BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Produksi Proses manufaktur dapat digambarkan seperti terlihat dalam Gambar 2.1., berupa kerangka masukan-keluaran, dimana masukannya berupa bahan baku, selanjutnya bahan baku dikonversi (dengan bantuan peralatan, waktu, keahlian, uang, manajemen, dsb) menjadi keluaran berupa produk akhir. Pengendalian produksi berkepentingan dengan peramalan atau perkiraan keluaran, penentuan input yang dibutuhkan, serta perencanaan dan penjadwalan pengelolahan bahan baku.
Sumber : Biegel, John E. 1990. Production Control a Quantitative Approach. Second Edision. New Delhi : Prentice Hall of India Private Limited
Gambar 2.1 : Manufaktur sebagai Proses Input-Output
6
7
Ruang lingkup perencanaan dan pengendalian produksi pada industri manufaktur memliki fungsi yang sama. Adapun fungsi dan aktivitas-aktivitas yang ditangani adalah sebagai berikut : 1. Mengelola pesanan (order) dari pelanggan 2. Meramalan permintaan, untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan. 3. Mengelola persediaan, termasuk membuat kebijakan safety stock, kebijakan kuantitas order, frekuensi dan periode pesanan. 4. Menyusun rencana agregat (penyesuaian permintaan dengan kapasitas). 5. Membuat jadwal induk produksi 6. Merencanakan kebutuhan. 7. Melakukan penjadwalan pada mesin atau fasilitas produksi 8. Monitoring dan pelaporan pembebanan kerja disbanding kapasitas produksi, dan mengevaluasi scenario pembebanan dan kapasitas. Fungsi tersebut dalam praktik tidak semua akan diterapkan, tergantung pada teknik dan sistem perencanaan dan pengendalian yang digunakan oleh perusahaan. Peramalan kebutuhan merupakan titik awal kegiatan pengendalian produksi. Peramalan dilakukan dalam satu jangka waktu perencanaan. 2.1.1
Berbagai Macam Sistem Produksi
Berdasarkan modul mata kuliah Pengantar Teknik Industri (Aifrid;2007), bahwa Proses produksi merupakan cara, metode dan teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu produk dengan mengoptimalkan sumber daya
8
produksi (tenaga kerja, mesin, bahan baku dan dana) yang ada. Sistem produksi menurut proses menghasilkan output dibedakan menjadi dua jenis, yaitu: 1. Proses Produksi Kontinyu (Continuous Process) 2.
Proses Produksi Terputus (Intermittent Process/Discrete System) Jenis proses produksi terputus ini akan mempengaruhi tata letak fasilitas
dari peralatan produksi. Ada dua macam tata letak dasar yang dapat kita identifikasikan, yaitu tata letak berdasarkan produk (product layout) dan berdasarkan proses (proses layout). Tata letak berdasarkan produk digunakan bila memproduksi satu jenis produk yang standard dan dibuat secara massal. Masingmasing unit output membutuhkan urutan operasi yang sama dari awal hingga akhir pengerjaan sehingga pusat-pusat kerja (kumpulan mesin) dan fasilitas produksi lainnya akan diatur menurut urutan operasi yang dibutuhkan dalam satu lintasan produksi. Pada proses operasi ini urutan dan waktu yang dibutuhkan ditetapkan dahulu, kemudian menyusun urutan mesinnya. Teguh Baroto (2002), mengemukakan bahwa berdasarkan cara pembuatan (dan masa pengerjaan), produksi dapat diklasifikasikan menjadi tipetipe berikut ini: 1. Engineering To Order (ETO), yaitu bila perusahaan melakukan rekayasa mulai penyiapan fasilitas sampai pembuatan untuk memenuhi pesanan (order). Produk yang dipesan biasanya berjumlah satu unit dan spesifikasinya sangat berbeda antara pesanan yang satu dengan lainnya. Disamping itu, sangat banyak aktifitas yang terlibat dalam pembuatannya.
9
2. Make To Order (MTO), bila perusahaan berproduksi (membuat) dengan fasilitas produksi yang dimiliki untuk memenuhi pesanan (order). 3. Assembly To Order (ATO), bila perusahaan memproduksi (merakit) dengan fasilitas produksi yang dimiliki untuk memenuhi pesanan (order). Make To Stock (MTS), bila produksi perusahaan tidak ditujukan untuk melayani pesanan, namun distok untuk mengantisipasi permintaan 2.2
Manajemen Persediaan Manajemen persediaan merupakan teknis yang sangat berguna dalam
pengelolaan perusahaan yang bersifat konkret, mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penganktualisasian, dan pengontrolan system persediaan. Setiap perusahaan, selalu memerlukan persediaan. Tanpa adanya persediaan, perusahaan akan dihadapkan pada risiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggannya. Pada prinsipnya manajemen persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang.
2.2.1
Pengertian Persediaan
Secara umum, persediaan adalah segala sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Persediaan adalah komponen, material, atau produk jadi yang tersedia ditangan, menunggu untuk digunakan atau dijual.
10
Persediaan adalah bahan mentah, barang dalam proses atau (work in process) barang jadi, barang pembantu, bahan pelengkap, komponen yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Teguh Baroto (2002), mengemukakan bahwa secara fisik, item persediaan dapat dikelompokkan dalam lima kategori, yaitu sebagai berikut: 1. Bahan mentah ( raw material), yaitu persediaan barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, yang diperoleh dari sumbersumber alam ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan yang menggunakannya. 2. Komponen,
yaitu
barang-barang
yang terdiri atas bagian-bagian
(parts) yang diperoleh dari perusahaan lain atau hasil produksi sendiri untuk digunakan dalam pembuatan barang jadi atau barang setengah jadi. 3. Barang setengah jadi (work in process), yaitu barang-barang keluaran dari setiap operasi produksi atau perakitan yang telah memiliki bentuk lebih kompleks daripada komponen, namum masih perlu proses lebih lanjut untuk menjadi barang jadi. 4. Barang jadi (Finished goods), adalah barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual pada pelanggan atau perusahaan lain. 5. Bahan pembantu (supplies material), adalah barang-barang yang diperlukan dalam proses pembuatan atau perakitan barang, namun bukan merupakan komponen barang jadi ( bahan bakar, pelumas, listrik, dan lainlain).
