BAB II LANDAS AN TEORI
2.1
Procurement M anajemen procurement adalah manajemen pengadaan barang dan jasa. Artinya proses manajemen (pengelolaan) dalam usaha memperoleh barang atau jasa yang merupakan bagian dari mata rantai suatu sistem produksi tertentu. Pada bagian ini akan menjelaskan definisi, komponen – komponen dan aplikasi dari procurement. Procurement adalah proses mendapatkan ( akuisisi ) barang dan/atau jasa dengan kemungkinan pengeluaran yang terbaik, dalam kuantitas dan kualitas yang tepat, waktu yang tepat, dan pada tempat yang tepat untuk menhasilkan keuntungan atau kegunaan secara langsung bagi pemerintahan, perusahaan, atau untuk bagi individu pribadi, yang dilakukan melalui sebuah kontrak. Procurement yang sederhana mungkin tidak memiliki hal lain kecuali pembelian atau permintaan yang berulang-ulang. Sedangkan procurement yang lebih kompleks dapat meliputi pencarian rekan jangka panjang atau bahkan supplier tetap, secara fundamental telah berkomitmen dengan satu organisasi.
2.1.1
Definisi E – Procurement E-procurement ( Electronic Procurement ) hubungan pembelian dan penjualan barang atau jasa melalui internet antara perusahaan ke perusahaan ( bussiness-to-bussiness )maupun perusahaan ke konsumen ( bussiness-toconsumer ). Bagi hubungan perusahaan ke perusahaan, ada kalanya eprocurement berfungsi untuk maksud lain, seperti penggantian supplier barang. Biasanya, situs-situs e-procurement memperbolehkan user yang telah terdaftar dan terkualifikasi untuk melihat-lihat calon pembeli maupun penjual barang dan jasa. Bergantung dari penawaran yang diberikan, pembeli atau penjual dapat memberikan harga yang spesifik atau melakukan penawaran harga. Pembelian yang sedang berjalan memungkinkan pembeli untuk mendapatkan diskon atau penawaran spesial. Software e-procurement memungkinkan omatisasi dalam beberapa pembelian
maupun
penjualan.
6
Perusahaan
yang berpartisipasi
7 diharapkan dapat mengotrol barang-barang inventaris mereka dengan lebih efektif serta efisien, menekan pengeluaran yang berlebih, dan meningkatkan performa dari produksi yang dijalankan. E-procurement diharapkan dapat terintegrasi dangan tren dalam komputerisasi sekarang ini, supply chain management. Ada enam tipe utama dari e-procurement : a.
Web-based ERP ( Electronic Resource Planning ): M embuat dan menerima persyaratan pembayaran, menampilkan perintah pembayaran dan menerima barang dan jasa dengan menggunakan software yang berbasis teknologi internet.
b.
e-MRO ( Maintenance, Repair and Operating ): M emiliki kesamaan dengan ERP yang berbasis jaringan ( web ) kecuali barang dan jasa yang dipesan bukan produk yang berhubungan dengan suplai dari M RO.
c.
e-sourcing: M engidentifikasi supplier baru untuk kategori pembayaran yang spesifik dengan menggunakan teknologi internet.
d.
e-tendering: M engirimkan permintaan mengenai harga dan informasi kepada penyedia dengan menggunakan teknologi internet.
e.
e-reverse auctioning: M enggunakan teknologi internet untuk membeli barang-barang maupun jasa dari penyedia yang sudah diketahui maupun yang belum diketahui.
f.
e-informing: M engumpulkan dan mendistribusikan informasi baik dari maupun kepada internal dan eksternal parties dengan menggunakan teknologi internet.
Urutan nilai dari e-procurement terdiri atas : a.
Indent Management
b.
eTendering
c.
eAuctioning
d.
Vendor Management
8
2.2
e.
Catalogue Management
f.
