BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisis Sistem Yang berjalan Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. 4.1.1 Analisis Dokumen Analisis dokumen diperlukan untuk mengetahui dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu perusahaan. Selain itu, analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui secara lebih jelas fungsi dari semua dokumen yang ada pada Yayasan SMP Ganesha Bandung. Melalui observasi dan wawancara dapat diketahui system yang sedang berjalan pada Yayasan SMP Ganesha Bandung saat ini dalam hal pengolahan data registrasi pendaftaran calon siswa baru, penjadwalan dan penilaian masih secara manual, pada halnya dalam mengefesienkan waktu dan pelaksanaan akademik pengolahan data pendaftaran, penjadwalan dan penilaian siswa seharusnya dilakukan secara komputerisasi dan dapat diakses secara online melalui internet.
42
43
Adapun kebutuhan sistem pada Yayasan SMP Ganesha Bandung adalah sebagai berikut : 1. Pendaftaran calon siswa baru dapat dilakukan secara online untuk menghindari penumpukan data yang masuk dan antrian yang panjang karena banyaknya calon siswa baru yang datang langsung ke yayasan tersebut. 2. Pembuatan penjadwalan kegiatan belajar mengajar secara sistem acak dapat menyelesaikan permasalahan penjadwalan yang sering terjadinya jadwal guru dalam waktu yang bersamaan sehingga mengakibatkan bentrok atau doble dalam dalam mengajar. 3. Proses input dan pembuatan laporan penilaian siswa dilakukan secara komputerisasi dan hasilnya ditampilkan secara online sehingga dapat diakses oleh pihak-pihak yang membutuhkan. Untuk memenuhi kebutuhan system diatas maka dibutuhkan sistem informasi Akademik berbasis web . 4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan Analisis system yang sedang berjalan di Yayasan SMP Ganesha Bandung terdiri dari Flowmap, Diagram Konteks, dan Data Flow Diagram ( DFD ). Analisi system dalam suatu perusahaan sangat penting karena fungsi dan analisis itu sendiri yaitu untuk mengetahui bagaimana sebuah system itu berjalan agar system yang dibuat menghasilakan output yang diinginkan dan dapat mencapai tujuan yang direncanakan.
44
4.1.2.1 Flow Map system yang sedang berjalan Flow Map adalah diagram yang menujnukan aliran data berupa formulir-formulir ataupun keterangan-keterangan berupa dokumentasi yang mengalir atau beredar didalam suatu sistem. Prosedur pada sistem Informasi akademik pendaftaran yang sedang berjalan adalah: 1. Siswa datang ke panitia pendaftaran meminta informasi tentang yayasan dan meminta formulir pendaftaran,kemudian siswa mengisi formulir pendaftaran. 2. Siswa menyerahan formulir pendaftaran telah diisi dan persyaratan kepada panitia pendaftaran. 3. Panitia pendaftaran mengecek kelengkapan persyaratan dan formulir pendaftaran. 4. Jika persyaratan lengkap panitia pendaftaran akan mencatat daftar siswa baru dan NIS, jika tidak lengkap formulir dan persyaratan di serahkan kembali ke siswa. 5. Formulir persyaratan yang telah di acc diarsipkan 6. Panitia pendaftaran membuat daftar siswa baru dan NIS sebanyak dua rangkap, satu di arsipkan dan yang kedua diproses untuk membuat daftar kelas siswa 7. Panitia pendaftaran membuat laporan daftar siswa sebanyak dua rangkap, yang pertama diserahkan kepada kepala sekolah yang kedua di arsipkan.
45
Prosedur pada sistem Informasi akademik Jadwal Mengajar yang sedang berjalan adalah: 1. Guru mengisi data guru dan kemudian diserahkan ke bagian kurikulum. 2. Bagian kurikulum membuat daftar guru. 3. Bagian kurikulum mengumpulkan daftar pelajaran, daftar kelas, daftar pelajaran, daftar guru. 4. Selanjutnya bagian kurikulum membuat daftar jadwal mengajar guru sesuai dengan bidangnya masing-masing. 5. Setelah daftar jadwal dibuat dua rangkap, maka daftar jadwal mengajar yang pertama diserahkan ke guru dan yang kedua diarsipkan. Prosedur pada sistem Informasi akademik Pembagian Kelas yang sedang berjalan adalah: 1. Siswa diberi no pendaftaran oleh panitia pendaftaran dan kemudian diserahkan ke bagian kurikulum. 2. Bangian kurikulum memproses untuk dibuatkan dafttar urut siswa 3. Selanjutnya bagian kurikulum mengumpulkan data guru dan Daftar urut siswa dan kemudian dikelompokan untuk dibuat daftar kelas siswa.
46
4. Daftar kelas siswa dibuat dua rangkap, yang pertama diserahkan ke siswa dan yang kedua di arsipkan oleh bagian kurikulum. Prosedur pada sistem Informasi akademik Nilai yang sedang berjalan adalah: 1. Siswa menyerahkan lembar tugas dan lembar ujian ke guru, dan guru menghitung nilai komulatif siswa untuk dijadikan daftar nilai komulatif 2. Nilai komulatif siswa dibuat dua rangkap, yang pertama diserahkan ke wali kelas yang kedua di arsipkan oleh guru. 3. Nilai komulatif yang telah diberikan oleh guru ke wali kelas, kemudian wali kelas mengolah daftar nilai siswa untuk dijadikan raport bayangan dan wali kelas menyerahkan ke siswa. 4. Lembar kerja perbaikan nilai diserahkan ke guru, dan guru memberikan nilai perbaikan, kemudian guru menyerahkan daftar nilai perbaikan ke wali kelas. 5. Wali kelas memperbaiki daftar nilai awal dibuat dua rangkap,yang pertama di arsipkan yang kedua di proses untuk dijadikan raport. 6. Raport
diserahkan
ke
Kelapa
sekolah
untuk
di
tanda
tangan>
Raport yang sudah di tanda tangan oleh kepala sekolah di serahkan oleh wali kelas kepada siswa.
