Beleidsplan Verenigingsjaar 2015-2016
Port Zélande, 13 juli 2015 Lieke van den Dungen Jasper Kee Thijs Boertien Claudia van Treuren Boris Meijler Lotte van Pelt
Voorwoord Studievereniging POLIS is op 3 mei 1991 opgericht als de studievereniging voor de opleiding Beleids- en Organisatiewetenschappen. Vandaag de dag is Studievereniging POLIS de studievereniging voor en door studenten Organisatiewetenschappen aan Tilburg University. Onder studenten Organisatiewetenschappen vallen bachelorstudenten Organisatiewetenschappen, (pre-)masterstudenten Organization Studies en bachelorstudenten Global Management of Social Issues. De vereniging faciliteert zowel studiegerelateerde als ontspannende activiteiten voor studenten Organisatiewetenschappen en overige geïnteresseerden. Dit beleidsplan vormt de rode draad van ons bestuursjaar en is tot stand gekomen door een kritische blik te werpen op de vereniging en een intensieve samenwerking tussen leden van het bestuur 2015-2016. Door het faciliteren van activiteiten die in lijn zijn met onze visie en het zodanig organiseren van Studievereniging POLIS trachten wij vorm te geven aan de fundamenten die wij belangrijk achten voor de vereniging. Een oplettende lezer heeft aan het begin van dit voorwoord kunnen concluderen dat Studievereniging POLIS tijdens dit verenigingsjaar haar 5de lustrum zal vieren. Wij zien het dan ook als een eer om voort te mogen bouwen op alle fantastische voorgaande jaren. We willen de oud-bestuursleden hiervoor bedanken, omdat zij de basis hebben gevormd van Studievereniging POLIS. In het bijzonder willen we het bestuur 2014-2015 bedanken voor hun kritische blik en de feedback die zij aan ons verstrekt hebben tijdens de vorming van dit beleidsplan. Zoals al eerder vermeld is Studievereniging POLIS een vereniging voor en door studenten Organisatiewetenschappen. Wij willen zodoende ook onze leden bedanken, mede door hen is Studievereniging POLIS geworden wat het nu is en daar zijn we trots op. Namens het bestuur 2015-2016,
Lieke van den Dungen Voorzitter Studievereniging POLIS
1
Samenvatting De missie van Studievereniging POLIS is in ‘De statuten der vereniging: POLIS’ als volgt omschreven: “De vereniging heeft ten doel: 1. Het bevorderen van kennis- en informatie-uitwisseling tussen studenten onderling, tussen studenten en wetenschappelijk personeel en tussen studenten en personen die actief en kundig zijn op het gebied van Organisatiewetenschappen; de vereniging tracht dit doel te bereiken door het organiseren van activiteiten op studie- en ontspanningsgebied met als uitgangspunt de kennis van de leden ten aanzien van Organisatiewetenschappen te verruimen. 2. Een bijdrage te leveren aan de promotie van de studierichting Organisatiewetenschappen aan de universiteit van Tilburg.“ (Artikel 4, pagina 1) Het bestuur 2015-2016 heeft deze missie gebruikt om tot een passende visie te komen. Deze visie luidt als volgt: “Studievereniging POLIS is een platform dat de ontwikkeling van studenten Organisatiewetenschappen stimuleert op het gebied van loopbaanoriëntatie en op sociaal gebied. Dit tracht de vereniging te bereiken door interactie te faciliteren tussen studenten Organisatiewetenschappen onderling, studenten Organisatiewetenschappen en het bedrijfsleven en studenten Organisatiewetenschappen en Tilburg University. Tevens tracht Studievereniging POLIS haar organisatie verder te professionaliseren.” De drie fundamenten van deze visie zijn loopbaangeoriënteerde ontwikkeling, sociale ontwikkeling en professionalisering. Deze fundamenten zijn de basis voor het beleid van het bestuur 2015-2016. Op basis van het analyseren van de sterke en zwakke punten van Studievereniging POLIS heeft het bestuur 2015-2016 de fundamenten verder gespecificeerd in focuspunten waarop zij zich in het verenigingsjaar 2015-2016 gaan richten. De fundamenten zullen hieronder kort toegelicht worden. Loopbaangeoriënteerde ontwikkeling Met loopbaangeoriënteerde ontwikkeling bedoelt het bestuur 2015-2016 de verdere ontwikkeling van praktische vaardigheden die bijdragen aan de studie en de carrière van studenten Organisatiewetenschappen. De ontwikkeling op het gebied van loopbaanoriëntatie omvat tevens het verkrijgen van inzichten in de studie Organisatiewetenschappen, de mogelijkheden na de studie Organisatiewetenschappen en de werkwijzen binnen organisaties. Het bestuur 2015-2016 heeft de volgende focuspunten binnen dit fundament aangebracht: 1. In aanraking komen met het werkveld 2. Ontplooiing Sociale ontwikkeling Met sociale ontwikkeling bedoelt het bestuur 2015-2016 het verder ontwikkelen van vaardigheden die de interactie tussen leden van Studievereniging POLIS bevorderen. Het bestuur 2015-2016 heeft de volgende focuspunten binnen dit fundament aangebracht: 1. Interactie 2. Verbondenheid Professionalisering 2
