BAB II TINJAUAN PUSTAKA
II.1. Konsep Tugas Pokok dan Fungsi Tugas Pokok dan Fungsi secara umum merupakan hal-hal yang harus bahkan wajib dikerjakan oleh seorang anggota organisasi atau pegawai dalam suatu instansi
secara
rutin
sesuai
dengan
kemampuan
yang
dimilikinya
untuk
menyelesaikan program kerja yang telah dibuat berdasarkan tujuan, visi dan misi suatu organisasi. Setiap pegawai seharusnya melaksanakan kegiatan yang lebih rinci yang dilaksanakan secara jelas dan dalam setiap bagian atau unit. Rincian tugas-tugas tersebut digolongkan kedalam satuan praktis dan konkrit sesuai dengan kemampuan dan tuntutan masyarakat. Tugas Pokok dan fungsi (TUPOKSI) merupakan suatu kesatuan yang saling terkait antara Tugas Pokok dan Fungsi. Dalam Peraturan Perundang-undangan pun sering disebutkan bahwa suatu organisasi menyelenggarakan fungsi-fungsi dalam rangka melaksanakan sebuah tugas pokok. II.1.1. Tugas Pokok Tugas pokok dimana pengertian tugas itu sendiri telah dijelaskan sebelumnya adalah suatu kewajiban yang harus dikerjakan, pekerjaan yang merupakan tanggung jawab, perintah untuk berbuat atau melakukan sesuatu demi mencapai suatu tujuan.
8
Adapun definisi tugas menurut para ahli, yaitu Dale Yoder dalam moekijat (1998:9), “The Term Task is frequently used to describe one portion or element in a job” (Tugas digunakan untuk mengembangkan satu bagian atau satu unsur dalam suatu jabatan). Sementara Stone dalam Moekijat (1998:10), mengemukakan bahwa “A task is a specific work activity carried out to achieve a specific purpose” (Suatu tugas merupakan suatu kegiatan pekerjaan khusus yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu). Definisi lainnya yang menilai bahwa tugas merupakan suatu kegiatan spesifik yang dijalankan dalam organisasi yaitu menurut John & Mary Miner dalam Moekijat (1998:10), menyatakan bahwa “Tugas adalah kegiatan pekerjaan tertentu yang dilakukan untuk suatu tujuan khusus”. Sedangkan menurut Moekijat (1998:11), “Tugas adalah suatu bagian atau satu unsur atau satu komponen dari suatu jabatan. Tugas adalah gabungan dari dua unsur (elemen) atau lebih sehingga menjadi suatu kegiatan yang lengkap”. Berdasarkan definisi tugas di atas, dapat kita simpulkan bahwa tugas pokok adalah kesatuan pekerjaan atau kegiatan yang paling utama dan rutin dilakukan oleh para pegawai dalam sebuah organisasi yang memberikan gambaran tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan atau organisasi demi mencapai tujuan tertentu. II.1.2. Fungsi Pengertian fungsi menurut Kamus Lengkap Bahasa Indonesia merupakan kegunaan suatu hal, daya guna serta pekerjaan yang dilakukan. Adapun menurut para ahli, definisi fungsi yaitu menurut The Liang Gie dalam Nining Haslinda Zainal (Skripsi: “Analisis Kesesuaian Tugas Pokok dan Fungsi dengan Kompetensi
9
Pegawai Pada Sekretariat Pemerintah Kota Makassar”,2008), Fungsi merupakan sekelompok aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaan ataupun pertimbangan lainnya. Definisi tersebut memiliki persepsi yang sama dengan definisi fungsi menurut Sutarto dalam Nining Haslinda Zainal (2008:22), yaitu Fungsi adalah rincian tugas yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pegawai tertentu yang masing-masing berdasarkan sekelompok aktivitas sejenis menurut sifat atau pelaksanaannya. Sedangkan pengertian singkat dari definisi fungsi menurut Moekijat dalam Nining Haslinda Zainal (2008:22), yaitu fungsi adalah sebagai suatu aspek khusus dari suatu tugas tertentu. Berdasarkan pengertian masing-masing dari kata tugas pokok dan fungsi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa definisi tugas pokok dan fungsi (TUPOKSI) tersebut adalah kesatuan pekerjaan atau kegiatan yang dilaksanakan oleh para pegawai yang memiliki aspek khusus serta saling berkaitan satu sama lain menurut sifat atau pelaksanaannya untuk mencapai tujuan tertentu dalam sebuah organisasi. David F. Smith dalam Gibson, Ivancevich, dan Donelly (1993:37) menjelaskan mengenai hubungan antara pekerjaan pegawai, yang dalam hal ini berupa tugas pokok dan fungsi dengan efektivitas pegawai, bahwa : “Selain masalah praktis dalam hubungan dengan desain pekerjaan, yaitu berkaitan dengan keefektifan dalam istilah ekonomi, politik, dan moneter, akan tetapi pengaruh yang terbesar berkaitan dengan keefektifan sosial dan psikologis pegawai. Pekerjaan dapat menjadi sumber tekanan psikologis dan bahkan gangguan mental dan fisik terhadap seorang pegawai selain sisi positif dari pekerjaan yaitu dapat menghasilkan pendapatan, pengalaman hidup yang berarti, harga diri, penghargaan dari orang lain, hidup yang teratur dan hubungan dengan orang lain”.
