50
BAB V HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
5.1 Hasil Penelitian Pada penelitian ini telah dilakukan rancangan dan implementasi sistem pelengkap ERP (add-on system) dengan membuat dan menerapkan tiga modul tambahan pada sistem ERP yang telah digunakan oleh PT Jaya Swarasa Agung, yaitu modul permintaan pelanggan (customer purchase order), modul ramalan penjualan (forecasting) dan modul perencanaan produksi (production plan). Dari data yang dihasilkan oleh ketiga modul ini, PPIC (Production Planning and Inventory Control) memiliki data rekomendasi produksi sebagai panduan dalam melakukan kegiatan produksi dan mendukung pengendalian persedian untuk mengurangi lost sales, out of stock dan over stock. Rancangan sistem pelengkap yang dibuat mendukung sistem pengendalian persedian melalui dukungan data rekomendasi produksi pada kegiatan peroduksi barang jadi sehingga melalui penyediaan item dan quantity yang tepat akan mengurangi resiko kekurangan atau kelebihan persedian, dan pada akhirnya menghindarkan perusahaan dari resiko kehilangan potensi penjualan dan meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Rancangan sistem pelangkap (add-on system) dibuat berdasarkan adanya informasi rantai nilai (supply chain) yang terputus antara bagian penjualan (sales department) dan bagian produksi (production department) dimana bagian produksi
50 http://digilib.mercubuana.ac.id/
51
tidak mendapatkan informasi dari bagian sales mengenai item dan kuantiti yang dibutuhkan oleh konsumen. Forslund dan Jonsson (2010) menyatakan bahwa sistem ERP yang baik untuk perusahaan manufacturing adalah sistem ERP yang dapat mengakomodir aktifitas produksi secara komperhensif mulai dari tahapan ramalan penjualan, permintaan konsumen, rekomendasi produksi, rekomendasi pembelian bahan baku, proses produksi hingga pengiriman ke konsumen tanpa ada informasi yang terputus sepanjang rantai nilai. Untuk menghubungkan rantai nilai yang terputus maka dibutuhkan fitur tambahan pada sistem ERP untuk dapat menampung ramalan penjualan (sales forecasting) dan permintaan konsumen (customer demand) sehingga dari dua data tersebut dihitung secara komputerisasi menjadi rekomendasi produksi (production recommendation) yang dapat digunakan oleh bagian produksi. Sebagaimana penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Barlas dan Gunduz (2011) serta Reyes dan Raisinghani (2016) bahawa integrasi antara peramalan penjualan dan permintaan konsumen sangat diperlukan dalam suatu sistem informasi produksi (manufacturing information system) sehingga menghasilkan rekomendasi produksi yang baik bagi bagian produksi. Rancangan sistem pelengkap (add-on system) ERP yang dihasilkan pada penelitian ini berupa flowchart algoritma dapat dilihat pada Gambar 5.1, berupa pseudo code pemrograman komputer pada Gambar 5.2, dan serta berupa user interface yang ditunjukan pada Gambar 5.3.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
52
Gambar 5.1 Flowchart Algoritma Sistem Pelengkap ERP (Add-on System) Sumber: Hasil Penelitian (2016) Algoritma sistem pelengkap (add-on system) dimulai dari data forecast dan data order yang dimasukan oleh department sales kemudian digunakan sebagai variable untuk menghitung pergerakan barang jadi dari perusahaan menuju konsumen, selama periode satu quarter. Data pergerakan ini menjadi dasar persedian yang aman (max inventory level) yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk menghindarkan perusahaan dari resiko lost sales. Perhitungan selanjutnya akan dilakukan oleh add-on system apabila kondisi persedian kurang dari persediaan aman maka sistem akan menghitung volume produksi yang harus dilakukan
http://digilib.mercubuana.ac.id/
53
perusahaan agar mencapai volume persedian aman dan sebaliknya apabila volume persedian yang dimiliki pada angka aman, add-on system akan menghentikan perhitungan rekomendasi produksi.