47
Siswa
Panitia Pendaftaran
Formulir yang telah diisi
Kepala Sekolah
Formulir yang telah diisi
daftar persyaratan
daftar persyaratan
cek formulir pendaftaran dan persyaratan
tidak lengkap
Formulir yang telah diisi
daftar persyaratan
lengkap Cek kelangkapan
Formulir pendaftaran yang telah di acc
Formulir yang telah diisi
A
daftar persyaratan daftar persyaratan yang telah di acc
Membuat daftar siswa baru dan NIS
1 Daftar siswa baru dan NIS 2 B
membuat daftar kelas siswa
1 daftar kelas siswa 2
C
membuat laporan daftar siswa
laporan daftar siswa
laporan daftar siswa
Gambar 4.1 Flowmap pendaftaran siswa yang sedang berjalan berjalan
48
Keterangan: A : Arsip formulir pendaftaran dan persyaratan yang telah di acc B : Arsip aftar siswa baru dan NIS C : Arsip daftar kelas siswa Guru
Bagian kurikulum
Data Guru
Data Guru
C
D
Membuat daftar guru Daftar Kelas Daftar Guru
Daftar Pelajaran Membuat daftar jadwal mengajar guru sesuai dengan bidangnya
Daftar Kelas
Daftar Pelajaran
Daftar Guru 1
daftar jadwal mengajar
daftar jadwal mengajar 2
E
F
Gambar 4.2 Flowmap Jadwal Mengajar yg berjalan Keterangan: C : Arsip Daftar Kelas D : Arsip Daftar Pelajaran E : Arsip Daftar Guru F : Arsip Jadwal Mengajar
49
Bagian kurikulum
Siswa
No. pendaftaran
No. Pendaftaran
Mengurutkan no.pendaftaran siswa dan membuat daftarnurut suswa
A
Daftar urut siswa
Data Guru
Mengelompokka n daftar urut siswa dan membuat daftar kelas siswa
daftar kelas siswa
Data Guru
1 daftar kelas siswa 2 C
t
Gambar 4.3 Flowmap Pembagian Kelas Siswa yg Sedang Berjalan Keterangan: A : Arsip Data Guru C: Arsip Daftar kelas siswa
50
Siswa
lembar tugas
lembar ujian
Guru
Wali Kelas
Kepala Sekolah
1 nilai komulatif siswa
lembar tugas
lembar ujian mengolah daftar nilai siswa
menghitung nilai komulatif
daftar nilai siswa 1 nilai komulatif siswa 2 membuat raport bayangan A1
daftar nilai siswa A2
raport bayangan
lembar kerja perbaikan nilai
raport bayangan
lembar kerja perbaikan nilai
daftar nilai perbaikan
memberikan nilai perbaikan
memperbaiki daftar nilai awal
daftar nilai perbaikan
daftar nilai yang sudah di perbaiki
daftar nilai perbaikan
A3 raport
raport
penanda tanganan raport
raport yang sudah di tanda tangan
raport yang sudah di tanda tangan
A4
raport
raport
Gambar 4.4 Flowmap Nilai Siswa yg Sedang Berjalan
51
Keterangan: A1 : Arsip Nilai Komulatif Siswa A2 : Arsip Daftar Nilai Siswa A3 : Arsip Nilai Perbaikan A4 : Arsip Raport yang sudah di tanda tangan
4.1.2.2 Diagram Konteks Diagram Konteks merupakan alat sruktur analisis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara
garis besar atau secara keseluruhan.
Diaagram konteks adalah kasusu khusus dari data alir diagram atau bagian dari data alir diagram yang berfungsi memetakan model lingkaran yang mewakili keseluruhan sistem. Pada diagram Konteks ini sistem Informasi yang dibuat akan menghasilkan sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan informasi yang dihasilkan. Untuk lebih jelasnya diagram konteks sistem akademik dapat digambarkan sebagai berikut.
data ujian data tugas data persyaratan Siswa
data pendaftaran
SISTEM INFORMASI AKADEMIK
laporan data siswa
Kepala Sekolah
data daftar kelas dan NIS data Raport
Gambar 4.5 Gambar Diagram Konteks yang sedang bejalan
52
4.1.2.3 Data Flow Diagram Yang Sedang Berjalan Data Flow Diagram adalah diagram alir yang di presentasikan dengan lambanglambang tertentu.
