BAB II TINJAUAN PUSTAKA. 1. Konsep Sistem, Informasi dan Manajemen. manusia, begitu pula dalam setiap perusahaan senantiasa memerlukan informasi

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 1. Konsep Sistem, Informasi dan Manajemen Informasi memegang peranan yang penting dalam setiap kehidupan manusia, begitu pula dalam setiap perusahaan senantiasa memerlukan informasi. Karena hampir semua bidang kegiatan dalam suatu orgnisasi tidak akan terlepas dari informasi sebagai sarana penunjang kelancaran kegiatan kinerja pegawai yang telah ditetapkan sebelumnya didalam tubuh organisasi. Sebelum memahami lebih jauh makna dari Sistem Informasi Manajemen tersebut, ada baiknya kita memilah makna dari suku katanya. Sistem Informasi Manajemen terdiri dari tiga kata yang berlainan arti yang masing-masing kata tersebut mempunyai pengertian. Untuk mengetahui pengertian dari ketiga kata tersebut peneliti akan sajikan secara terperinci sebagai berikut: 2. Sistem Pengertian sistem dirumuskan oleh Effendy (1989:15) sebagai suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lain berinteraksi dan bersamasama beroperasi mencapai suatu tujuan tertentu didalam suatu lingkungan. Bagian-bagian atau subsistem-subsistem tersebut merupakan kompleksitas tersendiri, tetapi dalam kebersamaan mencapai suatu tujuan, dan berlangsung secara harmonis dalam keteraturan yang pasti. Lebih

lanjut

secara teori oleh Effendy(1989:53)

mengemukakan

pengertian sistem adalah adalah suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu

7 Universitas Sumatera Utara

sama lain berinteraksi dan bersama-sama beroperasi mencapai suatu tujuan tertentu didalam suatu lingkungan. Bagian-bagian atau sub-sub sistem tersebut merupakan suatu kompleksitas tersendiri, tetapi dalam kebersamaan mencapai suatu tujuan tersebut berlangsung secara harmonis dalam ketentuan yang pasti. Sistem juga didefinisikan olehSusanta(2003:4) yang menyatakanSistem adalah sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. Lebih lanjut oleh Sutanta (2003:4-6) menjelaskan bahwa suatu sistem juga mempunyai karakteristik diantaranya sebagai berikut : a. Mempunyai komponen (components) Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen sistem disebut sebagai sub sistem, dapat berupa orang, benda, hal atau kejadian yang terlibat didalam sistem. b. Mempunyai batas (boundry) Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.


c. Mempunyai lingkungan (environments) Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan. d. Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen Penghubung/antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjebatani hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masingmasing komponen. Dalam dunia komputer, penghubung/antar muka dapat berupa berbagai macam tampilan dialog layar monitor yang memungkinkan seseorang dapat dengan mudah mengoperasikan sistem aplikasi komputer yang digunakan. e. Mempunyai masukan (input) Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam Sistem Informasi Manajemen, masukan disebut sebagai data.


f. Mempunyai pengolahan (processing) Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya. Dalam Sistem Informasi Manajemen, pengolahan adalah berupa program aplikasi komputer yang dikembangkan untuk keperluan khusus. Program aplikasi tersebut

mampu

menerima masukan,

mengolah masukan, dan

menampilkan hasil olahan sesuai dengan kebutuhan para pemakai. g. Mempunyai keluaran (output) Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam Sistem Informasi Manajemen, keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan keputusan. h. Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal) Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi atau hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal ini, sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan yang mendukung upaya pencapaian tujuan.


i.

Mempunyai kendali (control) Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai

dengan peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bisa dilakukan ada bagian yang berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung secara normal sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam sistem Informasi Manajemen, kendali dapat berupa validasi proses, maupun validasi keluaran yang dapat dirancang dan dikembangkan secara terprogram. j.

Mempunyai umpan balik (feed back) Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk

mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya kedalam kondisi normal.Sehubungan dengan hal tersebut maka dapat kita ketahui, bahwa system secara sederhana terdiri dari input, proses, dan output yang merupakan suatu totalitas, yang digerakkan oleh sistem-sistem yang lebih kecil yang dinamakan subsistem tadi, yang tidak lepas dari kaitannya dengan sistem yang lebih luas. Sistem disini diartikan sebagai suatu mekanisme yang mengatur data

dan

informasi

mulai

dari

pengumpulan,

pemilihan,

pengolahan,

penyimpanan, penemuan kembali, penyajian pendistribusian kepada para manajemen atau pengambil keputusan.Sistem tersebut juga mengatur segala hubungan saling berkaitan, saling ketergantungan, dan saling mendukung, dari berbagai komponen dan fungsi kegiatan yang ada pada suatu perkantoran atau organisasi.


Ditambahkan pula bahwa apabila terdapat ketidakefektifan pelaksanaan kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi harus dilihat terjadi pada bagian mana dari sistem. Apakah terjadi pada masukan (input), pada proses (process), atau pada luaran (output). Setelah ditemukan, maka akan mudah untuk mengatasi persoalannya. 3. Informasi Informasi merupakan salah satu jenis sumberdaya yang paling utama yang dimiliki oleh suatu organisasi apapun jenis organisasi tersebut. Tanpa informasi maka tidak akan ada organisasi. Informasi melalui komunikasi menjadi perekat bagi suatu organisasi sehingga organisasi tersebut bisa bersatu. Melihat perannya yang begitu penting bagi suatu organisasi maka informasi, sebagaimana sumberdaya lainnya, harus dikelola dengan baik. Informasi sudah tentu, bukanlah tujuan itu sendiri.Informasi adalah bahan dasar bagi pengambilan keputusan.Satu hal yang jelas dalam studi karya manajerial, ialah bahwa manajer memegang peranan yang sangat penting dalam sistem pengambilan keputusan dalam organisasinya. Dalam kewenangannya yang formal ia dapat melakukan kegiatan-kegiatan yang baru dan penting; dalam kedudukannya sebagai pusat syaraf yang formal ia memperoleh informasi yang lengkap dan aktual untuk mengambil keputusan yang menentukan strategi organisasinya (Effendy, 1989:41). Menurut

Davis

dalamEffendy(1989:76)

mengemukakan

pengertian

informasi merupakan data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang


mempunyai arti bagi sipenerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.Definisi tersebut menunjukan pengertian informasi yang sempit, yakni pengertian informasi dalam hubungannya dengan kegiatan manajemen.Akan tetapi dalam kenyataannya informasi mempunyai pengertian yang luas dari yang tercakup dalam kegiatan manajemen saja. Selanjutnya oleh Susanta (2003:10)menyatakanInformasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Selain itu, suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi yang dikemukakan oleh Susanta (2003:27), antara lain : a. Menambah pengetahuan Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan keputusan. b. Mengurangi ketidakpastian Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada saat pengambilan keputusan.


c. Mengurangi resiko kegagalan Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat. d. Mengurangi keanekaragaman atau variasi yang tidak diperlukan Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan, karena keputusan yang diambil lebih terarah. e. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan. Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasarkan informasi yang diperoleh. Dari sekilas memahami informasi, peneliti memberikan gambaran bahwa informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna dan bermanfaat bagi yang menerimanya.Jadi informasi ini merupakan data yang telah diolah, perbedaan ini penting untuk diketahui karena data tidak memiliki nilai dalam pengambilan keputusan dan hanya informasi yang memiliki nilai dan bermanfaat bagi para penggunanya. 4. Manajemen Berbagai definisi manajemen cukup banyak dikemukakan oleh para ahli yang dapat dikaji dari beberapa literatur. Untuk memperjelas pengertian


manajemen,penulis mencoba mengutip beberapa pendapat para ahlimengenai definisi manajemen. Menurut Koont dan O’donnel yang pendapatnya dikutip olehHadayaningrat(1996:19), mendefinisikan manajemen yaitu sebagai berikut: Management is getting things done through and with people (Manajemen berhubungan dengan pencapaian tujuan yang dilakukan melalui dan dengan orang lain). Penjelasan lain mengenai manajemen dikemukakan oleh Miftah Toha dalamSilalahi(2003:136), menyatakan manajeman merupakan sebagai aktivitas menggerakan segenap orang dan mengarahkan semua fasilitas yang dipunyai oleh sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian manajemen menurut pendapat G.R Terry dalam Onong Uchjana Effendy dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen (1989:7), sebagai berikut; manajemen merupakan sebuah proses yang luas, yang terdiri dari tindakan-tindakan: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya. Edhy Susanta dalam buku Sistem Informasi Manajemen (2003:17), mengemukakan pengertian lain mengenai manajemen, yaitu : Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumberdaya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan.