Met professionalisering bedoelt het bestuur 2015-2016 het verbeteren, verder ontwikkelen en transparanter maken van de organisatie van Studievereniging POLIS. Het bestuur 2015-2016 heeft de volgende focuspunten binnen dit fundament aangebracht: 1. Internationalisering 2. Transparantie 3. Verbetering vergaderstructuur
3
Inhoud Voorwoord
1
Samenvatting
2
Inleiding
6
1. Beleid, fundamenten en focuspunten
7
1.1 Missie
7
1.2 Visie
7
1.3 Fundamenten en focuspunten
7
1.3.1
Loopbaanoriëntatie
8
1.3.2
Sociale ontwikkeling
8
1.3.3
Professionalisering
9
1.4 Slot 2. Verantwoordelijkheden en Taken Bestuur 2015-2016
11 11
2.1 Algemene verantwoordelijkheden en taken bestuursleden
11
2.2 Voorzitter
12
2.3 Secretaris
12
2.4 Vice-voorzitter
12
2.5 Penningmeester
13
2.6 Publieke Relaties & Externe Betrekkingen functionaris
13
2.7 Coördinator 1
13
2.8 Coördinator 2
14
2.9 Slot
14
3. Verantwoordelijkheden en Taken commissies
14
3.1 Algemene verantwoordelijkheden
14
3.2 Specifieke verantwoordelijkheden en taken commissies
15
3.2.1 Activiteitencommissie
15
3.2.2 Aftercommissie
15
3.2.3 Almanakcommissie
15
3.2.4 Excursiecommissie
15
3.2.5 Evenementencommissie
15
3.2.6 International committee
15
3.2.7. Introductiecommissie
15
3.2.8 Kascommissie
16 4
3.2.9 Lustrumcommissie
16
3.2.10 Mastercommittee
16
3.2.11 Poster- en Boekencommissie
16
3.2.12 Progressiecommissie
16
3.2.13 Promotiecommissie
16
3.2.14 Raad van Advies
16
3.2.15 Reiscommissie
16
3.2.16 Sportcommissie
17
3.2.17 Symposiumcommissie
17
3.2.18 TOP-Commissie
17
3.3 Slot 4. Overige bestuursactiviteiten
17 17
4.1 Eerstejaars-barbecue
17
4.2 (pre-)Master kennismakingsactiviteit
17
4.3 Bestuursactiviteit
17
4.4 Commissie informatieavond
17
4.5 Openingsfeest
18
4.6 Studieondersteuning
18
4.7 Bestuursactiviteit
18
4.8 OW, wat kun je ermee?
18
4.9 Case Day
18
4.10 OW-buffet
18
4.11Algemene Leden Vergadering
18
4.12 OW, geef je idee!
18
4.13 Actieve Leden Activiteit
18
4.14 Slot
19
5
Inleiding Voor u ligt het beleidsplan van het verenigingsjaar 2015-2016 waarin de missie van de vereniging, de visie, de fundamenten en de focuspunten van het bestuur 2015-2016 beschreven zijn. Tevens bevat dit beleidsplan de taakomschrijvingen van het bestuur en de verschillende commissies. Dit beleidsplan zal houvast bieden en dienen als leidraad tijdens het beleidsjaar 2015-2016. Gedurende het jaar zal volledige inzet en enthousiasme getoond worden door het bestuur 2015-2016 om de focuspunten van dit beleidsplan binnen de vereniging toe te passen en hierdoor Studievereniging POLIS verder te laten groeien richting de gestelde visie. Naar aanleiding van het analyseren van voorgaande beleidsplannen is het bestuur 2015-2016 tot de conclusie gekomen dat de speerpunten van voorgaande besturen te clusteren zijn tot drie fundamenten. Deze fundamenten vormen de basis voor het huidige en toekomstige beleid van Studievereniging POLIS. Aan de hand van het analyseren van de sterke en zwakke punten van Studievereniging POLIS kunnen er binnen de fundamenten focuspunten aangebracht worden om te voldoen aan de behoeften van de vereniging. Aan de hand van een analyse van de sterke en zwakke punten van Studievereniging POLIS, OW, geef je idee! en diverse brainstormsessies heeft het bestuur 2015-2016 focuspunten aangebracht binnen de fundamenten. Deze focuspunten zullen de rode draad vormen binnen dit beleidsplan en gedurende het verenigingsjaar 2015-2016. Daarnaast komen deze focuspunten tot uiting in de verantwoordelijkheden en de uitvoering van taken van bestuursleden en commissies. Het bestuur 2015-2016 heeft de eindverantwoordelijkheid voor het uitvoeren van dit beleidsplan. De structuur van dit beleidsplan is als volgt: in het eerste hoofdstuk wordt de missie van de vereniging, de visie, de fundamenten en de focuspunten van het bestuur 2015-2016 uiteen gezet. In het tweede hoofdstuk staan de verantwoordelijkheden en taken van het bestuur 20152016 centraal, die uitgebreid worden toegelicht. Hoofdstuk drie beschrijft de verantwoordelijkheden en taken van de verschillende commissies. Het laatste hoofdstuk bevat een omschrijving van de overige activiteiten waar het bestuur 2015-2016 verantwoordelijk voor is.
