BASIS DATA SUSI JAPIT, ST., M.KOM
STMIK IBBI MEDAN 2013
BAB 1 DATABASE DAN TABEL Microsoft Access adalah salah satu produk andalan dari Microsoft yang ditujukan untuk mengolah database. Database adalah tempat untuk menyimpan koleksi data yang berhubungan dengan sebuah subjek, misalnya Database yang bernama karyawan dipergunakan untuk menyimpan semua data yang berhubungan dengan karyawan. Sebuah database dapat menyimpan berbagai jenis file, seperti Table, Query, Report, Form, Macro, dan Module PENGOLAHAN DATABASE
File + New File + Open File + Save File + Close Database File + Exit
Pembentukan database baru Membuka database yang sudah ada Simpan database Menutup database yang sedang aktif Keluar dari Microsoft Access
Gambar Menu File Pada Microsoft Access 2010
MEMBUAT TABEL Tabel adalah koleksi data yang berhubungan dengan sebuah topic. Sebuah tabel terdiri dari baris dan kolom. Baris pertama tabel berupa judul atau disebut juga dengan field, sedangkan setiap baris data di bawah judul disebut dengan record. Contoh tabel lihat gambar berikut: NIP 00001 00002 00003 00004 00005
NAMA BUDI HASAN MARIANI IRMA ANDRE
ALAMAT SINGA 1 MERAK 2 JUANDA 5 BADAK 8 ASIA 6
KOTA MEDAN MEDAN MEDAN MEDAN MEDAN
LAKI YES YES NO NO YES
Gambar tabel
record Field 1
TGL_LAHIR 03/15/78 05/07/80 01/01/77 05/03/67 11/11/68
GAJI 500.000 600.000 650.000 800.000 750.000
Keaktifan database merupakan syarat mutlak untuk mengakses file yang tersimpan di dalamnya. Demikian juga sebelum membentuk tabel, database yang hendak digunakan untuk menyimpan tabel harus diaktifkan terlebih dahulu. Langkah pertama untuk membentuk sebuah tabel adalah membentuk format tabel. Format tabel terdiri nama field, ukuran field, jenis field (disesuaikan dengan jenis data yang akan disimpan) dan keterangan field. Perintah yang dipergunakan untuk membentuk tabel adalah Tab Create | Tables Group | Design View, selanjutnya di layar akan tampil kotak dialog seperti gambar berikut:
Gambar kotak dialog table
Keterangan: Field name : Data type : Description :
menentukan nama field menentukan jenis field (sesuai dengan jenis data yang hendak disimpan). keterangan field. Keterangan field akan ditampilkan di status bar saat menginput data di field yang bersangkutan.
JENIS - JENIS FIELD Jenis jenis field yang terdiri dari 10 jenis (lihat tabel berikut). Penentuan jenis field disesuaikan dengan jenis data yang hendak disimpan ke field yang bersangkutan. Tipe data
Keterangan
Ukuran field
Text
Field text dipergunakan untuk Maksimum 255 karakter menyimpan data teks atau data angka yang tidak diikut-sertakan kedalam proses perhitungan. Contoh : nomor telepon.
Memo
Field memo dipergunakan untuk menyimpan data teks dan number yang panjang, contoh: keterangan.
Number
Dikhususkan untuk data numerik yang 1, 2, 4, or 8 bytes hendak diikut-sertakan ke dalam proses perhitungan.
Date/Time
Khusus menyimpan data date dan time
Currency
Khusus untuk data currency, guna 8 bytes. menghindari pembulatan. Tingkat keakuratan hingga 15 digit angka dan 4 digit desimal.
2
Maksimum 65.535 karakter
8 bytes.
AutoNumber
Untuk menomori record secara otomatis 4 bytes dengan kenaikan nilai 1
Yes/No
Khusus untuk field yang menyimpan dua 1 bit. nilai, yaitu yes atau no.
OLE Object
Khusus untuk me-link atau embeded Maksimum hingga 1 gigabyte (hanya objek grafik, spreadsheet, foto digital, dibatasi ukuran disk). rekaman suara atau video yang dibentuk oleh software lain dengan menggunakan protokol OLE.
Hyperlink
Khusus untuk menyimpan data hyperlink Maksimum hingga 64.000 karakter. dan tipe data yang berhubungan dengan jaringan.
Attachment
Untuk menerima data yang berupa file Maksimum 2 gigabytes. file gambar, spreadsheet, dokumen, grafik dan tipe file lain
Lookup Wizard
Untuk membentuk field yang dapat menampilkan data dari tabel lain sebagai pilihan.
Sama ukuran dengan primary key.
Setelah struktur tabel dibentuk, langkah selanjutnya adalah pengisian data record ke dalam tabel. Tabel dapat memiliki dua jenis tampilan 1. Datasheet View Tampilan DataSheet View memperlihatkan nama field beserta isinya. Perintah : Tab Home | View Group | View | DataSheet View 2. Design View Tampilan Design View dipergunakan untuk memperlihatkan struktur dari tabel. Perintah : Tab Home | View Group | View | Design View. Perintah-perintah untuk Memodifikasi tabel 3. Tab Design | Tools Group | Insert Rows perintah untuk menyisip field. 4. Tab Design | Tools Group | Delete Rows perintah untuk menghapus field. 5. Untuk memindahkan field pergunakan cara drag & drop. Perintah mengatur tampilan datasheet view dalam Tabel 6. Tab Home | Font Group | DataSheet Formatting Untuk mengatur garis dan warna gridline, efek sel dan warna background tabel. 7. Tab Home | Font Group Untuk mengatur font pada tabel. 8. Tab Home | Record Group | More | Row Height untuk mengatur tinggi baris pada tabel. 9. Tab Home | Record Group | More | Column Width untuk mengatur lebar kolom pada tabel. 10. Tab Home | Record Group | More | Hide Columns untuk menyembunyikan kolom pada tabel.