11
2.2.2 Penyebab, Fungsi dan Tujuan Persediaan Teguh Baroto (2002), mengemukakan bahwa persediaan merupakan suatu hal yang tak terhindarkan. Penyebab timbulnya persediaan adalah sebagai berikut: 1. Mekanisme pemenuhan atas permintaan. Permintaan terhadap suatu barang tidak dapat dipenbuhi seketika, bila barang tersebut tidak tersedia sebelumnya. 2. Keinginan untuk meredam ketidakpastian. Ketidakpastian terjadi akibat: permintaan yang bervariasi, dan tidak pasti dalam jumlah maupun waktu kedatangan, waktu pembuatan yang cenderung tidak konstan antara satu produk dengan produk berikutnya, waktu tenggang (lead time) yang cenderung tidak pasti karena banyak faktor yang tidak dapat dikendalikan. 3. Keinginan melakukan spekulasi yang bertujuan mendapatkan keuntungan besar dari kenaikan harga di masa mendatang. Teguh Baroto (2002), mengemukakan bahwa efisiensi produksi (salah satu muaranya adalah penurunan biaya produksi) dapat ditingkatkan melalui pengendalian system persediaan. Efisiensi ini dapat dicapai bila fungsi persediaan dapat dioptimalkan. Beberapa fungsi persediaan adalah sebagai berikut: 1. Fungsi independensi. Persediaan bahan diadakan agar departemendepartemen dan dan proses individual terjaga kebebasannya. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan yang tidak pasti. Permintaan pasar tidak dapat diduga dengan tepat, demikian pula dengan pasokan dari pemasok. Seringkali keduanya dari meleset dari
12
perkiraan. Agar proses produksi dapat berjalan tanpa tergantung pada kedua hal ini (independent), maka persediaan harus mencukupi. 2. Fungsi ekonomis. Seringkali pada kondisi tertentu, memproduksi dengan jumlah produksi tertentu (lot) akan lebih ekonomis daripada memproduksi secara berulang atau sesuai permintaan. Pada kasus tersebut (dan biaya setup besar sekali), maka biaya set-up ini mesti dibebankan pada setiap unit yang diproduksi, sehingga jumlah produksi yang berbeda membuat biaya produksi per unit juga akan berbeda, maka perlu ditentukan jumlah produksi yang optimal. Jumlah produksi optimal pada kasus ini ditentukan oleh struktur biaya set-up dan biaya penyimpanan. 3. Fungsi antisipasi. Fungsi ini diperlukan untuk mengantisipasi perubahan permintaan atau pasokan. Seringkali perusahaan mengalami kenaikan permintaan setelah dilakukan program promosi. Untuk memenuhi hal ini, maka diperlukan persediaan produk jadi agar tak terjadi stock out. 4. Fungsi Fleksibilitas. Bila dalam proses produkasi terdiri atas beberapa tahapan proses operasi dan kemudian terjadi kerusakan pada satu tahapan proses operasi, maka akan diperlukan waktu untuk melakukan perbaikan. Berarti produk tidak akan dihasilkan untuk sementara waktu. Persediaan barang setengah jadi (work in procces) pada situasi ini merupakan faktor penolong untuk kelancaran proses operasi.
13
Persediaan (inventory) dapat memiliki berbagai fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan. Ada enam pengunaan persediaan, yaitu : 1. Untuk memberikan suatu stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan timbul dari konsumen. 2. Untuk
memasangkan
produksi
dengan
distribusi.
Misalnya,
bila
permintaan produknya tinggi hanya pada musim panas, suatu perusahaan dapat membentuk stok selama musim dingin, sehingga biaya kekurangan stok dan kehabisan stok dapat dihindari. 3. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah, karena pembelian dalam jumlah besar dapat secara substansial menurunkan biaya produk. 4. Untuk melakukan hedging terhadap inflasi dan perubahan harga. 5. Untuk menghindari dari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu, atau pengiriman yang tidak tepat. 6. Untuk menjaga agar operasi dapat berlangsung dengan baik dengan menggunakan “barang-dalam-proses” dalam persediaanya. Hal ini karena perlu waktu untuk memproduksi barang dan karena sepanjang berlangsungnya proses, terkumpul persediaan-persediaan. Secara luas, tujuan dari system persediaan adalah menemukan solusi optimal terhadap seluruh masalah yang terkait dengan persediaan. Dikaitkan dengan tujuan umum perusahaan makan ukuran optimalitas pengendalian persediaan seringkali diukur dengan keuntungan maksimum yang dicapai. Karena perusahaan memiliki banyak sub system lain selain persediaan, maka mengukur
14
konstribusi pengendalian persediaan dalam mencapai total keuntungan bukan hal mudah. Optimalisasi pengendalian persediaan biasanya diukur dengan total biaya minimal pada suatu periode tertentu (Teguh Baroto;2002).
2.2.3
Biaya Dalam Sistem Persediaan
Teguh Baroto (2002), mengemukakan bahwa biaya persediaan adalah semua pengeluaran dan kerugian yang timbul sebagai akibat persediaan. Biaya tersebut adalah : 1. Harga Pembelian 2. Biaya Pemesanan (Ordering Cost) 3. Biaya Penyimpanan (Carrying Cost) 4. Biaya Kekurangan Persediaan (Stock out Cost) 5. Biaya Penyiapan (Set Up Cost).
