BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. Penanganan Klaim dengan Administrative Workflow Systems pada PT. E-T-A

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai analisis dari permasalahan yang diambil beserta rancangan desain sistem dari Sistem Informasi Pengendalian Penanganan Klaim dengan Administrative Workflow Systems pada PT. E-T-A Indonesia Berbasis Web.

1.1 Analisis Sistem Penanganan klaim merupakan salah satu aspek penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Hal ini disebabkan karena apabila klaim yang dilakukan oleh pelanggan tidak ditangani, maka akan berpengaruh terhadap kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan. Dalam melakukan penanganan klaim, departemen-departemen yang bersangkutan harus mengetahui jadwal dan kegiatan yang akan dilakukan dalam menangani klaim yang ada. Apabila terdapat departemen yang terlalu lambat dalam menangani klaim maka dapat mengakibatkan keterlambatan proses bagi departemen lain untuk menangani klaim selanjutnya. Dalam sistem yang akan dibuat ini, proses penanganan klaim ini akan dikendalikan dan dipantau oleh setiap departemen sehingga tiap departemen bisa mengingatkan satu sama lain agar tidak ada departemen yang terlambat dalam menangani suatu klaim. Proses pengendalian penanganan klaim ini juga akan dibantu melalui notifikasi yang akan diberikan oleh sistem kepada departemen yang bersangkutan untuk menangani klaim yang harus dikerjakan agar tidak terjadi keterlambatan dalam proses menangani klaim.

29

30

1.1.1 Identifikasi Permasalahan Masalah yang dihadapi oleh PT. E-T-A Indonesia saat ini adalah pada proses pengananan klaim yang masih dilakukan dengan menggunakan jaringan infrastruktur Local Area Network (LAN) yang menghubungkan setiap komputer dari semua departemen yang terkait dengan proses penanganan klaim agar dapat mengakses folder penanganan klaim. Dalam folder penanganan klaim tersebut terdapat data klaim berupa file aplikasi Microsoft Excel yang berisi mengenai klaim yang harus dikerjakan oleh departemen-departemen yang bersangkutan. Hal ini menyebabkan setiap departemen harus selalu mengecek folder penanganan klaim tersebut. Apabila ada departemen yang jarang mengecek folder penanganan klaim tersebut maka akan berdampak pada proses penanganan klaim yang akan dikerjakan oleh departemen selanjutnya. Hal tersebut dapat mengakibatkan keterlambatan yang akan berdampak kepada penurunan tingkat kepuasan pada pelanggan.

A Penanganan Klaim Sesuai dengan Standard of Procedure (SOP) penanganan klaim pada PT. E-T-A Indonesia (2012), penanganan klaim memiliki tujuan untuk membangun dan memelihara sistem yang menjamin bahwa semua produk yang tidak sesuai dapat dideteksi, diidentifikasi, terdokumentasikan dan dianalisis untuk diambil tindakan korektif dan preventif. Proses tersebut dilakukan untuk memberikan masukan bagi departemen yang terkait agar produk yang bersangkutan dapat dengan mudah diproses dan diberi kebijakan. Departemen yang terkait dalam sistem penanganan klaim adalah departemen yang melakukan proses produksi dari awal sampai akhir yaitu dari

31

proses kegiatan penerimaan klaim hingga proses pengiriman barang. Proses penanganan klaim dibagi menjadi 3 bagian, yaitu: 1. Incoming Claim 2. Outgoing Claim 3. Internal Claim Hasil yang terdapat dalam proses penanganan klaim adalah Non Conformance Report (NCR) atau Form 8D Report. Menurut Rambaud (2006), Eight Disciplines (8D) Report adalah metode yang digunakan untuk mendekati dan untuk menyelesaikan masalah, biasanya digunakan oleh para insinyur berkualitas

atau

ahli

profesional

lainnya.

Tujuannya

adalah

untuk

mengidentifikasi, memperbaiki dan menghilangkan masalah yang berulang-ulang. Proses ini menetapkan tindakan korektif permanen berdasarkan analisis statistik dari masalah dan berfokus pada asal-usul masalah dengan menentukan akar penyebabnya. Berikut ini adalah tahapan dari 8D Report: 1. D0: Plan: Membuat suatu rencana pemecahan masalah dan menentukan prasyaratnya. 2. D1: Team Approach: Membentuk tim yang terdiri dari orang-orang yang memiliki kemampuan dan pengetahuan yang dapat mengatasi masalah yang terjadi. 3. D2: Describe the Problem: Menentukan masalah dengan mengidentifikasi secara kuantitatif siapa, apa, dimana, kapan, mengapa, bagaimana, dan berapa banyak masalah tersebut.

32

4. D3: Containment Action: Menentukan dan mengambil tindakan penanganan masalah dari setiap keluhan yang diberikan oleh pelanggan. 5. D4: Root Causes Verification: Mengidentifikasi semua penyebab yang bisa menjelaskan mengapa masalah itu sampai terjadi. Selain itu, harus diidentifikasi juga mengapa masalah tersebut belum terlihat pada saat hal itu terjadi. Semua penyebab harus diverifikasi atau dibuktikan berdasarkan kriteria dari 4M, yaitu mesin, material, manusia dan metode. 6. D5: Implement Corrective Actions: Mengkonfirmasikan bahwa koreksi yang dipilih akan menyelesaikan masalah bagi permasalahan yang terjadi. 7. D6: Verify Corrective Actions: Memverifikasi tindakan korektif terbaik untuk pemecahan masalah dengan mengukur atau memantau hasil setelah menerapkan tindakan korektif. 8. D7: Preventive Actions: Memodifikasi sistem manajemen, sistem operasi, panduan kegiatan dan prosedur untuk mencegah terulangnya semua masalah tersebut. 9. D8: Congralute the Team: Mengenali upaya kolektif tim. Organisasi harus berterima kasih secara resmi oleh tim yang telah menyelesaikan masalah tersebut. 8D telah menjadi standar dalam industri otomotif, perakitan dan lainnya yang memerlukan proses pemecahan masalah struktur secara menyeluruh menggunakan pendekatan tim.

33

B Prosedur Incoming Claim

Replacement

Sales Order

Internal Order

Export Date

Mengisi

Credit Note

Finish Good

8D Report

Material Handling

Production

Gambar 3.1 Prosedur Incoming Claim

Pada Gambar 3.1 menunjukkan prosedur penanganan klaim pada incoming claim dimulai dari departemen QM yang menerima klaim dari pelanggan yang meminta agar barang dari pelanggan dilakukan replacement. Departemen QM akan menerbitkan klaim replacement untuk dikerjakan oleh departemen yang terkait dengan proses incoming claim. Dalam prosesnya, departemen Sales and Marketing akan membuat sales order yang kemudian akan diberikan kepada departemen PPC. Departemen PPC akan membuat surat internal order yang akan diberikan kepada departemen Production. Departemen Production akan memproduksi barang yang akan dilakukan replacement dan membuat laporan finish good yang akan diberikan kepada departemen Material Handling. Departemen Material Handling akan membuat laporan export date dan akan diberikan kepada departemen Sales and Marketing. Departemen Sales dan

34

Marketing akan mengirim barang dan membuat credit note. Setelah proses penanganan klaim selesai, departemen QM akan mengisi laporan 8D Report yang nantinya akan diberikan kepada pelanggan.

C Prosedur Outgoing Claim Prosedur outgoing claim pada PT. E-T-A Indonesia dibagi menjadi 3 bagian, yaitu rework, return dan scrap. 1. Rework

Mengisi

Rework

8D Report

DN / CN

Finance Tagihan

Gambar 3.2 Prosedur Outgoing Claim Rework

Pada Gambar 3.2 menunjukkan prosedur penanganan klaim pada outgoing claim dimulai dari departemen QM yang melakukan klaim kepada pemasok, yang kemudian pemasok meminta agar barang yang rusak atau tidak sesuai dikerjakan ulang di PT. E-T-A Indonesia. Pemasok akan mengembalikan biaya yang digunakan untuk melakukan proses pengerjaan ulang komponen yang diklaim oleh PT. E-T-A Indonesia. Departemen QM akan menerbitkan klaim

35

rework untuk dikerjakan oleh departemen yang terkait dengan proses rework. Dalam prosesnya, departemen QM akan mengerjakan sendiri proses rework terutama pada bagian komponen yang rusak. Setelah proses rework yang dikerjakan oleh departemen QM selesai, maka departemen QM akan mengisi laporan 8D Report. Departemen Finance akan membuat debit note atau credit note dan laporan tagihan yang akan diberikan kepada pemasok mengenai jumlah yang harus dikembalikan oleh pemasok kepada PT. E-T-A Indonesia. 2. Return

PO Return

Return

Packing Slip

Material Handling

DN / CN

Finance Tagihan

Gambar 3.3 Prosedur Outgoing Claim Return

Pada Gambar 3.3 menunjukkan prosedur penanganan klaim pada outgoing claim dimulai dari departemen QM yang melakukan klaim kepada pemasok, yang kemudian pemasok meminta agar barang yang rusak atau tidak sesuai dikembalikan kepada pemasok. Pemasok akan mengembalikan biaya yang digunakan untuk melakukan proses pengiriman terhadap komponen yang diklaim oleh PT. E-T-A Indonesia. Departemen QM akan menerbitkan klaim

36

return untuk dikerjakan oleh departemen yang terkait dengan proses return. Dalam prosesnya, departemen Procurement akan membuat surat purchase order return yang akan diberikan kepada departemen Material Handling. Departemen Material Handling akan mengirim barang yang tidak sesuai atau rusak kepada pemasok dan kemudian membuat laporan packing slip. Departemen Finance akan membuat debit note atau credit note dan laporan tagihan yang akan diberikan kepada pemasok mengenai jumlah yang harus dikembalikan oleh pemasok kepada PT. E-T-A Indonesia. 3. Scrap

Scrap

Membuat Material Handling

Jurnal Scrap

DN / CN

Finance Tagihan

Gambar 3.4 Prosedur Outgoing Claim Scrap

Pada Gambar 3.4 menunjukkan prosedur penanganan klaim pada outgoing claim dimulai dari departemen QM yang melakukan klaim kepada pemasok, yang kemudian pemasok meminta agar barang yang rusak atau tidak sesuai dihancurkan atau dilakukan scrap. Pemasok akan mengembalikan biaya yang digunakan untuk melakukan proses scrap komponen yang diklaim oleh PT. ET-A Indonesia. Departemen QM akan menerbitkan klaim scrap untuk

37

dikerjakan oleh departemen yang terkait dengan proses scrap. Dalam prosesnya, departemen Material Handling akan membuat jurnal scrap yang berisi mengenai kapan departemen Material Handling melakukan proses scrap. Departemen Finance akan membuat debit note atau credit note dan laporan tagihan yang akan diberikan kepada pemasok mengenai jumlah yang harus dikembalikan oleh pemasok kepada PT. E-T-A Indonesia.

