BALATONI REGIONÁLIS TÖRTÉNETI KUTATÓINTÉZET, KÖNYVTÁR ÉS KÁLMÁN IMRE EMLÉKHÁZ
Szervezeti és Működési Szabályzata
Hatályos: 2010. július 1-jétől
Könyvtár SzMSz 2010.
2
BEVEZETŐ A Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház Szervezeti és Működési Szabályzatának elkészítését a Siófok Város Önkormányzatának 83/2010. (V. 27.) sz. képviselőtestületi határozat alapozza meg, amely jóváhagyta a Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház alapító okiratát azzal a céllal, hogy a Kálmán Imre Kulturális Központból való kiválásával, új intézmény létrehozásával a közművelődés, helytörténet értékekeinek megtartása, megóvása és fejlesztése egységes vezetés keretében valósuljon meg. A közművelődési intézmény SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA (továbbiakban SZMSZ) leírja, szabályozza az intézményre, területére, felügyeletére és irányítására vonatkozó adatokat, rögzíti nyitvatartási idejét, megfogalmazza célját, feladatait, szervezetét, munkarendjét és gazdálkodását. I.
ALAPADATOK Hivatalos neve:
BALATONI
REGIONÁLIS
TÖRTÉNETI
KUTATÓINTÉZET, KÖNYVTÁR ÉS KÁLMÁN IMRE EMLÉKHÁZ
Székhelye:
8600 Siófok, Fő tér 2.
Postacíme:
8600 Siófok, Fő tér 2.
E-mail:
[email protected] [email protected]
Weboldalának címe: www.konyvtar-siofok.hu Tel.:
Tel: 84/ 310-072 310-876
Fax:
84/310-876
Bankszámlaszáma:
ERSTE BANK Siófok 11639002-06181000-39000008
Adószáma:
15397036-2-14
Intézmény nyilvántartási száma/törzsszáma: ( nyilvántartásba vételt követően kap az intézmény) Statisztikai számjele: 1763114000
Könyvtár SzMSz 2010.
3
Telephelyei:
Gyermekkönyvtár 8600 Siófok, Kálmán Imre sétány 11. Tel: 84/ 310-137 Kálmán Imre Emlékház 8600 Siófok, Kálmán Imre sétány 5. Weboldal címe: www.kalmanimre-muzeum.hu Tel: 84/ 311-287
Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház szervezeti egységeinek alaptevékenysége:
910121
Könyvtári állomány gyarapítása, nyilvántartása
910122
Könyvtári állomány feltárása, megőrzése, védelme
910123
Könyvtári szolgáltatások
910201
Múzeumi gyűjteményi tevékenység
910202
Múzeumi tudományos feldolgozó és publikációs tevékenység
910203
Múzeumi kiállítási tevékenység
910204
Múzeumi közművelődési, közönség kapcsolati tevékenység
841901
Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások elszámolásai
910501
Közművelődési tevékenységek és támogatások
910502
Közművelődési intézmények, közösségi színterek működtetése
949900
M.n.s. egyéb közösségi, társadalmi tevékenység
Kiegészítő tevékenysége: 476100
Könyv-kiskereskedelem
476200
Újság-, papíráru-kiskereskedelem
476300
Zene-, videófelvétel-kiskereskedelem
477800
Egyéb m.n.s. új áru kiskereskedelme
682002
Nem lakóingatlan bérbeadása
829000
Egyéb kiegészítő gazdasági tevékenység
Könyvtár SzMSz 2010.
4
A Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház önállóan működő, előirányzatai felett teljes jogkörrel rendelkező költségvetési szerv, pénzügyi, gazdasági feladatait, munkamegosztási megállapodás alapján, Siófok Város Kincstára látja el.
A Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház a feladatai ellátásához „használati joggal” rendelkezésére álló ingatlan vagyon:
Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet
8600 Siófok, Fő tér 2.
Könyvtár
8600 Siófok, Fő tér 2.
Gyermekkönyvtár
8600 Siófok, Kálmán Imre sétány 12.
Kálmán Imre Emlékház
8600 Kálmán Imre sétány 5.
Vagyonával a jogszabályoknak és a felügyeletet ellátó szervezet intézkedéseinek megfelelően rendelkezik. A vagyon feletti rendelkezési jog jellege: használati jog. Kötelezettségeket költségvetési előirányzata és saját bevételeinek mértékéig saját nevében vállalhat. Az intézmény képviseletét az igazgató látja el. Az intézmény hivatalos iratainak hitelesítésére körbélyegzőt használ: „Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház Siófok” felirattal. A felügyeleti jogkörgyakorlója, Siófok Város Önkormányzat Képviselő-testülete, az őt megillető jogokat és kötelezettségeket minden vonatkozásban az intézmény igazgatójának útján gyakorolja. Az intézmény felügyeleti és irányító szerve: Siófok Város Önkormányzat Képviselő-testülete (8600 Siófok, Fő tér 1.), a költségvetési szerv törvényességi felügyeletét Siófok Város Jegyzője látja el. Az intézmény alapító okiratát Siófok Város Önkormányzat Képviselő-testülete a 83/2010. (V. 27.) számú határozatával hagyta jóvá.
Könyvtár SzMSz 2010.
5
II. Az intézmény működésének célja A Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház Siófok város polgárainak, a dél-balatoni régiónak és az ide látogató vendégeknek közművelődési és közgyűjteményi alapellátó intézménye. Tevékenységében kultúraközvetítő, a városi önkormányzat által támogatott, közgyűjteményi, közszolgáltató közintézmény (2008.évi CV. tv. 16. § (1). Az intézmény szolgáltatásainak indokoltságát a lakossági igény igazolja. Ezzel a működtetési rendszerrel közvetve a lakossági közakaratnak és a tudományos igényeknek alárendelten tevékenykedik. Működésének szükségessége indokolt, hiszen szolgáltatásai iránt igényt tud kelteni, a felmerülő igényeket ki tudja elégíteni, miközben a város és a régió kulturális arculatát markánsan meghatározza. A muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvény kimondja, hogy a közművelődéshez való jog gyakorlása közérdek, a közművelődési tevékenységek támogatása közcél. A közművelődés feltételeinek biztosítása az állam és a helyi önkormányzatok feladata. A kulturális örökséghez tartozó javak múltunk és jelenünk megismerésének pótolhatatlan forrásai, a nemzeti és az egyetemes kulturális örökség egészének elválaszthatatlan összetevői; szellemi birtokbavételük minden ember alapvető joga. Hozzáférhetővé tétele a társadalom kötelezettsége. A Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház célja alapvetően megegyezik a 1997. évi CXL. törvény 1. § a), b) és c) pontjában megfogalmazottakkal. A Kutatóintézet és Könyvtár tevékenységének célja a dokumentum és az adatvagyonával, információ-és ismeretszolgáltatásával, az oktatás támogatásával, az irodalmi és a helytörténeti, regionális érték őrzésével, a kulturális örökség népszerűsítésével, a demokrácia, a szociális egyenlőség előmozdításával,
társadalmi
hasznot
eredményező
tevékenységet
fejtsen
ki.
Mindemellett az intézmény közvetlen célja Siófok, Somogy megye és a Balaton régió szellemi és művészeti értékeinek, hagyományainak a megismertetése, e célból kutatási lehetőség biztosítása, valamint Kálmán Imre tevékenységének kutatása, népszerűsítése. A Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház lehetőséget ad a kulturális értékek befogadására, s ezzel hozzájárul az egyén komplex fejlődéséhez, művelődéséhez, szociokulturális stabilizálódásához és életminőségének javításához is.
Könyvtár SzMSz 2010.
6
III. Az intézmény feladatrendszere A Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház alapfeladatai azok, amelyek az éves szakmai terv alapján az önkormányzat által elfogadott intézményi költségvetésből megvalósíthatók. Az éves szakmai tervet az intézményvezető terjeszti elő minden év október 15-ig Siófok Város Önkormányzat Képviselő-testületének. A szakmai terv elkészítésében valamennyi szervezeti egység vezetője aktívan közreműködik. A szakmai programok megvalósításának nagyságrendjét mindig az elfogadott intézmény költségvetése határozza meg. Az alapfeladatok és a vállalkozási feladatok közti határvonalat az éves szakmai program határozza meg.
