BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK 4.1 Analisis Sistem Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan saat ini pada bagian konseling Institut bisnis dan informatika stikom Surabaya, ditemukan masih banyak cara kinerja dari pihak konseling yang masih dikerjakan secara manual, diantaranya pencatatan data mahasiswa hingga mencari data tersebut untuk dikelolah lebih lanjut oleh konselor. Mengacu pada permasalahan yang ada pada bagian konseling Institut bisnis dan informatika stikom Surabaya membutuhkan aplikasi yang dapat menangani pencatatan data mahasiswa baru dengan membuat sebuah aplikasi pencatatan data mahasiswa baru diharapkan masalah seperti pencatatan sampai dengan pencarian beserta pembuatan laporan data mahasiswa bisa tertangani dengan mudah dan cepat. Document Flow dibawah ini menggambarkan proses yang sudah ada menurut hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey ke konseling Institut bisnis dan informatika stikom Surabaya.
18
19
Mahasiswa
Konselor
START
Formulir Data Mahasiswa
Mahasiswa Mengisi data Mahasiswa
Tidak
Apa data Pribadi Anda sudah diisi dengan benar ?
Ya
Cetak Data Mahasiswa
Data Mahasiswa
SELESAI
Gambar 4.1 Document flow pencatatan data mahasiswa
4.2 Perancangan Sistem 4.2.1
Hirarki Proses Hirarki proses menggambarkan proses secara berurutan untuk mencapai
tujuan dari pembuatan sistem. 0 Aplikasi Pencatatan data Mahasiswa
1.1
1.2
1.3
Pengisian Data Mahasiswa
Lihat Data Mahasiswa
Pencarian data mahasiswa
1.3.1 Laporan Informasi Mahasiswa
Gambar 4.2 Hirarki Proses
20
4.2.2 Sistem Flow 4.2.2.1 Sistem Flow Pengisian form data Mahasiswa Mahasiswa
MENGISI FORM MAHASISWA
Data Mahasiswa
INPUT User Login Mahasiswa
Data Login
START
Lihat Data Mahasiswa
Selesai
Gambar 4.3 System flow Pengisian form data mahasiswa Dalam System flow pencatatan mahasiswa ini diakses sendiri oleh mahasiswa melalui website yang telah dibuat oleh konseling. Mahasiswa mengisi form yang telah disediakan pihak konseling yang terdapat di internet, kemudian disimpan kedalam database. 4.2.2.2 System Flow melihat data dan mengubah data mahasiswa Dalam Sistem flow dibawah ini, memiliki proses melihat data dan mengubah data mahasiswa. Mahasiswa dapat melihat data sudah yang telah terisi beserta dapat mengubah data tersebut.
21
MAHASISWA
Data Mahasiswa
Data Login User
START
INPUT LOGIN MAHASISWA
Data Mahasiswa
EDIT DATA MAHASISWA
SELESAI
Tidak
Data Benar?
Ya
Gambar 4.4 System flow melihat data dan mengubah data mahasiswa 4.2.2.3 System flow mencari data mahasiswa
KONSELOR
Mencari data Mahasiswa Berdasarkan kategori
Data Mahasis wa
INPUT LOGIN USER
Login User
Start
Data Mahasiswa
Print Data Mahasiswa
Data Mahasiswa
Selesai
Gambar 4.5 System Flow pencarian data mahasiswa
Pada Sisflow diatas, konselor diharuskan masuk kedalam aplikasi dengan login sebagai konselor, kemudian konselor bisa mencari data sesuai dengan
22
kategori yang diinginkan, setelah konselor menemukan data yang dicari konselor dapat melihat data dari mahasiswa tersebut jika dirasa data tersebut ingin dicetak konselor dapat mencetak data tersebut. 4.2.2.4 System flow pendaftaran login untuk mahasiswa MAHASISWA
Mulai
Ada? Ya
Keterangan mahasiswa
Input Login
No
Tampil Data
Entry Data
Update?
Ya No
Edit Data
No
Simpan Ya
Benar?
Selesai
Gambar 4.6 System Flow Pendaftaran Login untuk mahasiswa Pada Sisflow diatas, mahasiswa diharuskan mendaftarkan dirinya kedalam aplikasi yang telah dibuat untuk masuk kedalam aplikasi, untuk pengguna mahasiswa Institut bisnis dan informatika stikom Surabaya mereka akan menerima privillage atau hak akses yang berbeda setelah melakukan login. mahasiswa akan memiliki fitur input data mahasiswa, simpan data mahasiswa dan edit data mahasiswa.