Pengertian manajemen menurut Soewarno Hadayaningrat dalam buku Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen (1996:20), mengemukakan bahwaManagement is distinct process consisting of planning organizing, actuating, and controlling. Utiliting in each both science and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives (Manajemen adalah suatu proses yang membedakan atas: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan dengan memanfaatkan baik itu limu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya). Pendapat Azhar Susanto dalam buku Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya (2002:68), mengenai manajemen,

yaitu:

Manajemen dipandang sebagai upaya atau proses pencapaian tujuan dengan menggunakan orang lain. Pengertian

manajemen

pada

dasarnya

merupakan

suatu

usaha

pengendalian kelompok orang agar mau bekerja sama dengan efektif dan efisien, dimana tugas seseorang manajer atau pimpinan adalah menyelesaikan suatu pekerjaan melalui usaha-usaha orang lain agar tujuannya dapat tercapai. Pada instansi pemerintah pada administratorlah yang akan meminta orang lain agar mereka mau melakukan kerjasama yang dikerjakan agar tujuannya tercapai. Manajemen menurut Malayu S.P Hasibuan dalam buku Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah (1996:5), memberikan definisi sebagai berikut; Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya


manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Guna mencapai tujuan yang menjadi cita-cita manajemen secara terinci, manajemen seperti yang dikemukakan oleh para ahli ternyata bermacam-macam sesuai dengan fokus pengamatannya. Sondang P. Siagian

dalam buku Filsafat Manajemen (1994:5),

mendefinisikan manajemen sebagai berikut: Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Penjelasan mengenai fungsi manajemen yang meliputi aspek perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan, menurut pendapat Sondang P. Siagian dalam buku Filsafat Manajemen (1994:108-135), yaitu sebagai berikut: 1. Perencanaan (Planning) adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari pada hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. 2. Pengorganisasian (Organizing) adalah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakan sebagai satu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.


3. Penggerakan (Actuating) adalah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis. 4. Pengawasan (Controling) adalah proses pengamatan dari pada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Menurut Fayol yang dikutip oleh Ulbert Silalahi dalam bukunya Studi Tentang Ilmu Administrasi (2003:159), terdapat empat belas prinsip-prinsip manajemenadalah sebagai berikut: 1. Pembagian kerja (Devision of work) Pembagian kerja (Devision of work) berdasarkan spesialisasi menjadikan kegiatan-kegiatan pegawai dapat diarahkan pada efisiensi.Bahwa pengkhususan orang dalam bidang tertentu lebih efisien dalam melaksanakan pekerjaannya. 2. Kekuasaan dan tanggung jawab(Authority and responsibility) Kekuasaan dan tanggung jawab (Authority and responsibility) merupakan alat untuk melakukan perintah dan kekuatan untuk dituruti secara tepat.Tetapi tiap anggota dan pimpinan telah ditentukan wewenang dan tanggungjawabnya, sehingga dalam menjalankan tugasnya tidak sewenang-wenang dan tidak melampaui wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.


3. Disiplin (Discipline) Disiplin (Discipline) benar-benar penting untuk menjalankan usahanya dan tanpa disiplin organisasi tersebut tidak akan berhasil. Setiap anggota karenanya harus menaati ketentuan-ketentuan dan peraturan-peraturan yang berlaku. 4. Kesatuan komando (Unity of command) Kesatuan komando (Unity of command) atau perintah menjadikan setiap pekerja atau pegawai menerima perintah dari satu orang yaitu dari atasan langsung. 5. Kesatuan arah (Unity of direction) Kesatuan arah (Unity of command) menunjukan satu instruksi dan satu rencana dari suatu kelompok kegiatan yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan yang akan dicapai dan cara bagaimana mencapainya langsung berasal dari manajer puncak. 6. Kepentingan individu harus ditempatkan dibawah kepentingan organisasi secara umum (Subordination of individual to general interst) Kepentingan seorang pekerja atau kelompok tidak diatas kepentingan organisasi.Dengan demikian kepentingan organisasi secara keseluruhan yang diutamakan atau diperhatikan, bukan kepentingan pribadi.


7. Pemberian imbalan (Remuneration) Pemberian imbalan atau kompensasi bagi pegawai atau pimpinan memerlukan keadilan sesuai dengan kompensasi pekerjaan yang dilakukan sehingga pegawai maupun organisasi sama-sama puas. 8. Sentralisasi (Centralization) Sentralisasi adalah sangat penting bagi organisasi dan merupakan konsekuensi dari suatu wewenang

bawahan

dan

organisasi.Sentralisasi dapat untuk

menambah

berarti mengurangi

wewenang

bawahan

perlu

pendelegasian wewenang. Fayol mengakui tetap diperlukan pendelegasian wewenang, akan tetapi tanggung jawab tetap disentralisasi atau dipegang oleh pimpinan. 9. Mata rantai (Scalar chain atau hierarchy) Mata rantai (Scalar chain) adalah hubungan dari tingkat kekuasaan paling atas hingga paling bawah secara hirarki atau berjenjang. 10. Keteraturan (Order) Keteraturan (Order) adalah menempatkan individu-individu pada tempat atau posisi yang sesuai akan lebih akrab dengan pekerjaannya. Dalam hal ini tempat untuk setiap orang dan setiap orang sesuai dengan tempatnya. 11. Persamaan (Equity) Persamaan (Equity) menunjukan rasa keadilan dalam organisasi.Dan juga pimpinan harus bertindak seimbang terhadap bawahannya.


