Beleid en veranderen Eindopdracht module 2 Beleid en veranderen Post‐hbo‐opleiding ICT‐coach De Rolf groep en Inschool Academie Martijn van der Pal 23‐12‐2014
1
Inhoudsopgave Inleiding
03
1. Invoering Basisschoolnet als communicatieplatform
1.1 Beschrijving 1.2 Aanleiding 1.3 Veranderstrategie 1.4 Interventies 1.5 Doelen
04 04 05 05 06
07 10
11
Voorbeelden van communicatie met team en ouders
12
2. Het veranderingsproces
2.1. Persoonlijke reflectie 2.2 Conclusie
Literatuurlijst Bijlage
2
Inleiding In november 2014 heb ik de invoering van het communicatieplatform Basisschoolnet begeleid op mijn werkplek OBS De Krijtmolen. Dit is een openbare school in de Molenwijk in Amsterdam Noord. De samenstelling van de schoolpopulatie is zeer divers qua inkomen, sociale en culturele achtergrond. Het team van de school bestaat uit collega’s waarvan de basisvaardigheden ICT behoorlijk uiteenlopen. Het doel van het invoeren van het communicatieplatform is het vergroten van de ouderbetrokkenheid bij het leerproces van hun kinderen. Verhoogde ouderbetrokkenheid heeft een positief effect op de leerresultaten. Daarnaast moet het platform het werkproces efficiënter maken, dit bespaart geld en tijd. Dit verslag gaat over het traject van de invoering van Basisschoolnet op deze school en wordt afgesloten met een persoonlijke reflectie over mijn rol hierbij. Dit verslag wordt tevens gepubliceerd op mijn website: http://ictprimaironderwijs.wordpress.com/.
Fig. 1: screenshot webpagina over platformen voor ouderbetrokkenheid (Kennisnet, z.j.)
3
1. Invoering Basisschoolnet als communicatieplatform Klik hier om terug te gaan naar de inhoudsopgave.
1.1 Beschrijving Op OBS De Krijtmolen is in november het digitale communicatieplatform Basisschoolnet ingevoerd. De invoering hiervan betekende een organisatieverandering met gevolgen voor de werkzaamheden van het personeel én de manier van communiceren met ouders. Het team bestaat uit 25 collega’s inclusief parttimers (21 FTE’s), die sterk variëren in leeftijd en waarvan de basisvaardigheden ICT behoorlijk uiteenlopen. Er zitten 278 leerlingen op school, waaronder veel leerlingen waarvan de ouders thuis een andere taal dan het Nederlands spreken. De populatie is divers qua inkomen, culturele en sociale achtergrond. Digitale communicatieplatformen bieden een toegevoegde waarde door het verkorten van communicatielijnen en de inspirerende mogelijkheden. Dit kan de ouderbetrokkenheid vergroten wat een positief effect heeft op het leerrendement van de leerlingen. Basisschoolnet is een online en interactief platform voor Nederlandse basisscholen. 1.2 Aanleiding Samen met de nieuwe directeur is vaart gezet achter de invoering van een digitaal platform om effectief met ouders te kunnen communiceren. De behoefte hieraan proefde ik vorig jaar al bij diverse ouders en collega’s. Op vergaderingen heb ik hiervoor meerdere malen aandacht gevraagd. De nieuwe directeur had hierover hetzelfde gevoel en tijdens een studiedag over de visie van de school (waarbij ook ouders aanwezig waren) kwam de urgentie hiervan bovendrijven. Het inzetten van Basisschoolnet levert de volgende voordelen op: Door de korte communicatielijnen zijn de ouders snel op de Fig. 2: Behoefte aan communicatieplatform vanuit hoogte van zaken als vakantieplanning, schoolreisjes en van uit team op studiedag (eigen foto) huiswerk. Boodschappen worden niet meer via het kind overgebracht: zowel de ouders als de school zijn er zeker van dat de informatie aankomt. Foto's, video's en blogs kunnen gemakkelijk geplaatst worden door school én ouders. Voor bepaalde berichten kunnen groepen aangemaakt worden (naast klassen, MR, ouderraad, luizenmoeders enz.) Naast algemene informatie, kunnen er ook onderwijstips voor de ouders worden geplaatst. Het digitale communicatieplatform moet bijdragen aan de ouderbetrokkenheid, met de volgende opbrengsten: verbeteren van de leerresultaten school als ontmoetingspunt voor ouders ouders helpen vaker mee met activiteiten, met werkdrukverlaging van de leraar als gevolg versterken van sociale cohesie bevorderen van de integratie bevorderen van de brede ontwikkeling van kinderen
4
