BAB II LANDASAN TEORI
II.1
Pendahuluan Pada bab ini akan diuraikan pembahasan mengenai hasil studi literatur
yang menjadi landasan pembahasan pada bab-bab selanjutnya. Bab ini dibagi menjadi 4 bagian utama, yaitu Definisi Integrasi, Sistem Informasi Strategis (SIS), Metodologi Perencanaaan SIS, dan Penyelarasan Sistem Informasi dengan Strategi Bisnis. II.2
Definisi Integrasi Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), integrasi merupakan
kata benda (noun) yang didefinisikan sebagai pembauran hingga menjadi kesatuan yg utuh atau bulat. Berintegrasi (v) adalah berpadu (bergabung supaya menjadi kesatuan yg utuh) dan mengintegrasikan (v) adalah menggabungkan; menyatukan. II.3
Sistem Informasi Strategis (SIS) Sistem Teknologi Informasi telah berkembang dari waktu ke waktu.
Dimulai dari era operasional mulai tahun 1960, ke era informasi mulai tahun 1970, menuju ke era jejaring dimuali tahun 1980 ke era jejaring global dimulai tahun 1990 hingga era bergerak (mobile) dewasa ini. Perkembangan dari Sistem Teknologi Informasi menyebabkan perubahanperubahan peran dari Sistem Teknologi Informasi itu, yaitu mulai dari peran efisiensi, efektivitas sampai ke peran strategik. Peran efisiensi yaitu menggantikan manusia dengan teknologi informasi yang lebih efisien. Peran efektifitas yaitu 9
menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen yang efektif. Sekarang, peranan Sistem Teknologi Informasi tidak hanya untuk efisiensi dan efektifitas, tetapi sudah untuk strategik, yaitu digunakan untuk memenangkan persaingan. Karena perannya yang strategis, sistem teknologi informasi sekarang juga disebut sebagai senjata strategis (strategic weapon) atau senjata kompetitif (competitive weapon), yaitu mampu digunakan sebagai alat ampuh untuk berkompetisi. Sistem teknologi informasi sekarang juga disebut sebagai pemampu (enabler), yaitu membuat organisasi mampu mendapatkan keunggulan kompetitif. Sistem teknologi informasi yang digunakan untuk memenangkan persaingan ini disebut dengan Sistem Informasi Strategis (SIS). II.3.1 Definisi Sistem Informasi Strategis (SIS) Menurut Jogiyanto Hartono dalam bukunya Sistem Informasi Strategis Untuk Keunggulan Kompetitif (2005), isitilah Sistem Informasi Strategis atau Strategic Information System (SIS) pertama kali muncul pada tahun 1980-an seperti yang disebutkan oleh McFarlan (1984), Ives dan Learmonth (1984), Porter dan Millar (1985), Cash dan Konsynski (1985), Vitale (1986), Clemons (1986), Bakos dan Treacy (1986), Wiseman (1988), Clemons dan Row (1988), Copeland dan McKenney (1988), Henderson dan Venkatraman (1988), Johnson dan Vitale (1988). Sampai tahun 1990-an, definisi yang konkrit tentang SIS ini masih belum jelas. Alasannya adalah SIS masih merupakan sistem yang baru dan belum ada konsesus yang sama untuk pendefinisisannya. Alasan lainnya adalah penerapan sistem ini ternyata sangat luas, yaitu tidak hanya di dalam organisasi saja tetapi juga ditetapkan di luar organisasi menjangkau organisasi lainnya, pemasok10
pemasok dan pelanggan-pelanggan. Selain itu, banyaknya Sistem Informasi Teknologi (STI) yang ada yang perlu ditentukan kriterianya sehingga dapat dikatakan sebagai Sistem Informasi Strategik (SIS). Untuk mendapatkan definisi yang mengena dari SIS, mengkaji definisidefinisi yang ada akan sangat bermanfaat. Berikut beberapa definisi SIS : •
Bakos dan Treacey (1986) mendefinisikan SIS sebagai sistem-sistem informasi yang menghasilkan efisiensi internal dan efisiensi komparatif (as information systems that generate internal and comparative efficiency).
•
Remenyi (1988) mendefinisikan SIS sebagai suatu sistem yang membantu suatu perusahaan meningkatkan kinerja jangka panjangnya dengan secara langsung meningkatkan kontribusi pertambahan nilainya ke rantai nilai industri (as a system that help a firm improve its long-term performance by directly increasing its value added contribution to the industry value chain).
•
Wiseman (1988) mendefinisikan SIS sebagai suatu penggunaan teknologi informasi untuk mendukung atau menerapkan strategi kompetisi dari perusahaan (a use of information technology intended to support or shape the competitive strategy of the enterprise).
