Beleidsplan S.V. ZWOLLE. Auteurs: Werkgroep Beleidsplan (Mark Hogeboom, Gerben Hoetink, Mark Ter Steege, Sander Walraven) 15 januari 2016

S.V. ZWOLLE

Beleidsplan 2016 - 2021 Auteurs: Werkgroep Beleidsplan (Mark Hogeboom, Gerben Hoetink, Mark Ter Steege, Sander Walraven) 15 januari 2016 

! / 13 1 !

S.V. ZWOLLE BELEIDSPLAN 2016 - 2021

VOORWOORD Zoals bij elke vereniging wordt het reilen en zeilen - en het succes - bepaald door de inzet van de leden en de vrijwilligers. Dit gaat vaak gepaard met perioden van hoge activiteit, gevolgd door mindere perioden. Ieder bestuur staat voor de uitdaging om de activiteiten zo te organiseren dat de motivatie en de positieve energie van de leden en vrijwilligers hoog is, dat de taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn en dat goed en helder gecommuniceerd wordt. Een beleidsplan dat verder vooruit kijkt dan het komende seizoen is daarbij van grote waarde. Het is onmisbaar, omdat het de richting bepaalt die wij de komende jaren in zullen slaan. Maar een beleidsplan heeft alleen waarde als het breed gedragen wordt, Door alle betrokkenen: de bestuursleden, trainers, (bege)leiders, commissieleden, sportende leden en de vele vrijwilligers moeten zich aangesproken voelen. De betrokkenen kunnen bij afwijking hierop worden aangesproken. Wij dragen met zijn allen de verantwoordelijkheid voor het voortbestaan van onze club. Daarom hebben wij besloten dit conceptplan op te stellen en voor te leggen. Het is niet dichtgetimmerd, maar geschreven met een bepaalde mate van speelruimte en eigen verantwoordelijkheid. Vrijwillige inzet is niet vrijblijvend, maar het moet ook geen keurslijf vormen waarin eigen initiatief en creativiteit geen ruimte kent. Integendeel. Met grote uitdagingen in het verschiet - zoals een jubileumjaar en een begrotingstekort - is het van groot belang dat iedereen voelt dat zijn of haar inzet ertoe doet. Hoewel de Werkgroep Beleidsplan dit plan heeft geschreven, is het voor én van ons allemaal. Deze mooie stadsclub, met haar wortels in Assendorp en De Pierik kent een grote groep - jonge en oude - mannen en vrouwen die zich vol energie inzetten en met een groot voetbalhart S.V. Zwolle willen laten bloeien en groeien. En daarom blikken wij met groot zelfvertrouwen en enthousiasme vijf jaar vooruit. Naar een nog mooiere club.

De Werkgroep Beleidsplan, (namens het bestuur van S.V. Zwolle) Mark Hogeboom  Gerben Hoetink  Mark Ter Steege  Sander Walraven

! / 13 2 !


INHOUDSOPGAVE VOORWOORD

2 

NOODZAAK

4

MISSIE EN VISIE

5

DOELSTELLINGEN 2016 - 2021

6-7

ACTIE & ORGANISATIE

8 - 10

Jaarplannen commissies Opzet van een jaarplan Bestuur & organisatie Organogram

WAARDERING EN TEVREDENHEID

11

Tevredenheidsonderzoek  Evaluatie

BIJLAGE(N)

12 - 13

Voorbeeld Jaarplan Marketing & Communicatie commissie  

! / 13 3 !


NOODZAAK   Wij staan voor grote uitdagingen de komende jaren. De bezuinigingsslag treft alle verenigingen, ook ons. Het aantal vrijwilligers dat zich belangeloos inzet wordt steeds kleiner en veroudert. De individualisering van onze maatschappij treft ook de teamsporten en deze worden over het algemeen minder populair. De doorstroming van de junioren naar de senioren laat te wensen over. Dit ligt in lijn met grotere maatschappelijke ontwikkelingen, maar het is zaak om hier tijdig op in te springen. Kortom, er zijn nog wat zaken te verbeteren. Het bestuur van onze vereniging zoekt naar het scheppen van de juiste voorwaarden om het nieuwe beleid concreet uit te voeren en over het algemeen is er binnen de vereniging behoefte aan meer sturing en betere communicatie. Al het bovenstaande heeft ertoe geleid dat het bestuur een werkgroep heeft aangesteld om nieuw beleid te ontwikkelen. En minstens zo belangrijk, dit nieuwe beleid breed te communiceren en ter discussie te stellen. Om er daarna voortvarend mee aan het werk te gaan. In 2013 zijn er verschillende brainstorms en meedenk-avonden georganiseerd waarop hard is nagedacht over goede input voor een nieuw beleidsplan. Alle leden hebben destijds de kans gekregen om een bijdrage te leveren. De conclusies en opmerkingen op die avonden vormen dan ook de basis voor dit beleidsplan.

