BAB V PENGOLAHAN DATA
5.1 Menghubungkan Bisnis dengan IS/IT Strategi Dalam hal ini kita membuat Peta Strategi (Mapping Strategy), Balance Scorecard yang merupakan kerangka utama dari keseluruhan perencanaan yang akan dijalankan.
Visi-Misi IS/IT Matriks SWOT
Kickoff Meeting IS/IT'05
Strategic Map Template
Analisa Porter IS/IT
Diskusi dengan LPT-YAI ok
not
Peta Strategi Balance Scorecard Gambar 5.1 Kerangka Pemetaan Strategi Hal diatas perlu dilakukan secara sistematis mengingat pentingnya dalam membentuk sebuah Peta Strategi yang akan melandasi pekerjaan berikutnya. Untuk jelasnya akan diterangkan sebagai berikut:
62
63
5.1.1 Pembuatan Visi dan Misi IS/IT LPT Y.A.I Dalam pengembangan Sistem dan Teknologi Informasi di LPT YAI diperlukan adanya visi dan misi sebagai landasan operasional. Visi diperlukan sebagai harapan pencapaian dimasa yang akan datang, sedangkan misi adalah proses atau aktivitas yang dikerjakan selama ini.
5.1.1.1 Visi IS/IT Sejalan dengan bisnis yang ada,Visi IS/IT kedepan LPT YAI sebagai berikut IS/IT menjadi pemimpin dalam penelitian, pengembangan, implementasi dan mendukung teknologi dari LPT YAI serta menjadi keuntungan bagi mahasiswa, alumni, fakultas dan staff dalam mencapai tujuan akademik dan administratif.
5.1.1.2 Misi IS/IT Misi IS/IT di LPT YAI yang dijalankan saat ini sebagai berikut : Mengolah, mengimplementasikan dan mendukung penggunaan teknologi untuk mencapai tujuan akademik universitas, yang tertuang dalam Rencana Induk Pengembangan Y.A.I.
5.1.2 Identifikasi Faktor SWOT Dari faktor strategis perusahaan yang sudah diungkap sebelumnya, baik internal maupun eksternal, dipilih beberapa saja untuk analisa SWOT.
64
5.2.1.1 Matriks EFAS (External Strategic Factor Analysis Summary) Tabel 5.1 Matriks EFAS FAKTOR EKSTERNAL
Peluang : a.Kemampuan dengan pesaing yang tidak terlalu jauh b. Perkembangan Teknologi mempermudah berbagai aspek c. Dibidang pemasaran, IS/IT dapat digunakan sebagai daya tarik kepada calon mahasiswa. d.TeknologiIS/ITdapat mendukung kegiatan akademik e.Dengan adanya teknologi, memperluas pangsa pasar Ancaman : a.Belum adanya rencana strategis dalam pengembangan IS/IT b.Resesi ekonomi dan inflasi mempengaruhi harga investasi dibidang IS/IT c.Tuntutan Perkembangan Teknologi yang tepat guna d.Makin banyaknya pesaing yang memiliki IS/IT yang lebih maju. e.Belum bakunya aturan perundangan (regulasi) yang berhubungan dengan IS/IT. f.Customer semakin selektif terhadap pelayanan terhadap mereka TOTAL
BOBOT (B)
RATING (R)
(B)*(R)
KOMENTAR
0,14
4
0,28
Kesempatan
0,10
4
0,40
Referensi yang baik
0,10
3
0,30
Mempengaruhi pemasaran
0,06
4
0,24 Dimanfaatkan
0,06
5
0,30
Kesempatan
0,06
2
0,12
Ancaman
0,14
4
0,56
0,13
5
0,65
Perlu perhatian, Ekonomi memburuk Diperhatikan
0,10
3
0,30
0,06
2
0,12
0,05
3
0,15
1,00
3,42
Konsentrasi marketing Diperhatikan Konsentrasi marketing
65
5.2.1.2
Matrik IFAS (Internal Strategic Factor Analysis Summary) Tabel 5.2 Matriks IFAS
FAKTOR STRATEGI
BOBOT
RATING
INTERNAL
