BEFOGADÓI TÁJÉKOZTATÓ V 1.0. Tájékoztató anyag az elektronikus számlabefogadó oldal számára

Tájékoztató anyag az elektronikus számlabefogadó oldal számára

BEFOGADÓI TÁJÉKOZTATÓ V 1.0

MINISZTERELNÖKI HIVATAL TÁJÉKOZTATÓ ANYAG AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLABEFOGADÓ OLDAL SZÁMÁRA

2/13

Tartalomjegyzék

Tájékoztató anyag az elektronikus számlabefogadó oldal számára .................... 1 Tartalomjegyzék ....................................................................................................... 2 1. Dokumentum célja .............................................................................................. 3 2. Fogalomtár, jogszabályok .................................................................................. 3 3. Az elektronikus számlabefogadás folyamata ................................................... 5 3.1.Elektronikus számla előállítása.................................................................................. 5 3.2.Elektronikus számla kézbesítési csatornái................................................................. 6 3.3.Elektronikus számla befogadása ............................................................................... 7 3.4.Elektronikus számla kontírozása ............................................................................... 9 3.5.Elektronikus számla befogadó oldali hosszú távú tárolása ...................................... 10

4. Elektronikus számlabefogadás: előnyök és veszélyek.................................. 11 5. Számlakonverzió ............................................................................................... 11 5.1.Papír alapú számlák konverziója ............................................................................. 11 5.2.Elektronikus számlák konverziója............................................................................ 12

6. Az elektronikus számla hatósági (APEH) ellenőrzése ................................... 12



3/13

1. Dokumentum célja A dokumentum célja a jelenleg hatályos, elektronikus számlázásra vonatkozó jogszabályok alapján az elektronikus számlabefogadás folyamatának bemutatása az elektronikus aláírással ellátott számlák esetében, valamint gyakorlati megközelítésű tájékoztatás adása, mely a bizonytalanságokra összpontosítva igyekszik segítséget és felvilágosítást adni az elektronikus számlabefogadással kapcsolatban felmerülő kérdések vonatozásában. A dokumentum összeállítása során az Elektronikus Számlakibocsátók Egyesülete bevonásával számos piaci szereplőt – számlakibocsátó, számlabefogadó, könyvelő – kerestünk meg, és a velük folytatott interjúk során feltárt, az elektronikus számlakezeléssel kapcsolatban leggyakrabban felmerülő kérdések és arra adandó válaszok megtalálhatók a jelen dokumentum mellékletét képező Gyakran Ismételt Kérdések gyűjteményben is. Ez a tájékoztató anyag, valamint az elektronikus számlázással foglalkozó további tájékoztatók, hasznos információk, jogszabályok elérhetőek a www.e-szamlazas.gov.hu oldalon.

2. Fogalomtár, jogszabályok elektronikus számla: elektronikus formában kibocsátott számla vagy egyszerűsített számla, mely legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel rendelkezik. (vagy elektronikus adatcsere rendszerben elektronikus adatként lett létrehozva és továbbítva – de ez utóbbi megoldás részletes bemutatása nem tárgya a tájékoztatónak) e-számla: lásd elektronikus számla időbélyegző: elektronikus dokumentumhoz kapcsolt adathalmaz, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában mit tartalmazott, és kimutatja, ha a tartalom azóta megváltozott. elektronikus aláírás: elektronikus dokumentumhoz kapcsolt adathalmaz, amely bizonyítja, hogy az elektronikusan aláírt dokumentumot az aláíró hozta létre. fokozott biztonságú elektronikus aláírás: az aláíró személy azonosítására alkalmas elektronikus aláírás, amely egyedülállóan az aláíróhoz köthető. Olyan eszközökkel hozták létre, amely egyedül az aláíró befolyása alatt áll, és a dokumentumhoz oly módon kapcsolódik, hogy minden módosítás érzékelhető. minősített elektronikus aláírás: olyan fokozott biztonságú aláírás, amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki, és amely a fokozott biztonságú aláírásnál szigorúbb biztonsági követelményeknek felel meg. archiválási szolgáltató: elektronikus aláírással ellátott dokumentumok tárolását végző olyan szolgáltató, amely megfelel az archiválási szolgáltató törvényi feltételeinek. (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) tanúsítvány: a hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott igazolás, amely bizonyítja, hogy az adott személy és az elektronikus aláírás összetartozik. NHH: Nemzeti Hírközlési Hatóság – feladata többek között az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatásokat (elektronikus aláíráshoz aláírókulcs és tanúsítvány kibocsátása, időbélyegzés, elektronikus archiválás) nyújtó szolgáltatók tevékenységének engedélyezése, ellenőrzése. az elektronikus aláírással kapcsolatos törvények és rendeletek gyűjtőhelye az NHH oldalán: http://www.nhh.hu/?id=dokumentumtar&mid=364&lang=hu http://www.nhh.hu/?id=dokumentumtar&mid=365&lang=hu