6
1. Beleid, fundamenten en focuspunten In dit hoofdstuk staat het beleid van het bestuur 2015-2016 van Studievereniging POLIS centraal. Hieronder zal eerst de missie van Studievereniging POLIS en de visie van bestuur 2015-2016 uiteengezet worden. Daarna zullen de fundamenten en focuspunten beschreven worden, die als leidraad dienen voor het beleid. 1.1 Missie De missie van Studievereniging POLIS is in ‘De statuten der vereniging: POLIS’ als volgt omschreven: “De vereniging heeft ten doel: 1. Het bevorderen van kennis- en informatie-uitwisseling tussen studenten onderling, tussen studenten en wetenschappelijk personeel en tussen studenten en personen die actief en kundig zijn op het gebied van Organisatiewetenschappen; de vereniging tracht dit doel te bereiken door het organiseren van activiteiten op studie- en ontspanningsgebied met als uitgangspunt de kennis van de leden ten aanzien van Organisatiewetenschappen te verruimen. 2. Een bijdrage te leveren aan de promotie van de studierichting Organisatiewetenschappen aan de universiteit van Tilburg.“ (Artikel 4, pagina 1) 1.2 Visie Het bestuur 2015-2016 heeft deze missie gebruikt om tot een passende visie te komen. Deze visie luidt als volgt: “Studievereniging POLIS is een platform dat de ontwikkeling van studenten Organisatiewetenschappen stimuleert op het gebied van loopbaanoriëntatie en op sociaal gebied. Dit tracht de vereniging te bereiken door interactie te faciliteren tussen studenten Organisatiewetenschappen onderling, studenten Organisatiewetenschappen en het bedrijfsleven en studenten Organisatiewetenschappen en Tilburg University. Tevens tracht Studievereniging POLIS haar organisatie verder te professionaliseren.” Onder ontwikkeling op het gebied van loopbaanoriëntatie verstaat het bestuur 2015-2016 de verdere ontwikkeling van praktische vaardigheden die bijdragen aan de studie en de carrière van studenten Organisatiewetenschappen. Onder sociale ontwikkeling verstaat het bestuur 2015-2016 het verder ontwikkelen van vaardigheden die de interactie tussen leden van Studievereniging POLIS bevorderen. Onder professionalisering van de vereniging verstaat het bestuur 2015-2016 het verbeteren, verder ontwikkelen en transparanter maken van de organisatie van Studievereniging POLIS. 1.3 Fundamenten en focuspunten Het bestuur 2015-2016 heeft gemerkt dat er in de afgelopen jaren een tendens te ontdekken viel in de gekozen speerpunten van Studievereniging POLIS. Deze speerpunten zijn volgens het bestuur 2015-2016 terug te brengen tot de volgende drie fundamenten: ● ● ●
Loopbaanoriëntatie van studenten Organisatiewetenschappen Sociale ontwikkeling van studenten Organisatiewetenschappen Professionalisering van Studievereniging POLIS
Op deze fundamenten wil het bestuur 2015-2016 focuspunten aanbrengen om aan te geven waar Studievereniging POLIS zich het aankomende jaar op zal gaan richten. De 7
bovengenoemde fundamenten en hierbij horende focuspunten van het bestuur 2015-2016 zullen verder gespecificeerd worden in de volgende paragrafen. 1.3.1 Loopbaanoriëntatie Het eerste fundament waar het bestuur 2015-2016 haar focuspunten op voort wil bouwen, is loopbaanoriëntatie. Hieronder verstaat het bestuur 2015-2016 de verdere ontwikkeling van praktische vaardigheden die bijdragen aan de studie en de carrière van studenten Organisatiewetenschappen. De ontwikkeling op het gebied van loopbaanoriëntatie omvat tevens het verkrijgen van inzichten in de studie Organisatiewetenschappen, de mogelijkheden na de studie Organisatiewetenschappen en de werkwijzen binnen organisaties. Het bestuur 2015-2016 vindt het van belang dat studenten Organisatiewetenschappen binnen Studievereniging POLIS inzichten en praktische vaardigheden verder kunnen ontwikkelen die een aanvulling zijn op de studie Organisatiewetenschappen. Deze inzichten en praktische vaardigheden zijn toepasbaar in de studie en carrière van studenten Organisatiewetenschappen. Tevens vindt het bestuur 2015-2016 dat het huidige aanbod van de studie Organisatiewetenschappen aanvulling behoeft die studenten Organisatiewetenschappen meer in aanraking laat komen met het werkveld. De hierboven genoemde aanvulling levert volgens het bestuur 2015-2016 een bijdrage aan de loopbaanoriëntatie van studenten Organisatiewetenschappen. Focuspunt 1: In aanraking komen met het werkveld Het bestuur 2015-2016 verstaat onder aanraking met het werkveld het laten zien van de mogelijkheden na de studie Organisatiewetenschappen en de werkwijzen binnen organisaties. Het bestuur 2015-2016 tracht dit te bereiken door: ●
Het introduceren van de Progressie Commissie (ProgreCie). De ProgreCie zal zich in het studiejaar 2015-2016 gaan richten op het organiseren van loopbaangeoriënteerde activiteiten. Hierbij kan worden gedacht aan het organiseren van een nachtcollege. ● Het uitbreiden van de carrièrebundel zoals deze is aangeleverd vanuit het verenigingsjaar 2014-2015. Met de uitbreiding van deze carrièrebundel verschaft het bestuur 2015-2016 meer inzicht in de mogelijkheden na de studie Organisatiewetenschappen. Tevens wordt deze carrièrebundel ingezet ter promotie van de studierichting Organisatiewetenschappen. Focuspunt 2: Ontplooiing Het bestuur 2015-2016 verstaat onder ontplooiing de verdere ontwikkeling van inzichten en praktische vaardigheden. Het bestuur 2015-2016 tracht dit te bereiken door: ● Het organiseren van activiteiten tijdens de Sociale Bedrijven Dagen. Deze zullen in het teken staan van het verder ontwikkelen en praktische vaardigheden. ● Het organiseren van een bestuursactiviteit die in het teken zal staan van het verder ontwikkelen van praktische vaardigheden die een aanvulling zijn op de studie Organisatiewetenschappen. 1.3.2 Sociale ontwikkeling Het tweede fundament waar het bestuur 2015-2016 haar focuspunten op voort wil bouwen, is sociale ontwikkeling. Onder sociale ontwikkeling verstaat het bestuur 2015-2016 het verder 8
ontwikkelen van vaardigheden die de interactie tussen leden van Studievereniging POLIS bevorderen. Het bestuur 2015-2016 is van mening dat de interactie tussen leden van Studievereniging POLIS een verrijking is van de studententijd van desbetreffende leden. Deze interactie kan leiden tot de uitwisseling van informatie, welke vervolgens kan bijdragen aan het verkrijgen van nieuwe inzichten en het verder ontwikkelen van samenwerkingscompetenties. Dit ziet het bestuur 2015-2016 als een belangrijke bijdrage aan de sociale ontwikkeling van leden van Studievereniging POLIS. Focuspunt 1: Verbondenheid Het bestuur 2015-2016 verstaat onder verbondenheid het creëren van het gevoel van saamhorigheid van de leden van Studievereniging POLIS. Het bestuur 2015-2016 tracht dit te bereiken door: ●
●
● ● ●
Het benadrukken van POLIS-dinsdag. Dit wil het bestuur bereiken door de openingstijden van de POLIS-kamer (P3.114) op dinsdagen te verruimen en het organiseren van activiteiten op deze dag. Het introduceren van de Aftercom. Deze commissie zal zich bezig houden met het organiseren van ontspannende activiteiten na onder andere tentamenweken, vakanties en POLIS-activiteiten, alsmede het maken van aftermovies van activiteiten van Studievereniging POLIS gedurende het verenigingsjaar 2015-2016. Het leveren van een gepaste bijdrage aan het vieren van de verjaardag van de leden van Studievereniging POLIS op de POLIS-kamer (P3.114). Het vergroten van het Social Media aanbod van Studievereniging POLIS middels het oprichten van een Studievereniging POLIS snapchat-account. Het introduceren van het POLIS-shotje bij onze sponsorkroeg de Boekanier.
