BAB II LANDASAN TEORI
A. Sistem Pengertian Sistem menurut beberapa ahli, antara lain: 1. Krismiaji (2010:1); “Sistem merupakan rangkaian komponen dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan, yang memiliki karekteristik meliputi; komponen, atau sesuatu yang dapat dilihat, didengar atau dirasakan; proses, kegiatan untuk mengkoordinasikan komponen yang terlihat dalam sebuah sistem; tujuan, sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan koordinasi komponen tersebut”. 2. Marshall B. Romney, Paul John Steinbart (2006:2); “A system is asset of two or more interrelated components that interact to achieve a goal”. Sistem adalah rangkaian dari dua tau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. 3. James A. Hall (2011:5); “A system is a group of two or more interrelated components or subsystems that serve a common purpose”. Sistem adalah sekelompok komponen atau subsistem yang memiliki tujuan yang sama. 4. Mulyadi (2008:5): ”Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa; Sistem adalah kumpulan atau rangkaian komponen-komponen atau jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.
11
B. Informasi
Pengertian Informasi menurut beberapa ahli;
1. Marshall B. Romney, Paul John Steinbart (2006:11); “Informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti.”
2. Budi Sutejo (2006:168); ”Informasi merupakan hasil pemprosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada”.
3. Azhar Susanto (2008:38); “Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat”.
Dari beberapa pendapat ahli tersebut
dapat disimpulkan, bahwa; Informasi
adalah hasil pemprosesan dan pengolahan data yang menjadi mudah dipahami dan mempunyai arti, manfaat dan nilai, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti, serta tidak memberikan nilai dan bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut. McLeod Jr., dalam Azhar susanto (2008:38) juga menyebutkan, bahwa informasi yang berkualitas apabila informasi tersebut memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
a. Accuracy ( Akurat)
12
Artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Pengujian akurasi dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berbeda, apabila pengujian tersebut menghasilkan hasil yang sama maka data tersebut dianggap akurat. b. Timely ( Tepat waktu) Artinya informasi itu harus bersedia atau ada pada saat informasi tersebut diperlukan, tidak besok atau tidak beberapa jam lagi. c. Relevant (Relevan) Artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan oleh individu yang ada di berbagai tingkatan dan bagian dalam organisasi. d. Complete (Lengkap) Artinya informasi harus diberikan secara lengkap. Misalnya informasi tentang penjualan harus disertai tanggal atau bulannya, juga harus ada data fakturnya.
C. Akuntansi
Menurut kamus besar bahasa Indonesia, akuntansi berasal dari kata accounting yang artinya dalam bahasa indonesia adalah menghitung atau mempertanggung jawabkan.
Dalam Statement of Financial Accounting Concepts No. 2, Financial Accounting Standards Board yang dikutip oleh Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart dalam
bukunya,
Sistem
Informasi
Akuntansi
(2006:3)
secara
sederhana
mendefinisikan akuntansi sebagai sistem informasi. Di dalam standar akuntansi
13
keuangan tersebut juga disebutkan bahwa tujuan utama akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan. American Institute of Certified Public Accounting (AICPA) dalam Ahmed Riahi Belkaoui mendefinisikan akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang dan penginterprestasikan hasil tersebut (Belkaoui, 2000:37). Sedangkan menurut beberapa ahli, pengertian akuntansi adalah; 1. Mulyadi (2008:2) menyatakan : “Akuntansi adalah proses pencatatan, penggolongan, pemeriksaan dan penyajian dengan cara-cara tertentu, transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi lain serta penafsiran terhadap hasilnya.” 2. Soemarso (2009:3) menyatakan: “Akuntansi adalah proses mendefinisikan, mengatur dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut”.
Dari pendapat ahli dapat disimpulkan, bahwa pengertian Akuntansi secara umum adalah suatu proses mencatat, meringkas, mengolah, mengklasifikasi dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya.
14
D. Sistem Informasi
Pengertian Sistem Informasi menurut beberapa ahli:
1. Krismiaji (2010:16); “Sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasikan untuk mengumpulkan, memasukan, mengolah dan menyimpan data, dan cara-cara yang di organisasikan untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi untuk mencapai tujuan”. 2. Gelinas dan Dull (2010:12); “Sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari seperangkat komponen yang berbasis computer dan komponen manual yang dibangun untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data serta menghasilkan informasi bagi pengguna”. Kesimpulan umum dari definisi tersebut adalah bahwa; Sistem Informasi merupakan sistem yang terdiri dari seperangkat komponen yang berbasis komputer dan komponen manual dengan cara mengumpulkan, memasukkan, mengolah dan menyimpan data untuk mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi untuk mencapai tujuan.
E. Sistem Informasi Akuntansi Kebutuhan akan informasi dari perusahaan, terutama informasi keuangan, sangat diperlukan oleh berbagai pihak yang berkepentingan. Pihak-pihak diluar perusahaan, seperti kreditur, calon investor, kantor pajak dan lainnya memerlukan informasi ini dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Disamping itu pihak internal yaitu
15
manajemen juga memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi dan mengambil keputusan-keputusan untuk menjalankan perusahaan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun pihak dalam perusahaan, disusunlah suatu akuntansi. Sistem ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar dan dalam perusahaan. Beberapa pendapat ahli mengenai sistem akuntansi adalah; 1. Menurut Mulyadi (2008:31); “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informai keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
2. Menurut Gelinas dan Dull (2010:14); “Sistem Informasi Akuntansi adalah subsistem khusus dari sistem informasi yang berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan aspek keuangan dari suatu kejadian bisnis”.