1.3 Veranderstrategie Fig. 3: Veranderstrategieën Berenschot (Have, ten, 1999). Het invoeren van een digitaal communicatieplatform is een organisatieverandering die goed is te beschrijven aan de hand van het model van Berenschot (Have, ten, 1999). Berenschot hanteert een indeling van vier veranderstrategieën zoals te zien zijn in figuur 1. Als school, met dit team, zijn wij een warme organisatie omdat er sprake is van sociale interactie en een grote mate van interne betrokkenheid. Leraren doen hun werk voor een groot deel zelfsturend en autonoom. De invoering van het communicatieplatform is een warme organisatieverandering; we vernieuwen omdat we de ambitie hebben om als school de ouderbetrokkenheid te vergroten en met de tijd mee willen op het gebied van communicatie. Dit maakt ons een lerende organisatie. Hoewel er door sommige collega’s enigszins tegenop wordt gezien, is er sprake van een gemeenschappelijke innovatie. 1.4 Interventies Ouderbetrokkenheid levert een belangrijke bijdrage aan een optimaal verloop van de schoolloopbaan, de invoering van Basisschoolnet draagt hieraan bij. Er zijn een aantal veranderactiviteiten ingepland die gericht zijn op het zo efficiënt mogelijk invoeren van Basisschoolnet en het zo optimaal mogelijk laten functioneren ervan. De uitdaging is om ouders en het team de meerwaarde van Basisschoolnet zo snel mogelijk te laten inzien, zodat er actief gebruik van gemaakt zal worden. Naast mijn rol als leider waarin ik samen met de directeur het gehele proces begeleid, zal ik in het dagelijks gebruik een voortrekkersrol op me nemen en ‘het goede voorbeeld’ geven. Kleijn en Rorink (2009) geven in het boek Verandermanagement een overzicht van een aantal veelgebruikte interventiemethoden. Hiervan heb ik de volgende toegepast: Het informeren van het team naar de aanleiding van de verandering. Hierbij is teruggegrepen op een ‘Confrontatieveradering’ waarbij de behoefte aan een betere oudercommunicatie is geïdentificeerd en waaraan prioriteit is gegeven. Het informeren van het team over het besluitproces en de gemaakte keuze. Het informeren van het team over de functionaliteiten van Basisschoolnet en de verwachtingen die aan de teamleden zijn gesteld. Arbitrage / bemiddeling, in de vorm van een training voor het hele team verzorgd door Basisschoolnet. Arbitrage / bemiddeling, in de vorm van een training voor beheerders verzorgd door Basisschoolnet. Coaching met nadruk op de verantwoordelijkheid voor het eigen leerproces de collega’s. Feedback, o.a. op de aangemaakte groepspagina’s van de leerkrachten.
5
1.5 Doelen Veranderingen lukken alleen als voor iedereen duidelijk is wat het einddoel is (Mastenbroek, 2006). Het einddoel van het in gebruik nemen van een digitaal communicatieplatform is het vergroten van de ouderbetrokkenheid bij het leerproces van hun kinderen. Verhoogde ouderbetrokkenheid heeft een positief effect op de leerresultaten. (Kennisnet.nl, z.j.) Betrokkenheid van ouders vraagt om wederzijdse interactie. Alle collega’s zien dat meer fysieke contactmomenten niet haalbaar zijn en dat online communicatiemiddelen hier een prima alternatief voor bieden. De verandering levert het volgende op voor OBS De Krijtmolen: Eenvoudig en laagdrempelig contact door korte communicatielijnen tussen school en ouders. Communiceren in een afgeschermde omgeving met de zekerheid dat boodschappen bij de ouders aankomen. Tijd‐ en geldbesparing omdat berichten niet meer geprint en handmatig verspreid hoeven te worden. Doelstelling SMART geformuleerd: Specifiek Korte online communicatielijnen tussen ouders en leerkrachten Ouders krijgen 14.11.12 inlogcode Essentieel zijn een uitnodigende en gevulde groepspagina door de leerkracht en het aanmelden door de ouders. Meetbaar Voorafgaand aan het versturen van de aanmeldingsbrieven moet de groepspagina door de leerkracht zijn ingericht met: ‐ Een foto van jezelf ‐ Een foto van de groep ‐ Een welkomstwoord ‐ Evt één of twee leuke links ‐ Evt foto's van activiteiten dit schooljaar Voor de kerstvakantie moet 70% van de ouders zijn aangemeld. Acceptabel Het team wordt geïnformeerd over de aanleiding en behoeften, het keuzeproces en de functionaliteiten van het programma. Deze sessie heeft naast het informeren als doel het creëren van draagvlak. Realistisch Vanuit ervaringen van de aanbieder (Basisschoolnet) en andere scholen worden de doelen als haalbaar beschouwd. Know‐how, capaciteit en middelen zijn voldoende beschikbaar. Het percentage aangemelde ouders is ambitieus, maar haalbaar bij de juiste promotie door de leerkrachten en de school. Tijdgebonden 14.12.2014 hebben alle leerkrachten de groepspagina in orde. 22.12.2014 heeft 70% van de ouders zich aangemeld. 02.03.2015 heeft 85% van de ouders zich aangemeld. 06.06.2015 heeft 95% van de ouders zich aangemeld. 5% blijft open (nieuwe aanmeldingen, principiële weigeraars etc.)
