BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1
Analisis Sistem
3.1.1 Identifikasi Masalah Permasalahan yang dihadapi oleh Hotel Pondok Asri Surabaya adalah keterlambatan dalam penyampaian informasi yang terjadi antar bagian yang terdapat dalam hotel yang berhubungan langsung dengan tamu hotel. Keterlambatan dalam penyampaian informasi antara bagian front office, housekeeping, dan food & beverages, yaitu informasi terbaru status kamar serta pencatatan dan pengumpulan tagihan tamu yang bertransaksi pada bagian housekeeping. Hal ini disebabkan karena bagian lain belum memiliki sistem terkomputerisasi yang terhubung dengan front office untuk menerima dan memperbaharui informasi status kamar serta mencatat tagihan tamu agar langsung terupdate pada master tagihan tamu di front office. Keterlambatan informasi antara bagian front office dengan bagian food & beverages juga disebabkan karena bagian food & beverages tidak mempunyai informasi sendiri tentang kedatangan tamu yang akan menginap dan agar dapat permintaan-permintaan spesial tamu dengan baik. Selama ini informasi tersebut masih diterima secara manual melalui telepon dari bagian front office. Selain itu, pencatatan dan pengumpulan tagihan ke bagian front office masih dilakukan secara manual yang sering menyebabkan penumpukan kertas tagihan, sehingga pencatatan pada master tagihan tamu dalam jumlah banyak yang menyebabkan rentan terjadi kesalahan.
18
19
Permasalahan kedua adalah dalam pembuatan laporan pendapatan harian hotel yang masih dikerjakan secara manual dengan menggunakan program Excel. Pembuatan laporan ini dikerjakan oleh bagian front office. Pada musim tamu sepi (low season) pembuatan laporan ini masih bisa dikerjakan dengan cukup baik, namun sangat berbeda keadaannya pada saat musim tamu ramai (high season). Bagian front office menjadi kewalahan dalam merekap semua transaksi-transaki yang terjadi disetiap bagian yang dimiliki hotel untuk membuat laporan pendapatan harian. Keadaan seperti ini menyebabkan rentan terjadi kesalahan yang menimbulkan ketidaksesuaian data, sehingga bisa berakibat fatal jika sampai berpengaruh terhadap tagihan tamu. Beberapa permasalahan di atas akan berpengaruh terhadap pelayanan hotel kepada tamu mulai dari proses reservation, check in, servis tamu, pencatatan tagihan tamu, pembayaran, dan check out. Document flow yang menggambarkan proses-proses ini akan dipaparkan pada sub bab ini. Setiap document flow menggambarkan alur proses bisnis yang terjadi pada Hotel Pondok Asri Surabaya. 3.1.2 Document Flow Proses Reservasi Document Flow proses reservasi pada Gambar 3.1 terdapat 2 (dua) entitas, yaitu tamu dan front office. Dimulai dari bagian tamu melakukan permintaan reservasi kepada bagian front office. Kemudian bagian front office memberikan data kamar hotel yang tersedia kepada tamu. Jika kamar yang tersedia telah dipilih oleh tamu maka data pemesanan kamar akan dicatat dalam formulir reservasi yang nantinya akan diarsipkan berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun. Tamu akan memberikan DP sebagai tanda pembayaran untuk reservasi
20
kamar yang diinginkan. Kemudian tamu mendapatkan tanda bukti reservasi untuk melakukan check in.
Tamu
Front Office
Mulai
Permintaan Reservasi
Permintaan Reservasi
Memberikan Data Kamar
Data Kamar
Data Kamar
Jadi Reservasi?
Ya Data Kamar Pesanan
Memilih Jenis Kamar
Data Kamar Pesanan
2
Mencatat Reservasi
Tidak
1 Tanda Bukti Reservasi
Data Reservasi 2 Pelanggan Tanda Bukti Reservasi
Selesai
Gambar 3.1 Document Flow Proses Reservasi
21
3.1.3 Document Flow Proses Pembatalan Reservasi Document Flow proses pembatalan reservasi terdapat 3 (tiga) entitas, yaitu tamu, front office dan manager. Dimulai dari tamu yang melakukan permintaan pembatalan reservasi.
Tamu
Front Office
Manager
Mulai
Permintaan Pembatalan Reservasi
Permintaan Pembatalan Reservasi
Meminta Bukti Reservasi
Permintaan Bukti Reservasi
Permintaan Bukti Reservasi
Memberikan Bukti Reservasi
Tanda Bukti Reservasi
Tanda Bukti Reservasi
Membuat Laporan Pembatalan Reervasi
2 Laporan 1 Pembatalan Laporan Pembatalan Reervasi Reservasi
A
1 Laporan Pembatalan Reservasi
Selesai
Gambar 3.2 Document Flow Proses Pembatalan Reservasi
22
Kemudian bagian front office meminta tanda bukti reservasi kepada tamu. Setelah tamu memberikan tanda bukti reservasi yang akan dibatalkan, bagian front office akan mencari data sesuai nomor konfirmasi tamu dan mengubah status reservasi menjadi batal. Informasi pembatalan akan diberikan kepada tamu. Dan sebagai informasi, DP yang telah dibayarkan oleh tamu akan hangus dan tidak dapat diminta kembali. Kemudian bagian front office membuat laporan pembatalan reservasi yang nantinya akan diarsipkan dan diberikan kepada manager hotel. 3.1.4 Document Flow Proses Check-In Pada document flow proses check in terdapat 3 (tiga) entitas yaitu tamu, bagian front office dan manager. Proses dimulai dari tamu yang datang ke hotel untuk melakukan permintaan check in yang ditangani oleh bagian front office. Bagian front office akan menanyakan kepada tamu apakah sudah pernah melakukan reservasi sebelumnya. Tamu yang telah melakukan reservasi sebelumnya akan diminta menyerahkan tanda bukti reservasi. Front office akan meminta kartu identitas tamu untuk mencatat data lengkap tamu di formulir registrasi check in. Tamu yang belum melakukan reservasi diberikan data ketersediaan kamar, jika kamar yang diinginkan oleh tamu tersedia, bagian front office akan mencatat data kamar yang diinginkan oleh tamu. Setelah itu akan dilanjutkan ke dalam proses registrasi check in. Bagian front office akan meminta kartu identitas tamu untuk mencatat data lengkap tamu di formulir registrasi check in. Bagian front office juga menangani tamu yang ingin membayar DP pada saat melakukan check in.
23
Tamu
Front Office
Manager
Mulai
Permintaan Check In
Permintaan Check In
Sudah Reservasi?
Tidak
Memberikan Data Kamar
Ya Meminta Tanda Bukti Reservasi
Permintaan Bukti Reservasi
Permintaan Tanda Bukti Reservasi
Memberikan Tanda Bukti Reservasi
Tanda Bukti Reservasi
Tanda Bukti Reservasi
Mengubah Data Reservasi
Data Jenis Kamar
Data Kamar Pesanan
Memilih Kamar Pesanan
Data Kamar Pesanan
Mencatat Pesanan
Data Check-In
Data Check-In
Memberikan kartu identitas
Kartu Identitas
Kartu Identitas
Membuat Laporan Check In
1 2 Form Check-In Laporan Check In
1 Laporan Check In
A Selesai
Gambar 3.3 Document Flow Proses Check-In
24
3.1.5 Document Flow Proses Food & Beverage Document flow proses pencatatan tagihan di bagian food & beverages dimulai dari tamu yang melakukan transaksi di bagian food & beverages.
Tamu
Front Office
Food & Beverage
Manager
Mulai
Permintaan Food & Beverage
Permintaan Food & Beverage
Memberikan Menu Food & Beverage
Menu Food & Beverage
Menu Food & Beverage
Jadi Memesan?