3. Sedangkan menurut James A. Hall (2011:7); “Sistem informasi akuntansi adalah suatu subsistem yang memproses transaksi keuangan dan non-keuangan yang berpengaruh secara langsung terhadap pemrosesan tranaksi keuangan”.
Dari ketiga pendapat ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa, sistem informasi akuntansi merupakan sistem atau subsistem khusus dari sistem informasi manajemen yang berfungsi mengumpulkan, mencatat, menyimpan, memproses dan melaporkan informasi keuangan maupun non keuangan yang berpengaruh secara langsung dalam
16
suatu kejadian bisnis. Gambar 1, melukiskan hubungan sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajeman.
Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Pemasaran
Sistem Akuntansi Piutang
Sistem Akuntansi Utang
Sistem Informasi Produksi
Sistem Akuntansi Penggajian
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Akuntansi Aktiva Tetap
Sistem Informasi Teknik
Buku Besar
Sistem Akuntansi Persediaan
Gambar 1, Sistem Informasi Akuntansi sebagai Subsistem Sistem Informasi Manajemen, Sumber, Mulyadi (2008:30)
F. Sistem Informasi Akuntani Pembelian
1. Definisi Pembelian
Pembelian menurut definisi beberapa ahli adalah; 1) Soemarso S.R. (2009:208), dalam buku Akuntansi Suatu Pengantar; “Pembelian (purchasing) adalah akun yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagangan dalam suatu periode”
2) Gelinas dan Dull (2011:430) berpendapat bahwa;
17
Proses pembelian merupakan suatu struktur interaksi antara orang-orang, peralatan, metode-metode, dan pengendalian yang dirancang untuk mencapai fungsi-fungsi utama sebagai berikut; a) Menangani rutinitas pekerjaan yang berulang-ulang dari bagian pembelian dan penerimaan. b) Mendukung pengambilan keputusan dari orang-orang yang mengatur bagian pembelian dan penerimaan. c) Membantu dalam penyajian laporan internal dan laporan eksternal.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, pembelian merupakan kegiatan yang dilakukan untuk pengadaan yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan usahanya dimulai dari pemilihan sumber sampai memperoleh barang.
Pada perusahaan dagang, kegiatan pembelian meliputi pembelian aktiva produksi, pembelian barang dagangan serta pembelian barang dan jasa lain dalam rangka kegiatan usaha. Pembelian dapat berupa kredit yaitu pembelian yang mendapat fasilitas pembayaran lebih dari satu bulan, dan pembelian secara tunai yaitu pembelian yang dibayar secara langsung tanpa syarat dengan uang sendiri.
2. Informasi Pembelian Yang Dibutuhkan Oleh Manejemen
Dalam sistem akuntansi pembelian, manajemen memerlukan informasi mengenai data-data yang diperlukan untuk mengambil keputusan yang tepat dalam menjalankan kegiatan pembelian. Beberapa informasi yang diperlukan oleh manajeman dari sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut:
1) Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point). Yaitu untuk mengetahui jumlah jenis persediaan barang dagangan yang harus 18
dipesan kembali, agar saat jenis persediaan dibutuhkan, barang dagangan tersebut tersedia dalam gudang. 2) Pemesanan pembelian yang telah dikirim kepada pemasok. Yaitu untuk mengetahui jumlah pesanan pembelian dan pemasok mana yang dipilih dalam pesanan pembelian. 3) Pesanan pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok. Yaitu untuk mengetahui jumlah ketersediaan pemasok dalam memenuhi pesanan pembelian. 4) Total saldo hutang dagang pada tanggal tertentu. Yaitu untuk mengetahui total saldo hutang dagang perusahaan dan mengetahui tanggal jatuh tempo pembayaran hutang dagang yang harus dibayar perusahaan. 5) Saldo utang dagang pada pemasok tertentu. Yaitu untuk mengetahui rincian saldo utang dagang dari masing-masing pemasok dan mengetahui tanggal jatuh tempo pembayaran kepada pemasok tersebut. 6) Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.
Data-data informasi pembelian diatas diperlukan oleh manajeman untuk memberikan keputusan akan terjadinya transaksi pembelian. Dalam pengambilan keputusan tersebut manajemen perlu mengetahui jenis barang yang perlu dipesan kembali. Pesanan yang telah dikirim maupun yang telah dipenuhi pemasok, saldo hutang pada pemasok yang diakibatkan dari transaksi pembelian, penambahan akan kuantitas dan harga pokok persediaan pembelian yang ditetapkan. Hal ini
19
dilakukan untuk menjaga kekayaan perusahaan, menjamin keandalan dan ketelitian atas dasar pencatatan akuntansi.
3.
