Bagian Proyek Pengembangan Perpustakaan Umum dan Sekolah – Perpustakaan Nasional RI
BAB IV RANCANGAN STUDI EFEKTIVITAS PROYEK
4.1. Latar Belakang Studi Perpustakaan Nasional RI mempunyai tugas pokok mengembangkan, melaksanakan dan mendayagunakan semua jenis perpustakaan di instansi pemerintah maupun instansi dan lembaga swasta dalam rangka pelestarian bahan pustaka sebagai hasil budaya bangsa serta menyediakan layanan jasa informasi ilmu pengetahuan dan teknologi sesuai kebijaksanaan pemerintah yang berlaku. Dalam rangka melaksanakan tugas pokok tersebut, dengan pinjaman dana dari Bank Dunia melalui mekanisme Learning and Inovation Loan (LIL), Perpustakaan perpustakaan
Nasional sekolah
menyelenggarakan dan
perpustakaan
proyek
pengembangan
masyarakat/umum
di
10
Kabupaten/Kota di Propinsi Jawa Tengah, 7 Kabupaten/Kota di Propinsi Nusa Tenggara Barat dan 6 Kabupaten/Kota di Propinsi Sumatera Selatan selama 3 tahun, dimulai dari Januari 2001. Perpustakaan-perpustakaan tersebut menerima sejumlah dana bantuan untuk pengadaan buku, majalah dan bahan pustaka lainnya, perabotan perpustakaan dan promosi minat baca. Untuk mengetahui efektivitas berbagai kegiatan pengembangan, dampak dan kemungkinan keberlanjutan pengembangan perpustakaan yang menjadi sasaran proyek maka dipandang perlu penelitian yang sistematik dalam bentuk studi efektivitas.
4.2. Tujuan Studi Studi efektivitas ini bertujuan untuk menyediakan informasi yang sahih (valid), dapat dipercaya (reliable) dan berguna tentang kemajuan dan hasil pelaksanaan proyek pengembangan perpustakaan yang menjadi sasaran proyek. Selanjutnya dengan informasi tersebut dapat dikaji nilai guna proyek, dan dikembangkan berbagai kemungkinan keberlanjutannya. Laporan Awal Studi Efektivitas Pelaksanaan Proyek
IV- 1
Bagian Proyek Pengembangan Perpustakaan Umum dan Sekolah – Perpustakaan Nasional RI
4.3. Permasalahan Studi efektivitas ini berusaha menjawab permasalahan pokok sebagai berikut. 1. Sejauhmana proyek pengembangan perpustakaan ini telah mencapai tujuan dan atau sasaran yang telah ditetapkan ? 2. Faktor-faktor apakah yang dapat mendukung dan menghambat pencapaian tujuan dan atau sasaran tersebut ? 3. Bagaimanakah dampak pengembangan perpustakaan tersebut terhadap para pihak yang berkepentingan (stakeholders), baik internal maupun eksternal ? 4. Program-program pengembangan perpustakaan yang bagaimanakah yang masih perlu dilanjutkan, diperbaharui, atau diciptakan agar tujuan pembinaan
perpustakaan
secara
nasional
dapat
dicapai
secara
berkelanjutan ?
4.4. Metode Pelaksanaan Studi 1. Model dan Pendekatan Sejalan dengan tujuan di muka, maka studi efektivitas ini dapat digolongkan ke dalam model evaluasi sumatif, sebagaimana diperkenalkan oleh Michael Scriven (1967), meskipun didalamnya juga tidak terlepas dari unsur evaluasi formatif. Dalam kaitan itu David R. Krathwohl (1993: 526) mengemukakan bahwa "Summative evaluation determines the worth of a
more mature program or process. But in a sense, even this is formative since it usually leads to appropriate program modification". Model evaluasi sumatif berusaha mengungkap manfaat atau kegunaan program, yang hasilnya mengarah kepada keputusan tentang kelanjutan program. Model evaluasi ini tidak akan lengkap dan tidak efektif tanpa evaluasi formatif (Tayibnapis, 2000: 37), yakni evaluasi yang dilakukan selama program berjalan, yang mengarah kepada keputusan tentang perkembangan program, termasuk perbaikan atau revisi. Laporan Awal Studi Efektivitas Pelaksanaan Proyek
IV- 2
Bagian Proyek Pengembangan Perpustakaan Umum dan Sekolah – Perpustakaan Nasional RI
Dengan model seperti di atas maka pendekatan yang digunakan adalah perpaduan antara pendekatan yang berorientasi pada tujuan (goal
oriented approach), pendekatan yang berfokus kepada keputusan (decision approach), dan pendekatan responsif (responsive approach). Pendekatan tujuan berarti menggunakan tujuan dan sasaran sebagai kriteria untuk menentukan keberhasilan proyek. Pendekatan keputusan digunakan karena studi ini dimaksudkan pula untuk menyediakan informasi yang sistematik bagi pengelola proyek untuk pengambilan keputusan di dalam
menjalankan
tugasnya.
Adapun
pendekatan
responsive
dimaksudkan bahwa studi efektivitas ini berusaha mencari pengertian dari berbagai
sudut
pandang
dari
semua
pihak
yang
berkepentingan
(stakeholders) terhadap perpustakaan.
