BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Konsep Dasar Sistem Sistem Menurut Tata Sutabri (hal : 2) dalam bukunya “Analisa Sistem
Informasi” menyatakan sistem didefinisikan menjadi dua pendekatan yaitu pendekatan prosedur dan pendekatan komponen, pendekatan prosedur adalah : “terdapat dua kelompok pendekatan didalam pendefinisian sistem, yaitu yang menekankan pada prosedur dan pada elemen atau komponennya”. Pendekatan prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.1 2.1.1 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Karakteristik sistem tersebut adalah sebagai berikut : 1.
Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan.
1
Tata Sutabri(Hal : 2) dalam bukunya Analisa sistem informasi,penerbit : Andi Publisher
11
12
2.
Batasan Sistem Batas (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lain atau lingkungan luarnya.
3.
Penghubung Sitem Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya yang memungkinkan sumbersumber daya mengalir antar subsistem tersebut.
4.
Masukan Sistem Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenanceinput) dan masukan sinyal (signalinput). Masukan perawatan yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut beroperasi, sedangkan masukan sinyal yaitu energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
5.
Keluaran Sistem Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi
keluaran
yang berguna
dan
sisa
pembuangan. 6.
Pengolahan Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau pemroses yang akan merubah masukan (input) menjadi keluaran (Output).
13
7.
Sasaran Sistem Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Apabila suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada manfaatnya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sebuah masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuan.
2.1.2 Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini : 1.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract sistem) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiranpemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut
14
human-machine sistem atau ada yang menyebut dengan manmachine system. Sistem informansi merupakan contoh manmachine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. 3.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic sistem) dan sistem tak tentu (probabilistic sistem). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4.
Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed sistem) dan sistem terbuka (open sistem). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed sistem (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk
15
lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.
2.2
Konsep Dasar Informasi Definisi Informasi menurut Tata Sutabri (hal: 18) dalam bukunya Analisa
Sistem Informasi bahwa : “Informasi (information) adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para penerima dan pemakainya”2. Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterprestasikan untuk digunakan dalam proes pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. Nilai informasi bergubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan maka informasi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Nilai informasi dilukiskan peling berarti dalam konteks pengambilan keputusan. Siklus ini Oleh John Burchdi sebut dengan Siklus Informasi (information Cycle)3. Siklus ini di sebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cylces).
2
Tata Sutrabri (Hal :18) dalan buku Analisa Sistem Informasi
16
Data yang diolah saja belum tentu cukup menjadi suatu informasi, maka data tersebut harus berguna bagi para pemakainya.Untuk menjadi suatu informasi, maka data yang diolah tersebut harus berguna bagi para pemakainya. Untuk dapat berguna, maka informasi harus dapat didukung oleh tiga hal yaitu : 1.
Relevan (relevance) Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya,
dan relevan informasi untuk tiap-tiap orang berbeda. 2.
Tepat Waktu (timeliness) Berarti informasi yang dibutuhkan kepada penerima tidak boleh
terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan dalam mengambil keputusan.Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. 3.
Akurat (accurate) Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan sehingga
tidak menyesatkan dalam pengambilan keputusan.
2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi merupakan kumpulan dari sistem, yang melakukan
fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. Dengan demikian Henry C. Lucas, Jr dalam bukunya The 3
John Burch, Gary grudnitski, information sistems theori and practice (edisi ke empat: newyork: john wiley & sons, 1986) hal :3
17
Analysis Design and Implementation of Information System mendefinisikan sistem sebagai berikut: “Sistem informasi adalah suatu kesatuan prosedur yang terorganisir yang pada saat dibutuhkan menyediakan suatu bentuk informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan dalam mengontrol organisasi.”4 Suatu organisasi yang didukung dengan sistem informasi yang baik akan mempengaruhi terhadap kinerja organisasi dalam memenuhi tujuan utamanya. 2.3.1 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen, diantaranya adalah:5 1.
Blok Masukan (Input Block), dimana input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2.