3
11. Tab Home | Record Group | More | Unhide Columns untuk menampilkan kembali kolom-kolom yang disembunyikan pada tabel. 12. Tab Home | Record Group | More | Freeze Column untuk membekukan kolom-kolom pada tabel. 13. Tab Home | Record Group | More | Unfreeze Column untuk menampilkan kembali kolom yang tersembunyi tabel. MENGOLAH RECORD 14. Menghapus record Perintah : Tab Home | Record Group | Delete Rows 1. 2. Menambah record baru Perintah : Tab Home | Record Group | New 3. Menyimpan record Perintah : Tab Home | Record Group | Save
4
LATIHAN 1 1. Bentuk sebuah database dengan nama KARYAWAN. 2. Bentuk Tabel dengan struktur sebagai berikut: NAMA FIELD
TIPE
NIP NAMA ALAMAT KOTA GAJI TELEPON TGL-LAHIR MENIKAH ANAK GAJIPOKOK JABATAN DEPARTEMEN GOLONGAN
TEXT TEXT TEXT TEXT CURRENCY TEXT DATE/TIME YES/NO NUMBER CURRENCY LOOKUP WIZARD TEXT TEXT
UKURAN 5 15 20 10 10 15 1
KETERANGAN NO. INDUK PEGAWAI NAMA PEGAWAI ALAMAT PEGAWAI KOTA ASAL PEGAWAI JUMLAH GAJI POKOK TELEPON TANGGAL LAHIR YES=MENIKAH; NO=SINGLE JUMLAH ANAK YG DIMILIKI JUMLAH GAJI POKOK JABATAN PEKERJAAN SPESIFIKASI TUGAS GOLONGAN 1 - 4
JABATAN TERDIRI DARI: 1. DIREKTUR 2. MANAGER 3. STAF 4. SALESMAN
Simpan tabel dengan nama Pegawai. 3. Isikan record berikut ke dalam tabel di atas. KOTA
GAJI
TELEPON
TGL- LAHIR
MEDAN
350000 500000 450000 700000 650000
7556469 5767034 7854343 7345230 7457054
08/03/70 08/05/73 15/02/72 14/06/75 25/01/71
NIP
NAMA
ALAMAT
00001 00002 00003 00004 00005
BUDI
SUMATERA
ANITA
SINGA 10
MEDAN
UDIN
MOJOPAHIT 12
MEDAN
DONI
ASIA 5
MEDAN
JIMMI
JAMBI
1
3
MEDAN
MENIKAH
ANAK
GAJIPOKOK
JABATAN
DEPARTEMEN
YES
2 1 -
350000 500000 450000 700000 650000
MANAGER
KOMPUTER
STAF
PRODUKSI
DIREKTUR
AKUNTANSI
SALESMAN
ADMINISTRASI
SALESMAN
MARKETING
NO NO YES YES
GOLONGAN
2 3 1 3 3
4. Tampilkan struktur file, kemudian hapus field gaji dan pindahkan field jabatan di atas field gajipokok. 5. Sembunyikan field alamat, kota dan telepon, kemudian kembalikan seperti semula.
5
6. Tambahkan record 3 berikut ke dalam tabel dan simpan tabel tersebut. KOTA
TELEPON
TGL-LAHIR
MEDAN
7556469 5767034 7457054
08/02/70 09/05/73 25/06/71
NIP
NAMA
ALAMAT
00006 00007 00008
LINDA
SUMATERA
HUSIN
SINGA 3
MEDAN
SUMIATI
JAMBI
3
MEDAN
5
MENIKAH
GAJIPOKOK
JABATAN
DEPARTEMEN
GOLONGAN
YES
650000 500000 550000
STAF
MARKETING
STAF
AKUNTANSI
MANAGER
PRODUKSI
2 1 2
NO YES
7. Bekukan field NIP. 8. Keluar dari Ms. Access.
6
BAB 2 MENGATUR PROPETIES FIELD Property Field dipergunakan untuk mengatur karakteristik dari masing-masing field. Ada 11 macam Property field : 1. Field size : Untuk mengatur lebar field - Text : 0 – 255 - Number : Byte, Integer, Long Integer, Single, Double (Std : Long Integer) 2. Format : Atur tampilan data - Number Syntax : Positif;Negatif;Nol;Null Contoh : “Rp. ”#,###.##[Blue];”Rp. “#,###.##[Red];”Zero”;”Null” - Date/Time d tanggal m bulan y tahun h jam n menit s detik Contoh : mmmm dd, yyyy September 15, 2000 - Yes/No Syntax : ;Yes;No Contoh : ;”Menikah”[Green];”Single”[Yellow] - Text & Memo Syntax : Text;Zero-Length-String Contoh : @;”None” 3. Decimal Places : Atur jumlah digit desimal 4. Input Mask : Memudahkan dan mengontrol data saat di input 0 0 – 9 (required) 9 0 – 9, spasi # 0-9, Spasi,+,L A-Z (required) ? A-Z A A-Z, 0-9 (required) a A-z, 0-9 & Semua Character (required) C Semua Character < Ubah ke huruf kecil > Ubah ke huruf besar Contoh : (###)#-###-### (061)7876761 atau ( ) 7876761 >LL0L0L0 H2C7O4 5. Caption
:
Atur judul field di datasheet
6. Default value
:
Memberikan nilai default pada field
7
7. Validation rule : Atur pembatasan data yang diinput Contoh : <> 0 0 or >100 8. Validation text
:
Atur Pesan kesalahan yang muncul jika data yang dimasukan tidak sesuai validation rule.
9. Required
:
Field harus diisi/tidak (Dipergunakan bersama-sama dengan zero-length).
10. Allow zero length : Menentukan apakah data zero length dapat diinput ke dalam field atau tidak 11. Indexed
:
Field diindex / tidak
8
LATIHAN 2 1. Aktifkan database KARYAWAN kemudian buka Tabel Pegawai. 2. Atur format dari field berikut: atur field Alamat dengan warna biru untuk teks dan tampilkan karakter dengan warna merah (jika field kosong).
