BAB III PEMBAHASAN MASALAH 3.1.
Analisa Masalah Dalam satu hari sebuah toko dapat menerima dan mengeluarkan barang dalam
jumlah yang cukup besar. Bahkan bukan tidak mungkin, baik barang yang diterima maupun keluar bukan berasal dari satu item barang dan satu pelanggan. Hal ini menjadi lebih rumit ketika transaksi tersebut terjadi dalam waktu yang hampir bersamaan, atau malah berbarengan. Karyawan dalam hal ini memerlukan tingkat ketelitian dan kecermatan yang sangat tinggi. Keruwetan proses kerja yang terjadi tersebut sangat memungkinkan timbulnya kelalaian dari karyawan itu sendiri. Dan tingkat kelalaian ini akan menjadi besar apabila berlangsung dalam kurun waktu yang panjang, dan berulang-ulang. Ini tentu saja dapat merugikan bagi pemilik toko. Ditambah lagi data yang tersimpan dapat dengan mudah hilang atau dihilangkan, sehingga membuat kesalahan tersebut tidak dapat lagi dideteksi. 3.1.1. Keadaan Saat Ini Sebuah toko selalu berhubungan dengan dua pihak yang sangat penting dalam usahanya, supplier dan pembeli. Kepuasan dua pihak tersebut tentu menjadi hal yang penting selain perolehan keuntungan bagi toko tersebut. Dan kedua pihak itu dapat terpuaskan dengan pelayanan yang cepat, tepat, dan akurat dari toko tersebut. Hal ini terkadang
menemui
masalah
apabila
terjadi
salah
pengertian
atau
miss
communication, yang dapat menimbulkan ketidakpercayan pada kedua pihak tersebut. Hal ini dapat muncul apabila: 1. Pelayanan yang kurang cepat
15
16
Masalah ini timbul dikarenakan kebanyakan toko yang menggunakan metode konvensional sering terkesan lamban dalam proses menerima atau mengeluarkan barang. Pengiriman barang dapat terlambat atau bahkan terlalu cepat karena toko lamban dalam menentukan persedian barang yang terdapat di tokonya. Sama halnya dengan pembeli, terkadang pelanggan dibuat kecewa dengan lambannya toko tersebut menentukan apakah barang yang ia cari masih tersedia atau tidak. Ini semua terjadi lebih dikarenakan karena pihak toko tidak melakukan pencatatan pada jumlah barang yang masuk ataupun keluar. Atau kalau toh mencatat bisa saja terjadi kelalaian yang tidak terdeteksi dari pihak toko itu sendiri. 2. Terdapat kesalahan barang Ini dapat mungkin terjadi ketika sebuah toko lalai dalam melakukan pencatatan jumlah barang yang masih mereka sediakan atau telah habis. Kondisi ini lebih sering dikarenakan pencatatan yang dalam metode konvensional menggunakan kertas dapat dengan mudah hilang atau sengaja dihilangkan. Setiap toko biasanya melakukan semua pencatatan dengan menggunakan media kertas. Hal ini sangat riskan terjadi jika pencatatan dilakukan hanya satu kali. Dan masalah dapat dengan mudah timbul ketika jumlah catatan menjadi sangat banyak. Ini lah sedikit gambaran tentang pencatatan dalam sebuah toko.
17
3.2.
Struktur Menu Login
M enu
File
Laporan
U tility
K eluar
B arang
LaporanD ata B arang
E dit ItemB arang
Tam bahS tock
LaporanP enjualan
E dit Jum lah P em bayaran
P enjualan
H apusFaktur
H apusItem B arang
G anti K asir
Gambar 3.1.
Struktur Menu
Untuk menjalankan program yang penulis coba buat ini, user atau dalam hal ini kasir, harus melakukan login terlebih dahulu. Setelah melakukan login, maka terbentuklah susunan menu yang terdiri dari file, laporan, utility, dan keluar. Dalam menu file terdapat tiga buah sub-menu, yaitu barang yang berfungsi untuk memasukkan jenis item barang, tambah stock, dan penjualan. Sementara laporan terdiri dari dua buah sub-menu, yaitu laporan data barang dan laporan penjualan. Menu utility memuat lima buah sub-menu, diantaranya adalah edit item barang, edit jumlah pembayaran, hapus faktur, hapus item barang dan ganti kasir. Sedangkan menu keluar berfungsi untuk keluar dari program.
18
3.3.
Pembahasan Masalah Untuk dapat mengurangi dan menyelesaikan masalah yang timbul diatas,
penulis coba membuatkan sebuah program aplikasi. Dimana aplikasi ini disajikan dalam beberapa bentuk form desain input, yaitu: .
Login File Laporan Utility Keluar
Gambar 3.2. Form Menu Form Menu merupakan form awal dari program Aplikasi Pencatatan Stock Barang dan Penjualan untuk Toko Grosir. Menu yang terdapat pada form ini antara lain adalah, Login, File, Pencarian Data, Laporan, Utility, Menu Bantuan, dan Keluar.
19
Login Kasir Password
Gambar 3.3. Form Login Form login kasir merupakan form yang digunakan kasir untuk melanjutkan ke program selanjutnya. Form ini terdiri dari satu buah label dan satu buah textbox. Data Kasir Login Kasir
Input Edit
Kode Kasir
Hapus
Nama Kasir
Tutup
Jumlah Gambar 3.4. Form Data Kasir Form data kasir digunakan untuk melakukan proses input, edit, hapus, dan tutup data kasir. Form ini terdiri dari 5 buah label, 3 buah textbox, dan 4 buah command button.