Blok Model (Model Block), dimana blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3.
Blok Keluaran (Output Block). Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4
Henry C.Lucas,Jr 1981, hal.4 Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen,hal. 42
5
18
4.
Blok Teknologi (Technology Block). Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghhasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5.
Blok Basis Data (Database Block). Basis data merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang
lain,
tersimpan
di
perangkat
keras
komputer
dan
menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6.
Blok Kendali (Control Block). Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.4
Konsep Dasar Penjualan Penjualan adalah proses dimana sang penjual memuaskan segala
kebutuhan dan keinginan pembeli agar dapat dicapai manfaat baik bagi sang pembeli maupun sang penjual yang berkelanjutan dan saling mengutungakn kedua belah pihak (William G 1998:10) Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan
pemebeli,
guna
mendapatkan
penjualan
yang
menghasilkan
laba (Marwan, 1991). Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan,
19
karena dari penjualan dapat diperoleh laba serta suatu usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasikan.
2.5
Konsep Dasar Penggajian Gaji adalah salah satu hal yang penting bagi setiap karyawan yang bekerja
dalam suatu perusahaan, karena dengan gaji yang diperoleh seseorang dapat memenuhi kebutuhan hidupnya. Hasibuan (2002) menyatakan bahwa “Gaji adalah balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti” (p. 118). Pendapat lain dikemukakan oleh Handoko (1993), “Gaji adalah pemberian pembayaran finansial kepada karyawan sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivasi pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang” (p. 218). Selain pernyataan Hasibuan dan Handoko, ada pernyataan lainnya mengenai gaji dari Hariandja (2002), yaitu Gaji merupakan salah satu unsur yang penting yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan, sebab gaji adalah alat untuk memenuhi berbagai kebutuhan pegawai, sehingga dengan gaji yang diberikan pegawai akan termotivasi untuk bekerja lebih giat.6
2.6
Konsep Dasar Sales Sales merupakan sebuah strategi untuk mempromosikanproduk atau jasa
yang ditujukan untuk memengaruhi tindakankonsumen. Penjualan langsung
6
http://yetiariani28.blogspot.com/2010/05/pengertian-gaji-upah-dan-kompensasi.html
20
(hardsell) lebih menekankan pengambilan keputusan yang didasarkan atas rasional atau karena adanya keuntungan tambahan yang diberikan suatu produk. Wujud dari penjualan langsung (hard sell) dapat ditemui dalam bentuk promosi penjualan (sales promotion), penjualan pribadi (personal selling), penjualan langsung (direct response marketing), serta merchandising dan point of purchase.7
2.7
Konsep Dasar Basis Data Terdapat beberapa kekangan yang harus dipatuhi pada file basis data agar
dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis data. Beberapa kekangan itu berhubungan dengan masalah kerangkapan data, inkonsistensi data, data terisolasi, keamanan data, dan integritas data. 1.
Data Redudancy, yaitu munculnya data-data yang sama secara berulang-ulang pada file basis data yang semestinya tidak diperlukan.
2.
Data Inconsistency, yaitu munculnya data yang tidak konsisten pada medan yang sama untuk beberapa file dengan kunci yang sama. Ketidak-konsistenan data biasanya terjadi akibat kesalahan dalam pemasukan data (data entry) atau update anomaly, yaitu suatu proses untuk update data, tetapi mengakibatkan munculnya data yang tidak konsisten atau kehilangan informasi tentang objek yang ditinjau.
7
http://id.wikipedia.org/wiki/Penjualan_langsung. Komunikasi Pemasaran Terpadu. Diakses 29 Mei 2010.(Inggris) Duncan, Tom. 2005. Principles of Advertising & IMC. Second Edition. Mc. Graw Hill.Inc. Bab 14.
21
3.
Data Terisolasi, disebabkan oleh pemakaian beberapa file basis data.
4.
Security Problem, berhubungan dengan masalah keamanan data dalam sistem basis data. Pada prinsipnya file basis data hanya boleh digunakan oleh pemakai tertentu yang mempunyai wewenang untuk mengaksesnya.