2. Sasaran Studi Evaluasi akan dilakukan terhadap komponen proyek baik dari input (bantuan untuk perpustakaan dan pengembangan kelembagaan), proses pengelolaan proyek baik dari segi manajemen maupun keuangan, serta hasil pencapaian proyek (outputs) dan dampak (outcomes) dari kegiatan pengembangan perpustakaan tersebut. Komponen evaluasi tersebut sejalan dengan konsep yang dikembangkan oleh Stufflebeam dan Shinkfield (1969-1985) dengan singkatan CIPP (context, input, process,
dan product). Keutuhan sasaran studi efektivitas BP3US tersebut dapat digambarkan dalam bentuk bagan sebagai berikut.
Laporan Awal Studi Efektivitas Pelaksanaan Proyek
IV- 3
Bagian Proyek Pengembangan Perpustakaan Umum dan Sekolah – Perpustakaan Nasional RI
LINGKUNGAN
PROSES: Mekanisme Kerja Manajemen BP3US
INPUT: Grants
Kelembagaan
OUTPUT: Pencapaian Tujuan dan Sasaran BP3US
OUTCOMES: Internal (Kapasitas Kelembagaan Perpus). Eksternal (Partisipasi Masy/Pemda, Minat Baca, Toko Buku)
PENGEMBANGAN PERPUS DI MASA MENDATANG
Gambar 1: Sasaran Studi Efektivitas BP3US
3. Prosedur Pengumpulan Data. 3.1. Teknik Pengumpulan Data Untuk memperoleh data berbagai komponen proyek tersebut di atas maka akan dilakukan kajian dokumen, observasi dan wawancara dengan responden dari berbagai pihak yang berkepentingan (internal dan eksternal) dengan pengembangan perpustakaan yang menjadi sasaran proyek. Rancangan instrumen pengumpulan data akan dikembangkan dalam bentuk daftar isian, daftar cek (checklist), dan pertanyaan terbuka; yang
dijabarkan
dari
criteria
keberhasilan
proyek
sebagaimana
dikemukakan pada Bab III dan sasaran studi sebagaimana Gambar 1 di atas.
Laporan Awal Studi Efektivitas Pelaksanaan Proyek
IV- 4
Bagian Proyek Pengembangan Perpustakaan Umum dan Sekolah – Perpustakaan Nasional RI
3.2. Teknik Pengambilan Sampel Mengingat keluasan persebaran geografis, keterbatasan waktu dan biaya, maka akan dipilih sampel dengan menggunakan metode proporsional
quota – purposive random sampling sehingga data yang terkumpul diharapkan dapat mewakili kondisi propinsi dan jenis perpustakaan sasaran proyek. Dengan asumsi keterbatasan sebagaimana disebutkan di atas, kuota proporsi sample untuk setiap wilayah (propinsi dan kabupaten/kota) ditetapkan sekitar 20 %. Pemilihan sample purposive (bertujuan) dimaksudkan agar semua jenis atau status perpustakaan dapat terwakili datanya; dan penentuan perpustakaan tersebut diambil secara acak (random). Dengan teknik pengambilan sample tersebut maka dapat digambarkan jumlah dan persebaran geografis perpustakaan yang akan dijadikan sample sebagaimana dapat dilihat dalam table di bawah ini. Tabel 4: Perpustakaan Sasaran Proyek No. 1. 2. 3. 4.
Jumlah Kab/Kota
Propinsi Jawa Tengah Nusa Tenggara Barat Sumatera Selatan Bangka Belitung Jumlah
Jumlah PS
Jumlah PM
Sampel (20 %)
10 7 5 1
250 150 125 25
100 60 50 10
PS 50 30 25 5
PM 20 12 10 2
23
550
220
110
44
Untuk mengumpulkan data yang terkait dengan perpustakaan sampel tersebut akan dibantu oleh sekitar 10 enumerator, yang sebelumnya akan dilatih untuk memahami maksud dan tujuan evaluasi, dan cara-cara mengumpulkan data dengan instrumen yang telah dipersiapkan. 4. Analisis Data Untuk jenis data kuatitatif akan dianalisis secara deskriptif dengan penekanan jumlah frekuensi dari gejala yang terjadi. Sedangkan untuk jenis data kualitatif digunakan analisis konten. Selanjutnya untuk mengetahui
keberhasilan
proyek
Laporan Awal Studi Efektivitas Pelaksanaan Proyek
pengembangan
perputakaan
ini IV- 5
Bagian Proyek Pengembangan Perpustakaan Umum dan Sekolah – Perpustakaan Nasional RI
digunakan discrepancy analysis (Malcolm M. Provus, 1971), dalam hal ini keberhasilan proyek diukur dengan kriteria absolut, yakni tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. 5. Sistematika Laporan Laporan hasil evaluasi ini akan disusun dengan sistematika sebagai berikut: a) Ringkasan. b) Latar Belakang Studi. c) Ruang Lingkup Studi. d) Hasil Studi Efektivitas Proyek. e) Pembahasan Hasil Studi Efektivitas. f) Kesimpulan dan Rekomendasi 6. Jadwal Pelaksanaan Studi Tahun dan Bulan No.
Kegiatan
2003 12
1.
Pengembangan Disain
2.
Penyusunan dan ujicoba instrumen
3.
Pengumpulan base-line data.
4.
Pelatihan pengumpul data
5.
Pengumpulan data studi
6.
Kompilasi dan analisis data
7.
Penyusunan draft laporan studi
8.
Diskusi draft laporan studi
9.
Finalisasi laporan studi
10.
2004 1
2
3
4
5
6
7
8
Penyerahan laporan studi
---JK---
Laporan Awal Studi Efektivitas Pelaksanaan Proyek
IV- 6
9
