BAB IV PERANCANGAN SISTEM. Berdasarkan analisis sistem pada Bab III, maka didapatlah hasil analisis

BAB IV PERANCANGAN SISTEM Berdasarkan analisis sistem pada Bab III, maka didapatlah hasil analisis dan perancangan sistem berupa Desain Arsitektur Sistem, System Flow, Data Flow Diagram (DFD), desain rancangan basis data (Entity Relationship Diagram), struktur tabel dan desain input output implementasi sistem. 4.1 Desain Arsitektur Sistem Desain arsitektur sistem yang digunakan untuk Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim berbentuk two-tier. Penggunaan two-tier bermaksud untuk mempermudah

pembuatan

aplikasi

yang dibuat

secara per-modul

dan

mempermudah pengaturan untuk aplikasi. Untuk gambaran umum sistem secara keseluruhan dapat dilihat pada Gambar 4.1 sebagai berikut.

Server

Switch

KPAP

PPK

PP

PPHP

Gambar 4.1 Desain Arsitektur Sistem

59

BPP

PPPKD

60

Secara keseluruhan penggambaran two-tier dibagi menjadi 2 tingkat, yaitu PC client pada fase pertama dan data server pada fase kedua. Pada penggambaran two-tier dibedakan antara PC client dengan database servernya. Adapun desain two-tier dapat dilihat pada gambar 4.2 sebagai berikut.

- User Interface -Application Services

PC Client

- Bus siness Service - Data Service

Data Server

Gambar 4.2 Desain Two-Tier 4.2 System Flow 4.2.1 System Flow Mengelola Data Master System Flow Mengelola Data Master merupakan alur sistem dari maintenance semua data master, pada gambar diasumsikan entitas yang dapat melakukan proses maintenance ini ada 4 aktor, yaitu Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP) yang dapat mengelola data pengguna (user). Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang dapat mengelola data permintaan barang jasa, data bank kegiatan dan data Kerangka Acuan Kerja (KAK). Pejabat Pengadaan (PP) yang mengelola data rekanan, dan Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) untuk mengelola data penerimaan barang jasa. Pada tahap ini, masing – masing entitas dapat melakukan insert dan update data baru. Untuk proses delete tidak dapat dilakukan, melainkan dapat melakukan update status terkait dengan aktif atau

61

tidaknya data. Adapun system flow mengelola data master dapat dilihat pada Gambar 4.3 sebagai berikut. System Flow Mengelola D ata Master Kuas a Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP) / Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) / Pejabat Pengadaan (PP) / Pejabat Penerima Hasil Pek erjaan (PPHP)

Start Data Master (User, Permintaan B/J, Kegiatan, KAK, Rekanan, Penerimaan B/J)

Input Data Master

Data Master (User, Permintaan B/J, Kegiatan, KAK, Rekanan, Penerimaan B/J

Mengecek D ata

Baru

Y

Memasukkan Data

T

Update

Y

Mengupdate Data

T

Phase

End

Gambar 4.3 System Flow Mengelola Data Master 4.2.2 System Flow Pra Pengadaan System Flow Pra Pengadaan mempunyai 2 (dua) aktor, yaitu PPK dan PP. Alur sistem dimulai saat PPK menerima Nota Dinas Permintaan Barang Jasa. PPK membuat Komitmen dengan mengecek KAK terlebih dahulu, lalu memilih Subjek Pekerjaan yang sesuai dengan KAK. Setelah itu membuat HPS dan Spesifikasi teknis yang digunakan sebagai syarat dalam penerbitan nota dinas PPK, lalu nota dinas PPK tersebut diupdate dan disimpan kemudian diberikan kepada PP.

62

PP menerima nota dinas PPK untuk dibuatkan jadwal pengadaan. Sebelum membuat jadwal, PP melakukan input metode pengadaan dan memerlukan acuan tanggal pelaksanaan dari KAK. Setelah itu jadwal pengadaan tersebut diupdate dan disimpan kemudian digunakan sebagai acuan dalam pembuatan dokumen pengadaan, salah satunya digunakan untuk pembuatan Surat Permintaan Penawaran Paket Pekerjaan (SP4). Adapun system flow pra pengadaan dapat dilihat pada gambar 4.4, sebagai berikut : Pejabat Pembuat Komitmen

Pejabat Pengadaan

Start

Metode Pengadaan

Nota Dinas Permintaan B/J

Input Permintaan B/J

KAK

Membuat Komitmen

Pengadaan

Membuat Jadwal Pengadaan

Jadwal Pengadaan 1

Barang Jasa

Subjek Pekerjaan

Pengadaan Membuat SP4

Buat HPS dan Spektek

Spektek

SP4 HPS Spektek Nota Dinas PPK

1 End

Gambar 4.4 System Flow Pra Pengadaan

63

4.2.3 System Flow Pelaksanaan Pengadaan System Flow Pelaksanaan Pengadaan mempunyai 3 (tiga) aktor yang terlibat yaitu Rekanan, Pejabat Pengadaan (PP), dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Alur sistem dimulai ketika Rekanan mengirimkan dokumen penawaran dan dokumen kualifikasi kepada PP. Kemudian PP menginputkan jenis pekerjaan yang diminati dan nilai penawaran dengan mengecek Rekanan. Setelah itu dokumen kualifikasi tersebut dievaluasi, rekanan mana yang terpilih sebagai pemenang. Apabila dokumen tersebut paling lengkap dan termurah maka dikategorikan sebagai dokumen terbaik yang terpilih sebagai pemenang lalu nilai penawaran dari pemenang akan dinego. Apabila dokumen tersebut tidak lengkap dan lebih mahal maka dikategorikan sebagai dokumen pembanding. Penawaran, status pembanding dan data dokumen pengadaan pemenang disimpan dalam masing – masing data eksternal. Hasil negosiasi dari dokumen terpilih akan dibuatkan dokumen pengadaannya dan diberikan kepada PPK untuk dibuatkan kontrak kerja. Dalam pembuatan kontrak, PPK memilih jenis kontrak dan jenis pencairan terlebih dahulu

kemudian

menginputkan

syarat

dan

lingkup

pekerjaan

beserta

lokasi/tempat penyerahan pekerjaan kemudian update kontrak dan status pengadaan, bahwa proses pengadaan telah sampai pada pembuatan kontrak. Setelah itu kontrak kerja dicetak 4 (empat) rangkap, 1 (satu) diberikan kepada rekanan sedangkan dokumen pengadaan terpilih akan menjadi acc dokumen pengadaan. Kontrak kerja dan acc dokumen pengadaan disimpan sebagai 1 (satu) rangkaian dalam bentuk Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) dokumen pengadaan. Adapun system flow pelaksanaan pengadaan dapat dilihat pada gambar 4.5.

64

Rekanan

Pejabat Pengadaan

Pejabat Pembuat Komitmen

Start Rekanan Dok. Penawaran Dok. Kualifikasi Rekanan

A

Pengadaan

Input Minat dan Penawaran

Pemilihan Pemenang

Penawaran

Rincian Penawaran

Kontrak Kerja

Penawaran = “Termurah”

Input Jenis Kontrak dan Pencairan

Kontrak

Membuat Kontrak

Pengadaan

Cetak Kontrak

T Kontrak Kerja

Y Nego

Acc. Dok. Pengadaan

Ubah Status Pembanding

1 Cetak Dokumen

A Dok. Pengadaan End

Gambar 4.5 System Flow Pelaksanaan Pengadaan 4.2.4 System Flow Pencairan Pengadaan System Flow Pencairan Pengadaan mempunyai 4 (empat) aktor yang terlibat yaitu Rekanan, PPHP, Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen (PPPKD) dan Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD). Alur sistem dimulai ketika Rekanan mengirimkan hasil pekerjaan kepada PPHP untuk dilakukan pemeriksaan. PPHP menginputkan hasil pekerjaan dengan mengubah status item pekerjaan, setelah itu mencetak Berita Acara Pemeriksaan dan Berita Acara Serah Terima serta disimpan. Berita Acara Serah Terima diserahkan kepada PPPKD untuk dibuatkan dokumen pencairan yang juga didasari dari kontrak kerja. PPPKD menginputkan

65

kode rekening dan jenis pencairan. Apabila kontrak kerja menyebutkan dokumen dicairkan secara Ganti Uang (GU), maka status pencairannya akan diubah. Apabila kontrak kerja menyebutkan dokumen dicairkan secara Langsung (LS), maka akan dibuatkan dokumen pencairan LS, Surat Permintaan Pencairan (SPP) dan Surat Perintah Membayar (SPM) serta diubah status pencairannya. Dokumen tersebut disimpan terpisah sebagai kesatuan SPJ dokumen LS dan diberikan kepada BPKAD. Adapun system flow pencairan pengadaan dapat dilihat pada gambar 4.6. Rekanan

Pejabat Peneirma Hasil Pekerjaan

Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen

Input Hasil Pekerjaan

Input Kode Rekening dan Jenis Pencairan

BPKAD

Start

Hasil Pekerjaan

Pengadaan

Dok. Pencairan LS

Pencairan End

Barang/Jasa

Check Pencairan

Pemeriksaan

BA. Pemeriksaan

1

BA. Serah Terima Lampiran Pencairan

Jenis Pencairan Y = “GU”

Ubah Status

T Buat SPP

Buat SPM

Dok. Pencairan LS 2

Gambar 4.6 System Flow Pencairan Pengadaan 4.2.5 System Flow Pembukuan Pengadaan System Flow Pembukuan Pengadaan mempunyai 2 (dua) aktor yang terlibat yaitu BPKAD dan Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP). Alur sistem

66

dimulai ketika BPKAD mengirimkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) kepada BPP untuk diinputkan. Kemudian BPP melakukan cek pembukuan, apabila pengadaan dicairkan secara GU maka pembukuan dilakukan dengan melakukan register Buku Kas Umum (BKU) dan diupdate lalu disimpan. Apabila bukan GU maka pembukuan dilakukan dengan melakukan register SPP dan SPM lalu membuat Buku Besar Pembantu (BBP) serta disimpan dan diupdate. Adapun system flow pembukuan pengadaan dapat dilihat pada gambar 4.7 sebagai berikut. BPKAD

BPP

Start

SP2D

Input SP2D dan pengambilan uang

Pencairan

Cek Pembukuan

GU

Y

Register BKU

T Register SPP dan S PM

Pembukuan

Cetak BKU

Buat BB P BKU BB P End

Gambar 4.7 System Flow Pembukuan Pengadaan 4.2.6 System Flow Pelaporan Pengadaan System Flow Pelaporan Pengadaan merupakan alur sistem yang ditujukan kepada Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP). Terdapat 4 (empat) aktor yang terlibat yaitu Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP), Pejabat Pengadaan (PP), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Kuasa Pengguna

67

Anggaran Pembantu (KPAP). BPP, PP dan PPK memilih kategori laporan, misal laporan pencairan pengadaan setiap triwulan, atau laporan pelaksanaan pengadaan pada periode triwulan II (dua) yang belum dicairkan atau laporan pertanggung jawaban pada periode triwulan III (tiga) yang sudah dicairkan tetapi belum dibukukan serta laporan produktifitas rekanan untuk pengadaan alat tulis kantor pada periode triwulan II (dua) yang memiliki raport terbaik. Setelah dilakukan pemilihan query kategori laporan, maka sistem akan mengambil data dari masingmasing database untuk ditampilkan rekap laporan sesuai dengan jenis laporan berdasarkan query yang telah diminta tadi. Setelah itu laporan dapat dicetak untuk diserahkan pada KPAP. Adapun system flow pelaporan pengadaan dapat dilihat pada Gambar 4.8 sebagai berikut. Bendahara Pengeluaran Pembantu / Pejabat Pembuat Komitmen / Pejabat Pengadaan

Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu

Start Pencairan Laporan Pencairan Pengadaan Pembukuan

Rekap Laporan Penawaran

Pengadaan

KAK

Cetak Laporan menurut query jenis laporan

Laporan Pertanggung Jawaban

Laporan Pelaksanaan Pengadaan

Laporan Produktifitas Rekanan

Rekanan

End

Gambar 4.8 System Flow Pelaporan Pengadaan

68

4.3 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menggambarkan aliran data antara satu entitas dengan entitas lainnya. Diagram ini menjelaskan lebih lanjut proses yang terdapat pada context diagram dengan data yang terjadi pada setiap proses. 4.3.1 Context Diagram Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari data flow diagram. Dalam context diagram akan terlihat gambaran umum dari sistem informasi administrasi pengadaan barang jasa pada Biro Administrasi Kemasyaraktan Setda Prov. Jatim yaitu data-data apa saja yang dibutuhkan dan dikeluarkan oleh setiap pihak yang berpengaruh dalam setiap proses didalamnya. Sistem ini melibatkan Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengadaan (PP), Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen (PPPKD), Bendahara Pengeluaran Pembantu (BBP), Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD), dan Rekanan sebagai pengguna sistem. Sistem memperoleh data-data inputan dari masing-masing entitas, serta data output yang berakhir berupa laporan-laporan untuk diserahkan kepada KPAP. Laporan – laporan yang diterima oleh KPAP antara lain Laporan Pencairan Pengadaan, Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ), Laporan Pelaksanaan Pengadaan dan Laporan Produktifitas Rekanan. Adapun gambar context diagram Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan dapat dilihat pada Gambar 4.9 sebagai berikut.

69

BKU

Bendahara Pengeluaran Pembantu

BBP

SP2D Data Lap Yang Dipilih BPKAD 0

Laporan Produktifitas Rekanan Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu

Dok Pencairan LS

Laporan Pelaksanaan Pengadaan Laporan Pencairan Pengadaan Laporan Pertanggung Jawaban


Data Pencairan

Dt Hak Akses Pengguna

Lampiran Pencairan

Dt Pengguna Dt Permintaan Barang Jasa Dt Kegiatan Dt KAK HPS


Data Jadwal Dt Rekanan

SI Administrasi Pengadaan Barang Jasa

Pejabat Pengadaan

Pemilihan Penyedia

Spektek Data Negosiasi

Data Komitmen

Data Laporan Yang Dipilih

Data Kontrak Data Pilihan Laporan

Nota Dinas PPK Hasil Pekerjaan

Dok Pengadaan

Dok Penawaran

BA Serah Terima

Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan

Dok Kualifikasi

+

BA Pemeriksaan

SP4 Data Pemeriksaan

Rekanan

Kontrak Kerja

Gambar 4.9 Context Diagram Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyaraktan Setda Prov. Jatim 4.3.2 Diagram Berjenjang Dalam diagram berjenjang digambarkan hirarki secara global prosesproses yang ada di dalam diagram konteks. Adapun gambar rancangan diagram berjenjang Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim dapat dilihat pada gambar 4.10 sebagai berikut.

