BAB II LANDASAN TEORI
2.1.
Definisi Manajemen Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber dayasumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. (James A.S. Stoner, 1982:8) Manajemen juga dapat diartikan sebagai proses karena semua manajer, tanpa memperdulikan kecakapan atau ketrampilan khusus mereka, harus melaksanakan kegiata-kegiatan tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan-tujuan yang mereka inginkan. Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa manajemen, semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Ada tiga alasan utama diperlukannya manajemen : 1. Untuk mencapai tujuan Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi. 2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuantujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik
16 16 http://digilib.mercubuana.ac.id/
dan karyawan, maupun kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikat kerja, assosiasi perdagangan, masyarakat dsan pemerintahan. 3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas Suatu kerja organisasi dapat diukur banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum adalah efesien dan efektivitas.
2.1.1
Tingkatan Manajemen Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi manajer menjadi tiga golongan yang berbeda, yaitu : 1. Manajer lini – pertama Tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. 2. Manajer menengah Manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya dan kadang-kadang juga karyawan operasional. 3. Manajer puncak Klasifikasi manajer tertinggi ini terdiri dari sekelompok kecil eksekutif. Manajemen puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi.
17 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Perbedaan tingkatan manajemen akan membedakan pula fungsi-funsi manajemen yang dilaksanakan. Ada dua fungsi utama manajemen, yaitu : 1. Manajemen Administrasi Lebih berurusan dengan penetapan tujuan dan kemudian perencanaan, penyusunan kepegawaian dan pengawasan kegiatan-kegiatan yang terkoordinasi untuk mencapai tujuan. 2. Manajemen Operatif Lebih mencakup kegiatan memotivasi, supervisi, dan komunikasi dengan para karyawan untuk mengarahkan mereka mencapai hasilhasil secara efektif. Atas dasar ruang lingkup kegiatan yang dikelola, para manajer dapat pula diklasifikasikan sebagai manajer fungsional atau manajer umum. Manajer fungsional mempunyai tanggung jawab hanya atas satu kegiatan organisasi, seperti produksi, pemasaran, keuangan, kepegawaian (personalia), atau akuntansi. Pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, manajer umum mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab atas satuan kerja keseluruhan atau divisi operasi yang mencakup semua atau beberapa kegiatan-kegiatan fungsional satuan kerja.
18 http://digilib.mercubuana.ac.id/
2.1.2
Fungsi-fungsi yang dilaksanakan manajer Ada lima fungsi yang dilaksanakan manajer, yaitu : 1. Perencanaan Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi tujuantujuannya dan menetapkan prosedur terbaik untuk pencapaian tujuantujuan itu. Disamping itu, rencana memungkinkan : a) Organisasi
bias
memperoleh
dan
mengikat
sumberdaya-
sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan. b) Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konsisten dengan berbagai tujuan dan prosedur terpilih. c) Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan koreksi dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan. •
Perencanaan (planning), adalah : 1. Pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi. 2. Penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, system, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
•
Pengorganisasian (organizing), adalah : 1. Penentuan sumberdaya-sumberdaya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. 2. Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat “membawa” hal-hal tersebut ke arah tujuan. 3. Penugasan tanggung jawab tertentu.
19 http://digilib.mercubuana.ac.id/
4. Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya. •
Penyusunan Personalia (staffing), adalah : 1. Penarikan (recruitment). 2. Latihan dan pengembangan. 3. Penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.
•
Pengarahan (leading) Fungsi pengarahan secara sederhana adalah untuk membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan.
•
Pengawasan (controlling), adalah : Penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Hal ini dapat positif maupun negatif. Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efisien dan efektif. Pengawasan negatif mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi kembali. Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsur, yaitu : 1. Penetapan standar pelaksanaan 2. Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan 3. Pengukuran
pelaksanaan
nyata
dan
membandingkannya
dengan standar yang telah ditetapkan
20 http://digilib.mercubuana.ac.id/
4. Pengambilan
tindakan
koreksi
yang
diperlukan
bila
pelaksanaan penyimpang dari standar.
2.2
Pengertian Manajemen Perkantoran 2.2.1
Definisi Manajemen Perkantoran Manajemen Perkantoran, menurut The Liang Gie (Administrasi Perkantoran Modern,1992) dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuantujuan yang telah ditentukan. Kegiatan manajemen perkantoran : 1. Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan. 2. Menyediakan informasi yang tepat, agar dalam pengambalian keputusan pihak manajerial dapat menetapkan strategis tepat, sehingga jalannya roda organisasi mampu menggelinding ke depan dengan cepat. 3. Mengusahakan fasilitas pelayanan dan komunikasi, agar tercipta kinerja yang prima didalam perusahaan. 4. Menentukan luasnya otomatisasi kntor yang dipergunakan, agar tidak terjadi pemborosan yang berlebihan dalam otomatisasi peralatan kantor.
21 http://digilib.mercubuana.ac.id/
5. Mengelola lingkungan fisik, agar tercipta kenyamanan kerja sehingga karyawan lebih produktif dalam bekerja. 6. Menganalisis dan memperbaiki metode kerja serta prosedur kerja, untuk mencari yang terbaik sebelum dijadikan standarkerja (untuk evaluasi kinerja pekerjaan kantor). 7. Mengarahkan pegawai-pegawai kantor untuk bekerja dengan optimal. 2.2.2
Kearsipan Kearsipan adalah suatu kegiatan menempatkan (replacing) dokumendokumen penting dalam tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan tertentu, sehingga setiap diperlukan dapat menemukan (finding) kembali dengan mudah dan cepat. Tujuan Pengarsipan : 1. Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu-waktu arsip dibutuhkan. 2. Sebagai sumber data, arsip merupakan sumber imformasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan keputusan. 3. Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika organisasi di masa lalu.
22 http://digilib.mercubuana.ac.id/
