Beleidsplan der G.S.P.V. Parafrid
“Maximus”
2012-2013
Inhoudsopgave Inleiding 2 Beschrijving vereniging 2.1 Historie 2.2 De vereniging op dit moment 2.3 Visie van de vereniging 2.4 Missie van de vereniging 3 Analyse van de vereniging 3.1 Organogram 3.2 Functieomschrijving voorzitter 3.3 Functieomschrijving secretaris 3.4 Functieomschrijving penningmeester 3.5 Functieomschrijving evenementencommissaris 3.6 Functieomschrijving algemeen bestuurslid 3.7 SWOT Analyse Toelichting SWOT Analyse 4 Doelstellingen 5 Activiteitenlijst
2
pag. 3 pag. 4 pag. 4 pag. 4 pag. 4 pag. 5 pag. 6 pag. 6 pag. 7 pag. 8 pag. 9 pag. 10 pag. 11 pag. 12 pag. 13 pag. 14 pag. 15 pag. 16 pag. 17 pag. 18
Inleiding Voor u ligt het beleidsplan van G.S.P.V. Parafrid voor het bestuursjaar 2012-2013. In dit jaar zal het bestuur ‘Maximus’ vorm geven aan het beleid van G.S.P.V. Parafrid. Het idee voor het jaarlijks opstellen van een beleidsplan is opgezet door het bestuur ‘Kos met de Snor’ uit het bestuursjaar 2010-2011. Het bestuur Marengo 2011-2012 heeft besloten dit idee voort te zetten en dat doen wij als bestuur Maximus ook, omdat het opstellen van een beleidsplan bijdraagt aan een beter inzicht op het komend bestuursjaar en daardoor op een betere voorbereiding. De missie, visie en doelen van de vereniging zullen worden omschreven en zullen dienen als leidraad voor het komend bestuursjaar. Daarnaast maakt een beleidsplan het voor alle leden inzichtelijk welke missie, visie en doelen het bestuur nastreeft en welke plannen er zijn gemaakt voor het komende jaar. Verder zullen alle aspecten en plannen van de vereniging zorgvuldig worden toegelicht. Dit beleidsplan is opgesteld aan de hand van het beleidsplan uit 2010-2011 van bestuur ‘Kos met de Snor’ en aan de hand van het beleidsplan uit 2011-2012 van het bestuur ‘Marengo’.
3
2 Beschrijving vereniging In dit hoofdstuk worden historie, de vereniging op dit moment, de missie en de visie van G.S.P.V. Parafrid besproken. 2.1 Historie Op 8 april 1986 heeft het toenmalige bestuur de vereniging bij de notaris gedocumenteerd. Sindsdien heeft de stad Groningen er een studentenpaardrijvereniging bij. In de statuten staat met mooie woorden omschreven dat Bas van Vliet (de eerste voorzitter), Marleen de Graaf (secretaris), Christine Brouwer (penningmeester) en Elseline van den Assem (algemeen bestuurslid) lieten vastleggen dat G.S.P.V. Parafrid op 8 april 1986 werd opgericht. Het logo van de vereniging is afkomstig van de Martinitoren. Binnen de vereniging zijn verschillende disputen opgericht. Parasiet, Parodie en Paramaribo bestaan ondertussen niet meer, maar Paraplu en Paralompies zijn actieve disputen. 2.2 De vereniging op dit moment G.S.P.V. Parafrid is een bloeiende vereniging. Op het moment van schrijven (okt. ’12) kent Parafrid 85 leden. Dit zijn leden die een vaste lesplek hebben, die op de interne wachtlijst staan in afwachting van een lesplek of mensen die geen les (meer) rijden, maar voor het verenigingsleven nog wel actief zijn. Naast deze actieve leden kent Parafrid donateurs, wedstrijdrijdend donateurs en ereleden. De lessen worden gereden op manege De Oude Held in Vinkhuizen. Elke maandag en dinsdag van 19:00 tot 22:00 uur worden er drie lessen gereden op de niveaus beginner, half‐gevorderd en gevorderd. En op woensdag een halfgevorderd/gevorderd uur van 21:00 tot 22:00. Elke les biedt negen lesplekken, waardoor Parafrid per week 63 leden kan laten lessen. Met 63 vaste lesplaatsen en 85 leden spreekt het voor zich dat Parafrid een wachtlijst heeft. Hierbij moet worden aangetekend dat niet iedereen op de interne wachtlijst wacht op een vaste lesplek. Op dit moment is er een externe wachtlijst van ruim 50 personen, waardoor niet iedere wachtende op korte termijn een vaste lesplek of zelfs een proefles aangeboden kan worden. 2.3 Visie van de vereniging G.S.P.V. Parafrid wil naast het aanbieden van maandelijkse activiteiten aan haar leden en het behouden van een hoog percentage actieve leden, meegroeien met het aantal leden en waar nodig de lescapaciteit uitbreiden, zodat de vereniging over tien jaar haar leden nog steeds een combinatie van sport en gezelligheid kan bieden.