Kekuatan : 1.Top level manajemen yang peduli terhadap perkembangan IS/IT 2.Sarana dan prasarana modern yang dimiliki sendiri 3.Infrastruktur jaringan komputer yang menghubungkan antar kampus YAI 4.IS/IT dipergunakan sebagai alat pemasaran 5.IS/IT dipergunakan dalam alat pertimbangan pengambilan keputusan 6.Memiliki SDM khusus menangani perkembangan IS/IT Kelemahan : 1.Belum adanya rencana strategis dalam pengembangan IS/IT 2.Masih ada SDM di YAI yang masih belum familiar dengan IS/IT 3.Mahalnya biaya investasi di bidang pengembangan IS/IT 4.Kualitas SDM secara keseluruhan 5.Sistem Akademik yang berubah-ubah. TOTAL
BOBOT X
KOMENTAR
RATING
0,11
3
0,33
Memiliki dukungan
0,10
2
0,20
Keuntungan
0,11
3
0,33
Kunci sukses
0,11
3
0,33
Kesempatan
0,14
4
0,56
Referensi
0,11
3
0,33
Perhatian
0,07
2
0,14
Perhatian
0,07
2
0,14
Pelatihan
0,07
2
0,14
0.07
2
0,14
Perlu perhatian Dikordinasi
0,04
1
0,04
1,00
Perlu sosialisasi
2,68
5.2.1.3 Matriks SWOT Setelah diketahui faktor Strategis Eksternal dan Internal, maka keduanya digabungkan kedalam matrik SWOT.
66
67
5.1.3 Analisa Porter IS/IT Analisa Porter disini menerangkan mengenai bidang (industri) IS/IT yang akan dikembangkan di LPT YAI, berdasarkan data yang ada dan kondisi yang berlangsung. Pada bidang IS/ IT ini analisa Porter umumnya mengacu pertanyaan sebagai berikut :
Penghalang Masuk: - Mengurangi biaya operasional - Investasi dengan pendapatan besar - Mempermudah pemantauan kinerja - Pengambilan keputusan lebih akurat Pemasok Dapatkah IS/IT mengefisienkan SDM yang ada Penentu Kekuatan Pemasok: - Mengurangi kebutuhan SDM - Struktur organisasi lebih ramping - Mempermudah kinerja operasional - Data yang ada lebih akurat
Pendatang Baru Dapatkah IS/IT menjadikan penghalang bagi pesaing
Pesaing Industri Dapatkah IS/IT mengubah peringkat YAI dalam persaingan
Produk Pengganti Dapatkah IS/IT memberikan kemudahan atau pelayanan baru
Penentu Persaingan: - Penerapan IS/IT menjadi nilai tambah dan competitive advantage LPT-YAI - Membuka peluang baru dalam pelayanan Pembeli Bisakah IS/IT mengurangi biaya dan menambah keuntungan Penentu Kekuatan Pembeli: - Pertumbuhan pendapatan dari investasi bidang IS/IT - Peningkatan produktivitas LPT-YAI - Peningkatan Brand Identity LPT-YAI
Penentu Ancaman Produk Pengganti: - Memberikan kemudahan baru - Kinerja lebih efektif dan efisien
Gambar 5.2 Elemen Struktur Industri IS/IT Sehingga Analisa Porter sebagai Elemen Struktur Industri IS/IT ini mencoba menjawab kondisi yang berlangsung pada bidang tersebut.
5.1.3.1 IS/IT dari sisi Pelanggan Penginvestasian dibidang IS/IT diharapkan oleh pengguna dapat mengurangi biaya secara langsung. Dari sisi operasional membuat kinerja lebih efektif dan efisien. Sedangkan dari sisi manajemen, penggunaan IS/IT mempermudah pemantauan akan kinerja organisasi dan pengambilan keputusan yang lebih akurat dengan dukungan IS/IT.
68
5.1.3.2 IS/IT dari sisi Pemasok Penerapan IS/IT dapat mengurangi kebutuhan akan Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada. Hal ini dikarenakan dengan penerapan IS/IT yang merubah kinerja sebelumnya menjadi lebih efektif dan efisien. Sehingga dimungkinkan adanya struktur organisasi yang lebih ramping dan berkurangnya kebutuhan akan SDM dengan dukungan IS/IT.
