Bab IV Pembuatan dan Pengaplikasian Sistem Informasi Mini-Company
4.1 Pembuatan Sistem Informasi Mini-Company Pembuatan
sistem
informasi
mini-company
adalah
dengan
mengimplementasikan desain yang telah dibuat sebelumnya. Langkah-langkah pengerjaan dan perkiraan waktu pengerjaan dapat dilihat pada tabel 4.1.
Pekerjaan / waktu desain basis data identifikasi kolom data normalisasi pembuatan template desain html desain css pembuatan class ajax pembuatan antarmuka pengguna administrasi sesi login setting sesi pengelompokan sesi antarmuka root administrasi menu menu group menu mini-company anggota relasi property misi proses jabatan satuan dan jenis barang antarmuka presiden admin anggota relasi property misi proses transaksi permasalahan business plan laporan antarmuka anggota home setting akun list mini-company
1
2
3
4
5
6
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
7
8
9
10
x
x
11
12
13
14
15
16
17
x x
x
x
x x x
x x
x
x x
x x
x x
x x x
x
x x
x x
x x
x x
x x
x x x x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x
Tabel 4.1 Perencanaan pembuatan sistem informasi mini-company (x) = 2 hari dengan jam efektif 6 jam/hari
39
x
x
Jenis pekerjaan yang dilakukan pada proses pembuatan sistem informasi mini-company dapat digolongkan dalam tiga jenis yaitu desain basis data, pembuatan template
dan pembuatan antarmuka.
Desain basis data dan
pembuatan class telah dibahas pada bab III.
4.1.1 Pembuatan Template Template dibuat dengan menggunakan html(hipertext markup language) dan css(cascading style sheet). Tahap mendesain tampilan merupakan tahap yang membutuhkan waktu yang cukup lama karena tidak semua penjelajah web menerapkan standar W3C(world wide web consortium). Pada tugas akhir ini penulis menyesuaikan desain html dan css dengan pejelajah web mozilla firefox 2, internet explorer 6, netscape navigator 9 dan opera 9. Tampilan pada gambar 4.1.1 jika dilihat dari tiga penjelajah web yang lain akan terlihat mirip seperti pada gambar 4.1.1a. setGroupId($group_id); $site->grantPageTo(1); //1=root,2=presiden_admin,3=admin,4=anggota $content=<<
addPostContent("$content"); //setInitalValue($addlink,$addscript,$header,$headermenu,$footer) $site->setInitalValue(1,1,1,1,1); $site->render(); ?>
Kode 4.1.1 Instansiasi class Site
Html dan css yang telah dibuat diimplementasikan ke dalam class Site. Dengan untuk menghasilkan halaman web yang diperlukan hanya dengan menginstansiasi class Site dan menambahkan isi seperti yang terlihat pada kode 4.1.1 yang menghasilkan tampilan yang terlihat pada gambar 4.1.1.
40
Gambar 4.1.1 Hasil tampilan template dari intansiasi class
Gambar 4.1.1a Tampilan desain pada empat penjelajah web yang berbeda
4.1.2 Pembuatan Antarmuka Pembuatan antarmuka dibagi menjadi empat bagian berdasarkan berdasarkan pembagian pengguna. Pembagian pengguna dilakukan dengan membuat administrasi sesi.
41
4.1.2.1 Administrasi Sesi Sesi adalah data yang disimpan oleh penjelajah web ketika pengguna mengunjungi situs tertentu. Sesi yang disimpan oleh penjelajah web dapat digunakan untuk memeriksa keabsahan pengguna. Pada model yang telah dijelaskan pada bab III, terdapat diagram activity untuk proses login pada gambar 3.2.3b1. Pada diagram tersebut terdapat aktivitas pemeriksaan username dan password. Jika username dan password tidak sesuai maka server akan memberikan informasi seperti yang terlihat pada gambar
Gambar 4.1.2.1a Informasi yang ditampilkan jika username dan password tidak sesuai
Pada sistem informasi ini, sesi yang didaftarkan untuk disimpan adalah “kode anggota”, “nama”, “kode golongan”, “kode mini-company” dan “kode” yang dienkripsi untuk memeriksa keamanan koneksi. Jika pengguna yang belum melakukan proses login mencoba mengakses halaman web, maka akan diarahkan langsung ke halaman login. Kode
$site->setGroupId($group_id);
pada kode 4.1 merupakan metode dari
class Site yang digunakan untuk memunculkan menu berdasarkan golongan. $group_id
merupakan peubah yang berisi golongan yang disimpan dengan sesi
pada waktu pengguna melakukan login. Sedangkan
$site->grantPageTo(1);
merupakan metode yang digunakan untuk membatasi hak akses. Jika pengguna akan mengakses halaman yang bukan merupakan haknya, maka server tidak akan menampilkan halaman tersebut dan memberikan informasi seperti yang terlihat pada gambar .