Focuspunt 2: Interactie Onder interactie verstaat het bestuur 2015-2016 intensivering van de onderlinge communicatie tussen de leden van Studievereniging POLIS. Het bestuur 2015-2016 tracht dit te bereiken door: ●
Een vernieuwde commissiecompetitie waarbij interactie tussen commissies meer centraal komt te staan. Deze interactie zal gestimuleerd worden door het opstellen van een poulesysteem waarin commissies onderling frequenter de competitie aan kunnen gaan. ● Het introduceren van een functie in iedere commissie die interactie binnen en tussen commissies van Studievereniging POLIS bevordert. ● Het introduceren van een tussentijdse activiteit georganiseerd door de Almanakcommissie waarin het uitwisselen van informatie tussen de leden van Studievereniging POLIS centraal komt te staan. 1.3.3 Professionalisering Het derde en tevens laatste fundament waar het bestuur 2015-2016 haar focuspunten op voort wil bouwen, is professionalisering. Onder professionalisering van de vereniging verstaat het bestuur 2015-2016 het verbeteren, verder ontwikkelen en transparanter maken van de organisatie van Studievereniging POLIS. 9
Het bestuur 2015-2016 is van mening dat de organisatie van Studievereniging POLIS verbetering en verdere ontwikkeling behoeft, omdat de vereniging zich moet aanpassen aan de continue verandering in de omgeving van de vereniging. Hierdoor zal de continuïteit van Studievereniging POLIS gewaarborgd blijven. Transparantie kan volgens het bestuur 20152016 bereikt worden door middel van het zichtbaarder maken van de focuspunten van de vereniging, waardoor het voor de leden van Studievereniging POLIS duidelijker wordt hoe zij een gerichtere bijdrage kunnen leveren aan de vereniging. Het bestuur 2015-2016 is van mening dat het bovengenoemde een belangrijke bijdrage kan leveren aan professionalisering van de organisatie van Studievereniging POLIS. Focuspunt 1: Internationalisering Het bestuur 2015-2016 verstaat onder internationalisering het toegankelijk maken van Studievereniging POLIS voor studenten Global Management of Social Issues en (pre)masterstudenten Organization Studies met als doel het waarborgen van de continuïteit van Studievereniging POLIS. Het bestuur 2015-2016 tracht dit te bereiken door: ●
Het grotendeels internationaliseren van bestaande communicatiemiddelen door middel van het toevoegen van Engelse vertalingen. Het bestuur 2015-2016 focust zich hierbij op de newsflash, de website, de Facebookpagina en de mobiele applicatie van Studievereniging POLIS. ● Het introduceren van de International Committee (InterCom), die gedurende het jaar activiteiten met een culturele inslag zal organiseren voor alle studenten Organisatiewetenschappen. In deze commissie zal de voertaal Engels zijn. Focuspunt 2: Transparantie Het bestuur 2015-2016 verstaat onder transparantie het duidelijk maken van de focuspunten van Studievereniging POLIS zodat de commissies hier een gerichtere bijdrage aan kunnen leveren. Het bestuur 2015-2016 tracht dit te bereiken door: ●
Gedurende het jaar als commissie gezamenlijk vaststellen hoe de commissie door middel van het organiseren van activiteiten kan bijdragen aan de focuspunten van Studievereniging POLIS. Het bestuur 2015-2016 stelt hiervoor een format beschikbaar.
Focuspunt 3: Verbetering vergaderstructuur Onder het verbeteren van de vergaderstructuur verstaat het bestuur 2015-2016 het efficiënter vergaderen in commissies. Het bestuur 2015-2016 tracht dit te bereiken door: ●
Het opstellen van een aanvullend format voor een alomvattende takenlijst, waarin de voorzitter aangeeft waar de commissieleden mee bezig zijn geweest, mee bezig zijn en waar zij zich mee bezig gaan houden. ● Commissies te laten evalueren door middel van een buddy-principe. Dit principe houdt in dat commissies zullen worden opgedeeld in paren en deze paren zullen elkaar gedurende het jaar evalueren om de efficiëntie en kwaliteit van evaluaties te verhogen. Deze evaluatie volgens het buddy-principe zal twee keer per jaar plaatsvinden.
10
1.4 Slot In dit hoofdstuk zijn de missie van de vereniging, de visie, de fundamenten en de focuspunten van het bestuur 2015-2016 uitgebreid uiteengezet.