70

Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim

1. Catat Data Pengguna

2. Catat Data Master PPK

3. Catat Data Rekanan

4. Pra Pengadaan

5. Pelaksanaan Pengadaan

6. Pencairan Pengadaan

7. Catat Data Penerimaan Barang Jasa

8. Pembukuan Pengadaan

9. Pelaporan Pengadaan

1a. Memasukkan Data Pengguna

2a. Memasukkan Data Permintaan BJ

3a. Memasukkan Data Rekanan

4a. Membuat Komitmen

5a. Pemilihan Pemenang

6a. Pemeriksaan

7a. Memasukkan Data Penerimaan BJ

8a. Mengecek Pembukuan

9a. Buat Laporan Pencairan

1b. Mengubah Data Pengguna

2b. Mengubah Data Permintaan BJ

3b. Mengubah Data Rekanan

4b. Membuat HPS dan Spektek

5b. Mengubah Status Pembanding

6b. Membuat Dokumen Pencairan

7b. Mengubah Data Penerimaan BJ

8b. Register BKU

9b. Buat Laporan Pertanggung Jawaban

1c. Memasukkan Data Hak Akses

2c. Memasukkan Data Kegiatan

4c. Membuat Jadwal

5c. Negosiasi Pengadaan

6c. Mengubah Status Pencairan

8c. Register SPP dan SPM

9c. Buat Laporan Pelaksanaan Pengadaan

2d. Mengubah Data Kegiatan

4d. Membuat SP4

5d. Membuat Kontrak Pengadaan

6d. Membuat SPP

8d. Membuat BPP

9d. Buat Laporan Produktifitas Rekanan

2e. Memasukkan Data KAK

6e. Membuat SPM

2f. Mengubah Data KAK

Gambar 4.10 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyaraktan Setda Prov. Jatim 4.3.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa Pada konteks diagram proses sistem informasi administrasi pengadaan barang jasa tersebut terdapat beberapa proses. Penjabaran dapat dilakukan dengan men-decompose diagram konteks menjadi 9 (sembilan) sub proses. DFD level 0 Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa dapat dilihat pada Gambar 4.11 sebagai berikut.

71

1 Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu

Data Pengguna Disimpan

Dt Pengguna

Catat Data Pengguna


1

User

Data Pengguna Dibaca

+ 2

2

Data Permintaan Disimpan

Barang Jasa

Dt Permintaan Barang Jasa


Data Permintaan Dibaca Dt Kegiatan Data Kegiatan Disimpan

Catat Data Master PPK

Dt KAK

Data KAK Disimpan

+ Dt Rekanan

4

KAK

Data Rekanan Disimpan

Catat Data Rekanan

Nota Dinas PPK

Kegiatan

Data KAK Dibaca

3

Pejabat Pengadaan

3

Data Kegiatan Dibaca

5

Rekanan

Data Rekanan Dibaca

+ 4

Dt KAK Dibaca Update Dt KAK Update Data Barang Jasa

Data Jadwal Dt Pengadaan Disimpan

Pra Pengadaan

HPS

Update Dt Jadwal

Spektek

6

Pengadaan

Data Subjek Pekerjaan Dibaca

Data Komitmen

Data Pengadaan Dibaca

+ Pejabat Pejabat Pengadaa Pengadaan n

SP4

5

Pemilihan Penyedia

Dok Penawaran

Data Negosiasi

Rekanan Dok Kualifikasi Data Kontrak

Pelaksanaan Pengadaan

Dok Pengadaan 11

Dt Rekanan Dibaca

Dt_Pnwr Disimpan

Penawaran

Update Data Pemilihan Update Pelaksanaan

Update Dt Penawaran

Rekanan

Kontrak Kerja

+

Data Pemenang Disimpan

6

Update Pemeriksaan

Hasil Pekerjaan Data Pencairan

Data Pencairan Dibaca 7

Lampiran Pencairan

Pencairan Pengadaan

Pencairan

BA Pemeriksaan


7 Data Penerimaan Disimpan

Data Pencairan Disimpan

+ BPKAD BA Serah Terima Dok Pencairan LS

8

Pembukuan Pengadaan

+ 9

8

BBP

Pembukuan


Data Lap Yang Dipilih

Data Pilihan Laporan Data Pencairan Dibaca

Dt Tgl KAK Dibaca Data Tgl KAK Dibaca

Dt Penwr Dibaca

Dt Pembukuan Dibaca

Dt Pnwr Dibaca2

Dt Pengadaan Dibaca

Data Pnwr Dibaca

Pejabat Pengadaan

Data Penerimaan Dibaca

+

Update Dt Pembukuan GU BKU


Catat Data Penerimaan Barang Jasa

Data Pemeriksaan

Update Dt Pembukuan LS

SP2D Dt Pencairan Dibaca


Data Rekanan Dibaca

Pelaporan Pengadaan

Data Pengadaan Dibaca Data TglPengadaan Dibaca

Data Laporan Yang Dipilih Laporan Pencairan Pengadaan Laporan Pelaksanaan Pengadaan

+


Kuasa Kuasa Pengguna Pengguna Anggaran Anggaran Pembantu


Gambar 4.11 DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyaraktan Setda Prov. Jatim

72

4.3.4 DFD Level 1 Catat Data Pengguna Pada proses catat data pengguna terdiri dari 3 (tiga) sub proses dimulai dari memasukkan data pengguna yang merupakan data inputan dari Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP) dan disimpan pada database user. Proses berikutnya dilanjutkan dengan mengubah data pengguna, dimana terdapat perubahan data dari pengguna sistem dan disimpan. Setelah itu data pengguna dibaca dan diberikan hak akses. Adapun DFD Level 1 Catat Data Pengguna dapat dilihat pada Gambar 4.12 sebagai berikut. 1 Data Pengguna Masuk


Dt Pengguna

Data Pengguna Ubah

Memasukkan Data Pengguna

Data Pengguna Masuk Disimpan


2 Mengubah Data Pengguna

User

Data Pengguna Ubah Disimpan Data Pengguna Dibaca2

3 Masukkan Data Hak Akses


1

Data Pengguna Dibaca Data Pengguna Dibaca3

Gambar 4.12 DFD Level 1 Catat Data Pengguna 4.3.5 DFD Level 1 Catat Data Master PPK Pada proses catat data master PPK terdiri dari 6 (enam) sub proses dimulai dari memasukkan data permintaan barang jasa yang merupakan data inputan dari Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan disimpan pada database barang jasa. Proses berikutnya dilanjutkan dengan mengubah data permintaan barang jasa, dimana data permintaan dibaca dari database dan diubah kemudian disimpan kembali. Untuk inputan data kegiatan dan data KAK mengalami proses yang sama yaitu memasukkan data dan mengubah data tersebut. Dimana data masukan

73

tersebut dimasukkan terlebih dahulu dan disimpan pada database, kemudian jika ada perubahan data dari inputan tersebut maka dilanjutkan proses mengubah data. Dimana data dari database tersebut dibaca dan diubah kemudian disimpan kembali pada database. Adapun DFD Level 1 Catat Data Master PPK dapat dilihat pada Gambar 4.13 sebagai berikut. Dt Permintaan Masuk Pejabat Pembuat Komitmen


Dt Permintaan Masuk Disimpan

1 Memasukkan Data Permintaan Barang Jasa

Data Permintaan Disimpan 2

Dt Permintaan Ubah

Mengubah Data Permintaan Barang Jasa

2

Dt Permintaan Ubah Disimpan

Barang Jasa

Data Permintaan Dibaca

3 Dt Kegiatan Masuk Memasukkan Data Kegiatan

Dt Kegiatan Masuk Disimpan Data Kegiatan Disimpan

4

Dt Kegiatan Dt Kegiatan Ubah

Mengubah Data Kegiatan

Dt Kegiatan Ubah Disimpan Data Kegiatan Dibaca

3

Kegiatan

5 Dt KAK Masuk

Dt KAK Masuk Disimpan Memasukkan Data KAK Data KAK Disimpan

Dt KAK

6

Dt KAK Ubah

Mengubah Data KAK

Dt KAK Ubah Disimpan 4

KAK

Data KAK Dibaca

Gambar 4.13 DFD Level 1 Catat Data Master PPK 4.3.6 DFD Level 1 Catat Data Rekanan Pada proses catat data rekanan terdiri dari 2 (dua) sub proses dimulai dari memasukkan data rekanan yang merupakan data inputan dari Pejabat Pengadaan (PP) dan disimpan pada database rekanan. Proses berikutnya dilanjutkan dengan mengubah data rekanan, dimana data rekanan dibaca dari database dan diubah kemudian disimpan kembali. Adapun DFD Level 1 Catat Data Rekanan dapat dilihat pada Gambar 4.14 sebagai berikut.

74

1 Dt Rekanan Masuk Pejabat Pengadaan

Memasukkan Data Rekanan

Dt Rekanan Masuk Disimpan Data Rekanan Disimpan

2

Dt Rekanan Dt Rekanan Ubah

Mengubah Data Rekanan

Dt Rekanan Ubah Disimpan

5

Rekanan

Data Rekanan Dibaca

Gambar 4.14 DFD Level 1 Catat Data Rekanan 4.3.7 DFD Level 1 Pra Pengadaan Pada proses pra pengadaan terdiri dari 4 (empat) sub proses, yaitu membuat komitmen, membuat HPS dan spektek, membuat jadwal dan membuat SP4. Proses membuat komitmen dimulai saat PPK memasukkan data komitmen dan mengecek dengan data KAK. Setelah itu PPK memasukkan data HPS dan data Spektek serta kemudian di update pada masing – masing database yaitu barang jasa dan spektek. Data komitmen dan data HPS serta data spektek tersebut akan menjadi awal dari data pengadaan yang menjadi acuan dalam pembuatan jadwal. Proses membuat jadwal dilanjutkan setelah PP menerima nota dinas PPK dan mengecek format tahapan – tahapan proses pengadaan antara data KAK berupa acuan tanggal tahapan proses pengadaan dengan acuan tanggal yang sesuai dengan metode pengadaan pada database pengadaan. Kemudian PP memasukkan data jadwal berupa detil tanggal – tanggal untuk tahapan proses pengadaan.. Kemudian data KAK dalam database diupdate sesuai tanggal pada tahapan tahapan proses pengadaan. Proses membuat Surat Permintaan Penawaran Paket Pekerjaan (SP4) dilakukan dengan menyesuaikan tanggal pada jadwal pengadaan dari database

75

pengadaan. Adapun DFD Level 1 Pra Pengadaan dapat dilihat pada Gambar 4.15 sebagai berikut. 4

Dt KAK Dibaca

KAK

1


Data Komitmen

2

Barang Jasa

Dt_Komitmen Disimpan

Membuat Komitmen

Update Data Barang Jasa

Dt Pengadaan Disimpan

2 Dt HPS Spektek Disimpan HPS Membuat HPS dan Spektek

Spektek

Update Dt Spektek

10

Spektek

Nota Dinas PPK

Update Dt Jadwal Pejabat Pengadaan

Data Subjek Pekerjaan Dibaca 6

Pengadaan


4 3 Data Jadwal

Membuat Jadwal

Rekanan Membuat SP4

SP4

Update Dt KAK

Gambar 4.15 DFD Level 1 Pra Pengadaan 4.3.8 DFD Level 1 Pelaksanaan Pengadaan Pada proses pelaksanaan pengadaan terdiri dari 4 (empat) sub proses, yaitu pemilihan pemenang, mengubah status pembanding, negosiasi pengadaan dan membuat kontrak pengadaan. Proses pemilihan pemenang dimulai saat rekanan memberikan dokumen penawaran dan dokumen kualifikasi. PP memasukkan data pemilihan penyedia, nilai penawaran dan minat pekerjaan dari dokumen penawaran tersebut kemudian disimpan pada database pengadaan, data penawaran dan data rincian penawaran sehingga menghasilkan data evaluasi masuk. Apabila data evaluasi dikategorikan pembanding, maka lanjut ke proses mengubah status pembanding kemudian data pembanding disimpan.