Dengan adanya data flow diagram (DFD), maka penulisan suatu
program akan menjadi lebih mudah dalam pelaksanaannya. Karena menggunakan lambang-lambang yang bersifat standar yang ditetapkan secara umum dalam penulisan desain. Pembuatan DFD ini bertujuan untuk menggambarkan sistem yang berjalan sebagai kerja jaringan antar prosedur yang berhubungan satu sama lainnya. Data Flow diagram yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
daftar kelas daftar persyaratan
Siswa
daftar siswa baru
formulir pendaftaran
daftar kelas
daftar siswa baru
3.0 membuat daftar kelas siswa daftar persyaratan formulir pendaftaran
1.0 pengecekan perlengkapan
persyaratan yang telah di acc formulir yang telah di acc
2.0 membuat daftar siswa baru dan NIS
4.0 membuat laporan daftar siswa laporan daftar siswa
Kepala Sekolah
Gambar 4.6 DFD pendaftaran yang sedang berjalan
53
daftar jadwal mengajar guru
data guru
Guru
daftar guru 1.0 membuat daftar guru
daftar guru
2.0 membuat daftar mengajar guru
daftar jadwal mengajar
Gambar 4.7 DFD Jadwal mengajar yang sedang berjalan
Siswa
no pendaftaran
1.0 memgurutkan no urut pendaftaran dan membuat dafatr siswa
data guru
daftar urut siswa
daftar kelas
2.0 mengelompokon no urut siswa dan membuat daftar kelas siswa
daftar kelas
Gambar 4.8 DFD Pembagian kelas yanng sedang berjalan
54
lembar ujian Siswa
laporan nilai siswa
lembar tugas nilai komulatif
2.0 mengolah daftar niali
7.0 membuat laporan nilai siswa
1.0 menghitung nilai komulatif
Kepala Sekolah
daftar nilai yang telah diperbaiki
nilai komulatif
lembar kerjaperbaikan
4.0 memberikan nilai perbaikan
nilai perbaikan
5.0 memperbaiki daftar nilai awal
daftar nilai yang telah diperbaiki
6.0 tulis nilai akhir ke raport
daftar nilai perbaikan
Raport
Gambar 4.9 DFD Nilai yang sedang berjalan 4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan Secara keseluruhan sistem yang sedang berjalan sudah cukup baik, namun masih terdapat kekurangan misalnya masih menggunakan proses secara manual yaitu dengan pencataan melalui kertas misalnya pada proses pencatatan data siswa akibatnya pencarian data siswa sulit untuk dilakukan dan data-data tersebut seringkali hilang. 4.2 Perancangan Sistem Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai maka melakukan tahap perancangan sistem. Pada tahap ini dirancang perangkat lunak yang tujuan untuk
merancang sistem informasi akademik pada Yayasan SMP Ganesha
Bandung. Karena hasil analisis sistem yang sedang berjalan dapat dibuat atau di rancang dengan sistem yang baru.
55
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai gambaran dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan utuh. Tahap ini dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan. Tujuan perancangan sistem diantaranya adalah sebagai berikut: 1.
Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem
2.
Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli - ahli teknik lainnya yang terlibat.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan Gambaran umum sistem yang diusulkan merupakan tahapan lebih lanjut dari sistem yang sedang berjalan, yang merupakan usulan pemecahan masalah yang dapat membantu dan mempersempit permasalahan yang timbul dari sistem yang dianalisis. 4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan Perancangan prosedur merupakan awal dari pembuatan sistem yang akan dibuat, dimana dapat dilihat proses-proses apa saja yang nantinya diperlukan dalam pembuatan suatu sistem. Sedangkan perancangan prosedur yang diusulkan merupakan tahap untuk memperbaiki atau meningkatkan efisiensi kerja. Perancangan prosedur pada Yayasan SMP Ganesha Bandung yang akan di usulkan sebagai berikut : 1. User membuka situs website Pada Yayasan SMP Ganesha Bandung. 2. User mencari data siswa, data guru, data penjadwalan, data kelas dan data nilai.
56
3. User melihat data siswa, data guru, data penjadwalan, data kelas dan data nilai 4.2.3.1 Diagram Kontek Diagram Konteks merupakan alat sruktur analisis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara
garis besar atau secara keseluruhan.
Diagram konteks adalah kasus khusus dari data alir diagram atau bagian dari data alir diagram yang berfungsi memetakan model lingkaran yang mewakili keseluruhan sistem, seperti gambar dibawah ini:
data pendaftaran data tugas dan ujian Siswa
data guru
sistem informasi akademik berbasis web SMP Ganesha
laporan data siswa
Kepala Sekolah
informasi data daftar kelas informasi data nilai informasi pendaftaran
Gambar 4.10 Diagram Kontek yang diusulkan 4.2.3.2 Data Flow Diagram (DFD) Merupakan penurunan dari diagram kontek. DFD merupakan pengembangan system yang terstruktur dan dapat menggambarkan aliran data didalam system yang jelas. Seperti digambarkan dibawah ini adalah gambar DFD Akademik yang diajukan:
57
Kelas
Siswa
data calon siswa
data kelas data siswa
data calon siswa
Kepala Sekolah
data daftar pelajaran
1.0 pengolahan data siswa
data siswa 2.0 pengolahan data guru
siswa
data daftar pelajaran
data jadwal
Bagian Kurikulum
data daftar pelajaran 3.0 pengolahan data nilai
data nilai siswa
5.0 pembuatan jadwal
4.0 pembagian kelas
data kelas
Guru
Guru
daftar pelajaran
Akademik data guru
Gambar 4.11 Data Flow Diagram level 1 Akademik yang diusulkan
Siswa
data calon siswa
1.1 pengecekan data siswa
2.1 input data siswa baru
kepala sekolah
data calon siswa
data siswa
siswa
3.1 cek data siswa
dara siswa
data calon siswa
Gambar 4.12 Data Flow Diagram level 2 proses 1 Akademik yang diusulkan
58
Guru
data user name dan password guru data nilai siswa
Akademik
username dan password valid
3.0 login guru
data nilai siswa 3.1 input data nilai siswa
data user name dan password Siswa
3.2 login siswa
