BAB II TINJAUAN PUSTAKA. dipisahkan. Peranan komputer dari hanya sekedar sebagai alat untuk

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem Komputer 1. Pengertian Komputer Komputer dalam berbagai skala dan ukuran telah banyak mempercepat aktivitas berbasis sehingga perannya dalam kegiatan bisnis begitu sulit dipisahkan. Peranan komputer dari hanya sekedar sebagai alat untuk menghitung, membuat lembar kerja keuangan, sistem kantor otomatis hingga dalam wujud memberikan dukungan pengambilan keputusan. Tuntutan efektifitas, efisiensi dan produktivitas kerja menyebabkan peranan komputer semakin vital.

2. Manfaat dan Klasifikasi Komputer a. Manfaat Komputer Manfaat komputer menurut Baridwan (2000:5) adalah sebagai berikut: 1) Verifikasi Komputer dapat mengecek kebenaran maupun kelayakan angkaangka yang menjadi input dalam suatu proses, misalnya pengecekan kebenaran kode yang digunakan, pengecekan kelayakan jumlah rupiah dari transaksi, dan lain-lainnya. 2) Sortir Komputer memungkinkan dilakukannya pensortiran data ke dalam beberapa klasifikasi yang berbeda dengan cepat, misalnya kumpulan faktur penjualan dapat disortir ke dalam klasifikasi langganan, jenis produk, daerah penjualan, dan lain sebagainya. 3) Transmission Komputer dapat memindahkan dengan lokasi data dari suatu tempat lainnya dengan cepat, misalnya data dari suatu file dipindahkan ke file lainnya.

Universitas Sumatera Utara

4) Perhitungan Dengan komputer, perhitungan-perhitungan dapat dilakukan dengan cepat, misalnya menghitung saldo rekening sesudah adanya posting, menghitung sekelompok transaksi.

b. Klasifikasi Komputer Komputer umumnya dikalasifikasikan dalam tiga kategori yaitu : 1) Menurut Jenis Data Longkutoy (2000:45) mengemukakan bahwa menurut jenis datanya komputer dibedakan atas : a) Analog Computer Analog Computer merupakan komputer untuk mengolah data kualitatif melalui pengukuran secara kontiniu dan parallel tanpa memerlukan bahasa perantar. b) Digital Computer Merupakan komputer yang mengolah data kuantitatif berupa angka-angka, huruf-huruf dan tanda baca. c) Hybrid Computer Merupakan komputer yang mengolah data kualitatif dan data kuantitatif. 2) Menurut Tujuan Penggunaan Menurut

Longkutoy (2000:46)

komputer

berdasarkan

tujuan

penggunaannya dapat dibagi dua yaitu : a) General Computer Yaitu keseluruahan perlengkapan yang dirancang untuk memecahkan berbagai permasalahan yang berbeda. b) Special Purpose Yaitu keseluruhan sistem perlengkapan komputer yang dirancang untuk bekerja berdasarkan satu jenis operasi.


3. Sistem Pengolahan Data dengan Komputer Menurut Hall (2001:84) sistem pengolahan data dengan komputer dibagi menjadi dua kelompok besar yaitu: a. Sistem Batch Sistem Batch mengatur transaksi ke dalam kelompok-kelompok pemrosesan. Dalam pendekatan ini, selalu terdapat jeda waktu (time lag) antara titik timbulnya suatu peristiwa ekonomi dan titik dimana peristiwa itu direfleksikan dalam akun-akun perusahaan. Panjangnya jeda waktu tersebut bergantung pada frekuensi pemrosesan batch. Jeda waktu dapat berkisar antara menit ke minggu. Pemrosesan gaji adalah sebuah contoh dari tipikal sistem batch. Peristiwa – peristiwa ekonomi aplikasi,tenaga kerja, muncul secara terus menerus selam periode pembayaran. Pada akhir periode, pembayaran cek disiapkan bersama-sama sebagai sebuah batch. b. Sistem Real-Time Sistem real-time memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa ekonomi muncul. Karena record tidak dikumpulkan batches, tidak terdapat jeda waktu antara munculnya peristiwa ekonomi dan pencatatannya. Salah satu contoh dari pemrosesan real-time adalah sistem pemesanan pesawat terbang, yang memproses permintaan jasa dari satu calon penumpang pada saat ia menunggu.

B. Persediaan 1.

Pengertian Persediaan Istilah persediaan (inventory) meliputi barang-barang dagangan yang dimaksudkan untuk dijual dalam kondisi usaha normal dan bahan baku serta bahan pembatu yang dipergunakan dalam proses produksi untuk dijual kembali. Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan no. 14 memberikan pengertian persediaan sebagai berikut: “Persediaan adalah aktiva: (a) tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal; (b) dalam proses produksi atau dalam perjalanan; (c) atau


dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa”. Definisi persediaan yang lain menurut Astuti C.W (2001:58) persediaan merupakan “ Semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu dengan tujuan untuk dijual atau dikonsumsikan dalam siklus operasi normal perusahaann “ Definisi lain menyatakan bahwa: “ Persediaan (inventory) adalah pospos aktiva yang dimiliki untuk dijual dalam operasi bisnis normal atau barang yang akan digunakan atau di konsumsi dalam memproduksi barang yang akan dijual”. (Donald E Kieso 2002: 444).