76

Sedangkan data evaluasi dikategorikan sebagai pemenang maka lanjut ke proses negosiasi pengadaan. PP memasukkan data negosiasi, yaitu hasil nilai negosiasi penawaran pemenang. Data tersebut disimpan sebagai data pemenang ke dalam database pengadaan dan menghasilkan dokumen pengadaan. Dokumen pengadaan tersebut diterima PPK dan dijadikan acuan untuk memasukkan data kontrak ke dalam proses membuat kontrak pengadaan. PPK memilih jenis kontrak dan jenis pencairan terlebih dahulu kemudian menginputkan syarat dan lingkup pekerjaan beserta lokasi/tempat penyerahan pekerjaan, lalu update ke dalam database kontrak dan update status pelaksanaan pengadaan ke dalam database pengadaan, bahwa proses pengadaan telah sampai pada pembuatan kontrak. Kemudian kontrak kerja tersebut diberikan kepada rekanan. Adapun DFD Level 1 Pelaksanaan Pengadaan dapat dilihat pada Gambar 4.16 sebagai berikut. 5

Dt Rekanan Dibaca

Rekanan

1 Rekanan

12

Dok Kualifikasi Update Rincian Pnwr Dok Penawaran

Rincian Penawaran

Pemilihan Pemenang

Update Data Pemilihan

Pemilihan Penyedia Dt_Pnwr Disimpan

11

Penawaran

Data Evaluasi Masuk 2 Data Evaluasi Pembanding

Mengubah Status Pembanding

Update Dt Penawaran

Data Pemenang Disimpan 3 Pejabat Pengadaan

Data Klarifikasi Nego

Negosiasi Pengadaan

Update Pelaksanaan

6

Pengadaan

Data Negosiasi 4

13

Jenis

Update Jenis Pejabat Pembuat Komitmen

Dok Pengadaan Data Kontrak

Membuat Kontrak Pengadaan

Update Dt Kontrak

9 Kontrak Kerja

Gambar 4.16 DFD Level 1 Pelaksanaan Pengadaan

Data Kontrak

77

4.3.9 DFD Level 1 Pencairan Pengadaan Pada proses pencairan pengadaan terdiri dari 5 (lima) sub proses, yaitu pemeriksaan, membuat dokumen pencairan, mengubah status pencairan, membuat SPP dan membuat SPM. Proses pemeriksaan dimulai saat rekanan telah selesai melaksanakan pekerjaan dengan memberikan hasil pekerjaan, kemudian PPHP melakukan pemeriksaan dengan mencocokkan item – item pekerjaan yang diambil dari data pengadaan sehingga menghasilkan berita acara pemeriksaan, berita acara serah terima dan update pemeriksaan. Proses membuat dokumen pencairan menerima input dari PPPKD setelah menerima lampiran pencairan yaitu data pencairan. PPPKD memasukkan jenis pencairan dan kode rekening yang akan dicairkan. Apabila data pencairan Ganti Uang (GU) maka dilanjutkan ke proses mengubah status pencairan menjadi GU dan disimpan ke dalam database pencairan. Apabila data pencairan Langsung (LS) maka dilanjutkan ke proses membuat SPP dan menghasilkan data SPP berupa nilai pencairan, potongan pajak, nomor SPP dan tanggal SPP. Data SPP tersebut menjadi dasar dalam membuat SPM dan menghasilkan Dok. Pencairan LS yang diberikan kepada BPKAD untuk dicairkan. Data pencairan LS tersebut disimpan ke dalam database pencairan. Adapun DFD Level 1 Pencairan Pengadaan dapat dilihat pada Gambar 4.17. 4.3.10 DFD Level 1 Catat Data Penerimaan Barang Jasa Pada proses catat data penerimaan barang jasa terdiri dari 2 (dua) sub proses, yaitu memasukkan data penerimaan barang jasa dan mengubah data penerimaan barang jasa. Proses memasukkan data penerimaan barang jasa yang merupakan data inputan dari Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) dan

78

disimpan pada database data barang jasa. Proses berikutnya dilanjutkan dengan mengubah data penerimaan barang jasa, dimana data penerimaan dibaca dari database dan diubah kemudian disimpan kembali. Adapun DFD Level 1 Catat Data Penerimaan Barang Jasa dapat dilihat pada Gambar 4.18 sebagai berikut. 1


BA Pemeriksaan Rekanan

Pemeriksaan

Hasil Pekerjaan

BA Serah Terima

Kode Rekening 6

Pengadaan

7

Update Pemeriksaan

Pencairan



Membuat Dokumen Pencairan

Data Pencairan Lampiran Pencairan Jenis Pencairan

3 Dt Pencairan GU Masuk

Mengubah Status Pencairan

Dt Pencairan GU disimpan

4 Dt Pencairan LS Masuk

Membuat SPP


Data SPP 5

Dt Pencairan LS Disimpan

Membuat SPM

BPKAD

Dok Pencairan LS

Gambar 4.17 DFD Level 1 Pencairan Pengadaan

Data Penerimaan Masuk Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan

1 Memasukkan Data Penerimaan Barang Jasa

Data Penerimaan Masuk Disimpan

Data Penerimaan Disimpan

Data Pemeriksaan Data Peneimaan Ubah 2 Mengubah Data Penerimaan Barang Jasa

Data Penerimaan Ubah Disimpan

2

Barang Jasa


Gambar 4.18 DFD Level 1 Catat Data Penerimaan Barang Jasa

79

4.3.11 DFD Level 1 Pembukuan Pengadaan Pada proses pembukuan pengadaan terdiri dari 4 (empat) sub proses, yaitu mengecek pembukuan, register Buku Kas Umum (BKU), register SPP dan SPM dan membuat Buku Besar Pembantu (BBP). Keempat proses tersebut dijalankan oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP). Proses mengecek pembukuan dimulai saat BPKAD memberikan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) berupa nomor pengeluaran SP2D dan bukti pencairan. BPP memasukkan data SP2D dari BPKAD dengan mencocokkan dengan data pencairan berupa nomor SPP, SPM dan status pencairan sehingga menghasilkan data pembukuan. Apabila data pembukuan GU maka BPP melakukan proses register BKU dan diupdate dalam database pembukuan. Kumpulan register BKU tersebut menghasilkan BKU, yaitu bukti laporan pertanggungjawaban (LPJ) pengadaan yang dicairkan secara GU. Apabila data pembukuan LS maka BPP melakukan register SPP SPM dan menghasilkan data register LS. Kumpulan data register LS menjadi dasar untuk membuat Buku Besar Pembantu (BBP) dan diupdate ke dalam database pembukuan. BBP merupakan bukti laporan pertanggungjawaban (LPJ) pengadaan yang dicairkan secara LS. Adapun DFD Level 1 Pembukuan Pengadaan dapat dilihat pada Gambar 4.19. 4.3.12 DFD Level 1 Pelaporan Pengadaan Pada

proses

pelaporan

pengadaan

terdiri

dari

4 (empat) sub

proses, yaitu membuat laporan pencairan pengadaan, membuat laporan pertanggung jawaban, membuat laporan pelaksanaan pengadaan, dan membuat laporan produktifitas rekanan.

80

Dt Pencairan Dibaca

7

Pencairan

BPKAD 1 Mengecek Pembukuan

SP2D

Dt Pembukuan 2 Dt Pembukuan GU

BKU

Register BKU

3 Dt Pembukuan LS

Register SPP SPM

Update Dt Pembukuan GU

8

Pembukuan

Data Register LS

4 Update Dt Pembukuan LS Membuat BBP


BBP

Gambar 4.19 DFD Level 1 Pembukuan Pengadaan Proses membuat laporan pencairan pengadaan dimulai saat BPP memasukkan data laporan yang dipilih, dengan mengacu pada database data

pencairan dan data pengadaan, sehingga menghasilkan laporan pencairan

pengadaan yang diberikan kepada Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP). BPP memilih jenis dan periode laporan yang akan dibuat, seperti total laporan pencairan pengadaan dari triwulan I (satu) sampai triwulan III (tiga). Laporan pencairan merupakan laporan realisasi pengadaan yang berfungsi untuk melihat seberapa besar penyerapan anggaran. Proses membuat laporan pertanggung jawaban dilanjutkan setelah menerima data periode pencairan, dengan mengacu pada database pembukuan dan penawaran sehingga menghasilkan laporan pertanggung jawaban yang diberikan kepada KPAP. Laporan tersebut berfungsi untuk melihat dokumen pembukuan SPJ sudah tertib sesuai pencairan pengadaan atau belum.

81

Proses membuat laporan pelaksanaan pengadaan dilanjutkan dengan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) memasukkan data pilihan laporan yang mengacu pada database data pengadaan dan data penawaran sehingga dapat menghasilkan laporan pelaksanaan pengadaan yang akan diberikan kepada KPAP. PPK memilih periode laporan, data pengadaan, data KAK dan data penawaran yang akan ditampilkan dalam laporan seperti pelaksanaan pengadaan seluruh bagian dan status pengadaan. Laporan pelaksanaan pengadaan merupakan laporan yang berfungsi untuk memantau akhir dari proses setiap pengadaan terhadap kesesuaian dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK) setiap triwulan. Proses membuat laporan produktifitas rekanan dilanjutkan saat Pejabat Pengadaan (PP) memasukkan data laporan yang dipilih, dengan mengacu pada database data rekanan, data KAK, data penawaran dan data pengadaan sehingga menghasilkan laporan produktifitas rekanan. PP memilih data rekanan seperti rekanan A sudah mengerjakan pengadaan A,B dan C dan memilih data pemeriksaan seperti lama penyelesaian pekerjaan pengadaan A, B, dan C pada rekanan A lalu diproses sehingga menghasilkan laporan tersebut yang diberikan kepada KPAP. Laporan produktifitas rekanan tersebut berfungsi untuk mengetahui rapor dari rekanan yang melaksanakan pengadaan, mulai dari kecepatan memberikan dokumen hingga keberhasilan mengerjakan pekerjaan pengadaan hingga menghasilkan barang jasa yang diminta. Adapun DFD Level 1 Pelaporan Pengadaan dapat dilihat pada Gambar 4.20 sebagai berikut. 4.4 Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menjelaskan, dan menentukan kebutuhan - kebutuhan

untuk

sistem pemrosesan database.

82

7

Data Pencairan Dibaca

Pencairan

1 Bendahara Pengeluaran Pembantu


Laporan Pencairan Pengadaan Membuat Laporan Pencairan Pengadaan

Periode Pencairan

Dt Pengadaan Dibaca 2 8

Pembukuan

Dt Pembukuan Dibaca Membuat Laporan Pertanggung Jawaban

Dt Penwr Dibaca

11 6

Data Pnwr Dibaca

Penawaran


Pengadaan

3 Pejabat Pembuat Komitmen

Laporan Pertanggung Jawaban Data Pilihan Laporan

Dt Tgl KAK Dibaca

4

Membuat Laporan Pelaksanaan Pengadaan


Laporan Pelaksanaan Pengadaan

KAK 5

Rekanan

4

Data Tgl KAK Dibaca

Data Rekanan Dibaca

Data TglPengadaan Dibaca

Pejabat Pengadaan


Membuat Laporan Produktifitas Rekanan

11

Penawaran

Dt Pnwr Dibaca2 Laporan Produktifitas Rekanan

Gambar 4.20 DFD Level 1 Pelaporan Pengadaan ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim terdapat entitas yang saling tekait untuk menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk conceptual data model (CDM) dan physical data model (PDM). 4.4.1 Conceptual Data Model (CDM) Conceptual Data Model menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur basis data yang di rancang untuk suatu program atau aplikasi. Pada CDM belum tergambar jelas bentuk tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. Tabel-tabel penyusun tersebut sudah mengalami relationship tetapi tidak terlihat pada kolom yang mana hubungan antar tabel tersebut. Rancangan CDM

83

dari sistem informasi administrasi pengadaan barang jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim terdapat tabel yang sudah didefinisikan kolom mana yang menjadi primary key seperti Gambar 4.21.

Gambar 4.21 CDM Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim 4.4.2 Physical Data Model (PDM) Physical Data Model menggambarkan secara detail konsep rancangan struktur basis data yang dirancang untuk suatu program

aplikasi. PDM

84

merupakan hasil generate dari Conceptual Data Model (CDM) dan tergambar jelas tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. PDM sistem informasi administrasi pengadaan barang jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim dapat dilihat pada Gambar 4.22.

Gambar 4.22 PDM Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim

85

4.5 Struktur Database Berikut ini adalah rancangan struktur database yang sesuai dengan PDM di atas, seluruh tabel yang akan digunakan untuk penyimpanan data dalam aplikasi yaitu: 1.

Tabel User Primary Key : Id_User Foreign Key : Fungsi

No 1 2 3 4 5 6 7

2.

: Untuk menyimpan data pengguna aplikasi.

Nama Kolom Id_User Kd_Pengadaan Nama_User Pass_User Jabatan Kode_Todo Status_User

Tabel 4.1 User Tipe Panjang Keterangan Data PK FK Tabel Asal Char 6 √ Integer √ Pengadaan Varchar 20 Varchar 30 Varchar 30 Varchar 6 Boolean -

Tabel Kegiatan Primary Key : Kd_Kegiatan Foreign Key : Fungsi

No 1 2 3 4 5 6 7 8

: Untuk menyimpan data kegiatan.

Nama Kolom Kd_Kegiatan Nm_Kegiatan Kd_Rekening Nm_Rekening Kd_Bagian Bagian Tahun_Anggaran Anggaran

Tabel 4.2 Kegiatan Tipe Panjang Keterangan Data PK FK Tabel Asal Char 6 √ Varchar 100 20 Varchar 50 Varchar Integer 30 Varchar Date Decimal 12,2

86

No 9

3.

Nama Kolom Status_Kegiatan

Tipe Data Boolen

Panjang

Keterangan PK FK Tabel Asal

-

Tabel Spektek Primary Key : Kd_Spektek Foreign Key : Fungsi

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9

4.

: Untuk menyimpan data spesifikasi teknis.

Nama Kolom Kd_Spektek Jenis_Spektek Uraian_Spektek1 Uraian_Spektek2 Uraian_Spektek3 Uraian_Spektek4 Uraian_Spektek5 Uraian_Spektek6 Status_Spektek

Tabel 4.3 Spektek Tipe Panjang Keterangan Data PK FK Tabel Asal Char 6 √ Varchar 20 Varchar 50 Varchar 50 Varchar 50 Varchar 50 Varchar 50 Varchar 50 Boolean -

Tabel Pembukuan Primary Key : Kd_Pembukuan Foreign Key : Fungsi

No 1 2 3 4 5

: Untuk menyimpan data pembukuan pengadaan.

Tabel 4.4 Pembukuan Nama Kolom Tipe Panjang Keterangan Data PK FK Tabel Asal Kd_Pembukuan Char 6 √ Tgl_Pembukuan Datetime No_RegBKU Integer No_RegSPPSPM Integer Status_Pembukuan Boolean -

87

5.

Tabel Barang Jasa Primary Key : Kd_Brgjasa Foreign Key : Fungsi

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11.

6.

: Untuk menyimpan data barang jasa.

