Basishandleiding PowerPoint 2003 1. Wat is PowerPoint? .......................................................................................................................................... 2 2. PowerPoint starten ........................................................................................................................................... 2 3. Algemene vormgeving ...................................................................................................................................... 3 3.1 Slide Design ......................................................................................................................................... 3 3.2 Achtergrond .......................................................................................................................................... 3 3.3 Lettertype.............................................................................................................................................. 3 3.4 Lay-out.................................................................................................................................................. 3 4. De eerste dia .................................................................................................................................................... 4 4.1 Een nieuwe dia ..................................................................................................................................... 4 4.2 Titel toevoegen aan een dia ................................................................................................................. 4 4.3 Aantekeningen toevoegen.................................................................................................................... 4 4.4 Opsommingstekens.............................................................................................................................. 4 4.5 Boven- en onderschrift toevoegen ....................................................................................................... 4 5. Afbeeldingen, links, geluid, video ..................................................................................................................... 5 5.1 Afbeeldingen toevoegen....................................................................................................................... 5 5.2 Hyperlink toevoegen............................................................................................................................. 5 5.3 Geluids- of videobestanden toevoegen................................................................................................ 6 5.4 Comprimeren van afbeeldingen ........................................................................................................... 6 5.5 Aanpassen van afbeeldingen ............................................................................................................... 7 6. Dia’s weergeven, ordenen en verwijderen ....................................................................................................... 8 6.1 Weergaveopties.................................................................................................................................... 8 6.2 De volgorde van de dia’s aanpassen ................................................................................................... 8 6.3 Dia’s verwijderen .................................................................................................................................. 8 7. Speciale effecten .............................................................................................................................................. 9 7.1 Speciale effecten toevoegen ................................................................................................................ 9 7.2 Speciale effecten bij de dia-overgang .................................................................................................. 9 7.3 Speciale effecten bij de overgang tussen de elementen op één dia ................................................... 9 8. De definitieve presentatie ............................................................................................................................... 10 8.1 Een presentatie opslaan..................................................................................................................... 10 8.2 PowerPoint afsluiten........................................................................................................................... 10 8.3 Het maken van handouts voor uw presentatie................................................................................... 10 8.4 Het maken van uw eigen handout met aantekeningen...................................................................... 10 8.5 Een presentatie geven ....................................................................................................................... 10 9. Advanced topics ............................................................................................................................................. 11 9.1 Een Master Template maken en gebruiken ....................................................................................... 11 9.2 Vuistregels voor beeld en geluid ........................................................................................................ 12 9.3 Downloaden van een afbeelding uit DigiTool..................................................................................... 12 9.4 Flash videobestanden toevoegen ...................................................................................................... 13 9.5 YouTube videobestanden toevoegen ................................................................................................ 13 9.6 De PowerPoint-presentatie voorbereiden voor Blackboard............................................................... 14 9.7 De PowerPoint-presentatie op Blackboard plaatsen ......................................................................... 15
Blackboard Helpdesk Faculteit der Geesteswetenschappen
Auteurs:
Sanne Arens, Maarten Hijzelendoorn, Lucia van den Brink
Heeft u nog vragen over PowerPoint? Neem dan contact op met de Blackboard helpdesk van de Faculteit der Geesteswetenschappen. Wij helpen u graag verder!
Adres: Faculteit der Geesteswetenschappen/IFZ Lipsius-gebouw Cleveringaplaats 1
Kamer: Telefoon: E-mail: Internet:
132 071-527 2773
[email protected] Website
1
1. Wat is PowerPoint? Powerpoint 2003 is een versie van het grafisch presentatieprogramma van Microsoft en maakt integraal deel uit van de Microsoft Office 2003-suite. PowerPoint neemt u vanaf het allereerste scherm aan de hand en leidt u door het gehele proces van het maken van een presentatie. Nadat de presentatie is afgerond, kan PowerPoint het resultaat afdrukken op papier zodat u de pagina’s kunt uitdelen.
2. PowerPoint starten 1. Als u bent ingelogd op een computer, klikt u op de knop Start linksonder op de taakbalk. 2. Kies vervolgens Programs > Microsoft Office > Microsoft PowerPoint Nu u het programma PowerPoint heeft geopend, krijgt u onderstaande afbeelding te zien:
2
3. Algemene vormgeving Wanneer u de standaard template liever niet gebruikt, kunt u de vormgeving aanpassen. Dit kunt u doen voor het Slide Design, de achtergrond, het lettertype en de lay-out. Denk ook aan een goed (kleur)contrast tussen tekst en achtergrond. Vermijd de kleurcombinaties rood-groen, zwart-rood, wit-geel en groen-blauw.