4
2.4 Missie van de vereniging ‘Het aanbieden van leerzame en goedkope paardrijlessen voor Groningse studenten van Hogescholen en Universiteiten.’ Dit wordt mede mogelijk gemaakt door de subsidie van de ACLO en de door Parafrid gebruikte accommodatie; manege de Oude Held aan de Leegeweg in Groningen. Naast de wekelijkse lessen op maandag en dinsdagavond wil Parafrid meer aan haar leden bieden. Er worden regelmatig laagdrempelige activiteiten georganiseerd om (nieuwe) leden op een ontspannen manier bij de vereniging te betrekken.
5
3 Analyse vereniging 3.1 Organogram
6
3.2 Functieomschrijving voorzitter
Doel Het leiden en besturen van de vereniging en het algemeen bestuur. Plaats in de vereniging De voorzitter valt onder de algemene ledenvergadering en bestuur. De voorzitter verantwoordt de notulen naar de Raad van Toezicht. Hij/zij bezoekt de ACLO sectorvergaderingen en doet verslag over Parafrid en vice versa. Functie‐/taakinhoud: De voorzitter inspireert zijn/haar bestuursleden en is op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen. Daarnaast is het zijn/haar taak om te bemiddelen en de verschillende partijen op één lijn te krijgen. De voorzitter communiceert met leden, vrijwilligers en externe actoren. Een belangrijke taak van de voorzitter betreft het vergaderen. Hij/zij leidt de maandelijkse bestuursvergaderingen en is verantwoordelijk voor de besluitvorming. De voorzitter bepaalt waar en wanneer bestuursvergaderingen worden gehouden en stelt de agenda vast. Hij/zij heeft de bevoegdheid de beraadslaging over een aan de orde zijnde onderwerp uit te stellen, tenzij het bestuur anders besluit. Bij staken der stemmen heeft de voorzitter de beslissende stem. Tijdsbesteding ‐ Wekelijks naar eigen inzicht ‐ Formeel a.d.h.v. de jaarplanning ‐ Formeel 1x algemene ledenvergadering ‐ Formeel 1x halfjaarlijkse algemene ledenvergadering ‐ Formeel diverse vergaderingen met algemeen bestuur - Eens per week bestuursavond
7
3.3 Functieomschrijving secretaris
Doel Het notuleren van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen. Daarnaast is de secretaris het aanspreekpunt voor de leden. Hij/ zij communiceert met de leden over lesplekken, afzeggingen, vragen, proeflessen, lidmaatschap en andere relevante zaken. Ook verstuurt hij/ zij wekelijks de mededelingen en maakt hij/ zij de wekelijkse lesindelingen. Plaats in de vereniging De secretaris maakt deel uit van het bestuur. Functie‐/taakinhoud In de eerste plaats is de secretaris elke week verantwoordelijk voor de lesindeling. Per week kunnen er 63 lesplekken ingedeeld worden, verdeeld over 7 lesuren. Elk lesuur moet minimaal 5 ruiters tellen en het maximum is vastgesteld op 9 leden. Het merendeel van de lesplekken wordt ingenomen door mensen met een vaste lesplek. Mochten zij afzeggen, dan is het aan de secretaris om deze plekken op te vullen met leden van de interne wachtlijst of met mensen die een proefles willen rijden. Daaruit vloeit voort dat de secretaris de ledenlijst bijhoudt, met een onderverdeling in mensen met een vaste lesplek, de interne wachtlijst, de externe wachtlijst, donateurs, wedstrijdrijdende donateurs en ereleden. Ook is de secretaris één van de aanspreekpunten voor leden en aspirant‐leden (m.b.t. vragen en proeflessen). De secretaris stuurt elke week aan alle leden en donateurs de mededelingen. Hierin staan bestuursmededelingen en aankondigingen van activiteiten die georganiseerd worden door de commissies of door zusterverenigingen. De rol van de secretaris binnen het bestuur is het notuleren van de vergaderingen. Jaarlijks controleert de secretaris of alle leden lid zijn van de ACLO middels de jaarlijkse ACLO‐controle. Tijdsbesteding -
