BAB IV PEMBAHASAN
IV.1. Perencanaan evaluasi Untuk mewujudkan suatu evaluasi yang baik maka perlu dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Tujuan dilakukan perencanaan evaluasi yaitu untuk memperoleh bahan bukti yang cukup, mengidentifikasi kelemahan dan menghindari salah pengertian dengan pihak terkait. Pada perencanaan evaluasi, tahap-tahap yang dilakukan adalah penentuan ruang lingkup evaluasi, tujuan pelaksanaan evaluasi dan pengumpulan data.
IV.1.1. Ruang Lingkup Evaluasi Ruang lingkup evaluasi pengendalian internal atas penjualan kredit, penyelesaian piutang dan penerimaan kas adalah : 1. Mengidentifikasi fungsi dan prosedur pengendalian internal atas penjualan kredit, penyelesaian piutang dan penerimaan kas pada PT. BESS Finance. 2. Mengevaluasi 5 komponen pengendalian internal pada PT. BESS Finance. 3. Membuat saran-saran perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang ditemui dalam pengendalian internal pada PT. BESS Finance.
55
IV.1.2. Tujuan Pelaksanaan Evaluasi Tujuan pelaksanaan evaluasi ini untuk menganalisis dan mengevaluasi penerapan pengendalian pada 5 komponen COSO atas pelaksanaan penjualan kredit, penyelesaian piutang dan penerimaan kas pada PT. BESS Finance.
IV.1.3. Pengumpulan Data Pengumpulan bukti dilakukan dengan beberapa cara.
Dalam
pengumpulan data, penulis melakukan pengamatan dengan cara : a. Wawancara Penulis mengadakan tanya jawab secara langusung para pihak-pihak yang bersangkutan di PT. BESS Finance. b. Observasi Penulis melakukan pengamatan langsung kepada objek yang diteliti.
IV.2. Evaluasi Pengendalian Internal pada Siklus Pendapatan Dalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya, perusahaan harus memiliki pengendalian internal yang memadai, terutama yang berkaitan dengan siklus pendapatan. Siklus pendapatan merupakan sumber pendapatan utama perusahaan yang digunakan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan dan mencapai tujuan perusahaan. Jika tidak terdapat pengendalian internal yang memadai, maka akan ada peluang terjadi penyimpangan dan penyalahgunaan terhadap aset perusahaan.
56
Penjualan kredit pada PT. BESS Finance merupakan kegiatan sumber pendapatan utama perusahaan. Dengan demikian diperlukan pengendalian internal yang memadai agar dapat menjamin dalam pelaksanaan prosedur penjualan kredit tidak terdapat praktek-praktek tidak sehat yang dapat merugikan perusahaan. Dalam penelitian ini, penulis membahas siklus pendapatan yang terdiri dari kegiatan penjualan kredit, penyelesaian piutang dan penerimaan kas. Dalam bab ini penulis akan melakukan evaluasi pengendalian internal pada PT. BESS Finance dengan menggunakan pendekatan COSO. Dalam subbab yang pertama, penulis akan mengevaluasi penerapan pengendalian internal menurut COSO pada PT. BESS Finance, yaitu lingkungan pengendalian (control environment), penilaian resiko (risk assessment), sistem informasi dan komunikasi (Information and communication system), aktivitas pengendalian (control activities) dan pemantauan (monitoring).
IV.2.1. Evaluasi Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian yang baik akan mencerminkan keseluruhan sikap, kesadaran, dan tindakan dari manajemen puncak, direktur dan pemimpin dalam suatu perusahaan. Disini peneliti akan melakukan evaluasi terhadap komponen pertama dari pengendalian internal pada perusahaaan yaitu lingkungan pengendalian, dengan menguraikan beberapa faktor-faktor yang membentuk lingkungan pengendalian di perusahaan : a.
Integritas dan Nilai Etika Penulis dapat menilai pelaksanaan integritas dan nilai etika perusahaan,
pada saat penulis melakukan observasi dan wawancara. Karena penelitian ini
57
bersifat sangat terbatas dan hanya melakukan penelitian pada beberapa divisi di perusahaan. Dalam penelitian ini pertama penulis menilai dari kualitas pelayanan mereka kepada penulis selama melakukan penelitian. Sikap staff perusahaan selalu ramah dan siap dengan meluangkan waktu untuk jawab pertanyaan penulis. Integritas dan nilai etika berarti sikap seseorang dalam melakukan wewenang dan tanggung jawabnya dengan baik dan sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan. Integritas dan nilai etika juga berhubungan dengan tingkat kejujuran seseorang terhadap pekerjaannya dan kualitas dari kinerjanya. Dalam proses penelitian, ada beberapa pertanyaan dan data yang tidak bisa dijawab dan diberikan oleh perusahaan, dikarenakan informasi tersebut bersifat rahasia. Akibat dari keterbatasan data, maka penulis menjadi sedikit kesulitan untuk melakukan penelitian secara detail. Perusahaan telah membuat kebijakan yang sesuai dengan pratek bisnis yang diharapkan. Salah satu contoh perusahaan memiliki buku pedoman dalam bekerja yang diberikan ke masing-masing karyawan saat pertama kali kerja. Di dalam buku pedoman terdapat penjelasan tentang visi dan misi perusahaan, dengan adanya penjelasan itu diharapkan karyawan dapat menjalankan pekerjaan dengan baik sehingga mencapai tujuan perusahaan. Selain itu di buku pedoman tersebut juga dijelaskan sikap dan etika karyawan yang harus dipatuhi saat bekerja, serta terdapat sanksi-sanksi yang diberikan oleh perusahaan apabila karyawan melanggar etika perusahaan. Dan dalam buku pedoman terdapat prosedur penjualan yang harus dijalankan
58
karyawan sesuai dengan urutannya. Serta harus dilakukan oleh masingmasing divisi yang telah ditentukan oleh perusahaan.
b.