3.1 Slide Design 1. Klik Format 2. Klik Slide Design 3. Kies uit de opties aan de rechterkant van uw beeldscherm een gewenste achtergrond. PowerPoint maakt dan automatisch voor alle dia’s deze achtergrond aan. Opmerking. “Het is richtlijn van de faculteit FGW om in ieder geval voor externe communicatie, bijv. presentaties tijdens open dagen, het basistemplate van de Universiteit Leiden te gebruiken vanwege de uniformiteit naar buiten toe. Voor interne presentaties, hoorcolleges e.d. kan hiervan worden afgeweken.”
3.2 Achtergrond Mocht u voor bepaalde dia’s een andere achtergrond willen gebruiken, dan kunt u via Format andere achtergronden kiezen: 1. Klik Format 2. Klik Background 3. Klik op het pijltje van het dropdown menu. Onder More colors of Fill effects kunt u uit meer opties kiezen. 4. Klik Apply om de achtergrond van de huidige dia te wijzigen 5. Wilt u dit voor alle dia’s gebruiken, kies dan Apply to all
3.3 Lettertype U kunt het lettertype van de dia’s veranderen: 1. 2. 3. 4. 5.
Selecteer de tekst in de dia Klik Format Klik Font Kies het gewenste lettertype en kleur Kies OK
NB. Voor lopende elektronische teksten (d.w.z. die van een beeldscherm worden gelezen), is het duidelijker om een schreefloos lettertype te gebruiken, zoals Arial of Verdana (deze tekst is in Verdana). Als u kopjes zou willen maken op een dia (..) vallen deze beter op in een lettertype mèt een schreef, zoals Times New Roman (dit is Times New Roman). De huisstijllettertypes van de Universiteit Leiden voor gedrukte teksten zijn Minion en Bell Centennial. Minion is een schreefletter voor lopende tekst; Bell is een schreefloze letter die bedoeld is voor koppen en advertentieteksten. Zie ook http://www.communicatie.leidenuniv.nl/huisstijl/.
3.4 Lay-out U kunt een andere lay-out voor de dia kiezen: 1. Klik Format 2. Klik Slide Layout 3. Kies de gewenste layout in de balk rechts in het scherm
3
4. De eerste dia 4.1 Een nieuwe dia 1. Klik op de knop New Slide in de menubalk rechts bovenin. 2. U kunt ook uit de menubalk de optie Insert > New Slide selecteren (of via de sneltoetsen Ctrl + M). 3. U krijgt nu automatisch een tweede dia. 4. Voeg ook de andere dia’s op bovenstaande wijze toe.
4.2 Titel toevoegen aan een dia Om tekst aan de dia (ook wel sheet of slide genoemd) toe te voegen: 1. Klik op Klik om een titel te maken en geef een naam aan uw presentatie 2. Zet eventueel ook informatie in het kader Klik om een subtitel te maken (Mocht de eerste dia niet verschijnen, klik dan op New onder File en kies vervolgens Blank Presentation rechts in het scherm.)
4.3 Aantekeningen toevoegen In een apart venster onder de dia kunt u aantekeningen (Notes) toevoegen die te maken hebben met de dia, bijv. zaken die u in uw presentatie over deze dia niet moet vergeten, links naar relevante andere onderwerpen, artikelen, auteurs, sites, maar ook bronvermeldingen van afbeeldingen en citaten. Tijdens de presentatie worden de Notes niet afgebeeld bij de dia. U kunt de Notes wel tegelijk met de dia’s afdrukken (zie § 8.4). De ruimte voor aantekeningen is groot, maar niet onbeperkt.
4.4 Opsommingstekens Opsommingstekens maakt u met de Tab-toets en verwijdert u met Shift + Tab. In het menu Format, Bullets and Numbering stelt u in hoe opsommingstekens er uit moeten zien, bijv. 1., 1), I, A) enz.
4.5 Boven- en onderschrift toevoegen U kunt net als in een Word-bestand een header en footer gebruiken. Deze komt dan op alle dia’s terug. Dit kan bijvoorbeeld uw naam of uw functie zijn en/of datum en dia nummer: 1. 2. 3. 4. 5.
