Basis Data Di Access By Eko Travada S, ST, MT
Microsoft Access ➲
➲
Microsoft access adalah aplikasi yang dipaketkan bersama microsoft office Microsoft access merupakan aplikasi yang dapat digunakan membuat aplikasi basis data (database) mulai dari tabel hingga membuat interface ke user seperti form dan report
Memulai Microsoft Access ➲ ➲ ➲
➲ ➲ ➲
Buka microsoft access Pilih file – new Di kanan layar pilih Blank Database Tuliskan nama database Klik – Create Tampilan yang dihasilkan sebagai berikut :
Mengenal Objek di access Objek di access terdiri dari : ➲ Tabel : Berguna untuk membuat tabel ➲ Querry : Berguna untuk virtual tabel, Update tabel, delete tabel, transfre data dan proses lainnya untuk memanipulasi tabel ➲ Form : Untuk interface antara user dan tabel ➲ Report : Untuk membuat laporan - laporan
Membuat Tabel ➲ ➲ ➲ ➲ ➲ ➲ ➲ ➲ ➲
Pilih Objek tabel Pilih Create Table In Design View Tulis Nama Atribut di Kolom Field Tipe Data diisi disesuaikan jenis data yang diinput Set primary key (atribut yang unik) bila ada Simpan Tabel yang telah anda Buat dengan klik File – Save Beri nama tabel Close dengan mengklik tanda X di Editor Disain Tabel Bila ada pertanyaan Pilih No
Mengenal tipe data dalam mendisain tabel Tipe data adalah jenis data yang didefinisikan pada saat membuat atribut/kolom tabel ➲ Dalam penentuan tipe data disesuaikan dengan hasil analisa isi data dalam kolom suatu tabel Contoh : ➲
Bin
Wine
date
Ready
3
Chardony
12/3/2007
2008
4
Buena Vista
11/3/2006
2007
5
Milan
9/3/2007
2008
Bila Dianalisa tabel diatas dapat kita lihat bahwa : •Bin bertipe angka karena menunjukkan nomor drum •Wine bertipe string/teks karena berisi data nama minuman •Date bertipe tanggal •Ready bertipe tahun dapat diekuivalensi dengan tipe bilangan bulat atau integer
Jenis jenis data di MS Access Text
➲ ● ●
Use for text or combinations of text and numbers, such as addresses, or for numbers that do not require calculations, such as phone numbers, part numbers, or postal codes. Stores up to 255 characters. The FieldSize property controls the maximum number of characters that can be entered.
Memo
➲ ● ●
Use for lengthy text and numbers, such as notes or descriptions. Stores up to 65,536 characters.
Number
➲ ● ●
Use for data to be included in mathematical calculations, except calculations involving money (use Currency type). Stores 1, 2, 4, or 8 bytes; stores 16 bytes for Replication ID (GUID). The FieldSize property defines the specific Number type.
Date/Time
➲ ● ●
Use for dates and times. Stores 8 bytes.
Currency
➲ ● ●
Use for currency values and to prevent rounding off during calculations. Stores 8 bytes.
AutoNumber
➲ ● ●
Use for unique sequential (incrementing by 1) or random numbers that are automatically inserted when a record is added. Stores 4 bytes; stores 16 bytes for Replication ID (GUID).
Yes/No
➲ ● ●
Use for data that can be only one of two possible values, such as Yes/No, True/False, On/Off. Null values are not allowed. Stores 1 bit.
OLE Object
➲ ● ●
Use for OLE objects (such as Microsoft Word documents, Microsoft Excel spreadsheets, pictures, sounds, or other binary data) that were created in other programs using the OLE protocol. Stores up to 1 gigabyte (limited by disk space).
Hyperlink
➲ ● ●
Use for hyperlinks. A hyperlink can be a UNC path or a URL. Stores up to 64,000 characters.
Lookup Wizard
➲ ● ●
Use to create a field that allows you to choose a value from another table or from a list of values using a combo box— -choosing this option in the data type list starts a wizard to define this for you. Requires the same storage size as the primary key that corresponds to the Lookup field— -typically 4 bytes.
