BAGAN ALIR PROSEDUR PENGELOLAAN SARANA PENELITIAN
1. BAGAN ALIR PROSEDUR PENGEMBANGAN PERALATAN PENELITIAN SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT/EKSTERNAL
MULAI
- Internal Subid (Inisiatif) - Eksternal Subid (Peneliti)
Komunikasi Verbal (Pengajuan Proposal)
Kepala Bidang Sarana Penelitian
Kasubid Peralatan Penelitian (Identifikasi Kelayakan)
TDK
Disetujui/Tidak
Tidak Disetujui / Ditinjau Kembali
YA
Kepala Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI
Disetujui/Tidak
TDK
Dikerjakan
Laporan Hasil
SELESAI
YA
2. BAGAN ALIR PROSEDUR BAGI PEMINJAM INTERNAL PENGGUNA
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
MULAI
Kasubbid Peralatan Penelitian Menginstruksikan
Mengajukan pemohonan peminjaman/penggunaan alat penelitian
Teknisi/Operator Alat Penelitian Mengecek status kondisi alat Menerima informasi penundaan penyewaan/pengunaan alat (usulkan penjadwalan ulang waktu pemakaiannya/ batal)
Data Base Alat Penelitian Sub Bagian Umum
Apakah alat tsb dalam kondisi layak pakai dan bisa digunakan?
TDK
SOP PENGADAAN BARANG/JASA (Lelang/Langsung)
Perusahaan Pelaksana/Penyedia Jasa Menginformasikan permasalahannya (rusak/kebutuhan spare part/belum dikalibrasi/sedang dipakai pihak lain)
YA
Hasil Pengadaan/perbaikan/ kalibrasi
Mengagendakan penggunaan menyiapkan alat, dan surat jalan membawa alat
(A)
PENGGUNA
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
(A)
Mengecek, menerima alat dengan disertai surat jalan membawa alat
Apakah peminjam mengerti cara pengoperasian alat?
YA
TDK Menugaskan Teknisi/Operator Alat Penelitian Disertai surat tugas dan surat jalan membawa alat
Menerima kembali alat yang dipinjam dan mengecek kondisinya
Menandatangani Formulir Peminjaman/ Penggunaan Alat Penelitian pada lembar pengecekan alat
YA
Apakah kondisi alat tsb baik?
TDK Mengarsipkan formulir dan meletakkan kembali alat pada tempatnya Kondisi alat rusak /hilang
SELESAI
Rusak SOP Perbaikan Alat
Hilang
Laporan tertulis kepada : - Kapuslit - Kabid Sarana Penelitian - Kabag Tata Usaha
Sub Bagian Umum SOP Tuntutan Ganti Rugi/ Penghapusan BMN
3. BAGAN ALIR PROSEDUR BAGI PEMINJAM EKSTERNAL PENGGUNA
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
MULAI
UNIT KERJA TERKAIT Kapus Laut Dalam
Kasubbid Peralatan Penelitian Menginstruksikan
Mengajukan pemohonan peminjaman/penggunaan alat penelitian
TDK
Sumber Penerimaan (PNBP/Non)
Teknisi/Operator Alat Penelitian Mengecek status kondisi alat
PNBP Menerima informasi penundaan penyewaan/pengunaan alat (usulkan penjadwalan ulang waktu pemakaiannya/ batal)
Data Base Alat Penelitian
Subag Keuangan SOP PENERIMAAN PNBP Kabid Sarana Penelitian
Apakah alat tsb dalam kondisi layak pakai dan bisa digunakan?
TDK
Pejabat Pembuat Komitmen
Sub Bagian Umum
YA
SOP PENGADAAN BARANG/JASA (Lelang/Langsung)
Perusahaan Pelaksana/Penyedia Jasa
Menginformasikan permasalahannya (rusak/kebutuhan spare part/belum dikalibrasi/sedang dipakai pihak lain)
Hasil Pengadaan/perbaikan/ kalibrasi
Mengagendakan penggunaan menyiapkan alat, dan surat jalan membawa alat
(A)
PENGGUNA
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
(A)
Menugaskan Teknisi/Operator Alat Penelitian Disertai surat tugas
Menerima kembali alat yang dipinjam dan mengecek kondisinya
Menandatangani Formulir Peminjaman/ Penggunaan Alat Penelitian pada lembar pengecekan alat
Mengarsipkan formulir dan meletakkan kembali alat pada tempatnya
YA
Apakah kondisi alat tsb baik?
