BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1
Analisis Sistem Yang Berjalan Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui
lebih jelas mengenai cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk dapat dijadikan usulan perancangan sistem. Analisis dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada dan fungsi pada sub bagian yang terkait, dari urutan tersebut dapat dibuat diagram alir dokumen (flowmap), diagram konteks (context diagram), maupun diagram aliran data (data flow diagram).
4.1.1
Analisis Dokumen Analisis yang sedang berjalan menguraikan secara rinci dokumen-
dokumen yang berhubungan dengan pengolahan data pegawai, baik terhadap penilaian prestasi kinerja pegawai, pengusulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan penggajian. Untuk mengetahui informasi yang terkandung dalam suatu aktivitas tertentu, dilakukan dengan cara menganalisis dokumen yang terkait, diantaranya :
51
52
1.
Nama Dokumen a. Fungsi
: Tabel Gaji Pokok PNS : Keterangan yang berisi informasi tentang gaji pokok PNS -
b. Sumber
:
c
Elemen data
:
Nama Dokumen
: Kartu pegawai (karpeg)
2.
Golongan, masa kerja, gaji pokok
a. Fungsi
: Informasi tentang PNS
b. Rangkap
: -
c. Sumber
: PNS
d
: NIP, nama, tempat/tgl lahir , tahun
Elemen data
jadi pegawai
3.
Nama Dokumen a. Fungsi
: Surat usulan kenaikan pangkat : Surat yang berisi data lengkap PNS yang
mengusulkan
kenaikan
pangkat b. Sumber
: Bag. Kepegawaian dan umum
53
c
Elemen data
: Nama,
NIP,
Jabatan,
Pangkat/golongan
4.
Nama Dokumen a. Fungsi
: Surat keputusan kenaikan pangkat : Surat yang berisi putusan kenaikan pangkat pegawai
b. Sumber
:
c
:
Elemen data
Badan Kepegawaian Daerah Nomor urut, Nama, NIP dan Tempat tanggal lahir, Pangkat, Gol. Ruang dan TMT, Pendidikan umum tertinggi, Jabatan/ eselon, Unit kerja
5
Nama Dokumen
: Surat
usulan
Kenaikan
Gaji
Berkala
a. Fungsi
:
Surat yang berisi data lengkap tentang PNS mengenai kenaikan gaji berkala
b. Sumber
:
bag
Kepegawaian
BKPPMD
dan
Umum
54
c. Elemen data
6
Nama Dokumen
: Nama, Golongan
: Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala (SKKGB)
a. Fungsi
:
Surat yang berisi data lengkap tentang PNS mengenai KGB
7
b. Sumber
:
c. Elemen data
:
Nama Dokumen
Kepala BKPPMD Nama, NIP, Pangkat/Jabatan, Kantor/Tempat, Gaji Pokok Lama (atas dasar SKPT tentang gaji berkala/pangkat yang telah ditetapkan), Gaji Pokok Baru, Berdasarkan Masa Kerja, Dalam golongan, Mulai tanggal
: IPKTP ( Instrumen Pengukuran Kinerja dan tambahan penghasilan
a. Fungsi
:
dokumen
buat
menilai
kinerja
pegawai : b. Sumber
bag
Kepegawaian
dan
Umum
Nama,
Nip,
BKPPMD c. Elemen data
: Kode
ipktp,
Pangkat/Gol/Ruang, Jabatan, Unit Kerja, perilaku kerja, prestasi kerja
55
8. .
Nama
:
dokumen
TTP
(Tambahan
tunjangan
penghasilan)
a. Fungsi
:
Dokumen
rincian
tambahan
tunjangan penghasilan pegawai b. sumber c. elemen terdapat
bag
Kepegawaian
yang :
BKPPMD
pada
Kode
TPP
ipktp,
dan
Umum
Nama,
Nip,
Pangkat/Gol/Ruang, Jabatan, Unit Kerja, jumlah yang dibayarkan, potongan pajak pph
10
a.
4.1.2
Nama Dokumen
:
Fungsi
:
b. Sumber
:
c. Elemen data
:
SPM ( surat perintah Membayar)
Surat pengantar untuk dibuatkan SP2D Bag. Keuangan Nomor, nomor SPP, tanggal, kode_rekening, uraian, jumlah, potongan.
Analisis Prosedur yang sedang berjalan Prosedur kegiatan yang dianalisis dalam penelitian ini meliputi
prosedur penilaian prestasi kinerja pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan penggajian yang sedang berjalan.
56
a. Prosedur penilaian prestasi kinerja pegawai yang sedang berjalan Alur kegiatan penilaian prestasi kinerja pegawai yang sedang berjalan pada BKPPMD Provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut : 1. Pegawai melakukan absen rutin di bagian Kepegawaian dan umum dengan melakukan tanda tangan di daftar hadir. 2. Di Bag. Kepegawaian dan umum daftar hadir tersebut akan dicatat dan disimpan setiap harinya berupa berkas daftar hadir 3. Bagian kepegawaian dan umum akan merekap daftar hadir sebulan sekali dan melakukan penilaian di dokumen Insrumen Pengukuran Kerja dan Tambahan Penghasilan (IPKTP) setelah itu diserahkan ke pejabat penilai untuk penilaian prestasi kerja. 4. Pejabat penilai mengisi prestasi kerja pegawai di dokumen IPKTP lalu diserahkan kembali ke bag. Kepegawaian dan umum. 5. Kemudian Bag. Kepegawaian akan menyerahkan dokumen IPKTP tadi ke bagian keuangan untuk menghitung tunjangan tambahan penghasilan.
b. Prosedur kenaikan pangkat yang sedang berjalan Alur kenaikan pangkat yang sedang berjalan pada BKPPMD Provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut :
57
1. PNS yang akan mengajukan kenaikan pangkat menyerahkan dokumen syarat kenaikan pangkat (DSKP) ke Bag. Kepegawaian dan Umum yang terdiri dari : a. Fotocopy SK pangkat terakhir b. Fotocopy Kartu Pegawai c. DP3 2 (dua) tahun terakhir dengan nilai baik d. Fotocopy SK jabatan ( bagi pegawai yang mempunyai jabatan struktural ) e. Fotocopy SK CPNS ( bagi yang belum pernah naik pangkat ) f. Fotocopy ijazah terakhir dan surat ijin belajar ( bagi yang penyesuaian ijazah ) 2.
DSKP diperiksa kelengkapanya di Bag. Kepegawaian dan umum (jika tidak lengkap, DSKP diserahkan ke pegawai. Jika lengkap, bag. Kepegawaian membuatkan Surat usulan KP)
3.
Bag. Kepegawaian dan umum menyerahkan SP.DSKP dan DSKP ke Kepala BKPPMD
4.
Kepala BKPPMD memeriksa SP.DSKP dan DSKP kemudian ditandatangani
(Acc)
lalu
diserahkan
kembali
ke
Bag.Kepegawaian. 5.
Bag. Kepegawaian menerima dan memeriksa kembali SP.DSKP dan DSKP (Acc) kemudian diusulkan ke Badan Kepegawain Daerah (BKD)
58
6.
BKD memeriksa SP.DSKP dan DSKP (Acc). Jika tidak lengkap, maka dikembalikan lagi ke bag. Kepegawaian. Jika lengkap, lalu diusulkan ke Badan Kepegawaian Negara (BKN)
7.
BKN memeriksa SP.DSKP dan DSKP (Acc) yang diusulkan kemudian
dibuatkan
nota
persetujuan.
Nota
persetujuan
diserahkan kembali ke BKD. 8.
BKD memeriksa nota persetujuan dari BKN. BKD lalu membuat Surat Keputusan Kenaikan Pangkat (SKKP). Lalu diserahkan ke Bag. Kepegawaian BKPPMD Provinsi Jawa Barat.
9.
Bag. Kepegawaian menerima SKPP kemudian diperiksa dan dibikin 3 rangkap. Rangkap pertama diserahkan ke PNS bersangkutan, rangkap kedua diserahkan ke Bag.keuangan, sedangkan rangkap ketiga diarsipkan di bag. Kepegawaian
c. Prosedur Kenaikan gaji berkala 1. PNS menyerahkan fotocopy surat keputusan kenaikan pangkat terakhir (SKKPT) ke bag. Kepegawaian dan umum 2. Bag. Kepegawaian dan umum memeriksa SKKPT, kemudian diarsipkan. Setelah itu dibuatkan surat usulan kenaikan gaji berkala (SU.KGB) 3. SU.KGB diberikan ke kepala BKPPMD untuk diperiksa
59
4. Kepala BKPPMD membuat dan menandatangani SKKGB, lalu menyerahkan kembali ke bag.kepegawaian dan umum. SU.KGB diarsipkan. 5. Bag. Kepegawaian dan umum memeriksa dan menggandakan SKKGB yang sudah di acc sebanyak 4 rangkap. Rangkap pertama diserahkan ke PNS yang bersangkutan, rangkap kedua dan seterusnya diserahkan ke biro keuangan setda Provinsi Jawa Barat, BKN, dan bag. Kepegawaian dan umum untuk diarsipkan 6. Bag. Kepegawaian dan umum membuat surat laporan ( SL.SKKGB) sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama diarsipkan dan rangkap kedua diserahkan ke Kepala BKPPMD untuk diarsipkan.
d. Prosedur penggajian yang sedang berjalan: 1. Bagian keuangan mengambil daftar gaji pegawai di biro keuangan setda jawa barat dan lampiran dokumen IPKTP dari bag. Kepegawaian dan umum. 2. Pengelola gaji membuat daftar tunjangan tambahan penghasilan (TTP) yang dihitung dari dokumen IPKTP tadi. Kemudian TPP diberikan ke bendahara pengeluaran untuk di acc. Apabila setuju, bendahara
pengeluaran
membuatkan
SPM
(surat
perintah
membayar). Apabila tidak setuju, TPP dikembalikan ke pengelola gaji.