Vonatkozó jogszabályok gyűjteménye:

SSZ.

JOGSZABÁLY

ÉRINTETT TERÜLET Elektronikus

1.

2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról

számla

fogalma

(Áfa törvény.)

és kötelező tartalmi elemei Elektronikus

2.

2000. évi C. törvény a számvitelről

számla kontírozása

3.

2003. évi XCII. törvény az adózás rendjéről 24/1995. (XI.22.) PM rendelet a számla, egyszerűsített

4.

számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról

5.

6.

Bizonylat

megőr-

zése Elektronikus számlázás

ellen-

őrzése

13/2005. (X.27.) IHM rendelet a papíralapú dokumen-

Elektronikus

tumokról elektronikus úton történő másolat készítésé-

számla konverzió-

nek szabályairól

ja

114/2007. (XII.29.) GKM rendelet a digitális archiválás

Elektronikus

szabályairól

számlák tárolása Elektronikus

7.

46/2007. (XII.29.) PM rendelet az elektronikus szám-

számla kibocsátá-

lával kapcsolatos egyes rendelkezésekről

sa,

EDI

minta-

szerződés Elektronikus 8.

APEH Közlemény az elektronikus úton kibocsátott

számla

számlákra vonatkozó egyes rendelkezések ér-

talma, formátuma,

telmezéséről (2009.10.26.)

kontírozása, meg-

adattar-

őrzése, tárolása 9.

2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról


Elektronikus írás

alá-

4/13


5/13

3. Az elektronikus számlabefogadás folyamata 3.1. ELEKTRONIKUS SZÁMLA ELŐÁLLÍTÁSA Az elektronikus számlakibocsátás lényege, hogy a számla papírra nyomtatás helyett elektronikus úton kerül kibocsátásra, továbbításra, valamint a befogadó és a kiállító is elektronikus formában tárolja. Az elektronikus számla kibocsátásának lehetőségét az Áfa törvény biztosítja, amely kimondja, hogy a papír alapú számla és az elektronikus számla egyenértékű. Az elektronikus számlát a törvény értelmében kétféle módon lehet kibocsátani (Áfa törvény. 175.§). a)

Zárt elektronikus adatcsere rendszerben kibocsátott számla (EDI) i)

Előzetes írásbeli megállapodás szükséges a kibocsátó és befogadó között

ii) Kibocsátónak havonta összesítő listát kell a befogadó részére átadnia b)

Elektronikus aláírással hitelesített számla (PKI) i)

Legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás és

ii) Minősített időbélyegzés szolgáltató által kibocsátott időbélyegző szükséges Az EDI rendszer megvalósítása nagytömegű számlakibocsátás esetén általános, komoly informatikai fejlesztést igényel(het) mind a kibocsátó, mind a befogadó oldalán. Jelen tájékoztatóban a PKI típusú elektronikus számlával kívánunk részletesen foglalkozni.