12. Stabilitas jabatan atau pekerjaan (Stability of tenure) Stabilitas jabatan atau pekerjan (Stability of tenure) merupakan stabilitas seseorang melakukan pekerjaan atau tugasnya.Diperlukan waktu bagi pekerja untuk menyesuaikan pada pekerjaan mereka dan mengerjakan pekerjaannya secara efektif.Dilain pihak, pimpinan tidak boleh memperlakukan bawahan dengan semena-mena, seperti pemecatan atau pemutusan hubungan kerja tanpa alasan yang kuat. 13. Inisiatif (Initiative) Inisiatif (Initiative) artinya bahwahan diberi kebebasan memikirkan dan memberi pendapat tentang pekerjaannya, bahkan juga dalam menilai hasil kerjanya.Pada setiap jenjang atau tingkat didalam organisasi, semangat dan energi diperbesar dengan inisiatif. 14. Prinsip espirit de corps Prinsip Espirit de corps menekankan perlunya ”team work” dan hubungan antar individu serta semangat persatuan yang mendorong rasa bersatu dalam organisasi. Tidak ada batas terhadap jumlah prinsip-prinsip manajemen tersebut dan karena itu prinsip-prinsip yang baru yang kegunaannya atau nilainya ditentukan oleh pengalaman, akan menambah prinsip-prinsip yang sudah ada. Berdasarkan definisi tersebut diatas, secara umum menjelaskan bahwa manajemen merupakan proses kegiatan dari seorang pimpinan atau manajer yang harus dilakukan dengan menggunakan pemikiran baik secara ilmiah maupun


secara praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui adanya suatu jalinan hubungan kerja sama dengan orang lain sebagai sumber tenaga kerja serta dapat memanfaatkan sumber-sumber yang lainnya dan waktu yang tersedia dengan cara yang setepat-tepatnya. 5. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Keberhasilan menggunakan dan mengelola sumber daya informasi mempunyai arti penting bagi sebuah perusahaan untuk beroperasi dan berkompetisi dengan perusahaan lain. Manajer dituntut untuk mempunyai kemampuan tersebut. Setelah sumber daya informasi internal dikelola dan digunakan dengan optimal, maka langkah berikutnya adalah mempertimbangkan faktor lingkungan di sekitar perusahaan. Perusahaan sebenarnya merupakan sebuah sistem fisik yang dikelola dengan menggunakan sistem konseptual. Sistem fisik merupakan sistem tertutup yang dikendalikan oleh manajemen dengan informasi sebagai umpan baliknya. Perusahaan jika merupakan sistem terbuka, mengingat keberadaan sebuah perusahaan berada ditengah – tengah lingkungan. Sumber daya diambil dari lingkungan dan mengubah sumber daya tersebut menjadi barang dan jasa di mana akan dikembalikan lagi ke lingkungan dimana dia berada (Herlambang dan Tanuwijaya, 2005:50). Berbicara masalah SIM, oleh Kelley (Effendy, 1989:109) memberikan defenisi bahwa SIM adalah perpaduan sumber manusia dan sumber yang berlandaskan komputer yang menghasilkan kumpulan penyimpanan, perolehan


kembali, komunikasi dan penggunaan data untuk tujuan operasi manajemen yang efisien dan bagi perencanaan bisnis. Dalam literatur yang sama (Effendy, 1989:112) Holmes mengemukakan pula bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah ”suatu sistem yang dirancang untuk menyajikan informasi pilihan yang berorientasi kepada keputusan yang diperlukan oleh manajemen guna menrencanakan, mengawasi, dan menilai aktivitas

organisasi”.

Dirancangnya

itu

didalam

kerangka

kerja

yang

menitikberakan pada perencanaan keuntungan, perencanaan penampilan, dan pengawasan pada semua tahap. Adapun elemen-elemen Sistem Informasi Manajemen dikemukakan oleh Davis (2002:15) terdiri dari: 1. Hardware, terdiri dari komputer, peripheral (printer) dan jaringan. 2. Software, merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. 3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. 4. Manusia, yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang jelas. 5. Prosedur, seperti dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis.


Secara sederhana dapat dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen dalam mengambil keputusan. Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi.Demikian pula pada kegiatan pengambilan keputusan yang kita kenal sebagai Sistem Informasi Manajemen (SIM).Dengan bantuan data dan informasi yang benar dan teliti maka pengambilan keputusan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.Amsyah (2001:9) menambahkan bahwa didalam SIM data diolah menjadi informasi. Informasi menjadi bahan pertimbangan didalam proses pengambilan keputusan. Keputusan tersebut kemudian dijabarkan lebih lanjut dalam bentuk program atau kegiatan.SIM adalah suatu sistem yang mengintegrasikan berbagai jenis data dan informasi mengenai berbagai macam kegiatan perkantoran, dalam rangka membantu pimpinan ataumanajemen melakukan kegiatan pengambilan keputusan. Pada sistem tersebut cara pengolahan data menjadi informasi sangat tergantung kepada tujuan dari keputusan yang akan dihasilkan. Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang besar, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama, penggunaan SIM sangat banyak membantu.SIM dapat menyimpan keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara lengkap, atau penyimpanan data-data dasarnya saja, tergantung kepada kebutuhan dan kemampuan komputer yang digunakan.


Dapat dipastikan bahwa teknologi informasi mempunyai dampak paling kuat dan aplikasi paling beraneka ragam dalam kehidupan dunia bisnis dimasa depan. Telecommuting, teleconferencing, jalan raya informasi, kantor tanpa kertas, electronic mail, faksimili, yang mengawinkan teknologi komunikasi dengan teknologi komputer dan otomatisasi kegiatan kesekretariatan adalah beberapa contoh aktual yang sekarang sudah merupakan kenyataan (Siagian, 2002:8). Pemanfaatan SIM sangat berkaitan erat dengan proses pengambilan keputusan, paling sedikit dalam arti pemanfaatan teknologi informasi yang dewasa ini semakin banyak jenisnya dan semakin beraneka ragam pula aplikasinya. Kecenderungan yang jelas terlihat ialah desentralisasi pengambilan keputusan karena melalui jaringan informasi yang dimungkinkan oleh teknologi informasi, penanganan informasi tidak lagi menjadi ”domain” para spesialis informasi yang terkumpul dalam satuan kerja yang dikenal sebagai ”satuan kerja pemrosesan data” melainkan sudah meliputi seluruh lapisan organisasi, misalnya berkat makin meluasnya penggunaan ”Personal Computer” dan ”Notebook”. Bahkan dengan telah terciptanya ”jalan raya informasi” dengan jaringan ”Internet”, pemanfaatan teknologi tidak lagi terbatas hanya pada tingkat mikro yaitu disatu perusahaan, melainkan sudah menjangkau jaringan nasional, regional dan bahkan global. Para pengambil keputusan stratejik harus memperhitungkan perkembangan ini dan menginkorporasikannya dalam perumusan misi organisasi atau perusahaan yang dipimpinnya (Siagian, 2002:51).


5.1.Model Sistem Informasi Manajemen Setiap informasi sangat dibutuhkan untuk para manajer fungsional, antara lain bagian pemasaran, keuangan, produksi dan pengembangan sumber daya manusia. Adapun model informasi diketahui dari Data informasi berasal dari lingkungan (environment). Kemudian data tersebut disimpan dalam sebuah basis data (database) yang mempunyai 2 tipe (Herlambang dan Tanuwija, 2005:68), yaitu berbentuk report writing software dan berupa mathematical model. a. Report Writing Software Menghasilkan laporan khusus dan laporan periodik. Laporan periodik dikodekan pada sebuah perangkat lunak dan disiapkan untuk membuat sebuah penjadwalan. Laporan khusus atau special report sering disebut juga dengan ad hoc report yang berfungsi untuk menangani informasi – informasi yang tidak dapat ditangani. b. Mathematical Model Menghasilkan informasi secara matematik untuk kegiatan sebuah perusahaan. Dengan model matematik ini akan diperoleh suatu model yang membuat semua tugas dan pekerjaan pada sebuah perusahaan dapat menjadi lebih mudah dan cepat. SIM menurut Turban (1995) dalam Herlambang dan Tanuwijaya (2005:68) mempunyai karakteristik, pertama, SIM beroperasi pada kegiatan dan tugas terstruktur, kedua, SIM dapat meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya. SIM menyediakan laporan dan kemudahan akses untuk pengambilan keputusan bagi manajer secara tidak langsung.