6
2. Rol in het veranderingsproces Klik hier om terug te gaan naar de inhoudsopgave.
2.1. Persoonlijke reflectie Sinds de tweeënhalfjaar dat ik werkzaam ben op OBS De Krijtmolen is het invoeren van een digitaal platform om effectief met ouders te kunnen communiceren een onderwerp geweest waarvoor ik aandacht heb gevraagd. Door persoonlijke ervaringen op de basisschool van mijn kinderen en via mijn PABO studie ben ik overtuigd van de voordelen. Ook vanuit de ouders van de leerlingen uit mijn groep bleek meer en meer de behoefte aan een modernere manier van communiceren. De start van mijn functie en opleiding tot ICT coach viel samen met de komst van een nieuwe directeur. Toen tijdens een studiedag over de visie van de school (waarbij ook ouders aanwezig waren) de urgentie wederom kwam bovendrijven, is besloten hier direct werk van te maken. Na een oriëntatie op ouderbetrokkenheid en het vaststellen van een aantal criteria met de directeur heb ik een preselectie gemaakt van verschillende aanbieders. Hieruit hebben wij er twee geselecteerd en gepresenteerd aan een werkgroep bestaande uit collega’s met een affiniteit voor ICT. Na afweging is de keuze op Basisschoolnet gevallen; de verandering kon in gang gezet worden. Fig. 4: Model De Caluwe (Caluwé, de, L. en H. Vermaak, 1999)
Aan de hand van vijf kleuren beschrijven De Caluwé en Vermaak (1999) vijf manieren van kijken naar verandermanagement. Tijdens mijn beoordelingen van de afgelopen jaren krijg ik vaak mee dat ik een open leerhouding heb en dat ik mezelf wil blijven ontwikkelen, geheel volgens de groene benadering. Idealistisch uitgangspunt bij de invoering van Basisschoolnet is de witte benadering: veranderen op basis van overtuiging. Door het team goed te informeren over de aanleiding en betekenis te geven aan de rol die het digitaal communicatieplatform kan spelen bij het verbeteren van de ouderbetrokkenheid, vertrouw ik erop dat iedereen het belang hiervan onderstreept en ervan overtuigd is dat dit een bijdrage levert aan het zo goed mogelijk uitvoeren van ons vak. In een presentatie heb ik het team geïnformeerd over de aanleiding en behoeften, het keuzeproces en de functionaliteiten van het programma. Deze sessie had naast het informeren als doel het creëren van draagvlak waarvoor de kiem gelegd is tijdens de studiedag. Fig. 5: PowerPoint presentatie aan het team
7
De theorie van het Concerns Based Adoption Model (CBAM) (Hall, 1974), beschrijft de individuele oriëntatie op een verandering in drie fasen van betrokkenheid: oriëntatie, organisatie en integratie. We bevinden ons hier in de eerste, oriënterende fase. Het individu denkt over zichzelf na: wil ik dit, kan ik dit? Uit de reacties na de presentatie merkte ik enige weerstand: “Weer iets erbij? Wie gaat dit beheren? Krijgen we dan wel een cursus?” Door begripvol te reageren en de vervolgstappen uit te leggen kon ik onzekerheid weg nemen. Het hielp om te verwijzen naar de opbrengst van de studiedag en de aanleiding van deze verandering: de gezamenlijke behoefte aan een communicatieplatform. Iedereen begreep dat hier ook consequenties aan zitten, zoals het in de vingers krijgen van het programma. Fig. 6: Concerns Based Adoption Model (Hall, 1974) Omdat ik bewust heb nagedacht over de grootste kans van slagen van de invoering is er echter ook sprake geweest van een gele benadering van De Caluwe; ik heb tactisch nagedacht over welke weerstand ik zou kunnen verwachten en hoe ik die eventueel zou kunnen pareren. De bewering dat veel minder welgestelde gezinnen in de wijk geen computer zouden hebben en dus niet digitaal zouden kunnen communiceren, had ik vooraf verwacht. Ik heb dit onderzocht en er tegenover gesteld dat het smartphone‐ gebruik bij deze groep juist erg hoog is. Collega’s die aangaven tegen het gebruik op te zien omdat ze ‘niet