60
3. SPM serta lampiran daftar Tunjangan Tambahan Penghasilan (TTP) diserahkan ke sekretaris dan diserahkan ke kepala BKPPMD untuk di tanda-tangan 4. Setelah di acc, SPM serta lampiran TTP tadi diberikan lagi ke bagian keuangan. 5. Bagian keuangan memberikan SPM (acc) serta lampiran TTP ke biro keuangan setda jawa barat. 6. Biro keuangan setda jawa barat memeriksa dan menerbitkan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana), lalu diberikan ke bagian keuangan kemudian dibikin 3 rangkap. Rangkap ke-1 diserahkan ke bank, rangkap ke-2 diserahkan ke bendahara dan rangkap ke-3 di arsipkan di bag. Keuangan. 7. Gaji sudah masuk ke rekening pegawai masing-masing. Bag. Keuangan membuat laporannya sebanyak 2-rangkap, rangkap pertama diarsipkan, rangkap kedua diberikan ke kepala BKPPMD untuk diarsipkan.
4.1.2.1 Flow Map Flow map ini berfungsi untuk mengetahui hubungan antara entity melalui aliran dokumen yang ada terhadap seluruh dokumen yang berasal dari sumber sampai dokumen tersebut diterima oleh penerima dokumen. Diagram alur yang akan digambarkan meliputi
61
penilaian prestasi kinerja pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan penggajian yang sedang berjalan. Flow Map penilaian prestasi pegawai yang sedang berjalan Pegawai
Daftar Hadir
Melakuk an absen rutin
Daftar hadir yg sudah di isi
Bag.kepegawaian dan umum
Daftar Hadir
Bag keuangan
Pejabat Penilai
IPKTP yang sudah dinilai
Rekap absen perbulan
Daftar hadir yg sudah di isi Mengisi prestasi kerja
Mereka p daftar hadir
IPKTP (yg sudah dinilai)
Rekap basen perbulan
Phase
IPKTP (yg sudah dinilai)
Gambar 4.1. Flow Map penilaian prestasi pegawai yang sedang berjalan Keterangan : IPKTP : Instrumen Penilaian Kerja dan Tambahan Penghasilan
62
Flowmap Kenaikan pangkat yang berjalan Flowmap prosedur sistem kenaikan pangkat yang sedang berjalan PNS
Bag.kepegawaian dan umum
Kepala BKPPMD DSKP
DSKP
BKD DSKP
DSKP Surat pengantar
Y Memb uat surat pengan tar
Surat pengantar (acc)
Memer iksa DSKP dan SP (acc)
Menan datang ani (acc)
Sesuai / tidak
Bag. keuangan
DSKP
Surat pengantar (acc)
Memer iksa DSKP
T
BKN
Memb uat nota persetu juan Y
T Sesuai/tidak
DSKP
DSKP
Surat pengantar (acc)
Surat pengantar (acc) DSKP Surat pengantar
DSKP Surat pengantar (acc)
DSKP tidak sesuai DSKP Surat pengantar (acc) SKKP
Dibikin 3 rangka p
Memb uat SKKP
SKKP SKKP
SKKP SKKP SKKP
Phase
A1
Gambar 4.2. Flow Map kenaikan pangkat yang sedang berjalan Keterangan : 1.
DSKP : Dokumen Syarat Kenaikan Pangkat a) Fotocopy SK pangkat terakhir b) Fotocopy Kartu Pegawai c) DP3 2 (dua) tahun terakhir dengan nilai baik
SKKP
63
d) Fotocopy SK jabatan ( bagi pegawai yang mempunyai jabatan struktural ) e) Fotocopy SK CPNS ( bagi yang belum pernah naik pangkat ) f) Fotocopy ijazah terakhir dan surat ijin belajar (bagi yang penyesuaian ijazah) 2.
SP.DSKP : Surat usulan Dokumen Syarat Kenaikan Pangkat
3.
SKKP
4.
A1
: Surat Keputusan Kenaikan Pangkat : Arsip SKKP
64
Flowmap Kenaikan gaji berkala yang berjalan Prosedur Kenaikan gaji berkala yang sedang berjalan PNS
Bag.kepegawaian dan umum
Fotocopy SKKPT
Fotocopy SKKPT
Kepala BKPPMD
Bagian Keuangan
SP.KGB
SKKGB (Acc)
BKN
SKKGB (Acc)
A2 Memeri ksa SKKPT
Membu at dan meng.Ac c SKKGB
SKKPT SKKGB (acc) A1
Dibuatka n SP KGB
SP.KGB
SKKGB (Acc)
SKKGB diperiks a dan diganda kan
SKKGB (Acc)
SKKGB (Acc) SKKGB (Acc) SKKGB (Acc) SKKGB (Acc)
SL.SKKGB
A3
Membu at surat laporan ( SL SKKGB)
SL SKKGB
Phase
A4
Gambar 4.3. Flow Map kenaikan gaji berkala yang sedang berjalan
65
Keterangan : 1. SKKPT
: Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Terakhir
2. SKKGB
: Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala
3. Su. KGB : Surat usulan. Kenaikan Gaji Berkala 4. SL.SKKGB : Surat Laporan Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala 5. A1
: Arsip SKKPT
6. A2
: Arsip SP.KGB
7. A3
: Arsip SKKGB (Acc)
8. A4
: Arsip SL.SKKGB
66
Flowmap penggajian yang berjalan Prosedur penggajian yang sedang berjalan Pegawai
Bag. Kepegawaian dan umum
Lampiran daftar IPKTP
Bagian keuangan
Kepala BKPPMD
Daftar gaji & IPKTP
Biro keuangan
Daftar gaji
Bendahara pengeluaran
TPP
SP2D
Meme riksa TPP
Mengh itung Jumlah IPKTP
Bank
Y Setuju/tidak
Dikirim ke rekeni ng pegaw ai
TPP Gaji
T Memb uat SPM TPP tidak Sesuai
lampiran TPP dan SPM
Menan datang ani SPM
Lampiran TPP dan SPM (acc)
Lampiran TPP dan SPM (acc)
SP2D
lampiran TPP dan SPM
LampiranTPP dan SPM (acc) SP2D A1 Mener bitkan SP2D
SP2D
DI Fotoko pi 3 rangka p
SP2D SP2D SP2D
A2
Memb uat lapora n
Laporan gaji
Laporan gaji
A3
Phase
Gaji
Gambar 4.4. Flow Map Penggajian yang sedang berjalan Keterangan : 1. TTP
: Tambahan tunjangan Penghasilan
2. SPM
: Surat Perintah Membayar
67
3. SP2D
: Surat perintah pencairan dana
4. A1
: TPP dan SPM
5. A2
: SP2D
6. A3
: Laporan gaji
4.1.2.2 Diagram Kontek Diagram kontek menjelaskan tentang ruang lingkup suatu sistem yang diagambarkan dengan diagram yang terdiri dari suatu proses. Sistem informasi yang dibuat dengan diagram konteks, akan menghasilkan suatu informasi yang dibutuhkan dan tujuan yang dihasikan
Fotokopi SKKPT DSKP Daftar hadir
Daftar gaji SP KP(acc) & SKKGB (acc)
Kepala BKPPMD
SKKP
Pegawai
SI kepegawaian
BKD
Biro keuangan Setda jawa barat
SP KP & SP KGB
Laporan KP & KGB Nota persetujuan
DSKP & SP(ACC)
TTP dan SPM
BKN
SKKP SKKGB (acc) Gaji dan tambahan tunjangan penghasilan
Ttp dan spm
Gambar 4.5 Diagram konteks yang sedang berjalan
4.1.2.3 Data Flow Diagram Data flow
diagram
(DFD) adalah diagram
yang
menggambarkan alur proses yang digambarkan dengan lambang-
68
lambang yang yang sudah ada. Dengan melihat DFD yang sudah dibuat, maka pembuatan program jadi lebih mudah, karena lambang-lambang yang bersifat standar yang sudah ditetapkan untuk pembuatan desain. Adapun DFD level 1 yang sedang berjalan, sebagai berikut : a. DFD Level 1 Daftar hadir 1.0 Penilaian pegawai
Gaji dan tunjangan
Hasil ipktp
DSKP
A1=SKKP
2.0 Kenaikan pangkat
FOTOKOPI SKKPT SKKP
SP.KP SKKP
SP.DSKP(acc)
SKKGB (acc)
SP KGB 3.0 Gaji berkala
Kepala BKPPMD
SKKGB (acc)
A2= SKKPT
BKD
TPP dan SPM
4.0 penggajian
Lampiran TPP dan SPM
Biro keuangan setda jawa barat Daftar gaji & SP2D
Gambar 4.6 DFD Level 1 yang berjalan
69
b. DFD Level 2 Proses 1
Pegawai
1.1 Melakukan absen rutin
1.2 Merekap daftar hadir Sebulan sekali
Rekap hadir perbulan Pejabat Penilai
Ipktp
1.4 Mrnghitung jumlah IPKTP
Bag. keuangan IPKTP dan hasil
Gambar 4.7 DFD level 2 Proses 1 yang sedang berjalan
70
c. DFD level 2 Proses 2 Dokumen syarat kenaikan pangkat (DSKP) 2.1 Memeriksa DSKP
pegawai
Dokumen syarat kenaikan pangkat (DSKP) SP&DSKP
Kepala BKPPMD
2.2 Membuat SP
SP & DSKP (Acc)
SP & DSKP
2.3 Acc SP&DSKP SP & DSKP (Acc) & nota persetujuan
2.5 Dibuat SKPP SKPP
SKK P
arsip
BKD
SP & DSKP (Acc)
2.6 dibikin 3 rangkap 2.4 Membuat nota persetujuan
Nota persetujuan
SKKP
Bag.keuang an
Gambar 4.8 DFD level 2 proses 2 yang sedang berjalan
SP & DSKP (Acc)
BKN
71
d. Dfd level 2 proses 3 Fotokopi SKKPT PNS
3.1 memriksa SKKPT
3.2 Membuat surat pengantar
SKKPT
Surat pengantar
arsip
Kepala BKPPMD
3.3 Membuat & acc SKKGB
SKKGB (acc)
SKKGB(acc) arsip
3.4 Diperiksa dan digandakan
SKKGB(acc)
SKKGB(acc)
Biro keuangan setda jawa barat
BKN
3.5 Membuat surat laporan Surat laporan arsip
Gambar 4.9 DFD level 2 proses 3 yang sedang berjalan
Surat laporan
72
e. Dfd level 2 proses 4 IPKTP
Daftar gaji
Bag. kepegawain
Biro keuangan
4.1 Menghitung jumlah ipktp
Lampiran TTP & SPM(acc)
A1=Lampiran TTP & SPM(acc)
TTP
4.4 Membikin SP2D
SP2D
Bendahara 4.5 Dibikin 2 rangkap
TTP Lampiran TTP & SPM
4.2 membuat spm
Lampiran TTP & SPM(acc)
SP2D
A2=SP2D
Bank
Kepala BKPPMD
Lampiran TTP & SPM 4.6 Dikirim ke rekening pegawai
43 Meng acc SPM
Gambar 4.10 DFD level 2 proses 4 yang sedang berjalan 4.1.3
Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan Setelah melewati beberapa tahapan analisis terhadap sistem
informasi yang sedang berjalan BKPPMD provinsi Jawa Barat pada sub Bag. Kepegawaian dan Umum, maka dapat diketahui kelemahankelemahan yang terjadi, diantaranya : Tabel 4.1 Evaluasi sistem yang berjalan NO 1.
