Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Modul
1
P 1.1.
ENGANTAR DATABASE
Materi Basis Data Type DataBase Tabel dalam basis Data
1.2.
Tujuan Praktikum Dengan mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan dapat memahami secara jelas pengertian Database, alur menyusun (manajemen) database dam program menejemen database. Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan dapat : 1). menjelaskan apa yang dimaksud dengan “Database” ; 2). mengenal program dan software Microsoft Access sebagai salah satu program aplikasi database yang berguna dalam merancang dan memanajemen data secara mikro (perusahaan / instansi / toko)
1.3.
Uraian Materi Praktek
1.3.1
Basis Data (DataBase)
Database Kumpulan data yang berhubungan dengan suatu obyek, topik atau tujuan khusus tertentu. Contoh : buku telepon, kamus bahasa, katalog buku di perpustakaan, data mahasiswa, data pegawai, data bilangan, data Dosen dan lain-lain. Secara Mikro, jika kita memandang suatu sistem administrasi Perusahaan perdagangan, maka tersedia Database tentang • Alamat Pelanggan pada sebuah Buku Alamat,
• Informasi Penjualan Produk dalam Buku Besar
LAB-UNISBA @ REVISI-2006
Hal- 1
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
• Formulir Data Pegawai dalam file folder. Demikian juga, jika manajemen data Akademik dan kepegawaian suatu Institusi seperti Perguruan tinggi, maka tersedia Database tentang •Identitas Mahasiswa, jurusan dan Alamat dalam sistem informasi akademik dan kemahasiswaan, • Identitas Nilai Mahasiswa dalam tabel transkrip • Data dosen dan pegawai dalam file folder. Untuk menyusun dan manajemen database yang demikian dapat digunakan beberapa program yang populer tersedia dalam Microsoft, seperti Microsoft Access, Microsoft Visual Foxpro, atau program lainnya seperti dBase III+ , dan paradoxs Program Microsoft Access secara operasional paling sering dimanfaatkan dalam dunia bisnis dan institusi, selain efektif tersedia disemua komputer dengan basis windows, juga dapat dibangun basis data relational yang menyimpan data-data berhubungan dalam satu tempat, seperti data pelanggan, produk, karyawan, dan lain sebagainya. Seperti di ilustrasikan dalam gambar berikut :
Employee information Forms in file forder Customer Addresses In an Address book Product sales information In a ledger
Northwind database (NWIND.MDB)
Basis data yang terkumpul dalam satu tempat (NWIND.MDB)
1.3.2 Microsoft Access sebagai Basis Data (DataBase) Microsoft Access sebagai Basis Data dapat terdiri dan 6 objek tipe basis data, yaitu : Tabel, Query, Form, Report, Macros dan Modules. Dengan bekerjanya ke-6 objek ini, maka informasi database bermanfaat membantu manajemen data dan memperoleh informasi yang berkesinambungan, secara baik dan cepat. LAB-UNISBA @ REVISI-2006
Hal- 2
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Gambar diatas menunjukkan hubungan antara Tabel, Queri, Form, Report, Macro dan module, yang secara singkat dijelaskan berikut ini :
• Tabel • Query
: untuk merancang field dan record data ataua guna menyimpan data suatu database : untuk memanipulasi data, sehingga dapat ditampilkan field – field data tertentu yang di inginkan, serta dapat memasukkan program operasi matematik yang disebut dengan “Calculated Field”
• Form • Reports • Macro • Modul
: : : :
menampilkan format & menambah data guna membantu laporan membuat laporan menggunakan fungsi melengkapi form dengan prosedur dan fungsi
Tipe objek (gambar diatas) akan otomatis muncul pada saat kita memulai MS-Acces Yaitu dengan melakukan Langkah memulai berikut :
LAB-UNISBA @ REVISI-2006
OK
Hal- 3
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Akan muncul Objek berikut :
1.3.3 Tipe Data dalam Tabel Data untuk Database Tujuan penentuan tipe ini adalah untuk memberitahu Access tentang tipe data yang akan dimasukkan pada field tersebut.Tipe data yang diberikan oleh access adalah sebagai berikut: 1). Text Tipe ini merupakan default dan tipe data Access. Contoh Field yang bertype Text : Nama Karyawan – Alamat – Jabatan – Tempat Lahir - Status Kawin, dan lain-lain 2). Memo Tipe data ini dapat menerima kombinasi alfanumerik. Contoh Field yang bertype Memo : NIK – Kode Barang, dan lain-lain 3). Number Field Number dapat berisi segala angka. Contoh Field yang bertype Number : Jumlah Anak – Telepon Rumah – Jumlah Pesanan, dan lain-lain. LAB-UNISBA @ REVISI-2006
Hal- 4
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
4). Date / Time Tipe Data date/Time dapat digunakan untuk menyimpan data tanggal, waktu serta tanggal. Contoh Field yang bertype Date/Time : Tanggal Lahir - Tanggal Faktur, dan lain-lain 5). Currency Tipe ini merupakan tipe khusus field number. Contoh Field yang bertype Currency : Harga (dalam Rp atau Dollar) – Berat (dengan decimal) – dan lain-lain. 6). Counter Access secara otomatis akan memberikan nilai numeric (angka) untuk field ini di setiap record baru pada database. Nilai record pertama adalah 1 ; record kedua adalah 2 ; dan seterusnya. 7). Yes / No Memilih satu dari dua nilai. Contoh Field yang bertype Yes/No : Jenis Kelamin (L/P) – Aktif (on/off) – Benar (True/False, dan lian-lain 8). Objek OLE Object linking and embedding (OLE) , untuk menyimpan objek (file) yang dibuat oleh aplikasi lain dalam field Access. Contoh Field Foto, atau gambar.