5.2.Aspek Utama Penunjang Sistem Informasi Manajemen Berbagai literatur menyebutkan beberapa aspek atau faktor yang menunjang keberhasilan sebuah sistem informasi. Berikut adalah beberapa faktor utama tersebut: 5.2.1. Aspek Perencanaan Aspek perencanaan menjadi awal dari pemanfaatan sebuah sistem informasi. Organisasi atau perusahaan bisnis membutuhkan visi dan rancangan informasi ketika akan menerapkan teknologi informasi. Menurut Husein (2002: 298) hal ini disebabkan oleh: a. Penerapan/aplikasi teknologi informasi tidak akan pernah dikelola hanya oleh satu orang saja. Pembicaraan dan kesepakatan bersama tentang bagaimana

memanfaatkan

aplikasi

teknologi

informasi

dapat

memberi

pemahaman yang sama tentang apa yang dibutuhkan oleh organisasi terhadap sistem informasinya. b. Penentuan sumber daya informasi perusahaan dapat membantu mengkomunikasikan bagaimana keadaan masa depan dan membantu memberi pemahaman yang konsisten dalam pembuatan keputusan oleh setiap orang. c. Penentuan rancangan sistem informasi membantu pembuatan keputusan tentang bagaimana bisnis sistem informasi akan dijalankan. Pembicaraan tentang rancangan sistem informasi membantu mendefinisikan style perusahaan. Menurut Martin (Husein, 2002:299), visi informasi adalah ungkapan tertulis tentang keadaan masa depan dan apa yang diharapkan untuk kepentingan


penggunaan informasi dan manajemen organisasi. Sedangkan rancangan teknologi informasi adalah cara sumber daya informasi seharusnya digunakan untuk mencapai visi informasi. Perancangan sistem informasi yang ideal untuk masa depan sangat baik dilakukan dengan memikirkan semua sumber daya informasi dalam organisasi sebagai suatu sistem tunggal, yang dipengaruhi oleh sikap dan perilaku manusianya, perubahan teknologi, dan kebutuhan bisnis dimasa depan. Rancangan informasi bagi perusahaan hendaknya menyeluruh, tidak aspek komponen teknologi saja seperti sistem mainframe, aplikasi komputer mikro, atau telekomunikasi.Suatu visi sistem informasi dapat dan seharusnya membantu mengurangi otomasi yang terpisah dalam organisasi. Menurut Husein (2002:306) isi dari keputusan rancangan sistem informasi adalah: a. Aspek manajerial meliputi peran manajer, fungsi kepemimpinan teknologi, produktivitas dan penekanan terhadap kualitas, orientasi terhadap pelayanan dan profesionalisme. b. Aspek sistem manajemen meliputi peran organisasi sistem informasi, besarnya perangkat aplikasi, mekanisme yang mengkaitkan dengan rencana bisnis, mekanisme perencanaan dan pengawasan sistem informasi. c. Aspek infrastruktur meliputi lokasi, workstation dan lain-lain.


d. Aspek data meliputi kepemilikan dan penyebaran data, pengelola, keamanan data, siapa yang mengakses data, dan siapa yang mengakses data ke pihak luar. e. Aspek aplikasi meliputi siapa pengguna, lokasi aplikasi sistem informasi. Ditambahkan pula bahwa untuk mendukung pengembangan sistem tersebut perlu direncanakan perangkat lunak yang tidak tergantung pada sistem operasi dan perangkat keras yang digunakan oleh pengguna. Untuk itu direkomendasikan menggunakan pembangunan perangkat lunak dengan model arsitektur tiga lapisan (three-tierd architecture) yang membagi perangkat lunak menjadi tiga komponen yang satu sama lain tidak saling bergantung yaitu lapisan satu berinteraksi dengan penyimpanan data, lapisan kedua berfungsi sebagai pemroses operasi logika yang merupakan representasi prosedur dan proses kerja suatu sistem dan proses standar dalam pengelolaan data dan informasi dan lapisan ketiga berfungsi sebagai pemroses logika presentasi untuk penyediaan antarmuka pengguna. Berdasarkan paradigma dan metode pengembangan dari perangkat lunak tersebut diatas, maka dirancang modul-modul yang diharapkan menjadi standar untuk pengembangan secara detail dari sistem tersebut yaitu modul profil dan kebijakan arsip, modul pengelolaan dan pelestarian, modul pengolahan dan layanan serta modul evaluasi dan pengembangan. Setiap modul ini nantinya dijabarkan dalam bentuk aplikasi untuk melakukan pengolahan dan pengelolaan data dan informasi makro serta dalam bentuk penyampaian informasi berbasis


web. Setiap modul tersebut harus dapat mencerminkan suasana masing-masing sub sistem informasinya serta tujuan dan fungsi perangkat lunaknya. Pengembangan perangkat lunak tersebut perlu adanya suatu struktur modul, struktur ini ditujukan untuk memberikan ilustrasi mengenai lingkungan fasilitas yang tersedia disuatu perangkat lunak aplikasi. Setiap modul perangkat lunak perlu digambarkan struktur logis dengan modul lainnya dalam bentuk diagram hirarkis sederhana serta sekaligus menggambarkan muatan-muatan informasi dalam kaitannya dengan output dan input sistem. Modul tambahan lainnya yang harus ada disetiap modul perangkat lunak adalah antarmuka untuk pengaturan lingkungan, antarmuka untuk kebijakan serta antar muka untuk fasilitas pemeliharaan. Adapun menurut Davis (1999:193), kedudukan atau fungsi utama yang ada dalam organisasi sistem informasi, antara lain meliputi: a. Analis informasi; Bekerja sama dengan pemakai untuk mendefinisikan persyaratan informasi. Mengembangkan prosedur dan instruksi pemakai. Memahami fungsi organisasi, manajemen dan pembuatan keputusan dalam suatu organisasi. Memiliki kecakapan untuk kerjasama dengan orang lain. b. Pendesain (perancang) sistem; Mendesain sistem pengolahan berlandaskan komputer untuk menyajikan informasi yang diperincikan analis informasi. Memerlukan kemampuan teknis yang lebih tinggi dibandingkan analis informasi. Bisa mengkhususkan diri dalam bidang seperti komunikasi data.


c. Pembuat program sistem; Menulis perangkat lunak yang khusus seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data. Memiliki kecakapan teknis dalam perangkat keras dan lunak. d. Pembuat program aplikasi; Mendesain, membuat kode, menguji dan memperbaiki program untuk aplikasi. Beberapa instalasi memisahkan program dalam: aplikasi komersial / bisnis aplikasi ilmiah dengan kelompok program yang terpisah untuk kedua jenis itu. e. Pembuat

program

pemeliharaan;

Menyelenggarakan

pemeliharaan

(perubahan dan perbaikan) atas program yang ada. f. Administrator pangkalan data; mencatat dan mengawasi pangkalan data perusahaan. g. Operator komputer; Mengoperasikan peralatan computer h. Pustakawan (librarian); Menyimpan dan mengeluarkan "file" komputer pada pita dan piringan magnetik. Pendokumentasian file. Pencatatan pemakaian "file". i.

Kerani Pengawas (Control clerk); Mencatat pengawasan informasi dan meneliti (review) pelaksanaan prosedur pengawasan.

j.