2.

Jenis-Jenis Persediaaan Menurut Smith dan Skousen (2005:327) menyatakan bahwa bila ditinjau dari sudut bidang usaha perusahaan, maka persediaan terdiri atas : a. Perusahaan Dagang Persediaan barang dagang (merchandise inventory) pada umumnya diterapkan untuk barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan dagang besar maupun eceran, apabila barang tersebut diperoleh dalam keadaan yang siap untuk dijual kembali. b. Perusahaan Manufaktur Untuk perusahaan manufaktur persediaan terdiri atas: 1) Persediaan Bahan Baku Bahan baku merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. 2) Persediaan Barang dalam Proses Barang dalam proses (goods in process) yang juga disebut pekerjaan dalam proses (work in proses), terdiri dari bahan baku yang sebagian telah diproses dan perlu dikerjakan lebih lanjut sebelum dapat dijual. Persediaan ini meliputi tiga unsur biaya : (1) bahan langsung, (2) upah langsung, dan (3) overhead pabrik atau overhead produksi (factory overhead atau manufacturing overhead)


3) Persediaan Barang Jadi Barang jadi merupakan produk yang telah diproduksi dan menunggu untuk dijual. Pada saat produk ini diselesaikan, biaya yang diakumulasikan dalam proses produkasi ditaransfer dari barang dalam proses ke perkiraan barang jadi.

3.

Biaya-biaya Persediaan Dalam melakukan segala jenis usaha kita juga tidak terlepas dari suatu

pengorbanan baik segi financial maupun non financial. Dari segi financial dapat diartikan satuan rupiah guna memperoleh barang dan jasa sedangkan dari segi non financial akan dapat terakumulasi menjadi pengorbanan ekonomi, misalnya; tenaga kerja dalam mengangkut barang-barang yang dihasilkan. Pengorbanan yang dilakukan baik dari segi financial maupun non financial secara tidak langsung merupakan biaya dan diharapkan akan memperoleh hasil dimasa mendatang. Biaya dapat didefinisikan sebagai pengorbanan ekonomis yang diperlukan untuk memperolah barang dan jasa. Biaya-biaya persediaan merupakan keseluruhan pengorbanan yang terjadi untuk memperoleh persediaan sampai persediaan itu dapat dipakai untuk proses produksi atau sampai siap untuk dijual. Biaya persediaan terdiri dari semua pengeluaran, baik langsung maupun tidak langsung yang berkaitan dengan perolehan, persiapan dan penempatan persediaan untuk dijual. Barang yang diperoleh untuk dijual kembali, biaya penerimaan, biaya penyimpanan dan seluruh biaya lainnya yang terjadi sampai barang siap dijual.


Dalam setiap pembuat keputusan yang berhubungan dengan jumlah persediaan, terdapat biaya-biaya yang harus dipertimbangkan, menurut Freddy Rangkuti (2009:16) biaya-biaya tersebut antra lain : a. Biaya penyimpanan (holding cost atau carrying cost), yaitu terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah : 1) Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pendingin ruangan, dan sebaginya). 2) Biaya modal (opportunity cost of capital), yaitu alternative pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan. 3) Biaya keusangan. 4) Biaya asuransi persediaan. 5) Biaya pencurian, pengrusakan, atau perampokan. b. Biaya administrasi Biaya-biaya ini meliputi : 1) Pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi. 2) Upah. 3) Biaya telepon. 4) Pengeluaran surat menyurat. 5) Biaya pengepakan dan penimbangan. 6) Biaya pemerikasaan penerimaan. 7) Biaya pengiriman ke gudang. c. Biaya kehabisan dan kekurangan bahan adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya-biaya ini terdiri dari : 1) Kehilangan penjualan. 2) Kehilangan pelanggan. 3) Biaya pemesanan khusus. 4) Biaya ekspedisi.

4.

Metode Penilaian Dan Pencatatan Persediaan a. Metode Penilaian Persediaan Skousen dan Stice (2001:555) berpendapat bahwa metode penilaian persediaan dibagi menjadi dua bagian yaitu :