Klasifikasi Transaksi Pembelian
Klasifikasi transaksi pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai maupun kredit suatu organisasi. Menurut La Midjan (2001:126), Klasifikasi transaksi pembelian yang mendukung sistem informasi pembelian adalah sebagi berikut: 1) Pembelian secara tunai atau kontan yaitu pembelian yang dilaksanakan secara cash and carry, kebiasaan yang umum dimasa sekarang yaitu jangka waktu satu bulanpun dianggap tunai. 2) Pembelian secara kredit, yaitu pembelian yang mendapat fasilitas pembayaran lebih dari satu bulan. 3) Pembelian secara tender, yaitu pembelian yang dilaksanakan apabila menyangkut nilai cukup besar. 4) Pembelian dengan cara impor, yaitu pembelian yang menggunakan prosedur impor dengan memanfaatkan letter of credit (L/C). 5) Pembelian secara komisi, yaitu pembelian barang yang bersifat titipan, atas barang-barang yang terjual kemudian dibayar. 6) Pembelian dipasar berjangka (future trading), yaitu pembelian atas barang-barang yang memiliki standar kualitas yang ditawarkan dipasar berjangka, selain kualitas
20
telah terjamin juga dapat menutup kemungkinan kerugian karena adanya kenaikan harga. 7) Pembelian secara cicilan pada sewa guna (leasing), yaitu suatu cara pembelian dimana harga suatu barang dibayar secara mencicil setelah diperhitungkan bunga bank. Bentuk lain adalah beli sewa yaitu pembayaran berupa sewa atas barang tersebut dianggap angsuran barang. 8) Pembelian secara kontrak, yaitu suatu pembelian dengan menggunkan prosedur kontrak yang memuat hak-hak dan kewajiban masing-masing pihak. Biasanya pembelian secara kontrak dilaksanakan apabila terjadi penjualan secara kontrak pula. 9) Pembelian melalui perantara (komisioner, makelar), yaitu suatu jenis pembelian yang menggunakan jasa komisioner atau makelar sebagai perantara dalam pembelian dan untuk jasa yang mereka berikan, mereka menerima komisi atau provisi. 10) Pembelian secara remburs, lebih bersifat cara pembayaran, yaitu pembayaran dilakukan kepada pembawa atau yang mengangkut barang.
4. Fungsi Yang Terkait Pembelian
Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2008:300), adalah sebagai berikut:
21
1) Fungsi Gudang Fungsi Gudang bertugas untuk mengajukan permintaan pembelian berdasarkan jumlah persediaan barang di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2) Fungsi Pembelian Fungsi Pembelian, bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3) Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. 4) Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan hutang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar, dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan hutang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.
22
5. Dokumen-dokumen Pembelian Dokumen yang digunakan di dalam sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2008:303) adalah sebagai berikut: 1) Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang, dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian. 2) Surat Permintaan Penawaran Harga Barang Dokumen ini digunakan
untuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaannya tidak bersifat berulang kali (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3) Surat Pesanan Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 4) Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjuk bahwa barang telah diterima sesuai dengan surat pesanan. 5) Surat Perubahan Pesanan Pembelian Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan, perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang
23
bersangkutan
dengan
perubahan
bisnis.
Biasanya
perubahan
tersebut
diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan pesanan pembelian. 6) Bukti Kas Keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dan pembayaran utang kepada pemasok.
6. Catatan-catatan Akuntansi Yang Digunakan Dalam Pembelian
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian menurut Mulyadi (2008:308) adalah; 1) Register Bukti Kas Keluar Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian. 2) Jurnal Pembelian Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. 3) Kartu Hutang Jika dalam catatan hutang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat hutang kepada pemasok adalah kartu hutang.
24
4) Kartu Persediaan Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
7. Prosedur Pembelian
Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang, secara garis besar menurut Mulyadi (2008:301) transaksi pembelian mencakup prosedur sebagai berikut: 1) Pada saat persediaan barang menunjukkan batas minimal, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. 2) Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok. 3) Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok 4) Fungsi pembelian membuat pesanan pembelian kepada pemasok yang dipilih. 5) Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok. 6) Fungsi penerimaan menyerahkan barang-barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan. 7) Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi. 8) Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. 25
Secara garis besar jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian disajikan pada Gambar 2. (Mulyadi, Sistem Akuntansi,2008:301)
Fungsi Gudang
Permintaan Pembelian (1)
Fungsi Pembelian
Penyimpanan barang (6) Fungsi Penerimaan Laporan Penerimaan Barang (7)
Permintaan penawaran harga (2) Penawaran harga (3)
Pemasok
Order pembelian (4)
Penerimaan barang dari pemasok (5)
Fungsi Akuntansi
Penerimaan faktur dari pemasok (8)
Gambar 2. Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian, Sumber, Mulyadi (2008:301)
8. Tujuan Sistem Akuntansi Pembelian
Ada beberapa tujuan dari sistem akuntansi pembelian diterapkan, antara lain adalah;
1) Agar dapat mempertahankan kelangsungan usaha perusahaan yang disebabkan kurangnya pasokan persediaan barang karena lemahnya internal control fungsi persediaan sehingga fungsi pembelian tidak berjalan dengan baik. Aktivitas pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan.