10
Penjelasan tersebut di atas dapat kita simpulkan bahwa pekerjaan ataupun TUPOKSI yang ditetapkan untuk suatu jabatan sangat berpengaruh secara langsung terhadap efektivitas pegawai. Efektivitas pegawai dapat dinilai melalui pelaksanaan tugas-tugasnya secara benar dan konsisten. Tugas pokok dan fungsi pegawai merupakan jabaran langsung dari tugas dan fungsi organisasi kedalam jabatan yang dianalisis. Oleh karena itu, untuk dapat menghasilkan tugas pokok dan fungsi yang tepat dan jelas demi meningkatkan efektivitas pegawai dalam upaya pencapaian tujuan organisasi, upaya awal yang harus dilakukan yaitu melaksanakan proses analisis
pekerjaan,
yaitu
proses
pengumpulan
data
organisasi
mengenai
berhubungan dengan pekerjaan. II.2. Analisis Pekerjaan (Job Analysis) Analisis pekerjaan sering disebut dengan berbagai istilah seperti analisis jabatan, analisis tugas, analisis aktivitas ataupun penelitian kerja. Analisis pekerjaan berfungsi untuk mengumpulkan data secara sistematis dan membuat pertimbangan mengenai semua informasi penting yang berhubungan pekerjaan tertentu. Hasil analisis pekerjaan merupakan masukan terhadap banyak aktivitas sumber daya manusia. Analisis pekerjaan bertujuan untuk menyediakan suatu pemahaman yang mendalam tentang isi dan persyaratan pekerjaan bagi manajemen. Analisis pekerjaan merupakan terjemahan dari job analysis, yang terdiri dari kata Job dan analysis. Job yang memiliki arti pekerjaan, jabatan, tugas, dan kegiatan pekerjaan. Sedangkan analysis berarti memisah-misahkan pekerjaan ke dalam bagian atau unsur-unsur yang disebut tugas.
11
Hasil dari proses analisis pekerjaan tersebut berupa desain pekerjaan atau perancangan pekerjaan dalam suatu jabatan, uraian pekerjaan atau penjabaran tugas-tugas serta elemen-elemen yang terkait di dalamnya, dan juga spesifikasi pekerjaan yang mana adalah informasi mengenai kriteria pegawai yang tepat untuk melaksanakan suatu pekerjaan. II.2.1. Pengertian Analisis Pekerjaan (Job Analysis) Analisis pekerjaan adalah cara sistematis mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi pekerjaan dan kebutuhan tenaga manusia, serta konteks di mana pekerjaan dilaksanakan. Adapun definisi atau pengertian menurut para ahli mengenai Analisis pekerjaan, menurut Bedjo Siswanto (2003:37) adalah “Suatu kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan gambaran mengenai unsur-unsur dan tugas-tugas yang terkandung dalam jabatan”. Selain itu, menurut Gibson, Ivancevich, dan Donelly (1993:38), “Analisis jabatan adalah proses pengambilan keputusan yang menerjemahkan faktor tugas, manusia, dan teknologi menjadi sebuah desain pekerjaan”. Menurut Rivai (2009:367), ada beberapa pengertian mengenai analisis pekerjaan, yaitu : 1. Analisis pekerjaan adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang pekerjaan dan proses menetukan persyaratan yang harus disiapkan, termasuk di dalamnya sistematika rekruitmen, evaluasi atau pengendalian, dan organisasi atau perusahaannya. 2. Analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses dalam menghimpun dan menyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas-
12
tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis suatu perusahaan. 3 Analisis pekerjaan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut. Berdasarkan pengertian di atas, maka dapat disimpulkan analisis pekerjaan adalah kegiatan mengumpulkan data yang dilakukan dengan cara menghimpun serta mengolah data dan kemudian menyajikan hasil berupa informasi secara sistematis, tepat, dan jelas untuk keperluan pengelolaan pekerjaan, tenaga kerja, dan teknologi dalam organisasi. Setiap pegawai harus dapat memperhatikan aspek penting yang ada dalam pelaksanaan jabatan atau tugasnya yaitu apa yang benar-benar harus dikerjakan sebagai suatu kewajiban dan apa yang harus dipertanggungjawabkan oleh pegawai itu kepada atasannya. Maka dari itu, menurut Ardana, Mujiati, dan Utama (2012:33), perlunya analisis pekerjaan mencakup beberapa prinsip sebagai berikut : 1.
Analisis pekerjaan harus memberikan semua fakta penting yang ada hubungannya dengan pekerjaan;
2.
