Beleidsplan Boomkwekerijmuseum

Beleidsplan Boomkwekerijmuseum 2010 - 2015

Boskoop, augustus 2009

Inhoud 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

Aanleiding Beleidsplan COM-definitie Doelstelling Doelstelling met betrekking tot de verschillende panden Speerpunten van beleid voor de periode 2010 – 2015

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7.

De Collectie Positionering Eigendom Collectiebeschrijving Kerncollectie Collectievorming Conservering, Verwerving en Afstoting, Collectieregistratie Onderzoek

3. 3.1. 3.2. 3.3.

Presentatiebeleid Activiteiten en Tentoonstellingsprogramma Educatie Publiciteit en Marketing

4. Bedrijfsvoering 4.1. Huisvesting en Veiligheid 4.2. Meerjarenbeleid Huisvesting 4.3. Automatisering 4.4. Verzekeringen 4.5. Financiën en Begroting

3

4 6

6 7 8 9 11

12 13 14

5. Organisatiestructuur 5.1. Taken en Verantwoordelijkheden Bestuur 5.2 Vaste Medewerker 5.3. Vrijwilligers 5.4. Teams

15

6.

15

Samenvatting

Bijlage 1. Collectieplan 2010-2015 Bijlage 2. Taken en verantwoordelijkheden Bestuur en Organogram

2

14

1. AANLEIDING VOOR HET BELEIDSPLAN Het toekennen in 2004 van de officiële status ‘Geregistreerd Museum’ is van grote betekenis geweest bij de realisering van de uitbreidingsplannen die in het voorjaar 2008 zijn voltooid. Tentoonstellingsruimtes zijn vergroot en op de begane grond gesitueerd, sanitaire voorzieningen voldoen aan de daaraan gestelde eisen, de toegankelijkheid is aanzienlijk verbeterd en is nu ook geschikt voor mindervaliden, er is een nieuw depot, een royale koffieruimte en de museumkwekerij is opnieuw ingericht. Dankzij vele schenkingen en de inzet van vrijwilligers heeft deze uitbreiding niet geleid tot een vergroting van de kapitaalslasten. De enorme support van de landelijke boomkwekerijorganisaties heeft ons wel doen beseffen dat we meer aandacht moeten schenken aan de boomkwekerij buiten de regio Boskoop. We pretenderen immers een nationaal Boomkwekerijmuseum te zijn. Uiteraard heeft de uitbreiding van het museum invloed gehad op veel verschillende aandachtsvelden. Dit wordt in dit beleidsplan toegelicht bij de verschillende hoofdstukken en bijlagen. Het Boomkwekerijmuseum is, ondanks zijn beperkte omvang, uniek in de letterlijke betekenis van het woord. Het is niet "zomaar" een oudheidkamer of gemeentemuseum waar voorwerpen van plaatselijk belang worden bewaard. Hoewel het misschien wat hoogdravend lijkt, heeft het Boomkwekerijmuseum een collectie die op geen enkele plaats ter wereld bijeengebracht zou kunnen worden en die een eigen specifiek vakgebied bestrijkt (de boomkwekerij in verleden en heden). Dit lijkt een pluspunt voor een museum, maar dit is het slechts dan wanneer dit aspect volledig benut en uitgebuit wordt. Dit betekent dat het museum zijn waarde door de unieke eigenschappen verliest als niets is vastgelegd omtrent verzamel-, conserverings- en presentatievoorwaarden en een gestructureerd beleid ontbreekt. Deze nota heeft tot doel een basis te bieden voor het beleid van het Boomkwekerijmuseum over de periode 2010-2015. Als leidraad heeft gediend de nota Elementen voor een beleidsplan van een museum. 1.1. ICOM-DEFINITIE De International Council of Museums (ICOM) heeft een algemeen geldende definitie opgesteld van wat een museum moet zijn. Die definitie luidt: ‘Een museum is een permanente instelling ten dienste van de gemeenschap en haar ontwikkeling, toegankelijk voor het publiek, niet gericht op het maken van winst, die de materiële getuigenissen van de mens en zijn omgeving verwerft, behoudt, wetenschappelijk onderzoekt, presenteert en hierover informeert voor doeleinden van studie, educatie en genoegen’. 1.2. DOELSTELLING Het Boomkwekerijmuseum wil met zijn collectie, nu en in de toekomst, een representatief beeld verschaffen van de geschiedenis en ontwikkeling van de Nederlandse boomteelt. In de vaste presentatie ligt het accent enerzijds op de werk- en levensomstandigheden van een boomkweker/ handelaar in bomen in 3