Masalah
Rencana Pemecahan
Proses penilaian perilaku dan prestasi Dibuat kerja pegawai masih dilakukan di penilaian
sistem dengan
formulir IPKTP dan penghitungan menginputkan tambahan
penghasilan
masih database
ke dan
penghitungan dibuat
73
menggunakan alat bantu kalkulator 2.
secara otomatis.
Proses penginputan dan pencarian Membangun sistem data usulan kenaikan pangkat dan informasi kenaikan
gaji
berkala
yang
masih memberikan
dilakukan di aplikasi microsoft exel
kemudahan
dalam
pencarian
dan
penginputan
data
usulan
kenaikan
pangkat
dan
gaji
berkala 3
Proses
perubahan
data
kenaikan Membangun sistem
pangkat dan gaji berkala masih informasi
yang
diinput secara manual menggunakan memberikan aplikasi microsoft exel, sehingga pada kemudahan
dalam
saat proses penginputan sering terjadi perubahan kenaikan
kesalahan
data pangkat
dan gaji berkala 4
Sering
terjadi
pembuatan penghasilan,
kesalahan daftar
dan
dalam Dibuat sistem input
tambahan dan
sering
penghitungan
terjadi secara otomatis
kesalahan input dan ketidaksesuaian
74
4.2
Perancangan Sistem Perancangan merupakan tahapan untuk memperbaiki sistem yang lama dan
menggambarkan model baru yang akan dibuat. Tahapan ini sangat penting untuk menentukan cocok atau tidaknya hasil perancangan sistem yang diperoleh. Tahapan ini merupakan tahap lanjutan dari analisis sistem, dimana pada perancangan sistem digambarkan rancangan sistem yang akan dibangun sebelum dilakukan pengkodean ke dalam bahasa pemograman.
4.2.1
Tujuan Perancangan Sistem Adapun tujuan dari perancangan sistem ini adalah untuk
mempermudah kinerja sub Bagian kepegawaian dan umum dalam hal pencatatan data, pengolahan data, pencarian data, dan laporan data kepegawaian. Tujuan perancangan sistem yang diusulkan oleh penulis yaitu : 1. Penulis mengusulkan rencana pemecahan masalah dengan membuat suatu aplikasi khusus dalam mengelola data kepegawaian (penilaian prestasi kinerja pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, dan penggajian) 2. Meningkatkan
efektifitas
(kecepatan
dan
keakuratan
informasi yang dihasilkan dan efisiensi (mengurangi biaya oprasional dalam pengolahan data administrasi) 3. Penyesuaian
terhadap
perkembangan
penerapan sistem teknologi informasi
jaman
dengan
75
4.2.2
Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan Gambaran umum perancangan sistem yang diusulkan merupakan
tahapan lebih lanjut dari sistem yang sedang berjalan, yang merupakan usulan pemecahan masalah yang dapat mempersempit permasalahan yang ada dari sistem yang sudah dianalisis. Ada beberapa alat untuk menggambarkan rancangan dari sebuah sistem yang akan dibangun yaitu : Flowmap, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relational Diagram (ERD), struktur file, Normalisasi kamus data, kodefikasi, kamus data,dan relasi tabel.
4.2.3
Perancangan Prosedur yang Diusulkan a. Perancangan prosedur yang diusulkan pada proses penilaian prestasi kinerja pegawai : 1. Bag. Kepegawaian dan umum memberikan rekap absensi perbulan ke pejabat penilai yang bersangkutan. 2. Pejabat penilai menginput perilaku kerja dan prestasi kerja pegawai ke database sesuai dengan data pegawainya masingmasing. b. Perancangan prosedur yang diusulkan pada proses kenaikan pangkat :
76
1. PNS yang akan mengajukan kenaikan pangkat menyerahkan dokumen
syarat
kenaikan
pangkat
(DSKP)
ke
bag.kepegawaian dan umum yang terdiri dari : a. Fotocopy SK pangkat terakhir b. Fotocopy kartu pegawai c. DP3 dua tahun terakhir d. Fotocopy SK jabatan (bagi pegawai yang mempunyai jabatan struktural) 2. Bag. Kepegawaian dan umum memeriksa kelengkapan DSKP apakah lengkap atau tidak. Apabila persyaratan tidak lengkap maka DSKP tersebut akan dikembalikan ke pegawai. Apabila persyaratan tersebut lengkap maka bag. Kepegawaian akan mencari data pegawai dan mencetak surat usulan kenaikan pangkat. Surat usulan kemudian diserahkan ke kepala BKPPMD untuk dilegalisasi. 3. Surat usulan kenaikan pangkat yang sudah acc lalu diserahkan ke bag.kepegawaian dan umum. Lalu diserahkan ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD) beserta DSKP. 4. BKD memeriksa DSKP dan surat usulan (Acc) . DSKP diarsipkan, sementara surat usulan (acc) diserahkan ke Badan Kepegawaian Negara (BKN). 5. BKN memeriksa surat usulan (acc) kemudian dibuatkan nota persetujuan lalu diserahkan lagi ke BKD
77
6. BKD memeriksa nota persetujuan dari BKN. BKD lalu membuat surat pemberitahuan kenaikan pangkat, Kemudian diserahkan ke bag.kepegawaian dan umum BKPPMD Provinsi Jawa Barat lalu diinputkan ke database. Terus dibuat 2 rangkap. Rangkap ke-1 diserahkan ke
pegawai yang
bersangkutan, rangkap ke-2 diserahkan ke bag.keuangan. 7. Kepala BKPPMD akan mencetak laporan kenaikan pangkat. c. Perancangan prosedur yang diusulkan pada proses kenaikan gaji berkala : 1. PNS menyerahkan fotocopy Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Terakhir (SKKPT) ke bag. Kepegawaian dan umum. 2. Bag. Kepegawaian dan umum memeriksa SKKPT, kemudian diarsipkan. Setelah itu Bag. Kepegawaian akan mencari data pegawai lalu mencetak surat usulan Kenaikan Gaji Berkala. kemudian diserahkan ke kepala BKPPMD. 3. Kepala BKPPMD akan memberikan no SK, lalu menyerahkan kembali ke bag.kepegawaian dan umum. Surat usulan KGB diarsipkan. 4. Bag. Kepegawaian dan umum menginputkan No.SK ke database sesuai pegawai yang mendapatkan gaji berkala, kemudian dicetak jadi SKKGB. SKKGB lalu diserahkan ke kepala BKPPMD.
78
5. Kepala BKPPMD akan menandatangani SKKGB, kemudian diserahkan kembali ke bag. Kepegawaian dan umum. SKKGB difotokopi 3 rangkap, rangkap pertama diserahkan ke pegawai yang bersangkutan, rangkap kedua diserahkan ke Biro keuangan setda jawa barat, dan yang ketiga disrahkan ke BKN. 6. Kepala BKPPMD mencetak laporan kenaikan gaji berkala. d. Prosedur penggajian yang diusulkan: 1. Bagian keuangan mengambil daftar rincian gaji pegawai di biro keuangan setda jawa barat. 2. Pengelola gaji membuat daftar tunjangan tambahan penghasilan (TTP) yang dihitung dari dokumen IPKTP. Kemudian menginputkan SPM (surat perintah membayar) lalu dicetak. 3. SPM serta lampiran TTP diserahkan ke sekretaris dan diserahkan ke kepala BKPPMD untuk di tanda-tangan 4. Setelah di acc, SPM serta lampiran TTP tadi diberikan lagi ke bagian keuangan. 5. Bagian keuangan memberikan SPM (acc) serta lampiran TTP ke biro keuangan setda jawa barat. 6. Biro keuangan setda jawa barat memeriksa dan menerbitkan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana), lalu diberikan ke bagian keuangan
kemudian
dibikin
2
rangkap.
Rangkap
ke-1
diserahkan ke bank, rangkap ke-2 di arsipkan di bag. Keuangan. 7. Gaji sudah masuk ke rekening pegawai masing-masing.