Analisis pekerjaan harus dapat memberikan fakta yang diperlukan untuk bermacam-macam tujuan;
3.
Analisis pekerjaan harus sering ditinjau, bila perlu dipeberbaiki;
4.
Analisis pekerjaan harus dapat menunjukkan unsur-unsur pekerjaan yang paling penting di antara beberapa unsur pekerjaan dalam setiap pekerjaan;
13
5.
Analisis pekerjaan harus dapat memberikan informasi yang teliti dan dapat dipercaya. Berdasarkan prinsip tersebut di atas, maka dapat dihubungkan dengan
empat macam informasi pekerjaan yang dikemukakan oleh Dale Yoder dalam Moekijat (1998:61-62), antara lain apa yang dilakukan, syarat-syarat perseorangan, tanggung jawab pekerjaan, dan kondisi kerja. Selain itu, menurut Sedarmayanti (2009:145) menjelaskan pula bahwa informasi karakteristik pekerjaan yang dapat membedakan antara pekerjaan yang satu dengan yang lainnya antara lain aktivitas dan tingkah laku pekerjaan, interaksi dengan pegawai lainnya, standar kinerja, pengaruh terhadap keuangan dan penganggaran, mesin dan peralatan yang digunakan serta kondisi pekerjaan. II.2.2. Manfaat Analisis Pekerjaan Analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan fakta atau informasi mengenai seluk-beluk suatu pekerjaan. Hasil dari analisis pekerjaan dapat digunakan untuk pembuatan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Menurut Sedarmayanti (2009:151), Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya proses analisis pekerjaan, antara lain : 1. Penarikan, seleksi dan penempatan pegawai; 2. Sebagai
petunjuk
dasar
dalam
menyusun
program
latihan
dan
pengembangan. 3. Menilai kinerja/ pelaksanaan kerja; 4. Memperbaiki cara bekerja pegawai;
14
5. Merencanakan organisasi agar memenuhi syarat/ memperbaiki struktur organisasi sesuai beban dan fungsi jabatan; 6. Merencanakan dan melaksanakan promosi serta transfer pegawai; 7. Merencanakan fasilitas dan perlengkapan kerja bagi pegawai; 8. Bimbingan dan penyuluhan pegawai. II.2.3. Proses Analisis Pekerjaan Dalam prosesnya, analisis jabatan pekerjaan harus dilaksanakan secara terencana, dan berdasar pada tujuan yang dimiliki oleh setiap organisasi. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur yang benar dalam pelaksanaannya. Adapun proses analisis pekerjaan tersebut, yaitu : 1. Tahap Persiapan, meliputi : a. Mempelajari Visi, misi, tujuan, dan sasaran perusahaan; b. Mempelajari struktur organisasi perusahaan, kebijakan, peraturan, dan berbagai pedoman; c. Menentukan program yang memerlukan analisis pekerjaan di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan kepegawaian; d. Mengadakan diskusi untuk kesediaan kerjasama semua pihak yang terlibat dalam kegiatan analisis pekerjaan tentang tujuan diadakannya analisis pekerjaan; e. Menjelaskan metode yang akan diterapkan dalam analisis pekerjaan serta menyusun rencana penyelenggaraannya termasuk jadwal kerja; f. Menyusun formulir analisis pekerjaan dan petunjuk cara penyajiannya; g. Menyiapkan tenaga analisis pekerjaan.
15
2. Tahap Pengumpulan Data Dalam proses ini, metode yang digunakan untuk menjaring informasi pekerjaan ada berbagai macam, antara lain : a. Wawancara; b. Daftar pertanyaan; c. Pengamatan (observasi); d. Buku catatan harian. Adapun pendekatan dalam upaya pengumpulan data menurut Gibson, Ivancevich dan Donnelly (1993:39), antara lain: 1. Analisis Pekerjaan Fungsional (APF), adalah proses klasifikasi kerja berdasarkan faktor tugas dan teknologi. Analisis ini difokuskan pada apa yang dikerjakan karyawan metode dan sarana yang dipakai karyawaan, dan apa yang dihasilkan karyawan. 2. Kuesioner Analisis Jabatan (KAJ), adalah proses klasifikasi pekerjaan menurut faktor manusia, tugas, dan teknologi. Analisis ini berfokus pada persyaratan informasional dan antarpribadi serta persyaratan fisik dan kondisi kerja. Agar dapat memperoleh hasil analisis pekerjaan yang baik, metode yang paling efektif digunakan yaitu dengan mengkombinasikan semua metode pengumpulan data yang ada dan kemudian mengadakan diskusi yang diperlukan. Karena masing-masing metode memiliki kekurangan dan kelebihan sehingga dapat saling melengkapi informasi yang dibutuhkan.
