PowerPoint Ing. Petr Votava 2003
K čemu slouží PowerPoint Začneme vysvětlením, co je vlastně PowerPoint z balíčku produktů Microsoft Office. Je to softwarový produkt, který se obvykle řadí mezi kancelářské, ale také někdy grafické aplikace (programy). Jeho základní využití spočívá v tvorbě a publikací prezentací, může však posloužit i jako jednoduchý grafický program. Jako program společnosti Microsoft je plně podporován operačním systémem Windows. V Microsoft PowerPoint je zajištěna plná podpora grafických formátů typu: .emf, .jpg, .png, .bmp, .rle, .dib, .wmf a to bez grafického filtru. S grafickým filtrem je možno použít i některé verze souborů formátu typu: dxf, cgm, cdr, emf, gif, pcd, tif.
K čemu slouží prezentace Typická řešení prezentací, jak bývají zpravidla podle účelu členěna: • Propagace výrobků, služeb, myšlenek. • Marketingové materiály • Organizace firmy • Přednášky a školení • Samostudium, e-lerning • Firemní jednání • Pořady akcí
Možnosti publikování prezentací S PowerPointem můžeme zvolit jako výstupní formu jednu z následujících metod: • Promítání folií na zpětném projektoru. • Promítání 35mm diapozitivů na diaprojektoru. • Promítáni snímků na obrazovce počítače. • Promítaní snímků z počítače na plátno. • Automatická projekce na počítači. • Prezentace na síti nebo Internetu. • Výroba papírových materiálů. Jakou formu publikování prezentace zvolíte, závisí na aktuální příležitosti, typu a umístění předpokládaného publika možnostech technického vybavení.
Příprava a postup při tvorbě prezentace Pouštíte-li se do vytváření nové prezentace, měli byste mít na počátku alespoň rámcovou představu o tom, co, komu a proč chcete sdělit. Aby bylo prezentované sdělení přesné, účinné a nebylo nudné, je třeba si rozmyslet předem jednak obsahovou koncepci, ale i promyslet dobře vzhledovou stránku budoucí prezentace včetně doprovodných efektů a způsob jejího předvádění. Dále by jste měli zajistit potřebné zdroje informací a obsahové materiály.
Pár rad na začátek Když předvádíme prezentaci, měl by být na prvním místě její obsah. Používané nástroje, například animace a přechody, by měly zdůraznit důležité body prezentace, nikoli soustředit pozornost posluchačů na zvláštní efekty. Jestliže naši posluchači čtou zleva doprava, mohli bychom navrhnout animace snímků tak, aby jednotlivé body přilétaly zleva. Potom můžeme určitý bod zdůraznit tím, že přilétne zprava. Tato změna zaujme pozornost posluchačů a daný bod prezentace zdůrazní.
Tipy pro vystupování při prezentaci Celkový dojem a přijetí informací a myšlenek, které sdělujete publiku při předvádění prezentace, ovlivňují nejen promítané texty a pronášená slova, ale samozřejmě také vzhled promítaných snímků, ale zejména vaše vlastní vystupování a chování při prezentaci. Umění veřejného projevu je z části záležitostí osobního talentu, temperamentu či charismatu, dá se však do značné míry vycvičit a mnohé lze zdokonalit přípravou vlastního projevu, bezpečným zvládnutím ovládání projekce, seznámením se s prostředím, v němž se bude prezentace konat, a včasným zajištěním a vyzkoušením potřebné techniky. Několik nejdůležitějších rad a postupů: • Vyzkoušení • Zažité ovládání • Připravenost • Příprava místnosti • Osvětlení a úprava místnosti • Oblečení a chování • Tempo • Chyby a překlepy • Jazykový projev
Příprava pracovní plochy Pracovní plochu si připravíme tak, abychom měli na ploše ikony, či panely, které nejvíce potřebujeme. Tímto se vyhneme zdlouhavému vjíždění do nejrůznějších menu. Toto nastavení provedeme v menu Nástroje │ Vlastní. Nabídka Vlastní se dělí na Panely nástrojů – kde si můžeme na plochu přidat z řady panelů, které nám usnadní práci (např. Automatické tvary, běžné úkoly, WordArt …), vybraný panel zatrhneme. Nový panel posuneme někam ke kraji obrazovky, kde nám nebude překážet v práci na hlavní ploše. Dále se zde nachází záložka Příkazy, z které si můžeme přidat jakoukoliv ikonu z dané nabídky do
jakéhokoliv panelu chceme. Ikonu uchopíme myší (levým tlačítkem) a přesuneme na námi zvolený panel. Jako poslední se zde nachází záložka Možnosti ve které je si možno nastavit Velké ikony, Klávesové zkratky s názvy ikon apod.
