BAB IV
A
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
AY
4.1 Proses bisnis
Pelatihan di Perusahaan ini dibagi menjadi 2 jenis yaitu In house dan
a.
AB
public. Proses Bisnis In house Training -
Pihak seksi perencana pelatihan sebelumnya memiliki Master
R
Jadwal Pelatihan yang telah disusun pada akhir tahun dan akan
SU
digunakan sebagai proker tahun berikutnya yang akan di berikan pada masing 2 unit kerja. -
Seksi perencana diklat melihat histori data karyawan dan unit kerja
M
siapa saja yang belum mengikuti pelatihan kemudian mengundang
O
dan menghubungi atasan unit kerja masing-masing untuk meminta persetujuan perihal keikutsertaan pelatihan.
-
ST
IK
Setelah atasan unit kerja menyetujui maka pihak seksi perencanaan surat rencana pelatihan meliputi data peserta calon pelatihan,judul, tanggal pelaksanaan, jam, tempat, dan biaya pelatihan kepada seksi penyelenggara pelatihan.
Seksi penyelenggara pelatihan membuat Surat Perjalanan Dinas (SPD) pada seksi kepegawaian dan biaya anggaran untuk peserta
30
31
-
pelatihan pada bagian keuangan dan mengundang peserta pelatihan untuk mengikuti Pelatihan tersebut.
-
Setelah pelatihan dilakukan setiap bulan seksi perencanaan dan
Proses Bisnis Public Training -
AY
b.
A
penyelenggaraan diklat melakukan pelaporan bulanan.
Seksi perencanaan pelatihan memiliih provider yang akan dipilih
AB
atau dapat diusulkan dari unit kerja untuk dilakukan proses berikutnya. -
Seksi perencanaan pelatihan melihat histori Karyawan apakah
Seksi perencanaan pelatihan menyusun biaya anggaran yang akan
SU
-
R
sudah pernah mengikuti pelatihan atau belum.
dikeluarkan dan proses ini harus melewati persetujuan dari kasi Perencanaan terlebih dahulu.
Setelah mendapat persetujuan dari kasi perencanaan maka
M
-
O
karyawan yang hendak diikutkan pelatihan di hubungi melalui
email lewat masing-masing atasan unit kerja.
ST
IK
-
Setelah mendapat persetujuan dan perijinan oleh atasan unit kerja, seksi perencanaan diklat melakukan dan membuat surat rencana pelatihan meliputi data peserta calon pelatihan,judul, tanggal pelaksanaan, jam, tempat, dan biaya pelatihan kepada seksi penyelenggara pelatihan.
-
Seksi penyelenggara pelatihan membuat Surat Perjalanan Dinas (SPD) pada seksi kepegawaian dan biaya anggaran untuk peserta
32
pelatihan pada bagian keuangan dan mengundang peserta pelatihan untuk mengikuti Pelatihan tersebut. -
Setelah pelatihan dilakukan setiap bulan seksi perencanaan dan
A
penyelenggaraan diklat melakukan pelaporan bulanan.