Klik View Klik Header and Footer Selecteer het tabblad Slide Vink de gewenste opties aan (of uit) Klik tenslotte Apply to all of Apply
4
5. Afbeeldingen, links, geluid, video 5.1 Afbeeldingen toevoegen 1. Selecteer een dia waarin u een afbeelding wilt toevoegen. 2. Klik op Insert 3. Klik Picture 4. Kies From File 5. Selecteer de afbeelding 6. Klik Insert Alternatief: kopieer de afbeelding (Copy: Ctrl + C) en plak hem in de dia (Paste: Ctrl + V). Een afbeelding kan ter plekke worden vergoot, verkleind en geroteerd (zie de paragraaf 5.5, Aanpassen van afbeeldingen ) en gecomprimeerd (zie de paragraaf 5.4 Comprimeren van afbeeldingen). Zie ook de paragraaf Vuistregels voor beeld en geluid in hoofdstuk 9. De Universiteit Leiden beschikt over een eigen Universitaire beeldbank, waarin op trefwoord kan worden gezocht. Wel moet eerst een apart account worden aangevraagd. Het gaat hier om hoge-resolutie afbeeldingen. Voor eenvoudiger toepassingen, zoals Tridion, maar ook voor PowerPoint-presentaties is er – zonder te hoeven inloggen – toegang tot lagere resolutie afbeeldingen (200px en 400px) via Tridion Image Search. Vul de gewenste zoekterm in (of: hum, geesteswetenschappen, forum e.d.). Vul voor 200px afbeeldingen Links/Rechts in bij “als” en voor 400px afbeeldingen Onder/Boven. Kies de gewenste afbeelding. Klik er op; de afbeelding wordt vergroot weergegeven. Klik er met de rechter muisknop op en kies Save As. Sla de afbeelding op uw eigen computer op. Voor vragen over de afbeeldingen, bijv. de afbeelding in originele resolutie, kunt u terecht bij
[email protected]. Disclaimer: “In de Beeldbank van de Universiteit Leiden opgenomen afbeeldingen mogen uitsluitend op de universitaire website en in drukwerk van de universiteit worden gebruikt. Voor plaatsing op andere plekken moet eerst contact opgenomen worden met de fotograaf. Wij gaan ervan uit dat de aanbieder van beeldmateriaal en de maker van de beelden, een overeenkomst hebben over de gebruiksrechten ervan. Als de afbeelding een portret betreft, gaan wij ervan uit dat de geportretteerde toestemming heeft gegeven voor het gebruik ervan zoals beschreven in de eerste regel.”
Op internet zijn diverse websites met rechtenvrije, niet-commercieel te gebruiken afbeeldingen, bijv. www.flickr.com, http://skout.co.za en http://www.morguefile.com. Of zoek op Google Afbeeldingen > Geavanceerd zoeken (http://www.google.nl/advanced_image_search?hl=nl) naar afbeeldingen met een licentie die hergebruik toestaat (bijv. Creative Commons); selecteer bij Gebruiksrechten de optie gelabeld voor hergebruik.
5.2 Hyperlink toevoegen Om tijdens de presentatie direct naar een site op internet te kunnen surfen, kunt u gebruik maken van een hyperlink: 1. 2. 3. 4.
Selecteer de tekst in de dia die als hyperlink dient Klik Insert Klik Hyperlink (Ctrl+K) Typ de URL (internetadres bijv. http://www.google.nl) van de webpagina in achter ‘Address’. 5. Klik OK
U moet er wel rekening mee houden dat een hyperlink naar een pagina op internet verwijst en daarvoor heeft u een werkende internetverbinding nodig naast uw presentatie.
5
5.3 Geluids- of videobestanden toevoegen Naast afbeeldingen kunnen er ook geluids- of videobestanden in een presentatie worden opgenomen. Dit werkt hetzelfde als het toevoegen van afbeeldingen. 1. 2. 3. 4.
Klik op Insert Ga naar Movies and Sounds Klik op Movie/Sound from File Zoek op uw computer naar het bestand dat u wilt invoegen. 5. Klik Insert 6. Stel in of het audio/videofragment automatisch start als de dia opent of nadat een knop is ingedrukt. PowerPoint accepteert geluidsbestanden van het type mp3, wav, aiff e.a. en videobestanden van het type avi, asf, mpeg en wmv. Het Flash videoformaat wordt niet zondermeer ondersteund, maar kan toch wel worden gebruikt (zie de paragraaf Flash videobestanden toevoegen in hoofdstuk 9). Let op: geluids- en/of videobestanden worden niet in de PowerPoint-presentatie opgeslagen (zie verder). Van belang voor het afspelen is om de geluids- en/of videobestanden te plaatsen in dezelfde map als waar de PowerPoint-presentatie staat en ernaar te linken zonder gebruik te maken van een stationsletter en/of pad- (directory) aanduiding. Als het geheel van uw PowerPoint-presentatie en op deze wijze gelinkte geluids- en/of videobestanden wordt samengebald in een zip-bestand, dan kan dit ene zip-bestand probleemloos worden gedistribueerd (bijv. op Blackboard – zie de paragraaf De PowerPoint-presentatie op Blackboard plaatsen in hoofdstuk 9) en worden afgespeeld. Overigens is het veel economischer en rechtentechnisch veel beter om te linken met een hyperlink naar geluids- of videobestanden op het internet. Zie ook de paragraaf Vuistregels voor beeld en geluid in hoofdstuk 9. Tijdens uw presentatie heeft u dan wel een werkende internetverbinding nodig.