“---“
atur format field Gajipokok dengan tampilan format Rp. 500.000,00 warna Magenta aturlah format field menikah, agar dapat menampilkan data yes dengan kata “menikah” dalam warna hijau dan data no dengan kata “single” dalam warna Biru langit atur format field Tgl_lahir dengan format medium date (predefined format) atur format field anak, dengan ketentuan : nilai positif dengan warna biru dan nilai nol dengan warna merah. Ganti judul kolom “NIP” menjadi “No. Induk” Atur format field Tgl_Lahir seperti tampilan berikut : 21 September, 2012 Urutkan field berikut : Field Nama Field Nip Kembalikan ke keadaan semula ( tanpa pengurutan ) 3. Atur validasi data untuk field berikut: Field Golongan harus berkisar antara 1 – 4 , jika tidak “Golongan anda salah harus berkisar antara 1 – 4”.
tampilkan pesan
Field Gajipokok harus lebih besar atau sama dengan nol, bila tidak tampilkan pesan “Gaji pokok tidak boleh bernilai negatif”. Field Anak harus >=0, bila tidak tampilkan pesan “jumlah anak harus >= 0” 4. Lakukan pengaturan tampilan dengan menggunakan input mask untuk field berikut : 1. Atur input mask properti agar data telepon tampak seperti contoh berikut: (061) 7 - 692 - 123. 2. Field Nama : tampilkan huruf pertama kapital dan huruf selanjutnya adalah huruf biasa. 3. Field Nip : seluruh karakter secara otomatis dikonversi ke huruf kapital 5. Atur Field Nip agar tidak menampilkan adanya data Null.
9
BAB 3 RELATIONSHIP Relationship dipergunakan untuk menghubungkan dua atau lebih tabel, sehingga tabel-tabel tersebut seakan-akan merupakan sebuah tabel yang utuh, dan selanjutnya data dalam tabel tersebut dapat diolah dalam sebuah query, form atau report. Tujuan daripada penggunaan relationship pada tabel adalah sebagai berikut: menghindari ukuran tabel yang terlalu besar, supaya kecepatan pengolahan data dapat ditingkatkan. menghindari data yang sama pada sebuah tabel (redudancy data). PRIMARY KEY Hubungan antar tabel dibangun dengan menentukan key-field pada masing-masing tabel yang hendak dihubungkan. Key-field pada tabel induk disebut dengan primary-key dan keyfield pada tabel anak disebut dengan foreign-key. Syarat sebuah field dapat dijadikan keyfield adalah sebagai berikut: terdapat di dua atau lebih tabel yang hendak dihubungkan unik tipe field dan ukuran field di tabel yang hendak dihubungkan harus sama Untuk membentuk primary-key pada tabel, aktifkan design view pada tabel lalu berikan perintah Tab Design | Tools Group | Primary key. Pergunakan cara yang sama untuk menghilangkan primary key. RELATIONSHIP Untuk membangun hubungan antar tabel, tabel-tabel yang hendak dihubungkan tersebut harus ditutup (tidak boleh aktif). Jenis relationship yang dapat dibentuk pada tabel antara lain: One to many many to many Relationship antar tabel dapat dibentuk dengan langkah sebagai berikut: Tab Database Tools| Show/Hide Group | Relationships. Tab Design | Relationship Group | Show table, lalu pilih tabel yang dihubungkan dengan double klik pada nama tabel, setelah itu tutup window tersebut dengan klik tombol close. drag field primary key ke field foreign key pada tabel lain, lalu klik tombol create. Sebaliknya untuk menghapus relationship pada tabel caranya adalah sebagai berikut: lakukan langkah 1 dan 2 di atas. klik relationship line pada relationship yang hendak dihapus, kemudian tekan tombol DELETE pada keyboard.
10
LATIHAN 3 1. Aktifkan database Karyawan, lalu bentuk Tabel Product dan Supplier dengan struktur tabel sebagai berikut: Tabel: PRODUCT Field Name Kode barang Nama barang Jumlah unit Harga Nama Supplier
Field Type Text Text Number Currency Text
Field Size 5 20 -
Tabel: SUPPLIER Field Name Nama Supplier Alamat Kota Telepon
Field Type Text Text Text Text
Field Size 15 25 20 12
Decimal Places 0 2
15 Decimal Places
2. Isikan data berikut ke dalam Tabel Product dan Supplier. Tabel: PRODUCT Kode barang Nama barang 00001 Printer 00002 Ribbon 00003 Komputer 00004 Disket 00005 Mouse 00006 Screen filter Tabel: SUPPLIER Nama supplier PT. Sinar Jaya PT. Suka Maju PT. Sahabat PT. Rezeki Baru PT. Makmur
Jumlah unit 10 10 15 20 10 10
Alamat Asia 5 Sumatera 1 Pemuda 1 A. Yani 8 Bengkulu 1
Harga 100000 8000 2500000 15000 15000 25000
Kota Medan Medan Medan Medan Medan
Nama supplier PT. Sinar Jaya PT. Suka Maju PT. Sahabat PT. Sahabat PT. Suka Maju PT. Suka Maju
Telepon 7876162 7367439 7888492 8343087 8322341
3. Bentuk Field Nama supplier dari Tabel Supplier sebagai primary key. 4. Bentuk relationship pada Tabel Product dan Supplier dengan menggunakan Field Nama supplier 5. Bentuk Faktur dan Isi_Faktur dengan struktur tabel sebagai berikut : Tabel: Faktur field name No Faktur Nama Customer Nama Salesman
field type text text text
Field size 5 15 15
11
Tabel: Isi_Faktur field name No Faktur Kode Barang Unit Harga
field type text text number currency
Field size 5 5 -
decimal places
0 2
6. Isikan data berikut ke dalam tabel Faktur dan Isi_Faktur Tabel: Faktur No Faktur 00001 00002 00003
Nama Customer Budi Hasan Armi
Tabel: Isi_Faktur No Faktur 00001 00001 00002 00002 00002 00003 00003
Kode_Barang 00004 00003 00001 00006 00005 00002 00003
Nama Salesman Andi Albert Junaidi Unit 2 1 3 2 3 5 1
Harga____ 20000 2750000 125000 30000 30000 9000 3000000
7. Bentuklah primarykey untuk Tabel Faktur dan Isi_Faktur. Tabel Faktur No Faktur ( primarykey) Tabel Product Kode Barang ( primarykey ) 8. Bentuk relationship pada Tabel Faktur , Isi_Faktur dan Product. Pergunakan tabel Isi_Faktur sebagai conjunction tabel dengan field No Faktur dan Kode Barang sebagai primary key.
