BAB III KONSEP APLIKASI
3.1 Analisis Sistem Sebagai alternatif pemecahan masalah untuk dapat melengkapi dan memenuhi segala aspek dalam merancang sistem yang dipakai, penulis memakai tahapan pengembangan sistem menurut Jogiyanto (2005 : 433). Tahapan yang dipakai dalam pengembangan sistem ini adalah tahap analisis sistem, tahap perancangan sistem, tahap implementasi sistem dan tahap operasi dan perawatan sistem. 3.1.1
Studi Pendahuluan Kegiatan studi pendahuluan ini yang harus dilakukan adalah menentukan
ruang lingkup permasalahan, pemahaman sistem yang ada secara awal serta mengenali permasalahan yang menyebabkan adanya kendala dalam melakukan pengolahan data penjualan kendaraan dan laporannya. Pada proses pengolahan data penjualan dan pembuatan laporan yang berjalan masih dilakukan dengan menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Exel serta pembuatan laporan masih terlihat masih sederhana dan tidak ringkas. Maka dari itu penulis mencoba untuk mengembangkan sistem aplikasi pengolahan data secara terkomputerisasi agar dapat mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh PD. Rezeki Palembang. Dengan demikian pengolahan data penjualan kendaraan
22
23
dan pembuatan laporan di PD.Rezeki Palembang akan lebih baik dan menjadikan data – data tersimpan dengan rapi, aman, dan mudah dicari bila sewaktu – waktu diperlukan. 3.1.2
Studi Kelayakan Hal - hal yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan studi kelayakan
harus memperhatikan faktor – faktor dari berbagai aspek yaitu teknologi, ekonomis, legal, operasi dan sosial ( TELOS ). 1. Studi Kelayakan Teknologi Studi kelayakan secara teknologi dikatakan layak apabila teknologi yang dibutuhkan dapat tersedia dan mudah diperoleh. Untuk menerapkan sistem yang akan dipakai, perusahaan harus dapat melengkapi perangkat keras maupun perangkat lunak pada komputer yang notabene akan dipakai sebagai alat untuk melancarkan sistem itu sendiri. Dalam proses pembuatan sistem ini menggunakan aplikasi pemrograman Visual Basic 6.0 untuk dapat membantu proses pengolahan data transaksi penjualan dan pembuatan laporan. 2. Studi Kelayakan Ekonomis Studi kelayakan ekonomis di katakan layak apabila manfaat yang diperoleh lebih besar dari biaya yang dikeluarkannya dan dana yang dibangun untuk membangun sistem ini tersedia. Dengan menggunakan aplikasi ini, tenaga dan pikiran yang dikeluarkan lebih sedikit, dapat mempersingkat waktu yang diperlukan dan biaya yang dilkeluarkan dalam
24
pembuatan laporan dapat diminimalkan sehingga memberikan keuntungan bagi pihak perusahaan itu sendiri. 3. Studi Kelayakan Legal Studi kelayakan legal dikatakan layak apabila sistem yang dilaksanakan dari pengembangan sistem tidak melanggar peraturan dan hukum yang berlaku. 4. Studi Kelayakan Operasi Studi kelayakan operasi dikatakan layak apabila sistem yang dihasilkan dapat dioperasikan dan dijalankan. Dengan melakukan studi kelayakan operasional penulis berharap aplikasi yang dibuat dapat membantu mempermudah para pegawai di PD.Rezeki Palembang dalam membuat laporan dan bertransaksi dengan mudah, cepat, sehingga waktu kerja menjadi efisien dan efektif. 5. Studi Kelayakan Sosial Studi kelayakan social dikatakan layak apabila sistem yang dilaksanakan dari pengembangan sistem tidak berpengaruh negatif terhadap lingkungan sekitarnya. 3.1.3
Mengidentifikasi Permasalahan dan Kebutuhan Pemakai Penulis mempelajari permasalahan yang ada yaitu pada pengolahan data
penjualan dan pembuatan laporan yang kurang efektif dan kurang efisien. Yang dimaksud kurang efektif yaitu cara yang dilakukan belum tepat dalam pemasukan data dan pembuatan laporan masih membutuhkan waktu yang sangat lama. Yang
25
dimaksud dengan kurang efisien yaitu dana yang dikeluarkan sangat besar dalam hal pembelian kertas dan tinta printer. Semua hal ini terjadi karena belum menggunakan aplikasi khusus untuk mengolah data penjualan dan laporan. Untuk mengetahui kebutuhan informasi pemakai, penulis melakukan penelitian dengan melakukan observasi yaitu mengamati dan menganalisa tentang pengolahan data penjualan secara langsung serta melakukan wawancara yaitu melakukan tanya jawab secara langsung kepada bagian staf administrasi di PD. Rezeki dalam mengelola data penjualan dan pembuatan laporan penjualan. 3.1.4
Analisis Sistem Yang Berjalan Analisis sistem yang sedang berjalan yaitu menganalisis sistem yang saat
ini di gunakan pada PD. Rezeki Palembang. Sistem lama yang sedang berjalan saat ini yaitu : a. Konsumen datang dan memilih kendaraan yang akan dibeli. b. Setelah itu konsumen memberikan syarat-syarat pembelian kepada staf administrasi seperti fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP),fotokopi Kartu Keluarga (KK), fotokopi
rekening tabungan/listrik, dan
lampiran slip gaji dan berkas-berkas pendukung lainnya. c. Data-data yang telah diserahkan oleh konsumen akan disimpan oleh staf administrasi di dalam berkas penyimpan data-data konsumen dan apabila konsumen ingin mengajukan proses kredit maka data-data tersebut akan diserahkan kepada pihak leasing.