Werkgroep Beleidsplan & bestuur S.V. Zwolle

! / 13 4 !


MISSIE & VISIE   De missie en visie vormen de basis voor alle activiteiten van S.V. Zwolle; zij geven richting aan de daden van het bestuur en commissies en aan de inzet van de leden en vrijwilligers.

MISSIE Voetbalvereniging S.V. Zwolle is: • … dé stadsclub van Zwolle; een warme familievereniging, waar iedereen welkom is en een leven lang plezier in de sport de nadruk geniet. • … ervan overtuigd dat het spelplezier de prestaties bevordert. • … een betrouwbare, betrokken en deskundige partner die haar maatschappelijke functie in Zwolle en haar positie in de bestuurlijke overlegorganen zeer serieus neemt en proactief handelt. • … continu bezig met het verbeteren van haar relaties; tussen de leden onderling, met andere besturen en verenigingen, in het overkoepelende orgaan Sportpark Marslanden, met de gemeente, met haar sponsoren en andere betrokkenen. • … sociaal, integer en streeft in al haar acties naar een positief en respectvol beeld van de club. • … een vereniging van leden die streven naar een goed georganiseerde vereniging waarin iedereen zijn/haar verantwoordelijkheden kent en handelt naar zijn/haar kunnen. Wij gaan er vanuit dat iedereen zijn/haar best doet en dat de taken en verantwoordelijkheden evenredig verdeeld worden.

VISIE S.V. Zwolle is een toegankelijke, brede en sociale voetbalvereniging waar iedereen zich thuisvoelt en zijn/haar plezier uit de sport en de sociale contacten kan halen. Wij zijn een stabiele, betrouwbare en transparante organisatie die financieel gezond is, helder communiceert en een grote betrokkenheid van de leden kent. De club heeft een grote rol in de uitstraling en verdere ontwikkeling van Sportpark Marslanden. Een samenwerkingsverband dat moet leiden tot verdere samenwerking tussen de verschillende verenigingen, tot kostenreductie, betere ledenwerving en meer samenwerking in het onderhoud. Wij zijn een vereniging waar een goed technisch beleidsplan en scholing de basis legt voor plezier, sportieve ontwikkeling en fraaie prestaties.

! / 13 5 !


DOELSTELLINGEN 2016 - 2021 Hieronder staan onze doelstellingen voor de komende vijf jaar. Om de brede inzet van onze vereniging in goede banen te leiden en richting te geven. Uiteindelijk zullen deze doelstellingen - SMART, dus inclusief een haalbaar tijdsplan en realistische taken, door de commissies vertaald moeten worden naar hun respectievelijke jaarplannen. Het is de taak van het bestuur om hierop toe te zien, maar het is de eigen verantwoordelijkheid van de commissies om te bepalen hoe en wanneer ze hun eigen doelen behalen. Een zekere mate van creativiteit en eigen inzicht is daarbij van grote waarde.

STABIELE ORGANISATIE Alle functies in bestuur en commissies zijn bezet met de juiste sportman en -vrouw. Minder verloop bij commissies.   Goede communicatie vereniging-breed en een prettige samenwerking onderling. Werken met breed-toegankelijke (digitale) standaard-jaarplanningen.

FINANCIEEL GEZONDE ORGANISATIE Groeiende sponsorinkomsten. Meer samenwerking op bestuurlijk niveau, zowel op Sportpark Marslanden als daarbuiten. Stijgende kantine-inkomsten. Actief inzetten op subsidies, duurzaamheid en sponsoring in natura. Denken in kansen en mogelijkheden.

VERENIGING IN BALANS Groeiend aantal jeugdleden Dalende uitstroom bij junioren, senioren en vrijwilligers. Een positieve houding t.o.v. de club en haar activiteiten met waardering voor de inzet van de vele vrijwilligers. In alles de nadruk op spelplezier nastreven. Betere communicatie met jeugdleden en meer betrekken bij het beleid. Een veilig sportklimaat creëren.