KÉZZEL KIÁLLÍTOTT SZÁMLA

PAPÍR ALAPON MEGKÜLDÖTT

Számlatömbben kézzel

SZÁMLA

számla

ELEKTRONIKUS

FORMÁBAN

MEGKÜLDÖTT SZÁMLA

Nincs ilyen

kiállított

SZÁMÍTÓGÉPPEL

KIÁLLÍTOTT

SZÁMLA Számítógéppel előállított és kinyomtatott

számla

(számlázó

szoftver segítségével) Elektronikus számla

1. táblázat: elektronikus és papír alapú számlatípusok Számlát elektronikus úton kibocsátani akkor lehetséges, ha a számla adattartalmának sértetlenségét és eredetiségének hitelességét biztosítani tudja a számlakibocsátó. Ezeket a hatályos jogszabályok szerint a következő eszközök garantálják: 

legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás



elektronikus időbélyegző.

Az elektronikus aláírás azt jelenti, hogy egy, az elektronikus dokumentumhoz (pl. számlához) kapcsolt adathalmaz tanúsítja, hogy ki az, aki azt az adathalmazt hozzáfűzte a dokumentumhoz, vagyis ki írta alá az elektronikusan kiállított számlát. Az aláírás elkészítéséhez egy aláírói tanúsítvány szükséges: ez a tanúsítvány mutatja meg,



6/13

hogy az adott elektronikus aláírásnak (mely aláírás ténylegesen nem hasonlít a kézi aláírásra, hanem egy alfanumerikus aláírási kódot jelent) ki a tulajdonosa. Az elektronikus aláírás tehát nem a papír alapú, kézzel írt aláírás direkt módon elektronizált változata (pl. annak beszkennelése által) hanem egy, az aláíró adatait tartalmazó tanúsítvány és ahhoz kapcsolódó kódolási eljárás kombinációja, amely egyértelműen megmutatja az aláíráshoz tartozó személyt.

3.2. ELEKTRONIKUS SZÁMLA KÉZBESÍTÉSI CSATORNÁI A kézbesítési csatorna a papír alapú számla esetében a postai levél, vagy kézi kézbesítés, elektronikus számla esetén azonban mindez kizárólag elektronikus úton történhet meg.

Az elektronikus számlakibocsátók jellemzően a következő megoldások közül választanak, amikor a befogadóhoz szeretnék a számlát eljuttatni: 1)

a számlát emailben csatolmányként küldik meg;

2)

egy saját honlapot üzemeltetnek, ahol a számlákat prezentálják. Itt a számlák megtekinthetők, letölthetők, rendezhetők. A befogadó jellemzően email értesítést kap arról, hogy számlája érkezett;

3)

a kibocsátó a kézbesítéssel egy külső szereplőt („konszolidátor”) bíz meg, akinek a számlaadatokat átadja. A konszolidátor ezt követően gondoskodik a számlák előállításáról és bemutatásáról az általa üzemeltetett weboldalon keresztül. Itt a számlabefogadó autentikált belépést követően a saját fiókjában az összes, részére ezen a konszolidátoron keresztül beérkezett számlát megnézheti, letöltheti, rendezheti.

A konszolidátorok jellemzően nagy mennyiségű elektronikus számla előállítását, ügyfélhez való eljuttatását vállalják, és fizetési csatornákat is biztosítanak ehhez. Ma a hazai piacon két konszolidátor működik: SZOLGÁLTATÁS

ÜZEMELTETŐ

WEBOLDAL

Díjnet

Díjnet Zrt

www.dijnet.hu

Távszámla

(Magyar Telekom Nyrt.)