Komitmen terhadap kompetensi Untuk mencapai tujuan entitas, manajemen ataupun karyawan dalam
perusahaan harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif. Manajemen pada PT. BESS Finance telah memiliki pengetahuan dan keahlian yang memadai untuk menjalan tugasnya sesuai dengan tugas dan wewenang masing-masing manajemen. Hal ini dapat dilihat dalam perusahaan memiliki manajer tingkat atas yang memiliki pengalaman dan keahlian dalam bidang pekerjaannya. Dalam tahap kenaikan pangkat, biasanya perusahaan akan mengidentifikasi keahlian dan pengalaman kerja sebagai timbangan kenaikan pangkat. Dengan manajemen yang berpengalaman dan memiliki keahlian di bidang pekerjaannya, maka manajemen dapat membuat keputusan yang baik dan dapat mengurangi resiko yang akan terjadi. Walaupun perusahaan telah membuat kebijakan kenaikan pangkat pada manajemen, tetapi masih terdapat kekurangan yaitu tidak terdapat pelatihan pengembangan karir kepada manajemen. Tujuan dari pelaksanaan pelatihan ini untuk meningkatkan dan mengembangkan keterampilan atau keahlian manajemen. Contoh pelatihan dapat diberikan kepada manajemen adalah peningkatan jenjang pendidikan dan pelatihan sesuai dengan bidang pekerjaannya.
59
c.
Filisofi dan Gaya Operasi Manjemen Tindakan, sikap dan pendekatan dalam pengambilan keputusan oleh
manajemen sangat mempengaruhi mutu pengendalian internal. Perusahaan memiliki komite kredit yang bertugas menganalisis data-data pelanggan dan membuat keputusan persetujuan kredit. Keputusan persetujuan kredit ini akan mempengaruhi tingkat kredit macet perusahaan. Namun dalam meletakkan peran manajemen, perusahaan masih terdapat kekurangan yaitu gaya operasi manajemen dalam PT. BESS Finance bersifat desentralisasi yang meletakkan peran perencanaan dan pengendalian di tangan manajemen menengah dan bawah. Dengan gaya operasi ini, pengendalian dalam perusahaan cenderung rendah. Tetapi menurut perusahaan, gaya operasi ini tidak terlalu mempengaruhi tingkat pengendaliannya.
d.
Struktur Organisasi dan Pembagian Wewenang Perusahaan telah memiliki struktur organisasi yang secara umum
bertujuan untuk memisahkan tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang jelas untuk masing-masing divisi dan staff. Pengendalian internal pada struktur organisasi dapat dilihat dari : 1.
Fungsi penjualan telah terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi dilakukan oleh bagian Akuntansi sedangkan fungsi penjualan dilakukan oleh bagian Account Officer. Hal tersebut sudah mencerminkan sebuah pengendalian internal yang baik, sehingga dapat menghindari terjadinya kecurangan dalam bentuk catatan akuntansi yang fiktif.
2.
Fungsi penjualan telah terpisah dari fungsi penerimaan kas. Fungsi penjualan dilakukan oleh Account Officer sedangkan fungsi penerimaan
60
kas dilakukan oleh kasir. Hal tersebut sudah mencerminkan adanya pengendalian internal yang baik. 3.
Fungsi penjualan telah terpisah dari fungsi kredit. fungsi kredit dilakukan oleh Credit Analsyt sehingga persetujuan kredit tidak hanya di laksanakan dalam satu fungsi.
4.
Fungsi penjualan telah dilaksanakan lebih dari satu fungsi, sehingga mampu meminimalisasikan kecurang atas transaksi dan salah pencatatan. Namun dalam struktur organisasi dan pembagian wewenang pada PT.
BESS Finance masih terdapat kekurangan, yaitu belum terdapat uraian wewenang dan tanggung jawab secara tertulis. Pada PT. BESS Finance belum terdapat uraian wewenang dan tanggung jawab secara tertulis. Selama ini setiap bagian melaksanakan pekerjaannya berdasarkan perintah secara lisan dari atasan mereka. Seharusnya suatu perusahaan yang baik itu harus memiliki uraian wewenang dan tanggung jawab dari setiap bagian yang terdapat dalam struktur organisasi secara tertulis. Selama ini tidak adanya uraian wewenang dan tanggung jawab secara tertulis dikarenakan perusahaan menganggap bahwa uraian wewenang dan tanggung jawab secara tertulis itu tidak penting, perusahaan lebih mengutamakan karyawan harus mampu mengerjakan perintah dari atasan dengan baik dan selesai dengan tepat waktu. Akibatnya setiap karyawan tidak mengetahui tugas umumnya dan batasan pekerjaannya. Karena itu bisa saja karyawan melaksanakan pekerjaan lebih dari tanggung jawabnya atau sebaliknya karyawan tidak melakukan pekerjaan yang seharusnya dikerjakan, karena tidak di erintah oleh atasan maka karyawan tidak melaksanakannya.
61
Sebaiknya disamping adanya struktur organisasi tertulis, perusahaan juga harus memiliki uraian wewenang dan tanggung jawab setiap bagian yang ada di struktur organisasi secara tertulis dan diberikan ke masing-masing karyawan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya. Tujuan dari uraian wewenang dan tanggung jawab tertulis agar pengendalian pada struktur organisasi dapat berjalan dengan baik sesuai dengan batasan masingmasing bagian dan dapat menghindari terjadinya perangkapan tugas atau karyawan tidak melakukan pekerjaan yang seharusnya dikerjakan.
e.