1) Metode penilaian persediaan berdasarkan biaya Metode penilaian persediaan ini juga dikenal sebagai metode harga pokok. Metode penilaian persediaan ini mengalokasikan total biaya persediaan yang tersisa dan yang dijual. Metode ini terdiri dari empat metode paling umum yaitu: a) Indentifikasi spesifik Metode penilaian persediaan yang memasukan biaya sebenarnya dari item persediaan yang terjual ke harga pokok barang yang dijual. b) Nilai rata-rata (Average) Sebuah metode penilaian persediaan yang memasukan nilai rata-rata yang sama terhadap setiap unit yang terjual dan terhadap setiap item di dalam persediaan. c) Metode FIFO (First In First Out) Sebuah metode penilaian persediaan yang mengasumsikan bahwa unit yang terjual adalah yang pertama dibeli atau dimanufaktur. d) Metode LIFO (Last In First Out) Sebuah metode penilaian persediaan yang mengasumsikan bahwa unit yang terjual adalah unit yang paling akhir dibeli atau dimanufaktur. 2) Metode penilaian persediaan berdasarkan non-biaya Metode penialain ini diperlukan karena dalam beberapa kasus, prosedur alokasi biaya ini menghasilkan biaya persediaan yang melebihi biaya pasar yang sekarang. Metode ini terdiri dari tiga metode, yaitu : a) Metode biaya terendah atau harga pasar “Lower of Cost or Market (LCM)” Metode ini diterima umum untuk menilai persediaan, dimana aktiva dicatat pada nilai terendah antara biaya atau nilai pasar. b) Metode Laba Kotor Sebuah teknik estimasi yang didasarkan pada hubungan antara laba kotor dan penjualan. Persentase laba kotor digunakan untuk mengestimasi harga pokok penjualan yang pada akhirnya digunakan untuk mengestimasi nilai dari persediaan yang belum terjual.

b. Metode Pencatatan Persediaan Merunut Kieso, Weygand, dan Warfield (2002:446) memaparkan bahwa terdapat dua metode pencatatan persediaan yaitu :


1) Sistem Persediaan Periodik (Periodic Inventory System) Sistem ini memerlukan perhitungan barang secara fisik pada setiap akhir periode. Dalam metode ini mutasi persediaan barang tidak diikuti dalam buku-buku, setiap pembelian barang dicatat dalam rekening pembelian. Karena tidak ada catatan mutasi persediaan barang maka harga pokok penjualan juga tidak dapat diketahui sewaktu-waktu. Harga pokok penjualan ditentukan pada akhir periode. 2) Sistem Persediaan Perpetual (Perpetual Inventory System) Sistem ini memerlukan pencatatan yang terus-menerus atas penerimaan dan pengeluaran untuk tiap-tiap macam persediaan. Perhitungan kuantitas fisik yang dimiliki biasanya dilakukan paling tidak setahun sekali dan dilakukan rekonsiliasi terhadap pencatatannya. Hampir semua perusahaan pabrikasi dan perdagangan besar menggunakan sistem perpetual untuk melakukan pengendalian atau pengawasan yang terus menerus tarhadap kuantitas maupun investasi dalam persediaan.

C. Sistem Komputerisasi dalam Pengolahan Data Akuntansi Persediaan 1. Sistem Komputerisasi dalam Pengolahan Data Pembelian Persediaan Prosedur pengolahan data pembelian persediaaan menurut Hall (2001:283) mengemukakan urutan prosedur dalam sistem komputerisasi dalam pengolahan data pembelian persediaan adalah sebagai berikut : Departemen Pemrosesan Data : Langkah 1 Proses pembelian dimulai dari departemen pemrosesan data dimana fungsi kontrol persediaan dilakukan. Siklus pendapatan (dalam perusahaan retail) atau siklus konversi (dalam perusahaan manufaktur) pada kenyataannya diawali dengan kegiatan ini. Ketika persediaan dikurangi oleh penjualan ke pelanggan atau digunakan dalam produksi, sistem menentukan jika item-item yang diperlukan oleh file buku besar persediaan telah sampai pada titik pemesanan kembali. Jika demikian, pencatatan dilakukan di file permintaan pembelian terbuka menunjukkan item persediaan terpisah yang harus diisi kembali stoknya. Record tersebut berisi nomor item persediaan, keterangan item, jumlah yang dipesan, harga unit standar dan nomor pemasok dari pemasok utama. Informasi yang diperlukan untuk membuat record permintaan pembelian dipilih dari record buku besar pembantu persediaan. Record buku besar pembantu persediaan kemudian ditandai “Dalam Pemesanan” untuk menghindari item tersebut dipesan kembali sebelum item tersebut dikirim.


Pada akhir hari, sistem tersebut mensortir file permintaan terbuka menurut nomor pemasok dan mengkonsolidasi item-item majemuk dari pemasok yang sama ke satu permintaan. Selanjutnya, informasi yang dikirim ke pemasok diambil dari file pemasok sah untuk memproduksi dokumen permintaan pembelian. Salinan-salinan dokumen ini dikirim ke prosedur manual dalam departemen pembelian dan utang dagang. Departemen Pembelian Ketika menerima permintaan pembelian, departemen pembelian menyiapkan pesanan pembelian. Salinan-salinan tersebut dikirim ke pemasok, departemen utang dagang, penerimaann, pemrosesan data dan disimpan dalam departemen pembelian sendiri. Sistem dalam gambar menerapkan prosedur manual untuk mengontrol proses pemesanan.Suatu program komputer mengidentifikasi keperluan persediaan dan meyiapkan permintaan pembelian tradisional sehingga memungkinkan agen pembelian memverifikasi transaksi pembelian sebelum menempatan pesanan. Sebagian perusahaan menggunakan teknik ini untuk mengurangi risiko menempatkan pesanan yang tidak perlu dengan pemasok karena kesalahan komputer. Namun, demikian, intervensi manual seperti itu membuat proses pemesanan tertunda. Jika kontrol komputer mencukupi untuk menghindari atau mendeteksi kesalahan pembelian, maka prosedur pemesanan yang lebih efisien dapat diterapkan sebagai alternatif, tahap otorisasi dan pemesanan dalam proses tersebut dapat dikonsolidasikan dan dilakukan oleh sistem komputer. Dokumen permintaan pembelian dalam sistem ini tidak diperlukan dan tidak diproduksi. Namun demikian, record permintaan akan tetap ada di disket atau pita magnetis untuk dipakai sebagai jejak audit. Departemen Pemrosesan Data : Langkah 2 Pesanan pembelian digunakan untuk menciptakan record pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer record korespondensinya dalam file permintaan pembelian terbuka ke file permintaan pembelian tertutup. Departemen Penerimaan Ketika barang-barang diterima dari pemasok, petugas penerima menyiapkan laporan penerimaan. Salinan dokumen dikirim ke bagian pembelian, utang dagang dan pemrosesan data. Pemrosesan Data : Langkah 3 Departemen pemrosesan data menjalankan pekerjaan batch (Langkah 3) yang meng-update file buku besar pembantu persediaan dari laporan penerimaan dan memindahkan tanda “Dalam Pemesanan” dari record persediaan. Sistem ini menghitung total batch dari bukti tanda terima persediaan untuk prosedur update buku besar umum dan kemudian menutup record korespondensi dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup.