Alapfeladatok szervezeti egységenként Általános alapfeladatok: •
Közgyűjteményi, közművelődési alapfeladatok
•
Kulturális események szervezése az önkormányzat előzetesen jóváhagyott terve alapján
•
Képzőművészeti, iparművészeti, népművészeti és egyéb kiállítások rendezése egyeztetéssel
•
Konferenciák, tudományos tanácskozások, szakmai szimpóziumok rendezése egyeztet
•
Együttműködés a városi intézményekkel
•
Együttműködés a városi civil szervezetekkel
•
Önkormányzat által támogatott kulturális rendezvények szakmai támogatása
A KUTATÓINTÉZET SZERVEZETI EGYSÉGÉNEK ALAPFELADATA •
Kiemelt feladatként gyarapítja és gondozza helyismereti-helytörténeti gyűjteményét a város és városkörnyék területére, valamint a Balatonra vonatkozóan, amelyet analitikus adatbázisokban tár fel.
•
Helytörténeti kutatást végez a Kálmán Imre Emlékházzal együttműködve és a végzett munkáról fél évente beszámolót készít közösen az emlékházzal.
•
A helytörténeti kutatások eredményeinek rendszeres publikálását, mozgó kép és hanganyag gyűjtését, rendszerezését, digitalizálását és hozzáférésének biztosítását végzi a Kálmán Imre Emlékházzal közösen.
•
Gondozza és feltárja a könyvtárnak adományozott hagyatékokat.
Könyvtár SzMSz 2010. •
7
A helytörténeti kutatások eredményeinek rendszeres publikálást, mozgó kép anyag és hanganyag gyűjtését, rendszerezését, digitalizálását és hozzáférésének biztosítását végzi a könyvtárral közösen
•
Bekapcsolódik az országos történeti kutatóintézet munkájában, rendszeresen tartja a kapcsolatot a kutatókkal, szakemberekkel.
•
Rendezvények szervezése igazgatói egyeztetéssel.
Alaptevékenységként nyújtott szolgáltatások •
Az Intézet teljes helytörténeti dokumentumanyagának helyben használata, kijelölt állomány kölcsönzése.
•
saját és könyvtári, intézeti szervezeti dokumentumbázis alapján történő differenciált tájékoztatói szolgálat
•
saját és könyvtári szervezeti dokumentumbázisra támaszkodó bibliográfiai, faktográfiai, dokumentációs és közhasznú információszolgáltatás
•
könyv- és könyvtárhasználati, szabadidős, valamint tanórákhoz kapcsolódó foglalkozások, szakkörök vezetése, számukra hely biztosítása
•
kapcsolattartás az oktatási intézményekkel
•
rendkívüli ismeretterjesztő tanórák tartása
•
részvétel kiadványok szerkesztésében
•
részvétel konferenciák, tudományos ülések szervezésében
•
városi helyismereti-helytörténeti tevékenység segítése
•
másolatkészítés saját állományból és külső forrásból
•
mozgókép- és hanganyag hozzáférés biztosítása
•
Internet szolgáltatás biztosítása
VÁROSI KÖNYVTÁR •
SZERVEZETI EGYSÉGÉNEK ALAPFELADATA
A könyvtár általános gyűjtőkörű, nyilvános települési közkönyvtár, a nyilvános könyvtári ellátás rendszerének tagja, közművelődési könyvtári tevékenységét alapfeladatként látja el.
•
A gyűjtőköri szabályzatban rögzített folyamatos, szerzeményezésen, állományalakításon és a dokumentumok feltáró rendszereinek építésén alapuló közvetlen könyvtári szolgáltatást nyújt.
•
Az Országos dokumentum-ellátási Rendszer szolgáltatásainak igénybe vételével, valamint telematikai szolgáltatások biztosításával információs bázisként működik.
•
Gyűjteményével
és
tevékenységével
közreműködik
a
lakosság
műveltségének
Könyvtár SzMSz 2010.
8
gyarapításában, helyi és közhasznú információk közvetítésében, az életmód és az értékrend fejlesztésében, a szabadidő hasznos eltöltésének megszervezésében. •
Tervszerűen gyűjti, feltárja, megőrzi, és hozzáférhetővé teszi a könyvtári dokumentumokat.