Kebijakan dan Praktek Sumber Daya Manusia Secara umum, perusahaan telah melakukan proses seleksi pada saat
penerimaan karyawan baru di dalam perusahaan. Proses seleksi ini bertujuan untuk mendapatkan karyawan-karayawan yang berkualitas dan kompeten dalam melaksanakan tugasnya. Dalam proses seleksi ini, perusahaan hanya melakukan proses wawancara yang bertujuan untuk mengetahui latar belakang pendidikan maupun tentang sikap dan perilaku calon karyawan tersebut. Dari hasil wawancara terlihat beberapa poin penting yang dapat dibahas lebih lanjut. Di bawah ini penulis akan memaparkan beberapa pelaksanaan kebijakan dan praktik sumber daya manusia oleh perusahaan : 1.
Proses seleksi penerimaan karyawan. Dalam proses penerimaan karyawan perusahaan hanya melakukan proses wawancara. Dengan begitu perusahaan hanya mendapatkan informasi latar belakang pendidikan, dan sikap perilakunya saja. Tetapi perusahaan
62
tidak mengetahui kemampuan dan kompetensi calon karyawannya terutama untuk karyawan baru dibidang akuntansi, keuangan dan penjualan. Seharusnya pada saat proses penerimaan karyawan baru, perusahaan harus melakukan seleksi dengan tes tertulis dan memberikan pelatihan untuk mendapatkan karyawan yang ahli dan kompeten dalam bidang pekerjaan yang sedang dilamar. Dengan keadaan yang seperti itu, seringkali perusahaan mendapatkan karyawan yang kemampuan kurang memadai dalam menjalankan tugas, sehingga karyawan tersebut dalam melaksanakan tugasnya kurang maksimal dan hasil kerjaanya jadi kurang baik. Dengan kondisi itu, perusahaan memerlukan waktu untuk memberikan bimbingan agar karyawan tersebut dapat melaksanakan tugas dengan baik. Kondisi tersebut membuat efektivitas dan efisiensi perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya jadi berkurang. Untuk itu, sebaiknya pada saat seleksi penerimaan karyawan baru, perusahaan melakukan tes tertulis dan memberikan pelatihan yang sesuai dengan bidang pekerjaan yang di lamar, seperti untuk penerimaan karyawan bagian akuntansi, dengan memberikan tes tentang pengetahuan akuntansi dasar. Tes tersebut dapat menilai kemampuan karyawan dalam bidang pekerjaannya. Pelatihan dapat mengembangkan pengetahuan, keahlian dan kemampuan karayawan baru. Dengan begitu perusahaan akan mendapatkan karyawan yang lebih berkualitas sehingga dapat menjaga efektivitas dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan lancar.
63
2.
Terdapat sanksi-sanksi atas pelanggaran peraturan perusahaan. Perusahaan telah berusaha mencegah adanya kecurangan ataupun ketidakdisiplinan karyawan dengan memberikan sanksi-sanksi atas pelanggaran. Contoh : karyawan yang melakukan penggelapan uang kas, saat pertama kali ketahuan karyawan tersebut akan diberi surat teguran, skorsing dan harus mengganti kekurangan tersebut. Jika uang tersebut tidak diganti maka karyawan akan diserahkan ke pihak polisi. Selain dari kasus tersebut masih ada kasus pelanggaran yang sering dilakukan karyawan yaitu terlambat masuk kerja, hal ini terjadi karena perusahaan tidak membuat daftar hadir agar jam masuk dan pulang kerja karyawan dapat diketahui. Maka penulis menyarankan untuk perusahaan membuat daftar hadir untuk mencegah karyawan maupun manajer perusahaan yang telat masuk kerja ataupun pulang sebelum jam pulang kerja, dan perusahaan harus membuat sanksi tambahan untuk karyawan yang telat masuk kerja, contohnya jika karyawan datang telat maka karyawan tidak akan mendapatkan bonus kerajinan ataupun jika telat maka gaji karyawan akan di potong sesuai dengan lama telat. Jika dalam sebulan karyawan telat lebih dari 3 kali, maka akan di beri surat teguran.
3.
Perusahaan memiliki kebijakan bonus khusus. Perusahaan mempunyai kebijakan khusus bagi Account officer yang bertugas menerima pesanan konsumen dari dealer. Kebijakan khusus ini seperti pemberian bonus atas transaksi yang dilakukan, dengan minimal 1 bulan AO harus memproses 100 transaksi dan minimal 30 transaksi yang berhasil. Jika AO tidak mencapai minimal yang ditentukan, maka AO tidak akan mendapatkan bonus tersebut.
64
Namun menurut penulis kebijakan ini kurang efektif dalam memotivasi karyawan. Seharusnya selain dapat bonus jika mencapai minimal, perusahaan juga memberikan bonus atas setiap transaksi yang diproses berhasil. Karena tidak semua karyawan dapat mencapai target yang ditentukan oleh perusahaan, sehingga akan memicu karyawan untuk melakukan kecurang dengan membuat data fiktif konsumen agar konsumen dapat diterima persetujuan kreditnya. Hal ini akan mengakibatkan konsumen yang seharusnya tidak layak diberikan kredit, tapi mendapatkan persetujuan kredit dan itu juga akan mengakibatkan kredit macet perusahaan semakin tinggi.
IV.2.2. Evaluasi Penilaian Resiko Dalam pelaksanaan pengendalian internal perlu dilakukan penetapan atau perkiraan resiko untuk pelaporan keuangan. Sehingga laporan keuangan yang dibuat sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum dalam pencapaian tujuannya. Dari pengamatan dan wawancara yang dilakukan oleh penulis, ada beberapa pengendalian internal atas resiko yang mungkin timbul : 1.