5.4 Comprimeren van afbeeldingen Om de bestandsgrootte van de presentatie niet al te groot te maken, is het raadzaam om afbeeldingen op te slaan in het JPG (extensie .jpg) formaat. Dit is een gecomprimeerd formaat. Een bitmap-formaat (.bmp) slaat de afbeelding weliswaar scherper op, maar neemt daarvoor aanzienlijk meer ruimte in. Bovendien is het verschil in een PowerPoint-presentatie niet te zien. Een afbeelding die al in PowerPoint staat, kan alsnog worden gecomprimeerd. Dit gaat op de volgende manier: 1. Klik in de werkbalk Picture op Compress Picture (Indien de werkbalk niet aanwezig is: selecteer de afbeelding en klik op de rechtermuisknop, optie Show Picture Toolbar.) 2. Selecteer onder Change Resolution de optie Web/Screen. 3. Klik op OK
6
5.5 Aanpassen van afbeeldingen
Behalve het comprimeren van de afbeelding is het mogelijk om het formaat aan te passen. Dit kan op twee manieren: Via Format Picture: 1. Rechtsklik op de afbeelding en kies Format Picture. 2. Ga naar het tabblad Size 3. Geef bij Size and Rotate de juiste hoogte en breedte aan, of kies bij Scale voor het juiste percentage 4. Zorg ervoor dat de optie Lock aspect ratio aangevinkt is om de juiste verhoudingen te behouden. 5. Klik op OK Via verslepen: 1. Selecteer de afbeelding en ga naar één van de hoekpunten (aangegeven met een witte stip). 2. Houd de Shift-toets ingedrukt om de juiste verhoudingen te behouden. 3. Versleep de hoekpunten tot de afbeelding op het gewenste formaat is.
Voor het bijsnijden of uitsnijden van afbeeldingen zijn er ook twee manieren. Via Format Picture: 1. Klik op de afbeelding. De werkbalk Picture verschijnt. 2. Klik op de knop Crop. De hoek- en middelpunten van de afbeelding worden gemarkeerd met handgrepen. 3. Zet de muisaanwijzer op een van de handgrepen en trek de muis naar binnen. Als de muis wordt losgelaten, wordt het buitendeel afgesneden. 4. Beëindig het bijsnijden door nogmaals op de knop Crop te drukken. Met een apart grafisch programma, zoals Microsoft Paint of Irfanview. Het program ma Paint staat op elke Windows computer onder Start Programs Accessories.
7
6. Dia’s weergeven, ordenen en verwijderen
6.1 Weergaveopties U kunt tijdens het maken van de presentatie verschillende weergaveopties gebruiken. Linksonder in uw scherm ziet u de volgende iconen:
Normal View of Normale weergave: In de Normale weergave worden er drie verschillende deelvensters getoond: het grote venster met de onderhanden dia, links alle dia’s vertikaal op een rijtje, rechtsonder evt. aantekeningen (Notes).
Slide Sorter View of Diasorteerderweergave: In de diasorteerderweergave worden alle dia’s in rijen en kolommen gerangschikt; hiermee wordt de presentatie overzichtelijk weergegeven
Slide Show of Diavoorstelling: In deze weergave wordt de volledige presentatie van dia tot dia getoond, net als de reguliere diaserie in een projector. Dit is het eindresultaat. De Slideshow zal beginnen vanaf de dia die geselecteerd is. Klik op de Escape-knop van uw toetsenbord om de presentatie te beëindigden of gebruik uw rechtermuisknop en klik op End Show.
Om van weergave te wisselen, klikt u op een van de andere iconen. U kunt tevens de menuknop View gebruiken: 1. Klik op View 2. Klik op Normal, Slide Sorter of Slide Show. Wanneer u vanaf hier met de knop Slide Show uw voorstelling opstart, begint de Slide Show vanaf de eerste dia.
6.2 De volgorde van de dia’s aanpassen U kunt de volgorde van de sheets op twee manieren veranderen:
Drag and Drop: 1. Kies een view (Normal of Slide Sorter) 2. Selecteer de dia die u wilt verplaatsen, door erop te klikken. De slide die u geselecteerd heeft, wordt aangegeven door een donkerder kader. 3. Sleep vervolgens, door de muisknop ingedrukt te houden, bijvoorbeeld slide nummer 3 (zie plaatje) naar de positie tussen slide nummer 1 en slide nummer 2. 4. Laat de dia los om hem te plaatsen.
Plakken en knippen: 1. Kies uw View (Normal of Side Sorter) 2. Selecteer de sheet die u wilt verplaatsen door erop te klikken. Zodra u de sheet geselecteerd heeft, verschijnt er een donker kader rond de sheet 3. Klik op het Cut (Knippen) icoontje in de menubalk, of sneltoetsen Ctrl+X of kies ‘knippen’ uit het menu dat verschijnt na klikken op de rechtermuisknop. 4. Zet de cursor op de plek waar u de sheet wilt hebben 5. Klik Paste (Plakken) of gebruik rechtermuisknop ‘plakken’. (sneltoetsen Ctrl+V) 6. De dia verschijnt op de plek die u heeft aangegeven.