26
d. Konsumen menyetor uang panjar / down payment
kepada staf
administrasi. Staf memberikan bukti setor kepada konsumen. e. Staf administrasi memasukan data-data kendaraan dan data-data konsumen lalu membuat laporan. Berdasarkan analisis di atas, sistem yang sedang berjalan sering kali timbul permasalahan yang menjadi kelemahan pada sistem itu sendiri seperti kehilangan data saat data tersebut diperlukan sehingga harus mengetik ulang data itu kembali. Kelemahan yang lainnya yaitu pembuatan laporan masih sangat lambat karena melibatkan banyak dokumen yang tersebar. 3.1.5
Menentukan Kebutuhan Sistem Yang Baru Sistem yang baru dibuat untuk mempermudah dalam menjalankan aplikasi
pada pengolahan data penjualan kendaraan pada PD.Rezeki Palembang, perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan harus sesuai dengan keadaan pada perusahaan tersebut. a. Hardware ( Perangkat Keras ) Alat – alat komputer yang dapat dilihat dan dapat disentuh disebut perangkat keras ( hardware ) (Emigawaty 2009:46). Perangkat keras terdiri dari suatu sistem komputer yang pada dasarnya terdiri dari beberapa komponen masukan, unit memori, unit pemroses, serta unit keluaran. Dalam perancangan untuk aplikasi ini, konfigurasi perangkat keras yang digunakan yaitu .
27
1. Komputer dengan spesifikasi Pentium (R) Dual Core, RAM (Random Access Memory) 992 Mb, Hardisk 320 GB. 2. Keyboard digunakan sebagai alat untuk mengetik data – data. 3. Mouse digunakan sebagai alat penunjuk
yang digunakan untuk
mengatur posisi kursor di layar. 4. Monitor sebagai tempat untuk melihat data. 5. Printer digunakan untuk mencetak data.
b. Software ( Perangkat Lunak ) Perangkat lunak yang dibutuhkan dalam perancangan sistem informasi penerimaan siswa baru pada pada PD.Rezeki Palembang yaitu. 1. Windows XP Profesional Pack 3 sebagai sistem operasi. 2. Microsoft Visual Basic Versi 6.0 sebagai pemrograman yang memberikan instruksi atau perintah program dalam membangun aplikasi pengolahan data penerimaan siswa baru. 3. Microsoft Access 2007 sebagai pemrograman pembuatan database. 4. Crystal Report 8.5 sebagai pemrograman yang menampilkan laporan yang akan dicetak. 3.2
Perancangan Sistem Perancangan sistem dilakukan setelah menganalisa kelemahan sistem yang
ada dan menganalisa kebutuhan informasi pemakai. Dalam perancangan sistem, yang dilakukan adalah melakukan perancangan sistem secara umum dan perancangan sistem terinci.
28
3.2.1
Perancangan Sistem Secara Umum Setelah melakukan analisa terhadap masalah yang ada pada PD. Rezeki
Palembang, penulis mencoba memberikan alternatif pemecahan masalah dengan membuat suatu rancangan sistem yang baru yaitu membuat aplikasi mengenai pengolahan data penjualan kendaraan. Aplikasi akan dibuat menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic Versi 6.0 dan diharapkan dengan adanya aplikasi ini dapat memperbaiki sistem yang lama dan pengolahan data penjualan dapat dilakukan lebih cepat dan akurat, demi meningkatkan kinerja para pegawai dan mencapai kepuasan pelanggan. 3.2.2
Perancangan Sistem Terinci Pada perancangan sistem terinci ini, penulis akan memberikan gambaran
tentang rancangan sistem yang akan diterapkan dan detail desain yaitu pembuatan desain table, desain input dan output pada bagian administrasi yang menangani pengolahan data penjualan pada PD.Rezeki Palembang. Rancangan sistem dirancang menggunakan Unified Modeling Language (UML) yang terdiri dari Use Case Diagram, Activity Diagram dan Class Diagram. 3.2.2.1 Unified Modeling Language (UML) Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa pemodelan yang berdasarkan grafik atau gambar untuk memvisualisasi, menspesifikasikan, membangun, dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan software berbasis Object-Oriented (OO).
29
1. Use Case Diagram
Gambar. 3.1. Use Case Diagram
30
2. Activity Diagram
Gambar.3.2 Activity Diagram
31
3.
Class Diagram
Gambar. 3.3. Class Diagram 3.2.2.2 Detail Desain Rancangan untuk pemecahan masalah yaitu pembuatan desain table, desain input dan desain output. 1. Desain Tabel Pada desain table adalah penjelasan field-field yang akan digunakan dalam pembuatan program.
