30
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
Observasi
A
4.1
AY
Melakukan survey dan wawancara secara langsung di Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja pada Dinas Tenaga Kerja Kota Surabaya. Wawancara
AB
dilakukan untuk mengetahui kebutuhan pengguna mengenai aplikasi yang akan dibuat. Analisis Sistem
R
4.2
Dari hasil wawancara tersebut diperoleh data dan kebutuhan pengguna
SU
untuk aplikasi yang akan dibuat. Di Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja terdapat beberapa proses, yaitu: pencatatan surat masuk, pencatatan surat keluar,
Proses Pencatatan Surat Masuk
O
4.2.1
M
dan pencatatan kasus Perselisihan Hubungan Industrial (PHI).
IK
Pada proses pencatatan surat masuk, petugas mencatat semua surat masuk
yang berupa lembar disposisi. Surat tersebut dicatat ke dalam buku agenda surat
ST
milik Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja. Setelah semua surat dicatat ke dalam buku agenda surat, petugas akan mencatat kembali data di dalam buku agenda surat ke dalam file Excel. File ini akan digunakan untuk pembuatan laporan yang akan diberikan kepada Kepala Bidang.
39
40
Doc Flow Pencatatan Surat Masuk Petugas
Kabid Hubinsyaker
A
mulai
Y
AY
Lembar disposisi
Catat ke dalam agenda surat
AB
Lembar disposisi
Catat lagi?
SU
Catat kembali ke file excel
R
T
M
Cetak laporan
Laporan surat masuk
selesai
ST
Phase
IK
O
Laporan surat masuk
Gambar 4.1 Document Flow Pencatatan Surat Masuk
4.2.2 Proses Pencatatan Surat Keluar Pada proses pencatatan surat keluar, petugas mencatat surat keluar yang
diberikan oleh penanggung jawab ke dalam buku agenda surat milik Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja. Setelah semua surat dicatat ke dalam buku
41
agenda surat, petugas akan mencatat kembali data di dalam buku agenda surat ke dalam file Excel. File ini akan digunakan untuk pembuatan laporan yang akan diberikan kepada Kepala Bidang.
Petugas
mulai
Surat keluar
AB
Surat keluar
Kabid Hubinsyaker
AY
Penanggung Jawab
A
Doc Flow Pencatatan Surat Keluar
Y
SU
R
Catat ke dalam buku agenda surat
Catat lagi?
Catat kembali ke file excel
Cetak laporan
Laporan surat keluar
Laporan surat keluar
selesai
Phase
ST
IK
O
M
T
Gambar 4.2 Document Flow Pencatatan Surat Keluar
42
4.2.3 Proses Pencatatan Kasus PHI Pada proses pencatatan kasus PHI, petugas mencatat semua data kasus PHI buku agenda kasus milik Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja. Setelah
A
semua data dicatat ke dalam buku agenda kasus, petugas akan mencatat kembali
AY
ke dalam file Excel. File ini akan digunakan untuk pembuatan laporan yang akan diberikan kepada Kepala Bidang.
mulai
Kabid Hubinsyaker
Surat perintah tugas
SU
Surat perintah tugas
Petugas
R
Penanggung jawab
AB
Doc Flow Pencatatan kasus PHI
Catat ke dalam buku agenda kasus PHI
ST
IK
O
M
Y
Catat lagi?
T
Catat kembali ke file excel
Cetak laporan
Laporan kasus PHI
Laporan kasus PHI
Phase
selesai
Gambar 4.3 Document Flow Pencatatan Kasus PHI
43
4.3
Perancangan Sistem Perancangan sistem dimaksudkan untuk menggambarkan sistem yang akan
diperbaiki dalam hal ini perancangan sistem mencakup System flow, Hirarki Input
4.3.1
AY
Relationship Diagram (ERD), Struktur Tabel, dan Desain I/O.
A
Proses Output (HIPO)/Diagram Berjenjang, Data Flow Diagram (DFD), Entity
System Flow
AB
System flow yaitu bagan yang memiliki arus pekerjaan secara menyeluruh
dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam sistem.
R
A. System Flow Pencatatan Surat Masuk
SU
Petugas menginputkan data surat masuk yang ada di lembar disposisi ke dalam sistem melalui aplikasi. Aplikasi akan menyimpan data ke dalam tabel surat masuk dan tabel perusahaan. Jika data berhasil disimpan, maka aplikasi akan
M
menampilkan data surat ke dalam Data Grid View aplikasi. Tetapi jika data gagal
O
disimpan, maka aplikasi akan menampilkan pesan bahwa data gagal disimpan, sehingga petugas harus menginputkan kembali data tersebut sesuai dengan
IK
Textbox yang ada pada aplikasi. Petugas bisa melakukan perubahan data dengan
ST
cara memilih data yang akan diganti kemudian menginputkan data baru. Selanjutnya aplikasi akan mengubah data yang ada di Database. Tetapi jika tidak ada perubahan data, petugas bisa mengakhiri proses pencatatan surat keluar.
