BAB 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
5.1
Analysis Document
5.1.1
The Task
5.1.1.1 Purpose
Sistem informasi penagihan merupakan salah satu bagian yang sangat penting bagi perusahaan leasing ILUFA untuk mengelola penagihannya. Karena jumlah transaksi yang harus ditagih menjadi semakin banyak dari hari ke hari, maka perusahaan leasing ILUFA mengalami kesulitan dalam mengelola tagihan sehari – hari. Dengan adanya suatu sistem informasi penagihan, maka perusahaan akan terbantu dalam mengelola tagihan. Sistem informasi penagihan harus dapat membantu bagian administrasi perusahaan dalam pencatatan terhadap kupon tagihan yang dikeluarkan sehari – hari. Sistem informasi penagihan juga harus dapat membantu bagian keuangan dalam mendapatkan laporan jumlah penagihan secara cepat dan tepat, dimana sistemnya telah terintegrasi dengan bagian administrasi. Sistem informasi penagihan juga harus membantu kolektor dalam mendapatkan jalur penagihan terpendek, dan hal tersebut dimungkinkan dengan penggunaan algoritma jalur terpendek Dijkstra. Selain itu, sistem informasi penagihan diharapkan dapat membantu decision maker dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk membuat suatu keputusan, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Contohnya sistem dapat
106 digunakan oleh manajer umum dan administrasi untuk mendeteksi adanya keterlambatan dan kemacetan pembayaran.
5.1.1.2 System Definition
Sistem informasi penagihan dirancang untuk membantu perusahaan leasing ILUFA dalam mengelola penagihannya. Berikut merupakan definisi sistem berdasarkan kriteria FACTOR :
Tabel 5.1 FACTOR Criterion Sistem berfungsi untuk melakukan pencatatan terhadap kupon tagihan yang keluar, membuat laporan total penagihan harian, mencatat kupon yang tidak tertagih, membuat laporan kredit macet, Functionality
menghitung
jalur
menyimpan
data
memproses
data
penagihan historis historis
terpendek,
penagihan, tersebut
dan
menjadi
informasi yang berguna bagi decision maker untuk mengambil keputusan. Sistem ini digunakan oleh bagian administrasi, bagian keuangan, kolektor, divisi umum dan Application Domain
administrasi. Manajer dapat menggunakan sistem untuk melakukan controlling.
107 Tabel 5.1 FACTOR Criterion (lanjutan) Sistem ini harus dapat digunakan oleh SDM yang Condition
ada sekarang dan mampu memproses data secara real-time dan akurat. Sistem
menggunakan
PC
yang
mendukung
pengoperasian Microsoft .NET. Dikembangkan dalam bahasa Visual Basic .NET. Technology
dan menggunakan database SQL SERVER 2000. Jaringan LAN yang digunakan disediakan oleh perusahaan. Transaksi, Object
Kupon,
Administrasi,
Keuangan,
Lokasi, Jalur Penagihan, Laporan Tagihan Harian, Laporan Kredit Macet. Sistem penagihan
Responsibility
yang
mampu
mendukung
perusahaan ILUFA dalam mengelola tagihan hariannya.
108 5.1.1.3 Context Problem Domain
Gambar 5.1 Rich Picture Sistem yang Akan Dikembangkan
109 Dalam sistem yang akan dikembangkan, maka sistem penagihan dijelaskan sebagai berikut : 1
Bagian Administrasi menginput semua data kupon yang dikeluarkan ke dalam sistem.
1.1
Bagian Administrasi menyerahkan kupon yang akan ditagih kepada kolektor.
2
Bagian Administrasi memproses jalur penagihan terpendek melalui sistem.
2.1
Bagian Administrasi mencetak jalur penagihan terpendek.
2.2
Kolektor menerima jalur penagihan terpendek.
3
Kolektor menagih semua konsumen yang harus ditagih. Alamat konsumen yang harus ditagih tertera pada lembar kupon tagihan.
4
Konsumen melakukan pembayaran kepada kolektor sesuai dengan nominal yang tertera pada kupon tagihan.
5
Setelah
selesai
menagih
semua
konsumen,
kolektor
mengembalikan uang yang tertagih kepada bagian keuangan. 5.1
Kolektor mengembalikan kupon yang tidak tertagih ke bagian administrasi.
5.2
Bagian administrasi menginput data semua kupon tidak tertagih ke dalam sistem. Sistem akan mengtransfer tanggal lunas kupon yang tidak tertagih ke hari kerja penagihan berikutnya.
6
Bagian Keuangan memproses data hasil penagihan dari sistem menjadi laporan tagihan harian. Laporan digunakan untuk cross-
110 check hasil penagihan yang diserahkan oleh kolektor. Dalam laporan tagihan tertera nominal hasil penagihan yang harus diserahkan oleh kolektor. 7
Manajer Umum dan Administrasi akan mengevaluasi kinerja penagihan dan memproses data tagihan, sehingga menghasilkan laporan kredit macet. Laporan kredit macet kemudian diserahkan ke bagian debt collector.
8
Bagian debt collector melakukan negosiasi dengan konsumen dengan harapan masalah pembayaran yang macet dapat diselesaikan.
Application Domain
Sistem informasi penagihan akan digunakan oleh bagian administrasi, keuangan, kolektor dan manajer divisi umum dan administrasi. Sedangkan manajer juga dapat menggunakan sistem untuk kegiatan controlling. Bagian administrasi akan menggunakan sistem untuk melakukan pencatatan terhadap kupon tagihan yang dikeluarkan sehari – hari. Sistem informasi penagihan juga harus membantu kolektor dalam mendapatkan jalur penagihan terpendek, dan hal tersebut dimungkinkan dengan penggunaan algoritma jalur terpendek Dijkstra. Sistem informasi penagihan juga harus dapat membantu bagian keuangan dalam mendapatkan laporan jumlah penagihan secara cepat dan tepat, dimana sistemnya telah terintegrasi dengan bagian administrasi. Adanya kupon yang tidak tertagih yang diinput oleh bagian administrasi, juga harus dapat dilihat oleh bagian keuangan, sehingga mereka
111 dapat mengatur pengeluaran kupon untuk hari berikutnya. Kemudian, sistem penagihan harus dapat digunakan oleh manajer umum dan administrasi untuk mendeteksi adanya kemacetan pembayaran.
5.1.2
Problem Domain
5.1.2.1 Cluster
Terdapat tiga buah cluster untuk mengelompokan class yang ada, yaitu cluster orang, cluster dokumen, dan cluster peta.
<
> Orang
<> Dokumen
<> Peta
Gambar 5.2 Cluster
5.1.2.2 Structure
Cluster orang terdiri dari class administrasi.
Gambar 5.3 Structure Cluster Orang
112 Cluster dokumen terdiri dari class penjualan, class detail penjualan dan class kupon. << Cluster >> Dokumen
Kupon -KodeTransaksi -NoKupon -JadwalLunas -TglLunas
Detail Penjualan -KodeTransaksi -Barang -Jumlah -Keterangan
Penjulan *
1
*
1
-KodeTransaksi -TanggalMulai -KodeKonsumen -JumlahHari -Angsuran -Angsuran -Kolektor -Sales -TanggalLunas -StatusPlot
Gambar 5.4 Structure Cluster Dokumen Cluster peta terdiri dari class node, class lokasi penjualan, class jalur dan class map.
Gambar 5.5 Structure Cluster Peta
113 Berikut ini merupakan rangkaian class – class yang digambarkan dalam bentuk class diagram. Dalam class diagram hubungan relasi antar class akan lebih jelas terlihat. Pada class diagram di bawah ini, ada dua jenis hubungan antar class, yaitu : 1. Asosiasi Hubungan asosiasi terlihat pada hubungan class administrasi dengan penjualan, class lokasi penagihan dengan class penjualan, dan hubungan class konsumen dengan penjualan. 2. Agregasi Hubungan agregasi terlihat pada hubungan class kupon dengan class penjualan, class detail penjualan dengan class penjualan, class lokasi penagihan dengan class node, class path dengan class node, dan class node dengan class map.
114
Gambar 5.6 Class Diagram
5.1.2.3 Classes
Berikut adalah penjelasan atas class – class yang ada dalam class diagram. 1.
Konsumen Class ini merupakan kumpulan objek dari konsumen perusahaan ILUFA. Class Konsumen memiliki atribut KodeKonsumen, NamaKonsumen, NamaUsaha, AlamatRumah, AlamatUsaha, TeleponRumah, TeleponUsaha.
115 Operasi yang dimiliki oleh class Konsumen adalah registrasi dan ubahDataPribadi.
Gambar 5.7 Class dan State Chart Konsumen
State chart Konsumen menggambarkan kalau aktivitas dimulai dari initial state, kemudian konsumen berubah statusnya menjadi active ketika dia telah terdaftar. Konsumen akan selamanya menjadi objek dari sistem, sehingga dapat digunakan untuk keperluan dokumentasi. Selama konsumen dalam state active, maka jika ada perubahan dalam data pribadi konsumen maka data tersebut dapat diubah berkali – kali.
Tabel 5.2 Keterangan Behavioural Pattern Class Konsumen Event registrasi
Atribut KodeKonsumen, NamaKonsumen, NamaUsaha, AlamatRumah, AlamatUsaha, TeleponRumah, TeleponUsaha
ubahDataPribadi
NamaKonsumen, NamaUsaha, AlamatRumah, AlamatUsaha, TeleponRumah, TeleponUsaha
2.
Penjualan dan Detail Penjualan
116 Class ini merupakan kumpulan objek dokumen penjualan. Class ini terdiri dari class Penjualan yang menyimpan data transaksi penjualan dan class Detail Penjualan yang menyimpan detail dari transaksi penjualan yang bersangkutan.
Class
Penjualan
memiliki
atribut
KodeTransaksi,
TanggalMulai, KodeKonsumen, JumlahHari, Angsuran, Kolektor, Sales, TanggalLunas, StatusPlot. Behaviour yang dimiliki oleh class Penjualan adalah mendataPesanan, plotLokasi, dan cetakKupon. Class Detail Penjualan
memiliki
atribut
KodeTransaksi,
Barang,
Jumlah,
dan
Keterangan. Behaviour yang dimiliki oleh class Detail Penjualan adalah mendataPesanan.