Nastavení složky Možnosti V této složce je dobré si nastavit v záložce Ukládání odkud a kam se má naše prezentace ukládat. Dále je zde možno nastavit po jaké době se bude automaticky ukládat naše prezentace (důvodu obnovení po výpadku proudu nebo nějaké chybě systému.). Je zde také možnost si vybrat v
jaké podobě se bude naše budoucí prezentace ukládat (formát uložení – např.:Prezentace aplikace Microsoft PowerPoint 97, 95, 3.0 …) V záložce Úpravy si nastavíme počet kroků, které lze vrátit (Klávesová zkratka Ctrl+Z) v případě nějaké chyby či nechtěného výsledku.
Ovládací panely Standard a Formát Očíslované ikony: 1 2 3 4 5
25 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
6
7
8
26
Nová prezentace Otevření prezent. Uložení prezent. Odeslaní prezent. Hledání v prez. Tisk prezentace Náhled prezentace Kontrola pravopisu Vyjmout schránka Kopírovat schrán. Vložit schránka
9
10 11 12 13
14
15 16 17 18 19 20 21 22
27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
Kopie formátu Zpět Vpřed Vložit graf Vložit tabulku Tabulky a ohranič. Vložit hyp. odkaz Rozbalit vše Zobrazit formát Zobrazit mřížku Barva
23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
Měřítko zobrazení Nápověda Písmo Velikost písma Tučné písmo Kurzíva Podtržené Stín Zarovnat doleva Zarovnat na střed Zarovnat vpravo
40
23
41 34 35 36 37 38 39 40 41 42
24
42
Číslování Odrážky Zvětšit písmo Zmenšit písmo Zmenšit odsazení Zvětšit odsazení Barva písma Návrh snímku Vložení nov. sním.
Vytvoření nové prezentace Vytvořit novou prezentaci můžeme buď pomocí Stručného průvodce, Šablony návrhu, nebo si můžeme otevřít Prázdnou prezentaci.
Stručný průvodce Stručný průvodce vytvoří 8 až 12 snímků s navrženým obsahem, které můžeme změnit. Pomocí tlačítek Další a Zpět se v průvodci můžeme pohybovat po jednotlivých kapitolách a provádět výběr z nabídnutých možností. Po výběru ze všech možností klepneme na tlačítko dokončit. Tím skončila práce pro průvodce a zbytek je na nás jako běžných uživatelích. Další postup je popsán v kapitole Prázdná prezentace.
Šablona návrhu Aplikace PowerPoint obsahuje šablony návrhů (Soubory obsahující styly pro prezentaci, včetně velikosti typu odrážek a písem, velikosti a umístění zástupných symbolů, pozadí a výplně návrhu, barevných schémat, předlohy snímků a volitelné předlohy nadpisů.), které lze použít v prezentaci a dodat jí tak profesionální vzhled. Pomocí šablony návrhu si můžeme vybrat vzhled naší prezentace, tzn. podkladový obrázek vhodný pro naši prezentaci. Na výběr máme cca z 40 možných šablon. Pokud jsme si již vybrali, potvrdíme naši volbu buď tlačítkem OK, nebo dvojklikem na šablonu. Otevře se nám další dialogové okno, ve kterém si již vybereme rozvržení první stránky prezentace.