zoveel met computers hebben’ heb ik de vergelijking met internet bankieren of het gebruik van Facebook voorgelegd. Ik heb ze vervolgens aangespoord het programma eerst eens uit te proberen en aangeboden ze te helpen met eventuele vragen. Hierop volgde de organisatorische fase waarin de taken voor de collega’s helder werden. Ik heb uitgelegd dat iedere leerkracht verantwoordelijk is voor de pagina van zijn eigen groep en dat de algemene zaken door de beheerders worden gedaan. De cursus kwam er inderdaad, verzorgd door Basisschoolnet. Na een korte uitleg heeft iedere leerkracht zijn eigen groeppagina aangemaakt. Hier was de eerste opluchting al merkbaar bij degenen die zich afvroegen of ze het wel zouden begrijpen. Voordat de eerste aanmeldingsbrief naar de ouders meeging is de leerkrachten verzocht de groepspagina’s in orde te maken. Ik heb de groep geënthousiasmeerd door te wijzen op de vele voordelen en de vele mogelijkheden. Dit motiveren valt volgens De Caluwe onder het rooddrukdenken. We bevinden ons vervolgens in de integratiefase. Men kijkt op elkaars groepspagina’s. Ervaringen, handigheidjes en ideeën worden uitgewisseld. Hoewel de reacties over het algemeen positief zijn, signaleer ik toch ook nog enige weerstand in de vorm van onverschilligheid of cynisme. Ik probeer bij elke vraag of geuite klacht zo helder mogelijk boven tafel te krijgen wat er precies speelt en geef vervolgens aan wat ik kan betekenen voor de oplossing. De geuite weerstand begint vaak met iets kleins, zoals het niet kunnen plaatsen van een foto. Maar dit heeft mijn inziens niet zozeer specifiek met het gebruik van Basisschoolnet te maken, maar met de algehele werkdruk, die ik zelf ook onderga. Hierbij ervaar ik een nieuwe interessante situatie: ik herken het gevoel van ‘weer iets erbij’ enerzijds, anderzijds ben ik overtuigd van de noodzaak en de voordelen van deze verandering. Daarbij ben ik door mijn leidinggevende rol maximaal gedreven dit project te laten slagen. Ik geef daarom aan dat ik als ICT‐er zelf ook moet wennen aan het nieuwe programma en dat we elkaar samen door de beginperiode heen zullen helpen, waarna de vruchten geplukt kunnen worden.
8
Volgens Burlet (2003) moet een leider gedrag vertonen op strategisch, bestuurlijk en operationeel niveau om succesvol sturing te geven aan veranderprocessen. Op strategisch niveau heeft het mij geholpen dat ik tijdens dezelfde periode de workshop ICT Visie en Doelen heb gedaan. Dit heeft een gezamenlijk gedragen visie op ICT binnen OBS De Krijtmolen opgeleverd. De bijeenkomst werd in zijn algemeenheid goed ontvangen, wat mij vertrouwen in mijn denkkracht heeft gegeven. Op bestuurlijk niveau durf ik mezelf daadkrachtig te noemen. Ik reageer snel en adequaat. Als ik zelf iets niet kan of wil, maak ik dit direct duidelijk. Bijeenkomsten die ik organiseer bereid ik gedegen voor, ik koppel gemaakte afspraken terug en ik bewaak de voortgang van lopende zaken. Op operationeel niveau wordt volgens Burlet bij veranderingprocessen vooral een beroep gedaan op de emotionele intelligentie. “Communiceer wel veel over feiten, om transparant te zijn, mensen op de hoogte te houden en alle informatie te geven die ze nodig hebben om eigen gedrag te sturen.” (Burlet, 2003) Elke week mail ik een overzicht naar het team met het aantal ouders dat nog niet is aangemeld per groep. Bij de ene groep gaat het om twee ouders, bij een andere groep om meer dan de helft. Met deze informatie wordt de leerkracht van de laatste groep erop geattendeerd na te gaan of hier extra aandacht aan gegeven moet worden. Naast deze mail breng ik het gebruik van Basisschoolnet een keer per week ter sprake tijdens de briefing. Ik geef complimenten over leuke dingen die ik heb gezien en raad de collega’s aan daar een kijkje te nemen om ze te enthousiasmeren en te motiveren.
