BAB IV PEMBAHASAN
Pada bab ini peneliti akan menjabarkan hasil dari analisis dan evaluasi dari sistem akuntansi terhadap siklus pendapatan dengan cara membandingkan antara sistem yang diterapkan oleh RSAB Harapan Kita dengan landasan teoritis yang terdapat pada bab sebelumnya, hal ini dilakukan agar dapat mengetahui hal-hal yang memerlukan perbaikan atas sistem akuntansi berjalan yang telah diterapkan rumah sakit. Evaluasi yang dilakukan terhadap pengendalian intern secara umum adalah untuk menilai keefektifan dan kesesuaian prosedur yang telah diterapkan sesuai dengan lima komponen pengendalian internal yang saling terkait menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO), lima komponen ini harus terpenuhi dalam operasional seharihari rumah sakit agar pengendalian intern dapat terjaga dengan baik. Sesuai kajian teoritis pada bab sebelumnya 5 komponen COSO tersebut yaitu : 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) 2. Penilaian Risiko (Risk Assesment) 3. Aktivitas Pengendalian Internal (Internal Control Activities) 4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) 5. Pengawasan (Monitoring) Lima komponen ini akan menjadi dasar penilaian peneliti dalam mengevaluasi kinerja pengendalian intern manajemen rumah sakit secara lebih spesifik berdasarkan temuan-temuan audit yang didapatkan.
60
Pengendalian intern secara umum biasanya mencakup kegiatan-kegiatan yang tidak terkait dengan sistem penerimaan ataupun pengeluaran. Pandangan yang akan di evaluasi adalah kegiatan-kegiatan pendukung dari sistem penerimaan ataupun unit-unit kerja yang bersifat praktikal dan teoritis. RSAB Harapan Kita mempunyai sistem pengendalian internal yang efektif karena memiliki karakteristik sebagai berikut : 1. Personalia yang kompeten, dapat dipercaya dan beretika. Untuk mendapatkan pegawai yang kompeten, perusahaan memberikan pelatihan untuk meningkatkan skill para pegawai, serta dapat pula menambah fleksibilitas dalam penempatan karyawannya dengan cara melakukan rotasi dalam berbagai tugas. RSAB Harapan Kita memiliki pegawai yang kompeten dan mengerjakan pekerjaannya dengan baik. Bisa dilihat dari kinerja masing-masing setiap departemen yang menghasilkan laporan yang akurat. 2. Pertanggung jawaban Tugas Setiap pegawai mempunyai tanggung jawab tertentu karena disesuaikan dengan pekerjaannya dan biasanya dipaparkan di bagan organisasi. Bagan organisasi di RSAB Harapan Kita di paparkan dengan jelas di setiap departemen, sehingga setiap departemen sudah melakukan tanggung jawabnya masing-masing. Dan baru-baru ini pihak rumah sakit melakukan perputaran personal dari suatu tugas atau bagian ke tugas yang lain. Hal ini bertujuan untuk memaksimalkan potensi sumber daya manusia yang ada dan untuk mencegah terjadinya penyelewengan terhadap asset rumah sakit.
61
3. Pemberian kuasa yang Tepat Suatu organisasi biasanya mempunyai aturan tertulis yang memuat prosedur pengesahan. Setiap penyimpangan dari kebijakan standar membutuhkan pemberian kuasa yang tepat. Misalnya saja di bagian akuntansi dan kasir yang harus melakukan tugas sesuai dengan adanya prosedur yang ditetapkan dan harus dilaksanakan. 4. Pemisahan antara operasional dengan akuntansi Dalam prosedur antara opersionalnya dengan akuntansi berjalan dengan baik karena semua pembayaran dilakukan di bagian tata rekening atau kasir. Dan bagian tersebut yang bertanggung jawab kepada bagian akuntansi. 5. Pembuktian dan sasaran pengamanan Prosedur ini telah dilaksanakan oleh rumah sakit, dengan menggunakan dokumen-dokumen
bernomor
serta
telah
terkomputerisasinya
sistem
pencatatan jadi hal tersebut memperkecil dilakukannya penyimpangan.
Analisis dan evaluasi yang dilakukan peneliti mengenai sistem akuntansi siklus pendapatan berdasarkan pengendalian internal pada RSAB Harapan Kita dibagi menjadi empat bagian pembahasan utama, yaitu : 1. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Secara Umum 2. Evaluasi Pengendalian Intern atas Sistem Akuntansi Penjualan 3. Evaluasi Pengendalian Intern atas Sistem Akuntansi Piutang 4. Evaluasi Pengendalian Intern atas Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
62
Pemilihan jenis-jenis evaluasi tersebut dilakukan berdasarkan kegiatan-kegiatan yang dimiliki rumah sakit yang berkaitan dengan siklus pendapatan. Dari hasil evaluasi dan analisis yang didapatkan peneliti, diharapkan akan menjadi perhatian bagi manajemen rumah sakit yang bersifat membangun dan menjadi penilaian kembali atas penerapan pengendalian intern yang telah ada.
IV.1. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Secara Umum IV.1.1 Lingkungan Pengendalian Dari hasil penelitian yang telah dilakukan berdasarkan elemen-elemen pengendalian internal secara umum terkait dengan siklus pendapatan, di RSAB Harapan Kita memiliki kelebihan-kelebihan sebagai berikut : 1. Integritas dan Nilai Etika Penerapan nilai-nilai ini sudah bisa dilakukan oleh seluruh jajaran manajemen RSAB Harapan Kita. Hal ini ditunjukkan dengan pelayanan, penanganan, dan prioritas oleh divisi pelayanan kepada seluruh calon pasien yang mengharapkan pelayanan terbaik oleh rumah sakit. Hal ini juga diikuti oleh divisi manajemen dan akuntansi yang senantiasa taat peraturan dan komitmen akan integritas kerja terlebih sebagai rumah sakit milik pemerintah. Dari evaluasi yang peneliti lakukan, dapat sangat terlihat integritas dan nilai etika yang ditanamkan oleh manajemen rumah sakit dimana semangat bekerja karyawan yang terlihat sangat baik. Hal ini juga diikuti dengan komunikasi yang terbuka dengan menjunjung tinggi nilai kejujuran dan etika bermasyarakat yang baik.
63
Wujud nilai integritas dan etika yang ditunjukkan oleh RSAB Harapan Kita dapat terlihat dari evaluasi berikut ini : a. Ketepatan waktu kerja dimana jam kerja RSAB Harapan Kita dimulai dari pukul 07.00 WIB sampai dengan pukul 15.00 WIB bagi manajemen, dan tambahan shift kedua bagi divisi pelayanan yang dimulai dari jam 15.00 WIB sampai dengan pukul 24.00 WIB. Selain itu sebagai badan layanan kesehatan, RSAB Harapan Kita juga memiliki jam jaga yang dimulai dari pukul 00.00 WIB sampai dengan pukul 07.00 WIB. b. Memberikan pelayanan terbaik kepada para pasien, dimana kesehatan pasien adalah prioritas utama dari RSAB Harapan Kita. Prinsip ini juga dijaga dengan pelayanan yang ramah, penanganan yang baik, dan prioritas kesehatan pasien sebagai tujuan rumah sakit. c. Menerapkan kebersihan dan ketaatan lingkungan kepada seluruh pengguna dan jajaran karayawan RSAB Harapan Kita dengan memberikan larangan-larangan area steril akan rokok dan kebersihan lingkungan secara menyeluruh. Memberikan kotak-kotak sampah dibanyak tempat pada lingkungan rumah sakit serta memberikan perbedaaan kotak sampah organik dan non-organik. Hal ini dilakukan untuk tetap menjaga lingkungan yang sehat di rumah sakit. d. Tertib dan disiplin pada jam-jam istirahat ataupun kegiatan kerja diluar lingkungan kerja juga menjadi kelebihan dari RSAB Harapan Kita, dimana seluruh karyawan akan menggunakan jam istirahat sebaikbaiknya dan segera kembali melakukan aktivitas kerjanya pada saat jam istirahat telah berakhir. 64
e. Seluruh karyawan khususnya divisi pelayanan selalu menjalankan prosedur penanganan pasien dengan baik. Misalnya menggunakan alatalat yang steril dan perlengkapan-perlengkapan khusus lainnya sesuai dengan terapan pelayanan yang dibutuhkan. Hal ini tentunya akan menjadi cerminan kerja manajemen rumah sakit juga bagi pengguna.