2.2.4
Model Persediaan
Perusahaan manufaktur dalam menjalankan usahanya membutuhkan persediaan mulai dari keperluan bahan mentah sampai pada barang jadi. Dalam persediaan harus pula diperhatikan bagaimana meminimalkan biayanya sebab banyak biaya yang diperlukan dalam mengadakan stok barang tersebut. Untuk itu maka diperlukan metode persediaan yang dapat mengantisipasi penentuan diadakannya persediaan pada perusahaan tersebut. Teguh Baroto (2002), mengemukakan bahwa ada beberapa model persediaan, antara lain sebagai berikut :
15
1. Model Economic Order Quantity (EOQ). Jika suatu barang dipesan dari pemasok, berapapun jumlah barang yang dipesan, biaya pemesanan (telepon, pengiriman, administrasi dan lain-lain) besarnya selalu sama. Artinya biaya pemesan tidak bergantung pada jumlah pemesanan melainkan pada berapa kali jumlah pemesanan. Jika suatu barang diproduksi, perusahaan harus men-set up mesin dan fasilitas produksi lainnya, harus membuat rencana, dan lain-lain yang biaya tersebut tidak akan berbeda untuk jumlah produksi yang berbeda. Fakta lainnya, ada biaya yang berubah jika jumlah unit yang diproduksi atau dipesan berubah. Biaya ini berbanding lurus dengan jumlah yang diproduksi. Termasuk dalam kategori ini adalah harga barang, biaya penyimpanan, biaya penanganan dan lain-lain. Berdasarkan fakta ini maka dapat dibuat generalisasi bahwa, pada setiap pemesanan dan atau pembuatan produksi, biaya dapat diklarifikasikan kedalam dua jenis yaitu biaya tetap (fixed cost) dan biaya variable. Pada prakteknya semua biaya dapat dipisahkan secara tegas kedalam dua kategori ini. Akibatnya adanya dua tipe biaya ini maka biaya total (fixed cost dan variable cost) akan menjadi berbeda bila jumlah unit yang diproduksi berbeda. Bila barang yang diproduksi 1 atau 1000, fixed cost ini besarnya tetap. Selanjutnya, bila fixed cost ini dibebankan pada biaya produksi per unit maka fixed cost ini akan dibagi oleh jumlah unit yang diproduksi. Jadi, semakin banyak jumlah yang diproduksi, akan semakin
16
kecil. Logikanya, akan terdapat titik temu (optimal) agar total keduanya biaya tersebut minimal. Model yang dikembangkan oleh Ford Harris tersebut adalah :
Q* =
2 xAxD IxC
Dimana :
A = order cost D = permintaan per periode I = holding cost (dalam decimal) C = harga per unit Q = kuantiti
Bila kuantitas pesanan dinotasikan dengan Q, maka rata-rata ini dapat dirumuskan dengan
Q . 2
Ongkos penyimpanan pertahun adalah: H = I .C Dimana :
H = holding cost (biaya pentimpanan) per unit (I.C) C = unit cost (harga pembelian) I = inventory holding cost (dalam decimal)
Rumus untuk total biaya penyimpanan =
Jumlah pesanan =
Q .I .C 2
D , dimana D = kebutuhan pertahun Q
Total biaya pemesanan =
D .A Q
D = rata-rata kebutuhan pertahun Q = kuantitas pesanan setiap kali pesan A = biaya per sekali pesan
17
Biaya total persediaan (simpan dan pesan) per tahun dapat dirumuskan : TC =
Q D .I .C + . A Q 2
Model ini dapat diterapkan dengan asumsi-asumsi sebagai berikut : 1. Permintaan diketahui dengan pasti dan konstan selama periode persediaan. 2. Semua item yang dipesan diterima seketika, tidak bertahap. 3. Jarak waktu sejak pesan sampai pesanan datang (lead time) pasti. 4. Semua biaya diketahui dan bersifat pasti. 5. Kekurangan persediaan (stock out) tidak diijinkan. 6. Tidak ada discount dalam tingkat kuantitas pesanan.
Tingkat Penggunaan
Tingkat Persediaan
Q
Persediaan ditangan rata-rata Q 2
0
Waktu Gambar 2.2 Grafik Persediaan dalam Model EOQ
Pada gambar 2.1, grafik persediaan dalam model ini berbentuk gigi gergaji/bentuknya seperti gigi ikan hiu. Dimana : Q
= Jumlah barang yang dipesan (tingkat persediaan maksimum)
Q 2
= Persediaan rata-rata ditangan
0
= Persediaan minimum
18
Karena permintaannya konstan sepanjang waktu, persediaan menurun dengan tingkat yang sama sepanjang waktu. Pada saat persediaan mencapai 0, pesanan untuk kelompok baru tepat diterima, sehingga tingkat persediaan naik kembali sampai Q. Jika model EOQ diterapkan, maka faktor penting adalah lead time. Lead time adalah jarak waktu antara saat melakukan order hingga order datang. Setelah kuantitas pesanan diketahui, hal berikutnya adalah menentukan reorder point. Reorder point (ROP) atau R adalah menunjukkan suatu tingkat persediaan dimana pada saat itu harus dilakukan pesanan. Rumus reorder point (ROP/R):
ROP = d .L
Dimana :
ROP = reorder point d
= permintaan harian
L
= lead time
Jarak waktu antar pesanan dihitung dengan persamaan: T =
WQ * D
Dimana : W = jumlah hari kerja dalam setahun 2. Model EOQ dengan Potongan Harga Suatu potongan harga untuk jumlah pembelian yang besar sangat lazim ditawarkan oleh penjual. Hal ini untuk menarik minat pembeli agar mau membeli dalam jumlah besar. Keuntungan yang dapat diperoleh embeli bila membeli dalam jumlah besar adalah turunnya harga beli per unit, biaya pengiriman lebih rendah, penurunan biaya pemesanan, dan minimasi resiko kekurangan stok. Kerugiannya adalah modal akan banyak tertanam di persediaan dan resiko rusak lebih besar.