44
Sistem Flow Pencatatan Surat Masuk Petugas
Sistem
Lembar disposisi
AY
A
mulai
Surat masuk
simpan
perusahaan
Tampilkan pesan Simpan gagal
T
AB
Input data surat
Simpan berhasil?
R
Y
Tampilkan data surat
Ada perubahan data?
M
Y
SU
Data surat
O
Pilih data yang akan dirubah
N
Ubah data
IK
Input data baru
Tampilkan data surat
selesai
Phase
ST
Data surat
Gambar 4.4 System Flow Pencatatan Surat Masuk
45
B. System Flow Pencatatan Surat Keluar Penanggung jawab memberikan surat keluar kepada, kemudian Petugas menginputkan data surat keluar ke dalam sistem melalui aplikasi. Aplikasi akan
A
menyimpan data ke dalam tabel surat keluar dan tabel perusahaan. Jika data
AY
berhasil disimpan, maka aplikasi akan menampilkan message box bahwa data
berhasil disimpan kemudian data akan ditampilkan ke dalam Data Grid View aplikasi. Tetapi jika data gagal disimpan, maka aplikasi akan menampilkan
AB
message box bahwa data gagal disimpan, sehingga petugas harus menginputkan
kembali data tersebut sesuai dengan Textbox yang ada pada aplikasi. Petugas bisa
R
melakukan perubahan data dengan cara memilih data yang akan diganti di dalam Data Grid View kemudian menginputkan data baru. Selanjutnya aplikasi akan
SU
mengubah data yang ada di Database. Tetapi jika tidak ada perubahan data,
ST
IK
O
M
petugas bisa mengakhiri proses pencatatan surat keluar.
46
Sistem Flow Pencatatan Surat Keluar Petugas
Penanggung jawab
mulai
Sistem
Surat keluar
Surat keluar
Input data surat
T
Simpan berhasil?
AB
Tampilkan pesan
Simpan gagal
Tampilkan data surat
SU
R
Y
Data surat
Ada perubahan data?
M
Y
N
Ubah data Input data baru
Tampilkan data surat
selesai
Phase
ST
IK
O
Pilih data yang akan dirubah
Data surat
perusahaan
AY
simpan
A
Surat keluar
Gambar 4.5 System Flow Pencatatan Surat Keluar
47
C. System Flow Pencatatan Kasus PHI Penanggung jawab memberikan surat perintah tugas kepada petugas kemudian petugas menginputkan data kasus PHI yang diberikan oleh penanggung
A
jawab ke dalam sistem melalui aplikasi. Aplikasi akan menyimpan data ke dalam
AY
tabel kasus PHI, tabel pekerja, dan tabel perusahaan. Jika data berhasil disimpan,
maka aplikasi akan menampilkan message box bahwa data berhasil disimpan
kemudian data akan ditampilkan ke dalam Data Grid View aplikasi. Tetapi jika
AB
data gagal disimpan, maka aplikasi akan menampilkan message box bahwa data gagal disimpan, sehingga petugas harus menginputkan kembali data tersebut
R
sesuai dengan Textbox yang ada pada aplikasi. Petugas bisa melakukan perubahan data dengan cara memilih data yang akan diganti kemudian menginputkan data
SU
baru. Selanjutnya aplikasi akan mengubah data yang ada di Database. Tetapi jika
ST
IK
O
M
tidak ada perubahan data, petugas bisa mengakhiri proses pencatatan kasus PHI.
48
Sistem Flow Pencatatan kasus PHI Petugas
Penanggung jawab
Sistem
simpan
Kasus PHI
Input data kasus
Tampilkan pesan
Simpan berhasil?
T
AB
Simpan gagal
Y
SU
Ada perubahan data?
Tampilkan data kasus
R
Data kasus
Y
M
Pilih data yang akan dirubah
N
Data kasus
Ubah data
Tampilkan Data kasus
selesai
ST
Phase
IK
O
Input data baru
perusahaan
AY
Surat perintah tugas
A
Surat perintah tugas
mulai
Gambar 4.6 System Flow Pencatatan Kasus PHI
pekerja
49
D. System Flow Manajemen Pegawai Petugas menginputkan data pegawai baru Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja ke dalam sistem melalui aplikasi. Aplikasi akan menyimpan data ke
A
dalam tabel pegawai. Jika data berhasil disimpan, maka aplikasi akan
AY
menampilkan message box dan menampilkan ke dalam Data Grid View aplikasi. Tetapi jika data gagal disimpan, maka aplikasi akan menampilkan message box
bahwa data gagal disimpan, sehingga petugas harus menginputkan kembali data
AB
tersebut sesuai dengan Textbox yang ada pada aplikasi. Petugas bisa melakukan perubahan data dengan cara memilih data yang akan diganti kemudian
R
menginputkan data baru. Selanjutnya aplikasi akan mengubah data yang ada di Database. Tetapi jika tidak ada perubahan data, petugas bisa mengakhiri proses
ST
IK
O
M
SU
manajemen pegawai.