5.1.3.3 IS/IT dari sisi Pendatang Baru Aplikasi penerapan IS/IT pada organisasi, dapat menjadi nilai tambah dalam menghadapi persaingan yang ada. Tidak hanya dikarenakan karena jumlah investasi yang diperlukan untuk aplikasi IS/IT. Tetapi lebih dari itu, strategi penerapan IS/IT yang tepat, akan menunjang bisnis yang berlangsung dalam menghadapi persaingan.
5.1.3.4 IS/IT menjadi Produk Pengganti Penggunaan IS/IT memberikan begitu banyak pilihan aplikasi. Yang memungkinkan dapat diterapkan guna menggantikan fungsi ataupun proses operasional yang telah ada, menjadi lebih efektif dan efisien bagi organisasi.
5.1.3.5 IS/IT dari sisi Persaingan Industri Persaingan Industri yang ada menyebabkan strategi yang digunakan terhadap pesaing umumnya tidak terlalu berbeda. Pemanfaatan IS/IT pada organisasi dapat merubah peta persaingan yang ada, selama diterapkan secara tepat dan proporsional. Sehingga posisi organisasi dapat memiliki nilai lebih menjawab persaingan yang ada.
69
5.1.4 Persetujuan Penerapan IS/IT (Kick Off Meeting) Pertemuan akan persetujuan penerapan IS/IT (Kick off meeting’05), adalah usaha untuk menyelaraskan akan kebutuhan IS/IT dengan tujuan merealisasikan Rencana Strategi LPT-YAI (Renstra YAI). Guna mendapat strategi penerapan IS/IT yang tepat sejalan dengan bisnis di LPT-YAI. Sehingga diperoleh hubungan bahwa perumusan strategi terjadi secara topdown approach, mengacu dari visi dan misi hingga kearah yang lebih strategis secara sistematis. Beberapa hal penting yang terdapat dalam Renstra YAI, menjadi pertimbangan dalam usulan perancangan strategi IS/IT di LPT-YAI. Perancangan strategi pengembangan LPT-YAI yang mengacu pada variabel ”Tujuh P” (7P) yaitu : 1.
"Produk " jasa yang dihasilkan harus berkualitas sesuai dengan kebutuhan dan keinginan sehingga dapat mernuaskan pelanggan pendidikan (customer of education) yang meliputi : a. Pelanggan eksternal : •
Mahasiswa (client)
•
Orang tua/wali mahasiswa
•
Pemerintah
•
Perusahaan
•
Masyarakat
b. Pelanggan internal : •
Tenaga pengajar (Dosen)
70
•
Karyawan/tenaga Non Edukatif
2.
"Pembiayaan" yang efisien sesuai dengan kemampuan mahasiswa
3.
"Promosi" yang tepat sasaran sehingga dapat terjadi komunikasi yang efektif
4.
"Pendistribusian" produk jasa yang lebih meluas dan memudahkan mahasiswa mendapatkan produk jasa LPT YAI di wilayah DKI Jakarta
5.
"Pegawai" yang profesional
6.
“Proses" pendidikan yang cepat tepat dan benar serta bertanggung jawab
7.