SPORTIEVE ONTWIKKELING Betere doorstroming naar de senioren, het selectie elftal in het bijzonder. Een technisch beleidsplan voor alle geledingen, met een eenduidige visie op de sportieven en persoonlijke ontwikkeling van de F-jes tot de senioren. Een grote rol voor de opleiding van trainers, spelers en vrijwilligers. Gedegen opleidingen voor trainers/leiders en meer kennisdeling en samenwerking. Sportaanbod op voetbalgebied verhogen. Meisjes- en vrouwenvoetbal promoten.

! / 13 6 !

MAATSCHAPPELIJKE ONTWIKKELING Een proactieve rol in het onderkennen en inspelen op maatschappelijke trends en ontwikkelingen. Het nastreven van sterke sociale cohesie binnen de club. Het zijn van een betrouwbare partner voor externe partijen. Actief inzetten op sociale projecten, sportpromotie en het Leven Lang Sporten-programma.

CLUB MET UITSTRALING De gehanteerde regels, normen en waarden naleven en samen uitstralen. De uitstraling van de vereniging op het sportpark verbeteren. De uitstraling van de kantine en de kleedruimten verbeteren. De trots, de geschiedenis en de ambities voor de toekomst sterker uitdragen.

! / 13 7 !


ACTIE & ORGANISATIE De op de vorige pagina genoemde doelstellingen zijn opgesteld aan de hand van informele gesprekken met bestuur en commissieleden, maar ook voor een groot deel afkomstig uit de in 2013 georganiseerde brainstorms en meedenk-avonden, met ouders, leden, trainers, vrijwilligers etc. Het zijn dus niet allemaal nieuwe ideeën. Onze uitdaging, die van ons allemaal, zal de komende jaren bestaan uit behalen van deze doelstellingen. Alleen op deze manier kunnen wij met een gerust hart naar de toekomst kijken en staan wij over 5 jaar waar wij willen staan. Een voorbeeldclub voor de stad en met een grote groep actieve S.V. Zwollenaren die met trots terugkijkt op wat zij in die vijf korte jaren hebben bereikt.

JAARPLANNEN COMMISSIES Als actieve vrijwilligers binnen in een voetbalvereniging weten wij maar al te goed dat in de dagelijkse praktijk van acties, daden en brandjes blussen het overzicht snel wordt verloren. De doelstellingen werken pas echt als ze worden omgezet in concrete acties. Aan de hand van de doelstellingen op pagina 6 en 7 zullen de commissies hun eigen jaarplannen opstellen. Ieder jaar aan het eind van het seizoen ligt er een plan voor volgend seizoen. In de bijlage 'Voorbeeld Jaarplannen commissies' geven wij voor alle commissies alvast een voorzet op mogelijke acties door de doelstellingen te concretiseren. Wij zien graag een standaard-jaarplanning gepubliceerd op de website, aan te vullen door iedere commissievoorzitter. Voor de communicatie van o.a. deze beleidsmatige informatie kijken wij vooral naar de introductie van een narrowcasting-systeem en een digitale nieuwsbrief. Wat zijn de voordelen van deze werkwijze? De kans is groot dat er al veel leden met jaarplannen werken. Het zou ons niet verbazen. Maar het gebeurt in ieder geval niet structureel en niet openbaar. De voordelen van het delen van de jaarplannen: we weten sneller bij wie we voor bepaalde vragen moeten zijn, het maakt ons werk effectiever en bespaart tijd en geld. Daarnaast is een onverhoopt wegvallend lid beter op te vangen. In het algemeen zijn de taken/functies veel makkelijker over te dragen. Een jaarplan bevordert de communicatie, maar ook de duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden. Wij, de leden, krijgen een beter beeld van de verschillende functies en kunnen beter inschatten of deze functie wel bij ons past of niet. Tot slot helpt het de bestuurders om de grote lijnen in de gaten te houden, om te motiveren in plaats van corrigeren en om te ondersteunen in plaats van het tijdrovende coördineren.

OPZET VAN EEN JAARPLAN In de jaarplannen van de commissies zijn de antwoorden op de hiernavolgende vragen belangrijk. Zie dit als een leidraad. Het is aan de commissies zelf om te bepalen wat haalbaar is en welke doelstellingen de aandacht krijgen. Het bestuur zal hier aandachtig naar kijken en de commissies bijstaan in het realiseren van de opgestelde doelstellingen. Wij voegen als bijlage een voorbeeld van een ingevuld jaarplan toe. De communicatie van deze jaarplannen is eveneens belangrijk. Het delen van je doelstellingen is de eerste stap in het realiseren daarvan. Het ligt ook in de lijn om de jaarplannen te delen via de website en de commissie vergaderingen.

! / 13 8 !