1.3.4
Menentukan Properti Field
Properti filed berfungsi untuk menentukan bagaimana data field ditampilkan. Kotaknya dinyatakan sebagai berikut : Dalam praktek ini, Asisten akan menjelaskan guna semua Properti Field dalam gambar berikut :
LAB-UNISBA @ REVISI-2006
Hal- 5
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Jendela Field Properti
1.3.5 Tabel dalam Basis Data 1).
Tabel adalah sebuah koleksi data tentang topik yang khusus. Contoh, data pelanggan atau produk dibuat dalam tipe Tabel. Tabel mengorganisasi data dalam bentuk Kolorn (disebut Field) dan baris (disebut Record). Setiap field terdiri informasi tentang potongan data, seperti ID pelanggan. Setiap record terdiri dan semua informasi tentang pelanggan, termasuk ID pelanggan, nama Alamat, Jenis kelamin, dan lain sebagainya.
Record
Contoh Tabel Pegawai
Field
2). Tampilan Tabel Pada Microsoft Access pengguna dapat bekerja dengan tabel dalam dua tampilan, yaitu: • Tampilan rancangan (design table), • Tampilan kumpulan data (Datasheet Table). LAB-UNISBA @ REVISI-2006
Hal- 6
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Caranya : Klik New Pilih Design View akan tampil gambar berikut :
Tabel dengan tampilan Design table
Tampilan Design Table yang siap dibuat rancangannnya Sedangkan membuat Tabel dengan tampilan rancangan Datasheet (kumpulan data), kita sorot Datasheet View dan Klik OK, seperti berikut dan akan tampil tabelnya :
LAB-UNISBA @ REVISI-2006
Hal- 7
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Microsoft Access menolong pengguna untuk membangun basis data dengan tabel. Sebagai contoh, basis data dapat dibangun untuk keperluan: •
Membuat sebuah tabel yang menyimpan informasi tentang pegawai anda -seperti nama, tanggal gajian, Nomor ID, bahkan Foto.
•
Membuat sebuah tabel untuk menyimpan setiap penjualan yang Anda buat. Tabel dapat secara otomatis rnenghitung semua permintaan dan mengirimkannya tepat waktu.
•
Menyalin data dan sumber yang berbeda, sebagai contoh dari file spreadsheet atau sebuah Basis data SQL, dan dapat dijadikan bagian dan basis data
•
Menghubungkan data dan banyak tempat, sebagai contoh basis data PARADOX dalarn komputer atau pada sebuah file dBASE dalam jaringan, dan bekerja dengan data yang dinamis dalam Microsoft Access.
3). Membuat Basis Data dengan Tabel Sambil kita praktekkan materi ini langsung dikomputer masing-masing !! Database dalam Access dapat memiliki maksimum 32768 obyek. Untuk membuat database baru yang masih kosong, ikuti langkah berikut ini 1. Aktifkan program aplikasi Access Anda :
Tampilan Membuka Access 2. Karena kita akan baru memulai membuka database, maka pada kotak dialog tersebut, beri tanda atau klik tombol pilihan Blank Access database. Kemudian klik OK. Kotak dialog File New Database akan ditampilkan. LAB-UNISBA @ REVISI-2006
Hal- 8
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Tampilan File New Database
i.
Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder tempat kita akan menyimpan file.
ii. Pada kotak isian File Name adalah nama file yg di inginkan misalkan Tugas1
iii.. Klik tombol perintah Create. Tunggu sampai database baru yang masih kosong terbentuk. 3). Buatkan table baru : Klik Duble 4). Buatkan Struktur table data Penjualan Buku di Koperasi Mahasiswa, berikut ini :
Struktur table Database 5). Save dengan nama Tabel-1, dan Close ( X). LAB-UNISBA @ REVISI-2006
Hal- 9
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Kemudian pada kotak dialog : Clik doble 6). Isi unsur Tabel 1 dengan data berikut : (terdiri atas 3 Field dan 12 record)
Record untuk diisi Jika telah selesai masukkan data Field dan record yang ada, lalu : Close (X) 7). Misalkan, unsur table dilanjutkan, yaitu : Menambah Field (Kolom Baru) dan memberi nama field (kolom) tersebut. Perintahnya : a. b. c. d.