Ya Memilih Food & Beverage dan Memberikan Nomor Kamar
Data Pesanan
Data Pesanan Membuatkan Tagihan
Tidak
1
2 Tagihan Food & Beverage
2
Tagihan Food & Beverage Tagihan Food & Beverage
Menandatangani Tagihan
Tagihan Food & Beverage Tertanda Tangan
Membuat Laporan Penjualan Food & Beverage
Tagihan Food & Beverage Tertanda Tangan
A
2 1
Laporan Penjualan Laporan Penjualan
1 Laporan Penjualan
A Selesai
Gambar 3.4 Document Flow Proses Food & Beverages
25
Dimulai dari tamu yang menghubungi bagian food & beverages untuk melakukan pesanan makanan dan minuman. Kemudian bagian food & beverage memberikan menu makanan dan minuman beserta harganya. Jika tamu jadi memesan, maka akan dibuatkan nota tagihan dari bagian food & beverages yang kemudian akan ditandatangani oleh tamu. Setelah nota tagihan tertandatangani, kemudian akan diberikan kepada bagian front office untuk menjadi arsip pada saat tamu melakukan check out. Pada saat transaksi, tamu dapat melakukan pembayaran langsung atau dibayar nanti pada saat akan check out. Kemudian dari nota tagihan yang dibuat oleh bagian food & beverages tadi, dapat dibuat laporan penjualan food & beverages yang akan diberikan kepada manager hotel. 3.1.6 Document Flow Proses Check-Out Penjelasan document flow proses check out terdiri dari 3 (tiga) entitas yaitu tamu, front office, dan manager hotel. Tamu yang akan melakukan proses check out akan menemui bagian front office terlebih dahulu. Kemudian akan ada bagian housekeeping hotel yang akan datang ke kamar tamu untuk memeriksa kamar dan pembelian mini bar yang terdapat di setiap kamar. Jika terdapat pembelian terdapat mini bar bagian front office akan memberikan tagihan. Setelah melakukan cek pada kamar, bagian front office akan melakukan perhitungan tagihan tamu yang meliputi pemberian DP pada saat check in, lama inap tamu selama di hotel, dan tagihan jika ada transaksi pemesanan food & beverages.
26
Tamu
Front Office
Manager
Mulai
Permintaan Check Out
Permintaan Check Out
Meminta Data Kamar
Permintaan Data Kamar
Memberikan Data Nomor Kamar
Data No. Kamar
Permintaan Data Kamar
Data No. Kamar
Cek Penggunaan Fasilitas Kamar
Ada Pembelian pada Mini Bar?
Ya Membuatkan Tagihan Mini Bar
Tagihan Mini Bar
Mengecek Total Tagihan
Data Tagihan
Menghitung Lama Inap dan Cek DP
Nota Pembayaran
Nota Pembayaran
Tanda Tangan Membuat Laporan Pendapatan
Nota Pembayaran Tertanda tangan (Lunas)
2 Nota 1 Laporan Pendapatan
A
1 Laporan Pendapatan
Selesai
Gambar 3.5 Document Flow Proses Check Out
27
Kemudian nota total tagihan akan dibuatkan oleh bagian front office kepada tamu dan menandatanganinya. Setelah pembayaran lunas bagian front office dapat membuatkan laporan pendapatan yang akan diberikan kepada manager hotel. 3.2
Perancangan Sistem Setelah dilakukan analisis terhadap sistem, langkah selanjutya adalah
perancangan sistem. Perancangan sistem ini dapat memberikan gambaran sistem yang dibuat dengan menggunakan beberapa tahap yaitu : 1.
System Flow Proses Autentifikasi.
2.
System Flow Proses Menambah Kamar.
3.
System Flow Proses Mengubah Data Kamar.
4.
System Flow Proses Menambah Employee.
5.
System Flow Proses Mengubah Data Employee.
6.
System Flow Proses Reservasi.
7.
System Flow Proses Pembatalan Reservasi.
8.
System Flow Proses Check In.
9.
System Flow Proses Food & Beverage.
10.
System Flow Proses Check Out.
11.
System Flow Proses Pembuatan Laporan.
12.
Data Flow Diagram (DFD).
13.
Entity Relationship Diagram (ERD).
14.
Struktur tabel.
15.
Perancangan input.
16.
Perancangan output.
17.
Perancangan interface.
28
18.
Perancangan uji coba.
3.2.1 System Flow System flow berikut terdapat 7 (tujuh) macam yaitu system flow proses autentifikasi, system flow proses reservasi, system flow proses pembatalan reservasi, system flow proses check in, system flow proses food & beverage dan system flow proses check out dimana masing-masing terdapat beberapa proses dari sistem: a. System Flow Proses Autentifikasi Gambar 3.6 merupakan system flow untuk autentifikasi, pada gambar ini dijelaskan bagaimana pengguna melakukan proses login yaitu menjalankan aplikasi kemudian sistem menampilkan form login dan pengguna memasukkan username dan password. Setelah pengguna memasukkan username dan password maka sistem akan mengecek dengan membaca data dari tabel pegawai sehingga didapatkan hasil yang diperlukan, jika yang dimasukkan antara username dan password tidak benar maka sistem akan kembali menampilkan halaman form login. Jika benar maka sistem akan mengecek apakah pengguna tersebut adalah admin atau pegawai. Jika pengguna adalah admin maka sistem akan menampilkan halaman admin, sedangkan jika pengguna adalah pegawai maka sistem akan menampilkan halaman pegawai.
29
Admin dan Front Office
Sistem
Mulai
Melakukan cek username dan password
Username dan Password
Tidak
Employee
Benar?
Ya
Melakukan cek admin
Ya
Menampilkan halaman Admin
Admin?
Tidak
Menampilkan halaman Front Office
Halaman Front Office
Halaman Admin
Selesai
Gambar 3.6 System Flow untuk mengecek autentifikasi pengguna
b. System Flow Proses Menambah Kamar Gambar 3.7 merupakan system flow untuk menambah data master kamar. Pada gambar ini dijelaskan alur mulai dari proses penginputan data kamar baru,
30
kemudian proses menyimpan kedalam tabel, dan proses menampilkan data kamar.
Admin
Sistem
Mulai
Data kamar
Menyimpan data kamar
Data kamar
Kamar
Menampilkan data kamar
Selesai
Gambar 3.7 System Flow untuk menambah data kamar
c. System Flow Proses Mengubah Data Kamar Gambar 3.8 merupakan system flow untuk mengubah data kamar. Pada gambar ini dijelaskan alur mulai dari proses memilih data kamar yang akan diubah, kemudian proses menyimpan kedalam tabel, dan proses menampilkan data kamar.
31
Admin
Sistem
Mulai
Memilih kamar yang diubah
Data kamar yangdiubah
Mengubah data kamar
Data Kamar
Menampilkan kamar yang diubah
Kamar
Menyimpan data kamar yang diubah
Menampilkan kamar yang diubah
Selesai
Gambar 3.8 System Flow untuk mengubah data kamar
d. System Flow Proses Menambah Employee Gambar 3.9 merupakan system flow untuk menambah data master pegawai. Pada gambar ini dijelaskan alur mulai dari proses penginputan data pegawai baru, kemudian proses menyimpan kedalam tabel, dan proses menampilkan data pegawai.
32
Admin
Sistem
Mulai
Data employee
Menyimpan data profile employee
Data Profile Employee
Employee
Menampilkan data profile employee
Selesai
Gambar 3.9 System Flow untuk menambah data pegawai
e. System Flow Proses Mengubah Data Employee Gambar 3.10 merupakan system flow untuk mengubah data pegawai. Pada gambar ini dijelaskan alur mulai dari proses memilih data pegawai yang akan diubah, kemudian proses menyimpan kedalam tabel, dan proses menampilkan data pegawai.
33
Admin
Sistem
Mulai
Memilih employee yang diubah
Data employee yang diubah
Mengubah data employee
Data employee
Menampilkan employee yang diubah
Employee
Menyimpan data employee yang diubah
Menampilkan employee yang diubah
Selesai
Gambar 3.10 System Flow untuk mengubah data pegawai.
f. System Flow Proses Reservasi Proses reservasi dilakukan oleh tamu. Seperti terdapat pada Gambar 3.11 dalam system flow proses reservasi pada Hotel Pondok Asri Surabaya terdapat 3 (tiga) bagian eksternal entity yang berinteraksi yaitu tamu, front office dan sistem.