16
3. Tahap Pengolahan Data Pada tahap ini, data yang telah terkumpul diolah dan dibuat draft awalnya tentang deskripsi pekerjaan. Proses pengolahan data mengacu pada struktur organisasi dan deskripsi tugas organisasi yang dilengkapi dengan studi kepustakaan dan konsultasi dengan tenaga ahli. 4. Tahap Diskusi Hasil Pengolahan Data Penyusunan draft tentang deskripsi pekerjaan tersebut dikonsultasikan oleh para penganalisis dengan para penyelia dan pengarah dari masing-masing unit kerja dalam suatu forum diskusi sehingga output dari analisis kerja tersebut dapat digunakan dalam proses desain pekerjaan serta berupa deskripsi pekerjaan (Job Description) dan spesifikasi pekerjaan (Job Specification). II.3. Desain Pekerjaan (Job Design) Pekerjaan ataupun tugas-tugas merupakan jembatan penghubung antara pegawai dengan organisasi. Oleh karena itu, pekerjaan tersebut haruslah dapat didesain dengan tepat guna memperoleh dan memelihara satuan kerja yang produktif. Desain pekerjaan (Job Design) merupakan fungsi penetapan kegiatan kerja individu maupun kelompok kerja pegawai secara organisasional. Hal tersebut bertujuan untuk mengatur penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan organisasi, teknologi dan keperilakuan. Desain kerja sangat mempengaruhi kualitas kehidupan kerja, yang tercermin pada kepuasan pegawai pemegang jabatan.
17
II.3.1. Pengertian Desain Pekerjaan Desain pekerjaan adalah cara tugas-tugas digabungkan untuk menciptakan pekerjaan untuk tiap-tiap pegawai, tingkat fleksibelitas (keluwesan) yang dimiliki karyawan dalam pekerjaan mereka, dan ada atau tidaknya sistem pendukung organisasi yang sema itu memiliki pengaruh langsung pada kinerja dan kepuasan karyawan. Namun sebelumnya, perlu adanya penetuan mengenai karakteristik dari tugas-tugas atau pekerjaan itu sendiri yaitu antara lain : 1. Menyerap bagian yang berarti dalam waktu kerja 2. Melaksanakan untuk memperoleh hasil 3. Dilaksanakan dalam memenuhi tanggung jawab pegawai yang dibebani 4. Dilaksanakan menurut standar dan prosedur tertentu, baik yang ditetapkan sesuai peraturan maupun terjadi dari pengalaman pegawai sendiri 5. Membutuhkan keterampilan dan pengetahuan yang saling berkaitan. Desain
pekerjaan
dihubungkan
dengan
proses
dimana
manajer
menspesifikasikan isi, metode dan hubungan kerja untuk memiliki kepentingan organisasi dan pegawai.
Pembagian tugas pokok dan fungsi organisasi sangat
berpengaruh terhadap efektivitas kerja pegawai serta efektifitas organisasi. Tujuan dari desain pekerjaan yaitu untuk mengidentifikasi kebutuhan pokok pegawai dan organisasi, serta menyingkirkan penghalang di lingkungan kerja yang menghambat kebutuhan tersebut. Adapun hasil desain kerja diharapkan dapat berupa pekerjaan yang memenuhi kebutuhan utama pegawai serta mendorong keefektifan individu, kelompok, dan organisasi.
18
Desain pekerjaan berkaitan dengan penentuan strukur hubungan tugas dan hubungan
antarpribadi
dari
suatu
pekerjaan
dengan
menentukan
berapa
keanekaragamannya, tanggung jawab, signifikasi dan otonomi pekerja yang diberikan dalam pekerjaannya. Desain pekerjaan berpengaruh besar terhadap efektivitas organisasi. Desain pekerjaan bersifat luas cakupannya dan mempunyai tujuan mencocokkan kebutuhan produktivitas organisasi dengan kebutuhan pegawai yang mengerjakan bermacam tugas. Tujuan utama desain pekerjaan yaitu memberikan pegawai pekerjaan yang cocok dan efektif dalam gerak organisasi. Fokusnya yaitu mengubah, menyederhanakan, memperluas, memperkaya maupun membuat pekerjaan menjadi sedemikian rupa sehingga usaha setiap pegawai lebih sejalan dengan pekerjaannya. Pekerjaan yang dirancang dengan baik akan dapat meningkatkan motivasi yang merupakan faktor penentu produktivitas dan prestasi kerja seseorang maupun organisasi. Kepuasan kerja dipengaruhi oleh tuntutan pekerjaan dan sejauhmana tuntutan tugas tersebut sesuai dengan kemampuan seseorang. Kadangkala perubahan tugas yang sangat sederhana dapat menyebabkan organisasi perlu melakukan desain ulang terhadap pekerjaan. Selain itu, reaksi pegawai terhadap setiap pekerjaan juga berbeda-beda. Terdapat pegawai yang memperoleh kepuasan positif dari suatu pekerjaan, sedangkan pegawai yang lain tidak sehingga menghasilkan prestasi kerja yang berbeda. Adapun hubungan antara Desain pekerjaan dengan prestasi kerja pegawai tercermin melalui gambar berikut.