Voorbeeldvragen voor een Jaarplan: Wat? - Inventarisatie huidige taken/verantwoordelijkheden - Doelen beleidsplan integreren in jaarplan met specifieke doelen - Nieuwe taken en verantwoordelijkheden Wie? - Wie doet wat? - Met welk bestuurslid coördineer ik het jaarplan? Wanneer? - Wanneer is een doel behaald? - Welke tussenstappen plan ik om de voortgang te bewaken? Hoe? - Hoe kunnen we onze doelstellingen behalen? Zijn ze haalbaar, realistisch, noodzakelijk en specifiek (SMART)? - Wie en wat heb ik verder nodig om de doelstellingen te behalen?

BESTUUR & ORGANISATIE Met bovenstaande focus op de jaarplannen van de commissies krijgt het bestuur van S.V. Zwolle een sterke faciliterende taak. Het bestuur wil minder betrokken zijn bij de uitvoering en haar rol verleggen naar begeleiding, voorbereiding, monitoring en advisering. Dus meer strategisch en beleidsmatig opereren. Het bestuur kent natuurlijk ook haar doelstellingen en heeft een eigen jaarplan, maar zal voortaan vooral de rol van vraagbaak en begeleider op zich moeten nemen. Het is haar doel de commissies en haar leden in staat te stellen hun jaarplannen te behalen. Op de volgende pagina volgt het nieuwe organogram, met uitleg van het bestuur. In het organogram wordt er ingezet op een duidelijke organisatie structuur waarin er meer operationele verantwoordelijkheid wordt belegd binnen de verschillende commissies van SV Zwolle. Uitgangspunt van het organogram is dat het bestuur zelf geen zitting heeft in individuele commissies, maar dat de commissies zelfstandig werken en terugrapporteren aan het bestuur.  

! / 13 9 !


ORGANOGRAM

Integriteit commissie

Kas commissie

Algemene ledenvergadering

Vertrouwens persoon

Voorzi4er Dagelijks bestuur

plv. Voorzi4er

Secretaris Dagelijks besuur

Penningmeester Dagelijks bestuur

Algemeen bestuurslid

Wedstrijd secretaris

Leden administra@e

TC senioren

Tournooi commissie

Vrijwilligers commissie

Algemeen bestuurslid

Marke@ng Communica@e

Sponsor commissie Bouw commissie

Veld consul Kan@ne commissie

Door als bestuur zelf geen zitting te nemen in individuele commissies, maar door de commissies zelfstandig te laten werken is het bestuur in staat om goed uitvoering te geven aan haar primaire taak, namelijk het goed besturen van SV Zwolle door middel van management, beleid en advies. Het bestuur zal niet operationeel actief zijn, maar deze beleggen binnen de commissies en hen met met raad en daad terzijde staan.   Bij ieder bestuurslid zijn een aantal commissies ondergebracht (m.u.v. de voorzitter). De individuele commissies zijn verantwoordelijk om uitvoering te geven aan het jaarplan welke zij zelf hebben opgesteld en goedgekeurd is door het bestuur. Periodiek leggen zij verantwoording af aan het bestuurslid waar de betreffende commissie onder valt. Wanneer de commissie vragen heeft kunnen deze ten alle tijde gesteld worden aan het bestuurslid waaronder de commissie valt.   Ieder bestuurslid zal in de reguliere bestuursvergaderingen een terugkoppeling / stand van van zaken geven over de ontwikkelingen binnen de commissies die onder hem of haar vallen. Ook kunnen de commissies via deze weg zaken op de bestuursagenda plaatsen ter informatie/kennisgeving, ter inhoudelijke bespreking of ter besluitvorming aan het bestuur.

! / 13 10 !


EVALUATIE  Het evalueren van gemaakt beleid is een essentieel onderdeel van verbetering en een belangrijke voorwaarde voor het gezond houden van een organisatie. Zoals hieronder beschreven is een tevredenheidsonderzoek een goede aanleiding voor het evalueren van het beleid en de gevormde visie op de toekomst. Maar structureel de jaarplannen en de commissie-inzet evalueren is minstens zo belangrijk. Samen met bestuur om de tafel zitten om te kijken of we allemaal nog op koers liggen, of de doelen zijn behaald, of deze goed waren verwoord en of er meer ondersteuning nodig is. Dit is tevens een belangrijk informeel moment om zowel terug als vooruit te kijken. Het verkleint de afstand tussen bestuur en leden en maakt de commissies tot een belangrijke spil. Immers, samen maken we de club.

