BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Rumah Sakit Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta Prof. Dr. R. Soeharso sebagai pendiri sekaligus menjadi Direktur pertama pada tahun 1945 sampai 1971 (www.rso.go.id). Sejarah berdirinya Rumah Sakit Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta tidak terlepas dari sejarah Rehabilitasi Centrum (RC) karena merupakan bagian dari pelayanan RC yang dimotori oleh Prof. Dr. R. Soeharso (www.rso.go.id). Perkembangan berikutnya Lembaga Orthopaedi dan Prothese (LOP) kemudian berubah nama menjadi Rumah Sakit Orthopaedi dan Prothese dan berubah lagi menjadi Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta (www.rso.go.id). Rehabilitasi Centrum (RC) didirikan pada tanggal 28 Agustus 1951 di Jebres Surakarta dirintis oleh Prof. Dr. R. Soeharso. Keberhasilan konsep Pelayanan Rehabilitasi terpadu dibawah satu atap, pada saat itu terkenal hingga Asia Tenggara dan mendapat perhatian baik dalam maupun luar negeri. Pada tanggal 20 April 1955 Rehabilitasi Centrum dipecah menjadi dua lembaga dibawah dua Departemen yaitu Lembaga Orthopedi dan Prothese (LOP) dibawah Departemen Kesehatan, dan Rehabilitasi Penderita Cacat Tubuh (PRPCT) dibawah Departemen Sosial (www.rso.go.id).
33
34
Pada tanggal 28 April 1978 ditetapkan sebagai Rumah Sakit Ortopedi dan Prothesa (RSOP). RC saat itu hanya Lembaga Pusat Rehabilitasi Penderita cacat Tubuh (LPRPCT) kemudian baru dibuka Lembaga Orthopaedi dan Prothese (LOP) dan berikutnya dikuti dengan Akademi maupun lembaga / yayasan dibawah naungan nama Prof. Dr. R. Soeharso yang akhirnya tergabung dalam “Paguyuban Lembaga Rehabilitasi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” yang berjumlah 10, yaitu: 1) BBRSBD melaksanakan fungsi Rehabilitasi Sosial bagi penyandang cacat dari seluruh Indonesia yang sepenuhnya dibiayai Pemerintah (www.rso.go.id). 2) Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta melaksanakan fungsi pelayanan kesehatan di bidang Ortopedi dan Rehabilitasi Medik secara paripurna sesuai konsep beliau yang berpedoman dari WHO (www.rso.go.id). 3) YPAC mengkhususnya untuk penderita cacat tubuh untuk anak & pendidikannya (www.rso.go.id). 4) Yayasan Sheltered Workshop Solo untuk pelatihan ketrampilan untuk persiapan kerja (www.rso.go.id). 5) Pusrehabcat (Dorehabcat) yang memberikan pelayanan bagi penderita cacat tubuh akibat perang saat itu (www.rso.go.id). 6) Sekolah perawat Fisioterapi yang akhirnya berubah menjadi Akademi Fisioterapi, menyiapkan kader-kader pelatih fisik pasien Ortopedi yang
35
merupakan kesatuan dan pendukung dari Rehabilitasi Medik Paripurna (www.rso.go.id). 7) Yayasan Paraplegia diperuntukkan bagi pasien dan keluarga yang menderita paraplegia yang tempat tinggalkan tidak memungkinkan dilalui kursi roda, misal di pegunungan (www.rso.go.id). 8) Yayasan Koperasi penderita cacat “Harapan” untuk paguyuban & usaha untuk meningkatkan kesejahteraan penderita cacat yang telah mengikuti pelatihan dari Lembaga Pusat Rehabilitasi Penderita cacat Tubuh (LPRPCT) yang sekarang berubah nama Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) yang berlokasi di Jebres (www.rso.go.id). 9) Yayasan Pembinaan Olah Raga Penderita cacat diperuntukkan bagi pelatihan dan pembinaan mental lewat pembinaan olah raga yang dulu pernah mendunia dengan banyaknya penderita cacat mengikuti turnamen OR dunia (www.rso.go.id). 10) Pusat Rehabilitasi Sosial Bina masyarakat (PRSBM) berpusat di Colomadu difokuskan untuk pelatihan dengan memberikan kesadaran masyarakat masalah kecacatannya baik di daerah setempat lewat lembaga Kesehatan daerah ataupun di PRSBM (www.rso.go.id). Pada tahun 1946 bersama Suroto Reksopranoto pertama kali membuat alat bantu Ortotik dan Prostetik yang sangat sederhana (dari bambu) yang merupakan cikal bakal atau perintisan bengkel Protese di Indonesia yang kemudian
36