www.tavszamla.hu

2. táblázat: Hazai konszolidátorok



7/13

3.3. ELEKTRONIKUS SZÁMLA BEFOGADÁSA Az elektronikus számla befogadásakor a jóváhagyáshoz és a számla alapján az utalványozáshoz szükséges lépések és ellenőrzések sorozata alapvetően megegyezik azzal, mint amikor a számla papír alapon érkezik, az alábbi kiegészítésekkel. Számla adatainak ellenőrzése: A számla adatait ellenőrizve a befogadó meggyőződik arról, hogy a számla tartalma megfelel-e a hatályos jogszabályoknak és a felek közötti valós teljesítési folyamatoknak. Mivel jelen esetben a számla elektronikusan áll rendelkezésre, az adatok számítógépen ellenőrizhetők. Az adminisztráció megkönnyítése érdekében az elektronikus számlát ki lehet nyomtatni (pl. a könnyebb olvashatóság érdekében), de a kinyomtatott elektronikus számla papír alapú képe jogilag már nem minősül hiteles számlának. Elektronikus számla esetében kizárólag az elektronikus formában létező számla tekinthető számlának, annak papírra nyomtatott képe már nem. Az elektronikus számla és a papír alapú számla kötelező tartalmi elemei között nincs eltérés. A számla kötelező tartalmi elemeit az Áfa törvény 169.§-a szabályozza, ez alapján jelenleg egy átlagos szolgáltatás esetén a számla – akár papír alapú, akár elektronikus – a következő adatokat kell hogy tartalmazza:



a számla kibocsátásának kelte;



a számla sorszáma;



a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának adószáma;



a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének adószáma, amely alatt, mint adófizetésre kötelezett-

nek a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítették;



a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybe-

vevőjének neve és címe; 

az értékesített termék megnevezése;



az adó alapja, továbbá az értékesített termék adó nélküli egységára, illetőleg a nyújtott szolgáltatás adó

nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, valamint az alkalmazott árengedmény, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza; 

az alkalmazott adó mértéke;



az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését e törvény kizárja;



adómentesség esetében, valamint abban az esetben, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás

igénybevevője kötelezett, jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól, vagy utána a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője az adófizetésre kötelezett.



8/13

Számla kibocsátójának ellenőrzése: Az elektronikus számla esetében a kibocsátó személye összetettebb – és egyben nagyobb biztonságot nyújtó – folyamat keretében vizsgálható és ellenőrizhető, mint a papír alapú számla esetében, ahol a számla kibocsátójának esetlegesen – de nem kötelező jelleggel – feltüntetett aláírása/bélyegzője az egyetlen ellenőrzési lehetőség arra, hogy valóban a jogosult állította-e ki a számlát. Az elektronikus számla elektronikus aláírással van ellátva. Az elektronikus aláírás egy tanúsítvány alapján jön létre, mely tanúsítvány az aláíró – aki a számlát kiállítja – személy/szervezet adatait tartalmazza. Amennyiben a tanúsítvány az aláírás létrehozásakor érvényes volt, az elektronikus aláírással ellátott számlát biztos, hogy az azt elektronikusan aláíró személy/szervezet bocsátotta ki. A számlabefogadó részéről a teendő az, hogy az aláíró tanúsítvány létezéséről és érvényességéről meggyőződjön. Az aláírás ellenőrzéséhez nyújt még segítséget az elektronikus számla másik kötelező tartalmi kelléke, az elektronikus időbélyegző. Ez mutatja meg ugyanis, hogy a számlát mely időpont előtt állították ki bizonyosan. (Ez fontos lehet pl. akkor, ha az aláíró tanúsítványt időközben visszavonják. Ebben az esetben az időbélyegző segítségével egyértelműen eldönthető, hogy a számlát a tanúsítvány visszavonása előtt vagy után bocsátották-e ki.) Az aláírás (tanúsítvány) ellenőrzését nem a felhasználónak kell elvégeznie, azt helyette egy alkalmazás automatikusan, pár másodperc alatt megteszi, és közli, hogy az adott aláírás érvényes vagy sem. Ez az alkalmazás – a számla típusától függően – lehet egy, a tanúsítvány kibocsátója által fejlesztett szoftver, az Acrobat Reader, vagy más, erre alkalmas program.