79
4.2.3.1 Flow Map Adapun Flow Map yang diusulkan dari rancangan sistem informasi yang penulis buat, dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Flowmap usulan penilaian prestasi kinerja pegawai Prosedur penilaian prestasi kinerja pegawai yang diusulkan Pegawai
Bag. Kepegawaian dan umum
Rekap absen perbulan
Pejabat penilai
Rekap absen perbulan
Input prestasi kerja
Phase
database
Gambar 4.11 Flowmap usulan penilaian prestasi pegawai
80
Flowmap usulan kenaikan pangkat Prosedur kenaikan pangkat yang diusulkan Pegawai
Bag. Kepegawaian dan Umum
DSKP
BKD
BKN
DSKP
DSKP
DATABASE
Surat usulan (acc)
Surat usulan (acc)
Surat usulan
Legalisa si (acc)
Memeri ksa DSKP
DSKP tidak sesuai
Kepala BKPPMD
Membu at nota persetu juan
Memeri ksa persyar atan
T
Surat usulan (acc) Nota persetujuan
sesuai Surat usulan(acc)
Y
DSKP Surat usulan (acc)
Cetak surat usulan
A1
Mencari data pegawai Surat usulan (acc)
Surat usulan
Surat usulan (acc) Nota persetujuan Surat usulan(acc) A2
Membu at SKKP
SKKP
SKKP
Input SKKP
SKKP
Difotok opi 2 rangkap
SKKP
Cetak Lap kenaikan pangkat
2 SKKP 1
Phase
Laporan kenaikan pangkat
Gambar 4.12 Flowmap usulan kenaikan pangkat Keterangan DSKP
: Dokumen Syarat Kenaikan Pangkat
A1
: DSKP
A2
: Surat Usulan (Acc) & nota persetujuan
Bag. Keuangan
skkp
81
Flowmap usulan kenaikan gaji berkala Prosedur Kenaikan gaji berkala usulan PNS
Fotocopy SKKPT
Bag.kepegawaian dan umum
Fotocopy SKKPT
database
Biro keuangan Setda Jawa barat
Kepala BKPPMD
Usulan KGB
SKKGB (Acc) A1
Mencari data pegawai cetak usulan KGB
Memb uat no.SK
No.SK
Usulan KGB
No.SK
Input SKKGB
Mencetak SKKGB
SKKGB
MengA cc Skkgb
SKKGB SKKGB (acc) SKKGB (acc)
Difotoc opi 3 rangka p
SKKGB (Acc)
SKKGB (Acc) SKKGB (Acc) SKKGB (Acc)
Mencetak SKKGB
Phase
Laporan kenaikan gaji berkala
Gambar 4.13 Flowmap usulan kenaikan gaji berkala Keterangan SKKPT
: Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Terakhir
SKKGB
: Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala
BKN
SKKGB (Acc)
82
Flowmap usulan penggajian Prosedur penggajian yang Di usulkan Pegawai
Bag. Kepegawaian dan umum
Bagian keuangan
Kepala BKPPMD
Daftar Rincian gaji
Biro keuangan
bank
Daftar rincian gaji
SP2D
Menghitung TTP & input spm
Dikirim ke rekening pegawai
database Cetak TTP dan spm
Gaji
daftar TTP SPM
daftar TTP SPM
Menanda tangani ( acc) SPM
daftar TTP SPM (acc)
daftar TTP SPM (Acc)
daftar TTP SPM (Acc)
A1
SP2D
Mene rbitka n SP2D
SP2D Difoto kopi 2 rangk ap
SP2D SP2D
A2
Phase
Gaji
Gambar 4.14 Flowmap usulan penggajian
83
Keterangan TTP
: Tambahan Tunjangan Penghasilan
SPM
: Surat perintah membayar
A1
: TTP & SPM
A2
: SP2D
4.2.3.2 Diagram konteks Diagram konteks berfungsi untuk mendefinisikan awal dan akhir dari data yang masuk serta keluaran pada suatu sistem. Berikut ini adalah diagram konteks sistem informasi yang diusulkan :
Daftar rincian gaji
Dskp,Fotokopy skkpt
Surat usulan KP(acc), no.sk KGB,SKKGB(acc),daftar TTP & SPM (acc)
skkp
Pegawai
SI kepegawaian
BKD
Kepala BKPPMD
Surat usulan KP,surat usulan KGB,skkgb,daftar TTP & spm
Surat usulan KP (acc),skkgb(acc)
Dskp,surat usulan KP(acc),nota persetujuan
BKN Nota persetujuan
Ttp dan spm Dskp(tidak sesuai),skkp,skkgb(acc),gaji Skkgb(acc), daftar TTP & spm (acc)
Gambar 4.15 Diagram Konteks Usulan
Biro keuangan Setda jawa barat
84
4.2.3.3 Data Flow Diagram yang diusulkan Data Flow diagram digunakan untuk membuat model sebuah sistem informasi dalam bentuk jaringan proses-proses yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain oleh alir data. Adapun Data Flow diagram yang diusulkan adalah sebagai berikut :
85
a. Dfd Level 1
Data pegawai 1.0 Penilaian prestasi kerja
Data pegawai Hasil ipktp
pegawai
DSKP
Tb_ipktp
Hasil ipktp Tb_skkp
skkp Tb_usulanKP Data_usulanKp 2.0 Kenaikan pangkat
Data pegawai Tb_pegawai
S.usulanKp Laporan kenaikan pangkat S.usulan(acc) &dskp skkp
Nota persetujuan Surat pengantar(acc)
BKN
Kepala BKPPMD
Dskp & sp(acc) Skkgb(acc)
BKD
Fotocopy skkpt Skkgb (acc)
3.0 Gaji berkala
dataUsulanKgb
S.usulanKgb
Tb_usulanKgb
Tpp & spm(acc) skkgb
Data pegawai
Gaji
Skkgb(acc)
Tb_pegawai
Tb_skkgb
Tb_ipktp
Hasil ipktp
Tpp&spm(acc)
Hasil ttp Tb_ttp Tb_detailpotong Data tpp an Data potongan Tb_spm
hasil spm
TPP dan SPM 4.0 penggajian
Biro keuangan setda jawa barat Daftar gaji
Bank
sp2d
SP2D
Gambar 4.16 DFD Level 1 Usulan
86
b. DFD Level 2 Proses 2 DSKP pegawai
2.1 Memeriksa DSKP
Tb_ detailUsulKp
skkp
Tb_ pegawai
A2= Surat usulan
DSKP
Tb_ usulKp
Bagian keuangan
Tb_ skkp
Tb_ jabatan 2.3 Cetak surat usulan 2 rangkap
2.2 Mencari data pegawai
Tb_ golongan 2.7 Membuat SKKP
Surat usulan &DSKP
Kepala BKPPMD
SKKP
Surat usulan + nota persetujuan
Surat usulan &DSKP
A1 = DSKP
2.4 Meng Acc surat usulan
2.5 Memeriksa persyaratan
S.usulan (acc) &DSKP
BKD
Surat usulan (acc) &DSKP
Surat usulan (acc)
BKN Surat usulan (acc)
2.9 Cetak laporan SKKP
2.8 Input skkp
Nota persetujuan & surat usulan
2.6 Membuat nota persetujuan
Gambar 4.17 DFD Level 2 Proses 2 usulan
Tb_ skkp
87
c. DFD Level 2 Proses 3 Fotokopi SKKPT Pegawai
3.1 Mencari data pegawai
Tb_skkp
A1=S.usulan KGB
Tb_pegawai
Tb_detailUsulKgb
3.2 Cetak Surat Usulan KGB
Tb_usulKgb
S.Usulan KGB
Kepala BKPPMD
No SK 3.4 Input SKKGB ke database
3.3 Membuat No SK
Tb_SKKGB
Tb_SKKGB
Laporan KGB
3.5 Mencetak SKKGB
SKKGB
SKKGB (acc) 3.6 Meng acc SKKGB
SKKGB
Skkgb (acc)
SKKGB (acc)
BKN
3.7 digandakan 3 rangkap SKKGB (acc) SKKGB (acc) Tb_SKKGB
Biro Keuangan setda Provinsi Jabar
3.8 Cetak laporan KGB
Gambar 4.18 DFD Level 2 Proses 3 usulan
88
d. DFD Level 2 Proses 4 Daftar gaji
Tb_ipktp
Tb_ ttp Tb_spm
Biro keuangan setda jawa barat
4.1 Menghitung TTP & menginput SPM
total ipktp
Lampiran TTP & SPM(acc)
A1=Lampiran TTP & SPM(acc)
Hasil ttp
SP2D
Hasil ttp&daftar gaji
Tb_spm Tb_ttp
4.4 Membikin SP2D
4.5 Dibikin 2 rangkap 4.2 Cetak TTP dan spm
dtaspm dtattp
Lampiran TTP & SPM Lampiran TTP & SPM(acc) Kepala BKPPMD
SP2D
A2=SP2D
Bank
Lampiran TTP & SPM 4.6 Dikirim ke rekening pegawai
43 Meng acc SPM
Gambar 4.19 DFD Level 2 Proses 4 usulan 4.2.3.4 Kamus Data Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan
menggunakan
kamus
data,
analisis
sistem
dapat
mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di data flow diagram. Arus data dan flow diagram sifatnya global hanya ditujukan nama arus datanya saja. Berikut ini adalah kamus data dari sistem Informasi Kepegawaian di Badan Koordinasi Promosi Penanaman Modal Daerah Provinsi Jawa Barat yaitu :
89
1. Kamus data pegawai Nama data
: data pegawai
Deskripsi data
: sebagai data master data pegawai
Alias
: -
Aliran data
: Pegawai - Proses 1.1, proses 1.1pejabat
penilai,
proses
1.1-
tb_pegawai, tb_pegawai-proses 1.2 Struktur data
: NIP, nama, tempat_lahir, tgl_lahir, alamat,
id_jabatan,
jabatan,
golongan, pangkat, jenis_kelamin, unit_kerja, agama,
bagian,
pendidikan,
tgl_pengangkatan, status,
jumlah_anak,
nama_pasangan,
tgl_lahir_pasangan, tgl_menikah.
2. Kamus data kenaikan gaji berkala Nama data
: SKKGB
Deskripsi data
: sebagai
surat
pemberitahuan
kenaikan gaji berkala pegawai Alias
: -
90
Aliran data
: - Proses 3.3-proses 3.4, proses 3.4-pegawai, proses 3.4-BKN, proses 3.4-biro keuangan setda jabar, proses 3.4-proses 3.5, proses 3.5-tb_skkgb, proses 3.5proses 3.6, proses 3.6-tb_skkgb, proses 3.6-kepala BKPPMD
Struktur data
: Nomor_skkgb,
tanggal_skkgb,
nama, tempat_lahir, tgl_lahir, NIP, unit_kerja,
gaji_pokok_lama,
gaji_pokok_baru, tanggal_berlaku_gaji
3. Kamus data instrumen penilaian Nama data
: IPKTP
Deskripsi data
: data penilaian prilaku kerja dan prestasi kerja
Alias
: -
Aliran data
: Proses 1.2-tb_ipktp, tb_ipktp-proses 4.1, proses 4.1-tb_ttp.