D Prosedur Internal Claim

Mengisi

Klaim

8D Report

Diverifikasi

Production

Mengisi 8D Report

Tidak

Selesai ?

Engineering

Gambar 3.5 Prosedur Internal Claim

Pada Gambar 3.5 menunjukkan prosedur penanganan klaim pada internal claim dimulai dari departemen QM yang menerbitkan klaim untuk dikerjakan oleh departemen yang terkait dengan proses internal claim. Dalam prosesnya, departemen Production akan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang akan diklaim oleh departemen QM. Setelah selesai melakukan pemeriksaan barang tersebut, maka departemen Production akan mengisi laporan 8D Report. Jika

38

dalam proses pengisian laporan 8D Report departemen Production bisa mengisi dan menjawab semua faktor permasalahan klaim yang terjadi, maka laporan tersebut akan diberikan kepada departemen QM untuk dilakukan verifikasi. Jika dalam proses pengisian laporan 8D Report departemen Production tidak bisa mengisi dan menjawab semua faktor permasalahan yang terjadi, maka barang dan laporan yang sudah dilakukan pemeriksaan oleh departemen Production akan diperiksa kembali oleh departemen Engineering. Setelah selesai melakukan pemeriksaan, departemen Engineering akan mengisi laporan 8D Report yang kemudian laporan tersebut akan diberikan kepada departemen QM untuk dilakukan verifikasi.

3.1.2 BPMN Current Process Business Process Modelling Notation (BPMN) merupakan diagram alir yang akan menjelaskan gambaran umum dari proses bisnis. Berikut ini adalah proses yang terdapat dalam proses penanganan klaim pada PT. E-T-A Indonesia saat ini.

A BPMN Current Process Incoming Claim Gambar BPMN current process incoming claim pada Lampiran 4 menunjukkan bahwa departemen Quality Management (QM) menerima klaim dari pelanggan. Departemen QM menerbitkan klaim untuk melakukan replacement dan diberikan kepada departemen Sales. Departemen Sales akan membuat sales order. Sales order tersebut akan diberikan kepada departemen PPC untuk dibuatkan surat internal order. Departemen Production akan menerima surat internal order dan kemudian membuat laporan finish good. Laporan finish good

39

tersebut kemudian diberikan kepada departemen Material Handling yang akan digunakan untuk mengeluarkan barang. Departemen Material Handling membuat laporan pengeluaran barang dan kemudian diserahkan kepada departemen Sales. Departemen Sales membuat credit note dan mengirim barang ke pelanggan dan membuat laporan pengiriman barang. Laporan pengiriman barang akan diterima oleh departemen QM dan akan dibuatkan laporan hasil penanganan klaim atau 8D Report.

B BPMN Current Process Outgoing Claim Pada proses outgoing claim, PT. E-T-A Indonesia melakukan klaim kepada pemasok yang kemudian pemasok dan PT. E-T-A Indonesia membuat keputusan dalam proses penanganan klaim dilakukan di PT. E-T-A Indonesia. Gambar BPMN current process outgoing claim pada Lampiran 5 menunjukkan bahwa departemen QM akan menentukan apakah barang dari pemasok akan dikerjakan ulang (rework) oleh PT. E-T-A Indonesia yang biaya pengerjaan ulang akan ditagih kepada pemasok, dihancurkan (scrap) dan pemasok akan mengirimkan ulang barang yang bersangkutan, atau dikembalikan (return) kepada pemasok dan diganti dengan barang baru. Jika proses yang dilakukan adalah rework, maka departemen QM akan mengerjakan sendiri proses rework dan akan membuat 8D Report yang kemudian akan diberikan kepada departemen Finance. Departemen Finance akan mengecek tagihan dan membuat debit note atau invoice dan mengirimkannya kepada pemasok, kemudian departemen Finance akan membuat laporan tagihan. Jika proses yang dilakukan adalah scrap, maka departemen QM akan menerbitkan klaim scrap yang akan diberikan kepada

40

departemen Material Handling untuk dibuatkan jurnal scrap. Jurnal scrap akan digunakan oleh departemen Finance untuk mengecek tagihan. Departemen Finance akan membuat debit note atau invoice dan mengirimkannya kepada pemasok, selanjutnya departemen Finance akan membuat laporan tagihan. Jika proses yang dilakukan adalah return, maka departemen QM akan menerbitkan klaim return yang akan diberikan kepada departemen Procurement untuk dibuatkan laporan P.O Return. Laporan P.O Return akan diberikan kepada departemen Material Handling dan akan dibuatkan laporan packing slip. Departemen Finance akan mengecek tagihan berdasarkan laporan packing slip dan akan digunakan untuk membuat debit note atau invoice dan mengirimkannya kepada pemasok, selanjutnya departemen Finance akan membuat laporan tagihan.

C BPMN Current Process Internal Claim Gambar BPMN current process internal claim pada Lampiran 6 menunjukkan bahwa departemen QM menerbitkan klaim untuk dikerjakan oleh departemen Production. Jika proses penanganan klaim yang dilakukan oleh departemen Production selesai, maka departemen Production akan mengisi 8D Report yang nantinya akan diverifikasi oleh departemen QM. Jika proses penanganan klaim yang dilakukan oleh departemen Production belum selesai dan masih belum diketahui sumber masalahnya, maka departemen Engineering akan mencari sumber kerusakan tersebut. Setelah menangani proses klaim tersebut, maka departemen Engineering akan mengisi 8D Report yang nantinya akan diverifikasi oleh departemen QM.

41

3.1.3 Analisis Permasalahan Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, penulis telah melakukan analisis terhadap sistem yang akan dibuat. Berikut ini adalah analisis dari sistem yang dibuat.

A Analisis Sistem Dalam Pengendalian Penanganan Klaim Sistem yang akan dibuat ini dapat digunakan untuk mengendalikan dan memantau proses penanganan klaim yang terdapat pada PT. E-T-A Indonesia. Dalam mengendalikan proses penanganan klaim, data yang diperlukan untuk menentukan waktu dari proses penyelesaian penanganan klaim adalah data transaksi dari tiap klaim yang ada. Sistem akan secara otomatis memberikan tanggal akhir dari proses penanganan klaim yang akan dikerjakan. Tanggal tersebut yang nantinya akan mempengaruhi notifikasi yang akan diberikan sistem kepada tiap departemen untuk menangani tiap proses klaim yang ada. Selain itu, terdapat juga proses untuk memantau penanganan klaim yang telah dikerjakan. Apabila terdapat departemen yang telah menyelesaikan proses penanganan klaim, maka status pada proses pemantauan akan berubah menjadi “closed” yang berarti proses penanganan klaim yang ditangani telah selesai. Proses pemantauan penanganan klaim ini bisa dilihat oleh beberapa entitas dalam sistem ini. Pelanggan dapat memantau hasil klaim yang dilakukan telah ditangani hingga sejauh mana prosesnya. Pelanggan yang tidak memiliki jaringan internet juga akan mendapatkan pemberitahuan mengenai proses penanganan klaim yang telah dilakukan oleh pihak PT. E-T-A Indonesia hingga sejauh mana prosesnya. Manajer dan induk perusahaan dapat memantau semua proses penanganan klaim yang telah dilakukan.

42

B Analisis Sistem Dalam Pemberian Notifikasi Penanganan Klaim Sistem yang akan dibuat ini akan digunakan untuk memberikan suatu notifikasi sebagai pengingat dalam melakukan proses penanganan klaim. Notifikasi ini akan diberikan kepada departemen-departemen yang bersangkutan untuk melakukan proses penanganan klaim. Notifikasi yang dilakukan ini bertujuan agar departemen-departemen yang bersangkutan dapat mengetahui klaim-klaim mana saja yang belum ditangani sehingga proses penanganan klaim tidak mengalami keterlambatan. Notifikasi ini akan memberikan informasi mengenai kegiatan apa yang harus dilakukan oleh tiap departemen dan klaim mana saja yang harus dikerjakan.

3.2 Perancangan Sistem Berdasarkan analisis sistem dari permasalahan yang ada, selanjutnya akan dibuat desain dari sistem tersebut. Tujuan dari desain sistem ini adalah untuk membuat kerangka dasar dalam melakukan implementasi ke sistem informasi yang akan dibuat.

3.2.1 BPMN Planned Process Gambar BPMN planned process pada Lampiran 7 menunjukkan bahwa admin (staf QM) akan memilih menu yang terdapat dalam sistem yang dibuat. Admin dapat melakukan maintenance data master dan menyimpan data master tersebut serta mengubahnya. Selain itu admin juga dapat melakukan transaksi klaim yang terdapat dalam sistem. Sebelum melakukan transaksi, admin akan menentukan terlebih dahulu kategori klaim yang akan disimpan transaksi klaimnya. Setelah itu, admin dapat menentukan alur departemen yang akan

43

mengerjakan proses penanganan klaim. Sistem akan secara langsung mengirim notifikasi kepada departemen (staf) yang bersangkutan untuk mengerjakan proses penanganan klaim. Departemen yang menerima notifikasi dapat membuka notifikasi tersebut dan melihat klaim yang dapat dikerjakan. Setelah selesai mengerjakan proses penanganan klaim dan mengisi data root cause, maka departemen tersebut dapat menyimpan hasil pengerjaan penanganan klaimnya yang nantinya akan digunakan oleh admin untuk dapat memantau departemen mana saja yang sudah menangani proses pengerjaan klaim. Setelah memverifikasi proses penanganan klaim yang dilakukan oleh tiap departemen, maka status transaksi klaim secara otomatis akan menjadi “closed”. Manajer dan induk perusahaan yang terdapat dalam sistem ini dapat melakukan pemantauan terhadap proses penanganan klaim. Selain itu, manajer dan induk perusahaan dapat melakukan pembuatan laporan dan melihat grafik yang terdapat dalam sistem. Dalam sistem ini, pelanggan dapat memantau hasil penanganan klaim yang telah dikerjakan oleh tiap departemen hingga sejauh mana.

3.2.2 Data Flow Diagram Data Flow Diagram adalah cara untuk memodelkan proses dalam analisis dan perancangan perangkat lunak, khususnya dengan pendekatan terstruktur. Pada Data Flow Diagram (DFD), akan dijelaskan mengenai aliran data yang terdapat dalam sistem. Semua masukan dan keluaran dari sistem akan digambarkan dengan jelas.

