BAHASA INDONESIA
SURAT NIAGA
Surat niaga: surat yang dikeluarkan oleh badan–badan atau perusahaan–perusahaan dalam rangka menjalankan usahanya. Surat niaga yang akan kita bahas : 1. Surat Penawaran 2. Surat Permintaan Penawaran 3. Surat Pesanan 4. Surat Pengaduan
1. SURAT PENAWARAN Surat penawaran (barang / jasa): Surat yang berisi informasi keadaan suatu barang/ jasa yang hendak dijual kepada calon pihak yang dikirimi surat (calon pembeli/ pengguna jasa).
Surat penawaran harus disusun dengan teliti dan dapat menarik perhatian pembaca. Kepada pihak yang dikirimi surat harus ditunjukkan keunggulan kualitas barang yang ditawarkan.
Hal - hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran: a. nama/ jenis barang yang ditawarkan b. kualitas, merk barang c. jumlah barang yang ditawarkan d. harga satuan e. potongan harga yang diberikan f. syarat pembayaran g. cara pengiriman
CONTOH SURAT PENAWARAN PT PUSTAKA WIDYA Jalan Pelajar 10 A Yogyakarta 55197
Nomor Lampiran Hal
: 45/ PB/ PW/ IV - 03 : 2 ( dua) lembar : Penawaran Buku
Yth . Saudara Pemilik Toko Buku Cerdas Abadi Jalan Ki Hajar Dewantara no. 25 Surabaya
Yogyakarta 1 April 2003
Dengan Hormat, Menyongsong peringatan Hari Pendidikan Nasioanal 2003 dan diberlakukannya Kurikulum Berbasis Kompetensi, kami penerbit buku-buku pelajaran untuk SD sampai dengan perguruan tinggi, mengajak Saudara bekerja sama berpartisipasi mencerdaskan kehidupan bangsa.
Buku–buku kami telah mendapat pengesahan dari Dirjen Dikdasmen Depdiknas, sebagai buku pelengkap disamping buku teks wajib yang telah diterbitkan oleh pemerintah. Semoga Saudara berkeinginan meningkatkan kualitas pendidikan. Untuk itu kami lampirkan sebuah daftar buku dan sebuah blangko surat pesanan.
Kami juga memberikan diskon menarik dengan persentase tinggi kepada toko pengecer dengan ketentuan : - Pembayaran tunai diskon 40 % - Pembayaran maksimal 2 bulan diskon 35 % - Pembayaran maksimal 4 bulan diskon 30 % Pesananan Saudara sangat kami tunggu. Terima kasih. Hormat kami, Kabid Pemasaran A. Latief
2. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN Surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan mengenai jualbeli barang.
Surat ini biasanya dibuat karena calon pembeli belum banyak mengenal suatu produk, baik jenisnya maupun harganya. Mungkin juga karena ada perubahan harga dan jenis produk.
Agar calon pembeli memperoleh jawaban yang memuaskan dari penjual, maka surat ini perlu berisi pertanyaan mengenai : a. nama / jenis barang b. harga satuan c. potongan harga d. cara dan syarat pembayaran e. cara pengiriman
CONTOH SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
Bogor, 31 Januari 2003 Yth, Direktur PT Jati Murni di Solo Dengan hormat, Kami akan sangat gembira jika Saudara dapat memberikan penjelasan mengenai jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga produksi Jati Murni.
Jika ada kesesuaian harga, kami akan memesan dalam jumlah besar. Informasi secepatnya sangat kami harapkan. Terima kasih. Hormat kami,
Sabrina
3. SURAT PESANAN Surat pesanan merupakan surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu.
Pada dasarnya penyusunan surat jenis ini cukup singkat, padat, tetapi jelas sehingga tidak menimbulkan keraguan pada diri si penjual.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan: a. Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan sebagainya. b. Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk daftar agar mudah melayani dan mengeceknya.
c. Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki. d. Menyebutkan cara pembayaran. e. Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki. f. Menyebutkan cara pengepakan.
CONTOH SURAT PESANAN
Bogor, 2 Maret 2005 Yth, Direktur PT Jati Murni di Solo Dengan hormat, Kami sangat bergembira menerima informasi tentang jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga produksi Saudara.