12
BAB 4 SUBDATASHEET Datasheet dipergunakan untuk menampilkan atau mengedit data record dari beberapa tabel yang telah dihubungkan (related tabel), contoh subdatasheet lihat gambar berikut:
datasheet dan subdatasheet
MEMBENTUK DAN MENGEDIT SUBDATASHEET
Sebuah datasheet dapat memuat sebuah datasheet lain. Datasheet yang tersimpan di dalam suatu datasheet disebut dengan subdatasheet. Sebuah datasheet dapat memiliki lebih dari sebuah subdatasheet, dengan syarat sebuah datasheet hanya boleh memiliki sebuah nested subdatasheet. Demikian juga halnya dengan sebuah subdatasheet. Untuk lebih jelasnya lihat bagan 4.2 dan 4.3, dimana yang berlaku adalah gambar 4.2.
Datasheet Datasheet Subdatasheet 1 Subdatasheet 2 Gambar 4.3 berlaku
Subdatasheet 1
Subdatasheet 2
Gambar 4.3 tidak berlaku
Langkah-langkah untuk membentuk subdatasheet di dalam sebuah datasheet. aktifkan datasheet yang akan memuat subdatasheet dan tampilkan dalam tampilan datasheet view. berikan perintah Tab Home | Record Group | More | Subdatasheet | Subdatasheet Pada kotak dialog insert subdatasheet, pilih tabel sumber data untuk subdatasheet. tentukan field anak (child field) dan field induk (master field) lalu klik ok untuk menutup kotak dialog
13
MEMPERLUAS TAMPILAN DATASHEET/ SUBDATASHEET
Untuk memperluas tampilan subdatasheet , ikuti langkah berikut: aktifkan di datasheet atau subdatasheet yang tampilannya hendak diperluas berikan perintah Tab Home | Record Group | More | Subdatasheet |expand all MEMPERSEMPIT TAMPILAN DATASHEET/ SUBDATASHEET
Untuk mempersempit tampilan datasheet/ subdatasheet, ikuti langkah berikut: aktifkan di datasheet atau subdatasheet yang tampilannya hendak dipersempit berikan perintah Tab Home | Record Group | More | Subdatasheet | collapse all MENGHAPUS SUBDATASHEET
Perintah menghapus subdatasheet, hanya menghapus tampilan subdatasheet, jadi tidak berpengaruh terhadap tabel sumber data. Untuk menghapus tampilan subdatasheet, ikuti langkah berikut: aktifkan di datasheet atau subdatasheet yang subdatasheetnya hendak dihapus berikan perintah Tab Home | Records Group | More | Subdatasheet | Remove TABLE PROPERTY
Table property dipergunakan untuk mengatur ketentuan umum daripada tabel, untuk menampilkan kotak dialog table property sepertigambar 4.4, ikuti langkah berikut: tampilkan tabel dalam design view berikan perintah Tab Design | Show/Hide Group | Property Sheet
kotak dialog table properties
Description membuat informasi untuk tabel yang akan ditampilkan apabila window database menggunakan tampilan details view. Validation rule Untuk membentuk suatu kondisi, hanya data yang memenuhi kondisi yang dapat diinput oleh user ke dalam tabel. Validation text Untuk mendefinisikan validation text. Validation text akan ditampilkan secara otomatis kalau validation rule tidak terpenuhi.
14
Filter Untuk menampilkan record yang memenuhi kondisi tertentu. Order by menentukan aturan pengurutan record. Aturan pengurutan terdiri dari ascending (urutan menaik) dan urutan descending (urutan menurun). contoh: [order details] [order id] [order details] [order id] desc SUBDATASHEET NAME
menentukan nama tabel yang menjadi sumber data dari subdatasheet. link child fields menentukan nama keyfield dari datasheet/subdatasheet anak yang menjadi penghubung antara datasheet/subdatasheet dengan subdatasheet lain. link master fields menentukan nama keyfield dari datasheet/subdatasheet induk yang menjadi penghubung antara datasheet/subdatasheet dengan subdatasheet lain. Subdatasheet height menentukan tinggi baris subdatasheet, bila tinggi baris subdatasheet melebihi jumlah record maka vertical scrool bar akan ditampilkan. Subdatasheet expanded Untuk mendefinisikan saved state. Properti subdatasheet expanded menyediakan terdapat dua nilai, yaitu: yes dan no. Bila pilihannya yes, maka subdatasheet dari datasheet akan ditampilkan dengan tampilan expanded.
15
LATIHAN 4 1. Tambahkan data berikut ke tabel Isi_Faktur. Tabel: Isi_Faktur No Faktur 00001 00001 00001 00003 00003 00003
Kode_Barang 00001 00002 00005 00001 00005 00006
Unit 3 2 2 2 1 3
Harga____ 120000 10000 20000 120000 10000 30000
2. Aktifkan Tabel Faktur dalam tampilan datasheet view dan bentuk subdatasheet dengan menggunakan Tabel Isi_Faktur. Pergunakan field No Faktur sebagai keyfield. 3. Persempit seluruh tampilan subdatasheet, kemudian perluas kembali seluruh tampilan subdatasheet.
16
BAB 5 QUERY Query merupakan objek database yang dapat digunakan untuk memasukkan data yang berupa rumus. Selain itu, dapat melakukan proses pengurutan dan penyarinagn data melalui objek tersebut. Query juga dapat digunakan untuk bekerja dengan dua tabel atau lebih dengan cara yang sangat mudah dan juga dapat membuat Query dari Query yang lainnya. Query dapat dimanfaatkan sebagai sumber data untuk report maupun form. Pembentukan query dapat dilakukan dengan perintah Tab Create | Other Group | Query Design. Selanjutnya pilih tabel yang akan diikut-sertakan ke dalam query dari kotak dialog show table yang otomatis ditampilkan di layar. Selanjutnya di layar akan tampil query design view seperti gambar 5.1 berikut.