WAARDERING EN TEVREDENHEID   Omdat het grootste kapitaal van een vereniging de inzet van haar vrijwilligers is, stellen wij een tweejaarlijks tevredenheidsonderzoek voor. Dat zijn altijd goede momenten om weer even stil te staan bij de toekomst en bij te sturen waar nodig. Iedereen kan aangeven wat goed gaat en waar nog verbetering te boeken is. Hier is een leuk gebaar om het onderzoek te koppelen aan de verkiezing van de Vrijwilliger van het Jaar o.i.d. De verantwoordelijkheid voor dit onderzoek ligt in handen van het bestuur en/of een te benoemen werkgroep. Tweejaarlijks Tevredenheidsonderzoek S.V. Zwolle [voorbeeld] Opstellen onderzoek

april 2016

werkgroep / marcom

Uitzetten onderzoek

mei/juni 2016

bestuur / marcom

Conclusies onderzoek formuleren

juli/augustus 2016

werkgroep / bestuur

Actieplan maken

september 2016

bestuur

Actieplan communiceren

september/oktober 2016

bestuur / marcom

! / 13 11 !

Jaarplan MarCom 2016 VOORBEELD JAARPLAN WAT DOET DE MARCOM COMMISSIE? De MarCom commissie, oftewel marketing & communicatie commissie, houdt zich primair bezig met alle interne en externe communicatie en het profileren van SV Zwolle in de regio. De commissie probeert alle externe communicatie van SV Zwolle zo veel mogelijk op één lijn te krijgen. Het is dan ook van belang om bij uitingen voor bijvoorbeeld toernooien, activiteiten, sponsorcontracten en brieven contact op te nemen met de MarCom. Wij zorgen voor een eenduidige huiststijl en kunnen adviseren(!) over de inhoud en opmaak van deze uitingen. De MarCom zorgt daarnaast dat de uitingen altijd in lijn zijn met het beleidsplan van SV Zwolle.

HUIDIGE ACTIVITEITEN, LEDEN EN AANSPREEKPUNTEN:

WAT ZIJN DE DOELSTELLINGEN VOOR 2016? • De MarCom zal alle huidige acties van de MarCom commissie in kaart brengen en bestanden actualiseren en verzamelen 1 maart 2016. In deze bestanden staat voor iedere activiteit wie wat doet en op welke manier. Hiermee zorgen we voor een goede overdracht, mocht een lid van de commissie vertrekken. • De MarCom zal de functieprofielen van vacatures bij de MarCom voor 1 maart 2016 beschikbaar stellen, indien deze aanwezig zijn. • De MarCom zal voor het einde van seizoen 2015/2016 een korte video over SV Zwolle hebben gemaakt, waarin de aspecten in beeld komen die SV Zwolle zo uniek maakt. Deze video kan door de verschillende commissies als promotiemiddel worden ingezet. • De MarCom zal voor 1 februari 2016 een inzamelingsactie opzetten voor het behoud van Fox sports in de kantine.

! / 13 12 !

• De MarCom zal de jeugd en het plezier prominenter zichtbaar maken op communicatiekanalen als Twitter, Facebook en de website in 2016. • De MarCom zal voor 22 januari 2016 een filmpje maken om het beleidsplan te presenteren. • De MarCom zal voor 1 april het huidige sportaanbod in kaart gebracht hebben en het aanbod actief communiceren via de verschillende kanalen. • De MarCom zal voor 1 maart 2016 een ontwerp van een nieuw logo voor de club maken. De Sassenpoort en de Peperbus mogen hierbij niet ontbreken. Uiteraard wordt rekening gehouden met het beleidsplan 2016-2021. • De MarCom zal voor het einde van seizoen 2015/2016 het nieuwe logo op de kantine hebben geplaatst. • De MarCom zal de SEO van de website verbeteren voor 1 februari 2016.

ACTIVITEITENKALENDER 2015 December

Jaarplan MarCom gereed 2016

Januari

SEO verbeteren, Filmpje presentatie beleidsplan

Februari

Inzamelingsactie Fox, Logo gereed  Huidige acties in kaart brengen   Functieprofielen vacatures MarCom

Maart

Huidige sportaanbod in kaart brengen en communiceren

Mei

Logo op kantine  Promotievideo SV Zwolle

Juli

Leidersgids 2016/2017 gereed

! / 13 13 !

Beleidsplan S.V. ZWOLLE. Auteurs: Werkgroep Beleidsplan (Mark Hogeboom, Gerben Hoetink, Mark Ter Steege, Sander Walraven) 15 januari 2016

Recommend Documents