Untuk itu kami mohon dikirimi perabot rumah tangga sesuai dengan kode nomor : No. 15 sebanyak 7 buah No. 17 sebanyak 8 buah No. 25 sebanyak 10 buah Harga sesuai penawaran, begitu pula cara pembayarannya. Terima kasih atas kepercayaan terhadap pelanggan lama. Hormat kami, Sabrina
4. SURAT PENGADUAN (KLAIM) Surat pemberitahuan dari pemesan/ pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat karena : jumlah/ mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkaran isi perjanjian
Seseorang menulis surat pengaduan di antaranya untuk: a. Menyelesaikan proses jual beli agar memuaskan kedua belah pihak b. Meningkatkan hubungan baik yang sudah dibina agar tidak sampai putus karena kesalahan yang tidak disengaja.
c. Mengingatkan penjual agar memberikan pelayanan yang memuaskan karena pembeli adalah raja, sehingga pelayanan yang baik akan mendatangkan pelanggan yang setia. d. Meminta informasi atau keterangan kepada penjual, harus kepada siapa dirinya menuntut ganti rugi jika kesalahan bukan pada pihak penjual.
Alternatif penyelesaian pengaduan di antaranya : a.Meminta potongan harga, jika pengaduan disebabkan oleh kesalahan dalam pengiriman barang. b.Meminta pergantian barang, jika tidak mungkin untuk menjualnya karena rusak atau kesalahan mutu barang pesanan.
c. Meminta pengiriman barang yang kurang jika memang jumlah yang dikirim kurang. d. Meminta pengganti kerugian berupa uang, jika barangnya tidak diganti.
Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini : a. Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan. b. Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun Anda merasa tidak puas.
c. Sebutkan jenis dan jumlah barang yang Anda adukan. d. Jelaskan sebab-sebab atau alasanalasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang nyata. e. Jelaskan penyelesaian pengaduan yang Anda kehendaki dengan tidak merugiksn kedua belah pihak
CONTOH SURAT PENGADUAN TOKO BUMI ASIH Jalan MT. Haryono 53 Surabaya Surabaya, 14 Agustus 2003 Nomor : 71/ BA/ VII – 03 Hal : Pengaduan Kualitas Barang Yth . Pimpinan UD TANI MAKMUR Jalan H. Samanhudi 36 Sidoarjo
Dengan Hormat, Kiriman saudara berupa 89 ton kedelai telah kami terima pada tanggal 12 Agustus 2003. Hal ini berarti lebih cepat dari permintaan kami. Oleh karena itu kami ucapkan terima kasih.
Perlu kami sampaikan bahwa setelah kami cek ada 20 karung kedelai yang mutunya tidak sesuai dengan pesanan. Daripada 20 karung tersebut kami kembalikan, kami mohon potongan harga sebesar 20 %.
Jika saudara tidak setuju dengan potongan harga, silakan mengirim utusan untuk mengeceknya dan sekalian mohon dibawakan penggantinya. Atas perhatian dan kebijakan Saudara, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Boy Wijaya Pemilik Toko
SOAL-SOAL DAN EMBAHASANNYA 1. Perhatikan surat pengaduan berikut! Seorang pembeli kecewa terhadap penjual/produsen karena barang yang dikirim tidak sesuai dengan barang yang dipesan.
Kalimat santun untuk penulisan surat pengaduan sesuai dengan ilustrasi tersebut adalah …. a. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, saya kapok pesan barang pada Saudara. b. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, saya tidak puas dengan pelayanan Saudara.
c. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, saya sangat kecewa. Segera diganti. d. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, mohon diganti sesuai dengan pesanan saya. e. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, mohon ada ganti rugi atas kekecewaan saya.
Jawaban : d Pembahasan : Karena opsi d adalah kalimat pengaduan yang santun dan jelas.
2. Kalimat yang berisi keluhan dengan maksud yang jelas ialah …. a. Terima kasih atas kerja sama yang baik di antara kita. Mudah-mudahan tidak mengecewakan. b. Kiriman 10 unit yang telah kami terima 2 unit rusak. Mohon diganti.
c. Meskipun kami sering mengeluh karena keterlambatan pengiriman barang, Anda kurang memperhatikan hal itu. d. Kami cukupkan sekian, semoga kerja sama ini dapat diperbaiki. e. Biaya pengiriman barang yang rusak harap Anda tanggung.
Jawaban : b Pembahasan : Karena opsi b berisi keluhan yang jelas dan santun.