•
Earl (1988) mendefinisikan SIS sebagai suatu sistem informasi yang baik mendukung atau memfasilitasi suatu strategi bisnis tertentu atau bagianbagiannya (an information system which either supports or facilitates a particular business strategy or some facet of it).
•
Laudon dan Laudon (1998) mendefinisikan SIS sebagai sistem-sistem komputer di level manapun di organisasi yang merubah gol, operasi-operasi, produk-produk, jasa-jasa, atau hubungan-hubungan lingkungan untuk 11
membantu organisasi mencapai keunggulan kompetitifnya (computer systems at any level of the organization that change the goals, operations, products, services, or environmental relationships to help the organization gain a competitive advantages). •
Jelassi (1994) mendefinisikan suatu sistem informasi dianggap mempunyai suatu dimensi jika dan hanya jika (1) sistem tersebut merubah struktur dari industri; atau (2) sistem tersebut merubah proses-proses manajemen dan operasi di organisasi; atau (3) sistem tersebut mengganti keseimbangan kompetitif antara perusahaan-perusahaan di dalam indusri (an information system is considered to have a strategic dimension if and only if (1) it alters the structure of the industry; or (2)it alters the management and operational processes of the organization; or (3) it changes the competitive balance between companies within the industry).
•
Ciborra (1994), mengatakan suatu sistem dapat dikatakan SIS jika sistem tersebut memberikan topangan terus menerus yang unik, atau memberikan keuntungan kinerja yang signifikan (confers a unique sustainable, or otherwise significant, performance advantage).
•
Hartono (2005) mendefinisikan SIS sebagai sistem-sistem teknologi informasi apapun di level manapun yang dapat digunakan untuk mengimplementasikan strategi. Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud
dengan SIS mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : 1. Suatu sistem informasi apapun di level manapun
12
2. Untuk mendukung atau mengimplementasikan strategi kompetisi dari perusahaan 3. Memberi keuntungan kompetisi bagi perusahaan 4. Melalui efisiensi internal dan efisiensi komparatif 5. Dengan topangan terus menerus yang unik 6. Memberikan keuntungan kinerja yang signifikan 7. Membantu perusahaan meningkatkan kinerja jangka panjangnya 8. Merubah cara perusahaan beroperasi secara internal 9. Merubah proses-proses manajemen 10. Menciptakan jasa-jasa dan produk-produk baru 11. Merubah struktur dari industri 12. Mengganti keseimbangan kompetitif antara perusahaan-perusahaan di dalam industri 13. Merubah hubungan dengan pelanggan dan pemasok 14. Meningkatkan kotribusi pertambahan nilainya di rantai nilai industri Dari ciri-ciri tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan Sistem Informasi Strategis (SIS) adalah : “suatu sistem informasi atau sistem informasi apapun di level manapun yang mendukung atau mengimplementasikan strategi kompetisi yang memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan melalui efisiensi internal dan efisiensi komparatif sehingga membantu perusahaan memberikan keuntungan kinerja secara signifikan dan meningkatkan kinerja jangka panjangnya”. Dari definisi ini dapat dimengerti bahwa sistem informasi strategik secara fisik
tidak
berbeda dengan
sistem-sistem
teknologi
informasi
lainnya. 13
Perbedaannya adalah pada penerapannya, yaitu pada SIS, sistem-sistem teknologi informasi diterapkan untuk mengimplementasikan strategi perusahaan untuk memenangkan persaingan. Penerapan strategi perusahaan dilakukan efisiensi internal dan efisiensi komparatif. Efisiensi internal dilakukan dengan cara : a. Merubah cara perusahaan beroperasi secara internal b. Merubah proses-proses manajemen c. Menciptakan jasa-jasa dan produk-produk baru Efisiensi komparatif dilakukan dengan cara : a. Merubah struktur dari industri b. Mengganti keseimbangan kompetitif antara perusahaan-perusahaan di dalam industri c. Merubah hubungan dengan pelanggan dan pemasok d. Meningkatkan kotribusi pertambahan nilainya di rantai nilai industri II.3.2 Karakteristik Sistem Informasi Strategis (SIS) Karakteristik Sistem Informasi Strategis (SIS) adalah: a. Memiliki fokus ke luar (eksternal), bukan ke dalam (internal) Perencanaan SIS akan memanfaatkan pengetahuan mengenai kondisi lingkungan bisnis, keinginan customer-supplier, perkembangan teknologi dalam proses identifikasi keunggulan, dan bagaimana sistem informasi yang diperlukan untuk mencapainya. b. Menambah nilai (adding value), bukan mengurangi biaya (cost reduction) Hal ini tidak berarti bahwa tidak ada upaya melakukan pengurangan biaya. Pengurangan biaya biasanya menjadi target dari DP, dan karena tujuan DP 14