Penjualan -KodeTransaksi -TanggalMulai -KodeKonsumen -JumlahHari -Angsuran -Kolektor -Sales -TanggalLunas -StatusPlot -StatusCetak
Detail Penjualan
1
*
-KodeTransaksi -Barang -Jumlah -Keterangan
Gambar 5.8 Class dan State Chart Transaksi dan Detail Transaksi
Dalam state chart Penjualan dan Detail Penjualan, aktivitas dimulai dari initial state. Jika ada penjualan, maka state dari Penjualan menjadi Open. Sehingga pencatatan penjualan dapat dilakukan dan kemudian akan disimpan. State class Penjualan berubah menjadi Active. Objek Penjualan
117 kemudian di plot ke dalam peta, dan state-nya berubah menjadi plotted. Kemudian bila Penjualan dicetak kuponnya, maka state-nya berubah menjadi printed. State ini digunakan kupon agar dalam 1 Penjualan, kupon hanya dapat dicetak 1 kali. Final state dicapai ketika transaksi penjualan telah dilunasi.
Tabel 5.3 Keterangan Behavioural Pattern Class Transaksi dan Detail Transaksi Event catatPenjualan
Atribut KodeTransaksi, TanggalMulai, KodeKonsumen, JumlahHari, Angsuran, Kolektor, Sales, TanggalLunas, Barang, Jumlah, Keterangan
plotLokasi
KodeTransaksi, LokasiPenagihan, StatusPlot
cetakKupon
KodeTransaksi, StatusCetak
3.
Kupon Class Kupon merupakan kumpulan objek kupon yang berfungsi untuk menyimpan informasi penagihan untuk suatu transaksi. Atribut dari class Kupon adalah KodeTransaksi, NoKupon,
JadwalLunas, TglLunas.
Behaviour yang berhubungan dengan class ini adalah cetakKupon, mengeluarkanKupon, dan transferKupon.
118 Kupon -KodeTransaksi -NoKupon -JadwalLunas -TglLunas
Gambar 5.9 Class dan State Chart Kupon
Dalam state chart kupon, aktivitas dimulai dari initial state. Bila ada event cetakKupon, maka state kupon berubah menjadi active. Bila Kupon telah ditagihkan kepada konsumen, maka state kupon akan berubah menjadi tertagih. Selama state tertagih, bila ada kupon yang tidak tertagih, maka dapat dilakukan transferKupon, yang mengubah nilai tanggal pada atribut TglLunas. Jika kupon telah dilunasi, maka dicapai final state.
Tabel 5.4 Keterangan Behavioural Pattern Class Kupon Event
Atribut
cetakKupon
KodeTransaksi, NoKupon, JadwalLunas
mengeluarkanKupon
KodeTransaksi, JadwalLunas
transferKupon
KodeTransaksi, JadwalLunas
119 4.
Administrasi Class
Administrasi
menggambarkan
aktivitas
karyawan
bagian
administrasi. Atribut dari class ini sama dengan class Karyawan. Behaviour yang dimiliki oleh class ini adalah masukKerja, transferKupon, catatPenjualan, mendataKuponKeluar, mendataPeta, dan cetakKupon.
/Mendata Kupon /Catat Penjualan Keluar
/ Masuk Kerja
/Transfer Kupon / Pulang Kerja
Active
/mendata Peta
/Cetak Kupon
Gambar 5.10 Class dan State Chart Administrasi
Dalam state chart class Keuangan, aktivitas dimulai dari saat masuk kerja, sehingga state dari karyawan akan menjadi active. Selama active, karyawan administrasi dapat melakukan catatPenjualan dari transaksi baru, mencatat kupon yang keluar, melakukan transfer kupon, melakukan pemetaan, dan mencetak kupon penagihan. State dari keuangan akan berakhir ketika pulang kerja.
120 Tabel 5.5 Keterangan Behavioural Pattern Class Administrasi Atribut
Event masukKerja
KodeKaryawan, Status
catatPenjualan
KodeKaryawan, KodeTransaksi
mendataKuponKeluar
NoKupon, KodeTransaksi, TglLunas
mendataPeta
KodeNode, KodeMap, KodePath
cetakKupon
KodeTransaksi, NoKupon
transferKupon
NoKupon, KodeTransaksi, TglLunas
pulangKerja
Status
5.
Lokasi Penagihan Class Node Transaksi merupakan kumpulan objek Node Transaksi yang menyatakan lokasi suatu transaksi dalam suatu peta. Atribut yang dimiliki oleh class Node Transaksi adalah KodeNode, KodeTransaksi, Status dan Keterangan. Behaviour yang dimiliki class Node Transaksi adalah mendataPeta dan hapusDataPeta. Lokasi Penagihan -KodeNode -KodeTransaksi -Status -Keterangan
Gambar 5.11 Class dan State Chart Node Transaksi
121 State chart dari objek Node Transaksi dimulai dari event mendataPeta. Setelah itu, maka state dari class Node Transaksi akan berubah menjadi active. Apabila transaksi telah lunas, maka state Node Transaksi akan berubah menjadi inactive. Objek Node Transaksi akan mencapai final state ketika dihapus.
Tabel 5.6 Keterangan Behavioural Pattern Class Node Transaksi Atribut
Event mendataPeta
KodeNode, KodeTransaksi, Status, Keterangan
hapusDataPeta
KodeNode, KodeTransaksi
6.
Node Class Node merupakan kumpulan objek Node yang menyatakan titik – titik dalam peta. Atribut yang dimiliki dalam class Node adalah KodeNode, xPos, yPos dan KodeMap. Behaviour yang berhubungan dengan class ini adalah mendata dan hapusDataPeta.
Gambar 5.12 Class dan State Chart Node
122 State chart dari objek Node akan dimulai ketika dilakukan mendataPeta. Kemudian objek akan memasuki state active. Kemudian state dari objek Node akan selesai ketika dilakukan operasi hapusDataPeta.
Tabel 5.7 Keterangan Behavioural Pattern Class Node Atribut
Event mendataPeta
KodeNode, xPos, yPos, KodeMap
hapusDataPeta
KodeNode
7.
Path Class Path merupakan kumpulan objek Path yang menyatakan jalur yang menghubungkan antara node yang satu dengan node yang lain. Atribut yang dimiliki oleh class ini adalah KodePath, NodeFrom, NodeTo, dan Distance. Behaviour yang dimiliki oleh class ini adalah mendataPeta dan hapusDataPeta.
Gambar 5.13 Class dan State Chart Path
State chart dari class Path dimulai dari saat mendataPeta sehingga membuat state objek Path menjadi active. Kemudian state dari objek Path akan berakhir ketika hapusDataPeta dijalankan.
123
Tabel 5.8 Keterangan Behavioural Pattern Class Path Atribut
Event mendataPeta
KodePath, NodeFrom, NodeTo, Distance
hapusDataPeta
KodePath
8.
Map Class Map merupakan kumpulan objek Map yang merupakan peta yang disimpan dalam sistem. Satu objek Map akan mewakili 1 kawasan penagihan seorang kolektor. Atribut dari class Map adalah KodeMap, MapName, Kolektor, dan FilePath. Behaviour yang ada dalam class Map adalah mendataPeta dan hapusDataPeta.
Gambar 5.14 Class dan State Chart Map
State chart dari class Map dimulai dari saat dilakukan mendataPeta. Hal tersebut akan membuat state objek Map berubah menjadi active. Objek Map akan berakhir ketika hapusDataPeta dijalankan.
124 Tabel 5.9 Keterangan Behavioural Pattern Class Map Atribut
Event inputDataPeta
KodeMap, MapName, Kolektor, FilePath
hapusDataPeta
KodeMap
5.1.2.4 Events
Pada tabel berikut, dicantumkan behaviour yang terdapat pada setiap class yang dirangkum dalam event table. Tanda asterisk (*) menunjukan bahwa suatu event dijalankan berulang – ulang (iteration) oleh class yang bersangkutan. Tanda plus (+) menunjukan bahwa suatu event dijalankan secara sequential (selection).
125
Plot Lokasi
+
*
+
*
Cetak Kupon
+
Mendata Kupon Keluar
+
*
Transfer Kupon
*
*
Registrasi
+
Ubah Data Pribadi
*
Jalur
Map
*
+
Node
Administrasi
*
Catat Penjualan
Lokasi Penagihan
Detail Penjualan
Penjualan
Konsumen
Event
Kupon
Tabel 5.10 Event Table
+
*
Masuk Kerja
+
Pulang Kerja
+
Mendata Peta
*
Hapus Data Peta
*
+
+
+
+
+
+
+
126 5.1.3
Application Domain
5.1.3.1 Usage 5.1.3.1.1
Overview
Pada tabel berikut, ditunjukan hubungan antara use case dengan actor yang ditunjukan dalam actor table.
Manage Kupon dan Transaksi
√
Pencatatan Kupon Keluar
√
Memproses Jalur Penagihan Terpendek
√
Pemetaan
√
Mengtransfer Kupon
√
Membuat Laporan Kalkulasi Kupon Harian
√
Keuangan
Use Case
Administrasi
Actors
Manajer Umum & Administrasi
Tabel 5.11 Actor Table
√
Membuat Laporan Penagihan
√
Membuat Laporan Keterlambatan Pembayaran
√
127 5.1.3.1.2
Use Case Diagram
Gambar 5.15 Use Case Diagram
128 5.1.3.1.3
Actor Specifications
Untuk menjelaskan hubungan antara actor dengan sistem yang dirancang, maka dibutuhkan actor specifications. Actor yang berhubungan dengan sistem yaitu : 1. Administrasi Tabel 5.12 Tabel Actor Spesification Administrasi Administrasi Goal: Administrasi adalah orang yang memiliki tanggung jawab dalam me-manage
kupon dan transaksi yang sedang berjalan. Semua kupon yang keluar untuk ditagihkan kepada konsumen akan dicatat oleh administrasi. Bagian administrasi akan membuat laporan kalkulasi kupon berdasarkan kupon yang keluar tiap harinya. Administrasi memiliki tanggung jawab dalam memetakan jalur penagihan, dan memproses
jalur
penagihan
terpendek,
untuk
diberikan
kepada
kolektor.
Administrasi juga memiliki tanggung jawab dalam me-manage adanya kupon yang tidak tertagih (kupon balik). Kupon yang tidak tertagih akan ditransfer tanggal lunasnya ke hari penagihan berikutnya. Characteristics : Administrasi harus memiliki pengalaman dalam menggunakan
komputer dan aplikasi office. Orang yang bertanggung jawab pada tugas administrasi disarankan mengenal lingkungan sekitar daerah penagihan sehingga mampu memetakan jalur penagihan. Examples: Seorang lulusan D3/S1 dan memiliki domisili di daerah perusahaan
sehingga mengenal daerah penagihan dan menguasai aplikasi dasar komputer.