berkembang menjadi training center, ada BBRSBD waktu itu LPRPCT berubah PRPCT ) (www.rso.go.id). Rumah Sakit Ortopedi mengalami perkembangan pesat setelah mendapat bantuan dan dukungan terutama pendanaan dari Kolonel Gatot Soebroto yang memiliki jabatan sebagai Gubernur Militer untuk Surakarta, Pati, dan Madiun. Mencetak beberapa tenaga dokter spesialis Bedah Ortopedi. Satu-satunya Dokter yang juga seniman yang ikut melestarikan Budaya Kraton Surakarta karena jasanya memprakasai Sendratari Ramayana yang sampai saat ini masih digelar, dilestarikan di kawasan Candi Prambanan (www.rso.go.id). Setelah meninggal tahun 1971 diusia 59 tahun yang kemudian beliau dinobatkan sebagai Pahlawan Nasional di Bidang Ortopedi, Penghargaan Bintang Maha putra serta penghargaan lainnya. Dalam perkembangannya lembaga dengan nama Prof. Dr. R. Soeharso ini berkembang secara dinamis terutama dalam hal ini Rumah Sakit Ortopedi mengalami perkembangan yang cukup berarti setara dengan perkembangan ilmu kedokteran, terutama menyangkut dalam pelayanan ortopedi dan Rehabilitasi Medik Paripurna (www.rso.go.id). Berdasarkan Surat Keputusan Menkes RI No.756/Menkes/SK/VI/2007 tanggal 26 Juni 2007 Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta ditetapkan sebagai Rumah Sakit Unit Pelaksananan Teknis (UPT) Departemen kesehatan dengan menerapkan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (PPK-BLU) secara penuh (www.rso.go.id). Rumah Sakit Prof. Dr. R. Soeharso mengembangkan / mempelopori proses pelayanan Ortopedi & Rehabilitasi Medik secara Paripurna sesuai dengan
37
perkembangan kedokteran waktu itu & konsep WHO. Saat itu didukung berbagai peralatan Ortopedi dan rehabilitasi Medik dan dipenuhi semangat pengorbanan yang tinggi maka dipersiapkan lahan yang luas di Pabelan yang akhirnya menjadi Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta sejak tahun 1996 (www.rso.go.id). 2. Profil Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta a. Nama Rumah Sakit
: Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R.
Soeharso b. Klasifikasi Rumah Sakit
: Rumah Sakit Kelas A
c. Status Kepemilikan
: Pemerintah Provinsi Jawa Tengah
d. Status Rumah Sakit
: Badan Layanan Umum
e. Alamat
: Jl. Jendral Ahmad Yani, Pabelan,
Surakarta f. Telepon
: (0271) 714458
g. Email
:
[email protected]
h. Website
: www.rso.go.id
3. Falfasah, Visi, Misi, Motto dan Tujuan Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta a. Falsafah Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta Mengabdi masyarakat melalui pelayanan dan pengembangan ortopedi.
38
b. Visi Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta Rumah Sakit Ortopedi yang Profesional dalam Pelayanan, Pendidikan dan Penelitian Berbasis Teknologi Informasi Tahun 2018
c. Misi 1. Meningkatkan
pelayanan
sub
spesialistik
ortopedi
traumatologi terintegrasi paripurna. 2. Meningkatkan pendidikan, penelitian dan pengembangan sesuai kebutuhan pelayanan. kesehatan, kemajuan ilmu pengetahuan dan penapisan teknologi kedokteran ortopedi traumatologi 3. Meningkatkan manajemen rumah sakit dengan kaidah bisnis yang sehat, terbuka, efisien, efektif dan akuntabel 4. Meningkatkan kapasitas dan kompetisi SDM sesuai kebutuhan pelayanan serta kemampuan rumah sakit 5. Mengembangkan infrastruktur yang ramah lingkungan berbasis teknologi informasi. d. Motto Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta “CEKATAN” (Cepat, Akurat, Aman, dan Nyaman) e. Tujuan Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta Terselenggaranya pelayanan kesehatan bermutu, mudah, dan terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat
39
4. Struktur organisasi Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.998/ Menkes/ SK/ XI/ 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta sebagai Rumah Sakit Kelas A yang dipimpin oleh seorang Direktur Utama. Di bawah Direktur Utama terdapat tiga Direktur, yaitu Direktur Medik dan Keperawatan, Direkur Keuangan, dan Direktur Umum, SDM, dan Pendidikan. Direktur Medik dan Keperawatan dibantu oleh 2 (dua) orang Kepala Bidang yaitu Kepala Bidang Pelayanan Medik dan Kepala Bidang Keperawatan. Direktur Keuangan dibantu oleh 2 (dua) orang kepala bagian, yaitu Kepala Bagian Akuntansi dan Kepala Bagian Mobilisasi Dana. Direktur Utama, SDM, dan Pendidikan dibantu oleh 3 (tiga) orang kepala bagian yaitu, Kepala Bagian Pendidikan dan Penelitian, Kepala Bagian Umum, dan Kepala Bagian Sumber Daya Manusia.