adalah subset dari MIS, maka otomatis keunggulan kompetitif dapat dicapai juga melalui pengurangan biaya. Prinsip utama dari karakteristik ini adalah ‘doing better, not cheaper’. Ada keunggulan-keunggulan yang mungkin tidak akan diakomodasi dalam rencana bila prinsip utama adalah pengurangan biaya. c. Berbagi keuntungan Dalam mencapai keunggulan kompetitif organisasi dapat juga berusaha memberikan keuntungan tidak hanya bagi dirinya sendiri, tetapi juga untuk customer, supplier, bahkan juga pesaing untuk membentuk lingkungan bisnis yang lebih baik. d. Memahami pelanggan e. Business driven innovation, not technology driven Salah satu kegagalan dot.com adalah penggunaan teknologi yang lebih baik, tetapi visi bisnis yang buruk. Keberhasilan datang dari teknologi yang ‘cukup baik’, tetapi dengan pemahaman yang jelas tentang customer, dan bisnis. f. Pengembangan yang bertahap (incremental development) Pendekatan yang paling baik adalah pendekatan bertahap (stepped approach) mengerjakan satu hal, dan kemudian mengembangkan (extending) di atasnya untuk pengembangan lebih lanjut. g. Menggunakan informasi yang sudah didapatkan Gunakan informasi yang didapatkan dari analisa produk dan pasar, juga analisis yang dilakukan oleh reset eksternal. Gabungkan, potong, dan sambung untuk mengidentifikasi kesempatan bisnis yang baru.
15
SIS memiliki dua komponen, yaitu: a. Strategi SI (berorientasi pada demand) Strategi SI dibuat untuk mendefinisikan kebutuhan organisasi akan sistem dan informasi yang diperlukan untuk mendukung strategi keseluruhan dari bisnis. Strategi SI mendasarkan diri pada bisnis, dan sekaligus memperhatikan masalah kompetisi (competitiveness), dan keselarasan (alignment) SI/TI dengan bisnis. b. Strategi TI (berorientasi pada supply) Strategi TI dibuat untuk mendefinisikan upaya pemenuhan/mendukung kebutuhan organisasi akan sistem dan informasi oleh teknologi. Bila kita mengharapkan agar penerapan TI optimal, dibutuhkan suatu strategi SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis organisasi. Hal ini diperlukan agar investasi yang dikeluarkan untuk TI sesuai dengan kebutuhan dan memberikan manfaat yang diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Earl membedakan antara strategi SI dan Strategi TI. Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi SI yang dibutuhkan organisasi. Esensi dari Strategi SI adalah menjawab pertanyaan “Apa?”, sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana?”. Hubungan antara strategi TI, strategi SI dan strategi bisnis dapat dilihat pada Gambar 2.1. Untuk menentukan strategi SI/TI yang dapat mendukung pencapaian visi dan misi organisasi, maka perlu pemahaman tentang strategi bisnis organisasi. Pemahaman tersebut mencakup penjelasan terhadap hal-hal berikut : mengapa suatu bisnis dijalankan?, kemana tujuan dan arah bisnis?, bagaimana cara 16
mencapai tujuan?, dan adakah perubahan yang harus dilakukan?. Jadi dalam membangun suatu Sistem Informasi Strategis, yang menjadi isu sentral adalah penyelarasan (alignment) strategi SI/TI dengan strategi bisnis organisasi.
Gambar 2.1
Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI Sumber : Ward & Peppard (2008)
II.3.3 Perencanaan Sistem Informasi Strategis (SIS) Perencanaan SIS merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan SIS mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan SIS juga menjelaskan berbagai alat (tools), teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan
17
baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2008). Gambar 2.2 menunjukkan skema perencanaan strategis SI/TI Ward dan Peppard.