129 2. Keuangan Tabel 5.13 Tabel Actor Spesification Keuangan Keuangan Goal: Keuangan dalam proses penagihan memiliki tanggung jawab dalam mengelola
uang hasil penagihan. Oleh karena itu, keuangan akan mendapatkan laporan kalkulasi kupon harian dari sistem yang terintegrasi dengan bagian administrasi, dimana laporan tersebut memiliki ringkasan total nominal kupon yang keluar untuk ditagih dan total nominal kupon tidak tertagih pada hari penagihan tertentu. Dengan menggunakan laporan kalkulasi kupon harian, bagian keuangan dapat melakukan cross check hasil penagihan yang seharusnya diserahkan oleh kolektor. Characteristics : Orang yang bertanggung jawab pada tugas keuangan harus
memiliki dasar akuntansi sehingga dapat membuat laporan keuangan yang baik, dan juga harus dapat menguasi aplikasi komputer dasar seperti aplikasi office. Examples: Seorang lulusan SMK/D3 yang memiliki dasar akuntansi dan menguasai
aplikasi dasar komputer.
130 3. Manajer Umum dan Administrasi Tabel 5.14 Tabel Actor Spesification Manajer Umum dan Administrasi Manajer Umum dan Administrasi Goal: Manajer umum dan administrasi adalah orang yang bertanggung jawab
sebagai atasan administrasi dan membuat laporan penagihan secara periodik. Manajer umum dan administrasi secara periodik akan mengeluarkan laporan tentang keterlambatan pembayaran, supaya dapat di-follow up oleh bagian lain. Secara periodik pula, manajer umum dan administrasi akan membuat laporan kinerja penagihan selama 1 periode tertentu, sebagai laporan pertanggungjawaban kepada manajer. Characteristics : Manajer umum dan administrasi haruslah orang yang memiliki
pengalaman manajemen dan akan membawahi beberapa orang staff. Manajer umum dan administrasi harus memiliki pengetahuan dasar komputer, dan mampu memahami dan menganalisa perhitungan laporan yang dihasilkan oleh komputer. Examples: Seorang lulusan S1 yang memiliki kemampuan menjalankan aplikasi
dasar komputer, dan mampu memimpin serta memiliki kemampuan analisa dan pengambilan keputusan yang tepat.
5.1.3.1.4
Use Case Specifications
Untuk menjelaskan bagaimana use case dilakukan oleh actor, maka dibuat use case specifications. Use case yang ada di dalam sistem yaitu :
131 1. Manage Kupon dan Transaksi Tabel 5.15 Tabel Use Case Manage Kupon dan Transaksi Manage Kupon dan Transaksi Use Case : Manage kupon dan transaksi dimulai oleh administrasi. Bila terdapat
perubahan pada transaksi ketika penagihan sedang berjalan, contohnya terdapat perubahan alamat penagihan konsumen, atau terdapat peralihan tanggung jawab kolektor yang menagih atau sales yang meng-handle konsumen, maka dapat dilakukan update data. Dalam fungsinya untuk memanajemen kupon, use case ini menerangkan status suatu kupon telah tercetak atau belum. Jika kupon belum tercetak, maka ada fasilitas untuk mencetak kupon penagihan. Selain itu, lewat use case ini pula, administrasi dapat melakukan track record atas kupon keluar dan transfer kupon serta memperbaiki kesalahan dalam pencatatan kupon keluar ataupun pencatatan transfer kupon. Objects : Kupon, Konsumen, Transaksi, Detail Transaksi Functions : updateTransaksi, viewDataKupon, viewHistoryKuponKeluar,
viewHistoryKuponTransfer, updateKuponKeluar, updateKuponTransfer, cetakKupon
132 2. Pencatatan Kupon Keluar Tabel 5.16 Tabel Use Case Pencatatan Kupon Keluar Pencatatan Kupon Keluar Use Case : Pencatatan kupon keluar dapat dilakukan oleh administrasi. Sistem akan
mendapatkan tanggal penagihan berikutnya, kemudian administrasi akan memasukan data kolektor yang bertanggung jawab atas penagihan kupon yang keluar tersebut. Administrasi memasukan kode transaksi yang akan ditagih, dan jumlah kupon yang keluar untuk transaksi tersebut. Sistem akan menampilkan range nomor kupon yang keluar, dan administrasi membandingkannya dengan nomor kupon sebenarnya. Jika benar maka sistem akan melakukan validasi terhadap kolektor yang bertanggung jawab atas transaksi tersebut, dan kemudian data kupon akan disimpan. Objects : Kupon, Transaksi Functions : getTodayDate, cekLastPaidCoupon, viewRangeKuponDitagih,
cekDataKolektor, save
133 3. Memproses Jalur Penagihan Terpendek Tabel 5.17 Tabel Use Case Memproses Jalur Penagihan Terpendek Memproses Jalur Penagihan Terpendek Use Case : Memproses jalur penagihan terpendek digunakan oleh administrasi. Tujuan
dari memproses jalur penagihan terpendek adalah supaya kolektor mengetahui jalur penagihan terpendek yang harus dilalui. Administrasi akan memasukan kolektor, dan sistem akan menampilkan kawasan penagihan kolektor yang bersangkutan. Kemudian sistem juga akan men-load semua data seperti node, path dan node transaksi yang masih aktif yang berada pada kawasan bersangkutan. Ketika administrasi menginstruksikan sistem untuk memproses jalur penagihan terpendek, maka sistem akan menghitung jalur penagihan terpendek dengan menggunakan algoritma Dijkstra. Jalur penagihan terpendek akan ditampilkan pada tampilan peta. Jika administrasi menekan tombol print, maka jalur penagihan akan dicetak melalui printer. Objects : Map, Node, NodeTransaksi, Path Functions : getMap, getNode, getNodeTransaksi, getPath, calculateShortestRoute,
drawShortestRoute, printMap
134 4. Pemetaan Tabel 5.18 Tabel Use Case Pemetaan Pemetaan Use Case : Pemetaan akan digunakan oleh administrasi untuk memetakan jalur
penagihan. Administrasi dapat memasukan peta kawasan penagihan baru untuk kolektor tertentu. Kemudian, administrasi dapat memasukan node – node baru. Administrasi juga dapat memasukan path baru yang menghubungkan node – node pada peta dan akan disimpan ke dalam sistem. Node transaksi akan merepresentasikan suatu transaksi, sehingga node transaksi akan disimpan layaknya node biasa, ditambah atribut node transaksi itu sendiri, seperti yang telah digambarkan dalam class diagram. Node transaksi baru akan diberi state active di dalam sistem. Suatu saat apabila diperlukan, administrasi dapat membaca data peta yang telah ada dalam sistem, dan sistem menampilkan jalur dan node yang ada pada peta. Objects : Map, Node, Path, Node Transaksi Functions : saveMap, saveNode, savePath, saveNodeTransaksi, loadData, getMap,
getNode, getPath, getNodeTransaksi, drawRoute
135 5. Mengtransfer Kupon Tabel 5.19 Tabel Use Case Mengtransfer Kupon Mengtransfer Kupon Use Case : Mengtransfer kupon digunakan oleh administrasi. Adanya kupon tidak
tertagih yang diserahkan oleh kolektor, akan diinput melalui modul ini dan secara otomatis, sistem akan mengtransfer tanggal lunas kupon bersangkutan ke hari kerja penagihan berikutnya. Tanggal lunas kupon merupakan tanggal dimana kupon diasumsikan lunas. Saat administrasi memulai aplikasi, maka sistem akan otomatis mencari tanggal saat itu. Adanya perubahan tanggal pada aplikasi, akan membuat sistem otomatis menghitung tanggal transfer kupon ke hari kerja penagihan berikutnya. Administrasi kemudian memasukan kolektor yang bertanggung jawab atas kupon yang tidak tertagih tersebut, dan selanjutnya memasukan kode transaksi dan jumlah kupon yang tidak tertagih. Sistem akan menampilkan range nomor kupon terakhir yang keluar. Administrasi akan membandingkan data tersebut dengan kupon sebenarnya. Bila benar, maka sistem akan mengtransfer kupon ke tanggal lunas berikutnya, dimana sebelumnya sistem akan melakukan validasi terhadap kolektor yang bertanggung jawab atas transaksi tersebut terlebih dahulu. Jika data tidak valid, maka sistem akan memberikan alert kepada administrasi. Objects : Kupon, Transaksi Functions : getTodayDate, calculateTransferDate, getLastOutKupon,
calculateKuponNumber, getDataKolektor, dataValidation, save
136 6. Memproses Laporan Kalkulasi Kupon Harian Tabel 5.20 Tabel Use Case Memproses Laporan Kalkulasi Kupon Harian Memproses Laporan Kalkulasi Kupon Harian Use Case : Memproses laporan kalkulasi kupon harian dapat dimulai oleh administrasi
ataupun keuangan. Laporan akan digunakan untuk controlling transaksi penagihan sehari – hari, seperti untuk cross check jumlah nominal penagihan dan jumlah keterlambatan pembayaran konsumen. Pada saat dimulai, sistem akan mencari tanggal pada saat itu. Tujuannya untuk memudahkan user supaya user tidak perlu mengubah tanggal pada saat aplikasi dimulai. Setiap ada perubahan tanggal pada aplikasi, maka otomatis aplikasi akan mengambil ulang data transaksi, data konsumen dan data kupon yang ditagih dengan tanggal tersebut. Sistem akan menampilkan seluruh kupon yang keluar dan kupon yang tidak tertagih pada tanggal yang bersangkutan, dikaitkan dengan siapa kolektor, sales dan konsumen untuk transaksi yang bersangkutan. Kemudian sistem akan menghitung keterlambatan untuk setiap transaksi, dimana keterlambatan dihitung dari selisih antara jumlah kupon yang seharusnya udah dibayar dibanding dengan realisasi jumlah kupon yang telah dibayar. Jika user ingin mencetak laporan, maka data akan ditampilkan pada Microsoft Excel, dan user dapat memanipulasi dan mencetak dari aplikasi tersebut. Objects : Transaksi, Konsumen, Kupon Functions : getTodayDate, getDataTransaksi, getDataKonsumen, getDataKupon,
calculcateKupon, print
137 7. Membuat Laporan Penagihan Tabel 5.21 Tabel Use Case Manage Membuat Laporan Penagihan Membuat Laporan Penagihan Use Case : Membuat laporan penagihan dimulai oleh manajer umum dan administrasi.