het Boskoop van rond 1900-1910, anderzijds op het weergeven van de geschiedenis en ontwikkeling van de boomkwekerij. In wisseltentoonstellingen komen daarnaast ook algemene onderwerpen aan bod die de gehele Nederlandse boomkwekerij in heden en verleden betreffen. Ook wil en kan het Boomkwekerijmuseum een bron van informatie zijn voor onderzoek. Het Boomkwekerijmuseum heeft een collectie boeken, documentatie en archief op het gebied van de boomteelt en boomkwekerijgeschiedenis. De Historische Vereniging Boskoop, die een bovenverdieping van het museum huurt, heeft daarnaast een (deels gedigitaliseerd) archief met betrekking tot de Boskoopse geschiedenis. Complementair aan elkaar vormen zei tezamen een bron voor studie. 1.3. DOELSTELLINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSCHILLENDE PANDEN Algemeen Het Boomkwekerijmuseum is gevestigd op het ‘Cultuureiland’. Alhoewel geen echt eiland (het perceel is aan drie kanten omgeven door water) dankt het zijn naam aan de gebruikers: de Historische Vereniging Boskoop, de plaatselijke VVV, het Boomkwekerijmuseum en de Stichting Rondvaarten en Promotie Boskoop. Deze laatste stichting organiseert rondvaarten door het boomkwekerijgebied. Begin- en eindpunt is het cultuureiland. De samenwerking is zo goed dat veel bezoekers denken met één organisatie te maken te hebben. Een deel van het eiland is eigendom van het museum, de rest is eigendom van de gemeente Boskoop. Op dit moment (tweede helft 2009) zijn er gesprekken gaande met de gemeente over de voorwaarden waaronder het museum eigenaar van alle grond en gebouwen kan worden. Het eiland bestaat naast de kwekerij uit de volgende panden: Reijerskoop 52 en 54, na de verbouwing een geheel, en hoofdgebouw, een boomkwekerswoning, boomkwekersloods en een open schuur - een zogenaamde rachelloods. Het hoofdgebouw Wat nu als hoofdgebouw beschouwd wordt, zijn in feite twee panden die verbonden zijn door middel van een kasconstructie. De laatste dient als centrale ontvangsthal. Aan de voorzijde zijn de balies van het museum en de VVV. Vandaaruit zijn de vaste expositie, de ruimte voor tijdelijke exposities, een koffiecorner en het terras te bereiken. In de vaste expositie worden de ontstaansgeschiedenis en ontwikkeling van de boomkwekerij in en rond Boskoop behandeld. Kaarten en thematisch ingerichte vitrines maken een en ander duidelijk. Het streven is om per jaar meerdere wisseltentoonstellingen samen te stellen. Deze tentoonstellingen zijn boomkwekerij- of Boskoopgerelateerd en vaak een combinatie van beide. De samenwerking met de Historische Vereniging is hierbij belangrijk. De bovenverdieping aan de achterzijde is in gebruik als nieuw depot van het museum; de voorzijde is archief/vergaderruimte voor de Historische Vereniging Boskoop. 4

De andere bovenverdieping wordt ingericht als bibliotheek/documentatiecentrum/archief voor het museum. Het museum beschikt over een uitgebreide collectie boeken. Daarnaast is er een omvangrijk archief: enkele verenigingen uit de boomkwekerswereld hebben hun archief aan het museum toevertrouwd. Het museum beschikt ook over boekhoudingen en correspondentie die een aantal bedrijven aan het museum geschonken hebben, en daarnaast over veel archiefmateriaal, publicaties in de vorm van catalogi, brochures e.d. Zowel de boeken als de documentatie en archiefstukken zijn belangrijke bronnen van informatie bij het samenstellen van tentoonstellingen of voor studies door derden. De boomkwekerswoning, de boomkwekerij en de kwekersloods De boomkwekerswoning toont een woonhuis van een kweker/handelaar uit ongeveer 1910. Het verzamelbeleid voor dit woonhuis verlangt dan ook dat zeer stipt, met kennis van zaken, op dit jaartal afgestemd wordt. Bij het verzamelen van meubilair en voorwerpen voor het boomkwekershuisje dient goed rekening gehouden te worden met de sociale en financiële omstandigheden van de fictieve bewoners. De inrichting van het huis moet in overeenstemming met deze omstandigheden zijn. Essentieel bij het verzamelbeleid ten aanzien van het stijlhuis is een gedegen historische kennis met betrekking tot de tijd van ongeveer 1900-1910 en met name met betrekking tot het hierboven geschetste kwekersmilieu en, hiermee samenhangend, het interieur. Van het materiaal dat vrijkwam bij de afbraak van de koffieschuur t.b.v. de nieuwbouw is een open loods of rachelloods gebouwd. Hierin staan grote objecten die niet of nauwelijks gevoelig zijn voor invloed van het klimaat. Deelnemers aan de rondvaarten lopen hier langs op weg naar de boot, zodat deze loods tevens dienst doet als smaakmaker voor het museum. Een afgesloten ruimte is in gebruik voor opslag van materialen, nodig voor het onderhoud van de museumkwekerij. De kwekersloods, die in samenhang met de voorliggende boomkwekerswoning moet worden gezien, geeft een beeld van een werkruimte voor een boomkweker/handelaar uit 1900-1910. Op een enkel detail na voldoet de inrichting aan deze tijd. Gelijktijdig met de nieuwbouw is de museumkwekerij opnieuw ingericht. Door de jaren heen was het accent meer op een verzameling oude plantensoorten komen te liggen in plaats van op de weergave van een boomkwekerij. Uitgangspunt nu is een boomkwekerij van 1900-1910 met verschillende vermeerderingsmethodes uit die tijd en met plantensoorten van vóór 1910. De periode 1900-1910 is gekozen omdat dat de periode was van de overgang van het kweken van vruchtbomen naar de teelt van siergewassen. Beide elementen kan men in de kwekerij aantreffen. Door het opengraven van een in het verleden gedempte sloot kon de oude windakker zijn functie terugkrijgen. In de nieuwe sloot ligt een schouw en een bruggetje verbindt beide oevers. Voorlichtingsborden geven informatie aan de individuele bezoeker.