Sebagai badan layanan umum tentunya rumah sakit harus cepat tanggap melayani apapun kebutuhan kesehatan yang diperlukan oleh pasien, dalam hal ini RSAB sudah memiliki penilaian sendiri dimana mereka sebut sebagai Nilai CANTIK yang berarti : C epat A kurat N yaman dan Aman T ransparan dan Akuntansi I ntegritasTinggi K erjasama Tim Pada bab sebelumnya peneliti telah menyinggung hal ini sebagai terapan yang dimiliki oleh RSAB Harapan Kita, dan hal ini terbukti dengan evaluasi dan obersevasi yang peneliti lakukan dimana : a. Cepat memberikan pelayanan kesehatan kepada para pasien sebagai prioritas utama rumah sakit. b. Akurat dalam mengambil keputusan baik dalm hal manajemen dan pelayanan.
65
c. Memberikan kenyamanan bagi pasien selama dalam perawatan rumah sakit. d. Memberikan informasi biaya yang transparan kepada para pasien dan kondisi akuntansi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. e. Menjunjung tinggi integritas kerja kepada perusahaan sebagai lembaga kesehatan yang harus selalu memprioritaskan pelayanan kesehatan para pasien dan kepentingan manajemen yang harus dipertanggungjawabkan kepada dewan pengawas. f. Dan memberikan kerjasama tim yang baik dalam penanganan pasien demi mencapai seluruh nilai-nilai yang telah diterapkan. Kondisi : Dari kesesuaian prosedur lingkungan pengendalian pada pengendalian intern secara umum yang telah diterapkan ternyata RSAB Harapan Kita masih memiliki kelemahan yang mungkin kurang menjadi perhatian bagi manajemen. Yang mana dari evaluasi peneliti menilai bahwa : Kualitas dan fasilitas bangunan bagi para divisi akuntansi (back office) terlihat terlalu tua dan tidak modern. Menurut hasil observasi dan wawancara yang peneliti lakukan ternyata hal ini akan berpengaruh kepada kenyamanan dan semangat bekerja para divisi akuntasi yang mungkin juga akan berpengaruh pada hasil kinerja yang dilakukan. Kondisi ini tidak terlihat pada divisi pelayanan yang memiliki kualitas dan fasilitas bangunan yang modern.
66
Kriteria : Demi menerapkan manajemen yang baik, kenyamanan bekerja bagi para karyawan juga harus menjadi perhatian. Karena hal ini akan berpengaruh langsung pada hasil kinerja yang dihasilkan oleh karyawan. Rekomendasi : Dari masalah yang ditemukan dan kriteria yang ada, rekomendasi yang dapat diberikan adalah agar Direktur Utama sebagai pimpinan dari manajemen rumah sakit mengusulkan kepada Dewan Pengawas yang dalam hal ini adalah Pemerintah untuk merealisasikan adanya renovasi dari kualitas dan fasilitas bangunan bagi para karyawan back office yang dirasa sudah terlihat kurang menarik. Hal ini juga tentunya bukan hanya dilihat sebagai beban atas belanja rumah sakit melainkan untuk meningkatkan semangat kerja bagi seluruh karyawan RSAB Harapan Kita.
2. Komitmen terhadap kompetensi Sebagai rumah sakit milik pemerintah tentunya pendanaan atas RSAB Harapan Kita berasal dari pemerintah melalui tahap-tahap persetujuan dewan pengawas sehingga dapat terealisasi. Tetapi hal ini ternyata tidak mengurungkan niat manajemen rumah sakit untuk menjadi rumah sakit yang berkembang searah dengan kemajuan teknologi. Kompetensi karyawan adalah ujung tombak pada setiap perusahaan dalam mengembangkan kinerja perusahaannya, begitu juga RSAB Harapan Kita yang selalu memberikan pelatihan-pelatihan tambahan bagi para karyawan dan penghargaan khusus atas prestasi yang karyawan dapat lakukan. 67
3. Dewan Pengawas dan Komite Audit Sesuai fungsinya Dewan Pengawas adalah pihak yang berwenang untuk mengawasi kinerja Direktur Utama sebagai pimpinan sekaligus penanggung jawab rumah sakit. Hal tersebut dilakukan dengan adanya pertemuan secara rutin sebagai salah satu bentuk pengawasan dari dewan pengawas. Dewan pengawas pada RSAB Harapan Kita terbagi menjadi sebagai berikut : a. Kementrian Kesehatan b. Kementrian Keuangan c. Pemerintah Daerah d. Para Profesional e. Kementrian Pendidikan dan Budaya Para dewan pengawas menjadi tim penilai dari kinerja Direktur Utama RSAB Harapan Kita sebagai rumah sakit milik pemerintah yang tentunya menjadi perhatian dan tolak ukur bagi masyarakat luas. Pada hal ini RSAB Harapan Kita tidak memiliki Komite Audit secara khusus melainkan fungsi ini dipegang oleh Kementrian Keuangan yang berfungsi sebagai auditor eksternal bagi rumah sakit selain auditor internal yang dimiliki manajemen rumah sakit.
4. Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen Seperti yang sudah disinggung pada bab III bahwa RSAB Harapan Kita memiliki Visi, Misi, dan Tujuan yang saling berkesinambungan, menjunjung tinggi kejujuran sebagai nilai yang sangat berpengaruh dalam penerapan kerja. Dengan tujuan untuk mewujudkan pelayanan yang lengkap, terpadu, 68
unggul dan mutakhir di bidang kesehatan anak, remaja, dan bunda melalui kerjasama tim yang baik. Hal ini diharapkan dapat menciptakan terselenggaranya pendidikan, pelatihan, dan penelitian yang terintegrasi dengan aktivitas pelayanan. Kebijakan manajemen untuk selalu memberikan pelayanan yang cepat, tepat waktu, tepat sasaran, sesuai dengan prosedur dan taat peraturan untuk menciptakan kenyamanan dan kemananan dalam pelayanan yang diberikan secara terpadu antar profesi untuk mencapai TQM (Total Quality Management).