Prosedur kenaikan jabatan secara reguler. Perusahaan memiliki prosedur kenaikan jabatan secara reguler. Pelaksanaan kenaikan jabatan secara reguler ini untuk memberikan kesempatan bagi setiap karyawan untuk meningkatkan kemampuan bekerja serta memperluas jenjang karirnya. Selain itu perusahaan juga mengharapkan dari prosedur ini dapat mengetahui kemungkinankemungkinan kecurangan yang dapat terjadi dan menghindari karyawan 65
jenuh dengan pekerjaan itu, tetapi pelaksanaan kenaikan jabatan ini hanya dilakukan pada bagian-bagian tertentu. Prosedur kenaikan jabatan hanya dilakukan pada manajemen dan karyawan di kantor pusat. Prosedur ini dilakukan setiap akhir tahun yang dilakukan bersamaan dengan kenaikan gaji manajemen dan karyawan. 2.
Adanya kebijakan pemberian polis asuransi atas setiap transaksi. Perusahaan memiliki kebijakan pemberian polis asuransi untuk setiap transaksi penjualan kredit, sehingga jika terjadi kecurangan atas transaksi penjualan perusahaan akan melakukan klaim ke perusahaan asuransi.
3. Penerimaan kas dari kantor cabang. Perusahaan telah menetapkan kebijakan kepada seluruh cabang PT. BESS Finance untuk mengirimkan Laporan Harian Penerimaan Kas kepada Cash In setiap hari sebelum jam 5 sore dan pengiriman uang kas untuk masing-masing cabang paling telat H+1 sebelum jam 12 siang. Besok pagi staff Cash In akan mengecek apakah Laporan Harian Penerimaan Kas telah dikirim dan mengecek bukti setoran transferan oleh cabang pada mutasi rekening dengan menggunakan klikbca. Untuk cabang yang sudah mengirimkan uang dan mentransfer uang kas ke rekening kantor pusat, staff Cash In akan melakukan check list pada sistem sebagai tanda kewajiban penyetoran uang kas cabang tersebut telah dilakukan. Jika ada cabang yang belum mengirim Laporan Harian Penerimaan Kas dan mentransfer uang pada rekening kantor pusat, maka staff Cash In akan menelepon ke cabang tersebut. Kebijakan ini dilakukan untuk mengantisipasi terjadinya kecurangan seperti bagian
66
kasir tidak mentransfer uang kas pada kantor pusat atau terjadi selisih antara uang yang di transfer dengan Laporan Harian Penerimaan Kas. Dari hasil pengamatan dan wawancara penulis menemukan beberapa kekurangan pengendalian yang beresiko : 1.
Tidak ada kebijakan Limit Kredit di perusahaan. Perusahaan dalam pemberian persetujuan kredit tidak menetapkan limit kredit bagi konsumen, perusahaan hanya mengecek data konsumen dalam data Blacklist dan analisa kelayakan data. Perusahaan dalam bidang multi finance dalam pemberian kredit kepada konsumen, perlu menetapkan limit kredit bagi konsumen. Tujuan dari penerapan kebijakan limit kredit ini untuk menilai kelayakan konsumen yang akan dibiayai dan untuk menentukan kemampuan calon konsumen dalam membayar kembali pinjamannya sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati dalam kontrak perjanjian. PT. BESS Finance tidak menetapkan kebijakan ini dikarenakan perusahaan merasa konsumen yang tidak masuk dalam data Blacklist adalah konsumen yang mempunyai kemampuan dalam membayar angsuran kredit. Jadi perusahaan tidak menetapkan kebijakan limit kredit. Akibatnya adalah tingginya kemungkinan bahwa akan adanya piutang tak tertagih bagi perusahaan yang secara langsung akan merugikan finansial bagi perusahaan. Dari penilaian resiko ini rekomendasi yang dapat diusulkan dari penulis adalah perusahaan perlu menetapkan kebijakan limit kredit bagi konsumen. Penetapan kebijakan ini dapat dilakukan untuk konsumen baru maupun konsumen lama. Kebijakan limit kredit ini dapat dilakukan 67
dengan cara pendapatan konsumen dikurangi pengeluaran konsumen yang akan menghasilkan pendapatan bersih dan dibandingkan dengan angsuran bulanan. Jika besar angsuran lebih kecil atau sama dengan 30% dari hasil pendapatan bersih konsumen, maka persetujuan kredit ini dapat diterima dan dilanjutkan ke tahap pencatatan data konsumen. Penetapan limit kredit bertujuan untuk mengetahui kemampuan konsumen membayar kembali pinjamannya dan dapat mengurangi kredit macet yang akan merugikan perusahaan serta menurunkan kinerja perusahaan. Selain menetapkan kebijakan limit kredit, perusahaan juga perlu memperketat pengecekan kebenaran data-data dari konsumen agar terhindari
adanya
data fiktif
konsumen
dan
perusahaan
perlu
meningkatkan pembinaan terhadap account officer untuk menghindari tindakan pemalsuan data. 2.