Gambar 2.2 Model Sistem Informasi Strategis Sumber : Ward & Peppard (2008)
Beberapa karakteristik dari Perencanaan SIS antara lain : a. Adanya misi utama : Keunggulan strategis/kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis. b. Adanya sasaran kunci : mengejar kesempatan dan integrasi SI dan Strategi bisnis. c. Adanya arahan dari eksekutif/manajemen senior dan penguna. d. Serta
pendekatan
utama
berupa
inovasi
pengguna
dan
kombinasi
pengembangan bottom up dan analisa top down. 18
II.4
Metode Perencanaan Sistem Informasi Strategis (SIS) Sistem teknologi informasi dikenal dengan nama senjata strategis
(strategic weapon) karena dapat digunakan untuk menerapkan strategi untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Banyak perusahaan menerapkan sistem teknologi informasi untuk bersaing, tetapi banyak dari mereka yang gagal mendapatkan keunggulan kompetitif. Secanggih apapun teknologi informasi tidak akan
menghasilkan
keuntungan kompetitif berkelanjutan jika tidak direncanakan dengan baik. Sistem teknologi informasi yang tidak direncanakan dengan baik hanya akan mendukung sasaran unit tertentu di organisasi bukan sasaran korporasi secara keseluruhan atau bahkan tidak jelas mendukung sasaran yang mana. Keuntungan kompetitif hanya diperoleh jika organisasi mampu mengeksploitasi kemampuan teknologi informasi ini konsisten dengan tujuan organisasi secara terus menerus. Faktor penting dalam proses perencanaan SIS adalah penggunaan metodologi, dengan tujuan meminimalkan resiko kegagalan, memastikan keterlibatan
semua
pihak
yang
berkepentingan
serta
meminimalkan
ketergantungan terhadap individu, dan lebih menekankan kepada proses dan sasaran yang ditentukan. II.4.1 Metode Perencanaan Strategis SI menurut Jhon Ward dan Joe Peppard Konsep pemikiran Perencanaan Strategis SI/TI dari John Ward berangkat dari adanya kondisi investasi SI dan TI di masa lalu yang kurang dapat memberikan manfaat bagi tujuan bisnis organisasi, menangkap peluang bisnis, dan adanya fenomena semakin meningkatnya keunggulan kompetitif organisasi 19
karena mampu memanfaatkan potensi SI dan TI. Keadaan tersebut dapat terjadi karena rencana strategis SI dan TI yang kurang fokus pada bisnis, dilakukan oleh bagian yang kurang mengerti peluang bisnis, dan hanya membuat strategi karena kebutuhan teknologi semata. Oleh karena itu John Ward membuat kerangka Perencanaan Strategis SI/TI yang didasarkan pada kebutuhan bisnis. Tahapantahapan Perencanaan Strategis SI/TI tersebut dibagi dalam 2 tahapan yaitu tahapan masukan dan tahapan keluaran. A.
Tahapan Masukan Tahapan masukan ini berisi identifikasi dan analisis kondisi bisnis internal
dan eksternal dan kondisi SI/TI internal dan eksternal organisasi. Identifikasi dan analisis tersebut akan menjadi pertimbangan dan bahan dalam menentukan renstra SI. Tahapan masukan ini terdiri dari: A.1
Menentukan situasi lingkungan eksternal organisasi Situasi lingkungan eksternal dalam organisasi diidentifikasi melalui:
1. Rencana Bisnis (Business Plan), Parameter lingkungan eksternal dalam business plan tersebut adalah: a. Pengaruh ekonomi, politik, ekologi, teknologi, social, dan hukum terhadap bisnis pada industri dan organisasi. Parameter tersebut akan menghasilkan value bagi perusahaan b. Pengaruh Stakeholder bagi bisnis dan organisasi. Parameter tersebut akan menghasilkan objective bagi perusahaan c. Pengaruh Pressure Groups bagi perusahaan, yang menghasilkan threat dan opportunity bagi organisasi dan bisnis.
20
2. Diagram Five Forces Porter dengan parameter berupa pesaing, pendatang baru, produk pengganti, konsumen dan pemasok 3. SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, and Threat) A.2
Menentukan situasi lingkungan internal organisasi Berdasarkan hasil analisis Five Forces Porter dan SWOT internal yang
dilakukan ke dalam organisasi maka manajer mengetahui: 1. Strategi yang digunakan sekarang, tujuan, sumber daya perusahaan, aktifitas, budaya, dan nilai-nilai perusahaan. 2. Alur proses dan informasi yang dibutuhkan. Selain itu, melalui rencana bisnis yang ada diperoleh pula visi, misi, strategi yang sedang dilakukan, CSF, dan key value organisasi. A.3
Menentukan situasi lingkungan internal SI/TI Situasi lingkungan internal SI dan TI yang diperoleh melalui:
1. Portfolio aplikasi mutakhir yang diperoleh melalui Strategic Grid McFarlan. Portfolio aplikasi tersebut dapat memberikan gambaran mengenai sebaran dan pemanfaatan seluruh aplikasi yang telah, sedang, dan akan dibangun. 2. Grafik Remenyl dan Welleck. Grafik tersebut dapat memberikan keadaan mutakhir system, komponen SI/TI dan pemroyeksiannya ke depan. Untuk melengkapi hasil identifikasi lingkungan internal SI dan TI tersebut diperlukan pula informasi berupa: 1. Organisasi SI: ukuran, struktur, dan keterkaitannya dengan bisnis 2. Proses pengambilan keputusan. 3. Aset fisik organisasi, struktur, dan sumber daya manusia. 21
4. Pengeluaran dan investasi bidang SI dan TI di organisasi tersebut. 5. Metodologi
yang
digunakan
untuk
system
bisnis,
analisis
dan
pengembangannya. 6. Aktifitas pengguna. 7. Metode pelatihan bagi keseluruhan pegawai, dan 8. Budaya perusahaan dan SI/TI Berdasarkan hasil identifikasi internal tersebut, dapat dilakukan analisis SI dan TI ke depan dengan menggunakan: 1. Analisis portfolio bisnis: McFarlan’s Grid 2. Competitive Strategy Analysis, Five Forces Porter, dan 3. Porter’s Value Chain Analysis A.4
Menentukan situasi lingkungan eksternal SI/TI Situasi lingkungan eksternal SI dan TI yang diperoleh berupa:
1. Model perkembangan TI didunia. 2. Perbandingan strategi yang digunakan pesaing dalam segi bisnis dan TI. 3. TI yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung proses bisnis. B.