Contract Managemen
Jaringan Komputer Jaringan komputer adalah kumpulan dari komputer – komputer, router, dan alat – alat komunikasi lainnya yang dapat saling berkomunikasi satu dengan yang lainnya melalui media transmisi tertentu (Amato, 2001, p3). M edia transmisi ini bisa berupa kabel Coaxial, udara atau fiber optic. Definisi dan ciri – ciri dari jenis jaringan komputer yang ada adalah :
2.2.1
Local Area Network (LAN) LAN adalah suatu jaringan komputer yang terletak pada suatu area yang relatif kecil (sekitar beberapa ribu meter) (Amato, 2001, p5). LAN biasanya digunakan untuk berkomunikasi (area) disuatu gedung atau kampus. Ciri – ciri dari LAN : a. Kecepatan transfer yang tinggi. b. Jaringan data yang rendah kesalahannya. c.
Beroperasi pada daerah yang terbatas (sampai beberapa ribu meter saja).
d. Terhubung setiap saat (Full Time Connectivity) pada jaringan local.
2.3 Sistem Data Terpusat Sistem Data Terpusat merupakan suatu sistem yang secara keseluruhan diatur oleh komputer pusat. Dalam sistem data terpusat ini, client mengakses data dari pusat, sehingga dapat dikatakan bahwa hanya terdapat satu database yang digunakan yaitu database yang terdapat pada komputer pusat. Banyak terdapat keuntungan dan kerugiannya dalam sistem data terpusat ini. Keuntungan dan Kerugian Sistem Data Terpusat adalah : a. Keuntungan yang dapat dilihat dari sistem data terpusat : 1. Data yang digunakan seragam
9 2. Data yang digunakan adalah seragam yaitu dalam sistem data yang terpusat ini, data yang digunakan diatur oleh pusat, sehingga data yang terdapat pada pihak client pun bertipe data sama dengan yang ada dipusat, karena client mengakses data dari database yang terdapat dipusat. 3. Pengaturan data relatif lebih mudah 4. Data dapat diatur dengan mudah, karena hanya ada satu database yaitu database yang hanya terdapat dipusat. Sehingga jika ada suatu data yang harus diubah, maka tinggal mengubah data yang ada dipusat saja. 5. Sistem security yang digunakan juga dapat lebih mudah 6. Sistem security yang digunakan dalam sistem data terpusat relatif mudah, karena sistem keamanannya ditentukan oleh pusat dan sistem keamanan client pun sudah pasti mengikuti yang terdapat dipusat. 7. Simple atau sederhana 8. Yaitu tidak mengalami kesulitan dalam mengatur segala sesuatu mengenai sistem ini, karena segalanya sudah ditentukan oleh sistem yang terdapat dipusat.
b.
Kerugian dari sistem data terpusat : 1. Waktu yang diperlukan untuk mengakses data relatif lebih lama 2. Waktu mengakses lebih lama, karena database yang digunakan hanya satu yaitu database yang terdapat dipusat, sedangkan client yang ingin mengakses data tersebut cukup banyak. M aka, akan terjadi seperti saling tunggu dalam mengakses data tersebut. Hal inilah yang menyebabkan waktu untuk mengakses lebih lama. 3. Tidak adanya backup data jika terjadi kerusakan pada sistem pusat 4. Jika sistem yang terdapat dipusat mengalami suatu permasalahan, maka data – data tersebut tidak akan memiliki backupnya, berbeda dengan sistem data terdistribusi dimana databasenya tidak hanya
10 terdapat dipusat melainkan terdapat pula di client, sehingga jika mengalami permasalahan maka data akan ada backupnya yaitu data – data yang tedapat di client tersebut. 5. Jika data dipusat mengalami kerusakan, maka di client pun rusak 6. Jika data dipusat mengalami kerusakan, maka pada client pun akan mengalami kerusakan, karena client tidak akan dapat mengakses data dari pusat, hal tersebut dikarenakan segala sesuatunya atau dapat dikatakan inti dari sistem yang digunakan atau dijalankan terdapat dipusat.