5. Struktur Organisasi Evaluasi yang dilakukan terhadap struktur organisasi adalah untuk menilai keefektifan dan kesesuaian dari pemilihan pos-pos jabatan agar dapat mendukung perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas suatu perusahaan. Karena struktur organisasi tersebut
memliki
tanggung jawab dan wewenang yang jelas dalam pencapaian tujuan perusahaan. Struktur organisasi yang dimiliki RSAB Harapan Kita sudah dapat dinilai baik jika dilihat dari pembagian tugas dan wewenangnya. Struktur organisasi ini telah dirancang sedemikian rupa oleh manajemen agar dapat menjadi acuan kerja seluruh karyawan. Struktur organisasi RSAB Harapan Kita dapat dilihat secara keseluruhan pada Gambar 3.1. Dari evaluasi yang telah peneliti lakukan, secara keseluruhan dapat dikatakan bahwa struktur organisasi pada RSAB Harapan Kita sudah cukup memadai untuk menunjang operasional rumah sakit. 69
6. Wewenang dan Jabatan Sesuai job descriptions RSAB Harapan Kita, secara keseluruhan wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepada setiap karyawan sudah dijalankan dengan baik. Kerjasama tim yang baik selalu membantu penyelesaian fungsi masing-masing divisi disamping integritas masing-masing karyawan terhadap rumah sakit. Diantaranya terdapat kesesuaian prosedur menurut pengendalian intern yang sudah dilakukan oleh manajemen yaitu : a. Fungsi dan wewenang yang jelas pada setiap pos-pos jabatan yang ada pada struktur organisasi. Setiap pos-pos jabatan yang ada pada stuktur organisasi RSAB Harapan Kita memliki fungsinya masing-masing yang senantiasa membantu kinerja rumah sakit dalam memberikan kontribusi terbaik kepada para pihak-pihak yang berkepentingan sehingga dapat menjaga kualitas pelayanan maksimal yang pada akhirnya diberikan kepada masyarakat umum. b. Pemisahan wewenang bagian pelayanan dan administrasi. Pada hal ini RSAB Harapan Kita memiliki kelebihan yang sangat membantu kinerja rumah sakit terkait dengan siklus pendapatan, dimana divisi yang mengurus pelayanan kesehatan tidak dicampuri dengan kegiatan administrasi ataupun akuntansi, front office hanya akan mengirimkan rekapitulasi laporan harian tindakan kesehatan yang terjadi. Sehingga konsentrasi akan dua hal ini tidak saling mengganggu tetapi saling berhubungan.
70
c. Pemisahan wewenang dalam pengurusan transaksi yang bersifat tunai dan bersifat piutang. Jenis pembayaran yang tersedia di RSAB Harapan Kita adalah dengan pembayaran tunai dan dengan asuransi kesehatan, selain itu pemisahan sifat disini adalah apakah pelayanan yang diberikan merupakan transaksi yang selesai pada hari tersebut atau berkelanjutan seperti pelayanan rawat inap. Jika transaksi yang terjadi adalah tunai, maka kasir akan memberikan laporan harian kepada perbendaharaan keuangan. Tetapi jika transaksi yang terjadi bersifat piutang, maka pihak yang mencatat adalah bagian mobilisasi dana, dan memberikan laporan rekapitulasi kepada bagian instalasi piutang. d. Dewan Pengawas yang senantiasa mengawasi kinerja Direktur Utama RSAB Harapan Kita sebagai rumah sakit milik pemerintah. RSAB
Harapan
Kita
merupakan
milik
pemerintah
dimana
pengawasannya dilakukan oleh pihak-pihak dari Kementrian Kesehatan, Kementrian Keuangan, Pemerintah Daerah, dan pihak-pihak lainnya dari bidang profesi dan pendidikan. Laporan keuangan yang ditanda tangani oleh Direktur Utama harus dipertanggung jawabkan kepada pihak-pihak tersebut sebagai bentuk transparansi laporan keuangan rumah sakit. Kondisi : Dari kelebihan-kelebihan yang peneliti dapatkan pada struktur organisasi RSAB Harapan Kita terdapat juga kelemahan-kelemahan yang tentunya akan menghambat operasional rumah sakit, yaitu :
71
Perangkapan wewenang pada jabatan tertentu yang dianggap dapat mengakomodir fungsi-fungsi tersebut. Walaupun penyusunan struktur organisasi pada RSAB Harapan Kita sudah dinilai memadai, ternyata masih ada kelemahan yang seharusnya menjadi perhatian penting manajemen. Dimana perangkapan tugas yang seharusnya dipisah seperti pada bagian akuntansi yang mencatat jurnal pendapatan dan pengeluaran dilakukan hanya oleh 1 orang yang sama. Hal ini dilakukan manajemen karena karyawan tersebut dianggap mampu untuk melakukan dua tugas tersebut sekaligus . Selain itu, hal ini juga dilakukan manajemen karena manajemen rumah sakit kekurangan sumber daya manusia yang lebih lanjut akan peneliti bahas pada evaluasi sumber daya manusia. Kriteria : Dalam pemberian wewenang pada suatu fungsi jabatan, tentunya diikuti oleh pemberian tanggung jawab yang sama besarnya. Sebaiknya fungsi-fungsi jabatan sudah memenuhi semua hal yang dibutuhkan oleh perusahaan. Oleh karena itu setiap fungsi harus bekerja secara profesional tidak lebih dan tidak kurang pada fungsinya saja. Rekomendasi : Sebaiknya manajemen melakukan perekrutan karyawan baru untuk mengisi kekosongan staff akuntansi bagian penjurnalan yang akan membantu kinerja tim akuntansi agar mendapatkan hasil terbaik. Hal ini juga untuk menghindari kesalahan informasi yang diterima oleh pihak-pihak lain sehingga secara profesional karyawan dapat menjalankan fungsi-fungsinya dengan baik dan benar. 72
7. Kebijakan dan Praktik SDM Sumber Daya Manusia (SDM) adalah penunjang utama dari setiap struktur organisasi yang berjalan. Karena seluruh kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi dilakukan oleh orang-orang yang berkompetensi sesuai bidangnya. Tentunya selain konsep kerja yang baik, sumber daya manusia harus jadi perhatian utama setiap perusahaan dalam menjaga kualitas dari produk jasa yang diberikan baik bagi konsumen maupun manajemen. Secara umum para perkerja di RSAB Harapan Kita adalah orang-orang yang berkompetensi pada bidangnya, baik dari divisi pelayanan (front office) maupun divisi administratif (back office). Divisi pelayanan mencakup seluruh unit kerja yang berhubungan dengan pelanggan, sedangkan divisi administratif adalah seluruh unit kerja yang berhubungan dengan pemrosesan pelaporan keuangan rumah sakit sebagai unit bisnis nirlaba. Tindakan perekrutan dan penyeleksian karyawan pada RSAB Harapan Kita dilakukan dengan tahapan-tahapan sesuai standard terkini yang tentunya dibutuhkan oleh manajemen. Kepala Human Resource Development (HRD) melakukan beberapa tahapan untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas dan berkompeten dibidangnya. Selain itu bagi karyawan yang telah bekerja akan melalui tahap penilaian untuk mencapai tujuan dan nilai-nilai yang diterapkan oleh manajemen. RSAB Harapan Kita juga tidak segan untuk memberikan penghargaan bagi karyawan yang teladan. Disamping itu untuk meningkatkan
kualitas
karyawannya,
manajemen
juga
memberikan
pelatihan-pelatihan yang spesifik terkait dengan bidangnya agar lebih advance dalam mengerjakan fungsi-fungsinya. 73