Secara periodik, administrasi akan membuat laporan penagihan yang mampu menunjukkan jumlah penagihan selama 1 periode dan mampu menggambarkan kinerja bagian penagihan. Jumlah penagihan selama 1 periode dihitung dari jumlah nominal kupon yang tertagih selama 1 periode. Kinerja bagian penagihan ditunjukkan dengan rasio jumlah realisasi penagihan dibandingkan dengan jumlah yang seharusnya tertagih. Rasio keberhasilan penagihan tersebut akan ditampilkan dalam bentuk persentase. Objects : Transaksi, Konsumen, Kupon Functions : getDataTransaksi, getDataKonsumen, getDataKupon, calculatePenagihan,
print
138 8. Membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan Tabel 5.22 Tabel Use Case Membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan Membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan Use Case : Laporan keterlambatan pelunasan akan dimulai oleh manajer umum dan
administrasi. Laporan ini digunakan untuk menunjukkan transaksi yang sudah melewati jadwal lunasnya. Selanjutnya, laporan ini akan dikirimkan kepada bagian yang bertanggung jawab melakukan follow up terhadap keterlambatan pelunasan. Ketika dimulai, sistem akan mendapatkan data transaksi, data konsumen dan data kupon. Dari data tersebut, kemudian sistem akan menghitung dan menyeleksi transaksi mana saja yang telah melewati tanggal lunasnya. Transaksi yang terlambat, akan ditampilkan juga berapa hari keterlambatannya bila dihitung dari tanggal lunasnya. Laporan ini dapat dicetak ke dalam Microsoft Excel, sehingga manajer umum dan administrasi dapat memanipulasi dan mencetak laporan keterlambatan pelunasan sesuai dengan format yang diinginkan. Objects : Transaksi, Konsumen, Kupon Functions : getDataTransaksi, getDataKonsumen, getDataKupon, calculateLateness,
print
5.1.3.2 Function
Function List digunakan untuk mendaftarkan semua fungsi yang akan dijalankan oleh sistem informasi. Dibawah ini menunjukkan daftar fungsi-fungsi yang terdapat didalam sistem informasi ini.
139 Tabel 5.23 Function List Function
Complexity
Type
Menampilkan data transaksi, konsumen dan kupon
Simple
Read
Update transaksi
Simple
Update
Update data kupon
Medium
Update
Cetak Kupon
Simple
Update
Query nomor kupon yang terakhir dilunaskan konsumen
Medium
Read
Hitung range nomor kupon yang keluar
Simple
Compute
Validasi data kupon
Simple
Read,Signal
Menyimpan data kupon keluar
Simple
Update
Simple
Read
Hitung jalur penagihan terpendek
Complex
Compute
Tampilkan jalur penagihan terpendek
Medium
Read
Mencetak jalur penagihan terpendek
Simple
Read
Menyimpan peta penagihan baru
Simple
Update
Menyimpan data node baru
Simple
Update
Menyimpan data path baru
Simple
Update
Menyimpan data node transaksi baru
Simple
Update
Query data peta
Medium
Read
Tampilkan jalur penagihan
Medium
Read
Hitung tanggal transfer kupon
Simple
Compute
Query kupon yang terakhir keluar
Medium
Read
Hitung range nomor kupon yang akan ditransferkan
Simple
Compute
Validasi data kupon
Simple
Read,Signal
Menyimpan data kupon keluar
Simple
Update
1. Manage Kupon dan Transaksi
2. Pencatatan Kupon Keluar
3. Memproses Jalur Penagihan Terpendek Query data jalur penagihan
4. Pemetaan
5. Mentransfer Kupon
140 Tabel 5.23 Function List (lanjutan) Function
Complexity
Type
Query data kupon yang keluar dan tidak tertagih
Medium
Read
Hitung keterlambatan pembayaran kupon
Simple
Compute
Mencetak laporan kalkulasi kupon harian
Simple
Read
Query data penagihan dalam 1 periode
Medium
Read
Hitung jumlah penagihan dan rasio kinerja penagihan
Medium
Compute
Mencetak Laporan Penagihan
Simple
Read
Complex
Read
Hitung keterlambatan pelunasan
Simple
Compute
Mencetak laporan keterlambatan pelunasan
Simple
Read
6. Memproses Laporan Kalkulasi Kupon Harian
7. Membuat Laporan Penagihan
8. Membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan Query data transaksi yang terlambat lunas
5.1.3.3 Sequence Diagram
Sequence Diagram merupakan suatu diagram yang menggambarkan interaksi antara actor, objek, serta user interface yang ada dalam sistem informasi. Sequence Diagram juga menggambarkan urutan pemanggilan prosedur dan event message yang dikirimkan antara entitas satu dengan lainnya dalam suatu urutan waktu.
141 1. Sequence Diagram untuk Manage Kupon dan Transaksi
Gambar 5.16 Sequence Diagram untuk Manage Kupon dan Transaksi 2. Sequence Diagram untuk Pencatatan Kupon Keluar
142
Gambar 5.17 Sequence Diagram untuk Pencatatan Kupon Keluar
143 3. Sequence Diagram untuk Memproses Jalur Penagihan Terpendek
Gambar 5.18 Sequence Diagram untuk Memproses Jalur Penagihan Terpendek
144 4. Sequence Diagram untuk Pemetaan
Gambar 5.19 Sequence Diagram untuk Pemetaan 5. Sequence Diagram untuk Mengtransfer Kupon
145
Gambar 5.20 Sequence Diagram untuk Mengtransfer Kupon 6. Sequence Diagram untuk Memproses Laporan Kalkulasi Kupon Harian
146
Gambar 5.21 Sequence Diagram untuk Proses Laporan Kalkulasi Kupon Harian
7. Sequence Diagram untuk Membuat Laporan Penagihan
147
Gambar 5.22 Sequence Diagram untuk Membuat Laporan Penagihan
148 8. Sequence Diagram untuk Membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan
Gambar 5.23 Sequence Diagram untuk Membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan
5.1.3.4 User Interface
149 5.1.3.4.1
Dialogue Style
Dialogue style menunjukkan form-form apa saja yang terdapat dalam sistem dan dokumen atau laporan yang di print-out. Berikut merupakan dialogue style yang ada pada sistem informasi penagihan perusahaan ILUFA.
Tabel 5.24 Dialogue Style Window
Printouts
Login Menu utama File •
Logout
•
Exit
Transaksi •
Manage Transaksi
• Kupon
Kupon •
Kupon Keluar
•
Transfer Kupon
•
Kalkulasi Kupon
• Laporan Kalkulasi Kupon • Detail Kalkulasi Kupon Per Kolektor
Rute •
Pemetaan o Tambah Peta
•
Jalur Penagihan
• Jalur Penagihan
Laporan •
Laporan Penagihan
• Laporan Penagihan
•
Laporan Keterlambatan Pelunasan
• Laporan Keterlambatan Pelunasan
5.1.3.4.2
Overview
150
Gambar 5.24 Navigation Diagram
151 5.1.3.4.3
Examples
Berikut adalah contoh perancangan layar dan printouts yang akan digunakan dalam sistem informasi penagihan. •
Window Login
Gambar 5.25 Window Login
Pada awal menjalankan aplikasi, maka user akan dihadapkan pada window login. Window akan melakukan validasi pada user. Apabila login sukses, maka user akan masuk ke menu utama, dimana fitur – fitur yang dapat dilihat oleh user, adalah sesuai dengan hak akses mereka masing – masing. User akan memasukan username, password dan memilih bagiannya. Untuk menjamin keamanan, password user yang disimpan dalam database dienkripsi dengan metode md5 oleh sistem. Oleh karena itu, saat melakukan validasi data user, aplikasi juga harus mengenkripsi
152 password dengan metode md5 terlebih dahulu, sebelum selanjutnya dibandingkan dengan data di database.
•
Window Menu Utama
Gambar 5.26 Window Menu Utama
Bila user telah melakukan login, maka user dapat mengakses menu utama. Pada menu utama, ada 4 macam sub layar yang dapat dipilih oleh user.
153 o Window File Main Menu File
Transaksi
Kupon
Rute
Laporan
Logout Exit
Gambar 5.27 Window File
Pada window ini, user dapat memilih logout, dan akan kembali ke window login atau user juga dapat memilih exit, dan langsung keluar dari aplikasi.
o Window Transaksi Main Menu File
Transaksi
Kupon
Rute
Laporan
Manage Transaksi
Gambar 5.28 Window Transaksi
154 Pada window Transaksi, user dapat memilih sub-item menu Manage Transaksi.
o Window Kupon Main Menu File
Transaksi
Kupon
Rute
Laporan
Kupon Keluar Transfer Kupon Kalkulasi Kupon
Gambar 5.29 Window Kupon
Pada window ini, jika user adalah administrasi, maka sub-item menu yang dapat dipilih adalah Kupon Keluar, dan Kalkulasi Kupon. Jika user adalah keuangan, maka maka sub-item menu yang dapat dipilih adalah Transfer Kupon dan Kalkulasi Kupon.
155 o Window Rute Main Menu File
Transaksi
Kupon
Rute
Laporan
Pemetaan Jalur Penagihan
Gambar 5.30 Window Rute
Pada window ini, user dapat memilih sub-item menu Pemetaan dan Jalur Penagihan.
o Window Laporan Main Menu File
Transaksi
Kupon
Rute
Laporan Laporan Penagihan Laporan Keterlambatan Pelunasan
Gambar 5.31 Window Laporan
156 Pada window Laporan, jika user adalah manajer umum dan administrasi, maka user dapat memilih sub-item menu Laporan Penagihan dan Laporan Keterlambatan Pelunasan.
•
Window Manage Transaksi
Gambar 5.32 Window Manage Transaksi
157 Window ini muncul ketika user memilih Transaksi >> Manage Transaksi. Pada window ini, ada tombol navigasi <<, < , >, >>. Fungsi tombol navigasi adalah supaya user dapat mencari transaksi yang diinginkan. Selain itu, bila user ingin mencari transaksi dengan kode transaksi tertentu, user dapat mengisi kodenya di textbox kode transaksi dan menekan tombol Go. Dalam textbox selanjutnya di bawah kode transaksi, ditampilkan data dari transaksi, beserta status tercetaknya kupon penagihan. Bila statusnya belum tercetak, maka user dapat mencetak kupon dengan menekan tombol Cetak Kupon. Pada grid di sebelah kanan, ditampilkan data kupon, histori kupon keluar dan histori kupon transfer. User dapat menggunakan fasilitas ubah tanggal keluar untuk mengubah jadwal penagihan kupon. Selain itu, apabila terdapat kesalahan pencatatan pada kupon keluar dan kupon transfer, maka user dapat melakukan revisi dengan menghapus data yang tidak valid. Revisi kesalahan pencatatan pada kupon keluar akan dilakukan pada histori kupon keluar, dan revisi kesalahan pencatatan pada kupon transfer akan dilakukan pada histori kupon transfer. Apabila user ingin mengubah data transaksi dan alamat konsumen, telah tersedia tombol Ubah dan Konsumen. Untuk perubahan alamat konsumen, akan dilakukan pada window Ubah Alamat Konsumen.