50
Sistem Flow Manajemen Pegawai Petugas
sistem
A
mulai
AY
Data pegawai baru
simpan
AB
Input data pegawai
Simpan gagal
Tampilkan pesan
T
Simpan berhasil?
Update data pegawai lama?
Tampilkan data pegawai
SU
Data pegawai
R
Y
N
Ada perubahan data? Y
Pilih data yang akan dirubah
O
M
Y
Input data baru
Data pegawai
Tampilkan data pegawai
selesai
Phase
ST
IK
N
Ubah data
Gambar 4.7 System Flow Manajemen Pegawai
pegawai
51
E. System Flow Pembuatan Laporan Petugas memilih laporan yang akan dicetak. Jika petugas memilih laporan surat masuk, maka aplikasi akan membaca data dari tabel surat masuk dan tabel
A
perusahaan. Aplikasi akan menampilkan laporan surat masuk sesuai dengan
AY
permintaan petugas. Tetapi jika petugas memilih laporan surat keluar, maka
aplikasi akan membaca data dari tabel surat keluar dan tabel perusahaan. Aplikasi
akan menampilkan laporan surat keluar sesuai dengan permintaan petugas. Jika
AB
petugas memilih laporan kasus PHI, maka aplikasi akan membaca data dari tabel
kasus PHI, tabel pekerja, dan tabel perusahaan. Aplikasi akan menampilkan
R
laporan surat kasus PHI sesuai dengan permintaan petugas. Laporan akan dicetak berdasarkan bulan dan tahun sesuai permintaan petugas. Laporan yang telah
SU
dicetak akan diberikan kepada Kepala Bidang Hubungan Industrial dan Syarat
ST
IK
O
M
Kerja.
52
Sistem Flow Pembuatan Laporan Petugas
Sistem
Kabid Hubinsyaker
mulai Tampilkan laporan surat masuk Laporan surat masuk
T
Laporan surat masuk
Laporan surat keluar?
Y
T
Tampilkan laporan surat keluar
perusahaan
Cetak laporan
Laporan surat keluar
M
Laporan surat keluar
IK
O
Laporan surat kasus PHI?
Phase
ST
T
Laporan surat masuk
Surat keluar
SU
Laporan surat keluar
AY
Cetak laporan
AB
Laporan surat masuk?
perusahaan
R
Pilih jenis laporan
Surat masuk
A
Y
Y
Laporan kasus PHI
Tampilkan laporan kasus PHI
perusahaan
Penanganan kasus
pekerja Cetak laporan Laporan kasus PHI
Laporan kasus PHI
selesai
Gambar 4.8 System Flow Pembuatan Laporan
53
4.3.2 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi dalam sistem, sehingga dengan dibuatnya DFD ini akan terlihat arus data yang
A
mengalir dalam sistem.
AY
A. HIPO
Hirarki Input Proses Output (HIPO) menggambarkan hirarki proses-proses
dan Pencatatan Kasus PHI.
AB
yang ada di dalam DFD. Gambar 4.9 adalah HIPO dari Aplikasi Korespondensi
SU
R
0 Rancang Bangun Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI
2 Pencatatan Surat Keluar
3 Pencatatan kasus PHI
4 Manajemen Pegawai
5 Pembuatan laporan
2.1 Input data surat keluar
Input data 3.1 Input surat Input data data data surat masuk kasus kasus masuk PHIPHI
4.1 Input data Pegawai
5.1 Cetak laporan surat masuk
1.2 Simpan data surat masuk
2.2 Simpan data surat Simpan data surat masuk keluar masuk
Simpan 3.2 data Input Simpan data surat Simpan data Input datadata kasus masuk suratPHI masuk
4.2 Simpan data
1.3 Update data surat masuk
2.3 Update data surat Update data surat masuk keluar masuk
3.3 Update data surat Update data kasus masuk PHI
4.3 Update data
1.4 Tampilkan data surat masuk
2.4 Tampilkan data Tampilkan data surat masuk keluar surat masuk
3.4 Tampilkan data Tampilkan data surat masuk kasus PHI
4.4 Tampilkan data
1 Pencatatan Surat Masuk
ST
IK
O
M
1.1 Input data surat masuk
Pegawai
Pegawai
5.2 Cetak laporan surat keluar
5.3 Cetak laporan kasus PHI
Pegawai
Gambar 4.9 HIPO Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI
54
B. Context Diagram Context diagram menggambarkan asal data dan menunjukkan aliran dari data tersebut. Context Diagram Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus
A
PHI pada gambar 4.10 terdiri dari 3 external entity yaitu Petugas, Penanggung
AY
jawab, dan Kepala Bidang Hubungan Industrial dan Syarat Kerja (Hubinsyaker).
Aliran data yang keluar dari masing-masing external entity mempunyai arti bahwa data tersebut berasal dari external entity tersebut, Sedangkan aliran data yang
AB
masuk mempunyai arti bahwa informasi data ditujukan untuk external entity tersebut.