Acrobat Reader 9.0.0 által elvégzett – érvényes - aláírás ellenőrzés

Egy ellenőrző alkalmazás által az ellenőrzés eredményéről küldött igazolás

Amennyiben a számla adattartalma rendben van, és a számla aláírásának érvényességéről is meggyőződött a befogadó, úgy azt a könyvelés előtt kontírozásra továbbíthatja.



9/13

3.4. ELEKTRONIKUS SZÁMLA KONTÍROZÁSA Az elektronikus számla kontírozásánál két fontos szabályt kell szem előtt tartani: 1.

Az elektronikus számla csak és kizárólag elektronikus formában létezik, papírra nyomtatott képe már nem tekinthető számlának.

2.

Az elektronikus számlák alaki és tartalmi kellékeire ugyanúgy vonatkozik a számviteli törvény, mint a papír alapú számlákra, tehát az elektronikus számlák esetében is el kell végezni a kontírozást, méghozzá úgy, hogy a kontírozási adatok egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva kerüljenek csatolásra (számviteli törvény 167 §).

A fenti két szabályból és az elektronikus számla technikai sajátosságaiból következik, hogy elektronikus számla esetén: a)

a kontírozási adatokat elektronikus formában kell létrehozni

b)

a kontírozási adatokat a számlán nem lehet feltüntetni

c)

a kontírozási adatok és a számla egyértelmű, elválaszthatatlan módon történő hozzárendeléséről, az utólagos módosítás lehetőségének kizárásáról a kontírozást végzőnek kell gondoskodnia.

Ennek törvényben meghatározott kizárólagos formája, technikai előírása nincsen, azt a szervezet belső működési rendjében foglaltak szerint kell végrehajtani. Az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről szóló APEH közlemény több olyan megoldást is felsorol, amellyel az elektronikus számlák kontírozása végezhető: -

A kontírozási információkat egy csatolt mellékletben hozzá lehet rendelni az eredeti számlához. A csatolás módjának technikai részletei nincsenek megszabva, a lényeg az, hogy a csatolás egyértelmű és elválaszthatatlan legyen, valamint az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történjen. (Ennek egyik - de nem kizárólagos - megvalósítási lehetősége, ha a kontírozást végző a kontírozási információkat egy arra alkalmas szoftver segítségével egy csatolt mellékletben az elektronikus számlához rendeli, majd az egészet fokozott biztonságú elektronikus aláírással, valamint minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel látja el.)

-

A kontírozás követelményei teljesíthetők elektronikus könyvelési rendszer alkalmazásával is, amennyiben az elektronikus számla hozzárendelése a könyveléshez a számla sorszáma (azonosítója) alapján visszakereshető módon, a könyvelésben történt rögzítés időpontját megőrizve és az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történik.

-

A kontírozásra alkalmas lehet egy iktatóprogram, mely a számlához iktatószámot rendel, egyúttal ehhez az iktatószámhoz kapcsolódik a könyvelési információ. Az iktatószám alapján tehát mind a számla, mind a könyvelési információ megismerhető, azok egyértelműen egymáshoz rendelhetők, elválaszthatatlanok. Ez esetben is gondoskodni kell az utólagos módosítás lehetőségének megakadályozásáról.

A fentiek csak lehetséges jó megoldások. Ezeken kívül más olyan módszerek is alkalmazhatóak, amelyekkel az egyértelmű hozzárendelés és az elválaszthatatlanság biztosítható, valamint az utólagos módosítás lehetősége kizárható.