Mengisi Data Ke Dalam Tabel Klik 2 kali di icon Tabel Yang telah Dibuat ➲ Isi Data Dalam Tabel dengan mengetiknya di lokasi atribut yang sesuai ➲
Menggunakan Querry ➲
Query adalah objek berikutnya yang tersedia di dalam Microsoft Access. Acess berguna untuk membuat virtual tabel (bukan tabel sebenarnya) dengan disain sesuai kebutuhan. Sumber dari virtual tabel adalah tabel yang telah dibuat di objek tabel. Atribut yang akan ditampilkan Nama Tabel Mengurutkan Data Syarat data yang akan ditampilkan
Menggunakan Query Menjalankan Query
➲ ● ●
➲
Dari objek pilih query – clik 2 x query in design View Pilih tabel yang akan digunakan dengan cara mengklik 2 x tabel yang ada
Misal ingin menampilkan data dari tabel data_cellar dengan atribut yang ditampilkan hanya Wine ,Bottles dan Ready maka anda klik 2 kali atribut Wine, Bottles dan Ready kemudian jalankan maka hasil yang didapat seperti berikut :
Setelah Diklik
Query Dengan Criteria ➲
Dalam mendisain Query dapat ditambahkan kriteria terhadap data yang akan ditampilkan. Misal data yang ingin ditampilkan adalah cellar yang ready diatas tahun 1999 maka di kolom ready pada baris criteria tambahkan >1999 Setelah Diklik
Query dengan Criteria ➲
Bila Criteria tidak pasti dapat menggunakan tanda like
*. ● ●
Contoh like b* maka ditampilkan semua data yang diawali dengan a dengan belakang huruf atau angka apapun Like *b* ditampilkan semua data yang memiliki huruf a dengan karakter didepan dan dibelakang a apapun Setelah Diklik
Membuat Tabel yang Berelasi 1. 2. 3. 4. 5. 6.
7. 9.
Buat DataBase dengan langkah sesuai slide 2 –3 Buat Tabel dengan memilih Create Tabel In Design View Isi nama atribut di kolom Field Beri Key di atribut dengan cara mengklik kanan di lokasi atribut Pilih Primary key Simpan Tabel yang telah dibuat Tutup Tabel Dengan Mengklik tanda X di editor Design View Lakukan cari yang sama untuk tabel berikut (Langkah 2 – 7)
Tabel Tabel Perpustakaan Buat Tabel Seperti Berikut
Membuat Relasi Tabel Pilih menu Tools – Relationship ➲ Pilih Tab Table ➲ Sorot Tabel yang direlasikan ➲ Klik Add/Klik 2 kali ➲ di tabel yang disorot ➲
Membuat Relasi Tabel Drag and Drop antara atribut yang berelasi maka akan muncul menu seperti berikut : ➲ Menu yang tampak Menunjukkan anda Telah merelasikan Antara tabel anggota Atribut kode_anggota Dan Tabel peminjam Dengan atribut Kode_anggota ➲ Anda beri Cheklist di Enforce Referencial Integrity ➲ Klik Create ➲ Lakukan Cara yang sama Untuk atribut lain berelasi ➲
Pengujian Tabel ➲
➲
Pengujian disini adalah untuk memastikan disain tabel telah benar Materi Yang diuji : ● ●
Atribut yang menjadi key telah berfungsi Relasi sebagai Referential Integrator telah berfungsi untuk menjamin konsistensi Data
Contoh Pengujian Tabel Isi Tabel Kode Anggota Menguji Primary Key :Data Berikut yang diarsir tidak Kode_anggota Nama_anggota bisa disalin Bila Primary 12 Reni Key telah berfungsi 12 Dini ➲ Bila Data yang diarsir Dap13 Sony at Diisi maka masih ada kesalahan Disain Kode_buku Nama Buku Penerbit Tahun Menguji Referential Integrity Terbit ➲ Data yang diarsir tidak bisa A1 Pascal Airlangga 2004 diisi ke tabel A2 Manajemen Salemba 2003 peminjaman, ,bila dapat diA3 C++ Airlangga 2002 isi maka masih terjadi kesalahan Kode_anggota Kode_buku Tgl_pinjam Tgl_kembali disain ➲
12
A1
2/3/2007
2/4/2007
12
A4
2/4/2007
10/4/2007
13
A3
2/4/2007
10/4/2007
Query ➲
➲
➲
➲
Sumber Data dari query adalah tabel yang telah dibuat query adalah Virtual tabel yang dapat didisain sesuai kebutuhan. query umumnya digunakan sebagai sumber data untuk membuat Form dan Report Pembuatan query dapat menggunakan Tabel Bantu atau mengetikkan langsung Perintah SQL