Kondisi : Dari evaluasi yang telah peneliti lakukan dengan cara wawancara dan menilai langsung, dapat ditemukan kelemahan yang mungkin harus jadi perhatian bagi manajemen rumah sakit yang antara lain adalah bahwa : Rumah Sakit kekurangan sumber daya manusia. Dalam menjalankan operasional rumah sakit sesuai struktur organisasi dengan job desc nya masing-masing, rumah sakit memerlukan karyawankaryawan yang berkompetensi yang siap menjalankan struktur pekerjaan selama jam kerja. Tetapi pada beberapa bagian, rumah sakit kekurangan karyawan yang cukup memegang peranan penting dalam siklus pendapatan. Seperti pada bagian mobilisasi dana, karena rumah sakit kekurangan karyawan maka mengakibatkan laporan harian yang harus disampaikan melewati batas waktu pada hari tersebut kepada perbendaharaan keuangan. Hal ini dipertahankan karena manajemen belum mendapatkan orang-orang yang berkompetensi untuk mengisi kekosongan yang terjadi pada posisiposisi tersebut. Sehingga keadaan ini masih tetap berjalan sampai peneliti mengadakan penelitian. Kriteria : Kebijakan atas praktik SDM harus selalu mengalami regenerasi atas pos-pos jabatan yang telah diisi. Setiap perekrutan atas karyawan pasti didasari oleh kurangnya tenaga kerja yang menangani fungsi-fungsi tertentu. Oleh karena itu pengisian kekosongan fungis-fungsi penting dalam struktur organisasi harus mendapat perhatian yang cepat oleh manajemen guna memberikan kinerja terbaik kepada para dewan pengawas dan masyarakat pada umumnya. 74
Rekomendasi : Sebaiknya manajer HRD harus segera melakukan perekrutan karyawan baru yang berkompentensi untuk mengisi kekosongan ataupun penambahan personil dalam posisi yang sama demi memenuhi tujuan kerja yang maksimal. Terutama pada staff mobilisasi dana karena fungsi ini memegang peran penting untuk melakukan pembuatan laporan transaksi harian yang akan dikirim ke bagian akuntansi
IV.1.2 Penilaian Resiko RSAB Harapan Kita adalah rumah sakit milik pemerintah sekaligus Badan Layanan Umum (BLU) dimana pengawasannya dilakukan oleh Kementrian Keuangan dan Kementrian Kesehatan. Oleh karena itu suatu keputusan yang signifikan harus melalui tahapan dan persetujuan dari Dewan Pengawas. Tetapi pada kegiatan operasional sehari-sehari manajemen sudah menetapkan langkah-langkah yang akan digunakan dalam menghadapi risiko yang timbul dari keadaan-keadaan dibawah ini : a. Pasien darurat Seperti rumah sakit pada umumnya RSAB Harapan Kita juga telah menyiapkan Unit Gawat Darurat (UGD) yang secara terprosedur dapat menangani pasien-pasien yang membutuhkan penanganan darurat dengan dokter yang berkompetensi pada bidangnya. Hal ini juga diikuti oleh pelayanan 24 jam bagi pasien rawat inap yang dilakukan oleh dokter jaga dengan tim yang selalu siaga selama 24 jam untuk mengatasi kemungkinankemungkinan yang tidak diinginkan. 75
b. Karyawan baru Perekrutan karyawan baru pastinya sudah melalui tahapan-tahapan seleksi untuk mencapai standart akademis dan psikologi yang dibutuhkan oleh rumah sakit, tetapi hal ini belum cukup memenuhi seluruh kriteria bagi karyawan yang memasuki lingkungan kerja baru. Oleh karena itu manajemen memberlakukan masa percobaan kerja bagi karyawan baru sebelum diangkat menjadi karyawan tetap. Dengan tahapan ini dapat terlihat komitmen karyawan kepada pekerjaannya. c. Teknologi Teknologi dan informasi yang semakin lama semakin berkembang harus diikuti oleh setiap perusahaan yang ingin berkembang, dalam hal ini RSAB Harapan Kita juga sudah cukup menanggulangi hadirnya teknologi-teknologi yang harus diterapkan dalam praktek pelayanan kepada para pasien. Kondisi : Dari penerapan-penerapan yang mungkin sudah dilakukan oleh RSAB Harapan Kita dalam menghadapi suatu risiko, tenyata masih ada kelemahan-kelemahan yang menghambat kinerja manajemen yaitu : Prosedur otorisasi pendanaan yang sulit Hal ini terutama dikarenakan rumah sakit ini adalah milik pemerintah sehingga kebijakan pendanaannya dilakukan oleh Kementrian Keuangan dan Kementrian Kesehatan, sehingga pada kebijakan-kebijakan khusus harus melalui prosedur dan penilaian tertentu. Dalam hal ini dapat dijadikan contoh adalah penerapan sistem yang terkomputerisasi pada bagian akuntansi, sebenarnya hal ini sudah lama disadari oleh manajemen. Tetapi realisasi atas usulan ini harus terhambat 76
prosedur yang harus dilalui manajemen, akibatnya kinerja bagian akuntansi dirasa kurang efisien ditengah-tengah kemajuan teknologi yang ada saat ini. Kriteria : Setiap perusahaan pasti akan berhubungan dengan lingkungan, perusahaan dibentuk adalah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat umum. Oleh karena itu setiap perusahaan harus cepat tanggap membaca situasi lingkungan dimana tidak ada batasan dalam perkembangan suatu lingkungan. Untuk menjadi yang terdepan seharusnya perusahaan yang dalam hal ini adalah rumah sakit harus selalu mengikuti perkembangan secara internal dan eksternal rumah sakit guna mencapai kinerja yang maksimal. Rekomendasi : Sebaiknya Dewan Pengawas memberikan perwakilan pada manajemen rumah sakit untuk mengotorisasi segala kebutuhan yang dibutuhkan oleh rumah sakit dalam meningkatkan kinerjanya, dengan begitu proses belajar dan memahami perkembangan
lingkungan akan dapat cepat terealisasi tanpa proses yang
berbelit-belit.
IV.1.3 Aktivitas Pengendalian Aktivitas Pengendalian adalah bentuk realisasi yang sudah dilaksanakan dalam penanggulangan resiko yang dihadapi oleh perusahaan yang bertujuan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dari evaluasi yang dilakukan peneliti dapat menyimpulkan aktivitas pengendalian yang sudah dilakukan oleh RSAB Harapan Kita :
77
a. Review terhadap kinerja Kinerja yang dilakukan oleh manajemen merupakan tim yang terbentuk dari beberapa karyawan. Untuk menilai dan menjaga kinerja yang dilakukan dari tiap-tiap karyawan maka perusahaan selalu menerapkan pencantuman identitas karyawan dan tanda tangannya pada setiap fungsi-fungsi yang dijalankan, hal ini dilakukan dalam rangka menjaga profesionalisme dan tanggung jawab kerja setiap karyawan. Dengan penerapan ini diharapkan akan mengurangi peluang-peluang kecurangan yang mungkin saja terjadi. b. Prosedur khusus Adapun prosedur yang dijalankan oleh tiap-tiap poli kesehatan selama menerima dari pasien baru datang hingga pasien pulang dari rumah sakit sudah melalui tahap-tahap yang telah ditetapkan oleh rumah sakit. Kegiatan ini dilakukan agar pasien atau masyarakat yang datang berobat merasa nyaman atas pelayanan dan fasilitas yang disediakan oleh pihak rumah sakit. Selain itu sistem yang digunakan dapat menunjang sarana dan prasarana yang ada didalam rumah sakit. Sehingga kinerja para pegawai dapat lebih optimal dalam melayani pasien dan pasien pun merasa nyaman mendapatkan kenyamanan dalam berobat atau memeriksakan kesehatannya. c. Pembatasan akses kedalam sistem. Pada sistem yang dimiliki RSAB Harapan Kita orang yang tidak berkepentingan tidak dapat mengakses sistem ini, karena sistem telah menggunakan password yang hanya dimiliki oleh operator yang terkait. Sehingga, semua karyawan kecuali operatornya tidak dapat menggunakan sistem tersebut. 78
d. Audit Mutu Internal. Kelebihan lain yang dimiliki RSAB Harapan Kita dalam pengendalian internal adalah adanya Audit Mutu Internal yang dilaksanakan secara berkala dengan tujuan untuk mengidentifikasi adanya ketidaksesuaian prosedur yang ditetapkan. e. Pengendalian Fisik Pengendalian terhadap harta rumah sakit dilakukan dengan menggunakan jasa bank, sedangkan pengendalian pada arsip data yang berbentuk hardcopy dan softcopy dilakukan oleh pihak internal rumah sakit dengan menggunakan sistem yang terintegrasi dengan password oleh pihak-pihak tertentu.
