BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian PNPM PNPM adalah program nasional dalam wujud kerangka kebijakan sebagai dasar acuan pelaksanaan program-program penanggulangan kemiskinan berbasis masyarakat. PNPM dilaksanakan melalui harmonisasi dan pengembangan sistem serta mekanisme dan prosedur program, penyediaan pendampingan dan pendanaan stimulan untuk mendorong prkarsa dan inovasi masyarakat dalam upaya penanggulangan kemiskinan yang berkelanjutan. Pemberdayaan masyarakat adalah upaya untuk menciptakan atau meningkatkan kapasitas masyarakat, baik secara individu maupun kelompok,
dalam
memecahkan
berbagai
persoalan
terkait
upaya
peningkatan kualitas hidup, kemandirian dan kesejahteraan. Perberdayaan masyarakat memerlukan keterlibatan masyarakat dan aparat pemerintah agar tujuan dapat tercapai. 2.1.2 Pengertian Sistem Sistem dan prosedur mempunyai beberapa definisi atau pengertian yang telah diuraikan atau didefinisikan oleh ilmuwan dalam ruang lingkup yang berbeda penekanan. Berikut ini akan dijelaskan pengertian sistem menurut beberapa definisi sebagai berikut : kut : 5
Pengertian sistem menurut Mulyadi (2001:5) adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pengertian sistem menurut Tata Sutabri (2004:18) adalah suatu jaringan prosedur dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pengertian sistem menurut Marshal Romney dan Paul Jhon Steinbart (2006:2) adalah merupakan rangkaian dari dua atau lebih komponenkomponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Pengertian sistem menurut Nugroho Widjanjanto (2001:2) adalah suatu yang memiliki bagian-bagian ynag sering berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui dua tahap, yaitu input proses dan output. Pengertian sistem menurut James A. Hall (2001:5) adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Pengertian sistem menurut McLeod (2004) adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antar satu komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukan klasifikasi alur informasi, hal ini di sebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem antara lain
6
fleksibel, efektif dan efisien. Selain itu sistem informasi juga mempunyai pengertian sekumpulan data antara sub-sub sistem yang berhubungan dan membentuk suatu komponen yang didalamnya mencangkup input-prosesotput yang berhubungan dengan pengelola informasi data yang telah diolah sehingga lebih berguna bagi pengguna. Dalam beberapa definisi atau pengertian yang telah dikemukakan beberapa ilmuan diatas, dapatlah diambil kesimpulan bahwa pada dasarnya semua definisi sistem diatas mempunyai pengertian yang sama atau tidak jauh beda antara pengertian atau definisi yang satu dengan yang lain. Hanya saja ada sedikit perbedaan dari segi penekanan. 2.1.3 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang sudah mengalami pemrosesan sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya dalam membuat keputusan (Gelinas & Dull 2008; Laudon dan Laudon 2006; Turban et al. 2006). Setiap pembuatan keputusan yang rasional membutuhkan informasi sehingga memperoleh hasil yang optimal dalam kondisi pada saat keputusan tersebut dibuat. 2.1.4 Sistem Akuntansi Pengertian sistem akuntasi menurut Mulyadi(2001:3) memberikan pengertian
adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
7
2.1.5 Sistem Akuntansi Penggajian a) Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian Sistem akuntansi penggajian merupakan bagian dari sistem akuntasi yang disusun untuk transaksi dalam perhitungan gaji dan upah karyawan. Padahal terdapat perbedaan definisi antara keduanya. Menurut Mulyadi (2001:373) bahwa gaji didefinisikan secara umum sebagi pembayaran atas penyerahan jasa yang dibayarkan kepada karyawan yang memiliki jenjang jabatan manajer dan umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana ( bagian produksi ) dan dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang telah dihasilkan oleh karyawan. Dalam
pelaksanaan
sistem
penggajian
di
tiap-tiap
perusahaan tidak selalu sama, hal tersebut tergantung dari kondisi perusahaan. Dalam sistem penggajian, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu informasi yang diperlukan oleh manajemen, fungsi-fungsi yang terkait, jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan sistem pengendalian intern perusahaan.