44

A DFD Level Context DFD level context akan menampilkan hubungan antara sistem informasi pengendalian penanganan klaim dengan entitas-entitas (admin, staf, induk, pelanggan dan manajer) yang menjalankan sistem informasi ini seperti terlihat pada Gambar 3.6. Admin akan memberikan data yang dibutuhkan ke dalam sistem informasi pengendalian penanganan klaim. Data yang diberikan berupa data master dan data transaksi klaim. Data transaksi klaim akan digunakan oleh sistem untuk memberikan notifikasi kepada staf untuk mengerjakan proses penanganan klaim. Staf yang mendapatkan notifikasi dari sistem yang selanjutnya dapat mengerjakan proses penanganan klaim dan dapat memasukkan data penyelesaian klaim kepada sistem. Admin akan mendapatkan data monitoring klaim, sedangkan manajer dan induk perusahaan akan mendapatkan data pemantauan klaim dari sistem. Induk perusahaan dan manajer dapat membuat laporan dan grafik yang dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan dari sistem. Adapun laporan yang diberikan oleh sistem, yaitu laporan 8D report, laporan kecacatan produk, laporan permasalahan terjadi, laporan kinerja departemen, laporan 4M, laporan pemasok dan laporan pelanggan. Selain itu, grafik yang diberikan oleh sistem, yaitu grafik claim barang, grafik jenis barang, grafik kinerja departemen, grafik 4M dan grafik pemasok. Sistem akan menampilkan hasil proses penanganan klaim yang telah ditangani oleh staf tiap departemen kepada pelanggan.

45

Laporan 4M Laporan Pemasok Laporan Pelanggan 8D Report Data Pemantauan Klaim Laporan Kecacatan Produk

Induk

Laporan Permasalahan Terjadi Laporan Kinerja Departemen Data Detail Masalah

Grafik Claim Barang

Data Detail Ketidaksesuaian

Grafik Kinerja Departemen

Data Penyelesaian Klaim Staf Data Root Cause Notifikasi

Pelanggan

0 Data Alur Klaim

Data Pemantauan Klaim Barang

Grafik Jenis Barang Grafik Pemasok

Data Invoice

Grafik 4M

Data Departemen Data 4M Data Jenis Barang

Kebijakan Grafik 4M

Grafik Pemasok Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Penanganan Klaim

Data Jabatan Data Barang

Grafik Claim Barang Grafik Jenis Barang Grafik Kinerja Departemen

Data User Data Kegiatan Data Pemasok Data Pelanggan

+

Data Pemantauan Klaim Laporan Kecacatan Produk Laporan Permasalahan Terjadi

Data Incoming Claim Data Outgoing Claim Admin

Data Internal Claim Data Monitoring Incoming Claim Data Monitoring Outgoing Claim

Laporan Kinerja Departemen 8D Report

Manajer

Laporan Pemasok Laporan Pelanggan

Laporan 4M Data Monitoring Internal Claim

Gambar 3.6 DFD Level Context

B Diagram Berjenjang Diagram berjenjang adalah sebuah bagan yang menggambarkan proses yang ada dan mendukung sistem informasi. Gambar 3.7 menjelaskan diagram berjenjang dari sistem informasi pengendalian penanganan klaim.

46

Context Sistem Informasi Penanganan Klaim

1

2

3

4

5

6

Maintenance Data Master

Menentukan Kategori Klaim

Menentukan Alur Departemen

Pengendalian Jadwal Klaim

Pemantauan Proses Klaim

Pembuatan Laporan dan Grafik Klaim

2.1 Incoming Claim

2.2 Outgoing Claim

1.1 Maintenance data pengguna 1.1.1

2.3 Internal Claim

1.2 Maintenance data barang

Maintenance master jabatan

1.1.2 Maintenance master user

1.2.1 Maintenance master jenis barang

1.4 Maintenance master pelanggan

1.5 Maintenance master pemasok

1.6 Maintenance master 4m

6.1 Pembuatan 8D Report

6.2 Pembuatan Laporan Kecacatan Produk

6.3 Pembuatan Grafik Claim Barang

6.7 Pembuatan Laporan dan Grafik Kinerja Departemen

6.7.1 Pembuatan Laporan Kinerja Departemen

6.7.2 Pembuatan Grafik Kinerja Departemen

1.2.2 Maintenance master barang

1.7 Maintenance master alur claim

6.4 Pembuatan Laporan Permasalahan Terjadi

6.8 Pembuatan Laporan dan Grafik 4M

6.8.1 Pembuatan Laporan 4M

6.8.2 Pembuatan Grafik 4M

1.3 Maintenance data kegiatan

1.3.2 Maintenance master kegiatan

1.3.1 Maintenance master departemen

1.8 Maintenance rekap invoice

6.6 Pembuatan Laporan Pelanggan

6.5 Pembuatan Grafik Jenis Barang

6.9 Pembuatan Laporan dan Grafik Pemasok

6.9.1 Pembuatan Laporan Pemasok

6.9.2 Pembuatan Grafik Pemasok

Gambar 3.7 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Penanganan Klaim

47

C DFD Level 0 Pada DFD level 0 ini akan ditampilkan hasil dekomposisi dari level context seperti terlihat pada Gambar 3.8. Pada level context, terdapat beberapa fungsi yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi pengendalian penanganan klaim ini, yaitu maintenance data master, menentukan kategori klaim, menentukan alur departemen, pengendalian jadwal klaim, pemantauan proses klaim dan pembuatan laporan dan grafik klaim. Pada fungsi maintenance data master, admin akan memasukkan data-data master yang dibutuhkan dan disimpan ke dalam database. Pada fungsi menentukan kategori klaim, admin akan memasukkan data transaksi klaim yang akan disimpan ke dalam database dan akan digunakan dalam fungsi menentukan alur departemen. Pada fungsi menentukan alur departemen, sistem akan membaca data yang dibutuhkan dari database. Data yang digunakan dalam fungsi alur departemen akan disimpan dan akan digunakan dalam fungsi pengendalian jadwal klaim. Sistem akan menentukan jadwal dari proses klaim dan memberikan notifikasi kepada departemen yang bersangkutan sesuai dengan data dari alur departemen. Staf akan mengerjakan proses penanganan klaim dan akan memberikan data penyelesaian penanganan klaim dan disimpan ke dalam database. Data tersebut nantinya akan digunakan untuk fungsi pemantauan proses klaim yang akan diberikan kepada pelanggan, manajer dan induk perusahaan. Pada fungsi pembuatan laporan dan grafik klaim, sistem akan membaca data yang dibutuhkan dari database yang diperlukan dalam proses pembuatan laporan dan grafik klaim.

48

Data Departemen Data 4M Data Invoice 3

Data Jenis Barang

mst_jabatan

Data Kegiatan Data User

Admin

data jabatan disimpan

Data Alur Klaim Data Pemasok Data Barang Data Jabatan

1

mst_user

Data Pelanggan

1

data user disimpan

8

mst_4m

data 4m disimpan 7

data jenis barang disimpan

mst_jenis_barang

Maintenance Data Master 10

mst_alur

data alur klaim disimpan

+

6

data departemen disimpan 2

data departemen dibaca

mst_departemen

mst_kegiatan

data kegiatan disimpan 4

data pemasok disimpan 5

data pelanggan disimpan

data pemasok dibaca

mst_pemasok

data pelanggan dibaca

mst_pelanggan

data barang dibaca 9

data barang disimpan 11

data invoice disimpan

mst_barang data invoice dibaca

invoice

2 data invoice dibaca Data Incoming Claim

data barang dibaca

Menentukan Kategori Klaim

Data Outgoing Claim Data Internal Claim

data pelanggan dibaca

+

data pemasok dibaca

12

data incoming claim dibaca

claim incoming

data incoming claim disimpan 13

data outgoing claim dibaca

claim outgoing

data outgoing claim disimpan 14

data internal claim disimpan

data internal claim dibaca

claim internal

data 4m dibaca 3


data jenis barang dibaca

data outgoing claim dibaca Menentukan Alur Departemen

data incoming claim dibaca data kegiatan dibaca data departemen dibaca data alur klaim dibaca 15

setup_alur

data setup alur dibaca

data setup alur disimpan

4

19

Notifikasi Data Penyelesaian Klaim Staf

data detail ketidaksesuaian dibaca detail_ketidaksesuaian

data detail ketidaksesuaian disimpan 20

Data Detail Ketidaksesuaian Data Detail Masalah

data detail masalah dibaca

detail_masalah

data detail masalah disimpan Pengendalian Jadwal Klaim

data root cause disimpan

21

root_cause

data root cause dibaca

Data Root Cause data monitoring internal disimpan

data monitoring incoming disimpan

16

monitoring_incoming

data monitoring outgoing disimpan

data monitoring incoming dibaca 17 5

monitoring_outgoing

18

monitoring_internal

Data Monitoring Incoming Claim data monitoring outgoing dibaca Data Monitoring Outgoing Claim Pemantauan Proses Klaim

Data Monitoring Internal Claim

data monitoring internal dibaca Data Pemantauan Klaim

Data Pemantauan Klaim Data Pemantauan Klaim Barang

6 Laporan Permasalahan Terjadi

Pelanggan

Laporan Kinerja Departemen Laporan 4M Laporan Pelanggan

Induk

8D Report Laporan Kecacatan Produk Laporan Pemasok Grafik Pemasok Grafik Jenis Barang Grafik 4M Grafik Claim Barang Grafik Kinerja Departemen

Kebijakan

Pembuatan Laporan dan Grafik Klaim

Grafik Pemasok Grafik 4M Grafik Kinerja Departemen Grafik Jenis Barang Grafik Claim Barang

Manajer

Laporan Permasalahan Terjadi Laporan Pemasok Laporan Pelanggan Laporan Kecacatan Produk 8D Report Laporan Kinerja Departemen Laporan 4M

Gambar 3.8 DFD Level 0

+

49

D DFD Level 1 DFD level 1 ini akan menunjukkan detail dari masing-masing fungsionalitas pada sistem informasi. DFD level 1 untuk maintenance data master terlihat pada Gambar 3.9. Admin bertugas untuk melakukan proses maintenance data master. Adapun proses maintenance data master, yaitu maintenance data pengguna, maintenance data barang, maintenance data kegiatan, maintenance master pelanggan, maintenance master pemasok, maintenance master 4M maintenance master alur dan maintenance rekap invoice.

3

1.1 [Data Jabatan]

Admin

Maintenance Data Pengguna

+

[Data User]

1

[data user disimpan]

1.2 [Data Barang]

Admin Admin

+

9

[data barang disimpan]

[data departemen disimpan]

Maintenance Data Kegiatan

+

[Data Kegiatan]

mst_jenis_barang

[data jenis barang disimpan]

1.3 [Data Departemen]

mst_user

7

Maintenance Data Barang

[Data Jenis Barang]

Admin

mst_jabatan

[data jabatan disimpan]

[data kegiatan disimpan]

mst_barang

6

mst_departemen

2

mst_kegiatan

1.4 Admin

[Data Pelanggan]

Maintenance Master Pelanggan

5

mst_pelanggan

4

mst_pemasok

[data pelanggan disimpan]

1.5 Admin

[Data Pemasok]

Maintenance Master Pemasok

[data pemasok disimpan]

1.6 Admin [Data 4M]

Maintenance Master 4M

8

mst_4m

[data 4m disimpan]

1.7 Admin [Data Alur Klaim]

Maintenance Master Alur Claim

10

mst_alur

[data alur klaim disimpan]

1.8 Admin

[Data Invoice]

Maintenance Rekap Invoice

11

invoice

[data invoice disimpan]

Gambar 3.9 DFD Level 1 Subsistem Maintenance Data Master

50

Proses selanjutnya adalah menentukan kategori klaim. DFD level 1 untuk proses menentukan kategori klaim terlihat pada Gambar 3.10. Admin bertugas untuk menentukan dan memasukkan data transaksi klaim. Adapun proses menentukan kategori klaim, yaitu kategori incoming claim, kategori outgoing claim dan kategori internal claim.

