltezones in de studiezalen waar in het geheel niet gesproken mag worden en waar laptopgebruik niet is toegestaan; een voldoende aantal adequate persoonlijke studiekabinetten (gedeeltelijk al aanwezig) aanbieden die individuele studenten voor een bepaalde periode kunnen reserveren waarin uitgeleend materiaal kan achtergelaten worden en laptopgebruik mogelijk is (stopcontact en internetverbinding aanwezig); een aantal variabele groepsruimten aanbieden die voor een aantal uren gereserveerd kunnen worden. In deze groepsruimten kunnen studenten gezamenlijk aan opdrachten werken, discussiëren en gebruik maken van een aanwezige desktop, ZKLWHERDUG en presentatieapparatuur (computer met beamer). De huidige kamers van de vakreferenten, die niet of nauwelijks blijken te voldoen inzake de vakgebonden informatiefunctie zoals destijds was voorzien, gesitueerd in de studiezalen kunnen eventueel omgebouwd worden tot deze groepsruimten. Een aandachtspunt hierbij is de noodzakelijke geluidsisolatie. Daarnaast moet ook ernstig rekening worden gehouden met de inhuizing van een aantal vakgroepsboekerijen (Nederlands, Kunstgeschiedenis & Geschiedenis) en de opslag van materiaal uit de decentrale bibliotheken Kern, Japanologie & Koreanistiek, en Sinologie Beleidsplan – definitieve versie 02-03-2006

46

in de UB. Dit heeft zowel gevolgen voor de studiezalen als voor de gesloten magazijnen en de geklimatiseerde en beveiligde kluizen. Overige bibliotheken die mogelijk op termijn in aanmerking komen voor inhuizing bij de UB zijn de bibliotheek Archeologie en de bibliotheek van het Rijksmuseum van Oudheden

0DQGMHV

Om het voor bezoekers makkelijker te maken zonder tas maar met de gewenste persoonlijke benodigdheden de leeszalen te betreden, dienen mandjes beschikbaar gesteld te worden, waarin de spullen makkelijk controleerbaar kunnen worden meegenomen.

)DFLOLWHLWHQUXLPWHQ

In aparte ruimtes in de nabijheid van de studiezalen moeten faciliteiten zoals kopieer/ scanner apparaten aangeboden worden. Het geluid dat hier ontstaat, mag niet interfereren met de activiteiten in de studiezalen – mogelijk zijn hiervoor ook één of meer van de huidige vakreferenten-werkkamers te gebruiken.

1RRG]DDNWRWPHHUJHVORWHQPDJD]LMQUXLPWH NOXL]HQ

Een punt van grote urgentie is de magazijnruimte. De huidige magazijnruimte zal op zeer korte termijn te weinig plaatst bieden aan de reguliere groei van de collecties. De initiële, ietwat ruwe cijfers in tabel 1 (zie bijlage 2) tonen dat de UB magazijnen binnen twee jaar compleet zijn volgelopen. De situatie is nu al prangend waardoor een deugdelijk magazijnbeheer moeilijk is. De ruimtemogelijkheden in het open tijdschriftenmagazijn, de kluizen en de studiezalen zijn ook zeer beperkt en bieden maar voor enkele jaren ruimte voor de reguliere instroom.

De aanschaf van boektitels in Leiden wordt sinds jaren gekenmerkt door een redelijk stabiele groei van 23.000 à 24.000 banden per jaar (zie figuur 1, bijlage 2 en § 4.2. – &ROOHFWLHYRUPLQJ). Het voorgenomen actualiseren van de huidige open opstelling zal waarschijnlijk leiden tot de wens een aanzienlijk aantal meter naar de gesloten magazijnen af te voeren (zie ook 4.2. ²2SHQJHVORWHQRSVWHOOLQJ²QLHWZHOXLWOHHQEDDUPDWHULDDO). Daarenboven dient er in de komende jaren rekening gehouden te worden met een meer intensieve afstoot van materiaal vanuit de facultaire bibliotheken naar de centrale magazijnen van de UB. Deze behoefte aan centrale opslagruimte ontstaat omdat de facultaire bibliotheken qua ruimtebeslag niet verder kunnen uitbreiden terwijl hun monografische collecties (vooral binnen de sociale wetenschappen en rechtsgeleerdheid) verder zullen groeien. Daarnaast worden aan de faculteitsbibliotheken ook extra en andere eisen gesteld wat betreft het gebruik van de beschikbare ruimte wat op zijn beurt het afstoten van (delen van) collecties richting centrale magazijnen noodzakelijk maakt. Verder zijn er op het WSD-terrein nog drie vakgroepsboekerijen en drie decentrale bibliotheken die ook met ruimtegebrek (zullen) kampen en die in de komende jaren in ieder geval materiaal naar de centrale magazijnen van de UB zullen afstoten. Beleidsplan – definitieve versie 02-03-2006

47

De bovenvermelde mogelijke inhuizing van de vakgroepsboekerijen in de UB zet deze krappe situatie nog verder onder druk.

Over de omvang van onderzoeksarchieven die vanuit de faculteiten mogelijk naar de kluizen van de UB verplaatst zouden moeten worden (zie § 4.3.²%LM]RQGHUHFROOHFWLHVEXLWHQ GHFHQWUDOH8%) zijn nog weinig gegevens voorhanden. Dit betekent dat op korte termijn meer magazijnruimte gecreëerd moet worden en dat er in de komende jaren een sterke behoefte zal zijn aan een substantiële uitbreiding van de magazijnen kluizencapaciteit voor boekmateriaal, bijzondere collecties en onderzoeksarchieven. Een ruwe schatting van de noodzakelijke ruimte in de komende 5 tot 40 jaren wordt in tabel 1 (zie bijlage 2) gegeven. Wij zijn bezig deze behoefte verder in kaart te brengen en zullen hierover met Vastgoed nauw overleg plegen. De almaar voortschrijdende digitalisering van wetenschappelijke informatie vermindert op middellange termijn de behoefte aan substantieel meer magazijnruimte niet. Het verschijnen van e-books heeft op deze ontwikkeling een vrijwel marginale impact. E-books worden door gebruikers vaak als vervangend ervaren voor gedrukte naslagwerken, PDQXDOV en WH[WERRNV maar vervangen in het geheel niet de gedrukte wetenschappelijke monografie. Ten hoogste biedt een e-book op dit moment een aantal additionele mogelijkheden terwijl dat zij de aanschaf van papieren monografieën niet overbodig maken (i.t.t. bijvoorbeeld elektronische tijdschriften). Revolutionaire ontwikkelingen op het vlak van beeldtechnologie kunnen mogelijk in de toekomst hierin verandering teweeg brengen. Maar de al meer dan tien jaar geleden aangekondigde verschijning van digitaal papier laat ons vermoeden dat dit niet zeer snel zal gebeuren. Tijdschriften daarentegen worden meer en meer exclusief digitaal aangeboden en opgeslagen. Deze ontwikkeling is op dit moment nog het minst merkbaar in de geesteswetenschappen. De UB als geesteswetenschappelijke bibliotheek zal daarom in de komende tien jaar blijvend behoefte hebben aan een grotere opslagcapaciteit in haar magazijnen voor geesteswetenschappelijke tijdschriften. Daarentegen is het wel te overwegen om papieren backfiles van tijdschriften op het gebied van de medicijnen en de exacte wetenschappen te vervangen door reeds beschikbare digitale versies. Deze papieren backfiles kunnen dan eventueel worden afgestoten om zo wat extra ruimte te creëren. Hierbij moet wel rekening worden gehouden met de landelijke afspraken die zijn gemaakt door het UKB. De Universiteit Leiden zal de locatie van ODVWUHVRUW zijn voor boeken en tijdschriften op het vlak van Taal en Cultuur (zie § 4.2. ²%HZDDUELEOLRWKHHN). Samengevat kan geconcludeerd dat de UB op zeer korte termijn behoefte heeft aan meer magazijnruimte en dat de groei van de papieren collecties zich op de middellange termijn zal voortzetten. Gebleken is dat uitbreiding van de magazijnruimte in of in de directe nabijheid van het UB-gebouw niet mogelijk is. Zeer binnenkort zal daarom UHPRWHVWRUDJH onvermijdelijk zijn. De verschillende mogelijkheden daartoe dienen dan ook met hoogdringendheid te worden onderzocht.


48

/HHV]DDO%LM]RQGHUH&ROOHFWLHV

De huidige Leeszaal Bijzonder Collecties, waar beveiliging en toezicht van cruciaal belang zijn, is vanwege haar vorm en inrichting suboptimaal. Dit heeft onder meer te maken met de specifieke vormen van het UB gebouw waardoor een zaal zonder al te veel hoeken en alkoven vrijwel onmogelijk is. De leeszaal is ook te krap bemeten vooral gezien vanuit de huidige en toekomstige concentratie van de universitaire bijzondere collecties en de eisen die aan een dergelijke faciliteit worden gesteld wat betreft aanwezigheid van handbibliotheken en de nabijheid van de kamers van de conservatoren. De realisatie van een optimale Leeszaal Bijzondere Collecties zal in twee fasen verlopen.14

)DVH In deze fase (2006) dienen beperkte veranderingen aan de huidige leeszaal te worden gerealiseerd. De indeling van de ruimte moet worden geoptimaliseerd waarvoor waarschijnlijk kleinere verbouwingen nodig zijn, bijv. een glazen wand in een aanpalende kamer, het verbouwen van het middenstuk van de houten balie en het afzetten van de hoek van de zaal waarop vanuit de balie geen zicht is. Het is een dringende wens hier ook al in deze fase door middel van camera’s een betere beveiliging te realiseren.

)DVH In deze fase, die nog niet is ingepland, is het de bedoeling om de leeszaal grondig te herbouwen en wellicht te verplaatsen naar een nu nog niet bestaand nuttig vloeroppervlak. Daarbij kan gedacht worden aan een nog op te bouwen stuk dat in het originele plan van de bibliotheek opgenomen en nu de ‘daktuin’ is, of aan een nieuw in te bouwen verdieping in de Tielhal. In deze – nog te creëren – ruimte zal het 6SHFLDO&ROOHFWLRQV5HVHDUFK&HQWUH gelokaliseerd zijn. Voor deze en aanpalende ruimtes (handbibliotheken en kamers conservatoren) wordt een apart programma van eisen geschreven.

4XDUDQWDLQHUXLPWH

De UB dient een voldoende beveiligde quarantaine ruimte tot haar beschikking te hebben voor binnenkomend bijzonder en gebruikt materiaal en archieven. In de quarantaine ruimte kan materiaal geheel worden afgezonderd zodat gecontroleerd kan worden of het niet geïnfecteerd is - met schimmels of anderszins - voordat het verder wordt toegelaten in de magazijnen, kluizen of andere ruimtes van de UB. De quarantaine ruimte ligt idealiter in de omgeving van de laadruimte.

14

Zie het 3URMHFWYRRUVWHO6SHFLDO&ROOHFWLRQV5HVHDUFK&HQWUHvan april 2005.


49

%RHNHQVDIH

Om het klanten zo makkelijk mogelijk te maken geleende boeken terug te brengen, ook buiten openingstijden, of zonder verplicht te zijn jas en tas op te bergen, dient bij de ingang van het gebouw daarvoor een voorziening getroffen te worden. Het zou wenselijk zijn daarbij voorzieningen te treffen waarmee leners zich kunenn identificeren en een ontvangstbevestiging van de ingeleverde boeken kunnen krijgen.

5HFHSWLH

De huidige receptie voldoet in meer dan één opzicht niet aan de eisen die de ARBO-wet daaraan stelt; het daarin verbetering brengen heeft hoge prioriteit. De balie is te krap bemeten en verouderd, waardoor de taken niet optimaal kunnen worden uitgevoerd. Deze taken zijn op dit moment: algemeen toezicht en bewaking, aannemen en doorverbinden van telefoongesprekken, ontvangen en de weg wijzen van bezoekers, en uitvoeren van enkele administratieve en beheersmatige taken. In verband met het nietvoldoen aan de ARBO-eisen dient op zo kort mogelijke termijn een (nood)voorziening getroffen te worden. Een meer definitief programma van eisen voor de receptie hangt samen met het algemene beveiligingsbeleid van de universiteit en voor het UB-gebouw in het bjzonder (zie hierna).

.OLPDDWEHKHHUVLQJLQ=XLGHQ1RRUGKDO

Tijdens de zomer lopen de temperaturen in Zuid- en Noordhal (koepels van doorzichtig kunststof) te hoog op, vooral gelet op het feit dat personeel in deze ruimte (vooral in de Zuidhal) werkt. Deze hoge temperaturen maken het tevens onmogelijk om voor het transport tussen de verdiepingen van bijzondere materialen (waarvoor grote temperatuurswisselingen schadelijk zijn) van de hal, en daarmee van de lift gebruik te maken. Maatregelen dienen te worden genomen om het effect van verhitting tegen te gaan of sterk te beperken.

%HYHLOLJLQJ

Mede met het oog op algemene maatschappelijke ontwikkelingen dient het aspect veiligheid in de fysieke bibliotheek meer aandacht te krijgen dan voorheen. Universiteitsbreed wordt gewerkt aan het opstellen van een Securitybeleidsplan door de Stuurgroep Beveiliging, waarvan de UB-directie deel uitmaakt. In dat kader is het UBgebouw onderworpen aan een ‘Veiligheidsscan’; de resultaten daarvan moeten in de plannen voor de UB op dit punt verwerkt worden. Daarbij wordt ondermeer gekeken naar mogelijke vormen van toegangscontrole. Het gaat daarbij niet alleen om de veiligheid van de collecties maar ook om die van medewerkers en bezoekers van het gebouw. Onderzocht moet worden welke consequenties dit heeft voor de inrichting van de ruimte, waarbij een indeling in tenminste drie zones noodzakelijk lijkt: 1. een (buitenste) schil waar publiek met jas en tas toegang heeft, mogelijk op termijn na toegangscontrole d.m.v. een pas (Leiden University Card) 2. een schil met toegang voor publiek waarin zich bibliotheekmateriaal bevindt


50

3. een schil die uitsluitend toegankelijk is voor bibliotheekmedewerkers De tweede schil kent waarschijnlijk een nadere onderverdeling in (2a) de ruimtes met open opgesteld bibliotheekmateriaal en (2b) ruimtes waarin zeldzaam, kostbaar en/ of kwetsbaar materiaal ter inzage wordt gegeven. Op verschillende punten, maar vooral in zone 2b dient cameratoezicht te worden gerealiseerd. De beveiliging van de kluizen en de – beperkte – toegang daartoe dient een geïntegreerd onderdeel te vormen in de algehele beveiliging van het gebouw. Apart dient aandacht besteedt te worden aan brandpreventie, onder meer omdat uiterlijk in 2007 door de brandweer een gebruikersvergunning voor het gebouw moet worden afgegeven – in de huidige situatie zal een dergelijke vergunning niet verleend worden. Vastgoed heeft inmiddels het bedrijf EFPC in de arm genomen en aan een definitief plan wordt nu de laatste hand gelegd. Dit plan voorziet in gasblusinstallaties in de kluizen en in ‘preaction sprinklers’ in de gewone gesloten boekenmagazijnen, terwijl voor de rest van het gebouw maatregelen ter compartimentering genomen zullen worden en de brandblusvoorzieningen en de noodverlichting dienen te worden verbeterd.

7LHOHKDO

De Tielehal is één van de centrale en belangrijkste ruimten in de UB. Niettemin wordt deze imposante ruimte slecht gebruikt. De Tielehal zal worden ingericht als informatieen uitleencentrum. Naast de noodzakelijke herconfiguratie van de bestaande balies dient ook rekening gehouden te worden met een aantal werkplekken waar studenten de mogelijkheid hebben om vakreferenten te consulteren en waar de SDSHUFOLQLFV (zie § 4.1.² 3DSHUFOLQLFV) gehouden kunnen worden. Onderdelen die binnen dit concept niet thuishoren, zullen elders worden geplaatst. Kandidaten voor verhuizing zijn de tentoonstellingsruimte en de kantoorruimte aan de Noordhal zijde. Ook de in zekere mate verouderde referentiecollectie dient te worden opgeruimd en up-to-date gebracht. Gelet op deze ingrijpende veranderingen is het noodzakelijk een apart programma van eisen op te stellen voor de Tielehal.

0HGLDFHQWUXP

De UB heeft de ambitie een mediacentrum in te richten (mogelijk in de Tielehal) waarbij optimale voorzieningen worden gerealiseerd voor het bekijken en beluisteren van digitale film en muziek en het bewerken van (bewegend) beeld en geluid. De relatie met onderwijs dient hierbij voorop te staan.

/RXQJH]RQH

De UB wenst een aantal voorzieningen voor studenten te realiseren waardoor de UB ook een prettige sociale ontmoetingsplek blijft. Een lounge-zone met een aantal makkelijke zetels en sofa’s in de onmiddellijke omgeving van de actuele kranten- en algemene tijdschriftencollectie (in de Tielehal) biedt een attractief ontmoetingspunt voor studenten.


51

7HQWRRQVWHOOLQJVUXLPWH²&DIHWDULDFDIp

De UB heeft de ambitie een kwalitatief goed tentoonstellingsprogramma aan te kunnen bieden waardoor selecties van bijzonder materiaal uit de schatkamers van de bibliotheek kunnen worden getoond. De huidige tentoonstellingsruimte gelegen in de Tielehal is hiervoor echter onvoldoende geschikt zowel wat betreft inrichting, ligging, licht en belichting. Andere mogelijkheden om een optimale tentoonstellingsruimte te realiseren binnen de UB dienen te worden verkend. Een te overwegen mogelijkheid is het ombouwen van de huidige kantine en de daarbij gelegen ruimten. Er dient dan wel een alternatief voor de huidige restauratieve voorziening geboden te worden. Eén van de op het eerste gezicht aantrekkelijke alternatieven hiervoor is de Noordhal waarbij mogelijke negatieve effecten (zoals geluidsoverlast) op de directe omgeving dienen te worden onderzocht.

.DQWRRUUXLPWH

Het gebruik van de kantoorruimten in de UB zal kritisch worden bekeken voor deeltijdwerkers en voor medewerkers die regelmatig voor hun reguliere taken niet aanwezig zijn op hun werkplek. Deeltijdwerkers en baliemedewerkers dienen niet noodzakelijk een eigen werkplek te hebben. Ook kan in bepaalde gevallen, bijvoorbeeld bij de vakreferenten, een gemeenschappelijke werkruimte juist te verkiezen zijn met het oog op het bevorderen van samenwerking en onderlinge kennisuitwisseling. Mogelijkheden wat betreft flexplekken OLWH zullen tijdens deze beleidsperiode worden onderzocht. Het gebruik van de kantoorruimten in de studiezalen door vakreferenten beantwoordt niet of niet meer in alle opzichten aan de oorspronkelijke bedoelingen. Het ligt voor de hand deze kantoorruimten anders in te richten en te bestemmen voor andere doeleinden, bijvoorbeeld voor groepswerkplekken voor studenten 15. Er zal dan een gezamenlijke kantoorruimte in de nabijheid van de Tielehal gerealiseerd moeten worden voor de vakreferenten. Deze kantoorruimte kan de noodzakelijke samenwerking tussen vakreferenten verder verstevigen.

/HNNDJHV

In het UB gebouw aan de Witte Singel ontstaan geregeld lekkages. Ten minste een viertal verschillende type lekkages kunnen worden onderscheiden:

lekkages in het dakwerk, o.m. in de omgeving van de koepels, lekkages door binnendringen van regenwater via balkonnen en richtels, lekkages ondergronds waar na hevige regenval water doorsijpelt in de magazijnen, lekkages die ontstaan door blokkades in het klimaatbeheersingssysteem.

Deze lekkages zijn schadelijk voor de collecties en de infrastructuur en deze hachelijke situatie, die een negatieve en onprofessionele beeldvorming creëert, dient te worden opgelost. Een aandachtspunt moet dan wel zijn dat geluidsoverlast in de omliggende studieruimte moet worden voorkomen.

15


52

'LJLWDOHLQIUDVWUXFWXXU

De digitale infrastructuur in de UB dient te worden gemoderniseerd. Internettoegang is op dit moment beperkt tot een aantal ruimten. Het is de bedoeling dat gebruikers van de UB in het gehele gebouw op een flexibele wijze toegang kunnen verkrijgen tot het Internet. In de gesloten magazijnen en kluizen is flexibele Internet toegang (bijvoorbeeld via WiFi) noodzakelijk om allerhande werkzaamheden op deze locaties toe te laten. De netwerkvoorziening voor medewerkers en gebruikers dient voldoende capaciteit te hebben om bijvoorbeeld digitale video te kunnen bekijken.

)RQGVHQZHUYLQJ De UB zal in nauwe samenwerking met het Development Office (ICS), het Leids Universiteits Fonds (LUF) en de Campagne voor Leiden (ICS), actief de werving van externe gelden ter hand nemen. In het kader daarvan neemt de UB deel aan een pilot ter verwerving van Europese subsidies voor en door de Universiteit Leiden met behulp van Deloitte subsidieadviseurs. Om te beginnen is daarbij de aandacht gericht op het Europese programma e-Content Plus. Met name de Bijzondere Collecties van de UB zullen externe fondsen moeten verwerven, bij voorkeur structurele, maar in elk geval óók projectgelden voor het realiseren van de digitale toegang tot onderdelen van de collecties. In het al lopende project 6SHFLDO&ROOHFWLRQV5HVHDUFK &HQWUH is hiervoor een afzonderlijk Werkpakket ingericht. Over initiatieven tot het verwerven van structurele inkomsten, zowel voor de bijzondere collecties als voor het Scaliger Instituut, is in samenspraak met het LUF een start gemaakt. Wat betreft het verwerven van subsidiegelden voor het realiseren van digitale toegang tot de bijzondere collecties lijkt juist ook samenwerking met verwante instellingen kansrijk. Daartoe zijn reeds concrete stappen gezet samen met de Koninklijke Bibliotheek en de UB Amsterdam, die de komende tijd nader uitgewerkt zullen worden. Op verschillende manieren zal gewerkt worden aan systematische IULHQGVUDLVLQJ – vaak een noodzakelijk voortraject om tot IXQGUDLVLQJ te komen. De bestaande Vriendenverenigingen van de Universiteitsbibliotheek en het Prentenkabinet zullen benaderd worden voor overleg over mogelijke uitbreiding van het vriendenbestand en eventuele integratie in één wat grotere vereniging. Met name voor de Bijzondere Collecties wordt overwogen een Board of Trustees samen te stellen, om relaties te leggen.

2UJDQLVDWLHFXOWXXU De cultuur van een organisatie is één van de meest essentiële aspecten die het succes ervan kan bepalen. Tegelijkertijd is zij wellicht het moeilijkst te beïnvloeden en te sturen. Toch ontstaan door veranderingen in de strategie van een organisatie, door het bijstellen van doelstellingen en door het preciseren van de wensen en eisen die worden gesteld, de nodige impulsen die geleidelijk aan verandering in de cultuur van een organisatie teweeg brengen. Beleidsplan – definitieve versie 02-03-2006

53

Omdat deze cultuur geen eenduidig en homogeen gegeven is, is een beschrijving ervan geen eenvoudige en misschien zelfs geen erg zinvolle oefening. Van veel groter belang is het aanduiden van de richting die de UB wenst uit te gaan en het aanstippen van een aantal facetten die verstevigd dienen te worden.

3URIHVVLRQHOHLQQRYHUHQGHHQXLWGDJHQGHZHUNRPJHYLQJ

De UB wenst zich verder te ontwikkelen als een professionele dienstverlenende organisatie op het vlak van wetenschappelijke informatievoorziening. Dit betekent dat de bibliotheek zich regelmatig heroriënteert op haar activiteiten in relatie met de ontwikkelingen om haar heen en de veranderende behoeften van onze gebruikers. De UB dient haar lerend en innoverend vermogen verder te ontwikkelen. De UB wenst een uitdagende werkomgeving te zijn waarin medewerkers op alle niveaus voldoende gemotiveerd zijn en/ of worden om de werkzaamheden met een hoge mate van kwaliteit en efficiëntie uit te voeren, kennis en expertise op een relevante wijze verder uit te breiden, nieuwe ontwikkelingen op het werkgebied te volgen en met voldoende flexibiliteit veranderingen wat betreft het takenpakket op te pakken. De UB wenst dat medewerkers binnen de gestelde kaders werkzaamheden zelfstandig kunnen uitvoeren, initiatieven kunnen nemen en de verantwoordelijkheid nemen voor de resultaten van hun activiteiten.

3ODQPDWLJHPDDUIOH[LEHOHHQSURDFWLHYHDDQSDN

De UB wil een zakelijker sfeer bewerkstelligen. Op basis van strategienota’s, jaar- en projectplannen en andere uitgewerkte voorstellen worden besluiten genomen en activiteiten opgezet. De UB streeft er naar om haar prestaties kwantitatief en kwalitatief te meten, met die van vergelijkbare instellingen te vergelijken en te beoordelen. Dit betekent bijvoorbeeld ook dat werkprocessen in kaart worden gebracht zodat de kwaliteit, efficiëntie en effectiviteit ervan geëvalueerd en zonodig verbeterd kunnen worden. Een zakelijker sfeer betekent ook dat er regelmatig werkoverleg is tussen leidinggevende en medewerkers waar onder meer de werkzaamheden worden besproken en geëvalueerd en afspraken worden gemaakt over initiatieven en in te plannen activiteiten. Een planmatige aanpak sluit een flexibele organisatie helemaal niet uit. Het is juist van belang dat de organisatie snel en soepel kan reageren op nieuwe ontwikkelingen en dat zij ook proactief kan handelen om informatiebehoeften die zich op korte of middellange termijn zullen manifesteren te kunnen vervullen.

