BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis Sistem Analisis sistem ini merupakan penguraian dari suatu aplikasi bantu dengan menggunakan objek yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan yang ada. Tahap analisis ini merupakan tahap untuk mendefinisikan kebutuhankebutuha dan yang dibutuhkan untuk membuat suatu aplikasi bantu penerimaan santri baru berbasis web.
4.1.1
Analisis Permasalahan Di lembaga pendidikan Pondok Pesantren Al-Jawami tersebut terdapat beberapa permasalhan sebagai berikut : 1. Masih lambat dalam mendapatkan informasi keadaan santri baru yang masuk, baik dari identitas diri maupun keuangannya. 2. Data-data terkadang hilang atau sulit teridentifikasi karena pencatatan yang belum terintegrasi dengan sistem komputasi. 3. Ketika santri akan membayar administrasi keuangan yang menunggak, pengurus harus terlebih dahulu melihat catatan kwitansi yang masuk sehingga memerlukan waktu yang lama untuk mencarinya. 4. Tidak ada bukti laporan secara langsung ketika ada santri baru yang masuk ke Pesantren.
34
35 4.1.2
Analisis Kebutuhan Merupakan tahap persiapan, dimana pada tahapan ini dilakukan survey ke
lapangan
atau
lokasi
dilakukannya
penelitian
dengan
tujuan
untuk
mengidentifikasi hal-hal yang berkaitan dengan sistem yang akan dibuat.
4.2 Sasaran aplikasi yang dibutuhkan Sasaran dari aplikasi ini adalah untuk mempermudah dan membantu permasalahan-permasalahan yang ada pada lembaga pendidikan pesantren yang berkaitan. Adapun sasaran dari aplikasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : 1. Aplikasi bantu mampu mengolah data pembayaran. 2. Aplikasi bantu mampu mengolah data operator (petugas). 3. Aplikasi bantu mampu mengolah data bendahara. 4. Aplikasi bantu mampu mencetak laporan data calon santri. 5. Aplikasi bantu mampu mencetak laporan data pembayaran.
4.3 Evaluasi Kelayakan Tujuan dari evaluasi kelayakan yaitu melakukan pengkajian untuk menilai apakah sistem yang digunakan layak untuk digunakan atau tidak. Evaluasi kelayakan akan dilakukan meliputi : a. Kelayakan teknik yaitu sistem yang akan dibangun harus memiliki kemudahan untuk di operasikan. b. Kelayakan operasi yaitu sistem yang akan dibangun harus memiliki kemampuan untuk menghasilkan informasi yang lebih baik dan lebih efisien serta tersedianya personil yang mampu untuk mengoperasikan sistem tersebut.
36
4.4 Data yang Berhubungan dengan Sistem Data yang secara langsung berhubungan dengan sistem ini terdiri dari: a. Data penelitian merupakan hasil survey dari tempat yang berkaitan yang di jadikan tempat penelitian. b. Data user yaitu data mengenai seluruh data yang berhak mengakses sistem. c. Data kegiatan yang dilakukan di Pondok Pesantren Al-Jawami.
4.5 Ruang Lingkup Dokumen Entitas-entitas yang berhubungan dengan sistem informasi ini meliputi data input dan output : a. Data Input (masukan) admin, pengurus, dan petugas. b. Data Output (keluaran) mencakup data santri baru, tunggakan, identitas santri.
4.5.1
Analisis Kebutuhan Input Analisis kebutuha ini dilakukan untuk menentukan input apa saja
yang dibutuhkan oleh sistem yang akan dibangun. Adapun input yang dibutuhkan oleh sistem adalah sebagai berikut : a. Data santri baru b. Data keuangan santri baru c. Data petugas d. Data penetapan keuangan dari pesantren
37 4.5.2 Analisis kebutuhan output Adpun output yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : a. Informasi data santri baru b. Informasi keuangan santri baru c. Informasi tunggakan santri baru
4.6 Pembuatan Sistem Baru Yang Direkomendasikan Aplikasi bantu pengelolaan pesantren yang di tawarkan oleh peneliti yaitu sistem yang berbasis web, sehingga akan membantu pengurus pesantren dalam mengelola data santri baru.
4.6.1
Karakteristik Pengguna Adapun pengguna aplikasi bantu ini adalah administrator dan umum yang
mempunyai otoritas masing-masing pengguna yang digambarkan dalam tabel 4.1. Tabel 4.1 Karakteristik Pengguna No
Nama User
1.
Admin
2.
Petugas
3.
Bendahara
4.