“Prasarana dan perlengkapan" yang modern. Hal ini dihubungkan dengan hasil Kick Off Meeting’05 yang merupakan
kerangka pembuatan Balance Scorecard. Diantaranya beberapa hal yang menjadi pertimbangan : a. Perspektif Keuangan Meningkatkan keuntungan sejalan dengan pertumbuhan laba yang didapat organisasi dari penerapan IS/IT b. Perspektif Pelanggan Meningkatkan pelayanan yang unggul untuk operasional organisasi Memberikan kemudahan baru yang didapat dari penerapan IS/IT c. Perspektif Internal Bisnis Proses Menjadikan posisi IS/IT lebih unggul atau strategis bagi LPT-YAI Perbaikan infrastruktur yang ada d. Perspektif Pembelajaran Meningkatkan profesionalisme dan loyalitas dari SDM yang ada
71
Sebagai hasil konsolidasi bisnis secara garis besar yang sejalan dengan IS/IT dipilih strategi Difrensiasi (Differentiation Strategy) dan Biaya Rendah (Low Cost Strategy) : Tabel 5.4 Konsolidasi umum dukungan strategi IS/IT Low Cost Strategy IS/IT Application Pembuatan sistem yang berdampak bagi bertumbuhnya
Business Area Keuangan
pendapatan LPT-YAI Pembuatan
sistem
yang
menjadikan kinerja lebih efektif
lebih
Mengintegrasikan
proses
yang
ada kedalam sistem Pembuatan fasilitas kemudahan
Pelanggan
dan efisien Menjadikan
Differentiation Strategy IS/IT Application
dan peluang baru dalam hal pelayanan dari bidang IS/IT
organisasi
ramping
yang
Perbaikan infrastruktur yang ada,
dengan Internal Proses sehingga
mendukung
dukungan IS/IT
Informasi Eksekutif
Dengan adanya sistem dan
Pembuatan
sosialisinya maka kapabilitas
Pembelajaran
personil meningkat
Sistim
Knowledge
Management sebagai asset dari LPT-YAI
5.1.5 Pembuatan Template Peta Strategi Dengan mempertimbangkan pengolahan data dan analisa yang dijalankan sebelumnya, sejalan dengan Renstra LPT-YAI. Disertakan dengan hasil dari kick-off meeting IS/IT’05 maka didapati peta strategi template yang akan dipergunakan bagi LPT-YAI.
72
VISI
IS/IT menjadi pemimpin dalam penelitian, pengembangan, implementasi dan mendukung teknologi dari Y.A.I serta menjadi keuntungan bagi mahasiswa, alumni, fakultas dan staff dalam mencapai tujuan akademik dan administratif.
MISI
Mengolah, mengimplementasikan dan mendukung penggunaan teknologi untuk mencapai tujuan akademik universitas, yang tertuang dalam Rencana Induk Pengembangan Y.A.I.
STRATEGI
STRATEGI PERTUMBUHAN
PERSPEKTIF
PERSPEKTIF KEUANGAN
TUJUAN STRATEGIS
K1 Meningkatkan keuntungan
PERSPEKTIF CUSTOMER
C1 Meningkatkan mutu pelayanan
C2 Memberi kemudahan baru
PERSPEKTIF INTERNAL BISNIS PROSES
I1 Menjadi bagian sistem manajemen
I2 Meningkatkan infrastruktur
PERSPEKTIF PERTUMBUHAN DAN PEMBELAJARAN
P1 Meningkatkan profesionalisme SDM
P2 Meningkatkan kapabilitas pengajaran
BALANCED SCORECARD IS/IT LPT-YAI
Gambar 5.3 Kerangka Balanced Scorecard LPT Y.A.I
5.1.6 Perumusan Strategi IS/IT LPT-YAI Guna memperjelas dari strategi IS/IT yang dibuat dalam kerangka BSC yang dibuat, maka ditentukan Tujuan Strategis/ Key Performance Indicator (KPI) dikonsolidasikan dengan CSF dan juga dukungan IS/IT yang diperlukan. Hal ini dilakukan untuk memperjelas pembuatan kerangka BSC dan Peta Strategi IS/IT dari LPT-YAI.
73
5.1.6.1 Perspektif Keuangan IS/IT YAI Tabel 5.5 Perspektif Keuangan IS/IT YAI Perspektif Finance Tujuan
Tindakan (CSF) - Melakukan
K1 Meningkatkan
prioritas
Dukungan IS/IT investasi (i) Membuat
sistem
yang
sesuai dengan kebutuhan LPT-
dapat membuat penilaian
YAI
berdasarkan
kerangka
Information
Economics
- Menggunakan fasilitas yang ada secara efektif dan efisien.
untuk
proyek
yang
dilaksanakan.