6.3 Dia’s verwijderen 1. Selecteer – in Normal View of in Slide Sorter View - de dia die u wilt verwijderen 2. Druk op de Delete-knop op uw toetsenbord. U kunt ook de dia selecteren en via uw rechtermuisknop de dia verwijderen (Delete Slide).
8
7. Speciale effecten 7.1 Speciale effecten toevoegen Het is mogelijk om met PowerPoint speciale effecten aan te brengen in uw presentatie. Deze speciale effecten kunnen opgedeeld worden in twee categorieën: effecten bij de diaovergang (dus de overgang tussen 2 dia’s) of effecten bij een speciaal element (opsommingtekens die één voor één op het scherm komen, letters die draaien, etc.)
7.2 Speciale effecten bij de dia-overgang 1. Selecteer de menuknop Slide Show > Slide Transition 2. Selecteer de sheets waaraan u een speciaal effect wilt toevoegen (houd de Shift-knop ingedrukt terwijl u de sheets met uw muis selecteert). U kunt ook in het scherm rechts klikken op Apply to All Slides, dan wordt het effect aan alle slides toegevoegd. 3. Selecteer rechts in het scherm één van de door u gewenste effecten. Als het vinkje AutoPreview (onderaan) aanstaat, ziet u een preview van het effect. Een veel gebruikt effect is bijvoorbeeld Fade Smoothly. 4. Extra opties die u kunt instellen is bijvoorbeeld het instellen van de snelheid en geluid van de diaovergang. U kunt ook instellen wanneer de volgende slide moet komen. Standaard komt deze na een muisklik (On Mouse click) maar u kunt ook instellen dat dit automatisch na een bepaald aantal secondes gebeurt (Automatically after).
7.3 Speciale effecten bij de overgang tussen de elementen op één dia 1. Selecteer eerst het element dat een animatie moet krijgen, zoals een bullet (zet de cursor achter de bullet), een stuk tekst of een plaatje. Ga daarna naar de menuknop Slide Show > Custom Animation. 2. Klik nu op Add Effect en er komen vier kopjes waaronder nieuwe effecten zitten. Een item laten verschijnen zit onder: Add Effect > Entrance > Appear. 3. Wanneer het effect begint (bijv. bij een muisklik), hoe snel het gaat en in welke volgorde kan in het scherm rechts worden ingesteld. 4. Zolang het vinkje AutoPreview (onderaan) aanstaat kunt u een effect selecteren en krijgt u daarvan meteen een preview. De meest gebruikte effecten zijn:
Entrance > Appear Het verschijnen van een element, bijv. bullet na bullet na een toetsaanslag. Entrance > Ascend of Fly In Een element (bullet) schuift vanaf onder in. Emphasis > Grow/Shrink Het element (bullet) wordt vergroot Motion Paths Met een Motion Path kunt u een element over de pagina heen laten schuiven. Dit kan zijn in een rechte lijn of u kunt zelf een spoor maken dat het element volgt. NB. Effecten moeten per dia worden ingesteld.
9
8. De definitieve presentatie
8.1 Een presentatie opslaan Wacht niet met het opslaan van een presentatie totdat u helemaal klaar bent, sla altijd regelmatig uw werk op! U kunt een bestand opslaan door op de knop Save te klikken of: 1. 2. 3. 4.
Klik op File Klik Save As (of sneltoetsen Ctrl+S) Geef de presentatie een naam Klik op Save
8.2 PowerPoint afsluiten Klik op het kruisje in de rechterbovenhoek van het programma om het te sluiten. Een andere manier om PowerPoint af te sluiten is door op File te klikken en vervolgens op Exit.
8.3 Het maken van handouts voor uw presentatie Het is handig voor uw publiek wanneer u uw dia’s ook in een papieren versie uitdeelt. 1. Klik op File 2. Ga naar Print 3. Selecteer onder ‘Print What’ de optie Handouts (m.b.v. het dropdown menu) 4. Vul achter Slides per page het gewenste aantal in (m.b.v. het dropdown menu) 5. Klik op OK. 6. Door bij Slides per page 3 in te vullen, wordt de opmaak zoals hiernaast. Dit is erg praktisch voor studenten die aantekeningen bij de afgedrukte dia’s willen maken. 7. Door bij het printen te kiezen voor een pdf-printer, wordt deze opmaak in pdf-vorm vastgelegd, die vervolgens op Blackboard kan worden ge-upload. U kunt uw handout natuurlijk ook gewoon meteen printen.