Nama Kolom Kd_Brgjasa Kd_Pengadaan Kd_Spektek Nm_Brgjasa Qty_Diminta Satuan Hrg_SatDPA Hrg_SatHPS Hrg_SatNego Qty_Diterima Status_Brgjasa

Tabel 4.5 Barang Jasa Tipe Panjang Keterangan Data PK FK Tabel Asal Char 6 √ Char 6 √ Pengadaan Char 6 √ Spektek Varchar 20 Integer Varchar 15 Decimal 12,2 Decimal 12,2 Decimal 12,2 Integer Booelan -

Tabel KAK Primary Key : Kd_KAK Foreign Key : Fungsi

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

: Untuk menyimpan data KAK.

Nama Kolom Kd_KAK Kd_Pengadaan Subjek_KAK Tgl_KND Tgl_KAwalPilih Tgl_KAkhirPilih Tgl_KKontrak Tgl_KPeny Tgl_KPenc Nilai_Pekerjaan

Tabel 4.6 KAK Tipe Panjang Keterangan Data PK FK Tabel Asal Char 6 √ Char 6 √ Pengadaan Varchar 30 Date Date Date Date Date Date Decimal 12,2

88

No 11 12

7.

Nama Kolom

Tipe Data Metode_Pengadaan Varchar Status_KAK Booelan

Panjang


20 -

Tabel Pengadaan Primary Key : Kd_Pengadaan Foreign Key : Fungsi

8.

: Untuk menyimpan data pengadaan barang jasa.

No

Nama Kolom

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

Kd_Pengadaan Kd_Pencairan Kd_Kegiatan Kd_KAK Nm_Pekerjaan Pagu_Anggaran Hrg_HPS Hrg_Pnwr Hrg_Nego Tgl_ND No_ND Tgl_AwPilih No_AwalPilih Tgl_AkPilih No_AkhirPilih Tgl_Kontrak No_Kontrak Tgl_Peny No_Peny Status_Proses Status_Pengadaan

Tabel Penawaran Primary Key : Id_Pnwr Foreign Key : -

Tabel 4.7 Pengadaan Tipe Panjang Keterangan Data PK FK Tabel Asal Char 6 √ Char 6 √ Pencairan Char 6 √ Kegiatan Char 6 √ KAK Varchar 50 Decimal 12,2 Decimal 12,2 Decimal 12,2 Decimal 12,2 Datetime Integer Datetime Integer Datetime Integer Datetime Integer Datetime Integer Varchar 15 Booelan -

89

Fungsi

No 1 2 3 4 5

9.

: Untuk menyimpan data penawaran dari rekanan.

Nama Kolom Id_Pnwr Kd_Pengadan Status Nilai_pnwr Status_Pnwr

Tabel 4.8 Penawaran Tipe Panjang Keterangan Data PK FK Tabel Asal Char 6 √ Char 6 √ Pengadaan Boolean Decimal 12,2 Booelan -

Tabel Rekanan Primary Key : Id_Rek Foreign Key : Fungsi

: Untuk menyimpan data rekanan.

No

Nama Kolom

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

Id_Rek Id_Pnwr Nm_Rek Alamat_Rek Kota Pemilik Jabatan_Pemilik No_TelpRek No_SIUP Tgl_ASIUP Tgl_SIUPMati No_TDP Tgl_ATDP Tgl_TDPMati No_NPWP Pembuat_Akta No_Akta Tgl_Akta KBLI1 KBLI2 KBLI3

Tabel 4.9 Rekanan Tipe Panjang Keterangan Data PK FK Tabel Asal Char 6 √ Char 6 √ Penawaran Varchar 30 Varchar 100 Varchar 20 Varchar 30 Varchar 20 Number 8,0 Integer Date Date Integer Date Date Varchar 15 Varchar 30 Integer Date Varchar 6 6 Varchar 6 Varchar

90

No 22 23 24 25 26 27

10.

Nama Kolom KBLI4 KBLI5 KBLI6 S_Pendukung Riwayat Status_Rek

Tipe Data Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Booelan

Panjang


6 6 6 100 200 -

Tabel Rincian Penawaran Primary Key : Id_Pnwr Foreign Key : Fungsi

No 1 2 3 4

11.

: Untuk menyimpan data penawaran dari rekanan.

Tabel 4.10 Rincian Penawaran Tipe Panjang Keterangan Data PK FK Tabel Asal Id_BarangRincian Char 6 √ √ Barang Jasa Id_Pnwr Char 6 √ Penawaran Harga_SatPnwrRek Decimal 12,2 Status_Rincian Booelan Nama Kolom

Tabel Kontrak Primary Key : Kd_Kontrak Foreign Key : Fungsi

No 1 2 3 4 5 6 7

: Untuk menyimpan data kontrak pengadaan.

Tabel 4.11 Kontrak Nama Kolom Tipe Panjang Keterangan Data PK FK Tabel Asal Kd_Kontrak Char 6 √ Kd_Pengadaan Char 6 √ Pengadaan Jenis_Kontrak Varchar 20 Lokasi_Peny Varchar 15 Syarat_Kontrak Longtext Syarat_Tambahan Longtext Syarat_Tambahan1 Longtext -

91

No 8 9 10

12.

Nama Kolom

Tipe Data Syarat_Tambahan2 Longtext Syarat_Tambahan3 Longtext Status_Kontrak Booelan

Panjang


-

Tabel Pencairan Primary Key : Kd_Pencairan Foreign Key : Fungsi

13.

: Untuk menyimpan data pencairan pengadaan.

No

Nama Kolom

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Kd_Pencairan Kd_Pembukuan Kd_Jenis Tgl_SPP No_SPP Tgl_SPM No_SPM Tgl_SP2D No_SP2D Nilai Total PPN PPh.22 PPh.23 PPh.25 Nilai Cair Status_Penc

Tabel 4.12 Pencairan Tipe Panjang Keterangan Data PK FK Tabel Asal Char 6 √ Char 6 √ Pembukuan Char 6 √ Jenis Datetime Integer Datetime Integer Datetime Integer Decimal 12,2 Decimal 12,2 Decimal 12,2 Decimal 12,2 Decimal 12,2 Decimal 12,2 Booelan -

Tabel Jenis Primary Key : Kd_Jenis Foreign Key : Fungsi

: Untuk menyimpan data jenis pencairan.

92

No 1 2

Nama Kolom Kd_Jenis Nama_Jenis

Tabel 4.13 Jenis Tipe Panjang Keterangan Data PK FK Tabel Asal Char 6 √ Char 9

4.6 Desain Input/Output (I/O) Pada tahap ini dilakukan perancangan input/output, terdiri dari seluruh dokumen yang akan diimplementasikan oleh pengguna yang pada sistem. Berikut desain input/ output dari perancangan sistem informasi administrasi pengadaan barang jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim. 4.6.1 Desain Output Laporan Pencairan Pengadaan Tabel 4.14 merupakan desain output laporan pencairan pengadaan, untuk menampilkan data pencairan dalam periode tertentu. Tabel 4.14 Desain Output Laporan Pencairan Pengadaan Fungsional Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu laporan pencairan pengadaan Tabel Input PENCAIRAN, PENGADAAN Output Laporan Pencairan Pengadaan Tampilan

Fungsi

Gambar 4.23 Laporan Pencairan Pengadaan Laporan ini digunakan untuk mengeluarkan report pencairan pengadaan.

93

4.6.2 Desain Output Laporan Pertanggung Jawaban Tabel 4.15 merupakan desain output laporan pertanggung jawaban, untuk menampilkan data pembukuan dalam periode tertentu. Tabel 4.15 Desain Output Laporan Pertanggung Jawaban Fungsional Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu laporan pertanggung jawaban Tabel Input PEMBUKUAN, PENAWARAN Output Laporan Pertanggung Jawaban Tampilan

Fungsi

Gambar 4.24 Laporan Pertanggung Jawaban Laporan ini digunakan untuk mengeluarkan report pertanggung jawaban.

94

4.6.3 Desain Output Laporan Pelaksanaan Pengadaan Tabel 4.16 merupakan desain output laporan pelaksanaan pengadaan, untuk menampilkan data pengadaan dalam periode tertentu. Tabel 4.16 Desain Output Laporan Pelaksanaan Pengadaan Fungsional Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu laporan pengadaan Tabel Input PENGADAAN, PENAWARAN, KAK Output Laporan Pelaksanaan Pengadaan Tampilan

Fungsi

Gambar 4.25 Laporan Pelaksanaan Pengadaan Laporan ini digunakan untuk mengeluarkan report pelaksanaan pengadaan.

95

4.6.4 Desain Output Laporan Produktifitas Rekanan Tabel 4.17 merupakan desain output laporan produktifitas rekanan, untuk menampilkan data rapor rekanan dalam periode tertentu. Tabel 4.17 Desain Output Laporan Produktifitas Rekanan Fungsional Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu laporan produktifitas rekanan Tabel Input PENGADAAN, PENAWARAN, KAK dan REKANAN Output Laporan Produktifitas Rekanan Tampilan

Fungsi

Gambar 4.26 Laporan Produktifitas Rekanan Laporan ini digunakan untuk mengeluarkan report produktifitas rekanan.

4.6.5 Desain Output Nota Dinas Pelaksanaan Pengadaan Tabel 4.18 merupakan desain output nota dinas pelaksanaan pengadaan, untuk menampilkan perintah melakukan pengadaan kepada pejabat pengadaan.

96

Tabel 4.18 Desain Output Nota Dinas Pelaksanaan Pengadaan Fungsional Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna menekan tombol cetak ND Tabel Input PENGADAAN Output Nota Dinas Pengadaan Tampilan

Fungsi

Gambar 4.27 Nota Dinas Pelaksanaan Pengadaan Melakukan pelaksanaan pengadaan kepada pejabat pengadaan

4.6.6 Desain Output Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Tabel 4.19 merupakan desain output harga perkiraan sendiri, untuk menampilkan acuan harga pengadaan.

97

Tabel 4.19 Desain Output Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Fungsional Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna menekan tombol cetak HPS Tabel Input PENGADAAN Output HPS Tampilan

Fungsi

Gambar 4.28 Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Harga acuan pengadaan

4.6.7 Desain Output Spesifikasi Teknis Tabel 4.20 merupakan desain output spesifikasi teknis, untuk menampilkan spesifikasi teknis permintaan barang/jasa/pekerjaan.

98

Tabel 4.20 Desain Output Spesifikasi Teknis Fungsional Deskripsi Tabel Input Output Tampilan

Fungsi

Form ini akan muncul jika pengguna menekan tombol cetak Spektek PENGADAAN Spesifikasi Teknis

Gambar 4.29 Spesifikasi Teknis Spesifikasi permintaan barang/jasa/pekerjaan

4.6.8 Desain Output Jadwal Pengadaan Tabel 4.21 merupakan desain output jadwal pengadaan, untuk menampilkan jadwal tahapan dalam proses pengadaan.

99

Tabel 4.21 Desain Output Jadwal Pengadaan Fungsional Deskripsi Tabel Input Output Tampilan

Fungsi

Form ini akan muncul jika pengguna menekan tombol buat SP4 PENGADAAN Jadwal Pengadaan

Gambar 4.30 Jadwal Pengadaan Menampilkan urutan / tahapan proses pengadaan

4.6.9 Desain Output Surat Permintaan Penawaran Paket Pekerjaan (SP4) Tabel 4.22 merupakan desain output SP4, untuk menampilkan permintaan penawaran kepada rekanan.

100

Tabel 4.22 Desain Output SP4 Fungsional Deskripsi Tabel Input Output Tampilan

Fungsi

Form ini akan muncul jika pengguna menekan tombol buat SP4 PENGADAAN SP4

Gambar 4.31 SP4 Menampilkan permintaan penawaran

4.6.10 Desain Output Dokumen Pengadaan Tabel 4.23 merupakan desain output dokumen pengadaan, untuk menampilkan dokumen pengadaan terpilih.

101

Tabel 4.23 Desain Output Dokumen Pengadaan Fungsional Deskripsi Tabel Input Output Tampilan

Form ini akan muncul jika pengguna menekan tombol buat SP4 PENGADAAN Dokumen Pengadaan

102

103

104

105

106

107

Gambar 4.32 Dokumen Pengadaan Menampilkan Dokumen Pengadaan

Fungsi

4.6.11 Desain Output Kontrak Kerja Tabel 4.24 merupakan desain output kontrak kerja, untuk menampilkan kontrak/perjanjian melaksanakan pekerjaan kepada rekanan. Tabel 4.24 Desain Output Kontrak Kerja Fungsional Deskripsi Tabel Input

Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu to-do, Proceed pada kontrak dan menekan tombol cetak PENGADAAN, KONTRAK

108

Output Tampilan

Kontrak Kerja

109

Fungsi

Gambar 4.33 Kontrak Kerja Menampilkan kontrak/perjanjian melaksanakan pekerjaan kepada rekanan

4.6.12 Desain Output Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima Tabel 4.25 merupakan desain output berita acara pemeriksaan dan serah terima, untuk menampilkan penerimaan dan pemeriksaan pekerjaan. Tabel 4.25 Desain Output Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima Fungsional Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu to-do, Proceed pada Penyerahan dan menekan tombol cetak Tabel Input PENGADAAN, KONTRAK Output Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima

110

Tampilan

Fungsi

Gambar 4.34 Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima Menampilkan penerimaan dan pemeriksaan pekerjaan

111

4.6.13 Desain Output Lampiran Pencairan Tabel 4.26 merupakan desain output lampiran pencairan, untuk menampilkan lampiran dari dokumen pencairan. Tabel 4.26 Desain Output Lampiran Pencairan Fungsional Deskripsi Tabel Input Output Tampilan

Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu to-do, Proceed pada Penyerahan dan menekan tombol cetak PENGADAAN, KONTRAK Lampiran Pencairan

Gambar 4.35 Lampiran Pencairan Menampilkan lampiran dari dokumen pencairan

Fungsi

4.6.14 Desain Output Dokumen Pencairan Tabel 4.27 merupakan desain output dokumen pencairan, untuk menampilkan dokumen pencairan pengadaan. Tabel 4.27 Desain Output Dokumen Pencairan Fungsional Deskripsi

Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu to-do, Proceed pada Pencairan dan menekan tombol cetak

112

Tabel Input Output Tampilan

PENGADAAN, KONTRAK, PENCAIRAN Dokumen Pencairan

Gambar 4.36 Dokumen Pencairan Menampilkan dokumen pencairan pengadaan

Fungsi

4.6.15 Desain Output Buku Kas Umum (BKU) Tabel 4.28 merupakan desain output buku kas umum, untuk menampilkan pembukuaan dokumen pengadaan dengan pencairan ganti uang.