6DPHQZHUNLQJHQRSHQFRPPXQLFDWLH

De UB is op een aantal terreinen in belangrijke mate een kennisorganisatie waar bibliotheekprofessionals met verschillende specialismen werkzaam zijn. Samenwerking, zowel binnen afdelingen als tussen afdelingen onderling, en open communicatie zijn essentieel om de gestelde doelen met succes te behalen. Dit betekent ook dat medewerkers elkaar kunnen en moeten aanspreken op gemaakte afspraken en op de resultaten van werkzaamheden. Het management van de UB is verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat medewerkers over voldoende relevante informatie beschikken en dat er ook ruimte is voor een


54

wederzijdse open communicatie. Een belangrijke rol in deze context is weggelegd voor de leidinggevenden, met name óók voor diegenen die geen deel uitmaken van het management team. Zij dienen actief geïnformeerd en betrokken te worden bij het beleid van de UB.

.ODQWJHULFKWKHLG

De UB wenst een klantgerichte organisatie te zijn en te blijven. Dit betekent dat medewerkers in staat moeten zijn de klant en zijn informatiebehoeften te begrijpen en excellente dienstverlening willen aanbieden. Medewerkers moeten zich er nog meer op toeleggen mogelijke problemen ook vanuit de positie van de klant te bekijken. Van bibliotheekmedewerkers wordt verwacht dat zij het initiatief nemen om problemen intern bij de juiste medewerkers aan te kaarten en zo mogelijk voor reële oplossingen zorgen. Klantvriendelijkheid is essentieel en vergt dat medewerkers met alle soorten klanten kunnen communiceren en in naam van de organisatie ook moeilijke boodschappen op een vriendelijke doch zakelijke wijze kunnen overbrengen.

3HUVRQHHOVEHOHLGVFKROLQJHQWUDLQLQJ 8QLYHUVLWDLUSHUVRQHHOVEHOHLGWRHSDVVHQ

Het personeelsbeleid dient er onder meer op gericht te zijn om medewerkers te begeleiden in deze ontwikkelingen en veranderingsprocessen. Uiteraard volgt de UB het personeelsbeleid dat de universiteit ontwikkelt en implementeert. Dit betekent bijvoorbeeld dat leidinggevenden regelmatig en doeltreffend werkoverleg voeren met hun medewerkers, dat zij jaarlijks R&O gesprekken voeren met alle medewerkers, eventueel aangevuld met tussentijdse gesprekken. In samenhang hiermee zal de UB in de komende periode een eigen invulling van het beleid wat betreft ‘bewust belonen’ opstellen en aandacht besteden aan opleiding en coaching van de medewerkers. Hiertoe dient de bibliotheek ook de benodigde financiële ruimte te creëren

.HQQLVLQYHQWDULVDWLHHQRSOHLGLQJVSODQ

Om de veranderingen zoals die in dit strategieplan worden aangeduid echt te kunnen realiseren zijn goed geschoolde en gemotiveerde medewerkers van essentieel belang. Daarbij gaat het zowel om kennis en vaardigheden als om gedrag en persoonlijke competenties.

Een belangrijk traject voor deze beleidsperiode is een kennisinventarisatie en het opstellen en uitvoeren van een opleidingsplan. Via scholing en training kunnen specifieke hiaten worden opgevuld wat betreft de kennis, de competenties en het gedrag van bibliotheekmedewerkers. Een aantal algemeen geldende elementen hierin kunnen als volgt worden aangeduid: flexibiliteit, klantvriendelijkheid, resultaatgerichtheid, zelfstandigheid en verantwoordelijkheid, kennis van ICT en digitale mogelijkheden (ten minste op het niveau van een gevorderde gebruiker), projectmatig werken, aandacht voor nieuwe ontwikkelingen, contextuele aandacht en een lerende instelling. Voor de diverse Beleidsplan – definitieve versie 02-03-2006

55

functies zal worden bepaald wat de hierboven genoemde begrippen precies inhouden. In de R&O gesprekken worden vervolgens de kwaliteiten en de aandachtspunten van de medewerkers vastgesteld. Daarna wordt gekeken naar de mogelijkheden om eventuele leemten in kennis, competenties en het ‘gedrag’ van de medewerkers op te vullen. Een persoonlijk opleidings- en ontwikkelingsplan (POP) is hierbij een geschikt hulpmiddel. Hierin worden afspraken gemaakt over de inspanningen die van de organisatie en de medewerkers verwacht worden, welke middelen worden ingezet en in welke tijdspanne dit gerealiseerd kan worden.

Tot de instrumenten behoren uiteraard de ‘formele’ en reguliere opleidingen en cursussen (inhuis en extern) en het participeren in seminars en conferenties. Daarnaast kunnen coaching en intervisie, maar ook het participeren in projecten, in het bijzonder door die medewerkers die het werk later structureel dienen uit te voeren, een essentieel middel zijn om kennis en vaardigheden te verwerven of te verdiepen. Het samenwerken over afdelingsgrenzen heen kan, doordat men kennismaakt met een andere manier van werken, daarbij ook de cultuur positief beïnvloeden. Bij dit alles is het belangrijk een optimale mix te realiseren, waarbij relevante (nieuwe) kennis en ervaring voor de organisatie behouden blijft (dus óók medewerkers aan opeenvolgende projecten in een vast dienstverband). Daarnaast moeten impulsen van buitenaf worden veiliggesteld bijvoorbeeld door structureel enige ruimte te reserveren voor ‘vers bloed’.

í 0DQDJHPHQWGHYHORSPHQW De toepassing van de nieuwe instrumenten en de te maken cultuuromslag stelt speciale eisen aan alle leidinggevenden van de UB. Om de leidinggevenden voldoende toe te rusten zal er een management developmentprogramma worden opgezet. Hierbij kan gedacht worden aan ontwikkelassessments, coachingstrajecten, intervisie en opleidingen/ trainingen.

(GXFDWLRQSHUPDQHQWH

De UB start vanaf het begin van deze beleidsperiode met een lezingencyclus, de Magna Commoditas lezingen. Hierin komen belangwekkende onderwerpen aan bod die te maken hebben met de ontwikkelingen op het vlak van de wetenschappelijke informatievoorziening, de dienstverlening en de (digitale) bibliotheek. Interne en externe sprekers worden op basis van hun expertise uitgenodigd. Tot de doelgroep behoren in eerste instantie bibliotheekmedewerkers van de UB, de faculteitsbibliotheken en de decentrale bibliotheken. Daarnaast is het ook mogelijk – afhankelijk van het onderwerp – medewerkers uit faculteiten of collega’s uit andere universiteitsbibliotheken uit te nodigen. Het is de bedoeling jaarlijks een viertal lezingen te organiseren. Maar het is natuurlijk ook zo dat van professionals wordt verwacht dat zij nieuwe ontwikkelingen op hun terrein volgen door het bijhouden van de vakliteratuur en door tenminste passief te participeren in relevante discussielijsten.


56

&RDFKLQJPHQWRULQJHQLQWHUYLVLH

Coaching en begeleiding van medewerkers dienen te worden opgepakt door alle leidinggevenden als onderdeel van hun takenpakket. Hiervoor kan onder meer tijd wordt vrijgemaakt tijdens het afdelingsoverleg en/ of het individuele werkoverleg. Bekeken dient te worden of een meer formeel mentoringprogramma en/ of intervisie kan worden opgezet tussen medewerkers onderling of in samenwerking met medewerkers van andere bibliotheken, telkens begeleid vanuit P&O.

,QWURGXFWLH

Van essentieel belang is tevens de ontwikkeling van een introductieprogramma voor nieuwe medewerkers van de UB, waarin overigens ook zittende medewerkers kunnen participeren.

0RJHOLMNKHGHQLQHHQDQGHUHZHUNRPJHYLQJ

Tijdens deze beleidsperiode zullen ook initiatieven worden genomen om het rouleren van medewerkers tussen de verschillende Leidse bibliotheken mogelijk te maken en aan te moedigen. Het werken en functioneren in een nieuwe omgeving biedt vaak andere mogelijkheden en impulsen om verder te groeien en met een frisse blik naar de organisatie en het eigen functioneren te kijken. De mogelijkheden om medewerkers uit te wisselen met andere universiteitsbibliotheken in de Randstad en de Koninklijke Bibliotheek – voor een beperkte periode van bijvoorbeeld 3, 6 of 12 maanden - zullen hiertoe ook worden onderzocht.


57

2UJDQLVDWLHRQWZLNNHOLQJ De organisatie van de UB dient optimaal geschikt gemaakt te worden om haar faciliterende rol voor onderwijs en onderzoek adequaat te kunnen vervullen. Dat betekent dat op alle niveaus van de organisatie, variërend van het niveau van de individuele medewerker tot en met samenwerking van de UB in internationaal verband, nieuwe wensen leven en nieuwe eisen worden gesteld. Binnen de centrale UB zal daartoe in 2006 een reorganisatie plaatsvinden. Het is van cruciaal belang de aansturing van de organisatie te versterken om efficiënt en effectief om te kunnen gaan met de vele veranderingen; een slanke top en het aanbrengen van een stevig middenkader zijn daarvoor noodzakelijk. Tevens wordt ernaar gestreefd, onder meer door te werken met brede functies, om een voldoende flexibele organisatie te realiseren, die toekomstige aanpassingen gemakkelijk kan integreren. Kennis moet waar nodig voor de organisatie behouden blijven, maar tegelijk is mobiliteit wenselijk en zijn permanent ook impulsen van buitenaf nodig. Verschillende ontwikkelingen op het vlak van de wetenschappelijke informatievoorziening doen de noodzaak aan een organisatorische integratie van de Leidse bibliotheken toenemen. In dit beleidsplan wordt de intentie uitgesproken om stapsgewijs toe te werken naar één bibliotheekorganisatie. Samenwerking is een sleutelwoord, los van de vraag of organisatorische integratie nog niet gewenst en/ of gerealiseerd is; zowel samenwerking binnen de centrale UB, als samenwerking van de UB met facultaire bibliotheken en faculteiten en samenwerking van de UB met verwante Leidse instellingen, op nationaal niveau, o.a. binnen UKB-verband, en ook internationaal.

5HRUJDQLVDWLH8% De organisatie van de centrale UB is op dit moment niet optimaal geschikt om de in dit beleidsplan uiteengezette plannen te kunnen realiseren. Hieronder worden belangrijke uitgangspunten genoemd, die ten grondslag moeten liggen aan de voorgenomen organisatieaanpassing. Zie voor een nadere uitwerking Bijlage 5 – ConceptReorganisatieplan.

(pQDDQVSUHHNSXQWYRRUNODQWHQ²¶IURQWRIILFH·HQ¶EDFNRIILFH·

Om de gewenste externe gerichtheid en faciliterende rol van de UB met succes vorm te kunnen geven en waar mogelijk klanten één helder aanspreekpunt (één loket) te bieden dient de inrichting van de organisatie zo gekozen te worden dat vanuit het klantperspectief samenhangende clusters van taken bijeen gevoegd worden. Afdelingen hebben dan ofwel primair een IURQWRIILFH karakter, ofwel een EDFNRIILFH karakter. Daarbij moet het IURQWRIILFH breed worden opgevat als alle taken omvattende waarbij van rechtstreeks contact met het publiek sprake is, ongeacht het gebruikte medium. Het betreft dus zowel eerstelijns balietaken, telefoonbeantwoording, email- en chatcontacten, cursussen etc. als meer gespecialiseerde, vakspecifieke tweedelijns-


58

ondersteuning. %DFNRIILFH-taken hebben niet zozeer eindgebruikers als directe klanten, maar – als tussenstation – andere afdelingen van de UB of decentrale bibliotheken. Overigens zal een scheiding van IURQWRIILFH en EDFNRIILFH nooit absoluut zijn.

9HUVWHUNLQJPLGGHQNDGHU

Het is noodzakelijk een leidinggevend middenkader te creeëren, i.c. een ‘laag’ van leidinggevenden aan te stellen onder de MT-leden. De vele gewenste veranderingen, zowel in werkprocessen als in werkcultuur, betreffen alle lagen van de organisatie, en kunnen niet effectief vanuit de ‘top’ alleen aangestuurd worden. Een extra reden om het middenkader te willen versterken is de eerder gemaakte en nu gecontinueerde keuze om beleidstaken waar mogelijk niet centraal te beleggen, maar decentraal, bij de leidinggevenden in de verschillende afdelingen. Concreet betekent dit dat het functiegebouw van de UB, dat nu uitsluitend afdelingshoofden op niveau 1 (schaal 13) kent, ook leidinggevenden op lagere niveaus (schaal 10-11) nodig heeft voor de aansturing van kleinere organisatieonderdelen. Versterking van het middenkader moet niet onnodig leiden tot een meer hiërarchische organisatie. Om tevens recht te doen aan de wens de organisatie zo ‘plat’ mogelijk te doen zijn, kan een leidinggevende zowel één of meer ‘lagere’ leidinggevenden aansturen als zelf een groep medewerkers rechtstreeks aansturen. Aandacht dient in alle gevallen besteed te worden aan de VSDQRIFRQWURO voor individuele leidinggevenden.

0DQDJHPHQWWHDP07 HQ%UHHG0DQDJHPHQW2YHUOHJ%02

De UB heeft behoefte aan een ondernemend en slagvaardig MT. Gelet op de grootte van de UB-organisatie is de huidige omvang van het MT, waarbij inbegrepen de directie, te ruim bemeten. Naast het MT moet een UB-breed managementoverleg (BMO) ingericht worden waarin alle leidinggevenden, MT-leden èn middenkader, participeren. In dit BMO kan uitwisseling en afstemming plaatsvinden over afdelingsoverschrijdende zaken. De interne communicatie, juist vanuit het leidinggevende middenkader naar alle medewerkers, kan daardoor sterk verbeteren.

)OH[LELOLWHLWHQEUHGHIXQFWLHV

De organisatie moet er naar streven de medewerkers aantrekkelijke, gevarieerde functies te bieden en maximaal recht te doen aan individuele verschillen. De UFO-functieindeling biedt daartoe goede mogelijkheden. Ook de organisatie zelf is gebaat bij brede functies, omdat dat een flexibele inzet van medewerkers mogelijk maakt. Juist ook bij functies die in roosterdienst worden uitgevoerd (zoals balie- en magazijnfuncties) is een welgekozen combinatie van flexibliteit en efficiëntie van belang voor een optimale dienstverlening, bijvoorbeeld op het punt van openingstijden. Om dit te bereiken is het wenselijk om waar mogelijk in één functie zowel taken in roosterdienst als andere, niet rooster-gebonden taken te combineren. Een organisatie heeft ook impulsen van buitenaf nodig. Dit kan onder meer gerealiseerd worden door structureel ruimte te reserveren voor het inhuren van WLMGHOLMNH


59

gespecialiseerde medewerkers en/ of door systematisch de mogelijkheid van stageplaatsen te overwegen (bijvoorbeeld voor het ontsluiten van een deelcollectie in een bijzondere taal, waarvoor niet permanent veel nieuw materiaal binnenkomt). Dit tijdelijke ‘verse bloed’ kan ook meer in het algemeen een positieve invloed op de organisatiecultuur hebben.

í 9HUVWHUNLQJ,&7FDSDFLWHLWLQQRYHUHQGYHUPRJHQSURMHFWPDWLJZHUNHQ

De UB heeft de ambitie een innoverende organisatie te worden, die een bijdrage levert aan de ontwikkeling van nieuwe, in het bijzonder digitale diensten en producten op haar gebied. Dit brengt met zich mee dat de ict-formatie moet worden uitgebreid en dat in toenemende mate projectmatig gewerkt zal worden aan innovatieve projecten. Dit vraagt van de organisatie dat zij er structureel op is berekend aan projecten te werken, náást het reguliere werk. Tevens dient de organisatie te kunnen beschikken over een aantal projectleiders, van wie in de meeste gevallen óók de nodige ict-kennis, of tenminste affiniteit daarmee, zal worden geëist. Juist wanneer het gaat om innovatieve projecten is het van belang daarbij nieuw opgebouwde kennis voor de organisatie te behouden. Hoewel het hier om – per definitie tijdelijke – projecten gaat, moet dus toch zoveel mogelijk met YDVWH medewerkers worden gewerkt en niet met tijdelijk ingehuurd (en na afloop van het project weer vertrokken) projectpersoneel.

)RFXVRSNHUQJHELHGLQKRXGHOLMN8%SURILHO

De UB heeft primair een humanioraprofiel, dat, voorzover het om IURQWRIILFH-taken gaat, met name voorziet in de behoefte van de faculteiten der Letteren, Kunsten, Godgeleerdheid, Wijsbegeerte en Archeologie. Overlap in taken met decentrale facultaire bibliotheken wordt vermeden. Daarnaast bezit de UB bijzondere collecties die medepalend zijn voor het inhoudelijke profiel. De UB-organisatie moet nader worden toegesneden op dat profiel en beschikken over juist díe vakreferenten en conservatoren die daar wat betreft hun specialistische kennis optimaal bij aansluiten.

)RFXVRSNHUQWDNHQ

De UB is primair gericht op de ontwikkeling en professionalisering van haar kerntaken waarvoor zij de nodige expertise in huis dient te hebben. Taken die niet tot het kerngebied van de UB behoren, zoals schoonmaak, catering, receptiediensten, het beheer van universitaire werkplekken en fotokopieerapparaten, worden – in overeenstemming met universitair beleid – waar mogelijk uitbesteed aan derden, bijvoorbeeld aan andere expertisecentra.


60

/HLGVHELEOLRWKHNHQYDQVDPHQZHUNLQJQDDURUJDQLVDWRULVFKHLQWHJUDWLH De UB fungeert voor een reeks van taken als EDFNRIILFH voor alle onderdelen van de universitaire bibliotheekorganisatie. Enkele jaren geleden zijn bepaalde werkzaamheden zoals acquisitie en catalogiseren, die voorheen centraal werden verricht, gedecentraliseerd. Hoewel daar op dat moment goede redenen voor waren, zijn de meningen over de positieve effecten daarvan op dit moment verdeeld. De Faculteiten der Geneeskunde, Wiskunde en Natuurwetenschappen, Rechtsgeleerdheid, Sociale Wetenschappen en Archeologie hebben eigen facultaire bibliotheken, die in alle gevallen fungeren als IURQWRIILFH, en voor bepaalde taken ook als EDFNRIILFH Voor de Faculteiten der Letteren, Kunsten, Godgeleerdheid en Wijsbegeerte fungeert de UB niet alleen als EDFNRIILFH, maar ook als IURQWRIILFH. Deze faculteiten hebben geen eigen bibliotheken, met uitzondering van een drietal decentrale bibliotheken (namelijk het Instituut Kern, Japanologie en Koreanistiek, en het Sinologisch Instituut) en enkele vakgroepsboekerijen (Geschiedenis/ Kunstgeschiedenis en Nederlands). Verschillende ontwikkelingen op het vlak van de wetenschappelijke informatievoorziening, zoals weergegeven in dit beleidsplan, doen de noodzaak aan organisatorische integratie toenemen. Een grotere mate van professionaliteit, flexibiliteit, specialisering op bepaalde terreinen, standaardisering en effectiviteit kunnen door één bibliotheekorganisatie doeltreffender worden geregeld. Daarnaast stimuleren ontwikkelingen, met name op het digitale vlak, zoals de ontwikkeling van digitale bibliotheekdiensten en het beleid ten aanzien van (‘campusbrede’) licenties en licenties in consortiumverband, ook tot organisatorische integratie van de bibliotheken van de Universiteit Leiden. Onderzocht dient te worden hoe deze organisatorische integratie vorm kan krijgen zonder dat hierdoor de bibliotheek op afstand komt te staan van de wensen en behoeften van de gebruiker. Wat betreft EDFNRIILFHtaken zouden de voordelen van verdere organisatorische integratie op termijn wel eens ruimschoots kunnen opwegen tegen mogelijke nadelen. Nadrukkelijk dient vermeld te worden dat het bij dit beleidsplan gepresenteerde reorganisatieplan uitsluitend betrekking heeft op de centrale UB-organisatie. Eerst dient de UB-organisatie in engere zin voldoende op orde te zijn alvorens stappen gezet kunnen worden in de richting van integratie met nu nog decentrale onderdelen. Dat zou het ongewenste effect kunnen hebben dat deze integratie ervaren wordt als ‘achteruitgang’ ten opzichte van de huidige situatie. Dat gezegd zijnde, moet verder worden vastgesteld dat de situatie zeker niet voor alle verschillende decentrale bibliotheken hetzelfde ligt. In elk geval dient onderscheid gemaakt te worden tusssen de volgende ‘typen’: 1. De vier faculteitsbibliotheken: Geneeskunde, Sociale Wetenschappen, Rechtsgeleerdheid en Wiskunde en Natuurwetenschappen 2. De ‘kleine’ bibliotheek van de Faculteit der Archeologie, 3. De drie decentrale Letterenbibliotheken: Sinologie, Japanologie & Koreanistiek, en Kern 4. De drie vakgroepsboekerijen binnen de Faculteit der Letteren


61

Ad 1. Duidelijk is dat de fysieke locatie van de faculteitsbibliotheken in de directe nabijheid van de verschillende faculteiten gehandhaafd dient te blijven, waarbij de clustering van de zeer kleine bibliotheken op facultair niveau (bij W&N) onvermijdelijk is. De Medische bibliotheek neemt in vergelijking tot de drie andere faculteitsbibliotheken een uitzonderingspositie in omdat de Medische bibliotheek onderdeel uitmaakt van een andere rechtspersoon, het LUMC. Het is gewenst om in dit traject van organisatorische integratie de relatie met de Medische bibliotheek helder vast te leggen. Wat betreft de faculteitsbibliotheken van Sociale Wetenschappen en Rechtsgeleerdheid dient het accent de komende jaren vooralsnog op samenwerking te liggen – verdergaande integratie zal dan in een later stadium opnieuw aan de orde komen. Ten aanzien van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen zullen waarschijnlijk al eerder verdergaande stappen gezet kunnen worden – met dien verstande dat de centrale UB zelf daar eerst voldoende klaar voor moet zijn. Ad 2. Met de bibliotheek van de Faculteit der Archeologie zal de komende tijd nauw contact worden onderhouden en maximaal worden samengewerkt. Verwacht wordt dat op middellange termijn verdere integratie zal plaatsvinden, mogelijk ook in fysiek opzicht, wanneer daarmee beter tegemoet gekomen zou kunnen worden aan de wensen van, bijvoorbeeld, de groeiende groep internationale studenten en wanneer dat binnen het ruimteplan van de UB mogelijk is. Ad 3. Met betrekking tot de decentrale Letterenbibliotheken ligt het punt van organisatorische (niet fysieke) integratie weer anders. Het ligt hier voor de hand dat deze bibliotheken op korte termijn nauwer met de UB – in haar rol als geesteswetenschappelijke bibliotheek – samenwerken maar ook binnen enkele jaren organisatorisch één geheel zullen vormen. Ad 4. De drie vakgroepsboekerijen zouden binnen enkele jaren zowel fysiek als organisatorisch in de UB geïntegreerd moeten worden – dit in samenhang met het voor de UB te ontwikkelen ruimteplan.

6DPHQZHUNLQJHQ]LFKWEDDUKHLGORNDDOQDWLRQDDOLQWHUQDWLRQDDO De taken die de UB dient uit te voeren moeten vaak in nauwe samenwerking met andere organisaties worden gerealiseerd. Effectieve samenwerking is daarom essentieel. Dit vergt wel degelijk inspanningen van de organisatie en haar medewerkers. Transparantie, verantwoordelijkheid, planmatigheid en betrouwbaarheid zijn belangrijke factoren om tot succesvolle samenwerking te komen. De UB wenst zich op termijn ook meer zichtbaar te maken op nationaal en internationaal niveau, bijvoorbeeld door bijdragen aan symposia en/ of vakpublicaties op het gebied van de wetenschappelijke informatievoorziening.


62

%LQQHQGH/HLGVHXQLYHUVLWHLW

De UB wenst op een degelijke en positieve wijze met organisatieonderdelen en medewerkers van de Universiteit Leiden samen te werken aan de realisatie van de universitaire doelstellingen en taken. De UB ontwikkelt zich verder als een betrouwbare en verantwoordelijke partner waarop andere organisatieonderdelen kunnen rekenen. De UB investeert in haar capaciteit om op plan- en projectmatige wijze werkzaamheden uit te voeren. De I-Groep, Vastgoed en de UFB zijn voor de UB belangrijke partners, met wie waar dat mogelijk en zinvol is SLA’s afgesloten zullen worden om afgesproken het niveau van de dienstverlening zakelijk vast te leggen. Ook neemt de UB P&O-services af van de centrale HRM-afdeling. Intensievere vormen van samenwerking met opleidingen en leerstoelen die onderzoeksen onderwijsactiviteiten ontplooien gerelateerd aan het kennisdomein van de UB worden nagestreefd. Een vrij voor de hand liggend voorbeeld is hier de opleiding Boekwetenschap waaronder het MA programma %RRNDQG%\WH%RRNDQG'LJLWDO0HGLD 6WXGLHV van de Faculteit der Letteren.

/RNDDOLQ/HLGHQ

De UB streeft samenwerking na met erfgoedinstellingen in Leiden. Zo wordt onderzocht of samenwerking met enkele andere Leidse erfgoedinstellingen (o.a. het Regionaal Archief en museum de Lakenhal) bij het realiseren van een gemeenschappelijke faciliteit voor UHPRWHVWRUDJH voordelen biedt. Een ander voorbeeld van samenwerking is het Preventienetwerk Leiden, in het kader waarvan wordt samengewerkt aan het opstellen, verbeteren en implementeren van calamiteitenplannen en het ontwikkelen van een netwerk voor onderlinge bijstand, met name gericht op de collecties. Verder wenst de UB verbanden tussen de collecties in Leiden te verduidelijken en zo mogelijk deze collecties virtueel met elkaar te verbinden. Waar gewenst wil de UB een aantal van deze organisaties diensten aanbieden wat betreft haar digitale infrastructuur (waaronder de catalogus, het institutioneel repository, etc.) en de daarbij behorende expertise.