Departemen Utang Dagang Ketika petugas administrasi utang dagang menerima faktur pemasok, ia merekonsiliasikan dengan dokumen pendukung yang sebelumnya ditempatkan dalam file penundaan utang dagang. Petugas itu kemudian menyiapakan satu voucher, meyimpannya dalam voucher terbuka dan mengirimkan salinan voucher itu ke pemrosesan data. Departemen Pemrosesan Data : Langkah 4 Suatu program batch memvalidasi record voucher dari file pemasok sah, menambahnya ke register voucher (atau file buku besar pembantu utang dagang terbuka) dan menyiapkan total batch untuk memposkan akun kontrol utang dagang ke dalam buku besar umum.

2. Sistem Komputerisasi dalam Pengolahan Data Penjualan Persediaan Prosedur pengolahan data penjualan persediaan menurut Hall (2001:208) mengemukakan urutan prosedur dalam sistem komputerisasi dalam pengolahan data penjualan persediaan adalah sebagai berikut : Pemasukan Data (Keystroke) Proses dimulai dengan diterimanya sekumpulan surat jalan dari departemen pengiriman. Dokumen-dokumen tersebut merupakan salinan dari pesanan penjualan yang berisi informasi yang akurat tentang jumlah unit yang dikirimkan dan informasi tentang kurir. Petugas yang melakukan pemasukan data mengkonverikan dokumen surat jalan ke media penyimpanan untuk menghasilkan file transaksi dari pesanan penjualan. Hal tersebut merupakan proses yang berkesinambungan. Dalam satu hari, petugas pemasukkan data menerima dan mengkonversi batch dari surat jalan. Hasil dari file transaksi berisi beberapa batch pesanan penjualan yang terpisah. Kontrol total batch akan dihitung untuk setiap batch pada file tersebut. Menjalankan Program Perbaikan (Edit Run) Secara berkala batch dalam sistem pesanan penjualan diproses. Pada contoh ini, kita akan mengasumsikan bahwa proses tersebut terjadi pada akhir hari. Pada pemrosesan batch, program perbaikan adalah yang pertama dijalankan. Program ini mencocokkan transaksi dengan melakukan pengujian pada setiap catatan untuk mendapatkan kesalahan yang diakibatkan oleh pengetikan atau kesalahankesalahan logis. Pengujian biasanya termasuk pemerikasaan field, limit test, range test, dan perkalian harga dengan kuantitas. Kesalahan yang dapat dideteksi akan dipindahkan dan disalin pada error file. Kemudian, kesalahan tersebut akan dikoreksi oleh petugas yang berwenang dan disertakan pada pemrosesan hari berikutnya. Program