Keuntungan
(ii) Menjadikan
investasi
yang baru berguna, untuk meningkatkan dari
efisiensi
segi
biaya
operasional
5.1.6.2 Perspektif Customer IS/IT YAI Tabel 5.6 Perspektif Customer IS/IT YAI Perspektif Customer Tujuan
Tindakan (CSF)
Dukungan IS/IT
- Meningkatkan ketepatan dan (i) Membuat C1 Meningkatkan Mutu Pelayanan
pelayanan terhadap komplain.
pelayanan
standarisasi dan
fasilitas
“contact center” yang dapat terpantau (ii) Melakukan berkelanjutan
survey terhadap
customer (iii) Mengurangi
tingkat
74
kesalahan
pelayanan
dan
waktu proses - Merancang
C2 Technologyenabled untuk Fakultas, Staff dan Mahasiswa
sistem
guna (i) Merancang sistem yang dapat
meningkatkan efisiensi dan
meningkatkan
efektifitas
efektifitas dari
- Membuat
produk-produk
baru dibidang IS/IT
efisiensi dan operasional
customer. (ii) Membentuk divisi penelitian dan
pengembangan
menentukan
guna
kebutuhan
maupun guna pengembangan dari
sistem
baru
yang
diperlukan oleh YAI
5.1.6.3 Perspektif Internal Proses IS/IT YAI Tabel 5.7 Perspektif Internal Bisnis Proses IS/IT YAI Tujuan
Perspektif Internal Bisnis Proses Tindakan (CSF) Dukungan IS/IT - Membuat
I1 Menjadi bagian sistem manajemen
I2 Meningkatkan
bagian
IS/IT dari
menjadi (i) Membuat Sistim Informasi
pengambilan
keputusan
Eksekutif guna pertimbangan pengambilan keputusan
- Membuat IS/IT yang ada (ii) Membuat
IS/IT
menjadi
menjadi daya tarik bagi calon
pertimbangan calon customer
customer
dalam bergabung di YAI
- Peremajaan Ekuipmen secara (i) Menyesuaikan berkelanjutan
investasi
peremajaan, sesuai dengan
75
Infrastruktur
- Menampung jurnal maupun pengembangan
ilmu
kebutuhan aktivitas di YAI
dari (ii) Menyusun sistem yang dapat
LPT-YAI
menampung pengembangan ilmu maupun knowledge management dari LPT-YAI
5.1.6.4 Perspektif Pembelajaran IS/IT YAI Tabel 5.8 Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran IS/IT YAI Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran Tujuan
Tindakan (CSF) - Pengembangan
P1
Dukungan IS/IT SDM (i) Sosialisasi
berkelanjutan
dari
pengembangan IS/IT
Meningkatkan
(ii) Menyusun
Profesionalisme
jadwal
berkala
pelatihan guna meningkatkan
SDM
profesionalisme sehingga
SDM,
berfungsi sebagai
functional team P2 Meningkatkan kapabilitas tenaga pengajar
- Pengembangan
wawasan (i) Membuat Knowledge center
dibidang pendidikan agar
sebagai sarana pengembangan
tenaga
IPTEK.
