Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Lowongan Kerja Ibrahim Anggi Siregar Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Teknik Harapan Medan Jl. HM Jhoni No 70 Medan, Indonesia
[email protected] Abstrak Website lowongan kerja merupakan salah satu website yang paling banyak diakses oleh masyarakat Indonesia. Hal ini disebabkan semakin meningkatnya jumlah pencari kerja di Indonesia yang mencari pekerjaan. Akan tetapi, sebagian besar website lowongan kerja yang ada umumnya menetapkan tarif yang terbilang mahal bagi perusahaan yang ingin memasang iklan lowongan kerja. Selain itu, mayoritas website lowongan kerja hanya menyediakan informasi lowongan kerja dan fasilitas melamar kerja secara online saja. Fasilitas yang disediakan bagi perusahaan dan pencari kerja dalam website tersebut sangat terbatas. Para pengguna website lowongan kerja tidak memiliki media yang efektif untuk dapat berinteraksi dan membangun komunikasiyang baik satu sama lain. Oleh karena itu, para pengguna website lowongan kerja cenderung menjadi pengguna pasif. Berdasarkan pengujian, aplikasi yang dibangun dapat meningkatkan fungsi sebuah website lowongan kerja secara keseluruhan sehingga para pengguna website menjadi aktif dalam menggunakan fasilitas yang tersedia secara cuma-cuma. Kata Kunci : Aplikasi, Lowongan Kerja, perusahaan, pencari kerja, lamaran. Abstract Job site is one of the most accessible website by the people of Indonesia. This is due to the increasing number of job seekers looking for work in Indonesia. However, most of the job site are generally set tariffs that are expensive for companies who want to advertise a job. In addition, the majority of job site only provides job information and apply for jobs online facilities only. Facilities provided for companies and job seekers in the website is very limited. The job site users do not have an effective medium to interact and build komunikasiyang well with each other. Therefore, the job site users tend to be passive users. Based on testing, the application was built to improve the function of a job site as a whole so that the users of the website to be active in using the facilities provided free of charge. Keywords: Applications, Jobs, companies, job seekers, resume.
1. Pendahuluan Kemajuan perkembangan teknologi informasi telah membuat proses dan strategi bisnis berubah dengan cepat. Menurut Tata Sutabri (2012) pada buku Analisis Sistem Informasi, Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat waktu (timeliness), dan relevan (relevance). Penggunaan perangkat teknologi informasi tidak lagi menjadi pelengkap dari proses bisnis perusahaan namun teknologi informasi dijadikan sebagai bagian dari proses bisnisnya. Berbagai sistem informasi di bidang rekrutmen dibangun dan dikembangkan pada jaringan yang ada. Dalam mencari informasi lowongan pekerjaan di medan, pelamar biasanya membuka halaman web statis seperti medanloker.com, lokersumut.com dan poskerjamedan.com, proses tersebut memiliki kekurangan karena pelamar harus selalu membuka halaman tersebut untuk mendapatkan informasi terbaru lowongan pekerjaan dan untuk me apply kan lowongan tersebut pelamar harus mengirim CV lamaran pekerjaan secara manual dengan email pelamar. Maka penulis tertarik untuk membuat
lowongan pekerjaan yang menjadi trend saat ini dengan menggunakan smartphone, Adanya hal tersebut membuat dimensi ruang dan waktu bukan lagi menjadi hambatan dalam mencari dan mendapatkan informasi lowongan pekerjaan yang dibutuhkan dengan waktu yang relative lebih singkat dan proses yang relatif cepat. Dengan itu pelamar harus bisa selektif dalam mencari pekerjaan untuk mendapatkan lowongan pekerjaan sesuai dengan latar belakang pendidikan dan keahlian agar pelamar dapat memperoleh pekerjaan yang diinginkan. Maka dari itu, pelamar pekerjaan yang di era teknologi ini membutuhkan sistem informasi lowongan pekerjaan berbasis web, maka penulis tertarik untuk mengangkat dalam tugas akhir dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Lowongan Pekerjaan” Rekrutmen Rekrutmen merupakan suatu keputusan perencanaan manajemen sumber daya manusia