Fungsional Deskripsi

Tabel 4.28 Desain Output Buku Kas Umum (BKU) Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu to-do, Check pada Pembukuan dan menekan tombol cetak

113

Tabel Input Output Tampilan

Fungsi

PENGADAAN, KONTRAK, PENCAIRAN, PEMBUKUAN Buku Kas Umum (BKU)

Gambar 4.37 Buku Kas Umum (BKU) Menampilkan pembukuaan dokumen pengadaan pencairan ganti uang

dengan

4.6.15 Desain Output Buku Besar Pembantu (BBP) Tabel 4.29 merupakan desain output buku besar pembantu, untuk menampilkan pembukuaan dokumen pengadaan dengan pencairan langsung. Tabel 4.29 Desain Output Buku Besar Pembantu (BBP) Fungsional Deskripsi Form ini akan muncul jika pengguna memilih menu to-do, Check pada Pembukuan dan menekan tombol cetak Tabel Input PENGADAAN, KONTRAK, PENCAIRAN, PEMBUKUAN Output Buku Besar Pembantu (BBP)

114

Tampilan

Fungsi

Gambar 4.38 Buku Besar Pembantu (BBP) Menampilkan pembukuaan dokumen pengadaan pencairan ganti uang

dengan

4.7 Desain Interface Pada tahap ini dilakukan perancangan interface untuk berinteraksi antar pengguna dengan sistem. Desain antarmuka ini dibuat dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Visio 2013. Berikut desain interface dari perancangan sistem informasi administrasi pengadaan barang jasa pada Biro Administrasi Kemasyarakatan Setda Prov. Jatim yang dirancang sesuai dengan kebutuhan fungsional masing-masing pengguna. 4.7.1

Desain Form Login Gambar 4.39 merupakan desain form login agar dapat mengakses form

Menu apabila login telah berhasil, berdasarkan username dan password yang telah diberikan kepada tiap pengguna. Form login berfungsi menjadi form autentikasi dan autorisasi pengguna agar dapat menggunakan sistem sesuai hak akses masing-

115

masing pengguna. Setelah login berhasil, maka akan muncul form menu sesuai hak akses masing-masing pengguna. Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan Home

Login

Master

To-do

Laporan

Login

Nama User Password Ubah Password

Ya

Tidak

Password lama Password baru Simpan

Masuk

Keluar

Gambar 4.39 Desain Form Login Fungsi obyek dalam desain form login ialah sebagai berikut: Tabel 4.30 Fungsi Obyek Desain Form Login No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi 1 Nama User, Textbox Untuk mengisi nama user pengguna Password login dan kata sandi dari user login sesuai dengan data pada database. 2 Ya, Tidak Radiobutton Untuk memilih salah satu diantara pilihan jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri. 3 Simpan, Button Sebagai autentikasi dan autorisasi agar Masuk dapat masuk dan menggunakan sistem. 4

4.7.2

Keluar

Button

Membatalkan proses login dan keluar dari form login.

Desain Form Master Pengguna Gambar 4.40 merupakan desain form master pengguna agar Kuasa

Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP) dapat mengelola data master pengguna. Pengguna memasukkan data master pengguna, berdasarkan hak akses dari jabatan pengguna.

116

Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan Login

Master

Laporan

Pengguna

Master Pengguna

ID User Nama User Password Jabatan Kode To-do Status User Simpan

Aktif

Non Aktif

Tambah

Bersih

Keluar

Gambar 4.40 Desain Form Master Pengguna Fungsi obyek dalam desain form master pengguna ialah sebagai berikut: Tabel 4.31 Fungsi Obyek Desain Form Master Pengguna No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi 1 Master TabControl Membuka form master pengguna Pengguna 2 ID User, Nama Textbox Mengisi generate id_user secara User, otomatis, nama user pengguna, kata Password, sandi pengguna. Kode To-do 3 Jabatan Combobox Mengisi pemberian jabatan sesuai hak akses 4 Aktif, Non Radiobutton Memilih salah satu diantara pilihan Aktif jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri (status data pengguna) 5 Simpan, Button Menyimpan data, menambah data, Tambah, membersihkan form dari ketikan Bersih pengguna. 6 Keluar Button Keluar dari form master pengguna

4.7.3

Desain Form Master Kegiatan Gambar 4.41 merupakan desain form master kegiatan agar PPK sebagai

pengguna dapat mengelola data master kegiatan. Pengguna memasukkan data master kegiatan, berdasarkan isian formulir kegiatan.

117

Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyar akatan Login

Master

To-Do

Kegiatan

Master Kegiatan

Kd Kegiatan Nama Kegiatan Kode Rekening Nama Rekening Kode Bagian Nama Bagia n Tahun Anggaran Anggaran Sta tus Kegiatan Simpa n

Aktif Tamba h

Non Aktif Bersih

Keluar

Gambar 4.41 Desain Form Master Kegiatan Fungsi obyek dalam desain form master kegiatan ialah sebagai berikut: Tabel 4.32 Fungsi Obyek Desain Form Master Kegiatan No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi 1 Master TabControl Membuka form master kegiatan Kegiatan 2 Kd Kegiatan, Textbox Mengisi generate kd_kegiatan secara Nama otomatis, nama kegiatan, kode rekening, Kegiatan, nama rekening, generate nama bagian Kode secara otomatis dari kode bagian, tahun Rekening, anggaran, anggaran kegiatan. Nama Rekening, Tahun Anggaran, Anggaran 3 Kode Bagian Combobox Memilih item data yang sudah tersimpan sebelumnya dalam database 4 Aktif, Non Radiobutton Memilih salah satu diantara pilihan Aktif jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri (status data kegiatan) 5 Simpan, Button Menyimpan data, menambah data, Tambah, membersihkan form dari ketikan Bersih pengguna. 6 Keluar Button Keluar dari form master kegiatan

118

4.7.4

Desain Form Master Barang Jasa Gambar 4.42 merupakan desain form master barang jasa agar PPK

sebagai pengguna dapat mengelola data master barang jasa. Pengguna memasukkan data master barang jasa, berdasarkan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA). Aplikasi Pen gadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyar akatan Login

Master

To-Do

Barang Jasa

Master Barang Jasa

Kode Bagian Kegiatan Kode Rekening Kode Barang Jasa Nama Barang Jasa Qty Diminta Satuan Harga DPA Sta tus Barang Jasa Simpa n

Aktif Tamba h

Non Aktif Bersih

Keluar

Gambar 4.42 Desain Form Master Barang Jasa Fungsi obyek dalam desain form master barang jasa ialah sebagai berikut: Tabel 4.33 Fungsi Obyek Desain Form Master Barang Jasa No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi 1 Master Barang TabControl Membuka form master barang jasa Jasa 2 Kode Bagian, Combobox Memilih item data yang sudah Kegiatan, tersimpan sebelumnya dalam database Kode Rekening 3 Kd Barang Textbox Mengisi generate kd_brgjasa secara Jasa, Nama otomatis, nama barang jasa, jumlah Barang Jasa, yang diminta, satuan, harga dalam DPA. Qty Diminta, Satuan, Harga DPA 4 Aktif, Non Radiobutton Memilih salah satu diantara pilihan Aktif jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri (status data kegiatan)

119

No. Nama Obyek 5 Simpan, Tambah, Bersih 6 Keluar

4.7.5

Tipe Obyek Button

Button

Fungsi Menyimpan data, menambah data, membersihkan form dari ketikan pengguna. Keluar dari form master barang jasa

Desain Form Master KAK Gambar 4.43 merupakan desain form master KAK agar PPK sebagai

pengguna dapat mengelola data KAK. Pengguna memasukkan data master KAK, berdasarkan Rencana Umum Pengadaan (RUP). Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan Login

Master

To-Do

KAK

Master Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Kode Bagian Kegiatan Kode Rekening Kode KAK Subjek KAK Tgl. ND

Tgl. AwalPilih

Tgl. AkhirPilih

Tgl. Kontrak

Tgl. Peny

Tgl. Penc

Pagu Anggaran Metode Pengadaan Status KAK Simpan

Aktif Tambah

Non Aktif Bersih

Keluar

Gambar 4.43 Desain Form Master KAK Fungsi obyek dalam desain form master KAK ialah sebagai berikut: Tabel 4.34 Fungsi Obyek Desain Form Master KAK No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi 1 Master KAK TabControl Membuka form master KAK 2 Kode Bagian, Combobox Memilih item data yang sudah Kegiatan, tersimpan sebelumnya dalam database Kode Rekening 3 Kd KAK, Textbox Mengisi generate kd_KAK secara Subjek KAK, otomatis, nama KAK, tanggal acuan Tgl ND, Tgl nota dinas, tanggal acuan awal

120

No.

4

5

Nama Obyek Tipe Obyek AwalPilih, Tgl AkhirPilih, Tgl Kontrak, Tgl Peny, Tgl Penc, Pagu Anggaran, Metode Pengadaan Aktif, Non Radiobutton Aktif

Simpan, Tambah, Bersih Keluar

6

4.7.6

Button

Button

Fungsi pemilihan, tanggal acuan akhir pemilihan, tanggal acuan kontrak, tanggal acuan penyerahan, tanggal acuan pencairan pengadaan, pagu anggaran dan metode pengerjaan pengadaan.

Memilih salah satu diantara pilihan jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri (status data kegiatan) Menyimpan data, menambah data, membersihkan form dari ketikan pengguna. Keluar dari form master KAK

Desain Form Master Spektek Gambar 4.44 merupakan desain form master Spektek agar PPK sebagai

pengguna dapat mengelola data Spektek. Pengguna memasukkan data master Spektek dengan menyesuaikan kode barang jasa. Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan Login

Master

To-Do

Spektek

Master Spesifikasi Teknis Detil KAK

Cari Subjek KAK

Kode Barang Jasa Kode Spektek Simpan

Jenis Spektek Uraian Spektek

Bersih

Keluar Status Spektek

Aktif

Non Aktif

Gambar 4.44 Desain Form Master Spektek

121

Fungsi obyek dalam desain form master Spektek ialah sebagai berikut: Tabel 4.35 Fungsi Obyek Desain Form Master Spektek No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi 1 Master TabControl Membuka form master spektek Spektek 2 Cari Subjek Textbox Mengisi subjek KAK yang dicari KAK 3 Detil KAK Button Menampilkan detil KAK 4 Proses, Hyperlink Menampilkan detil barang jasa sesuai Rincian kegiatan, menampilkan rincian spektek Spektek sesuai kode barang jasa 3 Kd Barang Textbox Mengisi generate kd_brgjasa secara Jasa, Kode otomatis, generate kode spektek secara Spektek, Jenis otomatis, jenis spektek, uraian Spektek, spesifikasi teknis barang jasa Uraian Spektek 4 Aktif, Non Radiobutton Memilih salah satu diantara pilihan Aktif jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri (status data kegiatan) 5 Simpan, Button Menyimpan data, membersihkan form Bersih dari ketikan pengguna. 6 Keluar Button Keluar dari form master KAK

4.7.7

Desain Form To-do Gambar 4.45 merupakan desain form to-do agar pengguna dapat

mengelola kegiatan yang harus dilakukan setiap hari. Pengguna memilih data yang akan diproses. Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan Login

Master

To-Do

To-Do

Cari Pengadaan Kode PPK01

Tanggal

Kode KAK Kode KAK

Kode Pengantar

Proses

Tanggal Kadaluarsa

Pembuatan Komitmen

Keterangan

Proceed Proceed

Gambar 4.45 Desain Form To-do

122

Fungsi obyek dalam desain form To-do ialah sebagai berikut: Tabel 4.36 Fungsi Obyek Desain Form To-Do No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi 1 To-do TabControl Membuka form to-do 2 Cari Textbox Mengisi kode KAK yang akan dicari Pengadaan 3 Detil To-do DataGridView Menampilkan kegiatan - kegiatan yang akan diproses 4 Proceed Hyperlink Menampilkan detil kegiatan yang akan diproses

4.7.8

Desain Form Pembuatan Komitmen Gambar 4.46 merupakan desain form pembuatan komitmen agar

pengguna dapat melaksanakan kegiatan membuat komitmen pengadaan sesuai dengan acuan tanggal pada KAK. Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan Login

Master

To-Do

To-Do – Pembuatan Komitmen ATK Parade - 021.5.2.2.01.001 Kode KAK

Tanggal ND KAK

Kode Pengadaan Pagu Anggaran

Metode Pengadaan

Nama Pengadaan

untuk Kegiatan

No

Uraian Pekerjaan

Qty

Satuan

Rincian

Harga DPA

Harga HPS

Total Harga

Jenis Spektek

Rp. 5.000,00 Rp. 10.000,00

Jumlah PPN Total HPS Simpan

Bersih

Cetak HPS

Cetak Spektek

Cetak ND

Keluar

Gambar 4.46 Desain Form Pembuatan Komitmen Fungsi obyek dalam desain form Pembuatan Komitmen ialah sebagai berikut:

No. 1

Tabel 4.37 Fungsi Obyek Desain Form Pembuatan Komitmen Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi ATK Parade – Label Menampilkan subjek KAK dan Kode 021.5.2.2.01.001 Rekening

123

No. 2

3

Nama Obyek Kode KAK, Kode Pengadaan, Pagu Anggaran, Tanggal ND KAK, Metode Pengadaan Rincian

4

Harga HPS

5

Simpan, Bersih

6

Cetak HPS, Cetak Spektek, Cetak ND Keluar

7

4.7.9

Tipe Obyek Textbox

Fungsi Mengisi generate otomatis dari database KAK

Hyperlink

Menampilkan detil uraian pekerjaan yang akan diproses DataGridView Mengisi harga perkiraan sendiri sudah termasuk biaya overhead Button Menyimpan data, membersihkan form dari ketikan pengguna. Button Mencetak HPS, Spektek, Nota Dinas Pelaksanaan Pengadaan Button

Keluar dari form pembuatan komitmen

Desain Form Jadwal Pengadaan dan Buat SP4 Gambar 4.47 merupakan desain form jadwal pengadaan dan buat SP4

agar pengguna dapat melaksanakan kegiatan membuat jadwal pengadaan dan SP4 sesuai dengan acuan tanggal pada KAK. Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan Login

Master

To-Do

To-Do – Jadwal Pengadaan Langsung ATK Parade - 021.5.2.2.01.001 – Rp. 5.000.000 Kode Pengadaan Kroscek KAK Tgl. Awal ND Tgl. Awal Pemilihan

ubah

Tgl. Akhir Pemilihan

ubah

Tgl. Kontrak

ubah

Tgl. Penyerahan

ubah

Tgl. Pencairan

ubah

Simpan

Bersih

Buat SP4

Keluar

Gambar 4.47 Desain Form Jadwal Pengadaan dan Buat SP4

124

Fungsi obyek dalam desain form jadwal pengadaan dan buat SP4 ialah sebagai berikut: Tabel 4.38 Fungsi Obyek Desain Form Jadwal Pengadaan dan Buat SP4 No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi 1

ATK Parade – Label 021.5.2.2.01.001 – Rp. 5.000.000 Kroscek KAK Button

Menampilkan subjek KAK, Kode Rekening dan Pagu Anggaran

Textbox

Text yang terisi otomatis oleh sistem berdasarkan database KAK

3

Tgl. Awal ND, Tgl. Awal Pemilihan, Tgl. Akhir Pemilihan, Tgl. Kontrak, Tgl. Penyerahan, Tgl. Pencairan Ubah

Hyperlink

Mengisi textbox sesuai isian tanggal yang akan diubah

4

Simpan, Bersih

Button

Menyimpan data, membersihkan form dari ketikan pengguna.