40
SATUAN PENGAWAS
SUB BAGIAN PERBENDAHARAAN
41
5. Tugas Pokok dan Fungsi a. Direktur Utama, memiliki tugas: 1. Menyusun kebijakan penyusunan program jangka pendek, menengah, dan panjang sesuai program kesehatan 2. Menyusun peraturan pelaksanaan tugas seluruh aparat rumah sakit 3. Mengkoordinasikan seluruh sumber daya yang tersebut merealisasikan rencana kegiatan secara efektif dan efisien. 4. Memimpin, mengarahkan, dan menggerakkan seluruh sumber daya manusia yang tersedia sehingga dapat mencapai hasil yang maksimal. 5. Mengkoordinasi pelaksanaan
dan
kegiatan
mempertanggungjawabkan rumah
sakit
serta
seluruh
melaksanakan
pengawasan dan evaluasi terhadap seluruh unsur pelaksana b. Direktorat Medik dan Keperawatan Direktorat Medik dan Keperawatan bertugas melaksanakan pengelolaan pelayanan medis dan pelayanan keperawatan. Direktorat Medik dan Keperawatan menyelenggarakan empat fungsi, yaitu:
42
1) Penyusunan
rencana
penatalaksanaan
pelayanan
medis,
penunjang media, pelayanan keperawatan serta fasilitas medik, dan keperawatan. 2) Koordinasi pelaksanaan pelayanan medis, penunjang medis, pelayanan keperawatan serta fasilitas medik dan keperawatan. 3) Pengendalian, pengawasan dan evaluasi pelayanan medis, penunjang medis, pelayanan keperawatan, serta fasilitas medik dan keperawatan. 4) Perencanaan, koordinasi, monitoring, dan evaluasi pengelolaan instansi-instansi di bawah direktorat medik dan keperawatan. Direktorat Medik dan Keperawatan terdiri atas: 1) Bidang Pelayanan Medik Bertugas
melaksanakan
perencanaan,
pengembangan,
monitoring, dan evaluasi di bidang pelayanan medik. Bidang pelayanan
medik
menyelenggarakan
dua
fungsi,
yaitu
penyusunan rencana dan pengembangan program pelayanan medik. Bidang pelayanan medik terdiri atas: a. Seksi Pelayanan Rawat Jalan
43
Bertugas menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan, pengembangan, serta monitoring dan evaluasi pelayanan medis dan penunjang medis rawat jalan. b. Seksi Pelayanan Rawat Inap Bertugas menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan dan pengembangan serta monitoring dan evaluasi pelayanan medis dan penunjang medis rawat inap. 2) Bidang Pelayanan Keperawatan Bertugas
melaksanakan
perencanaan,
pengembangan,
monitoring, dan evaluasi di bidang pelayanan keperawatan. Bidang pelayanan keperawatan menyelenggarakan dua fungsi, yaitu penyusunan rencana dan pengembangan program pelayanan
keperawatan
serta
monitoring
dan
evaluasi
pelaksanaan pelayanan keperawatan. Bidang pelayanan keperawatan terdiri atas: a. Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Jalan Bertugas menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan dan pengembangan, serta monitoring dan evaluasi pelayanan keperawatan rawat jalan.
44
b. Seksi Pelayanan Keperawatan Rawat Inap Bertugas
menyiapkan
bahan
penyusunan
rencana
dan
pengembangan, serta monitoring dan evaluasi kebutuhan pelayanan keperawatan rawat inap c. Direktorat Umum, SDM, dan Pendidikan Bertugas
melakukan
pengelolaan
administrasi
umum,
pendidikan dan penelitian serta sumber daya manusia. Direktorat umum, SDM, dan pendidikan menyelenggarakan lima fungsi, yaitu: 1. Penyusunan rencana kebutuhan dan penyediaan tenaga kesehatan dan tenaga non kesehatan 2. Koordinasi dan pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dan rumah tangga serta pengelolaan sumber daya manusia rumah sakit 3. Koordinasi dan pelaksanaan kegiatan perencanaan, evaluasi dan laporan rumah sakit 4. Koordinasi rencana dan pengembangan sumber daya manusia, pelayanan, pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan rumah sakit
45
5. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dan rumah tangga pengelolaan sumber daya manusia, perencanaan program pelayanan pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan pengembangan rumah sakit. Direktorat Umum, SDM, dan Pendidikan terdiri atas: 1. Bagian Umum Bertugas
melaksanakan
pengelolaan
kegiatan
urusan
ketatausahaan dan kerumahtanggaan serta perencanaan dan evaluasi. Bagian umum terdiri atas: a. Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga, yang bertugas melakukan urusan ketatausahaan dan kerumahtanggaan. b. Sub Bagian Perencanaan dan Evaluasi, yang bertugas melakukan penyusunan program dan evaluasi. 2. Bagian Sumber Daya Manusia ( SDM) Bertugas melaksanakan pengeloaan kegiatan kepegawaian, hukum
organisasi
dan
pemasaran.