TDK
Kondisi alat rusak /hilang
SELESAI
Rusak SOP Perbaikan Alat
Hilang
Laporan tertulis kepada : - Kapuslit - Kabid Sarana Penelitian - Kabag Tata Usaha
Sub Bagian Umum SOP Tuntutan Ganti Rugi/ Penghapusan BMN
4. BAGAN ALIR PROSEDUR PERBAIKAN PERALATAN PENELITIAN PENGGUNA ALAT
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
MULAI
Rencana/Jadwal Pemeliharaan Alat
Kasubid Peralatan Penelitian
Permintaan Pengguna Alat
KEPALA BIDANG SARANA PENELITIAN
Usul Perbaikan Alat
Internal
Dilaksanakan di internal atau eksternal
Eksternal
Malakukan perbaikan internal
PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN
Sub Bagian Umum SOP PENGADAAN BARANG/JASA (Lelang/Langsung) Penyedia Jasa/ Perusahaan Pelaksana
Menerima alat setelah diperbaiki
Tdk Sesuai
Keputusan hasil uji coba Keputusan hasil uji coba
Sesuai Sesuai
Dicatat dalam Kartu Pemeliharaan Alat Penelitian Menerima alat yang telah diperbaiki
SELESAI
Tdk Sesuai
5. BAGAN ALIR PROSEDUR PERAWATAN PERALATAN PENELITIAN SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
MULAI
Rencana/Jadwal Pemeliharaan Alat
Melakukan Persiapan
Melakukan Kegiatan Cek list dan catat sesuai dengan kondisi alat
Apakah kondisi alat tersebut baik
Tidak
Usul Perbaikan
Baik Formulir cek list ditanda tangani oleh Kepala Laboratorium/ pengguna alat
SELESAI
SOP PERBAIKAN
6. BAGAN ALIR PROSEDUR KALIBRASI PERALATAN PENELITIAN PENGGUNA ALAT
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
MULAI
Rencana/Jadwal Pemeliharaan Alat
Kasubid Peralatan Penelitian Permintaan Pengguna Alat
KEPALA BIDANG SARANA PENELITIAN
Usul Kalibrasi
Dilaksanakan di internal Eksternal atau eksternal
Internal
C
Eksternal
KEPALA BIDANG SARANA PENELITIAN Sub Bagian Umum
Malakukan Internal Kalibrasi
SOP PENGADAAN BARANG/JASA (Lelang/Langsung )
Data hasil kalibrasi
Menerima Alat, dan Sertifikat Kalibrasi
Penyedia Jasa/Perusahaan Pelaksana
Menyerahkan kepada pengguna Keputusan hasil uji coba
Sesuai
Dicatat dalam Kartu Pemeliharaan Alat Penelitian
(A)
(B)
Tdk Sesuai
(A)
(B)
Menerima alat yang telah dikalibrasi
Menyerahkan alat dan copy sertifikat kepada pengguna
Asli Sertifikat Kalibrasi dan Formulir terkait di arsipkan
Melakukan pengecekan antara sesuai permintaan pengguna Data hasil pengecekan antara
Membandingkan data kalibrasi antara dengan hasil kalibrasi
Keputusan hasil uji coba
Sesuai
SELESAI
Tdk Sesuai
c
7. BAGAN ALIR PROSEDUR MUTASI PERALATAN PENELITIAN PENGGUNA
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
MULAI
Mengajukan pemohonan mutasi alat penelitian (setelah adanya persetujuan dari kepala laboratorium/ketua Kelompok Penelitian ybs)
Kasubbid Peralatan Penelitian (Menyetujui)
Kepala Bidang Sarana Penelitian (Mengetahui)
Teknisi Alat Penelitian (Mengecek kondisi alat di laboratorium pengguna)
DIPINDAHKAN
Update Data Base (perubahan tempat/ DBR)
Data Base Alat Penelitian
Apakah alat tsb akan dipindahkan/ dimutasikan ke laboratorium pengguna atau diusulkan untuk dihapuskan
DIHAPUSKAN
Diambil dan dimasukkan ke dalam gudang penyimpanan barang tdk terpakai
Kepala Bidang Sarana Penelitian (Mengetahui)
SUB BAGIAN UMUM
SELESAI
SOP Penghapusan BMN
8. BAGAN ALIR PROSEDUR OPERASIONAL LABORATORIUM SUB BIDANG SARANA TEKNIS MULAI
Penanggung Jawab Laboratorium membuat permohonan PPK meminta rincian spesifikasi dan harga
Kepala Puslit Laut Dalam LIPI Menerima permohonan
Laporan Kepada Kepala Puslit Laut Dalam LIPI untuk persetujuan
Kepala Puslit Laut Dalam memerintahkan untuk pengecekan
Tidak Setuju ?
Peneliti/Teknisi terkait melakukan Pengecekan
Ya Proses perbaikan/Pengadaan Penyedia Jasa
Perbaiki Sendiri ?
Tidak Penyedia Jasa Melaksanakan Perbaikan
Ya PPK memberi perintah untuk melakukan Perbaikan
Pekerjaan Selesai diperiksa oleh Peneliti/Teknisi terkait
Peneliti/Teknisi terkait melakukan perbaikan
Diserah terimakan dan ditandatangani oleh PPK
Perbaikan selesai,dicatat selanjutnya diserahkan kepada USER
BA Perbaikan Penyelesaian Pekerjaan di serahkan ke penanggungjawab Laboratorium
PPK menerima dan menandatanganinya
Melaporan kepada Kepala Puslit Laut Dalam LIPI
SELESAI
SELESAI DATA BASE
Perbaikan Ditunda