2.4
Internet Internet adalah sumber daya informasi yang menjangkau seluruh dunia, sumber daya informasi ini sangat luas dan sangat besar sehingga tidak ada satu orang, satu organisasi, atau satu negara yang menanganinya sendiri. ( Sidharta, 1996, pxiii ). World wide web ( WWW ) merupakan salah satu sumber daya yang disediakan oleh internet, berupa suatu jaringan server web yang berbasiskan hypertext, tempat situs – situs yang diakses melalui web browser saling terkoneksi dengan menggunakan protokol HTTP. Koneksi web ini menggunakan arsitektur Client/Server. Web merupakan perangkat yang cepat sekali popular, hal ini dikarenakan hal – hal rumit dapat diotomatisasi oleh web sehingga pengguna tidak dipusingkan oleh proses – proses yang sesungguhnya terjadi dan kemampuannya untuk menampilkan kata – kata, tipografi dan gambar dilayar komputer, bahkan suara.
2.5
Intranet Sebuah intranet adalah sebuah jaringan privat (private network) yang menggunakan protokol-protokol Internet (TCP/IP), untuk membagi informasi rahasia perusahaan atau operasi dalam perusahaan tersebut kepada karyawannya.
11 Kadang-kadang, istilah intranet hanya merujuk kepada layanan yang terlihat, yakni situs web internal perusahaan. Untuk membangun sebuah intranet, maka sebuah jaringan haruslah memiliki beberapa komponen yang membangun Internet, yakni protokol Internet (Protokol TCP/IP, alamat IP, dan protokol lainnya), klien dan juga server. Protokol HTTP dan beberapa protokol Internet lainnya (FTP, POP3, atau SM TP) umumnya merupakan komponen protokol yang sering digunakan. Umumnya, sebuah intranet dapat dipahami sebagai sebuah "versi pribadi dari jaringan Internet", atau sebagai sebuah versi dari Internet yang dimiliki oleh sebuah organisasi.
2.6
Protokol Protokol adalah suatu aturan dan prosedur yang mendefinisikan bagaimana dua entitas berkomunikasi. Pada lingkungan web, komunikasi terjadi antara dua entitas yakni sisi client (melalui web browser explorer) sebagai peminta/request file dan web server yang menangani permintaan client (Harip santoso, 2004, p11). Web browser dan web server berkomunikasi menggunakan protokol internet yang dinamakan Transmission Control Protocol / Internet Protocol ( TCP / IP ). Dalam komunikasi data komputer, protokol mengatur bagaimana sebuah komputer dapat berkomunikasi dengan komputer yang lain. Dalam jaringan komputer kita dapat menggunakan banyak macam protokol tetapi agar dua buah komputer dapat berkomunikasi, keduanya perlu menggunakan protokol yang sama. Protokol berfungsi mirip dengan bahasa. Agar dapat berkomunikasi, orang – orang perlu berbicara dan mengerti bahasa yang sama.
2.6.1
Protocol TCP/IP TCP/IP adalah suatu perangkat lunak jaringan komputer (networking software) yang terdapat dalam sistem UNIX, dan dipergunakan dalam banyak komunikasi data UNIX dalam local area network (LAN) maupun internet.
12 TCP singkatan dari Transfer Control Protocol dan IP singkatan dari Internet Protocol. TCP/IP sebenarnya terdiri dari dua bagian yaitu TCP dan IP. TCP sebagai transport protokol bertugas untuk menyiapkan data kedalam bentuk paket – paket data dan menyakinkan paket – paket tersebut akan diterima sesuai dengan aslinya. Sedangkan IP sebagai Network protokol bertugas untuk mengantarkan paket – paket tersebut melalui jaringan internet ke alamat yang dituju (Haris Santoso, 2004, p11). Untuk lebih jelasnya, kita dapat menganalogikan HyperText Transfer Protocol (HTTP) sebagai bahasa yang digunakan untuk berkomunikasi. TCP sebagai amplop untuk mengantar surat, sedangkan IP sebagai pihak pos yang mengantar surat ke alamat yang dituju. TCP/IP menjadi satu nama karena fungsinya selalu bergandengan satu sama lain dalam komunikasi data. TCP/IP saat ini dipergunakan dalam banyak jaringan komputer lokal (LAN) yang terhubung ke internet, karena memiliki sifat : a. M erupakan protokol standar yang terbuka, gratis dan dikembangkan terpisah dari perangkat keras komputer tertentu. Karena itu protokol ini banyak didukung oleh vendor perangkat keras, sehingga TCP/IP merupakan pemersatu perangkat keras komputer yang beragam merk begitu juga sebagai pemersatu berbagai perangkat lunak yang beragam merk sehingga walau anda memakai perangkat keras dan perangkat lunak komputer yang berlainan dengan teman anda pada jaringan komputer berbeda, anda dan teman anda dapat berkomunikasi data melalui internet. b. Berdiri sendiri dari perangkat keras
jaringan apapun. Sifat ini
memungkinkan TCP/IP bergabung dengan banyak jaringan komputer. TCP/IP bisa beroperasi melalui sebuah ethernet, sebuah token ring, sebuah saluran dial – up, sebuah x – 25 dan secara virtual melalui berbagai media fisik transmisi data. c. Bisa dijadikan alamat umum sehingga tiap perangkat yang memakai TCP/IP akan memiliki sebuah alamat unik dalam sebuah jaringan komputer lokal, atau dalam jaringan komputer global seperti internet.