34
Tamu
Front Office
Sistem
Mulai
Menampilkan data kamar
Menginput status kamar
Kamar
Data Kamar
Mengupdate status kamar
Menginput data reservasi
Meyimpan data reservasi
Mencetak bukti reservasi
Reservasi
Mencetak bukti reservasi
2
Tanda Bukti Reservasi
1 2
Tanda Bukti Tanda Bukti Reservasi Reservasi
A Selesai
Gambar 3.11 System Flow Proses Reservasi
Dimulai dari bagian front office melakukan penginputan permintaan status kamar yang tersedia untuk tamu yang akan memesan kamar. Kemudian dari
35
sistem akan menampilkan kamar yang statusnya tersedia mengambil data dari database kamar. Jika tamu jadi melakukan reservasi atau pemesanan kamar, front office akan mencatat dan menginputkan data pesanan tamu untuk reservasi kamar yang akan tersimpan dalam database reservasi. Kemudian sistem akan menyimpan dan melakukan cetak bukti reservasi yang akan diberikan kepada tamu sebagai bukti untuk melakukan check in. g. System Flow Proses Pembatalan Reservasi Proses pembatalan reservasi dilakukan oleh tamu. Seperti terdapat pada Gambar 3.12 dalam system flow proses pembatalan reservasi pada Hotel Pondok Asri Surabaya terdapat 3 (tiga) bagian eksternal entity yang berinteraksi yaitu tamu, bagian front office dan sistem. Dimulai dari front office yang melakukan input nomor reservasi dari tamu yang hendak melakukan pembatalan. Kemudian dari database reservasi yang telah tersimpan, sistem akan menampilkan form dari tamu yang akan melakukan reservasi. Front office melakukan update status dari reservasi menjadi batal yang kemudian akan tersimpan pada database reservasi. Kemudian front office akan mencetak bukti pembatalan reservasi tersebut kepada tamu. Kemudian bagian front office juga mengembalikan status kamar yang telah di reservasi menjadi kosong atau siap huni kembali pada master kamar. Informasi pembatalan akan diberikan kepada tamu.
36
Tamu
Front Office
Sistem
Mulai
Menginput nomor reservasi
Menampilkan Transaksi Reservasi
Reservasi
Data Reservasi
Merubah status reservasi jadi batal
Bukti pembatalan reservasi
Update Status Reservasi
Mencetak bukti pembatalan reservasi
Selesai
Gambar 3.12 System Flow Proses Pembatalan Reservasi
h. System Flow Proses Check In Pada Gambar 3.13 dalam system flow proses check in pada Hotel Pondok Asri Surabaya terdapat 3 (tiga) bagian eksternal entity yang berinteraksi yaitu tamu, bagian front office dan sistem. Proses dimulai dari tamu yang datang ke hotel untuk melakukan permintaan check in yang ditangani oleh bagian front office. Bagian front office akan menanyakan kepada tamu apakah sudah pernah melakukan reservasi sebelumnya. Tamu yang telah melakukan reservasi sebelumnya akan diminta menyerahkan tanda bukti reservasi. Bagian front
37
office akan meminta kartu identitas tamu untuk mencatat data lengkap tamu di formulir registrasi check in. Bagian front office juga akan menginputkan ke dalam master check in.
Tamu
Front Office
Sistem
Mulai
Menginput reservasi
Mengecek status reservasi
Reservasi Tidak
Menginput data status kamar
Ada reservasi?
Ya
Menampilkan data kamar
Data reservasi
Kamar
Data Kamar
Menyimpan & merubah status pelanggan
Menginput data check in & data pelanggan
Mencetak data check in
Mencetak data check in
Data Check In
Selesai
Gambar 3.13 System Flow Proses Check In
Tamu
38
Tamu yang belum melakukan reservasi akan diberikan data ketersediaan kamar, jika kamar yang diinginkan oleh tamu tersedia, bagian front office akan menginputkan data kamar yang diinginkan oleh tamu ke dalam master kamar dan master check in. Setelah itu akan dilanjutkan ke dalam proses registrasi check in.Bagian front office akan meminta kartu identitas tamu untuk mencatat data lengkap tamu di formulir registrasi check in. Bagian front office juga menangani tamu yang ingin membayar DP pada saat melakukan check in. i. System Flow Proses Food & Beverage Pada Gambar 3.14 dalam system flow proses food & beverages pada Hotel Pondok Asri Surabaya terdapat 4 (empat) bagian eksternal entity yang berinteraksi yaitu tamu, bagian front office, bagian food & beverages dan sistem. Proses pencatatan tagihan di bagian food & beverages dimulai dari tamu yang melakukan transaksi di bagian food & beverages yaitu resto dan cafe hotel. Tamu menghubungi bagian food & beverages untuk melakukan pesanan makanan dan minuman. Kemudian bagian food & beverages melakukan cek pada master food & beverages kemudian memberikan menu makanan dan minuman beserta harganya. Pesanan tamu akan diinputkan pada master transaksi food & beverages dan akan mendapatkan nota tagihan dari bagian food & beverages yang kemudian akan ditandatangani oleh tamu. Setelah nota tagihan tertandatangani, kemudian akan diberikan kepada bagian front office untuk menjadi arsip pada saat tamu melakukan check out. Pada saat transaksi, tamu dapat melakukan pembayaran langsung atau dibayar nanti pada saat akan check out.
39
Tamu
Front Office
Food & Beverage
Sistem
Mulai
Menginputkan menu
Menampilkan Menu
Food & Beverage
Menyimpan Transaksi Food & Baverage
Transaksi Food & Beverage
Data Food & Beverage
Menginput pesanan pelanggan
Membuat Tagihan Mencetak tagihan
2 Tagihan Food & Beverage
1 Tagihan Food & Beverage
A
Selesai
Gambar 3.14 System Flow Proses Food & Beverage j. System Flow Proses Check Out Penjelasan system flow proses check out pada Gambar 3.15 terdiri dari 3 (tiga) entitas yaitu tamu, front office, dan manager Hotel. Tamu yang akan melakukan proses check out akan menemui bagian front office terlebih dahulu. Kemudian akan ada bagian housekeeping hotel yang akan datang ke kamar tamu untuk memeriksa kamar dan pembelian mini bar yang terdapat di setiap kamar.
40
Tamu
Front Office
Sistem
Mulai
Menginput data check in pelanggan
Menampilkan Data Kamar
Data Kamar
Menghitung total tagihan pelanggan
Reservasi
Rekap data pelanggan
Transaksi Food & Beverage
Total tagihan pelanggan
Membuat Nota Pembayaran
Tamu
Membuat Nota Pembayaran
2 Nota Pembayaran 1 Nota Pembayaran
A
Menginput update kamar
Mengupdate status kamar
Kamar
Selesai
Gambar 3.15 System Flow Proses Check Out
41
Setelah melakukan cek pada kamar, bagian front office akan melakukan perhitungan tagihan tamu dari master check in yang meliputi pemberian DP pada saat check in, lama inap tamu selama di hotel, dan tagihan pada transaksi food & beverages jika ada transaksi pemesanan food & beverages. Kemudian nota total tagihan akan dibuatkan oleh bagian front office kepada tamu dan menandatanganinya. Setelah pembayaran lunas bagian front office dapat membuatkan laporan pendapatan yang akan diberikan kepada manager hotel. k. System Flow Proses Pelaporan Proses ini ditujukan kepada manager hotel. Manager hotel menginginkan rekap laporan apa yang dibutuhkann, misal laporan data check in tamu periode bulanan atau mingguan atau harian, atau laporan data tamu yang menginap pada hotel. Setelah dilakukan pemilihan query jenis laporan oleh manager hotel, maka oleh sistem akan diambil data dari masing-masing database di bagian yang dibutuhkan untuk menampilkan rekap laporan sesuai dengan jenis laporan berdasarkan query yang telah diminta oleh manager hotel. Setelah itu laporan dapat dicetak untuk diserahkan pada manager hotel.
42
Front Office
Sistem
Manager
Mulai
Memilih laporan yang akan dicetak
Laporan Check In
Laporan Reservasi
Reservasi
Rekap Laporan Laporan Pembatalan Reservasi
Kamar
Cetak Rekap Laporan Menurut Query Tamu
Laporan Data Kamar
Laporan Data Pelanggan
Selesai
Gambar 3.16 System Flow Proses Pelaporan
43
3.2.2 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam sistem, sehingga dengan dibuatnya DFD ini akan terlihat arus data yang mengalir dalam rancang bangun sistem informasi pelayanan hotel ini. a.