20
Kode Barang
Pengolahan Data Barang
Nama Barang
Input Edit Hapus
Harga Satuan
Tutup
Jumlah
Jml Barang
Gambar 3.4. Form Pengolahan Data Barang Form pengolahan data barang digunakan untuk menginput, mengedit, dan menghapus data barang. Form ini terdiri dari 6 label, 4 textbox, 4 command button, dan satu buah data grid. Penambahan Stock Barang Kode Barang
Tambah
Nama Barang Harga Satuan
Tambah Stock
Tutup
Stock Awal Stock Akhir
Lihat Tabel Barang
Tutup Tabel Barang
Gambar 3.5. Form Penambahan Stock Barang Form penambahan stock barang ini digunakan untuk menambah stock barang yang sudah ada. Form ini terdiri dari 6 buah label, 6 textbox, dan 4 command button.
21
Transaksi Penjualan Barang No Faktur
Jml Item
Tanggal
Jml Barang
Kasir
Simpan
Batal
Tutup
Kalkulator
Total Bayar
Gambar 3.6. Form Transaksi Form transaksi ini berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan barang yang terjadi. Form ini terdiri dari 7 label, 9 textbox, dan 4 buah command button.
Laporan Harian
Laporan Mingguan
Laporan Bulanan
Laporan Data Penjualan
Laporan per kasir
Laporan per barang
Laporan per faktur
Gamabar 3.7. Form Laporan Data Penjualan Form Laporan Data penjualan merupakan laporan yang di pergunakan untuk melihat laporan penjualan selama satu hari,satu minggu, dan bulanan, serta laporan
22
per kasir, per barang, per faktur. Form ini terdari dari 6 tab. Pada setiap tab memiliki datagrid masing-masing. 3.4.
Struktur Database 3.4.1. Rancangan Database No 1 2 3 4 5
Nama objek Keterangan Master.Mdb File Data base Kasir Tabel Barang Tabel Datajual Tabel Transaksi Tabel Tabel 3.1 Rancangan Database
3.4.2. Tabel Kasir Jumlah field
:3
Primary Key : Login Nama Field Login Kodeksr Namaksr
Tipe Data Text Text Text Tabel 3.2. Database Kasir
Besar Karakter 10 3 15
3.4.3. Tabel Barang Jumlah Field : 4 Primary Key : Kodebrg Nama Field Kodebrg Namabrg Hargabrg Jumlahbrg
Tipe Data Text Text Long Integer Tabel 3.3. Database Barang
Besar Karakter 6 30 8 4
3.4.4. Tabel Data Jual Jumlah field
: 11
Primary Key : Faktur Nama Field
Tipe Data
Besar Karakter
23
Nomor Faktur Tanggal KodeBrg KodeKsr Harga Jumlah TotalHarga TotalBayar Dibayar Kembali
Text 2 Text 6 Date 8 Text 6 Text 3 Double 8 Single 4 Double 8 Double 8 Double 8 Double 8 Tabel 3.4. Database Penjualan
3.4.5. Tabel Transaksi Jumlah field
:6
Primary Key : Kode Nama Field Nomor Kode Nama Harga Jumlah Total
Tipe Data Besar Karakter Text 2 Text 6 Text 30 Double 8 Single 4 Double 8 Tabel 3.5. Database Transaksi
Tabel transaksi ini digunakan sebagai database sementara untuk menampung data transaksi penjualan dimana data-datanya nanti akan disimpan dalam tabel DataJual.
24
3.5.
Flowchart Program Aplikasi
25
Start
Menu Z Y
Login Pengolahan Data Barang
Y
A
T T
Password = Login Tambah Stock
T
Y
B
T T Penjualan
Y
C
T Keluar Laporan
Y
D
T
Y Y
END
Keluar
T
Utility
Y
E
26
A
x
Input
Input Data
Simpan
Edit
Edit Data
Tutup
Hapus
Proses Hapus
Tutup
Z
Simpan
x
27
B
X
Tambah
Tutup
Z
Tambah Data
Simpan
Batal
Simpan
X
28
C
x Input Faktur, Input Jumlah Item
Input jumlah bayar
T
Kembali = Jumlah bayar-total
Simpan
Simpan
Y
T
Batal
T
Tutup
Y
Z
Y
x
Y
29
Y
Cetak Judul
T
Cetak Data
Keluar
Y
Z
30
D
Laporan Data Barang
Y
Buka data
T
Laporan Penjualan
T
Z
Y
Buka Data
31
E
Edit Item Barang
Input No Faktur dan Kode Barang
Edit Item Barang
Simpan
Edit Jumlah Pembayaran
Input No Faktur
Edit Jumlah Pembayaran
Simpan
Hapus Faktu
Proses Hapus
Hapus Item Barang
Proses Hapus
Ganti Kasir
Masukkan Password
Z
Simpan
32
3.6.
Spesifikasi Program Kebutuhan minimum yang diperlukan sebagai berikut : 1. Microsoft Windows 98 atau versi sesudahnya 2. Microsoft Visual Basic 6.0 3. Komputer IBM PC atau kompatibel dengan processor 486 4. RAM 32MB 5. Monitor VGA 6. Harddisk 10 Mb