1DWLRQDDO

Op landelijk niveau bestaan een aantal samenwerkingsverbanden, zoals UKB, SURF, en het landelijke licentiebureau waarin de UB participeert. Deze samenwerking heeft positieve resultaten opgeleverd en zal worden gecontinueerd. Daarnaast wenst de UB met bepaalde individuele bibliotheken op een aantal terreinen nauwere samenwerking te realiseren. Wat betreft de verdere ontwikkeling van de digitale bibliotheek en van mogelijkheden op het gebied van digitaal publiceren zijn de UB Amsterdam en de Bibliotheek TUDelft logische partners. Wat betreft de bijzondere collecties wordt intensievere samenwerking gezocht met de UB Amsterdam en met de Koninklijke Bibliotheek.


63

,QWHUQDWLRQDDO

Op internationaal vlak hebben samenwerkingsverbanden zoals de &RDOLWLRQIRU1HWZRUNHG ,QIRUPDWLRQ (CNI) , de 5HVHDUFK/LEUDULHV*URXS (RLG) en/ of OCLC de UB veel te bieden. Bekeken zal worden of een lidmaatschap van CNI, RLG en/ of OCLC voor de UB zinvol is. Inzake de Bijzondere Collecties is samenwerking met internationale partners extra interessant. De bestaande contacten met de Bodleian Library (Oxford) zijn voldoende veelbelovend om samenwerking verder te exploreren. Mogelijkheden om samenwerking te realiseren met andere bijzondere collecties, waaronder instellingen van de /HDJXHRI (XURSHDQ5HVHDUFK8QLYHUVLWLHV (LERU), zullen worden verkend.

3ODQQLQJHQFRQWUROF\FOXV De planning- en controlcyclus is bedoeld om de Directeur UB in staat te stellen zijn verantwoordelijkheden op het gebied van de sturing (planning) en beheersing (control) van de UB te nemen in een situatie waarin de operationele bevoegdheden vrijwel volledig zijn gemandateerd vanuit het College van Bestuur. Deze cyclus geeft een vast procedureel kader waarbinnen de aandachtspunten op een ordelijke wijze een plaats krijgen. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de Planning- en Controlcyclus zich niet beperkt tot alleen de financiële bedrijfsvoering. Ook personeels- en ICT-beleid alsmede vernieuwingsactiviteiten behoren tot de aandachtspunten. De totale duur van een cyclus valt uiteen in een drietal fasen t.w.: Voorbereiding (kaderstelling, opstellen begroting, vaststelling en goedkeuring meerjaren begroting en maken van bestuurlijke afspraken) Uitvoeringsfase (uitvoeren goedgekeurde begroting, opstellen van de managementrapportage het houden van voor- en najaarsoverleg) Evaluatie (afleggen van verantwoording in de vorm van jaarverslagen en evaluatie van de bilaterale afspraken en gemeenschappelijke universitaire strategie). Om dit proces intern goed te kunnen monitoren dient er binnen de UB een degelijke onderbouwde planning- en controlcyclus te worden opgesteld en ter goedkeuring worden voorgelegd aan het MT. Vervolgens dient strikte uitvoering te worden gegeven aan deze cyclus en waar nodig dient bijstelling plaats te vinden om aan de eigen en/ of de door de universiteit gestelde eisen te kunnen voldoen. Met het oog op de noodzakelijke organisatieveranderingen binnen de UB is het een vereiste de administratie op orde te brengen conform de nieuwe organisatorische indeling van de UB. Daartoe wordt een dusdanige structuur binnen SAP samengesteld waardoor de verantwoordelijke personen snel inzicht verkrijgen hoe de realisatie verloopt van de verschillende onderdelen ten opzichte van de ingediende begroting. Hiertoe worden betrouwbare en leesbare rapportages samengesteld voor de verschillende budgethouders. Doel van deze rapportage is het verstekken van een WRRO aan het management Beleidsplan – definitieve versie 02-03-2006

64

van de UB om een goed financieel beleid te kunnen voeren en waar noodzakelijk tijdig maatregelen te nemen om tekorten te kunnen voorkomen. Op basis van deze rapportage zal periodiek overleg worden gevoerd en de uitkomsten van deze gesprekken vormen de basis van de aan het College van Bestuur te verstrekken prognoses van het jaarresultaat bij het opstellen van de kwartaalgebonden Bestuurlijk Financiële Rapportages. Om op een duidelijke maar vooral eenduidige manier de werkzaamheden binnen zowel de financiële- alsmede de personele administratie vorm te geven, dient de Administratieve Organisatie te worden bezien en waar nodig te worden herzien. De voorstellen voor deze herziening worden voorgelegd aan het MT. Na goedkeuring zal er binnen de organisatie ruime bekendheid gegeven worden aan deze procedures. Hierbij kan worden gedacht aan het samenstellen een website waarop de verschillende administratieve processen worden weergegeven en welke formulieren daarvoor beschikbaar zijn. Aangezien het extern werven van gelden een punt van aandacht wordt binnen de UB zal ook aandacht besteed worden aan het opzetten van een projectadministratie met de daarbij behorende financiële rapportages, urenrapportages en de aanvraag c.q. voorbereiding van accountantsverklaringen.

2QGHUVWHXQHQGH'LHQVWHQ De rol van de Ondersteunende Dienst zal in de komende periode voor een aantal onderdelen aan verandering onderhevig zijn. Deze veranderingen hebben betrekking op invoer van nieuwe systemen, aanpassingen aan de nieuwe organisatie inclusief de bijbehorende administratief/ organisatorische opzet van de UB of het wel of niet continueren van huidige taken. 6HFUHWDULDDW In de komende periode zal een aanvang worden gemaakt met het onderzoeken van de mogelijkheden van het geautomatiseerde postregistratiesysteem Document Manager Platform (DocMan). In een korte testfase zullen de mogelijkheden worden onderzocht op het gebied van automatisering, dossiervorming en archivering van alle post (inclusief e-mail). Na een positieve evaluatie zal worden overgegaan tot invoering met terugwerkende kracht van het systeem. )LQDQFLsOH$GPLQLVWUDWLH Voor de Financiële Administratie zijn de nieuwe aandachtsgebieden duidelijk weergegeven in de hierboven beschreven Planning & Controlcyclus van de UB in de komende jaren. )DFLOLWDLUH'LHQVW In het najaar van 1997 heeft het College van Bestuur de keuze gemaakt het UFB de rol van SUHIHUUHGVXSSOLHU toe te kennen binnen de gehele Universiteit. Deze rol is er op gericht om het UFB aan te zetten tot marktconforme prestaties tegen concurrerende tarieven, waardoor de universiteit de economische voordelen van deze schaalgrootte kan genieten.


65

Voor de UB betekent deze rol van het UFB de mogelijke overname van een aantal diensten die op dit moment nog worden uitgevoerd door eigen personeel. De volgende diensten worden in beschouwing genomen om te worden overgenomen door het UFB: x x x

Schoonmaak Receptie Interne Dienst

Inzake de Schoonmaak zijn inmiddels afspraken gemaakt met het UFB. Na een evaluatie eind 2005 zal dit onderdeel volledig worden overgenomen door het UFB.


66

%LMODJH3ULRULWHULQJYDQDFWLYLWHLWHQ

0LVVLHHQGRHOVWHOOLQJHQ 3.1. 3.2. 3.3.

Missie bespreken binnen de UB en LEI. Definitieve tekst van de missie vastleggen en beschikbaar stellen o.m. via de website van de UB. Afdelingen formuleren eigen missie als een afgeleide van de UB-missie en het strategisch plan. Missie tijdens deze beleidsperiode opnieuw bespreken en indien nodig aanpassen.

2006 2007 2008-2009

'LHQVWHQYDQLQWHUQQDDUH[WHUQJHULFKW

'LJLWDOH%LEOLRWKHHN LQIRUPDWLHGLHQVWHQ 4.1.1.

Klantvriendelijkheid en klantgerichtheid ontwikkelen en stimuleren.

4.1.2.

Klantgerichtheid, perspectief klant expliciet opnemen als aandachtspunt in vernieuwingen innovatieprojecten. Doelgroepenbeleid ontwikkelen, klantengroepen identificeren en behoeften in kaart brengen. Voorzieningen inrichten op doelgroepenbeleid, producten- en dienstencatalogus opzetten en kwaliteit diensten beleggen en bewaken. )DFXOW\OLDLVRQprogramma opstarten. Overleg directie UB en facultaire besturen continueren. Installeren van twee universitaire bibliotheekcommissies: één voor wetenschappelijke medewerkers en één voor studenten. Suggesties- en klachtenformulier op het web plaatsen & procedure opstellen voor verwerking en beantwoording. Tweejaarlijks gebruikersonderzoek organiseren. Beperkt doelgericht gebruikersonderzoek uitvoeren Deelname aan studenttevredenheidsonderzoek (ICS) 8VDELOLW\WHVWV organiseren voor nieuwe of sterk vernieuwde systemen met het doel gebruiksvriendelijkheid te verhogen. Gebruiksgegevens diensten en digitale informatie verzamelen, beschikbaar stellen en analyseren. Verder ontwikkelen, uitbreiden, professionaliseren en vernieuwen van de digitale bibliotheek. Digitale bibliotheek waar mogelijk integreren met elektronische leeromgeving en met relevante onderzoeksomgevingen. Initiatieven nemen wat betreft relatie digitale bibliotheek met technologische infrastructuur: toegang, authenticatie, autorisatie en VLQJOH VLJQRQ. Eén informatieproces ontwikkelen voor de beantwoording en afhandeling van gebruikersvragen waarbij het virtuele informatieproces centraal staat. Eén goed herkenbaar fysiek informatiepunt inrichten bij de UB. Eén elektronische informatiebalie opzetten met gebruik van een applicatie zoals QuestionPoint. Het beschikbaar maken en onderhouden van FAQ’s, korte virtuele presentaties, SRGFDVWV, etc. Zelfbedieningsaspect stimuleren. Elektronische nieuwsbrief opzetten met attenderingsfunctie. Informatie distribueren over nieuwe aanwinsten, databases en

4.1.3. 4.1.4. 4.1.5. 4.1.6. 4.1.7. 4.1.8. 4.1.9. 4.1.10. 4.1.11. 4.1.12. 4.1.13. 4.1.14. 4.1.15. 4.1.16. 4.1.17. 4.1.18. 4.1.19. 4.1.20. 4.1.21. 4.1.22. 4.1.23.


2006-2007 + continu 2006-2007 + continu 2006-2007 2008-2009 2006-2007 continu 2006 2006 2007 en 2009 2006 + continu 2006-2007 2008 2006-2007 2006-2010 2006-2007 2007-2009 2006-2007 2007 2006-2007 2007 + continu continu 2006 2006 67

4.1.24. 4.1.25. 4.1.26. 4.1.27. 4.1.28. 4.1.29. 4.1.30. 4.1.31. 4.1.32. 4.1.33.

elektronische tijdschriften per vakgebied. Bekendheid en profiel UB via persberichten verhogen. Kwalitatief hoogstaand jaarverslag realiseren. Nederlandstalige en Engelstalige universitaire bibliotheekwebsite ontwikkelen en inrichten volgens het doelgroepenbeleid. Organisatie voor aanlevering en publicatie op bibliotheekwebsite opzetten. Ontwikkelen van een cursusprogramma waarin informatieen collectiespecialisten participeren. UB-Live onderhouden en uitbreiden. Gebruik van nieuwe media en technologieën zoals SRGFDVWLQJ en RSS (Really Simple Syndication) introduceren wanneer deze een meerwaarde kunnen bieden. Onderzoek doen naar mogelijkheden en behoeften van SDSHUFOLQLFV. Bij positief resultaat een SDSHUFOLQLF dienst opzetten in deze beleidsperiode. Onderzoek doen naar behoefte en mogelijkheden van een verruiming van de openingstijden UB. Mogelijkheden van stageplaatsen bij UB verkennen.

&ROOHFWLHVHQFROOHFWLHGLHQVWHQ

4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.2.4. 4.2.5. 4.2.6. 4.2.7. 4.2.8. 4.2.9. 4.2.10. 4.2.11. 4.2.12. 4.2.13. 4.2.14. 4.2.15. 4.2.16. 4.2.17. 4.2.18.

UB profiel wat betreft collecties vastleggen en bekend maken. De collectieactiviteiten volgens het UB profiel organiseren. Mogelijkheid onderzoeken om de UB collectiebudgetten structureel te verhogen. In overleg treden met de faculteitsbesturen om te bekijken hoe en of de facultaire collectiebudgetten structureel verhoogd kunnen worden. Collectievormingbudgetten helder en op hoger aggregatieniveau indelen. De afspraken door de Universiteit Leiden aan NWO wat betreft de BGW bijdrage voor 2007-2008 dienen te worden nagekomen. Financiële ruimte hiervoor moet worden gezocht. Centraal universitair budget voor elektronische tijdschriften realiseren. Licentiekamer opzetten. Collectieprofielen voor de reguliere collecties opstellen, beschikbaar maken en up-to-date houden. Afstemming bevorderen met andere universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek wat betreft collectievorming. Beleid ontwikkelen en uitvoeren m.b.t. keuze voor digitaal en voor papier. Beleid ontwikkelen m.b.t. e-boeken. Behoeften verkennen voor aanschaf niet-tekstueel materiaal. Digitaliseringsbeleid ontwikkelen. Onderzoeken of huidige studiezaalcollecties voldoen aan behoeften. Het juiste materiaal op de studiezalen behouden/ plaatsen. Het inrichten van een UHVHUYHURRP overwegen als alternatief voor nietuitleenbare studiezaalcollecties. Deselectiebeleid ontwikkelen en uitvoeren. Procedures opstellen hoe UB met de afstoot van materiaal op het gebied van Taal en Cultuur van andere universiteitsbibliotheken wil omgaan. Beleid ontwikkelen wat betreft het bewaren van digitaal materiaal.

2006-2007 2007 2006-2007 2006-2007 2007 2006 + continu 2006-2007 2007 2006 2008

2006 2006-2007 2007-2008 2007-2008 2006 2006 2006 2006-2007 continu 2007 2007 2008 2008-2009 2007 2008-2009 2007 2007 2008-2009

%LM]RQGHUH&ROOHFWLHV6SHFLDO&ROOHFWLRQV5HVHDUFK&HQWUH

4.3.1. 4.3.2.

Bijzondere collecties laten aansluiten bij onderwijsen onderzoeksactiviteiten van de universiteit. Bijzondere collecties omvormen tot één organisatieonderdeel van de UB.


2006-2007 + continu 2006 68

4.3.3. 4.3.4. 4.3.5. 4.3.6. 4.3.7. 4.3.8. 4.3.9. 4.3.10. 4.3.11.

Verbeteren van toegang tot de bijzondere collecties in de UB: stroomlijnen van processen en verbouwing fysieke leeszaal. Verbeteren en uitbreiden digitale toegang Ontsluiting op collectie- en archiefniveau ter hand nemen met gebruikmaking van Encoded Archival Description (EAD) Beleid t.a.v. collectievorming van de bijzondere collecties vastleggen in een Collectieplan Bijzondere Collecties. Ontwikkelen van beleid t.a.v. de verwerving van archiefmateriaal, niet alleen van bestuurlijke archieven, maar ook van onderzoeksarchieven en –data, ook digitaal Oriënteren op de mogelijkheid van GLJLWDOH bijzondere collecties Mede gestalte geven aan het Scaliger Instituut Fondsenwervingsactiviteiten voortzetten en uitbouwen In overleg treden met beheerders van bijzondere collecties buiten de centrale UB gericht op afstemming en eventuele nauwere samenwerking

,QQRYDWLHHQQLHXZHKRUL]RQWHQ 4.4.1. 4.4.2. 4.4.3. 4.4.4. 4.4.5. 4.4.6. 4.4.7. 4.4.8. 4.4.9. 4.4.10. 4.4.11. 4.4.12. 4.4.13. 4.4.14. 4.4.15. 4.4.16. 4.4.17. 4.4.18. 4.4.19. 4.4.20. 4.4.21. 4.4.22. 4.4.23.

4.4.24.

Infrastructuur en dienstverlening UB koppelen met mogelijkheden van zoekmachines, waaronder Google. Gebruiksvriendelijkheid systemen verbeteren. Instellingsrepository inhoudelijk, organisatorisch en technisch verder uitbouwen. Elektronische proefschriften beschikbaar stellen en mogelijkheden SULQWLQJRQGHPDQG dienst voor proefschriften onderzoeken. Het aanbieden van wetenschappelijke publicaties (cf. Keur der Wetenschap) via universitaire repository onderzoeken en zo mogelijk realiseren. Relatie (technisch, organisatorisch) met METIS onderzoeken Realiseren van flexibele opslagruimte. Mogelijkheden en behoeften onderzoeken voor een repository van leerobjecten en onderzoeksdata. Diensten (waaronder KDUYHVWLQJ) opzetten op basis van data in repositories Rol UB verkennen wat betreft ondersteuning van HOHDUQLQJ. Integratie digitale bibliotheek en elektronische leeromgeving realiseren. Informatiediensten en processen laten aansluiten bij behoeften HOHDUQLQJ. Ondersteuning creatie digitale publicaties verkennen. Steunpunt auteursrecht en DRM inrichten. Met relevante partners de noodzakelijke infrastructuur en organisatie opzetten voor identity management en autorisatie. Kennis over metadatastandaarden opbouwen en expertisecentrum opzetten. Gebruik van Unicode voorbereiden en implementeren. Flexibele en schaalbare opslagruimte nodig Onderzoek naar dienst voor opslag en lange termijn bewaring archivaal beeldmateriaal. Behoefte onderzoeken voor het beschikbaar stellen van digitaal beeld, geluid, bewegend beeld en data voor onderwijs en onderzoek. Behoefte en mogelijkheden onderzoeken om bibliotheeksystemen te verrijken met onderzoekgegevens. Digitale bibliotheeksystemen als concernsystemen aanduiden. Digitale bibliotheekinfrastructuur uitbreiden met ten minste een Electronic Resource Management systeem. Digitale bibliotheekinfrastructuur vernieuwen.


2006-2007 2006-2007 2006-2007 2006-2007 2007-2009 2009-2010 2006-2007 2006-2007 2007-2008

2006-2007 2007 + continu 2006-2007 2006 2006-2007 2006-2007 2006-2007 2007 2007 2007-2008 2006 2007-2008 2006-2007 2007 2007-2008 2006-2007 2006-2007 2006-2007 2007 2008-2009 2009 2006 2007 2009-2010

69

0RGHUQLVHUHQSURIHVVLRQDOLVHUHQHQYHU]DNHOLMNHQ :HUNSURFHVVHQDQDO\VHUHQYHUEHWHUHQHQYDVWOHJJHQ 5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.1.4. 5.1.5. 5.1.6. 5.1.7. 5.1.8. 5.1.9. 5.1.10. 5.1.11. 5.1.12. 5.1.13. 5.1.14. 5.1.15. 5.1.16. 5.1.17. 5.1.18. 5.1.19. 5.1.20. 5.1.21. 5.1.22.

Producten- en dienstencatalogus opzetten en relatie leggen met doelgroepen. Kwaliteit van de bedrijfsvoering verbeteren, mogelijk gebruikmakend van het INK managementmodel. Belangrijke werkprocessen analyseren, verbeteren en vastleggen. Implementeren (in samenwerking met faculteitsbibliotheken) van DSSURYDOSODQV voor een substantieel aantal vakgebieden. Initiëren (in samenwerking met faculteitsbibliotheken) van VOLSSODQV bij ERRNYHQGRUV en onderzoeken hoe elektronisch bestellen kan worden opgestart. Aanschafreizen opnieuw mogelijk maken. De mogelijkheden van EDI onderzoeken en een implementatietraject starten. De mogelijkheden verkennen van de verdere diensten die ERRNYHQGRUV aanbieden. Vakreferenten en acquisitiemedewerkers opleiden om managementinformatie van de ERRNYHQGRU te kunnen gebruiken. Het werkproces voor de verwerking van boekmateriaal opnieuw inrichten met de doelstelling de verwerking te versnellen. Catalogiseren in het eigen bibliotheeksysteem mogelijk maken. In grotere mate gebruik maken van catalogusrecords geleverd door derde partijen. Plan maken voor het wegwerken van bestaande achterstanden catalogiseren. Mogelijkheden creëren om medewerkers meer flexibel te kunnen inzetten voor de verwerking van materiaal in bepaalde talen. Centraliseren van de administratie van e-tijdschriften, databases en ebooks; de catalogus en SFX op deze punten op orde brengen. Een Elektronisch Bestanden Overleg (EBO) opzetten. Dit overleg doet ook voorbereidend werk voor een nog op te richten universitaire licentiekamer. De rol en de positie van de licentiecoördinator in de organisatie duidelijk definiëren. In deze beleidsperiode een ERM systeem aanschaffen. Verder automatiseren van de leneradministratie. Het is tevens de doelstelling om de lenerspas en accounts/ passwords naast ULCN af te schaffen. Processen gerelateerd aan documentleverantie evalueren en opnieuw inrichten. Ruilverkeer wat betreft proefschriften stopzetten, overig ruilverkeer evalueren. Zakelijke mailaddressen introduceren

9RRU]LHQLQJHQHQLQIUDVWUXFWXXU 5.2.1. 5.2.2. 5.2.3. 5.2.4. 5.2.5. 5.2.6.

Opstellen van een ruimteplan in samenwerking met Vastgoed. Inhuizen van bepaalde bibliotheekcollecties. Realiseren van meer magazijnruimte op korte en middellange termijn. Mandjes voor gebruikers beschikbaarstellen Op niveau brengen van de beveiliging; de wenselijkheid onderzoeken van gereguleerde toegang tot het UB-gebouw voor bezoekers. Opstellen van programma’s van eisen en het realiseren van aanpassingen en verbouwingen voor specifieke ruimtes waaronder de receptie (met voorrang op voorlopige basis), de Tielehal (informatiecentrum,


2006-2007 2008-2010 2006-2008 2006-2007 2006-2007 2007 2006-2007 2007 2007 2006-2007 2006-2008 2006-2008 2007 2006 2006 2006 2006 2007 2006-2007 2006-2007 2006-2007 2007

2006 2008-2010 2007 2006 2006 2006-2010

70

5.2.7. 5.2.8. 5.2.9. 5.2.10. 5.2.11. 5.2.12.

consultatieplekken, mediacentrum, lounge-zone), de Leeszaal Bijzondere Collecties, quarantaine ruimte, de studiezalen, faciliteitenruimte, de tentoonstellingsruimte en het café. Boekensafe realiseren. Oplossen lekkages. Verbeteren klimaatbeheersing Zuid- en Noordhal. Gebruik kantoorruimte evalueren vooral wat betreft deeltijdwerkers en baliemedewerkers Gezamenlijke kantoorruimte realiseren voor vakreferenten in de buurt van de Tielehal. Upgraden van de digitale infrastructuur.

)RQGVHQZHUYLQJ 5.3.1. 5.3.2. 5.3.3. 5.3.4.

5.4.2. 5.4.3. 5.4.4. 5.4.5. 5.4.6. 5.4.7. 5.4.8. 5.4.9.

5.5.4. 5.5.5. 5.5.6. 5.5.7. 5.5.8.

2006 en 2009

2007 2006-2008

Planmatig werken tot norm maken, o.a. afdelings(jaar)plannen opstellen en personele inzet (ook van andere afdelingen) realistisch inplannen. Werkprocessen in kaart brengen, evalueren en verbeteren. Prestaties kwantitatief en kwalitatief meten. Onderzoeken hoe medewerkers de interne communicatie in de organisatie ervaren en hoe deze verbeterd kan worden. Opstellen van een werkoverlegcyclus door leidinggevenden en organiseren van geregeld werkoverleg op verschillende niveaus (afdeling, team, individueel). Samenwerking tussen afdelingen bevorderen. Bekijken hoe leidinggevenden buiten het MT nauwer betrokken kunnen worden bij het beleid van de UB. Klantgerichtheid bevorderen. Projectmatig werken stimuleren.

2006 + continu

3HUVRQHHOVEHOHLGVFKROLQJHQWUDLQLQJ 5.5.1. 5.5.2. 5.5.3.

2006

Plannen uitwerken voor het installeren van een Board of Trustees. Deelname aan pilot met Deloitte; in eerste instantie gericht op de mogelijkheden van e-Content+ programma. Opstellen plan tot realisering van een landelijk programma voor digitale ontsluiting van bijzondere collecties, in samenwerking met KB en UBA. Plan uitwerken samen met het Development Office voor IULHQGV en IXQGUDLVLQJ-activiteiten gericht op structurele inkomsten voor Bijzondere Collecties en het Scaliger Instituut

2UJDQLVDWLHFXOWXXU 5.4.1.

2006-2007 2007 2008-2010 2007

Regelmatig en doeltreffend werkoverleg voeren. Jaarlijks voeren van een R&O gesprek met alle medewerkers. Evaluatie door P&O van de schriftelijke vastlegging van de R&O gesprekken, waarbij onder meer wordt gekeken naar het SMART gehalte van de gemaakte afspraken. P&O functionaris stelt stappen- en actieplan op om de kwaliteit van R&O gesprekken verder te verbeteren. Criteria voor ‘bewust belonen’ ontwikkelen en financiële ruimte hiervoor realiseren. Ziekteverzuimbeleid vastleggen en implementeren. Een kennisinventarisatie van alle UB medewerkers uitvoeren en up-todate houden, zonodig met gebruikmaking van DVVHVVPHQWFHQWUHV. Op basis van de kennisinventarisatie een UB opleidingsplan opstellen. Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) per medewerker opstellen.