13 d. Protokol ini distandarisasi dengan skala tinggi secara konsisten dan bisa memberikan servis kepada user – user dunia.
Komputer – komputer yang terhubung diinternet berkomunikasi dengan protokol ini. Karena menggunakan bahasa yang sama, yaitu protokol TCP/IP, perbedaan jenis komputer dan sistem operasi tidak menjadi masalah. Komputer PC dengan operasi Window dapat berkomunikasi dengan M achintosh. (Harip Santoso, 2004, p11).
2.7
Hypertext Markup Language ( HTML ) Hypertext M arkup Language adalah suatu format hasil rekomendasi dari konsorsium W3C yang digunakan untuk membuat dokumen hypertext yang standar pada bagian platform. Dokumen HTM L disebut sebagai markup language karena mengandung data-data tertentu yang digunakan untuk menetukan tampilan suatu teks (Bustani, 1999). Dokumen HTM L pada dasarnya adalah suatu dokumen ASCII atau teks biasa. Yang membedakan dokumen HTM L dengan dokumen teks adalah kemampuannya memberi format tertentu seperti bentuk tebal, miring, formulir (form), list, table, dan lain-lain yang tidak dapat dilakukan pada dokumen teks.
2.8
Pengertian PHP PHP adalah bahasa pemrograman script yang paling banyak dipakai saat ini. PHP banyak dipakai untuk memrogram situs web dinamis, walaupun tidak tertutup kemungkinan digunakan untuk pemakaian lain. Contoh terkenal dari aplikasi PHP adalah phpBB dan M ediaWiki (software di belakang Wikipedia). PHP juga dapat dilihat sebagai pilihan lain dari ASP.NET/C#/VB.NET M icrosoft, ColdFusion M acromedia, JSP/Java Sun M icrosystems, dan CGI/Perl. Contoh aplikasi lain yang lebih kompleks berupa CM S yang dibangun menggunakan PHP adalah M ambo, Joomla!, Postnuke, Xaraya, dan lain-lain. Kelebihan PHP dari bahasa pemrograman lain:
14 a. Bahasa pemrograman PHP bahasa pemograman PHP adalah sebuah bahasa
script
yang
tidak
melakukan
sebuah
kompilasi
dalam
penggunaanya. b. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana - mana dari mulai IIS sampai dengan apache, dengan configurasi yang relatif mudah. c. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis – milis dan developer yang siap membantu dalam pengembangan. d. Dalam sisi pemahamanan, PHP adalah bahasa scripting yang paling mudah karena referensi yang banyak. e. PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin (linux, unix, windows) dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga dapat menjalankan perintah-perintah sistem.
2.9
Web S ervice Definisi dari web service adalah programmable application logic (logika aplikasi terprogram) yang dapat diakses oleh program melalui protokol web standar dan tidak tergantung pada platform yang digunakan (Basiura et al., 2001, p18). Dengan memecahkan definisi diatas, didapat beberapa pengertian seperti di bawah ini : a. Aplikasi logika : Suatu web service memunculkan suatu aplikasi logic atau kode. Kode ini dapat melakukan kalkulasi aritmatika, mengakses ke database, atau melakukan sesuatu yang dapat dilakukan oleh program komputer. b. Aksesibel kepada program : Pada zaman ini makin banyak orang yang mengakses situs web menggunakan web browser, sedangkan web services diakses oleh program komputer. c. Protokol Web Standar : Seluruh konsep Web service didasarkan pada seperangkat protokol web standar seperti HTTP, XM L, SOAP, WSDL, dan UDDI.