Prázdná prezentace Při výběru této možnosti se ihned dostáváme do pracovního prostředí PowerPointu. Otevře se nám dialogové okno, ve kterém si vybereme vzhled první obrazovky. Na výběr máme z 20-ti možných řešení.(Nadpisy, nadpis+text, nadpis+text+graf, nadpis+text+obrázek, nadpis+text+videosekvence,… ) Po výběru první stránky se nám ihned stránka zobrazí v pracovním prostření. Jedním kliknutím se dostaneme do vyznačené oblasti, kde si můžeme změnit text dle vlastních potřeb. Po vyplnění první stránky přidáme k naší prezentaci stránku další. Máme jako vždy více možností.Vložit - > Nový snímek,
Běžné úkoly - > Nový snímek (v nástrojové liště), nebo nejrychlejší cestou, pomocí klávesové zkratky Ctrl+M. Ať jsme zvolili libovolnou cestu zobrazí se nám opět okno, ze kterého si vybereme rozvržení další stránky. Záleží pouze na nás, kolik stránek a v jakém formátu vložíme. Jak vyplníme stránku, které má obsahovat tabulku? Vybereme si z nabízených stránek, tu, která obsahuje tabulky. Po vytvoření stránky klepneme do místa s tabulkou. Program se nás zeptá kolik řádků a sloupců má naše tabulka obsahovat. I kdybychom se poprvé nevešli do požadovaného počtu, můžeme si vždy tabulku rozšířit. Ovládání se stejné, jako v programu WORD. Tzn. zobrazil se nám nový pracovní panel, ve kterém jsou obsaženy všechny možnosti pro tvorbu tabulky. Jak vyplníme stránku, které má obsahovat graf? Vybereme si z nabízených stránek, tu, která obsahuje graf. (máme možnosti buď graf vpravo, text vlevo, nebo naopak) Po vytvoření stránky klepneme 2x do místa s grafem. Otevře se nám datový list. Zde můžeme zadávat jednotlivé hodnoty našeho grafu. Datový list nám připomíná prostředí programu EXCEL. Také je možné výsledky, které jsme dostali v EXCELu zkopírovat na náš datový list. Před sloupci i řádky je jedno pole volné. Sem napíšeme jména sloupců, či řádků. Po vyplnění všech potřebných hodnot datový list zavřeme křížkem v rohu listu. Změny se ihned projeví. Klepneme-li na oblast grafu pravým tlačítkem dostaneme lokální nabídku týkající se nastavení grafu, která obsahuje tyto položky: Formát oblasti grafu, Typ grafu, Možnosti grafu, Prostorové zobrazení, Datový list, Vymazat. Vymazat – vymaže celý graf Datový list – možnost změnit hodnoty grafu Prostorové zobrazení… – natočení grafu v prostoru Možnosti grafu… – nastavení vlastností jako v Excelu Typ grafu… – spojnicový, výsečový, 3D,… Formát oblasti grafu – písmo a vzorky Jak vyplníme stránku, která má obsahovat obrázek? Vybereme si z nabízených stránek, tu, která obsahuje obrázek. Po vytvoření stránky klepneme do místa s obrázkem (2x). Vybereme z nabízených obrázků ze seznamu. Pokud si chceme vybrat vlastní obrázek. Necháme si jej Importovat z jiného souboru, nebo pokud máme připojení na Internet, můžeme si obrázek stáhnou z oficiálního webu. Jak vyplníme stránku, které má obsahovat diagram? Vybereme si z nabízených stránek, tu, která obsahuje diagram. Po vytvoření stránky klepneme do místa s diagramem (2x). Otevře se nám Microsoft Organization Chart. Zde si vytvoříme celou strukturu diagramu. Diagram se vytváří pomocí tlačítek v liště. Vybereme si vyhovující buňku a myší klikneme na místo, kde se má buňka napojit. Na buňku jednou klikneme a doplníme potřebné údaje. Po provedení celého diagramu program Organization Chart zavřeme a necháme importovat do prezentace. Jak vyplníme stránku, které má obsahovat multimediální klip? Postup je analogický s výběrem obrázku. Jak vyplníme stránku, které má obsahovat objekt? Postup je analogický s výběrem obrázku.