R
data peg awai baru
lembar dis pos is i
SU
data pekerja
permintaan laporan
Petug as
data kasus
M
data perus ahaan
0
O
data peg awai
data s urat masuk
laporan surat masuk Aplikasi Korespondensi dan Penc atatan Kasus PHI
laporan surat keluar
data kasus PHI
Kabid Hubinsyaker
laporan kas us PHI
IK
+
ST
data s urat keluar
surat perintah tug as Penang gung jawab data perus ahaan surat keluar
Gambar 4.10 Context Diagram Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI
55
C. DFD Level 0 Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI Pada DFD Level 0 terdapat beberapa proses di dalamnya yaitu proses pencatatan surat masuk, pencatatan surat keluar, pencatatan kasus PHI,
A
manajemen pegawai, dan pembuatan laporan. 4 1
data peg awai data peg awai baru
+
data peg awai data peg awai baru
pegawai
AY
manajemen pegawai
AB
1
lembar disposisi
Petug as Petug as data surat keluar
pencatatan surat masuk
data surat masuk
data surat masuk
+
data perusahaan
2
data perusahaan
+
surat keluar
perusahaan
data perusahaan
surat perintah tug as
SU
Penang Penang gung gung jawab jawab
3
R
data perusahaan
pencatatan surat keluar
2 3
surat masuk
data pekerja
data kasus
data surat keluar
Petug Petug asas Petug Petugas as
data kasus PHI
pencatatan kasus PHI
data perusahaan
+
M
data pekerja
5
O
ST
pekerja
data kasus
kasus PHI
data surat keluar
data kasus
surat keluar
IK
4
6
5 data pekerja
Kabid Kabid Kabid Hubinsyaker Hubinsyaker Hubinsyaker
laporan surat keluar laporan kasus PHI
pembuatan laporan
data perusahaan
laporan surat masuk
+
data surat masuk
permintaan laporan
Petug as
Gambar 4.11 DFD level 0 Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI
56
D. DFD Level 1 Proses Pencatatan Surat Masuk Pada DFD Level 1 Proses Pencatatan Surat Masuk terdapat 3 proses yaitu input data, tampilkan data, dan ubah data. Proses-proses tersebut berhubungan
1.1
AY
A
dengan tabel surat masuk, tabel perusahaan, dan entitas Petugas.
[data surat masuk]
[lembar disposisi]
AB
Petug Petugasas
input data surat dan perusahaan
[data perusahaan]
perusahaan
data surat masuk yang diubah
SU
R
3
2
surat masuk
1.3
data perusahaan
data perusahaan yang diubah
M
1.2
data surat masuk
Gambar 4.12 DFD level 1 Proses Pencatatan Surat Masuk
IK
ST
data surat yang akan diubah
tampilkan data surat
O
[data surat masuk]
ubah data
57
E. DFD Level 1 Proses Pencatatan Surat Keluar Pada DFD Level 1 Proses Pencatatan Surat Keluar terdapat 3 proses yaitu input data, tampilkan data, dan ubah data. Proses-proses tersebut berhubungan
A
dengan tabel surat keluar, tabel perusahaan, entitas Petugas, dan entitas
2.1
[surat keluar]
[data perusahaan]
AB
[data perusahaan]
Penanggung gung Penang jawab jawab
input data surat dan perusahaan
AY
Penanggung Jawab.
R
[data surat keluar]
surat keluar
SU
4
data surat yang diubah
M
data surat keluar
O
ST
perusahaan
data perusahaan yang diubah 2.3 ubah data
data surat keluar 2.2
[data surat keluar]
IK
Petug as
3
tampilkan data surat
data perusahaan
Gambar 4.13 DFD level 1 Proses Pencatatan Surat Keluar
58
F. DFD Level 1 Proses Pencatatan Kasus PHI Pada DFD Level 1 Proses Pencatatan Kasus PHI terdapat 3 proses yaitu input data, tampilkan data, dan ubah data. Proses-proses tersebut berhubungan
A
dengan tabel surat pekerja, tabel perusahaan, tabel kasus PHI, entitas Petugas, dan
AY
entitas Penanggung Jawab.
AB
Penang gung jawab
surat perintah tug as
R
1
data pekerja
Petug as Petug as
SU
data kasus data perusahaan
data kasus
input data kasus
data pekerja
pekerja
O
M
6
data perusahaan
5
kasus PHI
data perusahaan
3
perusahaan
ST
IK
data pekerja
data kasus PHI
data perusahaan yang diubah 3 data pekerja yang diubah
ubah data
data kasus yang diubah
2
tampilkan data surat
data kasus PHI data kasus
Gambar 4.14 DFD level 1 Proses Pencatatan Kasus PHI
59
G. DFD Level 1 Proses Manajemen Pegawai Pada DFD Level 1 Proses Manajemen Pegawai terdapat 3 proses yaitu input data, tampilkan data, dan ubah data. Proses-proses tersebut berhubungan
4.1
AY
A
dengan tabel pegawai dan entitas Petugas.
input data pegawai
Petug Petugas as
AB
[data pegawai baru]
R
[data pegawai baru]
[data pegawai]
SU
11
pegawai pegawai
M
[data pegawai]
4.2
ST
IK
O
tampilkan data pegawai
data peg awai yang akan diubah
data peg awai yang diubah
4.3 ubah data pegawai
Gambar 4.15 DFD level 1 Proses Manajemen Pegawai
60
H. DFD Level 1 Pembuatan Laporan Pada DFD Level 1 Proses Manajemen Pegawai terdapat 3 proses yaitu input data, tampilkan data, dan ubah data. Proses-proses tersebut berhubungan
AY
A
dengan tabel pegawai dan entitas Petugas.