perbaikan melakukan perhitungan ulang pada kontrol total batch untuk menggambarkan perubahan yang diakibatkan adanya kesalahan pencatatan yang dipindahkan. Transaksi yang sudah bersih kemudian akan diproses dengan proses selanjutnya. Menjalankan Program Pengurutan (Sort Run) Pada proses ini, file pesanan penjualan tidak bermanfaat untuk diurutkan. File transaksi harus ditempatkan pada urutan yang sama seperti file induk. Menjalankan program pengurutan yang pertama dari sistem ini mengurutkan kembali pesanan penjualan berdasarkan kunci pencarian sekunder- nomor rekening. Menjalankan Program Pengurutan dan Update Persediaan (Sort and Inventory Update Run) Program update persediaan mengurangi kuantitas barang persediaan digudang dengan field kuantitas yang terjual pada pesanan penjualan. File induk persediaan yang baru tercipta pada proses tersebut. Sebagai tambahan proses akan mencocokan nilai dan kuantitas persediaan di gudang denga field pemesanan kembali persediaan untuk mengidentifikasikan barang persediaan yang perlu ditambah lagi. Informasi ini dikirimkan ke departemen pembelian. Akhirnya dibuat dokumen jurnal untuk menggambarkan harga pokok penjualan dan pengurangan persediaan. Menjalankan Update Buku Besar Umum (General Ledger Update Run) Dibawah pendekatan struktur file yang terurut, file buku besar umum tidak diperbarui setiap batch transaksi selesai dilakukan. Dengan melakukan hal tersebut akan menciptakan kembali keseluruhan buku besar umum setiap kali batch transaksi (seperti pesanan penjualan, penerimaan tunai, pembelian, pengeluaran-pengeluaran tunai, dan seterusnya) selesai diproses. Perusahaan yang biasanya menggunakan struktur file yang terurut akan memisahkan prosedur proses akhir hari untuk memperbarui rekening buku besar umum. Pada akhir hari sistem buku besar umum melakukan akses file dokumen jurnal. File ini berisi dokumen jurnal yang menggambarkan seluruh proses transaksi harian yang dilakukan oleh organisasi. Dokumen jurnal diurutkan berdasarkan nomor buku besar umum dan diposting ke buku besar umum, dan buku besar umum yang baru akan tercipta. Prosedur akhir hari juga menghasilkan beberapa laporan manajemen. Laporan itu termasuk laporan ringkasan penjualan, laporan status persediaan, daftar tarnsaksi, daftar dokumen jurnal, serta anggaran dan laporan-laporan lainnya. Kualitas dari laporan manajemen memainkan peranan yang penting dalam membantu manajemen memonitor operasi untuk memastikan bahwa kontorl sudah dijalankan dan berjalan dengan semestinya.


D. Pengendalian Sistem Komputerisasi dalam Pengolahan Data Persediaan Menurut Bodnar dan Hopwood (2000:250) pengendalian sistem komputerisasi dalam pengolahan data persediaan terdiri dari dua bagian yaitu : 1. Kontrol Umum (General Control) Kontrol umum adalah mengenai keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi, kontrol umum terdiri dari : a. Rencana organisasi pemrosesan data Pemisahan Kewajiban Tanggung jawab untuk otorisasi, penjagaan, dan penyimpanan catatan untuk penanganan dan pemrosesan transaksi harus dipisahkan. Pemisahan Kewajiban dalam Pemrosesan Data Fungsi pemrosesan data komputer harus dipusatkan. Pemrosesan data komputer tidak boleh memiliki panjagaan ataupun otoritas atas asset apapun selain asset pemrosesan. b. Prosedur operasional umum Pelatihan Karyawan Karyawan diberi instruksi yang jelas dan diuji atas pemahaman mereka sebelum diberikan kewajiban baru. Rencangan Formulir Formulir dikonstruksikan untuk bisa menjelaskan dirinya sendiri, dan dapat dimengerti, dan ringkas untuk mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan dengan usaha minimum. Formulir yang Telah Diberi Nomor Angka berurutan pada formulir individual dicetak di muka untuk mengijinkan deteksi berikutnya dari kerugian. c. Tampilan kontrol peralatan Penyokong dan Pemulihan Penyokong (back up) terdiri dari peralatan dan prosedur arsip yang tersedia bila aslinya dihancurkan atau rusak. Pemulihan (recovery) adalah kemampuan untuk membuat kembali arsip induk yang digunakan sebelum arsip dan tansaksi. Jejak Transaksi Ketersediaan cara yang bisa dibaca mesin untuk mencari jejak status dan isi dari catatan transaksi individual mundur atau maju dan diantara keluaran, pemrosesan, dan sumber. d. Kontrol akses data dan peralatan Penjagaan yang Aman Aset informasi memberikan keamanan yang serupa dengan aset tidak teraba seperti kas, sekuritas yang dinegosiasikan, dan sejenisnya. Akses Ganda/Kontrol Ganda Dua tindakan atau kondisi independen yang simultan dibutuhkan sebelum pemrosesan diijinkan.


2. Kontrol Aplikasi (Application Control) Kontrol aplikasi adalah khusus untuk aplikasi individual. Kontrol aplikasi dikategorikan menjadi kontrol masukan, pemrosesan, dan keluaran. Kategori ini sesuai dengan langkah dasar dalam siklus pemrosesan data : a. Kontrol Masukan (Input Control) Kontrol masukan direncanakan untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan dalam tahap masukan dari pemrosesan data. Saat komputer digunakan untuk pemrosesan, tahap masukan melibatkan konversi data transaksi ke dalam format yang bisa dibaca mesin. Control masukan tipikal meliputi hal berikut : Kata Kunci Otorisasi untuk mengijinkan akses kepada data atau pemrosesan dengan menyediakan sebuah kode atau tanda yang hanya diketahui oleh orang yang sah. Pemeriksaan Kelengkapan Sebuah ujian yang menjaminkan bahwa field tidak bisa diproses dalam keadaan kosong. b. Kontrol Pemrosesan (Processing Control) Kontrol pemrosesan telah dirancang untuk memberikan jaminan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang dimaksudkan dan bahwa tidak ada transaksi yang telah hilang atau dimasukan dengan tidak benar ke dalam arus pemrosesan. Kontrol pemrosesan meliputi hal berikut : Pencocokan Mencocokan barang dengan barang diterima dari sumber independen untuk mengontrol pemrosesan transaksi. Standarisasi Prosedur seragam, terstruktur, dan konsisten yang dikembangkan untuk semua pemrosesan. Pengimbangan Sebuah ujian untuk kesetaraan diantara nilai dari dua kumpulan barang yang ekuivalen atau satu kumpulan barang dan sebuah total kontrol. Perbedaan apapun menunjukkan sebuah kesalahan. c. Kontrol Keluaran (Output Control) Kontrol keluaran dirancang untuk memeriksa bahwa masukan dan pemrosesan menghasilkan keluaran yang sah dan bahwa keluaran didistribusikan dengan tepat. Kontrol keluaran meliputi hal berikut : Rekonsiliasi Sebuah identifikasi dan analisis perbedaan antara nilai yang dikandung dalam arsip rinci dan total kontrol. Kesalahan diidentifikasikan menurut sifat dan hal yang rekonsiliasi bukannya kehadiran perbedaan di antara saldo tersebut. Audit Periodik Verifikasi periodik dari sebuah arsip atau proses untuk mendeteksi masalah kontrol.