Context Diagram Context diagram rancang bangun sistem informasi pelayanan hotel terdapat 4 (empat) entitas yaitu: tamu, admin, front office, dan manajer. Masing– masing dari entity tersebut memberikan input dan sistem mengeluarkan output yang berupa laporan atau lainnya. Pada proses rancang bangun sistem informasi pelayanan hotel dimulai dari proses permintaan reservasi atau permintaan check in dari tamu, kemudian sistem melakukan cek data kamar yang tersedia. Permintaan Check In Permintaan Pembatalan Reservasi Permintaan Reservasi Tamu Data Check In
Front Office
Data Reservasi Data Pembatalan Reservasi
Data Identitas Tamu
Data User Front Office
0 Nota Tag ihan Nomor Kamar Bukti Reservasi
Informasi Kamar Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya
Data Master Kamar
Data Tag ihan Tamu
Data Master Food & Beverag es
+
Data Master Pegawai
Data Master Tamu
Laporan Reservasi Laporan Check In
Manag er
Laporan Kamar Admin
Laporan Transaksi Data User Admin
Gambar 3.17 Context Diagram Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya
44
Sistem juga melakukan pencatatan identitas tamu dan pesanan kamar yang diinginkan oleh tamu. Tamu juga dapat melakukan transaksi yang ada pada servis hotel. Context Diagram ini kemudian didekomposisi ke level yang lebih rendah. Context Diagram Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.17. b.
Diagram Berjenjang Diagram berjenjang adalah sebuah bagan yang menggambarkan prosesproses yang ada dan mendukung suatu aplikasi. Gambar 3.18 akan menjelaskan diagram berjenjang dari aplikasi rancang bangun system informasi pelayanan yang selanjutnya akan dijadikan acuan dalam mendesain data flow diagram. Seluruh proses yang terbentuk merupakan penjabaran dari masing-masing proses diatasnya dan semuanya telah tergambar jelas pada context diagram. Adapun secara garis besar, diagram berjenjang yang membangun aplikasi dapat digambarkan pada gambar 3.18.
c.
DFD Level 0 Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan Hotel Pondok Asri Surabaya Setelah Context Diagram sistem informasi penjualan dan pembelian didekomposisikan maka akan didapat DFD level 0 yang terdiri dari 7 (tujuh) subproses, yaitu :
45
0 Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya
1
2
3
4
5
6
7
Melakukan cek autentifikasi pengguna
Mengelola data master
Melakukan reservasi
Melakukan pembatalan reservasi
Melakukan Check In
Melakukan Pembayaran & Check Out
Membuat Laporan
1.1
2.1
3.1
4.1
5.1
6.1
7.1
Melakukan cek username dan password
Master employee
Melakukan input data reservasi
Melakukan pengecekan reservasi
Melakukan pengecekan reservasi
Melakukan hitung total tagihan
Melakukan cetak laporan reservasi
1.2
2.2
3.2
4.2
5.2
6.2
7.2
Menampilkan Halaman Admin
Master tamu
Melakukan cetak bukti reservasi
Melakukan update status reservasi
Melakukan input data check in
Melakukan cetak nota total tagihan
Melakukan cetak laporan check in
1.3
2.3
5.3
7.1
Menampilkan Halaman FO
Master kamar
Melakukan cetak data check in
Melakukan cetak laporan kamar
2.4
7.1
Master food & beverage
Melakukan cetak laporan transaksi
Gambar 3.18 Diagram Berjenjang
1.
Proses mengecek autentifikasi pengguna. Proses ini digunakan untuk melakukan pengecekan pengguna aplikasi.
2.
Proses maintenance data master. Proses ini digunakan untuk input dan mengubah data master tamu, data master kamar, data master pegawai, dan data master food & beverages. Dimana data-data ini digunakan sebagai masukan pada proses lainnya.
46
3.
Proses reservasi, proses berisi entitas tamu dimana sistem akan menginputan proses permintaan reservasi dari tamu. Setelah proses diinputkan tamu akan mendapatkan tanda bukti reservasi. Tamu juga dapat melakukan proses pembatalan reservasi.
4.
Proses pembatalan reservasi, merupakan proses mengubah data tamu yang sebelumnya berstatus reservasi menjadi batal atas permintaan tamu yang membatalkan menginap di hotel.
5.
Proses check in, merupakan proses penyimpanan data check in tamu, dari yang telah reservasi terlebih dahulu atau tamu yang langsung datang ke hotel untuk melakukan check in.
6.
Proses pembayaran & check out proses ini digunakan untuk menangani pembayaran dan permintaan check out berdasarkan nomor kamar yang ditempati tamu setelah dilakukan perhitungan total tagihan selama menginap.
7.
Proses pembuatan laporan yaitu berupa pembuatan laporan-laporan harian yang akan diberikan kepada manager sebagai informasi traffic hotel. Penjelasan lebih lengkap mengenai DFD Level 0 dilihat pada Gambar 3.19.
47
4
Permintaan Pembatalan Reservasi Pembatalan Reservasi Data Pembatalan Reservasi Data Login (FO)
+ Nomor Kamar
Tamu
Bukti Reservasi Data Identitas Tamu Permintaan Check In Informasi Kamar
3
Permintaan Reservasi Data Login (FO) Front Office
1
Reservasi
Data Reservasi
5
Mengecek Autentifikasi Pengguna
Data User Front Office
+
Data Pegawai
Data Login (FO) Data User Admin
+ Check In Data Login (admin) Data Login (FO)
+
Data Check In
2
1
Data Master T amu Admin
Pegawai
Data Master Pegawai
Data Master Food & Beverages
2
Kamar
Data Master Kamar
Data Master Pegawai
Kamar 4
Data Master Kamar
3
Food & Beverages
Negara Harga Kamar
15
Status Kamar
Transaksi FB
7
Tipe Kamar
Status Kamar
Flow_4124 Tipe Kamar
Data Master T ipe Kamar 8
Nota Tagihan
Update Status Reservasi
Reservasi Tamu
Data Master T amu
Tamu
Pembayaran
Pembayaran
Pembayaran 7
16
Job Reservasi Tipe Tamu Pembuatan Laporan
Reservasi
Tamu
Tamu 13
Tipe kamar
Reservasi
Reservasi 11
+
Negara
Flow_4122
Mengelola Data Master Transaksi Food & 12 Beverages
14 Harga Kamar
data master fb
Kamar
Negara
Data Master Negara
Pembayaran
Job 17
Tipe Tamu
Tamu Kamar
+
Pembayaran
6
List FB Data Login (FO)
Pembayaran & Check Out
+
Data Tagihan Tamu Laporan Transaksi Laporan Kamar
Manager
Laporan Check In Laporan Reservasi
Gambar 3.19 DFD Level 0 Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya
d.
DFD Level 1 Subproses Autentifikasi Pengguna DFD level 1 subproses autentifikasi pengguna yaitu proses ini digunakan untuk melakukan pengecekan pengguna aplikasi. Karena pengguna aplikasi ini dibagi menjadi dua, yaitu admin dan front office.
48
Front Office
1
Peg awai
1.1 [Data User Front Office] [Data User Admin]
Melakukan cek Username & Password [Data Pegawai]
Admin
1.2 Menampilkan Halaman Admin
1.3 Data Admin Data FO
Menampilkan Halaman FO
[Data Log in (FO)]
[Data Log in (FO)]
Pembuatan Laporan Check In [Data Log in (FO)]
[Data Log in (admin)] Meng elola Data Master
[Data Log in (FO)]
Pembayaran & Check Out
Reservasi
[Data Log in (FO)] Pembatalan Reservasi
Gambar 3.20 DFD Level 1 subproses Autentifikasi Pengguna
e.
DFD Level 1 Subproses Maintenance Data Master DFD level 1 subproses maintenance data master yaitu berupa proses maintenance data tamu, maintenance data pegawai, maintenance data kamar, maintenance data food & beverage, dan maintenance data pembayaran. DFD level 1 Subproses Maintenance Penjelasan lebih lanjut dapat dilihat pada Gambar 3.21
49
Meng ecek Autentifikasi Pengg una [Data Log in (admin)]
2.1 Master Employee
[Data Master Peg awai]
16
Job
1
Peg awai
4
Neg ara
17
Tipe Tamu
11
Tamu
2
Kamar
7
Tipe Kamar
15
Status Kamar
14
Harg a Kamar
3
Food & Beverages
[Job] [Data Master Peg awai]
2.2 [Data Master Negara] [Tipe Tamu] Master Tamu [Data Master Tamu] Admin
[Data Master Tamu] 2.3 [Data Master Kamar]
[Data Master Kamar] Master Kamar [Data Master Tipe Kamar] [Status Kamar] [Harg a Kamar] 2.4
[Data Master Food & Beverages]
Master Food & Beverages
[data master fb]
Gambar 3.21 DFD Level 1 Subproses Maintenance Data Master
f.