Clik Doble Tabel-1 pada kotak dialog DataBase Pada Menu-Bar : Insert Column Pada Menu-Bar : Format Rename, lalu ketikkan nama (missal Nomor) Ketikkan angka 1 dan 2 pada record 1 dan 2, seterusnya cukup menggunakan panah bawah : Hasilnya :
Tabel Setelah menambah Field Nomor LAB-UNISBA @ REVISI-2006 10
Hal-
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
8). Memformat Datasheet diatas, dengan perintah ; Format Datasheet : Misalnya Buatkan Cell effectnya Sunken :
1.3.6 Menutup Dabase Yang Sedang Aktif Untuk menutup database yang sedang aktif adalah seperti berikut ini : a. Pilih dan klik menu File, Close (Ctrl+F4). b. Klik tombol Close (X) dari jendela database yang sedang aktif c. Klik dua kali Icon Kontrol Menu yang berada di pojok kiri atas dari jendela data-base yang sedang aktif.
1.4. Tugas Praktek Sebelum mengerjakan praktek ini, Anda buatkan terlebih dahulu FOLDER KERJA anda masing-masing di Directory C: (Beri nama depan anda) Coba Anda buatkan database Transaksi Koperasi Unisba ; Rancang :
(1) Tabel Karyawan, (2) Header_Penjualan, dan (3) Detail_Penjualan, berikut : Tabel Karyawan (simpan dengan nama Tbl_Karyawan) : No 1 2 3 4
Field NIK Nama Bagian Status
Type Data Text (8) Text (20) Text (10) Text (10)
Keterangan Nomor Induk Karyawan Nama Karyawan Tempat kerja Status Kepegawaian
- Primary Key : NIK Tabel Header_Penjualan (simpan dengan nama Tbl_H_Jual) : No 1 2 3 4
Field NIK No_Fak Tgl_Fak Bayar
LAB-UNISBA @ REVISI-2006 11
Type Data Text (8) Text (5) Date Text (10)
Keterangan Nomor Induk Karyawan Nomor Faktur Tanggal Faktur Pembayaran (Tunai/Kredit) Hal-
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Tabel Detail_Penjualan (simpan dengan nama Tbl_D_Jual) : No Field Type Data Keterangan 1 No_Fak Text (5) Nomor Faktur 2 Kod_Bar Text (5) Kode Barang 3 Nama_Bar Text (30) Nama Barang 4 Satuan Text (10) Satuan jumlah barang 5 Harga Number Harga Barang 6 Jumlah Number Jumlah Barang Kemudian Isi Data pada rancangan tabel-tabel yang dibuat tersebut,
Caranya : Klik dua kali (Double clic) tabel yang ingin diisi : Untuk Tabel data Karyawan :
Tbl_Karyawan NIK A985621 A975542 A995125 A965634 A965611 A985624 A955467 A975531
Nama Adi Dea Elly Gagan Farhan Dian Lies Mary
Bagian Lab UPT Pustaka Akademik Umum Keuangan Lab Adm
Status Tetap Kontrak Tetap Tetap Kontrak Tetap Tetap tetap
Untuk Tabel data Header Penjualan :
Tbl_H_Jual NIK A985624 A995125 A965634 A985621 A955467 A975531
No_Fak F123 F124 F125 F131 F132 F133
Tgl_Fak 02/25/2004 02/26/2004 02/27/2004 03/02/2004 03/03/2004 03/04/2004
Bayar Tunai Kredit Kredit Tunai Kredit Kredit
Untuk Tabel data Karyawan :
Tbl_D_Jual No_Fak F123 F123 F124 F131 F131 F132 F132 F133 LAB-UNISBA @ REVISI-2006 12
Kod_Bar B001 B003 B002 B001 B004 B005 B003 B002
Nama_Bar Kecap ABC Indomie Kari ayam Saos ABC Kecap ABC Susu Cramer Gula Indomie Kari ayam Saos ABC
Satuan Botol Kardus Botol Botol Kaleng Kg Kardus Botol
Harga 2500 45000 3500 2500 5250 5100 45000 3500
Jumlah 2 3 1 1 2 4 3 2 Hal-
Praktikum Database
Microsoft Access 2000
Dari Hasil pekerjaan diatas : 1. Sebenarnya apa yang sedang anda lakukan ? 2. Apa yang dapat anda tarik kesimpulan dari pekerjaan tersebut ? Kemudian, coba lakukan hal-hal berikut : a.
Tambahkan satu-field (unsur baru) dalam Tabel Pegawai yaitu : Field Jenis Kelamin
b. Tambahkan satu Record dalam Tabel Header Penjualan, yaitu untuk :
A965611
F134
03/06/2004
Kredit
1.5. Pustaka - Aitken, Peter G., 1987. Panduan Microsoft Office, Elex Media Komp., Jakarta. - Fatansyah, 2001, Basis Data, CV. Informatika, Bandung.
LAB-UNISBA @ REVISI-2006 13
Hal-