26
2) Transaksi pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan hutang pada suatu perusahaan. Ini berarti adanya pembelian, khususnya pembelian kredit disatu pihak harta bertambah tetapi pihak lain hutangpun bertambah. 3) Apabila pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha perusahaan seperti sebagai berikut; a) Apabila kuantum barang yang yang dibeli terlalu banyak dapat berakibat adanya penumpukan persediaan yang mungkin menanggung beban bunga bank kalau dananya bersumber dari bank. Hal lain terlalu banyak persediaan, menanggung resiko rusak, hilang, susut dan lain-lain. Jika persediaan terlampau sedikit mengganggu kelangsungan usaha. b) Apabila kualitas atas persediaan bahan baku yang dibeli menyimpang atau kurang akan mempengaruhi kualitas atas hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut. c) Apabila harga perolehan barang terlalu tinggi dikarenakan adanya pemborosan, manipulasi dan lain-lain, akan menaikkan harga pokok atas barang yang dijual dan mengakibatkan pula akan sulit bersaing dipasar.
Dari seluruh penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian barang adalah organisasi yang terdiri dari kumpulan dari sumber daya (manusia, formulir, catatan, alat dan laporan) yang dikoordinasikan untuk mengolah data-data
dari tranaksi kegiatan pembelian seperti: pembelian barang dagangan
menjadi informai keuangan dalam bentuk laporan yang kemudian dikomunikasikan
27
kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan, yaitu pihak internal dan eksternal perusahaan. Lampiran 1 dan 2, mengenai bagan alir Sistem Pembelian, sumber, Mulyadi:168-169 .
G. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
1. Definisi Penjualan
Penjualan merupakan kegiatan menjual barang
atau
jasa dengan
adanya transaksi- transaksi sebagai
pengalihan
tersebut
yang dilakukan harapan dan
akan
oleh penjual dalam memperoleh laba
penjualan
dapat
dari
diartikan
atau pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa
dari pihak penjual ke pembeli. Pengertian penjualan ada bermacam-macam; 1) Menurut Mulyadi (2008:202) adalah sebagai berikut; “Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit”. Sedangkan penjualan tunai adalah; “penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, maka barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan”. Mulyadi (2008:455).
28
2) Marshall.B. Romney. dan Paul John Steinbart (2006:5) mengatakan; “Siklus pendapatan atau yang biasa kita kenal penjualan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemprosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut”.
2. Informasi Penjualan Yang Dibutuhkan Oleh Manajemen
Manajemen sangat memerlukan informasi yang menyangkut data-data dalam mengambil hal ini
keputusan untuk
menjual atau memasarkan barang dagangannya,
biasanya menggunakan informasi riset pemasaran untuk semua
jenis
keputusan dibidang pemasaran, yaitu:
1) Mengidentifikasi Sasaran Konsumen Sasaran konsumen dapat dikelompokkan sebagai individu-individu yang mempunyai daya beli serta keinginan akan suatu barang dan jasa. Proses penelitian pemasaran akan berguna dalam memberikan pengetahuan tentang faktor - faktor tersebut. 2) Perencanaan Barang atau Produk Adanya perubahan keinginan konsumen dan competitor dapat
penawaran
barang baru dari
berakibat pada laba serta market share perusahaan. Agar
perusahaan dapat selalu mengikuti perkembangan pasarnya, maka barang atau/ produk yang ditawarkan harus disesuaikan dengan kebutuhan konsumen. Disinilah perlunya riset pemasaran untuk
mengumpulkan
informasi akan
perubahan kebutuhan konsumen tersebut. 29
3) Penentuan Harga Informasi yang meliputi penjualan, harga yang ditawarkan oleh perusahaan, harga produk pesaing, dan sebagainya diperlukan dalam hal penentuan harga. Riset pemasaran berguna dalam penyediaan informasi tersebut. 4) Distribusi Fisik Informasi
yang
digunakan
oleh
perusahaan
di bidang distribusi
fisik
banyak berhubungan dengan biaya, seperti biaya pengangkutan, penyimpanan, dan sebagainya.
Selain itu proses pemesanan
dan
pelayanan
konsumen
juga
merupakan elemen penting. Untuk itu diperlukan informasi : a) Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengirim barang dari gudang ke tempat pembeli. b) Berapa banyak barang-barang yang rusak di perjalanan. c) Berapa lama kelambatan waktu yang terjadi dalam pengiriman itu semua diperlukan adanya riset pemasaran. 5) Saluran Distribusi Informasi yang menyangkut penjualan dan biaya dalam saluran distribusi sangat diperlukan manajemen. Untuk itu riset pemasaran diperlukan untuk mengumpulkan informasi tentang struktur dan pelaksanaan saluran. 6) Promosi Perusahaan diperoleh
banyak
memerlukan informasi
di bidang
promosi,
informasi
dari tenaga penjualan seperti; data variabel dari penjualan mereka,
jumlah kunjungan yang dilakukan, dan waktu yang dipakai untuk kegiatan-
30
kegiatan selain kegiatan penjualan. Informasi tersebut berfungsi sebagai bahan menentukan
strategi
pemasaran
khususnya di bidang
promosi. Bagian
periklanan juga perlu informasi tentang; biaya iklan dari berbagai media, daya pendorong
dari
beritanya, dan
tingkat
kewajaran
dalam
mempengaruhi
konsumen.