158 o Window Ubah Alamat Konsumen Ubah Alamat Konsumen
Manage Konsumen Kode Konsumen
XX9999
Nama Konsumen
xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Nama Usaha
xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Alamat Usaha
Jln. XXX No 99
Telepon Usaha
999-99999999
Alamat Rumah
Jln. XXX No 99
Telepon Rumah
999-99999999
Save
Close
Gambar 5.33 Window Ubah Alamat Konsumen
Saat user menekan tombol konsumen pada window Manage Transaksi, maka window Ubah Alamat Konsumen muncul. Data konsumen yang muncul diambil dari konsumen yang ada pada window Manage Transaksi. Di sini, user dapat melakukan update terhadap alamat usaha, telepon usaha, telepon rumah dan telepon usaha dari konsumen yang bersangkutan dengan menekan tombol save. Jika window ingin ditutup, user menekan tombol close.
159 •
Window Kupon Keluar Kupon Keluar
Kupon Keluar
Tanggal:
DD/MM/YYYY
Kode Kolektor
XX9999
Kode Transaksi
999
Jumlah Kupon Keluar
999
No Kupon Keluar
999 - 999 Enter
Gambar 5.34 Window Kupon Keluar
Window ini muncul ketika user menekan tombol Kupon >> Kupon Keluar. Fungsi dari window ini adalah untuk pencatatan kupon keluar. Pada awal aplikasi, tanggal yang dimunculkan adalah tanggal hari yang bersangkutan ditambah 1 hari. Bila diperlukan, user juga dapat mengubah tanggal keluar kupon. Kemudian user dapat memasukan kode kolektor, kode transaksi dan jumlah kupon yang keluar. Aplikasi akan menampilkan range nomor kupon yang keluar. User menekan tombol Enter untuk menyimpan data ke dalam database.
160 •
Window Transfer Kupon Transfer Kupon
Transfer Kupon
Tanggal:
DD/MM/YYYY
Kode Kolektor
XX9999
Kode Transaksi
999
Jumlah Kupon Balik
999
No Kupon Balik
999 - 999 Enter
Gambar 5.35 Window Kupon Transfer
Window ini muncul ketika user menekan tombol Kupon >> Transfer Kupon. Fungsi dari window ini adalah untuk pencatatan kupon tidak tertagih (kupon balik) yang akan ditransfer ke hari kerja penagihan berikutnya. Pada awal aplikasi muncul, maka tanggal yang ditampilkan adalah tanggal hari saat itu. User memasukan kode kolektor, kode transaksi, jumlah kupon balik. Aplikasi akan menampilkan range nomor kupon yang akan ditransferkan ke hari kerja penagihan berikutnya. User menekan tombol Enter untuk menyimpan data ke dalam database.
161 •
Window Kalkulasi Kupon
Gambar 5.36 Window Kalkulasi Kupon
162 Window ini muncul ketika user menekan tombol Kupon >> Kalkulasi Kupon. Fungsi dari window ini adalah untuk menampilkan kalkulasi nominal penagihan harian, dikaitkan dengan banyak kupon yang keluar dan banyak kupon yang tidak berhasil ditagih (kupon balik). Nominal yang ditunjukkan oleh kalkulasi kupon menunjukan nominal tagihan yang harus diserahkan oleh masing – masing kolektor. Ketika modul ini dijalankan, secara otomatis aplikasi akan menampilkan tanggal saat itu. Kemudian aplikasi akan membaca data kupon keluar dan kupon balik pada tanggal yang bersangkutan. Aplikasi akan menampilkan summary jumlah nominal dan jumlah lembar seluruh kupon yang lunas serta jumlah nominal dan jumlah lembar seluruh kupon yang tidak tertagih pada kiri atas window Kalkulasi Kupon. Detail jumlah nominal dan jumlah lembar kupon lunas, jumlah nominal dan jumlah lembar kupon tidak tertagih per kolektor akan ditampilkan di kotak di bawahnya. Tersedia tombol navigasi untuk melihat data untuk kolektor yang lain. Pada grid di samping kanan aplikasi, dimunculkan detail jumlah kupon yang keluar, nomor kupon yang keluar , jumlah kupon yang balik, sampai pada nominal yang tertagih. Kupon itu kemudian dikaitkan dengan siapa konsumen, sales dan kolektornya. Keterlambatan sementara dari pembayaran ditampilkan pula, untuk mengantisipasi adanya kemacetan pembayaran. Keterlambatan didapat dari membandingkan selisih antara nomor kupon yang seharusnya sudah dibayar dengan nomor kupon terakhir yang telah dibayar.
163 Tersedia fasilitas untuk mencetak laporan. Jika user menekan tombol Cetak ke Excel, maka data yang ada di grid akan tercetak di excel. Jika user menginginkan tampilan yang lebih detail dari kupon yang keluar, balik dan transfer per kolektor, maka user dapat menekan tombol Detail per Kolektor. Pada laporan kalkulasi kupon detail per kolektor, user dapat memilih untuk mencetak detail laporan untuk semua kolektor atau kolektor tertentu saja melalui combo box yang tersedia.
•
Window Pemetaan
Gambar 5.37 Window Pemetaan
Window ini muncul ketika user menekan tombol Rute >> Pemetaan. Fungsi dari window ini adalah untuk memetakan jalur penagihan, supaya
164 data yang telah dipetakan dapat digunakan untuk menentukan jalur penagihan terpendek. Window ini memiliki beberapa menu, yaitu load, map, node, path, node transaksi, simpan, tutup. Load, digunakan untuk membaca data jalur penagihan yang telah pernah dibuat. Map, digunakan untuk menambah peta kawasan penagihan baru. Node, digunakan untuk menambah node baru. Path, digunakan untuk menambah path baru. Node Transaksi, digunakan untuk menambah node yang merepresentasikan transaksi tertentu. Simpan, untuk menyimpan data yang ada ke dalam database, dan Tutup untuk menutup window ini. Satu kolektor akan menangani satu kawasan penagihan. Pada saat menu Map di pilih, maka window baru akan muncul untuk menambah peta baru. o Window Tambah Peta
Gambar 5.38 Window Tambah Peta
165 Window tambah peta digunakan untuk menyimpan peta kawasan penagihan baru. User harus memasukan data nama peta, kolektor, dan tempat peta itu disimpan.
•
Window Jalur Penagihan
Gambar 5.39 Window Jalur Penagihan
Window ini muncul ketika user menekan tombol Rute >> Jalur Penagihan. Fungsi dari window ini adalah untuk menampilkan jalur penagihan terpendek. User akan memasukan data kolektor, dan menekan tombol proses. Aplikasi kemudian akan memproses data jalur penagihan yang berkaitan dengan kolektor yang bersangkutan dan mencari jalur terpendeknya dengan algoritma Dijkstra. Jalur terpendek kemudian
166 digambarkan pada layar. Apabila peta jalur penagihan ingin dicetak, maka user dapat menekan tombol cetak.
•
Window Laporan Penagihan
Gambar 5.40 Window Laporan Penagihan
167 Window ini muncul ketika user menekan tombol Laporan >> Laporan Penagihan. Fungsi dari window ini adalah untuk menunjukan jumlah penagihan dan kinerja penagihan selama 1 periode tertentu. Untuk menampilkan jumlah penagihan, user memasukan tanggal awal dan tanggal akhir periode. Kemudian, user menekan tombol tampilkan. Data hasil penagihan selama 1 periode tersebut akan tampil pada grid sebelah kanan. Di bagian bawah laporan, disertakan rasio kinerja penagihan, dimana rasio itu dihitung dari perbandingan realisasi penagihan dengan jumlah penagihan yang telah dijadwalkan. Apabila user ingin mencetak laporan, maka user dapat menekan tombol cetak.
168 •
Window Laporan Keterlambatan Pelunasan
Gambar 5.41 Window Laporan Keterlambatan Pelunasan
Window ini muncul ketika user menekan tombol Laporan >> Laporan Keterlambatan Pelunasan. Fungsi dari window ini adalah untuk menampilkan data transaksi yang masih belum lunas sampai pada jadwal
169 lunasnya. User dapat memasukan periode yang diinginkan dan kemudian menekan tombol tampilkan. Data akan ditampilkan di dalam grid di sebelah kiri. Kupon terakhir menunjukan kupon terakhir yang dibayar oleh konsumen. Keterlambatan dihitung berdasarkan selisih jumlah hari antara jadwal lunas sampai dengan tanggal saat itu. User dapat mem-filter dapat berdasarkan kategori yang ada, seperti keterlambatan antar 1 – 10 hari, 11 – 20 hari, dan seterusnya. Untuk mencetak laporan keterlambatan penagihan, user dapat menekan tombol cetak.
•
Printout Kupon
No Kupon 999/999 Kode Tr. 999
No Kupon : 999/999 : xxxxx Nama : xxxxxxxxxx Alamat xxxxxxxxxx
Tanggal DD/MM/YYYY Tanggal Rp.
[Sales]
Kode Tr. 999
Hormat Kami,
: DD/MM/YYYY : 999999 ILUFA ELECTRONIC
Gambar 5.42 Printout Kupon
170 •
Printout Kalkulasi Kupon
Gambar 5.43 Printout Kalkulasi Kupon
171 •
Printout Detail Kalkulasi Kupon Per Kolektor
Gambar 5.44 Printout Kalkulasi Kupon
172 •
Printout Jalur Penagihan
Gambar 5.45 Printout Jalur Penagihan
173 •
Printout Laporan Penagihan
Gambar 5.46 Printout Laporan Penagihan
174 •
Printout Laporan Keterlambatan Pelunasan
Gambar 5.47 Printout Laporan Keterlambatan Pelunasan
5.1.3.5 Technical Platform
Sistem yang dikembangkan akan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic .NET 2005. Database yang akan digunakan untuk memanajemen data
dalam sistem adalah Microsoft SQL Server 2000. Setiap user akan
menggunakan komputer PC (Personal Computer) yang dilengkapi dengan mouse, keyboard, dan terhubung dalam jaringan LAN (Local Area Network). Ada beberapa printer yang juga terhubung dalam jaringan LAN, untuk
175 pencetakan kupon dan laporan lainnya. Printer dapat digunakan oleh beberapa komputer secara bersama – sama.