91
Struktur data
: nomor_ipktp, bulan, tahun, nama, NIP, pangkat,
golongan,
unit_kerja,
nama,
ruang,
jabatan,
NIP,
pangkat,
golongan, ruang, jabatan, unit_kerja, nilai_hadir,
nilai_pulang,
nilai_alpa,
nilai_tugas, nilai_sanksi,nilai_tugas_pokok, nilai_tugas_tambahan,jumlah_TP_perila ku,jumlah_TP_prestasi,jumlah_total_TP ,jumlah_TP_perbulan,jumlah_TP_maksi mal, jumlah_TP_minimal. 4. Kamus data kenaikan pangkat Nama data
: SKKP
Deskripsi data
: sebagai
surat
pemberitahuan
kenaikan pangkat pegawai. Alias
: -
Aliran data
: Proses 2.7-proses 2.8, proses 2.8tb_skkp,
tb_skkp-proses
2.9,
tb_skkp-proses 3.1 Struktur data
: no_skkp, nomor_urut,
tanggal_skkp, nama,
NIP,
92
tempat_tgl_lahir, golongan,
bagian,
pangkat, pendidikan,
jabatan, unit_kerja. 5. TTP Nama data
: TTP
Deskripsi data
: Rincian daftar tambahan tunjangan penghasilan
Alias
: -
Aliran data
: Proses
4.1-tb_ttp,
tb_ttp-proses
4.2, proses 4.2-kepala BKPPMD, kepala
BKPPMD-
proses
4.3,
proses 4.3-biro keuangan setda jawa barat Struktur data
: Kode_ttp, jumlah
7. Surat usulan kenaikan pangkat Nama data
: Surat usulan kenaikan pangkat
Deskripsi data
: Surat yang berisi data lengkap PNS yang pangkat
mengusulkan
kenaikan
93
Alias
: -
Aliran data
: Tb_usulanKp-proses 2.3, proses 2.3-
kepala
BKPPMD,
kepala
BKPPMD-proses 2.4, proses 2.4BKD, BKD-proses 2.5, proses 2.5BKN, BKN-proses 2.6, proses 2.6BKD, BKD-proses 2.7 Struktur data
: No usulan, Nama, NIP, Jabatan, Pangkat/golongan, keterangan
8. Surat usulan Kenaikan Gaji Berkala Nama data
: Surat
usulan
Kenaikan
Gaji
Berkala Deskripsi data
: Surat yang berisi data lengkap tentang PNS mengenai kenaikan gaji berkala
Alias
: -
Aliran data
: Tb_usulanKgb-proses 3.2, proses 3.2-kepala BKPPMD
Struktur data
: No usulan, Nama, Golongan
94
9. Surat Perintah Membayar (SPM) Nama data
: Surat Perintah Membayar (SPM)
Deskripsi data
: Surat yang berisi daftar rincian pembayaran
untuk
mencairkan
sp2d Alias
: -
Aliran data
: Proses 4.1-tb_spm, tb_spm-proses 4.2, proses 4.2-kepala BKPPMD, kepala
BKPPMD-
proses
4.3,
proses 4.3-biro keuangan setda jawa barat Struktur data
: No_spm,
tgl_terbit,
nama_bendahara, jumlah_potongan, jumlah_diminta, jumlah_dibayarkan
4.2.4
Perancangan Basis Data Perancangan basis data merupakan perancangan dari sekumpulan
data yang saling berhubungan satu sama lain yang disimpan secara bersama-sama sedemikian rupa serta tanpa pengulangan (Redudansi) yang
95
tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Unsur-unsur yang mempengaruhi dalam perancangan basis data ini yaitu berupa Normalisasi, Relasi Tabel, ERD (Entity Relationship Diagram) serta Struktur File. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dibawah ini. 4.2.4.1 Normalisasi Adapun normalisasi pada sistem informasi kepegawaian adalah sebagai berikut : 1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form) Berikut ini merupakan bentuk tidak normal atau Unnormalized Form dari sistem informasi kepegawaian yaitu sebagai berikut : { NIP, nama, tempat_lahir, tgl_lahir, alamat, id_jabatan, jabatan, tmt_jabatan, golongan, pangkat, jenis_kelamin, unit_kerja,
bagian,
kode_bagian,
tgl_pengangkatan
masa_kerja, pendidikan_terahir, agama,
tmt_kp, status,
jumlah_anak,
nama_pasangan,
tgl_menikah,
pendidikan,
kode_bagian,
No_usulanKp,
tgl_usulanKp.
Nama,
golongan_lama,
golongan_baru,
,
tgl_lahir_pasangan, bagian
nip,
pangkat,
jabatan,
keterangan,
no_usulanKgb, tgl_Kgb, nama, golongan, nomor_skkgb, tanggal_skkgb, nama, tempat_lahir, tgl_lahir, NIP, pangkat, id_jabatan,
jabatan,
gaji_pokok_lama,
tmt_gaji_berkala, berdasarkan_masa_kerja,
tanggal,
gaji_pokok_baru, golongan,
mulai_berlaku,
96
bulan_penilaian, tahun_penilaian,
nama, NIP, pangkat,
golongan, id_jabatan, jabatan, unit_kerja, bagian, id_ttp, tgl_ttp, total_belum_pajak, total_pajak, total_sudah_pajak, nip, nama, jabatan, nomor_ipktp, nilai_hadir, nilai_pulang, nilai_alpa,
nilai_tugas,
nilai_sanksi,
nilai_tugas_pokok,nilai_tugas_tambahan, jumlah_TP_perilaku, jumlah_TP_prestasi, jumlah_total_TP, jumlah_TP_perbulan,
jumlah_TP_maksimal,
jumlah_TP_minimal, no_skkp, tanggal_skkp, tmt_lama, tmt_baru, masa_kerja_lama, masa_kerja_baru, nama, NIP, tempat_lahir, tgl_lahir, kode_bagian, pangkat, golongan, tmt_kenaikan_pangkat,
pendidikan_terahir,
jabatan,
bagian,
unit_kerja,
nama_bendahara,
id_jabatan,
No_spm,
jumlah_potongan,
tgl_terbit,
jumlah_diminta,
jumlah_dibayarkan, potongan, nama_potongan, uraian, jumlah, no_rekening } 2. Bentuk Normal Pertama (1st NF/First Normal Form) Langkah berikutnya adalah dengan cara memisahkan atributatribut yang nialinya sama akan ditulis hanya satu kali. Bentuk normal pertama atau First Norm Form (aNF) yaitu : { NIP, nama, tempat_lahir, tgl_lahir, alamat, id_jabatan, jabatan, pangkat,
tmt_jabatan,
golongan,
jenis_kelamin,
kode_bagian,
unit_kerja,
bagian,
tgl_pengangkatan,
97
masa_kerja, pendidikan_terahir, agama, status, jumlah_anak, nama_pasangan,
tgl_lahir_pasangan,
tgl_menikah,
No_usulanKp, tgl_usulanKp, No_usulanKgb, tgl_usulanKgb ,
nomor_skkgb,
tanggal_skkgb,
gaji_pokok_lama,
tmt_gaji_berkala, gaji_pokok_baru, berdasarkan_masa_kerja, id_ttp,
tgl_ttp,
total_sudah_pajak,
total_belum_pajak, nip,
nama,
total_pajak,
jabatan,
kode_ipktp,
bulan_penilaian, tahun_penilaian, nilai_hadir, nilai_pulang, nilai_alpa,
nilai_tugas,
nilai_sanksi,
nilai_tugas_tambahan,
nilai_tugas_pokok, jumlah_TP_perilaku,
jumlah_TP_prestasi, jumlah_total_TP, jumlah_TP_perbulan, jumlah_TP_maksimal,
jumlah_TP_minimal,
no_skkp,
tanggal_skkp, tmt_kenaikan_pangkat, tmt_lama, tmt_baru, masa_kerja_lama, masa_kerja_baru, No_spm, tgl_terbit, nama_bendahara,
jumlah_potongan,
jumlah_dibayarkan,
potongan,
jumlah_diminta,
nama_potongan,
uraian,
jumlah, no_rekening } 3. Bentuk normal Kedua (2nd NF/Second Normal Form) Langkah
selanjutnya
adalah
dengan
cara
menentukan
ketergantungan fungsional. Bentuk normal kedua atau Second Norm Form (2NF) yaitu :
98
Pegawai { *
NIP,
nama, tempat_lahir, tgl_lahir,
unit_kerja, bagian, agama, status,
alamat,
tgl_menikah,
jenis_kelamin,
tgl_pengangkatan,
nama_pasangan,
pendidikan_terahir,
masa_kerja,
tgl_lahir_pasangan, jum_anak,
gapok,
**id_jabatan, golongan**, kode_bagian**} Jabatan {* id_jabatan, jabatan } Golongan { *golongan, pangkat} Bagian {*kode_bagian, bagian} Usulan Kp {*No_usulanKp, tgl_usulanKp,**nip } Usulan Kgb {*No_usulanKgb, tgl_usulanKgb, **nip } Skkp { * no_skkp, tgl_skkp, tmt_lama, tmt_baru, masa_kerja_lama, masa_kerja_baru, **no_usulKp,**nip} Skkgb {
*
no_skkgb,
tgl_skkgb,
masa_kerja,
gaji_poko_lama,
gaji_pokok_baru, tmt_gaji_berkala, **No_usulKgb,**nip }
99
Ipktp {
*kode_ipktp,
**nip,
bulan_penilaian,
tahun_penilaian,
nilai_hadir, nilai_pulang, nilai_alpa, nilai_tugas, nilai_sanksi, nilai_tugas_pokok, nilai_tugas_tambahan, jumlah_TP_perilaku, jumlah_TP_prestasi,
jumlah_total_TP,
jumlah_TP_perbulan,
jumlah_TP_maksimal, jumlah_TP_minimal } Ttp {* id_ttp, **kode_ipktp, tgl_ttp, total_belum_pajak, total_pajak, total_sudah_pajak,} Spm { *No_spm, **id_ttp, potongan, nama_potongan, uraian, jumlah,
tgl_terbit,
nama_bendahara,
jumlah_potongan,
jumlah_diminta, jumlah_dibayarkan, no_rekening }
4. Bentuk normal Ketiga (3rd NF/Third Normal Form) Berdasarkan bentuk normal kedua (2NF) diatas masih ditemukan informasi tabel yang kurang akurat, oleh karena itu dibutuhkan suatu relasi antar tabel yang masing-masing atribut utama bergantung fungsional penuh pada masing-masing kunci dimana kunci tersebut bukan baginya. Bentuk normal ketiga atau third normal form (3NF) yaitu :