Dagelijks variërend van 15 minuten tot een uur Maandelijks vergaderen met het bestuur Formeel 1x algemene ledenvergadering Formeel 1x halfjaarlijkse algemene ledenvergadering Eens per week bestuursavond
8
3.4 Functieomschrijving penningmeester
Doel Het efficiënt voeren van het financieel beheer van de vereniging. Plaats in de vereniging De penningmeester valt onder de algemene ledenvergadering. De kascommissie houdt toezicht op de penningmeester. Functie‐/taakinhoud De penningmeester heeft als taak het efficiënt voeren van het financieel beheer van de vereniging. Taken die hier onder vallen zijn het voeren van de boekhouding, het opstellen van een financieel (half) jaarverslag en het bijhouden van het archief. Ook is de penningmeester verantwoordelijk voor het bijhouden van de leskaarten, het uitvoeren van de maandelijkse incasso, het versturen van facturen en de controle op de betaling uitvoeren en het betalen van facturen en lesgeld. Hij/ zij onderhoudt contact met commissies op financieel gebied. De penningmeester vraagt de ACLO subsidie aan en stelt jaarlijks de begroting op en bewaakt deze. Tijdsbesteding - Wekelijks naar eigen inzicht leskaarten bijwerken - Maandelijks vergaderen met het bestuur ‐ 1x algemene ledenvergadering ‐ 1x halfjaarlijkse algemene ledenvergadering - Eens per week bestuursavond
9
3.5 Functieomschrijving Evenementencommissaris
Doel Het voorzitten van de evenementencommissie en het dragen van de verantwoordelijkheid voor de georganiseerde activiteiten. Plaats in vereniging De evenementencommissaris zit, naast plaats te nemen in het bestuur, in de evenementencommissie, ook wel Ecie genaamd. Hier vervult hij/zij de rol van voorzitter en leidt de vergaderingen en de activiteiten. Functie‐/taakinhoud De evenementencommissaris organiseert samen met de vijf leden van de evenementencommissie maandelijks activiteiten voor de leden. Sommige activiteiten komen traditiegetrouw elk jaar terug, maar er is ook voldoende ruimte voor nieuw bedachte activiteiten. De evenementencommissaris zorgt voor een goed evenwicht tussen paard- gerelateerde en niet- paardgerelateerde activiteiten en evenementen. Het is de verantwoordelijkheid van de commissaris om overdracht te doen naar het bestuur zodat het bestuur op de hoogte blijft van de te organiseren activiteiten. De evenementencommissaris heeft verder dezelfde algemene taken als zijn/ haar bestuursleden zijnde wekelijkse bestuursavonden op de manege, bijdragen tijdens vergaderingen en het bestuur representeren tijdens de (H)ALV’s. Tijdsbesteding ‐ Wekelijks naar eigen inzicht ‐ Eens per drie weken vergaderen met de evenementencommissie ‐ Formeel maandelijks vergaderen met het bestuur ‐ Formeel 1x algemene ledenvergadering ‐ Formeel 1x halfjaarlijkse algemene ledenvergadering - Eens per week bestuursavond