Perencana sistem informasi; Merencanakan masa depan sistem informasi. 5.2.2. Aspek Kelengkapan Fasilitas Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak cocok dengan

struktur, budaya, dan tujuan organisasi secara keseluruhan.Para teoritisi manajemen dan organisasi memandang bahwa teknologi sistem informasi sangat


berhubungan erat dengan komponen-komponen organisasi seperti tugas-tugas, struktur, orang-orang, dan budaya. Ketika seluruh komponen ini saling tergantung, perubahan yang terjadi pada satu elemen akan mempengaruhi elemen yang lain. Dengan demikian maka tugas-tugas organisasi, partisipan, struktur, dan budaya digabungkan dan terpengaruh ketika sistem informasi berubah.Dengan demikian, berarti mendesain sebuah sistem berarti mendesain kembali (redesign) organisasi (Husein, 2002:315). Adapun komponen/fasilitas sebuah sistem, dikemukakan oleh Davis (1999:3) yaitu: a. Perangkat keras; Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran, unit penyimpanan file, dan

sebagainya),

peralatan

penyiapan

data,

dan

terminal

masukan/keluaran. b. Perangkat lunak; Perangkat lunak dapat dibagi dalam tiga jenis utama: 1) Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data, yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer. 2) Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan. 3) Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk tiap aplikasi. c. File; File yang berisikan program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan fisik (pita komputer, paket piringan, dan sebagainya),


yang disimpan dalam perpustakaan file. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain atas kertas, mikro film, dan sebagainya. d. Prosedur; Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Tiga jenis prosedur yang dibutuhkan, yakni: 1) instruksi untuk pemakai 2) instruksi untuk penyiapan masukan 3) instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer. e. Personalia pengoperasian; Operator komputer, analis sistem, pembuat program, personalia penyiapan data (operator mesin pons, operator mesin piringan, dan sebagainya), pimpinan sistem informasi. 5.2.3. Aspek Implementasi Aplikasi sistem informasi dalam perusahaan umumnya akan berhasil jika sistem dan lingkungannya mendukung. Keberhasilan suatu sistem informasi baru dapat dirasakan setelah pada tahap implementasi.Masalah yang berkaitan dengan teknologi sistem informasi tidak hanya berkaitan dengan kesuksesan atau kegagalan dari sistem itu sendiri.Faktor manajerial dan organisasi juga berperan terhadap hasil akhir sistem (Husein, 2002:313). Implementasi merujuk pada semua aktifitas organisasi yang ditujukan terhadap adopsi, manajemen, dan inovasi rutin.Yang harus diyakini adalah organisasi harus memilih para pelaku dengan karakteristik sosial yang cocok, sebagaimana

memilih

"produk

yang

paling

unggul" untuk

kesuksesan


inovasinya.Secara umum literatur yang berkaitan dengan hal ini memfokuskan pada adaptasi tingkat awal dan inovasi dari manajemen. Kelompok

pemikiran

yang

lain

dalam

literatur

implementasi

memfokuskan pada strategi inovasi. Contohnya saja, organisasi yang tidak terdapat dukungan dari manajemen puncak untuk proyek-proyek yang inovatif semenjak dari awal, dan pada saat yang sama tanpa dorongan yang kuat dari bawahan, partisipasi dari pengguna akhir, sehingga proyek sistem informasi dapat saja gagal. Pendekatan ketiga dari implementasi memfokuskan pada faktor-faktor yang menyebabkan perubahan organisasi secara umum sebagai sesuatu yang berlebihan terhadap inovasi yang bersifat rutin dalam jangka panjang (Husein, 2002: 319). Selanjutnya Husein (2002: 322) menambahkan bahwa tidak ada satupun rumus agar suatu sistem dapat berhasil. Namun begitu, riset telah menemukan bahwa hasil implementasi secara luas dapat ditentukan oleh faktor-faktor berikut: c. Peran pengguna dalam proses implementasi d. Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi e. Tingkat kompleksitas dan resiko implementasi proyek. f. Kualitas manajemen dalam proses implementasi. 5.2.4. Aspek Efektifitas Pemanfaatan Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan pemrosesan informasi tidak berjalan semestinya. Pekerjaan-pekerjaan yang gagal


sering mengakibatkan pengulangan-pengulangan atau penundaan-penundaan dan tidak dapat memenuhi jadwal penyampaian informasi.Sebuah sistem yang on-line secara operasional dikatakan tidak cukup jika waktu responnya demikian lama. Banyak

faktor

yang

dapat

dijadikan

ukuran

keberhasilan

penerapan/pemanfaatan suatu sistem. Faktor-faktor yang dapat dipertimbangkan menurut Laudon (Husein, 2002:317) adalah: a. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi (high levels of system use) yang diukur melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau memonitor parameter seperti volume transaksi on-line. b. Kepuasan para pengguna terhadap sistem (users satisfaction with the systems) yang diukur melalui kuesioner atau interview. Dalam konteks ini dapat dimasukkan opini dari para pengguna tentang akurasi, ketepatan waktu, relevansi informasi, kualitas pelayanan yang diberikan, dan jadwal operasi menjadi sangat penting. Hal lain yang tidak kalah penting adalah sikap manajer terhadap bagaimana informasi-informasi yang diperlukan bisa memuaskan serta opini para pengguna tentang bagaimana sistem dapat mencapai peningkatan terhadap performance pekerjaan mereka. c. Sikap yang menguntungkan (favourabel attitude) para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi. d. Tujuan yang dicapai. Pada tingkat seberapa sistem dapat memenuhi tujuantujuan yang spesifik, sebagaimana dicerminkan oleh peningkatan kinerja organisasi dan pengambilan keputusan dari penggunaan sistem.


e. Imbal balik keuangan (financial payoff) untuk organisasi, baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan sales dan profit. Kelima ukuran tersebut dipertimbangkan menjadi limited value walaupun telah diambil keputusan untuk mengembangkan sistem tertentu. Manfaat dari sistem informasi tidak seluruhnya dapat dikuantitatifkan.Juga, manfaat yang tampak nyata tidak dapat secara mudah ditunjukkan dalarn aplikasi-aplikasi sistem pendukung pengambilan keputusan.Meskipun metodologi biaya/manfaat secara luas telah dipakai, pengalaman menunjukkan bahwa estimasi-estimasi realistik selalu saja sulit diformulasikan.Peneliti dalam bidang Sistem Informasi Manajemen lebih menyukai untuk mengkonkritkan pengukuran kesuksesan pada aspek manusia dan organisasi, seperti kualitas informasi, sistem kualitas, dan dampak sistem pada kinerja organisasi(Husein, 2002:318). 6. Pengambilan Keputusan 6.1.

Hakikat Pengambilan Keputusan

Kehidupan sehari-hari seorang eksekutif, manajer, kepala, ketua, direktur, rector, bupati, gubernur, menteri, presiden, atau pejabat apa pun, sesungguhnya adalah kehidupan yang selalu bergumul dengan keputusan. Sebagian besar dari waktunya harus dicurahkan pada penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan.Tidak menjadi soal apakah keputusan itu benar atau mengandung kelemahan. Oleh sebab itu banyak manajer yang berpendapat bahwa lebih baik membuat enam kesalahan dari sepuluh keputusan yang ia buat daripada sama


sekali tidak membuat keputusan. Bagi manajer tersebut yang penting timbul rasa kepuasan karena dapat mengambil keputusan hari itu (Salusu, 2006:44). Ilustrasi itu menggambarkan bahwa pengambilan keputusan adalah aspek paling penting dari kegiatan manajemen.Oleh Salusu (2006:45) menjelaskan pengambilan keputusan merupakan kegiatan sentral dari manajemen (Perrone, 1968), merupakan kunci kepemimpinan (Gore, 1959), atau inti kepemimpinan (Siagian, 1988). Bahkan Higgins (1979) melanjutkan bahwa pengambilan keputusan adalah kegiatan yang paling penting dari semua kegiatan karena di dalamnya manajer terlibat, dan malahan kata Hoy dan Miskel (1978), itu merupakan pertanggungjawaban utama dari semua administrator melalui suatu proses tempat keputusan-keputusan dibuat dan dilaksanakan. Simon dalam Salusu (2006: 46) pun mengingatkan betapa besar peranan pengambilan keputusan dalam tubuh organisasi mana pun. Dikatakannya; Kewajiban "memutuskan" menyusupi keseluruhan organisasi administratif sama jauhnya seperti yang dilakukan oleh kewajiban "bertindak" - sesungguhnyalah, kewajiban memutuskan itu terikat secara integral dengan kewajiban bertindak. Suatu teori umum mengenai administrasi harus mencakup prinsip-prinsip organisasi yang akan menjamin diambilnya keputusan yang benar, seperti halnya ia harus mencakup prinsip-prinsip yang akan menjamin dilakukannya tindakan yang efektif. Sehingga