Gambar 5.1 query design view Pengaturan pada query dapat dilakukan di bagian design grid (bagian bawah), Pengaturan di design grid meliputi: Field Menentukan field yang akan diikut-sertakan ke dalam query Tabel mendefinisikan nama tabel dari field yang disebutkan di bagian field Sort menentukan aturan pengurutan. Aturan pengurutan yang tersedia adalah Ascending (a–z, 09) dan descending (z-a, 0-9). Show Berikan tanda cek bila field hendak ditampilkan dan jika sebaliknya, hilangkan tanda cek. Criteria mendefinisikan suatu kondisi, untuk menampilkan record yang dikehendaki. contoh: “medan” or “jakarta” >100000 Year([OrderDate])=1996 Between #2/2/93# And #12/1/93
17
LATIHAN 5 1. Aktifkan database Karyawan. 2. Bentuk Tabel Bonus dengan struktur sebagai berikut:
Nama field
Tipe Data
NIP BONUS PINJAMAN LEMBUR
Text Currency Currency Currency
3. Isikan Tabel Bonus dengan data sebagai berikut.
NIP
BONUS
00001 00002 00003 00007 00008
100000 0 150000 0 0
PINJAMAN 25000 0 0 50000 0
LEMBUR 50000 30000 20000 0 50000
4. Bentuk Query baru yang isinya dari Tabel Pegawai dan Bonus, dengan field-field sebagai berikut: Nip ( Tabel Pegawai ) Nama ( Tabel Pegawai ) Tgl_lahir ( Tabel Pegawai ) GajiPokok ( Tabel Pegawai ) Bonus ( Tabel Bonus) Pinjaman (Tabel Bonus) Lembur (Tabel Bonus) dan simpan dengan nama GajiTotal. 5. Urutkan field Nip secara ascending 6. Sisipkan field Menikah di antara field Tgl_lahir dan GajiPokok 7. Tampilkan record yang field menikah bernilai yes 8. Normalkan kembali tampilan data anda Tampilkan record yang field Tgl_lahir antara 1970 – 1972 9. Hapus field Menikah 10. Totalkan field Gajipokok, Pinjaman, Bonus dan Lembur dan ganti judul kolom dengan nama Total.
18
BAB 6 AUTOLOOKUP, CROSSTAB DAN PARAMETER QUERY LookUp Query LookUp Query ditujukan untuk pengisian data ke suatu tabel, yang memerlukan informasi tambahan yang berasal dari tabel lain, dimana informasi tambahan tersebut akan ditampilkan secara otomatis saat salah satu data yang berasal dari join-field diketikan. Sebagai contoh, sebuah lookup query akan dibentuk, dimana datanya diambil dari dua tabel berikut. Tabel: Produk
Tabel: Supplier
Kode Barang Nama Barang JumlahUnit Harga Nama Supplier
Nama Supplier Nama Perusahaan Nama Staf
tabel dihubungkan dengan “one to many” relationship, dimana field Nama Supplier sebagai join-field. misalkan field yang hendak ditampilkan di Query adalah sebagai berikut: Nama Kode Nama Jumlah Nama Barang Barang Unit Supplier Perusahaan maka saat penambahan record baru, kolom Nama Perusahaan akan diisi secara otomatis, ketika kolom Nama Supplier diketikan. AutoLookUp query dibentuk dengan klik Tab Create | Other Group | Query Wizard | Simple Query Wizard. Syarat untuk membentuk AutoLookUp Query adalah sebagai berikut: query harus lebih dari sebuah tabel dan dihubungkan dengan menggunakan “one to many” relationship. salah satu join-field harus primary-key atau indexed property bernilai (yes, no duplicates). join-field yang ditempatkan di design-grid berasal dari tabel “many” dari “one to many” relationship. nilai yang diinput ke join-field harus tersedia di tabel “one” dari “one to many” relationship. CrossTab Query Penggunaan CrossTab query bertujuan supaya dapat lebih memfokuskan perhatian pada isi field tertentu dengan cara menempatkan isi field bersangkutan sebagai judul kolom. Sebagai contoh, dari tabel berikut akan dibentuk crosstab query yang menggunakan field companyname sebagai judul kolom (column heading) dan nilai yang diisikan ke kolom tersebut diambil dari field price (value). PRODUCT ID PRODUCT NAME UNIT IN STOCK PRICE COMPANY NAME 006 MOUSE 12 Rp20.000 PT. MAJU JAYA 002 DISKET 10 Rp20.000 PT. MAJU JAYA 007 SCREEN FILTER 15 Rp15.000 PT. USAHA RAJIN 004 CPU 10 Rp1.250.000 PT. USAHA RAJIN 001 PRINTER 10 Rp1.000.000 PT. REZEKI 005 NOTEBOOK 10 Rp3.500.000 PT. HARI REZEKI
19
PRODUCT ID PRODUCT NAME UNIT IN STOCK PRICE COMPANY NAME 003 MONITOR 10 Rp1.100.000 PT. TRICOM
hasilnya yang ditampilkan terlihat pada gambar berikut : PRODUCT ID
PRODUCT NAME
001
PRINTER
002
DISKET
003
MONITOR
004
CPU
005
NOTEBOOK
006
MOUSE
007
SCREEN FILTER
PT_ HARI REZEKI
PT_ MAJU JAYA
PT_ REZEKI
PT_ TRICOM
PT_ USAHA RAJIN
Rp1.000.000 Rp20.000 Rp1.100.000 Rp1.250.000 Rp3.500.000 Rp20.000 Rp15.000
Untuk membuat Crosstab Query Wizard dilakukan melalui perintah Tab Create | Other Group | Query Wizard | Crosstab Query Wizard Selain itu Crosstab Query dapat dibentuk langsung di area design Query dengan memilih Crosstab pada Query Type Group dan tempatkan field yang terpilih ke design-grid kemudian tentukan field tersebut sebagai column Heading , row Heading atau value. Parameter Query Parameter Query adalah Query yang terlebih dahulu menampilakn kotak dialog sebelum menampilkan data, guna meminta input dari user mengenai kondisi data yang hendak ditampilkan. Pembentukan Parameter Query tidak berbeda dengan Query pada umumnya, kecuali teks yang hendak ditampilkan di kotak dialog, diketik bersama dengan kriteria di sel kriteria (bagian design grid). Teks tersebut harus diapit dengan kurung siku. Agar lebih jelas lihat gambar 6.1
Teks yang akan Tampil di kotak dialog
Bila Query dijalankan, dilayar akan tampil kotak dialog yang meminta input data gaji terendah dan tertinggi dari user. Setelah itu query baru akan menampilkan record yang gajinya berkisar antara gaji terendah dan gaji tertinggi, sesuai dengan nilai yang diinput sebelumnya oleh user.