Bagian
SDM
menyelenggarakan tiga fungsi yaitu perencanaan, administrasi, dan pengembangan sumber daya manusia; pelaksanaan analis
46
jabatan, organisasi dan kepegawaian; dan pelaksanaan pemasaran pelayanan rumah sakit. Bagian SDM terdiri atas: a. Sub Bagian kepegawaian bertugas melakukan penyusunan secara administrasi dan pengembangan sumber data. b. Sub Bagian Hukum, Organisasi, dan Pemasaran, bertugas melakukan penyiapan bahan analisis jabatan, organisasi dan pelaksanaan serta pemasaran pelayanan rumah sakit. 3. Bagian Pendidikan dan Penelitian Bertugas melakukan pengelolaan kegiatan pendidikan dan penelitian non kesehatan. Bagian pendidikan dan penelitian terdiri atas: a. Sub Bagian Pendidikan dan Penelitian Kesehatan, bertugas melakukan monitoring,
penyusunan dan
evaluasi
rencana, kegiatan
pengembangan, pendidikan
dan
penelitian kesehatan. b. Sub Bagian Pendidikan dan Penelitian Non Kesehatan, bertugas melakukan penyusunan rencana, pengembangan,
47
monitoring,
dan
evaluasi
kegiatan
pendidikan
dan
penelitian non kesehatan. d Direktorat Keuangan Bertugas melaksanakan pengelolaan keuangan rumah sakit. Direktorat keuangan menyelenggarakan empat fungsi, yaitu: 1. Pelaksanaan penyusunan rencana dan anggaran. 2. Pelaksanaan perbendaharaan dan mobilisasi dana. 3. Pelaksanaan akuntansi dan verifikasi serta pembukuan. 4. Perencanaan, koordinasi, monitoring dan evaluasi pengelolaan keuangan. Direktorat keuangan terdiri atas: 1. Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana, bertugas melaksanakan penyusunan anggaran, perbendaharaan, dan mobilisasi dana. Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana menyelenggarakan empat fungsi yaitu pelaksanaan kegiatan penyusunan anggaran, pelaksanaan kegiatan perbendaharaan, pelaksanaan kegiatan mobilisasi dana, dan evaluasi penyusunan laporan keuangan. Bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana terdiri atas:
48
a. Sub Bagian Penyusunan Anggaran bertugas melakukan penyiapan bahan penyusunan anggaran b. Sub Bagian Perbendaharaan bertugas melakukan penyiapan bahan perbendaharaan c. Sub Bagian Mobilisasi Dana bertugas melakukan penyiapan bahan mobilisasi dana. 2. Bagian Akuntansi Bagian akuntansi keuangan ada dua bagian yaitu bagian akuntansi keuangan dan bagian akuntansi manajemen dan verifikasi. Bagian akuntansi menyelenggarakan tiga fungsi yaitu pelaksanaan akuntansi keuangan, pelaksanaan akuntansi manajemen dan pelaksanaan verifikasi dan pembukuan.
Bagian akuntansi terdiri atas: a. Sub Bagian Akuntansi Keuangan Bertugas melakukan hal yang berhubungan dengan akuntansi keuangan rumah sakit. Membuat Buku Jurnal, Buku Besar, Catatan- catatan akuntansi lainnya, serta Laporan Keuangan.
49
b. Sub Bagian Akuntansi Manajemen dan Verifikasi Bertugas
melakukan
akuntansi
manajemen,
verifikasi
dan
pembukuan. Bagian ini berfungsi memverifikasi data sebelum adanya proses akuntansi dari Bagian Akuntansi Keuangan. e
Satuan Pengawas Intern Bertugas melaksanakan pengawasan intern rumah sakit
5)
Pelayanan Soeharso Surakarta Pelayanan dan fasilitas yang disediakan oleh Rumah Sakit Ortopedi Prof. DR. R. Soeharso Surakarta yaitu: a. Layanan regular
1. Rawat Jalan Instalasi rawat jalan di Rumah Sakit Ortopedi Prof DR. R. Soeharso Surakarta terdiri atas klinik ortopedi, klinik rehabilitasi, klinik neurologi, klinik tulang belakang, klinik CTEV (ortopedi pediatri), klinik onkologi ortopedi, klinik ilizarov, klinik psikiatri, klinik akupuntur, klinik osteoporosis dan geriatric,
50
klinik penyakit dalam, klinik bedah umum, klinik gigi dan mulut, klinik permasalahan perkembangan anak. 2. Rawat Inap Instalasi rawat inap di Rumah Sakit Ortopedi Prof. DR. R. Soeharso Surakarta memiliki kapasitas 145 tempat tidur yang terdiri dari kelas VIP I, II dan III, serta didukung oleh dokter spesialis yang handal dan ahli dibidangnya juga petugas lain yang berkompeten dan siap memberikan pelayanan terbaik kepada pasien. 3. Rehabilitasi Medik Instalasi rawat inap di Rumah Sakit Ortopedi Prof. DR. R. Soeharso Surakarta terdiri dari fisioterapi, okupasi terapi, ortotik prostetik, psikologi, terapi wicara, dan peketja sosial medis. 4. Instalasi penunjang Instalasi penunjang di Rumah Sakit Ortopedi Prof DR. R. Soeharso Surakarta terdiri dari instalasi radiologi, instalasi laboratorium, Instalasi Rawat Intensif (ICU), instalasi gizi, dan instalasi farmasi. b. Layanan unggulan
51
1. Rekonstruksi sendi, panggul, lutut dan pemanjangan tulang (illizarov). 2. Pengembangan pelayanan ortopedi, traumatologi, dan rehabilitasi
medik
pada
anak
(rekontruksi
kelainan