3. Klasifikasi Transaksi Penjualan
Menurut La Midjan (2001:170) ada beberapa transaksi penjualan yang dapat diklasifikaikan, yaitu, sebagai berikut: 1) Penjualan Tunai Yaitu penjualan yang bersifat cash atau penjualan kontan. Pembayaran dalam jangka waktu satu bulan termasuk kedalam pembayaran kontan. 2) Penjualan Kredit Yaitu penjualan dengan pembayaran yang dilakukan secara langsung dengan waktu rata-rata diatas satu bulan. 3) Penjualan Tender Yaitu penjualan yang dilakukan melalui posedur tertentu untuk memenuhi permintaan pihak pembeli yang membuka tender tersebut. 4) Penjualan Ekspor Yaitu penjualan yang dilaksanakan dengan pembeli dari luar negeri yang mengimpor barang tersebut. 5) Penjualan Konsinyasi
31
Yaitu penjualan secara titipan melalui penjualan lain. 6) Penjualan Grosir Yaitu penjualan yang tidak langsung kepada pembeli tetapi melalui pedagang perantara. Grosir berfungsi sebagai perantara pabrik dengan pedagang.
4. Fungsi Yang Terkait Penjualan
Beberapa fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan menurut Mulyadi (2008:462), adalah sebagai berikut: 1) Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga produk ke fungsi kas. 2) Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli, dalam struktur organisasi. 3) Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyiapkan barang/produk yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang/produk tersebut ke fungsi pengiriman. 4) Fungsi Pengiriman
32
Fungsi pengiriman berfungsi untuk menyerahkan barang/produk yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan. 5) Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas serta pembuatan laporan penjualan.
5. Dokumen-dokumen Penjualan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan, menurut Mulyadi (2008:463), adalah sebagai berikut: 1) Faktur Penjualan Tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. 2) Pita Register Kas (cash register tape) Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas (cash register). Pita ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. 3) Credit Card Sales Slip Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) yang menjadi anggota kartu
33
kredit. Dokumen ini diisi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu kredit. 4) Bill of Lading Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum, digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan Cash On Delivery (COD) yang penyerahan barangnya oleh perusahaan angkutan umum. 5) Faktur Penjualan COD Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD.Tembusan faktur COD diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan, tembusan faktur penjualan COD ini digunakan oleh perusahaan untuk menagih pembayaran. 6) Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. 7) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode .
34
6. Retur Penjualan Menurut Mulyadi (2008:226), transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan.
7. Catatan-catatan Akuntansi Yang Digunakan Dalam Penjualan
Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntani, Edisi 3, 2008, catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan adalah: 1) Jurnal Penjualan Jurnal penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara kredit maupun tunai. 2) Jurnal Umum Jurnal umum, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu. 3) Kartu Persediaan Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
8. Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan
Dalam melakukan sistem akuntansi penjualan tunai, perlu dilakukan jaringan prosedur yang merupakan tahap-tahap proses terjadinya penjualan tunai. Beberapa prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan tunai antara lain: 35
1) Prosedur Pesanan Penjualan Prosedur pesanan penjualan digunakan untuk melayani pembeli yang akan membeli barang. Prosedur ini dilakukan oleh bagian penjualan dengan mengisi faktur penjualan dengan informasi antara lain jenis barang, kuantitas, harga satuan dan total harga. Faktur penjualan tunai ini dibuat oleh bagian penjualan sebanyak tiga lembar. Lembar pertama diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang kebagian kassa, lembar kedua diserahkan kepada bagian pembungkusan bersamaan dengan penyerahan barang yang dipilh oleh pembeli; lembar ketiga ditinggal sebagai arsip bagian penjualan. Dengan demikian prosedur order penjualan ini terdiri dari kegiatan klerikal sebagai berikut : a) Menulis data mengenai tanggal, kode barang, jenis barang, kuantitas barang, harga satuan, harga total, nama pramuniaga. b) Mengadakan faktur penjualan tunai dengan cara mengisi formulir tersebut lebih dari satu lembar. c) Menghitung perkalian hgarga satuan dengan kuantitas serta jumlah harga yang harus dibayar oleh pembeli. d) Memberi kode dengan cara mencantumkan kode buku pada faktur. 2) Prosedur Penerimaan Kas Prosedur penerimaan kas digunakan untuk melayani pembeli yang membayar harga sesuai yang tercantum dalam faktur penjualan tunai. Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian kasa dengan alat bantu register kas (cash register)
36