23
4.2.2.5 System flow pendaftaran login untuk konselor KONSELOR
Mulai
Keterangan mahasiswa
A Input Login
Tampil Data
A
Ada?
Ya
No Ya Update?
Daftar
No
Ya
Benar?
No
Benar?
Keterangan mahasiswa
Update Data
Ya
Selesai Tampil Data
Cetak
Gambar 4.7 system flow pendaftaran login untuk konselor Pada Sisflow diatas, konselor diharuskan mendaftarkan dirinya kedalam aplikasi yang telah dibuat untuk masuk kedalam aplikasi, untuk konselor akan menerima privillage atau hak akses yang berbeda setelah melakukan login, konselor akan dapat mengakses fitur edit data mahasiswa, pencarian data dan lihat data.
24
4.2.3 CDM dan PDM 4.2.3.1 Conceptual data Model (CDM) BAKAT ID_BAKAT integ er BAKAT varc har(25) PRESTASI varc har(25) _IM varc har(12)
KETERA_GA__TEM PAT_TI_GGAL ID_TEM PAT_TI_GGAL ALAMAT _O_TLP TI_GGAL_DE_GA_ JARAK STATUS
integ er varc har(25) varc har(12) varc har(25) integ er varc har(25)
_IM = _IM
KETERA_GA__ORTU ID_ORTU integ er _IM varc har(12) _AMA varc har(50) ALAMAT_ORTU varc har(50) TEM PAT_LAHIR varc har(25) TA_GGAL_LAHIR date AGAM A varc har(15) KEWARGA_EGARAA_ varc har(25) PE_DIDIKA_ varc har(15) PEKERJAA_ varc har(25) PE_GHASILA_ integ er ALAMAT_KERJA varc har(50) KO_DISI varc har(25) STATUS varc har(25)
KETERA_GA__MAHASISWA KETERA_GA__KESEHATA_ _IM varc har(12) ID_TEMPAT_T I_GGAL = ID_TEMPAT_TID_KESEHATA_ I_GGAL integ er _AMA_SISWA varc har(25) GOLO_GA__DARAH varc har(15) TEM PAT_LAHIR varc har(25) RIWAYAT_PE_YAKIT varc har(25) TA_GGAL_LAHIR date KELAI_A_ varc har(25) _IM = _IM JE_IS_KELAM I_ varc har(15) _IM = _IM TI_GGI integ er KEWARGA_EGARAA_ varc har(25) BADA_ integ er AGAM A varc har(15) ID_ORTU = ID_ORT U _IM varc har(12) A_AK_KE varc har(15) JM L_SAUDARA_TIRI integ er JM L_SAUDARA_KA_DU_G integ er HOBI varc har(25) KETERA_GA__PE_DIDIKA_ HAL_YA_G_DISUKAI varc har(50) ID_PE_DIDIKA_ integ er HAL_YA_G_DIBE_CI varc har(50) LULUSA_ varc har(25) ID_ORTU integ er LAMA_BELAJAR integ er _IM = _IM ID_TEM PAT_TI_GGAL integ er ASAL_SEKOLAH varc har(25) DESKRIPSI_DIRI varc har(50) ALASA_ varc har(50) _IM varc har(12)
HOBI ID_KEGEMARA_ integ er _IM = _IM KETERA_GA_ varc har(25) _IM varc har(12)
Gambar 4.8 Coneptual Data Model (CDM) data mahasiswa CDM data mahasiswa ini terdiri dari beberapa tabel yang saling terintegrasi satu dengan yang lain, hubungan antar tabel seperti one to one hingga many to many terdapat pada CDM ini. 4.2.3.2 Physical Data Model PDM dibawah ini merupakan PDM yang berasal dari penjabaran CDM yang terdapat pada data mahasiswa.