19
3. Model EOQ dengan Back Order Bila kekurangan persediaan atau keterlambatan pemenuhan kebutuhan (shortage) diijinkan dengan biaya pengadaan/keterlambatan tertentu (biaya shortage/biaya back order), maka model EOQ sederhana dapat dimodifikasi:
EOQ =
2. A.D B + H . H H
dimana:
A = order cost D = demand rata-rata dalam satu horizon
perencanaan H = holder cost ( H = I .C ) B = biaya back order per unit per periode
Tingkat Persediaan (unit)
Q-b Q
b
Waktu Gambar 2.3 Grafik Model EOQ Back Order
Keterangan pada gambar grafik persediaan diatas dimana : Q
= jumlah setiap pemesanan
b
= back order yaitu barang yang dipesan oleh pembeli tetapi belum
dapat dipenuhi
20
(Q-b) = merupakan on hand inventory, yang menunjukkan jumlah persediaan pada setiap awal siklus persediaan yaitu jumlah persediaan yang tersisa setelah dikurangi back order. Grafik persediaan tersebut akan memperhitungkan stock-out dan backorder, dimana pesanan dari pelanggan akan tetap diterima walaupun pada saat itu tidak ada persediaan, permintaan akan dipenuhi kemudian setelah ada persediaan baru.
4. Model Economic Production Quantity (EPQ) Model EOQ sederhana menganggap bahwa kuantitas yang dipesan akan diterima sekaligus (seketika) dalam suatu saat yang sama. Jika item diproduksi sendiri, umumnya pesanan tidak dapat datang sekaligus karena keterbatasan tingkat produksi. Persediaan akan tiba secara bertahap dan juga dikurangi secara bertahap karena untuk memenuhi kebutuhan. Logikanya, kecepatan (p) harus lebih tinggi dari kecepatan pemakaian (d). Jika tidak akan ada stockout.
Q
Bila diterima semua seketika
d
p-d
Inventory maksimal
R 0
Waktu L
tp
Gambar 2.4 Grafik Model EOQ dengan Tingkat Produksi Terbatas (EPQ)
21
Dimana : Q = kuantiti,
P = kecepatan produksi
d = kecepatan pemakaian, t = jangka waktu antar pesanan L = waktu tenggang (Lead Time) Untuk menghitung jumlah lot optimal untuk setiap kali produksi adalah menggunakan rumus sebagai berikut:
Q* =
2.3
2. A.D ⎛ d⎞ H ⎜⎜1 − ⎟⎟ p⎠ ⎝
⎛ d⎞ Q⎜⎜1 − ⎟⎟ p⎠ D TIC = A = + H ⎝ 2 Q
Metode Perencanaan Kebutuhan Material
Dalam perusahaan pengendalian bahan baku sangat penting untuk kelangsungan proses produksi dalam memenuhi kebutuhan konsumen. Adapun metode yang digunakan dalam pengendalian bahan baku yaitu membuat suatu perencanaan dalam pemenuhan kebutuhan bahan baku, salah satunya dengan menggunakan system Material Requirement Planning (MRP). Perencanaan Kebutuhan Material (MRP) mengakui hubungan (relationship) antara permintaan (demand) untuk produk akhir dan komponenkomponen yang digunakan untuk membuatnya. Hubungan tersebut digunakan untuk menentukan jumlah kuantitas yang harus diproduksi untuk setiap produk akhir, komponen, dan sub-rakitan dalam satu periode.
22
2.3.1
Pengertian Material Requirement Planning (MRP)
Teguh Baroto (2002), mengemukakan bahwa dalam suatu industri,
permintaan terhadap item-item produksi dapat dibedakan ke dalam dua tipe yaitu, permintaan tidak bergantung (independent demand) dan permintaan tergantung (dependent demand). Suatu item dianggap memiliki independent demand bila permintaan terhadap item tersebut tidak dipengaruhi oleh permintaan terhadap item yang lain, permintaan hanya dipengaruhi oleh faktor pasar. Permintaan terhadap produk jadi atau produk akhir umumnya bersifat independent. Artinya, permintaan terhadapnya hanya dipengaruhi oleh kondisi pasar dan tidak dipengaruhi oleh permintaan terhadap barang lain yang diproduksi di perusahaan tersebut. Suatu item memiliki dependent demand bila permintaan terhadap item tersebut dipengaruhi akan permintaan terhadap item yang lain. Sebagai contoh, di sebuah industri mobil, permintaan terhadap ban, jok, dan komponen lain akan ditentukan oleh permintaan terhadap mobil. Artinya, bila ingin memproduksi 10 unit mobil, maka harus disediakan sebanyak 50 unit ban. Jadi permintaan ban bersifat dependent. Permintaan dependent biasanya terdapat pada item komponen, barang setengah jadi (WIP), atau bahan baku. Teguh Baroto (2002), mengemukakan bahwa sistem MRP adalah suatu
prosedur logis berupa aturan keputusan dan teknik transaksi berbasis computer yang dirancang untuk menerjemahkan jadwal induk produksi menjadi “kebutuhan bersih” untuk semua item. Sistem MRP dikembangkan untuk membantu perusahaan manufaktur mengatasi kebutuhan akan item-item dependent secara
23
lebih baik dan efisien. Disamping itu, system MRP dirancang untuk membuat pesanan-pesanan produksi dan pembelian untuk mengatur aliran bahan baku dan persediaan dalam proses sehingga sesuai dengan dengan jadwal produksi untuk produk akhir. Hal ini memungkinkan perusahaan memelihara tingkat minimum dari item-item yang kebutuhannya dependent, tetapi tetap dapat menjamin terpenuhinya jadwal produksi untuk produk akhirnya. Sistem MRP juga dikenal sebagai perencanaan kebutuhan berdasarkan tahapan waktu (time-phase requirements planning).