Santri
Hak Akses
Jabatan
Menambahkan, merubah atau Administrator menghapus user name dan password pengolahan, data petugas PSB, dan data bendahara. Mengelola manajemen sistem, seperti merubah nama, logo, alamat serta nomor telepon intansi terkait. Melakukan pengisian formulir Petugas PSB pendaftaran yang telah disediakan oleh aplikasi serta pembayarannya. Mengisi jumlah uang pendaftara santi Bendahara baru pada form yanf telah di sediakan. Melakukan pendaftaran baru, melihat data diri serta pembayaran PSB.
Santri
38
4.6.2
Alir Dokumen Berjalan Alir dokumen adalah pergerakan suatu dokumen dari satu entitas ke entitas
yang lain. Dimana entitas terdiri dari entitas dalam dan entitas luar. Entitas dalam adalah
entitas
yang
menerima
masukan,
melakukan
pemprosesan
dan
menghasilkan keluaran dari sistem. Sedangkan entitas luar adalah entitas yang memberikan masukan dan menerima keluaran dari sistem. Adapun alur sistem yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 4.1 berikut :
Dokumen berjalan Calon Santri
Mencari Informasi
Petugas
Memberi Formulir
Formulir Input Data
Gambar 4.1 Alir Dokumen Berjalan
39
4.7 Perancangan Sistem 4.7.1
Perancangan sistem yang diusulkan Perubahan sistem yaitu berupa penambahan pada sistem yang sedang
berjalan untuk memberikan sistem yang lebih baik. Perancangan sistem yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.2 berikut :
Gambar 4.2 Alir Dokumen Diagram Perubahan Prosedur
Dalam flowchart digambarkan bahwa proses pengolahan data santri baru Pesantren Al-jawami dilakukan dengan menggunakan komputer sebagai media pencatatan data santri. Pencatatan data santri baru dilakukan dengan
40 menggunakan form isian untuk calon santri, yang akan disimpan sebagai arsip dalam suatu komputer. Dilain pihak, proses pelaporan akan dapat dilakukan dengan mengambil data dalam komputer.
4.8
Kebutuhan Fungsional Analisis kebutuhan fungsional jenis kebutuhan yang berisi proses-proses
apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada yang dihasilkan oleh sistem, jadi kebutuhan fungsional dalam membangun aplikasi ini harus berisi kebutuhan informasi pada Pondok Pesantren Al-Jawami. Proses ini dilakukan setelah non fungsional selesai. Untuk mempermudah menggambarkan hasilnya, maka dibentuklah hasil analisis kebutuhan fungsional dalam bentuk diagram. 4.8.1
Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan hubungan sistem dengan entitas
luar. Diagram konteks sebagai transformasi dari suatu proses data masukan menjadi keluaran. Berikut adalah diagram konteks yang disajikan untuk aplikasi bantu pengelolaan pesantren. Berikut ini diagram konteks sistem yang diusulkan pada sistem penerimaan santri baru di Pondok Pesantren Al-Jawami Bandung :
41 Data Login Data Admin
Admin
Data Pendaftar Data Bayar Data Login
Calon Santri
Info Data Bayar Info Data Pendaftar Info Login
Info Login Info Admin
Data login Data petugas Data pendaftar
Apliksi Bantu Penerimaan Santri Baru
Info Bayar Info Login
Petugas Info Data login Info petugas Info Pendaftar
Data Bayar Data Login
Bendahara
Gambar 4.3 Diagram Konteks
Gambar diagram konteks diatas menjelaskan tentang sistem Aplikasi bantu Pengolahan Pesantren yang akan dibangun.
4.8.2
Data Flow Diagram Data Flow Diagram sering digunakan untuk menggambarkan suatu
sistem
yang
telah
ada
untuk
dikembangkan
secara
logika
tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. Berikut ini adalah Data Flow Diagram yang diusulkan : 1.
DFD Level 1 ditunjukan oleh gambar 4.5 berikut :
42
1 Pengolahan Judul dan User
Login admin
Admin
Db _
operator
Data operator
Info login admin
Bendahara
3 Pengolahan
Data pendaftar
data santri
Data bayar
Data santri baru
Db _
calonsantri
baru Data santri baru
Petugas
Data _
pembayaran
Lap user 2 Data pendaftar
Calon santri
Pengolahan
Data bayar
keuangan pendaftaran
Db _
Data pendaftar
pembayaran
Data bayar Lap keuangan PSB 4 Laporan
Data bayar
Gambar 4.4 DFD level 1
43 1. DFD Level 2 terlihat pada gambar 4.5 berikut :
Data Admin Data Login
Info Admin Info Login
Info login 2.1 Login
Admin
Data login
2.2 Isi Formulir
Db_operator
Info Pendaftar
Db_calonsantri
Info Login
Petugas
Data Pendaftar
Data Login
2.4 Pembayaran
Info data santri Calon Santri
Bendahara Data Bayar
Db_pembayaran
Info Bayar
Gamar 4.5 DFD level 2
Info data pembayaran
44
2. DFD Level 3 terlihat pada gambar 4.6 berikut :
Data Santri
3.1 Input data santri
Data Santri
Calon santri
Db_santri
Data Santri
Data Santri Petugas
Data Santri
Data Santri
Data Santri
3.2 Update data santri
Data Santri
Gambar 4.6 DFD level 3
3.3 Hasil pengolahan data santri
45 3. DFD Level 4 terlihat pada gambar 4.7 berikut :
4.1 Input pembayaran santri
Data santri
Calon santri
Db_calonsantri Data pembayaran Data santri Id santri
Bendahara Data pembayaran Data santri Id santri
Data santri
Petugas
4.2 Input data santri
4.3 Hasil laporan Data santri
Data pembayaran
Data santri
Gambar 4.7 DFD level 4
4.8.3
Entity-Relationship Diagram Perancangan database diperlukan agar kita bisa memiliki database
yang benar dan efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam menambah, mengubah, dan menghapus data. Perancangan database bisa digambarkan dengan ERD. Berikut ERD dari sistem yang dibuat dapat dilihat pada gambar 4.8.