Petug as 2
[permintaan laporan]
surat masuk
5.1
AB
[data surat masuk]
5.2
R
laporan surat masuk
SU
pilih jenis laporan
[laporan surat masuk]
cetak laporan surat masuk
5.3
cetak laporan surat keluar
[laporan surat keluar]
Kabid Hubinsyaker
O
M
laporan surat keluar
ST
surat keluar
[laporan kasus PHI]
[data perusahaan]
3
4 5.4
cetak laporan kasus PHI
IK
laporan kasus PHI
[data surat keluar]
perusahaan
[data kasus]
5
kasus PHI
[data pekerja]
6
pekerja
Gambar 4.16 DFD level 1 Proses Pembuatan Laporan
61
4.3.3 Conceptual Data Model (CDM) surat_masuk no_agenda_syaker_msk
Variable characters (20) <M> p_jwb Variable characters (100) no_agenda_sekret_msk Variable characters (20) no_surat_masuk Variable characters (30) tgl_masuk Date tgl_dibuat Date perihal Variable characters (100)
memproses
A
no_agenda_syaker_msk ... mengirim
pegawai no_agenda_syaker_klr Variable characters (20) <M> no_agenda_sekret_klr Variable characters (20) no_surat_keluar Variable characters (30) tgl_keluar Date tgl_dibuat_surat Date perihal_surat Variable characters (100)
perusahaan id_perusahaan Variable characters (20) <M> nama_persh Variable characters (100) alamat_persh Variable characters (100) notelp_persh Variable characters (20)
menerima
id_perusahaan ...
no_agenda_syaker_klr ...
id_pegawai Variable characters (20) <M> nama_pegawai Variable characters (100) alamat Variable characters (100) jabatan Variable characters (50) status Variable characters (50) password Variable characters (6) notelp_pegawai Variable characters (20)
AY
surat_keluar
id_pegawai ...
AB
memiliki
kasus_PHI
pekerja mempunyai
id_pekerja ...
id_kasus Variable characters (50) <M> tgl_spt Date hasil_penanganan Variable characters (100) jenis_kasus Variable characters (100) keterangan Variable characters (100)
menangani
R
id_pekerja Variable characters (50) <M> nama_pekerja Variable characters (100) alamat_pekerja Variable characters (100) notelp_pekerja Variable characters (20)
SU
id_kasus ...
Gambar 4.17 CDM Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI 4.3.4
Physical Data Model (PDM)
O
M
surat_masuk
no_agenda_syaker_msk id_pegawai id_perusahaan p_jwb no_agenda_sekret_msk no_surat_masuk tgl_masuk tgl_dibuat perihal ...
varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(100) varchar(20) varchar(30) datetime datetime varchar(100) pegawai
IK
surat_keluar
ST
no_agenda_syaker_klr id_perusahaan no_agenda_sekret_klr no_surat_keluar tgl_keluar tgl_dibuat_surat perihal_surat ...
varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(30) datetime datetime varchar(100)
id_pegawai nama_pegawai alamat jabatan status password notelp_pegawai ...
perusahaan id_perusahaan nama_persh alamat_persh notelp_persh ...
varchar(20) varchar(100) varchar(100) varchar(20)
varchar(20) varchar(100) varchar(100) varchar(50) varchar(50) varchar(6) varchar(20)
kasus_PHI pekerja id_pekerja nama_pekerja alamat_pekerja notelp_pekerja ...
varchar(50) varchar(100) varchar(100) varchar(20)
id_kasus id_perusahaan id_pegawai id_pekerja tgl_spt hasil_penanganan jenis_kasus keterangan ...