15 d. Platform yang bebas : Web service dapat diimplementasikan pada platform apapun. Protokol standar tidak bergantung pada suatu vendor atau platform tunggal melainkan didukung oleh hampir semua vendor besar. Suatu web service dapat diakses oleh sebuah program. Programnya dapat berupa sebuah aplikasi web, sebuah aplikasi windows.
2.9.1
Hypertext Transfer Protocol ( HTTP ) HTTP menggunakan protokol tertentu dalam World Wide Web. HTTP mendefinisikan bagaimana suatu web server menanganinya. HTTP merupakan serangkaian aturan pertukaran file seperti dalam World Wide Web. Protokol yang digunakan dalam pertukaran file tersebut adalah TCP/IP yang merupakan protokol utama dalam internet (Anonymous, 2002). Konsep dasar yang merupakan bagian dari HTTP termasuk ide bahwa di dalam file bisa terdapat referensi ke file lain dimana pemilihan file tersebut akan memicu transfer requests. Beberapa web server dalam memenuhi layanan akan Hypertext M arkup Language (HTM L) dan file-file yang dapat dilayaninya, menambahkan sebuah HTTP daemon, yaitu program yang didesain untuk menunggu HTTP requests dan melayani requests bilamana terjadi. HTTP requests ini berasal dari HTTP client seperti web browser.
2.10
Web S erver Web server adalah sebuah piranti lunak yang mengatur sejumlah halaman web dan membuatnya tampak atau menampilkan kepada browser melalui sebuah jaringan lokal atau melalui internet. Pada kasus int gernet, web server dan browser biasanya terletak pada dua mesin yang berbeda, mungkin yang berjarak sangat jauh sekali pun. M eskipun demikian, pada situasi yang lbh kecil, kita dapat memasang web server maupun browsernya pada satu komputer untuk melihat halaman webnya. Tidak ada perbedaan besar ketika kita mengakses suatu web server pada jarak tertentu ataupun mengakses pada komputer itu sendiri karena semua halaman web tetap tampil ( Harip santoso, 2004, p13 ).
16 2.11
Database Database adalah merupakan kumpulan dari file – file data yang terkomputerisasi dan terdiri dari record – record dan field – field. Database merupakan salah satu komponen penting dalam sistem informasi karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi bagi pemakainya ( Subekti, 1997, p1 ). Tujuan dari database adalah untuk menyimpan informasi serta untuk mengambilnya dengan cepat dan efisien. Sebagai contoh dalam suatu bank atau perusahaan finansial lainnya pasti memiliki suatu database untuk menyimpan data – data nasabahnya dan informasi transaksi finansial yang terjadi dan data – data tersebut dapat diakses dengan cepat dan efisien. Karena database terdiri dari kumpulan file, maka banyak kemungkinan bahwa file tersebut terdiri dari data yang tidak lengkap atau terduplikasi. Untuk mengatasi masalah ini, didalam database dikenal istilah Normalisasi. Normalisasi bertujuan untuk mengelompokan data – data yang tidak beraturan agar menjadi sebuah kumpulan data yang terorganisasi dan dikelompokan berdasarkan primary key, yaitu suatu atribut unique yang dapat digunakan untuk mengidentifikasikan banyak data. M acam – macam Normalisasi : a. Bentuk tidak normal ( Unnormalized Form ) Bentuk ini merupakan ukuran data yang akan dicatat, tidak mempunyai suatu format tertentu, data mungkin tidak lengkap atau terduplikasi. b. Normalisasi Bentuk Pertama ( 1NF ) Bentuk ini mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file ( file datar atau rata ), data dibentuk dalam satu demi satu record dan nilai dari field – field berupa “atomic value”. Tidak ada set atribut yang berulang – ulang. Tiap file mengandung satu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata yang mengandung dua arti. c. Normalisasi Bentuk Kedua ( 2NF )
17 Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama. Sehingga untuk membentuk normal kedua harus sudah ditentukan kunci – kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya. d. Normalisasi Bentuk Ketiga ( 3NF ) Syarat untuk bentuk ketiga adalah sudah dalam bentuk normalisasi kedua dan semua atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key secara menyeluruh ( Kristanto, 1993, p1 ).