42
Gambar 4.1.2.1a Pembatasan hak akses untuk anggota tertentu
4.1.2.2 Antarmuka Pengguna Antarmuka untuk pengguna dibagi menjadi tiga golongan yaitu root, presiden_admin dan anggota. Masing-masing golongan memiliki hak akses dan wewenang yang berbeda yang diatur dengan menu. Root dapat mengakses semua menu yang ada di piranti lunak ini. Menu untuk golongan root dapat dilihat pada sisi kiri halam web pada gambar 4.1.2.2a di lajur kiri.
Gambar 4.1.2.2a Menu untuk root di lajur kiri
Golongan presiden_admin dapat mengakses menu presiden admin dan anggota. Menu untuk golongan ini dapat dilihat pada gambar 4.1.2.2b. Golongan yang mempunyai hak akses paling sedikit adalah golong anggota. Menu untuk pengguna dengan golongan anggota dapat dilihat pada gambar 4.1.2.2c.
Gambar 4.1.2.2b Menu untuk pengguna golongan presiden_admin
43
Gambar 4.1.2.2c Menu untuk pengguna golongan anggota
Pembuatan antarmuka untuk pengguna dimulai setelah pembuatan administrasi sesi selesai. Antarmuka untuk golongan root dibuat sebelum antarmuka untuk golongan lain dibuat. Hal ini dikarenakan antarmuka untuk golongan root memiliki tingkat kerumitan yang lebih tinggi dibandingkan antarmuka golongan lain. Walaupun demikian pembuatan antarmuka untuk golongan lain tidak harus menunggu antarmuka untuk root selesai semua. Walau pada tabel 4.1. pembuatan antarmuka untuk tiap golongan terlihat bersamaan pada dasarnya pembuatan antarmuka anggota pada root telah diselesaikan kemudian baru dibuat antarmuka anggota untuk golongan presiden admin dan anggota. Semua kode yang dibuat di tugas akhir ini akan dilampirkan dalam bentuk CD-ROM.
4.2 Penerapan Sistem Informasi Mini-Company Model yang telah dijelaskan pada bab III dan pembuatan aplikasi yang telah dijelaskan pada sub bab 4.1 akan digunakan untuk menerapkan teori minicompany yang telah dijelaskan pada bab II.
4.2.1 Project Champion Project-champion adalah orang atau golongan yang mengusulkan penerapan sistem informasi mini-company untuk perusahaan atau organisasi. Jika project-champion ini muncul dari jajaran manajemen puncak, maka peluang untuk memulai penggunaan sistem informasi ini lebih besar dibandingkan projectchampion yang muncul dari jajaran manajemen pertengahan. Project-champion yang berasal dari jajaran manajemen pertengahan harus meyakinkan atasannya bahwa penerapan sistem informasi mini-company akan memberikan keluaran yang menguntungkan perusahaan atau organisasi. Agar dapat meyakinkan
44
atasannya, project champion harus menguasai konsep mini-company dan sistem informasi yang dibuat.