19
Perbedaan latar Belakang sosial
Faktor Teknologis
Faktor Tugas
Analisis Pekerjaan
Desain Pekerjaan
Faktor Manusia
Isi Pekerjaan
Prestasi Kerja
Perbedaan Individu
Gambar 1. Hubungan Desain pekerjaan dengan Prestasi kerja Berdasarkan gambar hubungan desain perkerjaan dengan prestasi kerja di atas, memberi pemahaman bahwa desain pekerjaan harus dapat dilaksanakan dengan baik demi meningkatkan prestasi kerja pegawai. II.3.2. Unsur-Unsur Desain Pekerjaan Terdapat tiga unsur desain pekerjaan yang perlu dipertimbangkan pada saat menentukan pekerjaan yang dijelaskan oleh Ardana, Mujiati dan Utama (2012:40), antara lain : 1. Unsur Organisasional,
desain pekerjaan berkaitan dengan efisiensi kerja.
Pekerjaan yang efisien mendorong pegawai yang mampu mencapai output maksimum. Unsur organisasional dalm desain pekerjaan meliputi : a.
Pendekatan mekanisitik, merupakan upaya untuk mengidentifikasi tugas yang diatur untuk meminimumkan waktu, tenaga, dan biaya pegawai.
20
Pendekatan ini pada umumnya digunakan pada pekerjaan spesialistik bukan pekerjaan yang menuntut kreativitas dan motivasi. b.
Aliran kerja atau arus pekerjaan, hal ini sangat dipegaruhi oleh sifat output yang dihasilkan. Artinya output yang dihasilkan memberi petunjuk tentang urutan dan keseimbangan antara berbagai jenis pekerjaan sehingga proses produksinya berjalan dengan efisien.
c.
Kebiasaan organisasi atau praktik kerja, merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang ditetapkan, baik terbentuk karena tradisi yang berlaku dalam organisasi
maupun
karena
kesepakatan
bersama.
Hal
ini
dapat
mengurangi fleksibilitas departement SDM dalam mendesain pekerjaan. 2. Unsur Lingkungan, desain pekerjaan tidak lepas dari unsur lingkungan. Kondisi lingkungan pasti berinteraksi sehingga mempengaruhi organisasi. Unssur lingkungan yang pokok bagi desain pekerjaan yaitu tersedianya para pegawai yang berpotensi, dan pengharapan-pengharapan sosial serta ada tidaknya tekanan memanfaatkan teknologi canggih. 3. Unsur keperilakuan, desain pekerjaan tidak hanya berfokus pada efisiensi kerja saja, tapi mutu kejidupan pegawainya juga harus diperhatikan sesuai dengan harkat dan martabat manusia. Desain pekerjaan sangat berkaitan erat dengan kebutuhan dasar manusia yang harus dipenuhi. Unsur keperilakuan yang perlu dipertimbangkan antara lain : a. Otonomi dalam pelaksanaan pekerjaan, yang berarti memiliki tanggung jawab atas apa yang dilakukan beserta hasilnya. Pegawai diberi kebebasan
21
untuk mengendalikan sendiri pelaksanaan tugasnya berdasarkan uraian dan spesifikasi pekerjaan yang dibebankan kepadanya. b. Variasi tugas, yang berarti apabila tugas yang dilaksanakan serang pegawai sangat monoton, cepat atau lambat pegawai tersebut akan merasa bosan sehingga mengakibatkan dampak negatif terhadap pelaksanakan tugastugasnya. c. Identitas kerja, seorang pegawai akan merasa bangga apabila dapat menunjukkan hasil kerjanya. Pekerjaan yang tidak memiliki identitas menyebabkan semangat kerja pegawai dan
kualitas pekerjaannya
menurun. d. Umpan balik, merupakan tanggapan atau respon terhadap hasil kerja pegawai. Pegawai memerlukan umpan balik tentang berbagai aspek penyesuaian pekerjaannya sehingga dapat meningkatkan motivasi pegawai agar dapat berprestasi lebih tinggi. Dalam upaya pembagian tugas, terdapat hal-hal yang perlu diperhatikan yang menurut Sutarto dalam Nining Haslinda Zainal (2008:22) antara lain : 1. Tiap-tiap satuan organisasi hendaknya memiliki rincian aktivitas yang kemuadian jelas termuat dalam sebuah deskripsi pekerjaan (Job Description). 2. Tiap-tiap
pejabat
dari
pucuk
pimpinan
sampai
dengan
pejabat
yang
berkedudukan rendah harus memiliki deskripsi pekerjaan. 3. Jumlah tugas yang dibebankan kepada setiap pegawai sebaiknya berkisar 4-12 jenis. Sebab bila pegawai hanya menjalankan satu tugas saja, suatu saat akan merasa jemu.