8.4 Het maken van uw eigen handout met aantekeningen Het is handig voor uzelf wanneer u behalve uw dia’s ook uw aantekeningen in papieren vorm afdrukt. Kies onder Print What dan voor Notes Pages. Op het bovenste deel van de pagina komt dan de dia en daaronder uw aantekeningen.
8.5 Een presentatie geven Als u de definitieve versie van uw presentatie wilt bekijken en/of hem wilt tonen: 1. Klik Slide Show in de menubalk 2. Kies View Show (of druk op F5 op uw toetsenbord) 3. Met een muisklik of d.m.v. Enter komt u bij de volgende dia. U kunt ook de pijltjestoetsen op uw toestenbord gebruiken 4. Als u een dia terug wilt, klikt u op de pijltjes op uw toetsenbord omhoog of naar links 5. Als u naar een willekeurige dia wilt, klik dan op de rechtermuisknop en selecteer via Go To Slide de door u gewenste dia 6. Klik op de rechtermuisknop en vervolgens End Show als u de presentatie wilt afsluiten (of druk op Esc op uw toetsenbord).
10
9. Advanced topics 9.1 Een Master Template maken en gebruiken Een Master Template is een door u gekozen vaststaande vormgeving. Dit is handig als u bijvoorbeeld een ontwerp meerdere keren wilt gebruiken. Dat kan dus inclusief uw header en footer zijn, het lettertype, etc. Hierdoor hoeft u niet telkens uw vormgeving te veranderen en staat bijvoorbeeld uw eigen logo steeds op dezelfde plaats in alle dia’s. Maar zie ook de aanwijzing in hoofdstuk 3 over Algemene vormgeving. 1. Open een nieuwe presentatie 2. Klik View > Klik Master > Klik Slide Master 3. U kunt nu de eerste slide van uw template maken en aanpassen (bijvoorbeeld de achtergrond en het lettertype) Vervolgens zijn er twee slides te zien, deze twee vormen een paar. De bovenste is een Slide Master oftwel het ontwerp voor alle slides. De onderste is de Title Master en deze onthoudt de layout voor de eerste (titel) slide. 4. Je kunt de Slide Master en de Title Master aanpassen door dingen toe te voegen of te verwijderen (Zie hoofdstuk 3, Algemene vormgeving). Voeg geen getypte tekst in, tenzij dit in elke slide moet verschijnen. 5. Een nieuw paar van een Slide Master en Title Master kan evt. gemaakt worden door met de rechtermuisknop in het slides overzicht te klikken en te kiezen voor New Slide Master en New Title master. 6. Ga vervolgens naar File > Save as en sla de file op. Let op: verander de file extensie naar .pot (Design template). Hetzelfde stappenplan kunt u doorlopen wanneer u het template van een (oude) gevulde PowerPoint-presentatie wilt opslaan. Alleen slaat u in dit geval stap 1 over en opent u uw gevulde PowerPoint-presentatie. Het gebruiken van de Master Template gaat als volgt: 1. Open een nieuwe presentatie 2. Ga naar Format > Slide Design 3. Rechts verschijnt het schermpje Slide Design. Het kan zijn dat de nieuwe template er al tussen zit. Als dit niet het geval is, klik dan op Browse om op de computer naar de .pot file te zoeken.
11
9.2 Vuistregels voor beeld en geluid Onderstaande vuistregels zijn afkomstig van het Auteursrechteninformatiepunt van de UB. 1. “Linken mag altijd! Linken naar plaatjes, filmpjes of ander materiaal online is altijd toegestaan! 2. Afbeeldingen met een licentie die hergebruik toestaat (bv. Creative Commons) kunt u zonder problemen opnemen in Blackboard. U kunt hierop zoeken via Google Afbeeldingen > Geavanceerd zoeken (selecteer bij Gebruiksrechten de optie gelabeld voor hergebruik). Voor meer informatie over Creative Commons licenties vindt u hier meer uitleg. 3. Het citaatrecht staat ook toe dat u afbeeldingen, kunstwerken, foto’s en korte video- of audiofragmenten mag citeren en hergebruiken in Blackboard. Het citaat moet echter wel functioneel zijn, en dus niet alleen maar ter versiering of opleuking. 4. Of het embedden van materiaal zoals filmpjes in Blackboard is toegestaan, staat nog ter discussie. Hier is helaas nog geen eenduidig antwoord op te geven. U kunt dus ook hier beter gebruik maken van een link naar het materiaal. Zie ook de Blackboard Basishandleiding voor docenten op onze website. 5. Geef bij elk soort materiaal altijd een goede bronvermelding! 6. Heeft u nog twijfels of vragen? Zoek meer informatie op de uitgebreide sites van het Auteursrechteninformatiepunt over Auteursrecht en Blackboard of stap naar uw contactpersoon.” Linken i.p.v. embedden is rechtentechnisch niet alleen veel beter, maar ook veel economischer voor de omvang van uw PowerPoint-presentatie.