4.2.1.1 Project champion sebagai root Karena project-champion harus menguasai sistem sistem informasi dan konsep mini-company, maka project-champion akan lebih efektif jika sekaligus menjadi root. Sistem informasi mini-company tidak bisa dijalankan jika belum ada pengguna dengan golongan root. Jika pengguna root belum pernah dibuat, maka pengguna root hanya bisa dibuat oleh orang yang menguasai MySql dengan melakukan query secara manual. Untuk memasukkan pengguna root dengan nomor induk anggota “13100000” dengan username “arfin” dan password “keajaiban”, maka sintaksisnya seperti yang terlihat pada gambar 4.2.1.1a. INSERT INTO t_user SET angg_id=’13100000’, username=’arfin’, password=md5(‘keajaiban’), group_id=1;
Gambar 4.2.1.1a Query MySql untuk membuat pangguna grup root.
Setelah root dibuat, maka pengguna “arfin” sebagai project-champion dapat melakukan login dan memulai pemasukan data awal mini-company. Langkah-langkah awal yang harus dilakukan root adalah: 1. Mendaftarkan mini-company dari menu “root” sub menu “Mini Company”.
Pada gambar 4.2.1.1b memperlihatkan arfin memasukkan
mini-company baru dengan nama “UD Pembuatan Kepala Saringan”.
Gambar 4.2.1.1b Root membuat memasukkan nama mini-company
45
2. Mendaftarkan diri ke salah satu mini-company. Setiap anggota perusahaan harus berada di dalam salah satu mini-company tertentu. Oleh karena itu project-champion juga harus masuk ke dalam salah satu mini-company. Root dapat mendaftarkan dirinya dari menu “root” sub menu “Anggota to MC”. Pada menu ini anggota-anggota yang belum masuk ke minicompany tertentu akan terlihat. Gambar 4.2.1.1c memperlihatkan arfin mendaftarkan diri ke dalam mini-company yang telah dibuatnya.
Gambar 4.2.1.1c Root memasukkan dirinya ke salah satu mini-company
Seperti yang telah dijelaskan pada pembuatan administrasi sesi, salah satu sesi yang didaftarkan adalah “kode mini-company”. Karena sesi didaftakan pada waktu pengguna melakukan login, maka sebelum arfin melakukan logout dan melakukan login lagi, dia tidak akan mempunya sesi “kode mini-company”. Oleh karena itu jika arfin mengakses halaman yang membutuhkan sesi “kode mini-company”, dia akan mendapatkan peringatan dari server seperti yang terlihat pada gambar 4.2.1.1c.
Gambar 4.2.1.1c Sesi “kode mini-company” belum di daftarkan
46
3. Mendaftarkan presiden. Agar semua anggota perusahaan dapat mendaftar, maka root harus memasukkan anggota dari menu “root” sub menu “Input List Anggota”, kemudian memasukkan anggota yang telah di input melalui menu “Anggota to MC”. Cara lain yang lebih baik adalah dengan mendaftarkan presiden dari tiap mini-company dari menu “root” sub menu “Add Presiden Admin”. Dengan demikian setiap presiden dapat mendaftarkan anggotanya. Gambar 4.2.1.1d memperlihatkan arfin mendaftarkan salah satu presiden mini-company.
Gambar 4.2.1.1d Pendaftaran presiden mini-company
4. Mendaftar satuan dan jenis barang yang digunakan di sistem informasi mini-company ini. Satuan dan jenis barang ini akan digunakan untuk mengelompokkan menginformasikan jumlah aset. Yang dimasukkan oleh tiap mini-company. Gambar 4.2.1.1e memperlihatkan arfin memasukkan satuan dan jenis barang.
Gambar 4.2.1.1f Pemasukan satuan dan jenis barang
47
5. Memasukkan jabatan yang dapat digunakan di mini-company. Gambar 4.2.1.1g memperlihatkan arfin memasukkan jabatan baru.
Gambar 4.2.1.1g Pemasukan jabatan baru
4.2.1.2 Root sebagai pembantu presiden Setelah lima langkah diatas dijalankan, maka tugas root untuk memulai penggunaan sistem informasi mini-company telah selesai. Tugas berikutnya adalah memantau pengaplikasian mini-company dan membantu presiden. Root bisa melakukan pengaturan informasi dan data mini-company tertentu dengan mengklik ikon “ ” di samping mini-company tertentu yang ada di halaman menu “root” sub menu “Mini Company”. Pengaturan yang dapat dilakukan adalah pengaturan anggota, pengaturan aset, pengaturan misi, pengaturan realasi dan pengaturan proses. Gambar 4.2.1.2a adalah menu pengaturan yang muncul setelah ikon “ ” di klik dan gambar 4.2.1.2b memperlihatkan pengaturan aset.
