53
Bab IV Perancangan Pada bagian ini akan dipaparkan mengenai langkah-langkah perancangan kerangka kerja yang dilakukan dalam penelitian ini. Esensi dari penelitian ini yaitu membangun artifak yang meliputi constructs, models, methods, dan instantiation. Constructs yang berupa kata-kata atau simbol-simbol dan models yang berupa abstraksi direpresentasikan dalam bentuk kerangka kerja, methods yang berupa langkah-langkah atau tahapan proses direpresentasikan dalam bentuk panduan implementasi, sedangkan instantiation tidak direpresentasikan dalam penelitian ini karena perlu melalui implementasi secara nyata di lapangan. Constructs yang dimaksud dalam penelitian ini meliputi faktor-faktor penting yang dapat mempengaruhi sikap individu terhadap knowledge sharing serta aktivitas-aktivitas yang diperlukan dalam mendukung terlaksananya knowledge sharing.
Dengan
mengacu
pada kerangka kerja kajian
sistem informasi
yang
dikembangkan oleh Hevner dkk., perancangan artifak dilakukan dengan menggunakan hasil-hasil yang diperoleh dari tahap analisis (memanfaatkan konsep foundations dari Hevner dkk.) yang meliputi perspektif, faktor-faktor penting yang dapat mempengaruhi sikap individu terhadap aktivitas knowledge sharing, serta aktivitas-aktivitas pendukung. Langkah-langkah yang dilakukan meliputi penentuan objek perancangan, tujuan perancangan, metode perancangan, serta hasil perancangan yang diperoleh yaitu berupa usulan kerangka kerja untuk implementasi knowledge sharing yang disertai dengan panduan implementasi.
IV.1 Objek Perancangan Hasil yang diperoleh dari tahap analisis yang telah dilakukan berupa penetapan perspektif, penetapan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi sikap individu terhadap knowledge sharing serta aktivitas-aktivitas yang dapat mendukung implementasi knowledge sharing, merupakan objek perancangan dalam penelitian ini. Hasil penetapan pada tahap analisis tersebut digunakan sebagai dasar dalam tahap perancangan pada penelitian ini.
54
IV.2 Tujuan Perancangan Tujuan dari tahap perancangan pada penelitian ini yaitu membangun suatu usulan kerangka kerja beserta panduan implementasi sebagai alat bantu bagi organisasi dalam mengimplementasikan knowledge sharing di lingkungan organisasi pada masa mendatang. Oleh karena itu diharapkan kerangka kerja ini dapat memberi pengetahuan mengenai bagaimana cara mengimplementasikan knowledge sharing secara nyata di lingkungan organisasi dengan baik.
IV.3 Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan dalam penelitian ini dimulai dengan menetapkan
elemen-elemen
pembangun
kerangka
kerja.
Elemen-elemen
pembangun tersebut menjadi sub sistem dari keseluruhan kerangka kerja. Usulan kerangka kerja kemudian dirancang dengan berdasarkan elemen-elemen pembangun
serta
rancangan
arsitektur
umum
yang
dirancang
dengan
memperhatikan sifat fleksibilitas dari kerangka kerja.
IV.3.1 Penetapan Elemen-elemen Pembangun Kerangka Kerja Terdapat tiga elemen yang ditetapkan menjadi elemen-elemen pembangun kerangka kerja yang dihasilkan. Elemen-elemen tersebut antara lain: 1) Elemen perspektif, merupakan elemen pendukung kerangka kerja yang berfungsi untuk melihat kerangka kerja dari sudut pandang yang berbeda. 2) Elemen faktor, merupakan elemen utama kerangka kerja yang berisi faktor-faktor penting yang dapat mempengaruhi sikap individu terhadap knowledge sharing, 3) Elemen aktivitas pendukung, merupakan elemen pendukung kerangka kerja berupa aktivitas-aktivitas pendukung yang diperlukan dalam mencapai kesuksesan implementasi knowledge sharing berdasarkan faktor-faktor penting yang ada.
IV.3.2 Perancangan Arsitektur Umum Kerangka Kerja Gambar IV.1 menunjukkan rancangan arsitektur umum dari kerangka kerja yang dihasilkan dengan memanfaatkan elemen-elemen pembangun yang telah
55
ditetapkan sebelumnya. Perancangan arsitektur umum dilakukan sebagai langkah awal dan dasar bagi tahap perancangan kerangka kerja yang ingin dihasilkan dari penelitian ini. Perancangan arsitektur umum bertujuan untuk memudahkan dalam tahap perancangan kerangka kerja. Selain itu, perancangan arsitektur umum dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa kerangka kerja yang dihasilkan pada penelitian ini memiliki sifat fleksibel terhadap setiap perubahan yang dapat terjadi
Aktivitas Pendukung
Faktor‐faktor Penting
Perspektif
di masa mendatang.