100
Pegawai { *
NIP, nama, tempat_lahir, tgl_lahir,
unit_kerja, bagian, agama,
jenis_kelamin,
tgl_pengangkatan,
tmt_gol,
masa_kerja, status, alamat, nama_pasangan, tgl_lahir_pasangan, tgl_menikah,
pendidikan_terahir,
jum_anak,
gapok,
**id_jabatan, golongan**, kode_bagian**} Jabatan {* id_jabatan, jabatan } Golongan { *golongan, pangkat} Detail Golongan {**golongan, masa_kerja, gapok } Bagian {*kode_bagian, bagian} Usulan Kp {*No_usulanKp, tgl_usulanKp } Detail usulan kp {**no_usulanKp,
**nip,
gol_baru,
tmt_gol,
gapok_usul} Usulan Kgb {*No_usulanKgb, tgl_usulanKgb} Detail_usulanKgb {**no_usulanKgb,**nip, gapok_baru, kgb_tmt} Skkp
keterangan,
101
{ * no_skkp, tgl_skkp, **no_usulKp, **nip, tmt_lama, tmt_baru, masa_kerja_lama, masa_kerja_baru, gapok_lama, gapok_baru, no_bkn} Skkgb {
*no_skkgb,
tgl_skkgb,
**No_usulKgb,
**nip,
gaji_pokok_baru, tmt_gaji_berkala} Ipktp { *kode_ipktp, bulan_penilaian, tahun_penilaian, nilai_hadir, nilai_pulang,
nilai_alpa,
nilai_tugas,
nilai_sanksi,
nilai_tugas_pokok, nilai_tugas_tambahan, jumlah_TP_perilaku, jumlah_TP_prestasi,
jumlah_total_TP,
jumlah_TP_perbulan,
jumlah_TP_maksimal, jumlah_TP_minimal, status } Ttp {*
id_ttp,
tgl_ttp,
total_belum_pajak,
total_pajak,
total_sudah_pajak, status} Detail Ttp { id_ttp**, kode_ipktp**, pajak, belum_pajak, sudah_pajak} Spm { *No_spm, tgl_terbit, nama_bendahara, jumlah_potongan, jumlah_diminta, jumlah_dibayarkan, no_rekening} Detail Spm { **no_spm, **id_ttp, potongan, nama_potongan, uraian, jumlah}
102
Detail potongan { **no_spm, nama_potongan, jumlah}
4.2.4.2 Relasi Tabel Tabel
relasi
merupakan
gambaran
dari
kelompok
penyimpanan data yang ada pada suatu sistem informasi yang menunjukkan hubungan antar kelompok beserta atribut yang dimilikinya setelah proses normalisasi. Hal ini bertujuan untuk membantu mengetahui semua kelompok penyimpanan data yang terdapat pada sistem informasi. Model basis data menunjukkan suatu cara mekanisme yang digunakan untuk mengelola atau mengorganisasi data secara fisik. Kemudahan dalam menerapkan dan kemampuannya dalam mengakomodasi berbagai kebutuhan pengelolaan basis data yang ada di dunia nyata menjadi alasan mengapa model ini lebih populer untuk diterapkan. Adapun saling keterkaitan antar tabel atau relasi tabel digunakan dalam sistem informasi kepegawaian adalah sebagai berikut:
103
Skkp Ttp
Detail Ttp
IPKTP
*id_ttp tanggal Total_belum_pajak Total_pajak total_sudah_pajak status
**id_ttp **kode_ipktp Pajak Belum_pajak Sdah_pajak
*kode_ipktp Nip ** Bulan_penilaian Tahun_penilaian Nilai_hadir Nilai_pulang Nilai_alpa Nilai_tugas Nilai_sanksi Nilai_tgs_pokok Nilai_tgs_tambahan Nilai_tp_perilaku Nilai_tp_prestasi Jumlah_total_tp Jumlah_tp_perbulan Jumlah_tp_max Jumlah_tp_min status
detailspm
spm
**no_spm **id_ttp Uraian jumlah
No_spm * Tgl_terbit Nama_bendahara Jumlah_potongan Jumlah_dibayarkan Jumlah_diminta No_rekening
detailpotongan
Jabatan Id_jabatan* jabatan
**no_spm Nama potongan jumlah
Detail golongan
golongan
*golongan Masa_kerja gapok
*golongan pangkat
pegawai
bagian *kode_bagian bagian
Nip * Nama Tempat_lahir Tgl_lahir Jenis kelamin Unit kerja Bagian Agama Tgl_pengangkatan Tmt_Gol Masa_kerja Status Alamat Nama_pasangan Tgl_lahir_pasangan Tgl_menikah Pendidikan_terahir Jum_anak Gapok **id_jabatan **golongan **kode_bagian
No_skkp* Tgl_skkp Nip ** No_usulKp** Tmt_lama Tmt_baru Masa_kerja_lama Masa_kerja_baru No_bkn
detailUsulanKp **no_usulanKp **nip Gol_baru Tmt_gol Keterangan Gapok_usul status
usulanKp *no_usulanKp Tgl_usulanKp
Skkgb No_skkgb* Tgl_skkgb Nip ** No_usulKgb** Gaji_pokok_baru Kenaikan yad
detailusulanKgb **no_usulanKgb **nip Gapok_baru Kgb_tmt status
UsulanKgb *no_usulanKgb Tgl_usulanKgb
Gambar 4.21 Relasi Tabel
4.2.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD) ERD (Entity Relation Diagram) merupakan suatu diagram yang menggambarkan rancangan data yang akan disimpan atau bentuk logika yang akan dipakai untuk menganalisa dan mendesain suatu basis data yang akan dibuat. Adapun Diagram E-R pada sistem informasi kepegawaian yang penulis buat adalah sebagai berikut:
104
jabatan
1
memiliki
IPKTP
memiliki
Ttp
1
1
memiliki 1 golongan
memiliki
memiliki 1
1
1
1 UsulanKp
1
Pegawai
1
spm
1
memiliki
memiliki 1 memiliki
skkp
1 bagian
memiliki 1 UsuanlKgb
memiliki
1
Skkgb
Gambar 4.22 Entity Relationship Diagrams (ERD)
4.2.4.4 Struktur File Struktur file digunakan dalam perancangan sistem untuk menentukan nilai atau tipe data suatu atribut pada file yang terdapat pada database. Pada tahapan perancangan struktur file untuk mempermudah dalam mengetahui suatu nilai atau tipe data yang ada pada file penyimpanan ini akan dijelaskan mengenai perancangan basis data yang akan digunakan. Penyusunan tabel ini pada dasarnya digunakan untuk memudahkan dalam pemasukan dengan penyimpanan data yang sesuai dengan kelompok dari data
105
atau informasi tersebut. Struktur Field yang dikembangkan adalah sebagai berikut: 1.
Tabel Pegawai Nama tabel
: pegawai
Jumlah Field
: 22
Prymary Key
: Nip
Tabel 4.1 struktur file pegawai
No Nama Field
Type
Size Keterangan
1
Nip
Varchar
25
2
Nama
Varchar
35
3
Tempat_lahir
Varchar
35
4
Tgl_lahir
datetime
8
5
Jenis_kelamin
Varchar
15
6
Unit_kerja
Varchar
50
7
Bagian
Varchar
30
8
Agama
Varchar
15
9
Tgl_pengangkatan
Datetime 8
10
Tmt golongan
Datetime 8
11
Masa_kerja
Varchar
20
12
Status
Varchar
15
13
Alamat
Varchar
70
14
Nama_pasangan
Varchar
35
15
Tgl_lahir_pasangan
datetime
8
16
Tgl_menikah
Datetime 8
Primary key
106
17
Pendidikan_terakhir Varcahar 50
18
Jum_anak
Int
4
19
Gapok
Money
8
20
id _jabatan
Varcahar 5
Foreign key
21
golongan
Varcahar 8
Foreign key
22
Kode_bagian
Varchar
Foreign key
Tabel
4.1 10
2. Tabel Golongan Nama tabel
: golongan
Jumlah Field
: 2
Prymary Key
: golongan Tabel 4.2 struktur file golongan
No Nama Field
Type
Size Keterangan
1
Golongan
Varchar
8
2
Pangkat
Varchar
50
Primary key
3. Tabel DetailGolongan Nama tabel
: Detailgolongan
Jumlah Field
: 3
Prymary Key : Tabel 4.3 struktur file detailGolongan No Nama Field
Type
Size Keterangan
1
Golongan
Varchar
8
2
Masa kerja
Varchar
30
Foreign key
107
3
gapok
Money
8
4. Tabel Jabatan Nama tabel
: jabatan
Jumlah Field
: 2
Prymary Key
: Id_jabatan
Tabel 4.4 struktur file Jabatan No Nama Field
Type
Size Keterangan
1
Id_jabatan
Varchar
5
2
Jabatan
Varchar
25
Primary Key
5. Tabel detailUsulanKp Nama tabel
: detailUsulanKp
Jumlah Field
: 7
Prymary Key
: -
Tabel 4.5 struktur file detailUsulanKp No Nama Field
Type
Size Keterangan
1
No_usulanKp
Varchar
20
Foreign key
2
nip
Varchar
25
Foreign key
3
Gol_baru
Varchar
10
4
Tmt_gol
datetime
8
5
keterangan
Varchar
30
6
Gapok_usul
Money
8
108
7
Status
Varchar
20
6. Tabel UsulanKp Nama tabel
: UsulanKp
Jumlah Field
: 2
Prymary Key
: No_usulanKp
Tabel 4.6 struktur file Usulan KP No Nama Field
Type
Size Keterangan
1
Varchar
20
No_usulanKp 7. Tgl_usulanKp 8.
2
Primary key
Datetime 8
7. Tabel detailUsulanKgb Nama tabel
: detailUsulanKgb
Jumlah Field
: 5
Prymary Key
: -
Tabel 4.7 struktur file DetailUsulanKgb No Nama Field
Type
Size Keterangan
1
No_usulanKgb
Varchar
20
Foreign key
2
nip
Varchar
25
Foreign key
3
Gapok_baru
Money
8
4
Kgb_tmt
datetime
8
5
Status
Varchar
10
109
8.
Tabel UsulanKgb Nama tabel
: UsulanKgb
Jumlah field
: 2
Prymary Key
: No_usulanKgb
Tabel 4.8 struktur file Usulan Kgb No Nama Field
Type
Size Keterangan
1
No_usulanKgb
Varchar
20
2
Tgl_usulanKgb
Datetime 8
9.