2.3.2
Tujuan dan Manfaat MRP
Teguh Baroto (2002), mengemukakan bahwa ada empat kemungkinan
yang menjadi ciri utama dari system MRP yaitu sebagai berikut: 1. Menentukan kebutuhan pada saat yang tepat. Menentukan secara tepat “kapan” suatu pekerjaan harus diselesaikan atau “kapan” material harus tersedia untuk memenuhi permintaan atas produk akhir yang sudah direncanakan pada Jadwal Induk Produksi. 2. Menentukan kebutuhan minimal untuk setiap item. Dengan diketahuinya kebutuhan akan produk jadi, MRP dapat menentukan secara tepat sistem penjadwalan (berdasarkan prioritas) untuk memenuhi semua kebutuhan minimal setiap item komponen.
24
3.
Menentukan pelaksanaan rencana pemesanan. Memberikan indikasi kapan pemesanan atau pembatalan terhadap pesanan harus dilakukan, baik pemesanan yang diperoleh dari luar atau dibuat sendiri.
4. Menentukan penjadwalan ulang atau pembatalan atas suatu jadwal yang sudah direncanakan. Apabila kapasitas yang ada tidak mampu memenuhi pesanan yang dijadwalkan pada waktu yang diinginkan, maka sistem MRP dapat memberikan indikasi untuk melakukan rencana penjadwalan ulang (jika mungkin) dengan menentukan prioritas pesanan yang realistik. Jika penjadwalan ulang ini masih tidak memungkinkan untuk memenuhi pesanan, maka pembatasan atas suatu pesanan harus dilakukan. Kunci keberhasilan dari faktor diatas haruslah ditunjang dengan suatu sistem pengontrolan aliran bahan yang tepat untuk memenuhi jadwal permintaan konsumen, yang didukung dengan sistem komputerisasi sebagai alat pembantu dalam memudahkan proses pelaksanaannya. Sehubungan dengan pengontrolan atas bahan/item yang dimaksudkan, rencana kebutuhan bahan sebagai suatu sistem komputerisasi, berfungsi seperti timbangan yang berfungsi menyeimbangkan antara kebutuhan dan kemampuan memenuhi kebutuhan dari setiap item. Rencana kebutuhan bahan memberikan indikasi apabila terjadi ketidakseimbangan antara kebutuhan dan kemampuan. Besarnya kebutuhan digambarkan oleh jadwal induk produksi, struktur produk dan status persediaan.
25
Menurut Hariono (Tugas Akhir;2010), tujuan Material requirement Planning (MRP) secara umum adalah: 1. Mengurangi persediaan (menentukan dengan tepat berapa jumlah bahan atau komponen yang dibutuhkan sesuai dengan permintaan jadwal induk produksi). 2. Meningkatka rasa kepercayaan dari konsumen (dengan adanya penyerahan produk pada waktu yang tepat, akan memberikan kepuasan bagi konsumen). Adapun manfaat dari MRP diantaranya adalah : 1. Peningkatan pelayanan dan kepuasan konsumen. 2. Peningkatan pemanfaatan fasilitas dan tenaga kerja. 3. Perencanaan dan penjadwalan persediaan yang lebih baik. 4. Tanggapan yang lebih cepat terhadap perubahan dan pergeseran pasar. 5. Tingkat persediaan menurun tanpa mengurangi pelayanan kepada konsumen.
2.3.3
Persyaratan Material Requirement Planning (MRP)
Menurut Hariono (Tugas Akhir;2010), agar system Material Requiremen Planning (MRP) dapat diterapkan mencapai hasil yang baik, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi yaitu: 1. Harus ada jadwal induk produksi (Master Production Schedule) suatu pernyataan yang menentukan jumlah hasil akhir yang akan diproduksi, serta kapan diproduksi.
26
2. Nomor-nomor dari persediaan harus ditetapkan dan harus unik (jangan sampai keliru dengan item lainnya). 3. Tersedianya catatan mengenai status dari semua item yang dikendalikan dengan sistem Material Requirement Planning (MRP). 4. Lead time bagi semua item sudah diketahui. 5. Tanggal yang dicantumkan dalam jadwal itu benar-benar menunjukan tanggal fabrikasi akan dilaksanakan. 6. Jumlah item yang disebutkan untuk Material Requirement Panning (MRP) harus sama dengan yang akan dipakai untuk fabrikasi.
2.3.4
Input Material Requirement Planning (MRP)
Teguh Baroto (2002), mengemukakan ada tiga input yang dibutuhkan
Material Requirement Planning (MRP), yaitu: 1. Jadwal Induk Produksi (Master Production Schedule). 2. Catatan Keadaan Persediaan (Inventory Master File atau Inventory Status Record).
27
3. Struktur Produk (Product Structure Record & Bill of Material). Peramalan Permintaan independent
Jadwal Induk Produksi
Sistem MRP
Catatan Persediaan
-
Output: Apa yang dipesan/diproduksi
-
Berapa jumlahnya
-
2.4 Bagan Input MRP KapanGambar dipesan/diproduksi
Pesanan Komponen dari Luar
Catatan Struktur Produk
Gambar 2.5 Struktur produk dalam MRP
2.3.4.1 Jadwal Induk Produksi
Jadwal induk produksi (Master Production Schedule) merupakan rencana rinci tentang jumlah barang yang akan diproduksi pada beberapa satuan waktu dalam horizon perencanaan. Jadwal induk produksi merupakan proses alokasi untuk membuat sejumlah produk yang diinginkan dengan memperhatikan kapasitas yang tersedia (mesin, peralatan, pekerja, dan lain-lain).