5.1.4
Recommendation
5.1.4.1 The System’s Usefulness and Feasibility
Fungsi dari sistem informasi penagihan yang dirancang adalah untuk memperlancar dan meningkatkan kinerja bagian penagihan. Sistem informasi penagihan akan mempercepat kerja perusahaan, menggambarkan jalur penagihan terpendek yang akan menghemat waktu dan biaya, dan memudahkan kegiatan controlling atas kegiatan sehari – hari. Adanya penagihan yang lancar, akan meningkatkan arus kas perusahaan. Arus kas yang lancar tentu akan memberikan keuntungan yang lebih besar kepada perusahaan. Sistem yang dirancang tentu akan mempermudah proses bisnis perusahaan. Sistem yang dirancang, secara teknis layak diterapkan karena kebutuhan technical platform dapat disediakan dengan biaya yang tidak besar.
5.1.4.2 Strategy
Untuk dapat mengembangkan sistem informasi penagihan dengan jalur penagihan terpendek, maka perusahaan harus menyiapkan semua fasilitas teknis yang dibutuhkan terlebih dahulu. Sebelum sistem diimplementasikan, diadakan uji coba program sekaligus pelatihan kepada semua user. User juga diberi petunjuk dalam mengantisipasi masalah yang tidak terduga, dan dokumentasi lengkap sistem diberikan kepada user supaya mereka dapat mempelajarinya.
176 Sesaat sebelum implementasi, perusahaan harus meng-convert data perusahaan agar struktur dan format data dapat disimpan dan diproses oleh sistem baru yang telah dirancang. Dengan strategi penerapan seperti ini, diharapkan resiko yang ada dapat ditekan menjadi seminimal mungkin.
5.2
Design Document
5.2.1
The Task
5.2.1.1 Purpose
Sistem informasi penagihan dirancang untuk membantu bagian penagihan dalam melakukan kegiatan operasionalnya, yaitu penagihan. Sistem yang dirancang akan membantu pencatatan kupon penagihan yang keluar maupun yang tidak tertagih. Sistem informasi penagihan yang dirancang harus mampu membantu kolektor dalam mendapatkan jalur penagihan terpendek dengan menggunakan algoritma pencarian jalur terpendek Dijkstra. Sistem juga akan membantu bagian keuangan dalam menghitung jumlah penagihan harian. Sistem informasi penagihan harus menghasilkan laporan-laporan yang berguna bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan dan melakukan kegiatan controlling atas penagihan. Sistem informasi penagihan akan dirancang dengan menggunakan technical platform yang sesuai. Dengan adanya sistem informasi penagihan, tentu informasi yang akurat dan up-to-date dapat dihasilkan.
177 5.2.1.2 Correction to The Analysis
Dalam aktivitas perancangan sistem, class diagram direvisi agar dapat lebih direpresentasikan oleh mekanisme technical platform. Salah satu tujuan dari revisi class diagram adalah untuk menyimpan data historis dalam kaitannya dengan problem domain. Revise class diagram yang dibuat, ditinjau dari segi atribut dan operation pada class diagram yang sudah ada sebelumnya.
5.2.1.3 Quality Goals
Sistem ini dirancang dengan memprioritaskan beberapa criteria. Tujuan dari adanya penentuan criteria ini, supaya sistem yang akan dirancang memiliki nilai-nilai yang jelas. Kriteria yang paling penting dan harus diperhatikan adalah useable, correct, reliable, flexible, comprehensible. Sistem yang dikembangkan harus dapat memenuhi kebutuhan end user, dan dapat sesuai dengan technical platform yang ada. Selain itu, sistem harus dapat menghasilkan informasi yang tepat dan menjawab kebutuhan user. Sistem harus mampu menghitung secara tepat, dan sistem harus mudah dipelajari dan dipahami, agar sistem tidak membutuhkan biaya training yang besar. Sistem juga harus modular, sehingga bila terjadi perubahan di kemudian hari, maka perubahan dapat dilakukan tanpa memakan biaya yang besar. Kriteria lain yang harus diperhatikan pula adalah secure, efficient, maintainable, testable, reuseable, interoperable. Hanya user yang berhak yang dapat masuk ke sistem. Sistem dirancang untuk dapat berjalan pada technical platform yang sesuai dan bila terdapat kekurangan dalam sistem, perbaikan dapat dilakukan tanpa memakan biaya yang besar. Pengetestan terhadap sistem juga
178 harus dapat dilakukan dengan biaya yang tidak besar. Potensi sistem untuk digunakan di tempat lain juga perlu diperhatikan disamping kemampuan sistem untuk berjalan bersama dengan sistem lain dalam perusahaan. Kriteria portable dianggap kurang penting, karena sistem tidak dirancang untuk dapat berjalan untuk technical platform yang sering berubah.
Tabel 5.25 Quality Goals Very Criteria
Less Important
important Useable
Important
√
Secure
√
Efficient
√
Correct
√
Reliable
√
Maintainable
√
Testable
√
Flexible
√
Comprehensible
√
Reuseable
√ √
Portable Interoperable
√
Easily Irrelevant Fulfilled
179 5.2.2
Technical Platform
5.2.2.1 Equipment
Sistem informasi penagihan dirancang untuk dapat berjalan pada PC standar dengan spesifikasi sebagai berikut : •
Client Kebutuhan peralatan dan perlengkapan perangkat keras untuk merancang sistem informasi ini untuk ditempatkan di client, antara lain : o Komputer PC dengan Processor Pentium IV 2,4 GHz o Memory RAM 512MB. o Hard Disk 40GB. o Monitor, mouse, keyboard, printer o Jaringan o UPS (Uninterruptable Power Supply)
•
Server Kebutuhan peralatan dan perlengkapan perangkat keras untuk merancang sistem informasi ini untuk ditempatkan di server, antara lain : o Komputer PC dengan Processor Pentium IV 2,8 GHz o Memory RAM 1 GB. o Hard Disk 80GB o Monitor, mouse, keyboard, printer o Jaringan o UPS (Uninterruptable Power Supply)
180 5.2.2.2 System Software
Bahasa pemrograman yang digunakan untuk pengembangan sistem adalah Microsoft Visual Basic .NET 2005 dan aplikasi database yang digunakan adalah Microsoft SQL Server 2000. Sistem operasi untuk client, dapat menggunakan Windows XP Professional Service Pack 2 yang dilengkapi dengan .NET Framework 3.5. Komputer client juga harus dilengkapi dengan Microsoft Office 2003. Sistem operasi untuk server, menggunakan Windows Server 2003 dan dilengkapi dengan aplikasi database Microsoft SQL Server 2000.
5.2.2.3 System Interface
Sistem juga akan membutuhkan beberapa PC (Personal Computer), dan perlengkapan lain yang akan menghubungkan system interface seperti printer untuk mencetak dokumen dan switch untuk keperluan jaringan.
5.2.2.4 Design Language
Bahasa perancangan yang digunakan dalam perancangan sistem informasi penagihan adalah dengan menggunakan notasi UML (Unified Modelling Language). Sedangkan piranti lunak yang digunakan dalam perancangan adalah Microsoft Visio 2003.
181 5.2.3
Architecture
5.2.3.1 Component Architecture
Component architecture yang digunakan untuk sistem informasi penagihan adalah pola arsitektur client-server dengan bentuk distribusi centralized data. Komponen pada client adalah user interface dan function, sedangkan komponen pada server adalah model. Pada component client, terdapat administrasi, keuangan dan manajer umum & administrasi.
<> Client
<> Client
<> Client
<> UI Administrasi
<> UI Keuangan
<> UI Manajer Umum & Administrasi
<> Function
<> Function
<> Function
<> Server
<> Model
Gambar 5.48 Component Architecture
182 5.2.3.2 Process Architecture
Process architecture yang digunakan untuk untuk sistem informasi penagihan adalah centralized pattern dengan model yang terletak pada server. Dengan demikian, data akan konsisten karena semuanya tersimpan dalam satu tempat. Data hanya terletak pada server, sehingga back up terhadap data server akan dilakukan setiap hari.
: Client Administrasi
User Interface
System Interface
Function
Printer
Active Object
: Client Manajer Umum & Administrasi
User Interface
System Interface
: Server
System Interface Function Model
Printer
Active Object
: Client Keuangan
User Interface
System Interface
Function
Printer
Active Object
Gambar 5.49 Deployment Diagram
183 5.2.3.3 Standard
Rancangan sistem informasi penagihan secara keseluruhan akan menggunakan standar bahasa Indonesia. Namun untuk beberapa istilah akan menggunakan bahasa Inggris, karena keterbatasan arti dalam bahasa Indonesia dan untuk penyingkatan kata. Rancangan sistem informasi juga akan dibuat dalam standar windows, dimana akan muncul window yang berisi pesan ketika terjadi suatu kesalahan dalam menjalankan sistem ataupun ada pesan yang disampaikan oleh sistem. Nama Aplikasi
Keterangan Error Ok
Nama Aplikasi
Keterangan Informasi Ok
Nama Aplikasi
Keterangan Peringatan Ok
Gambar 5.50 Contoh Pesan Kesalahan
184 Rancangan tombol navigasi akan menggunakan standar seperti gambar di bawah ini. First menerangkan navigasi untuk data yang paling pertama. Previous menerangkan navigasi untuk data sebelumnya. Next menerangkan navigasi untuk data selanjutnya. Last menerangkan navigasi untuk data yang paling terakhir.
Gambar 5.51 Contoh Tombol Navigasi
5.2.4
Components
5.2.4.1 User Interface Component
Class window dan print akan mewarisi fitur – fitur standar dari standard user – interface diagram.
library. Berikut adalah gambar user interface component
185
Gambar 5.52 User Interface Component Diagram
5.2.4.2 Model Component
Class diagram yang direvisi akan memiliki 3 class yang baru. Class yang baru adalah HistoryKuponKeluar, HistoryTransferKupon, dan DataKonsumen. Class yang baru berhubungan dengan perlunya menyimpan data historis dari aktivitas
problem
domain.