9
2.2. Conclusie Inmiddels hebben alle leerkrachten de groepspagina in orde en heeft 70% van de ouders zich aangemeld. Hoewel deze eerste doelstellingen behaald zijn binnen de geplande tijd, moet er nog het nodige gebeuren. Ten eerste zijn nog niet alle ouders aangemeld, ten tweede wordt er nog niet door elke leerkracht (en ouders) optimaal gebruik gemaakt van de mogelijkheden.
Fig. 7: INK managementmodel (Instituut Nederlandse Kwaliteit, 1992)
Kijkend naar het INK managementmodel (Instituut Nederlandse Kwaliteit, 1992) bevinden wij ons nog in het begin van het proces, maar kunnen we wel vaststellen dat de beoogde opbrengst haalbaar moet zijn. De leerkrachten die hun waardering over het gebruik van Basisschoolnet uitspreken, zijn de leerkrachten die actief met het platform bezig zijn en waarvan de kinderen enthousiast zijn en de ouders zelfs aangeven niet meer zonder te willen. In deze gevallen is vast te stellen dat de ouderbetrokkenheid is vergroot. Door deze conclusie is het voor mij makkelijker de andere collega’s (en ouders) te motiveren en te overtuigen, omdat de successen van andere collega’s af komen en niet van mij als leider van deze verandering. Ik moet ze verbinden en richten op het gemeenschappelijke einddoel. De collega’s leren en verbeteren elkaar en zo het geheel. Mijn rol lijkt meer op die van ontwerper, beheerder en leermeester zoals Peter Senge beschrijft in ‘De vijfde discipline’ (1992). Hierin zet hij de kunst en praktijk van de lerende organisatie uiteenzet. “Lerende organisaties zullen ontdekken hoe op alle niveaus gebruik gemaakt kan worden van de bereidheid en het vermogen tot leren van al hun mensen.”
10
Literatuurlijst
Klik hier om terug te gaan naar de inhoudsopgave.
Geraadpleegde literatuur
Burlet, A. (2003), Sturing geven aan veranderingsprocessen, overgenomen uit: Kader Primair, november Caluwé, de, L. en H. Vermaak (1999), Leren veranderen, Alphen aan den Rijn, Kluwer Hall, G.E. (1974), The concerns‐based adoption model, Austin, Verenigde Staten, University of Texas Have, ten, S.(1999), Het managementmodellenboek, Amsterdam, Reed business Houteveen, Th. en W. van der Grift (z.j.), Historische achtergrond CBAM, overgenomen uit De intensiteit van onderwijsgevenden bij het werken aan onderwijsvernieuwingen, Utrecht, ISOR/Universiteit van Utrecht Instituut Nederlandse Kwaliteit (1992), INK‐managementmodel, verkregen uit PowerPoint presentatie Ron Benjamins, Inschool Academie Kleijn, H. en F. Rorink (2009), Verandermanagement, Amsterdam, Pearson Benelux B.V. Senge, P. (1992), De vijfde discipline, Schiedam, Scriptum
Geraadpleegde internetsites http://www.ink.nl/, geraadpleegd op 23.12.2014 http://www.kennisnet.nl/themas/ouderbetrokkenheid/met‐welke‐middelen‐kan‐ik‐ ouderbetrokkenheid‐ondersteunen/, geraadpleegd op 15.10.2014 https://www.managementsite.nl/7‐basisregels‐succesvol‐verandermanagement, geraadpleegd op 22.12.2014
11
Bijlage Klik hier om terug te gaan naar de inhoudsopgave.
Voorbeelden van communicatie met team en ouders
12