2.3.4.2 Struktur Produk (Product Structure Record & Bill of Material)
Setiap item dan komponen produk harus memiliki identifikasi yang jelas sehingga berguna pada saat komputerisasi. Hal ini dilakukan dengan membuat struktur produk dan bill of material tiap produk.
28
Bill of Material merupakan kaitan antara produk dengan komponen penyusunnya. Informasi yang dilengkapi untuk setiap komponen ini meliputi : jenis komponen, jumlah yang dibutuhkan dan tingkat penyusunannya.
Gambar 2.6 Contoh Suatu Struktur Produk
2.3.4.3 Status Persediaan (Inventory Master File)
Status Persediaan (Inventory Status Record), pada sistem MRP didasarkan atas keakuratan data status persediaan yang dimiliki sehingga keputusan untuk membuat atau memesan barang pada suatu saat dapat dilakukan dengan sebaikbaiknya. Untuk itu tingkat persediaan komponen dan material harus selalu diamati. Jika terjadi perbedaan antara tingkat persediaan aktual dengan data persediaan dalam sistem komputer maka data persediaan dalam sistem komputer tersebut harus segera dimuthakirkan. MRP tidak mungkin dijalankan tanpa adanya catatan.
29
2.3.5
Output Material Requirement Planning (MRP)
Teguh Baroto (2002), mengemukakan bahwa output dari system MRP
adalah berupa pesanan atau rencana produksi yang dibuat atas dasar lead Time. Rencana pemesanan memiliki dua tujuan yang hendak dicapai yaitu, menentukan kebutuhan bahan pada tingkat lebih bawah dan memproyeksikan kebutuhan kapasitas. Rencana pemesanan dan rencana produksi dari ouput system MRP selanjutnya akan memiliki fungsi-fungsi yaitu; memberikan catatan tentang pesanan penjadwalan yang harus dilakukan/direncanakan baik dari pabrik sendiri maupun dari pemasok, memberikan indikasi untuk penjadwalan ulang, memberikan indikasi untuk pembatalan pesanan, memberikan indikasi untuk keadaan persediaan. Keluaran MRP sekaligus juga mencerminkan kemampuan dan ciri dari MRP, yaitu: 1. Planned Order Schedule (Jadwal Pesanan Terencana) adalah penentuan jumlah kebutuhan material dan waktu pemesanan yang digunakan untuk memenuhi permintaan produk akhir yang sudah direncanakan dalam jadwal induk produksi. 2. Order Release Report (Laporan Pengeluaran Pesanan) berguna bagi pembeli yang akan digunakan untuk bernegoisasi dengan pemasok, dan berguna juga bagi Manajer manufaktur, yang akan digunakan untuk mengontrol proses produksi.
30
3. Changes to planning Orders (Perubahan terhadap pesanan yang telah direncanakan)
adalah
yang
merefleksikan
pembatalan
pesanan,
pengurangan pesanan, pengubahan jumlah pesanan. 4. Performance Report (Laporan Penampilan) yaitu suatu tampilan yang menunjukkan sejauh mana sistem bekerja, kaitannya dengan kekosongan stock dan ukuran yang lain.
2.3.6
Prinsip Dasar Sistem MRP
Sistem MRP memiliki suatu prosedur tertentu. Agar prosedur ini dapat diterapkan dengan hasil yang tepat, maka ada beberapa prinsip dan persyaratan yang harus disertakan dalam penerapan system MRP. Menurut Teguh Baroto (2002), berikut ini prinsip dan persyaratan tersebut.
2.3.6.1 Time Phasing
Time phasing adalah fase waktu yang berarti adanya dimensi waktu dalam catatan persediaan. Praktik dari prinsip time phasing adalah pembuatan suatu hubungan yang relevan antara jumlah kebutuhan dengan waktu/jadwal perencanaan. Ada dua pendekatan yang sering digunakan yaitu; pendekatan tanggal/jumlah (diperlihatkan jumlah kebutuhan pada suatu periode waktu, dan hanya periode waktu yang memiliki kebutuhan yang dituliskan) dan pendekatan paket waktu (semua periode waktu serta semua kebutuhan dituliskan bersama-sama).
31
2.3.6.2 Status Persediaan
Informasi status persediaan akan mengungkapkan berapa jumlah persediaan dari setiap item. Status ini diperlukan untuk mengetahui; item apa yang dimiliki?, item apa yang diperlukan?, dan apa yang harus dilakukan?. Logika status persediaan di suatu periode adalah: A + B – C = X, di mana: A
= jumlah persediaan yang dimiliki saat ini
B
= jumlah yang akan diterima (sedang di pesan)
C
= jumlah kebutuhan kotor
X
= jumlah yang tersedia (kelebihan/kekurangan)
2.3.6.3 Asumsi Sistem MRP Teguh Baroto (2002), mengemukakan bahwa asumsi-asumsi dari
system MRP adalah sebagai berikut: 1. Adanya data file yang terintegrasi 2. Lead Time semua item diketahui 3. Setiap persediaan selalu ada dalam pengendalian 4. Semua komponen yang diperlukan dapat disediakan pada saat perakitan akan dilakukan 5. Pengadaan dan pemakaian komponen bersifat diskrit 6. Proses pembuatan suatu item tidak tergantung terhadap proses pembuatan item lainnya.
32
2.3.7
Prosedur Sistem MRP
Menurut Teguh Baroto (2002), ada empat langkah dasar dalam menyusun Material Requirement Planning (MRP), yaitu: 1. Netting, perhitungan kebutuhan bersih. 2. Lotting, penentuan ukuran lot. 3. Offseting, penetapan besarnya lead tiem. 4. Explosion, perhitungan selanjutnya untuk item level dibawahnya.