6

Buat SP4

Button

7

Keluar

Button

Mencetak SP4 kepada rekanan yang memiliki Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia (KBLI) yang sesuai dengan pekerjaan Keluar dari form pembuatan komitmen

2

3

Mengisi textbox dengan generate otomatis dari database KAK

4.7.10 Desain Form Master Rekanan Gambar 4.48 merupakan desain form master rekanan agar pengguna dapat mencatat data – data dari identitas dan kualifikasi dari rekanan yang akan melaksanakan pekerjaan pengadaan.

125


Master

To-Do

Rekanan

Master Rekanan

Id Rek Nama Rekanan Alamat Kota Pemilik Jabatan No. Telp No. SIUP

Tgl. SIUP

Tgl. Akhir SIUP

No. TDP

Tgl. TDP

Tgl. Akhir TDP

No. NPWP Pembuat Akta No. Akta Tgl. Akta Kode KBLI Surat Pendukung

Riwayat Pendukung

Status Rekanan Simpan

Aktif

Non Aktif Tambah

Bersih

Keluar

Gambar 4.48 Desain Form Master Rekanan Fungsi obyek dalam desain form master rekanan ialah sebagai berikut: Tabel 4.39 Fungsi Obyek Desain Form Master Rekanan No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi 1 Master Rekanan TabControl Membuka form master rekanan 2 Id Rek, Nama Textbox Mengisi generate id_rekanan secara Rekanan, otomatis, nama, alamat , kota, pemilik, Alamat, Kota, jabatan, nomer telpon, nomer SIUP, Pemilik, tanggal SIUP, tanggal berlaku SIUP, Jabatan, No. nomer TDP, tanggal TDP, tanggal Telp, No. SIUP, berlaku TDP, nomer NPWP, nama Tgl. SIUP, Tgl. pembuat akta, nomer akta, tanggal Akhir SIUP, No. akta, Kode Klasifikasi Baku Lapangan TDP, Tgl. TDP, Usaha Indonesia (KBLI), surat Tgl. Akhir TDP, pendukung, riwayat pendukung No. NPWP, Pembuat Akta, No. Akta, Tgl. Akta, Kode KBLI, Surat Pendukung, Riwayat Pendukung

126

No. Nama Obyek 3 Aktif, Non Aktif

Tipe Obyek Radiobutton

4

Simpan, Tambah, Bersih

Button

5

Keluar

Button

Fungsi Memilih salah satu diantara pilihan jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri (status data rekanan) Menyimpan data, menambah data, membersihkan form dari ketikan pengguna. Keluar dari form master kegiatan

4.7.11 Desain Form Dokumen Pengadaan Gambar 4.49 merupakan desain form dokumen pengadaan agar pengguna dapat membuat dokumen pengadaan terpilih dan menyimpan data penawaran, detil penawaran dan data pengadaan. Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyar akatan Login

Master

To-Do

To-Do – Dokumen Pengadaan ATK Parade - 021.5.2.2.01.001 – Rp. 5.000.000

Penawaran Nama Rekanan Alamat Kota Pemilik Nama Pekerjaan

Rincian Penawaran Id Penawaran Id Rincian Penawaran No

Nilai Penawaran

Uraian Pekerjaan

Qty

Satuan

Harga HPS

Harga Pnwr

Total Harga

Jenis Spektek

Rp. 5.000,00

Rp. 4.500,00

ubah

Rp. 10.000,00

Rp. 9.500,00

ubah

Jumlah

Sta tus Rincian Penawa ran

PPN

Aktif

Total Pnwr

Uba h Spektek

Non Aktif

Kode Barang Jasa Kode Spektek Jenis Spektek Uraian Spektek Aktif

Sta tus Penawa ran Simpa n

Non Aktif Tamba h

Bersih

Lihat Kualifikasi Piliha n 1 Nama Rekanan

Piliha n 2 Nama Rekanan

Piliha n 3 Nama Rekanan

Kota

Kota

Kota

Pemilik

Pemilik

Pemilik

Kode KBLI

Kode KBLI

Kode KBLI

Surat Pendukung

Surat Pendukung

Surat Pendukung

Riwayat Pendukung

Riwayat Pendukung

Riwayat Pendukung

Sta tus Dokumen

Terpilih

Negosia si (%)

Sta tus Dokumen

Pem banding

Negosia si (%)

Sta tus Dokumen

Pem banding

Negosia si (%)

Buat Dokumen P engadaan Simpa n

Bersih

Gambar 4.49 Desain Form Dokumen Pengadaan

Keluar

127

Fungsi obyek dalam desain form dokumen pengadaan ialah sebagai berikut:

No. 1

2

3 4

5

6 7

8

9

10

11

Tabel 4.40 Fungsi Obyek Desain Form Dokumen Pengadaan Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi ATK Parade – Label Menampilkan subjek KAK, Kode 021.5.2.2.01.001 Rekening dan Pagu Anggaran – Rp. 5.000.000 Penawaran, Label (Blue Menampilkan panel penawaran, Rincian Highlight) rincian penawaran, ubah spesifikasi Penawaran, teknis, lihat kualifikasi rekanan, ubah, lihat mencetak dokumen pengadaan kualifikasi, Buat terpilih Dokumen Pengadaan Nama Rekanan, Combobox Menampilkan daftar rekanan, daftar Nama Pekerjaan pekerjaan yang diminati Alamat, Kota, Textbox Mengisi textbox dengan generate Pemilik, Kode otomatis dari database rekanan KBLI, Surat Pendukung, Riwayat Pendukung Id Penawaran, Textbox Menampilkan generate otomatis dari Id Rincian Id Penawaran, Id Rincian Penawaran, Penawaran, menampilkan nilai total penawaran Nilai Penawaran Harga Pnwr DataGridView Mengisi harga satuan penawaran Aktif, Non Aktif Radiobutton Memilih salah satu diantara pilihan jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri (status data rincian penawaran dan status data penawaran) Kd Barang Jasa, Textbox Mengisi generate kd_brgjasa secara Kode Spektek, otomatis, generate kode spektek Jenis Spektek, secara otomatis, jenis spektek, uraian Uraian Spektek spesifikasi teknis barang jasa Simpan, Button Menyimpan data, menambah data, Tambah, Bersih membersihkan form dari ketikan pengguna. Pilihan 1, Status Bar Menampilkan panel pilihan daftar Pilihan 2, rekanan yang mengikuti proses Pilihan 3 pengadaan sesuai pekerjaan yang diminati Status Textbox Mengisi status dokumen, nilai

128

No.

Nama Obyek Dokumen, Negosiasi (%) Keluar

12

Tipe Obyek

Button

Fungsi persentase penurunan harga penawaran Keluar dari form dokumen pengadaan

4.7.12 Desain Form Kontrak Pengadaan Gambar 4.50 merupakan desain form kontrak pengadaan agar pengguna dapat menyimpan data kontrak kerja dan data pengadaan, sehingga menghasilkan kontrak kerja dan acc dokumen pengadaan. Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan Login

Master

To-Do

To-Do – Kontrak Pengadaan ATK Parade - 021.5.2.2.01.001 – Rp. 5.000.000 Kode Kontrak Jenis Kontrak

Cara Pembayaran

Jenis Pencairan

GU

Harga Satuan

Lokasi Syarat Pekerjaan Kroscek Dok. Peng

Tambah Syarat ACC Ubah tanggal

Tanggal Kontrak

Tanggal Acuan

Nama Rekanan Kota Pemilik Nilai Penawaran No

Nilai Nego

Uraian Pekerjaan

Qty

Satuan

Simpan

Harga Nego Rp. 4.000,00

Rp. 9.500,00

Rp. 9.000,00

Total Harga

Jenis Spektek

Jumlah

Status Kontrak Aktif

Harga Pnwr Rp. 4.500,00

PPN Non Aktif

Total Cetak

Bersih

Keluar

Gambar 4.50 Desain Form Kontrak Pengadaan Fungsi obyek dalam desain form kontrak pengadaan ialah sebagai berikut:

No. 1

Tabel 4.41 Fungsi Obyek Desain Form Kontrak Pengadaan Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi ATK Parade – Label Menampilkan subjek KAK, kode

129

No.

2

3 4

5

Nama Obyek 021.5.2.2.01.001 – Rp. 5.000.000, ubah tanggal Kode Kontrak, Lokasi, Syarat Pekerjaan, Tanggal Kontrak, Tanggal Acuan, Nama Rekanan, Kota, Pemilik, Nilai Penawaran, Nilai Nego Jenis Kontrak, Jenis Pencairan No, Uraian Pekerjaan, Qty, Satuan, Harga Pnwr, Harga Nego, Total Harga, Jenis Spektek, Jumlah, PPN, Total Aktif, Non Aktif

Tipe Obyek

Textbox

Fungsi rekening, pagu anggaran, mengisi tanggal kontrak Mengisi generate kode kontrak, lokasi penyerahan, syarat pekerjaan, generate tanggal kontrak sesuai tanggal acuan pada KAK, tanggal acuan KAK, nama rekanan, kota, pemilik, nilai penawaran, nilai nego

Combobox

Menampilkan daftar jenis kontrak, daftar jenis pencairan DataGridView Menampilkan data lingkup pekerjaan sesuai nilai persentase negosiasi

Radiobutton

6

Simpan, Cetak, Button Bersih

7

Keluar

Button

Memilih salah satu diantara pilihan jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri (status data kontrak) Menyimpan data, mencetak kontrak pengadaan, membersihkan form dari ketikan pengguna. Keluar dari form kontrak pengadaan

4.7.13 Desain Form Pemeriksaan Hasil Pekerjaan Gambar 4.51 merupakan desain form pemeriksaan hasil pekerjaan agar pengguna dapat menyimpan data pengadaan dan menghasilkan Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima Pekerjaan.

130


Master

To-Do

To-Do – Pemeriksaan Hasil Pekerjaan ATK Parade - 021.5.2.2.01.001 – Rp. 5.000.000 Tanggal Penyerahan

Ubah tanggal

Tanggal Acuan

Kode Kontrak Lokasi

Lihat Pekerjaan Nama Rekanan Kota Pemilik Nilai Penawaran No

Uraian Pekerjaan

Nilai Nego Qty

Satuan

Harga Nego

Total Harga

Jenis Spektek

Qty Diterima

5

Rp. 4.000,00

5

5

Rp. 9.000,00

5

Jumlah PPN Total Simpan

Cetak

Bersih

Keluar

Gambar 4.51 Desain Form Pemeriksaan Hasil Pekerjaan Fungsi obyek dalam desain form pemeriksaan hasil pekerjaan ialah sebagai berikut:

No. 1

2 3

Tabel 4.42 Fungsi Obyek Desain Form Pemeriksaan Hasil Pekerjaan Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi ATK Parade – Label Menampilkan subjek KAK, kode 021.5.2.2.01.001 rekening, pagu anggaran, mengisi – Rp. 5.000.000, tanggal penyerahan ubah tanggal Lihat Pekerjaan Label (Blue Menampilkan panel lihat pekerjaan Highlight) Tanggal Textbox Mengisi otomatis tanggal penyerahan Penyerahan, sesuai tanggal acuan KAK, tanggal Tanggal Acuan, acuan KAK, kode kontrak, lokasi Kode Kontrak, penyerahan, nama rekanan, kota, Lokasi, Nama pemilik, nilai penawaran, nilai nego Rekanan, Kota, berdasarkan kontrak pengadaan Pemilik, Nilai Penawaran, Nilai Nego

131

No. 4

Nama Obyek Qty Diterima

Tipe Obyek Fungsi DataGridView Mengisi jumlah barang/pekerjaan yang diterima/diperiksa Simpan, Cetak, Button Menyimpan data, mencetak berita Bersih acara pemeriksaan dan serah terima hasil pekerjaan, membersihkan form dari ketikan pengguna. Keluar Button Keluar dari form pemeriksaan hasil pekerjaan

5

6

4.7.14 Desain Form Pencairan Pengadaan Gambar 4.52 merupakan desain form pencairan pengadaan agar pengguna dapat menyimpan data pencairan, sehingga menghasilkan Dokumen Pencairan (SPP, SPM beserta pengantar SPP SPM). Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan Login