5

1.4. SPEERPUNTEN VAN BELEID VOOR DE PERIODE 2010-2015 De nieuwbouw in 2007/2008 heeft consequenties op vele terreinen. Het bestuur gaat op een andere manier werken (zie hoofdstuk 5), het aantal vrijwilligers is belangrijk toegenomen en zal moeten meegroeien in een professionaliseringsslag. Het aantal bezoekers is in vijf jaar verdubbeld en we hebben de ambitie twee à drie wisseltentoonstellingen per jaar in te richten. Samengevat: de komende jaren zal veel energie gaan zitten in de maximale benutting van de kansen die door de uitbreiding geboden worden. Het opnieuw registreren van de honderden boeken en archiefstukken zal veel werk met zich mee brengen. Hiervoor zal de boekenmodule van het Adlibsysteem worden aangeschaft. Als alles geregistreerd is, is een schat aan informatie voorhanden. Ook zullen we ons inspannen iemand te vinden die de geschiedenis van de Nederlandse boomkwekerij kan schrijven. Een ander belangrijk aandachtspunt voor de komende vijf jaar is de restauratie van de boomkwekerswoning. Dit pand is geheel volgens de bouwmethode uit de periode 1870-1880 opgetrokken met halfsteens muren en is niet onderheid. Kozijnen, luiken, goten e.d. zijn aan vervanging toe. De komende jaren zullen gebruikt worden voor het formuleren van uitgangspunten, het maken van een plan van aanpak, het opstellen van een begroting en het maken van een financieringsplan. Het doel is zo te restaureren dat de authenticiteit gehandhaafd blijft, maar de klimaatbeheersing verbetert, en dit in combinatie met groot onderhoud. 2. DE COLLECTIE Tegelijk met het verschijnen van deze beleidsnota werd het Collectieplan voor het Boomkwekerijmuseum 2010-2015 afgerond. In dit plan (zie bijlage 1) wordt het beleid ten aanzien van de collectie uitgebreid behandeld. Hier zal worden volstaan met een terugblik en nieuw beleid op hoofdpunten. 2.1.POSITIONERING Het boomkwekerijmuseum richt zich op één facet van de Nederlandse tuinbouw, namelijk de boomteelt. Het is daarin het enige museum in Nederland – en stelt zich daarmee een nationale taak. Het museum is te vergelijken met verwante musea als het Westlands Streek- en Tuinbouwmuseum te Honselaarsdijk en het Bloembollenmuseum ‘De Zwarte Tulp’ in Lisse. De doelgroepen zijn – zoals hierboven al gesteld – liefhebbers van bomen en planten en hun kweekgeschiedenis, vakmensen, toeristen en inwoners van de regio Boskoop. 2.2.EIGENDOM De collectie is opgebouwd uit vele particuliere schenkingen en is voor bijna honderd procent in het bezit van de stichting. 2.3. COLLECTIEBESCHRIJVING Zie het collectieplan, Bijlage I pag. 3-4. 2.4.KERNCOLLECTIE Alle collecties beschouwen wij als kerncollecties van het Boomkwekerijmuseum. 6

2.5.COLLECTIEVORMING In het verleden werd er door het Boomkwekerijmuseum ruimer verzameld dan waartoe nu besloten is. Daarom werd er in de vorige beleidsperiode nieuw beleid ontwikkeld op collectievorming en afstoting en werd dit ook grotendeels uitgevoerd. In bijlage 1 van het Collectieplan is de (geactualiseerde) notitie ‘Collectievorming en Afstoting Boomkwekerijmuseum’ opgenomen. Hierin zijn de selectiecriteria te vinden. 2.6. CONSERVERING, VERWERVING & AFSTOTING, COLLECTIEREGISTRATIE. In de voorafgaande beleidsperiode hebben de werkgroepleden van de werkgroep registratie, collectievorming en afstoting en conservering enorm veel werk verzet. In 2004 kregen de vrijwilligers van de werkgroep conservering een (interne) cursus ‘het schoonmaken van museumobjecten en museumruimten’. Vanaf dat moment worden alle museumobjecten en ruimten planmatig schoongemaakt. De collectie werd systematisch doorgenomen, te beginnen met de resterende ongeïnventariseerde collecties. Collectie voor collectie werd bekeken, en datgene wat voor afstoting in aanmerking kwam werd conform het afstootprotocol ontzameld. De gehele collectie gereedschappen in de kwekersloods werd behandeld, schoongemaakt, in de olie gezet en/of kreeg een houtwormbehandeling. Ook werden de objecten geclusterd op basis van materiaal. Daar waar noodzakelijk zijn deelcollecties omgepakt in verantwoord materiaal. Een enorme verbetering is de uitbreiding van de depotruimte die na de verbouwing van 2008 tot stand kwam. Op de bovenverdieping van het pand Reijerskoop 52 is nu een mooi afgewerkt en goed toegankelijk depot gerealiseerd. Erg veel werk en tijd is gaan zitten in deze grote verbouwing: de museale collecties en de boeken en archieven moesten ingepakt en opgeslagen worden en na de oplevering weer ondergebracht en van standplaats voorzien worden in het nieuwe depot. Dit werk is nog gaande. Na de oplevering van het verbouwde museum zijn de ramen van de expositieruimten die nog niet behandeld waren voorzien van UV-werend folie. De overige UV-waarden zijn gemeten en goed bevonden. Ten behoeve van het archief- en fotomateriaal werden gebufferd kartonnen dozen en dossiermappen en (Secol)hoezen aangeschaft. Tot 2002 werd er bij de collectieregistratie gebruik gemaakt van de museumsoftware QA-hvk en QA-lit. De Q&Asoftware was echter verouderd en werd in het voorjaar van 2003 vervangen door het softwareprogramma Adlib Museum Standaard. De termenlijsten van Mardoc IV, die al in het Q&A tijdvak gebruikt werden, bleven in gebruik. De registrator werd door middel van (interne) training bekend gemaakt met het nieuwe systeem en werd ingewerkt. In 2004 ontving het museum een grote collectie ‘kunstnijverheid’: een legaat inhoudende ongeveer 300 objecten van een boomkwekersfamilie. Deze is 7