•
Gyűjti az egyetemes és nemzeti kultúra és a tudomány fejlődése szempontjából jelentős könyvtári anyagot.
•
Részt vesz az alap-, közép- és felsőoktatási intézmények tanulóinak szakirodalmi ellátásában.
•
Állományának alakításánál figyelembe veszi a használói igényeket.
•
Megállapodás alapján együttműködik a Kodolányi Főiskola könyvtárával.
•
Gyűjteménycsoportjai: kölcsönzői állomány, kézikönyvtár, segédkönyvtár, hírlap és folyóirattár, hang és videotár, elektronikus dokumentumok gyűjteménye, gyermekkönyvtári gyűjtemény. (A gyűjteménycsoportok tartalmi és formai körét a Gyűjtőköri Szabályzat tartalmazza.)
•
Olvasószolgálati-tájékoztatói
tevékenysége
keretében
tanácsadó-ajánló,
tájékoztató,
információ-szolgáltató tevékenységet folytat •
Sajtófigyelést, média megjelenések feldolgozását és digitalizálását végzi
•
Rendezvények szervezése igazgatói egyeztetéssel.
Alaptevékenységként nyújtott szolgáltatások •
a könyvtár teljes dokumentumanyagának helyben használata, kijelölt állomány kölcsönzése
•
más könyvtárak állományának és szolgáltatásainak közvetítése, saját állomány más könyvtárak részére történő kölcsönzése
•
saját és könyvtári szervezeti dokumentumbázis alapján történő differenciált tájékoztatói szolgálat
•
saját és könyvtári szervezeti dokumentumbázisra támaszkodó bibliográfiai, faktográfiai, dokumentációs és közhasznú információszolgáltatás
•
könyv- és könyvtárhasználati, szabadidős, valamint tanórákhoz kapcsolódó foglalkozások, szakkörök vezetése, számukra hely biztosítása
•
kapcsolattartás az oktatási intézményekkel
•
módszertani segítségnyújtás az iskolai könyvtárak számára
•
helyismereti gyűjtemény kiemelt gondozása, részvétel kiadványok szerkesztésében
•
városi helyismereti-helytörténeti tevékenység segítése
•
gyermekkönyvtár működtetése
•
másolatkészítés saját állományból és külső forrásból
•
Internet szolgáltatás biztosítása
Könyvtár SzMSz 2010.
9
Az egyes gyűjteménycsoportok – kölcsönállomány, kézikönyvtár, segédkönyvtár, hangtár, helytörténet, folyóiratok, gyermekkönyvtár – tartalmi és formai körét a Gyűjtőköri Szabályzat tartalmazza.
KÁLMÁN IMRE EMLÉKHÁZ
SZERVEZETI EGYSÉGÉNEK ALAPFELADATA
•
Az állandó kiállítás fenntartása
•
Kálmán Imre relikviák ápolása, katalogizálása, bővítési lehetőségeinek kutatása
•
Kiemelt feladatként helytörténeti kutatást végez a Kutatóintézettel és a Könyvtárral együttműködve és a végzett munkáról fél évente beszámolót készít közösen a könyvtárral
•
Képzőművészeti gyűjtemény gondozása, gyarapítási lehetőségek kiaknázása
•
Néprajzi gyűjtemény folyamatos feldolgozása, szakmai ápolása
•
Időszaki kiállítások, rendezvények szervezése
•
Közreműködik a helyi és országos szakhatóságokkal
•
A szakirányú tudományos kutatásban való részvétel
•
Az
illetékességi
területén
a
védett
muzeális
emlékek
és
magángyűjtemények
nyilvántartásával kapcsolatos információs tevékenységet végez •
A nyitva tartás rendjének biztosítása
Alapszolgáltatás: •
Tárlatvezetés
Fenti feladatok évenkénti mennyiségét meghatározza az önkormányzati támogatás nagyságrendje. Az alapfeladatok mennyiségi bővítését vagy szűkítését az éves feladattervhez rendelt intézményi költségvetés összefüggésében kell tervezni.
A Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház fentieken túl esetenként elvégez minden olyan művelődési és művészeti feladatot, melyet az Önkormányzat meghatároz és finanszíroz.
Könyvtár SzMSz 2010.