10
3.6 Functieomschrijving algemeen bestuurslid
Doel Het vervullen van een plek in het Algemeen Bestuur van de V.N.S. en de algemene taken in het bestuur van Parafrid uitvoeren. Plaats in de vereniging Het algemeen bestuurslid heeft stemrecht op algemene ledenvergaderingen van de VNS. Ook is het ab‐lid verantwoordelijk voor de opgaven voor Steden Ontmoetingen. Functie‐/taakinhoud Het is taak van het ab-lid om de algemene ledenvergaderingen van de VNS bij te wonen. Daarnaast moet hij/zij leden stimuleren om zich op te geven voor Steden Ontmoetingen en dient hij/zij de leden hiervoor op te geven bij de betreffende vereniging. Een andere verantwoordelijkheid van het ab-lid is het verzorgen van de clubkleding voor de leden en het bestellen hiervan. Verder archiveert het ab-lid de contracten van nieuwe leden en zorgt hij/zij ervoor dat de papieren in de bestuursmap bijgevuld en op orde gehouden worden. Ook is het taak van het ab-lid om het materiaal op orde te houden en bij te vullen, hetzelfde geldt voor de controle en het bijvullen van de verbanddoos. Tijdsbesteding ‐ Afhankelijk van het aantal Steden Ontmoetingen ‐ Eenmaal per jaar clubkleding uitzoeken en bestellingen regelen ‐ Formeel 2x per jaar algemene ledenvergadering van de VNS bijwonen ‐ Formeel 1x algemene ledenvergadering ‐ Formeel 1x halfjaarlijkse algemene ledenvergadering ‐ Formeel maandelijks vergaderen met het bestuur - Eens per week bestuursavond
11
3.7 SWOT analyse
Strengths -
Goed bereikbare manege Goedkope lessen Hoge bezettingsgraad lessen Hoge bezettingsgraad activiteiten Laagdrempelig Goede relatie met de manege Nationaal netwerk: KNHS, VNS, zusterverenigingen
Opportunities -
Weaknesses -
-
Geen mogelijkheid tot uitbreiding lescapaciteit binnen manege de Oude held. Onvoldoende professionele boekhouding
Threats
Grote studentenstad
-
12
Prijsverhogingen ACLO kaart Ondercapaciteit paarden
3.8 Toelichting SWOT- Analyse Strenghts -
-
-
-
-
-
Goed bereikbare manege De manege ligt op fietsafstand van het centrum van Groningen. Een bushalte bevindt zich op 5 minuten lopen van de manege. Goedkope lessen De leskosten van Parafrid behoren tot de laagste van Nederland Hoge bezettingsgraad lessen Volle lessen betekent dat de lessen altijd doorgang kunnen vinden, ook als er om verschillende redenen iemand niet kan rijden. Hoge bezettingsgraad activiteiten Het werkelijk aantal deelnemers aan de activiteiten bedraagt ca. 80% van het maximale aantal mogelijke deelnemers, waardoor gezelligheid en lagere kosten gegarandeerd kunnen worden. Laagdrempelig Parafrid heeft onder andere als doel om leden te betrekken bij de vereniging en let daarbij extra op nieuwe leden. De lessen zijn laagdrempelig in de zin dat iedereen kan meedoen, dit geldt ook voor de activiteiten. Goede relatie met de manege We hebben een goede relatie met de manege. Onze vereniging draait al jaren met veel plezier lesavonden op de manege. De manege denkt en werkt over het algemeen graag met ons mee. Nationaal netwerk: KNHS, VNS, zusterverenigingen Parafrid maakt deel uit van een nationaal netwerk met zusterverenigingen onder de vleugels van het KNHS en de VNS. Zo kan Parafrid deelnemen aan wedstrijden en activiteiten georganiseerd door onze zusterverenigingen.