20
LATIHAN 6 1. Aktifkan database Karyawan. 2. Bentuk AutoLookUp query, yang isinya diambil dari tabel produk dan supplier. Field yang ditampilkan di AutoLookUp query ditentukan sebagai berikut: Kode Barang ( Tabel Product ) Nama Barang ( Tabel Product ) Jumlah Unit ( Tabel Product ) Harga ( Tabel Product ) Nama Supplier ( Tabel Product ) Alamat ( Tabel Supplier ) Kota ( Tabel Supplier ) 3. Tambahkan ekspresi untuk menghitung Total Harga (Jumlah Unit x Harga), di antara field Harga dan supplier. Ganti judul kolom menjadi “Jumlah” 4. Tambah data berikut ke lookup Query di atas. Kode Barang
Nama Barang
00007 00008
CPU MONITOR
Jumlah Unit
5 2
Harga
Nama Supplier
1050000 750000
PT. Rezeki Baru PT. Sahabat
Simpan query dengan nama LookUpQuery. 5. Bentuk CrossTab query dengan menggunakan Tabel Product dan supplier. Pergunakan Nama Supplier sebagai join-field. Field yang ditampilkan adalah sebagai berikut: Kode Barang (row heading) Nama Barang (row heading) Nama Supplier (column heading) Harga (value) 6. Bentuklah Parameter Query dengan menggunakan Tabel Pegawai dan Tabel Bonus untuk menampilkan gaji yang berkisar antara Batas Minimum sampai dengan Batas Maksimum. Field yang ditampilkan di Query adalah sebagai berikut : Nip ( Tabel Pegawai ) Nama ( Tabel Pegawai ) Gaji Pokok ( Tabel Pegawai ) Bonus ( Tabel Bonus ) Pinjaman ( Tabel Bonus ) Lembur ( Tabel Bonus ) Total Gaji ( Pergunakan Ekspresi ) Simpan dengan nama GajiTotal 7. Tampilkan pegawai dengan Nip Tertentu. 8. Tampilkan Gaji Pokok yang memiliki kisaran nilai tertentu. 9. Tempatkan field Tgl_Lahir diantara Nama dan GajiPokok. Tampilkan record yang bertanggal-lahir tahun 1971.
21
10. Tampilkan record-record dimana field menikah bernilai Yes. 11. Tampilkan record yang nilai field jabatan adalah salesman atau field gaji pokok bernilai di atas 500.000. 12. Tampilkan record yang nilai field Tgl_Lahir adalah tahun 1971 – 1972. 13. Tampilkan record yang bergolongan tertentu dan gaji di atas 500.000. 14. Tampilkan record yang nilai field menikah adalah Yes dan tidak memiliki anak.
22
BAB 7 QUERY ACTION Pengolahan data record dari tabel dapat dilakukan secara cepat dan otomatis dengan menggunakan Query Action. Query Action memungkinkan proses penghapusan, pembaharuan, dan penambahan record baru dilakukan hanya dalam satu kali proses. Record yang hendak diproses dapat ditentukan sendiri oleh user dengan menggunakan kriteria. Query action terdiri dari empat macam tipe berikut: delete query update query append query make-table query Delete Query Untuk menghapus record secara massal dari sebuah tabel atau tabel yang terhubung (related table) Update Query Untuk meng-update record secara massal dari sebuah tabel atau tabel terhubung ( Related Table ), seperti menaikan nilai gaji pokok sebesar 20% untuk karyawan yang gajinya lebih kecil dari 500.000,Append Query Untuk menambah record ke suatu tabel, dimana datanya bersumber dari tabel lain. Hanya field yang sama dengan field tabel sumber yang akan diisi data. Make-Tabel Query Untuk membentuk sebuah tabel baru yang isinya bersumber dari sebuah tabel atau dari beberapa tabel terhubung ( Relatd Tabel ).
23
LATIHAN 7 1. Aktifkan database Karyawan 2. Duplikasi tabel pegawai ke pegawai1 3. Pergunakan delete query untuk menghapus record yang Nip = ”00002” dari Tabel Pegawai1. 4. Pergunakan delete query untuk menghapus record yang field menikah bernilai yes dari tabel pegawai1 5. Duplikasi tabel isi_faktur ke isi_faktur1 6. Pergunakan delete query untuk menghapus record-record yang no. faktur 00002 – 00003 dari tabel isi_faktur1 7. Copy struktur Tabel Pegawai ke Pegawai_A, lalu tambahkan data berikut: NIP
A0001 A0002
NAMA LINDAWATI TOMMY
ANAK
GAJIPOKOK
2 -
650000 1000000
ALAMAT SUMATERA 5 SINGA 3
KOTA MEDAN MEDAN
TELEPON
TGL_LAHIR
7556469 5767034
08/02/67 09/05/72
MENIKAH YES NO
JABATAN STAF MANAGER
8. Pergunakan append query untuk menambah data dari Tabel Pegawai_A ke Tabel Pegawai. 9. Duplikasi struktur tabel produc ke product1, lalu tambahkan data berikut : KODE BARANG 00009 00010 00011
NAMA BARANG PROJECTOR IPAD HANDPHONE
JUMLAH UNIT 10 10 10
HARGA 8.000.000 7.000.000 2.000.000
NAMA SUPPLIER SINAR JAYA PT. SAHABAT PT.SAHABAT
10. Pergunakan append query untuk menambah data dari tabel product1 ke tabel product. Record yang ditambahkan adalah record yang supplier-nya adalah “PT. Sahabat” 11. Pergunakan update query untuk memperbaharui field gajipokok, dimana gajipokok <= 500000 dinaikkan 25000. 12. Pergunakan make-table query untuk membentuk sebuah tabel dengan nama GajiTtl, yang datanya diambil dari Tabel Pegawai dan Tabel Bonus. Field –field pada GajiTtl ditentukan sebagai berikut: Nip Nama Jabatan GajiPokok Bonus Pinjaman Lembur
24
BAB 8 F O R M Form terutama digunakan untuk pengisian data ke tabel. Kelebihan pengisian data ke tabel menggunakan form dengan pengisian data ke tabel secara langsung adalah tampilan form jauh lebih menarik. Hal ini dapat membantu untuk menghindari kejenuhan. Disamping itu untuk data yang tidak dapat dilihat secara langsung, seperti field OLE object dapat dilihat secara langsung menggunakan form. Penggunaan form selain untuk mengisikan data ke tabel, form juga dapat dijadikan sebagai kotak dialog untuk meminta input dari user atau sebagai switchboard form untuk menampilkan form atau report lain. Form dapat dibuat dengan beberapa pilihan antara lain Form, Form Design, Split Form, Multiple Items, Blank Form, Pivot Chart, Form Wizard dan lainnya. Adapun sumber data untuk form dapat berupa tabel atau query. FORM OTOMATIS Form Otomatis adalah jenis form yang pembentukan sederhana dan langsung dimana anda hanya diminta untuk menentukan nama tabel atau query yang menjadi sumber data di form. Ada beberapa pilihan untuk membuat form otomatis, antara lain Form, Split Form dan Multiple Item pada Tab Create | Forms Group. SUBFORM Subform adalah form yang tersimpan didalam sebuah form. Bila anda menggunakan form wizard untuk membuat form, form dan subform dapat dilakukan pada saat yang bersamaan dengan perintah Tab Create | Forms Group | More Form | Form Wizard.. Sebelum form dan subform dibentuk, maka tabel yang hendak dipergunakan di form dan subform harus dihubungkan terlebih dahulu dengan “ one to many “ relationship.