32
a. Desain File Data Mobil No
Field Name
Data
Field
Primary
Type
Size
Key
Description
1
merk
Text
20
Merk Mobil
2
tipe
Text
15
Tipe Mobil
3
tahun
Text
4
Tahun Mobil
4
harga
Double
8
Harga Mobil
5
warna
Text
15
Warna Mobil
6
kode
Text
8
Primary
Kode Mobil
Tabel.3.1. Desain File Data Mobil
b. Desain File Data Konsumen No
Field Name
Data
Field
Primary
Type
Size
Key Primary
Description
1
ktp
Text
12
No ktp Konsumen
2
Nm_kons
Text
20
Nama Konsumen
3
jk
Text
1
Jenis Kelamin
4
alamat
Text
35
Alamat Konsumen
5
telp
Text
12
Telepon
Tabel 3.2. Desain File Data Konsumen
c. Desain File Data Transaksi No
Field Name
Data Type
Field
Primary
Size
Key
Description
1
faktur
Text
5
Nomor Faktur
2
tanggal
Date/Time
8
Tanggal Penjualan
3
ktp
Text
12
4
panjar
Double
8
5
kode
Text
8
Primary
Kode Konsumen Panjar
Primary
Tabel 3.3. Desain File Data Transaksi
Kode Mobil
33
Program yang dirancang ini ada 3 (tiga) menu utama di mana setiap menu mempunyai sub menu, yaitu Menu File (Data Mobil/Kendaraan, Data Konsumen
dan
Data
Transaksi),
Menu
Laporan
(Laporan
Mobil/Kendaraan, Laporan Konsumen,Laporan Transaksi dan Laporan Transaksi perBulan), Menu Selesai.
Gambar 3.4. Desain Menu Utama 2. Desain Input Pada desain input, membuat masukan data melalui keyboard dan rancangan pada layar monitor. Ada 3 rancangan masukkan yang dibuat yaitu rancangan masukkan data mobil/kendaraan, rancangan masukkan data konsumen dan rancangan masukkan data transaksi.
34
a. Desain Input Data Kendaraan PD.REZEKI PALEMBANG Jl. Ki. Merogan No. 7 Rt.30 Kertapati Palembang Telp : 0711-515466 Fax : 0711-510430
DATA MOBIL
Kode/Nomor Polisi
:
XXXX
Merk
:
XXXXXXXXXX(20)
Tipe
:
XXXXXXXXXX (15)
Warna
:
Xxxxxxxxxx(15)
Tahun
:
xxxx
Harga
;; : 999999999
TAMBAH
SIMPAN
KOREKSI
HAPUS
Gambar.3.5 Desain input data mobil
SELESAI
35
b. Desain Input Data Konsumen PD.REZEKI PALEMBANG Jl. Ki. Merogan No.7 Rt.30 Kertapati Palembang Telp. 0711-515466 Fax. 0711-510430 DATA KONSUMEN
Kode/No. Identitas
:
999999999999
Nama
:
Xxxxxxxxxx(20)
Jenis Kelamin
:
Laki-laki Perempuan
Alamat
:
Xxxxxxxxxx (50)
No. Telepon
:
(9999)-(99999999)
TAMBAH
SIMPAN
KOREKSI
HAPUS
SELESAI
Gambar 3.6. Desain Input Data Konsumen
36
c. Desain Input Data Transaksi
PD.REZEKI PALEMBANG Jl.Ki.Merogan No.7 Rt.30 Kertapati Palembang Telp. 0711-515466 Fax. 0711-510430 DATA TRANSAKSI
faktur F-01
TAMBAH
Faktur
:
xxxx
Tanggal
:
Dd/mm/yyyy
No. Identitas/KTP
:
xxxx
Nama Konsumen
:
xxxxxxxxxx
Jenis Kelamin
:
xxxxxxxxxx
Kode/No.Polisi
:
xxxxxxxx
Total yang dibayar
:
Xxxxxxx
Panjar
:
Xxxxxxx
Sisa Bayar
:
Xxxxxxx
Tanggal
CARI
Kode Konsumen
Dd/mm/yyyy xxxx
SIMPAN
CETAK SELESAI
Panjar 99999999
Gambar 3.7. Desain Input Data Transaksi
Kode xxxxxxxx
37
3. Desain Output Desain output merupakan hal yang tidak bisa diabaikan karena keluaran atau laporan yang dihasilkan akan memudahkan bagi setiap pemakai (user). Keluaran yang dihasilkan terdiri dari laporan data mobil, laporan data konsumen dan laporan transaksi. Bentuk keluaran atau laporan yang dihasilkan sebagai berikut : a. Desain Laporan Data Mobil
Gambar.3.8 Desain laporan data mobil
b. Desain Laporan Data Konsumen
38
Gambar .3.9 Desain laporan data konsumen c. Desain Laporan Data Transaksi
Gambar.3.10 Desain laporan data transaksi
39
d. Desain Laporan Data Transaksi Per Bulan
Gambar 3.11 Desain Laporan Data Transaksi PerBulan