9.3 Downloaden van een afbeelding uit DigiTool De inhoud van het vm. Digibeeld is geconverteerd naar DigiTool en wordt ontsloten via de website Digital Humanities. 1. Ga naar de website van Digital Humanities. Log desgevraagd in met uw ULCNaccountgegevens. (In de toekomst zal apart inloggen voor deze dienst niet meer nodig zijn.) 2. Zoek de gewenste afbeelding op 3. Klik op de afbeelding om deze te openen 4. Klik op de rechtermuisknop en kies voor de optie Save Picture As 5. Kies de gewenste locatie en geef de afbeelding een duidelijke bestandsnaam 6. Klik op Save 7. Voeg de afbeelding toe aan uw PowerPoint-presentatie. 8. Maar: als het om een niet-rechtenvrije afbeelding gaat, is het beter om een hyperlink naar de afbeelding in uw PowerPoint-presentatie op te nemen. Kies dan voor Linking to this object. Kopieer de URL of this object (in viewer) en plak deze hyperlink in uw PowerPoint-presentatie. Nadeel hiervan is dat u tijdens uw presentatie moet beschikken over een werkende internetverbinding en dat de afbeelding tijdens uw presentatie in een apart venster wordt geopend.
12
9.4 Flash videobestanden toevoegen Wees er van verzekerd dat de ActiveX component voor Shockwave Flash op uw computer geïnstalleerd is. 1. 2. 3. 4. 5.
Start Internet Explorer Ga naar menu Tools, Manage Add-ons Enable or disable add-ons Controleer in de lijst dat Shockwave Flash Object er tussen staat. Zo niet, download dan de meest recente versie van http://get.adobe.com/nl/flashplayer/. Controleer het nummer van de geïnstalleerde versie via http://www.adobe.com/software/flash/about/. 6. Start PowerPoint 7. Maak een nieuwe lege dia 8. Zorg dat de werkbalk Control Toolbox (“Werkset Besturingselementen”) in beeld is: menu View, Toolbars, Control Toolbox.
9. Klik op het symbooltje met hamer en sleutel (rechts) en kies in de lijst voor Shockwave Flash Object. Sluit de Control Toolbox: druk op de knop . 10. De muis verandert nu in een +. Trek hiermee een rechthoek ter grootte van het Flash filmpje. 11. Klik met de rechter muisknop op de rechthoek en kies Properties. 12. Vul bij de eigenschap Movie de bestandsnaam van de Flash movie in (zonder stationsen directorynamen!). De extensie van een Flash movie is doorgaans .swf. 13. Vul bij de eigenschap Playing de waarde False in, zodat de video pas begint met afspelen als u op een startknop drukt. 14. Als de eigenschap EmbedMovie op True wordt gezet, wordt de Flash movie ingebed in de PowerPoint-presentatie (dus ín het .ppt bestand). Het .ppt bestand kan hierdoor wel zeer groot worden. 15. Vul bij de eigenschap Loop de waarde False in, zodat de video niet permanent opnieuw wordt afgespeeld.
9.5 YouTube videobestanden toevoegen YouTube videobestanden zijn meestal Flash videobestanden. Zie de paragraaf Flash videobestanden toevoegen. 1. Zoek op YouTube een video, bijv. “Embed YouTube Videos in PP2003” op http://www.youtube.com/watch?v=s1MUUBhhRAg&NR=1. 2. Kopieer de URL. 3. Plak de URL in een tekstverwerker, bijv. Word. 4. Vervang het symbool = door / 5. Verwijder de uitdrukking watch? 6. Kopieer de aldus gewijzigde URL: http://www.youtube.com/v/s1MUUBhhRAg&NR=1 7. Sluit de tekstverwerker. Het is niet nodig het document op te slaan. 8. Vul bij de eigenschap Movie de gewijzigde URL in.