IV.1.4 Informasi dan Komunikasi Pengendalian intern sistem informasi dan komunikasi yang terjalin di RSAB Harapan Kita dilakukan dengan media rapat secara periodik antar pihakpihak yang berkepentingan yang didalamnya terdapat direktur utama, kepala bagian akuntansi dan verifikasi, kepala bagian pelayanan, dan dewan pengawas secara internal. Hal ini bertujuan untuk menjalin komunikasi antar divisi yang berkepentingan untuk menyampaikan risiko-risiko dan keluhan yang mungkin timbul selama jalannya sistem penjualan pada rumah sakit. Selain itu seluruh karyawan juga dapat menyampaikan informasi penting lainnya terkait kinerja rumah sakit dengan tahapan-tahapan prosedur penyampaian informasi yang harus dilalui. Kemudian keluhan-keluhan yang terkumpul ini akan disampaikan pada media rapat oleh Kepala-Kepala Bagian dalam struktur organisasi.
79
IV.1.5 Pemantauan Pemantauan terhadap kinerja karyawan dilakukan dari tingkatan supervisor sampai kepala bagian dari masing-masing divisi ataupun tindakan audit internal yang dilakukan oleh auditor internal yang dimiliki oleh manajemen rumah sakit. Selain itu pengawasan Direktur Utama dilakukan oleh pihak Dewan Pengawas yang berwenang menilai kinerja Direktur Utama dalam memimpin manajemen rumah sakit.
IV.2
Evaluasi Pengendalian Intern atas Sistem Akuntansi Penjualan
IV.2.1 Lingkungan Pengendalian RSAB Harapan Kita merupakan rumah sakit milik pemerintah yang mana penilaian pelayanannya akan sangat menjadi perhatian dan menjadi standart bagi rumah sakit lain pada umumnya. Sistem penjualan jasa yang diberikan dapat dibiayai dengan tunai ataupun asuransi kesehatan pada pihak asuransi yang bekerjasama. Meskipun pembayaran bukanlah hal utama yang harus dilakukan oleh para calon pasien, tetapi dalam hal ini RSAB Harapan Kita telah memiliki prosedur bagi calon pasien dengan adanya 2 sistem pendaftaran utama yaitu deposit dan non-deposit. Kemudian akan dilanjutkan dengan sistem pembayaran yang dipilih oleh pasien yaitu tunai atau asuransi, pembayaran dengan asuransi ini akan terlebih dahulu dilakukannya konfirmasi kepada pihak asuransi atas validitas bukti tanggungan yang ditunjukkan oleh pasien. Tetapi seluruh rangkaian fungsi ini tetap berdasarkan nilai-nilai yang diterapkan rumah sakit bahwa kesehatan pasien adalah prioritas utama.
80
IV.2.2 Penilaian Risiko Seluruh bagian yang bertanggung jawab atas penyediaan jasa layanan kesehatan ini akan mengecek dan mengkonfirmasi ulang dari seluruh tahapantahapan siklus pendapatan yang dimulai dari pasien datang hingga terbentuknya laporan keuangan oleh bagian akuntansi. Hal-hal yang dikonfirmasi ulang disini adalah seperti dokumen-dokumen yang dikeluarkan apakah sudah sesuai dengan pencatatan yang dilakukan oleh pihak terkait.
IV.2.3 Aktivitas Pengendalian Sistem akuntansi penjualan yang dimiliki RSAB Harapan Kita sudah cukup memadai untuk menunjang aktivitas penjualan yang baik. Hal ini dapat terlihat dari kesesuian prosedur yang dilakukan berikut ini : 1. Pemisahan Tugas Fungsi penjualan yang dimiliki RSAB Harapan Kita terpisah secara keseluruhan oleh bagian akuntansi dan verifikasi. Fungsi penjualan atau pelayanan adalah segala proses yang terkait dengan konsumen dimana fungsi terjauh dari bagian ini kepada manajemen adalah kasir atau mobilisasi dana. Dengan pemisahan fungsi ini tentunya akan membuat setiap divisi dapat bekerja secara profesional sesuai fungsinya tanpa harus dicampuri tugas lain yang bukan merupakan wewenangnya. 2. Terdapat otorisasi pada dokumen-dokumen yang digunakan Dalam sekali menjalankan prosedur pelayanan kesehatan, RSAB Harapan Kita menggunakan 4 dokumen yang saling terkait satu sama lain dan memiliki fungsinya masing-masing. Setiap dokumen yang ada ini harus 81
melalui tahap otorisasi oleh bagian-bagian terkait sebagai bukti keabsahan dari isi dokumen tersebut, dan berikut ini adalah dokumen-dokumen yang digunakan dalam menjalankan prosedur pelayanan : a. Surat Pernyataan Rawat Jalan/Rawat Inap/Emergency. Pada dokumen ini berisikan data-data pribadi pasien seperti nama, pekerjaan, tempat tinggal dan sebagainya. Pada dokumen ini juga terdapat informasi dari pihak penanggung jawab dari pasien yang akan didaftarkan. Disini juga terdapat informasi mengenai jenis pembayaran yang akan dilakukan oleh pihak penanggung jawab pasien. Lebih jelasnya dapat dilihat contoh Surat Pernyataan Rawat Inap pada (L5) Lampiran 4. b. Rincian Biaya Pelayanan. Dalam dokumen ini terdapat seluruh rincian biaya dari tindakan yang diberikan kepada pasien dari pasien pertama datang sampai pasien dinyatakan boleh pulang. Transaksi yang dicatat pada dokumen ini dikelompokkan atas beberapa kejadian antara lain : 1. Karcis 2. Akomodasi 3. Resep 4. Jasa visit 5. Jasa tindakan 6. Konsultasi Dokter 7. Laboratorium 8. Tindakan lanjutan. 82