Menggunakan query Pilih Objek query Klik Create query By Design View Contoh Bila Kita ingin memperlihatkan data kode_anggota beserta Buku yang dipinjam maka
➲ ➲ ➲ ● ● ●
Pilih Tabel yang akan dibuatkan query yaitu tabel anggota, tabel peminjaman dan tabel buku Pilih atribut yang akan digunakan dengan cara mengklik 2 kali di tabel yang nampak Dari tabel anggota pilih Atribut nama Anggota, dari tabel buku pilih atribut Nama Buku, dari tabel peminjaman pilih atribut tgl_pinjam dan tgl_kembali
Create Querry Select Select queries What is a select query? ➲ A select query is the most common type of query. You use it to: ● ● ● ● ● ● ●
Retrieve data from one or more tables by using criteria you specify and then display the data in the order you want. Update records in the datasheet of a select query (with some restrictions). Group records and calculate sums, counts, averages, and other types of totals. Bring together data from multiple tables and sort it in a particular order. Perform calculations on groups of records. Bring together data from multiple tables and sort it in a particular order. Perform calculations on groups of records.
Create Query Select Creating a select query
➲ ●
● ●
● ●
You create a query with a wizard or from scratch in query Design view. In Design view, you specify the data you want to work with by adding the tables or queries that contain the data, and then by filling in the design grid. Field lists show the fields in the tables or queries you add to your query. A join line tells Microsoft Access how data in one table or query is related to data in another table or query. You add fields to the design grid by dragging them to the field lists. The fields, sort order, and criteria you add to the design grid determine what you will see in the query's results.
Menjalankan query Untuk menjalankan query yang telah dibuat pilih menu View – Datasheet View atau klik ikon Maka akan tampil sebagai berikut :
Bila anda lihat hasilnya dengan menggunakan query kita dapat menggabungkan data – data antara tabel yang berelasi
Query Dengan Prasyarat ➲
➲
Kita dapat menampilkan data dengan menggunakan Query dengan menambahkan syarat-syarat data yang akan ditampilkan. Contoh Bila ingin menampilkan data buku yang dipinjam Rudi dapat dituliskan seperti nama rudi di kolom nama_anggota
Criteria
Membuat FORM ➲
➲
➲
Objek Form merupakan bentuk lain dari interface yang dapat digunakan user dalam bentuk yang user friendly. Dalam membuat FORM dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu dengan menggunakan Wizzard (penuntun) atau dengan cara manual. Sumber data untuk form dapat menggunakan tabel atau query
Membuat FORM dg data dari tabel Contoh bila membuat Form input dengan sumber data dari sebuah tabel maka langkah pembuatan :
➲
Pilih Objek Form ● Klik 2 x Create Form By Using Wizzard Maka akan tampil seperti berikut ● Pilih tabe; atau queery yang akan digunakan ● Pilih atribut yang akan ditampilkan dengan menyorot atribut kemudian klik > ● Klik Next untuk mengatur tampilan ● Terus pilih next dan yang terakhir finish ● Maka hasil didapat sebg berikut ●
Editing dengan menambah label di Form ➲ ➲ ➲ ➲ ➲ ➲ ➲ ➲
Aktifkan Form yang akan diedit Dari menu pilih View – Design View Di menu tool box pilih label Perbesar editor form dan drag antara deatil dan form header Lakukan drag di lokasi editor yang diinginkan Tuliskan label Editing ukuran label dengan cara serupa seperti di MSWord Melihat hasilnya pilih View – Form View