AY
4.2 Perancangan Sistem
Dalam perancangan suatu sistem yang dibutuhkan adalah sebuah desain
1. Document flow 2. System flow
SU
4. DFD level 0
R
3. Context Diagram
AB
sistem yang disimbolkan dengan flow, meliputi :
5. DFD Level 1 6. DFD Level 2
ST
IK
O
M
7. Desain I/O
33
Document Flow In house Training
Docflow SI Penjadwalan Pelatihan Karyawan (In House) Kepala KepalaUnit UnitKerja Kerja Surat undangan Training
Cek Jadwal Training
Gambar 4.1 Document Flow In House Training
IK
O
M
End
SU
Anggaran 1
Laporan Bulanan
Anggaran Anggaran 1 2
R
Surat Persetujuan & Data Peserta 1
Membuat Laporan Bulanan
SPD SPD 2 1
AB
Surat undangan Training
SPD 1
Membuat SPD dan Anggaran
Surat Surat Persetujuan Persetujuan & Data & Data Peserta Peserta 1 2
Membuat surat undangan Training
Keuangan Keuangan Anggaran 2
SPD 2
Surat Persetujuan & Data Peserta 2
Membuat Surat Persetujuan & Data Peserta
Cek record peserta training
Sie Sie Kepegawaian Kepegawaian
A
Start
Sie SiePenyelenggara Penyelenggara
AY
Sie SiePerencana Perencana
ST
Proses dimulai dengan entity seksi perencana melakukan proses
pengecekan jadwal pelatihan dan history data peserta, kemudian melakukan proses membuat undangan pelatihan yang menghasilkan surat undangan yang ditujukan untuk kepala unit kerja dengan asumsi, pihak kepala unit kerja menyetujui pelatihan tersebut, dan membuat surat persetujuan yang akan
34
diberikan kepada seksi perencanaan lagi. Oleh seksi perencanaan, surat persetujuan tersebut diberikan kepada seksi penyelenggara untuk dibuatkan surat perjalanan dinas (SPD) yang diberikan kepada seksi kepegawaian dan anggaran
ST
IK
O
M
SU
R
AB
AY
kepada pihak seksi perencana yang akan dibuatkan pelaporan nya.
A
biaya pada bagian keuangan. Kemudian SPD dan anggaran tersebut diberikan
35
Document Flow Public Training
Docflow SI Penjadwalan Pelatihan Karyawan (Public) Sie SiePerencana Perencana
Kasi KasiPerencanaan Perencanaan Surat persetujuan anggaran ttraining
start
Kepala KepalaUnit UnitKerja Kerja
Sie SiePenyelenggara Penyelenggara
Sie Sie Kepegawaian Kepegawaian SPD 2
Surat rencana Training
Surat undangan Training
Keuangan Keuangan Anggaran 2
Memilih Provider
Cek record peserta training
Surat Persetujuan & Data Peserta
Membuat SPD dan Anggaran
SPD SPD 1 2
Anggaran Anggaran 1 2
AY
Surat persetujuan anggaran ttraining Ter-acc
Membuat Surat Persetujuan & Data Peserta
Membuat anggaran training
Surat persetujuan anggaran ttraining
AB
Surat persetujuan anggaran ttraining Ter-acc
Membuat surat undangan Training
Surat undangan Training
R
Surat Persetujuan & Data Peserta
Anggaran 1
SPD 1
M
Membuat Laporan Bulanan
SU
Membuat Surat Rencana Training
Surat rencana Training
A
Meng-acc surat persetujuan
Laporan Bulanan
Gambar 4.2 Document Flow Public Training
IK
O
End
ST
Proses pelatihan public tidak jauh berbeda dengan In house, proses
dimulai dengan seksi perencana memilih provider terlebih dahulu, kemudian selanjutnya proses sama dengan pelatihan In House yaitu mengecek jadwal dan data peserta, kemudian membuat anggaran pelatihan yang nantinya akan di berikan kepada kasi perencanaan, dengan asumsi kasi perencanaan menyetujui anggaran tersebut dan
36
membuat surat persetujuan anggaran yang diberikan kepada seksi perencanaan kembali.
Proses selanjutnya adalah seksi perencanaan membuat surat undangan
ST
IK
O
M
SU
R
AB
AY
pelatihan In-House sampai pada proses pelaporan bulanan.