DFD Level 1 Subproses Reservasi Proses ini berisi entitas tamu dimana sistem akan melakukan input proses permintaan reservasi dari tamu. DFD level 1 Subproses Reservasi memiliki 2 (dua) proses di dalam subsistem reservasi yaitu:
1.
Penginputan data reservasi, merupakan proses yang diawali dari tamu yang melakukan permintaan reservasi kamar hotel yang disimpan damalm data store reservasi.
2.
Mencetak bukti, merupaka proses memberikan tanda bukti reservasi kepada tamu untuk melakukan check in pada hari yang telah ditentukan.
50
[Data Log in (FO)] Meng ecek Autentifikasi Pengg una 3.1 [Permintaan Reservasi]
[Data Reservasi] Melakukan input Data Reservasi Front Office [Informasi Kamar]
11
Tamu
2
Kamar
4
Neg ara
[Tipe Kamar] [Tamu] [Kamar] [Pembayaran] Cetak [Neg ara]
7
Tipe Kamar
13
Pembayaran
14
Harg a Kamar
15
Status Kamar
8
Reservasi
Tamu
[Harg a Kamar] [Status Kamar]
[Reservasi] 3.2
Mencetak Bukti Reservasi
[Bukti Reservasi]
Gambar 3.22 DFD Level 1 Subproses Reservasi
g.
DFD Level 1 Subproses Pembatalan Reservasi Proses ini merupakan proses mengubah data tamu yang sebelumnya berstatus reservasi menjadi batal atas permintaan tamu yang membatalkan menginap di hotel. [Permintaan Pembatalan Reservasi] Tamu
Front Office
4.1 8
Res ervas i Melakukan Peng ec ekan Reservasi [Reservasi]
[Data Pembatalan Reservasi]
[Data Log in (FO)] Meng ecek Autentifikasi Pengg una Update
4.2
Meng update Status Res ervas i [Update Status]
Gambar 3.23 DFD Level 1 Subproses Pembatalan Reservasi
51
h.
DFD Level 1 Subproses Check In DFD level 1 Subproses Check In memiliki 3 (tiga) proses di dalam subsistem check in yaitu:
1.
Proses cek bukti reservasi, merupakan proses yang diawali dari dari sistem yang melakukan cek pada data store reservasi tamu untuk melakukan check in.
2.
Penginputan data check in, merupakan proses tamu melakukan permintaan check in kamar hotel yang disimpan dalam data store check in tamu.
3.
Mencetak data check in. [Data Log in (FO)] Meng ecek Autentifikasi Pengg una
Front Office
[Data Check In]
5.1 Melakukan Peng ecekan Reservasi
8
Reservasi
[Reservasi] [Permintaan Check In]
Input Data
2
Kamar
7
Tipe Kamar
5.2 [Kamar] Tamu [Data Identitas Tamu]
[Tipe kamar] 11
Tamu
4
Neg ara
13
Pembayaran
[Tamu]
Melakukan input Data Check In
[Neg ara] [Pembayaran]
Simpan Data
5.3 [Nomor Kamar] Mencetak Data Check In
Gambar 3.24 DFD Level 1 Subproses Check In
52
i.
DFD Level 1 Subproses Pembayaran & Check Out DFD level 1 Subproses Pembayaran & Check Out memiliki 2 (dua) proses di dalam subsistem pembayaran & check out yaitu: 1.
Menghitung Tagihan Tamu, merupakan proses mebuat tagihan kepada tamu atas transaksi mulai dari check in, pesanan menu food & beverage yang dilakukan oleh tamu.
2.
Mencetak Nota Pembayaran, merupakan proses mebuat tagihan kepada tamu atas semua layanan saat tamu melakukan check in hingga check out. [Data Log in (FO)]
Meng ecek Autentifikasi Pengg una
6.1 8
Res ervas i
11
Tamu
12
Trans aksi Food & Beverages
13
Pembayaran
[Reservasi]
Front Office
[Data Tagihan Tamu]
Melakukan perhitung an Total Tag ihan
[Tamu] [List FB] [Pembayaran]
Mencetak
6.2 Tamu [Nota Tagihan]
Mencetak Total Tag ihan
Gambar 3.25 DFD Level 1 Subproses Pembayaran & Check Out
j.
DFD Level 1 Subproses Pembuatan Laporan DFD level 1 Subproses Pembuatan Laporan memiliki 4 (empat) proses di dalam subsistem pembuatan laporan yaitu: 1.
Membuat laporan reservasi, merupakan proses membuat laporan yang diambil dari data store reservasi tamu.
53
2.
Membuat laporan check in, merupakan proses membuat laporan tentang pembatalan reservasi tamu dari data store pembatalan reservasi.
3.
Membuat laporan kamar, merupakan proses membuat laporan kepada manager mengenai data kamar hotel yang diambil dari data store kamar.
4.
Membuat laporan transaksi, merupakan proses membuat laporan pembayaran check out tamu dan transaksi lainnya. [Data Log in (FO)] [Reservasi]
8
Reservasi
Meng ecek Autentifikasi Pengg una 7.1 Manag er Mencetak Laporan Reservasi
[Laporan Reservasi]
7.2 11
Tamu
[Tamu] Mencetak Laporan Check In Manag er [Laporan Check In] 7.3
Mencetak Laporan Kamar
2
Kamar
[Kamar] [Laporan Kamar]
7.4 12
Transaksi Food & Beverages
13
Pembayaran
[Transaksi FB] Mencetak Laporan Transaksi
[Pembayaran]
Manag er
Manag er [Laporan Transaksi]
Gambar 3.26 DFD Level 1 Subproses Pembuatan Laporan 3.2.3 Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram digunakan untuk menginterpretasikan, menentukan, dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Dalam ERD, data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entitas.
54
Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya memiliki entitas yang saling tekait untuk menyediakan data yang dibutuhkan oleh sistem yang disajikan dalam bentuk conceptual data model (CDM) dan physical data model (PDM). a.
Conceptual Data Model Conceptual Data Model (CDM) menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur basis data yang di rancang untuk suatu program atau aplikasi. Pada CDM belum tergambar jelas bentuk tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. Tabel-tabel penyusun tersebut sudah mengalami relationship atau hubungan tetapi tidak terlihat pada kolom yang mana hubungan antar tabel tersebut. Pada CDM juga sudah didefinisikan kolom mana yang menjadi primary key. Adapun CDM yang dirancang untuk aplikasi dapat dilihat pada Gambar 3.27. Menangani
Peg awai
Job kode_job keterang an
Neg ara kd_neg ara nm_neg ara
Memiliki
Memiliki
kd_peg awai nm_peg awai jenis_kelamin tgl_lahir alamat identitas no_telp hire_date status_pegawai password hak_akses
Tamu kd_tamu nm_tamu jenis_kelamin tgl_lahir alamat identitas no_telp email kota postal_code propinsi
Menangani
Pembayaran kd_pembayaran sisa_dp total_tag ihan dp status_pembayaran tipe_pembayaran
Menangani
Melakukan
Memiliki
Reservasi kd_reservasi tgl_reservasi tgl_masuk tgl_keluar dp keterang an pembatalan lama_inap dewasa anak_anak
Transaksi Food & Beverag es kd_transaksi_fb tgl_transaksi total_pembelian kuantiti
Tipe Kamar kd_tipe_kamar nm_tipe_kamar deskripsi
Memiliki
Kamar
Menyediakan
kd_kamar nomor_kamar keterang an availibility floor
Memiliki
Memiliki
Menyediakan
Memiliki
Status Kamar kode_status status_kamar
Harg a Kamar id_harg a kode_tipe_harg a tipe_harg a harga
Food & Beverages kd_food_beverag es nm_food_beverag es harga_food_beverages
Tipe Tamu id_tipe_tamu tipe_tamu
Gambar 3.27 CDM Rancang Bangung Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya
55
b.