2. Verantwoordelijkheden en Taken Bestuur 2015-2016 Om de beschreven focuspunten zo goed mogelijk uit te voeren is het van belang om de verantwoordelijkheden en taken van bestuursleden helder uiteen te zetten. In dit hoofdstuk zullen de verantwoordelijkheden en taken van het bestuur beschreven worden. Het bestuur 2015-2016 bestaat uit zes leden met de volgende functies: Lieke van den Dungen Voorzitter Jasper Kee Secretaris en Vice-voorzitter Thijs Boertien Penningmeester Claudia van Treuren Publieke Relaties & Externe Betrekkingen functionaris Boris Meijler Coördinator 1 Lotte van Pelt Coördinator 2 2.1 Algemene verantwoordelijkheden en taken bestuursleden Alle bestuursleden van Studievereniging POLIS hebben de volgende taken en verantwoordelijkheden: ● Representatief zijn voor de vereniging; ● Openstaan voor ideeën en suggesties van leden en andere betrokkenen; ● Beschikbaar zijn voor het uitvoeren van een kamerdienst en het beantwoorden van vragen van leden en anderen; ● Het beheer van de POLIS-kamer en het POLIS-archief; ● Verantwoordelijk voor het verzamelen, nakijken, accepteren en het verzorgen van de samenvattingen; ● Het beleidsplan van het bestuursjaar opstellen; ● Het toezien op de uitvoering van de in het beleidsplan gestelde doelstellingen; ● Het presenteren van de voortgang van de focuspunten van het bestuur en de commissies op de Algemene Leden Vergadering ● Samenstelling van de commissies; ● Eindverantwoordelijkheid over de commissies; ● Aanwezigheid, voor zover mogelijk, bij activiteiten georganiseerd door Studievereniging POLIS; ● Promotie van activiteiten georganiseerd door Studievereniging POLIS; ● Promotie van diensten aangeboden door Studievereniging POLIS; ● Verduidelijken van de omschrijving van de Studie Organisatiewetenschappen naar externe partijen; ● Verantwoordelijkheid voor het organiseren van de bestuursactiviteiten (o.a. Openingsfeest, ALV & OW-buffet); ● Het toezien op evaluaties van haar activiteiten; ● Tijdige werving van kandidaat-bestuursleden voor verenigingsjaar 2016-2017; ● Overdracht aan haar opvolgend bestuur; ● Inwerken van haar opvolgend bestuur.
11
In de volgende paragraaf worden de afzonderlijke verantwoordelijkheden van de bestuursleden beschreven. 2.2 Voorzitter De taken van de voorzitter van Studievereniging POLIS zijn: ● Overzicht houden over de gehele vereniging en het bestuur; ● Op de hoogte zijn van de dagelijkse gang van zaken betreffende de vereniging; ● Het voorzitten van bestuurs-, voorzitters-, en Algemene Leden Vergaderingen; ● Het opstellen van de agenda voor bestuurs-, voorzitters-, en Algemene Leden Vergaderingen; ● Het aanspreekpunt zijn voor de gehele vereniging; ● Begeleiding van de vaststelling van het beleidsplan voor het komende bestuursjaar en de presentatie van dit beleidsplan; ● Het actief controleren van de naleving van de missie, visie en focuspunten van Studievereniging POLIS; ● Het onderhouden van het contact met Stimulus en andere verenigingen aan Tilburg University; ● Het bijwonen van het overleg met andere TSB-verenigingen; ● Het onderhouden van het contact met Raad van Advies van Studievereniging POLIS; ● Het minimaal twee keer per jaar organiseren en voorzitten van het voorzittersoverleg met de voorzitters van de commissies; ● Het onderhouden van het contact met het departement Organisatiewetenschappen; ● Het coördineren van de Symposiumcommissie. 2.3 Secretaris De taken van de secretaris van Studievereniging POLIS zijn: ● Het notuleren van de bestuursvergaderingen en Algemene Leden Vergaderingen, het uitwerken van deze notulen en het beschikbaar stellen aan respectievelijk de leden van het bestuur en aan alle leden van de vereniging; ● Het onderhouden van het ledenbestand; ● Het zorg dragen voor en archiveren van de inkomende en uitgaande (elektronische) post; ● Het informeren van de leden via de Newsflash; ● Het sturen van verjaardagskaarten naar leden van Studievereniging POLIS; ● Het onderhouden van het contact met de secretarissen van de commissies; ● Het minimaal een keer per jaar organiseren en voorzitten van het secretarisoverleg met de secretarissen van de commissies; ● Het inschrijven van het nieuwe bestuur bij de Kamer van Koophandel; ● Het contact onderhouden met studieboeken.com; ● Het contact onderhouden met de sponsorkroeg De Boekanier; ● Het ondersteunen van de PR & EB-functionaris in haar taken; ● Het coördineren van de Introductiecommissie; ● Het coördineren van de Activiteitencommissie; ● Het coördineren van de Poster- en Boekencommissie. 2.4 Vice-voorzitter ● De taken van de vice-voorzitter van Studievereniging POLIS zijn: ● Het vervangen van de voorzitter, indien deze niet in staat is tot het uitvoeren van haar functie; 12
● Het controleren van de voorzitter; ● Het ondersteunen van de voorzitter in het actief controleren van de naleving van de missie, visie en focuspunten van Studievereniging POLIS; ● Het eventueel overnemen van de taken van de voorzitter. 2.5 Penningmeester De taken van de penningmeester van Studievereniging POLIS zijn: ● Het bijhouden van boekingen en rekeningen betreffende Studievereniging POLIS; ● Opstellen van de begroting aan het begin van het verenigingsjaar en het presenteren hiervan op de eerste Algemene Leden Vergadering; ● Tussentijdse evaluatie van de aan het begin van het bestuursjaar gemaakte begroting; ● Begeleiding en controle van de boekhouding van de penningmeesters van de verschillende commissies; ● Opstellen van de realisatie aan het einde van het bestuursjaar en het presenteren van deze realisatie op de Algemene Leden Vergadering; ● Het onderhouden van het contact met de Kascommissie van Studievereniging POLIS; ● Het onderhouden van het contact met de penningmeesters van de commissies; ● Het minimaal twee keer per jaar organiseren en voorzitten van het penningmeesteroverleg met de penningmeesters van de commissies; ● Het beheren van het kasgeld, bij een inhoud van meer dan drie honderd euro (€300,-) moet de kas worden afgeroomd; ● Het bijhouden van de financiële voorraden; ● Tenminste voor elke Algemene Leden Vergadering gecontroleerd worden door de Kascommissie; ● Het overschrijven van alle rekeningen van naam van de huidige penningmeester en voorzitter; ● Het coördineren van de Reiscommissie; ● Penningmeester zijn van de Lustrumcommissie. 2.6 Publieke Relaties & Externe Betrekkingen functionaris De taken van de Publieke Relaties & Externe Betrekkingen-functionaris (PR & EBfunctionaris) van Studievereniging POLIS zijn: ● Werving van nieuwe sponsoren; ● Het onderhouden en, indien gewenst, verbeteren van relaties met al bestaande externe betrekkingen van Studievereniging POLIS; ● Het onderhouden van het contact met TABOR. ● Het onderhouden van contact met de PR-functionarissen van de verschillende commissies; ● Het minimaal twee keer per jaar organiseren en voorzitten van het PRfunctionarisoverleg met de PR-functionarissen van de commissies; ● Het bijhouden van de Externe Betrekkingen Database (EB-database); ● Het coördineren van de Mastercommittee; ● Het coördineren van de Progressiecommissie; ● Lid zijn van de Sociale Bedrijven Dagen commissie. 2.7 Coördinator 1 Tot het takenpakket van coördinator 1 behoren: ● Het coördineren van de Aftercommissie; ● Het coördineren van de Lustrumcommissie; 13