13
9.6 De PowerPoint-presentatie voorbereiden voor Blackboard Eenvoudige PowerPoint-presentaties bestaan uit 1 bestand, een bestand met de extensie .ppt. Als dit bestand op Blackboard wordt gezet, kan het door dubbel aanklikken rechtstreeks worden geopend, mits de student beschikt over PowerPoint. Bijzondere lettertypes PowerPoint-presentaties waarin bijzondere lettertypes voorkomen waarvan niet verwacht mag worden dat iedereen daarover beschikt – bijv. omdat u de presentatie ontwikkelt op een Windows machine, terwijl enkele van uw studenten een Mac computer gebruiken – , zijn niet zondermeer op de juiste manier afspeelbaar. Het verdient daarom aanbeveling om lettertypes in te sluiten in de PowerPoint-presentatie (dus ín het .ppt bestand). Kies menu Tools, Options, tabblad Save en vink de optie Embed True Type fonts aan. Afbeeldingen Zorg ervoor dat afbeelding gecomprimeerd zijn. Zie §5.4. Geluidsbestanden Geluidsbestanden (wav) tot een bepaalde grootte (aantal Kb of Mb) worden door PowerPoint automatisch in de PowerPoint-presentatie opgenomen. Geluidsbestanden die groter dan deze omvang zijn, worden extern opgeslagen (in een apart bestand), waar naartoe vanuit de PowerPoint-presentatie kan worden gelinkt. De grens waarboven geluidsbestanden buiten de PowerPoint-presentatie worden opgeslagen, wordt ingesteld via 1. Klik Tools 2. Klik Options 3. tabblad General 4. Link sound files with file size greater than 100 Kb. Hier kan een waarde tussen 1Kb-50Mb worden opgegeven. Door een zeer hoge waarde op te geven, worden alle geluidsfragmenten ín het .ppt bestand opgenomen. Let wel: hoe groter het .ppt bestand wordt, hoe langer het duurt om het te uploaden, maar ook om het te downloaden door studenten. Naar geluidsbestanden die op internet staan, kan beter worden verwezen met een hyperlink. Videobestanden Buiten Flash bestanden (zie boven) kunnen videobestanden niet in PowerPoint worden embed. Als u toch filmpjes in uw PowerPoint-presentatie heeft, is het raadzaam om van de PowerPoint-presentatie en de filmpjes een zip-bestand te maken. Zorg er bij het maken van de PowerPoint-presentatie voor dat de videobestanden in dezelfde map staan als waar de PowerPoint-presentatie staat en link ernaar zonder gebruik te maken van een stationsletter en/of pad- (directory) naam. Het ene zip-bestand kan worden gedistribueerd of op Blackboard worden geplaatst. Het zip-bestand kan op Blackboard worden geopend waarna de PowerPointpresentatie kan worden gestart, inclusief de videobestanden (en zonder het zip-bestand uit te hoeven pakken). Deze werkwijze lijkt dus sterk op de werkwijze zoals die geldt voor het openen van één .ppt bestand; er zit slechts één stap tussen, nl. het openen van het zip-bestand.
14
9.7 De PowerPoint-presentatie op Blackboard plaatsen Er zijn twee opties voor het uploaden van een PowerPoint presentatie naar Blackboard. De eerste mogelijkheid is het makkelijkst voor docenten, maar heeft enkele nadelen.
Optie 1: Het bestand volledig uploaden Met deze optie wordt het PowerPoint bestand niet aangepast, maar in zijn geheel op Blackboard gezet. Studenten zien, als ze dit bestand downloaden, hetzelfde als u wanneer u de file opent. Studenten hebben hiermee dus ook toegang tot uw Notes en kunnen de file op hun computer aanpassen. Ga naar Blackboard (http://blackboard.leidenuniv.nl) en log in Kies de cursus Ga naar bijv. Course Documents Kies voor Create Item Vul onder (1) “Content Information” de titel en de beschrijving in Klik onder (2) “Attach or Link Content” bij Attach Local File op Browse Zoek de PowerPoint-presentatie of het zip-bestand met de PowerPoint-presentatie + aparte geluids- en/of videobestanden op en voeg deze toe 8. Klik op Submit 9. Klik op OK Zie ook de Manual Blackboard for Instructors (Engelstalig).
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Optie 2: Een pdf maken. Deze optie zorgt ervoor dat de studenten een overzicht krijgen van de PowerPoint slides. Deze kunnen ze makkelijk printen en er zelf aantekeningen bij maken. Dit ziet er voor studenten als volgt uit (zie afbeelding). Let op: Dit kan alleen wanneer u bent ingelogd op het netwerk van Universiteit Leiden, omdat zich daar het pdfprogramma Bullzip bevindt. Overigens wordt de PowerPoint-presentatie als het ware ‘plat geslagen’; de PDF laat alle animaties en inkomende objecten van de slide zien zoals de slide er in laatste instantie uitziet. 1. Open het PowerPoint-bestand. 2. Ga naar File > Print 3. Selecteer Bullzip PDF Printer als printer. 4. Onderin het scherm vindt u Print What. Kies voor Handouts. 5. Nu wordt het vakje naast Handouts beschikbaar en kunt u de hoeveelheid slides per pagina selecteren. Wij raden u aan om 3 slides per pagina te kiezen, maar dit is afhankelijk van uw lettertype en de leesbaarheid hiervan. 6. Vervolgens drukt u op OK en in het volgende venster op Save As (als de bestandslocatie waar het opgeslagen wordt goed is). 7. Vervolgens kunt u het bestand naar Blackboard uploaden via Create Item. Zie daarvoor ook de Manual Blackboard for Instructors (Engelstalig).
15