2.11.1 S tructured Query Language ( SQL ) M enurut weinberg dalam bukunya tahun 1999 yaitu “The Complete Reference SQL” menyatakan bahwa SQL merupakan suatu tools atau alat untuk mengorganisasikan, mengatur, dan mengambil data yang tersimpan dalam suatu database komputer. Fungsi – fungsi Database M anagement Sistem ( DBM S ) yang dapat dilakukan dengan SQL yaitu antara lain : a. Data Definition b. SQL memberikan keleluasaan kepada pengguna untuk mendefinisikan struktur dan organisasi dari data store dan hubungan diantara data – data tersebut. c. Data Retrieval d. Dengan adanya instruksi Select pada SQL, maka kemampuan SQL untuk mendapatkan informasi yang diinginkan pada data store dapat dilakukan. e. Data M anipulation f. SQL memiliki instruksi Add, Update, Delete yang memungkinkan data dapat
dimanipulasi
dengan
menambah,
menghilangkan data pada data store. g. Access Control
memodifikasi,
atau
18 h. Permission pada SQL dapat membatasi batas pengaksesan user dalam melakukanmanipulasi data. Dan berguna melindungi data yang tersimpan dari pengguna yang tidak memiliki hak akses. i. Data Sharing j. Data pada databse dapat digunakan secara bersama – sama oleh lebih dari satu user, SQL dapat menjaga pembagian data untuk pengaksesan data untuk penggunaan secara bersamaan serta memastikan tidak terjadi gangguan antara data yang satu dengan lainnya. k. Database dapat dilindungi dari kemungkinan up – date yang tidak konsisten sehingga data yang tersimpan memiliki integritas yang baik.
2.12
S tate Transtition Diagram ( S TD ) M enurut Hoffer ( 1996, p364 ), STD adalah sebuah diagram yang mengambarkan bagaimana proses saling berhubungan dalam suatu waktu. STD menggambarkan state yang diwakili komponen sistem dan kejadian yang menyebabkan perubahan state ke state lainnya.
2.12.1 Pembuatan S tate Transtition Diagram ( S TD ) Ada 2 cara pembuatan State Transtition Diagram ( STD ) : a. Perhatikan semua state yang mungkin muncul dan perhatikan semua hubungan yang mungkin diantara mereka. b. M ulai dari state awal, perhatikan state apa yang dapat diteruskan darinya, kemudian dilanjutkan sampai semua jaringan tergambarkan. Notasi yang digunakan dalam pembuatan STD ini berupa : 1. State
Digambarkan sebagai :
19 Digunakan untuk mempresentasikan status menunggu respon interaksi yang terjadi. Sifatnya menunggu suatu lingkungan luar terjadi /
menunggu aktifitas yang sedang berlangsung dalam
lingkungan yang berubah keaktivitas lain. 2. Perubahan State
Digambarkan sebagai : Digunakan untuk menunjukan hubungan antar state dan kondisi yang menyebabkan terjadinya perubahan state tersebut. Aturan pembuatan State Trantition Diagram adalah : a. Identifikasi semua state yang mungkin / state initial. b. Gambarkan kotak untuk mewakili setiap state. a. Hubungkan state dengan panah untuk memperlihatkan transisi. b. Setiap state harus menuju kestate lainnya. c. Namakan panah transisi dengan nama kejadian. d. Buatlah aksi yang ada pada setiap kotak. e. Pikirkan kemungkinan reaksi sistem akan kejadian tak terduga. f. Pelajari diagram untuk melihat apakah perlu untuk diuraikan. g. Lakukan pembahasan untuk ketetapan dan konsistensi 1. Apakah semua state telah tergambarkan. 2. Apakah semua state dapat dituju. 3. Apakah semua state dapat menuju state lain ( kecuali final state ). 4. Apakah sistem berjalan normal pada kejadian.