10/13

3.5. ELEKTRONIKUS SZÁMLA BEFOGADÓ OLDALI HOSSZÚ TÁVÚ TÁROLÁSA Az elektronikus formában kiállított számlákat, számviteli bizonylatokat elektronikus formában kell - a 114/2007. (XII.29.) GKM rendelet szerint - megőrizni. Általános szabály – és ez a papírszámlákra is igaz –, hogy a megőrzés során védeni kell az elektronikus számlákat a törlés, megsemmisülés, sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés és módosítás ellen, valamint biztosítani kell, hogy olvashatóak maradjanak. Mivel a számlákat a számviteli előírások szerint tipikusan 8 évig kell megőrizni, és az elektronikus számlákra már az elkészítésükkor rákerül az elektronikus aláírást és az időbélyegző, a GKM rendelet speciális szabályai az elektronikus számlákat nem érintik, azok tárolása nem jár külön gonddal. A megőrzés többféle módon is végezhető: 1. Saját tárolás Ez esetben a megőrzést a számlabefogadó saját maga végzi, például saját számítógépén/szerverén, vagy bármilyen adathordozó eszközön (pl. CD, DVD). 2. Tárolás kiszervezése Ha a megőrzést a számlabefogadó nem saját maga kívánja végezni, igénybe vehet ezzel foglalkozó szolgáltatót is. Amennyiben az igénybe vett szolgáltató nem a törvény szerinti minősített archiválási szolgáltató, a feleknek szerződésben kell megállapodniuk, hogy a szolgáltató milyen tevékenységet végez a megőrzés során, és ezért milyen felelősséget vállal. 3. Tárolás archiválási szolgáltatónál Amennyiben a számlabefogadó a számlák megőrzését egy törvény szerinti minősített archiválási szolgáltatóra bízza, úgy ez esetleg magasabb költséggel járhat, azonban a megőrzés folyamatát és törvényszerűségét ebben az esetben teljes körűen az archiválási szolgáltató biztosítja, és az ilyen szolgáltatók működését az NHH rendszeresen ellenőrzi.

SZOLGÁLTATÓ

WEBOLDAL

SZOLGÁLTATÁSI ÁRAK

Microsec Kft.

www.microsec.hu

http://srv.e-szigno.hu/menu/index.php?lap=arlista

Siemens Zrt.

www.siemens.hu

http://www.siemens.hu/index.php?n=722

3. táblázat: minősített archiválási szolgáltatók Elektronikus számla másodpéldánya Az elektronikus számla esetében nincs olyan másodpéldány, mint ami a papírszámla esetében létezik. Az elektronikus számláról bármennyi másolat készíthető, azok ugyanazt az információhalmazt tartalmazzák, azaz ugyanúgy „eredeti” számlának minősülnek. Az elektronikus archiválásról bővebben az NHH publikációjában http://www.nhh.hu/dokumentum.php?cid=12267 olvashat.



11/13

4. Elektronikus számlabefogadás: előnyök és veszélyek ELŐNYÖK Az elektronikus úton történő tárolás költséghatékonyabb megoldás A számlák visszakereshetősége gyorsabb és egyszerűbb folyamat A tárolás biztonsága magasabb szinten valósítható meg Környezettudatos szervezeti magatartás A tárolás is automatizálható folyamattá alakítható Elektronikus ügykezelés további bővítése

VESZÉLYEK Az új rendszer implementálásával járó kezdeti nehézségek és zavarok Elektronikus ügykezeléshez szükséges tudás hiányából eredő bizonytalanságok A számla kontírozására jogszabályilag megfelelő és hatékonyan működő belső rendszer kialakítása