Semua transaksi ini dicatat dan dikumpulkan dalam dokumen rincian biaya pelayanan sampai mendapatkan jumlah total biaya yang tertagih. Lalu nilai ini akan dikurangi dengan deposit (uang muka), diskon jasa medis, dan diskon umum pada saat ketentuan ini diberlakukan. Dan apabila pasien merupakan pasien tanggungan atau menggunakan asuransi, maka nilai jumlah bill tadi akan dikurangi dengan nominal yang ditanggung oleh perusahaan asuransi. Jika nilai jumlah bill masih lebih besar dibandingkan dengan nilai pertanggungan perusahaan asuransi, maka otomatis selisih yang ada akan ditagihkan secara pribadi kepada penanggung jawab pasien. Peneliti telah menyertakan contoh dokumen rincian biaya pelayanan pada (L2-L3) Lampiran 2.1. dan Lampiran 2.2. c. Kartu Pemberitahuan Pasien Pulang. Kartu pemberitahuan pasien pulang ini adalah bukti bagi pihak pasien untuk menyelesaikan seluruh tahap administrasi di rumah sakit. Apabila pihak pasien telah menyelesaikan administrasi kepada kasir, maka kasir akan memproses rincian biaya pasien yang telah dibayar, kemudian pasien akan diberikan kartu pemberitahuan pasien pulang yang dapat dilihat pada (L4) Lampiran 3 dan kwitansi atas pembayaran yang telah dilakukan. d. Kwitansi. Kwitansi adalah dokumen yang digunakan sebagai bukti bahwa pihak pasien telah menyelesaikan seluruh tanggungan biaya admnistrasinya kepada kasir. Dokumen ini adalah dokumen rangkap 3 dengan format sama tetapi memliki warna yang berbeda dan fungsi yang berbeda juga. 83
Penentuan dari penempatan dokumen ini ditentukan berdasarkan pelayanan yang diberikan yaitu : Rawat Jalan. -
Putih
: diberikan kepada pasien
-
Merah
: diberikan kepada unit kerja/poli yang terkait
-
Hijau
: diberikan kepada bagian akuntani sebagai arsip
Rawat Inap. -
Putih
: diberikan kepada pasien
-
Merah
: diberikan kepada bagian akuntansi sebagai arsip
-
Hijau
: diberikan kepada unit kerja/poli yang terkait
Emergency. -
Putih
: diberikan kepada pasien
-
Merah
: diberikan kepada unit kerja/poli yang terkait
-
Hijau
: diberikan kepada bagian akuntansi sebagai arsip
Dengan pemisahan dan rangkap tiga dari kwitansi yang ada, dapat dijadikan bukti jika suatu saat diperlukan oleh pihak pasien maupun pihak manajemen rumah sakit. Untuk melihat format kwitansi secara jelas, peneliti menyertakan contoh kwitansi asli pada (L1) Lampiran 1. 3. Rumah Sakit telah menetapkan kelas pelanggan untuk memberikan pemisahan atas pelayanan yang diberikan. Prosedur pelayanan kesehatan tentunya diawali dengan kegiatan pendaftaran oleh calon pasien, atau prosedur penerimaan pasien oleh rumah sakit. Setelah itu akan dilanjutkan dengan tindakan kerja yang diminta oleh pasien hingga pelunasan pembayaran pada saat pasien dinyatakan boleh pulang. Pada 84
RSAB Harapan Kita sendiri prosedur penerimaan pasien telah dipisahkan menjadi dua jenis : 1. Pasien umum (non deposit) 2. Pasien khusus (deposit) Dimana pasien khusus dapat memilih dokter yang diinginkan dan tidak menggunakan nomor urut antrian seperti pada umumnya, tentunya hal ini akan didapatkan pasien setelah melakukan deposit Rp.150.000,- . Sedangkan untuk pasien umum atau non deposit, pemilihan dokter yang menangani akan ditentukan oleh pihak rumah sakit dan tindakan pelayanan harus diikuti dengan nomor urut antrian yang telah ditentukan. Dengan adanya pemisahan tersebut, maka manajemen akan dapat menilai seberapa besar perbandingan kuantitas pasien umum dan pasien khusus. Dengan begitu informasi ini akan dapat membantu rumah sakit dalam menunjang pengambilan keputusan. Perbedaan jenis pasien ini juga akan diikuti dengan jenis pembayaran yang akan digunakan oleh pasien, apakah pasien akan melakukan pembayaran dengan tunai ataupun dengan jasa asuransi yang telah mendapatkan otorisasi sebelumnya. Kondisi : Meski demikian sistem dan prosedur yang telah dirancang sedemikian rupa untuk menjaga jalannya operasional rumah sakit dengan baik dalam siklus pendapatan, terdapat juga kelemahan-kelemahan yang mengakibatkan keterlambatan atau kesalahan prosedur yang seharusnya tidak dilakukan oleh manajemen rumah sakit. Antara lain adalah sebagai berikut :
85
Keterlambatan penyetoran laporan rekapitulasi transaksi penjualan. Keterlambatan ini disebabkan karena bagian kasir dalam menghitung dan menyetorkan penerimaan kas sudah melewati batas waktu jam kerja. Sehingga, pengklasifikasian data untuk pembukuan yang akan dilakukan oleh bagian bendahara dan instalasi piutang mengalami keterlambatan pencatatan. Hal ini terjadi karena kurangnya atau tidak adanya penjadwalan atau deadline dari penyerahan laporan harian oleh kasir. Kriteria : Pencatatan transaksi keuangan hendaknya tidak ditunda ataupun dilepas tanggung jawabkan, maka dari itu harus ada jadwal atau ketentuan khusus yang membatasi kebebasan dari pelaporan transaksi harian yang dilakukan oleh manajemen. Rekomendasi : Bagian akuntansi dan verifikasi harus membuat ketentuan khusus seperti pembatasan waktu penyerahan laporan transaksi harian dengan konsekuensi tertrntu kepada bagian mobilisasi sehingga laporan transaksi harian dapat dilaporkan secara tepat waktu guna manacapai efektivitas dan efisiensi kerja.
IV.2.4 Informasi dan Komunikasi Sistem penjualan akan berjalan dengan baik bila didukung dengan kelancaran informasi dan komunikasi yang dapat dipertanggung jawabkan antar karyawan sesuai fungsi masing-masing, dan berikut ini adalah kesesuian prosedur yang telah dilakukan oleh RSAB Harapan Kita yang dapat peneliti simpulkan : 86
1.
Pembatasan akses kedalam sistem Divisi
Pelayanan
RSAB
Harapan
Kita
secara
keseluruhan
telah
menggunakan sistem yang saling berhubungan dan terkomputerisasi, sehingga memudahkan input data yang dilakukan oleh petugas. Namun input data tersebut tidak bisa diakses oleh siapapun kecuali petugas berwenang yang diberikan kepercayaan memegang fungsi tersebut dan memiliki password untuk masuk kedalam sistem. Dengan sistem seperti ini keamanan akses input data kedalam sistem cukup terjaga. 2.