Gambar 5.2 Psuedo Code Sistem Pelengkap ERP (Add-on System) Sumber: Hasil Penelitian (2016)
Psuedo code pada Gambar 5.2 merupakan algoritma dalam bentuk kode universal program komputer, dan menunjukan alur logika yang digunakan dalam perancangan sistem pelengkap ERP dalam suatu program komputerisasi yang ditunjukan sebagai user interface pada Gambar 5.3.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Sumber: Hasil Penelitian (2016)
Gambar 5.3 User Interface (Add-On System) ERP Business One
54
55
5.1.1 Modul Permintaan Pelanggan (Customer Purchase Order) Modul permintaan pelanggan dibuat untuk menampung order pembelian atau permintaan dari pelanggan sehingga sistem ERP mendapatkan original demand dari pelanggan. Data original demand ini akan digunakan oleh sistem ERP dalam menghitung rekomendasi perencanaan produksi. Setelah melakukan implementasi modul customer purchase order pada quarter pertama tahun 2016 yaitu pada bulan januari hingga maret didapatkan data permintaan pelanggan seperti ditunjukan pada Tabel 5.1 Tabel 5.1 Data Permintaan Pelanggan Quarter I 2016 Bulan Januari Februari Maret
Tahun 2016 2016 2016
Permintaan Pelanggan (Karton) 227,995 206,658 153,795
Sumber: Hasil Penelitian (2016) 5.1.2 Modul Ramalan Penjualan (Sales Forecasting) Modul ramalan penjualan dibuat untuk menampung data peramalan penjualan yang dibuat oleh departemen penjualan (sales department). Data sales forecasting ini digunakan oleh sistem ERP untuk menghasilkan data rekomendasi perencanaan produksi bagi PPIC (production palnning and inventory control) sehingga item dan kuantiti yang diproduksi nanti nya akan sesuai dengan ramalan yang dilakukan oleh bagian sales and marketing. Setelah melakukan implementasi modul sales forecasting pada quarter pertama tahun 2016 yaitu pada bulan januari hingga maret didapatkan data permintaan pelanggan seperti terlampir pada Tabel 5.2
http://digilib.mercubuana.ac.id/
56
Tabel 5.2 Data ramalan penjualan Quarter I 2016 Bulan Januari Februari Maret
Tahun 2016 2016 2016
Ramalan Penjualan (Karton) 200,000 200,000 200,000
Sumber: Hasil Penelitian (2016) 5.1.3 Modul Perencanaan Produksi (Plan Production) Modul perencanaan produksi dibuat untuk menghasilkan data rekomendasi produksi bagi PPIC dalam menentukan item produk serta volume produksi yang akan dilakukan. Pada modul plan production ini perhitungan rekomendasi menggunakan data dari dua modul sebelumnya yaitu modul customer purchase order dan modul sales forecasting. Setelah melakukan implementasi modul plan production pada quarter pertama tahun 2016 yaitu pada bulan januari hingga maret didapatkan data rekomendasi produksi seperti terlampir pada Tabel 5.3 Tabel 5.3 Data rekomendasi produksi Quarter I 2016 Bulan Januari Februari Maret
Tahun 2016 2016 2016
Ramalan Penjualan (Karton) 240,665 220,965 170,495
Sumber: Hasil Penelitian (2016) 5.1.4 Data Pengendalian Persediaan Berdasarkan pada analisis data perbandingan yang digunakan pada penelitian ini maka akan dilakukan tiga analisis data mengenai pengendalian persediaan, yaitu data lost sales, out of stock dan over stock. Kehilangan potensi penjualan (lost sales) didapatkan dari deviasi antara data permintaan dengan data penjualan, kekurangan persediaan (out of stock) didapatkan dari deviasi antara data
http://digilib.mercubuana.ac.id/
57
permintaan dengan data produksi dan kelebihan persediaan (over of stock) didapatkan dari deviasi antara data penjualan dengan data produksi. 5.1.4.1 Kehilangan Potensi Penjualan (Lost Sales) Untuk mengetahui pengaruh implementasi add-on system terhadap lost sales maka dilakukan analisis perbandingan data deviasi laporan permintaan pelanggan terhadap laporan penjualan sebelum implementasi add-on system dengan setelah implementasi add-on system sebagaimana ditunjukan pada Tabel 5.4 Tabel 5.4 Data Lost Sales pra dan pasca implementasi add-on system Bulan
Tahun
Oktober November Desember Rata-rata Pra Januari Februari Maret Rata-rata Pasca