kongenital dan pencegahan kecacatan) 3. Bedah tulang replantasi anggota gerak (jari tangan dan rekontruksi kecacatan pada tangan) 4. Pusat pelayanan tulang belakang B. Hasil dan Pembahasan Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta merupakan rumah sakit berstatus Badan Layanan Umum ( BLU) yang memiliki pola pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (PPK- BLU) dan merupakan rumah sakit kelas A yang menjadi pusat rujukan nasional ortopedi dan rehabilitasi medik dari puskesmas atau rumah sakit daerah di wilayah Surakarta maupun dari luar wilayah Surakarta. Penulis akan membahas evaluasi prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta. 1. Prosedur yang terkait dalam prosedur pengelolaan piutang perorangan/ umum pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharo Surakarta, meliputi:
52
a
Prosedur Penetapan Piutang 1) Sub Bagian Mobilisasi Dana a) Petugas menerima dokumen berupa fotokopi Kartu Tanda Pengenal (KTP), fotokopi Kartu Keluarga (KK) dan fotokopi Surat Rujukan masing- masing dua lembar, Surat Rujukan Asli, Bukti Registrasi dan Dokumen Rekam Medis dari Instalasi Rawat Jalan b) Petugas membuat Surat Pernyataan Utang bermaterai dari pasien/ penanggung hutang atas pasien yang dinyatakan memiliki piutang c) Petugas melakukan approval terhadap dokumen ke dalam aplikasi SIRS dan mencetak Rincian Tindakan Rawat Jalan rangkap dua. Rangkap pertama diberikan kepada pasien dan rangkap kedua diberikan kepada Sub Bagian Akuntansi Manajemen dan Verifikasi 2) Sub Bagian Akuntansi Manajemen dan Verifikasi a) Petugas menerima dokumen Rincian Tindakan Rawat Jalan dari Sub Bagian Mobilisasi Dana b) Petugas melakukan verifikasi terhadap Rincian Tindakan Rawat Jalan menggunakan aplikasi SIRS c) Setelah
melakukan
verifikasi,
petugas
menyerahkan
dokumen Rincian Tindakan Rawat Jalan kepada Sub Bagian Akuntansi Keuangan
53
3) Sub Bagian Akuntansi Keuangan a) Petugas menerima dokumen Rincian Tindakan Rawat Jalan dari Bagian Akuntansi Manajemen dan Verifikasi b) Petugas melakukan penjurnalan terhadap dokumen Rincian Tindakan Rawat Jalan dengan aplikasi SIRS c) Petugas melakukan pembukuan dalam Buku Besar Piutang dan Buku Besar Pembantu Piutang d) Petugas membuat Kartu Piutang dan Laporan Piutang e) Petugas mengarsip dokumen Rincian Tindakan Rawat Jalan sesuai dengan tanggal transaksi f) Catatan akuntansi yang dihasilkan berupa Buku Jurnal, Buku Besar Piutang, Buku Besar Pembantu Piutang dan Kartu Piutang diarsip sesuai tanggal transaksi sedangkan Laporan Piutang diserahkan kepada Direktur untuk pengambilan keputusan b Prosedur Pelunasan Piutang 1) Sub Bagian Mobilisasi Dana a) Petugas menerima dokumen berupa bukti pembayaran piutang, rincian biaya per pasien, voucher penerimaan harian dan Laporan setoran pendapatan dari Bagian Kasir b) Petugas melakukan approval terhadap bukti pembayaran piutang, rincian biaya per pasien, voucher penerimaan harian dan Laporan setoran pendapatan kasir ke dalam
54
aplikasi SIRS dan mencetak Rincian Tindakan Rawat Jalan rangkap dua. Rangkap pertama diberikan kepada pasien dan rangkap kedua diberikan kepada Sub Bagian Akuntansi Manajemen dan Verifikasi 2) Sub Bagian Akuntansi Manajemen dan Verifikasi a) Petugas menerima dokumen Rincian Tindakan Rawat Jalan dari Sub Bagian Mobilisasi Dana b) Petugas melakukan verifikasi terhadap dokumen Rincian Tindakan Rawat Jalan dari Sub Bagian Mobilisasi Dana menggunakan aplikasi SIRS c) Setelah
melakukan
verifikasi,
petugas
menyerahkan
dokumen Rincian Tindakan Rawat Jalan kepada Bagian Akuntansi Keuangan 3) Sub Bagian Akuntansi Keuangan a) Petugas menerima dokumen Rincian Tindakan Rawat Jalan dari Sub Bagian Mobilisasi Dana Sub Bagian Akuntansi Manajemen dan Verifikasi b) Petugas melakukan penjurnalan dan melakukan posting atas dokumen bukti transaksi ke dalam aplikasi software akuntansi keuangan c) Petugas melakukan pembukuan dalam buku besar kas, pendapatan dan piutang d) Petugas menyusun laporan pelunasan piutang pelayanan
55
e) Menyimpan laporan ke dalam bentuk arsip dan format file f) Mengirim ke staf pelaksana penyusunan laporan keuangan c Prosedur Penyisihan Piutang Tidak Tertagih Penyisihan Piutang Tidak Tertagih adalah cadangan yang harus dibentuk sebesar persentase tertentu dari akun piutang berdasarkan penggolongan kualitas piutang. (Peraturan Menteri Keuangan Nomor 69/ PMK. 06/ 2014 tentang Kualitas Piutang Kementerian Negara/ Lembaga Dan Pembentukan Penyisihan Piutang Tidak Tertagih pada Kementerian Negara/ Lembaga dan BUN) 1) Sub Bagian Mobilisasi Dana a) Petugas membuat data piutang pelayanan atas pasien yang memiliki piutang b) Petugas melakukan approval terhadap data piutang pelayanan 2) Sub Bagian Akuntansi Manajemen dan Verifikasi a) Petugas menerima data piutang pelayanan atas pasien dari Sub Bagian Mobilisasi Dana b) Petugas melakukan verifikasi terhadap data piutang pelayanan atas pasien yang memiliki piutang dari Sub Bagian Mobilisasi Dana c) Setelah melakukan verifikasi, petugas menyerahkan data piutang kepada Sub Bagian Akuntansi Keuangan