Analisa kredit dan kelayakan data. Dalam proses Credit Analyst, staff Credit Analyst melakukan analisa dengan lima kriteria pada aplikasi kredit, yaitu nama calon debitur, no.KTP, tanggal lahri, nama ibu kandung dan alamat rumah. Jika KTP dan alamat rumah diganti maka konsumen dapat lolos dalam proses pengecekan pada data Blacklist, karena data yang diganti oleh konsumen belum masuk kedalam data Blacklist. Setelah tahap Credit Analyst data konsumen akan dilakukan proses analisa kelayakan data. Melalui hasil observasi dapat diketahui dalam proses analisa kelayakan data terdapat data fiktif konsumen, yaitu pemalsuan data yang dilakukan oleh staff Account Officer untuk dapat mencapai target penjualan yang ditetapkan perusahaan. Staff Account Officer melakukan pemalsuan data
68
konsumen dengan cara mengganti jumlah pendapatan konsumen agar perbandingan pendapatan dan jumlah angsuran memenuhi kriteria scoring system, yaitu sistem pengecekan kelayakan pemberian kredit dengan memberikan nilai skor pada kriteria yang telah ditetapkan. Selain dari mengganti jumlah pendapatan konsumen, keterangan rumah juga bisa diganti, seperti rumah kontrakan atau kos staff Account Officer dapat mengkonfirmasi ke staff Credit Analyst bahwa rumah konsumen adalah milik konsumen bukan kontrakan atau kos, karena konsumen tidak melampirkan sertifikat rumah untuk perusahaan, sertifikat ini hanya dicek oleh staff Account Officer. Dari kasus ini, penulis memberikan beberapa saran perbaikan dalam syarat-syarat
dalam
pengajuan
kredit.
Dalam
tahap
pengajuan
permohonan kredit pad PT. BESS Finance konsumen harus memenuhi beberapa persyaratan adalah : a. Konsumen berusia 21 sampai 55 tahun atau yang berusia dibawah 21 tahun tetapi sudah bekerja minimal 2 tahun. b. Konsumen harus memiliki pekerjaan atau usaha tetap dan jelas dengan minimal 1 tahun bekerja. c. Apabila ada pengajuan kredit dari konsumen yang sudah pernah melakukan kredit atau sedang melakukan kredit, maka perlu dianalisa history payment konsumen tersebut, apakah pembayaran angsuran lancar setiap bulannya atau sering tersendat-sendat.
69
Disamping persyaratan umum, terdapat beberapa persyaratan dokumen yang harus dipenuhi, yaitu : a. KTP.
KTP
yang
dilampirkan
adalah
KTP
pemohon
dan
suami/istrinya. Agar dapat digunakan dalam proses pengecekan pada kriteria data blacklist. b. Kartu keluarga. Kartu keluarga dapat digunakan untuk menganalisa jumlah keluarga, jumlah tanggungan yang harus dibiayai serta menganalisa kebenaran pemohon memiliki hubungan kekeluargaan dengan penjamin jika diperlukan. c. Slip gaji / surat keterangan penghasilan. Surat keterangan penghasilan dapat digunakan untuk mencocokan jumlah pendapatan yang diakui pada lembaran isi permohonan pinjaman. d. Bukti kepemilikan rumah. Bukti kepemilikan rumah ini digunakan untuk mengetahui kebenaran rumah itu milik konsumen atau kontrakan. Dengan ada bukti kepemilikan rumah ini, staff Account Officer tidak dapat membuat data palsu konsumen. e. Rekening tabungan / rekening koran. Untuk mengetahui jumlah tabungan konsumen dan menganalisa keluar masuk uang konsumen. 3.
Perangkapan fungsi Melalui hasil observasi dalam struktur organisasi, terdapat perangkapan tugas, yaitu Head Operation sebagai kasir dan juga melakukan pengawasan divisi di bawahnya. Oleh karena hal ini, kemungkinan terjadi kecurangan dalam kas sangat besar. Karena semua tugas pengawasan, pencatatan, penerimaan dan penyerotan kas dilakukan oleh satu fungsi yaitu kasir / Head Operation. Rekomendasi yang diusulkan
70
penulis adalah dengan membedakan tugas wewenang staff pengawasan dengan staff pencatatan, staff penerimaan kas dan staff penyerotan kas, serta penambahan staff pada struktur organisasi PT. BESS Finance kantor cabang. Pada usulan ini terdapat perubahan dan penambahan bagian pada struktur organisasi kantor cabang PT. BESS Finance. Sehingga struktur organisasi yang diusulkan sebagai berikut :
1.3 Gambar struktur organisasi PT. BESS Finance yang diusulkan Setelah mengalami perubahan dan penambahan bagian pada struktur organisasi, uraian tugas menjadi sebagai berikut pada bagian yang dirubah dan ditambahkan : - Head Operation adalah orang yang bertanggung jawab mengawasi divisi dibawahnya dan kegiatan operasional di dalam kantor cabang. - Kasir adalah orang yang bertanggung jawab menerima kas dari teller dan collector, membuat laporan harian penerimaan kas, menyimpan uang kas pada brankas dan menyetor uang kas ke bank. - Adm. Collection adalah orang yang bertanggung jawab memeriksa dokumen, mengarsip dokumen dan melakukan pengawasan terhadap 71
collector. Tanggung jawab yang akan ditambahkan adalah setiap hari membuat daftar piutang yang akan ditagih oleh kolektor, dan membuat kwitansi tagihan dengan 3 rangkap. Rangkap 1 diberikan kepada konsumen, rangkap 2 di arsip untuk Adm. Collection, rangkap 3 diberikan kepada Head Collector. - Collector adalah orang yang bertanggung jawab melakukan penagihan untuk konsumen yang pembayaran angsuran telat. Dengan ada penambahan staff kasir, diharapkan dapat mengurangi kecurangan pada uang kas perusahaan. 4.