A
yang akan diberikan kepada kepala unit kerja.proses selanjutnya sama dengan
37
System Flow Inhouse Training
Sisflow SI Penjadwalan Pelatihan (In House)
1
Cek Jadwal & Record Peserta Training
3
4
Menyetujui dan input data peserta
5
6
Membuat SPD & Anggaran
Cek SPD
2 6 Membuat Undangan Training
8
Cek Reminder Training
Display SPD
SU
1
Display Reminder
Membuat Reminder Training
M
8
Database Database
DB Jadwal Training
1
DB Histori Peserta Training
2
DB Peserta Training
5
DB Mt Karyawan
4
DB Reminder
8
DB undangan
3
DB SPD
6
DB Anggaran
7
DB Laporan
9
Cek Anggaran
Display Anggaran
7
O
6
7
R
3
7
AB
5
Keuangan Keuangan
A
Start
Sie Sie Sie Sie Kepala KepalaUnit UnitKerja Kerja Penyelenggara Kepegawaian Penyelenggara Kepegawaian
AY
Sie SiePerencana Perencana
ST
IK
Membuat Laporan Bulanan
9
End
Gambar 4.3 System Flow In House Training
38
System Flow Public Training
Sisflow SI Penjadwalan Pelatihan Karyawan (Public)
Surat persetujuan anggaran ttraining
Start 1 Memilih Provider
Sie Sie Kepala KepalaUnit UnitKerja Kerja Penyelenggara Penyelenggara 4
Sie Sie Kepegawaian Kepegawaian
6
7
8
Cek SPD
Cek Anggaran
Cek rencana training
Display SPD
5
Cek Jadwal & Record Peserta Training
Membuat SPD & Anggaran 9
Cek Reminder Training
Surat persetujuan anggaran ttraining
5
4
SU
Surat persetujuan anggaran ttraining Ter-acc
Membuat Undangan Training
8
R
Display Reminder
7
1
2
Display Anggaran
AB
3 Membuat Persetujuan Anggaran Training
DB Provider
DB Jadwal Training
Meng-acc surat persetujuan
Surat persetujuan anggaran ttraining Ter-acc
Database Database
10
Menyetujui dan input data peserta 2
Keuangan Keuangan
A
Kasi KasiPerencanaan Perencanaan
AY
Sie SiePerencana Perencana
DB Histori Peserta Training
3
DB Peserta Training
5
DB Mt Karyawan
10
DB Reminder
9
DB undangan
4
DB SPD
7
DB Anggaran
8
DB Laporan
11
DB Rencana Training
6
6
O
2
M
Membuat Rencana Training
Membuat Reminder Training
ST
IK
9
7
8
Membuat Laporan Bulanan
End
11
Gambar 4.4 System Flow Public Training
39
Context Diagram
Sie Perencana Pilih Provider Cek Jadwal dan peserta
Buat Rencana Training
Buat Undangan
AY
Buat Reminder Training
A
record jadwal dan peserta
AB
Buat Laporan Buat Rencana Anggaran
Undangan Training
KaSie Rencana Anggaran Perencanaan
R
Apply Undangan
1
ST
IK
O
M
SPD
Input data peserta
SI Penjadwalan Pelatihan Semen Gresik
SU
Apply Rencana Anggaran
Reminder Training
Anggaran
Rencana Anggaran Data Peserta
Buat SPD Buat Anggaran
Rencana Training
Sie Penyelenggara
Sie Kepegawaian
Keuangan
Gambar 4.5 Context Diagram
Kepala Unit Kerja
40
DFD Level 0
KaSie Perencanaan
Apply Rencana Anggaran
Rencana Anggaran
7
DB SPD
Resource Flow_9 Resource Flow_10
DB Anggaran Sie Penyelenggara
Buat SPD Buat Anggaran
Buat SPD Buat Anggaran
Keuangan Anggaran
Resource Flow_1
AB
Anggaran
1
DB Jadwal Training
2
DB History Peserta
Cek Jadwal dan Peserta
Resource Flow_11
Resource Flow_12
Pilih Provider Cek Jadwal dan Peserta Record Jadwal dan Peserta Buat Rencana Anggaran
R
Sie Perencana Record Jadwal dan Peserta
SU
Buat Undangan Buat Rencana Training
Buat Undangan
Buat Reminder
1.1 Training In House
3
Resource Flow_3
DB Undangan
4
Resource Flow_5
DB Mt Karyawan
M
8
Resource Flow_6