2.13
Data Flow Diagram ( DFD ) / Diagram aliran data M enurut M cleod (1995, p172) Diagram Aliran Data adalah suatu alat dokumentasi grafik yang menggambarkan beberapa simbol untuk menjelaskan bagaimana data mengalir melalui proses – proses yang saling berhubungan. Kegunaan dari Diagram Aliran Data yaitu : a. Sebagai alat analisis aliran data.
20 b. Sebagai alat komunikasi antar sistem analisa dengan pemakai. c. Sebagai alat dokumentasi. Simbol – simbol yang digunakan dalam diagram aliran data antara lain : a. Proses
Simbol :
1. M enggambarkan apa yang dilakukan sistem. 2. Berfungsi mentransformasikan satu / beberapa data masukan menjadi satu atau beberapa informasi keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. 3. Setiap lingkaran memiliki satu atau beberapa data masukan serta menghasilkan satu atau beberapa data keluaran. 4. Lingkaran yang menggambarkan suatu proses sering pula disebut bubble. b. Data Flow Simbol : c. Data Flow menggambarkan data yang mengalir dari suatu entity ke entity yang lain. d. Arah anak panah menggambarkan arah aliran data. Aliran Data : 1. Antara dua proses yang berurutan. 2. Dari data store ke proses dan sebaliknya. 3. Dari source ke proses. 4. Dari proses ke sink. e. Data Store Simbol :
21 1. Tempat penyimpanan data. 2. Proses dapat mengambil data dari atau memberi data ke data source. f. External Entity Simbol :
1. Entitas yang berada diluar sistem, yang memberikan data kepada sisem (source) atau yang menerima informasi dari sistem ( sink ). 2. Tidak termasuk bagian dari sistem. 3. Bila sistem informasi dirancang untuk satu bagian (departemen) maka bagian lainnya masih terkait menjadi external entity.
Tingkatan diagram pada diagram aliran data : 1. Diagram berhubungan Diagram hubungan merupakan level tertinggi dari diagram aliran data yang menggambarkan seluruh input ke output dari sistem. 2. Diagram nol Diagram nol adalah diagram yang dipecah atau dibagi dari lingkaran utama dari diagram hubungan serta data store sudah diperlihatkan dalam bagian ini. 3. Diagram rinci Tiap – tiap proses penting dalam diagram nol, mungkin dapat dibuatkan lagi diagram yang lebih rinci dari diagram sebelumnya ( sudah menggambarkan proses yang tidak dapat dibagi – bagi lagi ).
2.14
XAMPP XAM PP merupakan sebuah tool yang menyediakan beberapa paket perangkat lunak kedalam satu buah paket. Dengan menggunakan XAM PP, kita
22 secara automatis mengkonfigurasi web server Apache dan / atau database server MySQL. Paket XAM PP terdiri dari :
2.15
•
Apache
•
MySQL
•
PHP
•
SQLite
•
PHPMyAdmin
•
ADODB
•
Zend Optimizer, dan lain –lain.