username dan password valid
3.3 mengakses nilai
Gambar 4.13 Data Flow Diagram level 1 proses 3 Akademik yang diusulkan 4.2.3.4 Kamus Data Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu info yang digunakan untuk mendefinisikan data yang mengalir dalam sistem secara lengkap. 1. Nama arus data
: Data calon Siswa
Alias
:-
Aliran data
: siswa-proses 1
Struktur data
: No.pendaftaran, Nama calon siswa, Alamat, tempat tanggal lahir, Jenis Kelamin, Nama Ayah, Nama Ibu, Pekerjaan Ayah, Pekerjaan Ibu, Asal Sekolah, Asal Sekolah, Agama, No. STTB
59
2. Nama arus data
: Data siswa
Alias
:-
Aliran data
: file data siswa- proses1, proses1- database akademik, proses1-pelajaran, proses1- kepala sekolah
Struktur data
:NIS, Nama siswa, No.pendaftaran, Alamat, Tempat tanggal lahir, Jenis Kelamin, Nama Ayah, Nama Ibu, Pekerjaan Ibu, Asal Sekolah, No. STTB, Tahun Ajaran,
3. Nama arus data Alias
: DataGuru :-
Aliran data
: Guru-proses2, proses2-file guru, proses2-kelas
Struktur data
: NIP, Nama guru, Alamat, Status, Tempat tanggal lahir, Agama, Pendidikan, Jenis Kelamin, jam mengajar, hari, tahun ajaran
4. Nama arus data
: Data Kelas
Alias
:-
Aliran data
: Proses 4-Guru,
Struktur data
: Kode Kelas, Nama Kelas, Tahun Ajaran
5. Nama arus data
: Daftar Nilai
Alias
:-
Aliran data
: Proses3-database akademik
Struktur data
: Kode Nilai, nama nilai, nilai rata-rata, UTS, UAS, Nilai tugas
60
4.2.4 Perancangan Basis Data Perancangan basis data merupakan perancangan yang digunakan untuk pembuatan dan penyimpanan data ke dalam sistem yang terdiri dari beberapa file database. Pada Perancangan basis data ini akan dibahas : 1. Normalisasi 2. Relasi Tabel 3. Entity Relationship Diagram (ERD) 4. Struktur File 4.2.4.1 Normalisasi Normalisasi adalah suatu proses memperbaiki atau membangun dengan model data relasion dan dengan secara umum lebih tepat dikoneksikan dengan model data secara logika. Ada beberapa aturan didalam perancangan database yang disebut aturan normalisasi. Aturan ini membantu dalam merancang data yang normal. Database dianggap normal jika data tidak mempunyai pengulangan informasi atau tidak menimbulkan keanehan dalam proses update (penyimpanan data ) atau delete ( penghapusan data ). Walaupun jumlah aturan ini bervariasi, aturan dasar normalisasi sebenarnya ada tiga diantanya adalah aturan normalisasi pertama, kedua, dan ketiga. Pada bagian ini penulis akan memulai dengan bentuk Unnormal , Normal pertama, Normal kedua.
61
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized form) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan di rekam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu , dapat saja tidak lengkap atau terpublikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput. Tabel berikut merupakan bentuk tidak normal dari system akademik berbasis web
Nama_calon_siswa, Alamat, tempat_tanggal_lahir, Jenis_kelamin, Nama_ayah, Nama_ibu, Pekerjaan_ayah, Pekerjaan_ibu, Asal_Sekolah, Agama, No_ STTB, No_pendaftaran,
NIS,
Nama_siswa,
No_pendaftaran,
Alamat,
Tempat_tanggal_lahir, Jenis _kelamin, Nama _ayah, Nama_ibu, Pekerjaan_ayah, Pekerjaan_Ibu, Asal_Sekolah, No_STTB, Tahun_ajaran, NIP, Nama_guru, Alamat,
Tempat_tanggal_lahir,
Agama,
Pendidikan,
Jenis_Kelamin,
Kode_Pelajaran, Nama_pelajaran, Kode_Kelas, Nama_Kelas, Tahun_Ajaran, Kode_Nilai, nama_nilai, UTS, UAS, Tugas, jam_mengajar, hari, tahun_ajaran
2.
Bentuk Normalisasi pertama Bentuk ini pada dasarnya sangat sederhana, yaitu dengan tahap menghilangkan beberapa kelompok atau group yang berulang. Bentuk pertama ini tidak membutuhkan table dipecah-pecah ke dalam banyak table menjadi baris-baris tambahan. Dibawah ini merupakan table yang berada pada bentuk normal pertama. Nama_calon_siswa,
nama_siswa,
Alamat,
Tempat_tanggal_lahir,
Jenis_kelamin Nama_Ayah, Nama_Ibu, Pekerjaan_Ayah, Pekerjaan_Ibu, Asal_sekolah, Agama, NIS, Tahun_Ajaran, NIP, Nama_Guru, Pendidikan, No_Telepon, Jenis_Kelamin, Kode_pelajaran, Nama_Pelajaran, Kode_Kelas, Nama_Kelas, Kode_Nilai, Nama_nilai, UTS, UAS,Tugas, Nilai rata-rata, jam mengajar, hari, tahun ajaran
62
3. Bentuk Normalisasi kedua
Calon Siswa : No_Pendaftaran*, Nama_ Siswa, Tempat_tanggal_lahir, Jenis_Kelamin Alamat, Nama_Ayah, Nama_Ibu, Pekerjaan_Ayah, Pekerjaan_Ibu, Agama, Asal Sekolah, Golongan darah, Jumlah Saudara, Anak ke, No. STTB Siswa
: NIS*, nama_siswa
Guru
: NIP*, Nama, Tempat_tanggal_lahir, Alamat, Agama, Pendidikan, Jenis_Kelamin. No_Telepon
Jadwal
: Hari, Jam_mengajar, Tahun_ajaran
Pelajaran
: Kode_pelajaran*, Nama_Pelajaran
Kelas
: Kode_Kelas*, Nama_Kelas
Nilai Siswa
: Kode_Nilai*, Nama_Nilai , UAS, UTS, Tugas, Nilai_rata_rata
4. Normalisasi ke tiga Calon Siswa
: No_Pendaftaran*, Nama_siswa, Tempat_tanggal_lahir, Jenis_kelamin, Alamat, Nama_Ayah, Nama_Ibu, Pekerjaan_Ayah, Pekerjaan_Ibu, Agama, Asal_Sekolah, Golongan_darah, Jumlah_Saudara, Anak_ke, No. STTB, Tahun_ajaran
Siswa
: NIS*, No.pendaftaran**,Kode kelas**
Kelas
: Kode Kelas*, Nama Kelas, Jumlah Siswa, NIP**, Tahun Ajaran
Guru
: NIP*, Nama_Guru, Tempat_tanggal_lahir, Alamat, Pendidikan, Agama, No_Telepon, Jenis_kelamin, Kode_pelajaran**
Jadwal
: NIP**,
Kode pelajaran**, Jam mengajar, Kode Kelas**, Hari,
Tahun_ajaran Pelajaran
: Kode_pelajaran*, Nama_Pelajaran
Nilai Siswa
: NIP**, NIS**, Kode_Pelajaran**, UTS, UAS, Tugas, Nilai_rata_rata
63
4.2.4.2 Relasi Tabel Relasi adalah hubungna antara suatu himpunan entitas dengan himpunanan entitas yang lainnya. Tabel relasi digunakan untuk mengelompokan data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasi yang berfungsi untuk mengakses data sehingga database tersebut mudah dimodifikasi. Dibawah ini adalah gambar relasi tabel Akademik pada Yayasan SMP Ganesha Bandung.