Pembuatan Laporan Rekapitulasi Harian Dokumen ini adalah dokumen yang dibuat oleh bendahara keuangan yang berisi data rekapitulasi atas transaksi yang terjadi pada hari tersebut yang menginformasikan data-data sebagai berikut : a. Tanggal Masuk b. Tanggal Pulang c. Tanggal Bayar/Tagihan d. No.Mr/No.Registrasi e. Nama Pasien f. Unit Daftar g. Kelas h. No.Billing i. No.Kwitansi j. Jumlah Biaya k. Deposit l. Keringanan Diskon 87
m. Piutang Perusahaan n. Biaya Ditanggung Pasien o. Sisa Deposit p. Jenis Pembayaran Kemudian seluruh data ini akan dapat menunjukkan total transaksi dalam 1 hari sesuai jenis pelayanan yang diberikan, yang kemudian akan diberikan kepada bagian akuntansi dan verifikasi untuk dicatat dalam jurnal. Untuk lebih jelasnya format Laporan Transaksi Rekapitulasi Harian dapat dilihat pada contoh pelayanan jasa rawat inap pada (L6) Lampiran 5. Dari serangkaian dokumen-dokumen utama yang digunakan RSAB Harapan Kita terkait dengan siklus pendapatan, dapat disimpulkan bahwa dokumen-dokumen yang digunakan sangat membantu operasional seluruh pihak administrasi dalam menjalankan tugasnya. Seluruh dokumen juga telah dilengkapi dengan no.urut cetak dasar yang memungkinkan pencarian pada dokumen tertentu jika sewaktuwaktu dibutuhkan. Kondisi : Selain itu ada beberapa kekurangan yang peneliti temukan dalam pengolahan dokumen yang harus jadi perhatian pihak manajemen yaitu : Pencatatan jurnal yang masih menggunakan sistem manual. Hal ini semakin lama akan sangat menghambat kinerja perusahaan karena dirasa kurang efektif dan efisien. Pihak rumah sakit juga telah mengeluhkan hal ini agar dapat segera terealisasi. Sehingga kedepan nanti pencatatan jurnal dapat dilakukan melalui sistem yang terkomputerisasi agar dapat memudahkan kegiatan operasional manajemen khususnya bagian akuntansi dan verifikasi. 88
Kriteria : Dengan perkembangan teknologi dan informasi seharusnya setiap perusahaan harus mengikuti perkembangan yang ada untuk meningkatkan kinerjanya, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik. Rekomendasi : Sebaiknya pihak dewan pengawas segera merealisasi terbentuknya jaringan sistem yang terkomputerisasi dengan software pada bagian akuntansi sehingga kinerja yang dilakukan dapat lebih efisien dan efektif. Kesalahan informasi merupakan tindakan fatal yang dapat berpengaruh besar pada hasil laporan keuangan yang dibuat.
IV.2.5 Pemantauan RSAB Harapan Kita merupakan rumah sakit milik pemerintah sekaligus sebagai Badan Layanan Umum (BLU), laporan keuangan yang dibuat setiap periodenya adalah 2 buah. Laporan keuangan pertama ditujukan untuk menunjukkan laporan atas kondisi keuangan sebagai instansi bisnis. Sedangkan laporan keuangan kedua ditujukan untuk memberikan tanggung jawab kinerja rumah sakit kepada pemerintah. Sebagai Badan Layanan Umum laporan keuangan RSAB Harapan Kita menjadi penilaian bagi Kementrian Kesehatan dan Kementrian Keuangan. Proses pemantauan yang dilakukan adalah untuk menilai efektivitas kegiatan penjualan yang berlangsung.
89
IV.3
Evaluasi Pengendalian Intern atas Sistem Akuntansi Piutang
IV.3.1 Lingkungan Pengendalian 1. Penetapan prosedur bagi transaksi piutang. Rumah sakit menberikan persayaratan bagi pembayaran yang menggunakan asuransi dengan membawa polis asuransi atau bukti pertanggungan yang dimiliki oleh pasien yang kemudian akan dikonfirmasi ulang oleh pihak mobilisasi dana rumah sakit kepada pihak asuransi atas validitas polis asuransi. Apabila biaya total perawatan melebihi nilai tanggungan asuransi, maka nilai sisa tersebut akan ditagihkan secara tunai kepada pihak pasien. 2. Pembebanan biaya kepada pihak pasien rawat inap Pasien rawat inap tentunya menjalani serangkaian perawatan dan pengobatan selama berada di rumah sakit. Setiap pemeriksaan ataupun pembebanan biaya lainnya akan selalu dikonfirmasi terlebih dahulu persetujuannya kepada pihak pasien pada saat itu juga. Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan informasi yang diterima antar pihak terkait.
IV.3.2 Penilaian Risiko Bagian penagihan piutang atau kasir akan melakukan konfirmasi kepada pihak asuransi terkait validitas pertanggungan yang diajukan oleh pasien. Hal-hal yang mungkin terjadi adalah sebagai berikut : 1. Masa berlaku premi asuransi yang telah habis Apabila setelah dilakukan konfirmasi kepada pihak asuransi ditemukan bahwa claim yang diajukan sudah habis masa berlakunya maka penggunaan pembiayaan asuransi atas biaya rumah sakit akan ditolak. 90
2. Biaya tanggungan tidak mencukupi Apabila setelah konfirmasi yang dilakukan menyatakan data yang diberikan oleh pasien adalah valid, maka proses pembiayaan akan dilanjutkan sesuai dengan biaya pertanggungan. Jika diakhir penggunaan jasa layanan kesehatan total biaya pasien melebihi jumlah pertanggungan yang diberikan asuransi, maka selisih biaya ini akan dibebankan secara pribadi kepada pihak pasien.
IV.3.3 Aktivitas Pengendalian Bagian mobilisasi dana akan selalu melakukan pengecekan ulang invoice transaksi piutang yang telah terjadi. Kemudian akan dibuat sebagai laporan rekapitulasi transaksi harian piutang yang akan dikirim ke bagian instalasi piutang. Apabila laporan ini telah dibuat, bagian instalasi piutang sudah berhak untuk menyerahkan laporan ini ke bagian akuntansi untuk dibuatkan pencatatan ke dalam jurnal.
IV.3.4 Informasi dan Komunikasi Informasi pembayaran yang menggunakan jasa asuransi langsung diberikan kepada konsumen pada saat penyerahan polis asuransi telah disetujui. Kemudian rangkap dokumen tersebut akan di kirim kepada pihak asuransi sebagai bukti klaim atas pembayaran pertanggungan jasa asuransi milik pasien. Apabila diestimasikan akan terjadi kurang bayar atas nilai pertanggungan yang diberikan asuransi, pihak mobilisasi dana akan memberikan pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak pasien untuk memberikan keputusan atas kelanjutan tindakan yang akan dilakukan. 91
Kondisi : Meski demikian juga terdapat kelemahan dalam penerapan sistem piutang yang diterapkan seperti berikut : Piutang yang tidak tertagih. Seperti yang sudah dijelaskan bahwa bagian kasir dan mobilisasi dana membuat laporan harian atas transaksi yang terjadi pada hari tersebut kepada bendahara keuangan dan instalasi piutang. Tetapi pada praktek nya peneliti menemukan adanya human error yang mengakibatkan tidak tertagihnya piutang usaha yang seharusnya menjadi pendapatan rumah sakit seperti resep obat-obatan tambahan yang diberikan setelah transaksi awal telah dicatat atau telah lewat masa jatuh temponya. Menurut Kepala Bagian Akuntansi RSAB Harapan Kita, hal ini sepenuhnya adalah tanggung jawab dari divisi pelayanan, karena pada saat laporan harian telah diterima oleh Bendahara Keuangan dan Instalasi Piutang, maka transaksi tersebut sudah dinyatakan benar dan boleh untuk dicatat. Kriteria : Setiap transaksi piutang seharusnya sudah dicatat pada saat transaksi dilakukan, hal ini sebagai bukti transaksi yang ada jika suatu saat piutang ini hendak ditagihkan kepada pihak penanggung jawab. Rekomendasi : Sebaiknya staff dokter atau kasir mengkonfirmasi ulang atas resep yang telah dikeluarkan sebelum jumlah total tersebut dilaporkan kepada bagian mobilisasi dana untuk dibuatkan laporan rekapitulasi transaksi harian.