8
b) Infomasi yang diperlukan oleh manajemen Untuk mengetahui kegiatan sistem penggajian, pihak manajemen
membutuhkan
informasi
seperti
yang
telah
dikemukakan oleh Mulyadi(2001:374) adalah sebagai berikut : 1) Jumlah biaya gaji yang menjadi beban perusahaan slama periode tertentu. 2) Jumlah biaya gaji yang menjadi beban setiap pusat tanggung jawaban selama periode akuntansi tertentu. 3) Jumlah gaji yang terima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu. 4) Rincian unsur biaya yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode tertentu.
c) Dokumen yang digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan atau dibutuhkan dalam sistem penggajian seperti yang telah dikemukakan oleh Mulyadi (2001:374) adalah sebagi berikut : 1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen-dokumen kepegawaian
berupa
ini
dikeluarkan surat-surat
oleh
keputusan
fungsi yang
bersangkutan dengan karyawan. Seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan
9
pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian sementara, pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen ini di kirimkan ke fungsi pembuatan daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. 2) Kartu Jam Hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatatan waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3) Kartu Jam kerja Doumen ini dgunakan untuk memcatat waktu yang dikonsumsikan oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuatan daftar gaji dan upah untuk kemudian di bandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. 4) Daftar gaji dan upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa pph
10
pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lainnya. 5) Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk memberikan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah. 6) Surat pernyataan gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang yang diterima setiap karyawan besrta berbagi potongan yang menjadi beban setiap karyawan. 7) Amplop gaji dan upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam bentuk amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor
11
identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu 8) Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntasi kepada fungsi keuangan. Berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji dan upah. d) Catatan akuntansi yang digunakan dan fungsi yang terkait Dalam pembayaran gaji pada suatu perusahaan dicatat dengan menggunakan jurnal dengan kartu yang terdapat dalam perusahaan
tersebut.
Menurut
Mulyadi
(2001:382)
catatan
akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji adalah : 1) Jurnal umum Dalam perusahaan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja dalam setiap departemen dalam perusahaan. 2) Kartu Harga pokok Produk Catatn ini digunakan untuk mencatat upah kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. 3) Kartu biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi ini 12
untuk pencatatan dalam kartu baiaya ini adalah bukti memorial. Kartu biaya dapat menggunakan formulir rekening dengan debet lebar (wide debit ledger). 4) Kartu penghasilan karyawan Catatan ini digunakan untuk mencatatan penghasila dan berbagai potongannnya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dala, kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban
setiap
karyawan.
Disamping
itu,
Kartu
penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan inu setiap karyawan hanya mengetahui gaji atau upahnya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan lainnya. e) Fungsi yang terkait dengan sistem penggajian Menurut Mulyadi (2000:382) bahwa yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian ada 5 fungsi yaitu: 1) Fungsi kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,
menyeleksi
calon
karyawan,
memutuskan
penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan
13
tarif gaji, kenakian pangkat dan golongan mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. 2) Fungsi pencatatan waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang mensyaratkan fungsi pencatatan
waktu
hadir
karyawan
tidak
boleh
dilaksankan oleh fungsi operasional atau funsi pembuat daftar gaji dan upah. 3) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. 4) Fungsi akuntansi Dalam sistem akuntasi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban
yang timbul
dalam
pembayaran gaji dan upah karyawan.
14
hubungan
dengan
Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan : a. Bagian utang Bagian ini memegang fungsi pencatatan uang yang bertanggungjawab untuk memproses gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji. b. Bagian kartu biaya Bagian ini memegang fungsi akuntansi yang bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya kedalam harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja. c. Bagian Jurnal Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggungjawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum. 5) Fungsi keuangan Fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menggunakan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
15
f) Jaringan prosedur yang membentuk sistem Dalam sistem penggajian dan pengupahan terdapat jaringan prosedur yang membentuk sistem tersebut. Sebagaimana pendapat Mulyadi ( 2001:385 ) tentang Sistem penggajian dan pengupahan terdiri dari jaringan prosedur sebagai berikut : 1) Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau tunjangan lembur. 2) Prosedur pembuatan waktu kerja Dalam
perusahaan
manufaktur
yang
diproduksi
berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. 3) Prosedur pembuatan daftar
16
Dalam prosedur ini, fungsi pembuatan daftar gaji membuat daftar, gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru. Kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. 4) Prosedur distribusi biaya gaji Dalam prosedur distribusi biaya gaji tenaga kerja distribusikan
kepada
departemen-departemen
yang
menikmati manfaat kerja. 5) Prosedur pembayaran gaji dan upah Prosedur pembayaran gaji upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan kemudian memasukan uang ke amplop gaji dan upah karyawan. 2.1.6 Pengendalian Intern a) Pengertian pengendalian Intern Pengertian pengendalian intern pada awalnya dianggap sebagai masalah pengecekan intern (Internal Check) saja yang menyangkut segi teknis pembukuan dan pencatatan yang
17
menyangkut kebenaran data perusahaan, pada saat ini pengertian pengendalian intern menyangkut unsur peningkatan efisiensi kerja dan mendorong dipatuhinya setiap kebijakan manajemen. Sistem pengendalian intern menurut Mulyadi ( 2001:163 ) adalah sistem pengendalian intern menjadi organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjadi kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong
efiensi
dan
mendorong
dipatuhinya
kebijakan
manajemen. Sedangkan pengendalian intern menurut Marshall B. Romney, Paul John Stenbart ( 2006:229 ) adalah perusahaan merupakan rencana organisasi dan metode bisnis handal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Pengertian pengendalian intern pada awalnya dianggap sebagai masalah pengecekan intern ( internal Check) saja yang menyangkut segi teknis pembukuan dan pencatatan yang menyangkut kebenaran data perusahaan, pada saat ini pengertian pengendalian intern menyangkut unsur peningkatan efisiensi kerja dan mendorong dipatuhinya setiap kebijakan manajemen.