vervolgens beschreven, gefotografeerd en geconserveerd en grotendeels in de vaste presentatie op genomen. Om de kwetsbaarheid van het hebben van maar één registrator te ondervangen is het streven voor de komende beleidsperiode om nieuwe toegespitste handleidingen te schrijven voor de objecteninvoer en documentatieregistratie van het museum en te zoeken naar een tweede vrijwilliger die ook zou willen registreren. Voor de komende periode zal de registratie van het boeken- en documentatiebezit een zwaartepunt vormen, naast de registratie van nieuw te verwerven materiaal. Zie voor de actuele stand van zaken bijlage 3 van het Collectieplan: ‘Stand van zaken registratie en conservering collectie Boomkwekerijmuseum augustus 2009’ 2.7.ONDERZOEK Voor het inrichten van de nieuwe permanente tentoonstelling in 2008 zijn tentoonstellings- en vakinhoudelijke deskundigen geconsulteerd. Besproken zijn de indeling van de ruimte inclusief de looproute, de grote lijn van de presentatie en de thematische inrichting van de vitrines. Bij het inrichten van de wisseltentoonstellingen wordt vaak samengewerkt met de Historische Vereniging Boskoop (HVB). Het museum mag gebruik maken van haar (deels gedigitaliseerde) archief, evenals van haar foto’s. Samen met de HVB is er een Oral History werkgroep gevormd die de (levens)verhalen van vaak oudere mensen vastlegt. Het onderwerp van een in te richten wisseltentoonstelling is medebepalend voor de keuze wie benaderd zal worden voor een interview. Bij de voorbereiding van wisseltentoonstellingen waarbij planten een belangrijke rol spelen, wordt samengewerkt met de Koninklijke Vereniging voor Boskoopse Culturen (KVBC), een vereniging met ongeveer 650 leden die zich verdiept in alle facetten van het sortiment boomkwekerijgewassen, nieuw zowel als oud. Bij de herinrichting van de museumkwekerij is als uitgangspunt gekozen, planten die in de periode 1900-1910 gekweekt werden. De vele catalogi in het museumarchief waren hierbij een belangrijke bron van informatie. De voltooiing van de inrichting van de nieuwe bibliotheek/documentatiecentrum/archiefruimte en de beschrijving van die collecties zal dit niet alleen onderzoek door het museum vergemakkelijken en verdiepen maar ook de mogelijkheid bieden de bibliotheek beschikbaar te stellen voor onderzoekers van buiten het museum. Omdat het hier een museale collectie betreft, zullen afspraken gemaakt moeten worden over het gebruik. Een aantal vrijwilligers van het museum is ook actief binnen de Historische Vereniging Boskoop. Er zijn duidelijke afspraken tussen beide instellingen wie wat verzamelt en documenteert. Het museum verzamelt alles wat direct boomkwekerijgerelateerd is, de HVB dat wat uitsluitend Boskoopgerelateerd is. Een voorbeeld van goede afstemming bij overlapping is dat de HVB doende is oude boomkwekersloodsen te beschrijven en te fotograferen. Beide instellingen verwijzen naar elkaar wanneer zij materiaal krijgen aangeboden dat onder het verzamelbeleid van de andere instelling valt. 8

Een wens van het museum is om een onderzoeksopdracht te kunnen geven naar de geschiedenis van de boomkwekerij in heel Nederland. Over het ontstaan van een aantal boomteeltcentra zoals Zundert en Opheusden is wel wat bekend maar een totaalbeeld is er niet: waarom daar ontstaan, betekenis voor de regio, betekenis voor de Nederlandse boomkwekerij, kwekerijen buiten de centra, enz.. 3.

PRESENTATIEBELEID

Stond het jaar 2008 volledig in het teken van de nieuwbouw van het museum, het jaar 2009 is het eerste jaar nadat de nieuwbouw is afgerond. Sinds vorig jaar worden de bezoekers geregistreerd en weten we iets meer over de huidige bezoeker van het museum (gegevens 2008).    

ca. 50% van de bezoekers komt uit Boskoop en omgeving er komen veel ‘Groen’-groepen uit het vak er komen veel seniorenclubs eén derde van het bezoekersaantal is een buitenlandse groep. Met name veel Belgen bezoeken het Boomkwekerijmuseum.