Calon siswa No_Pendaftaran* Nama_siswa Tempat_tanggal_lahir Jenis_kelamin Alamat Nama_Ayah Nama_Ibu Pekerjaan_Ayah Pekerjaan_Ibu, Agama Asal_Sekolah Golongan_darah Jumlah_Saudara Anak_ke No. STTB_Tahun_ajaran
Siswa NIS* No.pendaftaran** Kode kelas**
Guru
Nilai Siswa NIP** NIS** Kode_Pelajaran** UTS UAS Tugas Nilai_rata_rata Pelajaran Kode_ pela ja ra n* Nama_Pelajaran
Kelas Kode Kelas* Nama Kelas Jumlah Siswa NIP** Tahun Ajaran
Jadwal NIP** Kode pelajaran** Jam mengajar Kode Kelas** Hari Tahun_ajaran
Gambar 4.14 Relasi Tabel
NIP* Nama_Guru Tempat_tanggal_lahir Alamat Pendidikan Agama, No_Telepon Jenis_kelamin Kode_pelajaran**
64
4.2.4.3 Entity Relationship Diagram ERD merupakan suatu model data yang dikembangkan berdasarkan objek. ERD digunakan untuk menjelaskan hubungan atar data dalam basis data kepada pemakai secara logika. Kesatuan relasi sistem dapat diketahui dari item data yang menghubungkan suatu arsip ke arsip lain. Sedangkan data yang direalisasikannya didapat dari hasil analisa kebutuhan informasi yang tergambar pada dokumen masukan dan keluaran, dimana selanjutnya dari data tersebut ditentukan entitas serta relasinya yang ditunjukkan dengan model relasi. Kerelasian antar entitas dapat dikelompokkan dalam 3 jenis, yaitu: 1.
Satu ke satu (One To One)
2.
Satu ke banyak (One To Many)
3.
Banyak ke banyak (many To Many) Entity Relational Diagram (ERD) dari Perancangan Sistem Informasi
Akademik pada Yayasan SMP Ganesha Bandung adalah sebagai berikut:
65
Pendaftar
1
1
mendaftar
siswa
N
1
memiliki
Kelas 1
memiliki 1
Pelajaran
N
N
memiliki
Guru
N Jadwal
Gambar 4.15 Entity Relationship Diagram 4.2.4.4 Struktur File Pada tahap perancangan struktur file ini akan dijelaskan mengenai perancangan database yang akan digunakan, melakukan penyusunan file ini akan mempermudah dalam memasukan dan penyimpan data sesuai dengan pengelompokan dari data atu informasi tersebut. Adapun struktur file masing-masing dapat dilihat pada table dibawah ini: 1. Nama File
: Calon Siswa
Primary Key
:No pendaftaran
Foreign Key
:-
Tabel 4.1 Spesifikasi File Calon Siswa No
Data Field
Type
Size
Keterangan
1
No pendaftaran*
Double
-
Nomor Pendaftaran
1
Nama_Siswa
Vachar
30
Nama Siswa
66
2
Tempat_lahir
Vachar
10
Tempat lahir
3
Tanggal_Lahir
Date
-
Tanggal Lahir
4
Jenis Kelamin
Vachar
15
Jenis Kelamin
5
Alamat
Vachar
100
Alamat
6
Nama_Ayah
Vachar
30
Nama Ayah
7
Pekerjaan_Ayah
Vachar
30
Pekerjaan Ayah
8
Nama_Ibu
Vachar
30
Nama Ibu
9
Pekerjaan_Ibu
Vachar
30
Pekerjaan Ibu
10
Agama
Vachar
20
Agama
11
Asal_Sekolah
Vachar
50
Asal Sekolah
12
Golongan_Darah
Char
2
Golongan Darah
13
Jumlah_Saudara
Char
2
Jumlah Saudara
14
Anak_ke
Char
20
Anak ke
15
No_STTB
Vachar
20
Nomor STTB
16
Tahun Ajaran
Int
-
Tahun Ajaran
2. Nama File
: Siswa
Primary Key
:NIS
Foreign Key
:No Pendaftaran
Tabel 4.2 Spesifikasi File Siswa
67
No
Data Field
Type
Size
Keterangan
1
No_pendaftaran**
Double
-
No Pendaftaran
2
NIS*
Double
-
Nomor Induk Siswa
3
Nama_Siswa
Vachar
30
Nama Siswa
4
Tempat_lahir
Vachar
10
Tempat lahir
5
Tanggal_Lahir
Date
-
Tanggal Lahir
6
Jenis Kelamin
Vachar
15
Jenis Kelamin
7
Alamat
Vachar
100
Alamat
8
Nama_Ayah
Vachar
30
Nama Ayah
9
Pekerjaan_Ayah
Vachar
30
Pekerjaan Ayah
10
Nama_Ibu
Vachar
30
Nama Ibu
11
Pekerjaan_Ibu
Vachar
30
Pekerjaan Ibu
12
Agama
Vachar
20
Agama
13
Asal_Sekolah
Vachar