22
4. Variasi tugas diupayakan agar tetap saling berkaitan satu sama lain. Sebab bila pegawai melaksanakan tugas yang jauh berbeda dari fungsinya maka tugas tersebut tidak dapat dilaksanakan dengan baik. 5. Beban aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban tugas pegawai hendaknya merata sehingga dapat dihindarkan adanya ketidakseimbangan dalam menjalankan aktivitas kerjanya. 6. Penempatan pegawai hendaknya dilakukan dengan tepat. Tidak hanya pengetahuan dan keterampilan semata yang dijadikan acuan, akan tetapi jenis kelamin, kekuatan, umur, kesehatan, kejujuran yang merupakan hal penting yang perlu diperhatikan. 7. Penambahan atau pengurangan pegawai hendaknya berdasarkan volume pekerjaan. Apabila jumlah tugas dalam suatu kelompok kerja banyak, maka diperlukan penambahan pegawai dalam kelompok tersbeut, dan begitupun sebaliknya. 8. Menghindari “Pengkotakan Pejabat” dalam upaya pembagian kerja para pegawai dalam suatu organisasi. Dengan demikian, mendesain pekerjaan merupakan salah satu komponen penting dalam manajemen sumber daya manusia sehingga harus dilakukan dengan modal pengetahuan spesialisasi yang tinggi bagi para pejabat dan pengelola sumber daya manusia dalam setiap organisasi. Apabila desain perkerjaan telah ditetapkan dengan benar maka perlu dibuatnya daftar uraian mengenai hasil desain pekerjaan tersebut. Daftar uraian tersebut dapat berfungsi sebagai pedoman para pegawai agar dapat menjalankan
23
tugasnya secara benar dan konsisten. Daftar uraian tersebut dalam organisasi disebut deskripsi pekerjaan (Job Description). II.4. Deskripsi Pekerjaan (Job Description) Job Description atau deskripsi pekerjaan merupakan suatu dokumen singkat mengenai informasi faktual yang berisi pembagian tugas-tugas yang harus dilaksanakan dan merupakan tanggung jawab yang dipegang oleh suatu pekerjaan tertentu. Dokumen penting ini bersifat penggambaran dan terdiri dari catatan-catatan fakta pekerjaan yang ada dan berhubungan. Manajemen sangat memerlukan keterangan yang nyata dan teratur mengenai kewajiban dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan. Uraian tersebut tampak sebagai ikhtisar mengenai fakta penting secara tertulis mengenai pekerjaan seorang pegawai. Uraian pekerjaan berguna untuk memberi pemahaman kepada para pegawai tentang tugas, wewenang, serta tanggung jawabnya terhadap jabatan yang dipegangya. Dengan demikian setiap pegawai mengetahui seluk-beluk pekerjaan yang dimilikinya sehingga membuat pegawai dapat menjalankan tugasnya dengan benar dan konsisten. II.4.1. Pengertian Deskripsi Pekerjaan Menurut
Ardana, Mujiati, dan Utama (2012:32), menyatakan bahwa
deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis yang meliputi tugas, wewenang, tanggung jawab, dan hubungan-hubungan lini baik ke atas maupun ke bawah. Deskripsi pekerjaan adalah pernyataan faktual yang menyangkut tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan tertentu. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009:150), memberikan penjelasan yaitu Deskripsi pekerjaan adalah catatan
24
sistematis dan teratur tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan, didasarkan pada kenyataan apa, bagaimana, mengapa, kapan dan dimana pekerjaan dilaksanakan, dan kualifikasi orang yang menduduki jabatan tersebut. Selain itu, menurut Rivai (2009:367), uraian pekerjaan merupakan pernyata tertulis mengenai apa yang dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaan dan bagaimana pekerjaan itu dilakukan serta mengapa dilakukan. II.4.2. Kualifikasi dalam Deskripsi Pekerjaan Deskripsi ataupun uraian pekerjaan merupakan dokumen penting untuk memandu proses seleksi yang mana digunakan untuk memberikan perkerjaan tersebut kepada calon pegawai yang berpotensi. Oleh karena itu, uraian pekerjaan hendaknya dapat mendeskripsikan dengan tepat isi pekerjaan, lingkungan, dan kondisi pekerjaan. Menurut Ardana, Mujiati dan Utama (2012:37), terdapat enam kualifikasi yang harus diperhatikan dalam pembuatan uraian jabatan, antara lain : 1. Sistematis, artinya deskripsi pekerjaan terdiri dari komponen-komponen tertentu yang mempunyai fungsi dan tersusun dalam tata hubungan yang membentuk suatu sistem sehingga mudah dipahami. 2.
Jelas, artinya deskripsi pekerjaan dapat memberikan pembacanya isi dan maksud yang jelas, terang, gemilang, dan tidak meragukan.
3.
Ringkas, artinya deskripsi pekerjaan perlu menggunakan kata-kata dan kalimat yang singkat, pendek sehingga pembaca tidak memerlukan waktu yang lama untuk membaca dan memahaminya.