Physical Data Model Physical Data Model (PDM) menggambarkan secara detail konsep rancangan struktur basis data yang dirancang untuk suatu program aplikasi. PDM merupakan hasil generate dari Conceptual Data Model (CDM). Pada PDM tergambar jelas tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. Adapun PDM untuk aplikasi dapat dilihat pada Gambar 3.28. KD_PEMBAYARAN = KD_PEMBAYARAN
PEMBAYARAN KD_PEGAWAI = KD_PEGAWAI
PEGAWAI JOB KODE_JOB KETERANGAN
varchar(10) varchar(50)
KODE_JOB = KODE_JOB
KD_PEGAWAI KODE_JOB NM_PEGAWAI JENIS_KELAMIN TGL_LAHIR ALAMAT IDENTITAS NO_TELP HIRE_DATE STATUS_PEGAWAI PASSWORD HAK_AKSES
varchar(10) varchar(10) varchar(50) varchar(10) date varchar(50) varchar(20) integer date varchar(10) varchar(10) varchar(10)
KD_PEMBAYARAN KD_PEGAWAI SISA_DP TOTAL_TAGIHAN DP STATUS_PEMBAYARAN TIPE_PEMBAYARAN
varchar(10) varchar(10) integer integer integer varchar(10) varchar(10)
TRANSAKSI_FOOD___BEVERAGES KD_TRANSAKSI_FB KD_PEMBAYARAN KD_FOOD_BEVERAGES TGL_TRANSAKSI TOTAL_PEMBELIAN KUANTITI
varchar(10) varchar(10) varchar(10) date integer integer TIPE_KAMAR
KD_KAMAR = KD_KAMAR
KAMAR KD_PEGAWAI = KD_PEGAWAI
KD_KAMAR KD_RESERVASI NOMOR_KAMAR KETERANGAN KD_RESERVASI = KD_RESERVASI AVAILIBILITY FLOOR
varchar(10) varchar(10) integer varchar(50) varchar(10) integer
KD_TIPE_KAMAR KD_KAMAR NM_TIPE_KAMAR DESKRIPSI
varchar(10) varchar(10) varchar(20) varchar(50)
STATUS_KAMAR KODE_STATUS KD_KAMAR KD_KAMAR = KD_KAMAR STATUS_KAMAR
varchar(10) varchar(10) varchar(20)
KD_FOOD_BEVERAGES = KD_FOOD_BEVERAGES
NEGARA KD_NEGARA NM_NEGARA
varchar(10) varchar(50)
RESERVASI
TAMU
KD_TAMU KD_NEGARA ID_TIPE_TAMU NM_TAMU JENIS_KELAMIN KD_NEGARA = KD_NEGARA TGL_LAHIR ALAMAT IDENTITAS NO_TELP EMAIL KOTA POSTAL_CODE PROPINSI
varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(50) varchar(10) date varchar(50) varchar(20) integer varchar(20) varchar(20) integer varchar(20)
KD_RESERVASI KD_TAMU KD_PEGAWAI TGL_RESERVASI TGL_MASUK TGL_KELUAR KD_TAMU = KD_TAMU DP KETERANGAN PEMBATALAN LAMA_INAP DEWASA ANAK_ANAK
varchar(10) varchar(10) varchar(10) date date date integer varchar(50) varchar(20) integer integer integer
TIPE_TAMU ID_TIPE_TAMU = ID_TIPE_TAMU
ID_TIPE_TAMU TIPE_TAMU
HARGA_KAMAR
KD_KAMAR = KD_KAMAR
ID_HARGA KD_KAMAR KODE_TIPE_HARGA TIPE_HARGA HARGA
varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(10) integer
FOOD___BEVERAGES KD_RESERVASI = KD_RESERVASI
KD_FOOD_BEVERAGES KD_RESERVASI NM_FOOD_BEVERAGES HARGA_FOOD_BEVERAGES
varchar(10) varchar(10) varchar(50) integer
varchar(10) varchar(50)
Gambar 3.28 PDM Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya
56
3.2.4 Struktur Tabel Berikut ini adalah rancangan seluruh tabel yang digunakan dalam aplikasi: 1.
Tabel Tamu Primary Key
: Kd_Tamu
Foreign Key
: Kd_Negara
Fungsi
: Menyimpan data tamu. Tabel 3.1 Tabel Tamu
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Nama Kolom Kd_Tamu Kd_Negara Kota Propinsi Nm_Tamu Jenis_Kelamin Tgl_Lahir Alamat Identitas Id_Tipe_Tamu No_Telp Email
Tipe Data
Panjang
Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Date Varchar Varchar Varchar Integer Varchar
10 10 20 20 50 10
PK √
50 20 10
Keterangan FK Tabel Asal √
Negara
√
Tipe Tamu
20
2. Tabel Negara Primary Key
: Kd_Negara
Foreign Key
:-
Fungsi
: Menyimpan data negara. Tabel 3.2 Tabel Negara
No 1 2
Nama Kolom Kd_Negara Nm_Negara
Tipe Data
Panjang
Varchar Varchar
10 20
PK √
Keterangan FK Tabel Asal
57
3. Tabel Tipe Tamu Primary Key
: Id_Tipe_Tamu
Foreign Key
:-
Fungsi
: Menyimpan data tipe tamu. Tabel 3.3 Tabel Tipe Tamu
No 1 2
Nama Kolom Id_Tipe_Tamu Tipe_Tamu
Tipe Data
Panjang
Varchar Varchar
10 30
PK √
Keterangan FK Tabel Asal
4. Tabel Job Primary Key
: Kd_Job
Foreign Key
:-
Fungsi
: Menyimpan data job. Tabel 3.4 Tabel Job
No 1 2
Nama Kolom Kd_Job Keterangan
Tipe Data
Panjang
Varchar Varchar
10 30
PK √
Keterangan FK Tabel Asal
5. Tabel Kamar Primary Key
: Kd_Kamar
Foreign Key
: Kd_Tipe_Kamar
Fungsi
: Menyimpan data kamar. Tabel 3.5 Tabel Kamar
No 1 2 3 4
Nama Kolom Kd_Kamar Kd_Tipe_Kamar Nomor_Kamar Availibility
Tipe Data
Panjang
Varchar Varchar Integer Varchar
10 10 20
PK √
Keterangan FK Tabel Asal √
Tipe Kamar
58
No 5 6
Nama Kolom Floor Keterangan
Tipe Data
Panjang
Integer Varchar
50
PK
Keterangan FK Tabel Asal
6. Tabel Tipe Kamar Primary Key
: Kd_Tipe_Kamar
Foreign Key
: Kd_Kamar
Fungsi
: Menyimpan data tipe kamar. Tabel 3.6 Tabel Tipe Kamar
No
Nama Kolom
Tipe Data
Panjang
1 2 3 4
Kd_Tipe_Kamar Kd_Kamar Nm_Tipe_Kanmar Deskripsi
Varchar Varchar Varchar Varchar
10 10 20 50
PK √
Keterangan FK Tabel Asal √
Kamar
7. Tabel Reservasi Primary Key
: Kd_Reservasi
Foreign Key
: Kd_Tamu, Kd_Pegawai
Fungsi
: Menyimpan data reservasi. Tabel 3.7 Tabel Reservasi
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Nama Kolom Kd_Reservasi Kd_Tamu Kd_Pegawai Tgl_Reservasi Tgl_Masuk Tgl_Keluar DP Keterangan Pembatalan Lama_Inap
Tipe Data
Panjang
Varchar Varchar Varchar Date Date Date Integer Varchar Varchar Integer
10 10 10
50 20
PK √
Keterangan FK Tabel Asal √ √
Tamu Pegawai
59
No 11 12
Nama Kolom Dewasa Anak_anak
Tipe Data
Panjang
PK
Keterangan FK Tabel Asal
Integer Integer
8. Tabel Status Kamar Primary Key
: Kd_Status
Foreign Key
: Kd_Kamar
Fungsi
: Menyimpan data status kamar. Tabel 3.8 Tabel Status Kamar
No 1 2 3
Nama Kolom
Tipe Data
Panjang
Varchar Varchar Varchar
10 10 20
Kd_Status Kd_ Kamar Status_Kamar
Keterangan FK Tabel Asal
PK √
√
Kamar
9. Tabel Harga Kamar Primary Key
: Id_Harga
Foreign Key
: Kd_Kamar
Fungsi
: Menyimpan data harga kamar. Tabel 3.9 Tabel Harga Kamar
No 1 2 3 4 5
Nama Kolom Id_Harga Kd_ Kamar Kd_Tipe_Harga Tipe_Harga Harga
Tipe Data
Panjang
Varchar Varchar Varchar Varchar Integer
10 10 10 20
10. Tabel Food & Beverage Primary Key
: Kd_ Food_Beverage
Foreign Key
: Kd_Reservasi
PK √
Keterangan FK Tabel Asal √
Kamar
60
Fungsi
: Menyimpan data food & beverage. Tabel 3.10 Tabel Food & Beverage
No
Nama Kolom
Tipe Data
Panjang
1 2 3 4
Kd_Food_Beverage Kd_Reservasi Nm_Food_Beverage Harga_Food_Beverage
Varchar Varchar Varchar Integer
10 10 50
PK √
Keterangan FK Tabel Asal √