Master

To-Do

To-Do – Pencairan Pengadaan ATK Parade - 021.5.2.2.01.001 – Rp. 5.000.000 Kode Pencairan Jenis Pencairan

GU

Tanggal Acuan

SPP Tanggal SPP

Ubah tanggal

Beri No. DP SPP Nilai Total

Nilai total PPN PPh.22

PPN PPh.22 PPh.23

PPh.23

PPh.25

PPh.25

Hitung Nilai Cair

SPM Nama Rekanan

Tanggal SPM

Kota Pemilik

Beri No. DP SPM

Nilai Penawaran No

Nilai Nego

Uraian Pekerjaan

Qty

Satuan

Simpan

Total Harga

Jenis Spektek

Qty Diterima

Rp. 4.000,00

5

5

Rp. 9.000,00

5

Jumlah

Status Pencairan Aktif

Harga Nego

5

PPN Non Aktif

Total Cetak

Bersih

Gambar 4.52 Desain Form Pencairan Pengadaan

Keluar

132

Fungsi obyek dalam desain form pencairan pengadaan ialah sebagai berikut:

No. 1

2 3

4

5

6

7

8

Tabel 4.43 Fungsi Obyek Desain Form Pencairan Pengadaan Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi ATK Parade – Label Menampilkan subjek KAK, kode 021.5.2.2.01.001 rekening, pagu anggaran, mengisi – Rp. 5.000.000, tanggal SPP SPM ubah tanggal SPP, SPM Label (Blue Menampilkan panel SPP dan SPM Highlight) Kode Pencairan, Textbox Mengisi generate otomatis Jenis Pencairan, berdasarkan kontrak pengadaan dan Tanggal Acuan, perhitungan pencairan Tanggal SPP, Tanggal SPM, Hitung Nilai Cair, Kode Kontrak, Lokasi, Nama Rekanan, Kota, Pemilik, Nilai Penawaran, Nilai Nego Nilai Total, Textbox Mengisi nominal nilai total, PPN, PPN, PPh.22, PPh.22, PPh.23, PPh.25, generate PPh.23, PPh.25, otomatis nomer DP SPP dan SPM No DP SPP, No berdasarkan tanggal pencairan DP SPM Nilai Total, Label (Red Menampilkan acuan isian textbox PPN, PPh.22, Colour) nilai total, PPN, PPh.22, PPh.23, PPh.23, PPh.25 PPh.25 berdasarkan kontrak pengadaan No, Uraian DataGridView Menampilkan data lingkup pekerjaan Pekerjaan, Qty, berdasarkan penerimaan pekerjaan Satuan, Harga Nego, Total Harga, Jenis Spektek, Qty Diterima, Jumlah, PPN, Total Simpan, Cetak, Button Menyimpan data, mencetak dokumen Bersih, Beri No pencairan, membersihkan form dari DP SPP, Beri ketikan pengguna, mengisi textbox No DP SPM nomer DP SPP dan SPM Aktif, Non Aktif Radiobutton Memilih salah satu diantara pilihan

133

No.

Nama Obyek

Tipe Obyek

Keluar

9

Button

Fungsi jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri (status data pencairan) Keluar dari form pencairan pengadaan

4.7.15 Desain Form Pembukuan Pengadaan Gambar 4.53 merupakan desain form pembukuan pengadaan agar pengguna dapat menyimpan data pembukuan sehingga menghasilkan Buku Kas Umum (BKU) dan Buku Besar Pembantu (BBP). Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan Login

Master

To-Do

To-Do – Pembukuan Pengadaan ATK Parade - 021.5.2.2.01.001 – Rp. 5.000.000 Tanggal SP2D Nomer SP2D

Simpan SP2D

Kembali

Register Kode Pembukuan Tanggal Pembukuan Status Register No

Reg BKU

Kode Cair

Reg SPP SPM

Uraian Pekerjaan

Rekanan

Jumlah

Keterangan Reg BKU

Status Pembukuan Simpan

Aktif Cetak BKU

Non Aktif Cetak BBP

Keluar

Gambar 4.53 Desain Form Pembukuan Pengadaan Fungsi obyek dalam desain form pembukuan pengadaan ialah sebagai berikut:

No. 1

Tabel 4.44 Fungsi Obyek Desain Form Pembukuan Pengadaan Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi ATK Parade – Label Menampilkan subjek KAK, kode 021.5.2.2.01.001 rekening, pagu anggaran – Rp. 5.000.000

134

No. 2 3

4

5 6

9

Nama Obyek Register

Tipe Obyek Fungsi Label (Blue Menampilkan panel register Highlight) pembukuan Textbox Mengisi tanggal SP2D, nomer SP2D, generate kode pembukuan otomatis, tanggal pembukuan

Tanggal SP2D, Nomer SP2D, Kode Pembukuan, Tanggal Pembukuan Reg BKU, Reg Radiobutton SPP SPM, Aktif, Non Aktif

Memilih salah satu diantara pilihan jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri (status register dan status data pembukuan) No, Keterangan DataGridView Menampilkan data register berdasarkan status register Simpan SP2D, Button Menyimpan data SP2D, Kembali, menampilkan form To-Do, mencetak Simpan, Cetak BKU, mencetak BBP BKU, Cetak BBP Keluar Button Keluar dari form pembukuan pengadaan

4.7.16 Desain Form Laporan Pencairan Gambar 4.54 merupakan desain form laporan pencairan agar pengguna dapat menghasilkan laporan pencairan untuk melihat seberapa besar penyerapan anggaran. Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan Login

Master

To-Do

Laporan Pencairan

Laporan Pencairan Jenis Periode Laporan : Bulan

Tahun

Range Laporan Cetak

s/d Bersih

Keluar

Gambar 4.54 Desain Form Laporan Pencairan

135

Fungsi obyek dalam desain form laporan pencairan ialah sebagai berikut:

No. 1

2 3

4

Tabel 4.45 Fungsi Obyek Desain Form Laporan Pencairan Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi Bulan, Tahun Radiobutton Memilih salah satu diantara pilihan jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label diatas (jenis periode laporan) Range Laporan Textbox Mengisi batas awal dan batas akhir periode laporan Cetak, Bersih Button Mencetak laporan, membersihkan form dari masukan pengguna Keluar

Button

Keluar dari form laporan pencairan

4.7.17 Desain Form Laporan Pertanggung Jawaban Gambar 4.55 merupakan desain form laporan pertanggung jawaban agar pengguna

dapat

menghasilkan

laporan

pertanggung

jawaban

dokumen

pembukuan SPJ sudah tertib sesuai pencairan pengadaan. Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan Login

Master

To-Do


Laporan Pertanggung Jawaban Status Dokumen

Pemenang

Pembanding

Status Register

Reg BKU

Reg SPP SPM

Jenis Periode Laporan : Bulan

Tahun

Range Laporan Cetak

s/d Bersih

Keluar

Gambar 4.55 Desain Form Laporan Pertanggung Jawaban Fungsi obyek dalam desain form laporan pertanggung jawaban ialah sebagai berikut:

136

Tabel 4.46 Fungsi Obyek Desain Form Laporan Pertanggung Jawaban No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi 1 Pemenang, Radiobutton Memilih salah satu diantara pilihan Pembanding, jawaban yang paling tepat sesuai Reg BKU, Reg dengan ketentuan yang ada pada SPP SPM. label sebelah kiri (status dokumen, Bulan, Tahun status register pembukuan, jenis periode laporan) 2 Range Laporan Textbox Mengisi batas awal dan batas akhir periode laporan 3 Cetak, Bersih Button Mencetak laporan, membersihkan form dari masukan pengguna 4

Keluar

Button

Keluar dari form laporan pertanggung jawaban

4.7.18 Desain Form Laporan Pelaksanaan Pengadaan Gambar 4.56 merupakan desain form laporan pelaksanaan pengadaan agar pengguna dapat menghasilkan laporan pelaksanaan pengadaan untuk memantau akhir dari proses setiap pengadaan terhadap kesesuaian dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK). Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan Login

Master

To-Do

Laporan Pelaksanaan

Laporan Pelaksanaan Pengadaan Jenis Periode Laporan : Bulan

Tahun

Range Laporan Status Kegiatan Cetak

s/d Biro Bersih

Bagian Keluar

Gambar 4.56 Desain Form Laporan Pelaksanaan Pengadaan

137

Fungsi obyek dalam desain form laporan pelaksanaan pengadaan ialah sebagai berikut: Tabel 4.47 Fungsi Obyek Desain Form Laporan Pelaksanaan Pengadaan No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi 1 Biro, Bagian, Radiobutton Memilih salah satu diantara pilihan Bulan, Tahun jawaban yang paling tepat sesuai dengan ketentuan yang ada pada label sebelah kiri (status kegiatan, jenis periode laporan) 2 Range Laporan Textbox Mengisi batas awal dan batas akhir periode laporan 3 Cetak, Bersih Button Mencetak laporan, membersihkan form dari masukan pengguna 4

Keluar

Button

Keluar dari form laporan pelaksanaan pengadaan

4.7.19 Desain Form Laporan Produktifitas Rekanan Gambar 4.57 merupakan desain form laporan produktifitas rekanan agar pengguna dapat menghasilkan laporan produktifitas rekanan untuk mengetahui rapor dari rekanan yang mengikuti pelaksanaan pengadaan,. Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Biro Adm. Kemasyarakatan Login

Master

To-Do


Laporan Produktifitas Rekanan Status Minat

Seluruh

Pemenang

Status Register

Reg BKU

Reg SPP SPM

Jenis Periode Laporan : Bulan

Tahun

Range Laporan Cetak

s/d Bersih

Keluar

Gambar 4.57 Desain Form Laporan Produktifitas Rekanan

138

Fungsi obyek dalam desain form laporan produktifitas rekanan ialah sebagai berikut: Tabel 4.48 Fungsi Obyek Desain Form Laporan Produktifitas Rekanan No. Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi 1 Seluruh, Radiobutton Memilih salah satu diantara pilihan Pemenang, Reg jawaban yang paling tepat sesuai BKU, Reg SPP dengan ketentuan yang ada pada SPM, Bulan, label sebelah kiri (status minat, status Tahun register pembukuan, jenis periode laporan) 2 Range Laporan Textbox Mengisi batas awal dan batas akhir periode laporan 3 Cetak, Bersih Button Mencetak laporan, membersihkan form dari masukan pengguna 4

Keluar

Button

Keluar dari form laporan produktifitas rekanan

4.8 Evaluasi dan Pengujian Rancangan Tahap ini merupakan pengujian rancangan atau desain sistem yang telah dibuat. Sebelumnya pengguna harus mempersiapkan kebutuhan-kebutuhan dari sistem yang akan diimplementasikan baik dari segi perangkat keras maupun perangkat lunak komputer. 4.8.1 Evaluasi dan Pengujian Rancangan Context Diagram Berdasarkan pengujian context diagram dengan menggunakan generate check model pada aplikasi sybase power designer 6.0, bahwa rancangan context diagram terdapat 0 error dan 0 warning dimana perancangan sudah baik karena tidak terdapat error dan warning. Pengujian context diagram dapat dilihat pada gambar 4.58 sedangkan rancangan context diagram dapat dilihat pada Gambar 4.59 sebagai berikut.

139

Gambar 4.58 Pengujian Context Diagram Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa BKU


BBP

SP2D Data Lap Yang Dipilih BPKAD 0

Laporan Produktifitas Rekanan Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu

Dok Pencairan LS

Laporan Pelaksanaan Pengadaan Laporan Pencairan Pengadaan Laporan Pertanggung Jawaban


Data Pencairan


Lampiran Pencairan

Dt Pengguna Dt Permintaan Barang Jasa Dt Kegiatan Dt KAK Pejabat Pembuat Komitmen

HPS

Data Jadwal Dt Rekanan

SI Administrasi Pengadaan Barang Jasa

Spektek Data Negosiasi

Data Komitmen


Data Kontrak Data Pilihan Laporan

Nota Dinas PPK Hasil Pekerjaan

Dok Pengadaan

Dok Penawaran

BA Serah Terima

Dok Kualifikasi

+

BA Pemeriksaan


Pejabat Pengadaan

Pemilihan Penyedia

SP4 Data Pemeriksaan

Rekanan

Kontrak Kerja

Gambar 4.59 Context Diagram Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa

140

4.8.2 Evaluasi dan Pengujian Rancangan DFD Level 0 Berdasarkan pengujian DFD Level 0 dengan menggunakan generate check model pada aplikasi sybase power designer 6.0, bahwa rancangan DFD Level 0 terdapat 0 error dan 0 warning dimana perancangan sudah baik karena tidak terdapat error dan warning. Pengujian DFD Level 0 dapat dilihat pada gambar 4.60 sedangkan rancangan DFD Level 0 dapat dilihat pada gambar 4.61 sebagai berikut.