● Het coördineren van de Promotiecommissie; ● Het coördineren van de Sportcommissie; ● Lid zijn van de Combifeest-commissie. 2.8 Coördinator 2 Tot het takenpakket van coördinator 2 behoren: ● Het coördineren van de Almanakcommissie; ● Het coördineren van de Evenementencommissie; ● Het coördineren van de Excursiecommissie; ● Het coördineren van de International committee; ● Lid zijn van de BEHAVE-commissie; ● Het contactpersoon zijn voor studenten Global Management of Social Issues. 2.9 Slot In dit hoofdstuk is allereerst het bestuur voorgesteld. Daarna zijn de algemene taken van de bestuursleden vermeld. Vervolgens zijn de individuele taken van de bestuursleden besproken.
3. Verantwoordelijkheden en taken commissies De activiteiten van Studievereniging POLIS worden georganiseerd door commissies en haar commissieleden, de zogenoemde actieve leden. De commissies worden samengesteld na door het bestuur georganiseerde sollicitatiegesprekken met nieuwe actieve leden en leden die solliciteren op een specifieke functie. Om ervoor te zorgen dat de georganiseerde activiteiten in overeenstemming zijn met de visie en de door het bestuur 2015-2016 opgestelde focuspunten, zullen in dit hoofdstuk de taken en verantwoordelijkheden van de commissies en haar commissieleden worden beschreven. Eerst zullen de algemene doelstellingen voor de commissies worden beschreven, waarna de specifieke doelstellingen per commissie worden besproken. Het is aan de coördinator van de betreffende commissie om deze doelstelling aan het begin van het commissiejaar toe te lichten en hier in de loop van het jaar op toe te zien. 3.1 Algemene verantwoordelijkheden Onderstaand zijn de algemene verantwoordelijkheden van de diverse commissies binnen Studievereniging POLIS geformuleerd: ● Alle commissies trachten de specifiek gestelde doelen zo goed mogelijk na te streven, met inachtneming van de door het bestuur 2015-2016 opgestelde focuspunten; ● Om kennis niet verloren te laten gaan en zo de effectiviteit en continuïteit van commissies te waarborgen, dient iedere commissie aan het eind van het verenigingsjaar te zorgen voor een overdrachtsdocument. Deze dient voorzien te zijn van indien mogelijk een globale jaarplanning, realisatie, enkele notulen, evaluatie en een PR-bestand; ● Het bestuur 2015-2016 verwacht van alle commissieleden een verantwoordelijke en actieve houding in het uitvoeren van hun taken. Bovendien is een open houding ten aanzien van nieuwe ideeën gewenst; ● Om alle leden van Studievereniging POLIS van de georganiseerde activiteiten op de hoogte te houden, kunnen de commissies regelmatig worden verzocht een bijdrage te leveren aan de Almanak, de Newsflash en de website. De commissies zullen hier vroegtijdig over worden geïnformeerd. 14
3.2 Specifieke verantwoordelijkheden en taken commissies Het volgende gedeelte zal specifiek gaan over de verantwoordelijkheden, taken en doelen van de verschillende commissies afzonderlijk. 3.2.1 Activiteitencommissie De Activiteitencommissie (AxtC) heeft als doel het organiseren van ontspannende, nietstudiegerelateerde activiteiten. De Activiteitencommissie is verantwoordelijk voor het organiseren van twee themafeesten, een kroegentocht en een biercantus. 3.2.2 Aftercommissie De Aftercommissie (Aftercom) heeft als doel het organiseren van ontspannende activiteiten na onder andere tentamenweken, vakanties en POLIS-activiteiten, alsmede het maken van aftermovies van activiteiten van Studievereniging POLIS. 3.2.3 Almanakcommissie De Almanakcommissie heeft als doel het uitgeven van een almanak die dient als naslagwerk met betrekking tot het verenigingsjaar 2015-2016 voor de leden van Studievereniging POLIS. De almanakcommissie is verantwoordelijk voor de inhoud en vormgeving van deze almanak. In de almanak kan informatie gevonden worden over onder andere commissies en activiteiten van Studievereniging POLIS en het departement Organisatiewetenschappen. Hiernaast zal de Almanakcommissie verantwoordelijk zijn voor de organisatie van een ontspannende almanakgerelateerde activiteit. 3.2.4 Excursiecommissie De Excursiecommissie heeft als taak het organiseren van een tweedaagse excursie naar een bestemming naar keuze waarbij één dag in het teken zal staan van loopbaangeoriënteerde ontwikkeling en één dag in het teken van sociale ontwikkeling. 3.2.5 Evenementencommissie De Evenementencommissie (EC) heeft als doel het organiseren van drie ontspannende evenementen. De Evenementencommissie is vrij in het invullen van de activiteiten in overleg met het bestuur 2015-2016. 3.2.6 International committee De International committee (Intercom) heeft als doel het organiseren van drie activiteiten waarbij cultuur centraal staat. Eén van deze activiteiten zal in het teken staan van loopbaanoriëntatie, één in het teken van sociale ontwikkeling en tot slot is er nog een nader in te vullen activiteit. 3.2.7 Introductiecommissie De Introductiecommissie (Intro) heeft als doel het organiseren van een introductieweekend voor alle eerstejaars studenten Organisatiewetenschappen. Deze driedaagse kennismaking wordt gedurende het verenigingsjaar door de Introductiecommissie voorbereid. Het doel van het introductieweekend is een vrijblijvende mogelijkheid bieden om kennis te maken met Studievereniging POLIS en de mede-studenten. Verder heeft de Introductiecomissie de taak studenten te enthousiasmeren voor het introductieweekend en Studievereniging POLIS.