2015 2015 2015 2016 2016 2016
Permintaan Penjualan (karton) (karton) 370,997 335,798 461,972 389,589 227,995 206,658 153,795 196,149
312,550 281,710 392,166 328,809 222,298 195,006 152,239 189,847
Deviasi
Keterangan
18.70% 19.20% 17.80% 18.57% 2.56% 5.98% 1.02% 3.19%
Pra Implementasi Pra Implementasi Pra Implementasi Pasca Implementasi Pasca Implementasi Pasca Implementasi
Sumber: Hasil Penelitian (2016) 5.1.4.2 Kekurangan Persediaan (Out of Stock) Untuk mengetahui pengaruh implementasi add-on system terhadap kekurangan persediaan atau out of stock maka dilakukan analisis perbandingan data deviasi laporan permintaan pelanggan terhadap laporan hasil produksi sebelum implementasi add-on system dengan setelah implementasi add-on system sebagaimana ditunjukan pada Tabel 5.5.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
58
Table 5.5 Data Out of Stock pra dan pasca implementasi add-on system Bulan Oktober November Desember Rata-rata Pra Januari Februari Maret Rata-rata Pasca
Tahun 2015 2015 2015 2016 2016 2016
Permintaan Produksi (karton) (karton) 370,997 352,658 335,798 362,966 461,972 436,690 389,589 384,105 238,169 227,995 206,658 215,315 153,795 161,567 196,149 205,017
Deviasi 4.94% -8.09% 5.47% 0.78% -4.46% -4.19% -5.05% -4.57%
Keterangan Pra Implementasi Pra Implementasi Pra Implementasi Pasca Implementasi Pasca Implementasi Pasca Implementasi
Sumber: Hasil Penelitian (2016) 5.1.4.3 Kelebihan Persediaan (Over of Stock) Untuk mengetahui pengaruh implementasi add-on system terhadap kelebihan persediaan atau over of stock maka dilakukan analisis perbandingan data deviasi laporan penjualan terhadap laporan hasil produksi sebelum implementasi add-on system dengan setelah implementasi add-on system sebagaimana ditunjukan pada Tabel 5.6. Tabel 5.6 Data Over of Stock pra dan pasca implementasi add-on system Bulan Oktober November Desember Rata-rata Pra Januari Februari Maret Rata-rata Pasca
Tahun 2015 2015 2015 2016 2016 2016
Produksi Penjualan (karton) (karton) Deviasi 352,658 312,550 11.37% 362,966 281,710 22.39% 392,166 10.20% 436,690 384,105 328,809 14.65% 238,169 222,298 6.66% 215,315 195,006 9.43% 161,567 152,239 5.77% 205,017 189,847 7.29%
Sumber: Hasil Penelitian (2016)
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Keterangan Pra Implementasi Pra Implementasi Pra Implementasi Pasca Implementasi Pasca Implementasi Pasca Implementasi
59
5.2 Pembahasan Penelitian ini melibatkan implementasi sistem pelengkap (add-on system) di berbagai aktivitas kerja yang terjadi di PT Jaya Swarasa Agung, yaitu dimulai dari aktivitas sales dan marketing hingga aktivitas produksi. Sistem pelengkap dirancang untuk mendukung pengendalian persediaan dalam mengatasi lost sales, out of stock dan over of stock dengan cara menghasilkan rekomendasi rencana produksi. Untuk mengetahui dampak pasca implementasi add-on system maka dilakukan analisis perbandingan menggunakan tabulasi data penelitian sebelum dan sesudah implementasi add-on system. Hasil penelitian yang telah dilakukan menunjukan bahwa rancangan add-on system yang telah diimplementasikan selama bulan januari hingga maret 2016 menunjukan tren penuruna rata-rata lost sales sebesar 15.38%, penurunan rata-rata out of stock sebesar 5.35% dan penurunan ratarata over of stock sebesar 7.36%. Tren penurunan tersebut menunjukan perbaikan kinerja perusahaan dalam mengatasi pengendalian persediaan seperti telah dikemukakan pada penelitian sebelumnya bahwa peningkatan kinerja pengendalian persediaan dapat diukur melalui penurunan deviasi antara volume permintaan, volume produksi dan volume penjualan (Mardeneh, et al:2013). 5.2.1 Rancangan add-on system terhadap lost sales Berdasarkan hasil penelitian yang didapatkan pasca implementasi add-on system pada sistem ERP SAP Business One di PT Jaya Swarasa Agung menunjukan terjadi penurunan rata-rata lost sales sebesar 15.38%. Pada quartal keempat tahun 2015, sebelum dilakukan implementasi sistem pelengkap terjadi