25
LATIHAN 8 1.
Bentuk Form Otomatis dalam bentuk Columnar, Tabular , Datasheet untuk : Tabel Pegawai Tabel Bonus
2.
Bentuk Form dengan menggunakan tabel Pegawai.
3.
Pergunakan tabel Faktur dan Isi_Faktur untuk membentuk Form dan Subform.
26
BAB 9 DESIGN FORM Sebelum merancang sebuah form, terdapat hal penting yang harus anda ketahui, yaitu mengenai section yang terdapat di form, supaya dapat menghasilkan output yang diharapkan, baik ketika ditampilkan dilayar ataupun dicetak ke printer. Form dibagi dalam lima section, lihat gambar
Gambar Section pada Form
Untuk menggunakan section, anda harus mengatahui funsi masing-masing section yang dibahas berikut ini. Form Header Data yang ditempatkan di form header akan ditampilkan di bagian teratas dari form dan bila dicetak akan ditampilkan di bagian teratas dari halaman pertama. Form header section cocok dipergunakan untuk menempatkan judul form. Form Footer Data yang ditempatkan di form footer akan ditampil di bagian terbawah dari form dan bila dicetak akan ditempatkan di bagian bawah dari halaman terakhir. Form footer section cocok dipergunakan untuk menempatkan command button, seperti tombol close, tombol next atau instruksi tentang penggunaan form. Detail Section Detail section dipergunakan khusus untuk menempatkan record. Page Header Data yang ditempatkan di page header section akan dicetak pada bagian atas setiap halaman tetapi tidak ditampilkan di form. Page header section cocok dipergunakan untuk menempatkan judul kolom. Page Footer Data yang ditempatkan di page footer section akan dicetak pada bagian bawah setiap halaman tetapi tidak ditampilkan di form. Page header section cocok dipergunakan untuk nomor halaman atau nilai total dari kolom.
27
Pada form paling sedikit harus memiliki sebuah section, yaitu section detail. Section detail sudah tersedia sewaktu form diaktifkan. Sedang section form header, page header, page footer dan form footer, bila dibutuhkan dapat anda tampilkan sendiri. Untuk menampilkan atau meredam form header/footer atau page header/footer gunakan right klik mouse pada bagian Detail kemudian pilih Form Header/Footer atau Page Header/Footer. Untuk membentuk control di form dipergunakan seperangkat tools (alat) pada Tab Design | Controls Group. Adapun tampilan dengan tampilan berikut ini.
Ditinjau dari sumber datanya, control dapat terdiri dari tiga jenis, yaitu : Bound Control Control yang sumber datanya berasal dari field yang ada di tabel. Bound Control dapat dipergunakan untuk menampilkan, menginput dan mengupdate data dari field. Unbound Control Control yang tidak memiliki sumber data. Calculated Control Control yang berisi ekspresi.
28
LATIHAN 9 1. Pergunakan Tabel Pegawai untuk mendesain Form dengan tampilan sebagai berikut :
Sisipkan Tanggal diposisi kiri atas, yang akan muncul di awal setiap halaman Sisipkan Nomor halaman diposisi tengah halaman, yang akan muncul diakhir setiap halaman
29
BAB 10 DESIGN REPORT Hasil akhir yang diharapkan dari proses pengolahan data adalah report (laporan). Report yang berisi informasi seperti yang diharapkan. Data yang dipergunakan untuk membuat report dapat bersumber dari sebuah tabel, beberapa tabel atau sebuah query. Jika bersumber dari beberapa tabel, maka tabel tersebut harus dihubungkan terlebih dahulu, kemudian field dari kedua tabel tersebut disimpan dalam query, selanjutnya query tersebut yang dipergunakan untuk membuat report. Hal penting yang harus diperhatikan dalam merancang report, agar dapat memperoleh output seperti yang diharapkan adalah section. Di report design view terdapat lima section. Untuk merancang report anda harus memahami kegunaan dari masing-masing section. Kegunaan masing-masing section secara rinci dibahas berikut ini. Report Header Data yang ditempatkan di report header, hanya dicetak sekali saja, yaitu di bagian paling atas dari halaman pertama laporan, sebelum page header. Data yang cocok untuk ditempatkan di report header adalah logo, judul report dan tanggal. Report Footer Data yang ditempatkan di report footer, hanya dicetak sekali saja, yaitu dibagian bawah sebelum page footer. Data yang cocok untuk ditempatkan di report footer adalah grand total. Page Header Data yang ditempatkan di page header, akan dicetak di bagian atas setiap halaman laporan. Data yang cocok untuk ditempatkan di page header adalah judul kolom. Page Footer Data yang ditempatkan di page footer, akan dicetak di bagian bawah setiap halaman laporan. Data yang cocok untuk di tempatkan di page footer adalah nomor halaman. Details Details section dipergunakan untuk menempatkan isi report. Isi report bersumber dari field tabel atau query. Untuk membentuk report tanpa wizard dapat menggunakan perintah Tab Create | Reports Group kemudian pilih Design Report atau Blank Report. Setelah itu report design view akan ditampilkan dilayar dan anda dapat segera merancang report. Bila di report design view hanya ada details section dan anda memerlukan section lain, pergunakan perintah berikut. Klik kanan mouse pada detail posisi kemudian pilih Page Header/Footer untuk menampilkan page header dan page footer section danReport Header/ Footer untuk menampilkan atau menyembunyikan report header/ footer section. Untuk memudahkan membaca report, dapat diadakan pengelompokan (group) data berdasarkan field tertentu, misalnya field departemen. Record yang isi field departemennya sama akan dikelompokkan menjadi satu. Pengelompokkan data dapat dilakukan dengan menggunakan perintah Tab Design | Grouping &Totals Group | Group & Sort.