56
3) Sub Bagian Akuntansi Keuangan a) Melakukan telaah atas data piutang yang sudah ada b) Mengidentifikasi
dan
menilai
kualitas
piutang
dan
persentase penyisihan piutang tak tertagih 1. 5% dari piutang yang memiliki kualitas 2. 10% dari piutang dengan kualitas kurang lancar 3. 50% dari piutang dengan kualitas diragukan 4. 100% dari piutang dengan kualitas macet c) Penggolongan kualitas piutang adalah sebagai berikut: 1) Kualitas kurang lancar, apabila dalam jangka waktu 1 bulan terhitung sejak tanggal surat tagihan pertama tidak dilakukan pelunasan. Umur piutang lebih dari 4- 8 bulan 2) Kualitas lancar, apabila pelunasan belum dilakukan sampai dengan jatuh tempo yang ditetapkan. Umur piutang 0- 4 bulan 3) Kualitas diragukan, apabila dalam jangka waktu 1 (satu) bulan terhitung sejak tanggal surat tagihan ke dua tidak dilakukan pelunasan. Umur piutang lebih dari 8- 12 bulan 4) Kualitas macet, apabila dalam jangka waktu 1 (satu) bulan terhitung sejak tanggal surat tagihan ketiga tidak dilakukan pelunasan atau
57
piutang telah diserahkan kepada panitia urusan piutang. Umur piutang lebih dari 12 bulan d) Menjurnal dan melakukan posting data atas dokumen bukti transaksi ke dalam aplikasi software akuntansi keuangan e) Mencetak dan memverifikasi buku besar penyisihan piutang tidak tertagih f) Penyediaan laporan penyisihan piutang tidak tertagih g) Menyimpan laporan ke dalam bentuk arsip dan format file h) Mengirim ke staf pelaksana penyusunan laporan keuangan d Prosedur Penghapusan Piutang “Penghapusan piutang/ tagihan negara adalah penghapusan suatu piutang/ tagihan negara dari administrasi piutang dan dilakukan karena piutang/ tagihan negara berdasarkan alasan tertentu tidak dapat ditagih, namun dengan dilakukannya penghapusan itu hak tagih negara masih tetap ada”. (Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 369 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Piutang Kementerian Kesehatan) 1) Sub Bagian Mobilisasi Dana a) Petugas menyusun Surat Penagihan dan Laporan Perincian Nama Piutang Macet b) Petugas menerima Surat Pengajuan Penghapusan Piutang dan Surat Keputusan Penghapusan dari KPKNL c) Petugas melakukan approval
58
2) Sub Bagian Akuntansi Manajemen dan Verifikasi a) Petugas menerima Surat Penagihan, Laporan Perincian Nama Piutang Macet, Rincian Biaya per Pasien, Surat Pengajuan Penghapusan Piutang ke KPKNL dan Surat Keputusan Penghapusan dari KPKNL dari Sub Bagian Mobilisasi Dana b) Petugas melakukan verifikasi terhadap Surat Penagihan, Laporan Perincian Nama Piutang Macet, Rincian Biaya per Pasien, Surat Pengajuan Penghapusan Piutang ke KPKNL dan Surat Keputusan Penghapusan dari KPKNL dari Sub Bagian Mobilisasi Dana c) Setelah melakukan verifikasi, petugas menyerahkan dokumen berupa Surat Penagihan, Laporan Perincian Nama Piutang Macet, Rincian Biaya per Pasien, Surat Pengajuan Penghapusan Piutang ke KPKNL dan Surat Keputusan Penghapusan dari KPKNL kepada Bagian Akuntansi Keuangan 3) Sub Bagian Akuntansi Keuangan a) Menerima dokumen bukti transaksi dari Sub Bag. Akuntansi Manajemen dan verifikasi yang terdiri dari: 1. Bukti surat penagihan I, II, III dengan selang 1 bulan
59
a. Surat Penagihan adalah surat penagihan adalah dokumen yang diterbitkan oleh Kepala Satuan Kerja Kementerian Negara/ Lembaga untuk penagihan pertama piutang Penerimaan Negara Bukan Pajak kepada terutang. (Berdasarkan Perdijen nomor PER85/ PB/ 2011 tentang Penatausahaan Piutang Penerimaan Negara Bukan Pajak pada Satuan
Kerja
Kementerian
Negara/
Lembaga) b. Surat penagihan kedua adalah dokumen yang diterbitkan oleh Kepala Satuan Kerja Kementerian penagihan
Negara/ piutang
Lembaga
Penerimaan
untuk Negara
Bukan Pajak apabila sampai dengan tanggal jatuh
tempo
pembayaran
pada
Surat
Penagihan Pertama (SPn), pihak terutang belum melunasi piutang Penerimaan Negara Bukan Pajak. (Berdasarkan Perdijen nomor PER- 85/ PB/ 2011 tentang Penatausahaan Piutang Penerimaan Negara Bukan Pajak pada Satuan Kerja Kementerian Negara/ Lembaga)
60
c. Surat penagihan ketiga adalah dokumen yang diterbitkan oleh Kepala Satuan Kerja Kementerian penagihan
Negara/ piutang
Lembaga
untuk
Penerimaan
Negara
Bukan Pajak apabila sampai dengan tanggal jatuh
tempo
pembayaran