mengikuti
pengajar
selalu
perkembangan
ilmu pengetahuan
76
5.1.7 Peta Strategi LPT-YAI Dengan tujuan mewujudkan rencana diatas, dipilih strategi difrensiasi (differentiation) dan biaya rendah (low cost). Maka dibentuklah peta strategi IS/IT yang dibuat, berdasarkan pengolahan data sebelumnya. VISI IS/IT LPT-YAI IS/IT menjadi pemimpin dalam penelitian, pengembangan, implementasi dan mendukung teknologi dari Y.A.I serta menjadi keuntungan bagi mahasiswa, alumni, fakultas dan staff dalam mencapai tujuan akademik dan administratif. MISI IS/IT LPT-YAI Mengolah, mengimplementasikan dan mendukung penggunaan teknologi untuk mencapai tujuan akademik universitas, yang tertuang dalam Rencana Induk Pengembangan Y.A.I. TUJUAN (GOALS) SDM Pertumbuhan Jasa IS/IT Profesional Laba Unggulan Unggulan dan Loyal
Pembelajaran dan Pertumbuhan
Proses Internal Bisnis
Customer
Keuangan
Perspektif
Tujuan K1 Meningkatkan Keuntungan C1 Meningkatkan Mutu Pelayanan
C2 Tech. enabled Bagi fak, staff & alumni I1 IS/IT menjadi bagian sistem manajemen I2 Meningkatkan Infrastruktur P1 Meningkatkan Profesionalisme SDM P2 Meningkatkan Loyalitas SDM
Differentiation Strategy &Low Cost Strategy Pertumbuhan ROI
Berkurangnya Biaya
Pertumbuhan Pendapatan Meningkatnya kepercayaan Customer
Meningkatnya kualitas proses layanan Customer
Meningkatnya Profesionalitas Personil
Quality Relationship dengan Customer
Kecepatan Layanan
State of the the art Technology
Layanan Customer yang terintegrasi
Meningkatnya Loyalitas Personil
Gambar 5.4 Peta Strategi IS/IT LPT-YAI
77
5.1.7.1 Peta Strategi Perspektif Pembelajaran a. Meningkatnya Kapabilitas Personil : Dengan adanya pelatihan IS/IT yang diadakan, guna menunjang proses bisnis yang berlangsung. Maka secara konstan kapabilitas dari SDM yang ada diharapkan semakin bertambah. Hal ini akan mewujudkan membaiknya kualitas pelayanan terhadap customer serta dapat mendukung proses pelayanan customer yang terintegrasi. b. Meningkatnya Loyalitas Personil : Pelatihan IS/IT yang diharapkan dapat meningkatkan kapabilitas personil dan diadakan secara terencana, hal ini dapat meningkatkan loyalitas dari SDM itu sendiri.
Dikarenakan
sebagai
individu
merasa
diperhatikan
akan
perkembangannya.
5.1.7.2 Peta Strategi Perspektif Proses Bisnis a. Meningkatnya kualitas proses layanan customer : Didukungnya proses bisnis oleh SDM yang professional dan loyal di YAI, maka akan meningkatkan kualitas yang diberikan kepada customer. Hal ini secara langsung akan meningkatkan kepercayaan dari customer itu sendiri akan layanan yang diberikan. b. State of the art technology : Pengaplikasian teknologi yang tepat guna serta perbaikan dari infrastruktur yang ada. Hal ini akan mendukung pelayanan serta kepercayaan dari customer. Dan meningkatkan kualitas hubungan yang baik dengan customer.
78
5.1.7.3 Peta Strategi Perspektif Customer a. Meningkatnya kepercayaan customer : Dengan penyempurnaan proses yang ada dan kemudahan baru yang didapat, serta dapat diwujudkan oleh IS/IT LPT-YAI. Maka hal ini meningkatkan kepercayaan customer akan pelayanan yang diberikan. Dan hal ini akan menunjang pertumbuhan pendapatan dari LPT-YAI. c. Kecepatan layanan : Didukungnya proses dengan pengaplikasian IS/IT yang tepat, akan meningkatkan proses pelayanan yang efektif dan efisien dari LPT-YAI. Hal ini berakibat berkurangnya biaya yang dikeluarkan, sehingga meningkatkan pendapatan dari LPT-YAI.
5.1.7.4 Peta Strategi Perspektif Keuangan a. Pertumbuhan pendapatan : Dengan meningkatkanya kepercayaan customer akan pelayanan yang diberikan. Hal ini akan menunjang pertumbuhan pendapatan dari LPT-YAI. Sehingga investasi akan IS/IT yang dikeluarkan akan mewujudkan pertumbuhan ROI. b. Berkurangnya biaya : Didukungnya proses dengan pengaplikasian IS/IT yang tepat, disebabkan kualitas hubungan dengan customer yang baik. Akan meningkatkan proses pelayanan yang efektif dan efisien dari LPT-YAI. Hal ini berakibat bertumbuhnya ROI dari Investasi dibidang IS/IT di LPT-YAI.