http://digilib.mercubuana.ac.id/
60
rata-rata kehilangan potensi penjualan sebesar 18.57%. Besarnya lost sales yang terjadi menunjukan sistem ERP yang digunakan belum mampu mendukung pengendalian persediaan. Pasca implementasi add-on system rata-rata lost sales turun menjadi 3.19%, menunjukan perancangan add-on system yang dilakukan dan diimplementasikan pada sistem ERP berhasil mendukung pengendalian persediaan dalam menurunkan hilangnya potensi penjualan. Tren penurunan lost sales ini terjadi karena hadirnya modul customer purchase order yang ada pada rancangan add-on system, sehingga sistem produksi mendapatkan data original demand dari konsumen sebagai bahan untuk menghasilkan rekomendasi volume produksi. Volume produksi yang dihasilkan berdasarkan rekomendasi kebutuhan pasar akan menghasilkan volume penjualan yang maksimal sehingga mendukung pengendalian persedian dalam menurunkan potensi kehilangan penjualan (lost sales) seperti telah dikemukakan pada penelitian sebelumnya bahwa lost sales dapat ditekan dengan mengetahui original demand (Barlas dan Gunduz:2011). Pasca implementasi add-on system masih terjadi lost sales sebesar 3,19%, hal ini dikarenakan rekomendasi produksi yang dihasilkan oleh add-on system belum seluruhnya diterapkan pada real production oleh PPIC. Terdapat beberapa kendala terkait tidak seluruhnya rekomendasi produksi dijalankan oleh department produksi antara lain seperti ketidakpastian ketersedian bahan baku (raw material) dan keterbatasan kapasitas mesin produksi. Hal ini menjadi salah satu kelemahan yang dimiliki oleh sistem ERP saat ini dimana belum memiliki modul rencana kebutuhan bahan baku (material request planning) sehingga
http://digilib.mercubuana.ac.id/
61
kedepan add-on system yang telah dibangun untuk mengatasi permasalahan pengendalian persediaan barang jadi perlu untuk dikembangkan lebih lanjut hingga mampu menghitung kebutuhan bahan baku serta menghitung kapasitas mesin produksi. 5.2.2 Rancangan add-on system terhadap out of stock Pada quartal keempat 2015 data out of stock menunjukan besarnya rata-rata kekurangan persedian sebesar 0.78%. Kekurangan persedian walaupun dalam presentasi yang tidak besar dapat membuat kerugian yang besar terhadap penjualan serta menurunkan service level kepada pelanggan sehingga menurunkan kepuasan pelanggan, sehingga perlu untuk diminimalisir. Setelah dilakukan implementasi add-on system pada sistem ERP yang digunakan oleh perusahaan, terjadi penurunan out of stock sebesar 5.35%. Tren penurunan presentasi kekurangan persediaan setelah implementasi add-on system disebabkan oleh bagian produksi mampu menyediakan persedian yang cukup sesuai dengan original demand dari customer, hal ini diakibatkan oleh dihasilkannya rekomendasi volume produksi sebagaimana telah dikemukakan pada penelitian sebelumnya bahwa rekomendasi produksi berdasarkan customer demand dapat menekan kekurangan persediaan (Song, et al:2009). Penurunan ini menunjukan bahwa rancangan add-on system yang telah diimplementasikan telah mendukung pengendalian persedian di PT Jaya Swarasa Agung dalam menurunkan out of stock pada persedian barang jadi. Pasca implementasi add-on system volume produksi menjadi lebih besar dibandingkan volume permintaan konsumen sehingga membuat posisi out of stock
http://digilib.mercubuana.ac.id/
62