46 Tgl_daftar
Tgl_lahir
Alamat
Jenis_kelamin Gol_darah
Id_
Tpt_lahir
Nama_lengkap Tahun_ajaran Nama_panggil Pendaftaran
No_tlp_cs
Santri
Menempati
Melakukan
Id_operator
Pend_akhir
Melakukan
Tipe_foto Kerja_bapa Foto_cs
Pesantren
Jml_bayar
No_tlp_hub Kode-bayar Id_bayar
Nm_bapa No_kwitansi
Tgl_bayar
Id_cs Pembayaran
Gambar 4.8 ERD Aplikasi bantu PSB
4.8.4
Kamus Data Kamus data dari sistem yang dibangun dapat dilihat pada tabel 4.2 berikut: Tabel 4.2 Kamus data
No 1.
Data Calon santri
2.
Pembayaran
3.
Operator
4. 5. 6. 7.
Ref Bayar Bayar Kwitansi Ref sist
Kamus Data [Id_cs+Tahun_ajaran+Nama_lengkap+Nama_panggil+Tpt_lah ir+Tgl_lahir+Alamat+Jenis_kelamin+Gol_darah+Pend_akhir+ No_tlp_cs+Nm_ibu+Kerja_ibu+Nm_bapa+Kerja_bapa+No_tl p_hub+Tgl_daftar+Foto_cs+Tipe_foto] [Id_bayar+Id_cs+Kode_bayar+Jml_bayar+Tgl_bayar+Id_oper ator+Ket+No_kwitansi] [Id_operator+Nama_operator+User_name+Password+Jabat+N o_tlp_op] [Kode_bayar+Ket] [Id_keu+Kode_bayar+Jumlah+Tahun_ajaran] [No_kwitansi+Id_cs+Total_bayar+Tgl_bayar+Penerima] [id_sist+Namalembaga+Alamatlembaga+Pimpinanlembaga+T ahunajaran]
47 4.8.5
Perancangan Tabel 1. Tabel calon santri Nama tabel
: tb_calonsantri
Kunci primer
: id_cs
Kunci sekunder
:-
Tabel 4.3 Tabel Calon santri No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Field id_cs tahun_ajaran nama_lengkap nama_panggil tpt_lahir tgl_lahir Alamat jenis_kelamin gol_darah pend_akhir no_tlp_cs nm_ibu kerja_ibu nm_bapa kerja_bapa no_tlp_hub tgl_daftar foto_cs
Tipe Bigint varchar varchar varchar varchar Date Text varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar Date varchar
Ukuran 7 9 50 30 20
1 2 50 12 30 50 30 50 12 50
48 2. Tabel pembayaran Nama tabel
: tb_pembayaran
Kunci primer
: id_bayar
Kunci sekunder
: id_cs, id_operator, no_kwitansi
Tabel 4.4 Tabel Pembayaran No 1 2 3 4 5 6 7 8
Field
Tipe
id_bayar id_cs kode_bayar jml_bayar tgl_bayar id_operator Ket no_kwitansi
Bigint Bigint varchar decimal Date Int Text Bigint
Ukuran 10 7 6 7,0 2 10
3. Tabel operator Nama tabel
: tb_operator
Kunci primer
: id_operator
Kunci sekunder
: user_name
Tabel 4.5 Tabel Operator No 1 2 3 4 5 6
Field id_operator nama_operator user_name Password Jabat no_tlp_op
Tipe Int varchar varchar varchar varchar Int
Ukuran 2 50 20 32 20 12
49 4. Tabel Ref bayar Nama tabel
: ref_bayar
Kunci primer
: kode_bayar
Kunci sekunder
:-
Tebel 4.6 Tabel Ref bayar No 1 2
Field kode_bayar Ket
Tipe varchar varchar
Ukuran 6 50
5. Tabel bayar Nama tabel
: tb_bayar
Kunci primer
: id_keu
Kunci sekunder
:-
Tabel 4.7 Tabel Bayar No 1 2 3 4
Field id_keu kode_bayar Jumlah tahun_ajaran
Tipe Int varchar decima varchar
Ukuran 3 6 7,0 9
50 6. Tabel kwitansi Nama tabel
: tb_kwitansi
Kunci primer
: no_kwitansi
Kunci sekunder
: id_cs
Tabel 4.8 Tabel Kwitansi No 1 2 3 4
Field no_kwitansi id_cs total_bayar tgl_bayar
Tipe Bigint Bigint decimal Date
Ukuran 10 7 8,2
7. Tabel refisi sistem Nama tabel
: ref_sist
Kunci primer
: id_sist
Kunci sekunder
:-
Tabel 4.9 Tabel Refisi sistem No 1 2 3 4 5