Class
HistoryKuponKeluar
dan
Class
HistoryTransferKupon memiliki hubungan agregasi dengan class Kupon. Class DataKonsumen memiliki hubungan agregasi dengan class Konsumen.
186
Gambar 5.53 Revised Class Diagram
Class yang memiliki atribut yang sama dapat disederhanakan ke dalam sebuah class yang dapat mewakili class-class yang beratribut sama tersebut. Class HistoryKuponKeluar dan class HistoryTransferKupon memiliki atribut yang sama dan keduanya memiliki hubungan yang sama dengan class Kupon.
187 Oleh karena itu, kedua class tersebut dapat disederhanakan ke dalam sebuah class HistoryKupon.
Gambar 5.54 Restructured Revised Class Diagram Pada gambar restructured revised class diagram, class HistoryKupon memiliki atribut KodeTransaksi, NoKupon, Tanggal, dan TipeHistory. Atribut
188 TipeHistory digunakan untuk menyimpan tipe history kupon, apakah itu kupon sedang keluar atau kupon sedang ditransfer.
5.2.4.3 Function Component
Function component digunakan untuk menentukan implementasi function pada sistem. Hasil dari perancangan function component ini adalah sebuah revised class diagram yang dilengkapi dengan operasi dan spesifikasi operasi yang sifatnya complex.
189
Gambar 5.55 Function Component
190 5.2.4.4 Operation Spesification
Tabel 5.26 Operation Spesification Hitung Jalur Terpendek Name operation
hitungJalurTerpendek
Category
x Active
_Update x Read
Passive
x Compute _Signal Purpose
Untuk menghitung jalur penagihan terpendek dengan menggunakan algoritma Dijkstra
Input data
Map, Node, NodeTransaksi, Path
Conditions
Data peta telah disimpan dalam database
Effect
Jalur penagihan terpendek akan muncul di peta
Algorithm
DIJKSTRA (G, w, s) 1
INITIALIZE-SINGLE-SOURCE(G, s)
2
S Å Ø
3
Q Å V[G]
4
while Q ≠ Ø
5
do u Å EXTRACT-MIN (Q)
6
S Å S U {u}
7
for each vertex v Є Adj[u]
8
do RELAX(u, v, w)
Data Structures
-
Placement
Hitung Jalur Terpendek
Involved objects
Map, Node, NodeTransaksi, Path
191 Tabel 5.27 Operation Spesification Hitung Keterlambatan Pelunasan Name operation
hitungKeterlambatanPelunasan
Category
x Active Passive
_Update x Read x Compute _Signal
Purpose
Untuk mencari dan menghitung keterlambatan untuk transaksi yang belum lunas sampai dengan jadwal lunasnya telah lewat.
Input data
Transaksi, Kupon
Conditions
Data transaksi dan kupon tersedia.
Effect
Transaksi yang terlambat lunas beserta keterlambatannya akan ditampilkan.
Algorithm
SELECT [DATATRANSAKSI], [DATAKONSUMEN], [ANY RELEVANT INFORMATION], KUPONTERAKHIR_DIBAYAR, TGLKUPONTERAKHIR_DIBAYAR, JDWLLUNAS, [SELISIH TGLKUPONTERAKHIR_DIBAYAR DGN JDWLLUNAS], FROM (((( TRTRANSAKSI AS TR LEFT JOIN [SELECT Q.KODETRANSAKSI, Q.NOKUPON, Q.TGLKELUAR FROM KUPON Q, ( SELECT K.KODETRANSAKSI, MAX(NOKUPON) AS KPNAKHIR FROM KUPON K, ( [SUBQUERY_CARI_TGLTERAKHIR_PEMBAYARAN_KUPON] )AS AWAL WHERE
192 K.KODETRANSAKSI = AWAL.KODETRANSAKSI AND K.TGLLUNAS = AWAL.TGLKUPONTERAKHIR_DIBAYAR GROUP BY K.KODETRANSAKSI ) AS AKHIR WHERE Q.KODETRANSAKSI = AKHIR.KODETRANSAKSI AND Q.NOKUPON = KPNAKHIR ]. AS LAST_COUPON ON TR.KODETRANSAKSI = LAST_COUPON.KODETRANSAKSI) LEFT JOIN KONSUMEN AS MK ON TR.KONSUMEN= MK.KONSUMEN) LEFT JOIN [ANY RELEVANT INFORMATION], LEFT JOIN [ [SUBQUERY CARI JADWALLUNAS] ]. AS T_LUNAS ON TR.KODETRANSAKSI = T_LUNAS.KODETRANSAKSI WHERE JDWLLUNAS BETWEEN CDATE([PERIODE AWAL]) AND CDATE([PERIODE AKHIR]) AND TGLKUPONTERAKHIR_DIBAYAR < JDWLLUNAS;
Data Structures
-
Placement
Laporan Keterlambatan Pelunasan
Involved objects
Transaksi, Kupon
193 5.2.4.5 Table Spesification Path PK
KodePath
FK1 FK2
NodeFrom NodeTo Distance
HistoryKuponKeluar PK,FK1 PK,FK1
NoKupon KodeTransaksi TipeHistory Tanggal NodeTransaksi Kupon
PK PK,FK1
NoKupon KodeTransaksi
PK,FK1 PK,FK2
Status Keterangan
JadwalLunas TglLunas
Konsumen PK
KodeTransaksi KodeNode
PK
KodeTransaksi
NamaKonsumen NamaUsaha
FK1
KodeKonsumen TanggalMulai JumlahHari Kolektor Sales TanggalLunas StatusPlot StatusCetak
FK2 FK3
DataKonsumen KodeKonsumen DateFrom AlamatRumah AlamatUsaha TeleponRumah TeleponUsaha
PK
KodeNode
FK1
KodeMap XPos YPos
Transaksi
KodeKonsumen
PK,FK1 PK
Node
Map PK
KodeMap
FK1
NamaMap Kolektor FilePath
Karyawan PK
KodeKaryawan
FK1
KodeBagian NamaKaryawan InisialKaryawan AlamatKaryawan TeleponKaryawan Password
DetailTransaksi PK,FK1 PK,FK2
KodeTransaksi KodeBarang Jumlah Keterangan
Barang
Jenis PK
KodeJenis
PK
KodeBarang
NamaJenis
FK1
KodeJenis NamaBarang Jumlah Harga
Gambar 5.56 Entity Relationship Diagram
Bagian PK
KodeBagian NamaBagian
194 Tabel 5.28 Desain Tabel Bagian Table
Bagian
Primary Key
KodeBagian
Foreign Key
-
Field
Tipe Data
KodeBagian
Char
NamaBagian
Varchar
Panjang
Null
Keterangan
5 NO
Primary Key
30 NO
Nama bagian
Tabel 5.29 Desain Tabel Karyawan Table
Karyawan
Primary Key
KodeKaryawan
Foreign Key
KodeBagian (refer to Bagian)
Field
Tipe Data
Panjang
Null
Keterangan Primary Key, digunakan sebagai
KodeKaryawan
Char
5 NO
username untuk login ke sistem
KodeBagian
Char
5 NO
Foreign Key ke tabel Bagian
NamaKaryawan
Varchar
30 NO
Nama karyawan
InisialKaryawan
Varchar
5 NO
Inisial karyawan
AlamatKaryawan
Varchar
100 YES
Alamat karyawan
TeleponKaryawan Varchar
50 YES
Telepon karyawan Digunakan sebagai password untuk
Password
Varchar
50 YES
login ke sistem
195 Tabel 5.30 Desain Tabel Jenis Table
Jenis
Primary Key
KodeJenis
Foreign Key
-
Field
Tipe Data
KodeJenis
Char
NamaJenis
Varchar
Panjang
Null
5 NO 30 NO
Keterangan Primary Key Nama jenis
Tabel 5.31 Desain Tabel Barang Table
Barang
Primary Key
KodeBarang
Foreign Key
KodeJenis (refer to Jenis)
Field
Tipe Data Panjang
Null
Keterangan
KodeBarang
Char
5 NO
Primary Key
KodeJenis
Char
5 NO
Foreign Key ke tabel Jenis
NamaBarang
Varchar
Jumlah
Integer
- NO
Jumlah barang yang tersedia
Harga
Currency
- YES
Harga barang
30 NO
Nama barang
196 Tabel 5.32 Desain Tabel Konsumen Table
Konsumen
Primary Key
KodeKonsumen
Foreign Key
-
Field
Tipe Data Panjang
Null
5 NO
Keterangan
KodeKonsumen
Char
Primary Key
NamaKonsumen
Varchar
30 NO
Nama konsumen
NamaUsaha
Varchar
30 YES
Nama usaha konsumen
Tabel 5.33 Desain Tabel DataKonsumen Table
DataKonsumen
Primary Key
KodeKonsumen, DateFrom
Foreign Key
KodeKonsumen (refer to Konsumen)
Field
Tipe Data Panjang
Null
Keterangan Foreign Key ke tabel Konsumen,
KodeKonsumen
Char
5 NO
sekaligus sebagai Primary Key Primary Key, tanggal data konsumen
DateFrom
DateTime
8 NO
aktif
AlamatRumah
Varchar
100 NO
Alamat rumah konsumen
AlamatUsaha
Varchar
100 YES
Alamat usaha konsumen
TeleponRumah
Varchar
50 YES
Nomor telepon rumah konsumen
TeleponUsaha
Varchar
50 YES
Nomor telepon usaha konsumen
197 Tabel 5.34 Desain Tabel Transaksi Table
Transaksi
Primary Key
KodeTransaksi KodeKonsumen (refer to Konsumen), Kolektor (refer to Karyawan),
Foreign Key Sales (refer to Karyawan) Field
Tipe Data Panjang
Null
Keterangan
KodeTransaksi
Char
5 NO
Primary Key
KodeKonsumen
Char
5 NO
Foreign Key ke tabel Konsumen
TanggalMulai
DateTime
8 NO
Tanggal mulai transaksi
JumlahHari
Integer
- NO
Jumlah hari penagihan Foreign Key ke tabel Karyawan,
Kolektor
Char
5 NO
mengambil data kolektor Foreign Key ke tabel Karyawan,
Sales
Char
5 NO
mengambil data sales Tanggal lunas transaksi, NULL kalau
TanggalLunas
DateTime
8 YES
transaksi belum lunas. Status plot, ‘Y’ jika sudah di-plot, ‘N’
StatusPlot
Char
1 NO
jika belum di-plot Status cetak kupon, ‘Y’ jika sudah di-
StatusCetak
Char
1 NO
cetak, ‘N’ jika belum dicetak
198 Tabel 5.35 Desain Tabel DetailTransaksi Table
DetailTransaksi
Primary Key
KodeTransaksi, KodeBarang
Foreign Key
KodeTransaksi (refer to Transaksi), KodeBarang (refer to Barang)
Field
Tipe Data Panjang
Null
Keterangan Foreign Key ke tabel Transaksi,
KodeTransaksi
Char
5 NO
sekaligus sebagai Primary Key Foreign Key ke tabel Barang,
KodeBarang
Char
5 NO
sekaligus sebagai Primary Key
Jumlah
Integer
- NO
Jumlah barang dalam transaksi
Keterangan
Varchar
50 YES
Keterangan
Tabel 5.36 Desain Tabel Kupon Table