15
3.2.8 Kascommissie De Kascommissie (KasCo) komt minimaal voor elke Algemene Leden Vergadering samen om de financiën van Studievereniging POLIS te controleren. Ook doet de Kascommissie tijdens elke Algemene Leden Vergadering verslag van deze controle. 3.2.9 Lustrumcommissie De Lustrumcommissie is opgericht ter ere van het vijfentwintigjarig jubileum van Studievereniging POLIS. Het lustrum vindt plaats in het tijdsbestek van zeven dagen. In deze zeven dagen zal de lustrumcommissie de diverse kanten van Studievereniging POLIS belichten. De lustrumcommissie is vrij in het invullen van de activiteiten binnen de lustrumweek in overleg met het bestuur 2015-2016. 3.2.10 Mastercommittee De Mastercommissie (MaC) heeft als doel het organiseren van activiteiten met betrekking tot de betere aansluiting van de master Organization Studies op de arbeidsmarkt. De focus van de Mastercommissie ligt op de (pre-)master studenten van Studievereniging POLIS. Daarom zullen (pre-)master studenten voorrang krijgen bij de activiteiten van de Mastercommissie. De taken en verantwoordelijkheden van de Mastercommissie bestaan uit het organiseren van minimaal twee activiteiten. 3.2.11 Poster- en Boekencommissie De Poster- en Boekencommissie (PeBCie) is verantwoordelijk voor het ontwerpen en tijdig verspreiden van alle posters ter promotie van de activiteiten van Studievereniging POLIS. Bovendien heeft de Poster- en Boekencommissie de taak de boekenverkoop te ondersteunen en promoten tijdens alle vier de blokken van het studiejaar 2015-2016. 3.2.12 Progressiecommissie De Progressiecommissie (ProgreCie) heeft als doel het organiseren van minimaal drie loopbaangeoriënteerde activiteiten voor studenten Organisatiewetenschappen, waaronder een Case Day voor bachelor studenten Organisatiewetenschappen. Hiernaast valt te denken aan het organiseren van een nachtcollege. 3.2.13 Promotiecommissie De Promotiecommissie (Promo) heeft als doel de promotie van zowel Studievereniging POLIS als de studie Organisatiewetenschappen, en het aantrekken van potentiële nieuwe leden door middel van haar activiteiten. De Promotiecommissie is onder andere verantwoordelijk voor alle proefstudeerdagen, meeloopdagen, een familiedag, de carrièrebundel en een ontspannende activiteit. 3.2.14 Raad van Advies De Raad van Advies (RvA) dient als adviesorgaan voor het bestuur. Het bestuur 2015-2016 en de Raad van Advies zullen minimaal vier bijeenkomsten per jaar hebben, waarin er onder andere gesproken wordt over het beleid en de gang van zaken binnen de vereniging, en waarin het bestuur gevraagd en ongevraagd advies kan ontvangen van de Raad van Advies. 3.2.15 Reiscommissie De Reiscommissie heeft als doel een studiereis naar het buitenland te organiseren voor studenten Organisatiewetenschappen. Hierin komen loopbaangeoriënteerde, culturele en ontspannende activiteiten aan bod. De Reiscommissie heeft de taak de studiereis in het teken te zetten van een thema binnen het vakgebied Organisatiewetenschappen. De 16
bedrijfsbezoeken dienen afgestemd te worden op het gekozen thema. Het programma dient minimaal drie bedrijfsbezoeken en een bezoek aan een plaatselijke universiteit te bevatten. 3.2.16 Sportcommissie De Sportcommissie (SportCom) heeft als doel het organiseren van minimaal twee sportevenementen voor leden van Studievereniging POLIS en overige geïnteresseerden. 3.2.17 Symposiumcommissie De Symposiumcommissie heeft als doel het organiseren van een eendaags symposium. Het thema van deze dag valt binnen het vakgebied Organisatiewetenschappen en is verder vrij in te vullen door de commissie. Gedurende het jaar heeft de commissie de taak zich bezig te houden met de opzet en de organisatie van dit symposium. 3.2.18 TOP-Commissie De TOP-Commissie (TOP-Com) heeft als doel studenten Organisatiewetenschappen enthousiast te maken voor Studievereniging POLIS en haar introductieweekend. De TOPCommissie zal tijdens de TOP-week een coördinerende rol aannemen en invulling geven aan de facultaire dagen. Deze commissie zal pas later in het verenigingsjaar 2015-2016 samengesteld worden. 3.3 Slot In dit hoofdstuk zijn zowel de algemene als de specifieke verantwoordelijkheden en taken van de diverse commissies binnen Studievereniging POLIS beschreven. In het laatste hoofdstuk zal het bestuur 2015-2016 de overige bestuursactiviteiten uiteenzetten.