3. Barang pesanan kami yang Anda kirimkan, mengalami keterlambatan dan banyak barang yang rusak. Oleh karena itu, …. Pernyataan yang tepat untuk melengkapi surat pengaduan di atas adalah …. a. untuk pengiriman berikutnya kami mohon tidak terlambat lagi dan ada penggantian barang yang rusak b. pembelian kami batalkan
c. kami minta potongan harga d. barang yang rusak akan segera kami kembalikan e. kami minta ganti rugi sebesar kerugian yang kami derita
Jawaban : a Pembahasan : Karena opsi a adalah pernyataan yang jelas dan santun
4. Dengan hormat, Surat pesanan Bapak tertanggal 24 Juli 2002 telah kami terima …. Untuk melengkapi surat niaga di atas yang paling tepat ialah ….
a. kami mengucapkan terima kasih atas kepercayaan dan pesanan Saudara kepada kami. b. selanjutnya kami segera merealisasikannya pada tanggal 1 Agustus 2002 sesuai permintaan Bapak.
c. namun pada surat itu tidak dijelaskan alasan mengapa Bapak memesannya kepada kami. d. dan kami berterima kasih banyak sekali atas kepercayaan Bapak. Alat-alat tulis itu pasti segera kami kirim. e. kami pasti segera memenuhi pesanan Bapak tersebut karena itu kami sangat berteriam kasih pesanannya.
Jawaban : b Pembahasan : Karena opsi b merupakan kalimat yang tepat untuk melengkapi surat niaga di atas.
5. Di antara kalimat pembuka surat niaga berikut yang berisi permintaan penawaran ialah …. a. Dengan ini saya menyampaikan kepada Saudara produk baru usaha kami. b. Surat Saudara telah kami terima, maka berikut ini jawaban kami.
c. Dengan ini saya berharap Anda dapat memberikan daftar harga yang baru. d. Kami memerlukan informasi Anda tentang kebutuhan bulan ini. e. Dengan surat ini saya sertakan lampiran daftar harga produk baru kami.
Jawaban : c Pembahasan : Karena opsi c merupakan pernyataan permintaan penawaran
6. Di antara kalimat berikut yang tepat sebagai kalimat penutup surat pengaduan adalah …. a. Terima kasih, kami tunggu kiriman Anda b. Harap maklu, pelayanan kami terbatas.
c. Harap keluhan kami mendapat perhatian sepenuhnya. d. Harap semua pembayaran dilakukan melalui Bank Mandiri. e. Terima kasih, kami tunggu pesanan Anda.
Jawaban : c Pembahasan : Karena opsi c merupakan kalimat penutup surat pengaduan.
7. Di antara kalimat-kalimat penutup berikut yang berisi keluhan ialah …. a. Kiriman Anda telah samapai dengan selamat. Terima kasih b. Barang yang Anda kirimkan telah samapi, tetapi agak terlambat.
c. Baru hari ini pesanan kami sampai dalam keadaan lengkap. d. Terima kasih, kiriman Anda telah kami terima hari ini. e. Hari ini kami sudah menerima pesanan secara lengkap.
Jawaban : b Pembahasan : Karena opsi b merupakan kalimat penutup yang berisi keluhan.
8. Kalimat surat niaga berikut ini yang berisi penawaran ialah …. a. Kami mohon penawaran Saudara segera dikirimkan. b. Siapapun dapat mengirimkan contoh barang kemari.
c. Kami menawarkan TV Sony kualitas ekspor dengan pembayaran cicilan dan barang dapat segera dikirimkan d. Semoga Anda senang dengan order kami ini. e. Kami tetap menunggu penawaran Anda.
Jawaban : c Pembahasan : Karena opsi c adalah kalimat surat niaga yang berisi penawaran.
9. Di antara kalimat-kalimat berikut yang berisi permintaan penawaran barang ialah …. a. Surat Saudara bertanggal 1 April lalu telah kami terima, maka dengan ini …. b. Dapatlah kiranya Anda mengirim daftar harga terbaru barang produksi Anda.
c. Dengan penuh rasa gembira kami menyampaikan kabar bahwa kiriman Saudara telah kami terima. d. Klaim Saudara telah kami terima dan mohon sabar. e. Terima kasih atas kiriman Saudara bulan Maret yang lalu.
Jawaban : b Pembahasan : Karena opsi b merupakan kalimat yang berisi permintaan penawaran barang.
10. Di antara kalimat-kalimat penutup surat pengaduan berikut yang tidak tepat ialah …. a. Kami berharap Saudara memperhatikan sepenuhnya pengaduan kami. b. Pengaduan ini harap ditanggapi dengan serius.
c. Terima kasih atas kerja sama Saudara dalam menyelesaikan pengaduan kami. d. Hendaknya pengaduan kami ini mendapat perhatian sepenuhnya. e. Kami berharap Saudara segera menanggapi
Jawaban : c Pembahasan : Karena opsi c bukan merupakan kalimat pentutup surat pengaduan