Na onderzoek blijken de belangrijkste doelgroepen van het museum bereikt te worden en zal het beleid daarin daarom niet veranderen: 1. Inwoners uit Boskoop ( en oud-inwoners) 2. Toeristen uit binnen- en buitenland 3. Boomkwekers/handelaren in boomkwekerijproducten uit binnen- en buitenland en hun relaties 4. (Aankomend) deskundigen op het gebied van de boomkwekerij en aanverwante terreinen 5. Kinderen en scholen 3.1. Activiteiten en Tentoonstellingsprogramma Het plan voor de komende jaren is om:  meer bezoekers aan te trekken  betere positionering voor het boomkwekerijmuseum Hoe kan dit gerealiseerd worden? 1. Het tentoonstellen van de vaste collectie De permanente tentoonstelling van de geschiedenis van de boomkwekerij is afgestemd op de geïnteresseerde maar niet deskundige bezoeker. De tentoonstelling kan op individuele basis maar ook in groepen bezocht worden. Het boomkwekerijmuseum presenteert zich met een vaste presentatie over de geschiedenis van de boomkwekerij, een historische tuin (museumkwekerij) met kwekersloods, opstalloods en een boomkwekershuis.

2. Wisseltentoonstellingen 9

Het museum heeft minimaal twee wisselende tentoonstellingen in een kalenderjaar om de bezoeker uit de regio vaker naar het museum toe te trekken.  een zogenaamde ‘groene’ of boomkwekerijhistorische tentoonstelling Deze tentoonstelling wordt bij voorkeur in samenwerking met een groep kwekers /specialisten voorbereid. Geëxposeerd wordt er zowel binnen (historie) als in de tuin (levende planten). Bij dit type tentoonstelling is het nadrukkelijk de bedoeling samen te werken met gespecialiseerde kwekers en/of met Plant Publicity Holland (PPH), de Nederlandse Dendrologische Vereniging, de Historische Vereniging Boskoop, en telkens met de Koninklijke Vereniging voor Boskoopse Culturen.  Een tentoonstelling waarbij Boskoop en de Boskoopse geschiedenis en cultuur in het algemeen centraal staan. Het onderwerp van deze tentoonstelling wordt in samenspraak met de Historische Vereniging Boskoop bepaald. Het streven is steeds nauwe samenwerkingsverbanden aan te gaan met in Boskoop gevestigde vaktechnische- of culturele instellingen en personen. De planning van de komende wisseltentoonstellingen is als volgt : 2010 half december 2009 - februari 2010

Wintertakken

april - september

Het Floragebouw

half september - december

Bessen en Vruchten, gecombineerd met aquarellen van botanisch tekenares Anita Walsmit Sachs

2011 eind januari - oktober

150 jaar Koninklijke Vereniging voor Boskoopse Culturen.

november

‘groen’-tentoonstelling.

2012 november 2011 - februari 2012

‘groen’-tentoonstelling.

maart - oktober

Boskoop in foto’s toen en nu.

De tentoonstellingen worden samengesteld door twee interne deskundigen: het museale team. Per tentoonstelling benaderen zij deskundigen uit het desbetreffende veld om gezamenlijk tot een inhoudelijk goede en vormgevingtechnisch mooie expositie te komen. 10

3.2. EDUCATIE Het museum streeft ernaar om de jeugd uit Boskoop en de regio meer bij het museum te betrekken. Dit gebeurt o.a. door rondleidingen te verzorgen voor schoolklassen, maar ook door een speurtocht voor de individuele jeugdige bezoeker. Het houden van groene workshops voor de jeugd is het nieuwste doel. Op het gebied van informatievoorziening is het volgende ontwikkeld: informatieborden bij permanente en wisseltentoonstellingen; informatieborden in de museumkwekerij; een aan de balie verkrijgbare beschrijving van de museumkwekerij; informatieboekjes en folders voor bezoekers om mee te nemen; rondleiding op papier in het Engels voor individuele bezoekers. In voorbereiding is een rondleiding op papier in het Nederlands voor individuele bezoekers. Daarnaast worden er voor groepen rondleidingen gegeven in het Nederlands, Frans, Duits en Engels, Spaans, Italiaans en de Scandinavische talen. Vanaf 2009 worden er audiovisuele presentaties voor de wisseltentoonstellingen vervaardigd. Een nieuw samenwerkingsverband is er met Stichting Vonk te Waddinxveen. Deze stichting bemiddelt en coördineert bij bezoeken van scholen aan het museum n.a.v. door het Erfgoedhuis Zuid-Holland ontwikkelde projecten voor scholen. Ook bezoeken vrijwilligers van het museum basisscholen, bibliotheek en ouderengroepen om over het museum te vertellen. De bibliotheek zal per 2010 weer ingericht zijn. Informatievoorziening voor rondleiders: 1 Informatieboekje over de geschiedenis van de boomkwekerij in Boskoop. 2 Rondleidersmap met informatie over diverse onderwerpen die betrekking hebben op het museum. 3 Jaarlijkse evaluatie/informatieavond voor rondleiders, verzorgd door de werkgroep informatie. 4 Voorafgaand aan nieuwe wisseltentoonstelling briefings aan rondleiders verzorgd door het museale team. 3.3. PUBLICITEIT EN MARKETING Iedere tijdelijke tentoonstelling levert een extra media-impuls op. Per type tentoonstelling bezit de PR-commissie een e-mailadressenbestand waar de persberichten naar toe gaan. De PR-commissie stelt zich als doel minimaal drie persberichten per tentoonstelling rond te mailen: de driemaandelijkse vooraankondiging naar ‘groene’ en andere periodieken, de officiële opening met een publiekstrekker en ludiek fotomoment, en een herhalingsmail tijdens de tentoonstelling. Per wisselend item wordt bovendien gekeken naar de beste vorm van communicatie om de doelgroep van de tentoonstelling te bereiken. Zo is het afgelopen jaar voor het eerst een poster gemaakt die bij de Boskoopse middenstand en regionale VVV’s opgehangen werd. Met een 11