Field id_sist Namalembaga Alamatlembaga Pimpinanlembaga Tahunajaran
Tipe Int Text Text varchar varchar
Ukuran 1
50 9
51 4.8.6
Perancangan Antar muka Adapun kebutuhan antar muka yang harus ada dalam aplikasi bantu
penerimaan santri baru (PSB) di pondok pesantren Sindangsari Al-Jawami adalah:
A. Login Pada menu login user mengisikan data user name dan password yang telah disediakan oleh admin. User admin user operator user bendahara dan user pengurus. Login Pengguna Username Password
Masuk
Gambar 4.8 Halaman Login Utama
Algoritma Flogin {Algoritma untuk form login} Kondisi awal : Input Username dann Password Kondisi akhir : Tampil form Menu Kamus Admin, bendahara, operator, pass : String Deskripsi Output (‘aplikasi bantu pengolahan data PSB’) Output (‘username’) ; input (admin, bendahara, operator) Output (‘password’) ; input (pass) If (username = admin, bendahara, operator) and (password = pass) then Output (Fmenu) Else Output (mesagge gagal) End if
52 B. Menu admin Pada tampilan menu admin menampilkan manajemen sistem yang berfungsi merubah nama, dan alamat.
Halaman depan
Data PSB
Peng aturan
Logout
Nama Aplikasi
cari santri
Content
footer
Gambar 4.9 Perancangan Halaman Admin
Algoritma Fadmin {Algoritma untuk form admin} Kondisi awal : pilih pengaturan Kondisi akhir : Tampil data pengguna Kamus No : number Nama lengkap, nama login, jabatan, no tlp : String Deskripsi Output (‘Pengaturan Pengguna’) Output (‘No’) Output (‘Nama lengkap’) Output (‘Nama login’) Output (‘jabatan’) Output (‘no tlp’) If tambah pengguna then Output (Ftambah pengguna) Else If ubah then Output (Fubah pengguna) End if
Logo
53 C. Menu operator Pada halaman ini menampilkan bagaimana seorang operator atau petugas PSB menginput Data Santri Baru.
Halaman depan
Data PSB
Formulir PSB
Pem bayaran
Peng aturan
Logout
Nama aplikasi
Logo
cari santri
Content
footer
Gambar 4.10 Perancangan Halaman Operator PSB
Algoritma Foperator {Algoritma untuk form operator} Kondisi awal : pilih formulir PSB Kondisi akhir : Tampil data PSB Kamus No urut : number Nomor induk,nama lengkap, jeniskelamin, nama ayah, nama ibu, alamat : String Deskripsi Output (‘formulir PSB’) Output (‘No urut’) Output (‘Nama lengkap’) Output (‘jeniskelamin’) Output (‘nama ayah’) Output (‘nama ibu’) Output (‘alamat’) If ubah then Output (Fubah santri) End if
54 D. Menu bendahara Halaman ini dikelola oleh bendahara penerimaan santri baru dalam memantau, menginput besar biaya santri baru per item, membuat laporan keuangan yang masuk dan mengecek santri baru yang masih mempunyai tunggakan pendaftaran santri baru.
Halaman depan
Data Ke PSB uangan
Peng aturan
isaAiNpA aNaN
Logout
cari santri
Content
footer
Gambar 4.11 Perancangan Halaman bendahara
Algoritma Fbendahara {Algoritma untuk form bendahara} Kondisi awal : pilih keuangan PSB Kondisi akhir : Tampil keuangan Kamus No : number Kode, keterangan, jumlah : String Deskripsi Output (‘keuangan’) Output (‘No’) Output (‘kode’) Output (‘keterangan’) Output (‘jumlah’) If ubah then Output (Fubah keuangan) End if
Logo