2006 2006-2007

2006-2008 2006-2009 2007 2006 2006 + continu 2006-2007 2006 + continu 2006 + continu

2006 + continu 2006 + continu 2006

2007 2006 2006-2007 2007 2007-2008 71

5.5.9. 5.5.10. 5.5.11. 5.5.12. 5.5.13. 5.5.14. 5.5.15. 5.5.16. 5.5.17. 5.5.18.

Landelijke of internationale conferenties identificeren die vanwege hun innoverend karakter, netwerk mogelijkheden, belang van het onderwerp, etc. bezocht dienen te worden door één of meer UB medewerkers. Samenwerking over afdelingsgrenzen heen bevorderen. Management developmentprogramma opzetten. Magna Commoditas lezingencyclus organiseren. Leidinggevenden coachen en begeleiden medewerkers. Mogelijkheden van een mentoring- en/ of intervisieprogramma onderzoeken en opzetten. Introductieprogramma voor nieuwe medewerkers ontwikkelen – dit programma heeft zowel een algemene UB component als een afdelingscomponent. In samenspraak met de faculteitsbibliotheken mogelijkheden creëren om medewerkers te laten rouleren of tijdelijk uit te wisselen. Onderzoeken of een uitwisseling ook te realiseren is met bibliotheken van andere instellingen Afspraken maken met medewerkers over welke vakliteratuur en discussielijsten zij gebruiken om bij te blijven.

2006-2007 2006 + continu 2007 2006 + continu 2006-2007 2007-2008 2006-2007 2007 2007-2008 2006-2007

2UJDQLVDWLHRQWZLNNHOLQJ 5HRUJDQLVDWLH8% 6.1.1. 6.1.2. 6.1.3. 6.1.4.

Uitgangspunten voor de reorganisatie, zoals voortvloeiend uit dit Beleidsplan, bespreken met alle medewerkers, Dienstraad, centrale organen w.o. College van Bestuur en Lokaal Overleg Reorganisatieplan uitwerken en overleg voeren met Dienstraad en Lokaal Overleg Reorganisatie uitvoeren Nieuwe organisatie evalueren; eventueel kleinere vervolgaanpassingen

2006 2006 2006 2007

/HLGVHELEOLRWKHNHQYDQVDPHQZHUNLQJQDDURUJDQLVDWRULVFKHLQWHJUDWLH 6.2.1. 6.2.2. 6.2.3.

Samenwerking met andere UL bibliotheken intensiveren. Overleg voeren en plan maken voor inhuizing kleine decentrale letterenbibliotheken en Faculteitsbibliotheek Archeologie Onderzoeken in overleg met de verschillende faculteiten hoe de Leidse bibliotheken organisatorisch geïntegreerd kunnen worden, om te beginnen met de Faculteiten der Letteren en Wiskunde & Natuurwetenschappen. Plannen tot organisatie-, taak- en procesveranderingen ontwikkelen.

2006-2007 2007-2008

Het vermogen tot samenwerking van UB verstevigen. Mogelijkheden verkennen tot intensievere samenwerking met Leidse erfgoedinstellingen. Hierbij behoort ook het aanbieden van bepaalde diensten, expertise en infrastructuur. Op korte termijn mogelijkheden onderzoeken tot gezamenlijke magazijnruimte op afstand. Samenwerking realiseren met specifieke UKB bibliotheken op het vlak van de digitale bibliotheek en bijzondere collecties. Lidmaatschap verkennen van CNI en RLG/ OCLC. Samenwerking op het vlak van de bijzondere collecties verkennen en realiseren met buitenlandse bibliotheken, waaronder de Bodleian Library.

2008-2009 2006-2010

2008-2010

6DPHQZHUNLQJHQ]LFKWEDDUKHLGORNDDOQDWLRQDDOLQWHUQDWLRQDDO 6.3.1. 6.3.2.

6.3.3. 6.3.4. 6.3.5.


2007-2008 2008 2008-2009

72

3ODQQLQJHQFRQWUROF\FOXV 6.4.1. 6.4.2. 6.4.3. 6.4.4. 6.4.5. 6.4.6.

Planning- en controlcyclus opstellen en invoeren. Administratie op orde brengen gelet op organisatieveranderingen. Betrouwbare en leesbare rapportages samenstellen voor UB management en budgethouders. Administratieve Organisatie waar nodig herzien. Bekendheid geven aan procedures, administratieve processen en formulieren, o.m. via het intranet. Projectadministratie inrichten.

2QGHUVWHXQHQGH'LHQVWHQ 6.5.1. 6.5.2. 6.5.3.

Invoeren van geautomatiseerd postregistratiesysteem Financiële administratie neemt verantwoordelijkheid voor alle financiële transacties Voorbereiding overname door UFB van receptie, interne dienst, ARBO en Milieuzaken en BHV.


2006-2007 2006-2007 2006 2006-2007 2006-2007 2006-2007

2006-2007 2006-2007 2006

73

%LMODJH*UDILHNHQ 27.000

$" # $&% 25.000

&#" (*! !" #!&#

! " # !

!" '()

!" '$&'

!" $%%

!" !((

!" )+%!

23.000

> ?<; = : ;<

" %+# *

21.000

19.000

)+*" $&''

17.000

)+%" ,!'

15.000 1993

1994

1995

1996

1997

-/.01998 .+12/./34.0./3+1999 5/6+7&.98

2000

2001

2002

2003

2004

)LJXXU$DQVFKDIERHNPDWHULDDOYRRUGHSHULRGHSHUMDDUYDQDDQVFKDI

@BAC DEFA GHIJK&JCLCM N JO DPM Q JM QRJM SJCUT Q9M Q JV DW `_Z ___ X]Z ___

X&YZ X]&X

XYZ [&\ Y

X]Z \ ^[

X]Z ^Y[

X]Z _&\ Y

X] Z X`Y X[Z Y_a

X[Z ___

X[ Z b+Y^ X`Z [^`

X&\ Z ___

X`Z _[&a

v wt X XZ ___ us r st X_Z ___

X&_Z ]XX

b+]Z ___

b+[Z `][

b+[Z ___ b/\ Z ___

b+^^&`cb+^&^&\

b/^âdb+^^[db+^^Ydb+^^]cb+^^êX___eX__bfX__XeX__èX__+\ g/h/h/ij+h/k4lm n ohpj/q

)LJXXU$DQVFKDIERHNPDWHULDDOYRRUGHSHULRGHSHUMDDUYDQXLWJDYH


74

xyz{|} y~ z z +

+ +

+

+&

+ + © ª§ ¨¦

/ +

+

/

¥ ¦§ / + &+ &

+ + +

+ +

+ +& +& +e+&e+e+e/e+f+ff& /0+// &¡ ¢ £0/¤

)LJXXU%RHNSURGXFWLHSHUMDDUYDQXLWJDYH9HUHQLJGH6WDWHQ%RZNHU

«B¬ ®¯° ¬ ±² ³´µ+¶· ¶ ´¸ ®º¹¼»½´¾± ¬ ¯¿¸ ¶ ´· ¶ ®²· ²¸ · ³¶° ´µ´ 20.000

À+ÁÂ ÁÃÀ

À+Á Â ÃÄÅ

À+ÁÂ ÁÃÆ

À+ÇÂ À+È&Á

À+Á Â ÇÃÇ

À+ÇÂ ÅÉÇ

18.000

À+ÁÂ Ê Ã&É

À+ÁÂ ÈÆÉ À+ÅÂ ÇÆÆ

16.000

À+Å Â ÆÀÀ À+ÈÂ ÆÈÃ

14.000

ÙØ Ú×Ö Õ Ö×

12.000 10.000

ÄÂ ÅÉÀ

ÄÂ ÄÅÉ

À+ÆÂ ÁÈÃ

À+ÆÂ ÇÈ&Ä

À+Æ Â ÉÀÀ

Ä Â ÁÆÄ

ÄÂ É&Ê È

ÇÂ ÇÁ&Á

À+ÆÂ À/ÃÃ ÁÂ ÇÄÈ

ÇÂ ÆÅ&Ê

ÁÂ ÁÇ&Ã ÃÂ ÉÉÆ

8.000 6.000 4.000 2.000 0 1993

1994

1995

1996

1997

1998

1999

Ë/Ì0Ì+ÍÎ/Ì+Ï4ÐÑ Ò Ó&Ì0Î/Ô UB totaal

2000

2001

2002

2003

2004

Facbib totaal

)LJXXU$DQVFKDIERHNWLWHOV8%HQIDFXOWHLWELEOLRWKHNHQSHUMDDUYDQXLWJDYH


75

ÛºÜÞÝßàáãâÜ½ä

å¾æpç è4âÜä

éPßßæ9ê ç è/ë ìPíîç àìïpæðð¼ÜñâÜ½ä

54.000 12.000 66.000

1.600 300 1.900

1.000 50 1.050

6.000

300

100

6.500

500

50

4.000 2.000 6.000

100 100 200

40 20 60

òóíìê ðï íàîÜßPáßôç è/àPíàãõö compactuskasten vaste kasten subtotaal

Ûø÷íàãÜßáßôPç è/àîâ ïpç èpùìPúûæpç ü ïíàäõö ý ê þç ôíàÿõ ö ï0þùç íôßê íàãõö subtotaal

algemeen bijzondere collecties

Û

Û¾Ýíæ9ç áí¼ç ê ç ðïpûPíë íà ï íæ9æ íç à Nederlands Kunstgeschiedenis & geschiedenis Kern Japans/Koraans Sinologie Archeologie RvO

Û

Û¾Ýíæ ôç úPûPï ðï ßßê!PíìúPû¼ç ëßæ íîæ9þç ÜÞïí½õö" å¾æpç è9íîæ9þ¼ç Ü ï íîõ ö" öç ê ç ðïpûPíë íà# ïíæpæ íç à

ÛºÜÞÝßàáãâÜ½ä

éPßßæ9ê ç è/ë ìPíîç àìïpæðð¼ÜñâÜ½ä

250 4.000 2.000 2.000 9.000 600 2.000

5 20 20 20 30 20 0

5 jaar 10 jaar 20 jaar 30 jaar 40 jaar

5 jaar 10 jaar 20 jaar 30 jaar 40 jaar

ÛºÜÞÝßàáãâÜ½ä 84.500 2.900 19.850

éßßæ9ê ç è/ëìPí½ç àìïpæ ð¼ð¼Ü reguliere groei UB collecties jaarlijkse afstoot faculteitsbibliotheken reguliere groei WSD bibliotheken subtotaal

1.260 50 115 1.425

$% ïpæ ß½æpþç Ü ïííûðíü ï íîê ßàáíæ íøïíæ9Üãç è/à 5 jaar 10 jaar 20 jaar 30 jaar 40 jaar

26.975 34.100 48.350 62.600 76.850

7DEHO2PYDQJPDJD]LMQHQ8%RYHULJH:6'ELEOLRWKHNHQHQLQVWURRP


76

%LMODJH/LMVWYDQJHEUXLNWHDINRUWLQJHQ

Aleph BGW CNI DARE DC DIA DigiBeeld DigiTool

= = = = = = = =

DSpace

=

= = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = = =

EAD EBO EDI ERM FAQ GGC IBL ICS I(C)T INK ISIS KB LERU LOM LUF LUMC MARC21 METIS METS MPEG-21 DIDL MT NCC NWO OBCDB OCLC OPC P&O PAUW POD POP R&O gesprek RLG RSS SCRC SFX

Bibliotheeksysteem van Ex Libris in gebruik bij UL Bibliotheekvoorziening Geesteswetenschappen Coalition for Networked Information Digital Academic Repositories, landelijk SURF programma Dublin Core Documentaire Informatie en Archiefbeheer Onderwijsbeeldbank in gebruik bij Faculteit der Letteren Applicatie van Ex Libris in gebruik bij UB voor het managen van digitale collecties Repository software ontwikkeld door MIT en Hewlett-Packard in gebruik bij UL Encoded Archival Description Elektronisch Bestanden Overleg Electronic Data Interchange Electronic Resource Management Frequently Asked Questions Gemeenschappelijke Geautomatiseerde Catalogus Interbibliothecair Leenverkeer Expertisecentrum Internationalisering, Communicatie en Studenten Informatie- (en Communicatie)Technologie Instituut Nederlandse Kwaliteit Studentenadministratiesysteem in gebruik bij UL Koninklijke Bibliotheek (Den Haag) League of European Research Universities Learning Object Metadata Leids Universiteits Fonds Leids Universitair Medisch Centrum Machine Readable Cataloguing Onderzoeksinformatiesysteem in gebruik bij UL Metadata Encoding and Transmission Standard MPEG-21 Digital Item Declaration Language Management Team Nederlandse Centrale Catalogus Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek Ontsluiting Bijzondere Collecties & Digitale Beeldbanken Online Computer Library Center Online Publiekscatalogus Personeel & Organisatie Programma Aanpak Universitaire Website Printing On Demand Persoonlijk OntwikkelingsPlan Resultaat- & Ontwikkelingsgesprek Research Libraries Group Really Simple Syndication Special Collections Research Centre OpenURL link server van Ex Libris (SFX= Special Effects) in gebruik bij UL


77

SURF

TEI UB UBA UFB UFO UKB

ULCN WSD

= Samenwerkingsorganisatie van het hoger onderwijs en onderzoek op het gebied van QHWZHUNGLHQVWYHUOHQLQJ en informatieen communicatietechnologie = Text Encoding Initiative = Universiteitsbibliotheek = Universiteitsbibliotheek Amsterdam (UvA) = Universitair Facilitair Bedrijf = Universitair Functie Ordenen = Samenwerkingsverband van universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek. = Universiteit Leiden Community Network = Witte Singel Doelencomplex


78

%LMODJH&RQVXOWDWLHWUDMHFW Een breed consultatietraject is gehouden aan de hand van een reeks discussiebijeenkomsten voorafgaand aan deze versie. Conceptversie 1 van het Beleidsplan is op 19 september 2005 besproken met het MT van de UB in een uitsluitend aan dit onderwerp gewijd dagdeel. Op basis van de daar gevoerde discussie is Conceptversie 2 tot stand gekomen, welke op grote schaal in gedrukte vorm is verspreid. Conceptversie 2 is besproken met de medewerkers van de UB, met alle faculteitsbibliothecarissen, met faculteitsbesturen, expertisecentra en enkele andere relevante partijen binnen de Universiteit Leiden. De volgende bijeenkomsten hebben plaatsgevonden: &HQWUDOH8% Afd. Collectievorming en Informatiediensten (aanwezig: 18 medewerkers) 19-9 Afd. Ondersteunende Diensten (aanwezig: 12 medewerkers) 20-9 Afd. Bijzondere Collecties (aanwezig: 11 medewerkers) 27-9 Afd. Uitleen en Magazijnen 1 (aanwezig: 11 medewerkers) 28-9 Dienstraad UB 29-9 Afd. Uitleen en Magazijnen 2 (aanwezig: 6 medewerkers) 4-10 Afd. Informatie en Communicatietechnologie (aanwezig: 7 medewerkers) 4-10 Afd. Boekencircuit (aanwezig 22 medewerkers) 11-10 [In totaal hebben 87 van de ca. 130 UB-medewerkers aan de besprekingen deelgenomen]

%LEOLRWKHFDULVVHQELEOLRWKHNHQEXLWHQFHQWUDOH8% Management Overleg (Faculteitsbibliothecarissen + Directie UB) Bibliotheek Japanologie en Koreanistiek Bibliotheek Sinologie Bibliotheek Instituut Kern

19-9 29-9 29-9 30-9

)DFXOWHLWVEHVWXUHQ Faculteitsbestuur Letteren Faculteitsbestuur W&N Faculteitsbestuur FSW Faculteitsbestuur Rechtsgeleerdheid Faculteitsbestuur Archeologie Faculteitsbestuur Godgeleerdheid Faculteitsbestuur Wijsbegeerte

20-9 5-10 5-10 12-10 14-10 -

([SHUWLVHFHQWUD%HVWXXUVEXUHDX Directie International Office Hoofd Informatiemanagement Directie I-Groep Directie ICS Directie Bedrijfsvoering Directie Vastgoed Directie Academische Zaken

30-9 6-10 7-10 11-10 14-10 14-10 -


79

2YHULJH Leiden University School of Management Universitaire Bibliotheekcommissie Studenten Stuurgroep Project 6SHFLDO&ROOHFWLRQV5HVHDUFK&HQWUH LUMC Klankbordcommissie Digitale Bibliotheek Papyrologisch Instituut

6-10 7-10 12-10 31-10 9-11 17-11

Vanaf de start van de werkzaamheden aan het beleidsplan is geregeld afgestemd met het College van Bestuur. Conceptversie 3 is voorgelegd aan het College van Bestuur, opdat afstemming kon volgen over financiële en organisatorische implicaties en over de daarmee samenhangende prioritering. Deze conceptversie is ook tijdens het Bestuursberaad van 1 maart 2006 geagendeerd. Op basis van de voorliggende definitieve versie kan het vervolgtraject worden ingezet.


80

%LMODJH5HRUJDQLVDWLHSODQ8% ,QKRXG Inleiding Hoofdstuk 1 – Orgaanbeschrijving nieuwe UB-organisatie 1.1. Hoofdstructuur 1.2. Sector Publieksdiensten & Collecties 1.3. Sector Bijzondere Collecties 1.4. Sector Digitale Diensten 1.5. Sector Verwerking, Ontsluiting & Metadatabeheer 1.6. Bureau Bedrijfsvoering Hoofdstuk 2 – Uitgangspunten Hoofdstuk 3 – Verloop van het reorganisatieproces; tijdpad Hoofdstuk 4 – Communicatieplan Bijlage a – Organogram nieuwe UB-organisatie Bijlage b – Organogram oude UB-organisatie Bijlage c – Functie- en formatieoverzicht nieuwe UB-organisatie Bijlage d – Schematisch overzicht van het reorganisatieproces

Reorganisatieplan UB – 4 mei 2006

81

,QOHLGLQJ Dit Reorganisatieplan (RP) is opgesteld conform de Reorganisatiecode Universiteit Leiden, zoals vastgesteld door het College van Bestuur op 20-12-2005, na overeenstemming in het Lokaal Overleg op 15-12-2005: http:/ / athena.leidenuniv.nl/ ecm/ po/ index.php3?c=307. In het voorliggende plan wordt nauwkeurig de beoogde verandering van de UB-organisatie beschreven: doel en taak van de nieuwe organisatie-eenheid en haar onderdelen en de nieuwe samenstelling van de personeelsformatie, zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve zin. In het beleidsplan ¶9RRURQGHUZLMVHQRQGHU]RHN·²%HOHLGVSODQZHWHQVFKDSSHOLMNHLQIRUPDWLHHQ ELEOLRWKHHNYRRU]LHQLQJHQ8QLYHUVLWHLW/HLGHQwordt uiteengezet langs welke lijnen de bibliotheekorganisatie van de Universiteit Leiden in het algemeen en de centrale UB in het bijzonder zich dient te ontwikkelen. De inhoud van dit meerjarenplan is zowel binnen als buiten de UB uitvoerig besproken – binnen de UB met alle medewerkers en daarbuiten onder meer met faculteitsbibliothecarissen, faculteitsbesturen, de expertisecentra en het bestuursbureau (zie bijlage 4 – &RQVXOWDWLHWUDMHFW). Het beleidsplan ¶9RRURQGHUZLMVHQRQGHU]RHN· vormt het inhoudelijke kader voor dit RP. In paragraaf 6.1 van ¶9RRURQGHUZLMVHQRQGHU]RHN·worden een aantal uitgangspunten genoemd die richtinggevend voor de reorganisatie zijn. De gewenste veranderingen voor de UB-organisatie zijn op hoofdlijnen de volgende: Versterking van het leidinggevende (midden)kader Versterking van directe dienstverlening en externe gerichtheid, m.n. van informatiediensten op afstand c. Uitbreiding van de ict-formatie d. Het maken van een efficiency-slag (met name inzake boekverwerking) a. b.

Deze hoofdlijnen vormen de basis voor de nieuwe organisatie-inrichting – alle in dit RP voorgestelde wijzigingen houden daarmee verband. Hierna wordt eerst de nieuwe organisatie beschreven. Vervolgens wordt ingegaan op de uitgangspunten die bij de reorganisatie gehanteerd zullen worden en wordt het verloop van het proces geschetst. Tot slot wordt aandacht besteed aan het communicatieplan dat erop gericht is alle betrokken medewerkers zo goed mogelijk te informeren. In Bijlage a en b zijn de organogrammen weergegeven van respectievelijk de nieuwe en de oude UB-organisatie. Bijlage c toont de toekomstige organisatie: functienamen, bijbehorende UFOprofielen en de bijbehorende formatie-omvang. In Bijlage d wordt het verloop van het reorganisatieproces schematisch weergegeven.


82

+RRIGVWXN²2UJDDQEHVFKULMYLQJQLHXZH8%RUJDQLVDWLH +RRIGVWUXFWXXU 'LUHFWLH De directie van de Universiteitsbibliotheek (UB) bestaat uit a. Bibliothecaris b. Adjunct-bibliothecaris De Bibliothecaris is in alle zaken de UB betreffende belast met de eindverantwoordelijkheid. Hij treedt op als de vertegenwoordiger van de Universiteitsbibliotheek en de bibliotheekorganisatie van de Universiteit Leiden als geheel, zowel elders binnen de universiteit als daarbuiten. De adjunct-bibliothecaris treedt in alle voorkomende gevallen op als zijn plaatsvervanger. De taakverdeling tussen de bibliothecaris en de adjunct-bibliothecaris kan pas meer vaste vorm krijgen wanneer de nieuwe UB-organisatie geïmplementeerd is. De bibliothecaris zal zich op termijn onder meer richten op innovatieve ontwikkelingen die van belang zijn voor de bibliotheek en informatievoorzieningen van de Universiteit Leiden. De adjunct-bibliothecaris zal zich op termijn primair richten op de interne UB-organisatie. De directie wordt voor alle HRM-zaken ondersteund door een P&O-adviseur en een P&O-administrateur; deze worden ingehuurd via de afdeling P&O services van het Bestuursbureau. Zij verzorgen onder verantwoordelijkheid van de directeur de voorbereiding en uitvoering van het P&O-beleid van de UB en de advisering daarover, zowel ten behoeve van de directie als van de medewerkers. 6HFWRUHQHQ%XUHDX%HGULMIVYRHULQJ De FRUHEXVLQHVV van de taken en werkzaamheden van de UB is ondergebracht in vier sectoren; daarnaast is een Bureau Bedrijfsvoering ingericht voor de administratieve, financiële en facilitaire functies (waarvan de laatste zullen worden uitbesteed aan het UFB): a. b. c. d. e.

Sector Publieksdiensten & Collecties (PC) Sector Bijzondere Collecties (BC) Sector Digitale Diensten (DD) Sector Verwerving, Ontsluiting en Metadatabeheer (VOM) Bureau Bedrijfsvoering (BB)

Bij de sectoren PC en BC ligt het accent op hun IURQWRIILFH karakter: de activiteiten zijn overwegend rechtstreeks gericht op de eindgebruikers, de klanten van de UB. De sector PC betreft de algemene collecties van de UB, de sector BC de bijzondere collecties16. Deze twee sectoren zijn op een vergelijkbare wijze opgezet, waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen de eerstelijnsdienstverlening (o.a. baliemedewerkers) en de meer vakinhoudelijke en/ of specialistische tweedelijnsdienstverlening (respectievelijk vakreferenten en conservatoren). Alle 16 Of een collectie al of niet wordt aangemerkt als ‘bijzonder’ hangt onder meer af van de fysieke vorm van het materiaal: originele middeleeuwse manuscripten, foto’ s, kaarten, prenten, handbeschreven palmbladen etc. worden tot het bijzondere materiaal gerekend. Wanneer het tekstueel materiaal betreft, gaat het bij de bijzondere collecties niet zozeer om de actuele wetenschappelijke inhoud van die tekst, als wel om het cultuur- en / of wetenschapshistorische belang daarvan. Bijzonder materiaal is doorgaans kostbaar, kwetsbaar en/of zeldzaam.