2.3.7.1 Netting
Netting adalah proses perhitungan untuk menetapkan jumlah kebutuhan bersih, yang besarnya merupakan selisih antara kebutuhan kotor dengan keadaan persediaan (yang ada dalam persediaan dan yang sedang dipesan). Data yang diperlukan dalam proses perhitungan kebutuhan bersih ini adalah: a. Kebutuhan kotor (yaitu jumlah produk akhir yang akan dikonsumsi) untuk tiap periode selama periode perencanaan. b. Rencana penerimaan dari subkontraktor selama periode perencanaan. c. Tingkat persediaan yang dimiliki pada awal periode perencanaan.
2.3.7.2 Lotting
Lotting adalah suatu proses untuk menentukan besarnya pesanan yang optimal untuk setiap item secara individual didasarkan hasil
33
perhitungan kebutuhan bersih yang telah dilakukan. Ada banyak alternatif metode untuk menentukan ukuran lot. Beberapa teknik diarahkan untuk meminimalkan total ongkos set-up dan ongkos simpan. Teknik-teknik tersebut adalah teknik lot for lot, economic order quantity, fix order quantity, dan fix period review, dan lain-lain.
2.3.7.3 Offsetting
Langkah ini bertujuan untuk menentukan saat yang tepat untuk melakukan rencana pemesanan dalam rangka memenuhi kebutuhan bersih. Rencana pemesanan diperoleh dengan cara mengurangkan saat awal tersedianya ukuran lot yang diinginkan dengan besarnya lead time.
2.3.7.4 Explosion
Proses explosion adalah proses perhitungan kebutuhan kotor untuk tingkat item/komponen yang lebih bawah. Perhitungan kebutuhan kotor ini didasarkan pada pemesanan item-item produk pada level yang lebih atas. Untuk perhitungan kebutuhan kotor ini, diperlukan struktur produk dan informasi mengenai berapa jumlah kebutuhan tiap item untuk item yang akan dihitung. Dalam proses explosion ini data mengenai struktur produk dan bill of material harus tersedia secara akurat. Ketidak akuratan data akan mengakibatkan kesalahan pada perhitungan. Atas dasar struktur produk inilah proses explosion dibuat. Dengan data struktur produk dapat ditentukan kearah komponen mana
34
harus dilakukan explosion. Struktur produk juga harus langsung dimodifikasi bila ada perubahan pada cara produksi atau perakitan.
2.4
Faktor Penyebab Kesulitan dalam Sistem MRP
Menurut Teguh Baroto (2002), dalam sistem MRP terdapat 5 faktor yang menyebabkan kesulitan dalam proses perhitungan MRP. Faktor-faktor tersebut adalah sebagai berikut: 1. Struktur Produk 2. Ukuran Lot 3. Lead Time berbeda-beda 4. Perubahan kebutuhan terhadap produk akhir dalam horizon perencanaan 5. Komponen-komponen yang bersifat umum (commonality).
2.4.1 Struktur Produk
Struktur produk yang rumit dan banyak level-nya akan membuat perhitungan semakin kompleks terutama dalam proses explosion. Proses explosion merupakan suatu prosedur untuk menghitung jumlah kebutuhan kotor dalam tingkat yang lebih bawah setelah dilakukan proses offseting pada item produknya. Struktur produk dengan jumlah level yang besar akan membuat proses MRP (netting, lotting, offseting dan explosion) yang berulang-ulang dilakukan setu per satu dari atas ke bawah level demi level dan periode demi periode.
35
2.4.2
Ukuran Lot
Dalam sistem MRP dikenal berbagai macam teknik penentuan Lot. Berdasarkan tingkatannya, teknik penentuan lot dapat dikategorikan sebagai berikut: 1. Teknik ukuran lot untuk satu tingkat dengan kapasitas tak terbatas 2. Teknik ukuran lot untuk satu tingkat dengan kapasitas terbatas 3. Teknik ukuran lot untuk banyak tingkat dengan kapasitas tak terbatas 4. Teknik ukuran lot untuk banyak tingkat dengan kapasitas terbatas Teknik penetapan ukuran lot untuk satu tingkat dengan asumsi kapasitas tak terbatas dapat diklasifikasikan lagi ke dalam cara antara lain sebagai berikut: 1. Lot For Lot (LFL) 2. Economic Order Quantity (EOQ) 3. Fixed Order Quantity (FOQ) Teknik penentuan ukuran lot mana yang paling baik dan tepat bagi perusahaan adalah persoalan yang sangat sulit, karena sangat tergantung pada halhal sebagai berikut: 1.
Variasi dari kebutuhan, baik dari segi jumlah maupun periodenya.
2.
Rentang waktu perencanaan
3.
Ukuran periodenya (mingguan, bulanan, dan sebagainya).
4.
Perbandingan biaya pesan dan biaya simpan.
36
Kesulitan lainnya dalam penentuan ukuran lot adalah untuk kasus struktur produk yang bertingkat banyak (multilevel case). Karena masih dalam tahap pengembangan.
2.4.2.1
Lot For Lot (LFL)
Teknik penetapan ukuran lot dilakukan atas dasar pesanan diskrit. Disamping itu, teknik ini merupakan cara paling sederhana dari semua teknik ukuran lot yang ada. Teknik ini selalu melakukan perhitungan kembali (bersifat dinamis). Terutama apabila terjadi perubahan pada kebutuhan bersih. Penggunaan teknik ini bertujuan untuk meminimumkan ongkos simpan, sehingga dengan teknik ini ongkos simpan menjadi nol. Oleh karena itu, seringkali digunakan untuk item-item yang mempunyai biaya simpan per unit sangat mahal. Apabila dilihat dari pola kebutuhan yang mempunyai sifat discontinue/tidak teratur, maka teknik LFL ini memiliki kemampuan yang baik. Disamping itu, teknik ini sering digunakan pada sistem produksi manufaktur yang mempunyai sifat set-up permanen pada proses produksinya.