Tahapan Keluaran Tahapan Keluaran merupakan kegiatan guna menghasilkan suatu
dokumen. Dokumen tersebut dihasilkan berdasarkan masukan dari proses renstra SI. Dokumen yang dihasilkan berupa: B.1
Strategi Manajemen SI/TI Strategi manajemen SI/TI dibuat guna memastikan kebijakan yang tepat
untuk mengatur SI/TI dan bisnis agar sesuai dengan tujuan organisasi dan 22
mengatur strategi unit subsistem bisnis agar didukung oleh rencana SI/TI. Strategi manajemen SI/TI berisi: 1. Bentuk
organisasi,
berupa
sumber
daya,
alokasi,
kebijakan,
dan
wewenang/tanggung jawab terhadap keputusan SI/TI. 2. Kebijakan investasi, berupa aturan yang ditaati guna implementasi dalam berinvestasi SI/TI. 3. Kebijakan bagi vendor, berupa parameter yang digunakan untuk memilih vendor berdasarkan finansial dan kebutuhan teknologi. 4. Kebijakan yang berhubungan dengan SDM dan pelatihan, berupa kumpulan kebijakan dan panduan untuk mengelola SDM. 5. Kebijakan akuntansi, berupa kebijakan intensif mengenai akuntansi dan tarif sumber daya SI/TI. B.2
Strategi Bisnis SI/TI Strategi bisnis SI/TI memuat pernyataan mengenai kebutuhan bisnis yang
akan
memanfaatkan
SI/TI
dalam
meraih
tujuannya
sehingga
dapat
menghubungkan antara strategi bisnis dengan SI/TI. Strategi SI/TI yang lengkap berisi: 1. Perspektif bisnis, yang didalamnya memuat strategi bisnis dalam konteks lingkungan internal dan eksternal, dan angka yang berhubungan dengan lingkungan eksternal seperti konsumen, pemasok, dan pesaing. 2. Informasi dan system informasi yang dibutuhkan. 3. Penggunaan SI/TI di area bisnis yang tepat, meliputi area, aset, kekuatan, kelemahan, dan metodenya.
23
4. Portfolio Aplikasi, yaitu jenis dan cara pengembangan aplikasi dalam bentuk matriks dan table. Matriks dan table tersebut digunakan sebagai dasar untuk membuat dan memanipulasi aplikasi,seperti relasi entitas (ERD), DFD, matriks dan diagram dekomposisi. 5. Strategi TI, yaitu cara sumber daya dan teknologi untuk mengatur dan membangun strategi bisnis SI agar sesuai dengan manajemen. Hal yang dicakup di dalamnya adalah: a. Information Resource Management (IRM). b. Communication System & Network, berupa kebijakan kapasitas, perangkat keras, perangkat lunak, operasi, manajemen aplikasi, organisasi dan sumber daya. B.3
Mengevaluasi Strategi Bisnis dan Manajemen SI/TI Evaluasi strategi bisnis dilakukan sebelum memanfaatkan sumber daya
SI/TI, mengembangkan atau membuat aplikasi baru, membuat jaringan komunikasi, mengubah struktur organisasi dan kegiatan lainnya. Evaluasi tersebut mencakup penilaian value investasi yang dilakukan organisasi baik pada sistem atau teknologi dan melakukan prioritas terhadap strategi yang ada. Hasil evaluasi tersebut merupakan suatu keluaran yang dapat menjadi patokan bagi finansial organisasi dan memberikan kepastian implementasi strategi. II.5
Penyelarasan Sistem Informasi dengan Strategi Bisnis Perencanaan strategi SI dibutuhkan karena perusahaan menggunakan SI
untuk mengimplementasikan strategi bisnis untuk memenangkan persaingan. Oleh karena itu perencanaan strategi SI harus selaras dengan perencanaan strategis bisnis untuk membuat SI yang dibangun mengenai sasaran-sasarannya. 24
II.5.1 Penyelarasan (Alignment) Penyelarasan didefinisikan sebagai penerapan SI/TI di waktu dan cara yang tepat dan harmoni dengan strategi, tujuan dan kebutuhan bisnis. Pertanyaan yang sering diajukan dari penyelarasan ini adalah bagaimana cara melakukannya dan bagaimana urutannya, perencanaan strategi SI/TI mengikuti perencanaan strategi bisnis atau sebaliknya. Pertanyaan lainnya adalah faktor-faktor apa yang mempengaruhi keselarasan ini. Peran Manajer SI/TI yang paling utama adalah menyelaraskan strategi bisnis dan strategi SI/TI secara komunikasi dua arah. Peran kedua adalah menciptakan hubungan yang efektif dengan manajemen lini. Peran lain dapat dilihat dari Tabel 2.1. Tabel 2.1
Peran Manajer SI/TI dalam Organsisai/Perusahaan
1.