83

werkzaamheden met betrekking tot de magazijnen en kluizen zijn ondergebracht bij de sector PC. De sectoren DD en VOM hebben vooral een EDFNRIILFH karakter: hun ‘klanten’ zijn niet primair de eindgebruikers, maar de medewerkers van de beide eerder genoemde sectoren. Het hoofd van het Bureau Bedrijfsvoering is tevens controller. De vier sectoren worden aangestuurd door een Sectorhoofd. Omdat in alle sectoren naast de reguliere werkzaamheden projectmatig gewerkt zal worden aan verbeteringen en vernieuwingen wordt van de sectorhoofden dan ook verwacht dat zij naast de ‘gewone’ leidinggevende kwaliteiten ook beschikken over het vermogen effectief projecten aan te sturen. $IGHOLQJHQ De sectoren zijn onderverdeeld in één of meer afdelingen. In de meeste gevallen, waar het aantal aan te sturen medewerkers – de VSDQRIFRQWURO– dat wenselijk maakt, worden deze afdelingen aangestuurd door een afdelingshoofd. De medewerkers van de afdelingen, 9DNVSHFLDOLVWHQ (PC), &ROOHFWLHVSHFLDOLVWHQ (BC) en ,QQRYDWLH 3URMHFWHQ (DD) worden rechtstreeks aangestuurd door het sectorhoofd. Het hoofd Bedrijfsvoering geeft rechtstreeks leiding aan alle medewerkers van BB. 0DQDJHPHQWWHDPHQ%UHHG0DQDJHPHQWRYHUOHJ Het Managementteam (MT) van de UB bestaat uit de directieleden, de sectorhoofden en het hoofd Bedrijfsvoering/ Controller. De leden van het MT, de afdelingshoofden en de P&Oadviseur komen geregeld bijeen in een Breed Managementoverleg (BMO). 6HFWRU3XEOLHNVGLHQVWHQ &ROOHFWLHV De sector 3XEOLHNVGLHQVWHQ &ROOHFWLHV3& levert algemene en meer gespecialiseerde informatiediensten, verzorgt alle dienstverlenende taken rond de algemene wetenschappelijke informatievoorziening van de UB en is tevens verantwoordelijk voor de collecties, zowel voor de verdere uitbouw als het fysiek beheer daarvan. De sector PC bestaat uit vier afdelingen: a. Vakspecialisten b. Informatiediensten c. Beschikbaarstelling d. Magazijnen & Kluizen De medewerkers van de afdeling 9DNVSHFLDOLVWHQ worden rechtstreeks aangestuurd door het sectorhoofd. De afdelingen ,QIRUPDWLHGLHQVWHQ, %HVFKLNEDDUVWHOOLQJ en 0DJD]LMQHQ .OXL]HQ staan elk onder leiding van een afdelingshoofd. Deze afdelingshoofden rapporteren aan het sectorhoofd. Binnen de afdelingen zullen voor bepaalde clusters van taken coördinatoren worden aangesteld, maar deze hebben geen formele leidinggevende bevoegdheden. D$IGHOLQJ9DNVSHFLDOLVWHQ De afdeling 9DNVSHFLDOLVWHQ bestaat uit vakreferenten, die rechtstreeks worden aangestuurd door het sectorhoofd PC. Net als in de afdeling &ROOHFWLHVSHFLDOLVWHQ, maar anders dan in de meeste andere afdelingen van de UB-organisatie, gaat het hier, niettegenstaande het feit dat alle


84

vakreferentschappen hetzelfde UFO-profiel hebben, om inhoudelijk gespecialiseerde, bepaalde aandachtsgebieden betreffende functies. In het takenpakket van de vakreferenten treedt een belangrijke verschuiving op in vergelijking tot dat van de huidige ‘wetenschappelijke informatiespecialisten’, waardoor de functie significant van karakter verandert. Collectievorming – nadrukkelijker dan voorheen afgestemd op de behoeften vanuit de faculteiten – blijft een belangrijk onderdeel van de taken, maar het accent komt meer te liggen op IDFXOW\OLDLVRQ, het onderhouden van intensieve contacten met de faculteiten en het leveren van diensten op maat voor onderwijs en onderzoek, onder meer door (tweedelijns-)informatieverstrekking, onderwijs in informatievaardigheden en door medewerkers en studenten actief te informeren over relevante diensten en nieuwe mogelijkheden (zie ook 9RRU 2QGHUZLMV 2QGHU]RHN p.17). Dit vraagt van de vakreferenten andere competenties dan voorheen. De vakreferentschappen worden sterker dan voorheen toegesneden op de aandachtsgebieden waarvoor de UB als IURQWRIILFH fungeert. Om optimale samenwerking en flexibiliteit te creëren binnen de afdeling 9DNVSHFLDOLVWHQ wordt een nadere onderverdeling in drie clusters gemaakt: talen en culturen, geschiedenis, cultuur en maatschappij en regio-studies, elk met een eigen coördinator.Een aantal aandachtsgebieden die tot nu toe belegd waren bij conservatoren, worden nu hierheen verplaatst. Dat betreft met name een aantal buiten-Europese regio’s. Gegevens m.b.t. de omvang van de te bedienen groep medewerkers en studenten, beschikbaar budget, aantal aangeschafte titels en dergelijke, zijn voor de onderbouwing van de benodigde formatieomvang niet goed bruikbaar, omdat prijzen per titel, ter beschikking staande aanschafprocedures in de verschillende regio’s en problemen in verband met de taal van de publicaties maken dat de gegevens onderling niet vergelijkbaar zijn. Bij de omvang van de vakreferentenformatie wordt rekening gehouden met een toename door nieuwe taken, maar ook met het op termijn behalen van efficiencywinst door gebruikmaking van DSSURYDOSODQV bij collectievorming. Ook wordt tijd gewonnen door het op termijn overdragen van een aanzienlijk deel van de werkzaamheden m.b.t. onderwerpsontsluiting aan de nieuwe afdeling &DWDORJLVHULQJ 920 . De volgende vakreferentschappen worden voorzien: 7DOHQHQFXOWXUHQ Taalwetenschap Literatuurwetenschap Nederlands Italiaans, Frans en diverse ‘kleinere’ Romaanse talen Engels en Duits *HVFKLHGHQLVFXOWXXUHQPDDWVFKDSSLM Geschiedenis Klassieke talen en Oudheid Kunsten (inclusief museologie, dramaturgie, muziekgeschiedenis) Theologie Wijsbegeerte 5HJLRVWXGLHV & ' Oost-Europa (incl. Slavische talen) Latijns Amerika (incl. Spaans en Portugees) Midden-Oosten en Islamitische wereld (waaronder Arabisch en Hebreeuws) Zuidoost-Azië en Oceanië 17

Voor een aantal regio’ s zijn andere organisatie-eenheden verantwoordelijk: het Instituut voor Sinologie, het Instituut voor Japanologie en Koreanistiek, het Instituut Kern en het Afrika Studiecentrum. Reorganisatieplan UB – 4 mei 2006

85

E$IGHOLQJ,QIRUPDWLHGLHQVWHQ De afdeling ,QIRUPDWLHGLHQVWHQ verzorgt de eerstelijns informatie, waarbij de nadruk ligt op de ondersteuning op afstand, via internet en telefoon en heeft tevens tot taak het ontwikkelen en verzorgen van cursussen op het gebied van de digitale bibliotheek en zoekvaardigheden en van rondleidingen – zowel virtuele als fysieke (zie: 9RRU2QGHUZLMV 2QGHU]RHN p.22). Primaire vragen met betrekking tot de uitleen, lenerspassen, ‘wie-wat-waar’-vragen e.d., die in de bibliotheek ter plaatse gesteld worden en gebruikersondersteuning van de computerwerkplekken in de UB, worden QLHW door ,QIRUPDWLHGLHQVWHQ beantwoord, maar in eerste instantie door de afdeling %HVFKLNEDDUVWHOOLQJ (zie hierna). De afdeling ,QIRUPDWLHGLHQVWHQ wordt ter plaatse alleen ingeschakeld bij meer gecompliceerde vragen en/ of bij vragen waarvan de beantwoording meer tijd kost (meer dan max. 3 minuten). Een belangrijke taak voor deze afdeling in de komende tijd is het opzetten van één digitale, softwarematig ondersteunde informatiedienst die zoveel mogelijk als primair ‘loket’ voor de gehele bibliotheekorganisatie van de universiteit fungeert (zie: 9RRU2QGHUZLMV 2QGHU]RHN p.20). Deze dienst zal onder meer een chat-service omvatten, hetgeen impliceert dat op dit punt in roosterdienst gewerkt zal worden. De afdeling ,QIRUPDWLHGLHQVWHQ wordt aangestuurd door een afdelingshoofd Informatiediensten, die tevens verantwoordelijk is voor de door de UB verzorgde cursussen informatievaardigheden en zaken in verband met e-learning. Hij/ zij coördineert de contacten met de opleidingen en begeleidt de vakreferenten bij hun activiteiten op dit terrein. Deze functionaris monitort ook de kwaliteit van de antwoorden op informatievragen, is procesverantwoordelijke voor ‘de gang van de vraag’ door de bibliotheekorganisatie, en levert een bijdrage aan de acquisitie en het beheer van de algemene naslagwerken, zowel in de fysieke als in de digitale collectie. Ook de, ten opzichte van de huidige situatie versterkte, PR-functie wordt bij ,QIRUPDWLHGLHQVWHQ ondergebracht. Het gaat hier zowel om de externe communicatie vanuit de UB als om de interne communicatie. De PR-functie omvat tevens het ondersteunen van de organisatie van tentoonstellingen en het tot standkomen en de verkoop van publicaties. F$IGHOLQJ%HVFKLNEDDUVWHOOLQJ De afdeling %HVFKLNEDDUVWHOOLQJwordt aangestuurd door het afdelingshoofd Beschikbaarstelling. In deze afdeling worden alle taken uitgevoerd rond de uitleen en het verzorgen van het Interbibliothecair Leenverkeer (IBL), met uitzondering van scannen en kopiëren. Ook de ter plaatse gestelde vragen over uitleen, lenerspassen en ‘wie-wat-waar’-vragen worden in eerste instantie door de medewerkers %HVFKLNEDDUVWHOOLQJ beantwoord. Bij meer complexe of inhoudelijke vragen en/ of vragen waarvan de beantwoording meer tijd kost (meer dan max. 3 minuten) worden medewerkers van de afdeling ,QIRUPDWLHGLHQVWHQ ingeschakeld, of relevante tweedelijnsmedewerkers (vakreferenten, conservatoren of anderen). Ook het beheer van de studiezalen en de daar open opgestelde collecties behoort tot de taken van de afdeling %HVFKLNEDDUVWHOOLQJ, inclusief het beheer van het open (tijdschriften)magazijn. Het kopiëren en/ of scannen voor IBL e.d. vindt niet meer in de afdeling%HVFKLNEDDUVWHOOLQJ plaats, maar bij de afdeling 0DJD]LMQHQNOXL]HQ (zie hierna). Het versturen van rekeningen zal verzorgd gaan worden door de )LQDQFLsOH$GPLQLVWUDWLH%% . Voor de werkzaamheden betreffende IBL zal een coördinator worden aangewezen, die echter geen formele leidinggevende functie heeft. De noodzakelijke formatieomvang hangt sterk samen met de dienstverleningsuren van de uitleenbalie (niet noodzakelijkerwijs identiek aan de openingstijden van het UB-gebouw).


86

5RRVWHUGLHQVW Het werk in de afdeling %HVFKLNEDDUVWHOOLQJ betreft voor een belangrijk deel balietaken, die worden verricht in roosterdienst. In verband daarmee wordt van alle medewerkers bij de afdeling %HVFKLNEDDUVWHOOLQJ verwacht dat zij inzetbaar zijn op onregelmatige uren, samenhangend met de dienstverleningsuren van de uitleenbalie. Daarbij zal zoveel mogelijk gewerkt worden met vaste afspraken, waarbij rekening wordt gehouden met individuele wensen. G$IGHOLQJ0DJD]LMQHQ .OXL]HQ De afdeling 0DJD]LMQHQ .OXL]HQ verzorgt het aanleveren en terugzetten van aangevraagde werken uit de gesloten magazijnen en uit de kluizen. De medewerkers van deze afdeling zijn dus zowel verantwoordelijk voor aanvragen in de Tielehal als vanuit de Leeszaal Bijzondere Collecties. De afdeling is tevens verantwoordelijk voor een optimale inrichting van de magazijnen en kluizen. De afdeling verzorgt ook scan- en kopieertaken in verband met IBL, reproductieaanvragen (met name ook voor de Bijzondere Collecties), en taken in verband met stempel- en signatuurwerkzaamheden en een deel van de bindadministratie. Zowel voor de werkzaamheden betreffende de kluizen en als voor de reproductiewerkzaamheden zal een coördinator worden aangewezen, die echter geen formele leidinggevende functie heeft. De noodzakelijke formatieomvang hangt sterk samen met de dienstverleningsuren vanuit de magazijnen en kluizen. 5RRVWHUGLHQVW Het aanleveren van aangevraagde werken uit de magazijnen en de kluizen wordt verricht in roosterdienst. In verband daarmee wordt van alle medewerkers bij de afdeling 0DJD]LMQHQ .OXL]HQ verwacht dat zij inzetbaar zijn op onregelmatige uren, samenhangend met de dienstverleningsuren vanuit de magazijnen en kluizen. Daarbij zal zoveel mogelijk gewerkt worden met vaste afspraken, waarbij rekening wordt gehouden met individuele wensen. 6HFWRU%LM]RQGHUH&ROOHFWLHV De sector %LM]RQGHUH&ROOHFWLHV%& biedt toegang tot (items behorend tot) de bijzondere collecties van de Universiteitsbibliotheek Leiden. Deze toegang bestaat zowel uit het ter plaatse ter inzage geven in de bijzondere materialen als uit het via de website digitaal toegankelijk maken daarvan op verschillende niveaus (collectieniveau, itemniveau). Daarnaast ondersteunt en stimuleert de afdeling het gebruik van de bijzondere collecties bij onderwijs en onderzoek door medewerkers en studenten van de Universiteit Leiden, en daarbuiten. De voormalige vijf kleine bijzondere afdelingen zijn samengevoegd in één sector. De sector BC bestaat uit twee afdelingen: a. Collectiespecialisten b. Collectiediensten De medewerkers van de afdeling &ROOHFWLHVSHFLDOLVWHQ worden rechtstreeks aangestuurd door het sectorhoofd. De afdeling &ROOHFWLHGLHQVWHQ staat onder leiding van een afdelingshoofd. Dit afdelingshoofd rapporteert aan het sectorhoofd.


87

D$IGHOLQJ&ROOHFWLHVSHFLDOLVWHQ De taken van de medewerkerkers van de afdeling &ROOHFWLHVSHFLDOLVWHQ, de conservatoren, hebben steeds betrekking op bepaalde onderdelen van de bijzondere collecties en betreffen zowel de uitbouw en ontsluiting daarvan, als het onder de aandacht brengen van en de informatieverstrekking over de collecties. Het op verschillende manieren over het voetlicht brengen van de waarde van de bijzondere collecties voor onderwijs en onderzoek aan de Leidse universiteit, waar juist het werken met bronnenmateriaal aansluit bij de ambitie die spreekt uit het instellingsplan .LH]HQYRRUWDOHQW, is een relatief nieuw onderdeel van het takenpakket van conservatoren. Naast medewerkers en studenten van de Leidse universiteit behoren nadrukkelijk ook andere onderzoekers uit binnen- en buitenland tot de doelgroep. Conform de landelijke trend, maar in afwijking van wat tot op heden bij de UB Leiden gebruikelijk was, wordt de conservatorfunctie nu uitsluitend ingevuld op basis van het UFOprofiel Informatie-/ Collectiespecialist 1. Niettegenstaande het feit dat alle conservatorfuncties hetzelfde UFO-profiel hebben gaat het, net als in de afdeling 9DNVSHFLDOLVWHQ, om inhoudelijk gespecialiseerde functies. Het is niet goed mogelijk de benodigde formatie-omvang exact te berekenen op basis van harde criteria, zoals omvang van de reeds aanwezige bijzondere collectie-items, de te bedienen groep medewerkers en studenten, of het beschikbare collectievormingsbudget. Voor de belangrijkste, specifieke deskundigheid vereisende onderdelen van de collecties worden conservatorschappen voorzien van minimaal ½ fte. Het de bedoeling om naast de structurele formatie de komende jaren op verschillende manieren extra conservatoren-inzet mogelijk te maken. De volgende vaste conservatorschappen worden voorzien: Fotografie Prenten en tekeningen Kaarten, atlassen Middeleeuwse handschriften Moderne handschriften en archieven Oude drukken en bibliofiele uitgaven (incl. boekgeschiedenis) Oosterse handschriften, Oriëntalia (incl. Hebraïca) vóór 1950 Zuidoost Aziatische collecties vóór 1950

E$IGHOLQJ&ROOHFWLHGLHQVWHQ De afdeling &ROOHFWLHGLHQVWHQ wordt aangestuurd door een afdelingshoofd. De medewerkers van deze afdeling verzorgen de bezetting van de balie van de Leeszaal Bijzondere Collecties, beheren de open opgestelde naslagcollecties die verband houden met de bijzondere collecties, ondersteunen verschillende werkzaamheden van conservatoren en verrichten werkzaamheden inzake het (digitaal) toegankelijk maken van de bijzondere collecties. Speciaal voor dit laatste is een aparte projectfunctionaris voorzien.Verder zijn hier de conserverings- en restauratiewerkzaamheden betreffende alle collecties ondergebracht.18 Om meer tijd vrij te maken voor ontsluitingswerkzaamheden worden een aantal taken overgedragen aan andere afdelingen. Anders dan voorheen behoort het uit de kluizen halen en weer opbergen van aangevraagde stukken niet meer tot de taken van de medewerkers van &ROOHFWLHGLHQVWHQ. Dit werk wordt overgedragen aan de medewerkers van de afdeling 0DJD]LMQHQ 18

Ook de medewerker (0,5 fte) die vooralsnog op tijdelijke basis belast wordt met de coördinerende taken ten behoeve van het Scaliger Instiuut wordt ingedeeld in de afdeling &ROOHFWLHGLHQVWHQ Reorganisatieplan UB – 4 mei 2006

88

.OXL]HQ3& . Door de scheiding van balie- en kluis-werkzaamheden is het permanente toezicht door de baliemedewerkers op de leeszaal beter gegarandeerd. Ook het werk rond het afhandelen van reproductieaanvragen vanuit de bijzondere collecties wordt verplaatst naar de afdeling 0DJD]LMQHQ .OXL]HQ, waar ook andere scan- en reproductiewerkzaamheden zijn gepositioneerd. Het versturen van rekeningen wordt overgedragen aan de )LQDQFLsOH$GPLQLVWUDWLH%% . Alle medewerkers van de afdeling &ROOHFWLHGLHQVWHQ hebben, naast hun roostergebonden (balie-)werkzaamheden, ook niet-roostergebonden taken, namelijk op het gebied van collectieontsluiting en het beheren van de aan de bijzondere collecties gerelateerde naslagcollecties. Een deel van de medewerkers zal zich meer kunnen toeleggen op ontsluitingswerkzaamheden en het ondersteunen van de conservatoren m.b.t. één of meer afzonderlijke bijzondere collecties. De noodzakelijke formatieomvang hangt sterk samen met de dienstverleningsuren in de Leeszaal Bijzondere Collecties. 5RRVWHUGLHQVW Een belangrijk deel van het werk in de afdeling &ROOHFWLHGLHQVWHQ betreft balietaken, die worden verricht in roosterdienst. In verband daarmee wordt van alle medewerkers bij de afdeling &ROOHFWLHGLHQVWHQ verwacht dat zij inzetbaar zijn op onregelmatige uren, samenhangend met de dienstverleningsuren van de Leeszaal Bijzondere Collecties. Daarbij zal zoveel mogelijk gewerkt worden met vaste afspraken, waarbij rekening wordt gehouden met individuele wensen. 6HFWRU'LJLWDOH'LHQVWHQ De sector 'LJLWDOH'LHQVWHQ'' werkt aan de ontwikkeling, implementatie en het beheer van elektronische informatiediensten en van de digitale bibliotheek. DD is verantwoordelijk voor het beheer van de verschillende informatiesystemen van de UB die universiteitsbreed worden ingezet op het gebied van de wetenschappelijke informatievoorziening. Daarnaast is DD verantwoordelijk voor het aansturen en (mede)uitvoeren van innovatieve projecten bij de UB, vooral op het gebied van de digitale bibliotheek en de elektronische dienstverlening, maar ook met name van projecten waar informatiesystemen, webdiensten en ICT een belangrijke rol spelen. Binnen de sector is verder het functioneel beheer van de werkplekvoorzieningen voor medewerkers en bezoekers van de Universiteitsbibliotheek ondergebracht, alsmede het functioneel beheer en de redactie van de %LEOLRWKHNHQ website van de universiteit. Gelet op de ontwikkelingen op het gebied van informatietechnologie plaatsvinden en de vele initiatieven die de bibliotheek wenst nemen wordt de sector DD aanzienlijk versterkt. De sector DD bestaat uit twee afdelingen: a. Innovatie & Projecten. b. DD-beheer De medewerkers van de afdeling ,QQRYDWLH 3URMHFWHQ worden rechtstreeks aangestuurd door het sectorhoofd; de leiding van de afdeling ''EHKHHU is in handen van het afdelingshoofd ''EHKHHU – deze rapporteert aan het sectorhoofd. D,QQRYDWLH 3URMHFWHQ De nieuwe afdeling ,QQRYDWLH 3URMHFWHQ werkt op projectmatige wijze aan innovatie en initiatieven op het gebied van de digitale bibliotheek, de elektronische dienstverlening en de digitale wetenschappelijke informatievoorziening. De medewerkers zullen onder meer projecten leiden,


89

begeleiden en mee uitvoeren, adviseren over technische ontwikkelingen, standaarden en protocollen, en bijdragen aan de ontwikkeling en evaluatie van programmatuur en systemen. E''EHKHHU De afdeling ''EHKHHU is verantwoordelijk voor het beheer van de (bedrijfs)informatiesystemen, die dienen ter ondersteuning van de universitaire wetenschappelijke informatievoorziening en de bibliotheekfunctie. Dat betreft met name U-CAT (het catalogus- en bibliotheeksysteem Aleph), U-LIP (de digitale bibliotheek waarbij gebruik gemaakt wordt van Metalib/ SFX en EZproxy), DigiTool (digitale collecties), DSpace (het repository van de universiteit), de website, voorzieningen rond het raadplegen van CD-roms en DVD-roms, en het UB-intranet. De werkzaamheden omvatten het dagelijkse operationele beheer, applicatiebeheer, functioneel beheer en het bewaken van de afgesproken niveaus van dienstverlening daaromheen. 6HFWRU9HUZHUNLQJ2QWVOXLWLQJ 0HWDGDWDEHKHHU De sector 9HUZHUNLQJ2QWVOXLWLQJ 0HWDGDWDEHKHHU920 verzorgt (vrijwel) het gehele proces vanaf het bestellen van publicaties tot het moment van beschikbaarstelling. Daartoe worden aan de publicaties metadata toegekend, zowel formele ontsluitingskenmerken (de traditionele ‘titelbeschrijving’), als onderwerpsontsluiting, en in toenemende mate ook nieuwe typen ontsluitinggegevens. De komende jaren zullen op projectbasis ingrijpende aanpassingen en verbeteringen in het bibliotheeksysteem worden aangebracht waardoor de efficiency bij de verwerking en onstluiting van publicaties belangrijk verhoogd kan worden. Zo zal het mogelijk worden lokaal te catalogiseren, waarbij gebruik gemaakt kan worden van FRS\FDWDORJLQJ niet alleen uit het GGC, maar ook uit andere bestanden (bijvoorbeeld Chinese en Japanse databases) en van door DSSURYDO SODQYHQGRUV aangeleverde records. Ook voor het wegwerken van de over een periode van vele jaren opgelopen achterstanden bij het verwerken van binnengekomen materiaal is een apart project gedefinieerd. Voor de uitvoering van deze projecten is aparte projectfinanciering beschikbaar. De sector VOM bestaat uit twee afdelingen: a. Acquisitie b. Catalogisering Beide afdelingen worden aangestuurd door een afdelingshoofd. De afdelingshoofden rapporteren aan het sectorhoofd. D$IGHOLQJ$FTXLVLWLH Naast de huidige taken rond de acquisiite van publicaties zal de afdeling $FTXLVLWLH als nieuwe taak de verantwoordelijkheid krijgen voor de administratie en het beheer van licenties voor elektronische bestanden; deze taak wordt belegd bij het afdelingshoofd $FTXLVLWLH. Daarnaast zal de afdeling zich ook sterker oriënteren op het verwerken van digitale documenten, in het bijzonder elektronische tijdschriften. De afdeling heeft ook een taak bij de introductie van nieuwe mogelijkheden bij het verwerven van publicaties, zoals DSSURYDOSODQV en elektronisch bestellen. Ter ondersteuning van het afdelingshoofd $FTXLVLWLH wordt een projectmedewerker aangesteld, die


90

bijzondere verantwoordelijkheden heeft met betrekking tot de besteladministratie en voor de vernieuwingen die daarin de komende jaren moeten worden aangebracht. E$IGHOLQJ&DWDORJLVHULQJ De afdeling &DWDORJLVHULQJ is verantwoordelijk voor het overgrote deel van het (boek) verwerkingsproces. De afdeling zal zich sterker dan voorheen oriënteren op het ontsluiten van digitale documenten waaronder – maar niet alleen – de e-proefschriften van Leidse promovendi. Een nieuwe taak voor de afdeling &DWDORJLVHULQJ op termijn is het verrichten van een groot deel van de onderwerpsontsluiting. Belangrijk doel hiervan is om de doorlooptijd van de boeken te bekorten door een einde te maken aan het heen en weer sturen tussen de verschillende afdelingen. Het overdragen van deze taak van de vakreferenten naar catalografen zal zeker bijscholing vergen. Van een deel van de medewerkers wordt verwacht dat zij na deze bijscholing in staat zijn om voor een ruime meerderheid van de titels ook de onderwerpsontsluiting te verrichten. Moeilijke gevallen zullen nog altijd door vakreferenten en/ of conservatoren moeten worden afgehandeld. Aandachtspunt is de noodzaak tot catalogiseren in een zeer groot aantal verschillende talen en schriftsoorten. De formatie moet daarop zorgvuldig worden afgestemd, waarbij er op termijn naar gestreefd zal worden structureel formatieruimte te reserveren voor het tijdelijk aanstellen van medewerkers (werkstudenten, stagiaires etc.) die deze talen beheersen en met enige begeleiding deze titels kunnen catalogiseren. Nieuwe activiteiten worden ontwikkeld op het gebied van metadatabeheer zoals het opstellen en vastleggen van afspraken en richtlijnen en het adviseren over en specificeren van conversies. Hierbij behoort ook het ontwikkelen van een bredere expertise op het gebied van meerdere metadata-typen. Wat betreft het verwerken van materiaal ten behoeve van schenkende of afstotende partijen zal de afdeling ook offertes moeten kunnen opstellen en op projectmatige wijze de verwerking moeten kunnen organiseren. Stempel- en signatuurwerkzaamheden en een deel van de bindadministratie worden overgedragen aan de afdeling 0DJD]LMQHQ .OXL]HQ3& . %XUHDX%HGULMIVYRHULQJ Naast vier sectoren waarin de core business-taken van de UB belegd zijn, is er een %XUHDX %HGULMIVYRHULQJ%% . Deze eenheid is verantwoordelijk voor een adequate ondersteuning van (het management van) de UB-organisatie bij het bereiken van haar doelstellingen. Het hoofd BB bekleedt tevens de functie van Controller. &RQWUROOHU De Controller levert een bijdrage aan de formulering van het financieel-economisch beleid, geeft vorm en inhoud aan en houdt toezicht op de planning & control-cyclus en de administratieve organisatie van de UB. Hij stelt de begroting en de vereiste financiële rapportages op en ziet toe op een verantwoord financieel beleid. De Controller heeft contacten met de externe accountants en subsidiegevers, en begeleidt de sectorhoofden bij het budgetbeheer betreffende hun sectoren. Tot het Bureau Bedrijfsvoering behoren: a. Secretariaat


91

b. Financiële Administratie c. Facilitaire Diensten (ingehuurd via UFB) Het hoofd BB stuurt de medewerkers van het Secretariaat en de Financiële Administratie rechtstreeks aan, geeft functioneel leiding aan het hoofd )DFLOLWDLUH'LHQVWHQ = Servicemanager lokatie UB van de UFB, en onderhoudt de contacten met de UFB via de Cluster Manager. Het hoofd BB treedt tevens op als Security Manager van de UB. D6HFUHWDULDDW Het 6HFUHWDULDDW verzorgt de algemene en secretariële ondersteuning van de directie en van enkele algemene vergaderingen, de informatiestroom van de in- en uitgaande post, het telefoonverkeer, het organiseren van enkele bijeenkomsten en het ontvangen van gasten van de directie. Incidenteel wordt ook secretariële ondersteuning verleend aan andere UB-medewerkers. Het 6HFUHWDULDDW bestaat uit twee secretaresses, waarvan één de coördinatie verzorgt; het secretariaat is op werkdagen tussen 8:30 uur en 17:30 uur bemensd. E)LQDQFLsOH$GPLQLVWUDWLH De )LQDQFLsOH$GPLQLVWUDWLH vervult binnen de UB de centrale rol op het gebied van financieel beheer. Het is de taak van de )LQDQFLsOH$GPLQLVWUDWLH om alle financiële gegevens tijdig, juist en volledig vast te leggen in het SAP en om het management te voorzien van betrouwbare en goed bruikbare periodieke rapportages, opdat het financieel beleid zonodig tijdig kan worden bijgesteld. Een nieuwe taak voor de )LQDQFLsOH$GPLQLVWUDWLH is het verzorgen van rekeningen voor IBL, boetes, lenerspassen, reproductieaanvragen etc., die voorheen bij de uitleen en/ of bij de balie bijzondere collecties werden vervaardigd. Om die reden wordt de formatie met 1 fte uitgebreid. F)DFLOLWDLUH'LHQVWHQ Tot de )DFLOLWDLUH'LHQVWHQ behoren de algemene dienst, receptie, schoonmaak, catering, ARBO en milieu en Bedrijfshulpverlening en Gebouwbeheer. Taken rond schoonmaak en catering zijn reeds overgedragen aan het UFB en het is de bedoeling ook de resterende facilitaire taken voorjaar 2006 bij het UFB onder te brengen. Onderhandeling daarover zijn op dit moment nog gaande. Het hoofd BB is functioneel verantwoordelijk en heeft daartoe rechtstreeks contact met het hoofd )DFLOLWDLUH'LHQVWHQ (t.z.t. met de Servicemanager en/ of de Clustermanager van het UFB).