10
IV. Az intézmény szervezete, felépítése A Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház Szervezeti és Működési Szabályzatában rögzített feladatok ellátását a Siófoki Önkormányzat által engedélyezett 17,5 fő létszámkerettel végzi. Részletesen:
14 fő teljes munkaidős, 8 órás közalkalmazott 1 fő részmunkaidős, 6 órás közalkalmazott 4 fő részmunkaidős, 4 órás közalkalmazott
A SZERVEZETI EGYSÉGEK BELSŐ VISZONYAI Az igazgató feladatkörei: Az intézmény egyszemélyi felelős vezetője az igazgató, akinek a munkáját a szervezeti egységek vezetői és a vezető beosztású alkalmazottak segítik. Az intézmény szervezetének kialakítója. Az igazgató a hatályos jogszabályok, önkormányzati rendeletek és határozatok alapján irányítja az intézményt. A Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház képviseletét teljes jogkörrel az igazgató látja el, illetve eseti jelleggel, egyedileg meghatározott ügyekben, az írásban felhatalmazott igazgatóhelyettes, vezető beosztású alkalmazott. A képviseletre adott felhatalmazás tovább nem ruházható. Az igazgató a jelen szervezeti és működési szabályzat keretei között meghatározza a Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház szervezeti felépítését, valamint a működés szabályait. A jelen szabályzat alapján kell elkészíteni és módosítani az intézmény egyéb belső szabályzatait, a szervezeti egységek ügyrendjét. Az igazgató a munkáltatói és fegyelmi jogkör gyakorlója.
Az igazgató közvetlen irányítása alá tartoznak: •
Igazgatóhelyettes: Helyettesíti az igazgatót annak távollétében vagy eseti megbízás alapján a munkáltatói jog kivételével. Irányítja a közművelődési feladatok ellátását, felelős a 3 részegység
(Kutatóintézet,
Könyvtár,
Emlékház)
vezetéséért,
felügyeli
beosztott
alkalmazottai tevékenységét. A kiadott feladatokat irányítja, azok teljesítését ellenőrzi. Felelős az aktuális programok, rendezvények lebonyolításáért, teljesítéséért. Felelős továbbá
Könyvtár SzMSz 2010.
11
a havi és heti munkarend elkészítéséért és a belső értekezletek megtartásáért. •
Gazdasági ügyintéző: Felelős az intézmény gazdálkodási rendjének, pénzügyi, számviteli fegyelmének betartásáért, ezen feladatok maradéktalan megvalósításáért. Tevékenységét a munkaköri leírásban megfogalmazottak szerint végzi.
Az igazgató-helyettes közvetlen irányítása alá tartoznak: •
Könyvtári csoportvezető irányítja, szervezi és ellenőrzi a felnőtt- és gyermekkönyvtár alapfeladataiban meghatározott feladatokat. Felügyeli a szervezeti egység dolgozóinak tevékenységét és véleményezi a szabadságolás rendjét.
•
Kálmán Imre Emlékház csoportvezető irányítja, szervezi és ellenőrzi az emlékház alapfeladataiban meghatározott feladatokat. Felügyeli a szervezeti egység dolgozóinak tevékenységét és véleményezi a szabadságolás rendjét.
V. Az intézmény nyitva tartása és munkarendje A KUTATÓINTÉZET ÉS A FELNŐTT KÖNYVTÁR NYITVA TARTÁSA: szünnap 900 órától – 1800 óráig 830 órától – 1330 óráig
Kedd Hétfőtől-péntekig Szombat
GYERMEKKÖNYVTÁR NYITVA TARTÁSA: Kedd Hétfő, csütörtök, péntek Szerda Szombat
szünnap 13 órától – 1700 óráig 1000 órától – 1200 óráig 1300 órától – 1700 óráig 830 órától – 1330 óráig 00
KÁLMÁN IMRE EMLÉKHÁZ NYITVA TARTÁSA: TÉLI nyitva tartás: november 1-től március 31-ig: Hétfő
szünnap
Keddtől - vasárnapig
1100 órától – 1500 óráig
NYÁRI nyitva tartás: április 1-től október 31-ig: Hétfő
szünnap
Keddtől - vasárnapig
1100 órától – 1700 óráig
Könyvtár SzMSz 2010.