Over Due penyitaan motor. Perusahaan menetapkan over due 150 hari / 5 bulan konsumen tidak melakukan pembayaran objek pembiayaan akan disita oleh perusahaan. Dari kebijakan ini penulis memberikan saran untuk perusahaan agar merubah jumlah hari keterlambatan menjadi 90 hari / 3 bulan. Karena untuk jangka waktu penunggakan 150 hari itu kelamaan, perusahaan memerlukan perputaran dana agar dapat melakukan kegiatan operasional, jika perusahaan memberikan waktu penyitaan kelamaan, motor tersebut dapat dijual ke pihak kedua tanpa BPKB dan akan memperlambat perputaran dana perusahaan.
5.
Penetapan harga jual motor sitaan. Dalam penetapan harga jual motor sitaan, PT. BESS Finance memberikan tanggung jawab pada masing-masing Branch Manager di kantor cabang untuk melakukan lelang kepada masyakarat umum maupun karyawan perusahaan itu sendiri. Penetapan harga motor bekas hasil sitaan ini harganya bisa 30%-50% lebih murah ketimbang harga 72
dipasar. Dalam penilaian resiko dalam penetapan harga jual motor bekas hasil sitaan ini, penulis menemukan adanya kasus yang dapat merugikan aset perusahaan yaitu penetapan harga jual tidak diotorisasi oleh staff di kantor pusat dan harga jual motor bekas terlalu rendah. Penetapan harga jual terlalu rendah, akan mengakibatkan perusahaan harus menombok kerugian serta merusak harga pasaran motor bekas antar finance. Saran dari penulis, perusahaan perlu menetapkan harga motor bekas ini sesuai harga pasaran dan sebelum motor dijual, harus diotorisasi oleh GM Operation dengan mencantumkan data pembeli serta harga jual motor. GM Operation menganalisa apakah motor tersebut boleh dijual dengan harga segitu atau tidak. Selain itu perusahaan juga dapat menjual motor bekas tersebut ke dealer-dealer yang bekerjasama dengan PT. BESS Finance. 6. Pembayaran angsuran. Dalam cara pembayaran angsuran PT. BESS Finance menyediakan dua cara pembayaran yang akan dipilih saat konsumen dilakukan survei oleh Account Officer. Cara pembayaran bisa melalui loket dan ditagih oleh collector. Namun penulis menyarankan kepada perusahaan untuk menyediakan cara pembayaran via transfer ke rekening perusahaan atau pembayaran melalui Pos. Kedua cara ini akan menghemat karyawan bagian Collector dan mempermudah konsumen melakukan pembayaran. Dengan menambah cara pembayaran ini diharapkan akan mengurangi kredit macet karena konsumen yang sibuk tidak bisa membayar angsuran ke teller, dan menghemat beban gaji perusahaan. Selain itu, hal ini dapat
73
mengurangi kesempatan bagian Collector untuk menggelapkan kas perusahaan.
IV.2.3. Evaluasi Sistem Informasi dan Komunikasi Perusahaan telah terdapat sistem akuntansi yang cukup memadai dengan adanya prosedur-prosedur yang memperlihatkan bagaimana proses penjualan kredit dijalankan. Pelaksanaan yang dilakukan oleh perusahaan yang berhubungan dengan informasi dan komunikasi adalah sebagai berikut : 1.
Perusahaan memiliki sistem dan prosedur yang mengatur jalannya aktivitas penjualan kredit. Didalam sistem dan prosedur penjualan kredit dijelaskan dari proses pengajuan dan persetujuan kredit sampai proses kontrak. Sistem dan prosedur ini telah di sosialisasikan kepada bagianbagian yang menjalankan tugasnya sesuai dengan tugas-tugas yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan harus dipatuhi oleh karyawan perusahaan.
2.
Didalam perusahaan, antara atasan dan bawahan saling berhubungan baik, hal ini terlihat bawahan memberikan masukan atau pendapat kepada atasannya, dan atasan mempertixmbangkan masukan atau saran tersebut, dan begitu sebaliknya, atasan juga memberi masukan dan motivasi kepada bawahannya. Hal ini dilakukan untuk menciptakan suasana nyaman di dalam perusahaan sehingga personel dalam perusahaan dapat bekerja dengan baik. Berdasarkan
observasi
dan
wawancara,
penulis
menemukan
kelemahan pada proses informasi perusahaan, yaitu kekurangan data dalam 74
proses analisa kredit. Dalam proses analisa kredit, fungsi kredit menganalisa data konsumen ke dalam data blacklist, untuk mendapatkan informasi apakah konsumen tersebut sudah masuk data blacklist, jika iya maka konsumen akan ditolak. Namun, data blacklist yang dimiliki perusahaan masih sedikit, sehingga tidak dapat memaksimalkan proses analisa kredit tersebut. Pada umumnya, perusahaan finance harus memiliki data blacklist yang memadai yang digunakan untuk pengambilan keputusan persetujuan kredit. Kekurangan data ini dikarenakan perusahaan masih tergolong perusahaan baru, maka data-data yang dimiliki belum terlalu banyak. Akibat kekurangan data ini, masalah kredit macet perusahaan tidak dapat diminimalisasikan atau dihindari. Masalah kredit macet ini juga akan mempengaruhi kinerja perusahaan dan mempersusah perusahaan untuk mendapatkan dana dari investor luar. Sebaiknya perusahaan menambah datadata blacklist dan memperketat pengecekan data konsumen agak dapat mengurangi kredit macet.