Gambar 4.60 Pengujian DFD Level 0 Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa

141

1 Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu


Dt Pengguna

Catat Data Pengguna


1

Data User

Data Pengguna Dibaca

+ 2

2

Data Permintaan Disimpan

Data Barang Jasa



Data Permintaan Dibaca Dt Kegiatan Data Kegiatan Disimpan

Catat Data Master PPK

Dt KAK

Data KAK Disimpan

+ Dt Rekanan

Catat Data Rekanan

Nota Dinas PPK

4

KAK

Data KAK Dibaca

3

Pejabat Pengadaan

Data Kegiatan

3

Data Kegiatan Dibaca

Data Rekanan Disimpan

5

Data Rekanan

Data Rekanan Dibaca

+ 4

Dt KAK Dibaca Update Dt KAK Update Data Barang Jasa

Data Jadwal Pra Pengadaan

HPS

Dt Pengadaan Disimpan Update Dt Jadwal

Spektek

Data Pengadaan

6

Data Subjek Pekerjaan Dibaca

Data Komitmen


+

Pejabat Pejabat Pengadaa Pengadaan n

SP4

5

Pemilihan Penyedia

Dok Penawaran

Data Negosiasi

Rekanan Dok Kualifikasi Data Kontrak

Pelaksanaan Pengadaan

Dok Pengadaan 11

Dt Rekanan Dibaca

Dt_Pnwr Disimpan

Penawaran

Update Data Pemilihan Update Pelaksanaan

Update Dt Penawaran

Rekanan

Kontrak Kerja

+

Data Pemenang Disimpan

6

Update Pemeriksaan

Hasil Pekerjaan Data Pencairan


Lampiran Pencairan

Pencairan Pengadaan

Pencairan

BA Pemeriksaan


7 Data Penerimaan Disimpan


+ BPKAD BA Serah Terima Dok Pencairan LS

8

Pembukuan Pengadaan

+ 9


+ 8

Pembukuan

Update Dt Pembukuan GU BKU


Catat Data Penerimaan Barang Jasa

Data Pemeriksaan

Update Dt Pembukuan LS

SP2D Dt Pencairan Dibaca


BBP



Data Pilihan Laporan

Dt Tgl KAK Dibaca

Data Pencairan Dibaca

Data Tgl KAK Dibaca

Dt Penwr Dibaca

Dt Pembukuan Dibaca

Dt Pnwr Dibaca2 Data Pnwr Dibaca

Dt Pengadaan Dibaca Data Rekanan Dibaca

Pelaporan Pengadaan

Data Pengadaan Dibaca Data TglPengadaan Dibaca

Pejabat Pengadaan

Data Laporan Yang Dipilih Laporan Pencairan Pengadaan Laporan Pelaksanaan Pengadaan

+




Gambar 4.61 DFD Level 0 Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa

142

4.8.3 Evaluasi dan Pengujian Rancangan Conceptual Data Model (CDM) Berdasarkan pengujian CDM dengan menggunakan generate check model pada aplikasi sybase power designer 15.3, bahwa rancangan CDM terdapat 0 error dan 0 warning dimana perancangan sudah baik karena tidak terdapat error dan warning. Pengujian CDM dapat dilihat pada gambar 4.62 sedangkan rancangan CDM dapat dilihat pada gambar 4.63 sebagai berikut.

Gambar 4.62 Pengujian CDM Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa

143

Gambar 4.63 Rancangan CDM Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa 4.8.4 Evaluasi dan Pengujian Physical Data Model (PDM) Berdasarkan pengujian PDM dengan menggunakan generate check model pada aplikasi sybase power designer 15.3, bahwa rancangan PDM terdapat

144

0 error dan 0 warning dimana perancangan sudah baik karena tidak terdapat error dan warning. Pengujian CDM dapat dilihat pada gambar 4.64

Gambar 4.64 Pengujian PDM Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa

145

sedangkan rancangan PDM dapat dilihat pada gambar 4.65 sebagai berikut.

Gambar 4.65 Rancangan PDM Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa

146

4.8.5 Evaluasi dan Pengujian Kuesioner Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pengadaan Barang Jasa Data hasil kuesioner yang digunakan adalah data yang berasal dari 7 responden selaku Kuasa Pengguna Anggaran Pembantu (KPAP), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengadaan (PP) dan Pembantu Pejabat Pengadaan, Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP), Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP), dan Pejabat Pembantu Peneliti Kelengkapan Dokumen (PPPKD). Hal ini dilakukan untuk menilai sejauh mana kefektifan rancangan sistem informasi ini harus diterapkan sehingga proses pengadaan dapat terdata dengan baik, informasi dan laporan yang dihasilkan dapat lebih akurat, praktis serta dapat mencegah keterlambatan penyerapan anggaran. Berikut ini adalah hasil kuesioner tersebut:

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Tabel 4.49 Kuesioner BPP dan PPPKD Pertanyaan Apakah rancangan sistem bisa mengecek status pembukuan lama atau baru? Apakah rancangan sistem dapat digunakan untuk menginputkan data pembukuan baru? Apakah rancangan sistem dapat digunakan untuk membuat data pembukuan GU dan LS? Apakah rancangan sistem dapat melakukan simpan SP2D? Apakah rancangan sistem dapat digunakan untuk mencetak BKU? Apakah rancangan sistem bisa mengecek status pembukuan? Apakah rancangan sistem dapat digunakan untuk membuat BBP? Apakah rancangan sistem dapat digunakan untuk mencetak SPP dan SPM? Apakah rancangan sistem dapat digunakan untuk menyimpan dan memperbarui data pencairan LS? Apakah rancangan sistem sudah dapat menginputkan register BKU? Apakah rancangan sistem dapat membuat dan mencetak dokumen pencairan LS?

147

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Tabel 4.50 Kuesioner KPAP, PPK, PPHP, PP dan Pembantu PP Pertanyaan Apakah rancangan sistem dapat menyimpan hasil pemeriksaan pekerjaan? Apakah rancangan sistem dapat mencetak berita acara hasil pemeriksaan dan serah terima pekerjaan ? Apakah rancangan sistem dapat menyimpan data penerimaan barang jasa? Apakah rancangan sistem dapat mencetak rekap stok barang jasa? Apakah rancangan sistem dapat membuatkan jadwal pengadaan? Apakah rancangan sistem dapat menyimpan data pengadaan? Apakah rancangan sistem dapat membuat lampiran pencairan untuk kelengkapan pencairan pengadaan? Apakah rancangan sistem dapat membuatkan data KAK untuk penunjang data pengadaan? Apakah rancangan sistem dapat menyimpan data rekanan? Apakah rancangan sistem dapat membuat SP4? Apakah rancangan sistem dapat mencetak dan menyimpan produktifitas rekanan? Apakah rancangan sistem dapat mengakses data pelaksanaan pengadaan? Apakah rancangan sistem dapat menginputkan barang jasa? Apakah rancangan sistem dapat menyimpan data barang jasa? Apakah rancangan sistem dapat membuat pertanggung jawaban? Apakah rancangan sistem dapat menyimpan data to-do? Apakah rancangan sistem dapat mencetak pertanggung jawaban? Apakah rancangan sistem dapat menampilkan data pengadaan? Apakah rancangan sistem dapat melakukan update data pengadaan? Apakah rancangan sistem dapat menampilkan data pencairan dan data pelaksanaan pengadaan? Apakah rancangan sistem dapat membuat data kontrak? Apakah rancangan sistem dapat menampilkan data spektek? Apakah rancangan sistem dapat melakukan simpan spektek? Apakah rancangan sistem dapat melakukan cetak spektek? Apakah rancangan sistem dapat membuat nota dinas?

Tabel 4.51 Nilai Kuesioner BPP dan PPPKD Pertanyaan 5 4 3 2 1 Total (Sangat (Baik) (Cukup (Kurang) (Sangat Baik) Baik) Kurang) 1 8 8 2 8 8 3 8 8 4 5 4 9

Skor

80% 80% 80% 90%

148

5 6 7 8 9 10 11

10 10 5 5 5

8 4 4 4 8 Total

10 10 8 9 9 9 8 96/110

100% 100% 80% 90% 90% 90% 80% 87,27%%

Tabel 4.52 Nilai Kuesioner KPAP, PPK, PPHP, PP dan Pembantu PP Pertanyaan 5 4 3 2 1 Total Skor (Sangat (Baik) (Cukup (Kurang) (Sangat Baik) Baik) Kurang) 1 10 12 22 88% 2 10 12 22 88% 3 10 12 22 88% 4 15 8 23 92% 5 10 12 22 88% 6 20 20 80% 7 5 16 21 84% 8 10 12 22 88% 9 15 8 23 92% 10 5 16 21 84% 11 20 20 80% 12 10 12 22 88% 13 15 8 23 92% 14 20 4 24 96% 15 20 20 80% 16 10 12 22 88% 17 5 16 21 84% 18 20 20 80% 19 15 8 23 92% 20 10 12 22 88% 21 10 12 22 88% 22 10 12 22 88% 23 10 8 21 84% 24 10 12 22 88% 25 15 8 23 92% Total 545/625 87,2%

Menurut Paul Hague (Hague, 1995), rumus untuk menghitung nilai kolom ‘Total’ dan ‘Skor’ adalah sebagai berikut: Total = ∑ (jumlah orang * bobot nilai)

149

Jumlah orang disini berarti beberapa responden yang memilih nilai tertentu dari pernyataan yang diajukan. Sedangkan bobot nilai adalah rentang nilai antara 5-1, dimana 5 adalah sangat baik dan 1 adalah sangat kurang. Hasil dari jumlah orang dikali dengan bobot nilai akan menghasilkan nilai total, dimana total tersebut akan digunakan untuk menghitung skor akhir. Skor = (∑ (jumlah orang * bobot nilai))/((bobot nilai tertinggi * total responden )) * 100% Skor digunakan untuk mengetahui sejauh mana sebuah pertanyaan yang diajukan menghasilkan nilai balik antara sangat lemah sampai sangat kuat. Tabel 4.53 Kriteria Interpretasi Skor Jangkauan Skor Interpretasi Antara 0% - 20% Tidak Baik Antara 21% - 40% Kurang Baik Antara 41% - 60% Sedang Antara 61% - 80% Baik Antara 81% - 100% Sangat Baik

Tabel 4.53 menjelaskan interpretasi dari tiap nilai pada kolom ‘Skor’ pada tabel 4.51 dan 4.52. Berikut adalah kesimpulan dari kuesioner ini: Tabel 4.54 Kesimpulan Kuesioner BPP dan PPPKD No Pertanyaan Skor Interpretasi 1 Apakah rancangan sistem bisa mengecek status 80% Baik pembukuan lama atau baru? 2 Apakah rancangan sistem dapat digunakan 80% Baik untuk menginputkan data pembukuan baru? 3 Apakah rancangan sistem dapat digunakan 80% Baik untuk membuat data pembukuan GU dan LS? 4 Apakah rancangan sistem dapat melakukan 90% Sangat Baik simpan SP2D? 5 Apakah rancangan sistem dapat digunakan 100% Sangat Baik untuk mencetak BKU? 6 Apakah rancangan sistem bisa mengecek status 100% Sangat Baik pembukuan? 7 Apakah rancangan sistem dapat digunakan 80% Baik untuk membuat BBP?

150

8 9

10 11

Apakah rancangan sistem dapat digunakan untuk mencetak SPP dan SPM? Apakah rancangan sistem dapat digunakan untuk menyimpan dan memperbarui data pencairan LS? Apakah rancangan sistem sudah dapat menginputkan register BKU?

90%

Sangat Baik

90%

Sangat Baik

90%

Sangat Baik

Apakah rancangan sistem dapat membuat dan mencetak dokumen pencairan LS?

80%

Baik

87,27

Sangat Baik

RATA-RATA

Tabel 4.55 Kesimpulan Kuesioner KPAP, PPK, PPHP, PPPKD, PP dan Pemb. PP No Pertanyaan Skor Interpretasi 1 Apakah rancangan sistem dapat menyimpan 88% Sangat Baik hasil pemeriksaan pekerjaan? 2 Apakah rancangan sistem dapat mencetak 88% Sangat Baik berita acara hasil pemeriksaan dan serah terima pekerjaan ? 3 Apakah rancangan sistem dapat menyimpan 88% Sangat Baik data penerimaan barang jasa? 4 Apakah rancangan sistem dapat mencetak 92% Sangat Baik rekap stok barang jasa? 5 Apakah rancangan sistem dapat membuatkan 88% Sangat Baik jadwal pengadaan? 6 Apakah rancangan sistem dapat menyimpan 80% Baik data pengadaan? 7 Apakah rancangan sistem dapat membuat 84% Sangat Baik lampiran pencairan untuk kelengkapan pencairan pengadaan? 8 Apakah rancangan sistem dapat membuatkan 88% Sangat Baik data KAK untuk penunjang data pengadaan? 9 Apakah rancangan sistem dapat menyimpan 92% Sangat Baik data rekanan? 10 Apakah rancangan sistem dapat membuat SP4? 84% Sangat Baik 11 Apakah rancangan sistem dapat mencetak dan 80% Baik menyimpan produktifitas rekanan? 12 Apakah rancangan sistem dapat mengakses 88% Sangat Baik data pelaksanaan pengadaan? 13 Apakah rancangan sistem dapat menginputkan 92% Sangat Baik barang jasa? 14 Apakah rancangan sistem dapat menyimpan 96% Sangat Baik data barang jasa? 15 Apakah rancangan sistem dapat membuat 80% Baik pertanggung jawaban?

151

16 17 18 19 20

21 22 23 24 25

Apakah rancangan sistem dapat menyimpan data to-do? Apakah rancangan sistem dapat mencetak pertanggung jawaban? Apakah rancangan sistem dapat menampilkan data pengadaan? Apakah rancangan sistem dapat melakukan update data pengadaan? Apakah rancangan sistem dapat menampilkan data pencairan dan data pelaksanaan pengadaan? Apakah rancangan sistem dapat membuat data kontrak? Apakah rancangan sistem dapat menampilkan data spektek? Apakah rancangan sistem dapat melakukan simpan spektek? Apakah rancangan sistem dapat melakukan cetak spektek? Apakah rancangan sistem dapat membuat nota dinas? RATA-RATA

88%

Sangat Baik

84%

Sangat Baik

80%

Baik

92%

Sangat Baik

88%

Sangat Baik

88%

Sangat Baik

88%

Sangat Baik

84%

Sangat Baik

88%

Sangat Baik

92%

Sangat Baik

87,2%

Sangat Baik

Dari kesimpulan pada tabel 4.54 dan Tabel 4.55 dapat disimpulkan secara garis besar: 1. Rata-rata skor untuk Tabel 4.54 pada BPP dan PPPKD adalah 87,27% yang berarti responden memiliki interpretasi yang sangat baik untuk sistem yang sedang dirancang. 2. Rata-rata skor untuk Tabel 4.55 pada KPAP, PPK, PPHP, PPPKD, PP dan Pemb. PP adalah 87,2% yang berarti responden memiliki interpretasi yang sangat baik untuk sistem yang dirancang.

BAB IV PERANCANGAN SISTEM. Berdasarkan analisis sistem pada Bab III, maka didapatlah hasil analisis

Recommend Documents