92

+RRIGVWXN²8LWJDQJVSXQWHQ Bij het reorganisatieproces zal worden uitgegaan van een aantal principes; deze worden hieronder nader toegelicht. Van alle functies in de nieuwe UB-organisatie zal worden vastgesteld of het een QLHXZH functie betreft, of een RQJHZLM]LJG terugkomende functie. In samenhang daarmee komt van alle functies in de oude UB-organisatie vast te staan welke oude functies RQJHZLM]LJG terugkomen en welke oude functies wordenRSJHKHYHQ. Om te bepalen of oude functies ongewijzigd terugkomen danwel worden opgeheven zal gekeken worden naar de volgende aspecten: a. (Veranderingen in) de taken / het takkenpakket b. (Veranderingen in) de bevoegdheden (bv. al of niet hebben van leidinggevende taken) c. (Wijzigingen in) de voor een functie vereiste kennis, vaardigheden en/ of competenties d. (Veranderingen in) het UFO-profiel De definitieve vaststelling voor de afzonderlijke functies kan pas plaatsvinden wanneer voor alle functies in de nieuwe organisatie functiebeschrijvingen zijn gemaakt, waarin voor elke afzonderlijke de kernactiviteiten, indelingscriteria, aandachtsgebieden, vereiste competenties, werken denkniveau, en de gewenste opleiding, specifieke kennis en werkervarig zijn vastgelegd. Op basis van deze nieuwe functiebeschrijvingen zal dus worden vastgesteld of het om QLHXZH of om RQJHZLM]LJG terugkomende functies gaat. Daaruit vloeit dan voort welke functies in de oude organisatie RQJHZLM]LJG terugkomen; alle oude functies die niet ongewijzigd terugkomen, zijn RSJHKHYHQ. In het Concept-Personeelsplan zal van alle functies de status worden vastgesteld. $GD7DNHQ Wanneer een organisatieonderdeel QLHXZH taken (erbij) krijgt kan dat betekenen dat er speciaal daarvoor nieuwe functies worden ingesteld en/ of dat aan bestaande functies nieuwe taken worden toegevoegd. Of door deze toevoeging daadwerkelijke ook QLHXZHIXQFWLHV ontstaan, hangt af van de vraag in hoeverre de nieuwe taken geacht worden de bestaande functie van karakter te doen veranderen, nieuwe competenties te vereisen etc. Wanneer taken vervallen, doordat ze niet meer worden uitgevoerd of doordat ze naar een ander organisatieonderdeel worden overgeplaatst, kan dat betekenen dat de bijbehorende functie(s) wordt/ worden RSJHKHYHQ. Het is ook mogelijk dat de functie blijft bestaan, hetzij in RQJHZLM]LJGH vorm (wanneer de resterende taken de functie in de kern onveranderd laten), hetzij dat daardoor een QLHXZH functie ontstaat (wanneer wel sprake is van substantiële veranderingen). $GE$DQVWXULQJHQEHYRHJGKHGHQ Wanneer de bevoegdheden behorend bij een bepaalde functie veranderen, bijvoorbeeld leidinggevende bevoegdheden verdwijnen of toegevoegd worden, betekent dat veelal dat de functie wijzigt: de oorspronkelijke functie vervalt. $GF9HUDQGHULQJHQLQEHQRGLJGHNHQQLVYDDUGLJKHGHQHQRIFRPSHWHQWLHV Nieuwe taken kunnen leiden tot nieuwe benodigde kennis, vaardigheden en/ of competenties. Omgekeerd kan het vervallen van taken leiden tot de overbodigheid daarvan. Wanneer deze veranderingen ingrijpend zijn, kan dit leiden tot verandering van het functieprofiel, en dus tot het opheffen van oude en het instellen van nieuwe functies.


93

$GG)XQFWLHQDDP HQ8)2SURILHO Elke functie heeft een eigen functieQDDP; aan elke afzonderlijke functie is een eigen UFO-profiel toegekend. In een aantal gevallen zijn aan één functie twee elkaar aanvullende UFO-profielen toegekend. Wanneer in de nieuwe organisatie een functie een ander UFO-profiel, of een andere combinatie van UFO-profielen, heeft gekregen dan in de oude organisatie, is er sprake van een nieuwe functie. )XQFWLHYROJHUV Medewerkers waarvan de functie RQJHZLM]LJG blijft, worden in principe automatisch op de overeenkomstige ongewijzigde functie in de nieuwe organisatie geplaatst, voorzover de beschikbare formatieomvang dat toelaat: zij zijn IXQFWLHYROJHUV. In sommige gevallen kan dit betekenen dat medewerkers wiens takenpakket overgaat naar een functie in een andere afdeling, “meeverhuizen” met hun taken en dus als functievolger overgaan naar een ander organisatieonderdeel. Als alleen onderdelen van een functie, bepaalde deeltaken of werkzaamheden, overgeheveld worden naar een DQGHUH functie (met een ander UFO-functieprofiel) betekent dit dat deze taken aan andere medewerkers, eventueel in een ander organisatieonderdeel, worden opgedragen. In dat geval is er dus geen sprake van IXQFWLHYROJHUV. Voor een aantal functies waar verwacht wordt dat sprake zal zijn van functievolgers, is in de nieuwe organisatie minder fte beschikbaar dan in de huidige organisatie. Mocht het niet lukken om hiervoor een oplossing te vinden op basis van vrijwilligheid in het kader van het voorgenomen aanvullende sociaal plan, dan zal in het Concept-Personeelsplan een nadere regeling worden opgenomen. Hoewel nu nog geen functiebeschrijvingen beschikbaar zijn, is de verwachting dat ongeveer de helft van de medewerkers als functievolger in de nieuwe organisatie geplaatst zal worden. 6DPHQYDWWHQG 1LHXZHIXQFWLHVLQGHQLHXZHRUJDQLVDWLH Een (nieuwe) functie wordt aangemerkt als QLHXZ , wanneer: a. het gaat om een (grotendeels) nieuw of gewijzigd takenpakket, en/ of b. het gaat om nieuwe/ andere bevoegdheden, en/ of c. het in vergelijking tot een overeenkomstige reeds bestaande functie gaat om nieuwe/ andere voor de functie vereiste kennis, vaardigheden, en/ of competenties, en/ of d. het in vergelijking tot een overeenkomstige reeds bestaande functie gaat om indeling in een ander of een nieuw aanvullend UFO-profiel. 2QJHZLM]LJGHIXQFWLHVLQGHRXGHqQLQGHQLHXZHRUJDQLVDWLHGDDUÝROJIXQFWLHµ Een functie wordt geacht RQJHZLM]LJG terug te komen wanneer: a. tenminste 60% van de werkzaamheden hetzelfde blijven, en b. er geen verandering optreedt in de bevoegdheden, en c. het karakter van de functie en de vereiste competenties gelijk blijven, en d. het toegekende UFO-profiel gelijk blijft. Medewerkers wiens functie als YROJIXQFWLH ongewijzigd in de nieuwe organisatie terugkomt, zijn IXQFWLHYROJHUV. 2SJHKHYHQIXQFWLHVXLWGHRXGHRUJDQLVDWLH Een functie wordt aangemerkt als RSJHKHYHQ wanneer in de nieuwe organisatie geen sprake is van een functie met grotendeels hetzelfde takenpakket, dezelfde bevoegdheden (waarvoor dezelfde kennis, vaardigheden en/ of competenties vereist zijn) en met hetzelfde UFO-profiel.


94

+RRIGVWXN9HUORRSYDQKHWUHRUJDQLVDWLHSURFHVWLMGSDG Hierna wordt eerst het traject geschetst voor zover dat de Dienstraad (het lokale medezeggenschapsorgaan) en de medewerkers van de UB betreft, en vervolgens het daaraan parallel lopende traject met betrekking tot het centrale medezeggenschapsorgaan, het Lokaal Overleg (zie ook Bijlage d – schematisch overzicht. De cursieve tijdaanduidingen dienen slechts opgevat te worden als een indicatie. 'LHQVWUDDGHQPHGHZHUNHUV8% EHJLQPDDUW Het definitieve stuk ‘9RRURQGHUZLMV RQGHU]RHN’ - Beleidsplan wetenschappelijke informatie & bibliotheekvoorzieningen Universiteit Leiden 2006-201 wordt voorgelegd aan de Dienstraad. Bijlage 5 van dit stuk is het Concept Reorganisatieplan (CRP). Tevens wordt aan de Dienstraad het 9RRUQHPHQWRW5HRUJDQLVDWLH voorgelegd. De Dienstraad wordt geïnformeerd over het voornemen om uitbreiding te geven aan het kader voor sociaal beleid. Met de Dienstraad wordt overlegd op welke wijze de consultatie van de werknemers zal plaatsvinden. (De UB-directie hecht eraan dat alle werknemers van de UB op de kortst mogelijke termijn alle stukken zullen ontvangen.) De UB-directie informeert de medewerkers van de UB over het CRP volgens de daarover met de Dienstraad gemaakte afspraken. (De directie zou graag in elk geval met alle afdelingen een bijeenkomst beleggen.) PDDUW²PHLKHWOLMNWUHDOLVWLVFKYRRUGH]HIDVHjZHNHQXLWWHWUHNNHQ De UB-directie voert nader overleg met de Dienstraad De UB-directie informeert alle medewerkers, geeft toelichting, beantwoord vragen etc. (

KHOIWPHL De UB-directie vraagt de Dienstraad om instemming met het CRP en informeert het CvB. Na instemming van de Dienstraad stelt de UB-directie het – nu voorliggende – (defnitieve) Reorganisatieplan (RP) vast. De UB-directie stelt een Concept Personeelsplan (CPP) op. Uit het CPP blijkt welke functies nieuw zijn, of ongewijzigd terugkomen, en welke bestaande functies verdwijnen; tevens wordt in het CPP beschreven welke procedures gevolgd zullen worden. EHJLQMXQL De UB-directie legt het CPP voor aan de Dienstraad, directie en Dienstraad voeren daarover besprekingen. (

KHOIWMXQL De UB-directie vraagt de Dienstraad om instemming met het CPP De UB-directie informeert het College van Bestuur over het advies van de Dienstraad Na instemming door de Dienstraad met het CPP stelt de UB-directie het (definitieve) Personeelsplan (PP) vast en stelt een Uitvoeringsplan op inclusief een tijdpad voor de uitvoering van de Reorganisatie. De UB-directie informeert alle medewerkers over de voor hun individueel geldende voorgenomen rechtspositionele gevolgen. Reorganisatieplan UB – 4 mei 2006

95

MXOLDXJXVWXV Alle medewerkers worden in de gelegenheid gesteld hun zienswijze te geven op de voor hen individueel geldende voorgenomen rechtspositionele gevolgen. De UB-directie overlegt met de Dienstraad en zonodig met HRM/ Bestuursbureau over de rechtspositionele consequenties en informeert het CvB. VHSWHPEHURNWREHU De UB-directie plaatst de medewerkers op de nieuwefucnties conform de daarvoor afgesproken procedures in het Personeelsplan. /RNDDO2YHUOHJ EHJLQPDDUW Het College van Bestuur (CvB) kondigt de voorgenomen reorganisatie van de UB aan in het Lokaal Overleg (LO), onder overlegging van het Voornemen tot Reorganisatie en het Concept Reorganisatieplan. Het CvB informeert het LO over het voornemen om uitbreiding te geven aan het kader voor sociaal beleid. PDDUWWPRNWREHU De UB-directie overlegt geregeld met de Klankbordcommissie uit het LO over de voortgang van het reorganisatieproces. PDDUWWPMXQL Het CvB overlegt met het LO over het CRP en het CPP, waarbij het advies (al of niet instemmen) van de Dienstraad wordt betrokken. Het CvB komt met het LO overeen wat de inhoud van het (Aanvullend) Sociaal Plan zal zijn en stelt het (Aanvullend) Sociaal Plan vast.


96

+RRIGVWXN²&RPPXQLFDWLHSODQ Begin maart overlegt de UB-directie met de Dienstraad op welke wijze de consultatie van de medewerkers zal plaatsvinden. De directie stelt voor het Voornemen tot Reorganisatie en het Concept Reorganisatieplan direct aan alle medewerkers ter hand te stellen. Zij zou graag per afdeling met alle medewerkers deze stukken bespreken, vragen beantwoorden en een nadere toelichting geven, indien gewenst in aanwezigheid van één of meer leden van de Dienstraad. Daarnaast wil de UB-directie een aantal besprekingen met de Dienstraad voeren en/ of met een delegatie/ klankbordgroep uit hun midden. Tevens voert de UB-directie gedurende het gehele reoganisatieproces overleg met een Klankbordcommissie uit het LO. De directie heeft het voornemen uitvoerig over de voortgang van het reorganisatieproces te communiceren en alle UB-medewerkers nauwkeurig op de hoogte te houden van de vorderingen in de vorm van een geregelde elektronische Reorganisatienieuwsbrief op het UB-intranet. Voorts wordt elke medewerker gedurende het gehele reoganisatieproces in de gelegenheid gesteld aan de directie en/ of aan de P&O-adviseur vragen te stellen of commentaar te geven. Dit kan zowel op individuele afspraak als tijdens een in te stellen wekelijks 5HRUJDQLVDWLHVSUHHNXXU.


97

%LMODJHD2UJDQRJUDPQLHXZH8%RUJDQLVDWLH Directie

P&O (via P&O services)

Sector Publieksdiensten & Collecties (PC)

Sector Bijzondere Collecties (BC)

Sector Digitale Diensten (DD)

Sector Verwerving, Ontsluiting & Metadatabeheer (VOM)

Bureau Bedrijfsvoering (BB)

Vakspecialisten

Collectiespecialisten

Innovatie & Projecten

Acquisitie

Secretariaat

Informatiediensten

Collectiediensten

DD-beheer

Catalogisering

Financiële Administratie

Beschikbaarstelling

Facilitaire Diensten (via UFB) Afdelingen waarvan de naam onderstreept is, hebben een eigen afdelingshoofd

Magazijnen & Kluizen Reorganisatieplan UB – 4 mei 2006

98

%LMODJHE2UJDQRJUDPRXGH8%RUJDQLVDWLH Directie

Collectiev. Infovoorz.

Uitleen & Magazijn

Westerse Hs.

Westerse Gedr.Wrkn

Oosterse Collectie

Prentenkabinet

Bodel Nijenhuis

Boekencircuit

ICT

Ondersteunende

Wet. info. specialisten

Uitleen

Acquistie

Finan. Admin.

Info. specialisten

Magazijn

Catalogisering

Secretariaat

Facilitaire Dienst

Afdelingen waarvan de naam onderstreept is, hebben een eigen afdelingshoofd


99

%LMODJHF±)XQFWLHHQIRUPDWLHRYHU]LFKWQLHXZH8%RUJDQLVDWLH Gecorrigeerde versie 30 mei 2006


100

%LMODJHG±6FKHPDWLVFKRYHU]LFKWYDQKHWUHRUJDQLVDWLHSURFHV Reorganisatieplan

Beschrijving nieuwe organisatie

Lokaal Overleg: overleg

Dienstraad: instemmen

ja

Personeelsplan (vgl.oud– nieuw op functieniveau)

Dienstraad: instemmen Lokaal Overleg: overleg

Ja

nee

CvB aparte procedure

Sociaalplan Flankerend beleid

Dienstraad: overleg Lokaal Overleg: instemmen

Nee

Brieven aan medewerkers met indiviuele gevolgen

CvB Plaatsingsprocedure


101

%LMODJH7RHYRHJLQJHQ In deze bijlage worden een aantal opties en nieuwe mogelijke taken (zie vooral § 4.4. – ,QQRYDWLHHQQLHXZHKRUL]RQWHQ) voor de UB beschreven die extra personele en/ of materiële kosten met zich meebrengen.


102

%LMODJHD0DJD]LMQRSDIVWDQG Naar het zich laat aanzien (zie ook Bijlage 2 tabel 1) wordt het al op (zeer) korte termijn noodzakelijk magazijnruimte buiten het UB-gebouw en de directe omgeving daarvan in gebruik te nemen. Om te voorzien in de behoefte van de gehele universitaire bibliotheekorganisatie voor de komende ca. 20 jaar – zowel de jaarlijkse groei van de collecties op het WSD-terrein als de verwachte afstoot van de faculteitsbibliotheken – is een opslagcapaciteit van tenminste 35.000 m. nodig. Het is niet realistisch te verwachten dat dit in de onmiddellijke nabijheid van de UB te realiseren is. 'HVHOHFWLH" De vraag dient gesteld te worden of dit ruimteprobleem niet (deels) door deselectie kan worden opgelost. Daarbij dient in ogenschouw genomen te worden dat in het kader van landelijke afspraken in UKB-verband de Universiteit Leiden is belast met de bewaarplicht voor het vakgebied Talen en Culturen. Deze afspraak houdt in dat de UB Leiden verplicht is unieke exemplaren van boeken en tijdschriften op dit omvangrijke en nog steeds sterk papier-georiënteerde gebied langdurig te bewaren. Deselectie is zonder meer zinvol wanneer het gaat om reeksen jaargangen van tijdschriften. Wanneer een tijdschrift elektronisch beschikbaar is, inclusief een complete backset, én wanneer de lange termijn toegankelijkheid van dat tijdschrift is gewaarborgd – bij voorbeeld doordat het in het e-Depot van de KB is opgenomen – zou de papieren versie kunnen worden afgevoerd. In UKB-kring wordt nog gediscussieerd over de vraag of niet toch ergens in Nederland naast de elektronische versie ook één papieren exemplaar bewaard zou moeten worden. Wanneer daartoe besloten wordt, zou voor Leiden de winst van deselectie van tijdschriften op grond van hun beschikbaarheid inmiddels ook in elektronische vorm, minder groot zijn. Niettemin is hier éénmalig ruimtewinst te boeken, in elk geval door de papieren jaargangen van tijdschriften die inmiddels elektronisch beschikbaar zijn, waartoe de lange termijn elektronische toegang gegarandeerd is en die andere vakgebieden betreffen dan Talen en Culturen, af te voeren. Dat betreft dan bijvoorbeeld de STM-tijdschriften van Elsevier, Springer en Blackwell. Overigens zijn dit juist QLHW de tijdschriftjaargangen die nu in grote getalen in de magazijnen van de centrale UB staan opgeslagen, daar in de faculteitsbibliotheek van W&N en bij het LUMC. In de magazijnen van de centrale UB ligt de nadruk op tijdschriften op humaniora-gebied. Deselectie van monografieën is in principe ook denkbaar, maar hierbij is het onvermijdelijk op titelniveau te werk te gaan, wat buitengewoon arbeidsintensief en dus duur is. Niet alleen dienen de banden fysiek verwijderd te worden, ook het catalogusrecord moet worden gewist. Bovendien is de ruimtewinst per gedeselecteerde titel beperkt. De mogelijkheid titels “automatisch” te deselecteren op grond van het feit dat ze gedurende een bepaalde periode niet zijn aangevraagd, is in strijd met het bewaarkarakter van wetenschappelijke bibliotheken. Samenvattend moet geconcludeerd worden dat deselectie, met name van tijdschriften, zeker dient te gebeuren, maar dat dit niet geacht kan worden te voorzien in de behoefte aan substantiële groei van de magazijnruimte. 6DPHQZHUNLQJ" Niet alleen de UB maar ook een aantal andere Leidse erfgoed-instellingen hebben behoefte aan (aanzienlijk) meer magazijnruimte. Het verdient de voorkeur zo mogelijk hiervoor een gezamenlijke voorziening te treffen. Dit zou grote efficiency-voordelen hebben, onder meer Beleidsplan – definitieve versie 02-03-2006

103

met betrekking tot gezamenlijke kantoor- en eventuele raadpleegruimte en gezamenlijk transport van en naar de instellingen. Gezien de dringendheid van het probleem dient de UL, wanneer niet tot samenwerking kan worden gekomen, zelf gepaste voorzieningen te regelen, door nieuwbouw, koop of huur van een geschikte ruimte. (OHNWURQLVFKEHGLHQG" De magazijnruimte voor boekenopslag dient adequaat geklimatiseerd te zijn. Overwogen moet worden of een elektronisch bediend magazijn de voorkeur verdient. Dit heeft grote voordelen als het gaat om ‘goedkope’ bemensing (het uithalen en opbergen van de boeken gaat automatisch) en brandbeveiliging (de magazijnruimte is zuurstofarm en dus brandveilig), maar de bouwkosten zijn aanzienlijk hoger en de ervaringen met dergelijke systemen zijn nogal wisselend. Het is duidelijk dat de rentabiliteit ervan toeneemt naarmate het om meer grootschalige opslag gaat, waarbij de nu geraamde kleine 35.000 meter over 20 jaar niet bijzonder groot geacht moet worden. Uiteraard kan in dit opzicht samenwerking met andere instellingen het perspectief belangrijk beïnvloeden. /RJLVWLHN Het is van belang in het magazijn op afstand materiaal te plaatsen dat niet veelvuldig wordt aangevraagd. Gezien de aanvankelijk nog beperkte hoeveelheid opgeslagen materialen lijkt het de eerstkomende paar jaar voldoende maximaal 1x per dag een transport van het magazijn op afstand van en naar de UB te organiseren, bijvoorbeeld elke middag, 5 dagen in de week. Wanneer het volume van de opgeslagen materialen toeneemt zou dit op termijn mogelijk verhoogd moeten worden. 6WUXFWXUHOHNRVWHQ De belangrijkste structurele kosten van een magazijn op afstand betreffen de bemensing. Daarbij zou het gaan om extra medewerkers van de afdeling 0DJD]LMQHQHQNOXL]HQ (PD). Uitgaande van één levering per werkdag, waarbij het (handmatig) uithalen en opbergen van de aangevraagde werken voor 2 personen ca. 4 uur in beslag neemt, kunnen de personele kosten in de eerste jaren, het transport zelf uitgezonderd, geschat worden op .½ (1fte schaal 4 + 1 fte schaal 5). Eén transport per dag zou, op basis van de huidige tarieven van de UFB (½SHUULW[ 260 dagen/ jaar) een kleine K½SHUMDDUNRVWHQ Personele kosten Transportkosten

K½ 67 K½

7RWDDO

.½

Investeringen in gebouw, inrichting etc. en normale gebruikskosten worden hier buiten beschouwing gelaten.