5

mst_pelanggan

[data pelanggan dibaca] 2.1 Admin Admin [Data Incoming Claim]

9

Kategori Incoming Claim

mst_barang

[data barang dibaca] 11

invoice

[data invoice dibaca]

[data incoming claim disimpan]

12

claim incoming

2.2 [Data Outgoing Claim]

Kategori Outgoing Claim

data invoice dibaca [data pemasok dibaca]

[data outgoing claim disimpan]

13

4

mst_pemasok

claim outgoing

2.3 Kategori Internal Claim [Data Internal Claim]

data barang dibaca [data internal claim disimpan]

14

claim internal

Gambar 3.10 DFD Level 1 Subsistem Menentukan Kategori Klaim

Proses selanjutnya adalah proses pembuatan laporan dan grafik klaim. DFD level 1 untuk proses pembuatan laporan dan grafik klaim terlihat pada Gambar 3.11. Manajer dan induk perusahaan bertugas untuk membuat laporan dan grafik klaim pada sistem informasi pengendalian penanganan klaim ini. Adapun proses pembuatan laporan dan grafik klaim, yaitu pembuatan 8D report; pembuatan laporan kecacatan produk; pembuatan grafik claim barang; pembuatan laporan permasalahan terjadi; pembuatan grafik jenis barang; pembuatan laporan pelanggan; pembuatan laporan dan grafik kinerja departemen; pembuatan laporan dan grafik 4M; dan pembuatan laporan dan grafik pemasok.

51

data invoice dibaca 5

11

mst_pelanggan

data invoice dibaca

invoice

1 19

6 data pelanggan dibaca Laporan Pelanggan Laporan Kinerja Departemen Induk

Laporan Pelanggan


root_cause

20


data 4m dibaca

detail_masalah

data detail masalah dibaca

8D Report

Manajer

8 Pembuatan Laporan dan Grafik 4M +

Grafik 4M

Induk

7 Pembuatan Laporan dan Grafik Kinerja Departemen +

Pembuatan 8D Report

data root cause dibaca

Kebijakan

Manajer Laporan Kinerja Departemen

21

Manajer Manajer

8D Report

data detail ketidaksesuaian dibaca

Pembuatan Laporan Pelanggan

Laporan 4M

Induk

detail_ketidaksesuaian

8

data 4m dibaca

claim incoming

12

data incoming claim dibaca data incoming claim dibaca

mst_4m

Grafik 4M

Induk

Laporan 4M


4 9

data barang dibaca

mst_barang

data barang dibaca

7

2

data jenis barang dibaca

mst_jenis_barang

mst_departemen

data departemen dibaca

Grafik Jenis Barang

Laporan Permasalahan Terjadi

Induk Induk

Pembuatan Laporan Kecatatan Produk


Pembuatan Grafik Jenis Barang

Pembuatan Laporan Permasalahan Terjadi

Laporan Kecacatan Produk

data barang dibaca data incoming claim dibaca

5 6

data 4m dibaca

data barang dibaca

Manajer

data internal claim dibaca Laporan Kecacatan Produk

Manajer Induk

14

claim internal


3

Manajer Induk

Grafik Claim Barang


Grafik Jenis Barang

Induk


Laporan Permasalahan Terjadi

Pembuatan Grafik Claim Barang

data outgoing claim dibaca

Grafik Claim Barang 13

Manajer

Manajer

claim outgoing

data outgoing claim dibaca data pemasok dibaca 4

mst_pemasok

Laporan Pemasok Grafik Pemasok

9 Pembuatan Laporan dan Grafik Pemasok

data outgoing claim dibaca Laporan Pemasok

+ Induk

Manajer

Grafik Pemasok

Gambar 3.11 DFD Level 1 Subsistem Pembuatan Laporan dan Grafik Klaim

52

E DFD Level 2 DFD level 2 ini akan menunjukkan detail dari fungsionalitas proses pembuatan laporan dan grafik klaim. Proses pembuatan laporan dan grafik dimulai ketika sistem membaca data dari database yang dibutuhkan dalam proses pembuatan laporan dan grafik klaim. Data yang dibaca adalah data yang berasal dari data master, data transaksi proses penanganan klaim dan data hasil penyelesaian penanganan klaim. Data yang sudah dibaca oleh sistem akan dimunculkan ke dalam bentuk laporan dan diberikan kepada manajer dan induk perusahaan. DFD level 2 untuk pembuatan laporan dan grafik kinerja departemen terlihat pada Gambar 3.12.

[data internal claim dibaca] 6.7.1

[data outgoing claim dibaca] [data incoming claim dibaca] [data departemen dibaca]

12

Induk Induk

[Laporan Kinerja Departemen]

Manajer

claim incoming 6

13

Pembuatan Laporan Kinerja Departemen

mst_departemen

[Laporan Kinerja Departemen]

claim outgoing 6.7.2 data departemen dibaca data incoming claim dibaca data outgoing claim dibaca

14

claim internal


[Grafik Kinerja Departemen] Pembuatan Grafik Kinerja Departemen [Grafik Kinerja Departemen]

Gambar 3.12 DFD Level 2 Subsistem Laporan dan Grafik Kinerja

DFD level 2 untuk pembuatan laporan dan grafik 4M terlihat pada Gambar 3.13.

53

6.8.1 8

mst_4m [data 4m dibaca]

Pembuatan Laporan 4M

Induk Induk

[Laporan 4M]

Manajer Manajer

[Laporan 4M] 6.8.2 Pembuatan Grafik 4M

data 4m dibaca

[Grafik 4M] [Grafik 4M]

Gambar 3.13 DFD Level 2 Subsistem Laporan dan Grafik 4M

DFD level 2 untuk pembuatan laporan dan grafik pemasok terlihat pada Gambar 3.14.

6.9.1 4

mst_pemasok

[data pemasok dibaca]

Pembuatan Laporan Pemasok

[Laporan Pemasok]

[Laporan Pemasok]

Manajer Manajer

Induk Induk

6.9.2 Pembuatan Grafik Pemasok

data pemasok dibaca

13

claim outgoing

[Grafik Pemasok] [Grafik Pemasok]

[data outgoing claim dibaca]

Gambar 3.14 DFD Level 2 Subsistem Laporan dan Grafik Pemasok

3.2.3 Entity Relationship Diagram Pada ER-Diagram ini dijelaskan mengenai hubungan entitas yang satu dengan yang lainnya dan terhubung berdasarkan indeks yang sama. Pada setiap entitas akan diperjelas dengan tampilan field pada masing-masing entitas. Untuk memudahkan dalam melihat entitas dan hubungan antar entitas tersebut. Berikut

54

ini akan digambarkan ER-Diagram ke dalam tampilan Conceptual Data Model dan Physical Data Model.

A Conceptual Data Model (CDM) Pada Conceptual Data Model ini, akan ditampilkan hubungan antar entitas dan field-field yang dimiliki oleh tiap entitas sebelum ditambah field-field hasil suatu relasi, seperti terlihat pada Gambar 3.15. Field-field yang dimiliki oleh tiap entitas akan disusun menjadi satu tabel yang nantinya akan digunakan untuk membuat database. Setiap tabel memiliki satu primary key yang berguna sebagai identitas dari tabel tersebut. Selain itu, primary key juga berfungsi untuk menghubungkan tabel satu dengan tabel lainnya yang dibutuhkan oleh sistem.

B Physical Data Model (PDM) Pada Physical Data Model ini, semua field yang akan diimplementasikan dalam tabel-tabel pada database telah dipresentasikan secara lengkap, seperti terlihat pada Gambar 3.16. Terdapat 21 tabel pada database dalam sistem informasi pengendalian penanganan klaim ini, yang terdiri dari sembilan tabel data master, tiga tabel data transaksi klaim, tiga tabel data monitoring klaim, satu tabel data setup alur dan tiga tabel data permasalahan klaim. Data-data dari tabel pada database akan digunakan untuk menjalankan sistem informasi pengendalian penanganan klaim.

55

mst_pelanggan # o o o o o o o

id_pel nama_pel alamat_pel telp_pel email_pel status_pel user_pel pass_pel

Variable Variable Variable Integer Variable Integer Variable Variable

characters (5) characters (100) characters (200)

mst_user Variable Variable Integer Variable Variable Variable

# o o o o o

id_user nama role departemen username password

# o o o o o

mst_barang id_barang Variable characters (4) nama_barang Variable characters (100) tipe_barang Variable characters (100) amperemeter Integer batch Integer harga Integer

characters (15) characters (15)

claim_incoming id_trans_inc tanggal_inc qty ket_masalah_inc proses_klaim_inc status_inc target_inc realisasi_inc no_invoice_inc

mst_jabatan mempunyai

characters (3) characters (15) characters (15)

# id_jabatan Integer o nama_jabatan Variable characters (50)

characters (50)

melakukan

# o o o o o o o o

characters (4) characters (50)

Variable Date Integer Variable Integer Variable Date Date Variable

diperlukan

claim_internal id_trans_int Variable characters (5) tanggal_int Date jml_asli Integer jml_masalah Integer ket_masalah_int Variable characters (300) status_int Variable characters (10) target_int Date realisasi_int Date

# o o o o o o o

memiliki

characters (5) diperlukan memiliki

characters (300)

mst_jenis_barang # id_jb Variable characters (4) o nama_jb Variable characters (50)

memiliki

dipunyai characters (30)

digunakan

setup_alur # id_setup_alur Variable characters (5) o setup_alur Variable characters (100) invoice memiliki memiliki

monitoring_incoming urutan_inc Integer tgl_penyelesaian_inc Date lap_penyelesaian_inc Variable characters (500) Integer batas_waktu_inc realisasi_waktu_inc Integer Integer peringatan_inc mst_4m Variable characters (4) # id_4m o nama_4m Variable characters (100)

melakukan

# o o o o o o

root_cause no_ncr Variable tanggal Date tindakan_sementara Variable tgl_tindakan Date akar_permasalahan Variable tindakan_perbaikan Variable tgl_perbaikan Date