Gambar IV.1 Rancangan arsitektur umum kerangka kerja
Arah panah menuju konstanta X menunjukkan bahwa kerangka kerja yang dihasilkan dapat dikustomisasi jika didapat penemuan-penemuan baru dari penelitian lebih lanjut terhadap elemen-elemen pembangun kerangka kerja. Kustomisasi yang dimaksud dapat berupa penambahan perspektif, faktor-faktor penting, ataupun aktivitas pendukung lainnya disamping perspektif-perspektif, faktor-faktor penting, dan aktivitas-aktivitas pendukung yang diperoleh pada penelitian ini.
56
Saat akan dilakukan penambahan faktor-faktor penting yang baru, maka perlu diperhatikan terlebih dahulu perspektif apa yang mewakili faktor penting tersebut. Jika dari perspektif yang ada belum dapat mewakili faktor penting tersebut, maka perlu dilakukan penetapan perspektif baru. Saat akan dilakukan penambahan perspektif baru, maka perlu diperhatikan terlebih dahulu faktor-faktor mana saja yang tercakup di dalam perspektif tersebut. Faktor-faktor penting yang telah didapat sebelumnya pun perlu dikaji ulang untuk menentukan perspektif mana yang lebih tepat mewakili faktor-faktor penting tersebut, apakah perspektif yang baru atau perspektif yang telah ada. Prinsip-prinsip perancangan tersebut perlu dilakukan mengingat faktor-faktor penting yang berpengaruh terhadap knowledge sharing sangat berkaitan erat dengan perspektif yang digunakannya.
Namun hal tersebut tidak berlaku pada aktivitas pendukung yang sifatnya multi perspektif dan multi faktor, dimana satu aktivitas pendukung dapat dikaitkan ataupun dipetakan terhadap beberapa faktor-faktor penting yang berbeda dalam beberapa perspektif yang berbeda pula. Dengan demikian penambahan aktivitas pendukung lebih bersifat fleksibel karena tidak hanya terikat pada salah satu perspektif ataupun faktor-faktor penting yang ada.
IV.3.3 Perancangan Usulan Kerangka Kerja Tahap perancangan dilanjutkan dengan melakukan perancangan usulan kerangka kerja untuk implementasi knowledge sharing. Usulan kerangka kerja yang dihasilkan merupakan kumpulan dari beberapa konsep, value, pengetahuan, serta tahapan proses yang terstruktur yang berperan sebagai alat bantu bagi organisasi dalam mewujudkan tercapainya implementasi knowledge sharing dengan baik.
Usulan kerangka kerja yang dihasilkan yaitu berupa model konseptual yang memberi informasi mengenai faktor-faktor penting yang dapat mempengaruhi sikap individu terhadap knowledge sharing serta aktivitas-aktivitas yang dapat mendukung terlaksananya knowledge sharing. Dengan adanya perspektif, maka diharapkan organisasi dapat lebih mudah dalam memusatkan perhatiannya pada faktor-faktor penting serta aktivitas-aktivitas pendukung yang perlu dilakukan.
57
Perancangan usulan kerangka kerja dibuat dengan mengacu pada rancangan arsitektur umum kerangka kerja serta hasil dari tahap analisis yang telah dilakukan sebelumnya. Berdasarkan arsitektur umum kerangka kerja yang terdapat pada Gambar IV.1, maka usulan kerangka kerja yang dihasilkan bersifat fleksibel sehingga memungkinkan untuk dikustomisasi sesuai dengan kebutuhankebutuhan yang ada, misalnya jika terjadi penambahan kolom perspektif, penambahan baris faktor-faktor ataupun penambahan baris aktivitas pendukung. Berdasarkan hasil dari tahap analisis yang telah dilakukan, ditetapkan sebanyak dua (2) perspektif yang akan digunakan dalam kerangka kerja, lima (5) faktor yang dapat mempengaruhi sikap individu terhadap knowledge sharing, serta empat (4) aktivitas pendukung yang akan digunakan sebagai elemen-elemen pembangun usulan kerangka kerja. Usulan kerangka kerja untuk implementasi knowledge sharing yang dihasilkan dapat dilihat pada Gambar IV.2.
Keinginan individu untuk melakukan knowledge sharing ditentukan oleh sikap individu terhadap knowledge sharing. Sikap individu tersebut ditentukan oleh beberapa faktor yang dapat dilihat dari perspektif yang berbeda. Dilihat dari perspektif individu, faktor kemampuan individu menyerap pengetahuan, faktor kemampuan individu berkomunikasi, faktor hubungan timbal balik antar individu, serta faktor perasaan individu yang senang membantu orang lain merupakan faktor-faktor penting yang dapat mempengaruhi sikap dan keinginan individu dalam melakukan knowledge sharing. Sedangkan jika dilihat dari perspektif organisasi, faktor penghargaan dari organisasi merupakan faktor penting yang dapat mempengaruhi sikap dan keinginan individu dalam melakukan knowledge sharing.
Faktor-faktor tersebut perlu diperhatikan karena dapat mempengaruhi sikap individu dan pada akhirnya dapat mendorong ataupun menghambat keinginan individu dalam melakukan knowledge sharing. Aktivitas-aktivitas pendukung diperlukan guna mendorong mendorong kesuksesan implementasi knowledge sharing, dengan memberi dukungan terhadap setiap faktor dari berbagai perspektif yang ada.