Reservasi
11. Tabel Transaksi Food & Beverage Primary Key
: Kd_Transaksi_FB
Foreign Key
: Kd_Pembayaran, Kd_Food_Beverages
Fungsi
: Menyimpan data transaksi food & beverage. Tabel 3.11 Tabel Transaksi Food & Beverage
No
Nama Kolom
1 2 3 4 5 6
Kd_Transaksi_FB Kd_Pembayaran Kd_Food_Beverages Total_Pembelian Tgl_Transaksi_FB Kuantiti
Tipe Data
Panjang
Varchar Varchar Varchar Integer Date Integer
10 10 10
PK √
Keterangan FK Tabel Asal √ √
Pembayaran FB
12. Tabel Pegawai Primary Key
: Kd_Pegawai
Foreign Key
:-
Fungsi
: Menyimpan data pegawai. Tabel 3.12 Tabel Pegawai
No 1 2 3
Nama Kolom Kd_Pegawai Nm_Pegawai Jenis_Kelamin
Tipe Data
Panjang
Varchar Varchar Varchar
10 50 10
PK √
Keterangan FK Tabel Asal
61
No 4 5 6 7 8
Nama Kolom Tgl_Lahir Alamat Identitas No_Telp Jabatan
Tipe Data
Panjang
Date Varchar Varchar Varchar Varchar
50 20 15 20
PK
Keterangan FK Tabel Asal
13. Tabel Pembayaran Primary Key
: Kd_Pembayaran
Foreign Key
: Kd_Pegawai
Fungsi
: Menyimpan data pembayaran. Tabel 3.13 Tabel Pembayaran
No
Nama Kolom
Tipe Data
Panjang
1 2 3 4 5 6
Kd_Pembayaran Kd_Pegawai Sisa DP DP Status_Pembayaran Total_Tagihan
Varchar Varchar Integer Integer Varchar Integer
10 10
PK √
Keterangan FK Tabel Asal √
Pegawai
10
3.2.5 Perancangan Interface Pada tahap ini dilakukan perancangan input/output untuk berinteraksi antara user dengan sistem. Desain antar muka ini terdiri dari seluruh form yang akan diimplementasikan oleh admin pada sistem administrasi pasien pada puskesmas Jagir Surabaya. a.
Ragam Layar Dialog/ Interface Gambaran desain interface menu dari Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan pada Hotel Pondok Asri Surabaya.. Sistem terbagi dalam 5 (lima) menu yaitu System, Master, Transaction, Reports, dan User. System
62
digunakan untuk merubah password pengguna, mengganti pengguna dan keluar dari aplikasi. System meliputi Login, Logout, dan Exit. Menu Master digunakan untuk penambahan, pengubahan dan hapus data tamu, kamar hotel, dan pegawai. Menu Transaksi digunakan untuk menyimpan proses utama reservasi, check in, check out, pemesanan food & beverage. Menu Transaksi meliputi Reservation, Cancelation, Check In, Check Out, Food & Beverage, dan Billing. Menu Reports digunakan untuk melihat laporan tentang tamu yang melakukan reservasi, check in, check out, dan berapa tingkat okupansi hotel dalam perhari. b.
Desain Interface Input Desain input merupakan rancangan input atau masukan, berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengelohan data. Desain input merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem. 1.
Form Login Tampilan awal saat aplikasi pertama kali dijalankan. Terdapat textbox username dan password untuk login. Form login ditampilkan pada Gambar 3.28. Login Username :
Enter Text
Password :
Enter Text Login
Cancel
Gambar 3.28 Form Login
63
Fungsi obyek dalam desain form login adalah sebagai berikut: Tabel 3.14 Fungsi Obyek Form Login
2.
Nama Obyek
Tipe Obyek
Fungsi Diisi dengan user name yang petugas Diisi dengan password masing masing user
Username
TextBox
Password
TextBox
Cancel
Button
Digunakan untuk membatalkan.
Login
Button
Digunakan untuk konfirmasi user name dan password
Form Utama Form yang muncul setelah user berhasi login. Form ini berisikan menu yang dapat dipilih oleh pegawai bagian Front Office. Setiap menu dapat dipilih sesuai dengan hak akses yang dimiliki user. Form utama ditampilkan pada Gambar 3.29. Main Menu Menu
Master
Transaction
View
Report
Change Password
Guest
Reservation
Current Status
Reservation
Maintenance User
Rooms
Check In
Room Available
Check In
Logout
Employees
Check Out
All Transaction
Check Out
Exit
Credit Card
Food & Beverages
Food & Beverages
Extra Bed
Extra Bed
Gambar 3.29 Form Utama Tabel 3.15 Fungsi Obyek Form Utama
Nama Obyek Menu
Tipe Obyek MenuStrip
Fungsi Digunakan untuk melakukan Login atau Exit
64
Nama Obyek
3.
Tipe Obyek
Transaction
MenuStrip
Master
MenuStrip
Report
MenuStrip
View
MenuStrip
Fungsi Digunakan untuk melakukan transaksi Digunakan untuk mengatur seluruh data master Digunakan untuk melihat Report Digunakan untuk mengatur hak akses Employee
Form Room Form untuk melakukan proses maintenance room. Pada form ini dapat dilakukan proses insert, edit dan delete data yang sudah ada. Daftar room yang ada pada database dapat dilihat pada gridview yang terdapat pada form. Form Maintenance Room dapat dilihat pada Gambar 3.30. Form Title Room Number
Enter Text
Room Type
Enter Text
Room Status
Enter Text
Floor
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Enter Text
Save
Enter Text
Cancel
Gambar 3.30 Form Room Fungsi obyek dalam desain form room adalah sebagai berikut: Tabel 3.16 Fungsi Obyek Form Room
Exit
65
Nama Obyek
Tipe Obyek
Save
Button
Cancel Exit Room No. Room Type Room Status Floor 4.
Button Button TextBox TextBox TextBox TextBox
Fungsi Menambah data kamar yang baru. Membatalkan. Melakukan keluar form. Nomor kamar (otomatis). Memberikan tipe kamar. Memberikan status kamar. Memberikan lantai kamar
Form Reservasi Form individual reservation ini digunakan untuk memasukan data reservasi dari tamu perorangan, check in, pembatalan reservasi dan menampilkan detail data reservasi. Form individual reservation dapat dilihat pada Gambar 3.31.
Reservation Reservation Information Reservation
Check In Information
Check Out Information
Check In
Check Out
Cancelled Information Cancelled
Rsv No.
Enter Text
Room Type
Enter Text
First Name
Enter Text
Rate
Enter Text
Last Name
Enter Text
Pay Ins
Enter Text
Arrival
Enter Text
Departure
Enter Text
Remark
Enter Text
Adult
Enter Text
Status
Enter Text
Address
Enter Text
Phone
Enter Text
Email
Enter Text
LOS : Enter Text
Save
Cancel
Exit
Gambar 3.31 Form Reservasi Fungsi obyek dalam desain form booking adalah sebagai berikut: Tabel 3.17 Fungsi Obyek Form Booking
Nama Obyek Reserv No. First Name
Tipe Obyek TextBox TextBox
Fungsi Mengisi reserv tamu Mengisi nama awal tamu
66
Nama Obyek Last Name Arrival Departure Adult Status Address Phone Email Room Type Rate Pay Instruct Remark Save Cancel Exit
5.