tussentijdse papieren mailing via de plaatselijke krant wordt geëxperimenteerd. Een speciaal radio-interview werd gegeven voor Radio West om de regionale bevolking te attenderen op de nieuwe tentoonstelling. Er is inmiddels ook een begin gemaakt met het aanleggen van een bestand vanuit de huidige bezoekers die op de hoogte gehouden wensen te worden van toekomstige tentoonstellingen. Dat geldt ook voor het nog aan te aanleggen e-mailbestand van alle ‘groene’ bedrijven (kwekers en handelaren) in Boskoop en in de regio. Vanaf 2003 heeft het museum een eigen website waarop onder andere actuele informatie met betrekking tot tentoonstellingen en evenementen te zien is. (www.boomkwekerijmuseum.nl) Binnen de gemeente Boskoop zijn borden neergezet met bewegwijzering naar het museum toe. Dit is vooral voor de voorbijganger te voet, met de auto en op de fiets een enorme verbetering. Bij de ingang van het museum bevindt zich aan de linkerkant de balie van de VVV, waar rondvaarten geboekt kunnen worden. Samen met een bezoek aan het museum maakt dat een compleet beeld van de Boskoopse boomkwekerij toen en nu. De koffiehoek maakt het mogelijk, ook voor groepen, om het museumbezoek te veraangenamen met een consumptie. Er is ook de mogelijkheid om een lunch te nuttigen. De ruimte is op aanvraag beschikbaar voor het houden van jubilea, het vieren van verjaardagen etc., maar dan wel steeds in combinatie met een museumbezoek. De plaatselijke horeca kan voor een buffet benaderd worden. Dit aangekleed feestelijk museumbezoek wordt buiten de officiële openingstijden van het museum gehouden en onder verantwoordelijkheid van het Bestuur van de Stichting. 4. BEDRIJFSVOERING 4.1. HUISVESTING EN VEILIGHEID Het Boomkwekerijmuseum is gevestigd op het zgn. ‘Cultuureiland’ met een totale oppervlakte van 2400m² inclusief water. Het hoofdgebouw heeft een oppervlakte van 280m² met een bovenverdieping van 110m². Hierin vinden naast het museum de VVV en de Historische Vereniging Boskoop onderdak. De ruimte van de permanente expositie is voorzien van ontvochtigers en digitale thermografen die luchtvochtigheid en temperatuur registreren. In deze ruimte en de ruimte voor de wisseltentoonstelling en bibliotheek/documentatiecentrum/archief zijn voorzieningen getroffen om de invloed van schadelijk licht te beperken. Achter het hoofdgebouw ligt een terras van ongeveer 50m² dat een prachtig uitzicht biedt over de kwekerijen. Rond het hoofdgebouw en de boomkwekerswoning, oppervlakte ca. 60m², zijn een tuin en paden met een oppervlakte van ongeveer 200m². De museumkwekerij, ingericht naar de periode 1900-1910, beslaat een oppervlakte van 1400m². Onderdeel van de kwekerij zijn een kwekersloods 12