varchar(50) varchar(20) varchar(20) varchar(50) datetime varchar(100) varchar(100) varchar(100)
Gambar 4.18 PDM Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI
62
4.3.5 Struktur Tabel Dalam sub bab ini akan dijelaskan sruktur dari tabel-tabel yang akan digunakan dalam pembuatan Rancang Bangun Aplikasi Korespondensi dan
A
Pencatatan Kasus Perselisihan Hubungan Industrial (PHI):
AY
A. Tabel Pegawai Primary Key : id_pegawai :-
Fungsi
: menyimpan data pegawai
AB
Foreign Key
Ukuran
Keterangan
Variable Character
20
Primary key
Variable Character
100
Variable Character
100
Variable Character
50
Variable Character
50
password
Variable Character
6
notelp_pegawai
Variable Character
20
id_pegawai nama_pegawai alamat
ST
IK
O
status
M
jabatan
Tipe Data
SU
Kolom
R
Tabel 4.1 Tabel Pegawai
63
B. Tabel Perusahaan
Foreign Key
:-
Fungsi
: menyimpan data perusahaan
A
Primary Key : id_perusahaan
Tipe Data
Ukuran
Keterangan
id_perusahaan
Variable Character
20
Primary key
nama_persh
Variable Character
100
alamat_persh
Variable Character
100
notelp_persh
Variable Character
50
R
AB
Kolom
AY
Tabel 4.2 Tabel Perusahaan
SU
C. Tabel Pekerja
Primary Key : id_pekerja :-
M
Foreign Key
: menyimpan data pekerja
O
Fungsi
Tipe Data
Ukuran
Keterangan
id_pekerja
Variable Character
50
Primary key
nama_pekerja
Variable Character
100
alamat_pekerja
Variable Character
100
notelp_pekerja
Variable Character
20
ST
IK
Kolom
Tabel 4.3 Tabel Pekerja
64
D. Tabel Surat Masuk
Foreign Key
: id_pegawai, id_perusahaan
Fungsi
: menyimpan data surat masuk
A
Primary Key : no_agenda_syaker_msk
Tipe Data
Ukuran
Keterangan
20
Primary key
20
Foreign key
Variable Character
id_pegawai
Variable Character
id_perusahaan
Variable Character
20
p_jwb
Variable Character
100
no_agenda_sekret_msk
Variable Character
20
no_surat_masuk
Variable Character
30
tgl_masuk
date
perihal
SU
tgl_dibuat
AB
no_agenda_syaker_msk
R
Kolom
AY
Tabel 4.4 Tabel Surat Masuk
Foreign key
date
Variable Character
100
M
E. Tabel Surat Keluar
O
Primary Key : no_agenda_syaker_klr
ST
IK
Foreign Key Fungsi
: id_perusahaan : menyimpan data surat keluar Tabel 4.5 Tabel Surat Keluar
Kolom
Tipe Data
Ukuran
Keterangan
no_agenda_syaker_klr
Variable Character
20
Primary key
id_perusahaan
Variable Character
20
Foreign key
no_agenda_sekret_klr
Variable Character
20
no_surat_keluar
Variable Character
30
65
Kolom
Tipe Data date
tgl_dibuat_surat
date
Perihal_surat
Variable Character
Keterangan
100
A
tgl_keluar
Ukuran
AY
F. Tabel Kasus PHI Primary Key : id_kasus
: id_perusahaan, id_pegawai, id_pekerja
Fungsi
: menyimpan data kasus PHI
AB
Foreign Key
Ukuran
Keterangan
Variable Character
50
Primary key
Variable Character
20
Foreign key
id_perusahaan
Variable Character
20
Foreign key
id_pekerja
Variable Character
50
Foreign key
id_kasus id_pegawai
date
hasil_penanganan
Variable Character
100
jenis_kasus
Variable Character
100
keterangan
Variable Character
100
O
M
tgl_spt
IK
ST
Tipe Data
SU
Kolom
R
Tabel 4.6 Tabel Kasus PHI
66
4.3.6 Desain Input / Output Desain input/output merupakan salah acuan dalam pembuatan aplikasi untuk membangun sebuah sistem. Desain input/output berupa form yang
A
digunakan untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan
AY
dari pengelolaan data. A. Desain Input Desain Form Login
AB
1.
Form login akan muncul pada saat aplikasi pertama kali dijalankan. Form ini berguna sebagai salah satu keamanan untuk melindungi aplikasi dari pengguna
R
yang tidak memiliki akses untuk menggunakan aplikasi. Form ini memiliki
SU
textbox nama (username), textbox password, button Login, dan button Cancel.
Login
ST
IK
O
M
Nama
Password Login
Cancel
Gambar 4.19 Desain Form Login
67
2.
Desain Form Utama Form utama akan menampilkan menu-menu yang terdapat di dalam aplikasi.
Pengguna hanya perlu memilih menu yang telah tersedia di dalam form utama
A
untuk mulai menggunakan aplikasi. Menu-menu yang terdapat di dalam form
AY
utama yaitu data pegawai, pencatatan surat masuk, pencatatan surat keluar,
pencatatan kasus PHI, laporan surat masuk, laporan surat keluar, laporan kasus
PHI, cari data, dan about. Terdapat informasi status user dan status aplikasi yang
AB
menandakan bahwa aplikasi terkoneksi ke database atau belum.
Pencatatan
Laporan
Cari Data
SU
Data Pegawai
R
Utama
Surat Masuk Surat Keluar Kasus PHI
ST
IK
O
M
Surat Masuk Surat Keluar Kasus PHI
Status:
User:
Gambar 4.20 Desain Form Utama
About
68
3.
Desain Form Manajemen Pegawai Form ini digunakan untuk menambah dan mengganti data pegawai Dinas
Tenaga Kerja. Pengguna langsung bisa mengisi data pada textbox yang telah
A
disediakan sesuai dengan data pegawai yang ada. Terdapat button simpan dan
AY
button ubah yang digunakan untuk menyimpan data pegawai dan mengubah data
pegawai. Sedangkan button tambah digunakan apabila terdapat data baru yang
AB
akan dimasukkan.