Tipe Obyek TextBox ComboBox ComboBox TextBox ComboBo ListBox TextBox TextBox ComboBox TextBox ListBox ListBox Button Button Button
Fungsi Mengisi nama akhir tamu Memilih tgl kedatangan Memilih tgl keberangkatan Mengisi jumlah tamu Memilih status reservasi Mengisi alamat Mengisi nomor telepon Mengisi alamat email Memilih tipe kamar Mengisi harga kamar Mengisi keterangan Mengisi keterangan Menyimpan data reservasi Membatalkan pengisian Melakukan keluar form
Form Check Out Form check out ini digunakan untuk data transaksi apabila tamu akan meninggalkan hotel. Form check out dapat dilihat pada Gambar 3.32.
Reservation Reservation Information Reservation
Check In Information Check In
Check Out Information Check Out
Cancelled Information Cancelled Enter Text
Rsv No.
Enter Text
Room Type
First Name
Enter Text
Rate
Enter Text
Last Name
Enter Text
Unit Price
Enter Text
LOS : Adult
Enter Text
Extra Charge
Enter Text
Enter Text
Sub Total
Enter Text
Status
Enter Text
Prepaid
Enter Text
Address
Enter Text
Remain
Enter Text
Total
Enter Text
Phone
Enter Text
Email
Enter Text Add & Save
Cancel
Gambar 3.32 Form Check Out Fungsi obyek dalam desain form booking adalah sebagai berikut:
Exit
67
Tabel 3.18 Fungsi Obyek Form Check Out
Nama Obyek Add & Save Cancel
6.
Tipe Obyek Button Button
Fungsi Digunakan untuk menyimpan data Digunakan untuk membatalkan transaksi
Halaman Nota Pembayaran Tamu Halaman nota pembayaran tamu merupakan nota tagihan yang ditagihkan kepada tamu selama menginap di hotel dan beserta keterangan total transaksi yang harus dibayar. Nota Pembayaran
Hotel Pondok Asri Surabaya
Jl. Kalibokor Selatan 108 Surabaya 60283 Jawa Timur – Indonesia +62 31 5025377
No. Rsvi Nama
No. Kamar Tipe Kamar Tgl. Check in Tgl. Check Out
Harga Kamar Lama Inap Total Harga Kamar Total Pelayanan Total Tagihan DP Sisa Bayar Kembali
(Nama & Tanda Tangan)
Gambar 3.33 Form Nota Tagihan Tamu
68
3.2.6 Perancangan Uji Coba Perancangan uji coba bertujuan untuk memastikan bahwa aplikasi telah dibuat sesuai dengan kebutuhan atau tujuan yang diharapkan. Kekurangan atau kelemahan aplikasi pada tahap ini akan dievaluasi sebelum diimplementasikan secara nyata. a. Perancangan Uji Coba Login Proses login dilakukan dengan cara menginputkan username dan password. Data login yang digunakan terlihat pada Tabel 3.19 untuk masing-masing user. Untuk test case Login dapat dilihat pada Tabel 3.20. Tabel 3.19 Data Testing User
Nama Field USERNAME PASSWORD STATUS
Data 1 E001 Admin Active
Data 2 E002 Admin Active
Tabel 3.20 Test Case Login Test case Tujuan ID 1 Deskripsi username, password yang valid 2 Deskripsi username, password yang tidak valid namun user aktif
Input
Output yang diharapkan
Memasukan data 1 dari tabel testing data pengguna Memasukan data 2 dari tabel testing data pengguna
Form login mengeluarkan message box "Login Succes”
Form login mengeluarkan message box "Login Failed”
b. Perancangan Uji Coba Maintenance Data Kamar Proses manipulasi data kamar adalah proses penyimpanan untuk data kamar baru, perubahan data kamar yang telah disimpan sebelumnya, dan
69
membatalkan proses penyimpanan dan perubahan data. Proses ini bertujuan mengetahui dan menentukan keberhasilan dari obyek-obyek yang ada dalam desain Form Maintenance Room. Untuk data testing room dapat dilihat pada Tabel 3.21 dan untuk test case room dapat dilihat pada Tabel 3.22. Tabel 3.21 Data Testing Room Nama Field RoomNo RoomName RoomType RoomStatus Floor Availability
Data 1 R001 Venice King Size Non Vacant Clean First Ya
Data 2 R003 Venice King Size Non Ya
Data 3 R002 Venice King Size Vacant Clean First Ya
Tabel 3.22 Test Case Master Room Test case ID 3
4
5
6
Tujuan Tambah data baru ke tabel kamar dengan data lengkap Menghindari input data kosong
Input
Output yang diharapkan
Memasukan data 1 Form mengeluarkan pesan " dari tabel testing data Data have been save", dan pengguna data bertambah pada gridview dan database
Memasukan data 2 dari tabel testing dengan mengosongkan kolom RoomNo Melakukan Memasukan data 3 update data dari tabel testing data kamar pengguna Membatalkan Mengubah isi data Update pada gridview dan menekan tombol keluar dan membuka Form kembali
Form mengeluarkan pesan " Room status can’t be empty"
Form mengeluarkan pesan "Data have been updated" Data yang dirubah kembali seperti semula karena belum dilakukan proses simpan
70
c. Perancangan Uji Coba Reservasi Proses transaksi reservasi adalah proses penyimpanan untuk data data reservasi tamu, mengupdate data reservasi untuk proses checkin. Proses ini bertujuan mengetahui dan menentukan keberhasilan dari fitur-fitur didalam form individual reservasi. Untuk data testing indiviual reservation dapat dilihat pada Tabel 3.23 dan untuk test case indiviual reservation dapat dilihat pada Tabel 3.24. Tabel 3.23 Data Testing Reservation
Nama Field Guest Name Date of Birth Gender Address Phone Post Code City Province Country ID Identity No Email Room Type Room No Book Date C/I Date From Destination Adult Child Guest Type
Data 1 Dio 13-11-1992 Male Kuricang 081213531378 62616 Jakarta
Data 2 Kania 24-03-1987 Female Pondok Jati 081231232312 61252 Sidoarjo
Jawa Timur Jakarta ID ID 3515151311920001 3515152403870002
[email protected] [email protected] KG-NS KG-NS R001 R002 25-03-2014 29-05-2014 25-03-2014 Jakarta Sidoarjo Surabaya Surabaya 1 1 Vacation Vacation
71
Tabel 3.24 Test Case Master Reservation Test case ID 7
Tujuan Menambah data reservation baru
Input
Output yang diharapkan Masukan data 1 dari tabel Pesan “Data have testing Group Reservation been saved.”, dan data dengan menekan tombol save bertambah pada data bertambah dan form gridview dan database keluar jika menekan save and add another data akan di save dan dapat menambah data baru lagi
8
Menghindari Menekan tombol save tanpa input data mengisi kolom kosong
9
Mengubah data reservasi menjadi status check in
Pada form Add Check In melakukan search melalui Guest ID. Kemudian menekan tombol Update Booking.
Form mengeluarkan pesan “Data can’t be empty” dan kolom harus diisi. Form mengeluarkan pesan "Change record has been successfully saved " dan data bill tamu terupdate, status kamar terupdate.
d. Perancangan Uji Coba Check Out Proses ini bertujuan untuk mengetahui keberhasilan proses transaksi Check Out. Hasil uji coba sistem diuji dengan data testing yang dapat dilihat pada Tabel 3.25. Dengan proses Uji coba pada Tabel 3.26. From Check out bertujuan untuk mengangani proses pembayaran dan check out tamu. Setelah data tamu check out tersimpan. Tabel 3.25 Data Testing Check Out
Nama Field Room no Payment type Total cash Total change
Data 1 R001 Cash 500 -
Data 2 R002 Cash 500 -
72
Tabel 3.26 Test Case Check Out Test case ID 10
11
Tujuan
Input
Output yang diharapkan
Menghitung total transaksi tamu
Sistem menghitung total transaksi debit dan credit yang tersimpan dalam database, menghitung pembebanan tax dan service
Total debit akan terhitung dan dimunculakan pada kolom total debit sehingga total yang harus dibayar tamu akan muncl pada kolom total to paid
Menyimpan data check out
Masukan data 2 dari tabel testing check out
Form mengeluarkan pesan "Change record has been successfully saved"