mengenai jumlah karyawan yang dibutuhkan, kapan diperlukan, serta kriteria apa saja yang diperlukan dalam suatu organisasi. Rekrutmen pada dasarnya merupakan usaha untuk mengisi jabatan atau pekerjaan yang kosong di lingkungan suatu organisasi atau perusahaan, untuk itu terdapat dua sumber sumber tenaga kerja yakni sumber dari luar (eksternal) organisasi atau dari dalam (internal) organisasi. Kata Rekrutmen memilki banyak sekali arti dan juga makna definisi yang beragam. Berikut ialah beberapa pengertian dan definisi rekrutmen dari beberapa ahli sebagai berikut: 1. Menurut Veithal Rivai Pengertian rekrutmen menurut Rivai dalam Suwatno dan Priansa (2011) menyatakan bahwa rekrutmen pada hakikatnya merupakan proses menentukan dan menarik pelamar, yang mampu untuk bekerja dalam suatu perusahaan. 2. Menurut Yuniarsih dan Suwatno Pengerian rekrutmen menurut Yuniarsih dan Suwatno dalam Suwatno dan Priansa (2011) menyatakan bahwa perekrutan merupakan kegiatan untuk mendapatkan sejumlah tenaga kerja dari berbagai sumber, sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan, sehingga mereka mampu menjalankan misi organisasi untuk merealiasikan visi dan tujuannya. 3. Menurut Mathis dan Jackson Pengertian rekrutmen menurut Mathis dan Jackson dalam Suwatno dan Priansa (2011) menyatakan bahwa perekrutan adalah proses mengumpulkan sejumlah pelamar yang berkualifikasi bagus untuk pekerjaan di dalam organisasi. 4. Menurut Yunarsih Pengerian rekrutmen menurut Yuniarsih dan Suwatno dalam Suwatno dan Priansa (2011) menyatakan bahwa perekrutan adalah proses menarik sebanyak mungkin pelamar untuk lowongan yang ada dan bukan diantisipasi. Ini merupakan pencarian bakat, pengerjaan kelompok terbaik pelamar untuk posisi yang tersedia. Tujuan Rekrutmen Tujuan dari rekrutmen saat ini telah bervariasi dan fleksibel menyesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan. Seperti yang dikutip dari www.insanperforma.co.id menyebutkan bahwa terdapat beberapa tujuan dalam perekrutan sebagai berikut adalah: 1. Menyediakan sekumpulan calon tenaga kerja atau karyawan yang memenuhi syarat. 2. Agar konsisten dengan strategi, wawasan dan nilai perusahaan. 3. Untuk membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang belum lama bekerja. 4. Untuk mengkoordinasikan upaya perekrutan dengan program seleksi dan pelatihan.
5. Untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan dalam upaya menciptakan kesempatan kerja. Teori lain menyebutkan bahwa tujuan dari rekrutmen seperti yang dikutip dari www.kuliahgratis.net adalah mendapatkan calon karyawan sebanyak mungkin sehingga memungkinkan pihak manajemen (recruiter) untuk memilih atau menyeleksi calon sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh sekolah. Semakin banyak calon yang berhasil dikumpulkan maka akan semakin baik karena kemungkinan untuk mendapatkan calon terbaik akan semakin Besar. Hambatan Rekrutmen Kendala yang terjadi pada saat perekrutan dapat muncul dari organisasi, perekrut, dan lingkungan eksternal. Menurut Simamora dalam Suwatno dan Priansa (2011:66-68) kendala yang lazim dijumpai dalam rekrutmen meliputi sebagai berikut : 1. Karakteristik organisasional Karakteristik organisasional mempengaruhi desain dan implementasi sistem rekrutmen. Sebagai contoh, organisasi yang menekankan pengambilan keputusan secara tersentralisasi lebih siap menerima keputusan manajer seputar aktivitas rekrutmen dan pemilihan kelompok pelamar. 2. Citra organisasi Pelamar kerja biasanya tidak berminat dalam mencari lapangan kerja di organisasi tertentu. Citra organisasi, dengan demikian hendaknya dipertimbangkan pula sebagai kendala potensial. Sekiranya citra organisasi dianggap rendah, kemungkinan untuk memikat banyak pelamar akan berkurang. 3. Kebijakan organisasi Informasi analisis pekerjaan dan perencanaan kepegawaian mengarahkan perekrutan dalam mengambil keputusan mengenai sumber dan saluran rekrutmen yang tepat serta mengevaluasi proses rekrutmen. Kebijakan rekrutmen organisasi juga mengarahkan perekrut dalam membuat keputusan penarikan. Berbagai macam kebijakan yang dapat mempengaruhi perekrutan adalah sebagai berikut: a. Kebijakan promosi internal. b. Kebijakan kompensasi. c. Kebijakan status kepegawaian. d. Kebijakan pengangkatan internasional. 4. Rencana strategik dan rencana sumber daya manusia Rencana strategik (strategic plans) menunjukan arah perusahaan dan menetapkan jenis tugas dan pekerjaan yang perlu dilaksanakan. Rencana sumber daya manusia menguraikan pekerjaan mana yang harus diisi dengan merekrut secara eksternal, dan mana yang akan diisi secara internal. 5. Kebiasaan perekrut Kesuksesan perekrut di masa lalu dapat berubah menjadi kebiasaan. Memang kebiasaan dapat menghilangkan keputusan yang memakan waktu