5.
Integrity Problem, berhubungan dengan unjuk kerja sistem agar dapat melakukan Kendali/kontrol pada semua bagian sistem sehingga sistem selalu beroperasi dalam pengendalian yang penuh.
2.8
Konsep Dasar Permodelan Sistem 2.8.1 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.8 Ada 4 elemen yang menyusun suatu data flow diagram :
8
Hanif AlFatta “Data Flow Diagram “, Analisis & Perancangan Sistem Informasi Ed 1, hal 106, 2007, Andi, yogyakarta.
22
1.
Proses Digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data. Yang biasanya aktivitas yang dilakukan untuk bisnis spesifik berupa manual maupun terkomputerisasi.
2.
Data Flow Menggambarkan aliran data yang berjalan. Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses.
3.
Data Store Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir disimpan dalam data store. Aliran data di update atau ditambahkan ke data store dan diarsipkan.
4.
External Entity Orang, organisasi atau sistem yang berada di luar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem.
Terdapat 3 tingkatan diagram alur data yaitu diagram konteks, diagram nol dan diagram detail. Berikut keterangannya : 1.
Diagram Konteks Diagram Konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem.
23
2.
Diagram Nol Diagram Nol adalah diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.
3.
Diagram Detail Diagram Detail adalah diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
2.8.2 Entity Relationship Diagram Pembahasan dibawah ini mengenai Pengertian Entity Relation Diagram (ERD), NotasiEntity Relation Diagram(ERD), Kardinalitas, Agregasi. 1.
Pengertian Entity Relation Diagram (ERD) Merupakan abstrak dan konseptual representasi data.Entity-
Relationship adalah salah satu metode pemodelan basis data yang digunakan untuk menghasilkan skema konseptual untuk jenis/model data semantik sistem. Dimana sistem seringkali memiliki basis data relasional, dan ketentuannya bersifat top-down. Diagram untuk menggambarkan model Entitiy-Relationship ini disebut Entitiy-Relationship diagram, ER diagram, atau ERD.
24
2.
Notasi Entity Relationship Diagram (ERD) Ada sejumlah konvensi mengenai Notasi ERD.Notasi klasik sering
digunakan untuk model konseptual. Berbagai notasi lain juga digunakan untuk menggambarkan secara logis dan fisik dari suatu basis data. Notasi-notasi simbolik yang digunakan dalam Entity Relationship Diagram adalah sebagai berikut: a. Entitas, Adalah segala sesuatu yang dapat digambarkan oleh data. Entitas juga dapat diartikan sebagai individu yang mewakili sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Ada dua macam entitas yaitu entitas kuat dan entitas lemah. Entitas kuat merupakan entitas yang tidak memiliki ketergantungan dengan entitas lainnya. Sedangkan
entitas
lemah
merupakan
entitas
yang
kemunculannya tergantung pada keberadaaan entitas lain dalam suatu relasi. b. Atribut, Atribut merupakan pendeskripsian karakteristik dari entitas. Atribut digambarkan dalam bentuk lingkaran atau elips. Atribut yang menjadi kunci entitas atau key diberi garis bawah. c. Relasi atau Hubungan, Relasi menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda.
25
d. Penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atribut dinyatakan dalam bentuk garis.
3.
Kardinalitas Menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Macam-macam kardinalitas adalah: a. One to One relationship Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu. Kejadian jenis ini terjadi jika kejadian atau transaksi
diantara
dua
entitas
yang
berhubungan
hanya
memungkinkan terjadi sebuah kejadian atau transaksi pada kedua entitas. b. One to Many relationship Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak. Kerelasian jenis ini terjadi jika kejadian atau transaksi
diantara
duaentitas
yang
berhubungan
hanya
memungkinkan terjadi satu kali dalam entitas pertama dan dapat terjadi lebih dari satu kali kejadian atau transaksi pada entitas kedua.