Membuat Form dengan data dari tabel yang saling berelasi ➲
➲ ➲
➲
Buat tabel yang berelasi tersebut di queery seperti di slide 19 -23 Pilih Create Form by using wizard Gunakan sumber data dari querry yang telah dibuat Langkah berikutnya sama seperti membuat form yang telah dibahas sebelumnya
Contoh membuat Form dari tabel berelasi Contoh : Diinginkan menampilkan data buku yang dipinjam beserta nama peminjamnya Membuat Querry ➲ Pilih objek querry ➲ Pilih tabel data buku, data anggota, & peminjaman ➲ Klik 2 kali atribut dari tabel data buku dan data anggota ➲ Simpan query dengan nama qPeminjaman
Contoh membuat Form dari tabel berelasi Membuat Form ➲ Pilih Create Form By Using Wizzard ➲ Pilih Sumber data qPeminjaman ➲ Pindahkan semua atribut ke jendela kanan ➲ Klik next – akan tampil preview disain form ➲ Pilih next ➲ Tentukan design layout diinginkan ➲ Pilih finish ➲ Maka akan tampil form seperti berikut ➲ Coba anda klik navigation button akan terjadi perubahan data yang tampil ➲ Bila akan melakukan editing form lakukan langkah yang sama seperti di slide 26
Menggunakan Report untuk membuat laporan Menggunakan objek report ➲ Bila data berasal dari tabel tunggal maka dapat dilakukan cara yang sama seperti membuat form dari tabel tunggal ➲ Bila data berasal dari tabel yang saling berelasi (lebih dari satu tabel) lakukan cara yang sama seperti membuat form dengan data dari tabel berelasi ➲ Untuk pembuatan tabel secara cepat pilih create Report by Using wizzard
Contoh membuat Report dari tabel tunggal Contoh membuat laporan data anggota ➲ Pilih objek report ➲ Pilih create report by using wiizzard ➲ Pilih sumber data dari tabel data anggota ➲ Klik next hingga bertemu finish ➲ Maka tampil laporan seperti berikut
Editing/Perbaikan Design Report ➲ ➲ ➲
➲
Pilih View – Design View Blok Lbl “Rptanggota” Perbaiki menjadi “Daftar Anggota Perpustakaan” Melihat hasil pilih view – layout Preview
Report dari tabel yang berelasi Contoh menampilkan daftar anggota beserta buku yang dipinjam ➲ Pilih Create Report by using wizzard ➲ Pilih sumber data dari qPeminjaman ➲ Klik next ➲ Pilih layout yang diinginkan ➲ Ketikkan terus next hingga bertemu finish ➲ Lakukan perbaikan disain report dengan cara yang sama seperti membuat report tunggal (slide 32)
Switch Board Switch Board adalah menu utama yang bertugas memanggil form dan report dari lokasi yang sama ➲ Switch Board dibuat di obejk Form ➲ Pembuatan Switch Board hanya dapat dilakukan secara manual Contoh switch Board ➲
Membuat Switch Board ➲ ➲ ➲ ➲ ➲
Plih objek Form Pilih Create Form in Design View Di toolbox pilih label Drag di form tulis “Main Menu” Drag di form dan tulis seperti contoh berikut :
Membuat Switch Board ➲ ➲ ➲
➲ ➲ ➲ ➲ ➲
➲ ➲ ➲ ➲
Design View Di toolbox pilih command button Drag di depan label “Data anggota” Dari menu yang muncul pada bagian categories pilih Form Operation pada bagian action pilih Open Form Klik next Pilih form yang akan dibuka yaitu FrmAnggota Klik next – hingga finish Lakukan dengan cara yang sama untuk form yang lain Form View Untuk membuka report di bagian category pilih Report Operation ,pada bagian action pilih Preview Report Untuk langkah berikutnya lakukan seperti diatas Untuk menjalankan pilih menu View – Form View Untuk mengedit kembali pilih View – Design View Untuk menjalankan pastikan dalam kondisi form view – klik command button maka akan tampil form atau report sesuai yang hasil pendisainan