30
Pembentukkan control di dalam Report dilakukan pada bagian Tab Design | Controls Group. Adapun tampilan dengan tampilan berikut ini.
Beberapa perintah yang perlu anda ketahui, sebab terkadang diperlukan ketika merancang report. Tab Design | Tools Group |Add Existing Fields Berguna untuk menampilkan atau menyembunyikan field list. Tab Design | Tools Group |Property Sheet Berguna untuk menampilkan atau menyembunyikan Property Sheet. Sebelum merancang sebuah report, terdapat hal penting yang harus anda ketahui, yaitu mengenai section yang terdapat di report, supaya dapat menghasilkan output yang diharapkan, baik ketika ditampilkan dilayar ataupun dicetak ke printer. Form dibagi dalam lima section, lihat gambar berikut ini.
31
LATIHAN 10 1. Bentuk Report dengan nama TotalGaji, isi Report menggunakan Tabel Pegawai dan Tabel Bonus. Tampilan diinginkan adalah sebagai berikut : Isi Judul Report : PT. PUTRA MANDIRI Laporan Gaji Karyawan Syarat : Hanya dicetak sekali dibagian atas halaman pertama Isi Report terdiri dari : - NIP - NAMA - DEPARTEMEN - GAJI POKOK - BONUS - LEMBUR - PINJAMAN - GAJI TOTAL ( Pergunakan Ekspresi ) Tampilkan Grand Total dari Gaji Total di halaman terakhir, setelah record terakhir. Berikan nomor halaman di setiap halaman report. Kelompokan Report berdasarkan field Departemen, setiap kelompok diberi Subtotal Gaji Total Simpan Report dengan nama Laporan.
32
BAB 11 MACRO, SUBMENU & MENU Macro adalah sarana untuk membuat rangkaian perintah otomatis. Macro berisi sejumlah aksi berbentuk perintah yang dapat mengotomasikan operasi setiap kali bekerja dengan cara yang sama. Macro dapat dijalankan dari Form atau Report melalui Command Button. Untuk membentuk Macro, pada bagian Tab Create | Other Group | Macro | Macro, kemudian ltekan tombol MACRO NAME untuk memunculkan kolom pengetikan Nama Macro. Berikut adalah tampilan window Macro :
Name
:
Action
:
Berisi perintah yang akan dijalankan dalam Macro.
Comment
:
Berisi komentar untuk Macro ( Boleh disi/ di kosongkan)
Action Argument :
Berisi nama Macro
Berisi pengaturan dari Action Macro yang dipilih.
Microsoft Access memiliki fasilitas untuk membuat menu, dimana Menu yang dihasilkan adalah Full Down Menu. Dalam Pembentukan menu ini harus didahului dengan pembuatan Macro. Urutan langkah-langkah yang akan dilalui dalam pembentukan Menu adalah : 1. Pembentukan Macro : bertujuan menghasilkan macro-macro dimasukan kedalam SUBMENU
33
yang
akan
2. Pembentukan SubMenu
:
Bertujuan menjalankan kumpulan macro yang telah dibentuk melalui Action RUN MACRO
3. Pembentukan Menu utama :
Bertujuan menbuat MENU BAR yang didalamnya berisi kelompok menu-menu Seperti : DATA CETAK KELUAR
Menu Bar ditampilkan Melalui Form, dengan perintah Tab Design | Tools Group |Property Sheet | All + MenuBar , dan menu Bar ini akan muncul dalam tampilan FORM VIEW
34
LATIHAN 11 1.
Bentuklah 3 Macro berikut ini : Macro-1
Macro Name PEGAWAI BONUS
Action OPEN FORM OPEN FORM
Description Buka Form Pegawai dalam tampilan Form View Buka Form Bonus dalam tampilan Form View
Macro-2
Macro Name LAYAR PRINTER
Action OPEN REPORT OPEN REPORT
Description Cetak Repot Laporan ke Layar Cetak Repot Laporan ke Printer
Macro - 3
Macro Name KELUAR
Action QUIT
Description Keluar dari Ms. Access
2. Bentuklah 3 Sub Menu berikut ini : SubMenu-1
Macro Name &PEGAWAI &BONUS
Action RUN MACRO RUN MACRO
Description Menambah data Pegawai Menambah data Bonus
SubMenu-2
Macro Name &LAYAR P&RINTER
Action RUN MACRO RUN MACRO
Description Cetak Report Laporan ke Layar Cetak Repot Laporan ke Printer
SubMenu-3
Macro Name &SELESAI
3.
Action RUN MACRO
Description Keluar dari Ms. Access
Bentuklah Menu dengan nama MENU UTAMA, yang berisi kelompok menu sebagai berikut :
Action ADD MENU ADD MENU ADD MENU
Description Menu Data Menu Cetak Menu Keluar
4. Bentuklah sebuah form dengan tampilan sebagai berikut, dan simpan dengan nama MENU.
35
36