58
Gambar IV.2 Usulan kerangka kerja untuk implementasi knowledge sharing
Usulan kerangka kerja yang dihasilkan memiliki tiga elemen pembangun, yaitu elemen perspektif, elemen faktor, serta elemen aktivitas pendukung. Kolom perspektif menunjukkan cara pandang mengenai faktor-faktor penting apa saja yang perlu diperhatikan oleh organisasi dari perspektif individu dan organisasi. Baris faktor menunjukkan faktor-faktor mana saja yang perlu mendapat perhatian lebih oleh organisasi dilihat dari perspektif yang berbeda. Baris aktivitas pendukung menunjukkan aktivitas apa saja yang perlu dilakukan oleh organisasi dalam mendorong terlaksananya knowledge sharing dilihat dari berbagai perspektif yang ada. Berikut ini merupakan penjelasan lebih lanjut mengenai elemen-elemen pembangun kerangka kerja yang dihasilkan tersebut.
59
1)
Elemen perspektif, yang ditunjukkan oleh kolom, meliputi perspektif individu dan perspektif organisasi. a)
Perspektif individu, merupakan suatu cara untuk melihat permasalahan knowledge sharing dari sudut pandang individu. Perspektif individu menunjukkan
faktor-faktor
penentu
yang
dapat
mendorong
terlaksananya knowledge sharing di lingkungan organisasi dilihat dari sudut pandang individu. b) Perspektif
organisasi,
merupakan
suatu
cara
untuk
melihat
permasalahan knowledge sharing dari sudut pandang organisasi. Perspektif organisasi menunjukkan faktor-faktor penentu yang dapat mendorong terlaksananya knowledge sharing di lingkungan organisasi dilihat dari sudut pandang organisasi. 2)
Elemen faktor, yang ditunjukkan oleh baris, merupakan faktor-faktor yang perlu mendapat perhatian lebih karena dapat mempengaruhi motivasi individu dalam melakukan knowledge sharing, serta merupakan penentu terhadap kesuksesan implementasi knowledge sharing. Faktor-faktor yang dimaksud adalah sebagai berikut: a)
Faktor kemampuan menyerap pengetahuan, merupakan kemampuan individu untuk menyerap pengetahuan yang diterimanya.
b) Faktor kemampuan komunikasi, merupakan kemampuan individu untuk berkomunikasi dalam menyampaikan atau memahami sesuatu. c)
Faktor hubungan timbal balik, merupakan perasaan hutang budi atas pengetahuan yang diperoleh ataupun yang diberikan.
d) Faktor perasaan senang membantu, merupakan perasaan individu yang senang membantu individu lainnya dalam hal knowledge sharing. e)
Faktor penghargaan organisasi, merupakan bentuk penghargaan yang diberikan oleh organisasi kepada individu atas kontribusi pengetahuan yang telah diberikan terhadap organisasi.
3)
Elemen aktivitas, yang ditunjukkan oleh baris, menunjukkan tindakantindakan yang perlu dilakukan oleh organisasi dalam mendukung terlaksananya knowledge sharing. Aktivitas-aktivitas yang dimaksud adalah sebagai berikut:
60
a)
Menciptakan iklim dan budaya organisasi yang mendukung. Iklim dan budaya sharing perlu dimunculkan dan dijaga dengan baik oleh organisasi maupun individu. Dengan adanya iklim dan budaya yang mendukung maka motivasi individu untuk melakukan knowledge sharing akan semakin besar.
b) Menyediakan fasilitas sharing seperti forum, diskusi, pelatihan, seminar ataupun fasilitas sharing lainnya yang diperlukan dalam menunjang kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan knowledge sharing. c)
Membentuk komunitas/perkumpulan di dalam organisasi. Dengan adanya wadah berupa komunitas/perkumpulan bagi setiap individu untuk berkontribusi dalam pengetahuan maka akan memudahkan individu untuk melakukan knowledge sharing.
d) Menggunakan
teknologi
yang
tepat
untuk
keperluan
sharing
pengetahuan. Organisasi perlu menentukan terlebih dahulu jenis teknologi yang memang tepat dan efektif untuk digunakan di lingkungan organisasinya sesuai dengan kebutuhan yang ada.
IV.3.4 Perancangan Panduan Implementasi Kerangka
kerja
yang
dihasilkan
haruslah
dilengkapi
dengan
panduan
implementasi agar dapat menjadi alat bantu bagi organisasi serta memudahkan dalam mengimplementasikan knowledge sharing di lingkungan organisasi. Panduan implementasi yang dimaksud meliputi hal-hal sebagai berikut: a.
Deskripsi umum kerangka kerja,
b.
Spesifikasi kerangka kerja (specification),
c.
Persiapan yang diperlukan (how to install),
d.
langkah-langkah atau prosedur yang harus dilaksanakan (how to use or implement),
e.
Indikator performansi
f.
penanggung jawab jalannya implementasi.
g.
Gambar prosedur.
Selengkapnya mengenai panduan implementasi dapat dilihat pada Lampiran A Panduan Implementasi.