# id_invoice Variable characters (3) o no_invoice Variable characters (20) o tgl_invoice Date

characters (15)

# o o o o o o o o o o o

characters (500) melakukan characters (500) characters (500)

dipunyai

o o o o o o

mempunyai

detail_masalah # potential_problem Variable characters (300) o why Variable characters (500) o CAR Variable characters (500)

detail_ketidaksesuaian # ketidaksesuaian Variable characters (300)

digunakan

dipunyai

melakukan

mempunyai

monitoring_outgoing proses_klaim Integer urutan_out Integer tgl_penyelesaian_out Date lap_penyelesaian_out Variable characters (500) batas_waktu_out Integer realisasi_waktu_out Integer peringatan_out Integer

characters (10)

digunakan

o o o o o o

o o o o o o o

memiliki mempunyai

# o o o o

monitoring_internal urutan_int Integer tgl_penyelesaian_int Date lap_penyelesaian_int Variable characters (500) batas_waktu_int Integer realisasi_waktu_int Integer peringatan_int Integer

id_alur nama_alur alur batas_waktu total_waktu

claim_outgoing id_trans_out Variable characters (5) tanggal_out Date tgl_inv Date komponen Variable characters (50) jml Integer terima Integer tolak Integer proses_klaim_out Integer status_out Variable characters (10) target_out Date realisasi_out Date no_invoice_out Variable characters (20)

dilakukan

# o o o o o o

mst_alur Variable characters (5) Variable characters (10) Variable characters (100) Variable characters (100) Integer

mst_pemasok id_pem Variable characters (5) nama_pem Variable characters (100) alamat_pem Variable characters (200) telp_pem Integer email_pem Variable characters (50) jenis_barang Variable characters (100) status_pem Integer

mst_departemen

dimiliki

# id_dept Variable characters (3) o nama_dept Variable characters (50) o root_cause Integer

dimiliki dimiliki

mempunyai mst_kegiatan # id_keg Variable characters (4) o nama_keg Variable characters (50) o isi_keg Variable characters (200)

Gambar 3.15 CDM Sistem Informasi Pengendalian Penanganan Klaim

56

mst_user mst_pelanggan id_pel nama_pel alamat_pel telp_pel email_pel status_pel user_pel pass_pel

id_user id_jabatan nama role departemen username password

varchar(5) varchar(100) varchar(200) int varchar(50) int varchar(15) varchar(15)

varchar(4) int varchar(50) int varchar(3) varchar(15) varchar(15)

mst_jabatan

FK_MEMPUNYAI

id_jabatan int nama_jabatan varchar(50)

claim_internal mst_barang id_barang id_jb nama_barang tipe_barang amperemeter batch harga

FK_MELAKUKAN

claim_incoming id_trans_inc no_ncr id_pel id_barang id_jb tanggal_inc qty ket_masalah_inc proses_klaim_inc status_inc target_inc realisasi_inc no_invoice_inc

varchar(5) varchar(15) varchar(5) varchar(4) varchar(4) date int varchar(300) int varchar(10) date date varchar(30)

varchar(4) varchar(4) varchar(100) varchar(100) int int int FK_MEMILIKI

FK_MEMILIKI

mst_jenis_barang FK_MEMILIKI

id_jb varchar(4) nama_jb varchar(50)

id_setup_alur varchar(5) no_ncr varchar(15) setup_alur varchar(100)

monitoring_outgoing

varchar(3) varchar(15) varchar(20) date

id_trans_out no_ncr id_dept proses_klaim urutan_out tgl_penyelesaian_out lap_penyelesaian_out batas_waktu_out realisasi_waktu_out peringatan_out

FK_MEMILIKI

varchar(5) varchar(15) varchar(3) int int date varchar(500) int int int

FK_DIGUNAKAN

FK_DIGUNAKAN root_cause

FK_MEMILIKI

no_ncr tanggal tindakan_sementara tgl_tindakan akar_permasalahan tindakan_perbaikan tgl_perbaikan

monitoring_incoming varchar(5) varchar(15) varchar(3) int date varchar(500) int int int

FK_MEMPUNYAI

FK_MELAKUKAN

varchar(15) date varchar(500) date varchar(500) varchar(500) date

detail_masalah no_ncr id_4m potential_problem why CAR

varchar(15) varchar(4) varchar(300) varchar(500) varchar(500)

FK_MELAKUKAN FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI

mst_4m

mst_kegiatan varchar(4) varchar(3) varchar(50) varchar(200)

FK_MEMPUNYAI

claim_outgoing

FK_DIPUNYAI FK_MELAKUKAN FK_DIPUNYAI

monitoring_internal

id_4m varchar(4) nama_4m varchar(100)

FK_DIMILIKI

setup_alur

FK_DIGUNAKAN

id_keg id_dept nama_keg isi_keg

varchar(5) varchar(4) varchar(15) varchar(4) date int int varchar(300) varchar(10) date date

invoice id_invoice no_ncr no_invoice tgl_invoice

FK_DIPERLUKAN

FK_DIPUNYAI

id_trans_inc no_ncr id_dept urutan_inc tgl_penyelesaian_inc lap_penyelesaian_inc batas_waktu_inc realisasi_waktu_inc peringatan_inc

FK_DIPERLUKAN

id_trans_int id_barang no_ncr id_jb tanggal_int jml_asli jml_masalah ket_masalah_int status_int target_int realisasi_int

mst_alur id_alur no_ncr nama_alur alur batas_waktu total_waktu

varchar(5) varchar(15) varchar(10) varchar(100) varchar(100) int

id_trans_int no_ncr id_dept urutan_int tgl_penyelesaian_int lap_penyelesaian_int batas_waktu_int realisasi_waktu_int peringatan_int

varchar(5) varchar(15) varchar(3) int date varchar(500) int int int

mst_departemen

varchar(5) varchar(5) varchar(15) date date varchar(50) int int int int varchar(10) date date varchar(20)

FK_DILAKUKAN

FK_MEMILIKI mst_pemasok detail_ketidaksesuaian

id_pem nama_pem alamat_pem telp_pem email_pem jenis_barang status_pem

no_ncr varchar(15) ketidaksesuaian varchar(300)

id_dept varchar(3) nama_dept varchar(50) root_cause int

id_trans_out id_pem no_ncr tanggal_out tgl_inv komponen jml terima tolak proses_klaim_out status_out target_out realisasi_out no_invoice_out

FK_DIMILIKI

varchar(5) varchar(100) varchar(200) int varchar(50) varchar(100) int

FK_DIMILIKI

Gambar 3.16 PDM Sistem Informasi Pengendalian Penanganan Klaim

57

3.2.4 Rancangan Database Pada perancangan database ini akan dijelaskan mengenai tabel-tabel yang digunakan dalam perancangan sistem. Adapun struktur dari tabel-tabel ini adalah: a. Tabel Master User Nama Tabel

: mst_user

Primary Key

: id_user

Fungsi

: untuk menyimpan data user

Tabel 3.1 Master User Field id_user id_jabatan nama role departemen username password

Type varchar integer varchar integer varchar varchar varchar

Length 4 50 3 15 15

Keterangan ID user ID jabatan Nama user Jenis user Nama departemen Username user Password user

b. Tabel Master Jabatan Nama Tabel

: mst_jabatan

Primary Key

: id_jabatan

Fungsi

: untuk menyimpan data jabatan

Tabel 3.2 Master Jabatan Field Type id_jabatan integer nama_jabatan varchar

Length 50

c. Tabel Master Pelanggan Nama Tabel

: mst_pelanggan

Keterangan ID jabatan Nama jabatan

58

Primary Key

: id_pel

Fungsi

: untuk menyimpan data pelanggan

Tabel 3.3 Master Pelanggan Field id_pel nama_pel alamat_pel telp_pel email_pel status_pel user_pel pass_pel

Type varchar varchar varchar integer varchar integer varchar varchar

Length 5 100 200 50 15 15

Keterangan ID pelanggan Nama pelanggan Alamat pelanggan Nomor telepon pelanggan Email pelanggan Status pelanggan Username pelanggan Password pelanggan

d. Tabel Master Jenis Barang Nama Tabel

: mst_jenis_barang

Primary Key

: id_jb

Fungsi

: untuk menyimpan data jenis barang

Tabel 3.4 Master Jenis Barang Field id_jb nama_jb

Type varchar varchar

Length 4 50

Keterangan ID jenis barang Nama jenis barang

e. Tabel Master Barang Nama Tabel

: mst_barang

Primary Key

: id_barang

Fungsi

: untuk menyimpan data barang

Tabel 3.5 Master Barang Field id_barang id_jb


Length 4 4

Keterangan ID barang ID jenis barang

59

Field Type nama_barang varchar tipe_barang varchar amperemeter integer batch integer harga integer

Length 100 100 -

Keterangan Nama barang Tipe barang Amperemeter barang Batch barang Harga barang

f. Tabel Master Kegiatan Nama Tabel

: mst_kegiatan

Primary Key

: id_keg

Fungsi

: untuk menyimpan data kegiatan

Tabel 3.6 Master Kegiatan Field id_keg id_dept nama_keg isi_keg

Type varchar varchar varchar varchar

Length 4 3 50 200

Keterangan ID kegiatan ID departemen Nama kegiatan Isi kegiatan

g. Tabel Master Departemen Nama Tabel

: mst_departemen

Primary Key

: id_dept

Fungsi

: untuk menyimpan data departemen

Tabel 3.7 Master Departemen Field id_dept nama_dept root_cause

Type varchar varchar integer

Length 3 50 -

h. Tabel Master Pemasok Nama Tabel

: mst_pemasok

Primary Key

: id_pem

Keterangan ID departemen Nama departemen Status root cause

60

Fungsi

: untuk menyimpan data pemasok

Tabel 3.8 Master Pemasok Field id_pem nama_pem alamat_pem telp_pem email_pem jenis_barang status_pem

Type varchar varchar varchar integer varchar varchar integer

Length 5 100 200 50 100 -

Keterangan ID pemasok Nama pemasok Alamat pemasok Nomor telepon pemasok Email pemasok Jenis barang yang disuplai pemasok Status pemasok

i. Tabel Master Invoice Nama Tabel

: invoice

Primary Key

: id_invoice

Fungsi

: untuk menyimpan data invoice

Tabel 3.9 Master Invoice Field

Type

Length

Keterangan

id_invoice

varchar

3

no_ncr no_invoice

varchar varchar

15 20

ID invoice

Nomor ncr Nomor invoice

tgl_invoice

date

-

Tanggal invoice

j. Tabel Master Alur Claim Nama Tabel

: mst_alur

Primary Key

: id_alur

Fungsi

: untuk menyimpan data alur departemen

Tabel 3.10 Master Alur Claim Type

Length

id_alur

Field

varchar

5

no_ncr nama_alur

varchar varchar

15 10

Keterangan ID alur claim

Nomor ncr Nama alur claim

61

Field alur batas_waktu total_waktu


Length 100 100 -

int

Keterangan Urutan alur setiap departemen Batas waktu pengerjaan klaim Total waktu pengerjaan klaim

k. Tabel Transaksi Incoming Claim Nama Tabel

: claim_incoming

Primary Key

: id_trans_inc

Fungsi

: untuk menyimpan data transaksi incoming claim

Tabel 3.11 Transaksi Incoming Claim Field id_trans_inc no_ncr id_pel id_barang id_jb tanggal_inc qty ket_masalah_inc proses_klaim_inc status_inc target_inc realisasi_inc