E. Efektifitas Sistem Suatu sistem dapat dikatakan berjalan dengan efektif apabila sistem tersebut dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan dan tujuan organisasi dalam membangun sistem tersebut dapat tercapai. Setiap perusahaan menghendaki agar sistem yang di bangunnya dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Namun kenyataannya ada beberapa hal yang menyebabkan sistem tersebut tidak berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Hal ini bisa disebabkan karena kurangnya sumber daya manusia dalam menerapkan sistem tersebut atau dikarenakan sistem yang digunakan tidak sesuai dengan aktivitas perusahaan. Pengertian Efektifitas menurut Drs.Sanyoto Gondodiyoto

(2007:277) “

untuk memperoleh informasi yang relevan dan berhubungan dengan proses bisnis seperti penyampaian informasi dengan benar, konsisten, dapat dipercaya dan tepat waktu”. Ada beberapa keriteria yang dapat dijadikan acuan bagi manajemen dalam menilai apakah sistem yang ada telah berjalan dengan efektif. Efektifitas dimaksudkan bahwa produk akhir suatu kegiatan (operasi) telah mencapai tujuannya baik ditinjau dari segi kualitas hasil kerja, kuantitas hasil kerja maupun target batas waktu. Dari pengertian di atas kita dapat menilai efektifitas sistem dari segi kualitas hasil kerja, kuantitas hasil kerja, dan target batas waktu. Selain itu, Wilkinson, Cerullo, Raval and Wong On Wing (2000:350) manyatakan bahwa kriteria-kriteria yang perlu diperoleh untuk menilai apakah sistem yang ada, atau yang akan dibuat, efektif dan efisien adalah :


1) Relevant Suatu sistem informasi mempunyai kemampuan pemprosesan terbatas. Jadi hanya data yang relevan dengan kebutuhan sekarang atau masa depan perusahaan. 2) Capacity of system Suatu perusahaan harus memiliki kapasitas produksi yang memadai untuk menghadapi persaingan yang dihadapi perusahaan luar maupun dalam menghadapi kegiatan operasi sehari-hari pada kapasitas yang penuh (full capacity). 3) Efficient Istilah efisiensi mengacu pada hasil yang dicapai dengan kumpulan sumber daya tertentu. Sistem konversi data yang efisien pada umumnya menghasilkan laju konversi yang tinggi dengan biaya yang wajar. 4) Timeliness Bila konversi data yang dilakukan secara tepat waktu, catatan dalam basis data dijaga selalu mutakhir. Jadi makin banyak informasi berguna yang dapat disediakan bagi para pemakai. 5) Accessibility Dalam hal ini suatu sistem harus berfungsi dalam memberikan pelayanan yang baik dan memuaskan bagi para pengguna sistem tersebut. 6) Flexibility Kebanyakan perusahaan sangat sering mengalami perubahan. Oleh karena itu sangatlah penting agar sistem konversi data mampu menghadapi perubahan-perubahan ini secara lancer, efektif dan mampu melayani berbagai kebutuhan penggunanya. 7) Accurate Untuk meyakinkan data yang dihasilkan dapat diandalkan, sistem konversi data membutuhkan tindakan pengendalian yang handal. 8) Reliability Produk dari suatu sistem harus dapat diandalkan. Informasi yang dihasilkan melalui suatu sistem harus dapat diandalkan dalam hal ketelitian yang tinggi dan sistem ini sendiri harus berperan secara efektif, bahkan pada saat alat-alat sudah tidak dioperasikan. 9) Security of system Suatu sistem dapat lebih meyakinkan dan dapat lebih memberikan rasa aman untuk pengguna sistem tersebut, maka sistem konversi data membutuhkan tindakan-tindakan pengamanan yang memadai. 10) Economics Seluruh komponen dari sistem harus dapat memberikan sumbangan yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan termasuk juga didalamnya semua laporan, pengendalian, mesin dan lain-lain yang tergolong dalam suatu sistem.