50
Asal Sekolah
14
Golongan_Darah
Char
2
Golongan Darah
15
Jumlah_Saudara
Char
2
Jumlah Saudara
16
Anak_ke
Char
20
Anak ke
17
No_STTB
Vachar
20
Number STTB
18
Tahun_Ajaran
Int
-
Tahun Ajaran
68
3. Nama File
: Guru
Primary Key
:NIP
Foreign Key
:
Tabel 4.3 Spesifikasi File Guru No
Data Field
Type
Size
Keterangan
1
NIP*
Vachar
20
Number Induk Pegawai
2
Nama_guru
Vachar
50
Nama guru
3
Tempat _lahir
Vachar
25
Tempat lahir
4
Tanggal_lahir
Date
-
Tanggal Lahir
4
Alamat
Vachar
100
Alamat
5
Agama
Vachar
15
Agama
6
Pendidikan
Vachar
4
Pendidikan
7
No_Telepon
Vachar
20
Number Telepon
8
Jenis _kelamin
Vachar
2
Jenis Kelamin
4. Nama Tabel
: Pelajaran
Primary Key
:Kode_pelajaran
Foreign Key
:-
69
Tabel 4.4 Struktur File Pelajaran No
Data Field
Type
Size
Keterangan
1
Kode_Pelajaran*
Vachar
6
Kode pelajaran
2
Nama_pelajaran
Vachar
50
Nama Pelajaran
5. Nama File
: Kelas
Primary Key
: Kode_Kelas
Foreign Key
: NIP
Tabel 4.5 Spesifikasi File Kelas No Data Field
Type
Size
Keterangan
1
Kode_Kelas*
Vachar
25
Kode Kelas
2
Nama_Kelas
Vachar
30
Nama Kelas
3
NIP**
Vachar
25
Nomor Induk Pegawai
4
Tahun Ajaran
Int
11
Tahun Ajaran
6. Nama File
: Nilai
Primary Key
:
Foreign Key
: NIP, Kode_pelajaran
70
Tabel 4.6 Spesifikasi File Nilai No
Data Field
Type
Size
Keterangan
1
NIS**
Vachar
15
Nomor Induk Siswa
2
NIP**
Vachar
20
Nomor Induk Pegawai
3
Kode_pelajaran**
Vachar
25
Kode Pelajaran
4
UTS
Int
50
Ujian Tengah Semester
5
UAS
Int
50
Ujian Akhir Semester
6
Tugas
Int
50
Tugas
7
Total Nilai
Number
Byte
Total Nilai
7. Nama File
: Jadwal
Primary Key
:
Foreign Key
: NIP
Tabel 4.7 Spesifikasi File Jadwal No Data Field
Type
Size
Keterangan
1
NIP**
Vachar
25
Number Induk Pegawai
2
Kode_Pelajaran**
Vachar
25
Kode Pelajaran
3
Hari
Vachar
25
Hari
4
Jam
Vachar
5
Tahun Ajaran
5
Kode_Kelas**
Vachar
25
Kode Kelas
71
4.2.4.5 Kodifikasi Pengkodean dibuat untuk mengidentifikasi suatu objek secara lebih singkat. Dengan dibuat pengkodean, kesalahan dalam mengidentifikasi objek dapat dikurangi dan berguna untuk mengelompokan data. tujuan pengkodean adalah untuk mempermudah proses pencarian data guna sistem informasi akademik :
1. Kode Pelajaran XX XXX Singkatan Pelajaran No Urut
Contoh: GEO singkatan dari mata pelajaran Geografi
2. Kode Kelas X X XXXX Tahun Ajaran Golongan Kelas Kelas
3.
Contoh: 7A2010 NIP XXXX XX XX XXX No Urut Pegawai Tanggal TMT Bulan TMT Tahun TMT
72
Contoh: 20090513001
4.2.5 Perancanan antar muka Perancangan antar muka ini bertujuan untuk memberikan gambaran tentang desain template pada tampilan website yang akan dibuat oleh penulis diantaranya sebagai berikut: 1.
Modul Login Modul login berisi fungsi-fungsi yang menangani proses login dan longout dari perangkat lunak Sistem Informasi Akademik. Modul ini melakukan pencocokan username pengguna, password dam hak akses pengguna yang ada dalam database. Bila cocok maka akan dialihkan kehalaman berikutnya sesuai dengan hak akses atau kategori pengguna. Bila tidak cocok maka akan ditampilkan pesan kesalahan.
2.
Modul Administrator Modul Administrator berisi fungsi-fungsi yang mengenai proses-proses pengelolaan data pengguna yang terdapat dalam database, yaitu penambahan, modifikasi, serta penghapusan data secara menyeluruh. Pada modul ini pula dapat menentukan hak akses pengguna. Administrator juga dapat berperan sebagai operator.