berada pada posisi minus hal ini dikarenakan add-on system merekomendasikan adanya inventory buffer sebesar empat kali persediaan harian. Persediaan harian merupakan rata-rata pengiriman selama satu quartal atau tiga belas minggu berturut-turut dibagi dengan jumlah hari kerja dalam quartal tersebut. Rekomendasi inventory buffer ini memastikan service level perusahaan terhadap konsumen dalam posisi yang baik sehingga memberikan kepuasan terhadap pelanggan. 5.2.3 Rancangan add-on system terhadap over of stock Hasil penelitian menunjukan penurunan over of stock pasca implementasi addon system selama quartal pertama di tahun 2016 sebesar 7.36%, yaitu terjadi penurunan dari rata-rata gap antara volume produksi dan volume penjualan sebesar 14.65% pada pra implementasi, turun menjadi 7.29%. Tren penurunan rata-rata lost sales pada januari hingga maret 2016 menunjukan perancangan sistem pelengkap (add-on system) yang dibuat dan diimplementasikan untuk PT Jaya Swarasa Agung dapat mendukung pengendalian persedian dalam menurunkan kelebihan persediaan. Hal ini terjadi akibat add-on system mengeluarkan rekomendasi volume produksi kepada bagian PPIC sehingga volume hasil produksi yang dihasilkan sesuai dengan volume permintaan pelanggan sebagaimana telah dikemukakan pada penelitian sebelumnya bahwa rekomendasi produksi bersarkan permintaan pasar dapat menekan kelebihan persediaan sehingga mendukung dalam pengendalian persediaan (Williems:2011). Pasca implementasi add-on system penurunan over of stock rata-rata menjadi 7,29%, dimana volume produksi masih tetap lebih besar dibandingkan dengan
http://digilib.mercubuana.ac.id/
63
volume penjualan. Hal ini dikarenakan add-on system merekomendasikan adanya buffer stock pada persediaan barang jadi untuk menjaga service level kepada konsumen. Besarnya over of stock setelah implementasi add-on system berbeda dibandingkan dengan pra implementasi dengan angka rata-rata mencapai 14,65%. Besarnya kelebihan persediaan tersebut dikarenakan PPIC memproduksi item dengan volume yang tidak sesuai dengan permintaan pelanggan sehingga terjadi penumpukan persediaan pada item dengan volume persedian harian yang kecil. Dengan demikian rancangan add-on system yang telah di implementasikan menunjukan dukungan terhadap pengendalian persedian dalam menurunkan over of stock serta memberikan buffer stock pada persedian barang jadi. 5.3 Implikasi Manajerial Pengendalian persediaan merupakan hal yang sangat penting dalam meningkatkan produktivitas perusahaan berbasis manufacturing selain bertujuan untuk menentukan jumlah persediaan yang optimal dengan biaya total yang minimal untuk suatu periode tertentu juga bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui peningkatan service level terhadap konsumen. PT Jaya Swarasa Agung sebagai perusahaan berbasis manufacturing telah mengimplementasikan sistem ERP SAP Business One dalam rangka mengakomodir seluruh proses bisnis kedalam suatu sistem terintegrasi yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan serta meningkatkan kepuasan pelanggan. Kelemahan dalam menangani persediaan mulai muncul seiring waktu digunakannya sistem ERP tersebut, diantaranya terjadi lost sales, out of stock dan over of stock akibat terputusnya rantai informasi dari konsumen ke bagian produksi.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
64
Add-on system dirancang dan dibuat untuk mengatasi permasalahan dalam pengendalian persediaan dengan membangun modul sales forcasting, customer demand serta production recommendation, sehingga malalui modul-modul ini rantai informasi dari konsumen dapat sampai ke bagian produksi. Informasi permintaan pasar yang sebelumnya terputus dapat diterima oleh PPIC untuk menjadi basis informasi dalam melakukan produksi sehingga bagian produksi dapat menyediakan barang jadi yang tepat dengan volume yang tepat pada waktu yang tepat. Implementasi add-on system pada sistem ERP membawa dampak peningkatan produktifitas perusahaan melalui penurunan lost sales sebesar 15,38%, out of stock sebesar 5,35% dan over of stock sebesar 7,36%. Melalui modul yang dibagun di add-on system maka departemen penjualan dapat menyampaikan informasi volume permintaan pasar kepada bagian produksi sehingga permintaan konsumen dapat dipenuhi dengan baik oleh perusahaan.
Secara bersamaan add-on system
memberikan dampak peningkatan produktifitas perusahaan serta meningkatkan kepuasan pelanggan.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