Type varchar varchar varchar varchar varchar date integer varchar integer varchar date date

Length 5 15 5 4 4 300 10 -

no_invoice_inc

varchar

30

Keterangan ID transaksi incoming claim Nomor ncr ID pelanggan ID barang ID jenis barang Tanggal incoming claim Quantity barang Keterangan masalah Proses klaim Status klaim Target penyelesaian klaim Realisasi penyelesaian klaim Nomor invoice barang

l. Tabel Monitoring Incoming Nama Tabel

: monitoring_incoming

Primary Key

: id_trans_inc

Fungsi

: untuk menyimpan data pemantauan incoming claim

Tabel 3.12 Monitoring Incoming Field id_trans_inc

Type varchar

Length 5

Keterangan ID transaksi incoming claim

62

no_ncr id_dept

Field


Length 15 3

urutan_inc

integer

-

tgl_penyelesaian_inc

date

-

lap_penyelesaian_inc

varchar

500

int int int

-

batas_waktu_inc realisasi_waktu_inc peringatan_inc

Keterangan Nomor ncr ID departemen Urutan penyelesaian incoming claim Tanggal penyelesaian incoming claim Laporan penyelesaian incoming claim Batas waktu penyelesaian klaim Realisasi dari penyelesaian klaim Peringatan klaim

m. Tabel Setup Alur Nama Tabel

: setup_alur

Primary Key

: id_setup_alur

Fungsi

: untuk menyimpan data setup alur

Tabel 3.13 Setup Alur Field id_setup_alur no_ncr setup_alur

Type varchar varchar varchar

Length 5 15 100

Keterangan ID setup alur Nomor ncr Alur pengerjaan klaim

n. Tabel Transaksi Outgoing Claim Nama Tabel

: claim_outgoing

Primary Key

: id_trans_out

Fungsi

: untuk menyimpan data transaksi outgoing claim

Tabel 3.14 Transaksi Outgoing Claim Field id_trans_out no_ncr id_pem tanggal_out

Type varchar varchar varchar date

Length 5 15 5 -

Keterangan ID transaksi outgoing claim Nomor ncr ID pemasok Tanggal outgoing claim

63

Type

Length

no_invoice_out

Field

varchar

20

Nomor invoice barang

Keterangan

tgl_inv komponen jml terima tolak proses_klaim_out status_out target_out realisasi_out

date varchar integer integer integer integer varchar date date

50 10 -

Tanggal invoice Nama komponen Jumlah komponen Komponen yang diterima Komponen yang ditolak Proses klaim Status klaim Target penyelesaian klaim Realisasi penyelesaian klaim

o. Tabel Monitoring Outgoing Nama Tabel

: monitoring_outgoing

Primary Key

: id_trans_out

Fungsi

: untuk menyimpan data pemantauan outgoing claim

Tabel 3.15 Monitoring Outgoing Field id_trans_out no_ncr id_dept

Type varchar varchar varchar

proses_klaim

integer

urutan_out integer tgl_penyelesaian_out date lap_penyelesaian_out varchar batas_waktu_out int realisasi_waktu_out int peringatan_out int

Length Keterangan 5 ID transaksi outgoing claim 15 Nomor ncr 3 ID departemen Proses klaim penyelesaian outgoing claim Urutan penyelesaian outgoing claim Tanggal penyelesaian outgoing claim 500 Laporan penyelesaian outgoing claim Batas waktu penyelesaian klaim Realisasi dari penyelesaian klaim Peringatan klaim

p. Tabel Transaksi Internal Claim Nama Tabel

: claim_internal

Primary Key

: id_trans_int

Fungsi

: untuk menyimpan data transaksi internal claim

64

Tabel 3.16 Transaksi Internal Claim Field id_trans_int id_barang no_ncr id_jb tanggal_int jml_asli jml_masalah ket_masalah_int status_int target_int realisasi_int

Type varchar varchar varchar varchar date integer integer varchar varchar date

Length 5 4 15 4 300 10 -

date

-

Keterangan ID transaksi internal claim ID barang Nomor ncr ID jenis barang Tanggal internal claim Jumlah barang Jumlah barang bermasalah Keterangan masalah Status klaim Target penyelesaian klaim Realisasi penyelesaian klaim

q. Tabel Monitoring Internal Nama Tabel

: monitoring_internal

Primary Key

: id_trans_int

Fungsi

: untuk menyimpan data pemantauan internal claim

Tabel 3.17 Monitoring Internal Field id_trans_int no_ncr id_dept urutan_int tgl_penyelesaian_int

Type varchar varchar varchar integer

Length 5 15 3 -

date

-

lap_penyelesaian_int varchar batas_waktu_int realisasi_waktu_int peringatan_int

500

int int int

-

r. Tabel Root Cause Nama Tabel

: root_cause

Primary Key

: no_ncr

Keterangan ID transaksi internal claim Nomor ncr ID departemen Urutan penyelesaian internal claim Tanggal penyelesaian internal claim Laporan penyelesaian internal claim Batas waktu penyelesaian klaim Realisasi dari penyelesaian klaim Peringatan klaim

65

Fungsi

: untuk menyimpan data root cause

Tabel 3.18 Root Cause Field no_ncr tanggal tindakan_sementara tgl_tindakan akar_permasalahan tindakan_perbaikan tgl_perbaikan

Type varchar date varchar date varchar varchar date

Length 15 500 500 500 -

Keterangan Nomor ncr Tanggal ncr Tindakan sementara yang dilakukan Tanggal melakukan tindakan Akar permasalahan Tindakan perbaikan yang dilakukan Tanggal melakukan perbaikan

s. Tabel Detail Masalah Nama Tabel

: detail_masalah

Primary Key

: potential_problem

Fungsi

: untuk menyimpan data detail masalah yang terjadi

Tabel 3.19 Detail Masalah Field no_ncr id_4m potential_problem why CAR

Type varchar varchar varchar varchar varchar

Length 15 4 300 500 500

Keterangan Nomor ncr ID 4m Masalah yang terjadi Penyebab terjadinya masalah Solusi yang harus dilakukan

t. Tabel Master 4M Nama Tabel

: mst_4m

Primary Key

: id_4m

Fungsi

: untuk menyimpan data 4m

Tabel 3.20 Master 4M Field id_4m

Type varchar

Length 4

Keterangan ID 4m

66

Field nama_4m

Type varchar

Length 100

Keterangan Nama 4m

u. Tabel Detail Ketidaksesuaian Nama Tabel

: detail_ketidaksesuaian

Primary Key

: ketidaksesuaian

Fungsi

: untuk menyimpan data ketidaksesuaian pada barang klaim

Tabel 3.21 Detail Ketidaksesuaian

no_ncr

Field

Type varchar

Length 15

ketidaksesuaian

varchar

300

Keterangan Nomor ncr Masalah yang terjadi pada barang klaim

3.2.5 Rancangan Interface Setelah membuat Sistem Flow, ER-Diagram dan perancangan database kemudian dibuat suatu desain input dan output untuk mengartikan suatu desain sistem.

A Desain Halaman Login Halaman ini berfungsi untuk melakukan validasi terhadap password yang dimasukkan. Penggunanya ada 5, yaitu: Admin, Staf, Manajer, Pelanggan dan Induk, seperti terlihat pada Gambar 3.17.

LOGIN Id Password Login

Gambar 3.17 Desain Halaman Login User

67

B Desain Halaman Master Halaman master digunakan untuk melakukan maintenance data master. Adapun desain halaman master tersebut adalah sebagai berikut: 1. Desain Halaman Master User Halaman ini berfungsi untuk melakukan maintenance data user. Yang bertugas untuk melakukan maintenance data user ini adalah administrator. Melalui halaman ini, admin dapat melakukan input dan update data user. Desain halaman master user digambarkan pada Gambar 3.18.

Anda Login Sebagai ….. Master

˄

Nama

Jenis User Jabatan Departemen Username

- Master User - Master Departemen - Master Barang - Master Jenis Barang - Master 4M - Master Pemasok - Master Pelanggan - Master Kegiatan - Master Jabatan - Master Alur Claim - Master Invoice

Transaksi Pemantauan Laporan Grafik

˅ ˅ ˅ ˅

Logout

Master User Nama Jenis User

˅

Jabatan

˅

Departemen

˅

Username Password Simpan

Update

Batal

Delete

Gambar 3.18 Desain Halaman Master User

2. Halaman Master Departemen Halaman ini berfungsi untuk melakukan maintenance data departemen. Yang bertugas untuk melakukan maintenance data departemen ini adalah administrator. Melalui halaman ini, admin dapat melakukan input dan update data departemen. Desain halaman master departemen digambarkan pada Gambar 3.19.

68

Anda Login Sebagai ….. ˄

Master



Logout

Master Departemen No

Nama Departemen Isi Root Cause Nama Departemen ˅

Isi Root Cause

˅ ˅ ˅ ˅

Batal

Simpan

Delete

Update

Gambar 3.19 Desain Halaman Master Departemen

3. Halaman Master Barang Halaman ini berfungsi untuk melakukan maintenance data barang. Yang bertugas untuk melakukan maintenance data barang ini adalah administrator. Melalui halaman ini, admin dapat melakukan input dan update data barang. Desain halaman master barang digambarkan pada Gambar 3.20.


˄

Nama Barang

Tipe Barang

Amperemeter

Jenis Barang



˅ ˅ ˅ ˅

Harga

Logout

Master Barang Nama Barang (Item Master) Type Amperemeter Batch ˅

Jenis Barang (PG)

/ Satuan

Price Simpan Update

Delete

Gambar 3.20 Desain Halaman Master Barang

Batal

69

4. Halaman Master Jenis Barang Halaman ini berfungsi untuk melakukan maintenance data jenis barang. Yang bertugas untuk melakukan maintenance data jenis barang ini adalah administrator. Melalui halaman ini, admin dapat melakukan input dan update data jenis barang. Desain halaman master jenis barang digambarkan pada Gambar 3.21.


˄


Transaksi

˅

Pemantauan

˅

Laporan

˅

Grafik

˅

Logout

Master Jenis Barang No

Jenis Barang Nama Jenis Barang

Simpan

Update

Batal

Delete

Gambar 3.21 Desain Halaman Master Jenis Barang

5. Halaman Master Jabatan Halaman ini berfungsi untuk melakukan maintenance data jabatan. Yang bertugas untuk melakukan maintenance data jabatan ini adalah administrator. Melalui halaman ini, admin dapat melakukan input dan update data jabatan. Desain halaman master jabatan digambarkan pada Gambar 3.22.