25
Keterangan_tempat_ting gal id_tempat_tingg al Alamat no_tlp Tingg al_deng an jarak Status
Bakat id_bakat Bakat Prestas i
memiliki_bakat
Keterangan_ortu Id_ortu Nama Alamat_ortu Tempat_lahir Tang g al_lahir Agama Kewarg anegaraan Pendidikan Pekerjaan Peng hasilan Alamat_kerja Kondis i Status
Keterangan_mahasiswa Nim Nama_siswa Tempat_lahir Tang g al_lahir Jenis_kelamin Kewarg anegaraan memiliki_ayah_kandung22 Agama Anak_ke Jml_s audara_tiri Jml_s audara_kandung hobi Hal_yang _disukai Hal_yang _dibenci Des kripsi_diri
menerangkan_kegemaran
memiliki_tempat_tinggal
menerangkan_riwayat_penyakit
melakukan_pendidikan
Keterangan_kesehatan id_kesehatan Golongan_darah Riwayat_penyakit Kelainan Tingg i Badan
Keterangan_pendidikan id_pendidikan Lulusan Lama_belajar Asal_s ekolah Alasan
hobi id_kegemaran Keterangan
Gambar 4.9 Physical Data Model (PDM) untuk data mahasiswa 4.2.4 STRUKTUR TABEL Struktur tabel pada data mahasiswa terdapat 10 tabel diantaranya tabel keterangan mahasiswa, tabel keterangan orang tua, kegemaran mahasiswa, bakat, keterangan kesehatan, keterangan pendidikan, keterangan tempat tinggal. 4.2.4.1 Tabel Keterangan Mahasiswa FIELD
JENIS
ATRIBUT
Nim
Varchar (12)
Primary Key
Nama_mahasiswa
Varchar (25)
26
FIELD
JENIS
Tempat_lahir
Varchar (25)
Tanggal_lahir
Date
Jenis_kelamin
Varchar (15)
Kewarganegaraan
Varchar (15)
Agama
Varchar (15)
Anak_ke
Int
Jml_saudara_kandung
Int
Jml_saudara_tiri
Int
Hobi
Varchar (25)
Hal_yang_disukai
Varchar (25)
Hal_yang_dibenci
Varchar (25)
Deskripsi
Varchar (25)
ATRIBUT
Tabel 4.1 keterangan mahasiswa Tabel Keterangan mahasiswa merupakan tabel yang menjelaskan mengenai seluk beluk mahasiswa beserta deskripsi diri mereka 4.2.4.2 Tabel keterangan orang tua FIELD
JENIS
ATRIBUT
Id
Varchar (12)
Primary Key
27
FIELD
JENIS
Nama
Varchar (25)
Alamat
Varchar (25)
Tempat_lahir
Varchar (25)
Tanggal_lahir
Date
Kewarganegaraan
Varchar (15)
Agama
Varchar (15)
Pendidikan
Varchar (25)
Pekerjaan
Varchar (25)
Penghasilan
Int
Alamat_kerja
Varchar (25)
Kondisi
Varchar (25)
Status
Varchar (15)
ATRIBUT
Tabel 4.2 keterangan orang tua Tabel keterangan orang tua merupakan tabel yang menjelaskan mengenai data orang tua maupun wali dari mahasiswa tersebut. 4.2.4.3 Tabel keterangan kesehatan FIELD
JENIS
ATRIBUT
ID_kesehatan
Varchar (12)
Primary Key
28
FIELD
JENIS
Golongan_darah
Varchar (25)
Riwayat_penyakit
Varchar (25)
Kelaianan
Varchar (25)
Tinggi
Int
Berat
Int
ATRIBUT
Tabel 4.3 keterangan kesehatan Tabel keterangan kesehatan merupakan keterangan kesehatan dari mahasiswa tersebut, pada tabel keterangan kesehatan ini bisa dilihat riwayat penyakit yang pernah di derita oleh pasien. 4.2.4.4 Tabel keterangan pendidikan FIELD
JENIS
ATRIBUT
ID
Varchar (12)
Primary Key
Lulusan
Varchar (25)
Lama_Belajar
Int
Asal_sekolah
Varchar (25)
Alasan
Varchar (50) Tabel 4.4 Tabel keterangan pendidikan
29
Tabel Keterangan Pendidikan merupakan tabel keterangan pendidikan. Disini kita bisa melihat Lulusan beserta alasan kalau mereka keluar dari sekolah yang pernah mereka tempuh 4.2.4.5 Tabel keterangan tempat tinggal FIELD
JENIS
ATRIBUT
ID
Varchar (12)
Primary Key
Alamat
Varchar (25)
No_tlp
Varchar (25)
Tinggal_dengan
Varchar (25)
Jarak
Int
Status
Varchar (25) Tabel 4.5 keterangan tempat tinggal
Tabel keterangan alamat mahasiswa merupakan tabel yang menerangkan alamat dari mahasiswa tersebut dilengkapi dengan no tlp yang bisa dihubungi beserta jarak antara tempat tinggal saat ini sampai pada kampus STIKOM Surabaya, status disini merupakan tinggal kost atau yang lain. 4.2.4.6 Tabel Kegemaran mahasiswa FIELD