26
c. Many to many relationship Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding banyak. Kerelasian jenis ini terjadi jika kejadian atau transaksi diantara dua entitas yang berhubungan memungkinkan terjadi lebih dari satu kali dalam entitas pertama dan entitas kedua.
4.
Agregasi Pengertian dari Agregasi yaitu hubungan langsung dalam ERD antara himpunan entitas dengan himpunan relasi, mensyaratkan telah adanya relasi lain. terbentuknya relasi tidak juga dari entitas tapi bisa juga mengandung unsur relasi lainnya.
2.9
Perangkat Lunak yang digunakan 2.9.1 Borland Delphi Borland Delphi merupakan suatu bahasa pemrograman yang memberikanberbagai fasilitas pembuatan aplikasi untuk mengolah teks, grafik, angka, database dan aplikasi web. Program ini mempunyai kemampuan luas yang terletak pada produktifitas, kualitas, pengembangan perangkat lunak, kecepatan kompilasi, pola desain yang menarik serta bahasa pemrogramannya terstruktur dan lengkap. Fasilitas pemrograman dibagi dalam dua kelompok yaitu objek dan bahasa pemrograman. Objek adalah suatu komponen yang mempunyai bentuk fisik dan biasanya dapat dilihat. Objek biasanya dipakai untuk melakukan tugas tertentu dan
27
mempunyai batasan-batasan tertentu. Sedangkan bahasa pemrograman dapat disebut sekumpulan teks yang mempunyai arti tertentu dan disusun dengan aturan tertentu untuk menjalankan tugas tertentu. Gabungan antara objek dengan bahasa pemrograman sering disebut bahasa pemrograman berorientasi objek.9 IDE Delphi merupakan lingkungan pemrograman terpadu yang terdapat dalam Delphi. Dengan IDE semua yang diperlukan dalam pengembangan, dalam kondisi normal, semuanya telah tersedia. Adapun bagian-bagian IDE Delphi yang biasa ditampilkan yaitu : 1. Jendela Utama : Di dalam jendela utama Delphi terdapat menu-menu sebagaimana menu aplikasi Windows umumnya, toolbar yang merupakan langkah cepat dari beberapa menu, dan component palette yaitu gudang komponen yang akan digunakan untuk membuat aplikasi. 2. Object Treeview : Fasilitas ini berguna untuk menampilkan daftar komponen yang digunakan dalam pengembangan aplikasi sesuai dengan penempatannya. 3. Object Inspector : Object ini digunakan untuk mengatur properti dan event suatu komponen. Akan tetapi tidak dapat mengubah langsung properti-properti yang tidak ditampilkan kecuali melalui penulisan kode program.
9
Andris Faesal, 2009, Mengenal Borland Delphi 7 [Online] Http://Andrisfaesal.Blogspot.com/2009/02/Mengenal-Borland-Delphi-70.Html
28
4. Form Designer : Form adalah komponen utama dalam pengembangan aplikasi. Form designer adalah tempat melekatnya komponen yang lain, dengan arti lain tempat komponen-komponen lain diletakkan. 5. Code Editor, Explorer dan Component Diagram, Code Editor adalah tempat kode program yang diperlukan untuk mengatur tugas aplikasi ditulis. Code Explorer adalah fasilitas yang membantu penjelajahan kode program menjadi lebih mudah. Component Diagram adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk membuat diagram komponenkomponen yang digunakan dalam aplikasi. 2.9.2 Microsoft Access Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan, perusahaan kecil dan perusahaan menengah. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Beberapa kelebihan dari Microsoft Access adalah sebagai berikut: 1.
Aplikasi ini mudah dikembangkan baik untuk kalangan pemula maupun untuk kalangan professional.
2.
Microsoft Access memungkinkan pengembangan yang relatif cepat karena semua table database, query, form dan report disimpan dalam berkas basis datanya sendiri.
3.