O
DB Reminder
9
SPD
Buat Laporan
DB Laporan
Resource Flow_13 Resource Flow_14
Resource Flow_15 Resource Flow_16
SPD
5
Undangan Training
DB Peserta Training
Kepala Unit Kerja
Apply Undangan
Resource Flow_17
Undangan Training Apply Undangan Input Data Peserta
Input data Peserta
Reminder
Reminder 10
DB Rencana Training 11
DB Provider
1.2 Training Public
Sie Kepegawaian
Resource Flow_4
IK
Buat Reminder
Buat Laporan
Resource Flow_2
ST
AY
Rencana Training
Data Peserta
Resource Flow_0
A
6 Resource Flow_7 Resource Flow_8
Resource Flow_19 Resource Flow_18
Gambar 4.6 DFD level 0
41
DFD Level 1
1.1.7 Buat Reminder
1.1.1
Buat Undangan
3
1.1.3
5
6
DB SPD
1.1.6
7
M
Cek SPD
IK
O
Sie Kepegawaian
ST
Approve undangan dan Input data peserta
DB Peserta Training
R SU
Buat Laporan
DB Laporan
DB Mt Karyawan
AB
DB History Peserta
1.1.9
9
DB Undangan
DB Jadwal Training 4
2
Kepala Unit Kerja
1.1.2
Cek Jadwal dan Peserta
1
Cek Reminder
AY
Sie Perencana
1.1.8
DB Reminder
A
8
DB Anggaran
1.1.4 Buat SPD dan Anggaran
Keuangan 1.1.5 Cek anggaran
Gambar 4.7 DFD Level 1
Sie Penyelenggara
42
DFD Level 2
1.2.11
8
1.2.12
DB Reminder
Buat Reminder1
Cek Reminder1
Kepala Unit Kerja
1.2.5 Buat Undangan 1
1.2.1
1.2.2
1.2.3
Pilih Provider
Cek Jadwal dan Training
Buat Rencana Anggaran
Sie Perencana
A
DB Undangan
1.2.6
AY
3
Approve Undangan dan Input data Peserta 1
KaSie Perencanaan
DB Provider
1
DB Jadwal Training
2
DB History Peserta
7
DB Anggaran
AB
11
4
DB Mt Karyawan
1.2.4
1.2.7 Buat Rencana Training
Approve Rencana Anggaran
5
DB Peserta Training
R
Keuangan
1.2.10
10
SU
Cek Anggaran 1
DB Rencana Training
1.2.13
Sie Penyelenggara
Buat Laporan1
M
6
IK
ST
DB SPD
DB Laporan
O
9
1.2.8 Buat SPD
Sie Kepegawaian 1.2.9 Cek SPD 1
Gambar 4.8 DFD Level 2
43
ERD sub CDM
reminder
o o o o o
history_peserta nm_peserta Variable characters (50) nama_jadwal Variable characters (50) judul_training Variable characters (30) tgl_training Date tmpt_training Variable characters (30) ...
Mt_Unit_Kerja # ID_unit_kerja Integer o nm_unit_kerja Variable characters (30)
id peserta 1
id_peserta 2
id unit
peserta_training # ID_peserta Integer o nama_peserta Variable characters (50)
# o o o o
id karyawan 1 anggaran ID_anggaran Integer income Integer outcome Integer IsDeal Variable characters (1) ... id anggaran
SPD id SPD
nama_psrt nama_jdwl judul_train tgl_train tmpt_train inc outc nama_provider ...
O IK
ST
id karyawan
login
laporan Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (30) Date Variable characters (30) Integer Integer Variable characters (50)
M
# ID_SPD Integer o ket_SPD Variable characters (500) o tgl_SPD Date ...
id peserta
rencana_training o jdl_training Variable characters (50) o tanggal_training Date & Time o tempat_training Variable characters (50) ...
SU
id jadwal 1
o o o o o o o o
id karyawan 2
AB
# o o o
Mt_Karyawan ID_Karyawan Integer nm_karyawan Variable characters (50) almt_karyawan Variable characters (50) telp_karyawan Variable characters (15) email Variable characters (30) ...
o username Variable characters (30) o password Variable characters (50)
R
Jadwal_training # ID_jadwal Integer o nm_jadwal Variable characters (50) o tgl_jadwal Date ...