met afdak, oppervlakte 80m², een prieeltje en een zgn. rachelloods, oppervlakte 36m². Alle panden zijn door de brandweer bekeken en gekeurd. Waar nodig zijn brandblusapparaten of slangenhaspels geplaatst. In 2009 hebben acht vrijwilligers een reanimatiecursus gevolgd. Dankzij een schenking kon een defibrillator worden aangeschaft, ook bedoeld voor deelnemers aan de VVV-rondvaarten. De panden zijn beveiligd en via een alarmcentrale aangesloten bij een bewakingsdienst. De VVV en HVB hebben een eigen toegangscode voor de door hen gehuurde ruimte. 4.2. MEERJARENBELEID HUISVESTING Als de bibliotheek/documentatiecentrum/archief is ingericht, bestaan er geen concrete nieuwbouw- of verbouwplannen. Het accent zal liggen op onderhoud en maatregelen om energiegebruik te verminderen. Voor de boomkwekerswoning zal echter een plan worden opgesteld voor renovatie, onderhoud en klimaatbeheersing. Gezien de complexiteit is dit een apart project dat een lange voorbereidingstijd vergt. 4.3. AUTOMATISERING Zodra de bibliotheek weer ter beschikking komt, zal het museum opnieuw beschikken over twee desktopcomputers en een laptop. De twee desktopcomputers zijn in een netwerk opgenomen en zijn ingericht om wederzijdse back-ups te realiseren. Het museum heeft een eigen website welke gehost wordt door een extern bedrijf en bijgehouden door een webmaster. Op de website zijn alle voor de bezoeker relevante gegevens aanwezig. De internetverbinding en het mailverkeer loopt eveneens via het bovenvermelde ict bedrijf ( Interforce Boskoop) zodat zaken als beveiliging en viruscontrole voor 100% zijn afgedekt. Het museum beschikt over een geautomatiseerd klimaatregistratiesysteem. De software welke gebruikt wordt voor de registratie van de klimaatgegevens is onlangs vernieuwd. Alle relevante handelingen worden steeds vastgelegd in een protocol. Naast het al aanwezige ADLIB-systeem ten behoeve van de registratie van objecten, maakt het museum voor zijn administratie gebruik van het DAVILEX –Business programma, draaiend onder Windows-XP. De daarvoor benodigde computer staat bij de penningmeester. Vanuit dit programma worden ook de donateurs/vrienden van het museum benaderd. Het in het museum opererende computersysteem draait onder Microsoft Windows –Vista. Een ADSL-GO-aansluiting in combinatie met een besbasis-ISDN abonnement zorgt voor een optimale digitale bereikbaarheid. Om de kasstromen te verminderen, is ook een pinautomaat aangeschaft. Ter ondersteuning van de vele vrijwilligers is een digitaal handboek 13

‘Wat wil ik weten?’ gemaakt, waarin de daartoe bevoegde vrijwilligers een compleet inzicht krijgen in de geldende procedures en de daarbij noodzakelijke handelingen. Hierin zijn procedures beschreven over reserveringen en het afrekenen daarvan, tarieven, presentatie apparatuur en werkgroepen en hun contactpersonen. Ook draait er een digitale planning met een compleet overzicht en inzicht van in een bepaalde week geplande activiteiten en de daarbij ingedeelde vrijwilligers en de tijdstippen van de activiteit. Deze digitale planning wordt wekelijks aan de daarvoor in aanmerking komende vrijwilligers doorgemaild. Onder Vista draaien ook adresbestanden van vrijwilligers en sponsoren.

4.4. Verzekeringen Naast de reeds bestaande verzekeringen heeft het bestuur een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afgesloten. 4.5. Financiën en Begroting De in 2008 gerealiseerde nieuwbouw van € 480.000,--, exclusief BTW, heeft zoals gepland niet geleid tot extra kapitaalslasten . De kapitaalslasten die voor de nieuwbouw al bestonden zijn door de sponsoractiviteiten ook volledig afgebouwd. De op de balans nog voorkomende rentedragende legaatlening wordt door middel van een goedgekeurde fiscale constructie, waarin de jaarlijkse rente- en aflossing door de legataris wordt betaald, afgebouwd. Fondsen, bedrijf- en particuliere sponsoren en zelfwerkzaamheid hebben gezorgd voor een gezonde financiële positie.

5.ORGANISATIESTRUCTUUR 5.1 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN BESTUUR Zie bijlage 2. 5.2. VASTE MEDEWERKER Op dit moment heeft het museum niet de beschikking over een vaste medewerker. De gemeente Boskoop had via de WSW-regeling een medewerker bij het museum gedetacheerd. Na tien jaar heeft deze een andere werkkring gevonden. Met de gemeente wordt op dit ogenblik (najaar 2009) onderhandeld hoe in deze vacature te voorzien. Tot die tijd zorgen de vrijwilligers voor een bezetting van de balie en verrichten tevens andere werkzaamheden. Dankzij een aantal speciale computerprogramma’s is het mogelijk alle activiteiten zichtbaar te maken en het nodige te organiseren. 5.3. VRIJWILLIGERS Het museum draait op ongeveer zeventig enthousiaste vrijwilligers - vrijwel allemaal met een werkzaam leven achter de rug - die bereid zijn hun kennis en ervaring in te brengen. Uitgangspunt is dat er ruimte is voor deze inbreng, maar dat het museale doel en de bedrijfsvoering altijd leidend zijn. 14