yang menghasilkan pita register kas. Bagian kasa menerima faktur penjualan tunai lembar kesatu dan uang tunai dari pembeli. Setelah uang yang diterima sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam faktur penjualan tunai. Bagian kassa membubuhkan cap lunas pada faktur tersebut dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli. Dengan demikian prosedur penerimaan kas ini terdiri dari kegiatan klerikal sebagai berikut: a) Menulis data mengenai jumlah uang yang diterima oleh kasir. b) Menghitung jumlah uang tunai yang diterima dari pembeli. c) Membandingkan jumlah harga yang harus dibayar oleh pembeli yang tercantum dalam faktur penjualan tunai dengan jumlah uang tunai yang diterima oleh bagian kassa. 3) Prosedur Penyerahan Barang Prosedur penyerahan barang digunakan untuk melayani pengambilan barang oleh pembeli yang telah melakukan pembayaran kebagian kassa. Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian pembungkusan dengan membandingkan faktur penjualan tunai (yang telah dibubuhi cap lunas) oleh bagian kassa dan dilampiri dengan pita register kas yang diterima oleh bagian pembeli dengan faktur penjualan tunai yang diterima dari bagian penjualan bersama dengan barang yang dipilih oleh pembeli. Bagian pembungkusan membubuhkan cap sudah diambil pada faktur penjualan tunai lembar kesatudan lembar kedua, kemudian menyerahkan barang beserta faktur penjualan tunai lembar kedua kepada pembeli. Bagian pembungkusan
37
kemudian menyerahkan faktur penjualan tunai lembar kesatu beserta pita register kas kepada bagian akuntansi. Dengan demikian prosedur penyerahan barang ini terdiri dari kegiatan klerikal sebagai berikut : a) Menulis data mengenai penyerahan barang dengan cara membubuhkan cap ”sudah diambil” pada faktur penjualan tunai. b) Membandingkan jenis barang yang tercantum dalam faktur penjualan tunai yang diterima dari bagian penjualan dengan jenis barang yang tercantum dalam faktur penjualan tunai yang diterima dari pembeli. 4) Prosedur Pencatatan Penjualan Prosedur pencatatan penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kedalam buku jurnal penjualan. Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian akuntansi dengan cara mencatat faktur penjualan tunai lembar kesatu yang diterima dari bagian pembungkusan kedalam buku jurnal penjualan.
Dengan demikian prosedur pencatatan penjualan terdiri dari kegiatan klerikal sebagai berikut:
a) Menulis data tanggal penjualan, jenis, kode, kuantitas, harga satuan, dan harga total dalam jurnal penjualan. b) Membandingkan jumlah harga yang harus dibayar oleh pembeli yang tercantum dalam faktur penjualan tunai dengan jumlah uang tunai yang diterima oleh kasir sesuai dengan yang tercantum dalam pita resister kas.
38
c) Memberi kode rekening buku besar yang harus didebit dan dikredit akibat transaksi penjualan tersebut. 5) Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Prosedur pencatatan penerimaan kas dari penjualan tunai digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas kedalam buku jurnal penerimaan kas. Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian akuntansi dengan cara mencatat bukti setor yang diterima dari bagian kassa kedalam buku jurnal penerimaan kas. Dengan demikian prosedur pencatatan penerimaan kas ini terdiri dari kegiatan klerikal sebagai berikut: a) Membandingkan jumlah rupiah yang tercantum dalam bukti setor dengan jumlah rupiah yang tercantum dalam faktur penjualan tunai . b) Menulis data tanggal penerimaan kas, sumber penerimaan kas,dan total kas yang disetor kebank dalam jurnal penerimaan kas. c) Memberi kode rekening buku besar yang harus didebit dan dikredit akibat transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai tersebut. 6) Prosedur Rekonsiliasi Bank Prosedur rekonsiliasi bank digunakan untuk mengawasi penerimaan kas dan penyetoran kas bank. Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian pemeriksaan intern dengan cara setiap hari melakukan pembacaan terhadap pita tegister kas yang dihasilkan oleh mesin register kas dan membandingkan dengan bukti setor. Secara periodik bagian pemeriksaan intern menerima rekening koran dari bank dan
39
membuat rekonsiliasi bank dengan cara mencocokkan informasi dalam rekening koran bank dengan catatan kas yang diselenggarakan oleh bagian akuntansi. Dengan demikian prosedur rekonsiliasi bank ini terdiri dari kegiatan klerikal sebagai berikut : a) Membandingkan jumlah rupiah yang tercantum dalam pita register kas harian dengan bukti setor. b) Membandingkan informasi yang tercantum dalam rekening koran bank dengan catatan kas yang diselenggarakan oleh bagian akuntansi. Prosedur sistem penjualan tunai diatas disajikan dalam bentuk bagan alir dokumen (document flowchart), pada lampiran 3.
Disamping melakukan penjualan secara tunai, kegiatan penjualan juga dapat dilakukan secara kredit. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit. Mulyadi, (2008:202). Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahaan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. kegiatan penjualan kredit memungkinkan
perusahaan
menambah
volume
penjualan
dengan
memberi
kesempatan kepada para pembeli membelanjakan penghasilan yang akan diterima mereka pada masa yang akan datang. Penjualan kredit dapat dilakukan melalui dua
40
sistem yaitu: penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan dan sistem penjualan kredit biasa. Transaksi pada penjualan kredit dicatat dalam jurnal penjualan atas dasar faktur penjualan yang dilampiri dengan surat order pengiriman dan surat muat yang diterima oleh Bagian Piutang dari Bagian Penagihan (lihat Lampiran 4-7, Bagan Alir Dokumen Sistem Penjualan Kredit). Transaksi timbulnya piutang ini di-posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal penjualan tersebut.