Menyelaraskan Strategi Bisnis dan Strategi SI/TI secara dua arah
2.
Menciptakan hubungan yang efektif dengan manajenen lini
3.
Merencanakan, merancang dan mengimplementasikan sistem informasi
4.
Membangun dan mengelola infrastruktur
5.
Meningkatkan keahlian organisasi SI/TI
6.
Mengelola kerja sama dengan pemasok
7.
Membangun kinerja yang tinggi
8.
Mendesain ulang dan mengelola organisasi SI/TI Sumber : Hartono (2005)
II.5.2 Model Penyelarasan Model Penyelarasan antara Strategi SI/TI dengan Stretegi Bisnis yang poluler menurut Henderson dan Venkatraman (1999). Model ini berbasiskan pada dua asumsi dasar yaitu : 25
a. Kinerja
ekonomi
perusahaan
secara
langsung
berhubungan
dengan
kemampuan manajemen untuk menciptakan suatu kecocokan strategik (strategic fit) antara posisi organisasi di arena pasar produk yang kompetitif dan rancangan struktur administrasi yang tepat untuk mendukung eksekusi strateginya. Asumsi ini secara umum konsisten dengan aksioma yang sudah diterima umum bahwa pemilihan strategi di domain eksternal dan internal harus konsisten. b. Kecocokan strategis (strategic fit) adalah suatu proses yang dinamik. Pemilihan yang secara fundamental strategis dibuat oleh perusahaan akan menimbulkan tindakan-tindakan prakarsa yang berakibatkan pada responrespon berikutnya. Dengan asumsi berarti keselarasan strategis (strategic alignment) adalah bukan peristiwa (event) sesaat saja, tetapi lebih ke suatu proses perubahan dan adaptasi yang berkelanjutan. Model keselarasan strategis (Strategic Alignment Model) dapat dilihat pada Gambar II.3. Model ini memperhatikan 2 domain yaitu : a. Domain eksternal (external domain) adalah area bisnis dimana perusahaan berkompetisi dan berhubugan dengan keputusan-keputusan penetuan strategi untuk membedakan perusahaan dengan pesaingnya. b. Domain internal (internal domain) adalah berhubungan dengan pilihan tentang struktur administrasi (misalnya struktur organisasi fungsional atau matrik). Pemilihan rancangan atau rancangan ulang dari proses-proses bisnis (misalnya pengiriman produk, pengembangan produk, pelayanan pelanggan dan jaminan kualitas) dan juga termasuk kegiatan-kegiatan sumber daya manusia
26
(mendapatkan, mengembangkan keahlian tenaga manusia) untuk mencapai kompetensi organisasi.