IV.2.4 Evaluasi Aktivitas Pengendalian Internal Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dapat membantu manajemen melakukan tugasnya. Aktivitas tersebut memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk mengatasi resiko dalam pencapaian tujuan perusahaan. Evaluasi terhadap aktivitas pengendalian internal yang akan dibahas penulis adalah meliputi :
75
A. Evaluasi terhadap pemisahan tugas yang memadai Pembagian struktur organisasi merupakan salah satu unsur dari pengendalian internal yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Pemisahan tugas memastikan bahwa seseorang melaksanakan tugas sesuai dengan yang seharusnya, dan tidak melaksanakan tugas dengan tidak seimbang. Melaksanakan tugas tidak seimbang akan memungkinkan bagi karyawan untuk melakukan kecurangan dan menutupinya. Untuk melakukan evaluasi pada aktivitas pengendalian internal, maka dibutuhkan keterkaitan fungsi-fungsi yang saling berhubungan dalam menjalankan penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas yang sedang berjalan di dalam perusahaan. Secara khusus dalam evaluasi terhadap pemisahan tugas, perlu diketahui fungsi-fungsi apa saja yang harus dipisahkan agar tidak terjadi kecurangan. Melalui wawancara penulis, serta prosedur yang diberikan perusahaan, penulis menemukan beberapa fungsi yang sudah mendapat pemisahan tugas dengan baik dan telah sesuai dengan teori yang ada, yaitu : 1.
Fungsi penjualan telah terpisah dengan fungsi kredit. Pada sistem penjualan kredit perusahaan, fungsi penjualan dan fungsi kredit telah terpisah. Fungsi penjualan dilakukan oleh bagian account officer, sedangkan fungsi kredit dilakukan oleh komite kredit. Pemisahan tugas kedua fungsi ini bermaksud untuk menciptakan pengecekan internal terhadap transaksi penjualan kredit. Dalam transaksi penjualan, fungsi penjualan mempunyai kecenderungan untuk menjual barang sebanyak-banyaknya, seringkali mengabaikan dapat ditagih atau 76
tidaknya piutang tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan oleh fungsi kredit sebelum transaksi penjualan kredit disetujui. Fungsi kredit ini memiliki wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada konsumen. Dengan adanya dua fungsi terpisah, maka pengendalian internal akan lebih mudah dilakukan. 2.
Fungsi akuntansi telah terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas. Pada sistem penerimaan kas perusahaan, fungsi akuntansi telah terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas. Fungsi penagihan di perusahaan di lakukan oleh teller atau collector yang bertanggung jawab untuk menagih piutang konsumen yang telah jatuh tempo, dan uang akan di serahkan ke bagian kasir untuk disimpan dan di setor ke bank. Sedangkan bagian akuntansi bertanggung jawab mencatat laporan penerimaan kas yang diserahkan dari bagian kasir. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan penulis, ditemukan masih ada
beberapa kelemahan yang terdapat dalam sistem penjualan, piutang dan penerimaan kas pada PT. BESS Finance, yaitu : 1.
Fungsi penerimaan kas belum terpisah dari fungsi pencatatan. Pada prosedur penjualan kredit dan penerimaan kas perusahaan, fungsi penerimaan kas dan fungsi pencatatan belum dipisahkan. Fungsi penerimaan kas dan fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian kasir. Semestinya fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi pencatatan. Fungsi penerimaan kas dilakukan oleh bagian kasir, sedangkan fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian akuntansi.
77
Kondisi ini terjadi karena perusahaan merasa dalam hal penerimaan kas dan pencatatan tidak perlu di pisahkan. Dan untuk mempersingkat prosedur pada penjualan kredit. Akibatnya dengan tidak ada pemisahaan tugas ini, adanya kemungkinan kasir menerima uang kas dan tidak mencatatnya sebagai penjualan. Atau kasir menunda pencatatan penjualan. Rekomendasi yang dapat diusulkan dari penulis adalah perusahaan sebaiknya melakukan pemisahan fungsi antara penerimaan kas dengan pencatatan dengan tujuan untuk mengantisipasi adanya kasus penundaan pencatatan penerimaan kas, menggunakan kas yang diterima untuk kepentingan pribadi, dan menutupi kecurangnya dengan cara mencatat penerimaan kas tersebut dari konsumen lain. 2.
Fungsi penerimaan kas belum dipisahkan dari fungsi penyetoran kas ke bank. Pada PT. BESS Finance proses penerimaan kas dan penyetoran kas ke bank, perusahaan dilakukan oleh 1 personal. Maka bagian kasir merangkap dua tugas yang seharusnya terpisah. Pada umumnya perusahaan yang memiliki pengendalian internal yang baik, harus memiliki 2 staff
bagian kasir. Masing-masing personal mempunyai
tanggung jawab yang berbeda. Suatu fungsi tidak boleh diberikan tanggung jawab penuh untuk melakukan semua tahap suatu transaksi. Penulis mengusulkan agar perusaahan merekrut karyawan baru yang akan ditempatkan pada bagian kasir, dan tanggung jawab bagian kasir dibagi menjadi dua, yaitu kasir A bertanggung jawab atas penerimaan kas dan membuat laporan harian penerimaan kas setiap hari yang akan
78
diotorisasi oleh bagian Cash In, dan kasir B bertanggung jawab menyetor uang sepenuhnya sesuai dengan laporan harian penerimaan kas ke bank, setelah itu bagian kasir akan menyerahkan bukti setoran tunai ke bagian Cash In sebagai dokumen pendukung untuk mempercepat pengecekan pada staff Cash In. Dengan ada dua staff kasir, diharapkan kecurangan atau kesalahan dalam pembuatan laporan penjualan harian dengan uang yang disetor ke bank, karena ada dua staff kasir yang dapat saling mengecek. Hal ini juga dapat memaksimalkan pengendalian internal pada penjualan dan penerimaan kas.