yang membutuhkan jawaban yang sama. Sekalipun demikian, kebiasaan dapat pula meneruskan kesalahan di masa lalu atau menghindari alternatif yang lebih efektif. 6. Kondisi eksternal Kondisi pasar tenaga kerja merupakan faktor utama dalam lingkungan eksternal yang yang mempengaruhi penarikan. Batasan-batasan dari pemerintah dan serikat pekerja juga mempengaruhi rekrutmen. Lingkungan perekonomian sangat berpengaruh dan perlu dicermati dalam perencanaan sumber daya manusia. Sikap sosial terhadap jenis lapangan kerja tertentu dapat pula mempengaruhi suplai tenaga kerja. 7. Daya tarik pekerjaan Seandainya posisi yang akan diisi bukanlah pekerjaan yang menarik, perkrutan sejumlah pelamar yang berbobot akan menjadi tugas yang sulit. Setiap pekerjaan yang dianggap membosankan, berbahaya, menimbulkan kegelisahan, bergaji rendah, atau tidak memiliki potensi promosi jarang yang mampu memikat banyak pelamar. 8. Persayaratan pekerjaan Perusahaan menawarkan sebuah pekerjaan dengan imbalan dan persyaratan tertentu, dan memiliki ekspektasi tertentu pula mengenai tipe orang-orang yang sedang dicari. Pelamar mempunyai kemampuan dan minat yang ditawarkan serta mencari pekerjaan yang memenuhi pengharapannya. Kecocokan terjadi apabila ada kaitan yang memadai dari dua pengharapan ini. Proses rekrutmen biasanya beberapa modifikasi dari kompromi di kedua belah pihak. .
1. Pengumpulan Kebutuhan : developer dan klien bertemu dan menentukatujuan umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran bagianbagian yang akan dibutuhkan berikutnya. Detail kebutuhan mungkin tidak dibicarakan disini, pada awal pengumpulan kebutuhan. 2. Perancangan : Perancangan dilakukan cepat dan rancangan mewakili aspek software yang diketahui. Dan rancangan ini menjadi dasar pembuatan Prototype. 3. Evaluasi Prototype : klien mengevaluasi Prototype yang dibuat dan dipergunakan untuk memperjelas kebutuhan software 3. Perancangan dan Hasil Perancangan 3.1. Perancangan Perancangan adalah langkah pertama dalam fase pengembangan rekayasa atau sistem. Perancangan itua dalah proses penerapan berbagai teknik dan prinsip yang bertujuan untuk mendefinisikan sebuah peralatan, satu proses atau satu sistem secara detail yang membolehkan dilakukan realisasi fisik. Perancangan sistem yang dilakukan berikut ini bertujuan untuk menggambarkan aliran data yang akan dibangun untuk mendefenisikan user terkait yang mempengaruhi proses yang berjalan dalam sistem, yang akan di presentasikan mulai dari input, proses, hingga output data dalam sistem. Untuk menggambarkan aliran data hal ini menggunakan UML, Unified Modeling Language yang digunakan untuk menggambarkan aliran prosedur program. a. Use Case Diagram
2. Metodologi Penelitian
Dalam perancangan penelitian ini menggunakan metode Prototype. Prototype Model adalah salah satu metode pengembangan perangkat lunak yang banyak digunakan. Dengan Metode Prototyping ini pengembangan dan pelanggan dapat saling berinteraksi selama proses pembuatan sistem. Sering terjadi seorang pelanggan hanya mendefinisikan secara umum apa yang dibutuhkan, Pemrosesan dan data-data apa saja yang dibutuhkan. Sebaliknya disisi pengembang Kurang memperhatikan efesiensi Algoritma. Kemampuan sistem operasi dan interface yang menghubungkan manusia dengan computer. Pada Prototyping model kadang-kadang klien hanya memberikan beberapa kebutuhan umum software tanpa detile input, proses atau detail output dilain waktu mungkin tim pembangun (developer) tidak yakin terhadap efesiensi dari algoritma yang digunakan, tingkat adaptasi terhadap sistem operasi atau rancangan form user interface. Ketika situasi seperti ini terjadi model prototyping sangat membantu proses pembangunan software. Proses pada prototyping bisa dijelaskan sebagai berikut :
registrasi pemberi kerja
registrasi pencari kerja
registrasi
pencarian lowongan lihat detail lowongan berdasarkan tipe kerja
lihat peta membagikan info lowongan
Pengunjung Umum
filter lowongan
berdasarkan lokasi
berdasarkan gaji
berdasarkan katagori
login
<
> lowongan pekerjaan baru
lamaran lowongan pekerjaan
lihat history lamaran
<>
ubah data lowongan
<>
hapus data lowongan
<>
lihat pelamar
<>
<>
<>
Pencari Kerja
<>
Pemberi Kerja
panggil pelamar lihat daftar pencari kerja
Gambar 1 Use Case diagram sistem pada aplikasi
b. Activity Diagram
Gambar 5 Activity Diagram Lihat Daftar
Gambar 2 Activity Diagram Pencarian lowongan.