Prymary key
Tabel Skkp Nama tabel
: Skkp
Jumlah field
: 9
Prymary Key
: No_skkp
Tabel 4.9 struktur file SKKP No Nama Field
Type
Size Keterangan
1
No_skkp
Varchar
15
2
Tgl_skkp
Datetime 8
3
No_usulKp
Varchar
25
Foreign key
4
nip
Varchar
25
Foreign key
5
Tmt_lama
Datetime 8
6
Tmt_baru
Datetime 8
7
Masa_kerja_lama
Varchar
20
8
Masa_kerja_baru
Varchar
20
Prymary key
110
9
No_bkn
Varchar
15
10. Tabel Skkgb Nama tabel
: Skkgb
Jumlah Field
: 6
Prymary Key
: No_skkgb
Tabel 4.10 struktur file Skkgb No Nama Field
Type
Size Keterangan
1
No_skkgb
Varchar
20
2
Tgl_skkgb
Datetime 8
3
No_usulKgb
Varchar
20
Foreign key
4
nip
Varchar
25
Foreign key
5
Gaji_pokok_baru
Money
8
6
Tmt_gaji_berkala
Datetime 8
Prymary key
11. Tabel ipktp Nama tabel
: ipktp
Jumlah field
: 18
Prymary Key
: kode_ipktp
Tabel 4.11 struktur file Penilaian No Nama Field
Type
Size Keterangan
1
Kode_ipktp
Varchar
25
Primary key
2
Nip
Varchar
25
Foreign key
111
3
Bulan_penilaian
datetime
8
4
Tahun_penilaian
Datetime 8
5
Nilai_hadir
Int
4
6
Nilai_pulang
Int
4
7
Nilai_alpa
Int
4
8
Nilai_tugas
Int
4
9
Nilai_sanksi
Int
4
10
Nilai_tgs_pokok
Int
4
11
Nilai_tgs_tambahan
Int
4
12
Jumlah_tp_perilaku
Int
4
13
Jumlah_tp_prestasi
Int
4
14
Jumlah_total_tp
Int
4
15
Jumlah_tp_perbulan
money
8
16
Jumlah_tp_maksimal Money
8
17
Jumlah_tp_minimal
Money
8
18
Status
Varchar
10
12. Tabel detailttp Nama tabel
: detailTtp
Jumlah field
: 5
Prymary Key
: -
Tabel 4.12 struktur file detailttp No Nama Field
Type
Size Keterangan
1
Id_ttp
Varchar
25
Foreign key
2
Kode_ipktp
Varchar
25
Foreign key
112
3
pajak
Money
8
4
Belum_pajak
Money
8
5
Sudah_pajak
Money
8
13. Tabel ttp Nama tabel
: ttp
Jumlah field
: 6
Prymary Key
: id_ttp
Tabel 4.13 struktur file ttp No Nama Field
Type
Size Keterangan
1
Id_ttp
Varchar
25
2
Tanggal
datetime
8
3
Total_pajak
Money
8
4
Total_Belum_pajak
Money
8
5
Total_Sudah_pajak
Money
8
6
Status
Varchar
10
14. Tabel spm Nama tabel
: spm
Jumlah field
: 7
Prymary Key
: no_spm
Prymary key
113
Tabel 4.14 struktur file spm No Nama Field
Type
Size Keterangan
1
No_spm
Varchar
25
2
Tanggal_terbit
datetime
8
3
Nama_bendahara
Varchar
30
4
Jumlah_potongan
Money
8
5
Jumlah_diminta
Money
8
6
Jumlah_dibayarkan
Money
8
7
No_rekening
Varchar
25
Prymary key
15. Tabel detailspm Nama tabel
: detailspm
Jumlah field
: 4
Prymary Key
: -
Tabel 4.15 struktur file detailspm No Nama Field
Type
Size Keterangan
1
No_spm
Varchar
25
Foreign key
2
Id_ttp
Varchar
25
Foreign key
3
uraian
Varchar
50
4
Jumlah
Money
8
16. tabel detailpotongan Nama tabel
: detailpotongan
Jumlah field
: 3
114
Prymary Key
: -
Tabel 4.16 struktur file detailpotongan No Nama Field
Type
Size Keterangan
1
No_spm
Varchar
25
2
Nama_potongan
Varchar
25
3
Jumlah
Money
8
Foreign key
17. tabel bagian Nama tabel
: bagian
Jumlah field
: 2
Prymary Key
: kode_bagian
Tabel 4.17 struktur file bagian No Nama Field
Type
Size Keterangan
1
Kode_bagian
Varchar
10
2
Bagian
Varchar
25
Foreign key
4.2.4.5 Kodifikasi Pengkodean merupakan proses untuk memudahkan dalam mengelompokkan data dan pemrosesannya. Selain itu pengkodean juga dapat membantu sistem informasi dalam mengidentifikasikan suatu objek, sehingga kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dalam mengidentifikasikan objek-objek tersebut dapat dihindarkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat sebagai berikut :
115
1. Kode NIP Bentuk umum
:
XXXX-XX-XX-XXXX-XX-X-
XXX 7 6 5 4 3 2 1 Keterangan
:
1
= Menunjukan tahun lahir pegawai
2
= Menunjukan bulan lahir pegawai
3
= Menunjukan tanggal lahir pegawai
4
= Menunjukan tahun pengangkatan CPNS
5
= Menunjukan bulan pengangkatan CPNS
6
= Menunjukan jenis kelamin, 1 untuk pria, 2 untuk wanita
7
= Menunjukan nomor urut pegawai
Contoh NIP : 1990-01-23-2007-05-1-007 Berarti menunjukan bahwa pegawai tersebut lahir pada tahun 1990, bulan Januari , tanggal 23, pegawai tersebut
116
diangkat menjadi PNS pada tahun 2007 bulan mei, jenis kelamin pria dan nomor urutnya adalah 007
2. Kode Golongan Bentuk umum : XX Keterangan
:
XX menunjukan kode golongan Jenis golongan yang ada : 1. 1A 2. 1B 3. 2A 4. Dan lain-lain Contoh kode_golongan :2A 3. Kode bagian Kode bagian terdiri dari 4 digit yaitu : 1 digit pertama merupakan kode bagian, 3 digit terahir nomor urut bagian 4. Kode usulan Kenaikan pangkat Kode untuk usulan kenaikan pangkat yaitu sebagai berikut : 3 digit pertama merupakan kode usulan kenaikan pangkat, 4 digit kedua merupakan no_urut surat, 4 digit terahir merupakan kode ditujukannya surat.
117
Contoh : 823/0009/sekrt 5. Kode usulan Kenaikan gaji berkala Kode untuk usulan kenaikan gaji berkala yaitu sebagai berikut : 3 digit pertama merupakan kode usulan kenaikan gaji berkala, 4 digit kedua merupakan no_urut surat, 4 digit terahir merupakan kode ditujukannya surat. Contoh : 822/0005/sekrt 6. Kode surat keputusan kenaikan gaji berkala Kode untuk surat keputusan kenaikan gaji berkala yaitu sebagai berikut : 3 digit pertama merupakan kode surat keputusan kenaikan gaji berkala, 4 digit kedua merupakan no_urut surat,
4
digit
terahir
merupakan
kode
tempat
diprosesnya surat surat. Contoh : 822.2/0005/sekrt 7. Kode ipktp Kode untuk ipktp yaitu sebagai berikut : 3 digit pertama merupakan kode ipktp, 4 digit kedua merupakan no_urut ipktp, 4 digit terahir merupakan kode tempat diprosesnya surat. Contoh : IPK/0005/kepegawaian
118
8. Kode TTP Kode untuk ttp yaitu sebagai berikut : 3 digit pertama merupakan kode ttp, 4 digit kedua merupakan no_urut ttp, 4 digit terahir merupakan kode tempat diprosesnya surat. Contoh : TTP/0002/keuangan 9. Kode SPM Kode untuk spm yaitu sebagai berikut : 3 digit pertama merupakan kode spm, 4 digit kedua merupakan no_urut ttp, 2 digit ketiga merupakan kode belanja, 4 digit terahir merupakan tahun diprosesnya surat. Contoh : 931/0004/LS/2011 4.2.5
Perancangan Antar Muka Perancangan antar muka berfungsi untuk menjelaskan tentang
perancangan program sistem informasi kepegawaian yang dibangun meliputi struktur menu, perancangan input dan perancangan output. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pengguna dalam mengetahui proses input dan output yang terdapat pada program aplikasi sistem informasi kepegawaian pada BKPPMD. Untuk lebih jelasnya perancangan antar muka dapat dilihat dibawah ini.
119
4.2.5.1 Struktur Menu Struktur Menu merupakan bentuk umum dari suatu perancangan program aplikasi yang dapat memudahkan untuk melihat
dan
memfungsikan
sesuai
dengan
kebutuhannya.
Perancangan struktur program aplikasi tersebut merupakan perancangan program secara keseluruhan baik dari tampilan menu aplikasi, menu inputan, dan menu laporan. Maksud dari struktur menu adalah untuk memberikan suatu deskripsi tentang program yang sedang dibuat. Berikut adalah struktur menu yang penulis buat mengenai Sistem Informasi Kepegawaian. Menu program
File
Login
Input Data
Proses
Pegawai
Laporan
Help
Kenaikan Pangkat
SKKPT
Help
Gaji Berkala
SKKGB
About
Logout Penilaian perliku & Kinerja
Keluar TTP
SPM
Gambar 4.23 Struktur Menu
4.2.5.2 Perancangan Input Perancangan input merupakan desain yang dirancang untuk menerima masukan dari pengguna (user) sistem. Dimana pada
120
perancangan input yang penulis buat meliputi bentuk dokumendokumen dasar yang akan digunakan untuk mendapatkan data dalam perancangan tersebut. Perancangan input yang dibuat haruslah dapat memberikan penjelasan bagi pemakainya, baik dari bentuk maupun dari masukan-masukan yang akan diisi. Adapun perancangan
input yang akan dibuat pada sistem informasi
Kepegawaian adalah sebagai berikut : 1. Desain Form Login Sebelum masuk ke dalam menu utama, pengguna terlebih dahulu harus mengisi form login. Dimana form login ini digunakan untuk otorisasi terhadap pemakai (user). Menu ini akan meminta User Name dan Password sebelum masuk ke sistem. Jika sudah diisi kemudian tekan enter pada Keyboard. Desain form Login dibuat seperti pada gambar dibawah ini.
User Password
Login
Batal
Gambar 4.24 Rancangan Tampilan Menu Login
121
2.