Gambar 4.2.1.2a Pengaturan menu mini company oleh root
48
Gambar 4.2.1.2b Pengaturan aset sebuah mini-company oleh root
4.2.2 Presiden sebagai project champion untuk mini-company-nya Sistem informasi mini-company tidak melakukan fungsinya sebagai pemimpin untuk timnya. Kunci utama dari sistem informasi ini adalah keberhasilan presiden untuk menjadikan mini-company-nya mandiri. Presiden harus membimbing anggotanya menjalankan mini-company, membuka peluang agar anggotanya bisa memberikan usulan yang bisa dijalankan dan membangun lingkungan demokratis dan saling membagi pengetahuan. Pada penerapan sistem informasi ini tugas pertama presiden mini-company adalah mendata aset-aset dan anggotanya. Presiden bisa mendaftarkan anggotanya melalui menu “Presiden Admin” pada sub menu “Anggota MC”. Gambar 4.2.2a memperlihatkan presiden memasukkan anggotanya. Setelah memasukkan anggotanya, presiden harus memberitahukan nomor induk anggota dan password yang digunakan agar anggotanya bisa mendaftar. Tampilan anggota yang dimasukkan presiden ini terlihat pada gambar 4.2.2b. Pada tampilan tersebut terlihat informasi “belum mendaftar” pada lajur “username”.
49
Gambar 4.2.2a Presiden memasukkan anggotanya ke sistem informasi
Jika anggota lupa passwordnya, maka presiden dapat mengganti password dia pada link pengaturan dengan ikon
. Pada halaman pengaturan tersebut,
presiden juga bisa mengganti jabatan dan grup anggota yang bersangkutan. Password yang terlupakan tidak dapat dilihat karena sandi tersebut dienkripsi 32 karakter md5. Dengan demikian presiden maupun root juga kesulitan untuk menebak sandi yang hilang.
Gambar 4.2.2b Tampilan anggota yang dimasukkan presiden
50
Presiden dapat memasukkan aset melalui menu “Presiden Admin” sub menu “property” seperti yang terlihat pada gambar 4.2.2c.
Gambar 4.2.2c Pemasukan aset
Agar memenuhi syarat akuntabilitas, maka setiap aset yang dimasukkan harus memuat nilai uangnya dalam rupiah. Lajur jumlah pada gambar 4.2.2c terlihat kosong karena belum terdapat sirkulasi aset. Jumlah aset merupakan penjumlahan aset yang masuk ke mini-company dikurangi dengan jumlah aset yang keluar. Karena belum ada aset yang masuk maupun yang keluar, maka jumlah aset dan nilainya masih kosong.
4.2.3 Penerapan Konsep Mini-Company
4.2.3.1 Pembuatan Rencana Usaha Sebuah perusahaan selayaknya membuat rencana usaha sebelum memulai usahanya. Rencana usaha diperlukan untuk memperkirakan tingkat keberhasilan usaha yang akan dilakukan. Dalam konsep mini-company pembuatan rencana usaha dibagi dalam delapan langkah sebagaimana yang telah dijelaskan pada bab II. Penerapan delapan langkah ini ke dalam sistem informasi mini-company akan dibahas pada sub bab ini. Langkah yang pertama adalah pemberian nama. Pemberian nama dilakukan oleh presiden mini-company dengan berdiskusi dengan anggotanya. 51
Nama yang dihasilkan dari diskusi ini kemudian di daftarkan ke root. Cara pendaftaran nama mini-company oleh root telah dibahas pada sub bab 4.2.1. Langkah yang kedua adalah pembuatan misi. Misi yang telah dibuat dimasukkan dari menu “Presiden Admin” sub menu “misi dan tujuan”. Gambar 4.2.3a memperlihatkan UD Pembuatan Kepala Saringan memasukkan misinya.