Pegawai
Tambah
Nama Pegawai
SU
Alamat
R
ID Pegawai
Jabatan Status
M
Password No Telp
Ubah
ST
IK
O
Simpan
Gambar 4.21 Desain Form Manajemen Pegawai
69
4.
Desain Form Pencatatan Surat Masuk Form ini digunakan untuk menambah dan mengganti data surat masuk.
Pengguna langsung bisa mengisi pada textbox yang telah disediakan sesuai
A
dengan data surat yang ada. Terdapat button simpan dan button ubah yang
AY
digunakan untuk menyimpan data baru dan mengubah data surat. Sedangkan
Pencatatan Surat Masuk Tambah
No Agenda Syaker
AB
button tambah digunakan apabila terdapat data baru yang akan dimasukkan.
Tambah
Id Perusahaan
Tujuan (Nama Perusahaan)
No Agenda Sekretariat
R
Alamat
No Surat Masuk
No Telp
SU
Tanggal Masuk
Penanggung Jawab
Tanggal Dibuat
Arsip
Simpan
ST
IK
O
M
Perihal
Gambar 4.22 Desain Form Pencatatan Surat Masuk
Ubah
70
5.
Desain Form Pencatatan Surat Keluar Form ini digunakan untuk menambah dan mengganti data surat keluar.
Pengguna langsung bisa mengisi pada textbox yang telah disediakan sesuai
A
dengan data surat yang ada. Terdapat button simpan dan button ubah yang
AY
digunakan untuk menyimpan data baru dan mengubah data surat. Sedangkan button tambah digunakan apabila terdapat data baru yang akan dimasukkan.
Tambah
No Agenda Syaker
AB
Pencatatan Surat Keluar Id Perusahaan
Tambah
Tujuan (Nama Perusahaan)
No Agenda Sekretariat
Alamat
R
No Surat Keluar
No Telp
Tanggal Keluar
SU
Perihal
Simpan
ST
IK
O
M
Tanggal Dibuat
Gambar 4.23 Desain Form Pencatatan Surat Keluar
Ubah
71
6.
Desain Form Pencatatan Kasus PHI Form ini digunakan untuk menambah dan mengganti data kasus PHI.
Pengguna langsung bisa mengisi pada textbox yang telah disediakan sesuai
A
dengan data surat yang ada. Terdapat button simpan dan button ubah yang
AY
digunakan untuk menyimpan data baru dan mengubah data kasus. Sedangkan button tambah digunakan apabila terdapat data baru yang akan dimasukkan.
AB
Pencatatan Kasus Id Kasus
Tambah
Mediator Tgl SPT
Nama Perusahaan
Hasil Penanganan
R
Alamat
SU
No Telp Perusahaan Nama Pekerja Alamat
Keterangan Simpan
ST
IK
O
M
No Telp Pekerja
Jenis Kasus
Gambar 4.24 Desain Form Pencatatan Kasus PHI
Ubah
72
7.
Desain Form Pencarian Data Form ini digunakan apabila pengguna ingin mencari data di dalam database.
A
Pengguna hanya perlu memasukkan kata kunci yang ingin dicari.
Kata Kunci
Cari Berdasarkan
AY
Cari Data
R
AB
Cari
SU
Gambar 4.25 Desain Form Pencarian Data
B. Desain Output
1. Desain Laporan Surat Masuk
M
Di bawah ini merupakan desain laporan surat masuk yang dihasilkan oleh
ST
IK
O
aplikasi.
Gambar 4.26 Desain Laporan Surat Masuk
73
2. Desain Laporan Surat Keluar Di bawah ini merupakan desain laporan surat keluar yang dihasilkan oleh
R
AB
AY
A
aplikasi.
SU
Gambar 4.27 Desain Laporan Surat Keluar
3. Desain Laporan Kasus PHI
Di bawah ini merupakan desain laporan kasus PHI yang dihasilkan oleh
ST
IK
O
M
aplikasi.
Gambar 4.28 Desain Laporan Kasus PHI
74
4.4
Implementasi Dan Evaluasi Implementasi sistem ini akan menjelaskan detil aplikasi korespondensi dan
pencatatan kasus PHI, penjelasan hardware/software pendukung, dan form- form
Teknologi
AY
4.4.1
A
yang ada pada aplikasi.
1. Perangkat Keras
AB
Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi ini adalah satu unit komputer dengan: a) Processor 1 Ghz
SU
c) VGA on Board
R
b) Memory dengan RAM 512 MB
d) Monitor Super VGA (1024x768) dengan minimum 256 warna e) Keyboard + mouse
M
2. Perangkat Lunak
O
Sedangkan perangkat lunak minimum yang harus diinstall ke dalam
ST
IK
sistem komputer adalah: a) Windows XP, disarankan Windows 7 b) .Net Framework c) Sql Server 2008
75
4.4.2 Tampilan Program Di bawah ini adalah penjelasan mengenai penggunaan masing-masing form pada Aplikasi Korespondensi dan Pencatatan Kasus PHI. Form Login
A
1.