79
5.2 Perencanaan Strategis IS/IT 5.2.1. Pembuatan Kerangka Kerja (Milestone) Diperlukan Kerangka Kerja(milestone) yang jelas, untuk kedepannya dalam setiap perbaikan maupun implementasi dari IS/IT di YAI. Sehingga dalam pengerjaan dapat direncanakan (plan) terlebih dahulu. Dan memudahkan dalam mengerjakannya (do) dan dapat ditelusuri (check) tingkat kepentingannya. Sehingga dapat segera diambil kebijaksanaan (action) bila ada hal-hal yang tidak sesuai atau perlu ditambahkan dari milestone tersebut. Milestone ini dibuat berdasarkan kebijakan dan kondisi YAI yang telah dijelaskan sebelumnya.
80
K1
81
c1
82
c2
83
i1
84
i2
85
p1
86
p2
87
milestone
88
5.2.2 Keterangan Pengembangan Sistem Berdasarkan kerangka waktu kerja (milestones) diatas, maka sistem-sistem yang akan dikembangkan dijelaskan sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Manajemen Inventarisasi Aset (SIMIA) Merupakan Sistem Informasi Komputerisasi yang mengakomodasi seluruh kebutuhan dalam mengelola aset yang ada. Sistem ini mencakup pelayanan sistem informasi hingga sarana manajemen dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pengelolaan aset. SIMIA menggunakan teknologi berbasis web, dengan tujuan memudahkan para pemakai dalam mengoperasikannya dari mana dan kapan saja. SIMIA mempunyai beberapa fungsi utama, yaitu : -
Fungsi untuk pengkategorian aset menjadi beberapa klasifikasi, sehingga dapat dengan mudah dicari.
-
Fungsi untuk mengelola data aset, baik menambah, merubah atau menghapus.
-
Fungsi untuk analisa data yang berbentuk pelaporan (report), sehingga dapat dengan mudah mengambil keputusan yang berkaitan dengan aset, misalnya keputusan untuk menambah aset, jenis aset yang diinginkan dsb.
2. Sistem Informasi Administrasi Akademik dan Perkuliahan (SIAKAP) Sistem Informasi Administrasi Akademik dan Perkuliahan akan merupakan sistem yang terbuka untuk mengakomodir jenis teknologi informasi yang mungkin akan digabungkan dalam sistem ini, baik teknologi yang sedang atau sudah digunakan pada saat ini, maupun teknologi informasi baru dikemudian hari. Bahkan karena basis aplikasinya menggunakan teknologi internet maka setiap
89
saat sistem ini dapat dengan mudah disebar luaskan ke jaringan internet di seluruh dunia. SIAKAP merupakan kelanjutan sistem operasional akademik yang ada di LPT YAI. 3. Sistem Kampus Maya (SISKAMAYA) Sistem ini sangat cocok digunakan pada LPT YAI yang ingin mengembangkan e-Learning. SISKAMAYA merupakan unsur pokok sebagai dasar bagi pengembangan sebuah e-Learning yang lengkap, dimana beberapa fiturnya adalah pembuatan kelas virtual, diskusi dan forum online, sharing files, e-books dll. 4. Sistem Informasi Daftar Ulang Mahasiswa (SIDUM) Sistem komputerisasi yang mengelola data yang berkaitan dengan kegiatan daftar ulang mahasiswa pada awal perkuliahan. Sistem ini mempunyai fungsi utama yaitu mengelola data keuangan mahasiswa. Output yang dihasilkan dari sistem ini akan menjadi input bagi Sistem Pengisian Kartu Jadwal Kuliah Online. 5. Sistem Pengisian Kartu Jadwal Kuliah Online (SPKJK Online) Sistem ini digunakan oleh mahasiswa untuk melakukan pengisian jadwal kuliah secara langsung. Sistem ini menggunakan teknologi web sehingga mahasiswa dapat melakukan pengisian KJK baik melalui lab. Komputer ataupun secara langsung melalui internet. Sistem ini merupakan kelanjutan dari SIDUM. 6. Sistem Absensi Perkuliahan (SAP) Sistem ini sebenarnya merupakan penggunaaan Kartu Tanda Mahasiswa dan Dosen yang sudah menggunakan barcode, sehingga diharapkan absensi perkuliahan dapat berjalan dengan cepat dan akurat. SAP juga menggunakan
90