3.
Modul Guru Modul Guru berisi fungsi-fungsi yang mengenai proses-proses pengelolaan data nilai, yaitu penambahan, modifikasi serta penghapusan data nilai.
73
4.
Modul Siswa Modul siswa berisi fungsi-fungsi yang mengenai proses-proses untuk melihat datadata serta Informasi dan hanya memiliki hak akses pengelolaan data dirinya sendiri diantaranya daftar pelajaran, daftar nilai dan daftar jadwal pelajaran . Seperti dibawah ini tampilan input dan output modul siswa
4.2.5.1 Struktur Menu Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan menu program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer sehingga pada saat menjalankan program, user tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu yang diinginkan. Input data jadwal Jadwal Daftar Jadwal
Nilai Input data guru Guru Daftar guru
Input data siswa Login Admin
Siswa
Daftar siswa
Halaman Utama
Input Data kelas Kelas
Daftar kelas
Input data Pelajaran Pelajaran
Loguot
Daftar pelajaran
Gambar 4.16 Struktur Menu Admin
74
Input data guru Login Daftar guru Halaman Utama
Input data nilai Nilai
Daftar Nilai
Logout
Gambar 4.17 Struktur Menu User Guru Menu User
Halaman Utama
Login
Daftar guru
Daftar nilai
Daftar jadwal
Logout
Gambar 4.18 Struktur Menu User Siswa 4.2.5.2 Perancangan Input dan Output Perancangan input merupakan gambaran dalam pembuatan halaman antar muka untuk menginput data. Sedangkan perancangan output merupakan rencana pembuatan halaman antarmuka untuk keluaran sebuah program.Berikut ini adalah perancangan input dan output pada sistem informasi Akademik di Yayasan SMP Ganesha Bandung.
75
1.
Perancangan Tampilan Halaman Login Rancangan antar muka halaman ligin dapat dilihat pada gambar 4.19 terdiri dari username, dan Password serta tombol login. LOGIN
Username Password
LOGIN
BATAL
Gambar 4.19 Menu Login Admin LOGIN
Username Password
Guru
LOGIN
Siswa
Gambar 4.20 Menu Login User 2. Perancangan Halaman Utama Untuk Admin Rancangan antar muka halaman utama untuk administrator dapat dilihat pada gambar 4.21 terdiri dari beberapa bagian menu yang terdiri dari menu hak akses, penerimaan siswa, pembagian kelas, data guru, penjadwalan dan penilaian.
76
DATA JADWAL
HALAMAN UTAMA
DATA NILAI
DATA SISWA
DATA GURU
Input data jadwal
Input Data Guru
Input Data Siswa
Daftar Jadwal
Daftar Guru
Daftar Siswa
PELAJARAN
KELAS
Input Data Pelajaran Daftar Pelajaran
Data User
Input Data Kelas
LOGOUT
Data User
Daftar Kleas
Daftar User Ganti password
User Online : Admin
SELAMAT DATANG DI SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMP GANESHA ADMIN
Gambar 4.21 Modul Admin 3. Perancangan Halaman Input Guru Rancangan halaman antar muka untuk input data guru dapat dilihat pada gambar 4.22 terdiri dari beberapa menu yang terdiri dari form data guru seperti masukan NIP, Nama Guru, Tempat tanggal lahir, alamat, pendidikan, nomor telepon, tombol simpan, dan tombol batal.
HALAMAN UTAMA
DATA JADWAL
DATA NILAI
DATA GURU
DATA SISWA
PELAJARAN
KELAS
Data User
LOGOUT
Input Data Guru User Online: Admin :
Data Guru
NIP
:
Nama
:
Temapat Tanggal Lahir
:
Jenis kelamin
:
Alamat
:
Pendidikan
:
No.Telepon
:
SIMPAN
BATAL
Gambar 4.22 Form Input Data Guru
77
4. Perancangan output Daftar Guru Rancangan antar muka pada tampilan gambar 4.23 adalah untuk melihat tampilan-tampilan yang sudah di inputkan ke dalam form-form yang telah di isi,serta terdapat tombol cari yang berfungsi untuk mencari data-data guru.
HALAMAN UTAMA
DATA JADW AL
DATA NILAI
DATA GURU
DATA SISW A
PELAJARAN
KELAS
UER
LOGOUT
Dafftar Guru User Online: Admin
Daftar Guru NIP XXXXXXXX
Cari Nama
xxxxxxx
TTL
Alamat
xxxxxxxx
xxxxxxxxxxx
Pendidikan
Nomor Telepn
xx
xxxxxxxxxxx
Print
Edit
Delete
Gambar 4.23 Daftar Guru 5. Perancangan Halaman input siswa Rancangan halaman antar muka untuk input data guru dapat dilihat pada gambar 4.24 terdiri dari beberapa menu yang terdiri dari form data siswa seperti NIS, Nama, Alamat, Tempat tanggal lahir, Nama Ayah, Nama Ibu, Pekerjaan Ayah, Pekerjaan Ibu, Agama Asal Sekolah, Golongan darah, Jumlah saudara, Anak ke, No. STTB, serta tombol Simpan dan Batal.