2.4.2.2
Economic Order Quantity (EOQ)
Pendekatan menggunakan konsep minimasi ongkos simpan dan ongkos pesan. Ukuran lot tetap berdasarkan hitungan minimasi tersebut. EOQ merupakan perbaikan dari sistem FOQ yang turut memperhatikan faktor intern seperti kapasitas dari proses dan fasilitas. Dalam teknik ini
37
besarnya ukuran lot adalah tetap. Perhitungan EOQ diformulasikan sebagai berikut:
EOQ = Dimana:
2 AD H A = Order Cost D = Demand rata-rata per horizon H = Holding Cost
2.4.2.3
Periods Order Quantity (POQ)
Pendekatan menggunakan konsep jumlah pemesanan ekonomis agar dapat dipakai pada periode bersifat permintaan diskrit, teknik ini dilandasi oleh metode EOQ. Dengan mengambil dasar perhitungan pada metode pesanan ekonomis maka akan diperoleh besarnya jumlah pesanan yan harus dilakukan dan interval periode pemesanannya adalah setahun.
Rumusnya : POQ =
2S DH
2.4.3 Lead Time yang Berbeda-beda
Salah satu data yang erat kaitannya dengan waktu adalah lead time, dimana lead time akan mempengaruhi proses offseting. Suatu perakitan tidk dapat dilakukan apabila komponen-komponen pembentuknya belum siap tersedia. Kompleksnya masalah akan dirasakan pada tahap penentuan ukuran lot disetiap tingkat produksi. Dalam kaitannya dengan hal ini, persoalannya bukan hanya
38
menentukan besarnya lot tetapi juga harus memperhatikan persoalan ketergantungan tersebut. Lead time produksi juga akan bergantung pada berapa banyak jumlah yang diproduksi. Pada metode FOQ dan EOQ lead time setiap pesanan adalah sama. Pada metode LFL lead time setiap pesanan bisa berbeda, misalnya rencana pesan 20 akan memiliki lead time lebih singkat daripada rencana pesan sebesar 200 unit.
2.4.4 Kebutuhan yang Berubah
Sistem MRP dirancang untuk menjadi sistem yang fleksibel terhadap perubahan-perubahan baik perubahan-perubahan dari luar (permintaan) maupun dari dalam (kapasitas). Fleksibilitas ini bukannya tidak menimbulkan masalah. Perubahan kebutuhan akan produk akhir tidak hanya berpengaruh pada penentuan rencana pemesanan (timing), namun mempengaruhi pula penentuan jumlah kebutuhan yang diinginkan.
2.5
Kunci Keberhasilan dalam Sistem MRP
Menurut Mohamad Syamsul Ma’arif dan Hendri Tanjung (2003), paling tidak ada 5 keberhasilan kunci keberhasilan MRP di perusahaan yaitu : 1. Perencanaan
Penerapan.
Adapun
tahap-tahap
perencanaan
yang
dilakukan adalah: Pendidikan bagi manajemen senior, pemilihan manajer proyek, pengankatan tim penilai penerapan yang mewakili seluruh bagian, penentuan sasaran, identifikasi perkiraan biaya, manfaat serta detail rencana pelaksanaan dan terakhir pemilihan hardware dan software.
39
2. Dukungan komputer yang memadai. Karena pekerjaan perhitungan MRP memerlukan perhitungan yang banyak, maka peranan komputer semakin penting. Bukan hanya komputer, tapi perangkat tekhnologi informasi yang mendukung. 3. Data akurat. Data yang dimaksud adalah data Bill Of Material (BOM) dan catatan sediaan (on hand). 4. Dukungan pihak manajemen. Dukungan pihak manajemen yang sangat diharapkan adalah manajemen puncak. Untuk itu, manajemen puncak diharapkan terlibat aktif. Pihak manajemen dapat saja menggunakan pendekatan baru : EPIC (Efficient Productin Inventory Control) untuk mengurangi masalah yang ditimbulkan akibat penerapan MRP. Disamping dukungan pihak manajemen, tentunya diperlukan kemauan semua pihak untuk menggunakan sistem ini. 5. Pengetahuan pemakai. Semua pekerja harus mengerti. Semua pekerja harus memahami peranan dan tanggungjawab baru. Pada tahap awal pemasangan, manajer kunci yang dididik. Tetapi setelah penerapan, semua penyelia, manajer madya dan puncak harus mengerti MRP.
Kunci keberhasilan dari faktor diatas haruslah ditunjang dengan suatu sistem pengontrolan aliran bahan yang tepat untuk memenuhi jadwal permintaan konsumen, yang didukung dengan sistem komputerisasi sebagai alat pembantu dalam memudahkan proses pelaksanaannya. Sehubungan dengan pengontrolan
40
atas bahan/item yang dimaksudkan, rencana kebutuhan bahan sebagai suatu sistem
komputerisasi,
berfungsi
seperti
timbangan
yang
berfungsi
menyeimbangkan antara kebutuhan dan kemampuan memenuhi kebutuhan dari setiap item. Rencana kebutuhan bahan memberikan indikasi apabila terjadi ketidakseimbangan antara kebutuhan dan kemampuan. Besarnya kebutuhan digambarkan oleh jadwal induk produksi, struktur produk dan status persediaan.
Besarnya kemampuan untuk memenuhi suatu kebutuhan, dicerminkan oleh besarnya barang setengah jadi, persediaan yang ada dan pesanan/ pembelian yang akan datang kemudian. Ketelitian atas perkiraan akan kemampuan ini tergantung pada ketelitian pencatatan atas ketiga sumber informasi tersebut. Gambar 2.4 menunjukkan keterkaitan dan kedudukan MRP dalam perencanaan dan pengendalian produksi.
Gambar 2.7 : Posisi MRP Di antara Elemen-Elemen Pengendalian Produksi