Kerangka Berpikir Teoritis Berdasarkan uraian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa ditemukan masalah mengenai cara permintaan barang terutama IT Supplies di divisi SBTI PT. Pertamina yang kurang efisien. Cara melakukan permintaan IT Supplies di divisi SBTI PT. Pertamina masih dengan cara manual yaitu menggunakan formulir isian. Hal ini tentunya agak merepotkan dan kurang efisien karena para requestor harus mengisi secara manual formulir isian tersebut mengenai IT item apa saja yang mereka butuhkan dan baru mengirimkan formulir isian tersebut ke PIC ( Person In Charge ) yang bersangkutan. M asalah lain yang timbul adalah menumpuknya berkas pada PIC untuk menunggu keputusan Approval atau Reject Request. Dikarenakan masalah tersebut Requestor sering kali menunggu apakah permintaannya sudah dipenuhi atau belum. Untuk membantu memecahkan masalah tersebut, maka diusulkan suatu sistem permintaan barang yang berbasis web base yaitu dengan membuat suatu sistem on – line. Secara teori, sistem permintaan produk ini menggunakan tiga metode,yaitu : M etode analisis, digunakan beberapa cara yaitu :
23 1. Survei terhadap sistem yang sedang berjalan di divisi SBTI PT. Pertamina dengan melakukan wawancara dengan Bapak. Selaku asistant M anager 2. M enganalisis
terhadap
masalah
yang
ditemukan
setelah
mengadakan survei ke divisi SBTI PT. Pertamina . 3. M engidentifikasikebutuhan informasi, yaitu dengan mengusulkan suatu
sistem
permintaan
barang
secara
online
dengan
menggunakan web service. 4. M elakukan wawancara khusus untuk mengumpulkan informasi mengenai tgahapan dan jalur permintaan barang yang sedang berjalan saat ini. 5. M elakukan studi kepustakaan untuk mengumpulkaninformasi yang terkait dengan pembuatan sistem permintaan barang ini. M etode perancangan Dalam metode perancangan digunakan beberapa tahap, yaitu : 1.
Pembuatan rancangan database.
2.
Pembuatan Data Flow Diagram ( DFD ).
3.
Pembuatan spesifikasi proses.
4.
Pembuatan State Transtition Diagram ( STD ).
5.
Pembuatan rancangan tampilan layar.
M etode penentuan fakta ( fact finding ) Dalam metode penentuan fakta ini dilakukan beberapa cara yaitu dengan mempelajari dokumen, melakukan interview, melakukan observasi dan mengamati langsung ke divisi SBTI PT. Pertamina, melakukan riset di divisi SBTI PT. Pertamina dan mengevaluasi hasil dengan interview.
2.16 Rancangan Kuisioner Berdasarkan dari kebutuhan akan informasi yang dibutuhkan maka kami membuat suatu rancangan untuk kuisioner yang akan dibagikan kepada para
24 koresponden calon pengguna sistem kami. Adapun pertanyaan untuk kuisioner yang akan dibuat sebagai berikut :
Pertanyaan kuisioner yang akan dibuat : 1. IT Supplies Item apa saja yang dibiasa anda request a. Tinta Printer b. Kertas c. Dan lain - lain 2. Seberapa sering anda merequest untuk memenuhi kebutuhan barang kantor anda a. sangat sering ( dalam seminggu > 8 permintaan ) b. Sering ( berkisar 4 - 8 permintaan dalam seminggu ) c. Jarang ( dalam seminggu < 4 permintaan ) 3. Dengan cara apa sajakah anda merequest untuk memenuhi kebutuhan barang kantor anda a. Formulir isian b. By phone c. On - line system 4. M enurut anda, apakah sistem yang sudah diterapkan sudah menjawab semua kebutuhan anda a. Ya b. Cukup c. Tidak sama sekali 5. Dalam merequest suatu item, kesulitan apa saja yang sering anda hadapi a. Informasi Stok barang yang tersedia b. Proses registrasi yang rumit dan kurang efisien c. Lama proses registrasi d. lainnya ( silahkan isi lainnya, ...... ) 6. Perlukah dibuat suatu aplikasi secara online untuk menggantikan sistem yang sudah ada
25 a. sangat perlu b. Kurang perlu c. Tidak perlu d. Tidak tahu 7. Apakah para user pernah menggunakan sistem aplikasi untuk permintaan barang sebelumnya a. Pernah b. Tidak pernah 8. Informasi apa yang anda paling inginkan didalam sistem yang lebih baik ( boleh memilih lebih dari 1 pilihan ) a. Informasi stok barang b. Jenis barang c. spesifikasi d. Lainnya ( silahkan isi lainnya, ...... ) 9. Kriteria yang menurut anda baik untuk diterapkan didalam aplikasi tsb ( boleh memilih lebih dari 1 pilihan ) a. Tampilan yang menarik b. Penggunaan yang mudah c. fitur yang lengkap d. Akses yang cepat 10. M enurut anda aplikasi tsb sebaiknya dpt diakses oleh siapa saja a. Semua karyawan b. hanya Sekretaris c. Sebatas asisten manager dan diatasnya