Gambar 4.2.3a Pemasukan misi oleh UD Pembuatan Kepala Saringan
Langkah yang ketiga adalah pembuatan profil mini-company. Pembuatan profil ini dilakukan dengan mendaftar anggota, aset dan proses-proses yang dilakukan di mini-company. Pendaftaran anggota oleh presiden telah dibahas pada sub bab sebelumnya. Anggota yang telah di daftarkan harus melakukan pendaftaran ulang dengan mengklik link pendaftaran anggota pada halaman login dan memasukkan nomor induk anggota dan password. Gambar 4.2.3b memperlihatkan seorang anggota yang sedang melakukan pendaftaran ulang. Seperti yang telah di jelaskan pada bab II, untuk membuat profil minicompany, maka mini-company ini juga harus membuat proses-proses yang dimilikinya agar bisa dilihat. Proses yang telah dibuat diupload ke sistem informasi mini-company seperti yang dilakukan UD Pembuatan Kepala Saringan pada gambar 4.2.3c.
52
Gambar 4.2.3b Anggota melakukan pendaftaran ulang
Gambar 4.2.3c Penguploadan file proses.
Langkah ke-empat adalah membuat diagram relasi antara pemasok dan pelanggan. Mini-company yang mandiri tentunya mengerti relasi dengan minicompany mana saja yang dibutuhkannya karena mini-company ini telah memiliki misi dan mengerti proses yang dikerjakannya. Oleh karena itu, jika mini-company
53
ini merasa membutuhkan relasi tertentu yang mendukung misinya atau relasi yang merupakan proses hilirnya, maka mini-company akan membuat relasi tersebut dengan seketika. UD
Pembuatan
Kepala
Saringan
yang
menjadi
contoh
diatas
membutuhkan beberapa relasi kepada mini-company yang memiliki kriteria antara lain sebagai berikut: -
Melakukan proses hulunya. Proses hulunya adalah mini-company yang membuat bahan baku yang tidak lain adalah pemasok bahan baku.
-
Melakukan proses hilirnya. Proses hilirnya adalah mini-company yang melakukan proses perakitan mesin pembuat pelet.
-
Memberikan sumberdaya. Mini-company yang dapat memberikan sumber daya kepada mini-company adalah bankir atau mini-company yang membimbingnya. Pada sistem informasi ini mini-company bisa mencari mini-company apa
saja yang telah menjadi anggota dari menu “anggota” sub menu “list mini company”. Gambar 4.2.3d memperlihatkan pencarian mini-company yang dilakukan oleh mini-company ini dan gambar 4.2.3e memperlihatkan hasil pencariannya.
Gambar 4.2.3d Pencarian mini-company
54
Gambar 4.2.3e Hasil pencarian
Dengan demikian mini-company dapat melihat profil mini-company yang muncul dari hasil pencarian dengan mengklik ikon “ ” yang berada di lajur kirinya dan mempertimbangkan untuk membuat relasi dengan mini-company tersebut. Pembuatan relasi dapat dilakukan pada menu “Presiden Admin” sub menu “relasi”. Gambar 4.2.3f memperlihatkan pembuatan relasi yang dilakukan oleh UD Pembuatan Kepala Saringan.
Gambar 4.2.3f Pembuatan relasi
Langkah kelima adalah memperjelas tujuan dan membuat ukuran-ukuran penilain dari tujuan tersebut. Pada sistem informasi ini, tujuan baru bisa dibuat
55
setelah misi dimasukkan oleh pengguna karena tujuan adalah perwujudan nyata dari misi. Selain itu setiap tujuan sebaiknya mempunyai ukuran QCDSM yang nyata, oleh karena itu pada sistem informasi ini disediakan penambahan ukuran QCDSM untuk setiap tujuan. Gambar 4.2.3g memperlihatkan tujuan yang dimasukkan oleh UD Pembuatan Kepala Saringan dan gambar 4.2.3h memperlihatkan pemasukan ukuran QCDSM pada salah satu tujuannya.