Het beroep dat op de vrijwilligers wordt gedaan is divers. Een aantal vrijwilligers is zeer regelmatig in het museum te vinden en zorgt voor een permanente bezetting van de balie, dinsdag t/m zaterdag van 10.00-16.30 uur. Op de rondleiders en medewerkers van de koffiecorner wordt een beroep gedaan in relatie tot de te verwachten drukte. Rondleidingen worden niet alleen in het Nederlands verzorgd, maar ook in het Frans, Duits, Engels, Zweeds en incidenteel in het Italiaans en Spaans. Bepaalde groepen vrijwilligers komen op een vast tijdstip in de week bij elkaar voor het verrichten van werkzaamheden: de boomkwekerijmedewerkers op dinsdagmorgen, zonodig ook op donderdagmorgen; de werkgroep conserveren-registreren op maandagochtend, een geschikte tijd omdat het museum dan gesloten is. Andere vrijwilligers zijn ‘op afroep’ aanwezig bijv. timmerlieden, installateurs en schilders. De vrijwilligers ontvangen geen enkele vergoeding. 5.4.TEAMS De uitbreiding van het museum was aanleiding ons te bezinnen op de organisatiestructuur. Eerst werden er, mede aan de hand van de ervaringen in de eerste maanden na de opening, uitgangspunten vastgesteld. Hoewel vanzelfsprekend is duidelijk afgesproken dat de museale taakstelling altijd leidend is en dat persoonlijke ambities altijd ten goede moeten komen aan deze doelstelling. Besloten is tot een zekere decentralisatie. Er zijn vijf teams geformeerd, zonodig met werkgroepen die jaarlijks een (deel)begroting met toelichting indienen. In een begrotingsvergadering van het bestuur en de teamleiders wordt de definitieve bestuursbegroting vastgesteld. Binnen de toelichting die de teams hebben ingediend bij hun deelbegroting, zijn zij bevoegd uitgaven te doen. Het aantal bestuursvergaderingen kan zo worden teruggebracht en de toegekende financiële ruimte wordt als motiverend ervaren. Zie voor een indeling van de werkgroepen het organogram in bijlage 2. 6. SAMENVATTING Deze nota heeft tot doel de globale kaders aan te geven om het Boomkwekerijmuseum tot een professioneel museum te ontwikkelen. Praktische uitwerking in actieplannen, protocollen en procedures zal vervolgens in de uitvoeringsfase moeten plaatsvinden. Ten slotte Het Boomkwekerijmuseum is de laatste vijf jaar enorm geprofessionaliseerd. Mede dankzij bestuursleden met een museale achtergrond is het museale besef leidend geworden. Dat onderling respect en een dynamische uitstraling het museum een prima imago hebben gegeven, versterkt het gevoel dat we een belangrijke bijdrage leveren aan behoud van het culturele erfgoed van de boomkwekerij en van Boskoop. Dat geeft vertrouwen voor de toekomst.

15

BIJLAGE 2 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN BESTUUR Aan de hand van een jaar werken in het ‘nieuwe museum’ werd een discussienota opgesteld. De daarop volgende discussie heeft er toe geleid dat we nu werken met een bestuur dat gaat besturen op hoofdlijnen. Er zijn vijf teams gevormd met een eigen teamvoorzitter. Jaarlijks in november maken de teams een werkplan en begroting. In een vergadering van het bestuur met de teamvoorzitters worden deze plannen en begrotingen, al dan niet aangepast, vastgesteld. Ieder team heeft een bestuurslid als contactpersoon die, indien gewenst, teamvergaderingen kan bijwonen. Op deze wijze hopen we een beleidskader met voldoende draagvlak te creëren, maar ook ruimte te bieden voor eigen invulling en creativiteit. Onverkort uitgangspunt is dat de museale taakstelling altijd leidend is.

       

    

Bestuur maximaal negen leden Taken: Het op voordracht van de vijf teams vaststellen van het beleid en toezien op de realisatie. Het opstellen van begrotingen, jaarrekening, jaarverslagen enz. Het werven en het onderhouden van contacten met fondsen en sponsoren. Het onderhouden van externe contacten. Het invullen van de teams met personen. Meestal op voordracht van de teams zelf. Het verantwoordelijkheid dragen voor de veiligheid van bezoekers en vrijwilligers. Het zorgen voor een goede taakinvulling van de vaste medewerker. Het optreden als ‘huisbaas’ voor de huurders.

MUSEALE TEAM Corpsbusiness van het museum. Daarom twee voorzitters en vier werkgroepen. Taken voorzitters: Opstellen jaarplan plus begroting Uitvoeren goedgekeurd jaarplan Ontwikkelen van meerjarenbeleid en aansturen en controleren werkgroepen. De vier werkgroepen zijn: - Museumcollectie: collectie, conserveren, registreren - Exposities: vaste collectie en wisseltentoonstelling 16

- Bibliotheek/documentatieruimte/archief. ( Als de nieuwe ‘bibliotheek’ is ingericht, wordt dit mogelijk een onderdeel van de werkgroep collectie). - Onderzoek: vaak in relatie tot wisseltentoonstellingen.     

TEAM MUSEUMKWEKERIJ Opstellen jaarplan en begroting Uitvoeren goedgekeurd jaarplan Ontwikkelen meerjarig teeltplan. Bij boomkwekerijgerelateerde wisseltentoonstellingen zal de kwekerij betrokken kunnen worden. Bewaken uitgangspunten: boomkwekerij uit de periode 1900-1910 Dagelijks onderhoud kwekerij

   

TEAM BEDRIJFSVOERING Opstellen jaarplan plus begroting Uitvoeren goedgekeurd jaarplan Inroosteren rondleiders, balie- en koffiecornermedewerkers Bepalen verkoopprijzen en het onderhouden van contacten met cateraars. Voor dit onderdeel is de penningmeester toegevoegd aan het team.

   

TEAM ONDERHOUD EN VERBOUWINGEN Opstellen jaarplan en begroting Uitvoeren goedgekeurd jaarplan Opstellen meerjarenplan voor groot onderhoud en verbouwingen Verrichten klein onderhoud

   

PR-TEAM Opstellen jaarplan plus begroting Uitvoeren goedgekeurd jaarplan Verzamelen bezoekersgegevens. Aan de hand hiervan doelgroepen formuleren en benaderen. Ontwikkelen van alle activiteiten die het museum onder de aandacht van derden kunnen brengen

17