Weaknesses -
Geen mogelijkheid tot uitbreiding lescapaciteit binnen de oude held. Parafrid heeft 63 lesplekken. Parafrid heeft een interne en een externe wachtlijst. Helaas biedt manege De Oude Held geen ruimte om te groeien qua lesplekken.
-
Onvoldoende professionele boekhouding De boekhouding van Parafrid sluit niet aan bij de professionalisering die voor de rest van de vereniging is ingezet. Ook is deze boekhouding steeds minder geschikt voor het groeiende aantal leden van de vereniging.
13
Opportunities -
Grote studentenstad Parafrid heeft het geluk dat zij gesitueerd is in een populaire en grote studentenstad. Veel studenten betekent veel potentiële leden voor Parafrid.
Threats -
Prijsverhogingen ACLO Parafrid is als vereniging afhankelijk van de subsidie van ACLO. Wanneer de ACLO overgaat op bezuinigingen zal Parafrid genoodzaakt zijn om de kosten te dekken door middel van prijsverhogingen van de lessen, wat een negatief effect heeft op het aantal (potentiële) leden.
-
Ondercapaciteit paarden Parafrid is met betrekking tot de paarden afhankelijk van manege de Oude Held. Al jaren zijn er te weinig paarden om de 63 lesplekken te kunnen garanderen. Er is vooral een tekort aan beginnerspaarden.
14
4 Doelstellingen 1. Op de ALV op 3 oktober 2012 zal het beleidsplan met de daarin opgenomen doelstellingen van het nieuwe bestuur gepresenteerd worden. Deze zullen worden gepresenteerd aan de leden om het bestuursbeleid voor de leden inzichtelijker te maken. Daarnaast zullen de commissies voor het jaar 2012-2013 ingehamerd worden. 2. Op de HALV zal een overzicht worden geboden met de tot dan toe behaalde doelstellingen en eventuele wijzigingen in het beleidsplan. 3. Het blijven vernieuwen, moderniseren en up to date houden van de website na 1 september 2012. 4. In samenwerking met Siebren hopen wij het welzijn van de paarden op zo’n niveau te houden dat zij de last van het aantal lesuren kunnen dragen naar de voor hun voorgeschreven uren. Hierbij willen we ook aandacht besteden aan goed passend tuig. 5. Wij willen de toegankelijkheid van de vereniging voor (potentieel) nieuwe leden verder vergroten. Wij hebben hier al een begin mee gemaakt door het organiseren van een introductieavond, die succesvol was en direct nieuwe leden heeft aangetrokken. Het doel van de avond was, om potentiële leden kennis te laten maken met zowel Parafrid als de manege. Met een introductieavond is het mogelijk de vereniging een gezicht te geven en kunnen we zowel de lessen als de manege tastbaar maken voor de (potentieel) nieuwe leden. Ook zorgt deze avond ervoor dat mensen die wachten op een proefles, hun interesse niet verliezen doordat ze niets horen van onze vereniging. Verder hopen we dat zo’n avond ervoor zorgt dat de stap voor nieuwe leden om mee te doen aan activiteiten lager wordt, doordat ze al kennis hebben gemaakt met sommige leden en de vereniging. Wij streven er dan ook naar om volgend jaar wederom een introductieavond aan te kunnen bieden. 6. Toegankelijker maken van de vereniging voor internationale studenten. Er komen steeds meer internationale studenten in Groningen en bij Parafrid. Om ook deze studenten te bereiken is het belangrijk dat het promotiemateriaal en de website ook in het Engels worden vertaald. Om de internationale leden van Parafrid meer bij te vereniging te willen betrekken vinden wij het ook belangrijk de mededelingen in het Engels te doen en willen wij de krantcie stimuleren om één of meerder artikelen per editie in het Engels te publiceren. 