12
Az intézmény munkarendje Az intézmény dolgozóinak munkaideje a munkaszerződésben rögzített. A teljes munkaidőben foglalkoztatottaknál éves szinten heti átlag 40 óra munkaidőnek kell megfelelnie.
Az igazgató kötetlen munkarendben, a többi közalkalmazott kötött munkarendben dolgozik. Az általános munkaidő-beosztás 730-tól 1600 óráig, pénteken 730-tól 1330-ig tart. Egyébként a munkabeosztás a feladatokhoz és programokhoz igazodik, ezért egyenlőtlen munkaidő-beosztás megállapítása is lehetséges. A Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház munkarendjét munkakörönként lebontva a heti és havi munkaidő-beosztás táblázata tartalmazza. A havi munkarendet mindig előző hónap 3. hetének végéig meg kell tervezni, a heti munkarendi táblázat ütemterve pedig előző hét csütörtök napján tartott értekezleten kerül véglegesítésre és a táblázatot az adott szervezeti egységben közzé kell tenni. Fentiek teljesítéséért az igazgatóhelyettes felelős. Az éves üzemszünet időtartama maximum egy hét, melyet a programoktól függően az igazgató saját hatáskörben rendelhet el a felügyeleti szervhez történő előzetes bejelentési kötelezettséggel.
VI. Az intézmény képviselete és belső szervezeti kapcsolatai Az intézmény képviselete Az intézmény képviseletét más személyekkel és szervekkel szemben az igazgató látja el. A bankszámla feletti rendelkezési jog minden esetben az igazgatót illeti meg, Siófok Város Kincstára ellenjegyzése mellett. Belső szervezeti kapcsolatok Az igazgató irányítja a szervezeti egységek vezetőit, az egyes szervezeti egységek vezetői, pedig az egységhez tartozó összes alkalmazottat. Az igazgató távollétében kijelöli helyettesítőjét, és meghatározza döntési jogosultságát. Erről tájékoztatja a szervezeti egységek vezetőt. Minden utasításra jogosult vezető köteles gondoskodni arról, hogy beosztottjai tudják, távolléte
Könyvtár SzMSz 2010.
13
esetén ki helyettesíti. A vezetőnek a kijelölt helyettes személyéről tájékoztatni kell felettesét és az érdekelteket. Az intézményen belül a szolgálati út betartása mindkét irányban meghatározott. A beosztott dolgozónak a munkával összefüggő észrevételeit a közvetlen felettese útján kell előterjesztenie. Hatáskör és felelősség Az egyes vezetői szintekhez a szükséges jogkör és felelősség állandó jelleggel hozzátartozik. A csoportok vezetői felelősek a vezetésük alá tartozó szervezet működéséért, az éves szakmai tervekben és a szabályzatokban számukra meghatározott feladatok, valamint a vezetői utasítások végrehajtásáért, a végrehajtás biztosításáért és ellenőrzéséért. Minden belső egység vezetője köteles felettese részére a munkakörébe tartozó vagy kapcsolódó feladatok jobb munkavégzésére a döntés-előkészítés szakaszában javaslatokat tenni. E javaslatokat előzetesen a közvetlen munkatársakkal kötelesek összehangolni. A javaslatok, észrevételek elbírálásáról attól a vezetőtől kapnak tájékoztatást, akihez a javaslatot benyújtják. Az olyan ügyekben, amelyek intézése két vagy több szervezeti egység vezetőjére tartozik, kezdeményezőként annak kell eljárnia, aki az ügy intézéséért elsősorban felelős. A szervezeti egység vezetői kötelesek közös ügyeikben egyeztető eljárást alkalmazni. Ha vitás kérdésben nem jön létre egyetértés, a döntést az igazgató hozza meg. A beosztott munkavállalók – és az intézmény valamennyi alkalmazottja – felelősek mindazon feladatok végrehajtásáért, amelyek a munkaköri leírásokban foglaltak, tehát amelyekre illetékességük és hatáskörük kiterjed. A szervezeti egységek vezetői kötelesek a beosztott alkalmazottak munkaköri leírását elkészíteni és annak egy példányát a munkaszerződés mellékleteként kezelni, egy példányt a munkavállalóval történt értelmezés után a munkavállalónak átadni. A szervezeti egységek vezetőinek munkaköri leírásához az igazgató jóváhagyása szükséges. Minden dolgozó felelős a törvényesség betartásáért, továbbá a munkájával kapcsolatban tudomására jutott állami, szolgálati, illetve hivatali titok megőrzéséért.