teknologi sidik jari untuk absensi mengajar dosen, sehingga menghasilkan laporan yang digunakan sebagai perhitungan keuangan dosen dengan cepat dan akurat. 7. Sistem Informasi Manajemen Pelayanan Online (SIMPOL) Sistem ini mengakomodir pelayanan yang dilakukan secara online, sehingga dapat menjadi sistem pelayanan yang terbuka yang dapat mengakomodir jenis teknologi informasi yang sedang atau sudah digunakan pada saat ini, maupun teknologi informasi baru dikemudian hari, sehingga pelayanan dapat dilakukan secara cepat dan dari mana saja dan kapan saja. 8. Sistem Informasi Manajemen Keuangan (SIMKEU) Sistem Informasi Manajemen Keuangan merupakan kelengkapan dari SIMPEG. Sistem ini mengolah data keuangan bagi pegawai, seperti kenaikan gaji berdasarkan lama bekerja yang diambil dari SIMPEG. 9. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Sistem ini berfungsi untuk mengelola seluruh kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, seperti pengelolaan data informasi pegawai, manajemen karier, evaluasi kepegawaian serta pelaporan yang dinamis. 10. Sistem Informasi Manajemen Email (SIMIL) Sistem Informasi Manajemen Email berfungsi untuk mengelola dan mengolah data email baik mahasiswa, dosen, staff. Diharapkan dengan adanya sistem ini, dapat meningkatkan komunikasi secara cepat dan dapat menunjang segala kegiatan akademik dan perkuliahan yang ada.
91
11. Sistem informasi Alumni dan Bursa Kerja Plus (SIAKERJA+) SIAKERJA+ merupakan pengembangan dari sistem bursa kerja online yang ada, dengan peningkatan fitur yang baru diantaranya sebagai berikut : -
Fitur untuk perusahaan agar dapat mengakses informasi mengenai alumni secara langsung.
-
Fitur untuk mencari kandidat yang berdasarkan pada disiplin ilmu, IPK dll.
12. Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru Online (SPMB Online) Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru Online merupakan peningkatan dari sistem yang ada yang selama ini baru dapat dilaksanakan secara off line. Fitur yang baru adalah pendaftaran yang dapat dilakukan secara langsung dari internet yang dilanjutkan dengan test secara online, sehingga mempermudah calon mahasiswa dari luar daerah untuk melakukan pendaftaran tanpa harus datang ke Jakarta. 13. Sistem Informasi Manajemen Pelaporan Operasional (SIMPO) Sistem Informasi Manajemen Pelaporan Operasional merupakan tahap awal dari pembentukan Sistem Informasi Ekskutif. SIMPO berfungsi memberikan pelaporan dibagian operasional akademik dan perkuliahan, seperti rekap jadwal kuliah per mata kuliah atau per dosen atau per hari sehingga dapat mempercepat dan memperlancar kegiatan akademik dan perkuliahan. 14. Sistem Informasi Eksekutif (SIE) Sistem ini ditujukan untuk mengembangkan laporan-laporan yang sifatnya multi dimensi (lintas sektoral) dan disesuaikan dengan kebutuhan setiap bidang/bagian yang ada di kantor eksekutif sebagai dasar analisa dalam pengambilan keputusan. Dengan Sistem Informasi Eksekutif (SIE), seorang pejabat eksekutif, dapat
92
mengambil informasi yang telah tersaring dan terolah dari Pusat Data dengan cepat dan akurat, sehingga kelak kebijakan yang diambilnya pun akan cepat, akurat dan efektif. SIE menggunakan teknologi internet sehingga setiap saat sistem ini dapat dengan mudah diakses dari mana saja dan kapan saja, tetapi tetap menggunakan tingkat keamanan yang baik dan laporan yang diakses disesuaikan dengan user level masing-masing. 15. Sistem Informasi Training Pegawai (SITEG) Sistem yang mengelola dan mengolah data yang berkaitan dengan penjadwalan training, kandidat training, materi training, serta pelaporan yang dapat digunakan sebagai analisa kebutuhan training yang akan datang.
62