104

%LMODJHE2SHQ$FFHVV/HLGHQ2$/ Na afronding van het project Open Access Leiden (OAL) eind 2006 heeft de UB de nodige infrastructuur en processen opgezet waardoor potentieel alle wetenschappelijke output van Leidse auteurs beschikbaar kan komen. Om de invoer van metadata vanuit METIS, de verwerking full tekst, de afhandeling van embargo’s en publicatie in het Institutioneel Repositorium goed te kunnen afhandelen zijn 2 fte medewerkers (catalograaf 2) noodzakelijk. Personele kosten

K½73

7RWDDO

.½


105

%LMODJHF'LJLWDDOSXEOLFHUHQ Er ligt een duidelijk gearticuleerde wens bij verschillende faculteiten en instituten (waaronder bijvoorbeeld Archeologie, W&N, Letteren, FSW, ISIM, Naturalis) om ondersteuning te krijgen waardoor digitale publicatieprojecten uitgevoerd kunnen worden. Hierbij wordt gedacht aan het produceren van elektronische tijdschriften, publicatiesites, full text corpora, elektronische woordenboeken en naslagwerken, community websites, etc. De UB heeft de ambitie om deze ondersteuning op technisch en productieniveau te kunnen aanleveren. Een aantal belangrijke infrastructurele componenten om deze dienst te kunnen leveren zijn al aanwezig in de UB (zoals bijvoorbeeld het Institutioneel Repository en het Digitool digitaal-object-managementsysteem), andere onderdelen echter nog niet. De UB wenst hiervoor aansluiting te zoeken bij andere organisaties die deze diensten reeds met zeer positieve resultaten hebben opgezet waaronder het Digitaal Productiecentrum (DPC) van de Universiteitsbibliotheek Amsterdam. Hierbij dient onderzocht te worden of een intensieve samenwerking kan worden opgezet waardoor de UL mee gebruik kan maken van de technische infrastructuur en know-how die elders reeds is ontwikkeld. Dit zou wel betekenen dat materiële kosten wat betreft beheer en verdere ontwikkeling van deze infrastructuur gezamenlijk gedragen dienen te worden. De kosten hiervan moeten nog bepaald worden. Het is de bedoeling dat de kosten voor het produceren van digitale publicaties in rekening worden gebracht en via projectaanvragen of gelden die nu besteed worden aan de publicatie van het papieren equivalent gefinancierd worden. Om een start te kunnen maken met deze ontwikkeling is een klein team van medewerkers, bestaande uit 1 fte senior projectleider/ afdelingshoofd en 2 fte programmeur/ projectleider, noodzakelijk. Verdere groei boven deze basisformatie dient gefinancierd te worden uit de activiteiten die baten opleveren. Personele kosten Materiele kosten

K½176 K½ 65

7RWDDO

.½


106

%LMODJHG0HWDGDWDH[SHUWLVHFHQWUXP Het implementeren en consequent doorvoeren van metadatastandaarden is van essentieel belang voor de verdere ontwikkeling van de digitale informatievoorziening en het wetenschappelijk communicatieproces. Deze metadatastandaarden zijn volop in ontwikkeling en zijn vaak complex.. Het gebruiken van nieuwe metadatastandaarden – zoals 0$5&, 'XEOLQ&RUH (DC), (QFRGHG$UFKLYDO'HVFULSWLRQ (EAD), 7H[W(QFRGLQJ,QLWLDWLYH (TEI), /HDUQLQJ2EMHFW0HWDGDWD (LOM), MPEG-21 DIDL, 0HWDGDWD(QFRGLQJDQG7UDQVPLVVLRQ6WDQGDUG (METS) – vereist specifieke en diepgaande expertise. Tegelijkertijd sluit dit kennisdomein heel goed aan bij de al bestaande expertise en rol van de bibliotheek. Als start wenst de UB een metadataspecialist (1 fte) aan te stellen waardoor we de nodige know-how kunnen binnenhalen of opbouwen. Deze medewerker zal niet alleen de ontwikkeling van de relevante metadatastandaarden dienen te volgen maar zal ook een belangrijke rol spelen bij de introductie en het gebruik van deze standaarden door de bibliotheek in haar innovatieve projecten en diensten. Hiermee wordt ook de kiem gelegd voor het opzetten van een metadata-expertisecentrum dat ondersteuning zou kunnen bieden binnen de UL. De universiteit ontwikkelt constant belangrijke verzamelingen digitale informatie (wetenschappelijke output, onderwijsmateriaal, datasets, etc.) en ondersteunt allerhande projecten waarbij digitale informatie wordt geproduceerd. Daarbij is het consequent hanteren van metadatastandaarden van vitaal belang voor het doorzoeken, terugvinden, koppelen, converteren en archiveren van informatie. Het ligt op de weg van de UB als wetenschappelijke informatiemanager van de universiteit op dit punt een bijdrage te leveren. Verdere formatiegroei (bovenop de hierbij gewenste 1 fte) dient gefinancierd te worden door doorberekening van werkzaamheden binnen projecten en consultancy. Personele kosten

K½56

7RWDDO

.½


107

%LMODJHH'LJLWDO5LJKWV0DQDJHPHQW Studenten, promovendi, docenten en onderzoekers worden in grote mate geconfronteerd met een veranderende context wat betreft rechten (auteursrecht, copyright, digitale rechten, etc.) op wetenschappelijke en educatieve informatie. Ontwikkelingen zoals FRS\OHIW, FUHDWLYH FRPPRQV en RSHQDFFHVV maken duidelijk dat auteurs op een meer genuanceerde en gedifferentieerde wijze om kunnen gaan met de rechten die zij willen overdragen of behouden. Tegelijkertijd krijgen auteurs te maken met de verschillende belangen van uitgevers – die overigens deze problematiek op een zeer diverse wijze benaderen – en universiteiten, maar ook met nieuwe bepalingen van financiers van wetenschappelijk onderzoek. Organisaties zoals NWO, Wellcome Trust, NIH en andere stellen meer en meer specifieke eisen wat betreft het beschikbaar maken via RSHQDFFHVV van publicaties die met hun onderzoeksgelden tot stand gekomen zijn. Ook via de ontwikkelingen op het vlak van EOHQGHGOHDUQLQJ en de elektronische leeromgeving zal de UL verder te maken krijgen met deze problematiek. Bij de UL is tijdens het Open Access Leiden project geconstateerd dat auteurs behoefte hebben aan informatie op dit vlak en dat zij hierbij ook ondersteuning wensen. Daarnaast dient de UL ook geleidelijk beleid op dit punt te gaan vaststellen. Gelet op de ontwikkelingen van het institutioneel repository, e-proefschriften, digitaal publiceren en databeheer en de reeds bestaande expertise op het vlak van licentiebeheer en open access is de UB een logische plek om een steunpunt wat betreft Digital Rights Management en rechtenbeheer te realiseren. De digital rights specialist ( 1fte) zal auteurs op een praktische wijze ondersteunen, adviezen geven, op pro-actieve wijze informatie via een Rights Management website aanleveren en ook een input leveren voor beleidsontwikkeling op dit terrein. Personele kosten

K½56

7RWDDO

.½


108

%LMODJHI6FDOLJHU,QVWLWXXW UB wil, in samenspraak met de Faculteiten der Letteren, Godgeleerdheid en Wijsbegeerte, de functie van het Scaliger Instituut de komende jaren substantieel versterken, en met name het karakter van een brugfunctie tussen de Bijzondere Collecties en Onderwijs en Onderzoek aan de UB uitbouwen. De bijdrage vanuit de UB zou dan bestaan uit algemene logistieke ondersteuning van Scaliger activiteiten, waarvoor bij het onderdeel dienstverlening 0,5 fte gereserveerd zal worden, én uit de mogelijkheid voor UB-conservatoren om op projectmatige basis onderzoeksactiviteiten te ontplooien, en op verzoek vanuit de opleidingen onderwijs te verzorgen op hun specialistische terrein. Dit onderzoek en onderwijs door conservatoren zou dan in overleg met het hoofd Bijzondere Collecties ingepland moeten worden, maar inhoudelijk ressorteren onder de wetenschappelijke verantwoordelijkheid van de directeur van het Scaliger Instituut, of onder een door hem/ haar aangewezen collega. Personele kosten Materiële kosten

K½ 88 K½ 22

7RWDDO

.½


109

%LMODJHJ%RHNHQEXGJHW8% De UB wenst de dalende lijn wat betreft collectievorming op het gebied van monografieën – zoals blijkt uit § 4.3. &ROOHFWLHYRUPLQJ en bijlage 2 (figuren 1-4) – te keren en de aanschaf van boekmateriaal op peil te houden. Hiertoe zou een jaarlijkse budgetverhoging van 5% van het UB boekenbudget gerealiseerd moeten worden. Deze 5% budgetstijging zou gedeeltelijk tegemoet kunnen komen aan de jaarlijkse kostenstijging boekmateriaal en inflatie. Dit beleid betekent dat het boekenbudget UB voor de volgende jaren met een bedrag wordt verhoogd. 2007: K½ 2008: K½ 2009: K½ Materiele kosten 2007-2009

K½ 104

7RWDDO

.½

Dit beleid wordt ten laatste in het 4e kwartaal 2008 geëvalueerd voor mogelijke continuering vanaf 2010.


110

%LMODJHK8LWEUHLGLQJRSHQLQJVWLMGHQ8% De huidige openings- en dienstverleningstijden van de UB zijn als volgt: 1RUPDDOZNQ Ma t/ m do Vrijdag Zaterdag Zondag =RPHUYDNDQWLHZNQ Ma t/ m vrij Zaterdag Zondag .HUVWYDNDQWLHZN Ma t/ m zo 7RWDDOXUHQ

2SHQ

8LWOHHQGLHQVW

0DJD]LMQGLHQVW

8:30 – 22:00 8:30 – 17:00 9:30 – 17:00 13:00 – 17:00

8:30 – 22:00 8:30 – 17:00 9:30 – 17:00 13:00 – 17:00

8:30 – 16:30 8:30 – 16:30 -

8:30 – 17:00 gesloten Gesloten

8:30 – 17:00 -

8:30 – 16:30 -

Gesloten

-

-

XXU

XXU

XXU

In de uren dat de UB geopend is, zijn de VUW’s beschikbaar en de studieplekken in de leeszalen, waarbij de open opgestelde collectie gebruikt kan worden.19 Tijdens uren dat de ‘uitleendienst’ verricht wordt, kunnen eerder uit de gesloten magazijnen aangevraagde werken worden afgehaald. Tijdens uren dat ‘magazijndienst’ verricht wordt, worden aanvragen uit de gesloten magazijnen in behandeling genomen en naar de uitleenbalie getransporteerd. 9DULDQW²EHSHUNWHXLWEUHLGLQJ Aan de meest dringende vraag om uitbreiding van de openingstijden van de UB kan enigermate tegemoet gekomen worden door het terugdraaien van de recent ingevoerde sluiting op vrijdagavond, ruimere openstelling tijdens de zomervakantie en mét opening in de week tussen Kerst en Nieuwjaar. De uitleendienstverlening kan zonder grote bezwaren licht beperkt worden: afhalen van gereedliggende boeken kan tot uiterlijk 20 uur i.p.v. 22 uur. 1RUPDDOZNQ Ma t/ m do Vrijdag Zaterdag Zondag =RPHUYDNDQWLHZNQ Ma t/ m vrij Zaterdag Zondag

2SHQ

8LWOHHQ

0DJD]LMQGLHQVW

8:30 – 22:00 8:30 – 22:00 9:30 – 17:00 13:00 – 17:00

8:30 – 20:00 8:30 – 20:00 9:30 – 17:00 13:00 – 17:00

8:30 – 16:30 8:30 – 16:30 -

8:30 – 20:00 9:30 – 17:00 13:00 – 17:00

8:30 – 17:00 9:30 – 17:00 13:00 – 17:00

8:30 – 16:30 -

19 Vanuit veiligheidsoogpunt dient op uren dat de UB open is zonder uitleendienstverlening de receptie door tenminste twee personen bemand te worden.


111

.HUVWYDNDQWLHZN Ma t/ m vrij 7RWDDOXUHQ

9:30 – 20:00

9:30 – 17:00

9:30 – 13:00

XXU

XXU

XXU

9DULDQW²DDQ]LHQOLMNHXLWEUHLGLQJ Een aanzienlijke uitbreiding van de openingsuren, in combinatie met een geringe teruggang in uitleendienstverlening, met ten opzichte van de huidige situatie significant ruimere opening tijdens de zomervakantie en tussen Kerst en Nieuwjaar, zou er als volgt kunnen uitzien: 1RUPDDOZNQ Ma t/ m do Vrijdag Zaterdag Zondag =RPHUYDNDQWLHZNQ Ma t/ m vrij Zaterdag Zondag .HUVWYDNDQWLHZN Ma t/ m vrij 7RWDDOXUHQ

2SHQ

8LWOHHQ

0DJD]LMQGLHQVW

8:30 – 24:00 8:30 – 24:00 9:30 – 20:00 13:00 – 20:00

8:30 – 20:00 8:30 – 20:00 9:30 – 17:00 13:00 – 17:00

8:30 – 16:30 8:30 – 16:30 -

8:30 – 20:00 9:30 – 20:00 13:00 – 20:00

8:30 – 17:00 9:30 – 17:00 13:00 – 17:00

8:30 – 16:30 -

9:30 – 20:00

9:30 – 17:00

9:30 – 13:00

XXU

XXU

XXU

0HHUNRVWHQ De meerkosten bestaan hoofdzakelijk uit de kosten voor receptie/ bewaking gedurende de extra openingsuren. Uit veiligheidsoverwegingen dienen permanent, ook na het sluiten van de uitleendienstverlening, tenminste twee personen aanwezig te zijn. De kosten zijn gebaseerd op de tarieven van het UFB. Hierbij is rekening gehouden met een minimale bezetting door twee receptie-/ beveiligingsmedewerkers en toelagen als gevolg van het draaien van avond-, nacht- en weekenddienst. Materiële kosten Beperkte Opening Additionele Materiele kosten Uitgebreide Opening

K½ 37 K½ 62

7RWDDO

.½


112

%LMODJH)LQDQFLsQ In de bijlagen 7a t/ m 7c wordt inzicht gegeven in de baten en lasten die samenhangen met de nieuwe basisorganisatie. Alle kosten voor de activiteiten in het kader van de Universitaire Ontwikkelingen zijn in bijlage 6 vermeld. De volgende bijlagen zijn toegevoegd: x

Bijlage 7a

Personele Kosten UB Basisorganisatie

x

Bijlage 7b

Materiële Kosten UB Basisorganisatie

x

Bijlage 7c

Overige Baten UB Basisorganisatie

In bijlage 7b zijn de kosten voor de universitaire licenties apart zichtbaar gemaakt. De verwachting is dat m.i.v. 2007 hiervoor een centraal budget zal worden gecreëerd. Dit budget zal worden ondergebracht bij de UB. Toezicht op dit budget zal uitgeoefend door een nog op te richten Licentiekamer UL.


113

%LMODJHD3HUVRQHOHNRVWHQEDVLVRUJDQLVDWLH

)+*, -. /10!, 2 . , 2 0!34, 35 , 62 78.. 9

:<;=> ?<@ A4=!BBC

D>E!BB4F

:?A

G HD? A4=

I#, /J.K2 , .

LMN O PQ!MMRS"TN U!VQW O V!X W M

Directeur / Bibliothecaris

16

1,00

106.586

Adjunct-bibliothecaris

15

1,00

97.029

P.M.

I#, /J.K2 , .

Y!Z [[

Y[\] ^_ `

a#b!35 , . 904c!, . *4042 . *dfe65 5 .K2 , . 0 gVhiOkj4MliW V R W O X MQ m Q!n PN oV!X W MpW MQO X MQ

Sectorhoofd PC

13

1,00

80.462

Vakreferent

10

9,00

501.155

Afdelingshoofd Informatiediensten

11

1,00

64.933

8

2,50

112.206 50.705

Informatiespecialist

qMO lirW h s!VVN OX MR R W QU

tuVU!VvkW wxQ!MQyMQyz+R { W viMQ

PR-medewerker

9

1,00

10

1,00

55.684

Uitleen/IBL-medewerker 1

6

3,00

108.800

Uitleen/IBL-medewerker 2

5

5,00

173.323

Afdelingshoofd Magazijnen & Kluizen

7

1,00

39.920

Coördinator Reproducties / Mag BC

6

1,00

36.267

Medewerker Magazijnen & Kluizen

5

8,50

294.649

Afdelingshoofd Beschikbaarstelling

a#b!35 , . 904c!, . *4042 . *dfe65 5 .K2 , . 0

\ |4Z [[

_] `_ }] _ [ |

~#, J6*8c. /J.ye65 5 .K2 , . 0 PR R Ml X W M Okj4MlkW VR W OX MQ PR R Ml X W MpW MQOX MQ

Sectorhoofd BC

13

1,00

80.462

Conservator

11

6,00

389.598

Afdelingshoofd Collectiediensten

11

1,00

64.933

Projectleider Digitale Toegang Bijz.Coll.

10

1,00

55.684

Medewerker Bijzondere Collecties 1

8

2,50

112.206

Medewerker Bijzondere Collecties 2

7

2,50

99.800

Restaurator

9

1,00

~#, J6*8c. /J.ye65 5 .K2 , . 0

_ `!Z [[

50.705

}`\] \}}

+5 . 92 /J6*, 04K 78.uI, . *4042 . * m QQ!PkV!X W MySL+N Pw1Ml X MQ

m qMr!MMN

Sectorhoofd ED

13

1,00

80.462

Senior Projectleider ED & Innovatie

11

2,00

129.866

Projectleider ED & Innovatie

10

2,00

111.368

Ontwikkelaar

10

1,00

55.684

Afdelingshoofd Functioneel Beheer

11

1,00

64.933

Functioneel Beheerder 1

55.684

10

1,00

Appicatieondersteuner

8

0,50

22.441

Functioneel Beheerder 2

9

2,00

101.409

Applicatiebeheerder 1

9

1,00

50.705

Applicatiebeheerder 2

8

1,00

44.883

Webmaster

9

+5 . 92 /J6*, 04K 78.uI, . *4042 . *


1,00

_ \!Z `[

114

50.705

^}] _ \}

. /. /- , *44*82 0!5 b!, 2 , *4d.2 c2 38. 78.. /

l !{ W O W X W M

V!X VR PUW O MN W QU

Sectorhoofd VOM

13

1,00

80.462

Afdelingshoofd Acquisitie

11

1,00

64.933

Projectmedewerker Acquisitie

9

1,00

50.705

Medewerker Acquisitie 1

7

1,00

39.920

Medewerker Acquisitie 2

6

4,00

145.066

11

1,00

64.933

Catalograaf 1

7

6,00

239.521

Catalograaf 2

6

5,00

181.333

Afdelingshoofd Catalogisering

. /. /- , *44*82 0!5 b!, 2 , *4d.2 c2 38. 78.. /

Y[!Z [[

}^^] }Y

~b!/J. 4b~.c/<, 0-6. /<, *4 MliN M!X VN W VVX 4W Q!VQ!liW R MpouW QW O X N V!X W M

VliW R W X VW N M#W MQOX MQ

Hoofd Bedrijfsvoering/Controller

12

1,00

74.203

Secretaresse 1

7

0,80

31.936

Secretaresse 2

6

0,70

25.387

Administrateur

8

1,00

44.883

Administratief medewerker 1

6

2,00

72.533

Administratief medewerker 2

5

0,50

17.332

P.M.

~b!/J. 4b~.c/<, 0-6. /<, *4

¡£¢¤¥¦§¤+¤¡£¨©ª8© ¦« ¦

^!Z [[

Y^^] Y |

¬[!Z `[

|] `^_] \¬_


115

%LMODJHE0DWHULHOHODVWHQ8%%DVLVRUJDQLVDWLH

)+*, -. /10!, 2 . , 2 0!34, 35 , 62 78.. 9 I#, /J.K2 , . Inhuur via P&O Services

; x? H? BB4F ª

¦

G HD? A4=

G HD? A4=

G HD? A4=

G HD? A4=

G HD? A4=

Y[[^

Y[[

Y[[}

Y[[¬

Y[_ [

85.000

85.000

85.000

85.000

85.000

30.000 543.000 539.780 35.436 64.605 25.925 26.100 42.400

30.000 493.000 538.446 35.203 64.459 25.340 26.100 42.400

30.000 493.000 536.654 34.890 64.263 24.555 26.100 42.400

30.000 493.000 534.974 34.596 64.079 23.819 26.100 42.400

30.000 493.000 534.974 34.596 64.079 23.819 26.100 42.400

}`] [[[

}`] [[[

}`] [[[

}`] [[[

}`] [[[

a#b!35 , . 904c!, . *4042 . *dfe65 5 .K2 , . 0 IBL/Boetes Boekenbudgetten/Basispakket UB Boekenbudgetten/Pluspakket Letteren Boekenbudgetten/Pluspakket Archeologie Boekenbudgetten/Pluspakket Godgeleerdheid Boekenbudgetten/Pluspakket Wijsbegeerte Boekenbudgetten/Pluspakket Rechtsgeleerdheid Boekenbudgetten/PluspakketFSW

; x? H? BB4F ª

¦

_] \[] Y |^

_] Y` |] ¬ |}

_] Y`_] }^Y

_] Y |}] ¬^}

_] Y |}] ¬^}

~#, J6*8c. /J.ye65 5 .K2 , . 0 Conservering/Fotowerk/Fellows/ISIM/Publicaties

; x? H? BB4F ª

¦

194.000

169.000

169.000

169.000

169.000

13.000 395.000 555.000 0

15.890 451.363 513.249 56.325

16.367 477.833 526.091 57.609

16.858 484.700 543.818 59.382

17.363 491.671 561.788 61.179

_ ¬ |] [[[

_ ^¬] [[[

_ ^¬] [[[

_ ^¬] [[[

_ ^¬] [[[

+5 . 92 /J6*, 04K 78.uI, . *4042 . * Incidenteel beheer Planmatig beheer Concernsystemen bibliotheek Projecten

¦

; x? H? BB4F ª

¬^\] [[[

_] [\^] }Y^

_] [] }¬¬

_] _ [ |] `}

_] _ \Y] [[_

. /. /- , *44*82 0!5 b!, 2 , *4d.2 c2 38. 78.. /

Bindkosten

70.000

70.000

70.000

70.000

70.000

81.500 86.000 669.000

90.000 86.000 610.378

85.000 86.000 613.299

89.000 86.000 616.264

89.000 86.000 619.274

}\^] `[[

}^] \}

} |] Y¬¬

¬_] Y^ |

¬ |] Y |

¡£² #8¤¥« ¤¤¡£¨©ª8© ¦« ¦¥³ §« ¦ #8« ¤

\] |``] |^

\] |[Y] _ `Y

\] |\}] [^[

\] |^}] ¬¬[

\] |¬¬] Y |Y

)+*, -. /10!, 2 . , 2 0!34, 35 , 62 78.. 9

G HD? A4=

G HD? A4=

G HD? A4=

G HD? A4=

G HD? A4=

Y[[^

Y[[

Y[[}

Y[[¬

Y[_ [

508.750 468.319

535.438 494.880

566.040 520.960

596.740 549.260

596.740 549.260

; x? H? BB4F ª

¦

[] [[[

[] [[[

[] [[[

[] [[[

[] [[[

~b!/J. 4b~.c/<, 0-6. /<, *4 Overige Personele Lasten Subsidies/lidmaatschappen Overige kosten Afschrijvingen noodzakelijke investeringen

; x? H? BB4F ¦ ª

a#b!35 , . 904c!, . *4042 . *dfe65 5 .K2 , . 0 Licenties Universiteit Licenties LUMC

¡£² #8¤¥« ¤¤¡£¨©ª³´¤8¥²¤¥µ

=!B!®4A4¯? A°!A±!B4F A4=

¬] [^¬

_] [\[] \_ }

_] [}] [[[

_] _i|^] [[[

_] _i|^] [[[


116

%LMODJHF2YHULJH%DWHQ8%%DVLVRUJDQLVDWLH

)+*, -. /10!, 2 . , 2 0!34, 35 , 62 78.. 9 ;4F @ A4GiD®@ A4=D? A4=¶f·#H8F F A!> ?<@ AD ¢

!B? A4=

!B? A4=

!B? A4=

!B? A4=

!B? A4=

Y[[^

Y[[

Y[[}

Y[[¬

Y[_ [

IBL/Boetes

80.000

80.000

80.000

80.000

ISIM

25.000

25.000

25.000

25.000

25.000

539.780

538.446

536.654

534.974

534.974

Boekenbudgetten/Pluspakket Archeologie

35.436

35.203

34.890

34.596

34.596

Boekenbudgetten/Pluspakket Godgeleerdheid

64.605

64.459

64.263

64.079

64.079

Boekenbudgetten/Pluspakket Wijsbegeerte

25.925

25.340

24.555

23.819

23.819

Boekenbudgetten/Pluspakket Rechtsgeleerdheid

26.100

26.100

26.100

26.100

26.100

Boekenbudgetten/Pluspakket FSW

42.400

42.400

42.400

42.400

42.400

Boekenbudgetten/Pluspakket Letteren

; x? H? BB4F ¦ ª

}\¬] Y |^

}\^] ¬ |}

}\\] }^Y

}\[] ¬^}

80.000

}\[] ¬^}

@ ¸ ¹H8=®4A4¯ A·H8F F A!> ?<@ AD ©

Fotowerk/Publicaties

35.000

Bijdrage Scaliger CvB

23.000

¦

`}] [[[

; x? H? BB4F ª

35.000

35.000

35.000

35.000

\`] [[[

\`] [[[

\`] [[[

\`] [[[

[

[

[

[

F A4Gi?<¯xH8=4@ D>E!A°º#@ A4=D? A4= ¤

PICA LBS systeem

55.000

Vernieuwingsfonds IT

243.000

¦

Y¬}] [[[

; x? H? BB4F ª

» A4¯ ¼A4¯ ½@ =!¾

Z

=? DF ;4@ ?<@ =!¾£¶ ²

A? B®4B? B4!A4E!AA4¯

Bindkosten

10.000

10.000

10.000

10.000

10.000

ISIM

25.000

25.000

25.000

25.000

25.000

¦

\`] [[[

\`] [[[

\`] [[[

\`] [[[

\`] [[[

Kopieeropbrengsten

50.000

50.000

50.000

50.000

50.000

¦

`[] [[[

`[] [[[

`[] [[[

`[] [[[

`[] [[[

Extern gefinancierd Personeel

62.714

17.771

17.771

17.771

17.771

Bijdrage Overige Personele Lasten

84.000

82.000

23.000

11.000

11.000

_i|^] _i|

¬¬] _

|[] _

Y}] _

Y}] _

_] |Y^] ¬^[

_] [`^] _ ¬

¬¬ |] ^\\

¬¬] \¬

¬¬] \¬

; x? H? BB4F ª ;¯ AB4;

©

©

A!®8¯<@ ¸ : D½H4A4¯<@ =!¾

; x? H? BB4F ª

¨©

F ¾4ACAA4=

; x? H? BB4F ª

¦

¡

»

¤¥« ³¤© #8¤§f¨©"ª8© #¦« ¦¥³ §« ¦ #8« ¤


117

$GGHQGXP3HUVRQHHOVSODQ

,QKRXG

1. 2. 3. 4. 5.