Dalam lampiran 4-7. disajikan bagan alir dokumen sistem penjualan kredit, untuk menggambarkan kegiatan penjualan kredit dalam suatu perusahaan, dengan memasukkan berbagai unsur pengendalian intern.
9. Tujuan Sistem Akuntansi Penjualan
Tujuan Sistem Akuntansi Penjualan adalah; 1) Mencatat pesanan penjualan dengan cepat dan akurat. 2) Memastikan bahwa perusahaan menjual kepada konsumen yang memang layak menerima kredit untuk menghindari kredit macet. 3) Memastikan bahwa konsumen menerima kiriman produk dan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan. 4) Menagih tepat waktu dan akurat, sehingga perputarannya lebih cepat. 5) Mencatat dan mengelompokkan transaksi keuangan secara cepat dan akurat ke dalam jurnal maupun buku besar. 6) Memastikan keamanan asset perusahaan
41
H. Sistem Pengendalian Intern atas Pembelian dan Penjualan
1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern Sistem yang baik harus mempunyai pengendalian intern agar terhindar dari kesalahan atau kecurangan yang mungkin terjadi dan dilakukan oleh karyawan yang menjalankan sistem. Beberapa pendapat mengenai sistem pengendalian intern; 1) Menurut Mulyadi (2008:163); “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikordinasikan yang bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, dan kendala data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong pemenuhan manajemen. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian sistem pengendalian intern tersebut diatas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan sistem pembukuan maupun secara computer”.
2) Sedangkan menurut Wing Wahyu Winarno (2006), Pengendalian intern dalam arti luas dikemukakan pertama kali pada tahun 1949 oleh AICPA (American Institute of Certified Public Accountant), yaitu; “Pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara, serta alat-alat yang dikoordinasi dan digunakan perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi”.
2. Pengendalian Intern pada Pembelian Menurut Mulyadi (2008:313-317), sistem pengendalian intern pada siklus pembelian mencakup tiga aspek: 42
1) Organisasi Aspek organisasi pada sistem pengendalian internal siklus pembelian dapat dilakukan dengan pemisahan fungsi penerimaan, fungsi pembelian dengan fungsi akuntansi, fungsi penerimaan dengan fungsi penyimpanan barang, dan transaksi tidak boleh dilakukan oleh hanya satu orang. 2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Semua transaksi yang terjadi dalam siklus pembelian harus berdasarkan otorisasi pejabat berwenang dan dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu. 3) Praktik yang Sehat Sistem pengendalian siklus pembelian dapat berjalan dengan baik jika dipraktikan oleh karyawan dengan baik dalam kegiatan operasional seharihari. Sistem pengendalian siklus pembelian dapat dilakukan dengan berbagai cara, diantaranya: a)
Penggunaan formulir bernomor urut cetak.
b)
Pemeriksaan dan penerimaan barang oleh fungsi penerimaan hanya dilakukan setelah menerima tembusan surat pesanan pembelian dari fungsi pembelian.
c)
Penerimaan barang yang diterima fungi penerimaan dilakukan dengan menghitung dan menginspeksi barang dan membandingkan dengan tembusan surat pesanan pembelian.
43
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan transaksi pembelian digambarkan dalam bentuk bagan alir dokumen (flowchart) sistem pembelian seperti terlihat dalam lampiran 8-9 (Mulyadi 2008:168).
3. Pengendalian Intern pada Penjualan
Menurut Mulyadi (2008:471), unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam penjualan adalah: 1) Organisasi Aspek organisasi dalam pengendalian intern siklus penjualan mencakup pemisahan fungsi penjualan dangan fungsi kredit dan fungsi akuntansi, pemisahan fungsi akuntansi dengan fungsi kas, dan pelaksanaan transaksi harus dilakukan oleh lebih satu orang. 2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjual dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai b) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. c) Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.
44
d) Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai. e) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. f) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi kewenangan untung itu. 3) Praktik yang sehat a) Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan. b) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya. c) Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksaan intern.
4. Komponen Pengendalian Intern
Sistem Pengendalian Intern yang diterapkan dalam organisasi terdiri dari beberapa komponen atau unsur yang terdapat didalamnya. Komponen-komponen tersebut menurut Mulyadi (2008:164) adalah: 1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
45
Pemisahan tanggung jawab secara fungsional dalam suatu organisasi harus ditetapkan secara tegas. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut: a)
Fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan harus dipisahkan dengan fungsi akuntansi. Fungsi operasi berwenang dalam suatu kegiatan, fungsi penyimpanan berwenang dalam menyimpan aktiva perusahaan, dan fungsi akuntansi berwenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b)
Suatu fungsi tidak boleh bertanggung jawab penuh atas semua tahap dalam suatu transaksi.
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang melindungi kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya. Setiap transaksi hanya dapat terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang berwenang. Oleh sebab itu setiap organisasi harus memiliki pembagian wewenang otorisasi untuk setiap transaksi.
3) Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap unit. Pembagian tanggung jawab fungsional, sistem wewenang dan prosedur pencatatan dapat berjalan dengan baik jika ada cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya, diantaranya: a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.
46
b) Pemeriksaan mendadak untuk mendorong karyawan selalu melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. c) Setiap transaksi tidak boleh dilakukan oleh satu orang atau fungsi organisasi dalam setiap tahapannya. d) Perputaran jabatan untuk menjaga independensi pejabat atau menghindari persekongkolan. 4) Karyawan yang kompeten sesuai dengan tanggung jawab. Karyawan yang melaksanakan fungsi-fungsi pada organisasi harus kompeten sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing sehingga dapat mendukung sistem pengendalian internal. Karyawan yang kompeten akan melaksanakan tugasnya dengan baik dan jujur serta dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien.
Menurut Standar Profesional Akuntansi Publik (SA Seksi 319) maupun Arens, Elder, dan Beasley (2005:274), struktur pengendalian intern dibagi menjadi lima unsur, yaitu;
1) Lingkungan Pengendalian (control environment) Lingkungan pengendalian mencakup seluruh tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan atau menggambarkan seluruh sikap manajemen, direktur, dan pemilik satuan usaha tentang pengendalian intern yang dapat
47
menimbulkan kesadaran bagi para anggota organisasi tersebut mengenai pentingnya pengendalian semacam itu bagi satuan usaha yang bersangkuran. 2) Penaksiran Resiko Penaksiran
resiko
untuk
tujuan
pelaporan
keuangan
merupakan
mengidentifikasi, analisis oleh manajeman atas resiko-resiko yang relevan terhadap penyusunan laporan keuangan yang disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Resiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern dan ekstern yang mungkin terjadi dan secara negative berdampak terhadap kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajeman dalam pelaporan keuangan. Manajemen dapat membuat rencana, program atau tindakan yang ditujukan ke resiko tertentu atau dapat memutuskan untuk menerima suatu resiko karena pertimbangan biaya atau yang lain. Resiko yang dapat timbul atau berubah karena keadaan seperti perubahan dalam lingkup operasi, personel baru, sistem informasi baru atau yang diperbaiki, pertumbuhan yang pesat, tehnologi baru dan muncul competitor baru.
3) Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk menghadapi resiko dalam pencapaian tujuan perusahaan.
48
4) Informasi dan Komunikasi Sistem informasi relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang mencakup sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas dan untuk menyelenggarakan
akuntabilitas
terhadap,
aktiva,
hutang,
ekuitas
yang
bersangkutan. Komunikasi meliputi luasnya pemahaman personel tentang bagaimana aktivitas mereka dalam sistem informasi pelaporan keuangan berkaitan dengan pekerjaan orang lain dan cara pelaporan penyimpangan kepada tingkat yang semestinya dalam entitas. Komunikasi dapat dilakukan secara lisan dan melalui tindakan manajeman. Pembukaan saluran komunikasi membantu memastikan bahwa penyimpangan dilaporkan dan ditindak lanjuti. 5) Pemantauan Pemantauan adalah proses penetapan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup penentuan disain dan operasi pengendalian tepat waktu dan tindakan perbaikan yang dilakukan. Proses ini dilaksanakan melalui aktivitas pemantauan secara terus menerus evaluasi secara terpisah, atau suatu kombinasi diantara keduanya. Informasi untuk penilaian dan perbaikan dapat berasal dari berbagai sumber meliputu studi atas struktur pengendalian intern yang ada, laporan audit internal, laporan penyimpangan atas aktivitas pengendalian, laporan dari bank, umpan balik dari pegawai, dan keluhan dari pelanggan atas tagihan.
49
Berikut adalah gambar 3, Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern, Mulyadi (2008:165).
Organisasi yang memisahkan tanggung Jawab dan wewenang secara tegas
Unsur Pokok sistem
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Pengendalian Intern
Praktek yang sehat
Karyawan yang mutunya sesuai dengan Tanggung jawabnya
Gambar 3, Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern, sumber, Mulyadi (2008:165).
5. Definisi dan Tujuan Pengendalian Intern
Mulyadi (2008:163) menjelaskan tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi adalah sebagai berikut; 1) Menjaga kekayaan organisasi. 2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3) Mendorong efisiensi. 4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dibagi menjadi dua macam, yaitu; tujuan pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan tujuan 50
intern administratif (internal administrative control). Pengendalian intern akuntansi, yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi, dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansim yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Sedangkan Pengendalian
intern administratif meliputi struktur
organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen, Mulyadi (2008:164) .
Pada gambar 4, berikut ini menyajikan tujuan sistem pengendalian intern dan
pembagian sistem tersebut menurut tujuannya. Menjaga kekayaan organisasi
Tujuan Pokok Sistem Pengendalian Intern
Mengecek ketelitian dan ke andalan data akuntansi
Tujuan Pengendalian Intern Akuntansi
Mendorong efisiensi Tujuan Pengendalian Intern Administratif Mendorong dipatuhinya kebijakan Manajemen
Gambar 4, Tujuan Pokok Sistem Pengendalian Intern, Sumber, Mulyadi (2008:164)
51