Kupon
Primary Key
NoKupon, KodeTransaksi
Foreign Key
KodeTransaksi (refer to Transaksi)
Field NoKupon
Tipe Data Panjang Integer
Null
- NO
Keterangan Primary Key Foreign Key ke tabel Transaksi,
KodeTransaksi
Char
5 NO
sekaligus sebagai Primary Key
JadwalLunas
DateTime
8 NO
Tanggal seharusnya kupon dilunasi
TanggalLunas
DateTime
8 YES
Tanggal aktual kupon dilunasi
199 Tabel 5.37 Desain Tabel HistoryKupon Table
HistoryKupon
Primary Key
NoKupon, KodeTransaksi
Foreign Key
NoKupon (refer to Kupon), KodeTransaksi (refer to Transaksi)
Field
Tipe Data Panjang
Null
Keterangan Foreign Key ke tabel Kupon,
NoKupon
Integer
- NO
sekaligus sebagai Primary Key Foreign Key ke tabel Transaksi,
KodeTransaksi
Char
5 NO
sekaligus sebagai Primary Key ‘K’ untuk kupon keluar, ‘T’ untuk
TipeHistory
Char
1 NO
transfer kupon
Tanggal
DateTime
8 NO
Tanggal kupon keluar
200 Tabel 5.38 Desain Tabel Map Table
Map
Primary Key
KodeMap
Foreign Key
KodeKaryawan (refer to Karyawan)
Field KodeMap
Tipe Data Panjang Char
Null
5 NO
Keterangan Primary Key Foreign Key ke tabel Karyawan (kolektor yang akan menagih
Kolektor
Char
5 NO
konsumen di area map tersebut)
NamaMap
Varchar
30 NO
Nama map
FilePath
Varchar
50 NO
Path dari file gambar map
Tabel 5.39 Desain Tabel Node Table
Node
Primary Key
KodeNode
Foreign Key
KodeMap (refer to Map)
Field
Tipe Data Panjang
Null
Keterangan
KodeNode
Char
5 NO
Primary Key
KodeMap
Char
5 NO
Foreign Key ke tabel Map
XPos
Integer
- NO
Koordinat X dari node
YPos
Integer
- NO
Koordinat Y dari node
201 Tabel 5.40 Desain Tabel Path Table
Path
Primary Key
KodePath
Foreign Key
NodeFrom (refer to Node), NodeTo (refer to Node)
Field KodePath
Tipe Data Panjang Char
Null
5 NO
Keterangan Primary Key Foreign Key ke tabel Node, node awal
NodeFrom
Char
5 NO
pembentuk path. Foreign Key ke tabel Node, node
NodeTo
Char
5 NO
akhir pembentuk path. Panjang path, jarak dari NodeFrom ke
Distance
Integer
- NO
NodeTo
202 Tabel 5.41 Desain Tabel NodeTransaksi Table
NodeTransaksi
Primary Key
KodeNode, KodeTransaksi
Foreign Key
KodeNode (refer to Node), KodeTransaksi (refer to Transaksi)
Field
Tipe Data Panjang
Null
Keterangan Foreign Key ke tabel Node, sekaligus
KodeNode
Char
5 NO
sebagai Primary Key Foreign Key ke tabel Transaksi,
KodeTransaksi
Char
5 NO
sekaligus sebagai Primary Key Status dari node transaksi, ‘Y’ jika node transaksi masih aktif untuk ditagih, ’N’ jika node transaksi sudah
Status
Char
1 NO
tidak aktif (sudah lunas) Keterangan yang berkaitan dengan
Keterangan
Varchar
100 YES
node transaksi
203 5.2.5
Recommendation
5.2.5.1 The System’s Usefulness
Sistem informasi penagihan yang dirancang akan memenuhi beberapa kriteria penting, yaitu : •
Useable Kemampuan sistem untuk memenuhi kebutuhan end user dan dapat berjalan pada technical platform yang ada dievaluasi pada saat perancangan dan testing sistem.
•
Correct Kemampuan sistem untuk menghasilkan informasi yang tepat dan dapat menjawab kebutuhan user telah dirancang sesuai dengan keinginan user dan telah dilakukan testing, sehingga informasi yang dihasilkan dapat diandalkan.
•
Reliable Sistem dievaluasi dengan menguji apakah informasi yang ditampilkan telah memenuhi akurasi yang diharapkan.
•
Flexible Sistem dievaluasi pada saat perancangan sistem agar sistem yang dikembangkan mudah untuk dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan pada masa yang akan datang dan juga bersifat modular, sehingga biaya yang dikeluarkan saat memodifikasi tidak besar.
204 •
Comprehensible Kemudahan sistem untuk dipelajari akan dievaluasi melalui kelengkapan dokumentasi yang telah dibuat untuk sistem. Selain itu, sistem dirancang untuk mudah dipahami dan dioperasikan.
5.2.5.2 Plan for Initiating Use
Perusahaan harus menyediakan dan menyiapkan kebutuhan technical platform untuk sistem informasi penagihan. Selanjutnya, instalasi sistem, setting jaringan dan setting sistem akan dilakukan. Perusahaan juga harus melakukan training terhadap user yang akan menggunakan sistem. Dokumentasi sistem akan membantu user dalam memahami sistem. Selain itu, perlu dibentuk bagian khusus dari perusahaan yang memiliki tanggung jawab dalam maintenance sistem dan melakukan pemetaan.
5.2.5.3 Proses Implementasi
Berikut merupakan proses implementasi sistem informasi penagihan yang disusun dalam bentuk gantt chart. Implementasi dilakukan dengan secara bertahap untuk mengurangi resiko kegagalan saat mengkonversi sistem lama ke sistem baru. Analisis dan perancangan sistem dimulai dari tanggal 09 September 2008 dan sistem diujicobakan pada tanggal 23 Oktober 2008. Setelah itu, dilakukan pemeliharaan sistem selama 3 minggu, untuk training kepada user dan memperbaiki adanya kesalahan yang baru ditemukan maupun melakukan penyesuaian terhadap sistem karena permintaan user.
205
Gambar 5.57 Gantt Chart Implementasi Sistem
5.3
Evaluasi Hasil Implementasi
Untuk menunjukan keberhasilan sistem ini, berikut ditampilkan tabel evaluasi kinerja penagihan. Bulan sebelum sistem diujicobakan adalah Juli – Oktober, dan bulan setelah sistem diujicobakan adalah November – Desember.
Tabel 5.42 Tabel Evaluasi Kinerja Penagihan Bulan
Rasio Keberhasilan Jumlah Tagihan
Realisasi Penagihan
(2008)
Penagihan
Juli
Rp
4.047.000
Agustus
Rp
Rp
3.942.000
97,41%
65.328.500
Rp 61.447.000
94,06%
September
Rp 121.198.000
Rp 98.348.500
81,15%
Oktober
Rp 147.942.000
Rp 99.416.500
67,20%
November
Rp
194.841.000
Rp 188.648.000
96,82%
Desember
Rp
248.341.500
Rp 229.453.600
92,39%
206 Dari bulan Juli sampai Oktober 2008, ketika perusahaan belum memiliki sistem informasi penagihan, rasio keberhasilan penagihan cenderung menurun. Penurunan rasio keberhasilan penagihan mencapai puncaknya pada bulan Oktober 2008, yaitu hanya 67,20% penagihan yang berhasil. Sistem dengan alur kerja baru, diujicobakan pada minggu ke-3 bulan Oktober. Pada bulan November, terlihat kalau kinerja bagian penagihan meningkat dengan rasio penagihan yang berhasil sebesar 96,82 %. Adanya peningkatan ini menunjukan kalau sistem informasi penagihan berhasil memperbaiki kinerja bagian penagihan, walau jumlah penagihan ke konsumen yang perlu dilakukan terus mengalami peningkatan. Alur kerja sistem transfer kupon juga mampu membantu kerja bagian administrasi dan keuangan. Bagian administrasi tidak lagi perlu menunggu kupon tidak tertagih dikembalikan oleh bagian keuangan untuk melakukan pencatatan kupon yang akan ditagihkan pada hari berikutnya. Pencatatan kupon yang keluar juga dapat dilakukan secara lebih cepat. Bagian keuangan juga mampu melakukan penghitungan nominal kupon yang tidak tertagih secara lebih cepat dari sebelumnya. Berdasarkan observasi yang dilakukan pada sistem yang lama, rata – rata satu orang dapat menangani 200 transaksi. Dengan sistem informasi penagihan yang diujicobakan rata – rata satu orang dapat menangani 800 transaksi. Manajemen
juga
terbantu
untuk
melakukan
controlling
atas
keterlambatan pembayaran kupon harian dari konsumen. Hal ini disebabkan adanya laporan keterlambatan pembayaran kupon harian yang dapat dibuat oleh sistem secara cepat dan akurat. Selain itu ada laporan keterlambatan pelunasan,
207 yang dapat diteruskan ke bagian lain untuk ditangani. Sedangkan pada sistem yang lama, laporan keterlambatan pembayaran kupon harian hanya dapat diketahui berdasarkan laporan dari bagian operasional. Tanpa adanya laporan dari bagian operasional, maka keterlambatan akan sulit terdeteksi. Adanya keterlambatan pelunasan juga merupakan hal yang sulit untuk ditelusuri pada sistem yang lama. Dengan ini disimpulkan bahwa sistem informasi penagihan yang diujicobakan berhasil dalam meningkatkan kinerja bagian penagihan dan mampu membuat kegiatan operasional dapat berjalan secara efektif dan efisien. Sistem informasi penagihan yang diujicobakan juga mampu menghasilkan laporan yang memudahkan kegiatan controlling penagihan sehari – hari.