70


Master Jabatan

˄

No


Transaksi Pemantauan

˅ ˅

Laporan Grafik

˅ ˅

Logout

Jabatan Nama Jabatan

Simpan

Update

Batal

Delete

Gambar 3.22 Desain Halaman Master Jabatan

6. Halaman Master 4M Halaman ini berfungsi untuk melakukan maintenance data 4M. Yang bertugas untuk melakukan maintenance data 4M ini adalah administrator. Melalui halaman ini, admin dapat melakukan input dan update data 4M. Desain halaman master 4M digambarkan pada Gambar 3.23.


˄



˅ ˅ ˅ ˅

Logout

Master 4M No

4M Nama 4M

Simpan

Update

Delete

Gambar 3.23 Desain Halaman Master 4M

Batal

71

7. Halaman Master Pemasok Halaman ini berfungsi untuk melakukan maintenance data pemasok. Yang bertugas untuk melakukan maintenance data pemasok ini adalah administrator. Melalui halaman ini, admin dapat melakukan input dan update data pemasok. Desain halaman master pemasok digambarkan pada Gambar 3.24.


˄

Nama

Alamat

Jenis Suplai Barang Status Pemasok



Logout

Master Pemasok Nama Pemasok Alamat No Telp Email Jenis Suplai Barang ˅

Status Pemasok

˅ ˅ ˅ ˅

Simpan Update

Batal

Delete

Gambar 3.24 Desain Halaman Master Pemasok

8. Halaman Master Pelanggan Halaman ini berfungsi untuk melakukan maintenance data pelanggan. Yang bertugas

untuk

melakukan

maintenance

data

pelanggan

ini

adalah

administrator. Melalui halaman ini, admin dapat melakukan input dan update data pelanggan. Desain halaman master pelanggan digambarkan pada Gambar 3.25.

72


˄

Nama

Alamat

Status

Username



˅ ˅ ˅ ˅

Logout

Master Pelanggan Nama Pelanggan Alamat No Telp Email ˅

Status Username Password Update

Simpan

Delete

Batal

Gambar 3.25 Desain Halaman Master Pelanggan

9. Halaman Master Kegiatan Halaman ini berfungsi untuk melakukan maintenance data kegiatan. Yang bertugas untuk melakukan maintenance data kegiatan ini adalah administrator. Melalui halaman ini, admin dapat melakukan input dan update data kegiatan. Desain halaman master kegiatan digambarkan pada Gambar 3.26.


˄



˅ ˅ ˅ ˅

Logout

Master Kegiatan Nama Kegiatan

Isi Kegiatan

Departemen Nama Kegiatan Isi Kegiatan

˅

Departemen

Simpan

Update

Delete

Gambar 3.26 Desain Halaman Master Kegiatan

Batal

73

10. Halaman Master Alur Claim Halaman ini berfungsi untuk melakukan maintenance data alur klaim. Yang bertugas untuk melakukan maintenance data alur klaim ini adalah administrator. Melalui halaman ini, admin dapat melakukan input dan update data alur klaim. Desain halaman master alur claim digambarkan pada Gambar 3.27.


˄



Logout

Master Alur Claim

No.

˅ ˅ ˅ ˅

Nama Claim

Alur Proses Klaim Nama Departemen Batas Pengerjaan

Update

Delete

Gambar 3.27 Desain Halaman Master Alur Claim

11. Halaman Master Invoice Halaman ini berfungsi untuk melakukan maintenance data invoice. Yang bertugas untuk melakukan maintenance data invoice ini adalah administrator. Melalui halaman ini, admin dapat melakukan input dan update data invoice. Desain halaman master invoice digambarkan pada Gambar 3.28.

74

Anda Login Sebagai ….. ˄

Master



˅ ˅ ˅ ˅

Tanggal Invoice

No. Invoice

No

Logout

Master Invoice No. Invoice Tanggal

Simpan

Batal

Delete

Update

Gambar 3.28 Desain Halaman Master Invoice

C Desain Halaman Transaksi Halaman transaksi digunakan untuk memasukkan data transaksi klaim. Adapun desain halaman transaksi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Halaman Transaksi Incoming Claim Halaman ini berfungsi untuk memasukkan data transaksi incoming claim. Yang bertugas untuk melakukan transaksi ini adalah administrator. Melalui halaman ini, admin dapat melakukan input transaksi incoming claim. Desain halaman transaksi incoming claim digambarkan pada Gambar 3.29.


˅

Transaksi

˄

No. NCR

Tanggal

Pelanggan

Status

No. NCR

- Incoming Claim - Outgoing Claim - Internal Claim

Pemantauan Laporan Grafik

Barang

Logout

Transaksi Incoming Claim

Tanggal ˅ ˅ ˅

Pelanggan

˅

Jenis Barang (PG)

˅

Nama Barang

˅

Amperemeter No. Invoice Quantity Update

Delete

Keterangan Masalah

˅

Proses Klaim Open

Status Simpan

Batal

Gambar 3.29 Desain Halaman Transaksi Incoming Claim

75

2. Halaman Transaksi Outgoing Claim Halaman ini berfungsi untuk memasukkan data transaksi outgoing claim. Yang bertugas untuk melakukan transaksi ini adalah administrator. Melalui halaman ini, admin dapat melakukan input transaksi outgoing claim. Desain halaman transaksi outgoing claim digambarkan pada Gambar 3.30.


˅

Transaksi

˄

No. NCR

Tanggal

Pemasok

Tanggal Invoice

Status

Logout

Transaksi Outgoing Claim No. NCR


Tanggal ˅

Pemasok

Pemantauan

˅

Laporan Grafik

˅ ˅

No. Invoice Tanggal Invoice Nama Komponen Jumlah Barang Total Diterima Update

Delete

Total Ditolak ˅

Proses Klaim Open

Status Simpan

Batal

Gambar 3.30 Desain Halaman Transaksi Outgoing Claim

3. Halaman Transaksi Internal Claim Halaman ini berfungsi untuk memasukkan data transaksi internal claim. Yang bertugas untuk melakukan transaksi ini adalah administrator. Melalui halaman ini, admin dapat melakukan input transaksi internal claim. Desain halaman transaksi internal claim digambarkan pada Gambar 3.31.

76


˅

Transaksi

˄

No. NCR

Tanggal

Barang

Transaksi Internal Claim No. NCR


Pemantauan Laporan Grafik

Status

Logout

Tanggal ˅ ˅ ˅

Jenis Barang (PG)

˅

Nama Barang

˅

Amperemeter Jumlah Barang

Update

Delete

Jumlah Barang yang bermasalah Keterangan Masalah

Open

Status Simpan

Batal

Gambar 3.31 Desain Halaman Transaksi Internal Claim

D Desain Halaman Pemantauan Halaman ini berfungsi untuk melakukan pemantauan data transaksi incoming claim, outgoing claim dan internal claim. Yang bertugas untuk melakukan pemantauan data transaksi ini adalah administrator, manajer, induk perusahaan dan pelanggan. Desain halaman pemantauan klaim digambarkan pada Gambar 3.32.


˅

Transaksi Pemantauan

˅ ˄

- Incoming Claim – Replacement - Outgoing Claim – Rework - Outgoing Claim – Return - Outgoing Claim – Scrap - Internal Claim

Laporan Grafik

Logout

Pemantauan Klaim No. NCR Tanggal Mulai Target Selesai Alur Departemen

Semua Claim

Claim Selesai

Status Pengerjaan Status Klaim

Proses Claim

˅ ˅

Gambar 3.32 Desain Halaman Pemantauan Klaim

77

E Desain Halaman Laporan Halaman laporan digunakan untuk melakukan pembuatan laporan yang berkaitan dengan proses penanganan klaim. Adapun desain halaman laporan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Laporan 8D Report Laporan ini ditujukan agar dapat mengetahui akar permasalahan yang terjadi pada barang yang diklaim oleh pelanggan. Melalui halaman ini, administrator, manajer, dan induk perusahaan dapat mencetak laporan 8D Report. Desain laporan 8D Report digambarkan pada Gambar 3.33.

Anda Login Sebagai ….. Master Transaksi

˅ ˅

Pemantauan Laporan

˅ ˄

- 8D Report - Kecatatan Produk - Permasalahan Terjadi - Kinerja Departemen - 4M - Pemasok - Pelanggan

Grafik

Logout

8D Report No. NCR Kepada Nama Telp. / Fax Email

Cetak

Batal

˅

Gambar 3.33 Desain Laporan 8D Report

2. Laporan Kecacatan Produk Laporan ini ditujukan agar dapat mengetahui barang yang sering diklaim oleh pelanggan. Melalui halaman ini, administrator, manajer, dan induk perusahaan dapat mencetak laporan kecacatan produk. Desain laporan kecacatan produk digambarkan pada Gambar 3.34.

78

Anda Login Sebagai ….. Master Transaksi Pemantauan Laporan

˅ ˅ ˅ ˄


Logout

Kecatatan Produk Periode ˅

Bulan Tahun

Cetak

Batal

˅

Grafik

Gambar 3.34 Desain Laporan Kecacatan Produk

3. Laporan Permasalahan Terjadi Laporan ini ditujukan agar dapat mengetahui faktor-faktor yang terjadi pada barang yang bermasalah. Melalui halaman ini, administrator, manajer, dan induk perusahaan dapat mencetak laporan permasalahan terjadi. Desain laporan permasalahan terjadi digambarkan pada Gambar 3.35.


˅ ˅

Pemantauan Laporan

˅ ˄


Grafik

Permasalahan Terjadi Nama Barang ˅

Bulan Tahun

Cetak

Batal

˅

Gambar 3.35 Desain Laporan Permasalahan Terjadi

Logout

79

4. Laporan 4M Laporan ini ditujukan agar dapat mengetahui faktor permasalahan yang sering terjadi dalam suatu periode. Melalui halaman ini, administrator, manajer, dan induk perusahaan dapat mencetak laporan 4M. Desain laporan 4M digambarkan pada Gambar 3.36.

Anda Login Sebagai ….. Master Transaksi Pemantauan Laporan

˅ ˅ ˅ ˄


Grafik

Logout

4M Periode ˅

Bulan Tahun

Cetak

Batal

˅

Gambar 3.36 Desain Laporan 4M

5. Laporan Kinerja Departemen Laporan ini ditujukan agar dapat mengetahui departemen-departemen yang paling sering mendapatkan proses penanganan klaim. Melalui halaman ini, administrator, manajer, dan induk perusahaan dapat mencetak laporan kinerja departemen. Desain laporan kinerja departemen digambarkan pada Gambar 3.37.