Gambar 4.2.3g Pemasukan tujuan
Gambar 4.2.3h Pemasukan ukuran QCDSM
Langkah keenam adalah pembuatan analisa untuk mencapai tujuan, langkah ketujuh adalah pembuatan rencana kegiatan dan langkah kedelapan adalah penentuan ukuran dan metode laporan. Ketiga langkah ini dimasukkan ketika rencana usaha akan dibuat dari menu “Presiden Admin” sub menu
56
“Business Plan”. Gambar 4.2.3i menunjukkan pemasukan ketiga langkah ini ketika UD Pemuatan Kepala Saringan akan membuat rencana usaha. Pembuatan rencana usaha dapat dilakukan pengguna dengan mengklik tombol “buat business plan” yang terlihat pada gambar tersebut. Setelah rencana usaha dibuat, maka pada tabel rencana usaha akan muncul judul rencana usaha dengan link yang bisa di klik untuk memperlihatkan rencana usaha yang dibuat seperti yang diperlihatkan pada gambar 4.2.3j.
Gambar 4.2.3i Pembuatan rencana usaha
Gambar 4.2.3j Tabel rencana usaha
4.2.3.2 Penerapan sistem informasi mini-company dalam pelaksanaan usaha Salah satu kegiatan yang dilakukan mini-company dalam melaksanakan usaha adalah melakukan transaksi dengan mini-company lain. Pada sistem informasi ini, transaksi yang dapat dimasukkan adalah transaksi terukur yang dapat dinilai dengan uang. Transaksi yang dilakukan melibatkan aset yang telah dimasukkan dalam data mini-company seperti yang telah jelaskan pada sub bab sebelumnya. Dari jumlah transaksi yang masuk dan jumlah transaksi yang keluar dapat ditentukan jumlah aset yang berada dalam mini-company. Karena sistem transaksi
57
yang dibuat di sistem informasi ini masih sederhana, maka sistem transaksi ini belum dapat memberikan laporan keuangan yang sistematis. Walaupun demikian, beberapa informasi dapat diambil dari sistem transaksi ini. Beberapa informasi yang dapat diambil adalah: 1. Total aset yang ada di mini-company 2. Parameter biaya produksi yang dapat dilihat dari jumlah transaksi keluar 3. Jumlah transaksi untuk setiap aset untuk menentukan tingkat penerimaan pelanggan dan menentukan pelanggan yang dianggap penting. Gambar 4.2.3k memperlihatkan transaksi masuk yang dimasukkan oleh UD Pembuatan Kepala Saringan dan gambar 4.2.3l memperlihatkan transaksi keluar.
Gambar 4.2.3k Penambahan transaksi masuk
Gambar 4.2.3l Penambahan transaksi keluar
58
Dalam perjalanan usaha tentunya mini-company akan menemukan permasalahan-permasalahan yang menghambat pekerjaan. Agar permasalahanpermasalahan tersebut dapat dievaluasi, maka sangat baik kalo permasalahanpermasalahan yang ditemukan dicatat. Pada sistem informasi ini permasalahan-permasalahan tersebut dapat dimasukkan ke data permasalahan melalui menu “Presiden Admin” sub menu “Permasalahan”.
Pada
gambar
4.2.3m
memperlihatkan
permasalahan-
permasalahan yang dimasukkan oleh UD Pembuatan Kepala saringan.
Gambar 4.2.3m Permasalahan-permasalahan
4.2.3.2 Pembuatan laporan Laporan dibuat setelah mini-company menjalankan usahanya. Dengan demikian Berapa unsur rencana usaha yang telah dibuat akan digunakan kembali pada pembuatan laporan seperti yang telah dibahas pada bab II. Elemen yang baru pada pembuatan laporan adalah langkah ke tujuh dan ke delapan. Langkah ketujuh adalah penulisan pencapaian setelah mini-company berjalan dan langkah ke delapan adalah pemasukan permasalahan yang ada. Pemasukan permasalahan telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya. Dalam sistem informasi ini, cara pembuatan laporan dan rencana usaha tidak jauh berbeda. Laporan dapat dibuat dengan mengakses link menu “Presiden Admin” sub menu “Laporan”. Gambar 4.2.3n memeperlihatkan UD Pembuatan Kepala Saringan membuat laporan mini-company-nya.
59
Gambar 4.2.3n Pembuatan laporan
60