JENIS
ATRIBUT
ID
Varchar (12)
Primary Key
30
FIELD
JENIS
Keterangan
Varchar (25)
ATRIBUT
Tabel 4.6 Kegemaran mahasiswa Tabel kegemaran merupakan tabel yang menjelaskan mengenai kegemaran mahasiswa dari tiap individu 4.2.4.7 Tabel Bakat FIELD
JENIS
ATRIBUT
ID
Varchar (12)
Primary Key
Bakat
Varchar (25)
Prestasi
Varchar (25) Tabel 4.7 Bakat
Tabel Bakat di dalamnya terdapat ID sebagai primary bersifat unik selain itu terdapat keterangan bakat dan prestasi mahasiswa. 4.2.4.8 Tabel Master status FIELD
JENIS
ATRIBUT
Status_ID
Varchar (15)
Primary Key
Status_name
Varchar (25) Tabel 4.8 Master status
31
Tabel Master status dibuat untuk menentukan status dari orang tua ayah, ibu ataupun wali mahasiswa pada saat mahasiswa tersebut mengisi form data mahasiswa. 4.2.4.9 Tabel Master kota FIELD
JENIS
ATRIBUT
Region_ID
Varchar (6)
Primary Key
Region_name
Varchar (100) Tabel 4.9 Master kota
Tabel Master Kota dibuat untuk menentukan dimana kota kelahiran mahasiswa ataupun orang tua, pada saat mengisi form data mahasiswa 4.2.4.10 Tabel master agama FIELD
JENIS
ATRIBUT
Religi_ID
int (1)
Primary Key
Religi_name
Varchar (100) Tabel 4.10 master agama
Tabel Master Agama dibuat untuk menentukan agama yang dianut oleh mahasiswa yang ada pada STIKOM Surabaya ini. Di dalam tabel master agama
32
terdapat 6 agama yang bisa dipilih antara lain : Hindu, Budha, Kristen, Katolik, Islam dan KhongHucu. 4.2.4.7 Tabel Pendaftaran Login FIELD
JENIS
ATRIBUT
NIM/NIK
Varchar (12)
Primary Key
Username
Varchar (25)
Pasword
Varchar md5 (12)
Status
Varchar (25) Tabel 4.11 pendaftaran login
Tabel Bakat di dalamnya terdapat ID sebagai primary bersifat unik selain itu terdapat keterangan bakat dan prestasi mahasiswa. 4.2.5 Data Flow Diagram 4.2.5.1 Context Diagram Context Diagram merupakan langkah pertama yang menggambarkan asal data dalam menunjukkan aliran data tersebut yang terdiri dari 2 eksternal entity
mahasiswa dan konselor.
33
0 Penc arian Data Mahas is wa Input Data Mahas is wa
Mencetak Data M ahasiswa
Form Data Mahasiswa Lihat Data
Laporan Data Mahasiswa
Aplikasi Pembuatan Data Mahas is wa
Tampilan Data Mahas is wa Input edit Data
Laporan Data Mahasiswa Terbaru Kons elor
Mahas is wa
Laporan Pencarian Data Mahasiswa
Gambar 4.10 Context Diagram 4.2.5.2 DFD Level 0 Pada DFD level 0 dibawah ini merupakan penjabaran dari context diagram. Dimana pada level 0 ini terdapat 3 Macam yakni. Memasukkan data mahasiswa, mengubah data mahasiswa dan pencarian data mahasiswa Menyimpan Data 2
Data Mahas is wa
1
Form Data Mahasiswa Input Data Mahas is wa
Input Data Mahas is wa
Meng ubah data mahasiswa 2
Mahas is wa
Lihat Data Tampilan Data Mahas is wa Edit Data Mahas is wa
Laporan Data Mahasiswa Terbaru Input edit Data Mencari Data Mahas is wa
2
Update Data Mahasiswa Penc arian Data Mahas is wa Laporan Pencarian Data Mahasiswa Mencetak Data M ahasiswa Laporan Data Mahasiswa
3
Memakai Data Mahasiswa
Penc arian Data Mahas is wa
2
Data Mahas is wa
Kons elor
Gambar 4.11 DFD Level 0
Data Mahas is wa
34
4.2.6 GUI (Graphical User Interface) 4.2.6.1 GUI Form Login GUI Form Login merupakan tampilan awal untuk memasuki aplikasi yang telah tersedia dalam kasus ini login yang kita maksudkan adalah login untuk memasuki aplikasi pengisian data Mahasiswa
Gambar 4.12 GUI Form Login 4.2.6.2 GUI Form pendaftaran member login GUI Form Pendaftaran member login merupakan tampilan pendaftaran member jika member tersebut tidak memiliki akun atau hak akses ke dalam aplikasi yang tersedia.