Könyvtár SzMSz 2010.
14
Minden dolgozó kötelessége, ha valamely utasítást helytelennek, a gazdaság érdekeire, vagy az intézményre nézve károsnak tart, hogy arra közvetlen felettese figyelmét felhívja és szükség esetén az intézmény vezetésénél panaszt tegyen. A belső szervezeti egységek vezetői tájékoztatják az egység dolgozóit az intézmény tevékenységének általános irányelveiről, az üzemelés és gazdasági tervek célkitűzéseiről, azok megvalósításáról, az intézmény helyzetéről. A részükre meghatározott minőségben és mértékig képviselik az intézményt más szervek előtt. A vezetésük alatt álló egységre háruló feladatokat megosztják egységük tagjai között a feladatok végrehajtásához szükséges hatáskör átruházásával. Minden szervezeti egység vezetője felelős a kapott feladat végrehajtásáért, a végrehajtás során – a rendelkezésre bocsátott kereteken és lehetőségeken belül – a leggazdaságosabb megoldás kiválasztásáért, a munkák helyes előkészítéséért, a munkafeltételek megteremtéséért, a jó munkakörülményekért, egységük dolgozóinak együttműködéséért, a kiadott feladatok elvégzésének ellenőrzéséért.
VII. Az intézmény gazdálkodása A Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház önállóan működő költségvetési szerv, melynek pénzügyi gazdálkodási feladatait Siófok Város Kincstára látja el a Könyvtárnál dolgozó gazdasági ügyintéző közreműködésével. Az intézmény jogszabályok szerint és a helyi önkormányzati rendeletek betartásával, az önkormányzat által elfogadott költségvetési előirányzatának megfelelően, valamint saját bevételeinek mértékéig önállóan gazdálkodik. Az intézmény gazdálkodásáért felelős az igazgató, aki az intézmény egyszemélyi felelős vezetője. A gazdasági ügyintéző köteles az igazgatót a gazdálkodással összefüggő valamennyi kérdésről és információról felszólítás nélkül folyamatosan tájékoztatni.
A gazdálkodás folyamatában a jogok gyakorlását és kötelezettségek teljesítését tartalmazó feladatok a következő meghatározott sorrendben követik egymást: •
kötelezettségvállalás,
•
kötelezettségvállalás ellenjegyzése,
Könyvtár SzMSz 2010.
15
•
a kötelezettségvállalásban megjelölt feladat teljesítése,
•
érvényesítés,
•
utalványozás,
•
az utalványozás ellenjegyzése,
•
a pénzügyi teljesítés.
A Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház feladatainak ellátását szolgáló fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget az intézmény igazgatója vállalhat összeghatárra tekintet nélkül. A kötelezettségvállalás előtt meg kell győződnie arról, hogy a kiadás teljesítésére a szükséges fedezet rendelkezésre áll-e.
A kötelezettségvállalásnak mindig írásban kell történnie. Az igazgató által vállalt kötelezettséget a Siófok Város Kincstára jegyzi ellen. Az ellenjegyző csak azt vizsgálja, hogy a pénzügyi fedezet rendelkezésre áll-e. Véleményeltérés esetén az ellenjegyző záradékolja a kötelezettségvállalást.
A kötelezettségvállalásban megjelölt feladat akkor teljesül, ha a megjelölt munkavégzés vagy a megrendelt szolgáltatás megtörtént, s az ezzel kapcsolatos számlák beérkeztek. A számlák nyilvántartásba vétele előtt az átvevő ellenőrzi, hogy a számla számszakilag helyes-e, valamint alaki, tartalmi követelményeknek megfelel-e. A számlák beérkezését követően az érvényesítő megvizsgálja a követelés jogosságát; azt, hogy az előirányzat biztosítva van-e a feladatra; a szerződés vagy megrendelés rendelkezésre áll-e; a munka átvétele megtörtént-e; eszközök esetében a szükséges bevételezések megtörténtek-e.