AY
id jadwal
A
id jadwal 2
# ID_reminder Integer o ket_reminder Variable characters (200) o tgl_reminder Date ...
id provider
id provider 1
# o o o
ID_provider nm_provider almt_provider telp_provider ...
provider Integer Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (15)
Gambar 4.9 ERD sub CDM
# o o o
undangan_training ID_undangan Integer ket_undangan Variable characters (1000) tgl_undangan Date IsApprove Variable characters (1) ...
44
ERD sub PDM
history_peserta
FK_ID_JADWAL
ID_jadwal nm_peserta nama_jadwal judul_training tgl_training tmpt_training ...
int
varchar(50) varchar(50) varchar(30) date varchar(30)
FK_ID_JADWAL_4
id_peserta 2
int int varchar(200) date
AY
ID_reminder ID_jadwal ket_reminder tgl_reminder ...
A
reminder FK_ID_JADWAL_3
ID_peserta int
Mt_Unit_Kerja
ID_unit_kerja int nm_unit_kerja varchar(30)
FK_ID_PESERTA_1
FK_ID_UNIT
FK_ID_PESERTA_3
AB
FK_ID_PESERTA_2
peserta_training ID_peserta ID_reminder ID_Karyawan nama_peserta ...
int int int varchar(50)
ID_Karyawan ID_unit_kerja ID_peserta ID_undangan nm_karyawan almt_karyawan telp_karyawan email ...
int int varchar(50) date
ID_anggaran income outcome IsDeal ...
int int int varchar(1)
FK_ID_ANGGARAN
FK_ID_JADWAL_1
id jadwal 1
FK_ID_PESERTA
SU
ID_jadwal ID_reminder nm_jadwal tgl_jadwal ...
R
FK_ID_KARYAWAN_1
anggaran
Jadwal_training
ID_jadwal int
int int varchar(50) datetime varchar(50)
FK_ID_KARYAWAN
FK_ID_PROVIDER2 FK_ID_PROVIDER
M
ID_provider ID_SPD ID_anggaran nama_psrt nama_jdwl judul_train tgl_train tmpt_train inc outc nama_provider ...
O SPD
ST
IK
ID_SPD int ket_SPD varchar(500) tgl_SPD date ...
FK_ID_SPD
int int int varchar(50) varchar(50) varchar(30) date varchar(30) int int varchar(50)
FK_ID_PROVIDER_1
Gambar 4.10 ERD sub PDM
ID_Karyawan int username varchar(30) password varchar(50) ...
provider ID_provider nm_provider almt_provider telp_provider ...
int varchar(50) varchar(50) varchar(15)
FK_ID_KARYAWAN_3 undangan_training
ID_undangan ID_Karyawan ket_undangan tgl_undangan FK_ID_KARYAWAN2 IsApprove ...
login
laporan
FK_ID_JADWAL_2
int int int int varchar(50) varchar(50) varchar(15) varchar(30)
rencana_training
ID_provider ID_peserta jdl_training tanggal_training tempat_training ...
FK_ID_KARYAWAN_4
Mt_Karyawan
FK_ID_KARYAWAN_2
int int varchar(1000) date varchar(1)
45
Desain I / O
AY
A
Form Cek History Peserta
SU
R
Form Cek Jadwal Training
AB
Gambar 4.11 Form Cek History Peserta
Gambar 4.12 Form Cek Jadwal Training
ST
IK
O
M
Form Approve Undangan
Gambar 4.13 Form Approve Undangan
46
Gag
AY
Gambar 4.14 Form Input Data Peserta
A
Form Input Data Peserta
SU
R
AB
Form Reminder
M
Gambar 4.15 Form Reminder
ST
IK
O
Form Rencana training
Gambar 4.16 Form Rencana Training
47
AY
A
Form Undangan Training
SU
R
Form Login Page
AB
Gambar 4.17 Form Undangan Training
Gambar 4.18 Form Login Page
ST
IK
O
M
Form Main Page
Gambar 4.19 Form Main page
48
SU
R
Form Pilih Training
AB
AY
Gambar 4.20 Form Pilih Provider
A
Form Pilih Provider
ST
IK
O
M
Gambar 4.21 Form Pilih Training