4.
Tepat, artinya deskripsi pekerjaan dapat menyajikan uraian yang memberikan pengertian yang cocok, sesuai dan tepat seperti apa yang dimaksud oleh isi
25
pekerjaan sehingga pembacanya dapat memperoleh gambaran yang sama dengan isi yang sebenarnya. 5.
Taat azas, artinya deskripsi pekerjaan berisi kata dan kalimat yang isinya menunjukkan arah dan maksud yang sama atau selaras dan tidak bertentangan satu sama lain.
6.
Akurat, artinya deskripsi pekerjaan disusun secara teliti, dengan memaparkan keadaan yang lengkap, tidak kurang dan tidak lebih.
II.4.3. Unsur / Elemen dalam Deskripsi Pekerjaan Pada sebuah deskripsi pekerjaan, umumnya dicantumkan informasi mengenai pekerjaan yang ditetapkan oleh seorang pegawai. Menurut Garry Dessler dalam Ardana, Mujiati, dan Utama (2012:39), bahwa tidak ada format standar dalam menulis suatu deskripsi pekerjaan. Namun kebanyakan uraian pekerjaan memuat bagian-bagian tentang identifikasi jabatan, ikhtisar/ringkasan jabatan, hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban, wewenang pemegang jabatan, standar kerja tugastugas yang dilaksanakan, kondisi kerja, dan spesifikasi jabatan. Selain itu, menurut Edwin Flippo dalam Ardana, Mujiati dan Utama (2012:39), menjelaskan pula bahwa deskripsi pekerjaan meliputi indentitas pekerjaan; uraian singkat tentang pekerjaan; tugas-tugas yaang dilaksanakan; pengawasan yang diberikan atau diterima; hubungan dengan pekerjaan lain; mesin, alat dan bahan; kondisi kerja; definisi dan istilah yang tidak biasa; dan penjelasan yang menambah dan memperjelas hal-hal di tersebut atas. Beberapa elemen menurut Mr. Sahala P. Sinurat dan Twela Gunawan berdasar pada hasil penelitiannya dengan judul “Training of trainers”, antara lain :
26
1. Informasi Pekerjaan (Job Information) Job Information atau informasi tentang jabatan berisi : - Judul Jabatan - Indentitas Jabatan 2. Aturan Utama Jabatan (Primary Job Role) Dalam aturan utama pekerjaan menjelaskan mengapa posisi diadakan dan bagaimana posisi ini berhubungan dengan posisi lainnya. 3. Dimensi (Dimentions) Dimensi-dimensi pekerjaan menjelaskan tentang ukuran dan skala pekerjaan yang berada di bawah pengawasannya. 4. Elemen Akuntabilitas (Key Accountability) 5. Pengukuran Performa (Performance Measurement) Elemen ini berisi hasil kuantitatif dari tanggung jawab utama 6. Hubungan Kerjasama (Relationship) Elemen ini menunjukkan hubungan internal dan eksternal yang perlu dikelola oleh seorang pemegang jabatan demi kelancaran tugas yang dikerjakannya. 7. Bentuk Hubungan (Reporting Relationship) Elemen ini mencakup bagan yang menunjukkan struktur departemen dan hubungan secara internal. 8. Pengetahuan dan Keterampilan (Knowledge and Skill) Hal ini berkaitan dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja professional yang diperlukan jabatan tersebut. 9. Pembuatan Keputusan (Decision Making)
27
Hal ini merupakan wewenang untuk menentukan suatu keputusan tanpa bantuan atasan. Bagaimana seorang pegawai memiliki keluwesannya dalam menentukan alternatif pemecahan masalah yang terjadi serta mengahadapi konsekwensi dari alternatif tersebut. Sesuai dengan penjelasan tersebut, maka pemerintah berupaya membentuk sebuah konsep mengenai deskripsi pekerjaan secara jelas yang termuat dalam Pedoman Analisis Jabatan berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Apartur Negara (KEP/29/M.PAN/6/2004) yaitu berisi : 1. Nama Jabatan, yaitu tugas-tugas yang telah dikelompokkan diberi nama yang mana harus mencerminkan isi dari tugasnya. 2. Ringkasan tugas, yaitu ikhtisar dari keseluruhan tugas yang ada dalam suatu jabatan dan disusun dalam satu kalimat. 3. Hasil kerja, yaitu produk atau luaran (output) pekerjaan yang dapat berupa benda atau sesuatu yang bersifat fisik; data, informasi, layanan atau sesuatu yang bersifat non-fisik. 4. Bahan kerja, yaitu sesuatu yang diolah atau diproses dalam pelaksanaan tugas-tugas jabatan untuk memperoleh hasil kerja. 5. Peralatan kerja, yaitu alat yang digunakan dalam melaksanakan tugas. 6. Rincian tugas, yaitu tugas-tugas yang ada dalam suatu jabatan yang berisi antara 5 (lima) sampai 12 (dua belas) tugas. Dalam rincian tugas juga dijelaskan mengenai gambaran tentang apa yang dikerjakan, mengapa harus dikerjakan, dan bagaimana cara mengerjakannya.