11) Simplicity Sistem yang terlihat sederhana sehingga semua struktur operasinya dapat diikuti dengan mudah. Dengan adanya kriteria-kriteria di atas akan memudahkan manajemen dalam menentukan apakah sistem yang berjalan saat ini atau sistem yang akan dibangun nanti dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Sehingga tujuan perusahaan dapat terpenuhi dengan adanya sistem yang efektif, dan kegagalan dari sistem dapat dihindari.

F. Efektifitas Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Secara Komputer Menurut Willson dan Campbell (2000:430) Suatu sistem informasi akuntansi persediaan dapat dikatakan efektif apabila sistem tersebut memiliki syarat-syarat : 1. Penentapan Tanggung Jawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan. Tanggung Jawab didefinisikan sebagai penugasan pekerjaan dan kewajiban spesifik untuk dilaksanakan oleh seseorang dengan sebaikbaiknya. Tanggung jawab ini harus disertai dengan kewenangan yang diperlukan yaitu hak untuk membuat keputusan-keputusan dan meminta atau memperoleh ketaatan terhadap instruksi-instruksi yang ada hubungannya dengan pelaksanaan permintaan. 2. Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik. Mereka yang bertanggung jawab untuk melaksanakan keinginan pimpinan dalam hubungannya dengan persediaan, harus memahami dengan jelas aturan-aturan bertindak yang akan menjadi pedoman bagi mereka. Tidak ada yang demikian dan merusak moral dan dapat menimbulkan kebingungan pelimpahan suatu tugas tetapi tidak mengetahui harapan dari tugas yang diharapkan dari tugas tersebut. 3. Klasifikasi dan identifikasi persediaan secara layak. Klasifikasi ini dikenal dalam menetapkan anggaran dan pengendalian serta memperoleh keyakinan bahwa persediaan telah dicatat sebagaimana mestinya. Pengendalian akuntansi menjadi betul-betul tidak berguna apabila barang yang diminta dilaporkan sebagai barang lain. Klasifikasi dan identifikasi persediaan secara wajar adalah perlu bagi suatu pengendalian persediaan yang efektif. 4. Standarisasi dan simplikasi persediaan.


Strandarisasi merupakan istilah yang lebih lazim yang berhubungan penetapan standar. Dalam hal persediaan, standarisasi berhubungan dengan pengukuran suatu garis produk menjadi beberapa jenis, ukuran, karakteristik tetap yang dianggap sebagai standar. Tujuannya adalah untuk mengurangi banyaknya unsur atau jenis barang, untuk menetapkan kemungkinan dapat ditukarnya berbagai bagian atau produk yang telah siap diolah, dan menetapkan strandar kualitas bahan. Dengan adanya pengurangan dalam banyaknya jenis atau unsur persediaan yang mungkin diselenggarakan, maka masalah pengendalian dapat dipermudah. Simplikasi hanya menyangkut jenis dan ukuran produk yang berlebihan. Eliminasi produk-produk yang tidak dijual dapat dengan cepat memberikan kontribusi besar untuk mengurangi persediaan yang harus dilaksanakan. 5. Catatan dan laporan yang cukup. Perencanaan dan pengendalian persediaan didasarkan pada suatu anggapan pendahuluan yaitu adanya pengetahuan mengenai faktafakta, dan ketersediaan fakta-fakta memerlukan catatan dan laporan persediaan yang cukup. Catatan-catatan persediaan harus berisi informasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan para staf pembeli, produksi, penjualan dan keuangan. 6. Tenaga kerja yang memuaskan. Pengolahan persediaan tidak dicapai melalui penetapan prosedur dan penyelenggaraan catatan pembukuan, tapi diperoleh melalui tindakan manusia dan tidak ada yang dapat menggantikan kecakapan dan pertimbangan manusia. Seseorang harus mempunyai perhatian dan inisiatif yang cukup untuk menelaah catatan dan merekomendasikan atau mengambil tindakan perbaikan. Kecapakan ini tidak hanya berada dijenjang pimpinan yang tinggi, tetapi harus sampai kepada mereka yang diberi tanggung jawab khusus terhadap pengendalian persediaan. Dengan penerapan sistem komputerisasi pada data persediaan dapat mengurangi biaya dengan cara meniadakan pekerjaan administrasi yang terkait dengan pencetakan serta pengiriman dokumen kertas. Selain dari segi biaya penggunaan sistem komputer pada persediaan juga dapat memberi manfaat dari segi penghematan waktu, keakurata pengecekan data persediaan yang masih tersimpan di gudang, sehingga dengan penggunaan sistem komputerisasi dapat mengurangi waktu antara mendeteksi pemesan ulang sebuah barang dengan penerimaan berikutnya.