18
b) Tujuan Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001:178 ) tujuan sistem pengendalian intern terbagi menjadi dua yaitu : 1)
Tujuan pengendalian intern, meliputi : a) Melindungi
atau
mengamankan
harta
dan
kekayaan perusahaan atau organisasi b) Mengecek
ketelitian
dan
keandalan
data
akuntansi, 2)
Tujuan pengendalian administrasi, meliputi : a) Melakukan pengendalian secara administrasi untuk mencegah pemborosan dan penggunaan sumber daya yang tidak efisian. b) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.
Tujuan sistem pengendalian intern menurut Nugraha Widjajanto (2001:18) adalah sebagai berikut : 1. Mengamankan aktiva perusahaan 2. Mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi 3. Meningkatkan efisiensi 4. Mendorong agar kebijaksanaan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi
19
Sehingga
secara
keseluruhan
tujuan
dari
sistem
pengendalian intern atau pengendalian intern tersebut dapat dilihat dari sudut pandang yang berbeda, akan tetapi disioni arah yang dituju atau difokuskan tetap sama yaitu menjaga harta kekayaan perusahaan dan mendorong setiap indiviu yang ada dalam organisasi perusahaan untuk menaati kebijakan-kebijakan yang dibuat untuk mencapai tujuan yang diharapkan. c) Unsur Pengendalian Intern Berdasarkan definisi tentang pengendalian intern diatas, maka penting untuk diketahui tentang unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem penggajian yang baik kan menunjang kegiatan penggajian. Hal ini dikemukakan oleh Mulyadi (2001:387), yaitu meliputi : 1. Struktur
organisasi
yang
memisahkan
tanggungjawab
fungsional secara tegas diantaranya : a) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. b) Fungsi pencatat waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup untuk kekayaan, utang pendapatan dan biaya yang terdiri dari :
20
a) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan tersebut. b) Setiap perubahan karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan. c) Setiap potongan gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan harus didasrkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. d) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu. e) Perintah
lembur
harus
diotorisasi
oleh
kepala
departemen yang bersangkutan f) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia g) Bukti kas keluar pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. h) Perubahan dalam pencataan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, diantaranya :
21
a) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagi dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. b) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. c) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. d) Perhitungan
pajak
direkonsiliasikan
penghasilan
dengan
catatan
karyawan penghasialn
karyawan. e) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. untuk mendorong tercapainya praktek yang sehat semuanya tergantung kepada karyawan yang melaksanakannya. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengandaban yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum dan karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efektif dan efisien, meskipun hanya sedikit unsur sistem pengendalian intern yang mendukung.
22
2.2 Kerangka Pemikiran Teoritis Sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan sumber daya manusia dan modal dalam organisasi yang bertanggung jawab atas pengolahan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data transaksi. Penyusunan suatu sistem informasi akuntansi mempunyai beberapa tujuan utama, seperti yang dikemukakan
oleh La Midjan (1995:12)
sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan informasi yang tepat guna maupun tepat waktu. 2. Untuk
meningkatkan
struktur
pengendalian
internal
sehingga
informasi yang dihasilkan lebih dapat dipercaya dan sanggup melindungi harta perusahaan. 3. Untuk mengurangi seminimal mungkin biaya pemeliharaan catatan. Oleh karena itu diperlukan suatu pengendalian internal yang memadai atas gaji, karena gaji merupakan pos yang rawan bagi perusahaan, sehingga dalam pos ini sangat mudah terjadi kecurangan dan in-efisiensi.
23
Kerangka
pemikiran
untuk
pengendalian
akuntansi dalam gambar sebagai berikut : (1) PNPM Kecamatan Bangsri
(2) Pemahaman Sistem informasi akuntansi untuk pelaksanaan transaksi pembayaran gaji
(3) Penentuan kemungkinan terjadinya masalah dalam transaksi pembayaran gaji
(4) Aktivitas pengendalian yang diperlukan untuk mendeteksi dan mencegah terjadinya masalah dalam setiap transaksi pembayaran gaji
24
sistem
informasi