Popis jednotlivých položek v menu Soubor obsahuje stejné položky jako v programu WORD, nebo EXCEL. Úpravy obsahuje stejné položky jako v programu WORD, nebo EXCEL, navíc zde najdeme položku Odstranit… snímek. Zobrazit se týká nastavení visuálních vlastností prezentace. (Záhlaví, zápatí, předlohy, komentáře, spuštění prezentace). Vložit obsahuje stejné položky jako v programu WORD, nebo EXCEL, navíc Je možno vložit Duplikát snímku, Snímky ze souboru a Snímky z osnovy. Formát obsahuje položky jako změna písma, která se týká aktuální oblasti, Rozvržení snímku a barevné schéma snímku, Pozadí…, Návrh snímku (to v tom případě, že jsme pracovali s novou prezentací a chtěli bychom barevně doladit prezentaci s tématem). Nástroje obsahuje stejné položky jako v programu WORD, nebo EXCEL, jen v položce Možnosti nemáme tolik voleb. Prezentace budeme se jí věnovat ve zvláštním bodě. Okno obsahuje stejné položky jako v programu WORD, nebo EXCEL. Nápověda obsahuje stejné možnosti jako nápověda jiných aplikací pod Windows.
Menu Prezentace V tomto menu nastavíme všechny visuální vlastnosti naší prezentace. Spustit prezentaci (F5) – po dokončení všech úprav si naši prezentaci můžeme prohlédnout. Klávesou F5 budeme prezentaci spouštět i při vlastním výstupu. Nastavit prezentaci – další možnosti nastavení prezentace. V dialogovém okně, které se nám otevře si nastavíme vlastnosti předvádění v okně, či celé obrazovce. Prohlížení prezentace, zdali se má prezentace neustále opakovat, tzn. běžet ve smyčce. (vhodné pro výstavy, není nutný fyzická přítomnost lektora). Předvádět bez mluveného komentáře, Předvádět bez animace, barvu pera (pro psaní poznámek), které snímky se mají prohlížet, zda bude přechod prováděn automaticky po určité době (časování), nebo, zda si lektor bude sám střídání snímků řídit. Pozn.: Pokud si nastavíme automatické opakování, je nutné zvolit vhodné časování. Můžeme také nastavit výstup na projektor, který se využívá ve velkých přednáškových sálech. Vyzkoušet časování – prověříme optimalizaci střídání snímků. Zaznamenat mluvený komentář – uložíme si vlastní mluvené slovo k prezentaci. Vysílání online – účastníci prezentace nemusejí být fyzicky přítomni v jedné
místnosti s předvádějícím, ale mohou být propojeni počítačovou sítí (Internet). Vysílání prezentace je možno provádět v přímém přenosu nebo lze prezentaci nejprve zaznamenat a v požadovaném čase spustit. Tlačítka akcí – vybereme si některé z tlačítek a tažením myši jej umístíme na stránku. Po vybrání místa se zobrazí dialogové okno, ve kterém tlačítku přiřadíme příkaz, který se vykoná po stisknutí tlačítka.(přechod na jiný snímek,spustit jiný program, přehrát zvuk). Nastavení akcí – má přímý vztah s Tlačítky akcí. Schémata animace – prezentaci můžeme obohatit o různé visuální efekty. Nastavíme jednotlivé efekty k jednotlivým snímkům i jednotlivým objektům na snímku(nadpis, text, graf,…). Všeho s mírou !!! Přehnané efekty zastíní myšlenky v celé prezentaci Vlastní animace -zde si může nadefinovat vlastní animace na snímcích. Přehrát - prohlédneme si ve zmenšeném okně, jak vypadají animace na snímku. Přechod snímku - upravíme přechod mezi jednotlivými snímky. Máme na výběr 40 možností. Tady si musí vybrat každý Skrýt snímek – zakryje aktuální snímek, ten se v prezentaci nezobrazí Vlastní prezentace – vybereme si pouze některé snímky, které chceme ukázat, nikoli celou prezentaci. Co je vlastní prezentace? Prezentace v prezentaci, ve které seskupíme snímky v existující prezentaci tak, že je možné zobrazit danou část prezentace před určitými posluchači.