pada
Surat
Penagihan Kedua, pihak terutang belum melunasi piutang Penerimaan Negara Bukan Pajak. (Berdasarkan Perdijen nomor PER85/ PB/ 2011 tentang Penatausahaan Piutang Penerimaan Negara Bukan Pajak pada Satuan
Kerja
Kementerian
Negara/
Lembaga) 2. Laporan perincian nama piutang macet 3. Rincian biaya per pasien 4. Surat pengajuan penghapusan piutang ke KPKNL 5. Surat keputusan penghapusan dari KPKNL b) Mengidentifikasi dokumen sumber transaksi diatas c) Menjurnal dan melakukan posting atas dokumen bukti transaksi
ke
dalam
aplikasi
software
akuntansi
keuangan d) Mencetak dan memverifikasi buku besar piutang e) Penyediaan laporan penghapusan piutang
61
f) Menyimpan laporan ke dalam bentuk arsip dan format file g) Mengirim ke staf pelaksana penyusunan laporan keuangan 2. Dokumen terkait dalam prosedur pengelolaan piutang perorangan/ umum pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharo Surakarta, meliputi: a
Surat Pernyataan Utang bermaterai dari pasien/ penanggung hutang
b Laporan pendapatan c
Buku besar piutang, kas dan pendapatan
d Laporan piutang pelayanan e
Laporan pelunasan piutang pelayanan
f
Buku besar penyisihan piutang tak tertagih
g Data piutang pelayanan h Laporan penyisihan piutang tak tertagih i
Laporan kualitas piutang
j
Surat penagihan I, II dan III
k Laporan perincian nama piutang macet l
Surat pengajuan penghapusan piutang ke KPKNL
m Surat keputusan penghapusan dari KPKNL n Laporan penghapusan piutang pelayanan 3. Fungsi yang Terkait dalam prosedur pengelolaan piutang perorangan/ umum pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharo Surakarta, meliputi:
62
a
Fungsi Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana Dijalankan oleh Sub Bagian Mobilisasi Dana, fungsi ini bertanggung jawab melakukan approval dan mencetak Rincian Tindakan Rawat Jalan
b Fungsi Keuangan Dijalankan oleh Bagian Akuntansi, bagian akuntansi dijalankan oleh dua sub bagian yaitu: 1. Sub Bagian Akuntansi Manajemen bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi terhadap dokumen yang akan menjadi sumber pencatatan oleh Sub Bagian Akuntansi Keuangan. 2. Sub
Bagian
Akuntansi
Keuangan
bertugas
melakukan
penjurnalan terhadap setiap transaksi pasien, berkaitan dengan transaksi piutang Sub Bagian Akuntansi Keuangan membuat dan
memperbaharui
Kartu
Piutang
secara
berkala,
mempersiapkan Laporan Piutang, dan mengarsip Kartu Piutang sesuai pihak instansi yang menjamin piutang pasien tersebut. 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam prosedur pengelolaan piutang perorangan/ umum pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharo Surakarta, meliputi: a. Kartu Piutang, merupakan pencatatan terhadap mutasi piutang pasien untuk mengetahui saldo akhir piutang setiap saat. Kartu piutang disusun berdasarkan nama pasien ( untuk pasien umum) atau pihak penjamin ( untuk pasien jaminan), nomor rekam medik, dan nominal
63
tagihan piutang. Kartu Piutang dijadikan dasar pembuatan daftar umur piutang dan selalu diperbaharui oleh Sub Bagian Akuntansi Keuangan apabila ada transaksi yang mempengaruhi saldo piutang. b. Buku Jurnal, dibuat oleh Sub Bagian Akuntansi Keuangan berdasarkan dokumen rincian tindakan yang diperoleh dari bagian Perbendaharaan dan Mobilisasi Dana c. Buku Besar Piutang, merupakan catatan akuntansi yang digunakan untuk mengumpulkan transaksi yang berkaitan dengan piutang. Buku Besar Piutang dibuat oleh Sub Bagian Akuntansi Keuangan setelah melakukan pencatatan transaksi ke dalam jurnal. d. Laporan Piutang, dibuat secara berkala untuk menunjukkan saldo piutang secar rinci pada periode tertentu dan berbentuk hasil cetak computer. Laporan piutang dibuat berdasarkan data dari Kartu Piutang. 2. Kendala- kendala dalam prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut: a) Kemampuan pasien dalam melunasi hutang merupakan kendala yang cukup memiliki nilai bagi pasien perorangan/ umum. b) Kurang lengkapnya data- data yang diserahkan oleh pasien, hal ini mengakibatkan dalam proses pengelolaan piutang memerlukan waktu untuk menunggu kelengkapan data- data tersebut. c) Kurang tercapainya manajemen waktu, mengakibatkan pelaporan atas piutang mengalami keterlambatan. Hal ini disebabkan dalam
64
proses
verifikasi
yang
dilakukan
oleh
bagian
Akuntansi