Gambar 4.13 GUI Form pendaftaran member login
35
4.2.6.3 GUI Form Input Data Mahasiswa GUI Form Input Mahasiswa merupakan tampilan Form yang digunakan untuk mengisi data diri dari masing-masing individu mahasiswa yang sedang menempuh perkuliahan di suatu instansi perguruan tinggi.
Gambar 4.14 GUI Form input data mahasiswa 4.2.6.4 GUI Form Lihat Data untuk Mahasiswa Form Lihat Data Mahasiswa merupakan tampilan yang dikhususkan untuk mahasiswa yang telah mengisi form pendaftaran mahasiswa, fungsi ini dibuat untuk mahasiswa melihat kembali data yang telah mereka masukkan sudah benar.
Gambar 4.15 GUI Form lihat data mahasiswa
36
4.2.6.5 GUI Form Edit Data Mahasiswa GUI form edit data mahasiswa merupakan tampilan yang dikhususkan untuk mahasiswa setelah proses mencari kesalahan data yang telah ditulis, fitur ini digunakan jika data tersebut terdapat kesalahan pada mahasiswa saat memasukkan data pribadinya.
Gambar 4.16 GUI Form Edit Data Mahasiswa 4.2.6.6 GUI Form Lihat detail data mahasiswa GUI form lihat detail mahasiswa merupakan tampilan yang dikhususkan untuk konselor, hal ini sangat perlu agar konselor pada suatu perguruan tinggi mengetahui dan dapat memantau mahasiswanya
Gambar 4.17 Lihat detail data mahasiswa
37
4.2.6.7 GUI Form pencarian data mahasiswa Gui Form pencarian merupakan tampilan pencarian data mahasiswa yang digunakan oleh konselor untuk mencari data berdasarkan kategori
Gambar 4.18 GUI form pencarian data mahasiswa 4.3 Tampilan Aplikasi 4.3.1 Form Login
Gambar 4.19 Login User Login User digunakan untuk menentukan user akses dimana setiap pengguna akan dibedakan berdasarkan mahasiswa, konseling dan pimpinan, misalkan user dari mahasiswa mereka akan memasukkan Nim dan Password sebagai syarat untuk masuk ke dalam aplikasi user mahasiswa hanya akan bisa
38
mengakses data mahasiswa saja beserta tampilan dan edit untuk data yang telah mereka isi 4.3.2 Form Pendaftaran Login
Gambar 4.20 Form Pendaftaran Login Pendaftaran Login User digunakan untuk mendaftarkan user agar diharapkan user dapat mengakses aplikasi ini 4.3.3 Form Master
Gambar 4.21 Form Master Form Master digunakan untuk mengisi form data mahasiswa, form master hanya dapat diakses oleh konselor, nanti tugas konselor dapat membuka semua
39
form baik form master ataupun form mahasiswa. Khusus untuk form master tidak boleh dihapus data yang ada didalamnya. 4.3.4 Form Input Data Mahasiswa
Gambar 4.22 Form Mahasiswa Form Mahasiswa diperuntukkan bagi mahasiswa STIKOM untuk mengisikan data dirinya sendiri. 4.3.5 Lihat data dan Update
Gambar 4.23 Form Lihat Data dan Update
40
Form lihat data dan update ini diperuntukkan bagi mahasiswa Institut bisnis dan informatika stikom surabaya berfungsi untuk mengedit data mahasiswa. mahasiswa bisa mengupdate datanya sendiri, form mahasiswa bisa diubah oleh konselor itu sendiri. 4.3.6 Pencarian Data Mahasiswa
Gambar 4.24 Pencarian Data Mahasiswa Pencarian
data
mahasiswa digunakan
berdasarkan kategori yang dipilih oleh konselor
untuk mencari mahasiswa