Pag. Inleiding Oud/ nieuw-vergelijking Bepalingen in verband met de plaatsing Plaatsingsprocedure Tijdpad

Bijlage 1 – Oud/ nieuw-vergelijking Bijlage 2 – Functie-eisen Bijlage 3 – Nadere onderverdeling Vakreferenten, Conservatoren en Catalografen Bijlage 4 – Bedenkingen en bezwaren

Personeelsplan definitief - 26 juni 2006

2 2 3 4 7 8 10 57 61

-1-

,QOHLGLQJ Dit Personeelsplan beschrijft de plaatsingsprocedure die gevolgd zal worden bij de uitvoering van het Reorganisatieplan van de UB, zoals dat is vastgesteld op 4 mei 2006. In hoofdstuk 2 daarvan is een aantal uitgangspunten geformuleerd met betrekking tot de oud/ nieuw-vergelijking. Om tot een zorgvuldig plaatsingsproces te komen wordt dit hoofdstuk hier nader uitgewerkt. In het plaatsingsproces moet worden vastgesteld of de individuele medewerkers uit de oude UBorganisatie in de nieuwe UB-organisatie kunnen worden geplaatst. Het betreft hier de rechtspositie van de individuele medewerkers.

2XGQLHXZYHUJHOLMNLQJ In het plaatsingsproces dient allereerst een vergelijking gemaakt te worden tussen de oude functie van een medewerker en de nieuwe functies. Onder verwijzing naar hoofdstuk 2 van het Reorganisatieplan wordt bij het bepalen of oude functies ongewijzigd terugkomen dan wel vervallen gekeken naar de volgende aspecten: a. (veranderingen in) de taken / het takenpakket; b. (veranderingen in) de bevoegdheden; c. (wijzigingen in) de voor een functie vereiste kennis, vaardigheden en/ of competenties; d. (veranderingen in) het UFO-profiel. Onder functie wordt verstaan: het samenstel van werkzaamheden door de werknemer te verrichten op grond van en overeenkomstig hetgeen hem door de werkgever is opgedragen. )XQFWLHVLQGHKXLGLJHRUJDQLVDWLH Om de oude functie te kunnen bepalen wordt gekeken naar het UFO-indelingsbesluit.20 In dit besluit is het functieprofiel en het daarbij behorende niveau vastgesteld. Voorzover die profielen en het daarbij behorende niveau zich minder goed lenen voor vergelijking is aanvullende documentatie noodzakelijk, want een UFO-indeling is in het algemeen weinig onderscheidend. Uit schriftelijke documentatie, zoals bijvoorbeeld een functienaam of gestelde functie-eisen, kan – specifieker – blijken wat de opgedragen werkzaamheden inhouden. Daarnaast kan de leidinggevende nog aanvullende informatie verstrekken over de opgedragen werkzaamheden. De individuele medewerker krijgt de mogelijkheid op het gebruikte materiaal zijn zienswijze te geven. )XQFWLHVLQGHQLHXZHRUJDQLVDWLH De nieuwe functie wordt bepaald door het UFO-profiel en het daarbij behorende niveau, alsmede door de opgestelde functie-eisen. Een functie wordt aangemerkt als QLHXZ wanneer: a. het gaat om een (grotendeels) nieuw of gewijzigd takenpakket, en/ of; b. het gaat om nieuwe/ andere bevoegdheden, en/ of; c. het in vergelijking tot een overeenkomstige reeds bestaande functie gaat om nieuwe/ andere voor de functie vereiste kennis, vaardigheden en/ of competenties, en/ of; d. het in vergelijking tot een overeenkomstige reeds bestaande functie gaat om indeling in een ander of voorzien van een aanvullend UFO-profiel/ niveau.

20 Deze zijn in of omstreeks 2004 voor de medewerkers vastgesteld. Alle medewerkers ontvangen tegelijk met de publicatie van het Concept-Personeelsplan een brief, waarin wordt vermeld op welke functie, met welke bijbehorend UFO-profiel, zij in de huidige organisatie vast zijn aangesteld.


-2-

Een medewerker is IXQFWLHYROJHU, indien: a. tenminste 60% van de werkzaamheden hetzelfde blijven, en; b. er geen verandering optreedt in de bevoegdheden, en; c. het karakter van de functie en de vereiste kennis, vaardigheden en/ of competenties gelijk blijven, en; d. het toegekende UFO-profiel/ niveau gelijk blijft. De oud/ nieuw-vergelijking dient gezien te worden tegen de achtergrond van de context en doelstellingen van de oude respectievelijk nieuwe UB-organisatie.

%HSDOLQJHQLQYHUEDQGPHWGHSODDWVLQJ )XQFWLHYROJLQJRXG QLHXZ Uit de oud/ nieuw-vergelijking blijkt dat de oude functie nagenoeg ongewijzigd terugkeert in de nieuwe organisatie. Dit geldt zowel ten aanzien van de inhoud en functie-eisen van de functie als ten aanzien van het aantal fte. De medewerker die in de oude organisatie op een dergelijke functie was geplaatst, kan in de nieuwe organisatie geplaatst worden als functievolger. %RYHQWDOOLJKHLG Uit de oud/ nieuw-vergelijking blijkt dat de oude functie nagenoeg ongewijzigd terugkeert in de nieuwe organisatie. Dit geldt ten aanzien van de inhoud en functie-eisen van de functie, maar niet ten aanzien van het aantal fte. In deze situatie geldt de plaatsingsvolgorde zoals weergegeven in artikel 9.9 sub a en c van de CAO Nederlandse Universiteiten. Degene die op basis van de plaatsingsvolgorde geplaatst wordt in de nieuwe UB-organisatie is functievolger. Degene die niet geplaatst kan worden is RYHUWROOLJ. Indien niet gesproken kan worden van functievolging of overtolligheid is sprake van RSKHIILQJ van de functie: het samenstel van werkzaamheden is vervallen of is verdeeld over meerdere functies. Medewerkers waarvan de functie is opgeheven en die niet worden geplaatst op een nieuwe passende functie, worden ontslagbedreigd wegens opheffing van de functie. Medewerkers van wie de functie is opgeheven en overtollige medewerkers zijn YRRUORSLJERYHQWDOOLJ. 1LHXZHIXQFWLHV Indien als gevolg van de reorganisatie in de nieuwe organisatie functies worden ingesteld die in de oude organisatie niet voorkwamen is sprake van QLHXZH functies. Een nieuwe functie moet zoveel mogelijk worden bezet door een niet direct geplaatste (= voorlopig boventallige) medewerker. Het maakt in deze fase niet meer uit of sprake is van RYHUWROOLJKHLG dan wel van RSKHIILQJ van de functie. Het criterium voor plaatsing op een nieuwe functie is de passendheid van de nieuwe functie voor die medewerker. 3DVVHQGHIXQFWLH Bij het begrip “passendheid” wordt in deze procedure aangesloten bij artikel 1.10 CAO Nederlandse Universiteiten en bij de bestaande jurisprudentie. Artikel 1.10 CAO Nederlandse Universiteiten bepaalt dat een functie passend is, indien de daarin gevraagde arbeid voor de krachten en bekwaamheden van de werknemer is berekend, tenzij aanvaarding van deze arbeid om redenen van lichamelijke, geestelijke of sociale aard niet van hem kan worden gevergd. De Centrale Raad van Beroep verstaat onder een passende functie: “een betrekking die het personeelslid redelijkerwijs in verband met haar/ zijn persoonlijkheid, haar/ zijn omstandigheden en de voor haar/ hem bestaande vooruitzichten kan worden opgedragen (functie van gelijkwaardig niveau)”.


-3-

Onder persoonlijkheid, vooruitzichten en omstandigheden kunnen onder meer worden verstaan: capaciteiten, ervaring, leeftijd, gezondheidstoestand, gezinsomstandigheden, scholingsniveau, salaris. Een functie is niet meer passend wanneer de waardering meer dan twee schalen lager is dan de salarisschaal waarin de medewerker wordt gehonoreerd. Indien sprake is van een salarisschaal met een structurele toelage gebaseerd op een hogere schaal dan geldt de hogere schaal als uitgangspunt. Uit het vorenstaande volgt dat wanneer de waardering van een functie hoger is dan de salarisschaal waarin de medewerker wordt gewaardeerd, er in principe geen recht bestaat op plaatsing. Een functie wordt als passend aangeduid wanneer de betrokken medewerker zich binnen een jaar door middel van her-, bij- en/ of omscholing de bij de functie horende kwalificaties eigen kan maken. 1LHWJHSODDWVWHPHGHZHUNHUV Voor de groep niet-geplaatste medewerkers geldt dat zij als boventalligen een herplaatsingtraject doorlopen. Op deze groep is het sociaal plan van toepassing. %HVOXLWYRUPLQJ Gelet op het belang van goede communicatie en zorgvuldige besluitvorming zullen alle medewerkers op de voet van artikel 9.7 CAO NU kunnen reageren. In dat verband wordt verwezen naar het tijdspad van de plaatsingsprocedure. 7RHODJHQ Na afronding van het plaatsingsproces zal worden bekeken of de grond waarop een functioneringstoelage, arbeidsmarkttoelage of toelage op andere gronden werd toegekend nog aanwezig is. Indien de grond niet meer aanwezig is zal de toelage op basis van artikel 3.17 CAO Nederlandse Universiteiten worden ingetrokken.

3ODDWVLQJVSURFHGXUH Wanneer zoals hierboven geschetst een onderscheid is gemaakt tussen de functies die wel of niet terugkeren in de nieuwe organisatie van de UB, kan, door de bezetting van de functies in ogenschouw te nemen, een groep IXQFWLHYROJHUV en een groep YRRUORSLJERYHQWDOOLJHQ worden aangewezen. %HODQJVWHOOLQJVUHJLVWUDWLH Alle UB-medewerkers zullen in de gelegenheid gesteld worden hun belangstelling kenbaar te maken voor functies in de nieuwe UB-organisatie. Deze functies worden met de bijbehorende functie-eisen aan de medewerkers van de UB bekend gemaakt. Er wordt een maximum van 2 functies ingesteld waarop door de medewerker gereflecteerd kan worden. Ook de directie van de UB kan een medewerker voor een naar haar mening mogelijk passende functie voordragen. Voor de medewerkers wiens functie is opgeheven is het verplicht tenminste voor één functie belangstelling kenbaar te maken. Voor functievolgers is het QLHWYHUSOLFKW aan de Belangstellingsregistratie deel te nemen, ook niet wanneer zij door “ overtolligheid” (nog) niet geplaatst konden worden. Functievolgers dienen alleen het Belangstellingsregistratieformulier in te vullen en terug te sturen indien zij belangstelling hebben voor een DQGHUH functie dan die waarvoor zij functievolger zijn.


-4-

Vervolgens moeten geschikte medewerkers op de nieuwe functies benoemd worden. Daar waar er meerdere geschikte kandidaten voor een nieuwe functie zijn, behoeft er geen “ last in first out” (LIFO) te worden toegepast. De organisatie heeft een zekere keuzevrijheid bij de plaatsing van een medewerker, waarbij die keuzevrijheid in bezwaar- en beroepsprocedures kan worden onderworpen aan een marginale toetsing. Getoetst wordt dan of, gezien het aanbod van medewerkers, in redelijkheid tot de gemaakte keuze kon worden gekomen. Het openstellen van de Belangstellingsregistratie ook voor reeds geplaatste functievolgers mag niet leiden tot meer (definitief) boventalligen. Als een voorlopig boventallige definitief boventallig zou worden door de plaatsing van een functievolger op een andere functie, terwijl als deze plaatsing achterwege was gebleven deze persoon wèl geplaatst had kunnen worden, dan zou dat onzorgvuldig zijn en in strijd met goed werkgeverschap. Een functievolger, mits niet overtollig, die belangstelling voor een andere functie heeft aangegeven kan dus XLWVOXLWHQGop die andere functie geplaatst worden wanneer dat QLHW tot gevolg heeft dat een voorlopig boventallige medewerker niet plaatsbaar (= definitief boventallig) wordt. Functies waar geen enkele medewerker zijn belangstelling voor aangeeft en waarvoor zowel de PAC als de directie geen UB-medewerker geschikt acht, kunnen per direct worden vrijgegeven voor werving. 3ODDWVLQJVDGYLHVFRPPLVVLH Om de objectiviteit bij die keuzes te waarborgen zal worden gewerkt met een SODDWVLQJVDGYLHVFRPPLVVLH (hierna te noemen: PAC). De PAC zal bestaan uit 3 personen, allen werkzaam buiten de UB Leiden: x Prof. Dr J. (Jos) Schaeken, hoogleraar Slavische taalkunde Universiteit Leiden (YRRU]LWWHU) x Mw. M. (Marianne) Pothoven, beleidsmedewerker Koninklijke Bibliotheek (OLG) x G. (Bert) van Driel, HRM, Bedrijfsbureau Universiteit Leiden. (OLG) De PAC wordt secretarieel ondersteund door Mw. M.J.A.A. (Marion) Nijhuis, HRM, Bedrijfsbureau Universiteit Leiden De PAC kan bij zijn adviezen gebruik maken van de volgende informatie: 1. De door de medewerker aangeleverde informatie 2. Een eventueel gesprek met de medewerker 3. Het Beleidsplan 9RRU2QGHUZLMV 2QGHU]RHN (dd. 2.3.2006) en het Reorganisatieplan UB (dd. 4.5.2006) 4. Het personeelsdossier van de medewerker 5. De functie-eisen van de nieuwe functies (als bijlage 1.en 3. toegevoegd aan het Personeelsplan) 6. Andere informatie die de PAC nodig vindt om te kunnen adviseren. De PAC komt met een advies aan de directie van de UB over de passendheid van de voorgelegde functies voor de medewerkers. Bij twijfel over de passendheid van een functie voor een medewerker kan de PAC een assessment adviseren. Ook de directie kan bij twijfel aan het PACadvies een assessment nodig vinden. 9RRUJHQRPHQSODDWVLQJVEHVOXLWHQ De directie van de UB neemt op basis van het advies van de PAC, eventueel aangevuld met de resultaten van assessments, een YRRUJHQRPHQ besluit over (niet-)plaatsing van de medewerkers. De directie is niet verplicht het advies van de PAC (volledig) over te nemen. De medewerker kan tegen het voorgenomen besluit zijn bedenkingen uiten of anderszins zijn visie kenbaar maken binnen een termijn van 2 weken.


-5-

'HILQLWLHYHSODDWVLQJVEHVOXLWHQ Na het verstrijken van deze termijn en het eventuele horen van de medewerkers neemt de directie GHILQLWLHYH besluiten over de (niet-)plaatsing en deelt deze schriftelijk mee aan alle betrokken medewerkers. Tegen dit definitieve besluit is bezwaar mogelijk.


-6-

7LMGSDG Het tijdpad van de plaatsingsprocedure is (onder voorbehoud) als volgt gepland: 6WDS 'DWXP 1 23-5-06

$FWLH Aanbieden Concept-Personeelsplan

2

23-5-06

3

23-5-06

4

Juni

5

Uiterlijk 20-6-06

[ 6]

Juni

[ 7] 8 9

22-6-06 Uiterlijk 1-7-06 Uiterlijk 1-7-06

10

28-8-06

11 12

Uiterlijk 22-9-06 Uiterlijk 29-9-06

13 14

Oktober Oktober

Brief naar individuele medewerkers met vast te stellen gegevens over huidige vaste functie en met informatie uit Concept-Personeelsplan m.b.t. verwachting functievolgers en medewerkers van wie verwacht wordt dat de functie wordt opgeheven. Overhandigen Concept-Personeelsplan aan Dienstraad UB en start overleg tweede fase Overleg met Dienstraad UB over ConceptPersoneelsplan De individuele werknemers krijgen de gelegenheid te reageren op juistheid huidige vaste functie en op het Concept-Personeelsplan (inclusief de oud/ nieuwvergelijking). Overleg met LO over Sociaal Plan aan de hand van het Concept-Personeelsplan. Vaststellen sociaal plan Vaststellen Personeelsplan Brief naar individuele medewerkers met definitieve besluiten over: x Besluit plaatsing functievolgers x Mededeling overtolligheid en/ of opheffing functie aan de voorlopig boventalligen; tevens toelichting op belangstellingsregistratie (de mogelijkheid om belangstelling kenbaar te maken voor maximaal 2 nieuwe/ vacante functies). Start werkzaamheden PAC, gesprekken met kandidaten. PAC komt met advies aan directie Directie beslist of advies wordt overgenomen en/ of assessments nodig zijn. (Eventueel) assessments Voorgenomen besluiten van de directie tot (niet-)plaatsing op de nieuwe functies gaan uit naar de betrokken medewerkers.

15

Oktober

16

Uiterlijk 1-11-06

17

Uiterlijk 1-11-06

Medewerkers krijgen gelegenheid hun zienswijze op voorgenomen (niet-)plaatsing te geven / horen medewerkers Definitieve (niet-)plaatsingsbesluiten gaan uit. De herplaatsingsperiode c.q. ontslagbeschermingstermijn van 12 maanden voor de boventalligen gaat in. Start nieuwe organisatie UB Leiden

2SPHUNLQJHQ Beschikbaar op reorganisatie-website Op dit moment wordt geen overtolligheid bij de functievolgers verwacht.

I nstemmingsrecht DR Art. 9.7 CAO NU

CvB en LO Na instemming DR Reacties op Belangstellingsregistratie moeten ingezonden vóór 25-8-06

Mogelijk i.v.m. assessments niet voor alle medewerkers gelijktijdig

Art. 9.11 CAO NU

Leiden, 23 mei 2006


-7-

%LMODJH²2XGQLHXZYHUJHOLMNLQJ


-8-

YHUYROJ %LMODJH²2XGQLHXZYHUJHOLMNLQJ


-9-

%LMODJH²)XQFWLHHLVHQ


* Binnen deze functies geldt een aantal gespecialiseerde functie-eisen voor speciale vakgebieden / werkterreinen. ** Binnen deze functies is formatieruimte gereserveerd voor catalografen met specifieke takenkennis.

- 10 -


- 11 -


- 12 -


- 13 -


- 14 -


- 15 -


- 16 -


- 17 -


- 18 -


- 19 -


- 20 -


- 21 -


- 22 -


- 23 -


- 24 -


- 25 -


- 26 -


- 27 -


- 28 -


- 29 -


- 30 -


- 31 -


- 32 -


- 33 -


- 34 -


- 35 -


- 36 -


- 37 -


- 38 -


- 39 -


- 40 -


- 41 -


- 42 -


- 43 -


- 44 -


- 45 -


- 46 -


- 47 -


- 48 -


- 49 -


- 50 -


- 51 -


- 52 -


- 53 -


- 54 -


- 55 -


- 56 -

%LMODJH²1DGHUHRQGHUYHUGHOLQJ9DNUHIHUHQWHQ&RQVHUYDWRUHQHQ&DWDORJUDIHQ

Voor de functies Vakreferent (102), Conservator (202) en Catalograaf 1 en 2 (423 en 424) is een nadere onderverdeling gemaakt in de gewenste specialismes die de nieuwe UB-organisatie nodig heeft. Daarbij is rekening gehouden met de volgende algemene uitgangspunten, i.c. wensen:

Maximale flexibiliteit Aanstellingen van substantiële omvang (minimaal 0,5 fte) Noodzakelijke specialistische (talen)kennis Min of meer voordehandliggende, logische combinaties

Wat betreft de 9DNUHIHUHQWHQ is er vanuit gegaan dat het onmogelijk is om binnen de gestelde formatieve marges (9 fte) voor elk afzonderlijk vakgebied binnen de Universiteit Leiden een apart vakreferentschap in te richten. Om die reden, en om de gewenste flexibiliteit te bevorderen, is gekozen voor een bredere invulling van de verschillende vakreferentschappen: men dient niet zozeer bij uitstek specialist op één bepaald vakgebied (bijvoorbeeld één taal) te zijn, maar informatiespecialist binnen een bepaalde range van vakgebieden. Daarbij is gezocht naar de meest geschikte en logische combinaties, waarbij bestaande, goed werkbaar gebleken combinaties zoveel mogelijk zijn gehandhaafd. Bij de &RQVHUYDWRUHQ (6 fte) blijft de collectie en de daarvoor noodzakelijke specialistische materiaal-, talen- en/ of schriftkennis, de meest bepalende factor. Niet zozeer de herkomst van collecties, zoals de collectie van het Prentenkabinet of de Collectie Bodel Nijenhuis, maar de te onderscheiden materiaalsoorten vormen de focus van de nadere onderverdeling. Bij de &DWDORJUDIHQ (11 fte) worden drie formatieplaatsen gereserveerd voor specifieke terreinen waarvoor bijzondere kennis van talen en/ of schriftsoorten vereist is. Daarbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen de niveaus 1 en 2. Het betreft hier drie terreinen waarop substantiële collectievorming plaatsvindt. Daarnaast is, afgezien van kennis van Nederlands, Engels en andere moderne talen, voor meer bijzondere talen de beschikbaarheid van kennis gewenst, maar dit betreft steeds kleinere hoeveelheden titels, waarvoor het niet verstandig lijkt op permanente basis formatie te reserveren. Bij de samenstelling van het team van catalografen dient uiteraard wel zoveel mogelijk met dergelijke bijzondere talenkennis rekening gehouden te worden: kennis van bijzondere talen strekt in het algemeen tot aanbeveling. In de hierna volgende overzichten wordt voor de drie genoemde functies een nadere onderverdeling van de beschikbare formatie aangegeven. Daarnaast worden voor elk specialisme speciale aandachtsgebieden en aanvullende speciale eisen wat betreft opleiding, kennis en vaardigheden geformuleerd. Deze dienen ter aanvulling op de generieke functie-eisen, zoals deze te vinden zijn in Bijlage 2, respectievelijk op pag. 13, 23 en 48/ 49. Tot slot is het van belang er op te wijzen dat de Plaatsingsadviescommissie (PAC) bij de plaatsing van de zittende vaste medewerkers enige speelruimte (0,1 à 0,2 fte meer of minder) nodig zal hebben, binnen de grenzen van de afdelingsformatie, om tot een optimaal plaatsingsadvies te komen.


- 57 -


- 58 -


- 59 -


- 60 -

%LMODJH%HGHQNLQJHQHQEH]ZDUHQ 1. De werknemer die bedenkingen heeft tegen een voorgenomen besluit van de werkgever kan verzoeken het voorgenomen besluit in heroverweging te nemen. De bedenkingen dienen binnen vier weken na ontvangst van het voorgenomen besluit schriftelijk en gemotiveerd bij de werkgever ingediend te worden. 2. Onder werkgever wordt onder punt 1 verstaan de Bibliothecaris van de Universiteit Leiden. 3. De werknemer wordt door de werkgever uitgenodigd om desgewenst een mondelinge toelichting op zijn bedenkingen te geven (het zgn. horen van) en/ of voor een toelichtend gesprek. 4. De werkgever kan het horen en/ of het toelichtend gesprek opdragen aan een door hem aan te wijzen functionaris. 5. Het horen en/ of het toelichtend gesprek vindt plaats binnen twee weken na ontvangst van het verzoek om heroverweging. 6. De werkgever neemt binnen twee weken na ontvangst van het verzoek om heroverweging respectievelijk na afloop van de onder punt 1 genoemde termijn een gemotiveerd besluit. De werkgever deelt dit besluit schriftelijk aan de werknemer mede onder vermelding dat hij binnen zes weken na dagtekening van het besluit een schriftelijk en gemotiveerd bezwaarschrift kan indienen bijhet het College van Bestuur, p/ a de Commissie voor de beroep- en bezwaarschriften, Postbus 9500, 2300 RA Leiden. 7. Het bezwaarschrift wordt ondertekend en bevat tenminste: a. de naam en het adres van de indiener: b. de dagtekening; c. een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht: d. de gronden van het bezwaar.


- 61 -

Beleidsplan wetenschappelijke informatie & bibliotheekvoorzieningen Universiteit Leiden

Recommend Documents