AY
Form ini berfungsi untuk pengecekan hak akses pengguna aplikasi. Pengguna
harus menginputkan username dan password ke dalam textbox yang disediakan.
AB
Jika username dan password benar maka pengguna bisa mengakses aplikasi dan
langsung menuju ke form utama, namun apabila username dan password salah
ST
IK
O
M
SU
R
maka pengguna tidak dapat mengakses aplikasi secara keseluruhan.
Gambar 4.29 Form Login
76
2.
Form Utama Form utama akan menampilkan menu-menu yang terdapat di dalam aplikasi.
Pengguna hanya perlu memilih menu yang telah tersedia di dalam form utama
A
untuk mulai menggunakan aplikasi. Menu-menu yang terdapat di dalam form
AY
utama yaitu data pegawai, pencatatan surat masuk, pencatatan surat keluar,
pencatatan kasus PHI, laporan surat masuk, laporan surat keluar, laporan kasus
PHI, cari data, dan about. Terdapat informasi status user dan status aplikasi yang
ST
IK
O
M
SU
R
AB
menandakan bahwa aplikasi terkoneksi ke database atau belum.
Gambar 4.30 Form Utama
77
3.
Form Manajemen Pegawai Form ini digunakan untuk menambah dan mengganti data pegawai Dinas
Tenaga Kerja. Untuk menambah data pegawai, klik tombol tambah. Kemudian
A
pengguna mengisi data pada textbox yang telah disediakan sesuai dengan data
AY
pegawai yang ada. Jika sudah selesai, klik tombol simpan yang digunakan untuk
menyimpan data pegawai yang telah diinputkan. Apabila ingin merubah data
ST
IK
O
M
SU
R
AB
lama, klik tombol ubah maka data lama akan diganti dengan data baru.
Gambar 4.31 Form Manajemen Pegawai
78
4.
Form Pencatatan Surat Masuk Form ini digunakan untuk menambah dan mengganti data surat masuk pada
Dinas Tenaga Kerja. Untuk menambah data surat, klik tombol tambah. Kemudian
A
pengguna mengisi data pada textbox yang telah disediakan sesuai dengan data
AY
surat yang ada. Jika sudah selesai, klik tombol simpan yang digunakan untuk menyimpan data surat yang telah diinputkan. Apabila ingin merubah data lama,
ST
IK
O
M
SU
R
AB
klik tombol ubah maka data lama akan diganti dengan data baru.
Gambar 4.32 Form Pencatatan Surat Masuk
79
5.
Form Pencatatan Surat Keluar Form ini digunakan untuk menambah dan mengganti data surat keluar pada
Dinas Tenaga Kerja. Untuk menambah data surat, klik tombol tambah. Kemudian
A
pengguna mengisi data pada textbox yang telah disediakan sesuai dengan data
AY
surat yang ada. Jika sudah selesai, klik tombol simpan yang digunakan untuk menyimpan data surat yang telah diinputkan. Apabila ingin merubah data lama,
ST
IK
O
M
SU
R
AB
klik tombol ubah maka data lama akan diganti dengan data baru.
Gambar 4.33 Form Pencatatan Surat Keluar
80
6.
Form Pencatatan Kasus PHI Form ini digunakan untuk menambah dan mengganti data kasus PHI pada
Dinas Tenaga Kerja. Untuk menambah data kasus, klik tombol tambah. Kemudian
A
pengguna mengisi data pada textbox yang telah disediakan sesuai dengan data
AY
kasus yang ada. Jika sudah selesai, klik tombol simpan yang digunakan untuk
menyimpan data kasus yang telah diinputkan. Apabila ingin merubah data lama,
ST
IK
O
M
SU
R
AB
klik tombol ubah maka data lama akan diganti dengan data baru.
Gambar 4.34 Form Kasus PHI
81
7.
Form Cari Data Form ini digunakan untuk mencari data di dalam database. Pengguna hanya
R
AB
AY
A
perlu menginputkan kata kunci yang ingin dicari. Kemudian klik tombol cari.
8.
Form About
SU
Gambar 4.35 Form Cari Data
ST
IK
O
M
Form ini menampilkan mengenai informasi aplikasi yang dibuat.
Gambar 4.36 Form About
82
9.
Laporan Surat Masuk Di bawah ini merupakan tampilan laporan surat masuk yang dihasilkan oleh
SU
R
AB
AY
A
aplikasi.
Gambar 4.37 Laporan Surat Masuk
10. Laporan Surat Keluar
M
Di bawah ini merupakan tampilan laporan surat keluar yang dihasilkan oleh
ST
IK
O
aplikasi.
Gambar 4.38 Laporan Surat Keluar
83
11. Laporan Kasus PHI Di bawah ini merupakan tampilan laporan surat keluar yang dihasilkan oleh
SU
R
AB
AY
A
aplikasi.
ST
IK
O
M
Gambar 4.39 Laporan Kasus PHI