dalam

pengambilan

keputusan,

dibutuhkan

kemahiran

menyeleksi dan menentukan keputusan yang paling tepat dari sekian banyak


alternatif.Sebab merupakan tugas yang cukup berat, karena dibebani tanggung jawab etis, untuk memutuskan suatu ketentuan ditengah peristiwa-peristiwa yang majemuk/bervariasi, tidak pasti, belum dikenal, dan sering muncul dengan tibatiba (Kartono, 2002:88). 6.2.

Pengertian Pengambilan Keputusan

Sebelum memahami pengertian pengambilan keputusan, di sini juga sekilas menjelaskan apa itu keputusan. Pada umumnya kata keputusan (decision) berarti pilihan (choice), yaitu pilihan dari dua atau lebih kemungkinan. Namun, ia hampir tidak merupakan pilihan antara yang benar dan salah, tetapi yang justru sering terjadi ialah pilihan antara yang “hampir benar” dan yang “mungkin salah” (Drucker dalam Salusu, 2006). Oleh Kenzie melihat bahwa keputusan adalah pilihan nyata karena pilihan diartikan sebagai pilihan tentang tujuan termasuk pilihan tentang cara untuk mencapai tujuan itu, apakah tingkat perorangan atau pada tingkat kolektif. Sedangkan Grew dan Wilson (1985) lebih melihat pada kaitannya dengan proses, yaitu bahwa suatu keputusan adalah keadaan akhir dari suatu proses yang lebih dinamis, yang diberi label pengambilan keputusan. Ia dipandang sebagai proses karena terdiri atas satu seri aktivitas yang berkaitan dan tidak hanya dianggap sebagai tindakan bijaksana (Salusu, 2006: 51). Sementara pengambilan keputusan menurut Salusu (2006:47) adalah proses memilih suatu alternative bagaimana cara bertindak dengan metode efisien sesuai dengan situasi. Proses itu untuk menemukan dan menyelesaikan masalah organisasi. Pernyataan ini menegaskan bahwa mengambil keputusan memerlukan


satu seri tindakan, membutuhkan beberapa langkah.Dapat saja langkah-langkah itu terdapat dalam pikiran seseorang yang sekaligus mengajaknya berpikir sistematis. Dalam dunia manajemen atau dalam kehidupan organisasi, baik swasta maupun pemerintah, proses seri tindakan itu lebih banyak tampak dalam berbagai diskusi. Suatu aturan kunci dalam pengambilan keputusan adalah “sekali kerangka yang tepat sudah diselesaikan, keputusan harus dibuat (Brinckloe dalam Salusu, 2006: 48).Dan sekali keputusan dibuat sesuatu mulai terjadi. Dengan kata lain, keputusan mempercepat diambilnya tindakan, mendorong lahirnya gerakan dan perubahan. Jadi, aturan ini menegaskan bahwa harus ada tindakan yang dibuat kalau sudah tiba saatnya dan tindakan itu tidak dapat ditunda. Sekali keputusan dibuat, harus diberlakukan dan kalau tidak, sebenarnya ia bukan keputusan, tetapi lebih tepat dikatakan suatu hasrat, niat yang baik (Drucker dalam Salusu, 2006:48). Sehubungan dengan itu, oleh Salusu (2006) juga menjelaskan bahwa pengambilan keputusan hendaknya dipahami dalam dua pengertian, yaitu (1) penetapan tujuan yang merupakan terjemahan dari cita-cita, aspirasi, dan (2) pencapaian tujuan melalui implementasinya. Ringkasnya, keputusan dibuat untuk mencapai tujuan melalui pelaksanaan dan ini semua berintikan pada hubungan kemanusiaan.


6.3.

Jenis Keputusan

Masih tentang keputusan, oleh Sutherland (1977) memberikan klasifikasi keputusan ke dalam empat jenis, yang pertama adalah tujuan, cita-cita yang dibuat penanggung jawab tertinggi dalam organisasi yang kompleks, yang berhubungan dengan apa yang sebenarnya diinginkan. Kedua, keputusan stratejik yang mempersoalkan apa yang dapat dibuat untuk mencapai tujuan. Ketiga, keputusan taktis, yang mengarah pada bagaimana melaksanakan keputusan stratejik, dan lebih pendek jangka waktunya. Sesungguhnya jangka waktunya pendek, ia mempunyai implikasi jangka panjang yaitu apabila terlangkahi atau dilupakan, dapat mengakibatkan kerugian bagi organisasi (Steiss, 1985). Keempat, keputusan operasional (Salusu, 2006:59). Secara singkat oleh Salusu (2006: 59-60) menjelaskan bahwa pada dasarnya ada dua jenis keputusan yaitu, pertama, keputusan terprogram, dibuat sebagai respon terhadap masalah-masalah organisasi yang repetitive atau yang sudah baku. Banyak masalah dalam organisasi yang terjadi berulang-ulang, yang sudah biasa, tempat para manajer bias membuat criteria penampilan, informasi yang jelas, serta alternative keputusan yang lebih baik. Keputusan jenis ini lebih sering

disebut

sebagai

keputusan

rutin.Cakupannya

meliputi

keputusan

operasional dan keputusan taktis. Kedua, keputusan tak terprogram, dibuat sebagai respons terhadap masalah-masalah unik, yang jarang dijumpai, dan yang tidak dapat didefenisikan


secara tepat, keputusan ini biasanya dikenal dengan nama keputusan stratejik.Dan cakupannya meliputi keputusan stratejik. 6.4.

Kategori Keputusan

Ditinjau dari sudut perolehan informasi dan cara proses informasi, keputusan dapat pula dibagi dalam empat kategori (Nutt dalam Salusu, 2006: 61). a. Keputusan Representasi Suatu keputusan dapat disebut keputusan representasi apabila pengambil keputusan menghadapi informasi yang cukup banyak, dan mengetahui dengan tepat bagaimana memanipulasikan informasi tersebut. Dengan begitu, akan lebih mudah dibuatkan model sehingga model itu mewakili informasi yang tersedia. b. Keputusan Empiris Suatu keputusan yang miskin informasi tetapi memiliki cara yang jelas untuk memproses informasi pada saat informasi itu diperoleh, disebut keputusan empiris. Pada keputusan ini terdapat ambiguitas serta konflik yang potensial mengenai informasi mana yang harus dicari dan bagimana menduga serta memprakirakan peristiwa-peristiwa yang tidak pasti.Tugas utama dari pengambil keputusan di sini ialah mencari informasi lagi. c. Keputusan Informasi Suatu situasi yang kaya informasi, tetapi diliputi kontroversi tentang bagaimana memproses informasi itu, akan menghasilkan apa yang disebut keputusan informasi. Konflik muncul ketika lahir perbedaan tentang informasi mana yang akan diproses dan yang akan digunakan untuk membuat prediksi-


prediksi. Integrasi pemikiran di antara para pengambilan keputusan terutama cara menangani informasi, diperlukan untuk meluruskan jalan kepada pembuatan keputusan yang baik. d. Keputusan Eksplorasi Istilah ini muncul karena situasi itu miskin dengan informasi dan tidak ada kata sepakat tentang cara yang hendak dianut untuk memulai mencari informasi. Ambiguitas muncul terutama tentang dari mana usaha pembuatan keputusan hendak dimulai dan ada perasaan khawatir akan terjadi konflik karena tidak tersedia cara untuk mengantisipasi sasaran-sasaran potensial. Dalam hal ini harus ada eksplorasi yang dilakukan untuk menemukan informasi yang tepat. 6.5.