Gambar 2.3
Integrasi fungsional antara Bisnis dan SI/TI Sumber : Hartono (2005)
Model di atas juga didasarkan pada dua blok bangunan (building blocks), yaitu: a. Kecocokan strategis (strategic fit) adalah pemilihan strategi yang paling cocok baik untuk eksternal maupun internal domain. Pemilihan strategi dengan memperhatikan domain eksternal bukan berarti domain internal tidaklah penting. Ketidakmampuan mengintegrasikan kecocokan antara keduanya dari strategi bisnis menyebabkan strategi bisnis tidak berjalan dengan semestinya. Demikian juga ketidakmampuan mengintegrasikan kecocokan antara domain eksternal dan internal dari strategi sistem teknologi informasi akan menyebabkan kegagalan mendapatkan manfaat dari investasi sistem teknologi informasinya. Banyak perusahaan secara strategi sudah benar, tetapi saat diterapkan tidak berhasil karena banyak disebabkan oleh infrastruktur sistm
27
teknologi informasi yang belum siap. Ini menunjukkan bahwa kecocokan antara domain eksternal dan internal belum berjalan dengan baik. b. Integrasi fungsional (fungsional integration) merupakan integrasi strategistrategi dari dua fungsi yaitu bisnis dan sistem teknologi informasi. Integrasi fungsional menunjukkan seberapa jauh integrasi antara strategi bisnis sudah sesuai dengan strategi sistem teknologi informasi. Integrasi fungsional dapat dipisahkan menjadi dua macam integrasi antara bisnis dan sistem teknologi informasi sebagai berikut : a. Integrasi strategis (strategik integration) Integrasi strategik menggandengkan antara strategi bisnis dengan strategi sistem teknologi informasi dengan penekanan pada domain eksternal. b. Integrasi operasional (operational strategy) Integrasi operasional berhubungan dengan domain internal, yaitu antara infrastruktur dan proses-proses organisasional dengan infrastruktur dan proses-proses sistem teknologi informasi. Integrasi ini menunjukkan koherensi internal. II.5.3 Proses Keselarasan Dengan kombinasi internal domain, eksternal domain, integrasi strategis dan integrasi operasional, model keselarasan strategis atau strategic alignment model (SAM) oleh Henderson dan Venkatraman (1999) menawarkan 4 macam perspektif proses keselarasan lintas domain, yaitu : ekseskusi strategi (strategy execution), transformasi teknologi (technology transformation), potensial kompetitif (competitive potential) dan level pelayanan (service level). Dua perspektif pertama merupakan perspektif yang didominasi oleh strategi bisnis, 28
yaitu strategi bisnis sebagai pemicu (driver) yang mempengaruhi strategi sistem teknologi informasi. Dua perspektif terakhir adalah kebalikannya, strategi sistem teknologi informasi lebih dominan, yaitu strategi sistem teknologi sebagai pemampu (enabler) yang mempengaruhi strategi bisnis (Hartono, 2005). 1. Eksekusi Strategi (strategy execution) Proses ini dimulai dari kenyataan bahwa strategi bisnis telah ditetapkan terlebih dahulu dan menjadi pemicu untuk menentukan infrastruktur dan prosesproses di organisasi supaya strategi dapat dicapai. Untuk mendukung prosesproses organisasi, maka infrastruktur dan proses-proses sistem teknologi informasi mengikutinya. Manajer puncak bisnis berperan sebagai pemorfulasi strategi (strategic formulator). Peran dari manajer sistem teknologi informasi adalah
pengimplementasi
strategi
(strategic
implementor).
Pengukuran
kesuksesan fungsi sistem teknologi informasi didasasarkan pada pengukuran suatu pusat biaya (cost center).
Strategi Sistem Teknologi Informasi
Strategi Bisnis
Infrastruktur dan Prosesproses Organisasional
Gambar 2.4
Infrastruktur dan Proses-proses Sistem Teknologi Informasi
Proses Keselarasan Eksekusi Strategi Sumber : Hartono (2005) 29
2. Transformasi Teknologi (technology transformastion) Proses ini dimulai dari kenyataan bahwa strategi bisnis telah ditetapkan terlebih dahulu dan menjadi pemicu untuk menentukan strategi sistem teknologi informasi. Proses ini tidak tergantung dari infrastruktur atau proses di organisasi, tetapi lebih mengandalkan kepada kompetensi sistem teknologi informasi yang dapat menghasilkan keunggulan kompetitif di pasar. Strategi sistem teknologi informasi kemudian menentukan bentuk infrastruktur dan proses-proses dari sistem teknologi informasi. Peran dari manajer puncak adalah menyediakan visi sistem teknologi informasi (IT visionary). Peran manajer sistem teknologi adalah arsitek dari teknologi (technology architect), yaitu merencanakan dan membangun infrastruktur-infrastruktur sistem teknologi informasi sesuai dengan visi STI. Pengukuran kinerja adalah kepemimpinan teknologi dengan pengukuran menggunakan tolak ukur (benchmark) keberhasilan sejenis di pasar.
Strategi Bisnis
Strategi Sistem Teknologi Informasi
Infrastruktur dan Prosesproses Organisasional
Infrastruktur dan Proses-proses Sistem Teknologi Informasi
Gambar 2.5
Proses Keselarasan Transformasi Teknologi Sumber : Hartono (2005)
30
3. Potensi Kompetitif (competitive potential) Proses ini dimulai dari kenyataan bahwa sistem teknologi informasi adalah pemempu (enabler) untuk dapat memenangkan persaingan. Strategi sistem teknologi informasi akan mempengaruhi strategi bisnis. Strategi bisnis kemudian akan menentukan infrastruktur dan proses-proses bisnis untuk mencapai visi bisnis. Peran dari manajer puncak adalah menyediakan visi bisnis (business visionary),
yaitu
seorang
yang
mampu
mengartikulasikan
munculnya
kemampuan-kemampuan sistem teknologi informasi yang dapat merubah struktur persaingan pasar dan melihat dampaknya pada bisnis. Peran manajer sistem teknologi informasi adalah katalis, yaitu seorang yang membantu manajer bisnis puncak untuk memahami kesempatan-kesempatan dan ancaman-ancaman potensial
dari
sistem
teknologi
informasi.