B. Evaluasi terhadap otorisasi yang sesuai dari transaksi dan aktivitas Otorisasi perlu dilakukan karena setiap transaksi harus disahkan dengan benar untuk mewujudkan pengendalian internal yang memadai. Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari manajer yang berwewenang. Catatan, formulir dan dokumen merupakan media yang digunakan untuk merekam dan mencatat terjadinya transaksi. Oleh karen itu, penggunaannya harus diawasi dengan otorisasi dengan jelas dan sesuai. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis menemukan bahwa otorisasi yang sesuai dengan transaksi dan aktivitas telah berjalan dengan baik dan sesuai teori yang ada, yaitu : 1.
Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan. Transaksi penjualan kredit pada PT. Bess Finance, berdasarkan prosedur yang diberikan dapat diketahui proses penjualan berawal dari dealer menghubungi account officer untuk mengajukan PPSA (pemohonan
79
pembiayaan secara angsuran) dengan memberikan data-data konsumen, setelah itu account officer akan melakukan survei ke rumah konsumen. Dari proses pengajuan dan persetujuan kredit ini, account officer tidak mencatat penjualan pada surat order, dikarenakan PT. Bess Finance hanya menyediakan dana jika pengajuan dan persetujuan kredit diterima, perusahan tidak memiliki produk. Sehingga account officer tidak perlu mencatat pada surat order dan diotorisasi. 2.
Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit. Proses persetujuan kredit ini dilakukan oleh fungsi kredit untuk mengurangi resiko tidak tertagihnya piutang maka perlu dilakukan analisa kredit yang di lakukan oleh komite kredit.
3.
Terjadi piutang tidak diotorisasi oleh fungsi penagihan. Pada PT. Bess Finance, yang melakukan fungsi penagihan adalah teller dan collector. Teller dan Collector melakukan penagihan atas piutang yang telah jatuh tempo sesuai dengan kwitansi yang diberikan bagian kasir. Teller dan Collector tidak berwewenang atas otorisai terjadi piutang.
C. Evaluasi terhadap pengendalian fisik atas aset dan catatan Cara pengendalian internal yang baik dalam perlindungan aset dan catatan adalah dengan menyediakan perlindungan fisik. Pengendalian fisik atas aset dan catatan ini sudah diterapkan dalam perusahaan, yaitu sebagai berikut : 1.
Dokumen-dokumen atau catatan-catatan pendukung dalam aktivitas penjualan kredit sudah disimpan dengan baik dan rapi oleh masing80
masing bagian di dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas dokumen dan catatan tersebut. 2.
Dalam perusahaan terdapat satpam yang bertugas untuk menjaga keamanan perusahaan. Bagi yang tidak berhak tidak diperbolehkan masuk ke dalam kantor, kecuali sudah membuat janji dengan staft di kantor. untuk tamu yang datang ke kantor di haruskan untuk menuliskan nama, alamat serta no. Telpon yang bisa dihubungi berguna untuk mendata tamu yang datang keperusahaan.
3.
Perusahaan telah membatasi data-data yang diakses. Data blacklist hanya boleh diakses oleh komite kredit dan administrasi kredit untuk menganalisa kredit. Untuk menginput jurnal dan laporan lain, yang berwewenang hanya bagian akuntansi.
IV.2.5. Evaluasi Pemantauan Pemantauan merupakan suatu proses yang menilai kualitas kinerja pengendalian internal. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis pada perusahaan, penulis dapat menemukan beberapa hal terkait penerapan pemantauan perusahaan yang telah dilakukan dengan baik pada transaksi penjualan, piutang dan penerimaan kas : 1.
Pemeriksaan kelengkapan dokumen. Dari hasil wawancara, dapat diketahui perusahaan telah melakukan pemeriksaan secara berkala atas kelengkapan dokumen. Contohnya pada tahap pengajuan kredit, jika konsumen belum melampirkan data-data konsumen dengan lengkap, maka account officer akan meminta data 81
lengkapnya. Data tersebut yang akan digunakan melakukan analisa kredit. 2.
Perusahaan telah menetapkan sanksi atas pelanggaran. Berdasarkan hasil wawancara, dapat diketahui bahwa perusahaan telah menetapkan sanksi – sanksi yang berguna untuk mencegah dan menanggulangi pelanggaran yang mungkin dilakukan oleh karyawan. Didalam buku pedoman dijelaskan dengan lengkap tentang langgaran dan sanksi yang diberikan jika karyawan melakukan pelanggaran. Adapun peringatan atau langgaran atas kesalahan : - Teguran / peringatan lisan Teguran / peringatan lisan diberikan oleh atasan atau pimpinan yang berwewenang untuk kesalahan atau pelanggaran yang bersifat ringan atau umum. Contoh : karyawan yang telat masuk kerja akan diberi teguran. - Surat teguran Surat teguran ini diberikan oleh atasan atau pimpinan yang berwewenang. Surat teguran ini diberikan untuk pelanggaran yang bersifat berat. Contoh pemalsuan data konsumen, agar persetujuan kredit konsumen dapat diterima. - Skorsing Skorsing akan diberikan oleh atasan atau pimpinan yang berwewenang
untuk
pelanggaran
yang
bersifat
merugikan
perusahaan. Contoh : pencurian uang kas.
82
Dengan adanya sanksi-sanksi tersebut, perusahaan mengharapkan karyawan dapat bertindak dengan lebih profesional dan jujur dalam pekerjaannya. 3.
Manajemen melakukan evaluasi dan perbaikan atas kebijakan dan prosedur. Berdasarkan hasil wawancara, dapat diketahui bahwa perusahaan secara berkala akan melakukan evaluasi terhadap fungsi yang berkaitan dalam transaksi penjualan untuk dapat mengetahui kinerja masing-masing divisi dan kinerja para karyawan. Dan hasil evaluasi dapat dijadikan sebagai pedoman untuk perbaikan kebijakan dan prosedur.
83