5. Számlakonverzió A számlakonverzió azt jelenti, hogy milyen módon és milyen feltételek betartásával lehet: 

papír alapon kibocsátott számláról hiteles elektronikus másolatot készíteni, illetve



elektronikus úton kibocsátott számláról hiteles papír alapú másolatot készíteni

5.1. PAPÍR ALAPÚ SZÁMLÁK KONVERZIÓJA A papír alapú számlák elektronikus konverziója egyértelműen szabályozott, arra külön jogszabály vonatkozik (13/2005. (X.27.) IHM rendelet). Eszerint egy papír alapon kibocsátott számláról elektronikus képi másolatot kell létrehozni (pl. scannelés segítségével), és a másolat attól lesz hiteles, hogy a másolat készítője: a) az elektronikus dokumentumot kiegészítő metaadatokkal látja el. Ezek a metaadatok a következők: o a papíralapú dokumentum megnevezése; o a papíralapú dokumentum fizikai méretei; o a másolatkészítő szervezet megnevezése és a másolatkészítő személy neve;



12/13

o a másolatkészítő rendszer, illetve a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma; o a másolatkészítés ideje; o érvényességi idő, vagy annak jelzése, hogy az érvényességi idő nem meghatározott. b) megállapítja a papír alapú számla és annak elektronikus másolata közti képi egyezőségét, és ezt hitelesítési záradékkal igazolja, c) az elektronikus másolatot legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel látja el. Ez az eljárás abban az esetben kaphat kiemelt szerepet, ha egy szervezet gazdálkodása elektronikus work-flowra épül, de némely beszállítójától még papír alapú számlát kap. Ebben az esetben a fent ismertetett eljárás keretében biztosítható a papír alapú számla hiteles elektronikus másolatának elkészítése. Azt azonban célszerű figyelembe venni, hogy e megoldás újdonsága miatt még nem alakult ki annak bírósági, hatósági gyakorlata, hogy egy esetleges jogvitában egy papírszámla elektronikus másolata hogyan használható fel, milyen bizonyító erővel rendelkezik.

5.2. ELEKTRONIKUS SZÁMLÁK KONVERZIÓJA A számlabefogadó az általa kiállított vagy őrzött elektronikus okiratról készített papír másolat esetén úgy igazolja a két okirat azonosságát, hogy cégszerű aláírást helyez el a másolatként kinyomtatott okiraton, számlán. A cégszerű aláíráson felül célszerű egy hitelesítési záradékot is ráírni a papír másolatra (pl: „tartalma az eredetivel megegyező”). Azt azonban itt is figyelembe kell venni, hogy a könyveléshez kapcsolódóan az eredeti elektronikus számlát kell megőrizni, adóhatósági ellenőrzéskor azt kell bemutatni.

6. Az elektronikus számla hatósági (APEH) ellenőrzése 1) Adóhatósági ellenőrzés során az adóalany köteles az adóhatóság részére biztosítani: 

a számlák olvashatóságához szükséges számítástechnikai eszközöket



az eszközök használatához szükséges dokumentációt és felvilágosítást



valamint a megőrzött számlákat a következő formátumok valamelyikében: (a) txt formátum (b) print formátum (c) csv formátum (d) dbf formátum (e) mdb formátum (f)

xls formátum

(g) xml (APEH által definiált) formátum Az elektronikus számlának vagy eleve e formátumok valamelyikében (is) kell készülnie, vagy e formátumok valamelyikébe utólag át kell tudni konvertálni. 2) Az APEH az elektronikus számla ellenőrzése során az alábbi területeket vizsgálja kiemelten: 

a számlák kötelező tartalmi elemei



a vevőkkel kötött előzetes írásbeli szerződés és annak tartalma





az elektronikus számlázást leíró belső szabályzat



az elektronikus számlázási rendszer és könyvelési rendszer kapcsolata



elektronikus aláírás és időbélyegző megfelelősége



elektronikus számlák szúrópróbaszerű ellenőrzése

13/13

Az APEH az elektronikus számlázással összefüggő technikai megoldásokat nem önálló, külön eljárás során, hanem kizárólag tényleges adóellenőrzés keretében jogosult vizsgálni.


BEFOGADÓI TÁJÉKOZTATÓ V 1.0. Tájékoztató anyag az elektronikus számlabefogadó oldal számára

Recommend Documents