4. Overige bestuursactiviteiten In de voorgaande hoofdstukken is beschreven wat de verantwoordelijkheden en taken van het bestuur 2015-2016 en de verschillende commissies van Studievereniging POLIS zijn. Er zijn echter nog een aantal, geheel of gedeeltelijk door het bestuur georganiseerde activiteiten die een nadere toelichting behoeven. Deze zullen in dit hoofdstuk nader omschreven worden. 4.1 Eerstejaars-barbecue Het bestuur zal aan het begin van het collegejaar een barbecue organiseren voor alle eerstejaars studenten Organisatiewetenschappen. Het bestuur 2015-2016 tracht hiermee de betrokkenheid van deze eerstejaars studenten bij Studievereniging POLIS te vergroten. 4.2 (pre-)Master kennismakingsactiviteit Het bestuur 2015-2016 zal aan het begin van het collegejaar een kennismakingsactiviteit organiseren gericht op (pre-)master studenten. 4.3 Bestuursactiviteit Het bestuur 2015-2016 organiseert een activiteit die in het teken zal staan van de sociale ontwikkeling van de leden van Studievereniging POLIS. 4.4 Commissie informatieavond Het bestuur 2015-2016 organiseert aan het begin van het verenigingsjaar 2015-2016 een commissie informatieavond. Op deze avond worden geïnteresseerden geïnformeerd over de diverse commissies en bijbehorende taken. 17
4.5 Openingsfeest Ieder jaar organiseert het bestuur van Studievereniging POLIS een openingsfeest: de POLIS doop. Hiermee wordt het verenigingsjaar feestelijk geopend. Daarnaast worden Studievereniging POLIS en haar sponsorkroeg bij de nieuwe leden geïntroduceerd. 4.6 Studieondersteuning Het bestuur 2015-2016 tracht de leden van Studievereniging POLIS te stimuleren in hun studie middels het aanbieden van een studie-ondersteunende bijeenkomst omtrent het studeren voor en het maken van tentamens. Eerstejaars studenten Organisatiewetenschappen zijn de doelgroep van deze bijeenkomst. 4.7 Bestuursactiviteit Het bestuur 2015-2016 zal in het verenigingsjaar 2015-2016 een workshop organiseren die in het teken zal staan van het verder ontwikkelen van praktische vaardigheden van de leden van Studievereniging POLIS. Deze activiteit zal bijdragen aan het focuspunt ontplooiing. 4.8 OW, wat kun je ermee? Het bestuur 2015-2016 organiseert aan het begin van het verenigingsjaar 2015-2016 een activiteit voor studenten Organisatiewetenschappen. Het doel van ‘OW, wat kun je er mee?’ is het inzicht geven in de carrièremogelijkheden na de studie Organisatiewetenschappen. De voertaal van deze activiteit zal Nederlands zijn. 4.9 Case Day Het bestuur 2015-2016 organiseert indien mogelijk tijdens de Sociale Bedrijven Dagen een Case Day voor (pre-)masterstudenten Organization Studies. De voertaal tijdens deze activiteit zal Engels zijn. 4.10 OW-buffet Eenmaal per jaar wordt het OW-Buffet georganiseerd voor studenten en docenten Organisatiewetenschappen, in samenwerking met het departement Organisatiewetenschappen en al dan niet het departement Global Management of Social Issues. Het is een mogelijkheid voor studenten en docenten om op informele wijze met elkaar in contact te komen. 4.11 Algemene Leden Vergadering Het bestuur 2015-2016 organiseert minstens twee keer per jaar een Algemene Leden Vergadering. Gedurende deze vergaderingen wordt de (financiële) stand van zaken binnen Studievereniging POLIS besproken en een terugkoppeling gemaakt naar het beleidsplan. De Algemene Leden Vergadering is toegankelijk voor de leden van Studievereniging POLIS. Bij verhindering dient men zich vooraf af te melden bij de secretaris van het bestuur. Een eventuele machtiging voor een stemming kan dan worden afgegeven. De voertaal tijdens de Algemene Leden Vergadering zal Nederlands zijn. Indien er een stemming plaats vindt, zal informatie omtrent deze stemming in het Engels beschikbaar zijn. 4.12 OW, geef je idee! ‘OW, geef je idee!’ wordt één keer per jaar georganiseerd door het bestuur van Studievereniging POLIS. Het doel van ‘OW, geef je idee!’ is leden de mogelijkheid bieden om nieuwe ideeën en suggesties voor Studievereniging POLIS aan te dragen. 4.13 Actieve Leden Activiteiten Gedurende het verenigingsjaar worden door het bestuur 2015-2016 activiteiten georganiseerd voor de actieve leden om hen te bedanken voor hun inzet. Een Actieve Leden Etentje (ALE) en een Actieve Leden Activiteit (ALA) behoren tot de mogelijkheden. 18
4.14 Slot In dit laatste hoofdstuk zijn alle overige bestuursactiviteiten, voor zover mogelijk, uitgebreid omschreven. Hiermee sluit het bestuur 2015-2016 het beleidsplan af. Een samenvatting van dit beleidsplan wordt tijdens de Algemene Leden Vergadering, waar de bestuurswissel plaats zal vinden, gepresenteerd aan de leden door de voorzitter van het bestuur 2015-2016.
19