78
HALAMAN UTAMA
DATA JADWAL
DATA NILAI
DATA GURU
DATA SISWA
PELAJARAN
KELAS
USER
LOGOUT
Input Data Siswa User Online : Admin
Data Siswa NIS
:
No.Pendaftaran
:
Nama
:
Tempat Tanggal Lahir
:
Alamat
:
Nama Ayah
:
Nama Ibu
:
Pekerjaan Ayah
:
Pekerjaan Ibu
:
Agama
:
Asal Sekolah
:
Golongan Darah
:
Jumlah Saudara
:
Anak Ke
:
No.STTB
:
SIMPAN
BATAL
Gambar 4.24 Form Input Data Siswa 6. Perancangan Tampilan Output Daftar Siswa Rancangan antar muka pada tampilan gambar 4.25 adalah untuk melihat tampilan-tampilan yang sudah di inputkan ke dalam form-form yang telah di isi, serta terdapat tombol cari yang berfungsi untuk mencari data-data siswa yang telah terdaftar.
79
HALAMAN UTAMA
DATA JADWAL
DATA NILAI
DATA GURU
DATA SISWA
PELAJARAN
KELAS
User
LOGOUT
Daftar Siswa User Online : Admin
Cari
Print
Daftar Siswa
NIS
xxxxxx
No Pendaftaran
xxx
Nama
xxxxx
Tempat Tanggal Lahir
xxxxxxxxxx
Alamat
xxxxxx
Nama Ayah
Nama Ibu
xxxxxxx
xxxxxx
Pekerjaan Ayah
xxxxxxxx
Pekerjaan Ibu
Agama
xxxxxxxx
xxxxx
Golongan Jumlah Saudara Darah
xxxx
xx
Anak Ke No.STTB
xxxxxx
xx
Edit
Delete
Gambar 4.25 Daftar Siswa 7. Perancangan Halaman Input Jadwal Rancangan halaman antar muka untuk input data pelajaran dapat dilihat pada gambar 4.26 terdiri dari beberapa menu yang terdiri dari NIP, Mata pelajaran, hari, jam, kelas serta tombol simpan dan batal.
HALAMAN UTAMA
DATA JADWAL
DATA NILAI
DATA GURU
DATA SISWA
PELAJARAN
KELAS
User
LOGOUT
Input Data Jadwal User Online: Admin Data Jadwal
NIP
:
Mata Pelajaran
:
Hari
:
Jam
:
Kelas
:
:
SIMPAN
BATAL
Gambar 4.26 Form Input Data Jadwal 8. Perancangan Tampilan Output Daftar Jadwal Rancangan antar muka pada tampilan gambar 4.27 adalah untuk melihat tampilan-tampilan yang sudah di inputkan ke dalam form-form yang telah di
80
isi, serta terdapat tombol cari yang berfungsi untuk mencari data jadwal yang telah terdaftar.
HALAM AN UTAM A
DATA GURU
D A T A S IS W A
PE L A JA R A N
KELAS
LUPA PASSW O R D
LOGOUT
D a fta r J a d w a l U se r O n lin e : A d m in
Cari
D a fta r J a d w a l
NIP
xxxxx
Hari
Pelajaran
xxxxx
Jam
xxxxx
Kelas
xx:xx
xx
Edit
Delete
Gambar 4.27 Daftar Jadwal Pelajaran 9.
Perancangan Halaman Input Data Kelas Rancangan halaman antar muka untuk input data kelas dapat dilihat pada gambar 4.28 terdiri dari beberapa menu yang terdiri dari Kode kelas, Tahun Ajaran, nama Guru serta tombol simpan dan batal.
HALAMAN UTAMA
DATA JADWAL
DATA NILAI
DATA GURU
DATA SISWA
PELAJARAN
KELAS
USER
LOGOUT
Input Data Kelas User Online :
Tambah Data Kelas
Kode Kelas
:
Tahun Ajaran
:
Guru
:
SIMPAN
BATAL
Gambar 4.28 Input Data Kelas
Admin
81
10. Perancangan Tampilan Output Daftar Kelas Rancangan antar muka pada tampilan gambar 4.29 adalah untuk melihat tampilan-tampilan yang sudah di inputkan ke dalam form-form yang telah di isi, serta terdapat tombol cari yang berfungsi untuk mencari data kelas yang telah terdaftar.
HALAMAN UTAMA
DATA JADWAL
DATA NILAI
DATA GURU
DATA SISWA
PELAJARAN
KELAS
USER
LOGOUT
Daftar Data Kelas
User Online:Admin Cari Kode Kelas
NIP
Jumlah Kelas
xxxxxxx
XX
xx
Tahun Ajaran
xxxx
Edit
Gambar 4.29 Daftar Kelas 11. Tampilan Edit Daftar Kelas Rancangan antar muka pada tampilan gambar 4.30 adalah untuk menggantikan atau mengubah data yang telah ada.
Data Kelas Kode Kleas
:
Tahun Ajaran
:
Guru
:
+
Tambah Siswa
Kembali
Gambar 4.30 form Tampilan Edit kelas
82
12. Tampilan Tambah Siswa Rancangan antar muka pada tampilan gambar 4.31 adalah untuk menabahkan siswa yang ada pada kelas tersebut. Klik tombol + Tambah Siswa No Pendaftaran v
Nama
xxxxxxx
xxxxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxxxx
v
Gambar 4.31 Tambah Siswa 13. Perancangan Halaman Input Pelajaran Rancangan antar muka pada gambar 4.32 adalah untuk menambahkan data pelajaran yang ada pada sekolahan tersebut. Tambah Pa;ajaran Kode Pelajaran Nama Pelajaran
Simpan
Batal
Gambar 4.32 Form tambah pelajaran
4.2.6 Perancangan Arsitektur Jaringan Perancangan arsiktektur jaringan adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer. Pada perancangan menu ini disesuaikan dengan fungsinya bagi pengguna agar
83
tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu-menu yang diinginkan yaitu
Basis data
perancangan menu admin dan perancangan menu user.
server
user
admin
Gambar 4.33 Perancangan Arsitektur Jaringan