Lowongan. c. Class Diagram Tujuan utama dari class diagram adalah untuk menciptakan sebuah kosa kata yang digunakan oleh analis dan pengguna. Diagram kelas biasanya merupakan hal-hal, ide-ide atau konsep. Berikut adalah gambar 4 class diagram
Gambar 3 Activity Diagram Filter Lowongan Berdasarkan Lokasi.
Gambar 6 Skema Relasi 3.2. Hasil Perancangan
Implementasi antarmuka sistem informasi merupakan implementasi hasil dari desain yang telah dirancang sebelumnya. Menurut Yakub (2012) Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen atau elemen. Berikut ini adalah implementasi dari sistem yang telah dibuat yaitu sebagai berikut:
Gambar 4 Activity Diagram Lowongan Berdasarkan Kategori
Gambar 7 Interface Pencarian Lowongan 1. Klik tombol “Cari” untuk menuju D03 2. Klik tombol kembali pada device untuk keluar dari D02 dan kembali menuju D01 3. M01 akan muncul jika keyword atau lokasi tidak diisi
Gambar 9 Interface halaman Lihat Peta 1. Klik tombol kembali pada device untuk keluar dari D09 dan kembali menuju D07
Gambar 10 Interface Halaman Member Pemberi Kerja Menu Lowongan 1. 2. 3. 4. Gambar 8 Interface Detil Lowongan 1. Klik image view pada “Lokasi Penempatan” Pada D09 2. Klik tombol kembali pada device untuk keluar dari D07 dan kembali menuju D03
Klik tombol “Kelola” untuk menuju D15 Klik tombol “Detail” untuk menuju D07 Klik tombol “Lihat Pelamar” untuk menuju D16 Klik tombol kembali pada device untuk menutup menu D13 dan kembali menuju D10
Gambar 11 Interface halaman utama admin 1. 2. 3. 4. 5.
Klik “Logout” untuk keluar dari halaman admin Klik “Data Lowongan” untuk menuju A03 Klik “Data Pencari Kerja” untuk menuju A04 Klik “Data Pemberi Kerja” untuk menuju A05 Klik “Data Admin” untuk menuju A06
4. Penutup
Dari hasil analisis dan perancangan sistem Lowongan Kerja ini maka dapat diambil beberapa kesimpulan, di antaranya adalah: 1. Implementasi dari rancangan sistem informasi lowongan kerja ini dapat membantu pelamar dalam mencari kerja dan untuk perusahaan dapat dengan cepat menseleksi pelamar 2. Rancangan sistem informasi lowongan kerja ini menghasilkan satu logika bisnis yang berisi penanganan penerimaan lamaran kerja dan pemberian lowongan kerja. 3. Sistem usulan dalam rancangan tugas akhir ini hanya menganilis beberapa website lowongan pekerjaan yang ada di medan DAFTAR PUSTAKA [1] Mathis Robert L. dan Jackson John H. 2006, Human Resource Management, alih bahasa. Salemba Empat. Jakarta. [2] Suwatno , dan Priansa, Donni juni., 2011, Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Organisasi Pulik dan Bisnis, Penerbit Alfabeta, Bandung. [3] Tata Sutabri. (2011), Analisis Sistem Informasi. [4] Tjutju Yuniarsih dan Suwatno. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : Alfabeta [5] Veithzal Rivai. (2011). Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan Dari Teori Ke Praktek. PT. RAJAGRAFINDO PERSADA, Jakarta. [6] Yakub. (2012). Pengantar Sistem Informasi.