Pengukuran
kinerja
adalah
kepemimpinan bisnis (business leadership) dengan ukuran keberhasilan pangsa pasar dan pertumbuhan produk.
Strategi Bisnis
Strategi Sistem Teknologi Informasi
Infrastruktur dan Prosesproses Organisasional
Infrastruktur dan Proses-proses Sistem Teknologi Informasi
Gambar 2.6
Proses Keselarasan Potensi Kompetitif Sumber : Hartono (2005) 31
4. Level Pelayanan (service level) Proses ini dimulai dari kenyataan bahwa sistem teknologi informasi adalah pemampu (enabler) untuk dapat memenangkan persaingan dan perusahaan berkeinginan untuk membangun organisasi pelayanan berbasis sistem teknologi informasi
terbaik
di
dunia.
Strategi
sistem
teknologi
informasi
akan
mempengaruhi infrastruktur dan proses-proses sistem teknologi informasi. Infrastruktur dan proses-proses bisnis mengikuti infrastruktur dan proses-proses sistem teknologi informasi. Peran dari manajer puncak adalah sebagai prioritizer, yaitu seorang yang mampu mengalokasikan seberapa baik sumber-sumber daya langka ke infrastruktur bisnis dan infrastruktur sistem teknologi informasi. Peran manajer sistem teknologi informasi adalah kepemimpinan eksekutif (executive leadership), yaitu seorang yang akan membuat proses pelayanan internal bisnis berhasil dengan petunjuk operasional dari manajemen puncak. Pengukuran kinerja adalah kepuasan pelanggan (customer satisfaction).
Strategi Bisnis
Strategi Sistem Teknologi Informasi
Infrastruktur dan Prosesproses Organisasional
Infrastruktur dan Proses-proses Sistem Teknologi Informasi
Gambar 2.7
Proses Keselarasan Level Pelayanan Sumber : Hartono (2005) 32
King (1978) merupakan yang pertama melakukan penelitian tentang keselarasan antara PSB (Perencanaan Strategi Bisnis) dengan PSSTI (Perencanaan Strategik Sistem Teknologi Informasi). King (1978) memberikan konsep keselarasan secara urut satu arah, yaitu dari PSB ke PSSTI. Martin et al. (2005) juga menunjukkan proses satu arah urut keselarasan dari PSB ke PSSTI seperti ditunjukkan pada Gambar 2.8.
Penilaian Bisnis
Visi untuk
Penilaian Penggunaan Informasi dan Manajemen
Visi tentang Bagaimana Bisnis Menggunakan
Informasi
Rencana Strategis Bisnis
Rencana Operasional Bisnis dan Anggarananggaran
Arsitektur Informasi (Teknis dan Manajerial)
Rencana Strategis Sistem
Rencana Operasional Sistem Informasi dan Anggaran-
anggaran
Gambar 2.8
Integrasi dari PSB ke PSSTI menurut Martin et al. (2005) Sumber : Hartono (2005) 33
King dan Zmud (1981) dan King (1984) kemudian mengusulkan integrasi dua arah bolak-balik (two-way reciprocal) antara PSB dengan PSSTI. Integrasi dua arah ini menunjukkan tidak hanya PSB mempengaruhi PSSTI tetapi juga sebaliknya yaitu PSSTI mempengaruhi PSB. Ini berarti bahwa strategi bisnis mempengaruhi bentuk dari sistem teknologi informasi dan juga sebaliknya (Hartono, 2005). Telaah literatur lebih lanjut menunjukkan adanya empat macam keselarasan atau integrasi yaitu ebagai berikut : 1. Integrasi administratif (administrative integration) Integrasi ini menunjukan hubungan yang sangat lemah antara PSB dengan PSSTI yang berarti tidak ditemukan usaha yang signifikan dari penggunaan sistem teknologi informasi untuk mendukung rencana-rencana bisnis. 2. Integrasi urut satu arah (one-way sequential integration) Integrasi ini menunjukkan hubungan integrasi satu arah dari PSB ke PSSTI yang berarti PSSTI dilakukan untuk mendukung rencana-rencana bisnis. 3. Integrasi bolak-balik dua arah (two-way reciprocal integration) Integrasi ini menunjukkan hubungan integrasi dua arah dari PSB ke PSSTI dan sebaliknya dari PSSTI ke PSB yang berarti PSSTI dilakukan untuk mendukung dan sekaligus mempengaruhi rencana-rencana bisnis. 4. Integrasi penuh (full integration) Integrasi ini menunjukkan tidak ada perbedaan antara PSB dan PSSTI dan keduanya dilakukan bersamaan di dalam satu perencanaan yang terintegrasi.
34