Az érvényesítési jogot a gazdasági szakalkalmazott gyakorolja. Az utalványozási jogot az intézmény igazgatója vagy az igazgató tartós távolléte esetén az általa írásban felhatalmazott személy gyakorolja.
Az utalványozás csak az ellenjegyzésre jogosult személy aláírásával együtt érvényes. Az utalványozást és az ellenjegyzést követően kerülhet sor a pénzügyi teljesítésre. A banki utalások és pénztári kifizetések teljesítése az utalványrendelet alapján történik.
Könyvtár SzMSz 2010.
16
Az intézmény igazgatója – a gazdasági ügyintéző és a siófoki Városi Kincstár bevonásával – negyedévente köteles a gazdálkodást ellenőrizni, s félévente arról a fenntartó szervnek beszámolót készíteni.
Érdekeltségi rendszer Az intézmény gazdálkodására vonatkozó szabályzatokat, a gazdálkodás rendjét, ezen belül a gazdálkodás folyamatában érvényesülő kötelezettségeket és jogokat, a házipénztár kezelésére, a készpénzkezelésre és a számlarendre vonatkozó előírásokat a külön szabályzatai tartalmazzák: •
felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata
•
bizonylati rend
•
önköltségszámítási szabályzat
•
eszközök és források értékelési szabályzata
•
számlarend
•
pénzkezelési szabályzat
•
leltározási szabályzat
•
belső ellenőrzési szabályzat
•
tűzvédelmi szabályzat
•
munkavédelmi szabályzat
•
házirend
•
ügyrend
•
közalkalmazotti szabályzat
•
kollektív szerződés
A Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház belső rendjéről, tevékenységéről csak igazgatói engedéllyel lehet nyilatkozni. Munkakörök átadása Az intézményben dolgozók egymás közötti, valamint új dolgozó részére munkakör átadásáról, illetve átvételéről személyi változás esetén jegyzőkönyvet kell felvenni. Az átadásról és átvételről készült jegyzőkönyvben fel kell tüntetni: −az átadás-átvétel időpontját,
−a munkakörrel kapcsolatos tájékoztatást, fontosabb adatokat, −a folyamatban lévő konkrét ügyeket,
Könyvtár SzMSz 2010.
17
az átadásra kerülő eszközöket,
−az átadó és átvevő észrevételeit, −a jelenlévők aláírását. Az átadás-átvételi eljárást, a munkakörváltozást követően legkésőbb 15 napon belül be kell fejezni. A munkakör átadás-átvételével kapcsolatos eljárás lefolytatásáról a felettes vezető gondoskodik.
VIII. Záró rendelkezések Az SZMSZ Siófok Város Önkormányzat Képviselő-testületének jóváhagyásával lép hatályba és visszavonásig érvényes. Az SZMSZ mellékleteinek naprakész állapotban tartásáról az intézmény vezetője gondoskodik. Siófok, 2010. június 23. Dr. Kovács Emőke igazgató
Záradék: A Balatoni Regionális Történeti Kutatóintézet, Könyvtár és Kálmán Imre Emlékház Szervezeti és Működési Szabályzatát Siófok Város Önkormányzat Képviselő-testülete a …./2010. (VII. 2.) számú határozatával, 2010. július 1-jei hatállyal, jóváhagyta. Siófok, 2010. július 2.
Dr. Szélyes Miklós Jegyző
Dr. Balázs Árpád Polgárrmester
Könyvtár SzMSz 2010.
18
1. számú melléklet
SZERVEZETI FELÉPÍTÉS
IGAZGATÓ
GAZDASÁGI ÜGYINTÉZŐ
IGAZGATÓ-HELYETTES
EMLÉKHÁZ CSOP. VEZETŐ
KÖNYVTÁRI CSOP. VEZETŐ
KÖNYVTÁROSOK
Könyvtár SzMSz 2010.
19
2. számú melléklet
VAGYONNYILATKOZAT TÉTELI KÖTELEZETTSÉGGEL JÁRÓ MUNKAKÖRÖK 1.) Vagyonnyilatkozat tételre kötelezettek a 2007. évi CLII törvény alapján az alábbi munkakörök: 1. Igazgató, 2. Igazgató helyettes.