Teknik Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan meliputi antara lain hal-hal yang berhubungan dengan

pengumpulan

fakta.

Berbagai

teknik

dapat

digunakan

untuk

mengumpulkan informasi mengenai suatu masalah, tetapi dapat juga dengan menggantungkan diri pada para ahli atau konsultan. Teknik pengambilan keputusan yang diperkenalkan di dalam berbagai literature cukup bervariasi tetapi pada umumnya dapat dikelompokkan ke dalam dua jenis, yaitu teknik tradisional dan teknik modern (Grew dalam Salusu, 2006: 63).


a. Keputusan terprogram: Tradisional: 1. Kebiasaan; 2. Pekerjaan rutin sehari-hari; prosedur operasional yang baku 3. Struktur

organisasi;ada

harapan

bersama;

ada

saluran

yang

terumusdengan jelas Modern: 1. Riset

operasional,

analisis

matematik;

model-model;

simulasi

computer 2. Proses data elektronik b. Keputusan tidak terprogram Tradisional 1. Heuristic, yaitu mendorong untuk mencari dan menemukan sendiri intuisu dan kreativitas 2. Rule of thumbs, yaitu suatu proses praktis yang tidak menjamin penyelesaian optimal 3. Dengan seleksi dan latihan bagi para eksekutif Modern; 1. Menyelenggarakan pelatihan bagi para pengambil keputusan 2. Dengan menciptakan program-program computer.


6.6.

Model – Model Pengambilan Keputusan

Oleh Hasan (2004), model ialah percontoan yang mengandung unsur yang bersifat penyederhanaan untuk dapat ditiru (jika perlu). Model merupakan alat penyederhanaan dan penganalisisan situasi atau sistem yang kompleks. Jadi dengan model, situasi atau sistem yang kompleks itu dapat disederhanakan tanpa menghilangkan hal –hal yang esensial dengan tujuan memudahkan pemahaman. Pembuatan dan penggunaan model dapat memberikan kerangka pengelolaan dalam pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan itu sendiri merupakan proses berurutan yang memerlukan penggunaan model secara tepat dan benar. Pengambilan keputusan berusaha menggeser keputusan yang semula tanpa perhiungan menjadi keputusan yang penuh perhitungan. Klasifikasi model dapat dilakukan berdasarkan: purpose (tujuannya), field of application (bidang penerapannya), level (tingkatannya),time character (ciri waktunya), form (bentuknya), analytic development (pengembangan analitik), complexity (kompleksitas), formalization (formalisasi) Quede dalam Hasan (2004) membedakan model ke dalam dua tipe, yaitu: 1. Model Kuantitatif. Model ini merupakan serangkaian asumsi yang tepat, yang dinyatakan dalam serangkaian hubungan matematis yang pasti. 2. Model kualitatif. Model kualitatif didasarkan atas asumsi – asumsi yang ketepatannya agak kurang jika dibandingka dengan model kuantitatif dan ciri – cirinya digambarkan melalui kombinasi dari deduksi – deduksi


asumsi – asumsi tersebut, dengan pertimbangan yang lebih bersifat subjektif mengenai proses atau masalah yang pemecahannya dibuatkan model. 6.7.

Proses Pengambilan Keputusan

Suatu teori umum mengenai administrasi harus mencakup prinsip-prinsip organisasi yang akan menjamin diambilnya keputusan yang benar, seperti halnya ia harus mencakup prinsip-prinsip yang akan menjamin dilakukannya tindakan yang efektif. Simon (Effendy, 1989:161) mengemukakan sebuah model mengenai proses pengambilan keputusan, yang terdiri dari: a. Intelegensi; menyelidiki lingkungan bagi kondisi dalam mengambil keputusan. Data mentah diperoleh, diproses, diperiksa untuk petunjuk yang dapat mengidentifikasikan masalah. b. Rancangan; menemukan, mengembangkan, dan menganalisa kegiatankegiatan yang mungkin dilakukan. Ini mencakup proses memahami masalah, membangkitkan cara pemecahan, dan menguji pemecahan untuk mengetahui mungkin tidaknya dilaksanakan. c. Pilihan; memilih suatu cara kegiatan khusus dari cara-cara yang telah diperoleh. Suatu pilihan diambil dan dilaksanakan. Simon (Davis, 2002:126) menambahkan bahwa proses keputusan dapat dianggap sebagai sebuah arus dari penyelidikan sampai perencanaan dan kemudian pada pemilihan. Tetapi pada setiap tahap hasilnya mungkin dikembalikan ke tahap sebelumnya untuk dimulai lagi. Jadi tahapan tersebut


merupakan unsur-unsur sebuah proses bersinambung. Sebagai contoh, pilihan mungkin menolak semua alternatif dan kembali ke tahap perancangan untuk menerbitkan pemecahan tambahan. Adapun beberapa elemen dalam proses pembuatan keputusan menurut Husein (2002:214): a. Intelligence: mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang relevan. b. Desain: mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan alternatif, serta kelayakan solusi/tindakan. c. Pilihan: pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada. d. Persuasi: mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah dipilih. e. Implementasi: pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga dilakukan tepat waktu dan efisien. f. Follow-up: memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut dapat bekerja seperti yang diharapkan dan memodifikasi atau memperbaiki solusi. 6.8.

Sistem Pendukung Keputusan

Hal ini merupakan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang interaktif, membantu pengambilan keputusan dengan menggunakan analisis data – data dan


model – model, guna memecahkan permasalahan yang semi terstruktur maupun masalah yang tak terstruktur. Keen dan Scott Morton mendefenisikan sistem pendukung keputusan (SPK) menggabungkan sumber – sumber kecerdasan individual dengan kemampuan komputer untuk memperbaiki kualitas keputusan. Sistem pendukung keputusa merupakan sistem pendukung berbasis komputer untuk manajemen pengambil keputusan yang menangani masalah – masalah semi terstruktur (Herlambang dan Tanuwijaya, 2005:84). Pengertian di atas dapat dijelaskan bahwa sistem pendukung keputusan bukan merupakan alat pengambil keputusan melainkan merupakan sistem yang membantu pengambilan keputusan dengan mengungkapkan informasi dari data yang telah diolah secara relevan dan diperlukan untuk membuat keputusan tentang suatu masalah dengan lebih cepat dan lebih akurat, sehingga sistem ini tidak dimaksudkan untuk menggantikan pengambilan keputusan dan proses pembuatan keputusan. SPK terdiri dari kombinasi dari relational database, knowledge base, dan multidimensional database. Ketiga jenis database ini saling berkolaborasi untuk menghasilkan sebuah keputusan yang digunakan oleh para manajer. Namun, aplikasi sistem penunjang keputusan banyak diaplikasikan pada tingkatan manajer menengah saja. 7. Peranan SIM Dalam Pengambilan Keputusan Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap orang yang membutuhkan pengambilan keputusan dengan lebih