Akibatnya, risiko kehabisan persediaan menurun, hingga dapat secara signifikan meningkatkan laba. Menghitung dan mencatat persediaan adalah tugas yang memerlukan banyak tenaga kerja. Salah satu cara bagi perusahaan untuk meningkatkan efektifitas proses ini adalah meminta pemasok memberikan kode pada produk-produk mereka. Pemberian kode memungkinkan staf administrasi memindai nomor produk, deskripsi, dan jumlah semua barang yang diterima, hingga secara nyata meniadakan kesalahan entri data. Selain itu, walaupun barang tersebut masih harus secara manual diperikas untuk memastikan bahwa barang tersebut masih secara manual diperikas untuk memastikan bahwa barang tersebut memenuhi standar, pemindahan kode dapat secara signifikan mengurangi waktu pemrosesan kiriman. Teknologi informasi juga memberikan kemudahan bagi bagian akuntansi untuk cepat dapat mengetahui laporan persediaan yang ada di gudang dengan memanfaatkan sistem email. Efektifitas sistem informasi memiliki peranan penting dalam proses pengambilan keputusan. Suatu sistem informasi dapat dikatakan efektif bila sistem informasi tersebut sudah dirancang dengan benar (doing the right thing), telah sesuai dengan kebutuhan user. Informasi yang dibutuhkan olah para manajer dapat dipenuhi dengan baik. Sistem yang efektif dan efisien, menjaga harta, dan integritas data hanya dapat dicapai jika manajemen membuat sistem pengendalian internal yang baik.


G. Tinjauan Penelitian Terdahulu Wahyuni (2005) dalam judul penelitian “ Analisis Penerapan Sistem Komputerisasi Dalam Pengolahan Data Persediaan pada PT. Pertamina UPMS-1 Medan “ dalam penelitian tersebut, penulis menyimpulkan Sistem komputerisasi yang diterapkan di perusahaan belum diakses langsung secara on-line oleh para users-system karena itu sistem ini membutuhkan email dan disket sebagai media pengiriman dan komunikasi data antar sesame user-system. Hal itu yang menyebabkan data laporan sering mengalami keterlambatan. Effendi (2008) dengan judul penelitian “ Analisis Efektifitas Sistem Informasi Persediaan dan Pendistribusian Barang pada PT. Excelcomindo Pratama, Tbk Cabang Medan “ kesimpulan yang diperoleh sistem yang diterapkan di perusahaan kurang efektif, hal itu dikarenakan tidak adanya pemisahan fungsi dalam menangani catatan dan fisik persediaan. Sedangkan menurut aturan harus ada pemisahan fungsi antara bagian yang menangani catatan persediaan dengan bagain yeng menangani fisik persediaan. Selain itu PT.

Excelcomindo Pratama, Tbk

Cabang Medan menunjukkan bahwasannya efisiensi sistem dan keamanan dari sistem menunjukkan bahwa sistem informasi persediaan dan pendistribusian barang di XL belum berjalan dengan efektif.


H. Kerangka Konseptual

Analisis Sistem Informasi Akuntansi Persediaan secara Komputerisasi Pada PT. Amal Tani Data Persediaan Perusahaan Pembelian

Pemakaian

Penjualan

GL Stock Software Pengolahan Data Persediaan Input

Proses

Output

Entry Pembelian

Entry Penjualan/Pemakaian

Keakurata Informasi Data Persediaan Kesimpulan Penelitian

Gambar 3.1 : Kerangka konseptual

Penjelasan dari kerangka konseptual dalam adalah sebagai berikut : Analisa Sistem Informasi Akuntansi Persediaan secara komputer difokuskan pada pengolahan data persediaan. Data persediaan perusahaan meliputi data pembelian dan penjualan. Pengolahan data pembelian dan penjualan dalam sistem jaringan komputer meliputi input, proses dan output. Input merupakan masukan data, seperti data barang, data pembelian dan data penjualan. Proses merupakan pengolahan data pembelian dan penjualan untuk menghasilkan informasi persediaan. Output merupakan informasi/laporan yang dihasilkan dari proses sistem, seperti laporan


pembelian, laporan penjualan dan laporan persediaan. Perusahan menggunakan sistem GL stock dalam menginput data persediaan, bagian akuntansi akan menginput ; (1) Entry pembelian,(2) Entry penjualan/pemakaian, dengan hanya menginput data pembelian dan penjualan maka secara otomatis kartu stock akan langsung

terisi.

Hasil

pengolahan

data

persediaan

akan

menghasilkan

akurat/tidaknya informasi persediaan. Akurat/tidaknya informasi persediaan tergantung pada input dan proses yang dilakukan. Jika dilihat dari permasalahan yang dihadapi perusahaan saat ini, maka peranan sistem jaringan komputer dalam pengolahan data persediaan tidak

menghasilkan keakuratan stok barang.

Kesimpulan penelitian yang ingin penulis lihat yaitu mengenai keefektifan peran komputer bagi perusahaan khususnya untuk data persediaan, hal yang akan penulis perhatikan untuk mengukur keefektifan tersebut yaitu memperhatikan pengaruh yang terlihat di perusahaan pada saat sebelum menggunakan komputerisasi dalam pencatatan data persediaan dengan dampak yang terjadi setelah menggunakan komputerisasi dalam pencatatan data persediaan. Hal yang akan penulis lihat dari segi jumlah karyawan yang ada di bagian akuntansi dan keakuratan informasi data persediaan.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA. dipisahkan. Peranan komputer dari hanya sekedar sebagai alat untuk

Recommend Documents