92
IV.3.5 Pemantauan Bagian penerimaan transaksi piutang dan tunai pada RSAB Harapan Kita terpisah sampai dengan batas akhir penyerahan laporan rekapitulasi transaksi harian kepada bagian akuntansi dan verifikasi. Pada transaksi piutang, bagian instalasi piutang akan melakukan pengecekan ulang atas dokumen yang telah diberikan oleh pihak mobilisasi dana. Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan pencatatan pada saat laporan ini telah diberikan kepada bagian akuntansi untuk dijurnal.
IV.4
Evaluasi Pengendalian Intern atas Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
IV.4.1 Lingkungan Pengendalian Seluruh jajaran Direktorat Keuangan RSAB Harapan Kita bertanggung jawab kepada sistem penerimaan kas baik dari transaksi tunai maupun piutang. Arsip dokumen-dokumen yang digunakan adalah sebagai bukti dari setiap transaksi yang terjadi untuk dibuatkan laporan keuangan kepada Direktur Utama. Oleh karena itu arsip dokumen disimpan dalam bentuk hardcopy dan softcopy sebagai bukti pembayaran dari setiap konsumen.
IV.4.2 Penilaian Risiko Untuk menghindari praktik manipulasi dan kecurangan atas sistem penerimaan kas, RSAB Harapan Kita sudah meminimalisir dan mengantisipasi hal ini dengan menggunakan jasa Bank dalam proses penerimaan kas hasil penagihan piutang. Proses penerimaan ini akan melalui fasilitas transfer dari Bank secara online. 93
IV.4.3 Aktivitas Pengendalian 1. Pemisahan Fungsi Penerimaan Kas dan Akuntansi Sesuai struktur organisasi Direktorat Keuangan RSAB Harapan Kita, fungsi akuntansi dan fungsi penerimaan kas terpisah. Fungsi akuntansi dilaksanakan oleh Bagian Akuntansi, sedangkan fungsi penerimaan kas dilaksanakan oleh Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana. Dengan pemisahan fungsi seperti ini akan menghindari terganggunya segala urusan akuntansi dari kegiatan penerimaan kas. 2. Rekonsiliasi Bank Direktorat Keuangan RSAB Harapan Kita juga melakukan Rekonsiliasi Bank untuk memastikan kecocokan atas saldo buku bank dan saldo buku milik rumah sakit. Dengan dibuatkannya rekonsiliasi bank tersebut maka kesalahan dalam pencatatan akan dapat diketahui. Hal ini dilakukan karena baik pihak rumah sakit maupun pihak bank memiliki catatan tersendiri.
IV.4.4 Informasi dan Komunikasi Penjurnalan atas transaksi pelayanan pada pembukuan dilampiri dengan dokumen-dokumen yang dikeluarkan pada saat penjualan. Penjurnalan yang dilakukan oleh bagian akuntansi adalah untuk kepentingan pembukuan sebagai bukti laporan keuangan perusahaan. Penjurnalan ini dilampiri dengan dokumen-dokumen yang telah diotorisasi yang kemudian akan dibuat kedalam jurnal rekapitulasi harian. Setelah bagian kasir dan mobilisasi dana melaporkan datanya, bagian bendahara keuangan akan membuat rekapitulasi transaksi harian yang telah terjadi. Setelah itu laporan rekapitulasi 94
harian tersebut akan diberikan kepada bagian akuntansi dan verifikasi untuk kemudian dicatat kedalam jurnal. Jurnal yang digunakan oleh manajemen akuntansi dari RSAB Harapan Kita adalah jurnal rekapitulasi pendapatan, yang dibagi kepada tiga kelompok : a. Jurnal Rekapitulasi Pendapatan Rawat Jalan Ibu b. Jurnal Rekapitulasi Pendapatan Rawat Jalan Anak c. Jurnal Rekapitulasi Pendapatan Emergency d. Jurnal Rekapitulasi Pendapatan Rawat Inap Selain menginformasikan nilai debit dan kredit atas transaksi yang dilakukan, jurnal-jurnal
ini
juga
berisikan
informasi
mengenai
unit
kerja
yang
terkait/digunakan, nomor urut pekerjaan, serta fasilitas diskon jika ada. Format dari jurnal ini dapat dilihat pada contoh Jurnal Rekapitulasi Pendapatan Rawat Inap pada (L7-L8) Lampiran 6.1. dan Lampiran 6.2.
IV.4.5 Pemantauan Kepala Sub Bagian Perbendaharaan dan Kepala Sub Bagian Mobilisasi Dana melakukan pengecekan dari setiap dokumen yang diterima untuk memastikan keabsahan dari dokumen tersebut sebelum dikirim ke bagian Akuntansi dan Verifikasi untuk dilakukan perjurnalan. Tetapi apabila laporan yang diberikan tidak sesuai maka akan dikembalikan kepada petugas operator. Begitu pula yang dilakukan oleh Kepala Bagian Akuntansi dan Verifikasi, apabila laporan yang diterima tidak sesuai maka akan dikembalikan kepada operator verifikasi. Tetapi apabila laporan yang diterima telah sesuai, maka akan diotoriasasi dan kemudian diteruskan kepada Direktur Keuangan. 95
IV.5
Pembahasan Evaluasi-evaluasi yang telah peneliti lakukan dengan menggunakan asas pengendalian internal menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO) sebagai dasar penilaiannya dapat menunjukkan kualitas sistem yang diterapkan oleh RSAB Harapan Kita secara teori dan praktek. Secara keseluruhan penerapan sistem akuntansi pada RSAB Harapan Kita sudah dilakukan dengan baik. Sebagian besar kelemahan-kelemahan yang terjadi adalah atas kurangnya kesadaran dari manajemen pada hal-hal yang tidak terlalu signifikan namun dalam jangka panjang akan dapat menghambat seluruh kinerja karyawan. Dapat diambil satu contoh pada kebijakan dan praktek SDM dimana rumah sakit kekurangan pegawai yang mana hal ini menyebabkan terhambatnya fungsifungsi yang seharusnya ada dalam struktur organisasi. Pandangan lain pada RSAB Harapan Kita menyebutkan bahwa hal ini bukanlah masalah yang serius, tetapi jika ditelusuri akibat-akibat yang ditimbulkan dari kondisi ini adalah kerugian finansial pada RSAB Harapan Kita yang nilainya tidak signfikan namun secara tidak langsung sudah terakumulasi. Misalnya dapat dilihat pada akitivitas pengendalian sistem penjualan, bagian mobilisasi dana seringkali terlambat atau melewati
batas
waktu
penyerahan
laporan
transaksi
harian
kepada
perbendaharaan keuangan karena kurangnya pegawai yang menangani fungsi ini. Hal ini menyebabkan penundaan pekerjaan pada bagian perbendaharaan keuangan pada keesokan harinya. Pada jangka penjang hal ini dapat mengurangi efisiensi dan efektivitas kerja yang seharusnya bisa dilakukan oleh RSAB Harapan Kita.
96