80


˅ ˅

Pemantauan

˅

Periode

Laporan

˄

Bulan

Kinerja Departemen


Grafik

Logout

˅

Tahun

Cetak

Batal

˅

Gambar 3.37 Desain Laporan Kinerja Departemen

6. Laporan Pemasok Laporan ini ditujukan agar dapat mengetahui pemasok yang sering memasok barang yang bermasalah. Melalui halaman ini, administrator, manajer, dan induk perusahaan dapat mencetak laporan pemasok. Desain laporan pemasok digambarkan pada Gambar 3.38.


˅ ˅

Pemantauan Laporan

˅ ˄


Grafik

Pemasok Periode ˅

Bulan Tahun

Cetak

Batal

˅

Gambar 3.38 Desain Laporan Pemasok

Logout

81

7. Laporan Pelanggan Laporan ini ditujukan agar dapat mengetahui pelanggan yang sering melakukan klaim. Melalui halaman ini, administrator, manajer, dan induk perusahaan dapat mencetak laporan pelanggan. Desain laporan pelanggan digambarkan pada Gambar 3.39.


˅ ˅

Pelanggan

Pemantauan

˅

Periode

Laporan

˄

Bulan


Grafik

Logout

˅

Tahun

Cetak

Batal

˅

Gambar 3.39 Desain Laporan Pelanggan

F Desain Halaman Grafik Grafik ini ditujukan agar dapat memudahkan dalam melihat kondisi klaim yang terdapat pada PT. E-T-A Indonesia. Melalui halaman ini, administrator, manajer, dan induk perusahaan dapat melihat grafik. Desain grafik digambarkan pada Gambar 3.40.

82

Anda Login Sebagai ….. Master Transaksi Pemantauan Laporan Grafik

˅ ˅ ˅ ˅ ˄

Logout

Grafik Periode ˅

Bulan Tahun

- Kecatatan Produk - Claim Barang - Jenis Barang - Kinerja Departemen - 4M - Pemasok

Detail Grafik Grafik

Lihat Grafik

Batal

Gambar 3.40 Desain Grafik

G Desain Halaman Staf Halaman staf digunakan untuk oleh staf tiap departemen untuk melakukan proses transaksi penyelesaian penanganan klaim. Adapun desain halaman master tersebut adalah sebagai berikut: 1. Halaman Staf Incoming Claim Halaman ini berfungsi untuk memasukkan data penyelesaian laporan penanganan incoming claim. Yang bertugas untuk memasukkan data penyelesaian laporan penanganan klaim ini adalah staf. Melalui halaman ini, staf dapat memasukkan data penyelesaian laporan penanganan incoming claim. Desain halaman transaksi incoming claim staf digambarkan pada Gambar 3.41.

83

Anda Login Sebagai …..

Transaksi

˄


Logout

Transaksi Incoming Claim No. NCR

Masalah

Pelanggan

Barang

Kegiatan

Batas Pengerjaan

Tanggal Penyelesaian √ Root Cause

Gambar 3.41 Desain Halaman Staf Incoming Claim

2. Halaman Staf Outgoing Claim Halaman ini berfungsi untuk memasukkan data penyelesaian laporan penanganan outgoing claim. Yang bertugas untuk memasukkan data penyelesaian laporan penanganan klaim ini adalah staf. Melalui halaman ini, staf dapat memasukkan data penyelesaian laporan penanganan outgoing claim. Desain halaman transaksi outgoing claim staf digambarkan pada Gambar 3.42.


Transaksi - Incoming Claim - Outgoing Claim - Internal Claim

˄

Logout

Transaksi Outgoing Claim No. NCR

Pemasok

Proses Klaim

Komponen

Kegiatan

Batas Pengerjaan


Gambar 3.42 Desain Halaman Staf Outgoing Claim

3. Halaman Staf Internal Claim Halaman ini berfungsi untuk memasukkan data penyelesaian laporan penanganan internal claim. Yang bertugas untuk memasukkan data

84

penyelesaian laporan penanganan klaim ini adalah staf. Melalui halaman ini, staf dapat memasukkan data penyelesaian laporan penanganan internal claim. Desain halaman transaksi internal claim staf digambarkan pada Gambar 3.43.


˄

Transaksi

Logout

Transaksi Internal Claim


Masalah

No. NCR

Kegiatan

Barang

Batas Pengerjaan


Gambar 3.43 Desain Halaman Staf Internal Claim

H Desain Halaman Root Cause Halaman ini berfungsi untuk melakukan mengisi data root cause. Yang bertugas untuk melakukan mengisi data root cause ini adalah staf. Melalui halaman ini, staf dapat melakukan input dan update data root cause. Desain halaman root cause digambarkan pada Gambar 3.44.

Root Cause Analysis No. NCR

Tindakan Sementara

Tindakan Perbaikan & Pencegahan

Tanggal Tindakan Sementara

Tanggal Tindakan Perbaikan

Akar Penyebab Masalah

Tanggal Selesai Detil Ketidaksesuaian Tambah Detil

Kategori 4M

Potential Problem

W1

Machine

+

Man

+ + +

Method Material

W3

W2

Simpan

W4

Batal

Gambar 3.44 Desain Halaman Root Cause

W5

CAR

85

3.3 Perancangan Evaluasi Sistem Setelah

melakukan

perancangan

dan

desain

sistem

informasi

pengendalian penanganan klaim, maka tahapan yang dilakukan selanjutnya adalah melakukan perencanaan atas uji coba sistem informasi yang akan dilakukan setelah sistem informasi selesai dibangun. Uji coba ini dilakukan untuk mengetahui apakah sistem informasi yang dibuat telah sesuai dengan kebutuhan dari PT. E-T-A Indonesia. Uji coba ini dilakukan dengan uji coba sistem dan juga uji coba yang dilakukan pengguna.

3.3.1 Rancangan Uji Coba Sistem Setelah melakukan rancang bangun sistem informasi pengendalian penanganan klaim, maka harus dilakukan uji coba untuk menguji fungsionalitas dari sistem informasi yang telah dibangun. Uji fungsionalitas ini dilakukan dengan menggunakan black box testing. Rancangan uji coba untuk sistem informasi pengendalian penanganan klaim ini dapat dilihat pada Tabel 3.22.

Tabel 3.22 Rancangan Uji Coba Sistem No

1

2

Fungsionalitas

Login sistem

Master (insert, update, delete)

Halaman Tujuan

Login

Master

Cara Melakukan Pengujian a. Memasukkan password yang benar. b. Memasukkan password yang salah.

a. Memasukkan data baru. b. Melakukan ubah data yang sudah ada.

Hasil yang diharapkan a. Jika password benar, maka sukses masuk ke sistem. b. Jika password salah, muncul peringatan untuk memasukkan kembali password yang benar. a. Untuk proses memasukkan data, sistem berhasil memasukkan data baru.

86

No

Fungsionalitas

Halaman Tujuan

Cara Melakukan Pengujian c. Melakukan hapus data yang ingin dihapus.

Hasil yang diharapkan b. Untuk proses ubah, sistem berhasil mengubah data yang telah ada. c. Untuk proses hapus, sistem berhasil menghapus data yang ingin dihapus.

3

Transaksi (incoming claim, outgoing claim, internal claim)

4

Penentuan setup alur claim

5

6

7

Pemantauan (incoming claim, outgoing claim rework, outgoing claim return, outgoing claim scrap, internal claim) Penyimpanan laporan data penanganan klaim Pemberian notifikasi penanganan klaim

Transaksi

Setup Alur

a. Memasukkan a. Sistem berhasil data transaksi memasukkan data b. Melakukan transaksi. pengecekan b. Sistem berhasil apakah data menampilkan data transaksi yang transaksi yang sudah sudah dimasukkan. dimasukkan berhasil disimpan oleh sistem. a. Melakukan a. Sistem mampu pengecekan menampilkan apakah halaman halaman setup alur. setup alur muncul setelah menyimpan data transaksi. b. Memasukkan data setup alur departemen yang ingin dituju.

Melakukan pengecekan apakah departemen yang bersangkutan telah melakukan proses Pemantauan penanganan klaim.

Staf

Manajer, Staf

Memasukkan data laporan penanganan klaim. Melakukan pengecekan apakah notifikasi telah sukses dan terkirim.

b. Sistem berhasil memasukkan data setup alur.

Sistem mampu menampilkan persentase dari hasil pengerjaan departemen yang bersangkutan.

Sistem berhasil memasukkan data laporan penanganan klaim. Sistem berhasil mengirimkan notifikasi penanganan klaim.

87

3.3.2 Rancangan Angket Uji Coba Pengguna Perancangan angket uji coba pengguna ini dilakukan agar sistem informasi yang dibuat telah sesuai dengan kebutuhan pengguna dan telah dapat diterima oleh pengguna. Perancangan angket uji coba pengguna ini dibagi menjadi dua bagian yaitu rencana uji coba subjek staf, dapat dilihat pada Tabel 3.23 dan rencana uji coba subjek manajer, dapat dilihat pada Tabel 3.24.

Tabel 3.23 Rancangan Uji Coba Subjek Staf No. Pertanyaan 1 Bagaimana tampilan aplikasi pengendalian penanganan klaim? 2 Apakah alur proses transaksi pada aplikasi sudah sesuai dengan kegiatan transaksi yang ada pada PT. E-T-A Indonesia? 3 Apakah notifikasi yang diberikan oleh sistem dapat membantu mengingatkan proses penanganan klaim pada PT. E-T-A Indonesia?

1 2 3 4 5

Tabel 3.24 Rancangan Uji Coba Subjek Manajer No. Pertanyaan 1 Bagaimana tampilan aplikasi pengendalian penanganan klaim? 2 Apakah aplikasi pengendalian penanganan klaim telah mampu memantau proses penanganan klaim? 3 Apakah laporan 8D report sudah memenuhi kebutuhan pada PT. E-T-A Indonesia? 4 Apakah laporan kecacatan produk sudah memenuhi kebutuhan pada PT. E-T-A Indonesia? 5 Apakah laporan permasalahan terjadi sudah memenuhi kebutuhan pada PT. E-T-A Indonesia? 6 Apakah laporan kinerja departemen sudah memenuhi kebutuhan pada PT. E-T-A Indonesia? 7 Apakah laporan 4M sudah memenuhi kebutuhan pada PT. E-T-A Indonesia? 8 Apakah laporan pemasok sudah memenuhi kebutuhan pada PT. E-T-A Indonesia? 9 Apakah laporan pelanggan sudah memenuhi kebutuhan pada PT. E-T-A Indonesia?

1 2 3 4 5

88

Keterangan: 1 = Sangat Kurang 2 = Kurang 3 = Cukup 4 = Baik 5 = Sangat Baik

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. Penanganan Klaim dengan Administrative Workflow Systems pada PT. E-T-A

Recommend Documents