28
7. Kondisi tempat kerja, yaitu gambaran tentang kondisi tempat beserta lingkungan di sekitar tempat kerja yang mempengaruhi pegawai. 8.
Upaya
Fisik,
yaitu
gambaran
penggunaan
anggota
tubuh
dalam
melaksanakan tugas jabatan. Upaya fisik yang esensi diuraikan adalah upaya fisik yang dalam pelaksanaan tugas menyerap tenaga berlebihan atau berdampak negatif bagi pegawai. 9.
Resiko bahaya, Resiko baik fisik maupun mental yang mungkin timbul dan menimpa pegawai sewaktu melakukan tugas jabatannya.
10. Syarat jabatan, yaitu rumusan tentang kemampuan kerja yang dituntut untuk dapat melaksanakan jabatan. Syarat tersebut berupa keahlian, keterampilan, pengetahuan kerja serta kondisi fisik atau kemampuan jasmani dan kemampuan mental. II.4.4. Manfaat Deskripsi Pekerjaan Sesuai dengan pengertiannya bahwa deskripsi pekerjaan adalah kumpulan informasi tertulis tentang suatu jabatan, maka menurut Ardana, Mujiati dan Utama (2012:39), deskripsi pekerjaan tersebut memberikan beberapa manfaat, antara lain : 1. Deskripsi pekerjaan membantu menghindari adanya kebingungan dan memberikan pemahaman dalam melaksanakan pekerjaan; 2. Dapat menghindari tumpang tindih tanggung jawab dalam melaksanakan tugas; 3. Memudahkan prosedur rekrutment, seleksi, pelatihan dan berbagai aktivitas SDM;
29
4. Membantu pegawai dalam merencanakan karier, mengurangi praktik deskriminasi dalam promosi dan pemindahan serta memudahkan evaluasi pekerjaan
untuk
memastikan
adanya
keadilan
dalam
pemberian
kompensasi; 5. Bermanfaat dalam program keselamatan kerja, dapat menunjukkan tindakan
yang
berbahaya
dan
mengadakan
perubahan
dalam
pelaksanaan; 6. Deskripsi pekerjaan penting dalam perencanaan perubahan organisasi dan reorganisasi sesuai perkembangan keadaan; 7. Memberi
arahan
tentang
pengalaman
yang
diperlukan
untuk
melaksanakan pekerjaan; 8. Untuk memperbaiki administrasi dan pengendalian pekerjaan. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pegawai yang memegang jabatan tersebut. Pembagian pekerjaan menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan untuk pegawai
yang memegang jabatan tersebut. Penguraian kerja
yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pegawai kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan menjadi tidak beres. Disinilah letak pentingnya peranan uraian pekerjaan dalam setiap perusahaan atau organisasi (Hasibuan, 2007)
30
II.5. Perilaku kerja Perilaku kerja pegawai tercermin melalui uraian pekerjaan yang dimiliki oleh tiap-tiap pegawai. Pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2011 dijelaskan definisi perilaku kerja adalah setiap tingkah laku, sikap atau tindakan yang dilakukan oleh pegawai atau tidak melakukan sesuatu yang seharusnya dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-ungangan. Berdasarkan penjelasan tersebut, dapat disimpulkan bahwa perilaku kerja akan menjadi tidak terarah apabila pegawai tersebut tidak memiliki pedoman yang jelas dalam menjalankan pekerjaannya dalam hal ini adala deskripsi pekerjaan yang jelas dan lengkap. Perilaku kerja dapat dinilai berdasarkan beberapa aspek, antara lain : 1. Orientasi pelayanan; 2. Integritas; 3. komitmen; 4. disiplin; 5. kerjasama; 6. kepemimpinan.
31
II.4. Kerangka Pemikiran
Unsur Job Description : 1. Nama Jabatan 2. Ringkasan Tugas 3. Hasil Pekerjaan 4. Bahan & Peralatan kerja 5. Rincian Tugas 6. Kondisi Tempat Kerja
Pelaksanaan Tugas Pokok & Fungsi Subag Umum & Kepegawaian Dinas Pendidikan Prov. Sulawesi Selatan yang konsisten
7. Upaya Fisik 8. Resiko bahaya 9. Syarat pekerjaan (KEP/29/M.PAN/6/2004)
Dalam
kerangka pemikiran tersebut menjelaskan bahwa dalam sebuah
dekripsi pekerjaan terdapat informasi-informasi penting yang harus disusun secara jelas berdasarkan kualifikasinya agar dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya para pegawai dapat menjalankannya secata optimal dan konsisten. Dengan adanya pemahaman pegawai tentang informasi-informasi pekerjaan, para pegawai akan melaksanakan tugasnya secara terarah, efisien serta efektif.
32