Nastavení časování a efektů v prezentaci Animace se v PowerPointu používají ke zdůraznění věcí, k doplnění zamýšlené scény. Nejjednodušší je nastavení pomocí kliknutí pravého tlačítka myši na daný objekt, čímž se nám rozvine roleta ve které vybereme Přidat efekt. Lze také zadat Prezentace │ Vlastní animace což má stejný efekt. Navrhování animací lze zjednodušit použitím předvolených animačních schémat u položek na všech snímcích, vybraných snímcích nebo u některých položek na předloze snímků. V podokně úloh Vlastní animace můžete řídit způsob a dobu zobrazení položky na snímku během prezentace (položka může například přiletět zleva po klepnutí myši). Vlastní animace lze použít u položek na snímku, v zástupném symbolu nebo u odstavce (týká se odrážek i položek seznamu). Můžete například použít animaci příletu u všech položek nebo u jednoho odstavce v odrážkovém seznamu. Kromě předvolených nebo vlastních cest pohybu lze použít možnosti pro úvod, zdůraznění nebo závěr. Objekty se nám mohou animovat automaticky, nebo vyčkat zmáčknutí tlačítka myši. Toto se nám hodí třeba u prezentace, která je navržena pro zobrazování grafů, na kterých něco vysvětlujeme a nevíme, jak dlouhou dobu bude jednotlivý prvek potřebovat pozornost. U položky také lze použít více animací, takže daná položka s odrážkou může přilétnout a potom odlétnout. Většina možností animace obsahuje přidružené efekty, které lze zvolit. Tyto možnosti například zahrnují přehrání zvuku s animací. U textových animací lze obvykle použít efekt po písmenech, slovech či odstavcích (nadpis například přilétne po slovech, nikoli celý najednou). Náhled animace textu nebo objektů lze zobrazit pro jeden snímek nebo pro celou prezentaci. Každému objektu lze také nastavit jaký zvuk bude doprovázet jeho vstup na scénu. U textu( textového pole) lze nastavit přílet celý na jednou, po slovech nebo po písmenech. Pokud je text dělen do odstavců potom ho lze uvést v opačném pořadí, je li dělen na pododstavce potom si můžeme vybrat jejich pořadí pro jejich uvedení. U grafu lze uvést jednotlivé části odděleně čímž se může umocnit daný efekt.
Tlačítkem Přehrát si můžeme prohlednout, jak asi bude naše provedení vypadat. Okno náhledu, ale ne vždy zobrazuje věrnou skutečnost. Objektu lze také přidělit předem nadefinované objevení, nejprve si daný objekt označíme, pokud chceme označovat více objektů potom při jejich označování levým tlačítkem myši držíme SHIFT. Po označení všech objektů kterým chceme přisoudit stejné objevení zvolíme v menu Prezentace │Schémata animace a zde si vybereme jednu z nabízených možností. Nastavení přechodů mezi snímky: Zvolíme Zobrazit │ Řazení snímků, zde se nám ukáží jednotlivé snímky vedle sebe. Pravým tlačítkem myši klikneme na snímek u něhož chceme přechod realizovat. Zvolíme přechod snímku. Zde si zvolíme daný druh přechodu (Vodorovná a svislá roleta, přikrýt shora, šachovnice dolů, …) a jeho rychlost. Můžeme si také zvolit jestli se přechod uskuteční po klepnutí tlačítka myši nebo automaticky. Přechodu lze také přiřadit nějaký zvuk (předem nadefinovaný nebo vlastní, soubor musí mít koncovku .wav, není možno přidávat například soubory typu .mp3).