Design Form Menu Dalam perancangan program yang akan penulis buat tampilan
menu utama terdapat 5 bagian yaitu, File, input Data, Proses, Laporan, dan help. Form menu tersebut merupakan menu utama dimana form ini akan tampil jika user berhasil masuk ke form login. FILE
INPUT DATA
PROSES
LAPORAN
HELP
Gambar 4.25 Rancangan menu utama Setelah berada pada menu utama, maka pada perancangan input yang penulis buat berdasarkan tema dari sistem informasi Kepegawaian ini adalah sebagai berikut : a) Data pegawai, merupakan form yang berfungsi untuk melihat data-data pegawai yang ada di BKPPMD. Desain form data pegawai sebagai berikut
122
Gambar 4.26 Rancangan data Pegawai b) Desain Form Master Data pegawai Rancangan form master data pegawai berfungsi untuk mengisi, dan mengubah data pegawai oleh admin.
NIP
/
Nama Pegawai Tempat/Tgl Lahir Tempat/Tgl Lahir
Enter text
/
Enter text
23/01/1990
nJenis Kelamin
Enter text
V
Agama Agama
Enter text
V
Pendidikan Pendidikan Gol/Pangkat Gaji GajiPokok Pokok
Enter text Enter text Enter text
UnitKerja Kerja Unit
Enter text
Alamat AlamatRumah rumah
Enter text
Jabatan Jabatan
Enter text
TMT TMTGolongan Golongan Masa Kerja Masa Kerja
Nama suami/istri
Enter text
Enter text
23/01/1990
V
V
Tgl Lahir
23/01/1990
V
Tgl Menikah
23/01/1990
V
Enter text
Jumlah anak
.. .. ... .. .
Enter text
Simpan
Keluar
.. .. .
Enter text
Gambar 4.27 Rancangan Input data Pegawai
123
c)
Form Usulan Kenaikan Pangkat, merupakan form yang
digunakan admin ini berfungsi untuk menambah dan menyimpan data-data pegawai yang mengusulan Kenaikan pangkat. Tanggal NIP
V
cari
Nama Golongan
V
Diusulkan naik pangkat menjdai
cetak
Golongan
V
Golongan TMT
V
tambah
keterangan
simpan
hapus
batal
keluar
Gambar 4.28 Rancangan form usulan KP
d)
Form skkp ini digunakan admin untuk menginputkan data
pegawai yang sudah mendapatkan surat keputusan kenaikan pangkat.
No SK
No SK BKN : NIP
cari
Nama
Pangkat lama
Tanggal SK
V
Pangkat baru
Golongan TMT
Golongan TMT
V
Masa kerja
Masa kerja
Gaji pokok
Gaji pokok
Update
Batal
Keuar
Gambar 4.29 Rancangan form SKKP
V
124
e) Form data skkp ini berfungsi untuk melihat data pegawai yang sudah mendapatkan skkp. Berikut design form data skkp :
pencarian V
cari
tambah
Hapus
Ubah
Gambar 4.30 Rancangan form data SKKP f)
Form cetak laporan ini digunakan kepala BKPPMD untuk mencetak laporan usulan kenaikan pangkat dan kenaikan pangkat. Berikut design form cetak laporan : Cetak laporan
Usulan kenaikan pangkat Kenaikan pangkat
Gambar 4.31 Rancangan cetak laporan SKKP
125
g) Form usulan kenaikan gaji berkala digunakan admin untuk menambah
dan
menyimpan
data-data
pegawai
yang
mengusulan Kenaikan gaji berkala. Berikut design form usulan kenaikan gaji berkala :
No usulan :
Tanggal
NIP
V
cari
Nama Golongan
V
Gaji pokok Diusulkan naik gaji menjadi
cetak tambah
Gaji pokok gaji TMT
simpan
hapus
V
batal
keluar
Gambar 4.32 Rancangan form usulan kenaikan gaji berkala h) Form skkgb digunakan admin untuk menginputkan data pegawai yang sudah mendapatkan skkgb. Berikut design form skkgb :
No SK : NIP
cari
Tanggal SK
V
Nama Gaji lama
Gaji baru
Gaji pokok
Gaji pokok
keterangan V
simpan
Batal
hapus
Gambar 4.33 Rancangan form SKKGB
126
i)
Form data skkgb ini berfungsi untuk melihat data pegawai yang sudah mendapatkan skkgb. Berikut design form data skkgb :
pencarian V
cari
tambah
Hapus
Ubah
Gambar 4.34 Rancangan form data skkgb j)
Form cetak laporan ini digunakan kepala BKPPMD untuk mencetak laporan usulan kenaikan gaji berkala dan kenaikan kenaikan gaji berkala. Berikut design form cetak laporan : Cetak laporan
Usulan kenaikan gaji berkala Kenaikan gaji berkala
Gambar 4.35 Rancangan cetak laporan kenaikan gaji berkala
127
k) Form ipktp digunakan pejabat penilai untuk menginputkan nilai prestasi dan kinerja pegawainya untuk mengetahui jumlah tambahan penghasilan. Berikut design form ipktp : Pejabat yang menilai
Pejabat yang dinilai
nama
nama
nip
nip
cari
Pangkat/gol
cari
Pangkat/gol
jabatan
jabatan
V
Unit kerja
V
Unit kerja
Perilaku kerja
nilai
Prestasi kerja
Hadir terlambat tanpa ijin
nilai
Pelaksanaan tugas pokok
Pulang lebih cepat tanpa ijin
Pelaksanaan tugas pokok tambahan
Tidak masuk kerjatanpa ijin Tidak melaksanaka tugas kedinasan Dikenaik sanksi sesuai PP no 53 tahun 2010
tambah
simpan
batal
exit
Jumlah proporsi tambahan TP aspek perilaku kerja (A) Jumlah proporsi tambahan TP aspek prestasi kerja (B)
Jumlah total proporsi tambahan
Gambar 4.36 Rancangan form penilaian pegawai l)
Form ttp digunakan bag. Keuangan untuk menghitung jumlah keseluruhan
tambahan
penghasilan
pegawai
Berikut design form ttp : No ttp cari
pajak Jum bersih
Nama Golongan
V
Tanggal
Kode ipktp
V
keterangan
add
tambah
simpan
cetak
Gambar 4.37 Rancangan form input ttp
BKPPMD.
128
m) Form spm ini digunakan oleh bag. Keuangan untuk menghitung jumlah pengeluaran perbulannya. Berikut design form spm :
No spm
Tanggal
bendahara Id ttp
V
No potongan V jumlah
Id kegiatan keterangan uraian jumlah add
Jumlah bersih
add
tambah
simpan
Gambar 4.38 Rancangan form input spm
4.2.5.3 Perancangan Output Perancangan output dapat digunakan untuk menghasilkan suatu informasi. Perancangan output ini akan menampilkan data keluaran atau laporan yang diinginkan untuk siap melakukan percetakan dengan sumber data. Adapun bentuk tampilan keluaran berupa laporan-laporan seperti yang dijelaskan dibawah ini.
129
a) Surat usulan kenaikan gaji berkala. Output surat usulan kenaikan pangkat dapat digunakan setelah admin ( Bag. Kepegawaian dan umum ) menginputkan data pegawai yang mengusulkan kenaikan gaji berkala.
PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT LOGO
BKPPMD JL.SUMATRA NO 50
DAFTAR USULAN KENAIAKN GAJI BERKALA BKPPMD PROVINSI JAWA BARAT PERIODE : NO
NAMA
NIP
GAJI LAMA
GAJI BARU
JABATAN
KETERANGAN
BANDUNG KEPALA BKPPMD
NIP
Gambar 4.39 Rancangan output usulan KGB b) Surat usulan kenaikan pangkat Output surat usulan kenaikan pangkat dapat digunakan setelah admin ( Bag. Kepegawaian dan umum ) menginputkan data pegawai yang mengusulkan kenaikan pangkat.
PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT LOGO
BKPPMD JL.SUMATRA NO 50
DAFTAR USULAN KENAIAKAN PANGKAT BKPPMD PROVINSI JAWA BARAT PERIODE : NO
NAMA
NIP
GAJI LAMA
GAJI BARU
JABATAN
KETERANGAN
BANDUNG KEPALA BKPPMD
NIP
Gambar 4.40 Rancangan output usulan Kenaikan Pangkat
130
c) Laporan kenaikan pangkat Output laporan kenaikan pangkat dapat digunakan oleh Kepala BKPPMD jika ingin melihat laporan kenaikan pangkat.
PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT LOGO
BKPPMD JL.SUMATRA NO 50
LAPORAN DATA KENAIAKAN PANGKAT BKPPMD PROVINSI JAWA BARAT PERIODE : NO
NAMA
NIP
GOL LAMA
GOL BARU
JABATAN
KETERANGAN
BANDUNG KEPALA BKPPMD
NIP
Gambar 4.41 Rancangan laporan data kenaikan pangkat d) Laporan kenaikan gaji berkala Output laporan kenaikan pangkat dapat digunakan oleh Kepala BKPPMD jika ingin melihat laporan kenaikan pangkat.
PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT LOGO
BKPPMD JL.SUMATRA NO 50
LAPORAN DATA KENAIAKAN PANGKAT BKPPMD PROVINSI JAWA BARAT PERIODE : NO
NAMA
NIP
GAJI LAMA
GAJI BARU
JABATAN
KETERANGAN
BANDUNG KEPALA BKPPMD
NIP
Gambar 4.42 Rancangan laporan kenaikan gaji berkala
131
e) Laporan tambahan tunjangan penghasilan (ttp) Output laporan tambahan tunjangan penghasilan (ttp) dapat digunakan oleh Kepala BKPPMD jika ingin melihat laporannya setiap bulanya..
PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT LOGO
BKPPMD JL.SUMATRA NO 50
DAFTAR TAMBAHAN PENGHASILAN BKPPMD PROVINSI JAWA BARAT PERIODE : NO
NAMA
GOL
JABATAN
TTP SEBELUM PAJAK
PAJAK
TTP DITERIMA
BANDUNG BENDAHARA PENGELUARAN
NIP
Gambar 4.43 Rancangan output TPP 4.2.6
Perancangan Arsitektur Jaringan Arsitektur jaringan pada penerapan sistem informasi kepegawaian di BKPPMD yaitu menggunakan topologi star, keuntungan dari pemakaian topologi ini adalah: - Mudah dalam instalasi dan pengkabelan - Tidak ada gangguan dalam jaringan, pada saat memasang peralatan ataupun melepas peralatan - Mudah untuk mendeteksi kesalahan - Mudah untuk melepas peralatan
132
Server Kepegawaian
Bag.keuangan
Switch Kepala BKPPMD
Pejabat penilai
Gambar 4.43 Perancangan Arsitektur Jaringan (topologi star)