Manajemen dan Verfikasi memerlukan waktu yang lama. 3. Hasil Evaluasi Prosedur Pengelolaan Piutang Pasien Perorangan Rawat Jalan Pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta Bagian ini akan menjelaskan mengenai evaluasi prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta. Evaluasi prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan, memiliki tujuan untuk menemukan kelebihan dan kelemahan dalam prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta. Temuan atas kelebihan dan kelemahan ini diharapkan dapat menjadikan prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan yang telah diterapkan oleh Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta menjadi lebih baik. Penulis menggunakan beberapa obyek dalam mengevaluasi prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta, yang terdiri dari prosedur terkait pengelolaan piutang, dokumen yang terkait, fungsi yang terkait dan catatan akuntansi yang digunakan. b) Hasil
evaluasi
terhadap
prosedur
pengelolaan
piutang
pasien
perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut:
65
Prosedur yang telah diterapkan dalam pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta telah dilakukan secara optimal dan sesuai dengan Standar Prosedur Operasional yang ditetapkan. Hal ini menunjukkan bahwa, setiap bagian yang terkait telah menjalankan tugas dan tanggung jawabnya masing- masing. c. Hasil evaluasi terhadap dokumen yang terkait dalam prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut: Dalam pengelolaan dokumen yang terkait prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta dilakukan dengan menggunakan nomor urut yang sesuai dengan nomor Rekam Medis masing- masing pasien dan dokumen tersebut dibuat rangkap agar diberikan kepada bagian yang memerlukan dokumen tersebut. d. Hasil evaluasi terhadap fungsi yang terkait dalam prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut: Terdapat empat fungsi yang terkait dalam prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta yaitu fungsi pendaftaran pasien, fungsi pelayanan dan pencatatan medis, fungsi perbendaharaan dan mobilisasi dana, dan fungsi akuntansi. Dalam menjalankan tugas dan tanggung
66
jawabnya, masing- masing fungsi telah dilakukan pemisahan tugas, sehingga
tidak
ada
fungsi
yang
memiliki
rangkap
tugas
dan
tanggungjawab. e. Hasil evaluasi terhadap catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut: Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta, dikelola dengan menggunakan aplikasi komputer, hal ini memiliki tujuan untuk meminimalisir adanya kesalahan dalam pencatatan dan tercapainya kelengkapan serta kejelasan atas catatan akuntansi. C. Temuan 1. Kelebihan prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta a Adanya pemisahan tugas terhadap fungsi perbendaharaan dan mobilisasi dana dan fungsi keuangan dalam prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta adalah untuk tercapainya pengawasan dan menghindari kesalahan atau ketidakberesan serta agar dapat mencapai suatu efisiensi pelaksanaan tugas. Suatu transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu
67
orang atau satu unit satuan kerja, tanpa campur tangan dari orang atau satuan kerja lain b Adanya pengendalian terhadap dokumen yang terkait prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta. Dokumen digunakan sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam dokumen dicatat dalam catatan akuntansi dengan ketelitian dan keandalan yang tinggi. Pengendalian terhadap dokumen yang terkait prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta dilakukan dengan menggunakan nomor urut yang sesuai dengan nomor Rekam Medis masing- masing pasien dan dibuat rangkap serta diberikan kepada bagian yang memerlukan dokumen tersebut, sehingga adanya kesalahan atau penyalahgunaan wewenang yang dilakukan untuk kepentingan individu maupun kelompok tertentu dapat diminimalisir dan sistem otorisasi akan menjamin dokumen pembukuan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. c
Pengendalian terhadap catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta dilakukan dengan menggunakan aplikasi komputer, sehingga adanya
68
kesalahan dalam proses verifikasi dan pencatatan dapat diminimalisir serta memberikan efisiensi waktu dalam penyelesaian tugas dan tanggungjawab fungsi- fungsi yang terkait dalam prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta. 2. Kelemahan prosedur pengelolaan piutang pasien perorangan rawat jalan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta a. Kurang tercapainya ketepatan waktu dalam menyelesaikan pelaporan atas piutang, hal ini dikarenakan keterbatasan jumlah karyawan yang menangani piutang dalam bagian akuntansi keuangan Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta b. Aplikasi komputer yang digunakan oleh Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta kurang optimal, hal ini mengakibatkan proses verifikasi dan pencatatan jurnal menjadi terhambat.