Časování snímků prezentace Nahrání časování při zkoušce časování prezentace: Klepnutím na nabídku Prezentace, příkaz Vyzkoušet časování spusťte prezentaci v režimu zkoušky časování. Jakmile budete připraveni přejít na další snímek, klepněte na tlačítko pro přechod na další snímek. Klepnutím na tlačítko Ano po skončení prezentace potvrďte, že souhlasíte s nastaveným časováním. Jestliže chcete časování vyzkoušet znovu, klepněte na tlačítko Ne. Nastavení časování ručně: Následující postup opakujte u každého snímku, pro který chcete nastavit časování. Na kartě Snímky vyberte v normálním zobrazení snímky, pro které chcete nastavit časování. V nabídce Prezentace klepněte na příkaz Přechod snímku. V části Přejít na snímek zaškrtněte políčko Automaticky po a do číselníku zadejte hodnotu určující v sekundách dobu, po kterou má být snímek zobrazen na obrazovce.
Nahrání mluveného komentáře nebo zvuku do prezentace Je možné, že budeme chtít k prezentaci přidat mluvený komentář z některého z následujících důvodů: • pro ty, kteří se nemohou prezentace zúčastnit • aby prezentace mohla proběhnout i bez lektora • aby bylo možné prezentaci spustit v síti Internet • z důvodu archivace - předvádějící může prezentaci později pustit a poslechnout si poznámky k prezentaci. K nahrávání mluveného komentáře musí být počítač vybaven zvukovou kartou a mikrofonem. Mluvený komentář můžeme nahrát před spuštěním prezentace nebo během ní s poznámkami účastníků. Pokud nechceme mluvený komentář k celé prezentaci, můžete zaznamenat pouze jednotlivé zvuky nebo poznámky k vybraným snímkům nebo objektům. Jestliže se rozhodneme něco v nahraném komentáři změnit, budete muset vymazat celou nahrávku a nahrát ji znovu. Protože hlasový komentář má přednost před všemi ostatními zvuky, bude při spuštění prezentace, která obsahuje jak mluvený komentář, tak i další zvuky, přehrán pouze mluvený komentář. Pokud se rozhodneme si mluvený komentář nahrát, pak zvolíme v menu Prezentace Zaznamenat mluvený komentář. Je zde možno si vybrat kvalitu nahrávky (čím vyšší kvalita tím více zabírá místa na disku, toto je důležité si hlavně uvědomit, pokud chceme využívat prezentace v síti Internet).
Poznámky lektora a podklady Každý snímek obsahuje poznámky, která zahrnují zmenšenou verzi snímku, a místo na poznámky lektora. Volba menu Zobrazit Poznámky. Tyto poznámky lze vytisknout a následně použít jako připomenutí nejdůležitějších bodů při předvádění prezentace. Jako pomůcku pro posluchače, která jim umožní snadnější sledování prezentace, můžeme také vytisknout podklady. Lze vytisknout dva, tři nebo šest snímků na stránku. Poznámky i podklady mají své předlohy, do kterých můžete přidávat položky, které se mají zobrazit na jednotlivých stránkách. Chceme-li zobrazit pouze obsah snímků, použijeme podklady. Jestliže chceme ke snímkům zahrnout také poznámky lektora, použijeme poznámky.
Uložení jako animace WWW Prezentaci lze také uložit jako soubor animace aplikace PowerPoint a vložit ji do dokumentu ve formátu HTML. Pomocí Přehrávače animací aplikace PowerPoint, což je doplněk přístupný zdarma na síti Internet, můžeme sledovat jeho automatické spuštění v prezentaci a přehrání v chráněném okně na stránce HTML. Pomocí Prohlížeče prezentací PowerPoint můžeme prezentace spustit i na počítačích, kde není aplikace PowerPoint nainstalována. Prohlížeč je aplikace, kterou můžeme volně dále šířit, a je k dispozici ve složce ValuPack na CD-ROM. Vylepšený Prohlížeč prezentací PowerPoint pro Windows 95 podporuje ochranu pomocí hesel a také podporuje hypertextové odkazy na jiné snímky a na adresy URL v síti WWW.