tepat dan akurat. Namun disadari bahwa dengan berbagai peran yang dimiliki dalam aktivitas yang dilaksanakannya, setiap orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya dengan baik. Effendy (1989:141) menyatakan bahwa dalam manajemen, pengambilan keputusan (decision making) memegang peranan yang sangat penting, oleh karena keputusan yang diambil oleh seorang manajer merupakan hasil pemikiran yang harus dilaksanakan oleh bawahannya atau mereka yang bersangkutan dengan organisasi yang ia pimpin. Selain itu pengambilan keputusan adalah suatu proses pemikiran dalam rangka pemecahan suatu masalah untuk memperoleh hasil akhir guna dilaksanakan. Kondisi ini menjadi tidak mudah dengan semakin rumitnya aktivitas dan keterbatasan sumber daya yang tersedia.Apalagi informasi yang dibutuhkan tidak berasal langsung dari sumbernya.Untuk itu manajemen sebagai pengguna informasi membutuhkan suatu sistem pendukung (support systems) yang mampu meningkatkan pengambilan keputusannya, Sistem Informasi Manajemen terutama untuk kondisi yang tidak terstruktur atau pun sistem pendukung untuk tingkatan tertentu saja. Sebuah pengambilan keputusan dikatakan efektif jika keputusan yang diambil dilakukan dengan benar dan dapat bermanfaat bagi pencapaian tujuan organisasi.Peranan Sistem Informasi Manajemen dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan ataupun organisasi adalah sangat mutlak.Mutlaknya


Sistem Informasi Manajemen tersebut terlihat dari besarnya andil yang diberikan komunikasi dalam memenuhi kebutuhan informasi dalam organisasi. Kenyataan

menunjukkan

bahwa

perusahaan

modern

saat

ini

mengikutsertakan kebutuhan informasi sebagai dasar dalam mengembangkan perusahaan dimasa yang akan datang. Artinya peran serta Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu keharusan. Begitu juga halnya dengan struktur organisasi yang secara tidak langsung akan sangat mempengaruhi proses komunikasi perusahaan. Efektivitas pengambilan keputusan dalam pekerjaan adalah tergantung kepada bagaimana proses komunikasi dapat diterima oleh responden dan seberapa umpan balik yang diinginkan oleh pimpinan dari informasi yang diberikan. Apabila Sistem Informasi Manajemen yang diterapkan tidak baik maka beberapa fungsi dalam organisasi juga tidak baik namun sebaliknya jika komunikasi dilakukan dengan baik maka pengambilan keputusan akan dapat dilaksanakan dengan baik pula. Prosedur dan sistem komando dalam perusahaan harusnya menjadi perhatian perusahaan untuk lebih mengetahui peranan dari sistem yang berlaku akan mempengaruhi efektivitas pengambilan keputusan. Akurasi data yang diperoleh juga merupakan sarana pendukung untuk pengambil keputusan membuat keputusan yang tepat. Sehingga peran SIM dalam pengambilan keputusan sangat penting, oleh karena menyangkut semua aspek manajemen.Kesalahan dalam mengambil keputusan bisa merugikan organisasi, mulai dari kerugian citra sampai kepada


kerugian uang.Disitulah pentingnya informasi, sebab keputusan yang diambil adalah hasil akhir dari pemilihan sejumlah alternatif.Keputusan yang diambil adalah alternatif yang terbaik, atau yang paling kecil resikonya.Dalam menghadapi pilihan itu, setiap alternatif perlu ditunjang oleh informasi selengkaplengkapnya. Semakin lengkap, semakin baik; dengan demikian si pengambil keputusan akan mendapat wawasan yang luas dan dalam. Dengan begitu, maka keputusan yang diambil tidak akan begitu meleset, dibandingkan dengan kalau ia tidak mengusahakan informasi selengkap-lengkapnya. 8. Definisi Konseptual Agar penelitian ini dapat terarah, perlu kiranya dikemukakan terlebih dahulu definisi konseptual dalam penelitian ini, yaitu sebagai berikut ; 1. Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat didefenisikan sebagai suatu sistem yang dirancang untuk menyajikan informasi pilihan yang berorientasi kepada keputusan yang diperlukan oleh manajemen guna merencanakan, mengawasi, dan menilai aktivitas organisasi. Secara sederhana dapat dipahami sebagai sebuah sistem yang dapat menghasilkan informasi yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen dalam mengambil keputusan. 2. Pengambilan keputusan adalah suatu proses pemikiran dalam rangka pemecahan

suatu

masalah

untuk

memperoleh

hasil akhir

guna

dilaksanakan. Dalam pengambilan keputusan, tercakup kemahiran


menyeleksi dan menentukan keputusan yang paling tepat dari sekian banyak alternatif. 9. Definisi Operasional Untuk mengetahui peran SIM dalam pengambilan keputusan dalam penyelenggaraan organisasi perusahaan PT. Infar Arispharma, maka variabelvariabel dalam penelitian ini dapat digeneralisasikan ke dalam definisi operasional sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Manajemen SIM adalah sistem yang dirancang untuk dapat menghasilkan informasi yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen dalam mengambil keputusan. Adapun variabel kinerja dapat diukur dengan menggunakan instrumen-instrumen sebagai berikut: a. Hardware, terdiri dari komputer, peripheral (printer) dan jaringan. b. Software, merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. c. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. d. Manusia, yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang jelas.


e. Prosedur, seperti dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis. 2. Pengambilan Keputusan Pengambilan keputusan tercakup kemahiran menyeleksi dan menentukan keputusan yang paling tepat dari sekian banyak alternatif.Maka dalam penelitian ini, pengambilan keputusan yang dimaksudkan adalah fungsi manajerial dalam jalinan antara perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian dari masing-masing fungsi yang ada di perusahaan. Adapun indikator-indikator dari variabel pengambilan keputusan adalah sebagai berikut: 1. Intelligence: mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang relevan. 2. Desain: mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan alternatif, serta kelayakan solusi/tindakan. 3. Pilihan: pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada. 4. Persuasi: mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah dipilih. 5. Implementasi: pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga dilakukan tepat waktu dan efisien.


6. Follow-up: memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut dapat bekerja seperti yang diharapkan dan memodifikasi atau memperbaiki solusi. Pengambilan keputusan meliputi antara lain hal-hal yang berhubungan dengan

pengumpulan

fakta.

Berbagai

teknik

dapat

digunakan

untuk

mengumpulkan informasi mengenai suatu masalah, tetapi dapat juga dengan menggantungkan diri pada para ahli atau konsultan. Teknik pengambilan keputusan yang diperkenalkan di dalam penelitian ini berdasarkan teknik tradisional dan teknik modern (Grew dalam Salusu, 2006: 63). c. Keputusan terprogram: Tradisional: 1. Kebiasaan; 2. Pekerjaan rutin sehari-hari; prosedur operasional yang baku 3. Struktur organisasi; ada harapan bersama; ada saluran yang terumus dengan jelas Modern: 1. Riset operasional, analisis matematik; model-model; simulasi computer 2. Proses data elektronik d. Keputusan tidak terprogram Tradisional 1. Heuristic, yaitu mendorong untuk mencari dan menemukan sendiri intuisu dan kreativitas


2. Rule of thumbs, yaitu suatu proses praktis yang tidak menjamin penyelesaian optimal 3. Dengan seleksi dan latihan bagi para eksekutif Modern; 1. Menyelenggarakan pelatihan bagi para pengambil keputusan 2. Dengan menciptakan program-program computer.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA. 1. Konsep Sistem, Informasi dan Manajemen. manusia, begitu pula dalam setiap perusahaan senantiasa memerlukan informasi

Recommend Documents