7. Professionaliseren van de boekhouding. De boekhouding van onze vereniging is op dit moment niet echt overzichtelijk en het programma waarin wij de boekhouding doen lijkt steeds minder geschikt te zijn voor het groeiende aantal leden dat we hebben. Daarom willen wij zorgen dat de boekhouding professioneler wordt door op zoek te gaan naar een boekhoudprogramma dat geschikt is voor onze vereniging. We gaan er natuurlijk van uit dat het mogelijk zal zijn een dergelijk programma te vinden, maar mocht dit onverhoopt toch niet lukken dan zullen we verder moeten werken met excel. In dat geval zullen we de boekhouding in excel aanpassen en professionaliseren. 8. Het werken met een acquisitiecommissie onder toezicht van de penningmeester, zodat er een algemeen acquisitie- en promotiebeleid bestaat voor de vereniging. De acquisitiecommissie krijgt een controlerende functie over de andere commissies. Het 15
wordt de andere commissies weer toegestaan om onder bepaalde voorwaarden zelf op zoek te gaan naar sponsoren. 9. Mogelijkheden onderzoeken voor een aantrekkelijke werkactie naast NIC Assen. Daarbij rekening houdend met de voorkeuren van onze leden. 10. Het toezien op een goede overdracht van de commissies. De vorige HALV is besloten dat de commissies verplicht zijn een overdrachtsdocument te schrijven. Wij willen erop toezien dat dit ook daadwerkelijk gebeurd. 11. Het verkleinen van de externe wachtlijst. Per 1 oktober stonden er meer dan 50 mensen op de externe wachtlijst. Hiervan willen we iedereen benaderen voor een proefles voor 1 januari 2013. 12. Een streng beleid op de vaste lesindeling voeren. Dit om te voorkomen dat er een steeds groter niveauverschil ontstaat binnen de lessen. Dit kan voor zowel de ruiter in kwestie als voor de lesgroep erg vervelend zijn. 13. Het inventariseren wat de leden van de huidige springlessen vinden. Doordat de springles dit jaar alleen op vrijdag gehouden kan worden is het belangrijk om te kijken of er nog genoeg animo is voor de springlessen en hoe we dit animo omhoog kunnen krijgen indien nodig. Op de HALV brengen wij verslag uit van onze inventarisatie. 14. Het blijven aanbieden van goedkope clinics en proberen de capaciteit van de clinics te verhogen. De leden waren afgelopen jaar erg enthousiast over de clinics.
16
5 Activiteitenlijst Beleidsplan - Presentatie op ALV - Voortgang op HALV Website - Vertalen in correct Engels - Ruimte voor advertenties - Actief en up to date houden om sponsoren aan te trekken Acquisitie - Inventariseren mogelijkheden commissie Overdracht commissies - Controle op de overdrachtsdocumenten - Bij elke eerste vergadering is het aan de commissie gekoppelde bestuurslid aanwezig Inkomsten werkactie - Goed contact houden met bestaande inkomstenbron NIC Assen - Zoeken naar nieuwe evenementen zoals Horse Event Professionalisering - Op zoek gaan naar een geschikt boekhoudprogramma o Dit boekhoudprogramma gebruiken o Indien er geen geschikt programma te vinden is: boekhouding in excel aanpassen Verkleinen externe wachtlijst - Mensen benaderen voor een proefles, lidmaatschap en een plek op de interne wachtlijst. ACLO subsidie - Het gebruiken van de ACLO subsidie voor het deels vergoeden van clinics Parafrid gadgets - Uitdelen aan leden, studenten en andere geïnteresseerden Toegankelijkheid vereniging - Organiseren van een introductieavond - Mededelingen ook in het Engels mailen - Krantcie stimuleren Engelse artikelen in de Paragraaf op te nemen 17
Springles - Inventariseren wat de leden van de huidige lessen vinden - Opgaven anoniem houden
18