Microsoft
Access
pemrograman SQL.
memiliki
kompatibilitas
dengan
bahasa
29
2.10
Sejarah Perusahaan PT. Pang Mobile yang beralamat di Jalan Soekarno 2A Tanjungpinang ini
adalah sebuah usaha yang bergerak di bidang jasa telekomunikasi dan distributor kartu simcard. Usaha ini didirikan pada tanggal 15 Agustus 2010 dan dikepalai oleh Hendri Chow.
2.11
Struktur Organisasi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
2.12
Deskripsi Pekerjaan Deskripsi Pekerjaan adalah uraian tugas yang merupakan suatu rincian
yang menunjukkan posisi, tanggung jawab dan wewenang. Fungsinya harus dikerjakan oleh seorang personil di dalam suatu organisasi. Adapun uraian tugas tersebut adalah sebagai berikut : 1.
Pimpinan a.
Mewawancarai calon karyawan baru.
b.
Memberikan tugas ke masing-masing karyawan.
30
c.
Menentukan gaji pokok karayawan dan tunjangan berdasarkan jabatan karyawan serta uang lembur karyawan.
d.
Menerima laporan keuangan perusahaan dan penggajian karyawan dari bagian keuangan.
e.
Menerima laporan pekerjaan karyawan dari bagian marketing eksekutif.
2.
Marketing Eksekutif a.
Menerima surat lamaran dari calon karyawan.
b.
Memimpin seluruh jajaran Departemen Marketing sehingga tercipta tingkat efisiensi, efektivitas, dan produktivitas setinggi mungkin.
c.
Menciptakan, menumbuhkan, dan memelihara kerjasama yang baik dengan konsumen.
d.
Merumuskan target penjualan.
e.
Merumuskan standard harga jual dengan koordinasi bersama Direktur Operasional serta Departemen terkait.
f.
Menanggapi permasalahan terkait keluhan pelanggan jika tidak mampu ditangani oleh bawahan.
g.
Mengesahkan Prosedur dan Instruksi Kerja di Departemen Marketing.
h.
Melakukan pengendalian terhadap rencana-rencana yang sudah
disusun
untuk
menjamin
bahwa
31
sasaran yang ditetapkan dapat terwujud, misalnya : volume penjualan dan tingkat keuntungan. i.
Melakukan langkah antisipatif dalam menghadapi penurunan order.
j.
Melakukan demarketing jika terjadi overload produksi.
k.
Melakukan
analisa
pelanggan
yang
mengalami
kecenderungan kredit macet. l.
Melakukan analisa perilaku pasar/konsumen sebagai dasar dalam menentukan kebijakan pemasaran.
m.
Memantau potensi bawahan untuk dilakukan pembinaan sehingga menjadi lebih baik.
n.
Melakukan tugas-tugas lain yang ditetapkan oleh atasan sehubungan dengan fungsi di departemen marketing.
3.
Administrasi (keuangan) a.
Menerima laporan absensi bulanan dari marketing eksekutif lalu melakukan proses perhitungan gaji bulanan karyawan.
b.
Membuat laporan penggajian bulanan.
c.
Mengelola keuangan perusahaan dan membuat laporan keuangan setiap bulan.
d. 4.
Membuat laporan stok yang tersedia dan stok yang kosong.
Sales a.
Melakukan pengecekan stok.
b.
Membuat laporan jika menemukan stok kosong.
32
c.
Menangani customer yang memiliki masalah atau keluhan.
d.
Membuat daftar pelanggan prospek sesuai dengan segmentasi yang diinginkan Perusahaan
e.
Melakukan proses penjualan sesuai daftar target yang sudah ditentukan dan disepakati bersama dengan koordinator.
f.
Membina hubungan dengan divisi-divisi lain dibantu oleh koordinator untuk proses-proses internal yang terkait proses penjualan ke pelanggan
g.
Secara terus-menerus menambah pengetahuan terhadap produk atau layanan yang akan dijual dan selalu berusaha meningkatkan
kemampuan
penjualan ke pelanggan.
pembinaan
hubungan
dan
